Geral
Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica – válidas a partir de 16/05/2021
(Instituída pela Portaria PR 59/2021)
Índice:
1. Instruções Iniciais (volta ao índice)
1.1. Esta norma se destina a estabelecer as regras e procedimentos para uso e prestação de contas de recursos de subvenção econômica, concedidos por meio da assinatura de Termos de Outorga de Subvenção Econômica.
1.1.1. Para o uso de recursos concedidos pela FAPESP por meio da assinatura de Termo de Outorga e Aceitação de Auxílios e Bolsas, devem ser seguidas as “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas”.
1.2. Os recursos de subvenção econômica deverão ser utilizados em estrita observância às regras contidas nesta Norma, nos editais de Chamadas de Propostas publicados pela FAPESP para a concessão de recursos de subvenção econômica, na legislação aplicável e nos Termos de Outorga de Subvenção Econômica.
1.2.1. Para solicitar alterações no Termo de Outorga ou autorizações específicas para uso dos recursos, devem ser observadas as instruções disponíveis no respectivo Edital da Chamada de Propostas, no qual o processo foi aprovado.
1.3. A utilização dos recursos de subvenção econômica está condicionada à:
a) Assinatura do Termo de Outorga de Subvenção Econômica.
a.1) No caso de solicitações de mudanças aprovadas pela FAPESP no processo com emissão de Aditivo ao Termo de Outorga, estas somente terão validade após a assinatura do respectivo Aditivo.
b) Apresentação de documentos e informações exigidos para a assinatura do Termo de Outorga e/ou para início da liberação de recursos de subvenção econômica, conforme instruções do respectivo Edital da Chamada de Propostas.
c) Abertura de conta corrente no Banco do Brasil para recebimento dos recursos concedidos, conforme instruções disponíveis em www.fapesp.br/financeiro.
d) Não existência de pendências em nome da Beneficiária da Subvenção junto à FAPESP.
e) Não existência de pendências em nome da Beneficiária da Subvenção junto ao Cadastro Informativo dos Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Estaduais – CADIN ESTADUAL.
f) Não existência de pendências em nome da Beneficiária da Subvenção junto à União, ao Estado de São Paulo e ao Município de São Paulo, bem como aos seus órgãos e entidades das Administrações Direta e Indireta.
g) Prestação de Contas de todos os recursos utilizados, de acordo com as instruções contidas nesta Norma.
1.4. Para o desembolso da primeira parcela dos recursos concedidos, a Beneficiária da Subvenção deverá apresentar, antes da emissão do Termo de Outorga inicial do processo pela FAPESP:
a) Certidões negativas de débitos relativos às esferas federal, estadual e municipal de governo, conforme documentação especificada no respectivo Edital de Chamada de Propostas;
b) Quando for o caso, licenciamento ambiental e/ou documento regulatório válido e adequado para o desenvolvimento das atividades do projeto, conforme seu cronograma de execução; e
c) Eventuais condicionantes adicionais previstos na Análise Jurídica da Procuradoria Jurídica da FAPESP.
1.5. Para ter disponibilizadas as demais parcelas dos recursos, a Beneficiária da Subvenção deverá apresentar, por ocasião do envio de cada Prestação de Contas parcial do processo, novas certidões negativas atualizadas de débitos relativos às esferas federal, estadual e municipal de governo.
1.6. Para ter disponibilizada a terceira parcela dos recursos, a Beneficiária da Subvenção deverá apresentar a Prestação de Contas da primeira parcela; para a quarta parcela, deverá apresentar a Prestação de Contas da segunda parcela, e assim sucessivamente.
1.7. Todos os recursos de subvenção econômica concedidos estão sujeitos à Prestação de Contas na totalidade:
a) dos valores efetivamente liberados e/ou a serem reembolsados pela FAPESP; e
b) dos rendimentos de aplicações financeiras realizadas com os recursos liberados, quando previamente autorizadas pela FAPESP.
1.8. Para fins desta norma, aplicam-se os seguintes conceitos:
a) Beneficiária da Subvenção: É a empresa beneficiária, qualificada nos Termos de Outorga assinados no âmbito de Editais de Chamadas de Propostas para a concessão de recursos de subvenção econômica.
b) Empresa Sede: é a empresa que sedia o projeto, no caso de modalidades de Auxílios concedidas para o desenvolvimento de projeto de pesquisa em empresas.
c) Termo de Outorga de Subvenção Econômica: refere-se ao Termo de Outorga, que é o documento que oficializa a concessão de subvenção econômica à Beneficiária da Subvenção e estabelece as condições e obrigações das partes nele qualificadas.
d) Pesquisador Responsável (PR): é o pesquisador que assume a responsabilidade pela preparação, submissão da proposta e pela coordenação científica e administrativa do projeto, caso seja aprovado pela FAPESP.
e) Subvenção econômica: Recursos financeiros destinados ao desenvolvimento de produtos e processos inovadores, nos termos da Lei n. 10.973, de 02/12/2004, regulamentada pelo Decreto nº 9.283, de 07/02/2018.
2. Uso dos recursos (volta ao índice)
2.1. Liberação e devolução de recursos (volta ao índice)
2.1.1. Os procedimentos para liberação e para devolução dos recursos de subvenção econômica estão descritos respectivamente em www.fapesp.br/financeiro e www.fapesp.br/10820, observando-se que:
a) A aprovação de recursos não significa a sua liberação, que só ocorre após a solicitação pelo Pesquisador Responsável.
b) A solicitação de liberação de recursos é limitada aos valores disponibilizados a cada parcela do Auxílio, desde que atendidos os requisitos constantes nos itens 1.4 a 1.6 desta norma.
c) O saldo de recursos aprovado no processo é diferente do saldo efetivamente liberado.
2.1.2. Os recursos concedidos devem ser liberados e utilizados na vigência constante no Termo de Outorga de Subvenção Econômica, incluindo o recebimento de materiais, a execução de serviços, a realização de viagens e a participação em eventos.
2.1.3. Todo pagamento deve ser efetuado à vista, solicitando a liberação de recursos “casada” com a despesa.
2.1.3.1. Para pagamento de pequenas despesas, poderá ser solicitada a liberação de recursos para a manutenção de um caixa pequeno, até o limite de um salário mínimo nacional vigente.
2.1.3.2. O saldo não utilizado do caixa pequeno deverá ser devolvido à FAPESP por ocasião do envio das Prestações de Contas parciais e finais do processo.
2.1.4. A Beneficiária da Subvenção deverá movimentar os recursos em conta bancária exclusiva, realizando aplicação financeira com os recursos transferidos, se autorizado pela FAPESP, e enquanto não empregados na sua finalidade, em fundo de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em título de dívida pública federal.
2.1.4.1. Os rendimentos das aplicações financeiras, se autorizado pela FAPESP, devem ser utilizados exclusivamente na execução do projeto aprovado.
2.1.5. A liberação de recursos do processo será bloqueada nas seguintes situações:
a) Atraso na apresentação dos compromissos:
a.1) Relatório Científico;
a.2) Relatório Científico reformulado;
a.3) Prestação de Contas;
a.4) Complemento de Prestação de Contas;
a.5) Emissão de parecer solicitado ao Pesquisador Responsável na qualidade de assessores ad hoc;
a.6) Relatório de Desenvolvimento Empresarial, exigido para Auxílios da modalidade PIPE.
b) Verificação de desvio de finalidade na utilização dos recursos ou dos bens patrimoniais adquiridos no processo;
c) Inexatidão nas informações prestadas pela Beneficiária da Subvenção, objetivando a obtenção da subvenção econômica ou durante a execução do Termo de Outorga;
d) Paralisação do projeto;
e) Inadimplemento, por parte da Beneficiária da Subvenção, de qualquer obrigação assumida no Termo de Outorga de Subvenção Econômica;
f) Outras circunstâncias que tornem inseguro ou impossível o cumprimento, pela Beneficiária da Subvenção, das obrigações assumidas no Termo de Outorga de Subvenção Econômica ou a realização dos objetivos para os quais foi concedida a subvenção econômica;
g) Na hipótese de recuperação judicial ou extrajudicial, falência decretada ou protesto de título cambial em relação à Beneficiária da Subvenção, ressalvada a hipótese de protesto indevido, devidamente justificado.
2.2. Importação e Exportação (volta ao índice)
2.2.1. Quando concedidos recursos para despesas no exterior, todos os procedimentos para importação, pagamento/contratação de serviços de terceiros no exterior ou exportação devem ser realizados pela própria Beneficiária da Subvenção, observando a legislação aduaneira vigente.
2.2.2. A liberação de recursos pela FAPESP será realizada apenas em moeda nacional.
2.3. Itens financiáveis (volta ao índice)
2.3.1. Os recursos de subvenção econômica devem ser utilizados para os itens aprovados no processo, conforme alíneas descritas no respectivo Termo de Outorga de Subvenção Econômica.
2.3.2. Os recursos concedidos poderão ser utilizados, de forma flexível, entre as diferentes alíneas da concessão especificadas no Termo de Outorga, sem necessidade de sua alteração, respeitadas as vedações explicitadas nesta norma.
2.3.3. Não é permitida a flexibilização no uso dos recursos de que trata o item 2.3.2, sendo necessária a autorização prévia da FAPESP mediante solicitação justificada, nos seguintes casos:
a) solicitação de recursos adicionais;
b) inclusão de novas alíneas de despesa no Termo de Outorga;
c) qualquer alteração na alínea de Serviços de Terceiros, inclusive despesas com Recursos Humanos;
d) qualquer alteração nas alíneas concedidas, quando esta condição estiver explicitada no respectivo Termo de Outorga.
2.3.4. As despesas financiáveis com recursos de subvenção econômica são definidas no Edital de cada Chamada de Propostas e podem ser classificadas entre as seguintes alíneas:
a) Despesas de Capital:
a.1) material permanente: bens que, em razão de sua natureza e sob condições normais de utilização, têm duração superior a dois anos, como, por exemplo, equipamentos, material bibliográfico, semoventes, reformas ou instalações, entre outros.
b) Despesas de Custeio:
b.1) material de consumo: itens cuja duração é limitada a curto espaço de tempo, como, por exemplo, reagentes, produtos químicos, medicamentos, gêneros alimentícios, vidrarias, utensílios de laboratório, entre outros.
b.2) serviços de terceiros contratados ou pagos a pessoa jurídica ou pessoa física, considerando que:
b.2.1) são classificados como serviços de terceiros: contratação de serviços técnicos e especializados, diretamente ligados aos resultados pretendidos no projeto aprovado; seguro viagem; taxa de inscrição em eventos; entre outros;
b.2.2) seguro viagem: a utilização de recursos para a contratação de seguro viagem está limitada aos valores indicados na tabela disponível em www.fapesp.br/2921;
b.2.3) na contratação de serviços de terceiros de pessoa física, a Beneficiária da Subvenção é responsável por observar a legislação em vigor;
b.2.4) no pagamento de despesas com recursos humanos, a Beneficiária da Subvenção é responsável por providenciar o recolhimento de todos os encargos incidentes sobre a folha de pagamento.
b.3) despesas de transporte: considera-se despesa de transporte o pagamento de transporte aéreo, terrestre, fluvial, marítimo, combustível e pedágio, utilizados para deslocamentos entre cidades a partir do município da Empresa Sede.
b.4) diárias e manutenção mensal: conforme itens 3.3.1 e 3.3.2.
2.4. Itens não financiáveis (volta ao índice)
2.4.1. Os recursos de subvenção econômica não poderão ser utilizados com finalidade diversa da estabelecida no Termo de Outorga de Subvenção Econômica, bem como para realização de despesas indicadas como não financiáveis no Edital da respectiva Chamada de Propostas, no qual o processo tenha sido aprovado.
2.4.2. Em qualquer caso, também não poderão ser financiadas, com recursos de subvenção econômica, as seguintes despesas:
2.4.2.1. Nas alíneas de material permanente e material de consumo:
a) Despesas com obras e/ou construções civis que redundem em aumento de área construída.
b) Despesas de capital previstas em projetos de Beneficiárias cuja maioria de capital, com direito a voto, pertença a pessoas não residentes no País.
2.4.2.2. Na alínea de serviços de terceiros:
a) Despesas que estejam fundamentadas em atividades de ensino e extensão.
b) Atividades administrativas de qualquer natureza, incluindo despesas com: luz, água, telefone, provedores de internet e similares, serviços de digitação, demonstrações contábeis e outras que caracterizem serviços administrativos; contratação de seguros de vida, participação nos lucros e resultados (PLR), auxílio educação, plano de saúde, ticket alimentação ou refeição e pró-labore.
c) Despesas de correios/courier, exceto para o envio de amostras diretamente relacionadas ao desenvolvimento do projeto de pesquisa.
d) Pagamentos de multas de qualquer natureza, taxas bancárias, juros ou correção monetária.
e) Despesas com contrato de arrendamento mercantil (leasing financeiro).
f) Despesas com manutenção preventiva de equipamentos, inclusive contratação de garantia estendida.
g) Pagamentos de taxas de filiação em sociedades/associações.
h) Despesas com cursos de idiomas, de computação, de graduação ou pós-graduação, bem como taxas para emissão de diplomas e certificados.
i) Despesas relacionadas à emissão de passaporte, incluindo serviço de despachante, deslocamentos e postagem para envio e recebimento de documentos.
j) Taxas para emissão de vistos.
k) Despesas com fotocópias de materiais bibliográficos.
l) Pagamentos de serviços de qualquer natureza a bolsistas da FAPESP durante o período de vigência da Bolsa, exceto para os casos previstos na Portaria PR nº 05/2012.
m) Contratações ou destinação de recursos concedidos para a execução do projeto, a que título for, a pessoas:
m.1) Físicas que sejam parentes (ascendentes, descendentes ou colaterais até o 4º grau, consanguíneos ou por afinidade), cônjuges ou companheiros do Pesquisador Responsável, ou de membro da equipe do projeto de pesquisa, bem como empregados, membros do Conselho Superior e colaboradores da FAPESP, ainda que eventuais.
m.2) Jurídicas que tenham como sócios o próprio Pesquisador Responsável, a Beneficiária da Subvenção, membros da equipe da pesquisa, bem como empregados, membros do Conselho Superior ou colaboradores da FAPESP, ainda que eventuais, bem como os parentes (ascendentes, descendentes ou colaterais até o 4º grau, consanguíneos ou por afinidade), o cônjuge ou companheiro de quaisquer deles.
m.3) Físicas ou Jurídicas com as quais o Pesquisador Responsável ou a Beneficiária da Subvenção mantenha negócios, dívidas ou créditos.
n) Remunerações ao próprio Pesquisador Responsável.
o) Pagamento de serviços de consultoria ou assessoria técnica, bem como de diárias e passagens, feito a militar, servidor ou empregado público, integrante do quadro de pessoal da Administração Pública Direta ou Indireta, salvo se permitido por legislação específica.
p) Pagamentos a pessoas físicas e jurídicas que não tenham sido previamente indicadas no processo e aprovadas pela FAPESP.
2.4.2.3. Na alínea de despesas de transporte:
a) Passagens aéreas emitidas em classe diferente da classe econômica.
b) Despesas com marcação de assentos e excesso de bagagens.
c) Taxas e/ou multas para cancelamento e remarcação de passagens, exceto se previamente autorizado pela FAPESP.
d) Pagamentos de serviços de transporte executivo (veículo com motorista), veículo por aplicativo e táxi.
e) Despesas com estacionamento.
2.4.2.4. Nas alíneas de diárias e manutenção mensal:
a) As despesas não financiáveis na utilização de diárias ou manutenção mensal estão descritas na Portaria PR nº 35/2020.
2.4.3. É também vedada a transferência de recursos ou saldos de um processo para outro.
2.5. Escolha do fornecedor ou prestador de serviço (volta ao índice)
2.5.1. É responsabilidade da Beneficiária da Subvenção a escolha do fornecedor ou prestador para realizar aquisições de materiais e contratações/pagamentos de serviços com os recursos de subvenção econômica.
2.5.1.1. Na submissão da Prestação de Contas à FAPESP, deverão ser apresentadas as justificativas dos preços e razões que determinaram a escolha de cada fornecedor ou prestador de serviço.
2.5.1.2. Para aquisições e contratações/pagamentos de serviços com valor superior a 10 (dez) salários mínimos (a referência é o salário mínimo nacional vigente no momento da realização da despesa), devem ser apresentadas cotações de preços de, no mínimo, 3 (três) diferentes fornecedores/prestadores de serviço, que estejam válidas no momento da realização da despesa.
a) Para o cálculo do valor superior a 10 (dez) salários mínimos será considerada a somatória do valor total dos comprovantes de despesas com aquisições e contratações de um mesmo fornecedor ou prestador de serviço, referentes às parcelas de uma mesma aquisição ou serviço, que possam ser realizadas de uma só vez.
b) Nos casos em que não houver três fornecedores/prestadores para o material/serviço, devem ser apresentados justificativas e documentos que atestem o fato, para análise da FAPESP.
c) Para realização de despesas no país, as cotações apresentadas devem ser emitidas em moeda nacional.
d) Para as cotações obtidas por meios eletrônicos, a autenticidade dos documentos deverá ser atestada por meio de declaração registrada pelo Pesquisador Responsável, no momento do envio da Prestação de Contas eletrônica via SAGe.
d.1) Cotações recebidas por e-mail podem ser apresentadas desde que acompanhadas de cópias das trocas de correspondências eletrônicas entre o solicitante e o fornecedor.
2.5.1.3. Os prestadores de serviços e consultores a serem subcontratados, sejam pessoa física ou jurídica, devem ser aqueles previamente autorizados pela FAPESP no respectivo processo.
a) Independentemente da autorização prévia no processo, por ocasião do envio da Prestação de Contas é obrigatória a apresentação de justificativas para escolha do prestador/consultor e de cotações de preço realizadas, em atendimento aos itens 2.5.1.1 e 2.5.1.2.
b) Para alteração do prestador de serviços ou consultor deverá ser submetida solicitação de autorização prévia à FAPESP no processo.
2.5.2. Antes da aquisição e da contratação/pagamento a fornecedores e prestadores pessoa jurídica no país, devem ser realizadas as seguintes consultas:
a) Verificar se a empresa prestadora/fornecedora tem obrigatoriedade total de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, junto ao órgão competente.
a.1) Somente serão aceitas notas fiscais não eletrônicas de empresas sem obrigatoriedade total de emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
b) Nos casos de fornecedores não emitentes de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e de prestadores de serviços não emitentes de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), a Beneficiária da Subvenção deverá verificar se a empresa está “Habilitada” e “Ativa” nos cadastros fiscais públicos do SINTEGRA (Secretaria da Fazenda) e do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ (Receita Federal), respectivamente, devendo ser confirmada a situação da empresa escolhida antes da efetivação da aquisição ou da contratação/pagamento.
b.1) Somente serão aceitas despesas realizadas junto a empresas reconhecidas no SINTEGRA como “Habilitadas” e na Receita Federal como “Ativas”.
2.5.3. A Beneficiária da Subvenção deverá exigir da empresa fornecedora ou prestadora de serviço as seguintes certidões, válidas no momento da aquisição ou contratação do serviço:
a) Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à dívida Ativa da União.
b) Certidão Negativa de Débitos Tributários da Dívida Ativa do Estado de São Paulo.
c) Certificado de Regularidade do FGTS (CRF).
2.5.4. As consultas aos cadastros da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda, realizadas conforme item 2.5.2, e as certidões exigidas, conforme item 2.5.3, devem ser anexadas aos comprovantes de despesas enviados na Prestação de Contas.
2.5.5. Caso o fornecedor/prestador não cumpra com a obrigação de entrega do material adquirido ou do serviço contratado, a Beneficiária da Subvenção deverá restituir os valores correspondentes à FAPESP. Não compete à FAPESP nenhum tipo de intervenção junto ao fornecedor/prestador.
3. Comprovação de Despesas (volta ao índice)
a) Os comprovantes de despesas referentes às aquisições de materiais e contratações/pagamentos de serviços, no país ou no exterior, devem ser emitidos em nome da Beneficiária da Subvenção.
b) Deverá constar nos documentos fiscais, como local de entrega e como endereço de cobrança, o endereço da Beneficiária da Subvenção.
c) Em todos os comprovantes de despesas realizadas com recursos de subvenção econômica deverá constar, no corpo do documento fiscal, a indicação “Processo FAPESP nº__/_____-__” e descrição detalhada dos serviços contratados ou dos materiais adquiridos, contendo quantidades e valores.
c.1) Nos casos de pesquisas financiadas com recursos de convênios ou acordos de cooperação, deverá constar, também, a denominação do respectivo acordo ou convênio e, quando houver, o número.
d) Não serão aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem sua clareza, salvo se for emitida carta de correção pelo fornecedor, nos termos da legislação aplicável.
e) Na realização de despesas em moedas estrangeiras, considerando que o câmbio é flutuante, deve ser anexado à Prestação de Contas o comprovante da taxa de câmbio utilizada na conversão da despesa para a moeda nacional. Na ausência do comprovante da taxa de câmbio utilizada, a FAPESP considerará a cotação cambial publicada pelo Banco Central.
f) Os comprovantes de despesas apresentados à FAPESP devem estar devidamente quitados.
f.1) Devem ser anexados ao respectivo comprovante de despesa documento que ateste sua quitação, como por exemplo: duplicata quitada; recibo; comprovante de pagamento eletrônico em que conste a identificação do documento fiscal faturado.
f.2) O agendamento do pagamento do título não configura sua quitação.
3.1. Material Permanente e Material de Consumo (volta ao índice)
3.1.1. Aquisições em território nacional
a) Nas aquisições de material permanente e material de consumo, em território nacional, serão aceitos os seguintes comprovantes fiscais:
a.1) Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, Nota Fiscal, Cupom Fiscal Eletrônico ou Cupom Fiscal;
a.2) A Nota Fiscal com “faturamento antecipado” ou “venda a ordem” deve estar acompanhada da correspondente Nota Fiscal ou DANFE de Simples Remessa, comprovando a entrega do material.
b) A Beneficiária deverá verificar a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
c) Os comprovantes fiscais de aquisição de material permanente deverão conter, exclusivamente, itens dessa natureza, demonstrando as principais características do bem adquirido, como marca, modelo, tipo, número de série do equipamento, editora, autor, título da obra e outros.
3.1.2. Aquisições no exterior
a) Nas aquisições de material permanente e de material de consumo por importação, deverão ser apresentados os seguintes comprovantes:
a.1) Aquisições realizadas pela Beneficiária da Subvenção:
a.1.1) Demonstrativo de Apropriação de Custo de Material Importado, conforme o Modelo 7;
a.1.2) “Proforma invoice" autorizada;
a.1.3) Fatura Comercial;
a.1.4) Licença de Importação (LI) com os devidos deferimentos das entidades controladoras (CNEN, INPI, Governo do Estado, IBAMA etc.), se houver;
a.1.5) Conhecimento de embarque;
a.1.6) Declaração de Importação (DI);
a.1.7) Comprovante de Importação (CI);
a.1.8) Carta de crédito, se houver;
a.1.9) Contrato de Câmbio;
a.1.10) Contrato de cancelamento, se houver;
a.1.11) Comprovantes da realização de seguro (apólice, recibo etc.);
a.1.12) No caso de pagamento realizado com remessa bancária, apresentar comprovantes das despesas com a remessa, emitidos pela instituição bancária;
a.1.13) No caso de pagamento realizado com cartão de crédito corporativo, apresentar extrato do cartão de crédito;
a.1.14) Recibo do frete aéreo ou naval;
a.1.15) Recibo da INFRAERO;
a.1.16) Recibo do Sindicato dos Despachantes Aduaneiros;
a.1.17) Nota Fiscal de honorários do Despachante;
a.1.18) Nota Fiscal de transporte terrestre;
a.1.19) Comprovantes de recolhimento de impostos e de outras despesas, emitidos pela Receita Federal e/ou pela companhia responsável pelo transporte internacional;
a.1.20) Outros.
3.1.3. Material controlado
a) Para Prestação de Contas da aquisição de materiais controlados (Polícia Federal, Ministério do Exército, Comissão Nacional de Energia Nuclear etc.), o comprovante fiscal emitido em nome da Beneficiária da Subvenção deverá conter o número de registro do respectivo órgão controlador.
3.1.4. Realização de obras, instalações ou reformas
a) As aquisições de materiais e contratações de serviços para realização de obras, instalações ou reformas são classificadas como despesas de capital, na alínea de material permanente.
b) Além dos comprovantes de despesas indicados nos itens 3.1.1 e 3.1.2, referentes aos materiais adquiridos, e dos comprovantes indicados no item 3.2, referentes aos serviços contratados, devem ser apresentados:
b.1) Contrato firmado com construtora, se houver;
b.2) Adendo de Obra, conforme Modelo 6 ou Memorial Descritivo fornecido pela construtora; e
b.3) Fotografias iniciais e finais.
3.1.5. Fabricação ou montagem de equipamento ou mobiliário
a) As aquisições de materiais e contratações de serviços para fabricação ou montagem de equipamento ou mobiliário são classificadas como despesas de capital, na alínea de material permanente.
b) Além dos comprovantes de despesas indicados no item 3.1.1 e 3.1.2, referentes aos materiais adquiridos, e dos comprovantes indicados no item 3.2, referentes aos serviços contratados, deverá ser apresentado documento contendo descrição detalhada do produto final.
3.1.6. Guarda de Material Permanente
a) Durante a vigência do Auxílio, o material permanente adquirido deverá ficar sediado na Empresa Sede, sob responsabilidade da Beneficiária da Subvenção.
3.2. Serviços de Terceiros (volta ao índice)
a) Os comprovantes fiscais referentes à contratação/pagamento de serviços de terceiros devem conter a descrição e quantificação dos serviços realizados, informando, por exemplo, quantidade, número de horas, valores unitários, valores totais etc.
3.2.1. Serviços de Terceiros no País:
As despesas com serviços de terceiros no país poderão ser comprovadas da seguinte forma:
a) Contratados de pessoa jurídica:
a.1) Apresentar Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços e/ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.
a.1.1) A Beneficiária da Subvenção deverá consultar a autenticidade das Notas Eletrônicas conforme indicado no documento.
a.2) Se a empresa for isenta de emissão de notas fiscais, apresentar recibo em papel timbrado da empresa e cópias do estatuto de constituição e da legislação de isenção para análise.
b) Contratados de pessoa física:
b.1) Para execução de serviços técnicos e especializados: apresentar NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica) ou o RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo) acompanhado de cópias das guias de recolhimento dos impostos incidentes.
b.2) Para execução de serviços artesanais ou braçais: apresentar comprovante conforme item 3.2.1.b.1, ou Recibo para Pagamento de Serviços (Modelo 2), não devendo ser utilizado papel timbrado ou outros impressos da Beneficiária da Subvenção.
c) Despesas com contratação de recursos humanos:
c.1) No caso de concessão de despesas com recursos humanos, a comprovação deverá ser efetuada apresentando todos os seguintes documentos:
c.1.1) Demonstrativo relacionando os funcionários custeados com recursos do projeto e respectivos valores;
c.1.2) Cópia da folha de pagamento mensal, acompanhada das respectivas guias de recolhimento dos encargos incidentes, contendo a quitação bancária; e
c.1.3) Comprovante bancário do pagamento efetuado aos funcionários.
c.2) Para os encargos sociais (obrigações patronais) os percentuais máximos autorizados são:
c.2.1) Previdência Social = 20%
c.2.2) Sesi/Sesc = 1,5%
c.2.3) Senai/Senac = 1%
c.2.4) Incra = 0,2%
c.2.5) Salário Educação = 2,5%
c.2.6) FGTS = 8%
c.2.7) Seguro Acidente de Trabalho = 3%
c.2.8) Sebrae = 0,6%
c.3) Despesas com encargos trabalhistas são cobertas apenas após seu efetivo pagamento. Não serão aceitos quaisquer tipos de provisões.
c.4) Somente serão aceitos valores de despesas referentes a Férias, 13º Salário, verbas rescisórias etc., no montante proporcional ao período da atividade realizada pelo funcionário durante a vigência do Auxílio.
d) Contratação de seguro viagem:
d.1) Apresentar a apólice do seguro, acompanhada do recibo de quitação do pagamento com assinatura do recebedor.
d.2) A utilização de recursos para contratação de seguro viagem está limitada aos valores indicados na tabela disponível em www.fapesp.br/2921.
e) Taxa de inscrição em eventos: apresentar documento emitido pela organização do evento, acompanhado do comprovante de pagamento efetuado.
3.2.2. Serviços de Terceiros no Exterior
As despesas com serviços de terceiros no exterior contratados/pagos pela Beneficiária da Subvenção poderão ser comprovadas com a apresentação da documentação indicada no item 3.1.2, alínea “a.1”.
3.3. Diárias e manutenção mensal (volta ao índice)
3.3.1. Para utilização de diárias no país, diárias no exterior e manutenção mensal no exterior, devem ser observadas as normas descritas na Portaria PR nº 35/2020, disponível em www.fapesp.br/14018.
3.3.2. O pagamento de diárias e manutenção mensal está limitado aos valores indicados nas tabelas disponíveis em www.fapesp.br/valores.
3.3.3. As despesas com diárias no país, diárias no exterior e manutenção mensal no exterior devem ser comprovadas da seguinte forma:
a) Utilizadas pelo Pesquisador Responsável: apresentar o Recibo de Diárias/Manutenção para o Pesquisador Responsável (Modelo 3), ou apresentar os comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano.
b) Utilizadas por terceiros: apresentar o Recibo de Diárias/Manutenção para Pesquisadores Visitantes e Terceiros (Modelo 4) ou apresentar comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano.
c) Em ambos os casos, deve também ser apresentado documento que comprove a realização da viagem no período citado (exemplos: comprovante das passagens utilizadas, declaração da instituição visitada, certificado de participação em reunião científica, ou outro documento, em que conste o período e o local do evento/visita).
3.3.4. As despesas com manutenção mensal no exterior serão consideradas de acordo com a permanência efetiva no exterior do Pesquisador Responsável e/ou dos membros de equipe, comprovada através da passagem aérea utilizada.
a) Se não houver concessão da passagem aérea pela FAPESP, deverá ser apresentada cópia da passagem aérea utilizada ou dos passaportes com registros de saída e entrada no país.
3.4. Despesas de transporte: (volta ao índice)
a) Na utilização de despesas de transporte, deve-se considerar como ponto de partida o município sede e como ponto de chegada o município onde se realizará o evento ou atividade relacionada ao projeto. Considera-se município sede, aquele em que se localiza a Beneficiária da Subvenção, no endereço constante do Termo de Outorga de Subvenção Econômica do processo.
3.4.1. Transporte aéreo
a) Na emissão de passagens aéreas, devem ser atendidas as seguintes condições:
a.1) A responsabilidade pela aquisição da passagem aérea é da Beneficiária da Subvenção.
a.2) A passagem deve ser emitida em Classe Econômica e, sempre que possível, em Tarifa Promocional.
a.3) Caso a passagem seja adquirida com utilização de programas de milhagem, serão consideradas somente as despesas efetivamente pagas à companhia aérea, constantes no bilhete emitido, como taxas de embarque e demais tarifas de emissão.
a.4) Os bilhetes devem ser emitidos com as datas marcadas de ida e volta, compreendendo o período de vigência do respectivo processo. Na impossibilidade, deve ser emitido um bilhete de ida e posteriormente outro de volta, evitando a necessidade de remarcação ou cancelamento. Outras situações deverão ser objeto de análise pela FAPESP antes da realização da despesa, mediante solicitação com justificativa circunstanciada.
a.5) Para viagens nacionais e internacionais, em que seja necessária a permanência por ao menos um pernoite no local de realização do evento ou atividade relacionada ao processo, e desde que as passagens aéreas adquiridas não incluam bagagem despachada, poderão ser custeadas as taxas referentes a 1 (uma) bagagem despachada para os voos de ida e de volta.
b) Para a comprovação da despesa com emissão de passagens aéreas devem ser apresentados os comprovantes de pagamento e de utilização, conforme abaixo:
b.1) Comprovação de pagamento:
b.1.1) Quando adquirida pela Beneficiária da Subvenção: Recibo expedido pela companhia aérea ou agência de viagens, discriminando os valores pagos (transporte, taxas etc.); ou
b.1.2) Quando adquirida por terceiros: Recibo expedido pela companhia aérea ou agência de viagens, discriminando os valores pagos (transporte, taxas etc.) e Recibo de Reembolso (Modelo 1).
b.2) Comprovação de utilização:
b.2.1) E-ticket, contendo a base tarifária; e
b.2.2) Cartões de embarque (físico ou eletrônico) ou canhoto da passagem aérea utilizada, com percurso completo.
b.2.3) Em caso de dano ou extravio dos cartões de embarque, deverá ser apresentada declaração de embarque fornecida pela companhia aérea.
c) Em caso de trecho não utilizado, é obrigatória a comprovação do pedido de reembolso à Companhia Aérea e a restituição do valor proporcional aos trechos não utilizados à FAPESP.
d) Em caso de não utilização da passagem aérea adquirida, o valor integral utilizado deverá ser restituído à FAPESP, não sendo financiável o pagamento de multas e taxas.
3.4.2. Passagens rodoviárias, fluviais, marítimas, ferroviárias e outras
a) Apresentar comprovante de aquisição e canhoto da passagem em que constem itinerário, data da viagem e valor pago.
b) Quando adquirida por terceiros, apresentar também o Recibo de Reembolso (Modelo 1).
3.4.3. Combustível
a) Despesas com combustível são custeadas somente para o trecho percorrido, considerando a média de 10 km/l.
b) Para a comprovação desta despesa, devem ser apresentados:
b.1) Comprovantes fiscais de gastos com combustível emitidos em nome da Beneficiária da Subvenção; e
b.2) Informação indicando o roteiro da viagem, com a quilometragem percorrida e a placa do veículo utilizado.
3.4.4. Pedágio
a) Para a comprovação do pagamento de tarifas de pedágios, podem ser apresentados:
a.1) Pagamento manual: apresentar Documento Fiscal Equivalente (DFE); ou
a.2) Pagamento automático: apresentar extrato fornecido pela empresa que opera o sistema de cobrança automática, com indicação feita pela Beneficiária de quais das despesas que constam no extrato foram custeadas com recursos do processo.
3.4.5. Transporte urbano
a) Na utilização de transporte urbano podem ser custeados: ônibus municipal, ônibus intermunicipal classificado como urbano, metrô e trem.
b) Para a comprovação desta despesa, deverá ser apresentado o Recibo de Transporte Urbano (Modelo 5), devidamente preenchido e assinado pelo Pesquisador Responsável e pelo passageiro, com a descrição do percurso realizado, valor unitário e quantidade utilizada.
4. Elaboração e submissão da Prestação de Contas (volta ao índice)
4.1. A Prestação de Contas deverá ser elaborada através do Sistema de Apoio à Gestão - SAGe (www.fapesp.br/sage) e submetida à FAPESP nos prazos estabelecidos no Termo de Outorga de Subvenção Econômica, contendo os seguintes documentos a serem anexados em formato PDF ao sistema:
a) Para cada aquisição de material ou contratação de serviço realizada devem ser apresentados os seguintes documentos:
a.1) Comprovantes das despesas realizadas, conforme orientações da seção 3 desta norma;
a.2) Em relação ao fornecedores e prestadores de serviços:
a.2.1) Justificativas dos preços e razões que determinaram a escolha do fornecedor ou prestador de serviço, conforme item 2.5.1.1 desta norma;
a.2.2) Cotações de preços, conforme item 2.5.1.2 desta norma;
a.2.3) Consultas realizadas aos cadastros da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda, conforme item 2.5.2 desta norma; e
a.2.4) Certidões exigidas, conforme item 2.5.3 desta norma.
b) Comprovante da devolução do saldo não utilizado, quando houver, conforme instruções para devolução disponíveis em www.fapesp.br/10820.
c) Em todas as Prestações de Contas devem ser reapresentadas as Certidões Negativas de Débitos Relativos às esferas federal, estadual e municipal de Governo em nome da Beneficiária da Subvenção, válidas no momento da apresentação da Prestação de Contas.
d) Quando houver aquisição de material permanente, deverá ser anexada à Prestação de Contas uma cópia do contrato social atualizado da Empresa Sede, visando a confirmação dos dados cadastrais fornecidos na concessão inicial do Auxílio.
e) Demonstrativo de aplicação de recursos de contrapartida pela Beneficiária da Subvenção, conforme informações declaradas no documento “Declaração de Recursos e Origem da Contrapartida”, apresentado na proposta e aprovado pela FAPESP.
e.1) Esta documentação deverá ser apresentada nas mesmas datas estabelecidas no Termo de Outorga de Subvenção Econômica para a apresentação de Prestação de Contas.
f) Demonstrativo da execução da receita e despesa evidenciando os recursos recebidos a título de transferência, de contrapartida e dos rendimentos auferidos com a aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, bem como os saldos respectivos.
g) Declaração FINEP (Modelo 8), a ser apresentada por ocasião do envio da Prestação de Contas final do processo.
h) Outros documentos relevantes para análise da Prestação de Contas pela FAPESP.
4.2. Visando facilitar o acompanhamento da utilização dos recursos e o controle da Prestação de Contas, o preenchimento de informações no SAGe, para a elaboração da Prestação de Contas eletrônica, poderá ser feito à medida em que as despesas forem realizadas.
4.2.1. As liberações e devoluções de recursos realizadas no processo são automaticamente registradas no SAGe, para que possam ser associadas a uma Prestação de Contas.
4.2.2. No entanto, uma vez que o carregamento destas informações bancárias para o SAGe leva em média 3 dias úteis, recomenda-se que as operações de liberação e devolução de recursos sejam concluídas com esta antecedência mínima em relação à data prevista para a submissão do compromisso de Prestação de Contas.
4.3. No preenchimento da Prestação de Contas eletrônica no SAGe, as despesas serão classificadas, dentro do tópico Projeto, por alínea: material permanente, material de consumo, serviços de terceiros, despesas de transporte e diárias/manutenção.
4.4. Dentro de cada alínea, as despesas lançadas na Prestação de Contas serão organizadas em ordem cronológica pelo próprio sistema, dando origem automaticamente ao Balancete de Prestação de Contas.
4.5. Quando não houver liberação e utilização de recursos no período a que se refere a Prestação de Contas, a informação deverá ser declarada pelo Pesquisador Responsável no SAGe, no momento da elaboração da Prestação de Contas no sistema.
4.6. A FAPESP permite que o Pesquisador Responsável indique usuários que o apoiem na elaboração da Prestação de Contas no SAGe.
4.7. As orientações detalhadas sobre a elaboração e a submissão da Prestação de Contas eletrônica, bem como sobre a indicação de usuários de apoio, podem ser encontradas nos Manuais de Apoio aos Pesquisadores, disponíveis no link “Manuais” dentro do próprio SAGe.
5. Instruções finais (volta ao índice)
5.1. Após a submissão da Prestação de Contas, a documentação apresentada será examinada pela FAPESP, quanto à observância às regras contidas nesta norma, no Edital da respectiva Chamada de Proposta no qual o Auxílio foi concedido e no Termo de Outorga de Subvenção Econômica.
5.1.1. Após aprovação da Prestação de Contas final do processo, será emitido o correspondente título de quitação pela FAPESP.
5.1.2. A emissão do título de quitação pela FAPESP não impede que o processo seja reaberto para nova análise da documentação apresentada, nos seguintes casos:
a) irregularidades identificadas por órgãos de fiscalização e controle, aos quais a FAPESP está sujeita;
b) apuração de denúncias recebidas pela FAPESP;
c) outras situações que motivem a abertura de diligências no processo.
5.2. No caso de impugnação de documentos apresentados na Prestação de Contas ou pedidos de esclarecimentos pela FAPESP, a Beneficiária deverá cumprir as exigências solicitadas, no prazo determinado em ofício, por meio da apresentação de Prestação de Contas complementar.
5.3. Os documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas enviadas à FAPESP devem ser mantidos sob a guarda e responsabilidade da Beneficiária da Subvenção, pelo período de 5 (cinco) anos após a emissão do correspondente título de quitação pela FAPESP.
5.3.1. No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, a Beneficiária deve providenciar fotocópia do documento, a ser mantida junto com o original.
5.4. A Beneficiária da Subvenção também deverá manter em arquivo exclusivo disponível para a FAPESP, pelo prazo de 5 (cinco) anos após a emissão do correspondente título de quitação do processo, os registros financeiros e contábeis e demonstrativos financeiros referentes aos recursos transferidos pela FAPESP, de acordo com as normas estipuladas na legislação em vigor e no Termo de Outorga de Subvenção Econômica, adequados para o acompanhamento e avaliação físico-financeira do projeto.
5.5. A apresentação dos documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas poderá ser solicitada à Beneficiária da Subvenção durante o período de guarda indicado no item 5.3. A solicitação poderá ser realizada a critério da própria FAPESP, por solicitação da FINEP ou de órgãos de fiscalização e controle.
5.5.1. Caso seja solicitada a apresentação de documentos originais, a documentação deverá ser enviada ao seguinte endereço:
FAPESP - Diretoria Administrativa
Rua Pio XI, 1500 - Alto da Lapa
CEP 05468-901 - São Paulo - SP
5.5.2. A documentação original deverá ser apresentada com a identificação do número do processo do Auxílio correspondente, utilizando-se o formulário para encaminhamento conforme Modelo 9, e seguindo-se as seguintes recomendações:
a) organizar os documentos por alíneas de despesas e, na sequência, por ordem cronológica;
b) numerar as páginas da documentação a ser enviada, sendo que cada folha deverá conter somente um documento;
c) não dobrar os documentos e comprovantes fiscais, salvo se maiores que tamanho A4;
d) comprovantes menores que o tamanho A4 deverão ser colados em folhas de tamanho A4, na posição vertical, respeitando as possíveis anotações no verso do mesmo e mantendo margem à esquerda da folha para furação;
e) no caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, a Beneficiária deve providenciar fotocópia do documento e colar o original na mesma folha;
f) não utilizar grampos e clipes para fixação de documentos;
g) não encadernar ou colocar os documentos em pastas de qualquer tipo.
5.5.3. Caso a documentação seja recebida em desacordo com as orientações do item 5.5.2, esta será devolvida pela FAPESP à Beneficiária para reorganização e adequação às normas.
5.6. Correrão por conta exclusiva da Beneficiária da Subvenção quaisquer despesas que não se enquadrem nas autorizações constantes do Termo de Outorga de Subvenção Econômica, nesta norma e no Edital da Chamada de Proposta no qual o Auxílio foi concedido, podendo ainda ensejar a adoção de medidas administrativas e/ou judiciais pela FAPESP objetivando a devolução de recursos.
5.7. Nas hipóteses indicadas no item 5.6, bem como nos casos de ausência da documentação comprobatória requerida para a Prestação de Contas, deverá ser restituída à FAPESP a importância correspondente.
5.7.1. O valor devido a ser restituído será atualizado no Sistema de Débitos do Tribunal de Contas da União, segundo prescrito na legislação vigente, a partir:
a) da data do crédito na conta bancária específica, quando conhecida, ou da data da liberação dos recursos, no caso de omissão no dever de prestar contas ou de as contas apresentadas não comprovarem a regular aplicação dos recursos;
b) da data do pagamento, quando houver impugnação de despesas específicas e os recursos tiverem sido aplicados no mercado financeiro ou quando caracterizada responsabilidade de terceiro;
c) da data do evento, quando conhecida, ou da data de ciência do fato pela FAPESP, nos demais casos.
5.8. Será instaurada Tomada de Contas Especial (TCE) pela FAPESP, nos termos da legislação aplicável, para identificação dos responsáveis e quantificação do dano, nas seguintes situações:
a) Não apresentação de Relatórios Científicos e/ou Prestações de Contas no prazo de até 30 (trinta) dias da notificação que lhe for encaminhada pela FAPESP;
b) Não aprovação de Relatórios Científicos e/ou Prestações de Contas, em decorrência de:
b.1) Não execução do objeto pactuado;
b.2) Atingimento parcial dos objetivos avençados;
b.3) Desvio de finalidade;
b.4) Impugnação de despesas;
b.5) Não aporte dos recursos de contrapartida;
b.6) Não aplicação de rendimentos de aplicações financeiras no objeto pactuado, quando for o caso.
c) Ocorrência de qualquer outro fato do qual resulte prejuízo ao erário.
d) Não devolução de eventuais saldos financeiros remanescentes após 30 (trinta) dias da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção do Termo de Outorga de Subvenção Econômica.
5.9. A Tomada de Contas Especial será procedida pelo órgão encarregado da Auditoria da FAPESP.
5.10. A não execução do projeto pactuado, ou sua execução parcial, decorrente de insucesso técnico devidamente justificado e aprovado pela FAPESP não ensejará a instauração de TCE.
5.11. Quando houver alteração do Pesquisador Responsável pelo processo, o Pesquisador Responsável anterior deverá apresentar a Prestação de Contas referente ao período de sua gestão, cabendo ao seu substituto as Prestações de Contas seguintes.
6. Modelos (volta ao índice)
Modelo 1 - Recibo de Reembolso
Modelo 2 - Recibo para Pagamento de Serviços
Modelo 3 - Recibo de Diárias/Manutenção para o Pesquisador Responsável
Modelo 4 - Recibo de Diárias/Manutenção para Pesquisadores Visitantes e Terceiros
Modelo 5 - Recibo de Transporte Urbano
Modelo 7 - Demonstrativo de Apropriação de Custo de Material Importado
Modelo 9 - Formulário para encaminhamento de documentação à FAPESP