Chapitre 3
Chapitre 3
Chapitre 3
Faculté Polydisciplinaire
Département des Sciences Economiques et de Gestion
Béni Méllal
Support de Cours
M25 : Informatique de gestion
Filière : SEG – S4
abdelmoula.abouhilal@gmail.com
Introduction générale à
01 l’informatique
Environnement Windows et
02 Internet
Traitement du texte en Ms
03
Word
04 Tableur Ms Excel
05 Ms Power Point
2 Pr. A.ABOUHILAL
Chapitre 3
Microsoft Word 2010
1. Introduction
Un logiciel de traitement de texte est un logiciel destiné à mettre en forme du texte après
l'avoir saisi ou importé d'un autre logiciel.
L'intérêt d'un traitement de texte réside dans la possibilité de :
• Saisir, modifier du texte.
• Mise en forme (caractères, paragraphes), mise en page (marges, colonnes).
• Insérer des tableaux, des graphiques, des images, ...
• Corriger l'orthographe et la grammaire.
• Mémoriser son document sur support magnétique.
• Imprimer le document sur papier.
Word est livré avec 5 autres applications :
Ms Word Art
Ms Graph
Formes
Editeur d'équation
SmartArt
Vous y verrez en particulier :
Le rôle du bouton Office et Fichier.
La constitution du ruban
L’intérêt de la barre d’outils Accès rapide
Mise en forme et mise en page
Les tableaux
Objets graphiques
Les styles
Longs documents et références
Le publipostage
La protection d’un fichier par mot de passe
3 Pr. A.ABOUHILAL
1.1. Ruban
Les onglets du ruban remplacent les anciens menus de Word. Ils sont organisés en groupes
d'outils, et certains groupes sont équipés, en bas à droite, d'un lanceur de boîte de dialogue qui
permet d’accéder à toutes les commandes relatives au groupe.
4 Pr. A.ABOUHILAL
1.3. Barre d’état
Située juste en dessous du document, elle est entièrement configurable : faites un clic droit sur
cette barre > cochez ou décochez les options souhaitées.
On y ajoute généralement le:
Numéro de page
La langue
Pourcentage de zoom
Curseur de zoom
Statistiques
Etc
Paramétrage du logiciel
De nombreuses caractéristiques du logiciel sont
paramétrables,
Le volet gauche de la fenêtre liste neuf
catégories d’options :
- Standard,
- Affichage,
- Vérification,
- Enregistrement,
- etc.
5 Pr. A.ABOUHILAL
2. Saisie Du Document
2.1. Se déplacer dans le document
Vous pouvez bien sûr parcourir le document avec le pointeur, puis cliquer à l’endroit où vous
souhaitez placer le curseur. D’autres méthodes plus « élégantes » existent :
Cliquez sur l’un des deux boutons de double flèche situés sous la barre de défilement vertical,
pour accéder à la page précédente ou à la page suivante.
6 Pr. A.ABOUHILAL
2.3. Fractionner la fenetre
Le fractionnement de la fenêtre permet de visualiser et de modifier deux parties du document
en cours.
Pour fractionner la fenêtre, pointez sur le petit trait horizontal situé au-dessus de la barre de
défilement. Quand le pointeur prend la forme d’une double flèche , cliquez-glissez jusqu’à
l’emplacement de séparation souhaité.
3. Mise en forme
3.1. Mise en forme avant ou après saisie
- Sélectionner le texte, puis appliquer une mise en forme.
Elle contient les outils les plus courants : type, taille et couleur de police, gras, italique,
souligné, etc.
7 Pr. A.ABOUHILAL
Certaines fenêtres de mise en forme présentent également une zone d’Aperçu.
3.5.1. Police
Le curseur étant à l’intérieur d’un mot, ouvrez le menu déroulant de la zone «Police », et
pointez sur différentes polices de la galerie pour visualiser leurs effets sur le mot.
On peut également :
- Sélectionner une taille en utilisant la liste déroulante du bouton « Taille de police»,
- Ou encore taper la taille dans la zone de saisie : le nombre saisi doit être compris entre 1 et 1638.
Ce nombre est en points, un point mesurant environ 0,35 mm.
3.5.4. Sur-lignage
- Cliquez sur le bouton d’info-bulle « Couleur de surbrillance du texte ».
- Choisissez la couleur souhaitée, puis cliquez-glissez sur les textes à surligner.
- Pour quitter le mode surlignage, appuyez sur la touche Echap (Esc).
- Pour supprimer le surlignage : sélectionnez le texte et choisissez l’option «Aucune couleur »
dans la galerie de couleurs du bouton de surlignage.
3.6. Précisions sur certaines options de la fenêtre « Police»
Sélectionnez une expression avant de l’ouvrir, afin d’avoir un aperçu des effets choisis.
9 Pr. A.ABOUHILAL
3.8. Reproduire la mise en forme
3.11.1. Introduction
Un document Word peut comporter des tableaux.
Pour créer ou configurer un tableau, on utilisera :
- Le bouton « Tableau » situé dans le groupe « Tableaux », sous l’onglet « Insertion ».
- Les « Outils de tableau » qui s’affichent sur le ruban quand le curseur est dans un tableau.
Ils sont classés dans les onglets «Création» et « Disposition».
- Le clic droit sur le tableau qui permet d’afficher fenêtres et commandes relatives au tableau.
3.11.4. Redimensionner
· Pour redimensionner globalement le tableau.
· Ajustement automatique : clic droit sur le tableau, option « Ajustement automatique»
· Modifier la largeur d’une colonne .
· Modifier la hauteur d’une ligne.
· Tailles précises des lignes, des colonnes et des cellules (en cm ou en pourcentages).
· Largeur identique de colonnes ou largeur identique de lignes
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3.11.5. Autres actions
Bordures et trames:
le style
la couleur
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Alignement
Créer un style
Modifier un style
Pour aller:
- à la 1ère cellule de la ligne: Alt + ↖
- à la dernière cellule de la ligne : Alt + Fin
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- à la cellule suivante : Tab
- à la cellule précédente : Maj+ Tab
- en début de cellule : ↖(Home)
- en fin de cellule : Fin
Conserver la ligne d’en-tête d’un tableau de plusieurs pages
Word est un traitement de texte, pas un tableur. Concernant des calculs complexes, il
convient d’utiliser plutôt l’application EXCEL.
Les séparateurs des milliers des nombres sur lesquels s’effectueront les calculs, doivent être
saisis en espaces insécables, c’est-à-dire en tapant Ctrl + Maj + Espace.
Pour mettre à jour les résultats, s’il y a modifications des données, appuyez sur la touche F9 (qui est
la touche de mise à jour des champs).
14 Pr. A.ABOUHILAL
convertir un tableau en texte
4. Objets graphiques
4.1. Introduction
Dans un document Word, on peut insérer des tableaux (voir chapitre précédent),
également d’autres types d’objets :
- Des formes
- Des images
- Des graphiques
- Des SmartArts
- Des WordArts
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Pour insérer l’un de ces objets graphiques dans un document, on utilise sous l’onglet «
Insertion » : le groupe « Illustrations » pour les quatre premiers types d’objets, le groupe «
Texte » pour un objet WordArt.
Style d’habillage
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4.4. ZONE DE DESSIN
Une zone de dessin est un cadre qui permet de gérer plus facilement des objets
graphiques. On y insère des images et des formes.
insérer
Format d’une
zone de dessin
Zones de texte
OU BIEN
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4.5. Image
On peut insérer une image clipart (fournie par Word), également une image importée
d’un fichier.
Quand une image est sélectionnée, le ruban affiche l’onglet « Outils Image », qui
comprend le seul onglet « Format ».
Image clipart
Activez le bouton « Image ». Dans la fenêtre « Insérer une image » qui s’affiche, cherchez
le fichier, puis double-cliquez sur l’image pour l’insérer dans le document
Clic droite
4.6.1. WordArt
WordArt : traduisez par « l’art du mot », texte mis sous forme artistique.
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On peut appliquer au texte du WordArt les commandes du groupe « Police », sous l’onglet «
Accueil ».
4.6.2. SmartArt
Types de
SmartArt
Visualisation de modèle
modèles
4.6.3. Graphique
La création d’un graphique s’effectue avec Excel (de la même version que celle de Word
sous laquelle est réalisé le document), sinon avec MS Graph.
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5. Mise En Page
5.1. Aperçu avant impression
Avant d’imprimer un document, il est important de vérifier, et de modifier si nécessaire, sa
mise en page
5.2.Taille et disposition
Par défaut, la taille de la page est le format A4, c’est-à-dire 21 x 29,7 cm (norme
française). On peut choisir une autre taille, après activation du bouton «Taille», situé dans le groupe «
Mise en page ».
La commande « Autres tailles de papier » affiche la fenêtre « Mise en page ». Ouverte à
l’onglet « Papier », on peut y définir la largeur et la hauteur exactes souhaitées.
On peut aussi afficher la fenêtre « Mise en page » en cliquant sur le lanceur du groupe « Mise
en page ».
La fenêtre « Mise en page » contient également l’onglet « Disposition ».
On peut y modifier l’alignement vertical. Par défaut, cet alignement est «Haut » : le curseur se
place automatiquement en haut d’une nouvelle page Il peut être Centré, Justifié ou Bas.
Ces éléments de mise en page (Taille, Alignement vertical) ne peuvent s’appliquer qu’à une page
entière.
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5.2.1. LES MARGES
Par définition, les marges sont les espaces blancs en limite de page, laissés non
imprimés.
Pour modifier la taille d’une marge, deux méthodes sont possibles :
Avec la règle
Avec le ruban
5.2.2. ORIENTATION
Pour modifier l’orientation des pages, cliquez dans le groupe « Mise en page » sur le
bouton « Orientation ».
- Par défaut, l’orientation est verticale, c’est-à-dire « Portrait »
- On peut la choisir horizontale, c’est-à-dire « Paysage »
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Pour afficher la fenêtre « Colonnes » : cliquez sur le bouton « Colonnes » > « Autres
commandes ».
Ou plus rapidement : double-cliquez dans la règle sur un séparateur de colonnes
(pointeur n).
Contrairement à la méthode précédente utilisant la règle, cette méthode présente
l’avantage de ne pas risquer de déplacer un retrait ou un taquet de tabulation.
6. Les styles
6.1. Introduction
Un style est constitué d’un ensemble d’attributs de mise en forme, ensemble auquel on a
donné un nom.
Par défaut, le style appliqué à un texte est le style « Normal ». Ce style fait partie des styles
définis par Word 2007.
On définit :
- des styles de caractères : mise en forme de la police
- des styles de paragraphes : retrait, tabulations, mise en forme des caractères, etc.
- des styles de listes : niveaux, types de puces, polices, etc.
- des styles de tableaux : nombre de lignes et de colonnes, bordure, trame, etc.
Règle importante : si on modifie le style, tous les textes du document auxquels on a appliqué
ce style, seront automatiquement modifiés en conséquence.
Il existe des styles définis par Word 2007. Ce sont des styles « prédéfinis ».
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6.2.1. La galerie des styles
24 Pr. A.ABOUHILAL
6.3. Application d’un style
On peut appliquer un style soit à partir de la galerie
des styles, soit à partir du volet Styles. La méthode reste
la même : sélection du texte (ou placement du curseur dans
le texte), puis clic sur le style.
Appuyez sur les touches : Ctrl + Maj (Shift) + S
Le style de caractère
Dans le volet Styles, les noms des styles de caractères sont suivis de la
lettre a.
Le style de paragraphe
Dans le volet Styles, les noms des styles de paragraphes sont suivis du
caractère ¶.
Le style lié
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6.5.2. Avec la fenêtre de création d’un style
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6.6.2. Utilisation d’un style de liste à plusieurs niveaux
Activez le bouton «Liste à plusieurs niveaux», et sélectionnez le style dans la galerie «Styles
de listes».
En copiant un style vers le modèle Normal.dot, qui est l’option par défaut, il sera accessible à
tout nouveau document Word.
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6.7.2. Modifier un style
A partir de Avec la
la mise en fenêtre
forme «Modifier les
modifiée styles»
Comme son nom l’indique, le « Mode Plan » sert à gérer le plan d’un document.
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7.2.3. Modification des niveaux hiérarchiques
Pour modifier le nombre de niveaux hiérarchiques de la table, utilisez la fenêtre « Table des matières
».
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7.3. Index
Un index se présente comme une liste alphabétique d’expressions et de sous-expressions
accompagnées d’un ou de plusieurs numéros de page.
La mise en place d’un index s’effectue en deux étapes :
Marquage des expressions :
.1. Soit individuellement
.2. Soit on utilise un fichier d’indexation
Création de l’index.
8. Publipostage
8.1. Introduction
Suite à de nombreuses questions liées au publipostage, j'ai décidé de me lancer dans un
tutoriel. Je vais tenter d'apporter quelques éclaircissements sur la méthode à utiliser.
Le publipostage est une technique qui permet de créer un grand nombre de lettres types dont le
contenu est personnalisé. Les informations utilisées pour le publipostage ne se limitent pas aux
données personnelles, elles peuvent être d'une tout autre nature : factures, contrats...
Dans les parties qui vont suivre, le document de fusion principal sera toujours un document
Word et l'application de départ sera également Word, seules les sources de données vont changer.
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8.2. Les commandes
Dans l'onglet Publipostage, Word possède une commande qui permet d'activer un assistant qui vous
guidera pas à pas.
Dans la version 2007, cet assistant se présente sous la forme d'un volet.
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Le ruban contient tous les outils nécessaires pour effectuer le publipostage.
Le groupe Créer
Le premier bouton du groupe permet de choisir le type de document que vous allez créer. Il
ouvre une liste déroulante permettant de faire un choix. C'est également ce bouton qui donne accès à
l'assistant. Le second bouton permet la sélection des destinataires ou l'introduction d'une nouvelle
liste. Enfin, le dernier bouton permet de travailler la liste en ajoutant un tri.
33 Pr. A.ABOUHILAL
Le groupe Aperçu des résultats
8.3.Le type de document
Pour le type de document, Word est plein de ressources.
ou encore,
Ces choix correspondent à : une lettre, par exemple si votre activité change d'adresse et que vous
souhaitez prévenir vos clients, un message électronique comme une "News Letter", parallèlement à
l'édition de lettres vous pouvez y associer des enveloppes, faire des planches d'étiquettes ou
finalement pour "créer" un répertoire (répertoire téléphonique).
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8.5.Les sources de données
Nous allons parcourir quelques types de sources de données utilisables avec Word.
Une fois la source de données choisie, si vous enregistrez votre document, vous obtenez un
document principal de fusion.
8.5.1. Word
Pour la source de données, nous pouvons utiliser un document Word. Il est beaucoup plus aisé
d'utiliser un tableau pour gérer vos données. Si vous respectez certaines conventions, il sera d'autant
plus facile d'utiliser ce document.
Nom
Prénom
Adresse
No
Cp
Ville
Tel
La liste peut aussi être formatée en CSV (Valeurs Séparées par des Virgules).
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8.5.2. Excel
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Et votre liste peut se trouver sur n'importe quelle feuille du classeur.
Si votre première ligne n'est pas une ligne de données, vous devez le préciser à l'ouverture.
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Il est même possible d'utiliser une plage de données.
8.5.3. Access
L'utilisation d'une base de données Access pour la fusion et le publipostage est bien évidemment
possible. Dans l'onglet publipostage, après un clic le bouton Sélection de destinataires, choisissez
Utiliser la liste existante.
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Vous obtenez alors une boîte de dialogue permettant de choisir un fichier, le répertoire par défaut est
le répertoire contenant les informations sur les sources de données.
Si votre base de données possède plusieurs tables, vous pouvez choisir la table qui contient vos
adresses ou données pour le publipostage. Les requêtes sont également proposées.
Si vous n'avez pas encore de liste et que vous désirez créer une nouvelle liste, Word possède un outil
qui va vous permettre de saisir une liste utilisable dans une fusion ou un publipostage.
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Vous ouvrez un formulaire qui va vous permettre d'entrer des données.
Ce formulaire sommaire contient cependant tous les champs nécessaires pour faire votre
publipostage. Si les colonnes proposées ne vous conviennent pas, vous avez la possibilité de les
personnaliser.
Dès que votre liste est terminée, le clic sur le bouton OK ouvre une boîte de dialogue vous demandant
d'enregistrer vos données. Le seul format proposé est le format *.mdb qui est le format de base de
données des versions antérieures d'Access.
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Par défaut, Word contient les outils minimums pour l'utilisation et la création d'une base de données
Access.
Après sélection, vous pouvez vérifier que les données sont "liées" au document dans l'onglet
publipostage et le bouton Modifier la liste
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8.6.Le document
Vous pouvez éditer votre document à n'importe quelle étape du publipostage. Il existe des
champs par défaut et des blocs pour vous faciliter la tâche. Le plus intéressant est le bloc d'adresse.
Si vous utilisez le bouton Bloc d'adresses, vous pouvez visualiser le résultat obtenu et parcourir les
différents enregistrements qui constituent votre liste.
Vous avez également la possibilité d'insérer un champ contenant des données autres que le bloc
adresse.
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Lorsque vous avez choisi un champ, il s'affiche dans votre document entouré de guillemets.
Après avoir inclus au moins un champ dans votre document, vous pouvez visualiser l'aspect final de
votre document. Vous avez à votre disposition un groupe de contrôle pour vous y aider.
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8.7.L'utilisation avancée des champs
Jusqu'à présent, nous avons utilisé les champs de publipostage de façon très simple. Word permet une
utilisation un peu plus avancée des champs.
Pour l'utilisation avancée du publipostage, je vous conseille de modifier les paramètres d'affichage de
votre document.
Dans la partie Options Avancées et Afficher le contenu du document, choisissez Afficher les codes de
champ plutôt que leurs valeurs.
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La combinaison de touches Alt + F9 produit le même résultat.
Cette règle assez simple permet de faire un choix en fonction d'un champ de votre base de données.
Imaginez que vous ajoutiez le champ sexe dans vos données, vous pouvez faire ce choix à n'importe
quel endroit de votre document.
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Et comme résultat :
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