Réaliser Un Pré-Seating Ou Ajouter Une Demande Spéciale Transport Pour Mon Client

Réaliser un pré-seating ou ajouter une demande spéciale
transport pour mon client

Help Desk Transport Europe – Septembre 2016
OBJECTIF VITTEL 2016 :
L’EFFICACITÉ PASSERA PAR L’AUTONOMIE DU CLIENT ET DES VENDEURS
OÙ EN SOMMES NOUS AUJOURD’HUI ?
• 950 tickets Samu traités chaque mois par le Help Evolution TKT Pré-seating
2015 vs 2016
Desk Transport.
400
• 220 tickets concernent les Pré-seating  ¼ des
350
demandes traités chaque mois.
300
• Objectif Vittel 2016 : plus d’autonomie vendeur
Nbre TKT Pré-seating

250
pour plus d’efficacité.
 Priorité donnée aux demandes à forte valeur 200
2015
ajoutée (RQ, Surclassement…) 150

2016
 Demande à faible valeur ajoutée dont le Pré-

100
seating peuvent être traités par le vendeur ou
50
le client directement.
 Aucun résultat visible dans les chiffres 0
Mois
des traitements SAMU.
2
GAGNEZ EN TEMPS ET EN EFFICACITÉ EN RÉALISANT LE PRE-SEATING DE
VOS CLIENTS
• Afin de professionnaliser votre service client et apporter une réponse en temps réel, c’est
maintenant à vous de réaliser les demandes de pré-seating sur le site web des différentes
compagnies aériennes suivantes :
• Liste non exhaustive des compagnies vous permettant de faire vos pré-seating en ligne :
 Air Canada  Iberia
 Air Carïbes  KLM
 Air France  Qatar Airways
 American Airlines  Singapore Airlines
 Corsair  Tap Air Portugal
 Delta Airlines  Thaï Airways
 Emirates Airlines  Transavia
 French Blue  XL Airways

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VOS CLIENTS
• Certaines compagnies font désormais payer ce service en classe Economique.

 Le client doit alors réserver seul ou avec votre aide les prestations qu’il souhaite ajouter avec sa
carte de crédit.
• Pour réaliser un ajout de service sur le site web d’une compagnie, vous devez vous munir
au préalable :
 Du nom du client
 De la référence du PNR de la compagnie ou du dossier NA (uniquement vols affrétés Transavia)
 Du numéro de carte de crédit du client dans le cas d’un pré-seating payant.
4
VOS CLIENTS
• Pour pouvoir réaliser l’ajout de prestations payantes, les billets doivent IMPERATIVEMENT
être émis.
 Un ticket SAMU pourra être envoyé afin de demander l’émission des billets « motif Emi.eticket »
• La procédure qui permet de réaliser un Pré-seating est mentionnée sur le contrat ou bulletin
vente : Nous vous invitons à accompagner vos clients dans leur démarche
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PRE-SEATING
VISUALISER UNE REFERENCE PNR
SAVOIR SI LES BILLETS SONT EMIS
COMMENT VISUALISER LA RÉFÉRENCE PNR ?
• Les informations relatives à la réservation du client sont visibles :

 sur le contrat de vente ou bulletin dès la validation du dossier NA
 Sur le Rendez-vous Vacances ou convocation.
• La visualisation de la référence PNR varie en fonction du type de produit et de vol :

 Voyage sur vol régulier avec ou sans stock
 Pré-post Théo ou Webthéo
 PNR Groupe
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1. Voyage sur vol régulier avec ou sans stock :

 Le PNR est créé au plus tard 30 jours avant départ par le gestionnaire.
 Demande anticipée d’émission des billets possible via ticket SAMU
 La référence PNR n’est pas visible lors de la validation du dossier
 La référence PNR sera visible sur le bulletin ou la convocation dès l’émission des billets.
 Un PNR individuel est créé par dossier NA permettant l’achat de prestations additionnelles sur le site des
compagnies aériennes (Pre-seating…)
2. Voyage sur vol régulier avec un PNR groupe

 Un seul PNR regroupant plusieurs clients effectuant le même itinéraire.
 Le PNR n’est jamais visible sur la convocation ou le bulletin.
 Le Pre-seating est réalisé par le gestionnaire ou la compagnie au moment de l’émission des billets : pas de
choix de sièges possible mais les passagers d’un même dossier NA seront assis côte à côte.
3. Pré-post/Théo/Webthéo :
 Le PNR est créé dès la validation du dossier.
 La référence PNR est visible sur le bulletin ou la convocation dès la validation du dossier.
 Un PNR individuel est créé par dossier NA permettant l’achat de prestations additionnelles sur le site des
compagnies aériennes (Pre-seating…)
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• Comment visualiser la référence du PNR à partir de la convocation ?

 A partir de l’affichage du dossier :
 Tapez « O » devant le nom des clients afin d’accéder à la convocation.
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COMMENT VISUALISER SI UN BILLET EST ÉMIS ?
 La référence PNR y apparait ainsi que le n° de billet s’il est émis.
 Si le billet n’est pas encore émis, la ligne « Numéros E-Tickets » n’apparaitra pas
Un TICKET pourra être envoyé au service Help Desk afin de demander l’émission des
billets s’ils ne sont pas émis.
Motif = émission de billet et non pre-seating
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• Ne pas tenir compte des informations « top émission » et « top édition » qui
apparaissent dans le détail ressource personne.
• Ils étaient utilisés pour l’émission des contremarques sur vol affrété.
• Ces top sont aujourd’hui obsolètes.
11
• Les numéros de billets sont aussi visibles sur le site des compagnies
• A partir de la rubrique « Mes Réservations » ou « Gérez ma réservation » avec la
référence du PNR et le nom des clients
• Consultez la rubrique « Passagers » en faisant défiler la page web, le n° de billet y est
visible.
12
COMMENT REALISER UN PRE-SEATING
AVEC LA COMPAGNIE TRANSAVIA ?
13
REALISER UN PRE-SEATING AVEC TRANSAVIA
• Avec notre partenariat Transavia, nous pouvons proposer un service de pré-seating à

nos clients sur nos vols affrétés comme sur vol Webthéo.
• Ce service est une prestation payante en classe économique.
• Quand :
 entre 21 jours et 48h du départ pour nos vols affrétés  avec le n° de dossier Club Med à 9
chiffres.
 Dès la réservation sur vol Webthéo  avec la référence PNR de la compagnie visible sur la
convocation.
• Un lien internet apparait sur le bulletin et la convocation du client

 www.transavia.com/club-med/fr-FR/mon-transavia rubrique « Gérez ma réservation »
REALISER UN PRE-SEATING SUR NOS VOLS AFFRÉTÉS TRANSAVIA
• 2 types de sièges sont disponibles à l’achat

 Sièges offrant plus d’espace pour les jambes (issues de secours) = 10€/trajet
 Sièges standards = 4€/trajet
• Réservation de sièges à faire en une seule fois

 pour l’ensemble du dossier et des parcours choisis
 Seating sur un seul trajet aller ou retour est possible.
• Classe Smart (EC+) = Pas de seating via internet possible à ce jour.

 Le seating est réalisé directement par le gestionnaire d’axe qui place les passagers
d’un même dossier ou dossiers liés côte à côte.
 Une demande de siège spécifique peut-être faite via Ticket SAMU
le lundi précédant le départ.
REALISER UN PRE-SEATING AVEC TRANSAVIA = EXEMPLE VOL AFFRETE
ACCEDER A SA RESERVATION
Etape 1 : entrer dans sa réservation
Renseignez les informations :

• Numéro de réservation =
 N° de dossier Club Med à 9 chiffres. Un 0 est à ajouter au
début du numéro de dossier s’il ne fait que 8 chiffres.
 Le nom de famille du client
 La date de départ
• Cliquez sur Connectez-vous

RESERVER UN SIEGE SPECIFIQUE
Etape 2 : choisir la prestation à ajouter
• Cliquez sur complétez votre voyage

• Réservation d’un siège
17
Etape 3 : réserver les sièges

2
• Le plan de cabine apparait
• Sélectionnez le premier passager
• Réserver le siège souhaité puis
cliquez sur « Sélectionner le siège
15A pour confirmer.
• Comme il s’agit d’un siège « issue
de secours », vérifiez que le client
répond aux conditions souhaitées
puis « accepter »
18
Etape 3 : réserver les sièges
• Le numéro de siège sélectionné est

visible sous le nom du passager.
• Le prix du siège y apparait.
• Vous pouvez maintenant procéder
au choix de sièges pour le 2ème
passager.
• Suivre la même procédure.
19
Etape 3 : réserver les sièges au retour
• Il est possible que vous ne puissiez

pas réserver votre siège retour en
même temps que celui de l’aller.
• Les listes de passagers sont parfois
introduites plus tardivement que
celles de l’aller
• Alors pas de panique ! 
• Il vous suffit de faire la manipulation
en 2 temps ou de réessayer plus
tardivement.
21
REALISER UN PRE-SEATING SUR TRANSAVIA
RÉCAPITULATIF DE LA RÉSERVATION
Etape 4 : vérifier l’ajout de

prestations
• Le client vérifie sa
réservation
• Renseigne son nom et
adresse mail
• Accepte les Conditions
Générales de transport
• Clique sur suivant
22
ECRAN DE PAIEMENT
• Le client peut
maintenant procéder
au paiement.
• Choisir un mode de
paiement en cliquant
sur «Visa» par
exemple
• Cliquez sur payer
• Les sièges sont
maintenant réservés.
23
CAS SPECIFIQUES : PASSAGERS AVEC BÉBÉ
• Faire un pré-seating lorsque l’on

voyage avec un bébé
 Sélectionnez d’abord le passager
voyageant avec un bébé = Seuls les

sièges avec hublots sont proposés. Le
siège 12A est disponible
 Sélectionner le second passager et
vérifiez que le siège 12B est disponible.

 La réservation peut-être réalisée
comme vu précédemment.
24
CAS SPECIFIQUES : DEMANDE D’ASSISTANCE ET PRE-SEATING
• Dans le cas d’un passager ayant besoin

d’une assistance médicale, il est important
de faire la demande d’assistance avant de
réserver son siège.
• Une fois le siège réservé, la demande

de service médicaux n’est plus
possible via le site internet.
• Certains sièges ne sont pas autorisés aux

personnes à mobilité réduite
 Issues de secours et premiers rangs.
 Si un siège de ce type est réservé par le
client, il ne pourra pas en bénéficier et ne
pourra pas prétendre à un remboursement.
25
CAS SPECIFIQUES : ACCES AU SITE TRANSAVIA IMPOSSIBLE
• Il est possible que l’accès à la réservation de

sièges ou autre prestation payante ne sont
pas accessibles. Un message d’erreur est
visible.
• Vérifiez que votre départ est bien compris

entre 21 et le jour du départ s’il s’agit d’un
vol affrété.
• Les listes de passagers peuvent ne pas

encore être introduites dans le système. Il
faut alors essayer ultérieurement.
• Si la situation persiste, vous pouvez envoyer

un ticket SAMU ou contacter le Help Desk
Transavia au 0892 05 88 88.
26
COMMENT AJOUTER UN ÉQUIPEMENT
SPÉCIAL A MA RÉSERVATION
TRANSAVIA ?
27
TOUTES LES AUTRES PRESTATIONS PEUVENT AUSSI ETRE AJOUTEES
DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA
• Plusieurs prestation payantes peuvent être

ajoutées à votre réservation directement
sur le site de la compagnie.
• Les tarifs affichés à droite sont par trajet.
• Dans le cadre de notre partenariat, le
transport d’un sac de Golf est gratuit sur
nos vols affrétés. Il est payant pour les vols
Webthéo.
• Comment réserver l’une des prestations
proposée ?
DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA  EXEMPLE SAC DE GOLF

29
DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA  SAC DE GOLF
• Cliquez sur « bagages spéciaux et

animaux »
30
• Sélectionnez ce que vous souhaitez

apporter : « Equipement de Golf »
par exemple
• Choisissez le passager concerné
• Donnez le nombre de pièces à
transporter (2 pièces maximum)
• Cliquez sur « suivant »
• Un équipement de Golf se
compose de :
 14 clubs au maximum
 1 paire de chaussure
 Ne doit pas dépasser 15 Kg
31
• Vous avez la possibilité

d’ajouter d’autres prestations.
• Si vous ne souhaitez rien
ajouter, cliquez sur « suivant »
32
• Vérifier votre ajout de prestation

• Le bagage ajouté figure à côté du
nom du passager.
• Entrer les coordonnées du
passager.
• Accepter les Conditions générales
de transport
• Un mail de confirmation sera
envoyé à l’adresse mail
renseignée. Vous pouvez
renseigner votre propre adresse
si vous souhaitez recevoir la
confirmation
33
DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA  ASSISTANE PMR
• Les demandes d’assistance pour personne à

mobilité réduite sont aussi à faire
directement sur le site de Transavia.
• Cette assistance est gratuite quelque soit le

type de vol réservé (affrètement ou
Webthéo).
• Elle soit impérativement être demandée à

plus de 48h du départ.
• Comment l’ajouter à ma réservation ?

DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA  ASSISTANCE PMR

35
• Cliquez sur « Services médicaux »
36
• Mme Lacombe a besoin d’une

assistance à l’aéroport WCHR.
• Choisir le service médical souhaité

ainsi que le type d’assistance
nécessaire :
 Passager ayant besoin d’assistance à

l’aéroport »
 Je peux parcourir de courtes et monter et

descendre les escaliers de façon
autonome (WCHR)
37
• Vérifiez si la demande correspond

aux besoins.
• Renseigner les coordonnées du

passager.
• Si vous souhaitez recevoir la

confirmation de cette réservation,
renseignez votre adresse mail
plutôt que celle du client.
• Accepter les « Conditions générales

de Transport »
• Confirmez.
38
EFFECTUER UN PRE-SEATING
AIR FRANCE
39
REALISER UN PRE-SEATING SUR AIR FRANCE
ACCEDER A MA RESERVATION
• Entrez dans le rubrique « Mes

Réservations »
• Renseignez :
 Le n° de PNR du client
 Son nom
• Cliquez sur « Rechercher »
40
ACCEDER A MA RESERVATION
• La réservation du client
s’affiche
• Dérouler la réservation jusqu’à

la rubrique « Sièges »;
• Cliquez sur « voir la cabine »
41
Vol aller
• Sélectionnez le 1er passager
• Cliquez sur le siège choisi puis « OK »
Vol retour
• Renouveler l’opération pour :
 le 2ème passager
 Le vol retour
42
• Le récapitulatif des sièges sélectionnés ainsi que le montant à régler apparaissent en

dessous du plan cabine
• Cliquez sur « continuer »
43
• Vérifiez l’adresse mail du client

• Valider
44
• Le paiement peut maintenant

être effectué
• Choisir le mode de paiement :

 €
 Miles
• Choisir le type de paiement

 VISA
 UATP…
• Confirmer votre paiement
45
PRE-SEATING
CIRCUITS
46
REALISER UN PRE-SEATING SUR UN CIRCUIT
La procédure varie en fonction du type de vol :

• Allotements ou Théo
 Si le numéro de PNR est visible en 0LE5 le pré-seating est possible sur le site de la compagnie
comme vu précédemment.
 Les PNR allotement sont créés par le gestionnaire à partir de D-30.
• PNR Groupe
 Le numéro de PNR groupe n’est pas visible en 0LE5
 A moins de D-30, si le PNR n’est pas visible, il s’agit d’un PNR groupe.
 Le pré-seating est fait automatiquement par la compagnie ou le gestionnaire au moment de
l’émission des billets.
o Le client ne pourra choisir le numéro de siège qu’il souhaite occuper.
o Les clients voyageant ensemble sont automatiquement pré-seaté côte à côte.
o Un ticket SAMU peut être envoyé à partir de D30 afin de demander un couloir ou un hublot.
o Le gestionnaire transport effectuera le seating de la totalité du groupe en respectant la demande
client.
o Le(s) numéro(s) de siège lui sera ensuite communiqué.
47
TRUCS ET ASTUCES
48
TRUCS ET ASTUCES
• Certaines compagnie donnent la possibilité de faire le pre-seating que quelques heures avant départ :
 Singapore Airlines : 48 h avant départ
 Thaï Airways : 24 h avant départ
• Emirates
 Il est impératif de renseigner les coordonnées du client avant de faire le pre-seating sinon il ne sera pas
possible.
 D’autres ajouts de prestations peuvent être faits directement sur le site comme la réservation de voiture avec
chauffeur.
• Lorsque vous voyagez avec un bébé, il n’est pas possible de faire le pre-seating sur internet car des sièges
spécifiques doivent être attribués.
 Il est nécessaire de contacter le call center de la compagnie.
• Sur nos allotements réguliers (AF et TX), les PNR sont créés à 30 jours du départ en classe économique et
à 90 jours du départ en classe PREMIUM.
 il n’est pas nécessaire d’envoyer un ticket avant ce délai.
49
TRUCS ET ASTUCES
• Sur nos stocks réguliers (AF et TX par exemple), les PNR sont créés à 30 jours du départ
en classe économique et à 90 jours du départ en classe PREMIUM.
 il n’est pas nécessaire d’envoyer un ticket avant ce délai.
• Qatar Airways
 Sur nos allotements (vol voyage) il est préférable de gérer la réservation avec le n° du billet
plutôt qu’avec le n° du PNR compagnie.
50
EMIRATES : COORDONNÉES NÉCESSAIRES POUR FAIRE UN PRE-SEATING
• Accéder à la réservation via

l’onglet « Gérer votre
Voyage »
• Saisissez le nom du passager
et la référence du PNR
Amadeus ou compagnie
• Cliquez sur « Aller »
51
• Cliquez sur « Modifiez les

coordonnées »
52
• Renseigner le numéro de
portable du client ainsi que
son adresse mail.
• Enregistrer les modifications.
• Une fois ces actions faites, le
pré-seating peut être réalisé
si les billets ont été émis.
53
EMIRATES : RÉSERVER UNE VOITURE AVEC CHAUFFEUR LORSQUE VOUS
VOYAGER EN CLASSE PREMIUM OU AFFAIRE AU DÉPART DE PAR/NCE/LYS
Puis Cliquez ici
54
• Faire Défiler la réservation jusqu’à la rubrique « Gérez une réservation de

voiture avec chauffeur »
• Cliquez sur « Gérez une réservation de voiture avec chauffeur »
55
• Ce service à titre gracieux est disponible pour
tous les passagers de Première Classe et Classe
Affaires voyageant entre l’aéroport de Charles de
Gaulle, Lyon ou Nice et l’île de France ou la
périphérie lyonnaise ou niçoise.
• Ce service n’est pas disponible pour tout transfert
entre les hôtels de l’aéroport et les terminaux.
• Renseigner le n° de téléphone
portable des clients .
• Le nombre de voitures souhaitées
• L’adresse où le client souhaite être
récupéré
• Accepter les conditions générales
de vente.
• Enregistrer votre demande
• Vous pouvez maintenant réserver
56 le retour de la même manière.

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Réaliser un pré-seating ou ajouter une demande spéciale

transport pour mon client

Nbre TKT Pré-seating

ajoutée (RQ, Surclassement…) 150

 Demande à faible valeur ajoutée dont le Pré-

 Aucun résultat visible dans les chiffres 0

 Air Canada  Iberia

 Air Carïbes  KLM

 Air France  Qatar Airways

 American Airlines  Singapore Airlines

 Corsair  Tap Air Portugal

 Delta Airlines  Thaï Airways

 Emirates Airlines  Transavia

 French Blue  XL Airways

• Certaines compagnies font désormais payer ce service en classe Economique.

• Les informations relatives à la réservation du client sont visibles :

 Sur le Rendez-vous Vacances ou convocation.

• La visualisation de la référence PNR varie en fonction du type de produit et de vol :

1. Voyage sur vol régulier avec ou sans stock :

2. Voyage sur vol régulier avec un PNR groupe

• Comment visualiser la référence du PNR à partir de la convocation ?

 La référence PNR y apparait ainsi que le n° de billet s’il est émis.

• Avec notre partenariat Transavia, nous pouvons proposer un service de pré-seating à

• Ce service est une prestation payante en classe économique.

• Un lien internet apparait sur le bulletin et la convocation du client

• 2 types de sièges sont disponibles à l’achat

• Réservation de sièges à faire en une seule fois

• Classe Smart (EC+) = Pas de seating via internet possible à ce jour.

Etape 1 : entrer dans sa réservation

Renseignez les informations :

• Cliquez sur Connectez-vous

Etape 2 : choisir la prestation à ajouter

• Cliquez sur complétez votre voyage

Etape 3 : réserver les sièges

Etape 3 : réserver les sièges

• Le numéro de siège sélectionné est

Etape 3 : réserver les sièges au retour

• Il est possible que vous ne puissiez

Etape 4 : vérifier l’ajout de

• Faire un pré-seating lorsque l’on

voyageant avec un bébé = Seuls les

vérifiez que le siège 12B est disponible.

• Dans le cas d’un passager ayant besoin

• Une fois le siège réservé, la demande

• Certains sièges ne sont pas autorisés aux

• Il est possible que l’accès à la réservation de

• Vérifiez que votre départ est bien compris

• Les listes de passagers peuvent ne pas

• Si la situation persiste, vous pouvez envoyer

• Plusieurs prestation payantes peuvent être

Etape 1 : entrer dans sa réservation

Renseignez les informations :

• Cliquez sur Connectez-vous

• Cliquez sur « bagages spéciaux et

• Sélectionnez ce que vous souhaitez

• Vous avez la possibilité

• Vérifier votre ajout de prestation

• Les demandes d’assistance pour personne à

• Cette assistance est gratuite quelque soit le