INFORME ESTADO ACTUAL DE PROYECTOS OFICINA DE SISTEMAS CORTE Agosto 30
INFORME ESTADO ACTUAL DE PROYECTOS OFICINA DE SISTEMAS CORTE Agosto 30
INFORME ESTADO ACTUAL DE PROYECTOS OFICINA DE SISTEMAS CORTE Agosto 30
Contenido
1 CONTEXTO................................................................................................................................... 3
1.1 GTI-G-002 Guía Metodológica para la Gestión de Proyectos de TI..................................... 3
1.2 Procedimiento de Gestion de Proyectos TI (Contenido en la GTI-G-002)........................... 4
1.3 GTI-P-035 Procedimiento para la Gerencia y Control de Proyectos de TI .......................... 5
1.4 Herramienta Ms-Project...................................................................................................... 5
2 ESTRUCTURA DE PROYECTOS ..................................................................................................... 6
3 PARAMETRIZACIÓN DE PROYECTOS MS-PROJECT .................................................................... 8
4 EQUIPO DE MONITOREO Y CONTROL ........................................................................................ 8
5 REGISTRO DE PROYECTOS MS-PROJECT .................................................................................. 10
6 ALINEACIÓN CON PETI .............................................................................................................. 13
6.1 Proyectos Ms-Project vs Proyectos PETI ........................................................................... 13
6.1.1 Alineación .................................................................................................................. 13
6.1.2 Resultados ................................................................................................................. 14
6.2 Metas PETI ......................................................................................................................... 16
6.2.1 Alineación .................................................................................................................. 16
6.2.2 Resultados ................................................................................................................. 17
6.3 Pilares PETI ........................................................................................................................ 18
6.3.1 Alineación .................................................................................................................. 18
6.3.2 Resultados ................................................................................................................. 19
7 TABLERO DE VISUALIZACIÓN DE RESULTADOS ....................................................................... 19
1 CONTEXTO
En la Resolución 779 del 2018, del SENA, en el artículo 1o. se definen las funciones del Grupo Interno de
Trabajo "Planeación, Gestión Administrativa y Gobierno de los servicios de Tecnologías de Información y
Comunicaciones", dentro de las cuales se encuentran la siguiente función:
• Desarrollar las actividades de seguimiento, control y evaluación de los proyectos, programas,
procesos y grupos internos de trabajo propendiendo por la identificación de oportunidades de
mejora.
Por lo cual surge la necesidad de crear y equipo de gestión y control de proyectos (contenido en Grupo de
Planeación, Gestion Administrativa y Gobierno de los servicios de Tecnológicos de Información y
Comunicaciones)
Una vez conformado el equipo se diseña una metodología de Gestion y Control de Proyectos que direccione
a los integrantes del equipo para lograr tener una visión total del estado de los proyectos del PETI. Para ello
se definieron los siguientes documentos:
• GTI-G-002 Guía Metodológica para la Gestión de Proyectos de TI
o Procedimiento de Gestion de Proyectos TI
• GTI-P-035 Procedimiento para el Control de Proyectos de TI
Esta quia establece la Metodología de Gestión de Proyectos TI del SENA, mediante la definición de los
elementos, principios, fases, recursos, roles y actividades que intervienen alineados a los procesos y
procedimientos del SENA y teniendo como referente el Modelo de Gestión de Proyectos de TI (MGPTI)
definido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTic), generando el
Modelo Propio que incluye los 4 dominios del MGPTI
Link de Acceso:
http://compromiso.sena.edu.co/mapa/descarga.php?id=2690
Dentro de la Guía Metodológica para la Gestión de Proyectos de TI se describe el flujo de actividades general
requerido para la Gestion de Proyectos TI en el SENA
1.3 GTI-P-035 Procedimiento para la Gerencia y Control de Proyectos de TI
Adicionalmente se generó un paso a paso descriptivo de las actividades que ejecutarán para la Gerencia y
Control de Proyectos, este documento incluye el uso de las herramientas y los puntos de control.
Link de Acceso:
http://compromiso.sena.edu.co/mapa/descarga.php?id=2748
Con el fin de contar con una herramienta sistemática para el registro de los avances de los proyectos mediante
el proveedor Visón Software, se hace una parametrización de una PWA dentro de Ms-Project online contenido
en el licenciamiento de Office 365 que actualmente cuenta el SENA
2 ESTRUCTURA DE PROYECTOS
En su Plan Estratégico Institucional 2019 -2022, el SENA describe las apuestas y lineamientos institucionales
que le permitirán emprender su camino para ser reconocida como la entidad referente de formación integral
para el trabajo en los próximos cuatro años, y por su valiosa contribución a la empleabilidad, el
emprendimiento y la equidad del país.
El Mapa Estratégico de este Plan se enmarca en 4 perspectivas, a saber: Valor Publico, Procesos Misionales,
Desarrollo institucional y Recursos, y en un total de 15 objetivos estratégicos.
Mapa Estratégico del SENA
El PETI se alinea al Plan Estratégico Institucional a través de los objetivos DI3 y DI4.
La Entidad, a partir de: las bases y fundamentos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo a través del
Pacto por la Transformación Digital del país; el Plan TIC 2018 – 2022; la política de Gobierno Digital; y,
articulándose con las cuatro perspectivas y sus 15 objetivos estratégicos definidos en su Plan Estratégico
Institucional, además de tener en cuenta las prospectivas tecnológicas, la visión de la Oficina de Sistemas y el
análisis de la situación actual; ha identificado los siguientes pilares estratégicos que orientaran la gestión de
las tecnologías de la información y que están contenido en el PETI:
• Fortalecer la formación para la vinculación laboral mediada por las TIC.
• Impulsar la gestión empresarial con el apoyo de las TIC
• Apalancar la transformación del SENA Digital 4.0.
• Habilitar con Tecnologías de la Información la gestión institucional.
Que a su vez se despliegan a través de 7 metas, a las cuales se alinean directamente los proyectos e iniciativas
del PETI
N_PE_01- N_PE_02-
Formación Las TIC N_PE_03- N_PE_04-Habilitar
PILARES PETI
METI06- METI07-
METASPETI
METI03- METI04-
METI01- METI02-Mejorar Preparar a la Apropiación de Fortalecer las
Implementació
Modernización la prestación de Entidad para los METI05- las capacidades tecnologías de la
n de la política
servicios con un Consolidar un institucionales información y las
de la plataforma de Gobierno retos que
de aprendizaje enfoque genera el PND, Sena más digital para el soporte, comunicaciones
Digital hasta el
diferencial a los a través del uso apoyo y que soportan los
virtual con 82% en el índice la
soluciones en la grupos de transformación de las TI. ejecución de servicios y
de grado de
interés de la arquitectura procesos de
nube desempeño digital y la
entidad. empresarial. negocio de la
institucional cuarta
revolución entidad.
industrial
La Herramienta Ms-Project fue parametrizada con 1 Portafolio Transversal de Transformacion Digital, del
cual se desprenden Proyectos, estratégicos, habilitadores y transversales, junto con dos agrupaciones de
proyectos denominadas Programas, Programa de renovación Cultural y Programa de Evolución tecnológica,
las cuales, a su ves cuentan con proyectos de los tres tipos
4 EQUIPO DE MONITOREO Y CONTROL
15 y 30 de Cada mes
2 y 5 de Cada mes Todo el tiempo
Validación y Aprobación
Elizabeth Blandon
Registro en Herramienta Ms-Project de 33 Proyectos, de los cuales 4 de ellos cuentan con fecha de inicio
durante el año 2021, por lo tanto son 29 proyectos objeto de seguimiento y control, los 29 proyectos son
listados a Continuación, junto con el reporte de Avance de la Herramienta Ms-Proyect
Identificador Nombre del proyecto Gerente y Control Comienzo % Avance Septiembre 5
Ms-Project
PJS100017 Implementación y fortalecimiento de servicios ciudadanos Manuel Antonio 2019 0%
digitales GOV-CO Gomez
PJS100029 Adopción de IPv6 Manuel Antonio 2019 45%
Gomez
PJS100009 Contact Center- Konecta Cesar Colorado 2019 76%
PJS100025 Proyecto TIC - Modelo de Operación Adriana Patricia Paz 2019 91%*
Serrato
PJS100026 Interventoría Proyecto TIC Adriana Patricia Paz 2019 91%*
Serrato
PJS100001 Transformación Digital Adriana Patricia Paz 2019 99%
Serrato
PJS100015 Política de gobierno Digital Fase I Adriana Patricia Paz 2019 100%
Serrato
PJS100024 Arquitectura Empresarial Adriana Patricia Paz 2019 72%*
Serrato
PJS100030 Oficina Virtual - Sede Electrónica Manuel Antonio 2020 0%
Gomez
PJS100031 Firma Digital Manuel Antonio 2020 0%
Gomez
PJS100033 MSPI - Gestión y gobierno de la seguridad de la Cesar Colorado 2020 50%
información
PJS100013 Gobierno de datos Angela Forero 2020 11%
6.1.1 Alineación
A continuación se presenta la alineación de los códigos de los proyectos en la herramienta Ms-Project y los
proyectos del PETI
Para aquellos proyectos de vigencias futuras, se hacen dos cálculos, avance por vigencia y avance total del
proyecto, de la siguiente forma:
ID_PRO Nombre Iniciativa AVANCE POR AÑO AVANCE TOTAL PESO VIGENC
Y Q Q Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 PONDER IA
1 2 ADO
6.1.2 Resultados
A continuación se muestra el resultado del estado de los proyectos del PETI, una vez se realiza la alineación
con el Ms-Project
Fuente: Coordinación de Planeación - Grupo de control de proyecto de TI – Oficina de Sistemas
Con corte 30 de Agosto del 2020, se evidencia 6 proyectos del PETI cuyo avance se encuentra entre el 98 y
100% entre ellos están:
• PRY_019 TD Dashboard de Empleabilidad
• PRY_018 TD Cerebro de Competencias
• PRY_017 TD Automatización de Tendencias
• PRY_016 Chatbot Formación
• PRY_007 Desarrollo de la Política de Gobierno Digital Fase I
• PRY_003 Transformacion Digital (2019)
Los Proyectos con Avance mínimo entre el 5 y el 15% son:
• INIC_005 Gobernanza para la Transformacion Digital
• INIC_002 Plan de Cierre de Brechas de TD con 34 iniciativas
• INIC_001 Capilaridad Regional (Cuidad Inteligente)
• PRY_011 Desarrollo de la política de Gobierno Digital Fase II
• PRY_013 Gobierno de Datos
Entre las iniciativas reportadas sin avance se debe mejorar el reporte de los siguientes proyectos, ya que no
evidencian avance en plataforma pero se tiene conocimiento que ya iniciaron
• PRY_012 Habilitar Firma Digital
• INIC_008 SENA Oficina Virtual de Radicación
• INIC_007 Implementación y Fortalecimiento de Servicios Ciudadanos Digitales
Proyecto e iniciativas con reporte en 0% para el 2021:
• PRY_015 reingeniería , modelamiento y automatización de los procesos SENA
• INIC_006 Big data y Ciencia de Datos
• INIC_004 Establecer el modelo de Interoperabilidad interna y externa para los sistemas de
información
Cada uno de los proyectos se encuentran alineados a una o mas metas definidas en el PETI, y su resultado
incide directamente en el cumplimiento de esta.
6.2.1 Alineación
6.2.2 Resultados
De acuerdo con el los % de avance d ellos proyectos PETI, el% de cumplimiento de las metas es el siguiente
La meta con menor grado de cumplimiento es la 02, la cual hace alusión a Mejorar la prestación de servicios
con enfoque diferencial, el % menor de cumplimiento se debe al bajo reporte de 2 de la iniciativa
• INIC_004 Establecer el modelo de Interoperabilidad interna y externa para los sistemas de
información
• INIC_001 Capilaridad Regional (Cuidad Inteligente)
Una vez establecidos los valores de cumplimiento de las metas del PETI, se establece el cumplimiento de los
pilares mediante la siguiente alineación
6.3.1 Alineación
6.3.2 Resultados