DOCUMENTACIÓN POLICIAL

GENERALIDADES, PRINCPIOS Y NORMAS

GENERALES

COMANDANTE PNP Gilmer

TORRES CARRERA
 GENERALIDADES

A. Objeto
Tiene por objeto establecer los procedimientos,
principios y normas que se debe observar en la
formulación y administración de la documentación
empleada en la Policía Nacional del Perú.

B. Finalidad
Determinar los documentos operativos y
administrativos que se emplean en la Policía
Nacional del Perú.
C. Contenido
Normas y procedimientos para la formulación y
administración de los documentos que se utilizan
en la Policía Nacional del Perú.

D. Alcance
Las prescripciones del presente manual son de
aplicación obligatoria en la elaboración y
tramitación de la documentación que se genera
en la Policía Nacional del Perú.
E. Base Legal
1. Constitución Política del Perú.
2. Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo
General.
3. Ley Nº 27806 - Ley de Transparencia y acceso a la
Información Pública.
4. Ley N° 25323 - Ley del Sistema Nacional de Archivos.
5. Decreto Legislativo Nº 1148 (Ley de la Policía Nacional
del Perú) de 10DIC2012, y sus modificatorias por el
Decreto Legislativo N° 1230.
6. Decreto Legislativo Nº 1149 (Ley de la carrera y
situación del personal de la Policía Nacional del Perú),
del 10DIC2012.
7. Decreto Legislativo Nº 1150 (Ley del Régimen
Disciplinario de la Policía Nacional del Perú), de
10DIC2012, y sus modificatorias por el Decreto
Legislativo N° 1193.
8. Decreto Legislativo N° 1182, de 27JUL2015, que regula
el uso de los datos derivados de las
telecomunicaciones para la identificación, localización y
geolocalización de equipos de comunicación, en la
lucha contra la delincuencia y el crimen organizado.
9. Decreto Legislativo N° 1194,del 30AGO2015, que
regula el proceso inmediato en casos de Flagrancia.
10. Decreto Legislativo N° 1214, del 24SET2015, que dicta
medidas de prevención para combatir los Delitos
Patrimoniales relacionados con vehículos automotores
y autopartes.
11. Decreto Legislativo N° 1215, que otorga facilidades a
los ciudadanos para la recuperación de bienes perdidos
o sustraídos de su posesión por la ejecución de
diversos delitos.
12. Decreto Legislativo N° 1219, en materia de
fortalecimiento de la función criminalística policial.
13. Decreto Legislativo N° 1227, que dicta medidas para
regular la entrega voluntaria de armas de fuego,
municiones, granadas de guerra y explosivos, por 90
días a fin de combatir la seguridad ciudadana.
14. Decreto Legislativo N° 1233, que regula la Conspiración
para el delito de Terrorismo.
15. Decreto Legislativo N° 1237, que modifica el Código
Penal, aprobado por el Decreto Legislativo N° 635.
16. Decreto Legislativo N° 1239, que modifica el Código de
Ejecución Penal.
17. Decreto Legislativo N° 1241, que fortalece la lucha
contra el Tráfico Ilícito de Drogas.
18. Decreto Legislativo N° 957 (Nuevo Código Procesal
Penal).
19. Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, del 06AGO2003,
que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia
y acceso a la información Pública.
20. Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM (Texto Único
Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la
información Pública), del 22ABR2003.
21. Resolución Ministerial Nº 0306-92-IN/PNP,
(Reglamento del Sistema Normativo de la Policía
Nacional del Perú), del 17MAR92.
22. Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J, del 31MAY85,
del SNA. Aprobando las normas generales del Sistema
Nacional de Archivo para el Sector Público Nacional.
 F. Definición de términos

1. Abreviatura
Representación de una palabra por una letra inicial o
conjunto de letras que simplifican su escritura.
2. Anexo
Documentación adicional al expediente principal.
3. Antecedente
Acción, hecho o circunstancia pasada que sirve para
comprender o valorar hechos futuros.
4. Autenticar
Acreditar la originalidad de un documento por el
funcionario policial autorizado.
5. Archivo
Conjunto de documentos que la Policía Nacional del
Perú formula en el ejercicio de sus funciones diarias y
que son administrados organizados y conservados
para difundir la información contenida en ellos.
También se designa archivo al espacio físico que se
designa para administrar los mismos.
6. Cargo
Conformidad de la recepción o entrega de un
documento.
7. Clasificar
Evaluar un documento en función a su naturaleza y
contenido.
8. Comparecer
Presentarse ante una autoridad judicial o policial
previa notificación.
8. Dependencia Policial
Unidad orgánica dentro de la Estructura en la Policía
Nacional del Perú.
10. Destinatario
Autoridad o funcionario a quien se dirige el
documento.
11. Documentación Común
De libre acceso a la información pública, con las
formalidades establecidas por ley.
12. Documentación Clasificada
De acceso restringido, se encuentra establecida en el
Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 (Ley de
Transparencia y de Acceso a la Información Pública),
y en las excepciones previstas en la Constitución
Política del Perú y Leyes Especiales; como son:
SECRETO, RESERVADO y CONFIDENCIAL.
13. Documentos Reservados
Aquellos relacionados con la prevención y represión de
la criminalidad en el país, cuya revelación pueden
entorpecerlas. Planes de Seguridad y Defensa de las
Instalaciones Policiales, y movimiento del personal que
pudiera poner en riesgo la vida e integridad de las
personas involucradas o afectar la seguridad ciudadana,
el armamento y material logístico comprometido en
operaciones especiales y planes de seguridad y defensa
del orden interno.
14. Documentación Confidencial
Relacionados con los aspectos disciplinarios del
personal o irregularidades administrativas que por su
gravedad deben ser conocidos únicamente por el
remitente y el destinatario, o por las personas
encargadas que opinar o resolver sobre el particular.
15. Documentación Secreta
Referidos a asuntos de extrema importancia o cuyo
conocimiento indiscriminado podría generar
problemas que afecten a la Seguridad Nacional;
limitando su conocimiento a los comandos
responsables.
16. Gestión Documental
Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organización; permitir la recuperación desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los
documentos valiosos.
17. Encargado
Oficial PNP que asume el cargo o Jefatura hasta
por el lapso de 90 días.
18. Expediente
Conjunto de documentos que pueden ser de carácter
administrativo, policial o judicial que lleva un orden
cronológico.
19. Hoja de Tramite o Registro Único Documentario
Documento único de trámite interno entre los órganos
policiales y no policiales componentes del Ministerio
del Interior, mediante el cual se emite en forma breve
disposiciones y/o acciones que debe cumplir
respecto al documento fuente.
20. Interino
Oficial PNP que asume el cargo o Jefatura hasta por
el lapso de 30 días.
21. Principio
Conjunto de valores, creencias, normas que orientan
o regulan la vida de la organización.
22. Referencia
Origen de la formulación del documento.
23. Sigla
Palabra formada por el conjunto de letras iníciales de
una expresión compleja.
24. Sumario
Resumen, compendio que facilita la localización de la
información.
25. Trámite
Gestión o diligenciamiento que se realiza para
obtener un resultado.
26. Urgente
Documentación que se envía y entrega al
destinatario con preferencia.
27. Muy Urgente
Documentación remitida y entregada al destinatario
al término de la distancia.
 PRINCIPIOS

A. Claridad: La escritura del documento debe ser de fácil

lectura y comprensión por parte del destinatario.
B. Celeridad: Formulación y diligenciamiento oportuno
del documento, que permita ejecutar las medidas o
acciones que sean necesarias o convenientes, para la
toma de decisiones.
C. Coherencia: La formulación del documento debe ser
de manera armónica y lógica, teniendo en
consideración el orden cronológico de los hechos.
D. Concisión: Uso de oraciones simples y cortas,
expresando un solo pensamiento en cada oración,
pueden utilizarse abreviaturas de uso común y que no
ofrezcan dudas o interpretaciones equivocadas.
E. Cortesía: La documentación policial debe traslucir
respeto, afecto y cordialidad.
F. Precisión: Expresión exacta, adecuada y objetiva del
mensaje que se desea transmitir.
G. Formalidad: Se redactan los documentos teniendo en
cuenta las normas, directivas, o formatos para
uniformar su uso.
H. Simplicidad: Documento elaborado con sencillez,
apelando a la brevedad.
 NORMAS GENERALES

A. Documentación Policial
Documentos administrativos de carácter
oficial que se recepcionan, procesan y
diligencian en las dependencias policiales,
para expresar los actos administrativos
derivados del ejercicio profesional,
atribuciones y facultades asignadas por
ley.
B. Clasificación de la documentación
policial

Por su contenido
• Común Por su función
• Clasificada
• Comunes
- Secreta
• Especializados
- Reservada
- Confidencial
 C. Registro de información

Papel
• Bond: A-4 (297 x 210), de 60 a 80 gramos de peso,
para originales.
• Bond: A-4, de 100 gramos a más, para originales
de Resoluciones.

Otros
• Dispositivos de almacenamiento: DVD, CD, USB u
otros.
• Correos electrónicos, preferentemente
corporativos.
 D. Márgenes

• Encabezado : 3.0 cm.

• Margen superior : 3.5 cm.
• Margen izquierdo : 3.5 cm.
• Margen derecho : 2.0 cm.
• Margen inferior : 2.0 cm.
• Pie de página : 2.0 cm.
 E. Fuente

• La denominación de documento se escribirá en letra

Impact, tamaño 16, negrita. Ej.:
OFICIO N° OOO-2016-DIRGEN-PNP/…
MEMO N° 000-2016-DIRGEN-PNP/…
• La fecha, el asunto, la referencia y el cuerpo del
documento deberán escribir en letra Arial, tamaño 12,
sin negrita; el destinatario, con negrita, en el primer
renglón el grado, o profesión, en el renglón siguiente los
nombre -la primera letra con mayúscula- y apellidos con
letra mayúscula; y, a renglón siguiente, el cargo, con
letras mayúsculas. Ej.:
SEÑOR : Coronel PNP
Juan PÉREZ PÉREZ
DIRECTOR DE CRIMINALÍSTICA PNP
 F. Estructura del documento

1. Encabezamiento
a. Membrete
Identifica a la dependencia de origen del
documento.
b. Logotipo institucional
Es la información básica que se consignará
en todos los Oficios, en la parte del
encabezado.
El membrete en la hoja A-4, se colocará a 1
cm., según el ej.:

Logotipo a usar:
c. Año oficial
Se consigna en el encabezado del
documento de atención (Oficio), entre
comillas, de manera centrada, e
inmediatamente del logotipo oficial, en letra
calibri, tamaño 10, centrado, cursiva,
interlineado normal.

d. Lugar y fecha
Se consigna en el lado superior derecho en
la primera página o al término del
documento en el lado inferior derecho,
según corresponda.
e. Denominación
Comprende el tipo de documento, número
correlativo, año y siglas de la dependencia
(Gran Unidad/Unidad-Subunidad). Letras
mayúsculas, subrayadas, y ubicadas en la
parte superior céntrica o lado izquierdo del
documento, según corresponda.

f. Destinatario
Empieza con la palabra “Señor(a)”, a
continuación indicar el grado policial, militar,
profesión y título honorífico, según
corresponda; el nombre del destinatario,
luego el cargo a quien se dirige el
documento.
g. Asunto
Texto resumen, concreto y claro, que
exprese el contenido del documento.

h. Referencia
Es el documento o la disposición que
origina la formulación del mismo (si lo
hubiera), expresado con la abreviatura
“REF.”
2. Cuerpo
Contiene el detalla de la información sobre
determinado hecho o circunstancia, el mismo
que constará de uno o más párrafos.
Redactar en letra Arial, tamaño 12, espacio
simple, márgenes justificados. En la redacción
se utilizara la secuencia americana, es decir, los
párrafos que constituyen el cuerpo se
identificarán mediante número o letras,
seguidos de un punto y dos espacios, en la
forma que se indica a continuación:
I. ………..
A. ……….
1. ………
a. ………
(1) ………
(a) ………
1 ………
a ………
• ...........
• ………
• ………
2. Término
a. Firma
Se suscribe con tinta de bolígrafo de color
negro, en el lado derecho inferior del
documento, a 04 espacios verticales debajo
del cuerpo o fecha del documento.
En los casos de uso de la firma escaneada,
deberá ser autorizada por el titular,
únicamente para documentos de
conocimiento inmediato del comando. Ej.:
Nota Informativa.
b. Post firma
Se usará digitalmente preferentemente, se
coloca debajo de la firma, separada por un trazo
horizontal, contiene la identificación del firmante:
categoría, número de carné de identidad,
nombres y apellidos, grado, cargo, Unidad
acompañado en la parte izquierda, según
corresponda. Se colocará en el medio de la
frase de despedida o fecha, según corresponda
(Dios guarde a Ud. O fecha). Ej.: Sello digital.

Dios guarde a Ud.

c. Sello redondo
Se usará digitalmente, utilizado según los
casos establecidos.
d. Distribución
Se consignará en la pare inferior izquierda
del texto del documento. Indica las
dependencia policial a donde ser remitirán,
según corresponda. En letra arial 8, la
palabra distribución en mayúscula y
subrayada, el contenido en letra Arial 7; y, en
la parte final, consignar el total de las
distribuciones. Ej.:
e. Siglas de identificación
Constituida por las letras iniciales del
nombre y apellidos de quienes participan en
la formulación del documento: en letras
mayúsculas, para los Oficiales; y,
minúsculas, para los Suboficiales,
separados por diagonales, ubicada al final y
al lado izquierdo del documento. Letra Arial
9, consignándose en el lado inferior
izquierdo, a la altura de la firma y post firma
del documento. Ej.:
ABC/xyz.
ABC/FGH/ccc.
4. Pie de página
Contiene información y datos de la Unidad, se
anotan a 1.70 cm. Del final de la página, en un
espacio separado del resto del texto.
Preferentemente se uso en los documentos de
atención (Oficios). Utilizar Arial narrow 8,
espaciado simple, indicando dirección de la
Unidad que general el documento; en el
siguiente renglón, medios de comunicación
(teléfono, NEC, correo electrónico), separado
por un subrayado del texto. Ej.:
La numeración del documento se realizará a
partir de la segunda página, ubicándose en el
margen inferior derecho. Ej.:
 G. Suscripción del documento

El documento que se genera en las dependencias

policiales, debe ser firmado por el titular del cargo; sin
embargo, en casos excepcionales puede firman
quien sigue en el comando, con su propia post firma,
en las situaciones siguientes:
1. Por “ausencia temporal” del titular de la
Dependencia, con su conocimiento y autorización,
hasta por un lapso de 24 horas.
2. Por “ausencia prolongada” del titular de la
Dependencia (vacaciones, permiso, enfermedad,
comisión, otros) con designación expresa mediante
Memorándum del inmediato superior, agregando la
frase encargado “(e)” por un periodo mayor a 30
días y menor a 90 días o “interino (i)” hasta por un
lapso de 30 días, a continuación del cargo, según
corresponda. Ej.:
SECRETARIO GENERAL PNP (e)
SECRETARIO GENERAL PNP (i)
3. Por ausencia del titular, por razones de
emergencia o fuerza mayor.
4. Por fallecimiento del titular de la Dependencia
 H. Características de los sellos

1. Sello membrete
Tiene la forma rectangular, de 07 cm. x 2.5 cm. En la
parte superior, contiene el Sello del Estado (1,3 X 1,2
cm), seguido de la palabra POLICÍA NACIONAL DEL
PERU (Arial 8, negrita) GRAN UNIDAD, UNIDAD y
SUB UNIDAD (Arial 6, negrita), colocado en el ángulo
superior izquierdo en la primera página, sin considerar
los márgenes.
2. Sello redondo
Tiene un diámetro de 3.0 cm. Está constituido por dos
círculos concéntricos: en la parte superior, la
inscripción “POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ”; y, en la
inferior, el nombre de la Gran Unidad o Dependencia
Policial de origen, dentro del círculo mayor; y, en el
círculo menor, el Escudo Nacional.
Se usa en los casos siguientes:
a. Si el documento contiene más de dos hojas, se
debe estampar el sello redondo al centro del
margen izquierdo de las páginas, con
autenticación del instructor, excepto la última
página.
b. El “ES CONFORME”, se sitúa al lado izquierdo,
debajo de la firma del instructor y será firmado
por el Superior Jerárquico inmediato,
acompañado del sello redondo.
c. Se estampará el sello redondo en el reverso de
los sobres como medida de seguridad en las
junturas en forma equidistante.
d. Para autenticar las fotocopias de la
documentación, se estampará el sello redondo
en la parte central del margen izquierdo de cada
página, a excepción de la última página que se
estampará el sello y firma del personal que
autentica el documento.
3. Sello de visación
Tiene un diámetro de 2.0 cm. Está constituido
por un círculo concéntrico, en la parte superior la
inscripción “POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ”,
en letra arial 7; y, en la inferior el nombre o
siglas de la Dependencia Policial de origen, en
letra arial 6. En el medio, en forma vertical,
colocar en mayúscula la primera letra del primer
nombre del Director o Jefe de la Unidad, seguido
en mayúscula de su apellido paterno, a
continuación la primera letra del segundo
apellido, debajo el grado, en letra arial 6.
Se usa en los casos siguientes:
a. Dar visto bueno en los proyectos de
resoluciones, irá al lado izquierdo de la
resolución, en todas las páginas antes de la
firma de la autoridad competente.
b. Dar visto bueno a los convenios, manuales,
entre otros, irá al lado izquierdo de los
convenios, en todas las páginas, antes de la
firma de la autoridad competente.
4. Sello de clasificación
De forma rectangular, indica la categoría de
seguridad del documento y se confecciona con
letras mayúsculas, tiene la forma rectangular
con medidas de 1,3 cm x 7,0 cm. de altura o en
letra arial 22 negrita con marco color rojo grueso
(2 ¼ punto). La clasificación será “SECRETO,
RESERVADO y CONFIDENCIAL”.
Se ubica en la parte central superior e inferior de
cada página del documento y de los sobres, a un
(01) cm. del borde de la página. DIGITAL.
 SECRETO

RESERVADO

CONFIDENCIAL
5. Sello de prioridad
De forma rectangular, sirve para determinar la
prioridad del documento, se confecciona con
letras mayúsculas, tiene la forma rectangular
con medidas de 1,3 cm x 7,0 cm. de altura o en
letra arial 22, negrita, con marco color negro
grueso (2 ¼ punto). Se ubica en la parte
superior derecha de la primera página del
documento y en la parte superior céntrica de los
sobres. Su clasificación será de “MUY
URGENTE” (al término de la distancia) o
“URGENTE” (dentro de las 24 horas). DIGITAL.
MUY URGENTE

URGENTE
6. Sello de recepción
Sello de jebe rectangular, de 6.0 x 4.0 cm. En la
parte superior, contiene la denominación
“POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ”, con letras de
5 mm; debajo, con letras de 3 mm, el nombre de
la dependencia; a renglón seguido, la
denominación “OFICINA DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO” o “MESA DE PARTES”, en
letra imprenta de 5 mm; debajo, se escriben la
fecha de ingreso, hora, número de registro,
quien recepciona, firma, post firma (manuscrito)
y folios. Se estampa con tinta negra en el
margen inferior izquierdo, en el original, copia o
cuaderno de cargo, según el caso.
7. Sello de post firma
Identificación rubricada del personal policial que
formuló el documento. Consta, en la parte superior,
de una línea horizontal de 4 cm; debajo, se
consigna la categoría, con las letras “OA” para
Oficial de Armas, “OS” para el Oficial de Servicios,
seguido de un guion y el número de carné de
identidad; debajo, el nombre y apellidos; a renglón
seguido, el grado; y, finalmente, el cargo.
Para el personal de Suboficial de Armas con la
letra “SA” y para Suboficial de Servicios “SS”,
seguido de un guion y el número de carné de
identidad; debajo, el nombre y apellidos; a renglón
seguido, el grado; y, finalmente, el cargo, si fuera
el caso.
Para el personal de Empleados Civiles se
consignara “EC” seguido del nivel que le
corresponde seguido de un guion y el número de
carné de identidad, debajo el nombre y
apellidos, a renglón seguido el grado y
finalmente el cargo si fuera el caso.
 I. Normas para redacción de la
documentación

1. La terminología a utilizarse será objetiva, precisa,

concisa, clara y sencilla.
2. Se emplearán las reglas ortográficas y
gramaticales correspondientes.
3. Se usarán las siglas y abreviaturas normadas por
la institución. De ser necesario abreviar otras
palabras, se consignará en la primera mención el
nombre completo seguido de la abreviatura entre
paréntesis y en las veces siguientes sólo la
abreviatura correspondiente.
4. El contenido del documento debe redactarse en
tercera persona, exceptuándose la Solicitud, el
Memorándum y Oficio que se formulará en primera
persona, al igual que las respuestas de la
manifestación o entrevista.
5. La documentación interna, según corresponda, si
está dirigida a un superior jerárquico, deberá utilizar
términos respetuosos, iniciándose con la frase “Tengo
el honor de dirigirme a Ud.,” si está dirigido a un
efectivo policial de igual graduación deberá utilizar la
frase “Tengo el agrado de dirigirme a Ud.,” y si está
dirigido a un efectivo de menor graduación deberá
utilizar la frase “Me dirijo a Ud.,” con relación a la
documentación externa dirigida a otras entidades
ajenas a la Institución se iniciará con la frase “Es
grato dirigirme a Ud.,”
6. En el destinatario del documento se deberá
consignar el grado policial o militar, profesión o
título honorífico (minúscula a excepción de la
primera letra y las siglas que son en mayúscula),
nombres (minúscula a excepción de la primera
letra que es mayúscula) y apellidos (en
mayúscula), así como el cargo que desempeña
en mayúscula.
7. Las cantidades numéricas consignadas en el
documento, se escribirán en letras mayúsculas,
seguidas de la cantidad en números arábigos
entre paréntesis a excepción de la fecha, número
de documento y la numeración de los párrafos.
8. La indicación de la fecha y la hora en el
contenido de los Planes y Órdenes de
Operaciones, se hará empleando dos dígitos
para la fecha, cuatro dígitos para la hora,
seguidas de las tres primeras letras en
mayúsculas del mes y los cuatro dígitos del año.
Cuando a la fecha, hora o minuto le
correspondiera un solo dígito, éste irá precedido
de un cero.
 J. Empleo de los anexos

Se usarán anexos, cuando sea necesario adicionar

información al documento, constituyendo parte del
documento principal y son enunciados en números
arábigos, ej.: 1, 2, 3,…; enumerándose cuando exista
más de un anexo; en caso se requiera ampliar un
anexo con datos complementarios se emplearán
APÉNDICES, designándose con el número del anexo
y letra mayúscula del alfabeto, ej.: 1A, 1B, 2A.
 K. Foliación de los expedientes

Es numérica a manuscrito en el ángulo superior

derecho de cada página del expediente de adelante
hacia atrás, en números arábigos y sin
enmendaduras.
Este ordenamiento será en estricto orden cronológico
permitiendo que el folio N° 01 que corresponde al
documento fuente o base, se encuentre en la parte
superior del expediente agregando detrás de él los
demás documentos según corresponda.
 L. Numeración de documentos

Se empleará cuando el documento contenga más de

una página y es realizada en la parte inferior derecha,
en números arábigos, impreso en pie de página,
consignando la numeración parcial y total de las
páginas, exceptuándose la primera página. Ej.: 02-
10,….,10 -10.
 M. Organización del expediente

Los documentos que van formando parte de un

expediente, se ordenarán tomando como base el
primer documento que dio origen, seguido de los
otros, conforme se vayan formulando; este
ordenamiento permitirá que el folio N° 01
corresponda al documento base, permitiendo esta
secuencia mantener un orden cronológico.
 N. Sistema informático de trámite

Sistema informático administrativo que asigna a todos

los documentos de los órganos policiales y no policiales
un único código o número de identificación mediante la
Hoja de Trámite (HT) o Registro Único Documentario
(RUD) que permite realizar procedimientos de
derivación, respuesta, archivo, consultas, reportes,
entre otros, en el diligenciamiento de los expedientes.
El Sistema de Tramite Documentario Digital llámese
Sistema Integrado de Gestión de Expediente (SIGE) u
otro sistema similar son de uso obligatorio para todas
las dependencias policiales.
El sistema informático de tramite documentario
genera un documento denominado H/T o RUD, el
cual es utilizado para registrar todos los
movimientos del trámite documentario y dar las
indicaciones correspondientes respecto al
procedimiento a efectuarse en el expediente vía
sistema.
Las H/T u Hoja de Ruta, no son parte del expediente
en curso, por lo tanto debe encontrarse en la parte
superior de cualquier expediente para su recepción
y tramitación.
El uso correcto del Sistema Informático de Trámite
Documentario se encontrará normado por la
Directiva y Manual de Usuario respectivamente.
 O. Uso y rotulación de sobres

1. Anverso
a. Angulo superior izquierdo: el membrete.
b. Parte superior derecha a 3 cm del borde: a
manuscrito o impreso la palabra “CONTIENE:
TIPO DOC., N° DOC., AÑO, SIGLAS).
c. Parte central con simetría: la palabra
“Señor:”, seguido del grado o título, siguiente
renglón nombre y apellidos, renglón siguiente
el cargo del destinatario y a dos espacios
debajo del anterior, la dirección con el lugar
de destino.
d. En la parte céntrica superior e inferior a dos
(02) cm de los bordes, deberá ir el sello de
clasificación según corresponda.
2. Reverso
Se coloca el sello redondo en la parte céntrica y
a los extremos en forma equidistante, para dar
seguridad al cierre del sobre.
 P. Proveídos

Documentos de trámite interno en la Dependencia

Policial, no son parte del expediente principal y son los
siguientes:
• Decreto.
• Devolución.
• Elevación.
• Pase.
Cuando el expediente cuente con una hoja de tramite
(H/T) no se redactaran los proveídos, debido a que
continuara con la H/T el trámite respectivo colocando
las acciones a seguir respecto al documento fuente en
el sistema de trámite documentario.
 Q. Remisión de documentación
clasificada

Para la remisión de documentos clasificados se

empleará doble sobre. Sólo en el primer sobre externo
que contiene el documento se colocará el sello
correspondiente.