Administración del efectivo

INTRODUCCIÓN

El Capital de Trabajo representa los recursos disponibles para que la entidad realice
sus operaciones. Incluye el activo circulante y el pasivo a corto plazo. El elemento
que encabeza al Capital de Trabajo por sus características y su importancia es el
efectivo.

El efectivo es el dinero disponible en una empresa, para que ésta pueda comprar
sus insumos, pagar sus sueldos o pagar sus gastos, además de aprovechar
oportunidades que se van generando en el negocio.

El efectivo es, además, la variable más importante de la liquidez, o sea, la capacidad

de pago que tiene una empresa y comúnmente, es el activo con el que se inicia el
negocio y curiosamente, el último que se mantiene, en caso de liquidación. Dicho
activo, se va generando a través de las operaciones de una entidad, por lo que es
importante analizar su ciclo, o sea, el conjunto de actividades que van desde su
canalización a la compra de materiales, hasta el cobro a los clientes.

Asimismo, es relevante considerar su administración, misma que comprende la

determinación de su saldo óptimo, sus políticas de control interno, el flujo de efectivo
y sus desembolsos.

Objetivo

El efectivo es el dinero disponible en una empresa. Se encuentra representado por

el medio de pago por excelencia: la moneda de curso legal, que en este caso, es el
peso mexicano. Asimismo, incluye los depósitos bancarios a la vista, los giros
bancarios, las transferencias, etcétera.
Una de las características fundamentales del efectivo y sus equivalentes, es que su
valor se mantiene en el tiempo, es decir, no se ven afectados por aspectos como la
inflación o fluctuaciones cambiarias significativas, debido a que son medios de pago.

Conceptos que integran el efectivo

a) Efectivo en caja. Es el dinero físico, propiedad de una entidad, para cubrir los
gastos que se le presentan, en el transcurso de sus actividades cotidianas. El
efectivo en caja depende de muchas circunstancias, por ejemplo, en empresas
comerciales o los bancos, es un elemento esencial.
b) Depósitos y cuentas bancarios. Son los depósitos a la vista, a través de los
cuales, las empresas pueden disponer de efectivo, a través de cheques o
transferencias electrónicas.
c) Divisas. Son monedas extranjeras que pueden emplearse para el pago de
transacciones de comercio exterior, o bien, para cambiarse por moneda nacional y
hacer efectivos pagos de transacciones internas.
d) Metales amonedados. Se refiere a monedas acuñadas en oro o plata, que
pueden ser vendidas.

Características del efectivo

1. Se trata del activo con mayor liquidez dentro de una entidad.

2. Su disponibilidad es inmediata.
3. Con el efectivo se inicia la operación de la empresa y puede ser el último que se
genere.
4. En un negocio en marcha, el efectivo se va obteniendo a través de las actividades
de la empresa, esta situación se presenta en el llamado ciclo de efectivo.
5. Debido a que el efectivo y sus equivalentes tienen una rotación bastante rápida,
su valor no se ve deteriorado en el tiempo. Se trata de partidas monetarias.
6. El informe en el que se presenta los movimientos de efectivo es el Estado de Flujos
de Efectivo.
 Ciclo de operación y ciclo de efectivo

Como se mencionaba en párrafos arriba, el efectivo se va obteniendo a través de

las actividades propias del negocio. Esta situación se analiza a través del estudio del
ciclo de efectivo.

El ciclo de efectivo es la cantidad de días que transcurren entre la inversión en las

actividades y el cobro a los clientes y obtención de un rendimiento líquido.

Lo anterior lo corrobora Gitman (2002), al señalar que el ciclo de efectivo (o ciclo de

caja o ciclo del flujo de efectivo), “es uno de los mecanismos que se utilizan para
controlar el efectivo, establece la relación que existe entre los pagos y los cobros; o
sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la
empresa compra la materia prima hasta que se efectúa el cobro por concepto de la
venta del producto terminado o el servicio prestado.”

El ciclo de efectivo se compone de dos rubros:

a) El ciclo operativo
b) El ciclo financiero.

El ciclo operativo se refiere al número de días que abarca la producción y

distribución de un producto, esto es, desde que se consume la materia prima, hasta
la venta del producto terminado. Por lo tanto, el ciclo operativo incluye, por lo menos,
los períodos de:

a) Materia prima
b) Producción
c) Ventas

El ciclo financiero es el período que incluye, no sólo el ciclo de operaciones

habituales del negocio sino que, además, abarca los ciclos de cobros de ventas y
pagos, especialmente, los referentes a los proveedores.
Entonces la fórmula para determinar el ciclo de efectivo es:

Ciclo de consumo Ciclo de Ciclo de Ciclo de Ciclo de Ciclo de

de materia prima + producción + ventas + pagos = cobranza - efectivo

Como se puede ver, los períodos productivos, de ventas y cobranza son

considerados entradas de dinero, mientras que el pago, específicamente de materia
prima, constituye una salida. Entonces, el ciclo de efectivo es el preludio del flujo de
efectivo.
¿Por qué es importante el estudio del ciclo de efectivo? Su importancia radica en
que, a través de él, se puede identificar cuánto tiempo se tarda la inversión en el
negocio, en convertirse en efectivo y generar beneficios. Obviamente, entre menos
tiempo se tarde la recuperación mencionada, los rendimientos serán más altos.

El ciclo de efectivo implica aislar los períodos descritos en líneas arriba y tener un
dato de referencia para diseñar estrategias relacionadas con el dinero líquido. Lo
anterior significa que el ciclo de efectivo es una estimación de días de recuperación
de la inversión en la producción de un bien, en un ejercicio contable.

Para su cálculo, lo ideal sería tener el dato exacto de los ciclos operativos de cobros
y de pagos, pero en ocasiones, es imposible contar con esa información, sobre todo
si se habla de analistas financieros externos. Así, su obtención se puede basar en
las cifras contenidas en los Estados Financieros de una entidad y del indicador de la
rotación.

La rotación consiste en determinar el número de veces que una cuenta tiene

movimientos y puede ser traducida en número de días.

A continuación se muestran las variables que se incluyen en cada uno de los ciclos
que componen este indicador.
Ciclo de consumo de materia prima. Para su determinación, se toma el consumo
de materia prima entre el saldo promedio de inventario de materia prima también,
ambos en promedio. El cociente de esta relación refleja la rotación de materia prima,
mismo que se traduce en días, dividiendo 360 entre dicha rotación.

a) Consumo de materia prima / Inventario de materia prima

= Rotación
b) 360 / Rotación = Ciclo de consumo de materia prima

Ciclo de producción. Para este ciclo, se considera el costo de producción, mismo

que se divide entre el saldo promedio de inventario de producción en proceso, para
posteriormente, calcular el número de días, tal y como se indica en el punto anterior.

a) Costo de producción / Inventario de producción en

proceso = Rotación
b) 360 / Rotación = Ciclo de producción

Ciclo de ventas. En este caso, se toma el saldo promedio de la cuenta de costo de

ventas y se divide entre el inventario de producción terminada, obteniendo así la
rotación, para después obtener el número de días.

a) Costo de ventas / Inventario de producción terminada =

Rotación
b) 360 / Rotación = Ciclo de ventas
Ciclo de cobranza. Se considera el saldo de las ventas (especialmente a crédito) y
se divide entre el saldo promedio de cuentas por cobrar. Se traduce el coeficiente en
días.

a) Ventas a crédito / cuentas por cobrar = Rotación

b) 360 / Rotación = Ciclo de cobranza

Ciclo de pagos. Para este ciclo se toman las compras de materia prima (a crédito)
y se dividen entre el saldo promedio de proveedores. Con la rotación, se calculan
los días de pagos promedio.

a) Compras a crédito / proveedores = Rotación

b) 360 / Rotación = Ciclo de pagos

Ejemplo:

Considera el caso de una empresa industrial que reporta los siguientes datos
relativos a un producto:

a) Un consumo de materia prima promedio de $15,000.00. El

inventario de materia prima promedio es de $1,250.00.
b) El costo de producción es de $40,000.00 y un inventario
promedio de producción en proceso de $18,000.00.
c) El costo de ventas es de $30,00.00 y el inventario de producción
terminada es de $10,000.00.
d) Las ventas a crédito son de $45,000.00 y el saldo promedio de
clientes es de
$12,500.00.
e) Las compras fueron exactamente de $15,000.00 y el saldo
promedio de proveedores es de $1,500.00.
Se pide:
Determinar el ciclo de efectivo.

Solución:
1. Determinación del ciclo de consumo de materia prima.
Rotación: 15,000 / 1,250 = 12 veces al año
360/ 12 veces = 30 días.
2. Determinación del ciclo de producción Rotación: 40,000 /
18,000 = 2.22 veces al año 360/ 2.22 veces = 162 días.
3. Determinación del ciclo de ventas Rotación: 30,000 / 10,000 =
3 veces al año 360/ 3 veces = 120 días.
4. Determinación del ciclo de cobranza Rotación: 45,000 / 12,500
= 3.6 veces al año 360/ 3.6 veces = 100 días.
5. Determinación del ciclo de pagos Rotación: 15,000 / 1,500 = 10
veces al año 360/ 10 veces = 36 días.
6. Ciclo de efectivo

Ciclo de consumo de materia 30

prima
Ciclo de producción + 162
Ciclo de ventas + 120
Ciclo de cobranza + 100
Ciclo de pagos - 36
Ciclo de efectivo =376

Como se puede notar, esta empresa tarda más de un año en recuperar su inversión,
o sea, en 376 días.
Veamos esta situación en una línea de tiempo:

Como se mencionó, el estudio del ciclo de efectivo es muy importante para conocer
el tiempo que se tarda una empresa en recuperar la inversión en sus actividades,
pero también, la determinación del ciclo de efectivo puede emplearse para
determinar el saldo mínimo de efectivo que debe mantenerse en caja y bancos. Esta
parte será estudiada en el siguiente apartado.

Instrumentos de administración del efectivo

Administración financiera de efectivo

Dada la importancia que tiene el efectivo como elemento del capital de trabajo y de
la solvencia en el negocio, es importante que sea administrado adecuadamente. La
administración financiera de efectivo es el conjunto de operaciones tendientes a
determinar el saldo que debe mantenerse en caja y bancos, sus costos, el manejo
de las entradas y el control de los desembolsos, así como el establecimiento de las
políticas relacionadas con el efectivo.

La administración del efectivo se relaciona con aspectos tales como la liquidez y la

solvencia. Hay que reconocer que la solvencia es la capacidad del negocio para
hacer frente a sus obligaciones, sin embargo, la liquidez es la posibilidad de que los
activos sean convertidos en efectivo.
Otro aspecto a considerar dentro de la administración financiera del efectivo es la
tesorería. El término “tesorería” se emplea muy a menudo para identificar las
actividades relacionadas con la obtención y aplicación del efectivo, pero, además,
con la fijación de políticas y procedimientos vinculados con el manejo de esta partida.
Existen autores que manejan los conceptos “tesorería” y “efectivo” como sinónimos.

Al confrontar las entradas y las salidas de efectivo, se puede calcular el saldo de

efectivo, por lo que esta es una actividad fundamental de la administración de este
activo.

Saldo de efectivo

Uno de los objetivos de la Administración de efectivo y de la Administración

Financiera en general, es determinar cuánto debe mantenerse como saldo en la
cuenta de caja y bancos, pues de él depende la actividad y la existencia del negocio.

Existen muchas técnicas para determinar ese saldo de efectivo. A continuación se

revisan las más comunes.

a) Razón de efectivo. Es un indicador de análisis financiero que señala la

solvencia de la entidad en el corto plazo. Su fórmula es:

Activo circulante / Pasivo a corto plazo

Una variante de esta fórmula sería:

Efectivo / Pasivo a corto plazo

Con este indicador se podría saber si el negocio puede pagar sus deudas de corto
plazo.
Suponiendo que la empresa tiene pasivos por $500,000.00 y desea mantener efectivo
en caja y bancos equivalente a 160% (1.60 pesos por cada peso de pasivo), ¿cuál
será su saldo de efectivo?

Para resolver lo anterior, bastará con mover las variables de la fórmula y multiplicar
el pasivo por 1.60.
500,000 x1.60 = $800,000.00

Esta cantidad sería la que se debe mantener en el efectivo para garantizar el pago
de las deudas en el corto plazo. Veamos su comprobación:
800,000 / 500,000 = 1.60

b) Método directo. Como se señalaba, es necesario que la entidad mantenga cuatro

tipos de saldos: operativo, especulativo, de precaución y precautorio. Una manera
de calcular el saldo total de caja y bancos es tomando en cuenta su rotación, dato que
proviene de la determinación del ciclo de efectivo, para después segregar dicho
importe en los distintos tipos de saldos descritos. La fórmula sería:

Desembolsos / rotación

Por ejemplo, tomando el dato del ejercicio de ciclo de efectivo que resulto en 376
días, vamos a suponer que los desembolsos promedio del año son de
$900,000.00 ¿Cuánto debe mantenerse en caja y bancos?

Primeramente, se va a determinar el número de veces que se realiza el saldo de

efectivo, es decir, su rotación. Esto se hace a través de esta fórmula:

360 / Ciclo de efectivo = 360 / 376 = 0.9574 veces

Una vez obtenido este dato, se procede a aplicar la fórmula descrita en este
apartado:

Desembolsos / Rotación = $900,000 / 0.9574 veces = $940,000.00

Debido a que el ciclo de efectivo es superior a un año, se requiere un saldo arriba

de los desembolsos. Veamos un ejemplo con otros datos.

Una empresa tiene desembolsos anuales por $820,000.00 y un ciclo de efectivo de

190 días ¿a cuánto asciende su saldo en caja y bancos?

a) Rotación = 360/190 = 1.89 veces

b) Saldo = 820,000 / 1.89 = $433,862

Se puede notar que es importante agilizar el ciclo de efectivo no sólo por la

recuperación, sino también para mantener la menor cantidad de efectivo en caja y
banco, ya que ésta tiene un costo de oportunidad.

Tomando los datos de este ejercicio, supongamos que el 10% de los

$433,862 corresponden a un saldo precautorio, entonces ¿Cuánto sería el valor
del saldo operativo?

Se debe dividir el saldo entre el porcentaje de saldo precautorio más la unidad:

433,862 /1.10 = 394,420

Ese es el importe del saldo operativo. El resto constituye el saldo precautorio:

Saldo total: 433,862

Menos: Saldo operativo: 394,420
Igual: Saldo precautorio: 39,442
c) Método indirecto. Este método consiste en determinar el saldo de efectivo,
considerando sus principales costos, los cuales son:

• Los costos de desembolso. Es la estimación de los gastos relacionados con las

disposiciones de efectivo.
• Los costos de oportunidad. Representan lo que se está dejando de ganar por
mantener el dinero en caja y bancos en una empresa. El costo de oportunidad se
calcula por lo general, considerando la tasa de un instrumento libre de riesgo, por
ejemplo, los Certificados de la Tesorería de la Federación (CETES).

La fórmula para calcular el saldo en efectivo, en atención a sus costos es:

A continuación se resolverá un ejercicio:

Considere el caso de una empresa que tiene desembolsos promedio por $40,000
anuales. Los costos que se erogan por cada desembolso es de $5.00 y la tasa de
CETES es de 3% ¿A cuánto ascenderá su saldo de efectivo?
Solución:

Desembolsos promedio: 40,000.00 Costos por desembolso: 5.00 Costo de

oportunidad: 3%
El saldo de efectivo es de: $3651.48371

Políticas de efectivo

La administración financiera de efectivo también tiene que ver con el establecimiento

de las políticas de efectivo.

Como es sabido, una política es un lineamiento flexible, establecido por una

empresa, para que ésta pueda alcanzar sus objetivos.

Las políticas de efectivo son los lineamientos normativos establecidos por una
empresa, con el propósito de mantener los recursos necesarios que garanticen la
operación de un negocio y maximizar sus rendimientos.

Gracias a las políticas de efectivo se pueden llevar a cabo la planeación y control del
mismo, en cuanto a los ingresos pero, sobre todo, a los desembolsos.

Las principales políticas de efectivo que pueden implementarse en una organización

son:
a) La determinación de un nivel de efectivo que permita a una empresa llevar a
cabo sus actividades normales.
b) Contar con un efectivo que haga eficiente el capital de trabajo de una entidad.
c) Que se mantenga dinero que permita hacer frente a las obligaciones de corto
plazo de una empresa.
d) Disminuir el costo de oportunidad del efectivo.
e) Valuar la exposición del efectivo ante fenómenos como la inflación o el tipo de
cambio.
f) Vigilar los rendimientos obtenidos del efectivo.
g) Distribuir el disponible en los equivalentes de efectivo.
h) Establecer los fondos fijos de caja.
i) Realizar arqueos de caja de manera periódica.
j) Efectuar las conciliaciones bancarias.
k) Vigilar y autorizar los desembolsos.
Presupuesto de efectivo

Conjuntamente con las políticas y las estrategias de efectivo, se puede considerar

el presupuesto de efectivo. Este último, es un instrumento de administración
financiera que consiste en proyectar el saldo en caja y bancos a partir de las políticas
de efectivo establecidas en una organización y que ya se mencionaron en párrafos
anteriores.

El objetivo del presupuesto de efectivo radica en calcular el grado de liquidez

esperado por una empresa, en el transcurso de un período contable. Al finalizar
dicho período, se confrontan las cifras presupuestadas con las reales a fin de
determinar las desviaciones, ejercer control, fincar responsabilidades y elaborar el
presupuesto del siguiente ejercicio.

A continuación se presenta un ejemplo de un presupuesto de efectivo.

EMPRESA XYZ, S.A.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO
DEL 1ERO DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X

Saldo inicial de 20,000.00

efectivo
Más: Entradas
Ventas al contado 15,000.00
Cobros a clientes 18,000.00
TOTAL DE ENTRADAS 33,000.00
Menos: Salidas
Compra de mercancía 10,000.00
al contado
Pago de gastos 4,000.00
Pago a proveedores 12,000.00
TOTAL DE SALIDAS 26,000.00
PRESUPUESTO DE 27,000.00
EFECTIVO
La empresa XYZ, S.A., cuenta con la siguiente información para la elaboración de
su presupuesto de efectivo.
Saldo inicial de caja y bancos: $20,000.00 Ventas al contado: $15,000.00
Cobros a clientes: $18,000.00
Compra de mercancía al contado: $10,000.00 Pago de gastos en efectivo:
$4,000.00
Pago a proveedores: $12,000.00

¿A cuánto ascenderá el presupuesto de efectivo de esta empresa?

La solución es muy sencilla, primero se consideran las entradas de efectivo y

después las salidas del mismo.