1.

PASOS PARA CONSTRUIR UNA SOCIEDAD

Una sociedad se constituye mediante la aprobación por los socios de un documento
denominado “estatutos”, en el cual se determina la estructura de propiedad de la sociedad,
su modelo de gobierno, las relaciones entre los socios, y demás asuntos que determinen la
ley y los asociados. En términos generales los estatutos de una compañía contienen la
siguiente información:

∙ Tipo de sociedad.

∙ Actividades a las que se dedicará la sociedad.

∙ Monto de capital y número de acciones, cuotas o partes de interés en que se dividirá, así
como el valor nominal de cada una de ellas.

∙ La forma de administrar los negocios sociales, tanto en su ámbito de dirección como de

administración.

∙ El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la

sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda,
por ley o por el contrato, a todos o algunos asociados.

1 – Elegir la razón social de tu empresa

El nombre de tu empresa o negocio es la forma inicial para identificarte ante la ley, lo

que lo convierte en la carta de presentación de tu actividad. Para establecerlo deberás
ingresar a la página del RUES o Registro Único Empresarial, y verificar si el nombre que
tienes planeado está disponible en la base de datos. En caso de que el nombre ya se
encuentre registrado en la Cámara de Comercio, deberás elegir uno nuevo que se asemeje a
lo que necesitas.

02 -Registrarte como persona natural o jurídica

Todas las implicaciones tributarias y las diferentes responsabilidades jurídicas que establece
la ley dependen 100% de la naturaleza de tu empresa:
Persona natural: Hace parte del régimen simplificado y su contabilidad puede llevarse en un
libro fiscal. En caso de ser parte del régimen común, es decir, que facturas el IVA, tu
contabilidad deberá ser llevada por un contador profesional.

Persona jurídica: Son todas las clasificadas en corporaciones o fundaciones de beneficencia

pública.

03 – Clasificar tu actividad económica

Es importante determinar en la base de datos el tipo de actividad a la que hace referencia tu

empresa, para ello, puedes consultar tu clasificación de actividad económica CIIU a través
de la página web de la Cámara de Comercio.

04 – Crear los estatutos de la empresa

Una vez establecida la razón social, deberás redactar los estatutos que regirán la relación
entre los diferentes representantes de la empresa; este documento se convertirá en la
columna vertebral del funcionamiento y roles empresariales, por lo que su contenido deberá
ser revisado por un abogado profesional con el fin de evitar desacuerdos futuros.

05 – Diligencia el Pre-RUT

El Pre-RUT es un certificado que te permite aplicar para recibir el NIT o Número de

Identificación Tributaria, el cual es utilizado para llevar a cabo el registro de datos de los
contribuyentes en Colombia.

Para adquirir este certificado es necesario que presentes los estatutos de la empresa,
documentos de identificación del o de los representantes legales ante la Cámara de
Comercio.

06 – Inscribir el registro

Una vez diligenciado el Pre-RUT para la incorporación de tu empresa en Colombia,

deberás realizar la inscripción en el registro. El valor del impuesto del registro corresponde
al 0,7% del monto total. Hay que tener en cuenta que la Cámara de Comercio se encargará
de analizar los estatutos de la empresa antes de aprobar el proceso de inscripción.

07 – Abrir una cuenta bancaria

Ahora bien, para realizar el registro del RUT en la DIAN es necesario que abras una cuenta
a nombre de la empresa. Ten presente que las entidades bancarias permiten a los nuevos
negocios y empresas abrir una cuenta, solo si tienen el nombre registrado y el Pre-RUT
diligenciado.

Una vez obtengas el certificado bancario, deberás acudir a la DIAN para tramitar el RUT
definitivo de la empresa.

08 – Presentar el RUT ante Cámara de Comercio

Este punto es uno de los más importantes en el proceso de incorporación de empresas en

Colombia, ya que, con la presentación del RUT ante la Cámara de Comercio, se hace
constancia y certificación de la existencia y representación legal de tu empresa o negocio,
lo que permitirá que adquiera un estatus oficial.

09 – Inscribir el registro

Una vez diligenciado el Pre-RUT para la incorporación de tu empresa en Colombia,

deberás realizar la inscripción en el registro. El valor del impuesto del registro corresponde
al 0,7% del monto total. Hay que tener en cuenta que la Cámara de Comercio se encargará
de analizar los estatutos de la empresa antes de aprobar el proceso de inscripción.

10 – Hacer la inscripción de los libros en la Cámara de Comercio

Con la realización de la inscripción podrás recibir todos los beneficios tributarios. Recuerda
que en los libros de tu empresa están registrados los libros de los accionistas y las actas, así
que, para garantizar la correcta gestión de estos documentos, te recomendamos la asesoría
de un contador profesional.

11 – Realizar el registro en el sistema de Seguridad Social

Una vez diligenciado el Pre-RUT para la incorporación de tu empresa en Colombia,

deberás realizar la inscripción en el registro. El valor del impuesto del registro corresponde
al 0,7% del monto total. Hay que tener en cuenta que la Cámara de Comercio se encargará
de analizar los estatutos de la empresa antes de aprobar el proceso de inscripción.
 2. PROCESO PARA CONSTRUIR UNA EMPRESA
Paso 1: Verificar la Disponibilidad del Nombre de su Empresa
La verificación de la disponibilidad del nombre de una empresa, o control de homonimia,
es el primer paso para crear una empresa en Colombia. Esta búsqueda permite conocer si
existen otras sociedades con el mismo nombre o siglas y debe hacerse antes de la creación
de cualquier empresa.
La consulta o control de homonimia debe realizarse para evitar cualquier conflicto entre el
nombre que se intenta registrar y aquellos que actualmente se encuentren en el registro
mercantil.
Para realizar este proceso deberá consultar en la página del RUES, si está disponible o no.
Siempre es recomendable contar con 3 opciones al momento de crear una empresa, ya que
consultar la disponibilidad no significa tener el nombre definitivo.
Paso 2: Escoger el tipo societario
En Colombia, existen varios tipos societarios que pueden ser elegidos por los empresarios
para formalizar su negocio. Es importante destacar que cada tipo societario tiene sus
propias características y beneficios. Por ello, es fundamental elegir el más adecuado para
cada negocio.
Los tipos societarios en Colombia incluyen:
1. Sociedad Anónima - S.A.
2. Sociedad por Acciones Simplificadas - S.A.S.
3. Sociedad Limitada - LTDA
4. Sociedad en Comandita Simple.
5. Sociedad en Comandita por acciones.
6. Sociedad Colectiva.
7. Sociedades Unipersonales.
8. Sociedades de economía mixta.
Por ejemplo, una sociedad anónima puede ser una buena opción para empresas de gran
tamaño que buscan obtener financiamiento a través de la venta de acciones en el mercado
público. Por otro lado, la sociedad por acciones simplificada es una alternativa que ofrece
ventajas como la simplificación en su creación y administración.
En conclusión, como abogados especializados en Derecho Empresarial, recomendamos a
los empresarios evaluar cuidadosamente las opciones disponibles antes de elegir el tipo
societario que mejor se adapte a sus necesidades específicas. De esta manera podrán
aprovechar al máximo las ventajas legales y financieras ofrecidas por cada tipo societario y
así garantizar el éxito y crecimiento sostenible de su negocio.
Paso 3: Crear los Estatutos de la empresa
Los estatutos de una empresa son el documento que determina las reglas de funcionamiento
de una sociedad. Dependiendo del tipo societario, los estatutos de una sociedad deberán
suscribirse por documento privado o mediante escritura pública.
Los estatutos de una sociedad deberán incluir información como los nombres de los socios,
acciones y porcentajes, la duración de la sociedad, su domicilio, el capital social, entre otros
datos relevantes.
Paso 4: Inscripción en el registro de Cámara de Comercio
El trámite de registro ante la respectiva Cámara de Comercio será esencial para formalizar
su empresa y cumplir con las obligaciones legales necesarias.
Entre los documentos que se deben aportar para realizar el registro oportuno ante la Cámara
de Comercio se incluye el acta de constitución, los estatutos de la sociedad, documentos de
identificación de los socios y representantes legales, aceptación de los cargos, entre otros.
Paso 5: Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT)
El RUT es administrado por la DIAN y es el mecanismo por medio del cual se identifican,
ubican y clasifican los sujetos de obligaciones administradas por la DIAN. Una vez se haya
realizado la inscripción al RUT, el interesado deberá tramitar el NIT de su empresa.
El Número de Identificación Tributaria (NIT), por su parte, es el número que se utiliza para
identificar a los contribuyentes en las diferentes cuestiones tributarias, cambiarias y
aduaneras a las que se encuentran obligados.
Paso 6: Inscribir los Libros Oficiales
Según el Decreto 019 de 2012, los libros que deben inscribirse son los libros de registro de
socios o accionistas y las actas de asamblea y juntas de socios. En el caso de las entidades
sin ánimo de lucro, los libros que deberán ser registrados son los libros de los asociados,
actas del máximo órgano social y aquellos otros sobre los que la ley establezca esta
formalidad.
Paso 7: Solicitar la Resolución de Facturación
En Colombia, todos los contribuyentes que están en la obligación de expedir facturas
electrónicas, deberán solicitar una resolución a la DIAN para autorizar el rango de
numeración que deben utilizar en sus facturas. Este proceso es fundamental para garantizar
la validez legal de las facturas emitidas y evitar posibles sanciones o multas.
La obligación de facturar electrónicamente es una obligación tributaria que debe ser
cumplida por los sujetos obligados por ley a facturar. Deberán facturar electrónicamente las
siguientes personas:
 Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
 Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a
3.500 UVT.
 Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
 Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con
ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
 Con más de un establecimiento de comercio.
 Explotación de intangibles.
 Usuarios aduaneros.
 Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT
 Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación - RST
Paso 8: Abrir la Cuenta Bancaria
La apertura de una cuenta bancaria para la sociedad que se acaba de constituir será esencial
para el manejo de las operaciones comerciales y financieras de la empresa. Esta permitirá
gestionar las transacciones y controlar las operaciones.
Para el proceso de apertura de una cuenta bancaria empresarial, se requerirá la recopilación
de determinados documentos, como el certificado de existencia y representación legal,
balances iniciales, la composición accionaria de la sociedad, el RUT, entre otros.
Como recomendación, será importante determinar la entidad bancaria donde se realizará la
apertura de la cuenta, teniendo en cuenta los beneficios que ofrecen, como el monto de
apertura y los usos de créditos.

3. ¿QUÉ DEBE CONTENER EL ACTA DE CONSTITUCIÓN?

1. Lugar, fecha y hora de la asamblea de constitución 2. Identificación completa de quienes
se asocien y si se trata de personas jurídicas su nombre, naturaleza e identificación del
representante legal. 3. Una relación de los asuntos discutidos y aprobados por la asamblea,
entre los cuales deberá constar el de la voluntad de constituirse y el relacionado con el
estudio de los estatutos que rijan a la entidad. 4. Firmas de quienes se asocian 5. Firmas del
presidente y secretario de la asamblea (Código de Comercio artículo 189)
ELEMENTOS: En Colombia, usted podría constituir diferentes tipos de sociedades, tales
como Sociedad Limitada, Empresa Unipersonal, Sociedad Anónima, Sociedad Colectiva,
Sociedad por Acciones Simplificada S.A.S., Sociedad Comandita Simple, Sociedad
Comandita por Acciones y Empresa Asociativa de Trabajo.
4. REVISIÓN DE HOMONIMIA EN CÁMARA DE COMERCIO.
La homonimia consiste en indagar si el nombre escogido para identificar la razón social del
negocio o empresa ante el Registro Mercantil no ha sido inscrito antes, debido a que la
CCB no puede registrar un nombre que ya esté inscrito.

5. ELABORACIÓN DE MINUTA DE LA EMPRESA.

¿Qué debe incluirse en las minutas de reunión?

La fecha, hora y lugar de la reunión.

Los nombres de los asistentes y ausentes.
El nombre del anfitrión u organizador de la reunión.
El objetivo de la reunión.
El orden del día de la reunión.
Acta de la última reunión.

6. REGISTRO DE MINUTA DE CÁMARA DE COMERCIO Y OBTENCIÓN

DEL REGISTRO Y MATRICULA MERCANTIL.

Consulta de Nombre.

Consulta de Clasificación por Actividad Económica – Código CIIU.

Consulta de uso de suelo -Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Trámite ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Elaboración del documento de constitución de la sociedad

-Elaboración de la minuta
-Documentación necesaria
-Presentación en la cámara de comercio
-Pago de derecho
-Obtención de derecho
Obtención del registro y matricula mercantil
-Registro mercantil
-Matricula mercantil
-Pago por matricula mercantil
-Recepción del certificado

7. REGISTRO DE LA DIAN Y OBTENCIÓN DEL RUT.

El Rut es un documento esencial para realizar cualquier actividad económica formal y es

requerido para facturación apertura de cuentas bancarias comerciales y trámites ante otras
entidades
-preparación de documentos
-registro en la Dian
-formulario para el Rut
-Presentación del formulario
-obtención del Rut
-verificación de Rut
8. REGISTRO EN LA ALCALDÍA Y PAGO DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
Registrarse en la alcaldía correspondiente
-Reunir los documentos
-Dirígete a la alcaldía de su localidad
-Completa el debido formulario
-Presentación de documentos
-Obtención del registro
-Pago de industria y comercio
-Consulta la tarifa
-Calcula el impuesto
-Realiza el pago
-Declaración anual

9. OBTENCIÓN DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO Y LICENCIA

SANITARIA.

 1 Ve a la municipalidad, en este caso la alcaldía Correspondiente

  2 Entrega tus documentos y verificación de los mismos Brinda al funcionario
todos los documentos indicados en requisitos para que los revise y te indique el
nivel de riesgo de tu negocio.
 3 Paga tu trámite, mirar los respectivos valores En la misma municipalidad, ve a
caja y cancela por derecho a trámite
 4 Presenta los requisitos necesarios para su respectiva licencia Luego de pagar,
vuelve a plataforma y presenta los documentos señalados en requisitos junto al
recibo de pago
 5 Recoge tu licencia de funcionamiento, Si tu negocio es de riesgo bajo o
medio, recibirás inmediatamente tu licencia de funcionamiento, y el funcionario
programará la fecha de la inspección a tu negocio.
 6 Pasa la inspección, Después de 5 días hábiles de obtener tu licencia, recibe al
funcionario en tu domicilio para que realice la inspección de seguridad.
 7 Recoge tu certificado ITSE
Si la municipalidad de tu distrito o provincia clasificó tu negocio como de riesgo bajo o
medio, puedes solicitar su licencia de funcionamiento antes de obtener el Certificado de
Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones (ITSE), siempre y cuando lo tramites en
un plazo máximo de 1 mes. De lo contrario, tu licencia será revocada y no podrás seguir
operando.
La licencia de funcionamiento tiene vigencia indeterminada. Sin embargo, puedes solicitar
una licencia temporal (1 año) si lo requieres. Este permiso es personal e intransferible.

https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Paso-a-paso-
Inscripcion-Pre-RUT-PN.aspx

https://www.ccb.org.co/empresarial/crear-empresa/constituir-empresa/homonimia

https://www.legiscomex.com/Documentos/PROCESOEXPO_PASO2