ADMINISTRACIÓN GENERAL Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD 7: SISTEMAS DE INFORMACIÓN – PARTE I

7.3 Caracterización de los sistemas administrativos, elementos constitutivos.
Requisitos del diseño. Normas de control interno. Aplicación de la tecnología a
los sistemas de gestión. Diagramas y manuales.

UNIDAD 8: SISTEMAS DE INFORMACIÓN – PARTE II

8.1. Las operaciones básicas de la empresa. Sistemas componentes:
abastecimiento, operación, personal, ventas y finanzas. Sistemas de
planeamiento y control: presupuesto, contabilidad y control de gestión.

BIBLIOGRAFÍA
- GILLI, J. J. : DISEÑO ORGANIZATIVO: ESTRUCTURA Y PROCESOS. Ed. Granica, Capítulos 5, 6 y 8,
ò
- GILLI, J. J.: DISEÑO Y EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL” Ed. Macchi, Capítulos 3 y 4.
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
“CONJUNTO INTEGRADO de los PROCEDIMIENTOS
necesarios para concretar en actividades los objetivos
de una empresa y además generar INFORMACIÓN para el
control de los resultados alcanzados”
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Permiten:
1. realizar las tareas dentro de los términos previstos a un mínimo costo y
con un margen aceptable de confiabilidad
2. disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones
efectivas inherentes a las tareas
3. asegurar, mediante el control del resultado de las operaciones, el
cumplimiento de los objetivos fijados.
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DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

El proceso deberá iniciarse con un análisis de afuera hacia adentro para
determinar de qué manera la empresa satisface los requisitos de los clientes y
del entorno.
Una segunda etapa de la metodología –de análisis– incluirá el examen del flujo
de tareas, de los elementos del sistema técnico y de los procedimientos que
rigen el trabajo en la organización formal y, a partir de allí, se podrá comparar
su consistencia con los requisitos a satisfacer determinados en la etapa
anterior.
Por último, se concretará el diseño: posiblemente lo más crítico de esta etapa
sea establecer cuál es el nuevo flujo de tareas.
Las etapas siguientes se refieren a la puesta en marcha del nuevo diseño, que
requiere planificar la transición y atender todas las cuestiones atinentes a un
proceso de cambio y a alguna forma de evaluación sobre el funcionamiento del
nuevo sistema
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ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Flujo de trabajo: es la base del sistema, lo que hay que hacer: las acciones físicas.
Flujo de información: sigue al de trabajo: para que una operación se concrete se requiere
información y a su vez cada operación genera datos que capturados y sistematizados
generan información.
Personas: para realizar tareas y capturar, procesar y transmitir información
Tecnología: para procesar tareas e información
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REQUISITOS DEL DISEÑO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

o EFECTIVIDAD: es hacer las cosas que se deben hacer
o EFICIENCIA: hacer las cosas bien.
o CALIDAD ó CREACIÓN DE VALOR: detectar las necesidades y deseos del
cliente como base del diseño del producto o servicio.
o TRANSPARENCIA: los sistemas de información deben actuar como soporte y
refuerzo de los valores establecidos y servir para su control efectivo. El
concepto está basado en el libre acceso a la información
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CONTROL INTERNO

«SISTEMA COORDINADO DE REGLAS Y PROCEDIMIENTOS QUE

SIRVEN COMO MARCO DE REFERENCIA A LAS DECISIONES
ATENDIENDO A LOS OBJETIVOS Y VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ,
PROCURANDO OBTENER ESPECIFICAMENTE TRES COSAS: LA
EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES, LA CONFIABILIDAD DE LA
INFORMACIÒN (EXACTITUD Y VERACIDAD) Y LA PROTECCIÓN DEL
PATRIMONIO»
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NORMAS GENERALES Y PARTICULARES DE CONTROL INTERNO

• Separación de funciones
• Asignación de responsabilidades
• Niveles de autorización
• Seguridad en el manejo de activos
• Diseño de formularios, archivos y registros
• Control de formularios y comprobantes
• Integridad de la información
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DIAGRAMAS

Son la forma mas elemental de representación de un procedimiento y permiten

construir un cuadro sintético y de fácil lectura donde se aprecia el funcionamiento de un
determinado sistema.

DIAGRAMA DE BLOQUE
El gráfico utiliza como símbolos cuatro rectángulos que representan:
Las entradas de información, los procesos que se realizan, los archivos que se utilizan y
as salidas finales de información
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DIAGRAMAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
VENTAS; 1) atiende al cliente y concreta la venta; confecciona factura por cuadruplicado;
2) distribuye facturas: original y duplicado al cliente, para que efectúe el pago; el
triplicado a Empaque junto con la mercadería; y el cuadruplicado queda adherido al
talonario.
CAJA: 3) cobra al cliente. Coloca el sello de pagado en el original y y el duplicado de la
factura 4) distribuye facturas: entrega el original al cliente junto con el vuelto y retiene
el duplicado hasta el final del día.
EMPAQUE: 5) controla la mercadería con el triplicado de la factura y empaca 6) contra
presentación de la factura original pagada , sella el original y el triplicado con el sello de
«Entregado» 7) entrega la mercadería al cliente junto con la factura original y retiene el
triplicado hasta el final del día.
CAJA y EMPAQUE; 8) al final del día suman facturas cobradas (duplicados) y entregadas
(triplicados) y las remiten a Contaduría
CONTADURÌA: 9) controla los totales de facturas cobradas y entregadas 10) hace el
registro contable y archiva la documentaciòn
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DIAGRAMAS
DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL;
Muy utilizado en la metodología de la reingeniería bajo la denominación de mapa de
proceso. Se compone de un cuadro con columnas en la que se indican los sectores
intervinientes; dentro de cada columna se describen las operaciones que se realizan en
ese sector. Los símbolos de operaciones se conectan entre sí por líneas que
representan el traslado de la información e indican la secuencia en que se efectúan
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DIAGRAMAS
CURSOGRAMA;
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SISTEMAS OPERATIVOS
Los sistemas para los cuales se establecen procedimientos
normalizados son, básicamente, los llamados «sistemas
operativos» constituidos por aquellos que se relacionan con las
transacciones básicas de una organización.
 La adquisición de insumos (ABASTECIMIENTO)
 La transformación de los insumos (CONVERSIÒN)
 La adquisición y administración de fondos (FINANZAS)
 La venta y la distribución de los bienes y de los servicios
producidos (VENTAS)
 La incorporación y gestión de los empleados (ADMINISTRACIÒN
DE PERSONAL)
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
ABASTECIMIENTO; función de comprar los insumos que se utilizan
en la cadena de valor de la empresa, ya sean estos las materias
primas, las provisiones y otros artículos de consumo, o los activos,
como las maquinarias y el equipo de oficina

Aspectos a tener en cuenta:

• Cantidad a comprar
• Calidad
• Plazos de entrega
• Espacio de almacenamiento
• Momento en que se debe comprar
• Modalidades de compra
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO – DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

INICIO: en el momento en que se detecta la necesidad de compra.

FINALIZACIÓN: en el momento de ingreso del pedido y su registración contable
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO – DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Control de inventario – Selección del proveedor – Recepción del pedido

CONTROL DE
INVENTARIO
PUNTO DE SOLICITUD
PEDIDO DE COMPRA
STOCK
MÍNIMO

SELECCIÓN
STOCK RECEPCIÓN
DEL
DEL PEDIDO
PROVEEDOR

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO – SOPORTES DE INFORMACIÓN

Notas de Pedido – Pedido de Cotización – Órdenes de Compra – Partes de Recepción

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO – CIRCUITO GENERAL

1) Detección de la necesidad de compra: Cuando se llega al punto de pedido o stock

mínimo, el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que consiste
en el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por la persona autorizada al
departamento de Compras) y se la envía al departamento respectivo.
2) Selección de proveedores y pedido de cotizaciones: Compras verifica las firmas
autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores a fin de
seleccionar aquellos más afines al pedido y solicitarles cotización. El Pedido de
cotización consiste en la solicitud por escrito y en forma simultánea de cotización de
precios y demás condiciones a varios proveedores potenciales.
3) Adjudicación
4) Colocación de la Orden de Compra. La adjudicación se formaliza con la emisión de la
Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor para que
suministre los materiales especificados en la misma). Se suele emitir por
cuadruplicado: Original para el proveedor, duplicado para Compras, triplicado para
Recepción; y cuadruplicado para Cuentas a pagar
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO – CIRCUITO GENERAL

5) Recepción; Sector donde se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el

Original y copia del Remito del proveedor. Una vez contrastada con el triplicado de
la Orden de Compra, verificando que coincida con el Remito y la mercadería
entrante, se rechaza o acepta, conformándose en éste último caso el duplicado del
remito para el proveedor. Aceptada la mercadería, se emite un Informe de
Recepción (este formulario permite que el sector de Contabilidad tenga la certeza
de que la mercadería ingresó, conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente
con la aprobación de calidad). El Inf. de Recepción se emite por cuadruplicado:
Original para Almacenes; duplicado para Compras; triplicado para Contaduría y
cuadruplicado queda archivado en Recepción
6) Contabilización: El sector Contabilidad hará el registro de la mercadería ingresada,
conforme a lo indicado en la Orden de compra y el Informe de recepción
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO – PAUTAS PARA EL DISEÑO

Necesidades de control interno:
- Separación de funciones entre quiénes realizan el manejo físico de
los bienes, los que efectúan la gestión de compras y aquellos que se
ocupan de su registro
- Iniciación del trámite de compra: la operación de compra debe
iniciarse con el respaldo de un pedido formal
- Obtención de un número determinado de cotizaciones
- Autorización de compra
- Punto de pedido y lote de compra
- Control de la mercadería recibida
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
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SISTEMA DE CONVERSIÓN
CONVERSIÓN: se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes para la
fabricación de productos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la
elaboración de un bien nuevo a partir de los insumos.

Aspectos a tener en cuenta:

• Producción continua: En general, este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado,
a producir productos estandarizados, y el personal que trabaja en él es poco
calificado. El producto terminado es el resultado de una sucesión de operaciones
sobre un material original y homogéneo.
• Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de
partes que se ensamblan para lograr un artículo final. Cada una de las partes tiene un
proceso productivo particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej.:
Estampado, teñido, fresado, etc.)
• Producción intermitente o por órdenes: En esta clasificación se incluyen aquellas
industrias en las que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico
del cliente. Se caracteriza por actividades de corta duración, bajo volumen y
productos a medida.
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SISTEMA DE CONVERSIÓN – DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

INICIO: en el momento de la planeación de la producción.

FINALIZACIÓN: obtención del producto, su entrega a Depósito y su contabilización
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SISTEMA DE CONVERSIÓN – DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PLANIFICACIÓN
DE LA CENTROS DE CONTROL DE
PRODUCCIÓN FABRICACIÓN CALIDAD

SISTEMA DE CONVERSIÓN – SOPORTES DE INFORMACIÓN

Órdenes de producción – Partes de producción

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SISTEMA DE CONVERSIÓN – CIRCUITO GENERAL

1) Planeamiento y programación de la producción: El departamento de Planeamiento y
Control de la producción confecciona un Plan de producción que debe contemplar el
máximo que pueda obtenerse en ese período; la lista de productos que se han de
fabricar; la cantidad de cada uno de los productos a fabricar. Luego, emite la Orden
de producción, que indica la discriminación de la materia prima a utilizar
presupuestadas. Suele emitirse en Triplicado: Original para Fabricación, duplicado
para Planeamiento y Control de la producción, triplicado para Costos.
2) Fabricación: Los distintos sectores productivos, luego de analizar las necesidades de
materias primas, solicitan los materiales necesarios a través del Pedido de
materiales que se emite por cuadruplicado: Original para Costos, duplicado para
Almacenes, triplicado para Contabilidad, el cuadruplicado se archiva en el sector que
emitió el pedido.
3) Seguimiento: Comprende el control cuantitativo de la producción, es decir, el control
del avance de las actividades productivas. Se emite un Parte diario de producción
(donde constan las cantidades y las características de los productos terminados
hasta el momento) por cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para
Almacenes; triplicado para Contabilidad y el cuadruplicado se archiva en el sector.
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SISTEMA DE CONVERSIÓN – CIRCUITO GENERAL

4) Control de calidad: Comprende el control cualitativo de la producción, en base a las

especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado. En algunas
organizaciones, se emite el Parte de control de calidad, o bien, puede registrarse la
conformidad en el mismo Parte de producción si prevé un espacio para la misma.
5) Entrega de productos terminados a Almacenes: Finalizado el control de calidad, la
mercadería se remite a Almacenes junto con el duplicado del Parte de producción
donde se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva. Se procede luego a la
Contabilidad de la mercadería ingresada en el stock
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SISTEMA DE CONVERSIÓN – PAUTAS PARA EL DISEÑO

Necesidades de control interno:

- Separación de funciones: entre quienes realizan la programación de las
operaciones, la parte técnica que las ejecuta, los que controlan la calidad, quiénes
controlan la producción, quiénes controlan los inventarios y quiénes realizan el
registro contable.
- Realización de recuentos físicos periódicos: Es importante que se efectúen
recuentos periódicos de las existencias con la finalidad de ajustar o conciliar, a un
momento dado, los registros contables y ficheros extracontables con los
resultados obtenidos en esas tomas de inventario.
- Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios deberán estar
válidamente justificados, analizados y autorizados por el responsable.
- Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de los
bienes en existencia debe recaer sobre una sola persona a quién se le deberán
asegurar todas las facilidades de control.
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SISTEMA DE CONVERSIÓN – PAUTAS PARA EL DISEÑO

Necesidades de control interno:

- Documentación de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de los bienes
en Almacenes debe estar amparado por un comprobante (“Informe de recepción”
para las entradas y un “Vale de salida” para la mercadería saliente)
- Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Fijación de puntos óptimos o stocks
mínimos de reposición, como la fijación de lotes óptimos de producción.
- En el procedimiento deben especificarse los documentos que se utilizan, como
órdenes de producción y partes de fabricación.
- El movimiento de materiales debe ir acompañado de soportes de información que
deberán devolverse al sector de origen debidamente firmados como constancia de
que fueron entregados en tiempo y forma.
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SISTEMA DE CONVERSIÓN