Proceso de Presupuesto,

Contabilidad y Tesorería
Tercera Unidad
CONTABILIDAD PATRIMONIAL Y MATRICES
CONTABLES DECONVERSIÓN AUTOMÁTICA
El SICOIN WEB es un sistema integrado, porque permite relacionar y convertir registros de
tipo presupuestario o de tesorería en registros contables. El enfoque principal de este
documento radica en la relación presupuesto, tesorería y contabilidad.
Al realizar registros de transacciones presupuestarias de ingresos o egresos, el sistema
reconoce sus efectos en la contabilidad patrimonial. A la vez, cuando se realiza la
percepción de ingresos (cobros) o se realizan pagos el sistema reconoce sus efectos en la
contabilidad patrimonial.
En la unidad anterior se hizo referencia de algunos procesos previo al registro de la
ejecución presupuestaria, demostrando que al realizar registros de la ejecución a través
de los CUR de ingresos o egresos, deben estar definidos los clasificadores presupuestarios,
la formulación presupuestaria y las cuotas de pago.
Así mismo, debe estar predefinido el plan de cuentas contable, otros clasificadores
propios de contabilidad y la estructura que permita al ejecutar el presupuesto de ingresos
o egresos y realizar los recaudos o pagos correspondientes, el registro automático de la
contabilidad patrimonial.
A partir de este punto se abordará el tema de registro presupuestario y recaudos o pagos,
contemplando la integración de la ejecución presupuestaria y financiera con la
contabilidad patrimonial.
Para entender este proceso debe conocerse previamente algunos clasificadores
necesarios para realizar los registros contables.
 Clasificadores Contables
 Los clasificadores contables constituyen el ordenamiento de los datos de interés
para el registro contable que permiten resumir, consolidar y agrupar transacciones
contables en SICOIN WEB.
 Clasificador de Clases de Registro Contables
 Esta clasificación permite diferenciar tipos de registros contables, con la finalidad
de diferenciar el origen y características de los registros. Por ejemplo, hay registros
contables automáticos que son los emitidos automáticamente desde la contabilidad
presupuestaria, y registros contables manuales elaborados directamente en la
contabilidad patrimonial.
 Dependiendo de su origen o cualidades en el registro, reciben nombres que en el
sistema se reconocen con abreviaturas.
 Generalidades de la Contabilidad Patrimonial:
 La contabilidad patrimonial se alimenta a través de registros contables
automáticos generados por la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos. Y
por otro lado, a través de registros directos en la contabilidad patrimonial
llamados extra presupuestarios.
 En el siguiente cuadro se identifican los registros contables de acuerdo a su
origen:
Registros Contables Automáticos
 Los registros contables automáticos pueden ser:
a. Originados desde la ejecución presupuestaria de ingreso o egresos en el momento del
devengado.
b. Originados en el momento de percibido o pagado de los CUR de la ejecución
presupuestaria de ingresos o egresos.
El momento del devengado de un CUR presupuestario de ingresos o egresos permite la
integración entre el presupuesto y contabilidad patrimonial. Los momentos presupuestarios del
recaudado o pago de un CUR presupuestario de ingresos o egresos permite la integración entre
tesorería y contabilidad.
Registros Contables Extra-presupuestarios
Estos comprobantes contables reciben el nombre de
comprobantes contables extra presupuestarios, porque nacen
fuera del presupuesto.
Son registros que no se originan en la ejecución del presupuesto
pero que si inciden en la gestión o situación económico –
financiera entre los cuales se pueden mencionar los
movimientos de fondos de terceros, constitución o reposición
de fondos rotativos, reclasificaciones contables, entre otros.
De acuerdo a su finalidad, todos los registros contables sean
originados desde la ejecución presupuestaria, desde tesorería o
los registros extra-presupuestarios reciben nombres específicos
y sus correspondientes abreviaturas, para facilitar su ubicación
y diferenciación en el sistema.
 Los datos necesarios para hacer un registro contable extra
presupuestario en el sistema son: Datos generales: entidad,
fecha de registro, número de asiento contable, documento de
respaldo y número, fecha de aprobación y clase de registro
contable. En el detalle: se define el asiento contable o partida
doble, formados por cuenta contable de mayor, sub cuentas de
primero y segundo grado, auxiliares contables que procedan,
monto y totales.
 El formato del registro contable debe contar con firmas
electrónicas y funcionarios responsables, las cuales son
generadas automáticamente desde el momento que se aprueba
la transacción contable. Esta aprobación es el proceso que
permite que el registro surta efectos en la contabilidad, mientras
un registro no este aprobado, no surte efecto contable.
 Si la clase de registro contable amerita pago, debe quedar
registrada la firma electrónica del funcionario responsable que
emite una instrucción de pago.
1 Integración Presupuesto - Contabilidad
La matriz de presupuesto a contabilidad
permite la comunicación de datos entre
presupuesto y contabilidad. Surte efecto
cuando se realiza un registro
presupuestario de ingresos o gastos en el
momento del devengado. Permite
convertir la ejecución presupuestaria de
forma automática, en registros contables.
Por tanto, se resalta que el momento del
devengado realiza la vinculación
presupuesto – contabilidad, tal como
puede apreciarse en el gráfico que sigue:
Para poder llevar a cabo esta función, la matriz de presupuesto a
contabilidad como su nombre lo indica, debe relacionar información
presupuestaria con información contable. Relación que permite generar
un asiento contable.
La información que utiliza esta matriz para hacer la relación o
conversión es:
a. Códigos del clasificador de recursos por rubro o clasificación por
objeto de gasto.
b. Códigos de las cuentas contables definidas en el plan de cuentas.
c. Montos de la ejecución presupuestaria
La matriz de presupuesto a contabilidad, determina que la ejecución del
presupuesto (en el momento del devengado) de acuerdo al rubro o
renglón utilizado, debe generar un asiento contable predefinido.
Los asientos contables generados automáticamente por la matriz de presupuesto a
contabilidad, se identifican con un nombre y se conocen con abreviaturas que permiten
visualizarlos fácilmente en reportes.
Estos asientos contables están conformados de la siguiente manera:
a. Devengado automático de ingresos (DAI)
Este tipo de asientos contables se generan derivado de un registro presupuestario de ingresos
en el momento del devengado.
Los asientos contables DAI registran en el Debe:
Una cuenta a cobrar (la cual estará vigente hasta que se realice el cobro efectivo)
En el Haber:
La cuenta contable de los ingresos por recaudo y otros ingresos, ventas, transferencias
recibidas, obtención de préstamos, donaciones, etc., de acuerdo al rubro presupuestario de
origen.
 b. Devengado automático de gastos (DAG)
Este tipo de asiento contable, nace del registro presupuestario del momento del devengado
de gastos.
En el DEBE de ésta clase de registro se utilizan cuentas contables de gastos, activos fijos o
disminución de pasivos. Por ejemplo; sueldos y salarios, compras de materiales o servicios,
amortización de la deuda, transferencias otorgadas, inversiones en construcciones, compra
de activos, etc., de acuerdo con el renglón presupuestario de origen.
En el Haber siempre se asignará una cuenta contable de pasivo, que se encontrará vigente
hasta el momento que se realice el pago.
A continuación se presenta un segmento de la matriz de presupuesto a contabilidad, para
exponer su estructura y funcionamiento.
A manera de ejemplo, se expone el registro contable de los renglones presupuestarios de
gasto del grupo 000 o Servicios Personales. (Este grupo corresponde a los renglones del
clasificador por objeto del gasto contenidos desde el renglón 011 al 079).
 Matrices de conversión
Hoy en día es imprescindible basarse en hechos concretos y recientes para la toma de decisiones. En
consecuencia, es indispensable que los registros presupuestarios y financieros sean reconocidos
oportunamente en la contabilidad patrimonial, de manera que coincida la ocurrencia de un hecho
económico o financiero con su registro contable, utilizando las posibilidades que brinda el procesamiento
electrónico de datos.
Las preguntas que surgen en este momento son:
a. ¿Cómo realizar el registro contable, tan pronto como se realice el registro de la ejecución
presupuestaria?
b. ¿Cómo realizar el registro contable, cuando se realice la percepción de ingresos o realización de pagos?
c. ¿Cómo hacer que funcione una de las características básicas del sistema: “las transacciones deben
registrarse solo una vez en el sistema y, a partir de este registro único se alimentan los registros de
acuerdo a su naturaleza, logrando absoluta coherencia entre las cifras de ejecución presupuestaria y las
cifras de los estados financieros”?
La respuesta a estas cuestiones es: a través de las MATRICES CONTABLES DE CONVERSIÓN AUTOMÁTICA, se
logran registros en presupuesto, tesorería y contabilidad utilizando en el proceso, un registro único.
 Definición de las Matrices Contables de Conversión Automática:
 Las matrices de conversión automática son instrumentos de navegación
utilizados en el SICOIN WEB, que definen la ruta precisa a seguir, para
reflejar los movimientos originados en otros módulos del sistema, en la
contabilidad patrimonial.
 Dicho de otra manera, se puede afirmar que las matrices contables de
conversión automática son un motor que acelera el proceso de registro
contable en el sistema. Este mecanismo funciona como un conjunto de
engranajes que permiten que los datos presupuestarios y financieros fluyan
hacia el modulo de contabilidad.
 En otras palabras, al igual que la columna vertebral permite el movimiento y
proporciona el soporte corporal al cuerpo humano, así las matrices contables
de conversión automática facilitan el flujo de información de un módulo a
otro y son el soporte del sistema de registro único de transacciones.
 Las matrices son tablas ordenadas, que combinan códigos de diversos clasificadores y datos
específicos de cada transacción, para definir el registro contable correspondiente.
 Conforme se van ingresando datos al sistema o en el proceso de recaudo o pago, se utilizan
códigos de los clasificadores de presupuesto, de tesorería y de contabilidad. La combinación de
los códigos de los clasificadores y otros datos en el proceso de registro único, son los que definen
las características de los registros presupuestarios, financieros y contables.
Objetivos de las Matrices Contables de
Conversión Automática
 Los objetivos que persiguen las matrices de conversión automática del SICOIN WEB son:
 a. Garantizar la integración de la información
 b. Proporcionar una metodología de captura de la información uniforme
 c. Evitar la duplicidad de procesos de registro y sobre carga de datos en la red
 d. Proporcionar información contable en tiempo real, es decir en el mismo momento que se realizan los
hechos
 e. Transparentar el registro de la información contable
 f. Convertir un sistema de partida simple a un sistema de partida doble
 g. Eliminar el uso del criterio personal en los registros
 h. Presentar resultados uniformes
 i. Dar credibilidad en las cifras presentadas
 j. Eliminar las posibles discrepancias
 k. Permitir registros apegados a normas, leyes o políticas
 l. Definir registros contables de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y con otras
normas, reglamentos, políticas y procedimientos de registro establecidos en el sector público no financiero y
también incorporar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público
Matrices de deducciones y aumentos
 Este tipo de reporte permite consultar el listado de
tipo de Deducciones y Aumentos que se generan en
contabilidad según las transacciones operadas en el
Sistema de Contabilidad Integrada- SICOINGL-.
 Para generar el reporte se debe seguir la ruta que
se detalla a continuación.
 Contabilidad
Reportes
Catálogos
Deducciones y
Aumentos
 El sistema genera el reporte el cual se detalla las de Deducciones y Aumentos
que se generan en Contabilidad y el nombre según corresponda.
2. Plan de cuentas
 El plan de cuentas es el principal clasificador del área de contabilidad. Es la clasificación sistemática
y ordenada en forma lógica de las cuentas según la estructura patrimonial. La codificación de
cuentas contables, tiene como objetivo general la presentación de cuentas de manera uniforme.
 En la actualidad, las cuentas contables de mayor, constan de 4 dígitos con la estructura que se
muestra a continuación:
 El plan de cuentas está
conformado por los siguientes
grupos:
 Grupo 1 - Cuentas de Activo
 Grupo 2 - Cuentas de Pasivo
 Grupo 3 - Cuentas del Patrimonio
 Grupo 4 - Cuentas de Orden
 Grupo 5 - Cuentas de Recursos
 Grupo 6 - Cuentas de Gastos
 Grupo 7 - Cuentas de Cierre
3 Conceptos generales de cada cuenta contable
 Ver manual