Location via proxy:   [ UP ]  
[Report a bug]   [Manage cookies]                
Scribd Logo
Importer

Bienvenue sur Scribd !

  • 234 vues

    Procedure de Facturation Recettes-PI Interface Orion - FIN-REC-04.01

    Transféré par

    Ludvik L'emblematik
    Ce document décrit le processus de facturation interne entre le magasin de chimie et la direction des finances via l'interface PI Orion. Il explique les étapes de génération des factures de vente dans SIFAC à partir des factures papier Orion, puis le traitement comptable et le contrôle par l'agence comptable.

    Droits d'auteur :

    © All Rights Reserved
    Téléchargez comme PDF, TXT ou lisez en ligne sur Scribd

    Procedure de Facturation Recettes-PI Interface Orion - FIN-REC-04.01

    Transféré par

    Ludvik L'emblematik
    234 vues3 pages
    Ce document décrit le processus de facturation interne entre le magasin de chimie et la direction des finances via l'interface PI Orion. Il explique les étapes de génération des factures de vente dans SIFAC à partir des factures papier Orion, puis le traitement comptable et le contrôle par l'agence comptable.

    Description originale:

    Fiche descriptive de procédure dans une entreprise

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Formats disponibles

    PDF, TXT ou lisez en ligne sur Scribd

    Avez-vous trouvé ce document utile ?

    Ce contenu est-il inapproprié ?

    Ce document décrit le processus de facturation interne entre le magasin de chimie et la direction des finances via l'interface PI Orion. Il explique les étapes de génération des factures de vente dans SIFAC à partir des factures papier Orion, puis le traitement comptable et le contrôle par l'agence comptable.

    Droits d'auteur :

    © All Rights Reserved
    Téléchargez comme PDF, TXT ou lisez en ligne sur Scribd
    Télécharger au format pdf ou txt
    234 vues3 pages

    Procedure de Facturation Recettes-PI Interface Orion - FIN-REC-04.01

    Transféré par

    Ludvik L'emblematik
    Ce document décrit le processus de facturation interne entre le magasin de chimie et la direction des finances via l'interface PI Orion. Il explique les étapes de génération des factures de vente dans SIFAC à partir des factures papier Orion, puis le traitement comptable et le contrôle par l'agence comptable.

    Droits d'auteur :

    © All Rights Reserved
    Téléchargez comme PDF, TXT ou lisez en ligne sur Scribd
    Télécharger au format pdf ou txt
    sur 3

    Fiche de Procedure

    Carte didentit
    FIN - REC - 04.01

    Rfrencement
    Intitul du processus

    Procdure de facturation recettes - Prestations internes via Interface PI Orion (cas du Magasin de Chimie et de son logiciel de facturation Orion)

    Pilote du processus

    Dpartements du contrle interne - Agence comptable et DFI - Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne

    Contexte du processus
    (amont / aval / contraintes /
    rglementation) + primtre

    Cette procdure ne concerne que le Magasin de Chimie, la DI logiciels et l'Imprimerie de la DALI. Cette fiche prsente le processus de traitement des oprations de facturations internes dnommes
    prestations internes (PI) par le biais de l'interface PI de Sifac sur l'exemple de la facturation Orion*. Elle dtaille les types doprations concernes, les circuits et procdures mis en place dans le cadre du
    dploiement du systme d'informatique de gestion "SIFAC" . Le systme de gestion des prestations internes ainsi mis en place est un systme de gestion intgr. Il permet lmission simultane de la
    facture de vente et de la facture d'achat correspondant. Ainsi, le ple prestations internes du bureau de lexcution budgtaire de la Direction des Finances traite lensemble des prestations internes de
    lUniversit de Strasbourg.

    Acteurs du processus

    Acteurs internes

    Entits/acteurs qui concourent directement au droulement du processus


    Personnes concernes au sein des composantes, des units de recherche, des directions et des ples par le processus de prestations internes.
    Le Ple central PI du bureau de l'excution budgtaire de la direction des finances.
    Le bureau du visa des recettes de l'Agence Comptable.

    Acteurs externes

    Description du processus
    Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) :
    Identifier lenchainement des oprations, les acteurs impliqus et les responsabilits de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en uvre
    Lgende (signification des formes employer pour raliser le schma)

    Document papier

    Contrle / dcision
    oui: sortie par le bas/Non: sortie par le
    ct

    Donnes (en entre ou en


    sortie) non formalises par un
    support particulier
    Fichier informatique ou base de
    donnes

    Opration manuelle

    Prparation

    Traitement/tche

    Traitement informatis

    Dbut ou fin dun processus (si


    enchainement avec un autre
    processus, mentionner le nom dans la
    forme)

    Saisie de donnes dans une


    application

    Connecteur vers un autre processus


    ou sous-processus, renvoi vers une
    autre page

    Transmission /circulation de
    donnes ou dinformations

    Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

    Acteurs impliqus
    Etapes

    1 - Transmission de la demande d'achat Sifac


    permettant l'mission de la facture de vente
    Orion

    2- Gnration d'un fichier CSV avec toutes les


    factures papier Orion du mois

    Contact financier
    "Acheteur"

    Saisie de la
    commande d'achat
    interne dans Sifac

    Contact financier
    "Vendeur"

    Direction des Finances Ple central PI

    Liste donnes et
    Factures
    Orion

    Fichier CSV

    Intgration fichier et
    gnration des
    factures de vente
    dans SIFAC

    3 - Intgration du fichier CSV dans SIFAC

    Contrle
    Visa

    Apports de
    correction
    Non
    Oui

    Impression liste
    factures de vente
    SIFAC
    6 -Prise en charge comptable par le pole central
    PI

    Procdure de Prise en
    charge comptable

    7 - Rgularisation de la commande d'achat


    interne, service fait et gnration de la facture
    d'achat dans SIFAC via le fichier CSV intgr
    dans l'interface

    Commande d'achat,
    service fait et facture
    d'achat

    Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

    Commentaires
    L'acheteur saisit son bon de commande d'achat interne
    et le transmet par courrier ou par mail de documents
    scanns au vendeur.
    Le vendeur vrifie les lments du bon de commande.
    Suite la ralisation de la prestation, le vendeur met la
    facture Orion rfrenant le numro du bon de
    commande.

    Emission de la
    facture Orion

    5 - Visa ordonnateur par le pole central PI et


    Impression de la liste des factures de vente
    Sifac

    Agence comptable - Bureau


    "Visa recettes"

    Le vendeur gnre via le logiciel de facturation Orion un


    fichier CSV.
    A l'appui de ce fichier, une liste "Etat rcapitulatif du
    fichier interface" de donnes ainsi que les factures
    mises par le logiciel Orion sont transmises au ple
    central PI de la DFI.
    Aprs l'intgration du fichier CSV, le ple central PI
    procde la gnration des factures de vente SIFAC.
    L'utilisation de l'interface permet d'automatiser le flux
    complet.

    La facture d'orion** et la facture de vente SIFAC doivent


    imprativement faire rfrence la commande d'achat.
    Le bureau PI procde aux contrles ncessaires et
    prend contact avec le vendeur le cas chant.
    Les factures Orion faisant foi, les factures de vente
    Sifac ne sont pas dites.
    Le visa "ordonnateur" puis la liste des factures de vente
    valides s'obtiennent en effectuant la transaction
    ZREC022.
    Cette liste ne ncessite pas de signature de
    l'ordonnateur.

    Le pole central PI prend en charge les factures de vente


    dans Sifac. Cette prise en chargedu ct de
    l'ordonnateur est exceptionnelle car le processus PI
    garantie l'absence de risques.
    Le ple central PI de la DFI rgularise les commandes
    d'achat survenues en erreur, procde au service fait et
    la facturation Sifac. Il dite la liste de dpenses

    Liste des dpenses


    et lot de pices

    Liste des dpenses et


    factures Orion
    8 - Transmission de la liste des dpenses
    l'agence comptable et du lot de pices l'appui
    pour rapprochement, puis envoi des pices
    l'acheteur pour signature par l'ordonnateur

    Retour des documents et


    transmission aux services
    pour signature

    Procdure de
    Rapprochement

    Liste des dpenses


    signe

    Fin de
    procdure

    Fin de
    procdure

    Le ple central PI de la DFI transmet au bureau


    "visa recettes":
    - la liste des dpenses SIFAC (par UB, sauf pour la
    DIRE et le service de Valorisation)
    - la liste des factures Orion**
    - les factures Orion** en un exemplaire
    - la liste des factures de vente Sifac (ZREC022)
    - le rcapitulatif des oprations intgres de SIFAC
    (vente, achat et prise en charge)
    Ce lot complet permettra le rapprochement de la
    vente et de l'achat par le bureau du visa recettes
    de l'AC.
    Aprs cette prise en charge, le Ple central PI
    transmet la liste dpenses et les factures Orion
    pour signature par l'ordonnateur: L'agence
    comptable doit nanmoins tre destinataire d'un
    original sign par l'ordonnateur.

    Documentation associe

    Documentation du processus
    (Lister et joindre les documents : fiche(s)
    de procdure, mode opratoire, notes
    internes)

    "Liste des factures de vente valides" Sifac et non signe par l'ordonnateur (Transaction ZREC022)
    "Liste des dpenses" signe par l'ordonnateur (transaction ZISFACFITR_LIST_DEP)
    "Rcapitulatif des oprations intgres dans SIFAC"
    Liste des factures Orion
    Fichier CSV extrait du logiciel de facturation ORION
    Document Droulement Interface Orion PI Interne
    * L'utilisation de l'interface PI dans Sifac concerne le magasin de chimie via ORION, mais aussi la DI logiciels et l'imprimerie.
    ** Cela vaut pour les trois types de factures: factures de "Orion", de la DI Logiciels et de l'Imprimerie.

    Modalit dlaboration
    Fiche tablie par :
    DFI - Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne

    Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

    Fiche valide par :


    Hlne Mangano

    Date de validation :
    03/04/2012

    Vous aimerez peut-être aussi