Manuel de Procedures de Gestion Des Ressources Du Centre de Sante

REPUBLIQUE DU BENIN
-*-*-*-*-*-
MINISTERE DE LA SANTE
-*-*-*-*-*-
MANUEL DE PROCEDURES DE
GESTION DES RESSOURCES
DU CENTRE DE SANTE
Ce document a été produit avec l’appui technique et financier du Projet

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé
Intégré de Santé Familiale (PISAF) exécuté par University Researsh Co. i
SIGLES ET ACRONYMES
AES : Agent d’Entretien et de Services
CAR : Chargé de l’Administration et des Ressources
CVA : Conducteur de Véhicules Administratifs
MCZS : Médecin Coordonnateur de la Zone Sanitaire
PAA : Plan d’Action Annuel
PTA : Plan de Travail Annuel
SA : Secrétaire Administratif
TDR : Termes de Références

RAAF : Responsable des Affaires Administratives et Financières
COGECS : Comité de Gestion de Centre de Santé
CS : Centre de santé
Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé ii

SOMMAIRE
SIGLES ET ACRONYMES ................................................................................................................ II

INTRODUCTION .................................................................................................................................. 1
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE................................................................... 2
ORGANISATION ET DESCRIPTION DE POSTE .......................................................................... 3
ORGANISATION ................................................................................................................................................. 4
DESCRIPTION DES POSTES ............................................................................................................. 5

GESTION ADMINISTRATIVE ............................................................................................................. 22
ACCUEIL DES CLIENTS ............................................................................................................................. 23
GESTION DU COURRIER ........................................................................................................................... 25
ARCHIVAGE ....................................................................................................................................................... 35
GESTION DES MISSIONS .......................................................................................................................... 41
PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ......................................... 48

IDENTIFICATION DES BESOINS EN PERSONNEL ................................................................. 49
RECRUTEMENT DU PERSONNEL SUR FONDS PROPRES ...........Erreur ! Signet non

défini.
REMUNERATION DU PERSONNEL RECRUTE SUR FONDS PROPRES ..................... 51
GESTION DES CARRIERES DU PERSONNEL SUR FONDS PROPRES ........................ 53
GESTION DES CONFLITS ......................................................................................................................... 61
INCITATION A LA PERFORMANCE ................................................................................................... 63
PROCEDURE DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE ......................................... 65

GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................................ 66
ELABORATION DU PLAN D’ACTION ANNUEL .......................................................................... 67
PREPARATION ET VOTE DU BUDGET ............................................................................................ 71
GESTION FINANCIERE .......................................................................................................................... 75
EXECUTION DU BUDGET ......................................................................................................................... 76
EXECUTION DES DEPENSES ................................................................................................................. 96
GESTION COMPTABLE....................................................................................................................... 110
Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé iii

___________________________________________________________________ ... ERREUR !
SIGNET NON DEFINI.
ELABORATION DES ETATS FINANCIERS ................................................................................. 113
SCHEMA DES ECRITURES COMPTABLES................................................................................. 114
PROCEDURES DE GESTION DU MATERIEL...................................................................... 121

GESTION DES IMMOBILISATIONS ............................................................................................. 122
GESTION DES IMMOBILISATIONS ................................................................................................. 123
MAINTENANCE DES IMMOBILISATIONS .......................................................................... 131

INVENTAIRE DES MATERIELS ......................................................................................................... 138
GESTION DU MATERIEL DE TRANSPORT ................................................................................ 141
GESTION DES STOCKS........................................................................................................................ 150
Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé iv

INTRODUCTION
Le manuel a pour objet de mettre à la disposition des acteurs des Centres de Santé, un outil de
référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations de gestion.
La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :
• Renforcer la culture du respect des textes au niveau des structures sanitaires ;

• Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et
financier conforme :
aux principes de gestion généralement admis

aux dispositions des textes réglementaires et législatifs en vigueur ;²
• Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives

par une définition précise des postes et des attributions afférentes ;
• Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des
circuits d’information (circulation des documents) ;
• Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace.
Le présent manuel décrit l’organisation, les procédures de gestion administrative, des

ressources humaines, financière et matérielle du Centre de Santé.
Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 1

PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

ORGANISATION ET DESCRIPTIONS DE POSTES

ORGANISATION
Organigramme d’un Centre de Santé
Médecin Chef COGECS
SA
Responsable du Centre
de Santé
Resp Resp Resp Labo Resp Affaires Tech Hygiène et

maternité dispensaire Adm et Assainissement
financière
Resp Resp PEV

AES
animation Responsable Chargé des
pharmacie recettes
Agent de
recouvrement
CVA
recettes
Légende : Magasinier
Relation hiérarchique
Relation fonctionnelle

DESCRIPTION DES POSTES
Responsable du centre de santé
Intitulé : Responsable du centre de santé
2. Description sommaire
Sous l'autorité du médecin coordonnateur, il assure l’exécution des tâches techniques (soins
curatifs, soins préventifs, promotionnels) et de gestion au niveau du centre de santé
1. Description des attributions
• Participer à la planification et la mise en œuvre des activités du centre de santé de la

zone.
• Assurer le fonctionnement harmonieux du système d’information des centres de santé

de la commune
• Participer au processus de recrutement des agents du Centre de Santé la gestion des

ressources humaines (Définition de poste, embauche, licenciement, rémunération des
agents non permanant de l’Etat, formation et recyclage, résolution des conflits …)
• Participer à la mise en place des services de qualité
• Faire Assurer des services de qualité dans les centres de santé de la commune
• Participer à la supervision du personnel des centres de santé de la commune.
• Superviser et contrôler la gestion des différentes ressources financières et matérielles du

centre de santé
• Participer au plan technique aux prestations de soins médicaux, à l’organisation du

système de référence et de contre-référence
• Exécuter les décisions prises par le Comité de gestion des Centres de Santé et les
instructions de la hiérarchie
• Ordonner et veiller par délégation à l'exécution du budget des centres de santé de

commune tant en recettes qu'en dépenses
• Participer aux concertations régulières avec les autorités communales et les partenaires
au développement

Profil :
- Médecin Généraliste ou de Santé Publique ou IDE ou SFE (selon le cas)
- Ancienneté : 02 ans
- Les différentes attributions susmentionnées ne sauraient être considérées comme

exhaustives Les différentes attributions susmentionnées sont extraites des divers textes
réorganisant les formations sanitaires et ne sauraient être considérées comme exhaustives

Responsable des Affaires Administratives et Financières
1-Intitulé : Responsable des Affaires Administratives et Financières (RAAF)
2-Description sommaire
Sous l'autorité du Responsable du Centre de Santé, le RAAF assure l’exécution des tâches de
gestion financière, comptable et matérielle du Centre de Santé

3-Description des attributions
• Assurer la mise en œuvre du système de gestion administrative, financière,

comptable et matérielle du centre de santé ;
• Elaborer le projet du plan d’action et du budget du centre à partir des données

fournies par les autres entités du centre ;
• Participer à l’élaboration du plan d’action et du budget du Centre de Santé ;
• Encaisser les recettes et Exécuter les dépenses ;
• Assurer le suivi du recouvrement des créances ;
• Tenir la comptabilité générale et analytique du Centre de Santé
(enregistrement et conservation des pièces justificatives et livres comptables) ;
• Gérer la caisse de menues dépenses ;
• Consolider la comptabilité des Centres de Santé de la commune ;
• Etablir les états de paiement ;
• Archiver les pièces (factures, reçus de versement, état, etc.) ;
• Exécuter les opérations bancaires;
• Participer aux supervisions, travaux d'inventaire et monitorings ainsi qu’aux réceptions

de biens matériels ;
• Préparer les rapports financiers (mensuel, trimestriel, annuel) du Centre de Santé ;
• Fixer les objectifs à ses collaborateurs (commis de pharmacie, le magasinier etc…) et

coordonner leurs activités ;
• Assurer le suivi et le contrôle de l'exécution des tâches confiées à ses collaborateurs

en matière de gestion administrative, comptable et financière ;

Approuver le plan de performance de ses collaborateurs ;
Participer à l’évaluation de ses collaborateurs ;
Participer à l’élaboration du plan triennal et du Budget programme de la Zone Sanitaire ;
Appuyer les responsables des centres de santé pour élaborer le budget du plan d’action du
centre de santé ;
Assurer l’archivage des actes, pièces comptables et autres documents ;
4-Profil :
- Titulaire du BAC G 2, ou BAC G 3 ou à défaut du CAP AC
- Etre de bonne moralité
- Expérience : à 02 ans
- Doit accepter travailler en équipe
Les différentes attributions susmentionnées ne sauraient être considérées comme exhaustives.

SECRETAIRE ADMINISTRATIF DU CENTRE DE SANTE
1. Intitulé : Secrétaire Administratif du Centre de Santé
Sous l’autorité du responsable du centre le Secrétaire Administratif du Centre de Santé,

assure la tenue du secrétariat administratif.
• Accueillir et recevoir les clients du Centre de Santé ;
• Assurer le traitement du courrier "Arrivée" et "Départ" Centre de Santé ;
• Assurer la saisie des documents administratifs initiés par le Centre de Santé ;
• Assurer la reprographie des documents administratifs et la ventilation du courrier ;
• Assurer le classement du courrier courant et son archivage ;
• Gérer le standard (Appel, Réception, etc.) ;
• Gérer les rendez-vous du Responsable du centre ;
• Assister les Responsables du Centre dans l’organisation des réunions et autres

manifestations ;
• Assurer les tâches de gestion des ressources humaines ;
Les différentes attributions susmentionnées sont extraites des divers textes réorganisant la
Zone Sanitaire et ne sauraient être considérées comme exhaustives.
Profil :
- Etre titulaire du CAP Employé de Bureau ou BEPC + Attestation d’opérateur de saisie
- Expérience : 02 ans

GARDIEN DU CENTRE DE SANTE
1. Intitulé : Gardien du centre de sante
Sous l'autorité du Comptable, le gardien du centre de santé assure la sécurité des lieux et des
biens
3. Description attributions
• Veiller à l’intégrité des biens;
• Gérer les entrées et les sorties ;
• Surveiller les flux des visiteurs;
• Prendre soin du matériel ou outillage mis à sa disposition
4-Profil :
- Etre physiquement apte
Les différentes attributions susmentionnées ne sauraient être considérées comme exhaustives

MAGASINIER
1. Intitulé : Magasinier du Centre de Santé.
Sous l'autorité du comptable il assure la garde et la conservation des stocks
3. Description détaillée des responsabilités
• Assister à l’évaluation des besoins en produits pharmaceutiques
• Accueillir les clients
• Participer aux réceptions des médicaments et consommables
• Procéder aux livraisons des produits aux clients
• Tenir les fiches de stock
• Tenir les articles du magasin du bureau de zone
• Ranger les médicaments et consommables
• Assurer l’entretien du dépôt répartiteur
• Tenir le registre des bons de commande
• Participer aux travaux d’inventaires du dépôt répartiteur
4-Profil :
Etre titulaire du CEP
Etre de bonne moralité

CONDUCTEUR DE VEHICULES ADMINISTRATIFS
1. Intitulé : Conducteur de Véhicules Administratifs
Sous l’autorité du RAAF le CVA est chargé de la conduite et de l'entretien préventif du

véhicule dont il a la charge et destiné au transport du personnel et des biens.
• Assurer le transport du personnel et des matériels
• Assurer le ravitaillement des véhicules en carburant
• Assurer le chargement et le déchargement des biens transportés
• Prendre des dispositions pour la sécurité du véhicule et des personnes et biens

transportés
• Veiller à la propreté et à l'entretien préventif du véhicule (lavage, nettoyage,

vérification du niveau d'huile, d'eau, état des pneus, éclairage, batterie, etc.)
• Signaler les défaillances techniques observées sur le véhicule
• Tenir à jour les instruments (cric, triangle, extincteur, etc.) et outils de gestion du
véhicule (livret de bord, cahier de suivi, etc.)
4-Profil :
- Etre titulaire d’un permis de conduire catégorie B
- Savoir lire et écrire
- Avoir de connaissances en mécanique
Les différentes attributions susmentionnées ne sauraient être considérées comme

exhaustives

AGENT D’HYGIENE ET D’ASSAINISSEMENT DE BASE
1. Intitulé : Agent d’Hygiène et d’Assainissement de Base
Sous l'autorité du Responsable du Centre, il assure les tâches relatives à la planification, à

l’organisation, au suivi et à l’évaluation des activités de l’Hygiène et de l’Assainissement de
base au niveau du centre.
• Participer à l’élaboration du Plan d’action et du Budget Programme annuel du centre
• Organiser les tâches relatives à la promotion de l’hygiène et de l’assainissement de

base sur le territoire du centre ;
• Former, recycler et superviser le personnel des formations sanitaires de la commune
• Participer aux activités de recherche
• Organiser la sensibilisation des populations et des élèves sur l’hygiène et

l’assainissement de base ;
• Organiser l’appui technique pour la gestion des déchets biomédicaux ;
• Assurer le contrôle des ouvrages d’assainissement dans la commune ;
• Contribuer à la formation et à la supervision des relais communautaires.
4-Profil :
Etre titulaire du Diplôme d’agent d’Hygiène
Etre de bonne moralité
Expérience professionnelle : 02 ans

RESPONSABLE PEV
1. Intitulé : Responsable PEV
Sous l'autorité du Responsable du Centre de Santé, le Responsable Programme Elargi de

Vaccination assure les tâches relatives à la planification, à l’organisation, au suivi et à
l’évaluation des activités de vaccination au niveau du Centre de Santé
• Suivre et superviser le personnel du centre de santé pour la mise en œuvre des

activités vaccinales dans la zone sanitaire
• Assurer la disponibilité et la bonne conservation des vaccins

(Approvisionnement, ravitaillement)
• Assurer la gestion du matériel de vaccination (chaîne de froid, porte vaccin etc..)
• Faire la synthèse mensuelle des rapports de vaccination de la commune
• Faire une évaluation périodique de la couverture vaccinale du Centre
• Participer aux activités de monitoring et de supervision

Profil :
- Etre titulaire du Diplôme d’infirmier d’Etat
- Avoir 02 ans d’ancienneté
Les différentes attributions susmentionnées ne sauraient être considérées comme exhaustives.

RESPONSABLE DE MATERNITE

1. Intitulé : Responsable de Maternité
Sous l'autorité du Responsable Centre de Santé, la Responsable de Maternité assure la

planification l’organisation, la mise en œuvre et le contrôle des activités techniques de la
maternité du Centre de Santé.
• Définir les objectifs et coordonner les activités au niveau de la Maternité
• Assurer le suivi et le contrôle de l'exécution des missions confiées aux

collaborateurs
• Développer les séances éducatives sur la santé (IEC, promotion de l’allaitement

maternel, des moustiquaires, planification familiale, démonstrations nutritionnelles,
etc.) en collaboration avec les alphabétiseurs
• Organiser les dépistages et les activités de vaccinations (stratégies avancées et fixe)
• Organiser les consultations des grossesses (accueil, examens cliniques, etc.)
• Organiser la consultation des enfants sains (détection des malnutritions,

établissement des courbes poids/âges, suivi du développement psychomoteur, etc.
• Promouvoir les mesures d’hygiène et d’assainissement
• Monitorer les indicateurs d’activités de la Maternité
• Organiser les visites intra domiciliaires
• Approvisionner régulièrement la Maternité
• Remplir les supports (partogramme, etc.), et fournir les rapports des activités de la
maternité
• Participer aux recherches-actions.
• Participer à l’élaboration du budget
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent
pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles
inhérentes.

Profil :
- Etre titulaire du Diplôme de Sage-femme d’Etat

AGENT DE RECOUVREMENT DES RECETTES DU FINANCEMENT
COMMUNAUTAIRE (ARFC)
1. Intitulé : ARFC du Centre de Santé
Sous l'autorité du RAAF du responsable du centre de santé ou du Chef Poste, l’Agent de

Recouvrement des Recettes du Financement Communautaire assure le recouvrement des
recettes issues de la cession des médicaments et des actes médicaux.
• Participer au reconditionnement des médicaments
• Accueillir et orienter les patients
• Procéder à la cession des médicaments
• Délivrer les bons de carnets de consultation
• Etablir le reçu sur présentation de l’ordonnance
• Percevoir les frais des actes, de la vente des médicaments et toutes autres
prestations du centre
• Garder les recettes journalières dans un coffre en attendant de les reverser au

Caissier Principal
• Participer à l'inventaire des médicaments
• Assurer les gardes
4-Profil :
- Etre titulaire du CAP Aide comptable ou du BEPC

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne
doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences
occupationnelles inhérentes.

GESTION ADMINISTRATIVE

ACCUEIL DES CLIENTS
1-Objet
Favoriser la mise en confiance le client par une bonne orientation sur les services offerts dans
la structure.
2-Principes
Tout client a droit à un bon accueil
Tout agent de la structure a l’obligation d’accueillir et d’orienter avec respect et courtoisie

tout client qui entre en contact avec la structure.
3-Champ d’application
Cette procédure s’applique lorsque des clients entrent en contact avec tout agent de la
structure (physiquement, par téléphone ou autres moyens de communication).
4-Acteurs concernés :
- Personnel de la structure
- Client

ACCEUIL DES CLIENTS
ACTEURS OU DESCRIPTION DES TÂCHES DOCUMENTS

INTERVENANTS AFFERENTS
Tout agent du CONTACT PHYSIQUE

centre rencontré
par le client Salue, écoute, oriente ou installe le client
Agent qui reçoit • Salue et installe le client Fiche de

message
• Echange avec le client
• Fournit les informations sollicitées
• Enclenche la procédure de satisfaction de la

prestation sollicitée
Secrétaire ou tout
autre agent
CONTACT PAR TELEPHONE
• Décroche le téléphone avant la troisième

sonnerie
• Présente la structure
• Ecoute attentivement l’interlocuteur
• Fournit les informations sollicitées ou met

l’interlocuteur en contact avec la personne
demandée ou prend le message
• Remercie l’interlocuteur à la fin de la

communication
• Attend qu’il raccroche avant de raccrocher le

téléphone

GESTION DU COURRIER
1- Objet :
Assurer la bonne circulation de l’information à l’intérieur et à l’extérieur du centre de santé à

travers le courrier entrant, sortant, son suivi et archivage.
La procédure de gestion du courrier s’applique lorsque des messages, lettres, paquets et

journaux expédiés ou reçus sont destinés à fournir de l’information à l’intérieur comme à
l’extérieur.
3-Principe
Tout courrier est enregistré au secrétariat
4-Acteurs concernés
- Secrétaire,
- RAAF,
- Responsable du Centre de santé
- Agent de liaison,
- Autres collaborateurs du Responsable du Centre de santé

COURRIER ARRIVEE
ACTEURS/ DESCRIPTION DE TACHES DOCUMENTS
INTERVENANTS
Réception du courrier ordinaire/message porté: Courrier, plis,
Le Secrétaire, • Vérifie le destinataire, mentionné sur le courrier, Registre de

l’agent de liaison de transmission,
la structure • Contrôle la conformité d’éventuelles pièces
expéditrice jointes, Bordereau
d’envoi.
• reçoit le courrier en cas de conformité,
• Retourne le courrier en rebus au porteur,
• Décharge le registre de transmission ou bordereau

d’envoi à retourner au porteur,
Le Secrétaire Traitement du courrier : Courrier,
• Appose le cachet « arrivée » sur le courrier, Registre

courrier
• Prend connaissance des mentions à enregistrer, arrivée,
• Inscrit dans le registre courrier « arrivée » :
- la date d’arrivée,
- le numéro d’ordre suivant le registre courrier

«arrivée »,
- les références du courrier,
- l’objet du courrier,
- le nom ou la raison sociale de l’expéditeur,

Le Secrétaire • Reporte sur le courrier aux emplacements Courrier
indiqués sur le cachet :
Chemise dossier
-la date,
-le numéro d’ordre
• Dispose le courrier dans une chemise dossier
• Transmet la chemise dossier contenant le

courrier au Responsable du Centre de Santé
Le Responsable du • Reçoit la chemise dossier, Courrier

Centre de Santé
• Prend connaissance et affecte le courrier Chemise dossier
(instructions et orientations),
• Retourne la chemise dossier au secrétaire
Le secrétaire • Reçoit la chemise dossier du courrier annoté Courrier,
• Reporte les instructions au registre du courrier Chemise dossier

« arrivée »,
Cahier de
• Attire l’attention du Responsable du centre de transmission
santé sur d’éventuels courriers manquants interne
• Photocopie au besoin avant ventilation,
• Remplit le cahier de transmission interne,
• Transmet le courrier affecté au destinataire,
• Fait décharger le cahier de transmission interne

par le destinataire,
• Classe la photocopie ou l’originale du courrier

selon le cas dans un le biblorhapte (classeur),
Courrier arrivée : Cas de message porté/

téléphoné

• Réceptionne le message (voir procédure accueil),
Traitement :
• Procède au collationnement (relecture et

correction des fautes éventuelles)
• Transcrit le message dans un cahier
• Saisit le manuscrit
• Enregistre le message
(voir la suite dans la procédure de courrier

«arrivée»)
• A la réception de la confirmation du message

l’enregistre
• Appose le cachet « arrivée » sur le courrier,
• Prend connaissance des mentions à enregistrer,
• Inscrit dans le registre courrier « arrivée » :

Le secrétaire - la date d’arrivée, Téléphone,
- le numéro d’ordre suivant le registre courrier Registre de

«arrivée », transmission,
courrier de
- les références du courrier, confirmation,
- l’objet du courrier, Registre
courrier arrivée
-le nom ou la raison sociale de l’expéditeur,
Chemise dossier
• Reporte sur le courrier aux emplacements
et le courrier
message
-la date, téléphoné
-le numéro d’ordre
• Dispose le courrier dans une chemise dossier

Transmet la chemise dossier contenant le
courrier au Responsable du Centre de Santé (en
l’absence du Responsable du Centre de Santé, la
chemise dossier est adressée au RAAF)
• Classe la confirmation du message à la date de la

réception du message téléphoné
• Attribue le numéro du messager téléphoné/porté

Message électronique
• Consulte la boîte électronique dans la matinée à

08h30mn et à 12h, puis dans l’après midi à 15h
et à 18h,
• Sélectionne et imprime les messages officiels,
• Appose sur le message le cachet courrier

‘arrivée’,
• Inscrit dans le registre du courrier ‘arrivée’ les

mentions suivantes :
- la date d’arrivée du message,
- le numéro d’ordre suivant le registre courrier

«arrivée »,
Le secrétaire, le
• - les références du message,
RAAF et le
Copie du
Responsable du • - l’objet du message,
Centre de Santé. message
• -le nom ou la raison sociale de l’expéditeur,
• Reporte sur le message aux emplacements

• -la date,
• -le numéro d’ordre
• Dispose le message dans une chemise dossier

Transmet la chemise dossier contenant le
courrier au Responsable du Centre de Santé (en
l’absence du Responsable du centre santé, la
chemise dossier est adressée au RAAF)

COURRIER « DEPART »
DOCUMENTS ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES
INTERFACES
Rédaction du courrier
Cas d’une réponse à un courrier « arrivée »
• Reçoit le courrier à lui affecté par le

Responsable du Centre de santé,
Collaborateur • Etudie le courrier, Projet de courrier
• Initie le projet de réponse,
• Dépose le projet de réponse au secrétaire

pour transmission au Responsable du
Centre de Santé
• Transmet le projet de réponse au

Secrétaire Responsable du centre de santé pour Projet de courrier
appréciation,
Responsable du • Apprécie le projet,

Centre de Santé Projet de courrier
• Met ses observations,
• Retourne le projet au collaborateur pour

mise au propre,
• Reçoit le projet corrigé,

Collaborateur Projet de courrier
• Intègre les amendements,
• Remet au secrétaire pour saisie,
• Reçoit le projet corrigé,

Projet de courrier
Secrétaire • Saisit le projet puis le transmet au
collaborateur pour collationnement,
• Collationne et vérifie la prise en compte des

Collaborateur Projet de courrier
observations,

• Paraphe le courrier en quatre (4) copies,
• Soumet le projet mis au propre à la

signature du Responsable du Centre de
Santé,
• Relit le courrier et appose sa signature,

Responsable du Projet de courrier
• Retourne le courrier signé au secrétaire
Centre de Santé
• Reçoit les quatre copies du courrier signées

par le Responsable du Centre de Santé
• Appose le cachet du Responsable du Centre

de Santé en face de la signature
• Inscrit dans le registre courrier ‘’départ’’ :
- la date de signature,
- le numéro d’ordre suivant le

registre courrier «départ»,
-le nom ou la raison sociale du

destinataire, Courrier
• Reporte sur le courrier aux Cahier de

Secrétaire emplacements indiqués (la date de transmission
signature, le numéro d’ordre) Le biblorhapte
(classeur)
• Prépare le pli :
-met le courrier dans une enveloppe au

format approprié
-ferme l’enveloppe,
-inscrit sur l’enveloppe, l’adresse

complète du destinataire,
-mentionne à la partie supérieure de

l’enveloppe, les références du courrier,
• Enregistre le pli dans le cahier de

transmission,
• Remet le pli et le cahier de transmission

à l’agent chargé de liaison
• Classe les copies restantes dans le

biblorhapte (classeur), initiateur,
archives)
Cas de courrier initié par le Responsable du

Centre de Santé:
Responsable du • Initie le projet de courrier, Projet de courrier
Centre de Santé
• Dépose le projet au secrétaire,
• Saisit le projet,
• Imprime le courrier en quatre exemplaires, Projet de courrier

Secrétaire
Courrier
• Transmet le courrier au Responsable du
Centre de Santé
• Relit le courrier et appose sa signature sur

les copies,
Responsable du
• Transmet au secrétaire le courrier pour Courrier
Centre de Santé
enregistrement et expédition
• Reçoit les quatre copies du courrier signées

par le Responsable du Centre de Santé,
Appose le cachet du Responsable du Centre

de Santé à gauche en face de la signature,
• Inscrit dans le registre courrier ‘’départ’’ :
- la date de signature, Courrier

Secrétaire - le numéro d’ordre suivant le Registre courrier
registre courrier «départ», départ
-le nom ou la raison sociale du

destinataire,
• Reporte sur le courrier aux emplacements

indiqués :

-la date de signature,
-le numéro d’ordre,
• Prépare le pli :
-met le courrier dans une enveloppe au

format approprié
-ferme l’enveloppe,
-inscrit sur l’enveloppe, l’adresse

complète du destinataire,
-mentionne à la partie supérieure de

l’enveloppe, les références du courrier,
• Enregistre le pli dans le cahier de

transmission,
• Remet le pli et le cahier de transmission

à l’agent chargé de liaison,
• Classe les copies restantes (le biblorhapte

(classeur), initiateur, archives)
Courrier départ : cas du message porté/

téléphoné :
Responsable du
• Remet le texte du message téléphoné au Copie du message
Centre de Santé ou
secrétaire, téléphoné
RAAF
• Reçoit le texte du message écrit,
• Enregistre le message dans le registre

courrier ‘’départ’’, Copie du message
Secrétaire
téléphoné
• Appelle la structure destinataire,
• Décline son identité,
• S’assure de l’identité du récepteur,

• Dicte le contenu du message,
• Demande sa relecture par le récepteur,
• Expédie après le message pour confirmation
Courrier départ : cas du courrier

électronique
• Saisit le message,
Responsable du • Envoie le message dans la boîte
Centre de Santé le Copie du message
électronique du destinataire, électronique et
RAAF • Imprime le message, registre courrier
départ
Secrétaire
• Enregistre dans le registre courrier
‘’départ’’,
Classe le message imprimé dans le

biblorhapte (classeur),

ARCHIVAGE
1-Objet
Assurer une bonne gestion des archives du centre de santé
2-Champ d’application de la procédure
Cette procédure s’applique à l’ensemble des documents produits ou reçus par le centre
de santé quelques soient leur support matériel, leur forme et leur date.
3-Principes
Pour une bonne gestion des archives chaque centre de santé doit se doter de certains outils
de gestion indispensables :
- un tableau de gestion des archives ;

- un cadre de classement des archives ;
- un plan de communication des archives ;
- un dépôt de pré archivage ;
- un responsable du dépôt de pré archivage.
Le tableau de gestion des archives et le cadre de classement des archives du centre de

santé s’inspirent de ceux du secteur de la santé.
Au niveau du centre de santé, les dossiers médicaux ne doivent pas être mélangés aux
dossiers administratifs. Pour les dossiers administratifs, chaque responsable d’activité
classe une copie de tout document émis ou reçu dans le cadre de ses activités dans un le
biblorhapte (classeur) suivant l’ordre le biblorhapte (classeur) logique et les types de
correspondances (un le biblorhapte (classeur) pour le courrier arrivée et un le biblorhapte
(classeur) pour le courrier départ. Les dossiers médicaux sont des dossiers individuels
portant les noms des patients et sont classés suivant l’ordre alphabétique
La communication des archives au niveau du Centre de Santé se fait suivant les

dispositions du décret N° 2007-532 du 02 novembre 2007 portant attributions, organisation et
fonctionnement des Archives Nationales.

- RAAF
- Responsable du Centre de Santé
- Equipe technique
- Archiviste
- Secrétaire

DOCUMENTS
INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES ET
INTERFACES
TRANSFERT DES DOCUMENTS AU DEPOT DE PRE ARCHIVAGE DU BUREAU DE

ZONE (une fois par an)
Projet de note
RAAF Initie chaque début d’année une note de service
de service
pour programmer les opérations de transfert, une
fois par an au niveau du Centre de Santé et le
traitement annuel des archives du Centre de Santé
- Signe la note de service annuelle de

Responsable du programmation des transferts et du traitement Note de service
Centre de Santé des documents d’archives.
Secrétaire - Ventile la note de service de programmation Note de service
- Veille au strict respect de la note de service

RAAF programmant les opérations de transfert et de Note de service
traitement.
- Procède sous la supervision du RAAF à

l’identification des documents d’archives à
transférer au dépôt de pré archivage,
conformément à la programmation établie et aux
Secrétaire dispositions du Tableau de Gestion des Note de service
documents d’archives du Centre de Santé
- Dresse la liste des documents d’archives à

transférer par service et élabore le bordereau de
transfert des documents sous la supervision du

RAAF
- Procède au ramassage des documents à

transférer au niveau de chaque service au dépôt
de pré archivage sans mélanger les fonds
d’archives
- Vérifie au niveau de chaque service la

conformité des documents transférés avec le
bordereau de transfert établi
- Fait signer le bordereau de transfert par le

responsable de chaque structure versant
- Cosigne le bordereau de transfert de chaque

structure versant
- Elabore le rapport du transfert et le soumet à

l’appréciation du RAAF
RAAF - Collationne le rapport et rend compte au

Rapport
Responsable du Centre de Santé.
TRAITEMENT DES DOCUMENTS D’ARCHIVES (une fois par an)
- Initie une note à la signature du Responsable du

Centre de Santé pour solliciter auprès du Bureau
de zone l’appui technique d’un archiviste ou du
Service de Pré archivage du Ministère de la
RAAF
Santé en vue des opérations de traitement des Projet de note
archives du Centre de Santé.
- Initie une note de service qui met en place une

équipe technique chargée des opérations de

traitement des archives du Centre de Santé.
- Signe la note de service mettant en place

l’équipe technique pour le traitement des
archives
- Lance après avis du Bureau de zone les travaux

d’archivage proprement dits.
Responsable du - Procède à une estimation de la volumétrie des Note de service

Centre de Santé documents à traiter et détermine les besoins
nécessaires en matériels.
- Met à la disposition de l’équipe technique les

besoins exprimés (matériel et salle de
traitement) dans le cadre du traitement des
archives du Centre de Santé
- Procède au tri et à l’élimination des documents
- Classe les documents suivant le plan de

classement
- Conditionne les documents classés dans des Documents

boîtes d’archives
Répertoire des
EQUIPE - Cote les documents et range les boîtes documents
TECHNIQUE d’archives archivés
- Elabore les documents de référence (répertoire Rapport de

des documents archivés) traitement
- Elabore le rapport du traitement
- Transmet le rapport au Responsable du Centre

de Santé
VERSEMENT DES DOCUMENTS D’ARCHIVES DU CENTRE DE SANTE AU

BUREAU DE ZONE (une fois par an)

- Initie une note à la signature du Responsable du
Secrétaire Centre de Santé pour aviser le Bureau de zone Projet de note
du versement et sollicite l’appui de l’archiviste de service
du Bureau de zone
Responsable du
- Signe la note à l’attention du Bureau de zone Note de service
Centre de Santé
Bordereau de
Secrétaire - Elabore le bordereau de versement
versement
- Collationne le bordereau de versement Bordereau de

versement
RAAF - S’assure que les documents à verser sont bien
classés, cotés et bien conditionnés et procède Documents à
aux corrections appropriées. verser
Bordereau de
- Vérifie la conformité des documents à verser versement
Responsable du
avec le bordereau de versement et procède aux
Centre de Santé Documents à
corrections nécessaires
verser
- Procède au transport des documents du Centre

de Santé à la Bureau de zone documents à
Archiviste
- Range les documents versés dans le dépôt de pré verser
archivage du Bureau de zone

GESTION DES MISSIONS
1-Objet
Assurer une gestion efficiente des missions
La procédure s’applique à toutes missions effectuées à l’intérieur ou à l’extérieur du centre de

santé. La mission se définit comme toute activité professionnelle exercée en dehors du lieu de
travail habituel.
3-Principe
Toute mission est subordonnée à l’autorisation préalable de l’autorité compétente. Cette

autorisation revêt la forme d’un ordre de mission
4- Acteurs concernés
- Le Responsable du Centre de Santé,

- Le MCZS,
- Le maire
- Tous les agents.

DOCUMENTS
INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES ET
INTERFACES
Cas d’une mission découlant d’une activité

inscrite au PTA :
Les responsables des activités élaborent quinze jours

avant la fin du trimestre courant, les TDR de chaque
activité retenue pour le trimestre suivant. PTA
Préparation de la mission TDR
• Elabore une fiche de programmation en Note de service

fonction des TDR (date/période, lieu, liste
Responsable des participants, coût de l’activité, source de
d’activité financement, moyens matériels…)
• Transmet au RAAF pour vérification.
• Vérifie :
-la conformité de la mission avec le PTA,
-l’existence d’une dotation budgétaire suffisante,

PTA
RAAF
• Donne son visa et transmet au Responsable Budget
du Centre de Santé en cas de contrôle
satisfaisant, ou
• Refuse son visa avec avis motivé en cas de

contrôle non satisfaisant et retourne le
dossier à l’initiateur pour correction.
• Reçoit et apprécie la fiche de programmation,
Responsable du • Ordonne ou non l’activité Fiche de

Centre de Santé programmation
• Retourne au RAAF pour exécution en cas
d’approbation, correction ou de rejet.
Etablissement de l’ordre de mission(OM)
Responsable • Fournit les informations nécessaires au OM

d’activités secrétaire (nom et prénoms des participants,
qualification, date et lieu de naissance, indice

payé, source de financement)
• Etablit en quatre exemplaires les OM

Secrétaire OM
• Soumet les OM au paraphe du RAAF
• Reçoit les OM
• Procède au contrôle d’usage

RAAF OM
• Paraphe et transmet au Responsable du
Centre de Santé pour signature
Responsable du • Reçoit et signe les OM paraphés

OM
Centre de Santé • Retourne au RAAF.
• Prend les OM et les retourne au secrétaire

RAAF OM
pour enregistrement
• Reçoit les OM signés

de Santé en face et à gauche de la signature
• Inscrit le registre des OM :
- le numéro d’ordre suivant le registre,
-l’objet de la mission,
-le nom du bénéficiaire (agent en mission)

Secrétaire • Reporte sur les copies des OM le numéro OM
d’ordre du registre des OM
• Procède à la ventilation des copies des OM :
-une copie à classer au le biblorhapte

(classeur),
-une copie au RAAF,
-une copie au bénéficiaire,
-une copie au délégué du contrôle financier

pour les missions financées par le budget
national,

• Reçoit la copie de l’OM,
• Procède au contrôle d’usage,
• Calcule les frais de missions constitués par :
- per diem couvrant la restauration et

l’hébergement,
-le carburant nécessaire en fonction du

moyen utilisé, de la distance et de la OM
consommation
RAAF Fiche de sortie
ou frais de transport, de carburant
-les frais connexes : pont péage et pesage,
• Etablit la fiche de sortie de carburant,
• Fais signer la fiche de sortie par le

bénéficiaire,
• Remet le carburant
Cas d’une mission non inscrite au PTA mais prise

en charge par la zone (instruction venant du
niveau supérieur) :
Préparation de la mission
Dès réception du message, OM
• Instruit le RAAF pour dispositions à

Responsable du prendre (ordre de mission avec précision de
Centre de Santé la source de financement)
• Reçoit les instructions,
• Fournit les informations nécessaires au

secrétaire (nom et prénoms des participants,
RAAF OM
payé, source de financement)
Secrétaire • Etablit en quatre exemplaires les OM, OM

• Soumet les OM au paraphe du RAAF,
• Reçoit les OM,

RAAF OM
Centre de Santé pour signature,
Responsable du • Reçoit et signe les OM paraphés,

OM

RAAF OM
pour enregistrement
• Reçoit les OM signés,

de Santé en face et à gauche de la signature,
• Inscrit l’OM dans le registre :
-le nom du bénéficiaire (agent en mission)

OM
Secrétaire • Reporte sur les copies des OM le numéro
d’ordre du registre des OM, Registre

(classeur),
-une copie au RAAF,

national,
OM
• Reçoit la copie de l’OM,
RAAF Fiche de sortie
de carburant

• Calcule les frais de missions constitués par :
- per diem couvrant la restauration et

l’hébergement,
-le carburant nécessaire en fonction du

moyen utilisé, de la distance et de la
consommation
ou frais de transport,
-les frais connexes : pont péage et pesage,
• Etablit la fiche de sortie de carburant,
• Fais signer la fiche de sortie par le

bénéficiaire,
• Remet le carburant.
Cas d’une mission non inscrite au PTA mais prise

en charge par les organisateurs (instruction
venant du niveau supérieur) :
Dès réception du message,

PTA et OM
• Instruit le RAAF pour dispositions à
prendre (ordre de mission avec précision de
Responsable du la source de financement)
Centre de Santé
• Reçoit les instructions,
• Fournit les informations nécessaires au

secrétaire (nom et prénoms des participants,
RAAF OM
payé, source de financement).
• Etablit en quatre exemplaires les OM,

Secrétaire OM
• Soumet les OM au paraphe du RAAF,
• Reçoit les OM,

RAAF OM

Centre de Santé pour signature,
Responsable du • Reçoit et signe les OM paraphés,

OM

RAAF OM
pour enregistrement
• Reçoit les OM signés,

de Santé en face et à gauche de la signature,
• Inscrit l’OM dans le registre:
-le nom du bénéficiaire (agent en mission) OM
Registre
Secrétaire • Reporte sur les copies des OM le numéro
d’enregistremen
d’ordre du registre des OM,
t

(classeur),
-une copie au RAAF,

national,
Aucun remboursement (frais de missions,

carburant) ne sera opéré sans présentation
d’un certificat administratif délivré par les
organisateurs et justifiant la non prise en
charge de l’intéressé.

PROCEDURES DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

IDENTIFICATION DES BESOINS EN PERSONNEL
1 Objet :
Maîtriser la situation des effectifs et des besoins en personnel dans les Centres de Santé.
Cette procédure s’applique à l’identification des besoins en personnel, dans les Centres de
Santé indépendamment des statuts
3-Principe :
Les Centres de Santé, en s’appuyant sur les données existantes, doivent pouvoir évaluer et
prévoir leurs besoins en personnel à court, moyen et long terme. Cela suppose une analyse
prospective des effectifs, des postes, de la masse salariale, de la mobilité interne et externe et
autres.
Les acteurs impliqués dans la réalisation de cette activité sont les suivants :
- Le Responsable du centre de santé ;

- Le Responsable maternité ;
- Le Responsable dispensaire ;
- Le Responsable des Affaires Administratives et Financières ;
- Le responsable de l’hygiène et de l’assainissement ;
- Le COGECS

Inventaire des effectifs et des postes
Documents et
Intervenants Description Des Tâches
Interfaces
- Procède à l’inventaire physique des effectifs et Répertoire du

des postes, personnel
RAAF - Constitue une base de données du personnel
- Met à jour la base de données Rapport
Détermination des déficits de personnel
- Participe à la réalisation des descriptions des Description de

tâches tâches
- Procède à la ventilation des descriptions de
postes
- Répertorie les documents de normes du Tableau
personnel disponibles (description des postes et prévisionnel
profils, ratio nombre d’habitant par personnel des effectifs
RAAF
de santé, ou nombre de soignant par lit etc…) (liste des
- Etablit la liste des sorties de personnel à sorties, liste des
remplacer postes vacants
- Etablit la liste des nouveaux postes créés ; etc.)
- Elabore le tableau de bord des vacances
d’emploi
- Elabore les tableaux de remplacements des Budget du
effectifs centre de santé
- Ajuste les projets de prévision en fonction des
capacités financières internes ou notifiées
Responsable du - Valide les prévisions de recrutement en Prévision de
centre de santé collaboration avec le COGECS recrutement
- Transmet les besoins de recrutement à la
hiérarchie

REMUNERATION DU PERSONNEL RECRUTE SUR FONDS PROPRES
1- Objet
Assurer les opérations de rémunération du personnel dans le respect des normes en vigueur.
Cette procédure s’applique à la rémunération de tous les agents recrutés sur fonds propre dans
le centre de santé indépendamment de leurs catégories
3-Principe
Chaque centre de santé doit pouvoir à temps, évaluer, prévoir et liquider ses dépenses
salariales en son sein, conformément aux engagements contractuels.
4-Acteurs
Les acteurs impliqués dans la réalisation de cette activité sont les suivants:
- Le Responsable du centre de santé

- Le RAAF
- Le Comité de Gestion du Centre de Santé.

Intervenants Description des Taches Documents Et
Interfaces
RAAF ₋ Recueille et saisit les éléments du salaire Grille de

₋ Détermine les charges obligatoires liées à la rémunération
paie.
₋ Edite les états et le bulletin de salaire Barème IPTS
₋ Soumet les états et les bulletins de salaires à la Etats de paiement
signature du Responsable du centre de santé
Bulletin de salaire
Responsable du ₋ Signe les états et les retournent au RAAF pour Etats

centre de santé paiement
RAAF/Régisseur ₋ Prend en charge la dépense Reçu de versement

des retenues IPTS
₋ Paie les salaires au plus tard le 30 du mois et des Cotisations
₋ Procède au virement bancaire au besoin de la CNSS
₋ Enregistre les opérations
₋ Verse les cotisations après calcul

GESTION DES CARRIERES DU PERSONNEL SUR FONDS PROPRES
1-Objet
Gérer rationnellement le parcours professionnel des agents en service dans le centre de santé
2-Champ D’application
Cette procédure s’applique à tous les agents en service dans le centre de santé recrutés sur
fonds propre, indépendamment des catégories
3-Principe
Le centre, en s’appuyant sur les actes de carrière, doit pouvoir sécuriser et baliser le parcours
professionnel de tous ses agents.
4-Acteurs :
- Le Responsable du centre de santé,

- Le RAAF
- Le COGECS

Intervenants Description des Tâches Documents et
Interfaces
Déclaration à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS)
Responsable du - Déclare l’agent à la CNSS

centre de santé
- Immatricule l’agent.
Mise à jour du dossier individuel de l’agent
RAAF - Inscrit l’agent dans le registre du personnel du Registre du

Centre de Santé concerné personnel
- Crée un dossier individuel de l’agent (titre

d’affectation, actes d’état civil, certificat de prise
de service, contrat de travail etc.) Dossier individuel de
l’agent
-Consigne les informations et classe les actes
recueillis sur l’agent dans son dossier
- Conserve les dossiers individuels dans des

armoires et conditions environnementales
appropriées.
- Procède à la mise à jour régulière des dossiers

individuels (complément de pièces manquantes,
vérification de l’ordre de classement etc.…)
- Prépare le versement des dossiers individuels au

dépôt de pré-archivage avec l’aide d’un
archiviste)
Congés Administratifs (Etablissement du titre de congés).
Responsable du - Reçoit les programmations provisoires des Programmations

centre de santé départs en congés. provisoires de départ
en congés
- Prend l’avis du RAAF

RAAF - Etablit une programmation définitive des Programmation des
congés congés
- Transmet au Responsable du centre de santé la

programmation définitive des congés du
personnel du centre
Responsable du Rend compte au MCZS.

centre de santé
Agent - Introduit par voie hiérarchique une demande Demande

individuelle de congés auprès du Responsable du individuelle de
centre de santé, un mois avant la date souhaitée. congés
RAAF - Reçoit la demande de l’agent. Demande

individuelle de
- Transmet la demande au Responsable du centre
congés
de santé.
Responsable du - Reçoit la demande de congé. Demande

centre de santé individuelle de
- Apprécie l’avis du Chef hiérarchique de l’agent.
congés
- Etudie la recevabilité de la demande.-
- Rend compte au MCZS.
Congés de Maternité
Agent en état de - Adresse par voie hiérarchique au MCZS une Demande de congés
grossesse de maternité ;
demande appuyée d’un certificat de grossesse.
Certificat de
grossesse
RAAF Transmet le dossier de congé de maternité à la Dossier de congé

CNSS pour liquidation des droits.
Autorisations d’absences.

Agent Adresse une demande d’autorisation d’absence au Demande
Responsable du centre de santé par voie d’autorisation
hiérarchique en précisant le motif, 72 heures avant d’absence
l’absence sauf cas de force majeur.
Responsable du - Transmet la demande au MCZS avec avis Demande

centre de santé motivé. d’autorisation
d’absence
- Donner en cas de besoin une autorisation
provisoire.
- Rend compte au MCZS de l’autorisation

provisoire.
Congés maladies (repos médical)
Agent - Transmet à son Responsable dans les 24h le Certificat médical

bénéficiaire certificat médical.
d’un repos
médical.
Chef - Reçoit le certificat médical signé par un médecin Certificat médical

hiérarchique. agréé.
- Apprécie la régularité du certificat médical.
- Transmet au Responsable du Centre de Santé le

certificat médical avec au besoin ses observations.
Responsable du - Reçoit le certificat médical. Certificat médical

centre de santé
- Apprécie le certificat médical.
- Transmet le certificat médical au MCZS
Congés maladies (convalescence, maladies de longue durée)

Agent - Constitue un dossier. Dossier de congés de
maladies
- Transmet par voie hiérarchique le dossier au
Responsable du centre de santé.
Responsable du - Reçoit le dossier. Dossier de congés de

centre de santé maladies
- Transmet le dossier au MCZS revêtu de ses
observations.
Appréciation annuelle de l’agent (notation).
Responsable du Rappelle les objectifs définis pour le poste Description de poste

centre de santé
RAAF Elabore une fiche d’évaluation sur la base des Fiche d’évaluation
critères retenus par l’EEZS
Responsable du Fixe la période d’évaluation

centre de santé
RAAF - Met à la disposition de l’agent à évaluer la fiche Fiche d’auto

d’auto évaluation au plus tard le 30 juin évaluation;
- Fait remplir la fiche d’auto évaluation et le Bulletin de notes

bulletin de notes par l’agent au plus tard le 15
juillet
- Réalise un consensus avec l’agent sur ses

performances (supérieur hiérarchique direct) au
plus tard le 31 juillet
- Propose une note inférieure ou égale à 20 sur 20

Supérieur pour la performance réalisée par agent Fiche d’évaluation
hiérarchique
-Soumet à l’instance décisionnelle (EEZS)

accompagnée du rapport général d’évaluation du
personnel au poste (ou du service) la note de la
performance réalisée par chaque agent pour la
notation définitive à partir du 15 Août

Responsable du - Reçoit la fiche d’auto-évaluation Fiche d’évaluation
centre de santé
- Apprécie les propositions de notes
- Rend compte à la DDS
Formation continue du personnel
Inventaire des formations reçues par chaque agent

RAAF - Etablit la liste des formations reçues par Liste des formations
chacun des agents sur une période de deux à effectuées
trois ans.
- Identifie chez chaque nouvel agent les

formations reçues.
Elaboration ou actualisation du Référentiel Emploi, Activités, Compétences : (REAC)
EEZS - Procède à l’analyse des profils des postes au Base de donnée de

regard des formations reçues par chaque agent, besoins en formation
- identifie avec la DDS les écarts susceptibles

d’être comblés par une formation
- produit l’état des besoins en formation
PROCEDURE DISCIPLINAIRE
Supérieur Rend compte par écrit au responsable du Centre Compte rendu

Hiérarchique
de santé des faits reprochés à l’agent
Responsable du
- Reçoit le compte rendu
Centre de Santé
- Transmet le compte rendu au
MCZS

Pour les APE
Les sanctions sont prises au niveau central
par le Ministre de la Santé après demande
d’explication et avis du comité de direction pour
les sanctions du premier degré (avertissement
écrit, blâme avec ou sans inscription au dossier,
mise à pied avec suppression de traitement pour
une durée ne pouvant excéder 30 jours, le
déplacement d’office, le blocage d’avancement
d’échelon pour une année, la radiation du tableau Statut des APE et
d’avancement). Toutefois, par délégation du Code du Travail
pouvoir le DDS peut, après avis du CODIR,
prendre les sanctions de premier degré ci-après :
avertissement, déplacement d’office à l’intérieur
du département. Toutefois, ampliation des actes
pris dans ce cadre appuyés de rapports
circonstanciés devront être immédiatement
adressés au Ministre de la santé à titre de compte
rendu.
Pour les ACE

Supérieur Rend compte par écrit au Responsable du Compte rendu
Hiérarchique
Centre de Santé des faits reprochés à l’agent
Responsable du Reçoit le compte rendu
Centre de Santé
Transmet le compte rendu au MCZS
Les sanctions sont prises au niveau central Statut des APE ;

par le Ministre de la Santé après demande Code du Travail ;
d’explication pour les sanctions ci-après :
avertissement avec inscription au dossier, mise à Contrat de travail
pied sans solde de quinze 15) jours, mise à pied
sans solde de trente (30) jours.
La rupture du contrat pour faute lourde ne
peut être prononcée que par le MTFP après une
audition disciplinaire.

Pour les agents sur fonds propres du centre de santé
Les sanctions sont prises conformément aux textes (contrat de travail, code du travail)
Responsable du
- prend des sanctions du 1er degré sur Statut des APE ;
centre de santé
instruction de l’EEZS, après établissement de Code du Travail ;
la preuve de la faute (demande d’explication
et analyse du contenu de la réponse à la Contrat de travail
demande)
Le tribunal compétent pour connaître de tous
différends liés à l’exécution du contrat est le
Tribunal du lieu de travail habituel de l’agent
contractuel.

GESTION DES CONFLITS
1-Objet :
Assurer une bonne gestion des dysfonctionnements sociaux dans le centre de santé
2-Champ d’application :
Cette procédure s’applique à tous les conflits survenant dans le centre de santé.
3-Principe :
Chaque centre de santé, en s’appuyant sur les procédures en matière de gestion des conflits,
doit pouvoir anticiper et gérer les perturbations en son sein à court, moyen et long terme.
4-Acteurs :
- Les responsables des formations sanitaires,

- RAAF
- Le Comité de Gestion du centre de santé.

Intervenants Description des tâches Documents et
Interfaces
Menace de grève d’envergure locale
Responsable - Reçoit la motion de grève Motion de grève

du centre de
santé - Mets en place un comité de négociation
- Alerte le comité communal de crise ayant à sa tête

le maire de commune
- Engage la négociation avec les représentants des
travailleurs
RAAF - Rédige le protocole d’accord Protocole

d’accord
Responsable - Rend compte au MCZS Compte rendu

du centre de
santé
Cas de grève (Echec des négociations)
Responsable - 0rganise le service minimum (réquisition), avec Statut des

du centre de l’appui technique de l’inspection du travail et du APE ;
santé comité communal de crise ;
Code du
du centre de - Assure la sécurité du personnel réquisitionné Travail ;
santé
- Met en place le comité de crise chargé des Contrat de
négociations pour le règlement du différend travail
- Rédige le rapport de gestion de la crise. Rapport de

gestion de la
- Rend compte hebdomadairement au MCZS par crise
écrit
Gestion du contentieux administratif
Responsable - Reçoit la requête du plaignant Requête,

du centre de
santé - Examine la requête et donne une suite Compte rendu
- Rend compte au MCZS

INCITATION A LA PERFORMANCE
1-Objet :
Soutenir l’offre de service en santé aux populations par la garantie de conditions décentes de
travail aux agents dans le centre de santé.
2-Champ d’application :
Cette procédure s’applique à tous les agents en service dans le centre indépendamment de
leurs statuts et catégories
3-Principe :
Le centre s’emploie à développer des mécanismes efficaces d’incitation au travail et de

maintien des agents au poste.
4-Acteurs:

- Les membres du staff du Centre de Santé
- Les Comité de gestion du Centre de Santé (COGECS).

Intervenants Description des tâches Documents et
Interfaces
Responsable du - Appliquent sans discrimination les Plan de motivation

centre de santé dispositions prévues dans le système de
motivation aux agents.
Staff du CS
COGECS

PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

GESTION BUDGETAIRE

ELABORATION DU PLAN D’ACTION ANNUEL
Le secteur étant engagé dans la reforme budgétaire caractérisée par la mise en place des
budgets programme, la tranche annuelle de ce programme est le plan d’action annuel.
L’exercice budgétaire est basé sur ce plan.
1-Objet :
Permet un inventaire de toutes les activités à mener au cours de l’année en fonction des
objectifs et résultats à atteindre, précisant les coûts et moyens à mettre en place et les
instruments de vérification de l’atteinte de ces résultats.
Chaque Centre de Santé doit se doter d’un plan d’actions annuel de travail sur la base duquel
il sera évalué pour la détermination de sa performance et l’efficience de ses actions.
3-Principes
Le Plan d’Action Annuel est élaboré de manière ascendante (par chaque service) et consolidé
par le responsable du centre de santé dans le temps requis (30 Août de l’année en cours) à
partir du plan triennal de développement et la lettre d’orientation ou le cadrage budgétaire
adressé par le DPP
Le Plan d’Action Annuel reprend et précise les activités à mener au cours de l’an un (1)
Le Plan d’Action Annuel est évalué à travers le rapport d’auto évaluation annuelle
4- Acteurs concernés
- Responsable du centre de santé

- Responsables d’unités
- RAAF, Caissier, ARFC (Commis)
- Comité de Gestion
- Le Secrétaire

Documents et
Intervenants Description des tâches
interfaces
ELABORATION DU PAA :
L’élaboration du PAA se fait par étapes :
• Organise, après la concertation au niveau de

la zone avec le Médecin Coordonnateur sur
le processus de planification, une réunion
Responsable du d’information avec les agents du centre, au
centre de santé cours de laquelle il est retenu une date à Rapport de
laquelle ils doivent faire parvenir les séance
Responsable propositions d‘actions à mener au cours de Lettre de

du centre de l’année (cf document de planification notification
santé ascendante)
• Adresse aux responsables du centre une lettre

pour notifier la date du dépôt des
propositions d’actions annuelles à mener ;
• Retourne la lettre à au secrétaire.
• Reçoit la lettre signée ; Lettre de

notification,
Secrétaire • Enregistre et envoie la lettre signée à tous les
Registre de
responsables. courrier départ
• Reçoivent la lettre ; Lettre de

notification,
Responsables • Proposent leurs actions pour l’année ; Registre de

d’unité courrier arrivée
• Déposent les propositions d’actions au
secrétaire. Propositions
d’actions
• Reçoit des responsables d’unité les Propositions

Secrétaire d’actions
propositions d’actions ;
Cahier de

• Transmet les propositions au RAAF. transmission
• Reçoit et informe le Responsable du centre Propositions

RAAF
de santé des propositions d’actions d’actions
• Examinent les propositions d’actions
• Procèdent aux corrections préliminaires en

Responsable du tenant compte des ressources disponibles et Propositions
centre de santé /
mobilisables d’actions
RAAF
• Retiennent une date de concertation pour la

validation des actions au niveau du Centre
Responsable du • Convoque l’STAFF à une séance Lettre

centre de santé d’adoption des actions proposées d’invitation
• Adopte les propositions d’activités Rapport

STAFF
• Elabore le rapport d’adoption d’adoption
• Instruit le RAAF à prendre les dispositions

Responsable du Projet de PTA
nécessaires pour la validation du projet de
centre de santé du centre
plan d’action du Centre
• Initie un projet de correspondance à

l’attention du Président du comité de gestion Projet de
RAAF
du centre pour convoquer une session de correspondance
validation du projet de plan d’action annuel.
• Reçoit le projet de correspondance Projet de

Responsable du • Signe le projet de correspondance correspondance
centre de santé
• Transmet la lettre accompagnée de projet de Projet de
convocation au secrétaire pour expédition convocation
• Reçoit la lettre signée et le projet de

convocation Lettre signée
Secrétaire
• Prépare le pli Projet de
convocation
• Envoie le pli au président
• Reçoit le pli Projet de

Président
• Signe le projet de convocation correspondance

• Retourne la convocation signée au secrétariat
• Prépare les plis (convocation et copie du draft

Convocation
du projet) à envoyer aux membres du comité
Secrétaire signée
de gestion
Draft du projet
• Ventile les plis
• Reçoivent les drafts du projet de plan

d’action annuel du centre
• Tiennent la session de validation du projet de

Membres du Draft du projet
plan d’action annuel
comité de Rapport de
gestion • Valident le plan d’action annuel du centre de
validation
santé
• Rédigent le rapport de validation du plan

d’action
Président du • Transmet au Responsable du centre de santé Rapport de

comité de du centre de santé le rapport et le plan validation
gestion d’action validé. PA validé
• Reçoit le rapport et le plan d’action validé PA validé

Responsable du
centre de santé • Transmet le plan d’action validé au médecin Lettre de
coordonnateur de zone transmission

PREPARATION ET VOTE DU BUDGET
1-Objet :
Servir de guide pour l’élaboration du budget annuel
2-Champ D’application:
Cette procédure s’applique lors de l’élaboration du budget du centre de santé
3-Principe:
Le budget de l’année n est élaboré à partir du plan d’action de l’année n et le rapport de

l’auto évaluation de l’année n -1.
La préparation du budget du centre de santé obéit aux principes et règles de gestion des
finances publiques qui s’imposent à tous démembrements de l’Etat, à savoir:
- l’annualité,
- l’équilibre
- l’universalité
- l’unité
S’agissant du principe de l’équilibre en particulier, il peut être réalisé par le résultat net
d’exploitation qu’il soit bénéficiaire ou déficitaire
4-Acteurs:

- Les responsables des unités,
- Les membres du comité de gestion,

Documents et
Intervenants Description des taches
interfaces
PREPARATION DU BUDGET :
L’élaboration du budget se fait par

étapes
Responsable du • Met en place un comité chargé de

Note de service
centre de santé l’élaboration du budget composé du RAAF
et d’autres personnes ressources, qu’il
préside
• Elabore sur la base du plan d’actions

validé, un avant projet de budget qui retrace
Plan d’actions
l’ensemble des produits et des charges liées validé
Comité à la réalisation des activités nécessaires à
Avant projet de
d’élaboration du l’atteinte des objectifs du centre de santé, budget
budget
• Transmet au Responsable du centre de Lettre de
santé du centre de santé l’avant projet du transmission
budget
• Reçoit l’avant projet du budget

Avant projet de
• Présente l’avant projet de budget ainsi budget
Responsable du
élaboré au comité de direction au cours
Centre de Santé
d’une réunion
PV de séance
STAFF • Amende et adopte le projet de budget
Projet de budget
• Transmet le projet de budget au président

Projet de budget
Responsable du du comité de gestion du centre de santé en
centre de santé vue de la convocation d’une session de vote Lettre de
transmission
du budget

VOTE DU BUDGET
• Instruit le RAAF à prendre les dispositions

Responsable du
nécessaires pour le vote du projet de budget
centre de santé
du centre de santé
• Initie un projet de correspondance à

l’attention du Président du comité de Projet de
RAAF
gestion pour convoquer une session de vote correspondance
du projet de budget
• Reçoit le projet de correspondance
• Signe le projet de correspondance Projet de

Responsable du
correspondance
centre de santé • Transmet la lettre accompagnée de projet signée
de convocation au secrétariat pour
expédition
• Reçoit la lettre signée et le projet de

convocation Lettre signée
Secrétaire
• Prépare le pli Projet de
convocation
• Envoie le pli au président
• Reçoit le pli
Président du • Signe le projet de convocation Projet de

COGECS convocation
• Retourne la convocation signée au
secrétaire
• Prépare les plis (convocation et copie du Lettre de

draft du projet) à envoyer aux membres convocation
Secrétaire du comité de gestion
Draft du projet de
• Ventile les plis budget
• Reçoivent les drafts du projet de budget

du centre de santé
Draft du projet de
Membres du comité • Tiennent la session de vote du projet du budget
de gestion budget
Rapport du vote
• Votent du budget du centre du budget
• Rédigent le rapport de vote du budget

Lettre de
Président du comité • Transmet au Responsable du centre de transmission
de gestion santé le rapport et le budget voté.
Budget voté
• Reçoit le rapport et le budget voté Lettre de

Responsable du transmission
centre de santé • Transmet le budget voté au médecin
coordonnateur pour approbation Budget voté

GESTION FINANCIERE

EXECUTION DU BUDGET
1-Objet
Servir de guide pour la mobilisation des recettes et l’exécution des dépenses
2-Champ D’application
Cette procédure s’applique lors de l’exécution du budget du Centre de Santé
3-Principe
L’exécution du budget obéit au principe universel de la séparation des fonctions

d’ordonnateur de celles de comptable et à celui de la non utilisation directe des recettes
4-Acteurs
Les acteurs impliqués dans la réalisation de cette activité sont:

- Le RAAF,
- Le Caissier
- Les Responsables des unités
- Les collaborateurs indiqués
- Le comité de gestion du centre de santé

EXECUTION DU BUDGET
L’exécution du budget comporte deux volets :
- Mobilisation des ressources
- Exécution des dépenses
MOBILISATION DES RESSOURCES
Les ressources du Centre de Santé comprennent :
• Les ressources générées par les activités du centre de Santé
• Les dotations de l’Etat et collectivités locales
• Les apports des partenaires
• Les subventions (d’équilibre et d’exploitation)
• Les réserves
• Autres
La règle de la séparation des fonctions d’ordonnateur de celles du comptable,

en ce qui concerne les procédures d’exécution des recettes, prévoit deux (2)
grandes phases d’opérations :
la phase administrative et la phase comptable
La phase administrative relevant de la compétence de l’ordonnateur

comporte trois (3) étapes
- La constatation des recettes qui se matérialise au centre de santé par

la facturation des prestations fournies aux tiers
- la liquidation: c’est la confirmation de la créance par l’établissement

d’un ordre de recettes à l’appui de la facture
- l’ordonnancement: l’ordre de recette ainsi établi et signé par le

Responsable du centre de santé est matérialisé par un bordereau

d’émission
La phase comptable relevant de la compétence du RAAF, comprend:
- La prise en charge des recettes,
- le recouvrement des montants ordonnancés
- L’enregistrement et la conservation des pièces comptables

FACTURATION
1-Objet:
Servir de guide pour la constatation des droits du Centre de Santé pour prestations fournies et
leurs recouvrements
2-Champ D’application:
Les procédures de facturation sont relatives aux ressources générées par les activités du
Centre de Santé y compris celles provenant de l’Etat, des collectivités ou des mutuelles de
santé, des compagnies d’assurance pour les prestations fournies à leurs agents aux mutualistes
ou aux assurés.
3-Principe:
Toutes les prestations fournies par le Centre de Santé sont facturées
4-Acteurs:
Les acteurs impliqués dans la facturation des prestations de services sont:
Le Responsable du centre de santé,
- Le RAAF,
- Le caissier
- Les agents de santé
- Les agents de la pharmacie
- L’agent du bureau d’entrée

Documents et
interfaces
Cas des facturations des consultations et soins externes
• Accueille le client
Agent du • Ecoute attentivement le client

bureau
d’entrée • Oriente le client vers le guichet de facturation des
consultations et des soins externes
• Reçoit le client Facture
• Etablie la facture (reçu) de consultation en trois Reçu

(3) exemplaires
Brouillard de
• Remet le client deux (2) exemplaires du reçu caisse
(primata et le duplicata)
Fiche
• Garde la souche dans le carnet de facturation récapitulative
comme pièce justificative des factures
Agent du
guichet • Réclame le client le montant à payer
• Encaisse le montant facturé
• Enregistre le paiement dans le brouillard de

caisse
• Oriente le client vers le service approprié
• Transmet en fin de journée un récapitulatif des

factures (reçus) payés et encaissés à la caisse
du centre de santé
• Reçoit le client Duplicata du

L’agent reçu
consultant • Consulte le client
Bulletin de

• Garde le duplicata du reçu demande
d’analyse
• Remplie au besoin un bulletin de demande
d’analyses ou d’examens Ordonnancier
• Délivre une ordonnance si possible
• Oriente le client vers l’agent du guichet ou de la

pharmacie selon le cas
Facturier
• Etablit une facture (reçu) en trois (3) exemplaires
pour les examens et explorations diagnostiques Reçu
demandés
Fiche
• Remet le primata du reçu et le duplicata le client récapitulative
Caissier des factures
• Encaisse les montants facturés
Fiche de
• Acquitte les factures
billetage
• Remet la facture originale le client
• Transmet la fiche récapitulative des factures (reçus)

et les fonds au caissier principal
• Reçoit en fin de journée la fiche récapitulative des Fiche

factures (reçus) payées ou non par les clients du récapitulative
caissier des factures
• Enregistre toutes les factures payées de manière Brouillard de

exhaustive dans le brouillard de caisse caisse
Chargé des
recettes • Procède au versement des fonds issus des recettes Facture
• Transmet au RAAF l’ensemble des factures (reçus) Bordereau

payées ou non par les clients, qu’il a reçues avec un récapitulative
bordereau récapitulatif précisant le montant
encaissé et celui à encaisser (prestations fournies à
crédit)

• Reçoit en fin de journée ou au plus tard le Fiche
lendemain la fiche récapitulative des factures récapitulative
(reçus) établies des factures
• Procède à une numérotation de la fiche Fiche

récapitulative des factures. d’imputation
• Impute chaque fiche récapitulative en indiquant les Factures

comptes dans lesquels les actes seront enregistrés
Journaux
• Enregistre tous les actes dans les différents auxiliaires
journaux auxiliaires concernés en respectant le

principe de la partie double
RAAF
Constatation du produit :
Débit : 411 … client ordinaire…
Crédit : 706….. service rendu…
Encaissement :
Débit : 571 … caisse principal
Crédit : 411 … client ordinaire…
• Conserve les factures dans son le

biblorhapte (classeur)
Cas des facturations des hospitalisations
• Reçoit et consulte le client
Responsable • Prend la décision d’hospitaliser le client

du centre de
santé • Instruit l’infirmier de garde pour les dispositions
à prendre
Infirmier de • Reçoit les instructions du Responsable du centre Fiche de suivi

garde de santé journalier

• Enregistre l’hospitalisation Bon de sortie
• Installe le client dans une salle d’hospitalisation Fiche de

traitement des
• Etablit une fiche de suivi journalier
pharmacies
• Informe l’agent de facturation de la situation au
niveau de son service par la fiche de suivi
journalier pour un rapprochement avec le registre
des mouvements des clients
• Etablit un bon de sortie pour le client en fin de

séjour
• Transmet le bon de sortie, la fiche de traitement

des pharmacies et les diverses prestations offertes
le client à l’agent de facturation pour la
valorisation.
• Reçoit le bon de sortie, la fiche de traitement des Bon de sortie

pharmacies et les diverses prestations offertes le
Fiche de
client
traitement des
Agent de • Etablit la facture (reçu) d’hospitalisation en trois pharmacies
facturation
(3) exemplaires Facturier
• Transmet au Caissier principal l’ensemble du

dossier pour contrôle
• Reçoit l’ensemble du dossier Dossier
• Fait une vérification et une codification des actes

médicaux
Chargé de
recettes • Procède à un contrôle d’exactitude
• Fait une correction éventuelle des factures
• Vérifie tous les documents établis

• Etablit la facture définitive
• Transmet les factures au RAAF
• Reçoit les factures Factures
• Attribue un numéro interne à la facture
RAAF • Appose son visa après contrôle
• Transmet les factures au Responsable du centre

de santé
• Reçoit les factures appose son visa Factures

Responsable
du centre de • Transmet les factures à l’agent du guichet pour
santé
recouvrement
• Reçoit les factures Factures /Reçus
• Encaisse les montants facturés Fiche

récapitulative
• Acquitte les factures ou délivre les reçus
des
Caissier • Remet la facture /reçu original le client factures/reçus
• Transmet le duplicata au service
• Transmet la fiche récapitulative des factures ou

reçus et les fonds au caissier principal
• Reçoit en fin de journée la fiche récapitulative et les Fiche

carnets des souches des factures (reçus) payées ou récapitulative
non par les clients des
factures/reçus
Chargé des • Procède à la vérification et aux rapprochements
recettes nécessaires Factures
• Enregistre toutes les factures payées de manière Brouillard de

exhaustive dans le brouillard de caisse caisse
• Retourne les carnets des souches à l’agent du Fiches de

guichet Billetage
• Procède au versement des recettes Bordereau de

versement
• Transmet au RAAF la fiche récapitulative (reçus)
payées ou non par les clients et le bordereau de
versement
• Il conserve par devers lui les photocopies des pièces

remises au RAAF,

lendemain la fiche récapitulative (reçus) payées ou récapitulative
non par les clients et le bordereau de versement des
factures/reçus
• Procède à une numérotation des pièces reçues
Bordereau de
• Impute les pièces en indiquant les comptes
versement
appropriés
Fiche
• Enregistre tous les actes de façon exhaustive dans
d’imputation
les différents journaux auxiliaires concernés en
respectant le principe de la partie double Journaux
auxiliaires
RAAF
Crédit : 706….. service rendu…
Encaissement :
Débit : 571 … caisse principal
• Conserve les pièces
• Transmet les pièces au Responsable du

centre de santé pour visa au moins une
fois par semaine

• Reçoit les pièces Pièces
Responsable • Apprécie les pièces

du centre de
santé • Vise les pièces
• Retournent les pièces au RAAF
CAS DES FACTURATIONS DES VENTES DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES
Voir procédure de facturation consultation
• Reçoit le client Ordonnancier
• Consulte le client
Agent
• Délivre une ordonnance
consultant
• Garde le duplicata
• Oriente le client vers l’agent de la pharmacie
Cas de vente au comptant
• Reçoit le client muni de son ordonnance Répertoire des

prix
Agent de la • Renseigne les prix des produits pharmaceutique sur
pharmacie l’ordonnance Ordonnance
• Oriente le client vers la caisse
• Reçoit du client l’ordonnance Ordonnance
• Encaisse les montants facturés Factures
• Etablit et acquitte les factures (reçus)

Caissier
• Remet la facture originale le client
• Transmet le duplicata à la pharmacie
• Conserve la souche

• Reçoit le duplicata de la facture et l’ordonnance Factures
Agent de • Sert les produits le client Ordonnance

pharmacie
• Inscrit l’ordonnance au registre de vente des
médicaments
• Reçoit en fin de journée l’ensemble des factures Factures

payées ou non par les clients du caissier de guichet
Brouillard de
• Enregistre toutes les factures payées de manière caisse
exhaustive dans le brouillard de caisse
Bordereau
Caissier • Procède au versement des fonds issus des recettes récapitulatif
central
• Transmet au RAAF l’ensemble des factures payées
ou non par les clients, qu’il a reçues avec un
bordereau récapitulatif précisant le montant
encaissé et celui à encaisser (prestations fournies à
crédit)

lendemain la fiche récapitulative (reçus) payées ou récapitulative
non par les clients et le bordereau de versement factures /reçus
• Procède à une numérotation des pièces reçues Bordereau de

versement
• Impute les pièces en indiquant les comptes
appropriés Journaux
auxiliaires
RAAF • Enregistre tous les actes de façon exhaustive dans
les différents journaux auxiliaires concernés en
respectant le principe de la partie double
Crédit : 701….. vente de produits

pharmaceutiques…

Encaissement :
Débit : 571 … caisse principale
• Conserve les factures dans le biblorhapte

(classeur) Conserve les pièces
• Transmet les pièces au Responsable du centre de

santé pour visa au moins une fois par semaine
Cas de vente à crédit
• Reçoit l’ordonnance du client avec les prix des Ordonnance

médicaments disponibles en cas de vente à crédit
Répertoire des
• Etablit une facture en trois (3) exemplaires pour les prix
produits pharmaceutiques disponibles
Agent de Factures
facturation • Transmet le primata de la facture au RAAF pour
recouvrement
• Transmet le duplicata et l’ordonnance le client pour

prise en charge par l’agent de pharmacie
Facturier
• Reçoit le duplicata de la facture et l’ordonnance
Ordonnance
• Sert les produits le client
Registre de
Agent de • Inscrit l’ordonnance au registre de vente des
pharmacie vente de
médicaments à crédit
médicament à
• Au moment du recouvrement la procédure est la crédit
même que les ventes au comptant
Cas des facturations du transport par ambulance hors de la zone sanitaire
Client • Exprime le besoin
Voir procédure de facturation

Cas des subventions d’investissements
Les subventions d’investissements appelées d’équipement sont des aides

financières octroyées à la structure par l’Etat, les partenaires ou des tiers
en vue d’acquérir ou de créer des biens ou services nécessaire au
fonctionnement de la zone
Deux options sont à distinguer :
Première option : Le Centre de Santé reçoit une promesse d’apport
• Reçoit la promesse d’apport d’équipement à Lettre de

Responsable travers un document de notification notification de
du centre de la promesse
santé • Transmet le document au RAAF pour
exploitation
• Reçoit le document Lettre de

notification de
• Enregistre la promesse dans son livre journal :
la promesse
RAAF Débit : 4495 Etat subventions
d’investissement à recevoir
Crédit:14 subventions d’investissement
• Conserve la pièce dans le biblorhapte (classeur)
Deuxième option : Le Centre de Santé reçoit directement le bien acquis
• Prend connaissance des documents qui Bordereau

accompagnent le bien livré (bordereau d’envoi et d’envoi
Responsable document indiquant la valeur), objet de la
du centre de subvention à partir des bordereaux d’envoi
santé
• Instruit le RAAF pour intégration dans le
patrimoine

• Réceptionne le bien acquis, objet de la Bordereaux
subvention
Livre journal
• Vise les bordereaux
• Reçoit une copie du bordereau et le document
• Procède à l’enregistrement :
- Notification
RAAF Débit : 4495 Etat subventions d’investissement à

recevoir
- Intégration du bien dans sa comptabilité
Débit : 24……. Matériel
Crédit : 4495 Etat subventions

d’exploitation à recevoir
Cas des apports des partenaires
Il s’agit des apports des partenaires dans le cadre de l’appui de

l’exécution des activités et le bon fonctionnement du centre de
santé
Première option : Le Centre de Santé reçoit l’apport financier du partenaire
• Reçoit la correspondance de la promesse d’appui Lettre de

du partenaire notification
Responsable
du centre de • Garde une copie
santé
• Transmet l’original au RAAF pour dispositions à
prendre

• Reçoit la lettre de promesse Lettre de
notification
• Enregistre l’écriture de promesse
Livre journal
Débit : 4582……Organismes internationaux
RAAF
subventions d’exploitation à recevoir
Crédit : 7182…. subventions

d’exploitation organismes internationaux
• Adresse une correspondance pour communiquer Correspondance

le numéro de compte du Centre de Santé
Lettre de
Responsable • Reçoit du partenaire l’avis du crédit ou la lettre virement de
du centre de
de virement des fonds fonds
santé
• Transmet l’avis de crédit ou la lettre de virement
de fonds reçu du partenaire au RAAF
• Reçoit une copie de l’avis de crédit ou la lettre de Livre journal

virement de fonds
Lettre de
• Enregistre l’écriture de virement virement de
RAAF fonds
Débit : 521…..Banque
Crédit : 4582
Deuxième option : Le Centre de Santé reçoit l’appui financier après exécution et

production des pièces justificatives de l’activité
• Reçoit la correspondance de la promesse d’appui TDR

Responsable
du Centre de du partenaire
Santé
• Garde une copie
• Transmet l’original au RAAF pour dispositions à

prendre
Lettre de
promesse
• Reçoit la lettre de promesse
Livre journal
• Enregistre l’écriture de promesse
Débit : 4582……Organismes internationaux

RAAF subventions d’exploitation à recevoir
Crédit : 7182…. subventions

d’exploitation organismes internationaux
• Autorise l’exécution de l’activité conformément TDR

Responsable au TDR approuvé par le partenaire
du centre de
santé • Instruit le RAAF à prendre toutes les dispositions
pour l’exécution de l’activité
• Prend connaissance des instructions et du budget Pièces

de l’activité justificatives
• Prend les dispositions pour exécuter l’activité Budget
• Rassemble toutes les pièces justificatives liées à Rapport
RAAF l’exécution de l’activité financier
• Elabore le rapport financier de l’activité
• Soumet au Responsable du centre de santé le

rapport financier et les pièces justificatives de
l’activité
Responsable • Reçoit le rapport financier et les pièces Rapport

du centre de financier
justificatives de l’activité
santé

• Certifie les dépenses effectuées Pièces
justificatives
• Transmet au partenaire les pièces justificatives et
le rapport technique et financier de l’activité Bordereau
d’envoi
• Reçoit du partenaire l’avis de virement des fonds
• Transmet l’avis de virement au RAAF
• Reçoit l’avis de virement du fonds Avis de crédit
• Enregistre l’écriture de virement Livre journal
Débit : 521…..Banque Chéquier
Crédit : 4582

RAAF
• Constate le positionnement du virement sur le
compte du centre
• Rend compte au Responsable du centre de santé
• Prépare et signe le chèque pour le retrait du fonds

viré
• Soumet le chèque à la signature du Responsable

du centre de santé
Responsable • Reçoivent le chèque Chéquier

du centre de
santé • Signent le chèque Chèque
Le Président
• Retournent le chèque au RAAF pour retrait
COGECS
• Reçoit le chèque Chéquier
RAAF • Retire les fonds à la banque Chèque
• Paie les bénéficiaires et fournisseurs Livre journal

• Enregistre les écritures dans les journaux
Constatation des charges
Débit : classe 6
Crédit : classe 4
Règlement
Débit : classe 4
Crédit : 521 ….Banque
• Conserve les pièces comptables dans le

biblorhapte (classeur)
Cas des subventions d’investissements des organismes internationaux
Les subventions d’investissements (équipement) sont des aides

financières octroyées à la structure par les organismes internationaux en
vue d’acquérir ou de créer des biens ou services nécessaire au
fonctionnement du centre de santé
Première option : Le Centre de Santé reçoit une promesse d’apport
• Reçoit la promesse d’apport d’équipement à Document de

Responsable travers un document de notification notification
du centre de
santé • Transmet le document au RAAF pour
exploitation
• Reçoit le document Document de

notification
• Enregistre la promesse dans son livre journal :
RAAF Livre journal
Débit : 4584 Organisme internationaux
subventions d’investissement à recevoir

Deuxième option : Le Centre de Santé reçoit directement le bien acquis
• Prend connaissance des documents qui Bordereau

accompagnent le bien livré (bordereau d’envoi et d’envoi
Responsable document indiquant la valeur), objet de la
du centre de subvention à partir des bordereaux d’envoi
santé
• Instruit le RAAF pour intégration dans le
patrimoine
• Réceptionne le bien acquis, objet de la Bordereau

subvention
Livre journal
• Vise les copies du bordereau
• Reçoit une copie du bordereau et le document
• Procède à l’enregistrement :
- Notification
Débit : 45 84 Organisme internationaux

RAAF
- Intégration du bien dans sa comptabilité
Débit : 24……. Matériel
Crédit : 45 84 Organismes internationaux


EXECUTION DES DEPENSES
1-Objet:
Servir de guide pour l’exécution des dépenses du Centre de Santé
2-Champ d’application:
La procédure s’applique à l’exécution de toutes formes de dépenses exécutées sur les fonds
propres du Centre
3-Principes:
Les dépenses du Centre de Santé sont composées de:
• Dépenses de fonctionnement : Achats, salaires, primes, frais de mission, réparation

etc.
• Dépenses d’investissement : Constructions, équipements, mobilier, etc.
La règle de séparation des fonctions d’ordonnateur et comptable se traduit par, la distinction

de deux (2) phases: l’une administrative et l’autre comptable
La phase administrative relevant de la compétence de l’ordonnateur comporte trois étapes:
- l’engagement
- la liquidation
- l’ordonnancement
La phase comptable relevant de la compétence du RAAF, comprend:
- la prise en charge de la dépense,
- le paiement proprement dit
- l’enregistrement et conservation des pièces comptables

Les dépenses effectuées par Le Centre de Santé sont couvertes soit par les fonds propres, soit
par les apports des organismes internationaux et soit par les allocations du budget national
(crédits délégués).
• Le Responsable du centre de santé est l’ordonnateur du budget du centre de santé
• Toute dépense à engager, doit être prévue au budget du centre de santé et approuvée
par le président du comité de gestion
• Toute dépense prévue doit, pour être exécutée, faire l’objet d’une procédure
d’engagement
• Un fichier des fournisseurs agréés est établi et actualisé régulièrement
• Les dépenses effectuées par le CS peuvent être classées en :
- Grosses dépenses (toutes dépenses supérieures à vingt cinq mille (25 000) francs
passeront par la procédure d’engagement avant d’être payé
- Menue dépense (dépense inférieure ou égale) doit être soumise à la procédure de

gestion de la régie d’avances
4-Acteurs:
- RAAF
- Régisseur de dépenses (dépensier)
- Responsable du bloc demandeur
- Autres agents indiqués

Documents et
interfaces
CAS DES GROSSES DEPENSES
Sont considérées comme grosses dépenses sur fonds propres, celles supérieures à vingt cinq
mille (25 000) francs CFA. Elles sont nécessairement autorisées par le Responsable du centre
de santé. Toutes les dépenses supérieures à cent mille (100 000) FCFA sont payées
obligatoirement par chèque ou par virement bancaire
Expression des besoins
• Remplit une fiche de demande de consommation

de fourniture ou de prestation Fiche de
Agent demandeur demande de
• Transmet la demande à son responsable pour consommation
approbation, signature
• Reçoit la fiche de demande exprimée
Supérieur • Apprécie l’opportunité de la demande

hiérarchique de Fiche de
l’agent • Vise la demande avec la mention « Vu et demande
demandeur accord» pour transmission au Responsable du
centre de santé
• Reçoit la demande
• Constate le bien fondé
• Apprécie l’opportunité
Responsable du • Donne son avis motivé sur la demande Fiche de

centre de santé demande
• Autorise avec la mention accord pour… sur la
demande
• Transmet la demande au RAAF pour procédure

de dépenses à engager
• Reçoit la fiche de demande Fiche de

RAAF demande
• Consulte le répertoire des fournisseurs agréés
Répertoire des

• Propose une liste d’au moins trois fournisseurs/ fournisseurs ;
prestataires en présence de dépenses dont le Projet de lettre
montant est supérieur à cent mille (100 000) de consultation
franc CFA
• Propose une lettre pour consultation restreinte à

adresser à chaque fournisseur
• Envoie la liste et le projet de lettre au

Responsable du Centre de Santé pour
approbation, signature et affranchissement
• Transmet au Responsable du centre de santé

un projet d’avis de demande de
renseignements et de prix / devis aux
fournisseurs /prestataires selon la nature de
la dépense à effectuer
• Signe le projet d’avis de demande de

Avis de
renseignements de prix demande de
Responsable du
centre de santé prix
• Transmet la demande au secrétaire pour
envoi aux fournisseurs /prestataires
• Enregistre l’avis de demande de

renseignements de prix
• Envoie aux fournisseurs / prestataires l’avis

de demande de prix Avis de
demande de
Secrétaire • Reçoit les factures pro forma /devis des prix ;
fournisseurs /prestataires consultés Facture
proforma
• Enregistre les factures pro forma/ devis
• Transmet les factures pro forma /devis au

Responsable du centre de santé

• Reçoit les factures pro forma /devis
• Procède à la sélection du fournisseur le

moins disant en tenant compte du rapport Facture
Responsable du
proforma ;
centre de santé qualité/prix
Lettre de
• Convoque la commission de sélection pour convocation
les dépenses supérieures à cent mille
(100 000) francs CFA
• Se réunit et détermine les critères de

sélection
• Procède au dépouillement des factures pro

forma ou des devis
Facture
• Sélectionne le fournisseur ou le prestataire proforma ;
qui répond mieux aux critères de sélection
Commission de PV de sélection ;
sélection définis
Dossier de
• Dresse un PV de sélection sélection ;
Projet de lettre
• Fait signer le PV par les membres de la
de notification
commission
• Envoie le PV de sélection, le dossier de

sélection et le projet de lettre de notification
au Responsable du centre de santé
• Reçoit le dossier complet de sélection
• Contrôle la régularité des opérations au

regard des textes en vigueur Dossier de
Responsable du sélection ;
• Approuve la sélection par la signature de la
centre de santé Lettre de
lettre de notification au fournisseur ou
notification
prestataire choisi
• Retourne la lettre au secrétariat pour

affranchissement et le dossier de sélection

au RAAF pour établissement de bon de
commande
• Reçoit et enregistre la lettre de notification

Dossier de
• Affranchit la lettre de notification au sélection ;
Secrétaire
fournisseur/prestataire Lettre de
notification
• Transmet le dossier de sélection au RAAF
• Reçoit le dossier de sélection

Dossier de
• Etablit un bon de commande sélection ;
RAAF
Bon de
• Envoie le bon au Responsable du centre de
commande
santé pour signature
• Reçoit le bon de commande
• Apprécie le bon au regard du budget
• Donne son avis Bon de

Responsable du
commande
centre de santé • Signe le bon de commande
• Retourne le bon de commande au secrétaire

pour dispositions à prendre
• Reçoit le bon de commande signé Bon de

commande ;
Secrétaire • Envoie le bon de commande au fournisseur lettre
sélectionné d’information
• Classe le bon provisoirement
• Suit l’exécution de la commande
RAAF • Relance le fournisseur en cas de non respect

des délais
• Constate le cas de défaillance éventuel et

récupère le bon de commande ou à défaut,

fait annuler la commande par une lettre à la
signature du Responsable du centre de santé
• S’informe sur le jour de livraison de la

commande ou de la prestation de service
• Informe la commission de réception
• Se réunit
• Réceptionne les fournitures ou les matières

ou les travaux sur la base du bon de
commande et du bordereau de livraison
• Procède au contrôle de conformité à travers

la comparaison entre le bon de livraison et le
bon de commande Bon de
commande ;
Commission de
réception • Signe le bordereau de livraison BL ;
• Etablit un PV de réception PV de réception
• Fait signer ses membres
• Autorise le transfert des articles ou produits

au magasin
• Transmet le dossier au Responsable du

centre de santé pour approbation.
• Constate la qualité du contrôle de

conformité de la commission de réception au
vu des documents du dossier de réception
• Approuve le PV de réception par fiche de Dossier de

Responsable du
réception
centre de santé notation
• Retourne le dossier au RAAF pour

exploitation

• Reçoit les le dossier
• Certifie les factures

Pièces
RAAF • Prépare la liquidation justificatives
• Transmet le dosssier au Responsable du

centre de santé pour exploitation
• Reçoit le dossier
• Liquide la dépense
Pièces
justificatives ;
• Retourne le dossier au RAAF
Projet de
• Fait établir le projet de mandat de paiement mandat de
Responsable du par le RAAF paiement ;
centre de santé
Dossier de
• Procède au contrôle de régularité
réception ;
• Signe le mandat de paiement Livre journal ;
• Chéquier
• Affecte le dossier au RAAF
• Reçoit le dossier
• Fait les vérifications de régularité et de

sincérité des pièces justificatives
• Attribue un numéro interne à la facture
Dossier
• Impute la facture
RAAF
Livre journal
• Enregistre l’écriture au livre journal
Ecriture de comptabilisation
Débit : 60…/61…/62…/63…/64../65

Crédit : 40…..
• Classe le dossier dans un le biblorhapte

(classeur)
• Paie le fournisseur en espèces en cas de

paiement au comptant pour les dépenses
inférieures à cent mille (100 000) francs
CFA
• Passe l’écriture de paiement dans le livre

journal
• Prépare le chèque pour le paiement au nom

du fournisseur si le montant de la dépense
est supérieur ou égal à cent mille (100 000)
au seuil prévu
• Transmet le chèque au Responsable du

centre de santé et au Président du COGECS
pour signature
• Reçoivent le chèque
Responsable du
centre de santé et • Signent le chèque Chèquier
Président Chèque
COGECS • Retournent le chèque au RAAF pour
transmission au fournisseur /prestataire
• Reçoit le chèque
• Fait acquitter le chèque au fournisseur/

prestataire
Chèque ;
RAAF • Remet le chèque au bénéficiaire
Livre journal
• Enregistre / saisit l’écriture au livre
journal
Constatation du paiement par chèque

Débit : 40…. Fournisseurs …
Crédit : 521… banque…
• Conserve la copie du chèque acquitté
CAS DES MENUES DEPENSES
Les dépenses éligibles sur la caisse de menues dépenses sont celles inférieures ou à égales à
vingt cinq mille (25 000) francs CFA.
Elles sont autorisées par le Responsable du centre de santé.
L’institution de la caisse de menues dépenses au niveau du CS nécessite la prise de deux notes

de service:
- Une première note de service prise par le Médecin Coordonnateur portant création,
mode de fonctionnement, le plafond de dépenses éligibles et le plafond de caisse
autorisé
- Une deuxième note de service prise par le Médecin Coordonnateur portant

nomination d’un Régisseur sur proposition du Responsable du centre de santé.
Cette caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées.
• Fait vulgariser les notes de service

Responsable du
centre de santé • Instruit le RAAF à préparer la constitution de la Note de service
première avance
• Prépare une lettre d’appel de fonds pour la mise

en place de la première avance
Projet de
RAAF • Etablit le chèque au nom du régisseur d’avances lettre ;
chèque
• Soumet à la signature du Responsable du centre
de santé et du Président COGECS
Responsable du • Signent le chèque

centre de santé et
Président • Transmettent le chèque au régisseur pour Chèque
COGECS constitution de la régie
Régisseur • Reçoit le chèque Chèque ;

d’avances brouillard de

(Dépensier) • Fait copie du chèque caisse
• Acquitte le chèque
• Procède au retrait
• Enregistre les écritures de retrait et

d’encaissement de fonds dans le brouillard de
caisse
• Exprime les besoins

Fiche
Responsable
demandeur • Transmet les besoins au Responsable du centre de d’expression
de besoins
santé
• Reçoit la fiche d’expression des besoins
• Apprécie l’opportunité des besoins exprimés Fiche

Responsable du
d’expression
centre de santé • Autorise la dépense de besoins
• Instruit le régisseur pour exécution
• Effectue l’achat lui-même ou par autrui
• Fait exécuter le service

Régisseur
d’avances • Récupère la facture Facture
• Remet le produit ou la fourniture achetée au

demandeur
• Reçoit les besoins sollicités

Responsable
demandeur • Atteste la livraison faite ou le service fait
• Paie la facture au fournisseur ou au prestataire de Facture ;

service
Régisseur Brouillard de
d’avances • Enregistre l’écriture dans le brouillard de caisse caisse ;
• Procède à l’arrêt de la caisse, avant épuisement de

l’avance reçue
• Procède à la justification de l’avance consommée

au Responsable du centre de santé
• Sollicite le réapprovisionnement de la caisse
• Reçoit les pièces justificatives des dépenses

effectuées
• Procède aux vérifications des pièces
• Procède aux contrôles de conformité des

dépenses effectuées aux autorisations données
• Apprécie l’opportunité des dépenses effectuées

Responsable du Pièces
centre de santé
• Certifie les dépenses justificatives
des dépenses
• Liquide les pièces justificatives des dépenses
effectuées
• Transmet les pièces justificatives au RAAF pour

intégration dans la comptabilité
• Instruit le RAAF à réapprovisionner la caisse des

menues dépenses conformément aux textes
• Reçoit les pièces justificatives des dépenses
• Procède aux contrôles de régularité, de

conformité et de sincérité des dépenses payées
Pièces
• Approuve la justesse des pièces justificatives des justificatives
RAAF des dépenses ;
dépenses
chèque
• Apprécie les dépenses effectuées au regard des
dotations budgétaires
• Procède aux imputations des opérations

• Enregistre et ou saisit les écritures dans les livres
journaux et le logiciel
Constatation du retrait
Débit : 585 Régie d’avances
Crédit: 521…/ 538…
Constatation de l’alimentation de la caisse
Débit: 5711… CMD
Crédit : 585
Constatation de la charge
Débit: 60…. / 61…. /62…../63…..
Crédit: 401…/42…../
Règlement de la dépense
Débit 401…. / 42…/
Crédit: 5711…..
• Conserve les pièces dans le biblorhapte (classeur)
• Etablit le chèque de renouvellement de l’avance à

concurrence du montant des dépenses justifiées
• Soumet le chèque à la signature du Responsable

du centre de santé et du Président COGECS
• Reçoivent le chèque
Responsable du
centre de santé et • Signent le chèque Chèque
Président
COGECS • Transmettent le chèque au régisseur
Régisseur
• Reçoit le chèque de réapprovisionnement Chèque

• Fait copie du chèque
• Acquitte le chèque
• Procède au retrait
• Reprend la même procédure
La procédure ainsi décrite est celle à utiliser à chaque réapprovisionnement de caisse pour
les menues dépenses

GESTION COMPTABLE

LE CADRE COMPTABLE
1-Objet
Assurer une traçabilité de l’ensemble des opérations financières du Centre de Santé

favorisant une reddition des comptes
Cette procédure s’applique à toutes les opérations de recettes (quelle que soit la source de
financement) et de dépenses (quelle que soit la destination)
3-Principes :
• La comptabilité du Centre de Santé est tenue suivant les principes et normes

internationales intégrés dans le SYSCOHADA, au nombre desquels :
- la prudence ;
- la permanence des méthodes ;
- l'intangibilité du bilan (correspondance bilan de clôture / bilan d’ouverture) ;
- la spécialisation des exercices ;
- le coût historique ;
- la continuité de l’exploitation ;
- la transparence ;
- l'importance significative
- la prééminence de la réalité économique sur l'apparence juridique.
- Description de la procédure
• Le Centre de Santé doit tenir désormais une comptabilité d’engagement et non de

paiement seulement
• Les écritures s’appuient sur des pièces justificatives valides
• Les enregistrements se font le biblorhapte (classeur) logiquement dans des comptes

retenus dans le plan comptable

• Les arrêtés sont mensuels (livres journaux, grand-livre, balance)
• Le RAAF procède à l’imputation des pièces comptables avant tout enregistrement

dans les journaux ;
• Le RAAF enregistre les pièces dans les journaux manuels et saisit à l'informatique les
imputations comptables et imprime le brouillard de saisie ;
• Le RAAF édite la balance générale mensuelle.
• Le RAAF analyse (justifie) les comptes mois par mois.
• Les états financiers de fin d'exercice doivent être élaborés au plus tard au quatrième
mois après la clôture de l'exercice. Ils visent à informer le Conseil de gestion et le
personnel sur la situation en fin d'exercice du Centre de Santé.
• L'élaboration des états financiers doit répondre aux principes comptables déjà
énumérés au chapitre précédent. Elle repose sur la vérification de tous les comptes.
Elle suppose :
• Un inventaire des biens ;
• La justification des soldes.
4- Acteur concerné
RAAF

ELABORATION DES ETATS FINANCIERS
1-Objet
Ils visent à renseigner le comité de gestion sur la situation patrimoniale en fin d'exercice du
Centre de Santé.
La procédure s’applique aux opérations concourant à la détermination de la valeur

patrimoniale du centre de santé
3-Principes
L'élaboration des états financiers doit répondre aux principes comptables déjà énumérés au
chapitre précédent. Elle repose sur la vérification de tous les comptes. Elle suppose :
- Un inventaire des biens ;
- La justification des soldes.
Elle est particulièrement assurée par le RAAF du Centre de Santé, qui fait lui - même les
actions suivantes :
a) Etablissement de la balance générale avant inventaire
b) Participations aux inventaires de fin d'exercice.
c) Valorisation des éléments du patrimoine
d) Passation des écritures de redressement ou d'opérations diverses
e) Edition/Etablissement de la balance générale après inventaire
f) Analyse (justification) des comptes de bilan.
g) Production des états de synthèse.

SCHEMA DES ECRITURES COMPTABLES
COMPTABILISATION DES ACHATS ET CONSOMMATIONS
A- Comptabilisation des achats
Constatation de la charge
Débit : 601…/602…/604…/605…
Crédit : 401 … Fournisseurs
Règlement
Débit : 401 … Fournisseurs
Crédit : 521 … Banques ou 57 …Caisse
B- Comptabilisation des entrées en stocks
Débit : 33…Autres approvisionnements
Crédit : 6033 Variation stocks autres approvisionnements
C- Comptabilisation des sorties de stock
Débit : 6033 Variation stocks autres approvisionnements
Crédit : 33… Autres approvisionnements

D- Comptabilisation de différence d’inventaire
d1-Constatation de manquant (stocks réel inférieur au stock comptable)
Débit : 6033 Variation stocks autres approvisionnements
Crédit : 33…Autres approvisionnements
d2-Constatation d’excédent (stock réel supérieur au stock comptable)
Débit : 33… Autres approvisionnements
Crédit : 6033 Variation de stocks autres Approvisionnements

COMPTABILISATION DES SALAIRES
A- Versement d’avance ou acomptes en cours de mois
Débit : 421 … Personnel, avances et acomptes
521… Banque/571… Caisse
B- Comptabilisation du livre de paie
b1- Enregistrement salaire brut et indemnités
Débit : 661… Rémunération versée au personnel national
662… Rémunération versée au personnel non – national
663… Indemnités forfaitaires au personnel
Crédit : 42…Personnel, rémunération due
b2- Constatation des retenues sur salaires
Débit : 42… Personnel, rémunération due
Crédit : 421… Personnel avances et acomptes
43… CNSS
447… Etats, IPTS
C- Comptabilisation du règlement des salaires et oppositions
Débit : 422 … Personnel, rémunération due
423… Personnel, opposition
447… Etats, IPTS
Crédit : 521…Banque/571… Caisse
D- Comptabilisation des avantages en nature
Débit : 6617… Avantages en nature
Crédit : 781…Transfert de charges

COMPTABILISATION DES SALAIRES
E- Rémunération de personnel Intérimaire (occasionnel)
Lors du paiement
Débit : 637…Rémunération personne extérieur
Crédit : 521… Banque/571…Caisse
En fin d’exercice
Débit : 667…Rémunération transférée du personnel extérieur
Crédit : 637…Rémunération personne extérieure
F- Comptabilisation des charges patronales
f1- Comptabilisation des charges sociales (16,4%)
Débit : 664…Charges sociales
Crédit : 431… Sécurité Sociales (CNSS)
f2- Comptabilisation des impôts sur salaires (8%)
Débit : 641…Impôts et taxes directs
Crédit : 422…Etat, autres impôts et taxes

COMPTABILISATION DES SUBVENTIONS D’EXPLOITATIONS
A- Subventions de l’Etat et des autres organismes
Octroi de la subvention
Débit : 4495/4582… Etat ou organismes internationaux, subventions d’exploitation à recevoir
Crédit : 71…Subventions d’exploitation
Débit : 5…Trésorerie
Crédit : 4495/4582… Etat ou organismes internationaux, subventions d’exploitation à

recevoir
Subvention destinée à rembourser des frais
Débit : 4495/4582 Etat ou organismes internationaux, subventions d’exploitation à recevoir
Crédit : 6... Charges de comptes concernés

COMPTABILSATION DES IMMOBILISATIONS
A- Acquisitions
Débit : 21… Immobilisations incorporelles
22… Terrains
23… Bâtiment, installations techniques, agencement
24… Matériels et outillages chirurgico -médical
24… Matériels et Mobiliers
245… Matériel de transport
Crédit : 4811… Fournisseur d’immobilisation
21 Banque

COMPTABILSATION DES IMMOBILISATIONS
C- Cession immobilisation
c-1 Lors de la vente
Débit : 521…Banque
Crédit : 82….Produits de cession d’immobilisation
c2- Lors de la sortie
81….Valeurs comptables de cession des immobilisations
Crédit : 2…Compte immobilisation concernée
c3- Reprise des amortissements
Débit : 28… Amortissement
Crédit : 81… Valeurs comptables de cession des immobilisations
c4-Dotation complémentaire
Débit : 681…Dotation aux Amortissements
Crédit : 28…Compte amortissement immobilisation concernée
D- Immobilisations mises au rebus
Les immobilisations non complètement amorties peuvent être aussi déclassées dans les cas ci-
après :
- vol
- accident
Nota : Le même schéma d’écritures peut être repris comme dans le cas de cession à
l’exception des écritures relatives à la vente.

PROCEDURES DE GESTION DU MATERIEL

GESTION DES IMMOBILISATIONS

GESTION DES IMMOBILISATIONS
1-Objet
Assurer une gestion efficiente des biens destinés à séjourner de façon durable (plusieurs
années) dans les formations sanitaires.
La procédure s’applique à toutes les immobilisations des formations sanitaires. Il s’agit :
• Des terrains,
• Des constructions,
• Des logiciels,
• Du parc informatique,
• Des matériels de transport (moto, ambulance, voiture, bicyclette, barque etc.…),
• Du matériel et mobilier de bureau,
• Du matériel et mobilier d’habitation,
• Du matériel médico technique et outillage.
3-Principe
• Tout mouvement (entrée ou sortie) d’immobilisations dans les formations sanitaires doit être
documenté.
• La gestion des immobilisations est confiée au RAAF de la formation sanitaire qui tient un
dossier pour chaque article. L’avis des techniciens (utilisateurs) est nécessaire avant toute
acquisition de biens mobiliers ou immobiliers, notamment le matériel médico-technique.
• Une commission de réception est mise en place par le Responsable du Centre de Santé.
• Toutes les immobilisations sont inventoriées et enregistrées de préférence dans un logiciel

informatique.

- Responsable du Centre de Santé,

- Tous responsables d’unité
- RAAF
- Magasinier/
- Tous autres agents

ACQUISITION DES IMMOBILISATIONS
Toute acquisition d’immobilisation (achat ou don) est subordonnée à l’expression préalable

des besoins et de leur budgétisation.
En ce qui concerne particulièrement les dons, il est nécessaire qu’ils comblent un besoin
réellement exprimé, qu’ils ne soient pas obsolètes et créent des charges supplémentaires au
fonctionnement de la structure.
La procédure d’acquisition des immobilisations peut varier en fonction des sources de

financement. Dans tous les cas, la gestion des mouvements de ces biens demeure invariable.
Leur choix doit tenir compte des éléments ci-après :
- Identification des besoins réels,
-Localisation du site d’utilisation,
-Existence du service après vente,
-Disponibilité des pièces de rechange et des consommables.

ACQUISITION SUR FONDS PROPRES

RAAF • Propose au Responsable du Centre de Liste des

Santé, les immobilisations à acquérir immobilisations à
sur le budget programme en fonction acquérir
des disponibilités de trésorerie et des
priorités
Responsable du • Etudie la proposition sur la base du plan Liste des

Centre de Santé de travail annuel, immobilisations à
acquérir ;
• Donne son avis sur la liste des
acquisitions, PTA
• Instruit le RAAF pour la mise en œuvre

de la procédure d’acquisition,
RAAF • Monte le dossier de consultation des Dossier de

fournisseurs agréés du centre, consultation des
fournisseurs
• Soumet le dossier au Responsable du
Centre de Santé pour appréciation.
Responsable du • Apprécie le dossier, Dossier de

centre de santé consultation des
• Retourne le dossier au RAAF pour la fournisseurs
mise en œuvre de la procédure
d’exécution des dépenses

ENTRÉE D’IMMOBILISATION DANS LE PATRIMOINE
RECEPTION

• Met sur pied une commission de réception Note de service

composée de :
- 1 délégué du personnel,
Responsable du - Un agent spécialiste,
Centre de Santé
- Le RAAF,
- Le trésorier COGECS
- Le magasinier
• Fixe la date de réception, Note de service

RAAF • Convoque les membres de la commission de
réception à la date prévue,
Commission de • Contrôle la conformité entre le bon de Bon de

réception commande et le bordereau de livraison, commande ;
• Vérifie article par article les quantités et la BL ;

qualité conformément au bordereau de livraison
PV de réception
et aux caractéristiques spécifiées sur le bon de
commande,

Commission de En cas de livraison non conforme : Bon de
réception commande ;
• Interpelle le livreur pour explication et
correction, réparation, ou prononce le rejet, BL ;
• Etablit un PV de réception PV de réception ;
• Mentionne au PV de réception provisoire les Bon de retour

réserves relevées en cas de construction, d’article
• Etablit un bon de retour des articles rejetés à

adresser au fournisseur,
• Retourne les articles non conformes.
En cas de livraison conforme: Bon de

commande ;
• Reçoit la copie du bon de commande, le
bordereau de livraison et la facture, BL ;
Commission de • Etablit le PV de réception en quatre exemplaires PV de réception ;
réception signés par les membres de la commission et le
Ordre d’entrée ;
livreur,
Facture d’achat
• Transmet le dossier (la facture, le PV et le
bordereau de livraison) au RAAF,
• Reçoit le dossier de réception (la facture ou Dossier de

l’acte de donation, le PV et le bordereau de réception
livraison),
Ordre d’entrée
• Etablit et signe l’ordre d’entée en deux
RAAF exemplaires,
• Transmet au magasinier le dossier (la facture ou

l’acte de donation, le PV de réception, le
bordereau de livraison) et l’ordre d’entrée,
• Conserve une copie de l’ordre d’entrée.

• Signe le bordereau de livraison, BL ;
• Reçoit le dossier (le PV de réception, et le PV de réception ;

bordereau de livraison) et l’ordre d’entrée,
Ordre d’entrée ;
• Vérifie la conformité de l’ordre d’entrée avec la
Facture d’achat;
facture ou l’acte de donation et le PV de réception,
Fiche
• Informe le RAAF pour correction en cas
d’immobilisation
d’anomalies,
;
• Passe au livre journal et au grand livre des Fiche de
matières les écritures nécessaires à l’entrée, maintenance ;
• Met à jour la fiche d’immobilisation, Livres ;
Magasinier
• Range au magasin les articles réceptionnés, Acte de donation
• Codifie les immobilisations,
• Immatricule les immobilisations par inscription à

l’encre indélébile du code sur chaque article,
• Etablit une fiche de maintenance par

immobilisation,
• Classe une copie de l’ordre d’entrée, du PV de

réception, du bordereau de livraison et de la
facture ou l’acte de donation,
• Transmet l’ordre d’entrée, le PV de réception, le

bordereau de livraison et la facture ou l’acte de
donation au RAAF,
• Reçoit l’ordre d’entrée, le PV de réception, le Ordre d’entrée ;

bordereau de livraison et la facture ou l’acte de PV de réception ;
RAAF donation,
Facture d’achat ;
• Enclenche la procédure de paiement.
Actes de donation

MISE EN CONSOMMATION

Service demandeur • Etablit l’expression de besoin en équipement Fiche des besoins
• Transmet la demande au RAAF
RAAF • Reçoit la fiche de demande des besoins,
• Donne son avis et soumet la demande à Fiche des besoins

l’appréciation du Responsable du centre de santé,
Responsable du • Etudie la fiche de demande des besoins Fiche des besoins

centre de santé
• Retourne la fiche de demande au RAAF
pour dispositions à prendre,
RAAF • Reçoit la fiche de demande des besoins et la Fiche de besoins

transmet au magasinier pour établissement de
l’ordre de sortie
Magasinier • Prépare l’ordre de sortie en deux exemplaires,
• Signe l’ordre de sortie, Ordre de sortie
• Soumet l’ordre de sortie à la signature du

RAAF,
RAAF • Signe l’ordre de sortie après contrôle d’usage
• Soumet l’ordre de sortie à la signature du Ordre de sortie

Responsable du centre de santé, signé
Responsable du • Reçoit l’ordre de sortie accompagnée de la Ordre de sortie

Centre de Santé demande du service utilisateur,
• Signe l’ordre de sortie
• Instruit le RAAF pour dispositions à prendre

RAAF • Transmet l’ordre de sortie au magasinier, Ordre de sortie
signé
Magasinier • Remet le matériel au service demandeur,
• Fait signer l’ordre de sortie par le Ordre de sortie

réceptionnaire, signé
• Remet une copie au réceptionnaire, Livre journal
• Passe les écritures nécessaires au livre journal et Grand livre

au grand livre des matières,
Fiche
• Met à jour la fiche d’immobilisation, d’immobilisation
• Classe la dernière copie
MAINTENANCE DES IMMOBILISATIONS

Cette procédure s'applique à toutes les opérations de réparation des immobilisations (matériel,
mobilier, outillage de toute nature, infrastructures) appartenant au centre de santé
Cette maintenance peut être préventive ou curative. La procédure de maintenance se présente de la

manière suivante :
CAS DE MAINTENANCE PREVENTIVE : Outil de travail
• Nettoie le matériel de travail avant sa mise en marche

Utilisateur pour son utilisation,
Technicien de • Etablit un planning de maintenance mettant en relief les Planning de

la maintenance interventions nécessitant la sollicitation de prestataires maintenance
extérieurs,
• Soumet le planning au RAAF,
RAAF • Reçoit le planning et le vise, Planning de
• Transmet le planning au Responsable du centre de santé maintenance

Responsable • Apprécie le planning et instruit le RAAF pour Planning de
du centre de dispositions à prendre, maintenance
santé
RAAF • Propose, sur la base du répertoire au moins trois (3) Répertoire des
prestataires par domaine au Responsable du centre de prestataires
santé,
Responsable • Apprécie la proposition Contrat de

du centre de • Instruit le RAAF pour préparer les contrats de maintenance
santé maintenance,
RAAF
• Initie des projets de contrats de prestations de service,
Projets de
• Soumet les projets de contrats au Responsable du
contrat
centre de santé
Responsable • Apprécie les projets de contrats, Projets de

du centre de contrats
santé • Instruit le RAAF pour la poursuite de la procédure,
RAAF • Discute des clauses de contrat avec les prestataires

• Finalise le projet de contrat en trois (3) exemplaires,
• Transmet les contrats au Responsable du centre de
santé pour approbation Projet Contrat
Responsable • Reçoit le projet de contrat finalisé

du centre • Donne son approbation.
Projet Contrat
• Retourne le projet de contrat au RAAF
RAAF • Transmet au prestataire le projet de contrat pour
signature,
Projet Contrat
• Retourne au Responsable du centre de santé le contrat
signé par le prestataire,
Responsable • Signe le contrat,

du centre de
santé • Retourne le contrat au RAAF pour ventilation, Contrat
RAAF • Remet une copie du contrat au Technicien de la Contrat

maintenance pour suivi et une copie au prestataire

Technicien de • Assure la maintenance préventive des Planning validé
la maintenance immobilisations du centre conformément à son
planning validé.
CAS DE MAINTENANCE CURATIVE : Fiche de

• Remplit la fiche de demande de réparation pour toute demande
Utilisateur
panne survenue ou pressentie,
• Adresse la demande au Technicien de la

maintenance du centre
• Reçoit la demande,
Technicien de • S’assure que l’immobilisation appartient au centre en Demande

la maintenance rapprochant ses caractéristiques techniques de celles
qui figurent sur la fiche de maintenance,
• Rejette la demande si les caractéristiques ne

concordent pas,
• Fait un contrôle sur place afin de confirmer ou

d’infirmer la panne,
• Apprécie l’opportunité de la réparation,
• Emet un avis favorable lorsque la demande est

justifiée,
• Transmet la demande au RAAF
RAAF • Vise la demande et la transmet au Responsable du Demande

centre de santé pour approbation
Responsable • Apprécie la demande et autorise la réparation Demande

du centre de
santé • Donne des instructions au RAAF pour dispositions à
prendre,
RAAF • Transmet au Technicien de la maintenance les

instructions du Responsable du centre de santé,
Cas où la maintenance relève de la compétence du Devis de

Technicien de la maintenance du centre réparation
Technicien de
la maintenance • Etablit le devis de réparation et le transmet au RAAF,

RAAF • Apprécie le devis, fait les observations nécessaires et
le transmet au Responsable du centre de santé,
Devis
Responsable • Apprécie le devis et autorise l’exécution de la

du centre de dépense ;
santé Devis
• Retourne le devis au RAAF,
RAAF • Etablit un ordre de sortie si les articles nécessaires sont Ordre de sortie
disponibles au magasin
• Signe l’ordre de sortie en quatre exemplaires et les

transmet au Responsable du centre de santé
Responsable • Signe les copies d’ordre de sortie et les retourne au Ordre de sortie
du centre de RAAF
santé
RAAF • Transmet l’ordre de sortie au RAAF des matières Ordre de sortie
• Reçoit l’ordre de sortie
• Sert les articles au Technicien de la maintenance, Ordre de sortie
Magasinier • Fait signer l’ordre de sortie au Technicien de la Fiche de stock

maintenance,
• Met à jour ses fiches de stock,
• Ventile une copie de l’ordre de sortie au RAAF du

centre et au Technicien de la maintenance,
• Classe une copie de l’ordre de sortie
• Enclenche la procédure d’acquisition des articles au

cas où ces articles n’existent pas en stock,
• Met les articles à la disposition du Technicien de la

maintenance après leur réception,

Technicien de • exécute les travaux de réparation, Registre de
la maintenance maintenance
• Fait signer le registre de maintenance des
immobilisations par l’utilisateur
• Obtient du service utilisateur une certification par

l’inscription de la mention « service fait » sur la fiche
de demande de réparation
• Fait copie de la fiche certifiée au RAAF et au service

utilisateur Fiche certifiée
• Classe une copie de la fiche
Cas des travaux réalisés par un prestataire

extérieur
• Prend connaissance de la panne

Technicien de
la maintenance • Produit un devis témoin
Liste des
• Identifie trois (3) prestataires extérieurs qui produisent prestataires
chacun un devis
• Transmet les devis au RAAF,
RAAF • Apprécie les devis en collaboration avec le Technicien

de la maintenance,
Devis
• Fait les observations nécessaires
• Transmet les devis au Responsable du centre de santé,
Responsable • Apprécie les observations reçues

du centre de
santé • Sélectionne le prestataire
• Autorise l’exécution de la dépense Devis
• Retourne les devis au RAAF
RAAF • Etablit un ordre de sortie si les articles nécessaires sont Ordre de sortie
disponibles au magasin
• Signe l’ordre de sortie en quatre exemplaires et les

transmet au Responsable du centre de santé

Responsable • Signe les copies d’ordre de sortie et les retourne au Ordre de sortie
du centre de RAAF
santé
RAAF • Transmet les copies de l’ordre de sortie au magasinier Ordre de sortie
Magasinier • Reçoit l’ordre de sortie Ordre de sortie
• Sert les articles au Technicien de la maintenance, Fiche de stock
• Fait signer l’ordre de sortie au Technicien de la

maintenance,
• Met à jour ses fiches de stock,
• Ventile une copie de l’ordre de sortie au RAAF et au

Technicien de la maintenance,
• Classe une copie de l’ordre de sortie,
• Enclenche la procédure d’acquisition des articles au

cas où ces articles n’existent pas en stock,
• Met les articles à la disposition du Technicien de la

maintenance après leur réception,
Technicien de • Reçoit les articles

la maintenance
• Remet contre décharge au prestataire les articles reçus, Décharge
• Suit l’exécution des travaux
Prestataire • Reçoit les articles BL
• Exécute les travaux
Technicien de • Constate l’exécution des travaux

la maintenance
• Informe le RAAF, pour l’organisation de la réception
des travaux par la commission de réception
RAAF • Informe la commission
• Organise la réception

Commission • Contrôle la conformité entre le bon de commande et la Bon de
de réception fiche d’exécution des travaux, commande
• Procède à la mise en marche du matériel réparé, Fiche

d’exécution des
• Prononce la réception travaux
• Produit un PV de réception PV de
Réception
• Porte sur la fiche de demande de réparation introduite
l’annotation « service fait »
• Rend compte au Responsable du centre de santé
RAAF • Prépare l’attestation de service fait Attestation de

service fait
• Soumet au Responsable du centre de santé pour
signature
Responsable • Signe l’attestation de service fait Attestation de

du centre de service fait
santé

INVENTAIRE DES MATERIELS ET STOCKS
1- Objet
- Recenser de façon exhaustive tous les éléments : immobilisations et stocks etc, attachés au
patrimoine de la formation sanitaire,
- Déterminer leur valeur
- Apprécier leur état à la date d’inventaire.
2- Champ application
La procédure s’applique aux stocks et aux immobilisations.
2-Principe
- L’inventaire des immobilisations est effectué au plus tard dans la dernière quinzaine du
mois de décembre ;
- L’inventaire des stocks s’effectue de façon mensuelle. Des inventaires inopinés peuvent être
commandités par le Responsable du centre de santé ;
- La programmation de l’inventaire de fin d’année devra être réalisée de manière à permettre
la prise en compte de ses résultats lors de l’élaboration des futurs budgets ;
- Les instructions d’inventaire sont rédigées par le RAAF et comportent entre autres les
éléments ci-après :
• la désignation des lieux et locaux de déploiement de l’inventaire,
• le système d’étiquetage et d’identification des immobilisations
• la méthode de dépouillement, de valorisation,
• les stocks et biens à inventorier,
• la nature des imprimés et leur mode d’emploi,
• les méthodes de comptage et d’enregistrement des quantités,
• les vérifications à opérer pour détecter les omissions.
- La durée de chaque inventaire ne doit pas excéder 5 jours.
- Les matériels et mobiliers désuets ou obsolètes font l’objet de réforme après l’inventaire.
4-Acteurs
- Responsable du Centre de Santé
- RAAF
- Magasinier

INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

RAAF • Rédige les instructions d’inventaire, Fiche

d’inventaire
• Initie une note de service pour proposer les
membres de l’équipe d’inventaire et le Planning
planning de l’activité
• Soumet au Responsable du centre de santé

Note de service
les instructions et la note de service,
Responsable du • Apprécie les instructions et la note de service,

centre de santé
• Signe la note de service et la retourne au Note de service
RAAF pour dispositions à prendre
RAAF • Fait enregistrer la note de service, Note de service
• Assure sa ventilation
Magasinier • Arrête le livre journal et le grand livre,
• Etablit le relevé récapitulatif des matières,
• Signe le relevé récapitulatif des matières, Livre journal
• Transmet le relevé récapitulatif au RAAF,
RAAF • Reçoit le relevé récapitulatif des matières, Relevé

récapitulatif
• Convoque l’équipe d’inventaire,
Note de service
• Transmet le relevé récapitulatif des matières à
l’équipe d’inventaire.

• Reçoit le relevé récapitulatif des matières,
• Vérifie la conformité du relevé récapitulatif

des matières avec la liste des matières et des
quantités existantes dans les écritures de la
comptabilité des matières, Relevé
récapitulatif
d’anomalies, Liste des
matières
• Procède au comptage physique des matières,
Equipe d’inventaire • Compare l’existant recensé physiquement et

l’existant comptable,
• Etablit un PV d’inventaire,
• Signe le PV d’inventaire,
• Transmet une copie du PV au Responsable du

centre de santé pour information,
PV
• Demande au magasinier de passer les d’inventaire
écritures de régularisation en cas d’écart entre
l’existant comptable et l’existant physique.
• Prend connaissance du PV d’inventaire, PV

d’inventaire
En cas de conformité entre l’existant comptable
et l’existant physique :
• Félicitation du Responsable pharmacie gros Lettre de

stock/magasinier félicitation
Responsable du
centre de santé En cas d’écart entre l’existant comptable et Demande
l’existant physique. d’explication
• Adresse une demande d’explication au

magasinier,
• Apprécie la réponse à la demande d’explication,
• Met en débet le magasinier en cas d’écart non

justifié

GESTION DU MATERIEL DE TRANSPORT
1-Objet
- Rendre efficiente l’utilisation du matériel de transport au profit du centre de santé.
Cette procédure s’applique aux matériels destinés au transport et au déplacement des
personnes et des biens (voitures, motos, ambulances camions, pirogue ou barques
motorisées etc) appartenant au centre de santé.
3-Principes
• Le matériel de transport doit porter le nom de la formation sanitaire et être
utilisé dans le cadre exclusif des activités du centre ;
• Tout matériel de transport du centre de santé est un véhicule administratif. Il
est destiné à l’usage de service et doit être immatriculé en tant que tel au
patrimoine de la structure, à l’exception des véhicules de coopération dont
l’immatriculation dépend des contrats avec les partenaires ;
• Un véhicule de service doit être conduit exclusivement par un conducteur de
véhicule administratif (véhicule à quatre roues) ou l’agent à qui il est affecté
(véhicule à deux roues) ;
• Tout véhicule doit bénéficier d’un planning de maintenance préventive ;
• Tout véhicule à quatre roues doit avoir son carnet de bord, son assurance et
sa visite technique à jour ;
• Tout véhicule en mouvement doit être muni d’un ordre de mission
(Cf. procédure Gestion des missions) ;
• Tout utilisateur de véhicule administratif doit se conformer aux dispositions
de sécurité en vigueur (ceinture de sécurité, conduite de nuit, lieux et heures
de garage des véhicules, casque…).

4-Acteurs :
- Conducteurs de véhicule administratif,
- Technicien de la maintenance,
- RAAF,
- Responsable du centre de santé,
- Magasinier
- Tout agent bénéficiaire d’une moto

acteurs ou DESCRIPTION DES TÂCHES DOCUME
intervenants NTS
AFFEREN
TS
Au départ Carnet de
bord
• Inscrit la date du déplacement dans le carnet de bord,
• Inscrit l’objet du déplacement,
• Inscrit la quantité de carburant prise calculée en fonction

de la consommation du véhicule et de la distance à
parcourir,
• Relève le kilométrage au départ,
Au retour
CVA
• Inscrit le kilométrage à l’arrivée,
• Signale les pannes et les réparations survenues pendant le

parcours,
• Inscrit le coût de réparation,
• Relève la consommation de carburant,
• Restitue au besoin la quantité de carburant restante à la

date de retour
RAAF • Etablit l’état mensuel de consommation de carburant du Carnet de

véhicule à partir des consommations de carburant indiquées bord
sur le carnet de bord,
Compare la consommation globale du mois à la distance

parcourue pendant le mois,
• Calcule la consommation moyenne au 100 kilomètres,
• Procède à des vérifications approfondies en cas de

consommation excessives,
• Procède aux réglages nécessaires pour réduire la

consommation,

Entretien des véhicules
RAAF Entretien préventif
• Etablit un planning de suivi de l’entretien préventif des Planning

véhicules,
• Veille à l’exécution du planning
CVA/utilisateur Entretien et contrôle journalier
Chaque jour avant toute sortie :
• Vérifie s’il n’y a pas de tâche d’huile par terre sous le véhicule,
• Recherche immédiatement la cause de la fuite, Cahier

d’entretien
• Avise le RAAF en cas de fuite d’huile,
RAAF • Prend aussitôt les dispositions qui s’imposent,
CVA/utilisateur • Contrôle la pneumatique
• Procède aux réparations ou au remplacement des pneus en cas de

besoin
• Vérifie si tous les outillages sont au complet (pneu secours, cric,

torche, extincteur, triangle, boîte à pharmacie, clé de roue)
Cahier
• Procède aux contrôles suivants : niveau de l’eau, huile à frein,
d’entretien
huile à moteur, état de la batterie, huile pour direction assistée,
fonctionnalité des voyants du tableau de bord, de l’essuie-glace
et du jet d’eau
• Avertit le RAAF en cas d’anomalies constatées
RAAF • Prend aussitôt les dispositions qui s’imposent,
Entretiens périodiques

Vidanges Fiche
• Avertit le RAAF une semaine avant la date fixée pour la d’expression
vidange, des besoins
• Remplit la fiche d’expression de besoins pour la vidange (huile,
Cahier
filtre et autres),
CVA d’entretien
• Soumet au visa du RAAF,
RAAF • Vise la fiche d’expression des besoins et autorise la sortie des Fiche
articles d’expression
des besoins
Magasinier • Reçoit l’ordre de sortie Ordre de

sortie
• Met à la disposition du CVA les pièces de rechange
• Fait signer l’ordre de sortie par le CVA
CVA • Reçoit les pièces de rechange, Carnet de

bord
• Met le véhicule et les pièces de rechange à la disposition du
prestataire pour la vidange
• Inscrit dans le carnet de bord la date de la vidange, celle de la

prochaine vidange,
• Fait signer le carnet de bord par le garagiste
Visite technique
• Avertit le RAAF une semaine avant la date d’expiration de la

validité de la visite technique
CVA Fiche de
• Remplit la fiche de demande de la réalisation de la visite demande
technique,
• Transmet au RAAF la demande
RAAF • Vise la demande et la soumet à l’appréciation du Responsable du Fiche de

centre de santé demande
Responsable du • Apprécie la demande

centre de santé
• Instruit le RAAF pour dispositions à prendre,

RAAF • Reçois la fiche de demande Fiche de
demande
• Décaisse les fonds pour payement des frais de visite technique
Réparation
CVA/Utilisateur • Signale au RAAF sans délai toute panne ou tout

dysfonctionnement survenu,
RAAF • Commandite une expertise de l’état du véhicule pour déterminer Demande de

la panne réelle, devis
• Demande un devis estimatif de la réparation,
• Adresse le devis et un rapport sur la panne du véhicule au

Responsable du centre de santé,
Responsable du • Analyse le rapport et le devis Rapport

centre de santé
• Ordonne la réparation Devis
RAAF • Met en œuvre la procédure des dépenses afférentes à la

réparation
Suivi des véhicules accidentés
CVA • Demande un constat de l’accident par l’autorité compétente

avant de déplacer le véhicule,
• Avertit immédiatement l’autorité administrative de la zone où

l’accident a eu lieu,
• Avertit par tout moyen le RAAF et le Responsable du centre

de santé, Rapport
• Prend toutes les mesures de sauvegarde du véhicule,
• Fait un rapport circonstancié sur l’accident,
• Transmet le rapport au plus tard dans les 48h au RAAF,
RAAF • Prend connaissance du contenu du rapport et transmet au Rapport

Responsable du centre de santé,
• Accomplit toutes les formalités administratives et judiciaires

requises dans de pareils cas,

Responsable du • Informe immédiatement le MCZS, Rapport
centre de santé
• Fait accomplir dans les délais prévus les formalités requises en
de pareil cas,
• Prend toutes les mesures humanitaires pour les personnes à

bord du véhicule accidenté
• Commandite une expertise de l’état du véhicule pour

déterminer les conséquences réelles de l’accident sur le
véhicule
RAAF • Prend les dispositions nécessaires pour procéder à la

récupération du véhicule accidenté,
• Consulte au moins trois (3) prestataires différents qui

Devis estimatif
produisent chacun un devis estimatif de réparation,
• Transmet les devis reçus au Responsable du centre de santé
Responsable du • Reçoit les devis,

centre de santé
• Sélectionne un prestataire,
• Instruit le RAAF pour les dispositions à prendre, Devis
RAAF • Met en œuvre la procédure d’engagement des dépenses

REFORME DES MATERIELS OBSOLETES ACQUIS SUR FONDS PROPRES
Intervenants Description des taches Documents
Responsable du - Soumet le rapport d’inventaire au CODIR Rapport

centre de santé d’inventaire
- Etudient le rapport d’inventaire Fiche de

Membres du demande
CODIR - Décident de la réforme des matériels obsolètes acquis
sur fonds propres.
- Dresse la liste des matériels obsolètes à réformer Liste des

RAAF après inventaire ; matériels
- Transmet la liste au Responsable du centre de santé.
- Apprécie les propositions de réforme ;

Responsable du Projet de
- Rend compte au MCZS du projet de réforme ;
centre de santé reforme
- Requiert l’avis du MCZS pour la réforme.

GESTION DES STOCKS

GESTION DES STOCKS
1-Objet
Assurer une bonne gestion des médicaments et consommables, par une disponibilité
permanente des médicaments et un suivi comptable.
Cette procédure s’applique à l’approvisionnement, au réapprovisionnement, à la cession

des médicaments et consommables médicaux et à la gestion des avaries dans les centres de
santé. Cette procédure couvre :
- les matières et fournitures de bureau,
- les matières et fournitures d’hôtellerie,
- les produits d’entretien,
- les matériels et outillages,
- les produits pharmaceutiques,
- les matériels hospitaliers.
3-Principes
• Tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrés sur des documents
standards,
• Tous les stocks enregistrés existent et appartiennent à la formation sanitaire et sont

protégés contre les vols, la détérioration,
• Tous les stocks enregistrés sont régulièrement recensés et correctement évalués,
• Le principe d’une fiche par article est la règle,
• Les mouvements sont sous tendus par des documents pré numérotés et pré
imprimés,
• Le rangement physique dans les rayons se fait par catégorie,

• Un inventaire physique mensuel est effectué par une commission d’inventaire et un
inventaire permanent est réalisé par le responsable pharmacie gros stock ou le
magasinier en vue de faire des rapprochements entre les stocks théoriques et réels,
• Les majors ou responsables des diverses unités techniques déposent un spécimen de

signature auprès du magasinier.
• Les avaries constatées au cours des inventaires doivent être gérées par une
Commission de gestion des avaries créée par note de service du Responsable du
centre de santé
4-Acteurs :
- Magasinier
- RAAF
- Tous responsables d’unité

Intervenants
Description des taches Documents
Entrée en stock de produits pharmaceutiques
- Rentre les articles au magasin Ordre

d’entrée ;
- Etablit un ordre d’entrée au magasin en deux
Magasinier exemplaires en précisant le type d’article, la date Copie du BL ;
d’entrée au magasin, le nom du fournisseur et les
PV de
références de la commande
réception
- Transmet l’ordre d’entrée au RAAF
- Reçoit l’ordre d’entrée au magasin ; Ordre d’entrée
- Vérifie la conformité entre l’ordre d’entrée et le PV de

RAAF procès verbal de réception ; réception
- Vise les deux exemplaires
- Classe un exemplaire puis retourne le second au

magasinier ;
Ordre
d’entrée ;
- Reçoit l’ordre d’entrée visé
Registre
- Attribue une référence ou un code à tout nouveau d’inventaire ;
produit
Fiche de stock
- Enregistre les articles dans la colonne des entrées du
registre d’inventaire ou de la fiche d’inventaire
Magasinier - Procède au rangement des articles au magasin
(rangement par catégorie ou par lots homogènes et
suivant un ordre alphabétique, le cas échéant suivant
la date de péremption)
- Met à jour les fiches de stocks en y inscrivant la date

et la quantité entrée
Classe le biblorhapte (chrono,classeur)logiquement la

copie de l’ordre d’entrée

Sorties de produits pharmaceutiques
- Etablit la demande de produits en trois exemplaires Carnet de bon

Agent dans le carnet de bon de ravitaillement avec précision
pharmacie de du nom , de la forme, du dosage, et de la quantité des
détail articles sollicités,
- Transmet la demande au magasinier
- Reçoit la demande de produits ravitaillement des

pharmacies de détail
Magasinier - Vérifie la disponibilité des articles ;

Demande
- Propose les quantités à servir
- Soumet la demande traitée au RAAF
- Reçoit la demande,
RAAF - Apprécie la demande Demande
- Instruit le magasinier pour servir les articles
- Reçoit les instructions du RAAF
- Etablit l’ordre de sortie en trois exemplaires L’ordre de

Magasinier conformément aux instructions et sortie
- Signe l’ordre de sortie
- Soumet à la signature du RAAF,
- Reçoit et signe l’ordre de sortie,

RAAF - Transmet l’ordre de sortie au magasinier pour servir L’ordre de
les produits sortie
• Sert les articles au représentant du service

demandeur, L’ordre de
• Fait contresigner l’ordre de sortie au réceptionnaire sortie
qui signe l’ordre de sortie, Fiche de stock
Magasinier
• Met les fiches de stocks à jour,
Bon de
• Retire deux exemplaires du bon de ravitaillement : ravitaillement
-un exemplaire du bon de ravitaillement et un
exemplaire de l’ordre de sortie sont transmis au

RAAF,
-l’original du bon de ravitaillement et de l’ordre de
sortie sont rangés par le magasinier.

INVENTAIRE
RAAF • Rédige les instructions d’inventaire, Note de service
• Initie une note de service pour proposer les Planning

membres de l’équipe d’inventaire et le planning de
l’activité
• Soumet au Responsable du centre de santé les

instructions et la note de service,
Responsable • Apprécie les instructions et la note de service, Note de service

du centre de
santé • Signe la note de service et la retourne au RAAF
pour dispositions à prendre
RAAF • Fait enregistrer la note de service, Note de service
• Assure sa ventilation
Magasiner • Arrête le livre journal ou fiche de stock, Livre journal
• Etablit le relevé récapitulatif des matières Fiche de stock

(médicaments et consommables),
Relevé
• Signe le relevé récapitulatif des matières récapitulatif
• Transmet le relevé récapitulatif au RAAF,
RAAF • Reçoit le relevé récapitulatif des matières

Relevé
• Convoque l’équipe d’inventaire, récapitulatif
• Transmet le relevé récapitulatif des matières à Note de service

l’équipe d’inventaire.

• Reçoit le relevé récapitulatif des matières, Relevé
récapitulatif
• Vérifie la conformité du relevé récapitulatif des
matières avec la liste des matières et des quantités
existantes dans les écritures de la comptabilité des
Liste des
matières,
matières
d’anomalies,
PV
• Procède au comptage physique des matières,
Equipe
• Compare l’existant recensé physiquement et
d’inventaire
l’existant comptable,
• Etablit un PV d’inventaire,
• Signe le PV d’inventaire,
• Transmet une copie du PV au Responsable du centre

de santé pour information,
• Demande au magasinier de passer les écritures de

régularisation en cas d’écart entre l’existant
comptable et l’existant physique.
• Prend connaissance du PV d’inventaire,
• En cas de conformité entre l’existant comptable et

l’existant physique :
• Adresse une lettre de félicitation au responsable

pharmacie gros stock
En cas d’écart entre l’existant comptable et l’existant

physique.
Responsable
du centre de • Adresse une demande d’explication au magasinier,
santé
• Apprécie la réponse à la demande d’explication,
• Met en débet le magasinier en cas d’écart non justifié

Demande
d’explication

GESTION DES AVARIES DU CENTRE DE SANTE
- Identifie lors des contrôles physiques ou des

inventaires physiques périodiques, les articles
obsolètes, détériorés, abîmés ou périmés
Liste des
Magasiner - Isole et range les articles identifiés
articles
- Etablit une liste des articles concernés avec leurs
quantités et spécifications
- Soumet la liste au RAAF
- Reçoit la liste des articles concernés

Liste des
RAAF - Transmet la liste au Responsable du centre de santé articles
pour saisine de la commission de gestion des avaries
- Reçoit la liste des articles,

Responsable du Liste des
- Met sur pieds une commission de gestion des avaries,
centre de santé articles
- Saisit la commission de gestion des avaries
- Reçoit la liste des avaries et des périmés
- Vérifie les articles isolés par rapport à la liste dressée

Commission
- S’assure du mauvais état des articles Liste des
« gestion des
articles
avaries » - Signe la liste des articles
- Transmet la liste au Responsable du centre de santé

pour une autorisation de sortie des avaries du stock
- Reçoit la liste des avaries et des périmés Liste des

Responsable du articles
- S’assure de l’état défectueux des articles
centre de santé
- Donne son accord pour la mise hors stock en
apposant la mention « accord » plus la date et la

signature sur la liste des articles avariés
- Transmet la liste au MCZS pour la mise en œuvre de

la procédure de destruction conformément aux textes
en vigueur.

Manuel de Procedures de Gestion Des Ressources Du Centre de Sante

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manuel de Procedures de Gestion Des Ressources Du Centre de Sante

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manuel de Procedures de Gestion Des Ressources Du Centre de Sante

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

REPUBLIQUE DU BENIN

Ce document a été produit avec l’appui technique et financier du Projet

AES : Agent d’Entretien et de Services

CAR : Chargé de l’Administration et des Ressources

CVA : Conducteur de Véhicules Administratifs

MCZS : Médecin Coordonnateur de la Zone Sanitaire

PAA : Plan d’Action Annuel

PTA : Plan de Travail Annuel

TDR : Termes de Références

COGECS : Comité de Gestion de Centre de Santé

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé ii

SIGLES ET ACRONYMES ................................................................................................................ II

DESCRIPTION DES POSTES ............................................................................................................. 5

ACCUEIL DES CLIENTS ............................................................................................................................. 23

GESTION DU COURRIER ........................................................................................................................... 25

GESTION DES MISSIONS .......................................................................................................................... 41

PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ......................................... 48

RECRUTEMENT DU PERSONNEL SUR FONDS PROPRES ...........Erreur ! Signet non

REMUNERATION DU PERSONNEL RECRUTE SUR FONDS PROPRES ..................... 51

GESTION DES CARRIERES DU PERSONNEL SUR FONDS PROPRES ........................ 53

GESTION DES CONFLITS ......................................................................................................................... 61

INCITATION A LA PERFORMANCE ................................................................................................... 63

PROCEDURE DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE ......................................... 65

ELABORATION DU PLAN D’ACTION ANNUEL .......................................................................... 67

PREPARATION ET VOTE DU BUDGET ............................................................................................ 71

GESTION FINANCIERE .......................................................................................................................... 75

EXECUTION DU BUDGET ......................................................................................................................... 76

EXECUTION DES DEPENSES ................................................................................................................. 96

GESTION COMPTABLE....................................................................................................................... 110

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé iii

SCHEMA DES ECRITURES COMPTABLES................................................................................. 114

PROCEDURES DE GESTION DU MATERIEL...................................................................... 121

GESTION DES IMMOBILISATIONS ................................................................................................. 123

MAINTENANCE DES IMMOBILISATIONS .......................................................................... 131

GESTION DU MATERIEL DE TRANSPORT ................................................................................ 141

GESTION DES STOCKS........................................................................................................................ 150

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé iv

La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :

• Renforcer la culture du respect des textes au niveau des structures sanitaires ;

aux principes de gestion généralement admis

• Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives

• Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace.

Le présent manuel décrit l’organisation, les procédures de gestion administrative, des

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 1

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 2

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 3

Organigramme d’un Centre de Santé

Médecin Chef COGECS

Resp Resp Resp Labo Resp Affaires Tech Hygiène et

Resp Resp PEV

Manuel de procédures de gestion des ressources du Centre de Santé 4

Responsable du centre de santé

Intitulé : Responsable du centre de santé

1. Description des attributions

• Participer à la planification et la mise en œuvre des activités du centre de santé de la

• Assurer le fonctionnement harmonieux du système d’information des centres de santé

• Participer au processus de recrutement des agents du Centre de Santé la gestion des

• Participer à la mise en place des services de qualité

• Participer à la supervision du personnel des centres de santé de la commune.

• Superviser et contrôler la gestion des différentes ressources financières et matérielles du