Control Efectivo - U3

Control y toma de decisiones U3
Control: El control administrativo es el proceso que permite que las actividades reales
se ajusten a las proyectadas. Ésta sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de
sus actividades de planificación, organización y dirección.
El control sirve para vigilar los cambios del ambiente, así como sus repercusiones en el
cambio de la organización. Si se puede saber cuáles son específicamente los cambios
en el ambiente, también se pueden saber los posibles cambios en la competencia.
Pasos del proceso de control

● Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Las metas que se
propongan deben de estar articuladas de forma clara para que la actividad pueda
ser medible. Si se establece como meta “mejorar el rendimiento de los
empleados”, pero no se profundiza en qué manera o en que aspectos, esas
palabras no son más que eso.
● Medir los resultados: La medición de resultados debe ser constante y repetitiva.
Esta frecuencia depende de la actividad que se esté queriendo medir y el rubro
de la organización. Una planta fabril necesita medir constantemente las
partículas de gas en el aire por seguridad, sin embargo, en una empresa de
atención al cliente se puede medir con menor frecuencia cuánto se tarda en
atender a una persona.
● Determinar si los resultados corresponden a los parámetros: Se comparan los
resultados medidas con las metas o el criterio previamente establecidos. Si los
resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden decir que todo está
bajo control. Si los resultados no corresponden a las metas establecidas se debe
de analizar lo que falló corregir las metas que no cumplen los estándares por x
razón (demasiado alto o bajo).
¿Por qué se requiere el control?
Calidad: Se controla la producción, si se encuentra un error en la producción se para la
producción y se corrige de inmediato. Los empleados tienen las facultades para
inspeccionar y mejorar sus trabajos.
Enfrentar el cambio: El control ayuda a los gerentes a responder a los cambios del
ambiente y de sus competidores, ya sea responder a las amenazas o aprovechar las
oportunidades. Se detecta más rápido los cambios que afectan a los productos y
servicios de la organización.
Producir ciclos más rápidos: Actualmente se demanda desarrollar y entregar productos
y servicios lo más rápido posible y a la vez, esos P&S deben de estar ajustados a los
deseos del cliente.
Agregar valor: Una de las mejores formas para seguir siendo competitivo sin perder
dinero intentando igualar a la competencia es agregarle algún detalle a tu producto que
lo haga sobresalir por encima de los otros, subiéndole el precio.
Facilitar la delegación y trabajo en equipo: En este caso, el gerente comunica las metas
a cumplir pero deja que el equipo se encargue de resolver ciertos problemas del trabajo.
De esta manera, el gerente controla el avance de los empleados sin entorpecer su
creatividad o participación en el trabajo.
Áreas claves del desempeño

El sistema de control es un procedimiento de varios pasos aplicados a diversos tipos de actividad
de control.
Las áreas de desempeño son aquellos aspectos de la unidad u organización que deben
funcionar para que toda la organización o la unidad triunfen. Estas normalmente
involucran a las principales actividades de la organización o grupos de actividades.
Identificar puntos estratégicos de control

Puntos estratégicos de control: Puntos estratégicos de un sistema en los que se debe dar la
vigilancia o recaudación de información
El método más útil para localizar estos puntos estratégicos consiste en concentrarse
en los elementos más significativos de una operación dada. Por regla general, sólo un
pequeño porcentaje de las actividades, hechos, personas u objetos de una operación
producirán una proporción elevada de los gastos o los problemas que los gerentes
tendrán que afrontar. Otra consideración muy útil está en identificar los puntos del
proceso productivo donde ocurren los cambios.
Cuando se localizan los puntos estratégicos de control la cantidad de información que
se tiene que reunir y evaluar se puede reducir bastante.
Controles financieros
Estados financieros
Análisis monetario del flujo de bienes y servicios. que entran y salen de la organización.
Ofrecen una forma de vigilar tres condiciones financieras básicas de la organización.
1. La liquidez: la capacidad para convertir los activos en dinero, con objeto de
cumplir con las obligaciones y las necesidades financieras corrientes. Se pueden
usar para medir los resultados de una organización
2. Situación financiera general: El equilibrio a largo plazo entre el endeudamiento y
el capital contable (los activos que quedan después de descontar los pasivos).
Se muestra la situación financiera de la organización en ese momento en
especifico.
3. Rentabilidad: La capacidad para obtener utilidades, en forma constante, a lo largo
de un período. En este caso no se muestra la situación financiera en general de
la organización en ese momento dado, sino que se muestran las ganancias
4. Fijos de efectivo: Además de lo anterior mencionado, muchas empresas
presentan los estados de flujos de efectivo. Esto muestra de donde se
obtuvieron los fondos de la organización (el dinero) y en que se utilizó ese
dinero.
Balance general
Descripción de la organización en término de sus activos, pasivos y valor contable.
Se podría decir que el balance general es como una fotografía tomada en esa fecha.
En la columna izquierda están los activos en orden descendente de liquidez (su
capacidad de convertirse en dinero). Los activos se diferencian en dos categorías, los
activos fijos y los activos circulantes: los activos circulantes son activos que se pueden
transformar en dinero en efectivo, a un valor razonablemente pronosticable, en un plazo
relativamente corto.
En la columna derecha van los pasivos, que igualmente constan de dos grupos; pasivos
circulantes y pasivos fijos. Los circulantes son deudas a corto plazo y las fijas son
deudas que se van pagando gradualmente
Estado de resultados
El estado de resultados resume los resultados financieros de la organización para un
plazo dado. El estado de resultados muestra cuánta es la cantidad de dinero que se ha
ganado durante un plazo dado
Flujos de efectivo
Los flujos de efectivo representan el resúmen del comportamiento financiero de la
organización que muestra de donde se originó el efectivo o los fondos y en que se
usaron esos fondos.
Controles presupuestarios
Los presupuestos son estados cuantitativos formales de los recursos asignados para
las actividades proyectadas para plazos de tiempos estipulados.
1. Los presupuestos presentan términos monetarios.
2. Sirven para brindar información sobre el capital de la organización y sus
utilidades.
3. Establecen normas de desempeño claras y definidas para un ciclo de tiempo
establecido. Los resultados reales se comparan con ese presupuesto.
4. Son uno de los medios fundamentales para coordinar las actividades de la
organización.
Centros de responsabilidad
Los centros de responsabilidad son toda función o unidad de la organización cuyo

gerente sea el responsable de la totalidad de sus actividades.
Centros de ingresos
Unidad de la organización en la que los productos se miden en términos monetarios,
pero no se comparan directamente con los costos de los insumos.
Centro de egresos
Son las unidades de la organización, por ejemplo, los departamentos de administración,
servicios e investigación, donde los insumos se miden en términos monetarios, pero no
así los productos. No se espera que estos centros produzcan ingresos.
Centro de utilidades
Unidad de la organización en la que los resultados se miden con base en las diferencias
numéricas entre los ingresos y los egresos. Esta medida se utiliza para determinar el
desempeño económico del centro.
Centro de inversiones
Unidad de la organización que no sólo mide el valor monetario de los insumos y los
productos sino que también compara los productos con los activos usados para
producirlos.
Tipos de presupuestos
Los presupuestos de las organizaciones son dos tipos: presupuestos de operaciones y
presupuestos financieros. Los presupuestos financieros detallan el dinero que la
organización pretende gastar en ese mismo plazo y las fuentes de donde se obtendrá el
dinero.
Presupuesto de operaciones
El presupuesto de operaciones señala los bienes y servicios que la organización espera
consumir durante el plazo del presupuesto.
Los tipos más comunes de presupuesto de operaciones son
1. Presupuestos de egresos: Presupuesto que explica donde se aplicó el dinero.
2. Presupuesto de ingresos: Presupuesto de los ingresos proyectados para las
ventas, usados para medir la eficacia de la mercadotecnia y de las ventas.
3. Presupuesto de utilidades: Presupuesto que combina los presupuestos de
ingresos y de egresos en una unidad.
Presupuestos variables y fijos

Los presupuestos fijos expresan lo que deberían de ser los costos individuales con un volumen
especificado. Los costos variables son programas de costos que muestra cómo debe variar
cada costo conforme varía el nivel de actividad o producción.
1. Costos fijos: Los gastos que no se ven afectados por la cantidad acumulada de trabajo
en el centro de responsabilidad
2. Costos variables: Gastos que varían directamente de acuerdo con la cantidad de
trabajo que se efectúa.
3. Costos semivariables: Gastos, como los costos de mano de obra a corto plazo, que
varían con la cantidad efectuada de trabajo,pero no en forma proporcional.
Auditorias
Las auditorías son un proceso de evaluación. En este caso se analizan dos tipos: las auditorías
externas y las auditorías internas.
Auditorías externas: Este proceso implica la evaluación independiente de las cuentas
y los estados financieros de la organización, para verificar si están completos y exactos
Auditorías internas: Esta auditoría es realizada por una organización para asegurarse
de que sus activos están debidamente protegidos y de que sus registros financieros
están debidamente llevados.

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