Livre blanc

Les nouveaux enjeux de

la collecte de données
pour la DSI

w w w.g a t h e r i n g -to o l s .c o m Avril 2018

Sommaire
Introduction 3

Data Management : comment étendre son périmètre en entreprise ? 4

Par Jean-Marc Briquet

DSI agile : pourquoi la DSI doit repenser sa relation avec les métiers ? 8

Par Matthieu Barbillat

Comment optimiser la collecte des données terrain ? 13

Par Sébastien Pancher

Business Intelligence : comment donner plus de profondeur aux projets BI ? 17

Par Jean-Marc Briquet

Application management : comment rationaliser le portefeuille applicatif ? 21

Par Matthieu Barbillat

Comment gérer les différences de granularité pour fluidifier le reporting ? 25

Par Sébastien Pancher

Conclusion 30

À propos 31
Introduction
Les directeurs des systèmes d’information (DSI) sont au coeur des
mutations de l’entreprise, aujourd’hui plus que jamais. Méthodes
agiles, rationalisations des coûts, transformation numérique, sont
autant d’actualités qui ont des conséquences directes sur leurs
fonctions. Au centre du cyclone : les données générées par les
différents métiers.

En effet, à l’ère du Big Data, les données envahissent les départements

vente, marketing, RH... Les DSI se trouvent donc confrontés à un
enjeu de collecte des données, d’une part, mais aussi, d’autre
part, de vérification et sécurisation de celles-ci. En parallèle, les DSI
subissent diverses pressions. Les directions générales demandent
des réductions de coûts, les métiers réclament plus d’agilité, les
managers désirent analyser des données de plus en plus fines, etc.

Alors, comment collecter efficacement la masse de données

disponible ? Comment impliquer toutes les parties prenantes face
au problème de véracité ? Faut-il repenser les relations entre DSI et
métiers ? Autant d’éléments auxquels nous tenterons de répondre
à travers ce livre blanc. Nous vous dévoilerons également certaines
pistes grâce à des cas concrets.

Bonne lecture !

3
Data Management :
comment étendre son
périmètre en entreprise ?
Par Jean-Marc Briquet

En ces temps de RGPD (ou GDPR pour les anglophones),

le data management est plus que jamais d’actualité.
Opportunité ou contrainte, là n’est pas la question. Puisque
la mise en conformité est un passage obligatoire
pour toutes les entreprises européennes, c’est la parfaite
occasion pour remettre à plat les processus liés à la gestion
du patrimoine de données. Néanmoins, étendre le
périmètre du data management au sein d’une entreprise
n’est pas toujours chose aisée… Voici donc quelques
pistes à étudier sérieusement du côté de la DSI.

4
Reprendre la main
sur l’intégrité des données

Les DSI le savent mieux que quiconque : tirer parti de toute la valeur
des données en entreprise est un challenge très difficile à relever.
Premièrement car ces masses de data sont éparpillées au sein des
différents départements. Réussir à les agréger est un parcours du
combattant, certaines restent presque toujours en dehors du scope de
la DSI (voir notre article sur le sujet “Projets digitaux : la problématique du
“last mile””). 39% des DSI déclarent, d’ailleurs, ne pas avoir recensé
toutes les sources internes de données1. Deuxièmement, les données
présentes dans le SI et utilisées pour générer différents indicateurs
stratégiques ne sont pas toujours de bonne qualité. Seulement 20%
des DSI déclarent disposer d’outils de contrôle de la qualité des
données². Alors comment est-il possible de reprendre la main sur
l’intégrité de ces données ?

Vous pouvez, grâce à des solutions telle que Gathering Tools, accroître
facilement votre maîtrise des processus échappant habituellement à
votre contrôle. En proposant aux métiers de conserver leurs méthodes
de travail tout en les sécurisant, sans aucune conduite du changement,
vous serez en mesure d’obtenir une donnée “estampillée DSI”. Le
tout avec agilité et sans débloquer de budget pharaonique.

1-2
Source : étude CIO “Quelles pratiques de data
management à l’heure du GDPR ?“ Janvier 2018

5
Rationaliser
les licences logiciels

Les DSI se retrouvent souvent seuls face aux problématiques épineuses

de gouvernance de données. Pour preuve, 45% d’entre eux affirment
que leur direction générale n’a pas défini de stratégie autour du
patrimoine de données et sa valorisation3. Toutefois, en ce qui concerne
l’optimisation des coûts et les réductions de budgets, les pressions sur
les directions des systèmes d’informations sont souvent fortes. Cela
peut se comprendre, au vu des budgets plus que conséquents
parfois dépensés pour des logiciels qui s’avèrent finalement inutilisés
(voir l’exemple des solutions SIRH présenté dans l’article suivant “Quelles
alternatives au Core Model RH ?”). Alors, pourquoi ne pas profiter de
ce contexte de rationalisation des coûts pour étendre le périmètre du
data management par la même occasion ?

En effet, le data management implique de mobiliser de nombreux leviers

pour parvenir à l’objectif ultime d’un patrimoine data totalement sous
contrôle. Parmi ces leviers, la rationalisation des licences logiciels (ou
application management) est clairement une clé de réussite. Diminuer
le nombre de logiciels utilisés dans l’entreprise sous-entend diminuer
le nombre de sources alimentant le SI. Moins de sources équivaut à
un contrôle simplifié des données entrantes et de leur qualité et à une
réduction des coûts qui fera certainement plaisir à la direction générale.
Chez Gathering Tools, nous sommes totalement conscient de cet enjeu
et c’est pour cette raison que, selon les besoins, une seule licence
administrateur est nécessaire au bon fonctionnement du logiciel.
Pour les “simples” contributeurs, seul le module “GTAnswer” très léger
à installer, est suffisant. Par ailleurs, notre solution permet également de
réduire considérablement les coûts de licences associés à d’autres
logiciels comme les ERP, les logiciels financiers, SIRH etc. Un article
viendra d’ailleurs prochainement illustrer cela, sur le blog.

6
Impliquer
les utilisateurs

Pas de data management sans implication de la direction générale,

certes, mais surtout sans implication des utilisateurs. Même si les
relations entre métiers et DSI ne sont pas toujours au beau fixe, à
cause du shadow IT notamment, il est indispensable d’impliquer
tous les utilisateurs. Pour cela il faut que la DSI s’efforce d’adapter
son discours et ses méthodes pour convaincre chaque département du
bien-fondé des démarches de data management. Bien sûr, il existe
des solutions qui permettent de grandement faciliter ce processus.

Vous l’aurez deviné, Gathering Tools fait partie de ces “solutions

miracles” qui mettent tout le monde d’accord. Notre article “DSI,
devenez le héros de votre boîte !” est d’ailleurs révélateur de ce
phénomène. En résumé, grâce à GT, vous pouvez valoriser les
processus métiers Excel existants en les copiant quasiment à
l’identique dans le logiciel. Bien sûr, vous apportez la “CIO touch” en
les fiabilisant et en ajoutant des workflows de validation si besoin.
Les utilisateurs ont donc une solution rapidement opérationnelle, qui met
en valeur leur expertise, tout en leur évitant de devoir agir dans l’ombre,
en dehors du SI.

Pour en savoir plus, rien de mieux que des cas concrets d’utilisation de
Gathering Tools. Bonne lecture !

3
Source : étude CIO “Quelles pratiques de data
management à l’heure du GDPR ?“ Janvier 2018

7
DSI agile :
pourquoi la DSI doit
repenser sa relation
avec les métiers ?
Par Matthieu Barbillat

Dans un monde où le digital et la mobilité révolutionnent

les règles de marché et la concurrence, les entreprises n’ont
qu’une option : anticiper et s’adapter en permanence.
Leurs performances étant devenues éphémères et fragiles,
c’est désormais la capacité d’action et de réaction qui fait
la différence. Elle se résume en un mot : agilité.

Dans ce qu’il faut bien appeler un bouleversement, la DSI a

un rôle central à jouer : elle a l’opportunité d’accompagner
l’ensemble de l’entreprise vers plus d’agilité. À condition
qu’elle soit, elle-même, devenue agile et qu’elle repense sa
relation avec les métiers - ses clients internes.

8
Des métiers de plus
en plus exigeants

Sommés d’être plus efficaces, d’alléger leurs coûts, les métiers sont
sous pression. Ainsi, afin de payer ses livraisons moins cher, un directeur
logistique voudra connecter son système de production à celui de ses
transporteurs pour leur fournir un plan de charge précis. Autre exemple :
le patron d’une chaîne de restauration voudra réapprovisionner ses
points de ventes à l’unité près en fonction des passages en caisse.

Pour contribuer à la compétitivité de l’entreprise, les métiers doivent

donc déployer des solutions nouvelles, tirer parti des technologies
innovantes, et ce, le plus vite possible. Et bien souvent, ils n’ont pas
besoin de la DSI pour identifier ces solutions. Ils s’informent auprès de
leurs fournisseurs, ils font des recherches en ligne, ils sont directement
démarchés par des prestataires capables de connaître leurs “points de
douleur” et d’y répondre.

9
Vers une nouvelle
proposition de valeur

Pour couronner le tout, ces technologies sont à portée de main. Pas

besoin de DSI pour souscrire un abonnement “dans le cloud” à
une solution logicielle devenue indispensable - un outil de gestion de
campagnes promotionnelles automatisées pour la direction marketing,
par exemple. Pas besoin non plus de DSI pour développer un bout
d’application : un ingénieur logisticien pourra facilement automatiser
l’envoi de données à un transporteur après les avoir extraites de son
ERP et formatées sous Excel.

Tout concourt à alimenter le sentiment que “si on demande à la DSI, ça

prendra des années”. Cette dernière ne peut donc plus se retrancher
dans son pré carré, en invoquant des enjeux de support technique et de
maîtrise des moyens. Elle doit devenir une DSI agile, réactive. Mieux :
elle doit faire de cette rapidité d’action une nouvelle proposition de valeur
pour les métiers et, au-delà, pour l’ensemble de l’entreprise.

10
Des méthodes
plus agiles à la DSI

Pour gagner en agilité, la DSI dispose de plusieurs leviers. Si elle veut

proposer une démarche agile aux métiers, la DSI se dotera d’une boîte
à outils méthodologique portée par les compétences et l’expérience de
ses collaborateurs : méthodes de développement itératives (Scrum),
en prise directe avec l’utilisateur (X programming), nouvelles approches
des relations entre équipes développement et opérationnels (DevOps)
ou encore du design (Design Thinking)...

Or c’est généralement là que le bât blesse : la plupart des utilisateurs

métiers expriment des besoins auxquels la DSI pourrait répondre mais,
pour la plupart, ils n’ont pas l’expérience de la conduite de projets. La
DSI se retrouve donc dans l’obligation de fournir une solution technique
mais également toute la méthodologie de recueil de besoins, de pilotage
et de suivi.

C’est ce qu’ont bien compris certains éditeurs qui proposent des

solutions facilitant le dialogue entre IT et métiers. Avec une solution
comme Gathering Tools, la DSI peut repartir directement des process
Excel développés par les métiers, pour répondre ultra-rapidement
et en cycle court à des demandes nouvelles : échanges de données,
interfaçage avec le SI, sécurisation des saisies, des workflows... Ce qui
évite de redéfinir le besoin initial - parfois mal compris par la DSI, refaire
un cahier des charges et lancer un cycle de développement de plusieurs
mois. Au passage, tout le savoir-métier déjà formalisé dans les tableurs
Excel est conservé.

Enfin, pour asseoir sa crédibilité, une DSI agile devra accroître sa

compréhension des attentes et des objectifs de ses clients internes.
Ceci l’amènera à développer ou acquérir des profils transverses, à la fois
architectes et business partners, capables de mettre en perspective
les enjeux métiers et les aspects techniques. Leur rôle visera à inscrire
les projets dans une vision globale de l’entreprise et de son système
d’information.

11
Repenser la
digital workplace

Ainsi organisée, la DSI pourra répondre avec agilité aux différentes

demandes de ses clients internes et regagner (ou conserver) leur
confiance. Face à un besoin nouveau ou totalement émergent, la DSI
proposera son apport méthodologique. Forte de sa compréhension
des enjeux, elle amènera les métiers à procéder par itération pour arriver
à des résultats rapides, alignés sur leurs objectifs, et accélérer la mise
en production de solutions innovantes.

Pour maintenir et consolider un existant, une DSI agile mobilisera

les bonnes technologies. Ainsi, avec Gathering Tools, disponible
on-premise ou en SaaS, elle pourra intégrer les processus Excel
développés par les métiers au système d’information de l’entreprise.
Elle apportera ainsi une réponse immédiate à un besoin de sécurisation
de flux de données sans perdre l’expertise métier.

Ce faisant, une DSI agile apporte bien plus qu’une capacité de réaction
et des moyens. Elle accompagne les métiers dans la configuration
et l’évolution constante d’une “digital workplace” centrée sur
leur expertise. Une mission bien plus valorisante que la lutte - perdue
d’avance - contre le Shadow IT.

12
Comment optimiser
la collecte des
données terrain ?
Par Sébastien Pancher

Les salariés sont de plus en plus mobiles dans les

entreprises de nos jours. Que ce soit au travers du
développement du télétravail ou tout simplement car
leurs fonctions exigent des déplacements courants, ils ont
besoin d’outils qui leur permettent de travailler efficacement
peu importe la situation. L’avènement du Cloud et des
solutions SaaS vont évidemment dans ce sens. Toutefois,
en ce qui concerne la collecte de données en situation
de mobilité, la situation est plus contrastée.

État des lieux et propositions de pistes d’amélioration dans

ce billet.

13
La collecte des données
en situation de mobilité :
des progrès à faire

La collecte de données est une problématique fondamentale au sein

des entreprises, et notamment dans les grands groupes où le nombre
de filiales peut être important. Sans même aborder la mobilité, il reste
déjà une grande marge de progrès. La plupart des données métiers
sont encore collectées avec des fichiers type Excel, comme le
prouvent nos différents témoignages clients. Les problèmes de sécurité
et de qualité de données liés à leur utilisation ne sont plus à prouver… Bien
évidemment, si l’on ajoute une situation de mobilité, la problématique
tend à se renforcer car l’on accroît encore les risques de fuites de
données avec la perte d’un terminal par exemple.

La fiabilité des données collectées en situation de mobilité peut

également être clairement remise en cause. En effet, même si les fichiers
utilisés sont extrêmement bien construits, il est tout à fait possible
qu’après avoir collecté les données nécessaires sur le terrain, le salarié
soit amené à les ressaisir. Et, nous ne le savons que trop bien, ressaisie
rime souvent avec erreur : d’après le CXP1, 5% des données saisies
dans une entreprise sont erronées. Cependant, comment détecter
une erreur de saisie dans un processus liant des dizaines de classeurs
Excel comprenant chacun des milliers de données ?

1
DOSSIER DATA MANAGEMENT - Qualité des données et
Master Data Management dans les projets Big Data

14
Collecter des données
hétérogènes sur le terrain :
un défi insurmontable ?

Comme nous l’avons dit, collecter des données en situation de

mobilité est une tâche complexe et incertaine. Si les données
sont, en plus de cela, très hétérogènes (unités de mesures ou devises
différentes), cela ne fait que complexifier le processus. Prenons l’exemple
d’un directeur de centre commercial (présenté par Solution B.I lors de
notre club utilisateur de janvier 2018). Pour réaliser des statistiques
correctes sur les performances de son entreprise, il doit collecter
auprès de chaque enseigne des données telles que l’affluence, le CA,
le bénéfice, etc. Malheureusement, les fichiers qui lui seront transmis
par les enseignes peuvent être très différents, malgré les précautions
pour verrouiller au maximum le format. S’en suivent alors de longues
heures d’agrégation et toutes les possibilités d’erreurs qui vont avec.

Notre partenaire, bien au fait de cette problématique, a donc développé

une application spécifique, “OptiMall”. Cette solution de Business
Intelligence dédiée aux gestionnaires et propriétaires de centres
commerciaux s’appuie notamment sur le module GTAnswer de
Gathering Tools pour saisir et transférer en temps réel des
formulaires type Excel sur iPad de manière complètement sécurisée.
Bien évidemment la fiabilité des données est elle aussi drastiquement
renforcée grâce aux différents workflows de validation mis en place lors
du paramétrage du logiciel Gathering Tools.

15
La nécessité d’une solution
en adéquation avec
les besoins métiers et la DSI

L’exemple précédemment présenté est, bien sûr, très spécifique.

Cependant il prouve bien qu’avec des solutions adaptées, il est tout à
fait possible de lever les principales contraintes liées à la collecte
de données en mobilité. En entreprise, la DSI peut donc proposer
aux départements commercial, marketing, logistique etc. une solution
totalement en adéquation avec leurs besoins. Bien sûr, il n’est pas
obligatoire de passer par des solutions globales telle qu’”OptiMall”. Le
logiciel Gathering Tools peut tout à fait fonctionner en parfaite autonomie.

Les salariés seront donc désormais en mesure, grâce à l’application

“GTAnswer”, de collecter des données terrains totalement
hétérogènes via des formulaires type Excel. Le tout, sur Pc, Mac
ou iPad et quelle que soit la qualité du réseau, avec au rendez-vous
sécurité et fiabilité des données !

16
Business Intelligence :
comment donner plus
de profondeur aux
projets BI ?
Par Jean-Marc Briquet

La Business Intelligence est de tous les comités

stratégiques des grands comptes depuis quelques années
maintenant. Les données provenant du Big Data sont
agrégées encore et encore pour créer toutes sortes
d’indicateurs. Cependant, il est difficile pour les DSI de
garder la main sur ce qui se trame dans les différents
départements de l’entreprise. Chacun veut pouvoir
manipuler les données à sa guise, peu importe leur
provenance certaines fois… Les tableaux de bord BI
fleurissent donc ici et là, sans que la véracité des données
soient toujours vérifiées et qu’il soit possible de retracer le
cheminement effectué par les métiers. Dans ce contexte,
comment donner plus de profondeur aux projets BI
tout en respectant la politique de data management
de l’entreprise ?

17
Le défi de la collecte
de données pour les projets BI

La Business Intelligence évolue à vitesse grand V. Nous passons de la

“BI moderne”, centrée sur les métiers et les besoins utilisateurs, à
la “Smart Data Discovery”1, une BI plus intuitive et graphique. Même
si nous pouvons nous réjouir de ces avancées, il n’en reste pas moins
que la question de la collecte des données est toujours en suspens. En
effet, de très nombreux acteurs de la BI, que ce soit en entreprise ou
chez les intégrateurs ou les éditeurs, restent concentrés sur la partie
Data Vizualisation et ont tendance à oublier comment ces merveilleux
tableaux de bords sont construits.

Bénéficier d’indicateurs stratégiques est une excellente chose mais

encore faut-il qu’ils soient fiables. Ils existent de nombreux projets BI
que l’on pourrait juger incomplets. Ils sont alimentés par un
pourcentage de données, jugées fiables, extrêmement faible par rapport
à ce qui transite en réalité au sein de l’entreprise (tous les classeurs Excel
des métiers par exemple !). Et si un tableau de bord n’est assis que
sur 70% de la data existante, en tirer des choix stratégiques est
hautement risqué.

1
Gartner “Magic Quadrant for Business
Intelligence and Analytics Platforms”

18
 Rendre la Business
Intelligence plus intelligente

Pour faire face à ces situations complexes, il est indispensable de

trouver des solutions. L’une d’elle consiste à mettre en place une
gestion des données de référence, ou Master Data Management,
au sein de l’entreprise. C’est un excellent moyen de s’assurer que tous
les départements travaillent sur une même base et respectent certaines
règles. Malheureusement, seulement 18% des DSI disposent d’une
gestion des données de référence pour les données clés (identité
client, identité collaborateur, produits…)². De gros efforts restent donc à
faire. De plus, cela ne suffit pas car ce n’est pas une garantie que ces
données seront ensuite correctement collectées pour alimenter la BI.

Une autre solution consiste à imposer des outils logiciels aux métiers,
qui les contraignent dans leurs pratiques et évitent que les données
sortent du périmètre de la DSI. Mais soyons honnêtes, cette méthode
ne fonctionne pas. Cela ne fera que renforcer le shadow IT, déjà bien
présent dans les grandes entreprises.

Mieux vaut donc, donner la possibilité aux métiers de conserver

leurs méthodes de travail tout en intégrant leurs processus au SI et
en leur donnant les moyens de les fiabiliser. C’est le meilleur moyen de
collecter des données brutes de qualité, au plus proche du terrain, qui
pourront alimenter efficacement les solutions de Business Intelligence.
Mais comment faire ?

2
CIO.études : “Quelles pratiques de data
management à l’heure du GDPR ?” - Janvier 2018

19
Une solution de collecte
qui réconcilie DSI et métiers

De très nombreux métiers utilisent encore Excel pour collecter et

traiter les données terrain avant de les intégrer dans les logiciels
ERP, EPM, BI etc. lorsqu’ils le peuvent. Pour preuve, 12% des employés
des entreprises européennes sont considérés comme utilisateurs
avancés d’Excel, soit 5,5 millions de personnes. Ils y passent près de
28h par semaine ! (Pour plus de chiffres sur le sujet, découvrez notre
infographie “Les tableurs dans les entreprises”). Pourtant, les limites des
logiciels tableurs ne sont plus à prouver…

Pour y pallier, il existe heureusement une solution simple à mettre en

oeuvre et économique : Gathering Tools ! Elle permet de conserver
l’existant Excel en apportant des fonctionnalités qui faisaient
défaut jusque là, comme des processus de validation renforcés, un
suivi poussé des versions, etc. Elle permet surtout d’intégrer tous ces
fichiers indépendants au SI et donc d’assurer leur intégration dans
les projets BI de l’entreprise.

Grâce à Gathering Tools, vous avez donc le moyen parfait d’ajouter une
profondeur de data extraordinaire à vos projets de BI et d’accroître ainsi
leur pertinence pour les décideurs !

20
Application
management :
comment rationaliser le
portefeuille applicatif ?
Par Matthieu Barbillat

Les Smacs (Social, Mobility, Analytics, Cloud, Security),

principales nouvelles technologies du numérique à
l’heure actuelle, amènent avec elles bon nombre
d’applications à l’utilité parfois toute relative. Les nouvelles
générations de salariés sont plus que friandes de ces
innovations, souvent très simples à installer et utiliser.
Problème : à la DSI, vous vous retrouvez avec un
portefeuille applicatif qui frôle l’obésité alors qu’en
haut, on a plutôt tendance à vous demander de réduire
drastiquement vos coûts… Dans ce billet nous vous
proposons donc notre analyse de la situation et quelques
solutions pour rationaliser votre portefeuille applicatif.

21
Gestion des actifs logiciels :
un impératif pour la DSI

Au début des années 2000, de très nombreux efforts ont été faits
par les directions des systèmes d’information pour mieux gérer leurs
infrastructures IT et réduire les coûts de gestion et de maintenance.
Depuis les années 2010, place à la rationalisation de l’applicatif.
Même si la plupart des DSI ont déjà établi une première avancée en
matière d’application management en identifiant les grands lots
applicatifs et les prestataires pour les prendre en charge, la marge de
manoeuvre est encore importante.

Bien évidemment, les directions générales ont conscience de ce

phénomène et demandent aux DSI d’accentuer leurs efforts en créant,
par exemple, des centres de services internes afin de mutualiser les
expertises et le patrimoine applicatif. Par ailleurs, les cyberattaques
récentes (Wannacry, Petya ou Locky) mettent elles aussi en lumière
la nécessité de gérer son portefeuille applicatif avec attention.
En effet, qui dit très grand nombre d’applications dit aussi très grand
nombre de mises à jours à réaliser, sans quoi, ce sont autant de failles
de sécurité que l’on offre aux hackeurs.

Que ce soit pour des raisons financières ou de sécurité, les politiques

d’application management (par le biais de l’externalisation ou en
interne) sont donc plus que jamais d’actualité.

22
Le décommissionnement logiciel :
des avantages non-négligeables

Parmi les solutions envisagées par les DSI en ce qui concerne la

gestion de leur patrimoine applicatif, le décommissionnement logiciel
est encore trop peu utilisé alors qu’il représente un gisement
d’économies potentielles très important. Il est vivement conseillé
de décommissionner les applications caduques qui consomment de
la place de stockage, nécessitent de la maintenance etc. Bien sûr, il
est nécessaire de mettre en place une politique de valorisation des
données historiquement stockées dans ces applications. En effet,
ces données peuvent avoir beaucoup de valeur pour l’entreprise.
Néanmoins, le décommissionnement ne s’arrête pas aux applications
obsolètes, bien au contraire. Il est tout à fait possible, et même
recommandé, de décommissionner en partie les logiciels structurants
du SI tels que l’ERP, les logiciels financiers, le SIRH, etc.

Prenons l’exemple d’une entreprise équipée de SAP pour sa gestion

centrale. À quoi bon acheter des centaines de licences pour des
utilisateurs qui n’utilisent finalement que 1% des capacités du
logiciel alors que seulement une dizaine suffiraient ? Ceux étant “simples”
contributeurs peuvent en effet utiliser une alternative, beaucoup
moins coûteuse, pour alimenter l’ERP en toute simplicité. Même
chose pour d’autres logiciels tout aussi consommateurs de budget :
décommissionner Talend, Kyriba, Sage ou encore Oracle devient un jeu
d’enfant. Mais alors, quelle est cette fameuse alternative ?

23
Raisonner GT dans
votre organisation

Toutes les fonctions dont le rôle est uniquement d’alimenter un ERP en

Data n’ont pas besoin de licence ERP pour cela. Il suffit de connecter les
fichiers Excel Métier dans lesquels réside cette donnée à l’ERP. Et c’est
ce que permet justement Gathering Tools. En reproduisant à l’identique
leurs classeurs Excel et tous les processus Excel mis en place (sans
changer la moindre formule), en les sécurisant et en les connectant au SI.

Et parce qu’un exemple concret vaut mieux qu’un long discours,

découvrez les retours d’expérience de Danone, Adidas ou encore
Geodis, qui ont compris tout l’intérêt de Gathering Tools pour optimiser
leurs coûts.

Pour échanger avec nos experts sur la manière de raisonner Gathering

Tools dans votre organisation, contactez-nous !

24
Comment gérer
les différences de
granularité pour
fluidifier le reporting ?
Par Sébastien Pancher

Les sièges des grands comptes ont besoin d’informations

fiables, basées sur des données issues du terrain, pour
prendre des décisions, se doter d’indicateurs de suivi,
satisfaire à des obligations de reporting…

Mais plus les entreprises sont grandes, plus leurs

centres de décisions stratégiques sont “éloignés” (hié-
rarchiquement, mais aussi, souvent, géographiquement)
des centres de production. Dans ces conditions, mettre
en place un processus opérationnel d’échanges et de re-
montée d’informations devient un véritable défi. Cela est
dû, notamment, à de grandes différences dans la gra-
nularité des données disponibles. Mais pourquoi est-il si
difficile d’aller rechercher une information au niveau où elle
est produite ?

25
La granularité des données :
véritable enjeu pour les grands comptes

Pour alimenter leurs indicateurs de suivi, les centres de décisions (sièges) des
grands groupes se tournent naturellement vers leurs centres opérationnels (unités
de production). Ces derniers sont en effet les mieux placés pour faire “remonter
des informations fiables du terrain”. Jusque-là tout va bien.

En pratique, ça se complique. Les centres opérationnels disposent de très

nombreuses données. Par exemple, pour piloter leur production, ils bâtissent
leurs propres indicateurs, le plus souvent via des processus “maison” basés sur
Excel. Ainsi un directeur d’usine calcule sa consommation d’énergie, à partir des
données remontées par chaque atelier, elles-mêmes basées sur la consommation
de chaque machine ou poste de travail. Mais le hic, c’est que ces données ne
correspondent pas aux attentes précises des sièges pour une raison simple : ce
n’est pas leur but..

En pratique, la plupart des données que le siège demande existent déjà dans
les centres de production, mais sous une forme opérationnelle : elles sont très
détaillées et leur organisation a été pensée pour faciliter leur suivi quotidien. Le
siège, de son côté, n’a pas besoin d’une information aussi fine : il gère le groupe
et, à moins qu’un événement stratégique ne justifie son attention, les données qu’il
demandera à ses entités locales seront agrégées. Cette agrégation facilitera à la
fois les comparaisons entre entités et l’échange de données.
Et le phénomène s’amplifie avec la taille des sociétés : plus les entreprises sont
grandes, plus les différences de granularité de données sont importantes entre
centres décisionnels et opérationnels.

Or, en terme de processus, les différences de granularité posent un problème

simple : qui va payer ?

Evidemment, du point de vue du siège, le plus simple serait de recevoir des données
parfaitement homogènes car dans le cas contraire, le coût de traitement sera
directement proportionnel à la taille de l’organisation. Mais demander à chaque
centre opérationnel de retravailler ses données pour satisfaire aux demandes du
siège à également un coût : celui de la résistance au changement des utilisateurs
qui estiment, à juste titre, que leur priorité numéro un, c’est la production, pas le
reporting.

26
La DSI face à un workflow
de données non prédictif

Devant ces difficultés, le siège sera tenté de s’adresser à la DSI, à la

fois pour faire développer un processus de collecte… Et pour le faire
accepter aux entités. Mais au-delà de ce problème - qui, après tout,
concerne un grand nombre de projets - un autre obstacle, technique
celui-ci, se dressera vite en travers de sa route : au siège, bien souvent,
personne ne connaît l’identité de l’utilisateur qui pourrait produire la
donnée adéquate.

Souvent, en effet, le workflow de données est non prédictif. Impossible

de connaître à l’avance tous les chantiers de l’entreprise, le détail de
toutes ses entités ou les périmètres de responsabilité de chacun des
employés. Faute de pouvoir lister toutes les parties prenantes impliquées,
comment implémenter une solution ?

Il serait évidemment possible de commencer le projet par dresser la

liste de tous les utilisateurs impliqués jusqu’au niveau le plus fin, mais
alors les coûts d’acquisition et de maintenance de ce référentiel
d’utilisateurs pourraient bien dépasser les bénéfices générés par le
projet : on serait bien loin d’une solution de collecte de données agile,
et les utilisateurs risqueraient fort de revenir vers leurs vieux démons :
Excel + Mail.

27
GT, le chemin le plus direct
vers les données brutes

Pour structurer des processus d’échanges de données efficaces, l’outil

Gathering Tools met en oeuvre plusieurs principes. En premier lieu, il
fait en sorte que toutes les parties prenantes impliquées travaillent
sur un même référentiel - ce qui est indispensable pour obtenir une
information de qualité. Concrètement, avec Gathering Tools, le siège va
fournir un template sécurisé, doté de fonctions de contrôle de cohérence,
aux centres opérationnels. Ces derniers vont le renseigner à partir des
informations qu’ils ont à leur disposition.

Deuxième grand principe : l’utilisateur (dans un centre opérationnel)

n’a pas à générer de nouvelles données. Avec Gathering Tools, il
synchronise des informations qu’il produit déjà avec les demandes
du siège. Cela va même plus loin : il connecte tout son environnement
de gestion de données local sous Excel au niveau opérationnel avec le
template du siège, toutes les transformations de données pouvant être
réalisées par des fonctions du tableur. Et ce travail n’est évidemment à
faire qu’une fois : lors des itérations suivantes, tout ce processus local
sera réexécuté d’un clic et les données automatiquement mises à jour.

Ainsi, Gathering Tools minimise la charge de transformation des données

de l’opérationnel vers le décisionnel et pour les utilisateurs du siège,
toutes les données remontées par les entités se présentent sous une
forme homogène. Enfin - c’est l’un des grands bénéfices de Gathering
Tools - tout l’existant métier, consigné jusqu’alors dans les macros et les
flux Excel peut être préservé, les données étant ensuite injectées dans le
workflow qui en vérifiera la qualité. C’est par exemple la solution retenue
par le groupe Vinci pour son reporting environnemental.

28
Un outil
auto-apprenant

Gathering Tools se révèle ainsi extrêmement agile pour sécuriser des

processus de collecte de données complexes. Il répond en outre
au défi des workflows non prédictifs : l’outil n’impose pas que tous les
points de provenance des données soit identifiés a priori, ni que soient
connues toutes les parties prenantes.

Quand un processus Excel est “transféré” sous GT, ce dernier devient

auto-apprenant. Lorsque les informations remontent au fil du processus
de collecte, GT “découvre” tout le cheminement de production des
données. Dès lors, il devient possible de faire redescendre - depuis le
siège par exemple - une demande de correction vers une personne
sur le terrain qui n’était pas identifiée au départ. Chaque partie dispose
des données à la granularité souhaitée, et le processus est dorénavant
fiabilisé et simple à maintenir : avec Gathering Tools, les entreprises
peuvent grandir et demeurer agiles.

29
Conclusion
Nous l’avons compris, le Data Management est au coeur des enjeux
stratégiques, pour les DSI notamment. Des données erronées, ou
mal sécurisées, engendrent de mauvais indicateurs et donc des
décisions stratégiques faussées.

Tout au long de ce livre blanc, nous vous avons donc donné des
clés pour améliorer la collecte de données au sein des entreprises.
Bien évidemment notre solution Gathering Tools s’inscrit totalement
dans cette démarche.

Si vous désirez aller plus loin, bénéficier d’une démonstration gratuite

ou tout simplement échanger avec nos experts, n’hésitez pas à nous
contacter !

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À propos
Société française créée en 2003, Calame Software S.A.S est un
éditeur de logiciels spécialisé dans la collecte automatisée de
données.

Avec la suite logicielle Gathering Tools, l’ambition de Calame

Software est de proposer une plateforme de collecte et de
consolidation souple et évolutive, capable de s’adapter à tous les
métiers de l’entreprise. Elle répond à la fois aux enjeux des directions
fonctionnelles et des directions informatiques, puisqu’elle permet
d’alléger le travail de tous les acteurs tout en permettant une
intégration des données terrain au référentiel de l’entreprise.

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 Calame Software S.A.S
70 Avenue de la République
92320 Châtillon
w w w.g a t h e r i n g -to o l s .c o m +33 (0)1 46 12 40 40