Le document décrit les différents types de dossiers, y compris les chemises simples, à sangle, à rabat, à tirette et à pince. Il explique également l'indexage et la signalisation des dossiers à l'aide d'étiquettes, d'onglets et de couleurs.
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LES DOSSIERS
A - DEFINITION Le dossier est une chemise en carton mince contenant les documents se rapportant à une personne ou à un même sujet. Il désigne à la fois le contenu et le contenant. B – LES DIFFERENTES CATEGORIES DE DOSSIERS On distingue plusieurs types de dossiers : 1) Chemise simple ou ordinaire C’est une feuille de carton mince comportant deux plats et un pli. Il existe également des chemises à deux plis.
2 plis 1 pli
2) Chemise à sangle C’est une chemise dont le plat est en carton entoilé, le dos est extensible et se développe en fonction de l’épaisseur du contenu.
3) Chemise à rabat C’est une chemise dont la fermeture est faite sur les 4 côtés permettant d’éviter la chute des documents.
4) Chemise à tirette C’est une chemise comportant un dispositif de serrage manœuvré par deux languettes entoilés qui permettent d’éviter la chute la chute des documents.
5) Chemise à pince Les documents sont serrés à l’intérieur de la chemise entre deux barres au moyen d’un ressort manœuvre par levier. 6) Classeur à anneaux ou à levier (biblorhapte) C’est une chemise en carton très fort et à dos large comportant des anneaux qui reçoivent des feuilles préalablement perforées.
C - INDEXAGE ET SIGNALISATION 1) Indexage ou jalonnement L’indexage est l’indication visuelle des tranches de classement. Indexer un dossier, c’est porter en claire sur la partie visible le titre du dossier. Indexer un classement, c’est indiquer visuellement les tranches de ce classement. Moyen matériel On utilise les étiquettes et des onglets.
B Ab
Onglet simple Onglet indexes
Onglet à fenêtre
2) Signalisation La signalisation est l’indication visuelle des caractéristiques fixes ou mobile. a) Caractéristique fixe Ce sont des renseignements permanents c'est-à-dire invariables. Ex : la profession ; le sexe ; Les moyens utilisés sont : La couleur ; Les cases coloriées ; Les gommettes de couleur (papillon). b) Caractéristique mobile Il s’agit des renseignements temporaires ou variables. Ex : chiffre d’affaire ; dossier incomplet. Les moyens utilisés sont le cavalier et l’onglet.
