EL PROTOCOLO

Luis Felipe Reyes Molineros

 Que es el protocolo
El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices,
de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y
documentos que el Notario registra de conformidad con esta ley.
(Art. 8 CN).
Doctrinariamente, el protocolo puede “definirse como colección o
conjunto ordenado de documentos notariales.”. Una de las
características del Sistema del Notariado Latino, al cual
pertenecen más de sesenta países en el mundo, y dentro de los
cuales se cuenta a Guatemala, consiste, precisamente, en la
utilización obligatoria del protocolo como el registro para la
conservación de los instrumentos públicos originales que autoriza
el Notario

ARTICULO 10. El protocolo del Escribano del Gobierno, los

agentes diplomáticos y consulares, y los testimonios e índices
respectivos, se extenderán en papel de lino o similar, sin perjuicio
del impuesto fiscal correspondiente.
 Apertura de Protocolo
Con base en lo estipulado en el Art. 12 del Código de Notariado, la apertura legal
del protocolo, como registro notarial, ocurre con la autorización del primer
instrumento del año, en ese preciso momento.
Esto, evidentemente, puede ocurrir entre el uno de enero o el treinta y uno de
diciembre de cada año, y depende de en qué momento sea requerido el Notario
para autorizar ese primer instrumento en el año calendario de que se trate.
Si bien la apertura del registro notarial, o protocolo, desde el punto de vista legal,
ocurre con la autorización del primer instrumento que autorice el Notario, existe
una obligación de tipo administrativo y pecuniario, que debe ser satisfecha.
Esta obligación está prevista en el Art. 11 del Código de Notariado. Con base en
lo anterior, el Notario deberá pagar, por concepto de derecho de apertura anual
del protocolo, en total, la suma de cincuenta quetzales (Q.50.00), cantidad que
puede ser considerada como la cobertura o satisfacción de una tasa de tipo
administrativo, ya que su destino es a favor del Archivo General de Protocolos.
Con base en lo expuesto, se puede concluir que para la apertura anual del
protocolo existen dos clases de requisitos:
a) el legal, que considera la apertura desde el punto de vista de la autorización
del primer instrumento en el registro (protocolo); y
b) b) el administrativo, según el cual debe pagarse la correspondiente tasa, la
cual asciende a Q.50.00
Uno de los aspectos característicos del protocolo consiste en que los instrumentos, para
su validez, deben constar en un tipo de papel especial: el papel sellado especial para
protocolos.
Esta obligación está prevista en el primer párrafo del Art. 9 del Código de Notariado. Y, en
cuanto a las formalidades, aplica lo establecido en el Art. 13 del mismo cuerpo legal.
El papel sellado especial de protocolos se vende con exclusividad a los Notarios en
ejercicio, tal como lo prevé el párrafo segundo del Artículo 9, en lotes de veinticinco
“pliegos”. Actualmente ya no se venden pliegos, sino hojas sueltas.
Los pliegos de papel sellado que antiguamente se vendían, consistían en “cuadernillos”
como los que utilizan los contadores para sus prácticas contables.
El lote es de cincuenta hojas de papel sellado especial para protocolos que se venden al
Notario. Estas hojas deben mantener el orden correlativo, lo cual significa que los
números, tanto de orden como de registro, deben mantenerse ininterrumpidos, en la
secuencia que les corresponde.

Sobre la venta de los lotes, las oficinas fiscales deberán llevar un registro en el cual
anotarán los correspondientes números que le fueron entregados, y deberá constar la
firma y el sello del Notario que recibió el papel, o la persona encargada que lo hizo en su
nombre Por aparte, al Notario se le entregan cinco hojas adicionales, por concepto de
comisión de diez por ciento a la que tiene derecho, conforme lo establecido en el Art. 30
del Acuerdo Gubernativo No. 737-92, Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres
Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.
 Formalidades
ARTICULO 13. En el protocolo deben llenarse las formalidades
siguientes:
• Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán
a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas;
Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a
continuación de otro, por riguroso orden de fechas y dejando de
instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las firmas;
• El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras;
• En el cuerpo del instrumento, las fechas números o cantidades, se
expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en
letras y cifras, se estará a lo expresado en letras;
• Los documentos que deban insertarse, o las partes conducentes
que se transcriban, se copiarán textualmente;
• La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse mas
que para a intercalación de documentos que se protocolen; o en el
caso de que el notario hubiere terminado la serie; y
• Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán
con una línea antes de que sea firmado el instrumento.
 FORMALIDADES ESCENCIALES
ARTICULO 31. Son formalidades esenciales de los instrumentos públicos: •
El lugar y fecha del otorgamiento; • El nombre y apellido o apellidos de los
otorgantes; • Razón de haber tenido a la vista los documentos que
acreditan la representación legal suficiente de quien comparezca en nombre
de otro; • La intervención de intérprete, cuando el otorgante ignore el
español; • La relación del acto o contrato con sus modalidades; y • Las
firmas de los que intervienen en el acto o contrato, o la impresión digital en
su caso;
ARTICULO 32. La omisión de las formalidades esenciales en los
instrumentos públicos da acción a la parte interesada para demandar su
nulidad, siempre que se ejercite dentro del término de cuatro años,
contados desde la fecha de su otorgamiento.
ARTICULO 33. La omisión de las formalidades no esenciales, hace que
incurra el notario en una multa de cinco a cincuenta quetzales según el
caso.
ARTICULO 36. El notario pondrá al margen de la escritura matriz, razón de
haber autorizado otra escritura que la adicione, aclare, modifique o
rescinda; y también razonará los títulos y documentos que tenga a la vista y
cuyo contenido sufra modificación, en virtud de los instrumentos que
hubiere autorizado.
ERRORES

ARTICULO 14. Serán nulas las adiciones,

entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan al final del
documento y antes de las firmas. Las enmendaduras de
palabras son prohibidas.

ARTICULO 96.
Cuando en el protocolo se incurriere en los errores
siguientes de forma: alterar la numeración cardinal de los
instrumentos, la de la foliación o el orden de la serie; dejar
una página en blanco o inutilización de una hoja o pliegos
del protocolo, el notario acudirá a un Juez de Primera
Instancia del orden civil, el cual al constatar el error y en
vista de las razones expuestas por el notario, podrá acordar
la enmienda, levantándose al efecto un acta, certificación
de la cual se agregará entre los comprobantes del
protocolo.
 CIERRE DEL PROTOCOLO
Así como es necesario abrir el protocolo cada año, la ley prevé
también que el registro notarial debe cerrarse anualmente. Esto,
por lo regular, lo realiza el Notario el último día del año natural,
pero también es posible cerrar el protocolo en cualquier momento
en que el Notario deje de cartular.
El cierre del protocolo se realiza a través de una razón notarial, la
cual, conforme lo establecido en el Art. 12 del Código de
Notariado, debe contener lossiguientes aspectos:
- La fecha,
- - El número total de instrumentos autorizados, indicando
cuántos de ellos son escrituras matrices, el número de actas de
protocolización, de razones de legalización, el número de
instrumentos cancelados, si los hubiere.
- - El total de folios utilizados, - Observaciones, si fueren
necesarias, y - La firma del notario.
La razón de cierre del protocolo se redacta, como resulta fácil
inferir, con posterioridad al último instrumento público que haya
faccionado el Notario, por lo que, regularmente, se redacta en
INDICE DEL PROTOCOLO
Al final de cada año, o cuando el Notario dejare de
cartular por algún motivo, deberá elaborarse este índice,
el cual, como resulta lógico suponer, constituye una
referencia ordenada de todos los instrumentos que
contiene el (los) tomo (s) que comprenda el registro
notarial para ese año en particular, o el período menor a
un año que hubiere cartulado el profesional. El índice
aparece en el protocolo a continuación de la razón de
cierre. La base legal para la elaboración del índice del
protocolo, se encuentra en los artículos 15 y 16 del
Código de Notariado.
 INDICE DEL PROTOCOLO
En la actualidad, debido a que ya no existe papel sellado, se utilizan hojas
de papel español, o bien, hojas de papel bond, a las cuales, para efectos
de ser habilitadas, se les adhiere un timbre fiscal de Q.0.50 por hoja, de
acuerdo con lo establecido en el numeral 6, del Art. 5, del Decreto 37-92
del Congreso de la República, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de
Papel Sellado Especial para Protocolos, y deberá escribirse en ambos
lados de la hoja, o sea, en el anverso y en el reverso.
Con base en lo establecido en el referido Art. 15 del Código de Notariado
y de manera excepcional a lo que se acostumbre en la redacción notarial,
en el índice sí es posible utilizar cifras y abreviaturas, lo cual es
potestativo al Notario, por lo que también pueden combinarse ambas
formas, consignando las cantidades tanto en letras como en cifras.
Dentro de las obligaciones posteriores al cierre del protocolo, está
previsto que el Notario debe remitir el testimonio del índice del registro
notarial a su cargo, el cual va dirigido al Director del Archivo General de
Protocolos, conforme lo establecido en la parte final del Art. 92 del
Código de Notariado.
La ley no establece taxativamente un plazo para cumplir con esta
obligación, aunque supletoriamente, se debe aplicar el Art. 37 del Código
de Notariado, el cual establece que la remisión del testimonio deberá
hacerse dentro de los 25 días hábiles siguientes al otorgamiento
 ATESTADOS
El verbo atestar, en su segunda acepción, significa “meter o
introducir una cosa una cosa en otra”. Esta significación,
ciertamente, nos proporciona una primera y útil idea para
comprender qué son los atestados que deben incluirse en el
protocolo. En realidad, lo atestados son todas los documentos
y constancias que sirven de respaldo y sustento a los
instrumentos públicos que ha autorizado el Notario.
Así, por ejemplo, si el Notario autoriza un matrimonio, procede
dejar constancia en el protocolo de las fotocopias de cédulas
de vecindad, certificaciones de las partidas de nacimiento y, en
su caso, de las capitulaciones que hubieren otorgado los
requirentes (lo cual está representado por el testimonio de la
escritura, si se otorgaron de este modo).
El tipo de atestados que corresponda agregar al final del
protocolo, está condicionado por la clase de instrumento
público que se autorice.
 ATESTADOS
La base legal de los atestados, se encuentra en el Art. 17 del Código de Notariado.
1. La constancia de pago de apertura del protocolo (Art. 11 CN).
2. Constancia de entrega de testimonios especiales (Art. 37 CN)
3. Constancia de entrega del testimonio del índice (Art. 92 CN).
4. Copias de los avisos notariales de traspaso de inmuebles, debidamente sellados y firmados por
las diferentes oficinas públicas.
5. Certificaciones de las partidas de nacimiento, copias de los avisos de matrimonio remitidos a los
registros civiles correspondientes (Art. 93, 102 y 371 CC).
6. Constancia de salud del varón y de la mujer que contrajeron matrimonio (Art. 97CN).
7. Copia da de inventario, como lo establece el Art. 563 CPCyM).
8. Copias de los cinco avisos que el Notario remite al Director del Archivo General de Protocolos.
a. Cuando el notario se ausenta del país (Art. 27 CN).
b. Cuando el Notario cancel algún instrumento público (Art. 37, literal b, CN).
c. Aviso trimestral de los instrumentos autorizados y cancelados por el Notario(Art. 37,
literal c, CN).
d. Aviso por la aclaración, ampliación o modificación de instrumentos de instrumentos
públicos (Art. 81, numeral 9 CN).
e. Aviso de la protocolación de documentos provenientes del extranjero, (Art.40 LOJ).
9. Certificación del acta judicial mediante la cual se acuerda la enmienda en el protocolo, al haber
incurrido el Notario en error de forma (Art. 96 CN)
EMPASTADO Y DEPOSITO
El Notario mandará a empastar el protocolo dentro de los
treinta días siguientes a su cierre (art. 18 del Código de
Notariado). Es importante mencionar que no hay un lugar
específico para mandar a empastarlo, siendo este trabajo
muy delicado porque se corre el riesgo de extravío o robo,
el notario debe tener confianza con la persona a quien le
encomienda esta tarea.
ARTICULO 18. El notario mandará a empastar el
protocolo dentro de los treinta días siguientes a su cierre.

ARTICULO 81. El Director del Archivo General de

Protocolos tiene las atribuciones siguientes: Cuidar de
que los índices, testimonios especiales y avisos notariales
sean empastados, con la separación debida;
DEPOSITO
¿Puede un Notario emitir testimonio de una escritura matriz
autorizada por otro Notario?, por principio NO, salvo el caso
del depositario, este si puede emitir testimonio de los
instrumentos públicos autorizados por el notario titular del
protocolo. El notario debe designar a un depositario, esto se
realiza en el memorial de solicitud de apertura de protocolo,
mismo que deberán firmar y sellar ambos notarios
Los casos de depósito de un protocolo, algunos en forma
temporal y otros en forma definitiva son:
1. Por fallecimiento (Art. 23 al 25 del Código de Notariado).
2. Por entrega voluntaria (Art. 26 del Código de Notariado).
3. Por inhabilitación (Art. 26 del Código de Notariado).
4. Por ausencia del país por más de un año (Art. 27 del
Código de Notariado).
5. Por ausencia del país por tiempo menor de un año (Art. 27
del Código de Notariado)
DEPOSITO
DEPOSITO DE PROTOCOLO

CLASE ANTE QUIEN PLAZO OBESRVACIONES

el registrador del RENAP, al tener
archivo General de 30 dias siguientes al fallecimiento conocimiento del notario lo
fallecimiento
Protocolo el depositario comunicara inmediatamente al
AGP, para que lo pueda solcitar

juez de primera instancia

en caso de incumplimiento el
8 dias cuando se depostia en Juez
ARP. Lo puede solicitar a travez
o Alcalde para que lo remitan al
del Juez de Primera instancia
Archivo General de Protocolo
Alcalde para su cumplimiento

no hay plazo para el notario

Inhabilitado hasta que le den una inhabilitacion por cualquier
inhabilitacion AGP sentencia causa
Juez de Primera
Instancia el juez entrega en 8 dias

ausencia por
mas de un año AGP aviso salir del pais
Juez de Primera
Instancia no hay plazo
ausenicia por
menos de un antes de la salida del pais, aviso
año Notario habil no hay plazo de la salida del pais
firmado y sellado por ambos
notarios

indicar nombre, direccion del

notario depositario
INSPECCION
Tiene por objeto verificar si en el protocolo se han
cumplido las formalidades del mismo (Art. 85 del Código
de Notariado). Esta puede ser:
1. Ordinaria (Art. 84 y 86 del Código de Notariado).
2. Extraordinaria: Se hace por orden de la Corte Suprema
de Justicia en los casos de los numerales 1º al 3º del
Art. 3 del Código de Notariado. (Art. 86 del Código de
Notariado).
3. Especial: Es por averiguación de delito. (Art. 19 al 21 y
81 numeral 2º del Código de Notariado).
4. Post mortem: Cuando el notario ha fallecido
 REPOSICION
Art. 90 al 95 y 97 del Código de Notariado. El protocolo
notarial puede perderse, destruirse o deteriorarse en todo o en
parte, y no obstante el esmero y cuidado del notario es posible,
por la naturaleza de la cosa depositada, sucedan una o más de
las condiciones señaladas, pues el poder del hombre, salvo
cuando interviene activamente, no es capaz de impedir
infortunadas consecuencias.
Una de las finalidades del protocolo es dar seguridad jurídica a
la relación contenida en los distintos instrumentos autorizados
por el notario dentro del mismo, razón por la cual al producirse
la pérdida o bien la destrucción o deterioro del protocolo se
hace necesaria la reposición
 ENMIENDA
Como cualquier ser humano el notario es susceptible de cometer errores al
momento de faccionar un instrumento público, por esta razón se han creado
mecanismos legales para enmendar dichos errores, ya sea mediante testados,
entrerrenglonaduras o adiciones, las cuales deben salvarse al final del instrumento
público y antes de que éste sea firmado, asimismo está regulado la ampliación o
modificación de los instrumentos públicos con el hecho de enmendar errores
subsanables.
Según el diccionario de la Real Academia Española, enmienda es “Corrección
hecha en un escrito o documento, que se señala al final del mismo” La enmienda
proviene del verbo enmendar que a su vez significa “corregir, quitar defectos,
subsanar. En otras palabras, corrección de un error o defecto”.
Los errores ortográficos en la redacción se enmiendan trazándose una línea sobre
la letra o palabra incorrecta y debe hacerse mención de esto al final del
instrumento, antes de las firmas, con la anotación “testado:” luego se coloca la
letra o palabra incorrecta posteriormente la leyenda “omítase.”
Si se trata de omisión de algún dato o de insertar la letra o palabra correcta, debe
hacerse en la parte superior de la palabra testada o en donde se quiere insertar el
dato omitido, dentro de dos diagonales y de igual manera debe hacerse constar al
final del instrumento, antes de las firmas, con la anotación “entrerrenglonaduras”,
luego se coloca la letra o palabra que se desea insertar y luego la leyenda “léase.”
Si el error se cometió en la primera línea de la hoja, en vez de entrerrenglonadura
debe anotarse “adición”.
 ENMIENDA
No obstante lo anterior y de conformidad con el artículo 36 del Código de
Notariado, también se puede enmendar los errores, mediante realización
de otro, poniendo al margen de la escritura matriz la relación del otro
instrumento que la adicione, aclare, modifique o rescinda.
Además de lo anterior, también puede ocurrir que el notario dentro del
protocolo cometiere algún error de forma, como la alteración de la
numeración de los instrumentos públicos (que en su momento se
determinó que debe ser cardinal), alteración en la numeración de la
foliación (igualmente debe ser cardinal), alteración del orden de la serie,
57 que se haya dejado una página en blanco o que se tenga que inutilizar
una hoja del protocolo.
Para corregir estos errores, definitivamente ya no se puede hacer
mediante los testados, entrerrenglonaduras, adiciones, ampliaciones ni
modificaciones, por tal razón el artículo96 del Código de Notariado regula
que: Cuando en el protocolo se incurriere en los errores siguientes de
forma: alterar la numeración cardinal de los instrumentos, la de la foliación
o el orden de la serie; dejar una página en blanco o inutilización de una
hoja o pliegos del protocolo, el notario acudirá a un Juez de Primera
Instancia del orden civil, el cual al constatar el error y en vista de las
razones expuestas por el notario, podrá acordar la enmienda,
levantándose al efecto un acta, certificación de la cual se agregará entre
los comprobantes del protocolo
NUMERO DE SERIE

SELLO Y VALOR DE IMPUESTO

NUMERO DE REGISTRO

QUINQUENIO

LOGO DE SAT

25 LINEAS
REVERSO Y NUMERO DE SERIE

25 LINEAS