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PROCESO DE CERTIFICACIÓN
El proceso de certificación es un proceso riguroso diseñado para que
organizaciones o individuos cumplan con un conjunto específico de reglas y estándares establecidos. Este proceso se lleva a cabo en muchos campos diferentes, como el sistema de gestión de calidad, también conocido como ISO 9001, el medio ambiente, también conocido como ISO 14001, la seguridad de la información ISO 27001 y otros campos. Cada uno de estos estándares tiene un proceso de certificación específico. El proceso de certificación y los requisitos básicos para lograr y mantener la certificación se describen a continuación.
REQUISITOS PARA OBTENER UNA CERTIFICACIÓN
Para obtener la certificación, una organización o un individuo debe
cumplir una serie de requisitos, que a menudo varían según el estándar específico o el tipo de certificación requerida. Algunas de las solicitudes más comunes incluyen:
1. Solicitud de certificación
Las organizaciones interesadas en lograr la acreditación externa deben
solicitar la certificación y proporcionar a la organización información sobre su sistema de gestión y su alcance. Además, se solicitará a la organización que proporcione datos relevantes sobre la misma, como número de empleados, sede, actividades y proyectos. Luego el secretario técnico revisará la solicitud y emitirá un certificado de aceptación, iniciando la solicitud de certificación.
2. Cumplimiento de Normas y Regulaciones:
La certificación a menudo se basa en estándares internacionales o
regulaciones de la industria. Por ejemplo, para obtener la certificación ISO 9001, es necesario implementar un sistema de gestión de calidad que cumpla con los requisitos de la norma. Cada estándar tiene un conjunto específico de criterios que las organizaciones deben cumplir, dependiendo del sector. Esto puede incluir registrar procesos, definir políticas internas e implementar controles para garantizar el cumplimiento. 3. Documentación
El proceso de certificación requiere que las empresas documenten todos
los procesos operativos y de gestión. Por ejemplo, los documentos clave incluyen manuales de calidad, procedimientos de auditoría, registros de seguimiento y evidencia de cumplimiento de los requisitos estándar.
4. Capacitación
Este requisito es de gran importancia porque el personal clave dentro de
la organización está específicamente capacitado sobre los estándares y cómo deben operar los procesos para cumplir con los requisitos de certificación. En ocasiones, para mayor eficiencia, se contratan consultores o se toman cursos especializados para garantizar que todos los empleados participantes estén preparados para cumplir con los requisitos de la norma.
5. Implementación de Procesos:
Dependiendo de la certificación, los sistemas y procesos internos de la
organización deben adaptarse a los requisitos de la norma. Esto puede incluir adaptar o mejorar los sistemas de gestión existentes.
FASES DEL PROCESO
El proceso de certificación suele dividirse en cinco etapas: evaluación
inicial, evaluación interna, evaluación externa, auditoría y certificación. Cada una de estas etapas es importante garantizar que la organización cumpla con los estándares y requisitos de la norma o certificación requerida.
1. Vista previa
Una vez aceptada la solicitud de certificación, se preparará un plan de
auditoría y se enviará un auditor o inspector a la sede de la organización solicitante. Durante esta visita, se revisará la documentación del sistema de gestión, se evaluarán los equipos y se intercambiarán datos personales. También se recopila información sobre el alcance de la certificación y se prepara un plan de auditoría. 2. Auditorías Internas
En esta etapa, el auditor jefe verificará si el sistema de gestión de
la empresa se desarrolla de acuerdo con los requisitos de las normas y cumple con los objetivos marcados por las políticas de la organización. Durante la auditoría, el equipo de la organización evaluará aspectos como el estado físico de la instalación, el alcance del sistema de gestión, el nivel de comprensión de los requisitos estándar y el proceso y gestión de auditoría interna. También se evaluará el nivel de implementación del sistema de gestión para determinar su preparación para la segunda etapa del proceso de evaluación de la certificación. Después de completar la auditoría, los resultados de la auditoría interna serán notificados a la Compañía. Si los resultados son aceptables, recibirá confirmación para proceder con una evaluación de Fase II, si corresponde.
3. Auditorías Externas
En esta etapa, el equipo de revisión, liderado por el auditor jefe,
revisará el sistema de gestión de la empresa, intentando causar la menor perturbación posible. El propósito de esta fase de evaluación de la certificación es confirmar que el sistema de gestión cumple con todos los requisitos de la norma y verificar si la organización ha implementado el sistema de manera efectiva para lograr los objetivos establecidos por la política de la empresa o no.
Este proceso suele incluir:
Revisión de documentos: Evaluar lineamientos, políticas y regulaciones. Inspección in situ: visitar el lugar de trabajo para observar los procesos y entrevistar a los empleados. Informe de auditoría: Informe detallado de áreas de cumplimiento e incumplimiento. En caso de encontrar alguna inconformidad, se le otorgará a la empresa un plazo específico para corregirla.
4. Evaluación
Después de completar cada paso del proceso de certificación, el
personal de la agencia llevará a cabo una revisión de auditoría objetiva e independiente para evaluar los resultados, incluidas las recomendaciones del equipo de revisión, antes de emitir la certificación. Con base en los hallazgos de la auditoría, el auditor decidirá otorgar, mantener, renovar y/o restablecer la certificación si existe suficiente evidencia objetiva de cumplimiento.
En ausencia de dichas pruebas o si se encuentran pruebas
significativas de incumplimiento, la certificación podrá denegarse, suspenderse o revocarse. La certificación no se puede otorgar si la organización no cumple de manera consistente o material con los requisitos de certificación, por ejemplo, al no realizar evaluaciones oportunas, no tomar medidas correctivas o no realizar pagos.
5. Certificación
En este punto la empresa ha sido certificada y será registrada
oficialmente como tal. Una vez que reciba su certificado, podrá disfrutar de la tranquilidad y seguridad que brinda.
PROCEDIMIENTOS DE RECERTIFICACIÓN Y AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO
1. La obtención de la certificación no es un proceso continuo. Existe
un mecanismo de recertificación y revisión posterior para garantizar que la organización continúa cumpliendo con los estándares.
2. Recertificación
Normalmente, la certificación es válida por 3 años, después de los
cuales se debe solicitar una recertificación. El proceso de recertificación incluye una nueva auditoría externa, similar a la auditoría inicial. Se examinan los mismos puntos, pero para evaluar si la organización mantiene y mejora su sistema de gestión a lo largo del tiempo. Durante este proceso, las organizaciones deben demostrar una mejora continua, lo que significa que no solo mantienen los estándares, sino que también realizan mejoras en sus procesos.
3. Auditorías de Seguimiento
Se trata de auditorías periódicas que se llevan a cabo entre la
certificación inicial y la recertificación para garantizar que el sistema de gestión continúa funcionando correctamente y que cualquier no conformidad detectada ha sido subsanada. Las auditorías de seguimiento generalmente se realizan cada 6 meses o anualmente, según el tipo de certificación.
Referencias Bibliográficas - Crespo, F. (2018). Gestión de la calidad: Manual práctico para la certificación ISO 9001:2015. Ediciones Díaz de Santos. - Pereira, L. (2016). Normas ISO: Certificación y auditoría de sistemas de gestión. Editorial Marcombo.
