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GESTION DE COMPRAS

Lic. Adm Walter L. Rodríguez Sánchez 2022- www.senati.edu.pe

 OBJETIVOS DE LA SESION N° 02

• Identificar y administrar el flujo de la información de proveedores

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 Departamento de compras

• Proceso de Compras: Marco conceptual.

• Personal, organigrama del área de Compras.
• Objetivos.
• Funciones.
• Políticas.
• Información que recibe.
• Información que procesa: Fuentes de abastecimiento.
• Información que transmite

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 ¿Qué es el departamento de compras?

El departamento de compras es el conjunto de profesionales que se encargan de

adquirir las materias primas, productos semi-acabados y servicios necesarios para el
funcionamiento de la empresa. Por tanto, se trata de un área clave para garantizar el
éxito y la optimización de todas las fases sucesivas en la cadena de suministro.

Aunque la misión de este departamento tendemos a asociarla únicamente a la

compra de materias primas, herramientas o suministros, lo cierto es que las funciones
y objetivos del departamento de compras abarcan mucho más. Detrás hay un serio
trabajo administrativo, se debe cuidar la relación con los proveedores, evaluar los
precios y gestionar todo el proceso hasta llegar a la fase de producción con el mayor
control posible.

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 ¿Cuál es el objetivo principal del
departamento de compras?
Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa, a
buen precio y en buena calidad. Esa es su misión.

Aunque son varias las funciones del departamento de compras, el objetivo primordial
del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se
subcontraten, los repuestos, etcétera, tengan una continuidad evitando, así, posibles
roturas de stock. Siempre que se cumpla esta condición, el objetivo principal que
cualquier empresa pretende conseguir no es otro que reducir el costo final de los
productos. Además, los otros objetivos que detallamos a continuación harán que
aumente el éxito del departamento de compras en cualquier empresa. Pero, luego lo
veremos.

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 En la gestión de compras lo que más se prioriza es controlar el costo de los
bienes y servicios. Conseguir que estos se reduzcan puede suponer un aumento
en la productividad y, por consiguiente, una mayor rentabilidad de las
operaciones. Es por esto que cobra un importante valor el hecho de realizar
evaluaciones del precio de manera constante para ver si se están recibiendo los
materiales al mejor precio posible.

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 Principales tareas del Jefe de compras:
• Establecer metas a alcanzar para cada periodo y diseñar el presupuesto.
• Planear todas las actividades que va a realizar su departamento.
• Controlar e informar.
• Transferir la documentación respectiva al departamento de administración.
• Recibir las solicitudes de material de empaque, repuestos y demás suministros que
se requieren para el normal desenvolvimiento de la empresa;
• Buscar los proveedores que más se adapten a los requerimientos de la compañía y
analizar las ofertas de estos para poder seleccionar el más indicado.

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 ¿Qué relación tiene la gestión de compras y la
logística?
Ahora que ya sabemos exactamente lo que significa el
departamento de compras y su gestión, tienes que
conocer qué relación guarda con la logística o en qué
se diferencian. Y es que ya de por sí las cadenas de
suministros continúan generando una gran confusión
entre los profanos en la materia. No es para menos,
pues se trata de una cuestión de gran complejidad en
la que se hallan implicados actividades y procesos
que, a su vez, son también complejos.

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 ¿Cuáles son sus diferencias?
A diferencia de la gestión de
compras, la logística está
relacionada con la distribución de
productos y/o servicios. El modo en
que gestionemos dicha distribución
desde su expedición hasta su
recepción dependerá de la gestión
logística. Aquí se incluye el diseño y
ejecución de estrategias de
distribución o la evaluación de la
satisfacción de los consumidores

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 ¿Cómo se relacionan la gestión de compras y logística?

La logística implica también la gestión de stocks, lo cual depende, a su vez,

de la gestión de compras, cuyo departamento debe hacerse con los bienes
y servicios que precisa la empresa y tiempo y forma para garantizar el
abastecimiento necesario.

Así que, este sistema de compras comprende, por una parte, una función
de adquisición y, por otra parte, de apoyo al resto de operaciones. En lo
que respecta a esto último, el departamento de compras también debe
dedicarse a integrar sus flujos de trabajo para asegurarse que el producto
llega al consumidor. Para ello, deberá mantener una comunicación
constante con los operadores del área logística y obtener la información
que ellos generan.

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 ¿Cuál es la estructura del departamento de compras?
Para empezar, la manera en la que esté estructurada una empresa a nivel organizativo es
fundamental para favorecer el desarrollo de trabajo. Es por esto que hay que definir
claramente cuál es la posición del departamento de compras en la estructura
organizacional de la compañía, así como su relación con los demás departamentos. Así
algunas tareas podrán estar centralizadas y otras descentralizadas, pero lo más
recomendable es que esta estructura se defina por un principio de sencillez y de
flexibilidad.

Lo más idóneo es que esta estructura esté orquestada de la manera más horizontal
posible, de manera que el trabajador no perciba una cadena de mandos y control
demasiado larga, ya que así habría demasiadas reglas, trámites y limitaciones. Esto es lo
que debemos evitar, ya que no se puede perder de vista los fines que persigue este
departamento.
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 El mejor modo de llevar a cabo las funciones del departamento de compras con
eficacia es que esté en continua coordinación con los flujos comerciales de la empresa,
de manera que se pueda planificar las compras necesarias y detectar los cambios en el
mercado. Para ello, el intercambio de información y la transparencia en cada una de las
etapas y de los departamentos de la cadena de suministro son claves.

Por tanto, para que el funcionamiento del departamento de compras sea

verdaderamente productivo, debe asentarse en él una adecuada interiorización de su
jerarquía y estructura, pues debe concebirse como un nexo entre la fábrica y los
proveedores externos. Esta gestión puede suponer reducir los costos de producción de
manera considerable, por lo que el trabajo de control, gestión y organización es muy
importante en este departamento.

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 Así es como en la estructura interna del departamento de compras se coordinan
todas sus tareas, especificando sus diferentes fases: preparación de ofertas,
investigación de mercado, identificación y selección de proveedores (para lo que se
precisa de un proceso de negociación de compra fundamental), emisión del pedido y
seguimiento y control de la compra.

A su vez, el departamento de compras puede componerse de distintas delegaciones

en función del tipo de compra a realizar. De este modo, debemos distinguir entre el
departamento de compras de materias primas del de productos de consumo interno
(por ejemplo, materiales de oficina o de mantenimiento), así como de la delegación
de compras de bienes de equipo (todos aquellos de naturaleza técnica que son
necesarios para el proceso de fabricación).

Todos los bienes y recursos adquiridos se almacenan en el almacén, para que sean
posteriormente repartidos por los departamentos requeridos.
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 ¿Qué funciones tiene el departamento de compras?

Además de la negociación con los proveedores

y hallar la mejor estrategia para reducir los
costos, ¿qué otros aspectos debemos
considerar dentro de las gestiones de las que
se responsabiliza este departamento?

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 Garantizar que se cumplan los plazos de entrega
Muchas veces hay imprevistos que hacen que se incumplan los plazos
de entrega, lo cual suele generar pérdidas en la empresa que en
ocasiones resultan incalculables. Los tiempos de producción se alargan,
el stock se reduce y todo ello interfiere en los plazos de entrega de la
distribución de mercancías. Es por ello que resulta imprescindible
gestionar estos incumplimientos, de manera que en el caso de que
ocurran, las pérdidas dañen a la empresa y a su relación con los
clientes lo menos posible.

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 Análisis de precios
Se deben evaluar los precios cada vez que se adquieren los productos. Esta función
está vinculada con la negociación de proveedores y el objetivo de reducir costes
siempre que sea posible. Comprar a un precio muy elevado repercutiría
considerablemente en la rentabilidad de la empresa.

Sin embargo, hay que comprar las materias que garanticen el cumplimiento de
calidad requerido para satisfacer a los clientes, tratando de hallar un equilibrio
entre el departamento de compras y el departamento de ventas.

Por tanto, el análisis de precios debe ir acompañado de lo que se conoce como

compra estratégica.

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 Encargarse del aprovisionamiento de materiales
Uno de los roles más importantes es encargarse de aprovisionar todos los
materiales necesarios para poder cumplir con las tareas marcadas. En este punto
se contemplan tanto maquinarias como materiales, es decir, todo lo que de una
manera u otra interfiera en la creación de los productos.

Además de ello, se encargan de que el almacén de dichos productos se realice de

una manera lógica, que sea fácilmente entendible y, por supuesto, que guarde una
buena relación de productos en stock. Este último punto es de vital importancia
para estar siempre abastecido y no propiciar una rotura de stock. Eso sí, todo ello
sin generar un sobre coste asociado a los costes de almacenaje del stock.

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 Para un correcto aprovisionamiento de materiales
podemos recurrir a numerosos sistemas de
automatización con los que podamos hacer frente a las
demandas de los clientes de una manera más controlada.
La razón es que como responsables del aprovisionamiento
en la cadena de suministro hay que procurar el mejor
servicio a un coste inferior, en la calidad prometida y
teniendo en cuenta las correspondientes previsiones de
las ventas y el trabajo de los demás departamentos.

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 Controlar la gestión documental y administrativa de las compras
Así mismo, es preciso asegurar que todo el producto adquirido cumple con los
estándares precisos y con la política de compras de la empresa.

En cada compra el departamento debe encargarse de un control documental,

esbozando los protocolos que pueda agilizar el proceso. No solo es un proceso
importante para cumplir con los objetivos de la empresa, sino también para la
elaboración de informes periódicos en los que se detalle la gestión de compras y la
justificación de todas sus actividades.

Todo ello debe ir de la mano de una adecuada digitalización y la implantación de una

solución tecnológica adecuada que reduzca el margen de errores y automatice los
flujos documentales.

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 Integrar el departamento de compras al resto de departamentos
• Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los
pedidos de material, las entradas y las salidas.
• Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos
departamentos.
• Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas para saber cuál es la
demanda de mercado y estimar el gasto en cuanto a la adquisición de materiales.
• Finanzas. También debe haber una coordinación con el departamento contable. Es
fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación
del capital de trabajo que se requiere.
• Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es
fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. Este debe
estar convenientemente cualificado y distinguir diferentes tipos de perfiles (gerente
de compras, comprador, asistente administrativo,…).
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 El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las empresas, y
las decisiones que toma este departamento son fundamentales para el correcto
funcionamiento de dichas empresas. Por ello, es de vital importancia plantear un
diagrama de flujo del departamento de compras que abarque todo el proceso y que
deje claro todos los pasos a seguir. De esta forma, y gracias al diagrama de flujo del
departamento de compras, se conseguirá una estructura más clara y definida y una
mejor gestión de compras, del tiempo y los recursos, con el impacto que esto puede
tener también sobre los costes del departamento.

En definitiva, la gestión de compras pasa por una serie de responsabilidades cuyo

objetivo reside en que la negociación con proveedores sea lo más excelente posible
para las dos partes. De esta forma, logramos generar valor tanto para los agentes
que intervienen dentro de la empresa como para aquellos que lo hacen de manera
externa.

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 Negociación con proveedores, pieza clave en
el departamento de compras

Que los proveedores son de suma importancia para la prosperidad de una

empresa no es algo que pasa desapercibido. Un preciso funcionamiento de
las operaciones que se dan en el suministro de materias primas pasa por una
buena negociación con proveedores: tomar bien las riendas para llegar a un
acuerdo satisfactorio e identificar las mejores oportunidades.

El departamento de compras será el encargado de que las relaciones con los

proveedores sean exitosas o no. Hay que intentar escuchar a los proveedores
y saber llegar a un acuerdo que nos permita negociar el mejor precio posible.

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 Las buenas relaciones propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a nosotros
en caso de que los materiales que necesitemos escaseen y los demanden varias
empresas. En este punto es imprescindible realizar una buena negociación con
proveedores, ya que esto ayudará al mejor funcionamiento de la empresa en general,
consiguiendo un departamento de compras más eficiente y eficaz.

• Estudia tus fortalezas y valor como clientes para desarrollar tu negociación.

• Busca las mejores alternativas para reducir el coste e infórmate sobre las demás
ofertas.
• Crea un equipo de negociación con el que dirigir tus técnicas negociadoras y actuar
con mayor rapidez y resolución.
• Accede al control del proceso: Conoce cómo será entregado el producto y las
condiciones de pago.

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 ¿Cómo gestiona el departamento de compras
la negociación con proveedores?
• Evaluar y elegir a los proveedores más adecuados. Hay que investigar y
seleccionar a aquellos vendedores que se ajusten más a sus necesidades dejando
de un lado los asuntos personales. El departamento de compras debe entender
de todas y cada una de las actividades que se realicen en la empresa, pues será
el encargado de comprar desde los ordenadores para la oficina hasta el material
necesario para fabricar los productos que la empresa ofrece.

• Revisa especificaciones. Es responsabilidad del departamento de compras exigir a

los proveedores unas especificaciones en los productos que van a adquirir, y por
supuesto también será su responsabilidad controlar que se cumplen.

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 • Ser el contacto directo con los proveedores. Ningún otro departamento ni
responsable debe contactar con un proveedor a no ser que pase antes por la
aprobación del departamento de compras. Esto es así porque nadie más que este
departamento conoce las condiciones, los días de entrega y los precios que se han
acordado con ese proveedor. Además, es tarea del departamento de compras
conocer cómo están los inventarios de materias primas para que no se llegue a la
situación de tener que pedir de forma repentina algún material, sino que siempre
debe prever y avisar al proveedor con antelación.
• Adjudicación de contratos a proveedores. Dentro de la negociación con
proveedores el departamento de compras debe llegar a un acuerdo contractual con
ellos y velar y controlar que estos se cumplen en todas la operaciones que se
realicen con dicho proveedor. Del mismo modo, el departamento de compras será
el responsable de determinar de qué modo se van a adjudicar estos contratos o
cuántos proveedores va a requerir.
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