Clase 2

ADMINISTRACIÓN Y
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
SESIÓN 3 Y 4
DEFINICIONES
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
POLICIAL
Según la información que contenga los documentos emitidos por las Dependencias Policiales, estos se clasifican
en:
1. Por su Contenido:
a. Común
De libre acceso a la información pública, con las formalidades establecidas por la Ley 27806 – Ley de
Transparencia y Acceso a la Información.
b. Clasificada
Documentación e información que por la naturaleza de su contenido es objeto de restricción y requiere un
tratamiento especial de control y seguridad a fin de evitar su divulgación, sustracción o conocimientos
por personas no autorizadas.
Se encuentra establecida en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y de Acceso a
la Información Pública y su Texto Único Ordenado DECRETO SUPREMO Nº 021-2019-JUS, así como tambien en
las excepciones previstas en la Constitución Política del Perú y Leyes Especiales, cuyo conocimiento está
restringido solo a personas autorizadas.
Siendo estos: SECRETO, RESERVADO y CONFIDENCIAL
1) Secreto
Referidos a asuntos de extrema importancia o cuyo conocimiento indiscriminado podría generar problemas que
afecten a la Seguridad Nacional; limitándose su conocimiento a los comandos
responsables.
2) Reservado
Aquellos relacionados con la prevención y represión de la criminalidad en el país, cuya revelación pueden
entorpecerlas.
Planes de Seguridad y Defensa de las Instalaciones Policiales, y movimiento del personal que pudiera poner en riesgo
la vida e integridad de las personas involucradas o afectar la seguridad ciudadana, el armamento y material logístico
comprometido en operaciones especiales y planes de seguridad y defensa del orden interno.
3) Confidencial
Relacionados con los aspectos disciplinarios del personal o irregularidades administrativas que por su gravedad
deben ser conocidos únicamente por el remitente y el destinatario, o por las personas encargadas que opinar o
resolver sobre el particular.
2. Por su función
a. Comunes
Son aquellos que se formulan en las Dependencias de la Institución en relación al planeamiento, organización,
dirección, coordinación y control de los sistemas administrativos de la función policial.
b. Especializados
Son aquellos que para su formulación se redactan en virtud de la profesión o especialidad técnica o científica del
personal policial que interviene cumpliendo la función operativa policial.
4
NORMAS PARA LA REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
POLICIAL
1. La terminología a utilizarse será objetiva, precisa, concisa, clara y sencilla.
2. Se emplearán las reglas ortográficas y gramaticales correspondientes.
3. Se usarán las siglas y abreviaturas normadas por la institución. De ser necesario abreviar otras palabras, se
consignará en la primera mención el nombre completo seguido de la abreviatura entre paréntesis y en las
veces siguientes sólo la abreviatura correspondiente.
4. El contenido del documento debe redactarse en tercera persona, exceptuándose la Solicitud, el

Memorándum y Oficio que se formulará en primera persona, al igual que las respuestas de la manifestación o
entrevista.
5. La documentación interna, según corresponda, si está dirigida a un superior jerárquico, deberá utilizar
términos respetuosos, iniciándose con la frase “Tengo el honor de dirigirme a Ud.,” si está dirigido a un efectivo
policial de igual graduación deberá utilizar la frase “Tengo el
agrado de dirigirme a Ud.,” y si está dirigido a un efectivo de menor graduación deberá utilizar la frase “Me
dirijo a Ud.,” con relación a la documentación externa dirigida a otras entidades ajenas a la Institución se5
iniciará con la frase “Es grato dirigirme a Ud.,”
6. En el destinatario del documento se deberá consignar el grado policial o militar,
profesión o título honorífico (minúscula a excepción de la primera letra y las siglas que
son en mayúscula), nombres (minúscula a excepción de la primera letra que es
mayúscula) y apellidos (en mayúscula), así como el cargo que desempeña en mayúscula.
7. Las cantidades numéricas consignadas en el documento, se escribirán en letras

mayúsculas, seguidas de la cantidad en números arábigos entre paréntesis a excepción
de la fecha, número de documento y la numeración de los párrafos.
8. La indicación de la fecha y la hora en el contenido de los Planes y Órdenes de

Operaciones, se hará empleando dos dígitos para la fecha, cuatro dígitos para la hora,
seguidas de las tres primeras letras en mayúsculas del mes y los cuatro dígitos del año.
Cuando a la fecha, hora o minuto le correspondiera un solo dígito, éste irá precedido de
un cero.
ANEXOS
Empleo de los anexos
Se usarán anexos, cuando sea necesario adicionar información al documento,

constituyendo parte del documento principal y son enunciados en números
arábigos, ejem: 1, 2, 3,…; enumerándose cuando exista más de un anexo; en caso
se requiera ampliar un anexo con datos complementarios se emplearán
APÉNDICES, designándose con el número del anexo y letra mayúscula del alfabeto,
ejem: 1A, 1B, 2A.
FOLIOS
Foliación del expediente

Es numérica a manuscrito en el ángulo superior derecho de cada página del expediente de adelante
hacia atrás, en números arábigos y sin enmendaduras. Este ordenamiento será en estricto orden
cronológico permitiendo que el folio N° 01 que corresponde al documento fuente o base, se encuentre
en la parte superior del expediente agregando detrás de él los demás documentos según corresponda.
NUMERACION Y
ORGANIZACION
Numeración de documentos
Se empleará cuando el documento contenga más de una página y es realizada en la parte

inferior derecha, en números arábigos, impreso en pie de página, consignando la numeración
parcial y total de las páginas, exceptuándose la primera página. Ejem: 02-10,….,10 -10.
Organización del expediente
Los documentos que van formando parte de un expediente, se ordenarán tomando como base
el primer documento que dio origen, seguido de los otros, conforme se vayan formulando; este
ordenamiento permitirá que el folio N° 01 corresponda al documento base, permitiendo esta
secuencia mantener un orden cronológico.
SISTEMA INFORMATICO
Sistema Informático de Trámite Documentario o Digital
Sistema informático administrativo que asigna a todos los documentos de los órganos policiales y no
policiales un único código o número de identificación mediante la Hoja de Trámite (HT) permite realizar
procedimientos de derivación, respuesta, archivo, consultas, reportes, entre otros, en el diligenciamiento
de los expedientes.
El Sistema de Tramite Documentario Digital llámese Sistema Integrado de Gestión de Expediente (SIGE) u
otro sistema similar son de uso obligatorio para todas las dependencias policiales.
El sistema informático de tramite documentario genera un documento denominado HT, el cual es utilizado
para registrar todos los movimientos del trámite documentario y dar las indicaciones correspondientes
respecto al procedimiento a efectuarse en el expediente vía sistema.
Las HT, no son parte del expediente en curso, por lo tanto debe encontrarse en la parte superior de
cualquier expediente para su recepción y tramitación.
El uso correcto del Sistema Informático de Trámite Documentario se encontrará normado por la Directiva y
Manual de Usuario respectivamente. 10
PROVEÍDOS
Documentos de trámite interno en la Dependencia Policial, no son parte

del expediente principal y son los siguientes:
1. Decreto.
2. Devolución.
3. Elevación.
4. Pase.
Cuando el expediente cuente con una hoja de tramite (H/T) no se

redactarán los proveídos, debido a que continuara con la H/T el trámite
respectivo colocando las acciones a seguir respecto al documento fuente
en el sistema de trámite documentario.
USO DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
Concepto
Las siglas representan abreviadamente los nombres de las Unidades Policiales.
Normas para su formulación

1. Las siglas están conformadas por letras mayúsculas sin puntuación alguna.
2. Las proposiciones y/o conjunciones (de, la, y, otros) que conforman la
denominación de la Dependencia o Unidad Policial deben omitirse en la formulación
de sus siglas.
Ejemplo:
- Dirección de Criminalística : Dirección Criminalística

- Dirección de Nacional de Operaciones Policiales : DIRNOP
NORMAS PARA EMPLEO DE SIGLAS
1. Primer elemento:
Corresponde a las siglas de la “Gran Unidad” orgánica a la cual pertenece en última instancia la Unidad
Policial emisora de la documentación, seguidas de un espacio y las letras PNP, cerrándose este primer
elemento con una línea diagonal ( / )
2. Segundo elemento:
Corresponde a las siglas de la “Unidad” dependiente inmediata inferior a la Gran Unidad antes descrita,
emisora de la documentación, cuyas siglas terminan en un guion.
3. Tercer elemento:
Corresponde a las siglas de la “Sub Unidad” inmediata inferior a la Unidad y termina en un punto.
4. Cuarto y siguientes elementos:

Corresponde a las siglas de las “Pequeñas Unidades” inmediatas inferiores a la Sub Unidad, que emiten la
documentación. Se separan entre ellos mediante puntos.
EJEMPLO:
OFICIO Nº 002-2023-COMASGEN-CO/DIRNOS PNP-DIRTTSV
ANEXOS DE CLASE
- INFORME N° 187-23-REGPOL.-L/DIVPS1-C. SURQUILLO”A”.SIP.EINCRI
- INFORME N°032-2022-REGPOLLIM/DIVPOL-S1/COM-SURQUILLO.
GRACIAS

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2. Se emplearán las reglas ortográficas y gramaticales correspondientes.

4. El contenido del documento debe redactarse en tercera persona, exceptuándose la Solicitud, el

7. Las cantidades numéricas consignadas en el documento, se escribirán en letras

8. La indicación de la fecha y la hora en el contenido de los Planes y Órdenes de

Empleo de los anexos

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Foliación del expediente

Se empleará cuando el documento contenga más de una página y es realizada en la parte

Organización del expediente

Documentos de trámite interno en la Dependencia Policial, no son parte

Cuando el expediente cuente con una hoja de tramite (H/T) no se

Las siglas representan abreviadamente los nombres de las Unidades Policiales.

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