MINISTERE DES INFRASTRUCTURES

ET DU DESENCLAVEMENT BURKINA FASO

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SECRETARIAT GENERAL Unité – Progrès - Justice
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ECOLE NATIONALE DES TRAVAUX
PUBLICS

COURS DE REDACTION
ADMINISTRATIVE

ELEVES CONCERNES : ANNEE 2023– 2024

CHARGE DE COURS. : M. N. Evariste SAMA
* T S G C 1 et T S G E O 1…………………………………………

* Délégué de classe :
Cél. : ……………72408125……………………..
* Autre contact : …………………………
Cél. : ……………………………………
Dernière Mise à jour :
novembre 2023

[Texte]
La Rédaction administrative au Burkina Faso

INTRODUCTION

PLAN DU COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

INTRODUCTION

CHAPITRE I : LES REGLES DE LA REDACTION ADMINISTRTAIVE

A : la préparation de la rédaction

La compréhension du sujet

La recherche et l’inventaire des idées et des faits

B : la présentation du document

L’introduction

Le développement ou exposé

La conclusion

Les précautions utiles

C de l’usage des majuscules et de la ponctuation

CHAPITRE II : LE STYLE ADMINISTRATIF

A Justification et caractéristiques du style administratif

B Vocabulaires et formules ou locutions

CHAPITRE III : LA REDACTION DES DOCUMENTS ADMINSTRATIFS

LA LETTRE

1 la lettre personnelle ou lettre privée

A présentation

B structure et caractéristiques

2 la lettre administrative ou lettre entre services

A présentation
B structure et caractéristiques

LES AUTRES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

1 Les documents de communication descendante

A La note administrative ou de service

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 B La circulaire

C L’instruction et la directive

2 Les documents de communication ascendante

A La note technique

B Le compte rendu

C Le procès-verbal

D L’avis et le communiqué

E L’attestation et le certificat

F Le rapport

G La communication orale

CHAPITRE IV : Les actes règlementaires et les actes législatifs

A Les actes règlementaires

A 1 Le décret

A 2 L’arrêté

A 3 La décision

B Les actes législatifs

B 1 La loi

B 2 l’ordonnance

B 3 Les différents types de loi

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 CONTEXTE DU COURS

INTRODUCTION

La rédaction administrative au Burkina Faso comme dans la plupart des pays africains
francophones est largement inspirée des pratiques de l‘administration publique française
à quelques nuances près.

Il faut partir du fait que le développement qu’engendrent les progrès scientifiques et

techniques suscite des interventions multiples et multiformes de l’administration en même
temps qu’un réel accroissement des rapports entre l’administration et les administrés.

Dès lors , la tache de nombreux agents de l’administration consiste à prendre ou à

préparer des décisions, le plus souvent à l’issue d’ études , d’enquêtes ou de
concertations entre divers services.

Cela justifie l’utilisation permanente de documents écrits qui favorisent des liaisons, des
transferts d’informations et la conservation d’éléments de multiples procédures.

Les documents administratifs constituent justement les supports indispensables de l’action

administrative et pour être efficaces, ils doivent être clairs, précis et cohérents dans leur
rédaction.

L’expression « Rédaction administrative » traduit à la fois l’art de rédiger les

documents et actes administratifs et l’ensemble de ces supports de l’action
administrative.
C’est l'ensemble des techniques de conception, formulation et de présentation des
documents administratifs dans les formes singulières et à travers un langage particulier et
soutenu.

La rédaction administrative est donc une technique spécifique par laquelle les agents
de l’Administration rédigent et adressent des correspondances à des destinataires qui

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peuvent être au sein de la même Administration ou en dehors de celle-ci.

Elle est :
- le moyen d’expression et de communication privilégié de l’Administration.
- une manière particulière pour l’Administration d’écrire et d’exprimer sa pensée selon un
style qui lui est propre

La rédaction administrative diffère de la rédaction en général par l’emploi de certaines

expressions, de certaines formules, de certaines règles de présentation.

L’administration ne parle pas n’importe comment, c’est-à-dire comme tout le monde

Il existe bel et bien un style administratif qui tient au fait que l’administration a pour
mission d’assurer la gestion des affaires publiques ce dont précisément ne pourraient
être chargées des personnes privées qui représentent des intérêts particuliers. Par
définition, l’intérêt général est le seul objectif de l’administration et l’action de
l’administration est permanente et au-dessus des contingences individuelles. Cela permet
à juste titre d’ en déduire certaines caractéristiques qui lui sont propres et qui justifient
l’existence d’un style qui lui est également propre.

Le présent cours comprend les parties suivantes :

Les règles de la rédaction administrative

Le style administratif

La rédaction des documents administratifs

Les actes règlementaires et les actes législatifs.

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CHAPITRE I : LES REGLES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

La rédaction administrative ne se distingue de la rédaction en général que par l’expression

de certaines termes, de certaines formules, de certaines règles de présentation.

Pour rédiger correctement un document administratif, il faut acquérir d’abord une bonne
habitude d’exprimer sa pensée par écrit, de développer ou de résumer celle des autres
, de narrer un évènement d’analyser une situation , de transmettre un
message……depuis l’école primaire jusqu’à………….etc.

Cependant « la première condition pour écrire c’est d’avoir quelque chose à dire » disait
Johann Wolfgang Von Goethe, un poète, écrivain et dramaturge allemand (1749-1832).

Cela semble être une évidence mais il arrive que des rédacteurs commencent une
lettre ou un rapport sans savoir exactement quel est le contenu à y mettre. Or il faut
justement éviter de se lancer dans un écrit sans savoir ce que l’on va y mettre , de
façon claire et précise et dans un ordre logique.

Il faut savoir que le style est la manière dont on s’exprime avec plus ou moins de clarté,
d’élégance, de rigueur et de concision et ce style s’améliore par l’exercice et par la lecture.

A cet effet, nous verrons successivement la préparation de la rédaction, la présentation

du document et comment faire un bon usage des majuscules et de la ponctuation.

A : la préparation de la rédaction

A 1 la compréhension du sujet

Dans le cadre de cette préparation, la compréhension du sujet est capitale. Il faut en

effet avoir une bonne interprétation du sujet à traiter, une bonne maitrise du dossier une
nette idée des réponses à apporter de la suite à donner.

S’il s’agit d’un texte qui vous est soumis , la lecture réfléchie et répétée dudit texte
permet très souvent de découvrir les mots clés qui en précisent l’esprit et en déterminent
les limites.

A 2 La recherche et l’inventaire des idées et des faits

La rédaction porte toujours sur un domaine de l’action administrative. Dans ces conditions,
il est indispensable de faire des recherches sur la question afin de de se procurer les
éléments essentiels permettant de faire une bonne rédaction.
Une fois tous les matériaux à votre disposition on détermine par la suite l’utilisation que l‘on
veut faire, la direction dans laquelle on va orienter la rédaction, la solution éventuelle à
laquelle on souhaite aboutir. Après cette phase il convient de passer à l’élaboration du plan.

B : la présentation du document
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En général, il s’agit à ce stade d’élaborer une introduction, le corps du texte et une
conclusion.

B 1 L’introduction

La finalité première de l’introduction est de prévenir le lecteur de ce qui va suivre.

De ce fait l’introduction doit être suffisamment brève, claire et concise. Elle doit : _poser
le problème

_comporter un certain nombre d’éléments indispensables ( dates, références des

correspondances antérieures …)

_éveiller la curiosité du lecteur et indiquer si possible les différentes questions qui seront
abordées dans le sujet et il est subtil de profiter de l’introduction pour annoncer le plan.

B 2 Le développement ou l’exposé

Le corps du sujet (ou développement) varie selon le problème ; il doit être harmonieux et
le rédacteur doit éviter de faire des répétitions de phrases ou de mots.
Le développement doit être une construction logique de l’esprit du rédacteur.
Enfin, il doit être complet c’est-à-dire répondre par exemple aux questions suivantes :
pourquoi , comment , par quels moyens…..

Dans tous les cas de figure, Il y a quelques règles à respecter:

D’abord , le rédacteur doit suivre une progression selon la loi de l’intérêt croissant qui
consiste à présenter les faits ou les arguments les moins importants pour terminer par
ceux qui sont décisifs.

Ensuite, le corps du sujet doit être divisé en deux à quatre parties au maximum avec
un respect de l’équilibre entre les différentes parties.

Enfin, les éléments identiques doivent être traités de la même manière.

L’exposé doit constituer un tout cohérent aboutissant naturellement à la conclusion.

B 3 La conclusion

La conclusion doit être brève:

soit elle pose un problème que suscite l’exposé et appelle de ce fait la réflexion pour
une solution.
soit elle résume l’essentiel de ce qui a été dit, ainsi que les conséquences à en tirer.
Elle doit être soignée tant dans la forme que dans le fond. Par ailleurs, c’est la partie la plus
importante car une bonne conclusion laisse toujours au lecteur, une bonne impression.

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Tout document administratif sauf s’il s’agit d’un texte de pure information doit déboucher sur
les conclusions précises : une décision, une instruction ; une proposition ; un avis ; une
requête ; une question.
En aucun cas, le destinataire ne doit pas avoir de doute sur l’interprétation de la décision
ainsi notifiée.

La conclusion est généralement introduite par des formules comme suit :

 Aussi je ……..
 C’est pourquoi ……………………
 En conséquence ……………………..
 Il y a lieu donc …………………………..
 Je vous invite donc …………………

La conclusion comporte en terme non équivoque l’objet de la lettre ou du document

administratif.

C de l’usage des majuscules et de la ponctuation

C 1 L’emploi des majuscules

Les majuscules s’emploient normalement :

- en tête d’une phrase
- en tête d’un nom propre

C 2 L’emploi de la ponctuation

La ponctuation remplit trois fonctions importantes :

- elle facilite et parfois conditionne la compréhension d’un texte (un déplacement d’une
virgule peut changer le sens d’une phrase) ;
- elle indique les pauses ce qui est essentiel pour la lecture orale, mais aussi pour la
compréhension ;
- elle permet d’économiser des mots explicatifs.

Il n’y a pas de règle spéciale et intangible à la ponctuation dans la rédaction administrative.

Cependant, les signes ci-dessous sont le plus souvent sources d’erreur.

Le point (.)
C’est l’un des signes les plus importants.
Il marque la fin d’une phrase c’est à dire d’une unité complète de sens. Il a un rôle majeur
en matière de lisibilité ; on ne l’utilise pas assez : il faut y recourir deux ou trois fois plus.
Il se met après les abréviations: (M. pour monsieur, MM. pour messieurs Mme,pour madame
et Mlle pour mademoiselle).

Par contre, le point ne se met pas

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. dans les sigles (ENAM, MEF, SONABHY, LONAB) ; en effet, l’emploi du point n’y est
pas évident ;

. dans les unités de mesure (cm , km/h, )

. lorsque l’abréviation se termine par la dernière lettre du mot d’origine (Mlle, No, …).

Les points de suspension (…)

Ils peuvent indiquer

. soit qu’une citation a été abrégée ; ils sont placés entre parenthèses (…) pour plus de
clarté,

. soit qu’une énumération est incomplète.

Normalement il n’y a pas de suspension après le mot « etc. »

Le point d’interrogation et le point d’exclamation( ?), ( !)

Ils sont rarement utilisés dans le langage administratif mais ne sont pas interdits pour
autant.

Les deux points ( :)

Ils annoncent une explication, une illustration, une énumération, ou une citation. Ils
peuvent aussi annoncer la cause , la conséquence, l’explication ou faire l’économie de
mots comme « car, en effet , donc , par conséquent ».

Le point-virgule (;)

Il sépare et rapproche à la fois des éléments ou des propositions étroitement associés

dans la phrase , marque un balancement ou une opposition ou encore se place après
chaque alinéa précédé d’un tiret, sauf le dernier.

La virgule ( ,)

C’est un signe qui donne lieu à des fautes ou à des ambigüités. Une virgule en trop ou
en moins perturbe la lecture, et peut dénaturer le sens d’une partie de la phrase ou de la
phrase toute entière.
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Le tiret (--)

Il est souvent utilisé notamment dans les énumérations. Il s’emploie aussi à la place de la
parenthèse pour séparer une remarque incidente que l’on veut mettre en relief.

Les parenthèses ( )

Leur emploi ne soulève pas de difficulté particulière. Cependant, il est recommandé de ne

pas en abuser pour ne pas encombrer le texte.

Les guillemets (« »)

Ils servent essentiellement à transcrire des citations. Dans ce cas, le texte qu’ils encadrent
doit être rigoureusement conforme à l’original. Ils peuvent aussi signaler un mot nouveau
ou qui risque d’être insolite pour le lecteur mais ne doivent pas servir à faire passer une
expression impropre, incorrecte ou argotique.

CHAPITRE II : LE STYLE ADMINISTRATIF

L’administration publique a pour objet essentiel la recherche et la satisfaction de l’intérêt

général. Son rôle consiste entre autres à mettre en œuvre , à orienter , à contrôler
l’ensemble de l’appareil juridique et règlementaire nécessaire à l’exécution de la politique
du Gouvernement et au fonctionnement continu des services essentiels qui conditionnent
la vie de la collectivité nationale.

L’administration jouit donc à ce titre d’une sorte de prééminence.

Les actes qu’elle accomplit, les rapports qu’elle entretient avec les tiers portent la marque
de cette prééminence de cette puissance et de cette autorité qui la situent au-dessus
des intérêts particuliers.

L’administration jouit donc de prérogatives qui justifient la différence de conception et

de méthodes dans la gestion des affaires aussi bien publiques que privées. Elle a ses
propres techniques de communication écrites qu’est la rédaction administrative avec ses
caractères et son style propres.

A Caractéristiques du style administratif

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Le style administratif est un art qui s’acquiert en grande partie par l’exercice et la
pratique. Un certain nombre de règles doivent servir de guide à tout bon rédacteur et ce
sont ces règles qui constituent les caractéristiques du style administratif. IL s’agit entre
autres de la dignité, du respect de la hiérarchie, du sens des responsabilités, de l’objectivité,
de la courtoisie, de la prudence, de la précision , de la clarté , la concision , l’efficacité et
la cohésion.

A 1 La dignité

L’administration publique en tant qu’émanation de l’Etat et qui est drapée des attributions de
la puissance publique doit observer une dignité particulière dans toutes ses actions. Elle
révèle la noblesse, la solennité et la majesté de la prérogative de service public.

La dignité doit prévaloir en tout temps et en tout lieu : que l’administration s’adresse à
un riche ou à un pauvre , à un groupe social défavorisé ou à un leader d’opinion.

La dignité se traduit par le choix d’expressions empreintes de politesse et de courtoisie.

On peut juger de la dignité d’un style de rédaction tout d’abord par le critère du langage
correct, aussi bien du point de vue de la grammaire que de la syntaxe ou de l’orthographe.
Ce critère implique que les expressions triviales, vulgaires, grivoises, familières ou
grammaticalement douteuses soient proscrites.

Ensuite, on appréciera le niveau de dignité de la correspondance à travers l’utilisation

fréquente de formules de considération vis à vis des usagers ou des agents de
l’administration.

Le document ci-dessous donne un petit aperçu de tournures à éviter parce que

dépourvues de la considération requise et en regard, des tournures plus indiquées:

A éviter Recommandés

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 Face à vos agissements, la La municipalité ne saurait tolérer
Mairie vous montrera de indéfiniment de tels agissements
quel bois elle se chauffe

Cet homme d'affaires veut Il m'apparait que les références de cet

manifestement rouler homme d'affaires ne sont pas conformes au
l'administration dossier d'appel d'offres...

J'ai reçu votre lettre J'ai l'honneur d'accuser réception de votre

n°…..en date du …… dont lettre n°…..en date du … portant ……..Je suis
les termes m'ont beaucoup cependant au regret de ne pas partager
choqué……. votre point de vue…….

« Il est absurde de ….. » « Il me parait agréable de …… »

« Il est idiot de ….. » « Il me semble opportun de …… »

« Il est insensé de ….. » « Je déplore que …… »

A 2 Le respect de la hiérarchie

L’administration est une vaste structure pyramidale dont l’organisation est essentiellement
fondée sur la hiérarchie. La hiérarchie met les diverses structures ainsi que les différentes
autorités et personnes animant lesdites structures dans des liens de subordination les uns
par rapport aux autres.

Le respect de la hiérarchie crée une discipline nécessaire au fonctionnement des services

publics en maintenant chaque élément dans ses prérogatives , autrement ce serait
l’anarchie totale dans les services étatiques.
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Le principe de hiérarchie dans les écrits administratifs détermine les termes et tournures
réservés aux supérieurs lorsqu’ils s’adressent à leurs collaborateurs ainsi que ceux
réservés au collaborateur qui écrit à son supérieur.

Au sein de l’administration il y a à cet effet:

 une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas ;

 une subordination hiérarchique du bas vers le haut.

Ainsi :

Le supérieur informe, engage, ordonne, prescrit, fait savoir à son subordonné……….

Le subordonné rend compte, expose, sollicite, propose, suggère…………..

Le supérieur exerce une autorité hiérarchique qui lui assure le pouvoir de commandement
et le pouvoir de se faire obéir.

Le subordonné est soumis à une subordination hiérarchique qui lui impose d’obéir et
d’exécuter les ordres légaux de son supérieur hiérarchique et de rechercher auprès de
celui-ci les instructions nécessaires à l’accomplissement de sa tâche.

A.3. le sens de la responsabilité

Les écrits et les actes de l’administration engagent cette dernière aux yeux du public. Il en
résulte que l’auteur de toute correspondance administrative doit assumer, à tout moment la
responsabilité, et garantir toute l’information que véhicule son écrit d’où le rejet de l’anonymat.
Par contre, l’emploi du prénom « je » est impératif dans les lettres administratives. Il marque,
non seulement le pouvoir de décision, l’unité et l’autorité de la fonction, mais aussi la claire
volonté du rédacteur d’assumer pleinement les responsabilités qui lui sont confiées.

Ex. j’ai l’honneur de ….

J’ai décidé de …
Je vous informe …
Le sens de la responsabilité se traduit dans les écrits administratifs par l’exclusion du prénom
indéfini « On », en général.

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Le « NOUS » de majesté ne s’emploie que dans des cas spécifiques : réquisition, procès-
verbal, déclaration d’une solennité particulière comme la Proclamation.

Le principe de la responsabilité veut que le signataire d’un document administratif ne mette

pas en cause des personnes étrangères à l’administration. C’est pourquoi l’emploi des
formules telles que :

Mon attention a été appelée sur …

Il m’a été donné de constater que …
Il m’a été indiqué que … j’ai été saisi … il me revient que …
sont à proscrire.
Le signataire fait des réserves sur la véracité des renseignements, faits ou circonstances
portés à sa connaissance par l’emploi du conditionnel.
Il a été indiqué que des incidents se seraient produits …
Dans la mesure où cette plainte serait fondée, …
Quand le document visé a provoqué une décision, par l’emploi du conditionnel.

Ex : « Si le point de vue ci-dessus exposé rencontrait votre assentiment, je vous serais

reconnaissant des instructions qu’il vous plaira de me donner »

A. 4. L’objectivité

L’administration est au service de l’intérêt général. Rédacteurs et signataires des documents

administratifs écrivent et signent en son nom. Les considérations et réactions personnelles
n’ont guère de place dans les documents officiels qui, au contraire, doivent témoigner de
l’impartialité, de la sérénité et de l’objectivité de l’administration.
D’ailleurs, le rédacteur est rarement le signataire du document , il devra donc s’abstenir
de manifester des sentiments qui ne sont pas forcément éprouvés par le signataire.
L’objectivité renferme les valeurs de pérennité, d’unité, d’homogénéité et de continuité de
l’administration.
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Ces valeurs sont cristallisés dans la rédaction administrative à travers un style
impersonnel, distant ( voire froid ) et un argumentaire fondé sur des faits précis ou des
idées éprouvées.

- Ainsi on n’écrira pas :

= Je vous annonce que …
= Dans l’espoir d’une suite favorable, je vous prie d’agréer …
= Souhaitant recevoir rapidement votre réponse, je vous assure de mon indéfectible
attachement
= Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez me renvoyer ce dossier avant le
…
= Je serai heureux que vous preniez ma requête en considération.
= Je suis vraiment désolé de ne pouvoir prendre votre requête en considération

- Mais on écrira :
+ J’ai l’honneur de vous faire connaitre que…ou + J’ai l’honneur de vous informer que
………………..
+ Je vous prie d’agréer …
+ Je vous saurai gré de me faire parvenir votre réponse dans les meilleurs délais et je
vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée (ou de mes
sentiments dévoués)
+ Je vous serai s) ou je vous saurai(s) gré de me renvoyer ce dossier avant le …
+ Je vous serai (très) obligé de bien vouloir prendre ma requête…
+ J’ai le regret de vous faire connaitre qu’il ne m’est pas possible de … ou je suis au
regret de ne pouvoir prendre votre …

A travers les changements, le style administratif doit marquer la continuité de la vie

administrative ; d’où son caractère discret, impersonnel, assez froid.
La précision du style est de rigueur dans la rédaction administrative. Tout ce qui est
certain et vérifié doit être indiqué en termes précis.
Dans le commerce, on écrira volontiers :
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 « Votre lettre du 14 courant … » ou « Votre lettre du mois écoulé… »
« Je vous annonce … »
« Votre honorée du 04 février … »
« Dans l’attente de vous lire … »
Par contre, dans l’administration, l’on écrira :
« En réponse à votre lettre no 2022- 008/MATD/SG/DGS du 05 janvier 2022 »

A 5. La courtoisie

La courtoisie découle plus particulièrement des caractères d’objectivité et de dignité.

L’administration, à travers ses agents signataires, incarnent l’Etat qui lui-même doit du
respect à tous les citoyens. A l’égard du citoyen, la courtoisie s’exprime par le choix des
mots, de termes non brutaux, non désobligeants.

De plus, l’administration est l’émanation de l’Etat souverain. Tous ceux qui écrivent, signent
et/ou parlent en son nom doivent le faire avec la haute distinction qui caractérise le souverain.
Facteur d’assouplissement des relations sociales, la politesse du style est liée à l’exercice de
l’autorité.

Les administrés doivent être tenus par la puissance publique pour des citoyens conscients,
jouissant de leur droit civique et participant aux charges de l’Etat.
Pour toutes ces raisons, l’écrit administratif évitera les expressions désobligeantes,
injurieuses ou péjoratives qui rendraient choquantes les réponses négatives que l’on est
amené à formuler.

O n n’écrira pas :

- Votre rapport est un tissu de sottises

- Votre demande est ridicule
- Comment avez-vous pu présenter une requête aussi stupide ?
- Je refuse votre demande
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 - Je rejette catégoriquement votre dossier. Je ne peux pas vous répondre maintenant,
veuillez reformuler votre demande plus tard
- Transmettez-moi ce dossier
- Tachez d’apporter plus de soin aux affaires qui vous sont confiées
- Monsieur KOUKOUMZENDO m’a signalé que vous avez fait une fausse déclaration
relative à votre état de santé.

Mais on écrira :

- Votre rapport manque de réalisme (ou me parait comporter beaucoup d’erreurs)

- Votre demande me parait peu fondée
- Je ne comprends pas comment vous avez pu présenter une telle requête (et non une
requête aussi mal venue). Il ne m’est pas possible de donner une suite favorable à
votre demande.
- J’ai le regret de vous faire connaitre qu’il …
- J’ai pris bonne note de votre demande que j’ai soumise à l’étude de mes services. Je
ne manquerai pas de vous informer, dans les meilleurs délais, de la suite qui lui sera
réservée.
- Je vous prie de me transmettre …
- Je vous serai obligé d’apporter ou…. j’attacherai du prix à ce que vous apportiez plus
de soins à l’exécution des tâches qui vous sont confiées.
- Il m’a été signalé que des incidents malheureux auraient opposé les habitants de votre
province.
- « Il ne m’a pas été possible, pour le moment, (dans les circonstances actuelles) de
…»
- « Je ne manquerai pas, le moment venu, (dès que les circonstances le permettront)
de… »
-
La courtoisie, la politesse apparait dans l’emploi de certains euphémismes (paroles de bon
augure) afin de voiler certaines idées blessantes ou désagréables. Ainsi l’on écrira :
- « Les économiquement faibles » = « les pauvres »
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 - « Le marché parallèle » = « le marché noir »
- « Les files d’attentes » = « les queues »
- « Les contributions » = « les impôts », etc.

Il est absurde de …………… Il me semble opportun de ……………..

Votre requête qui révèle des prétentions Je prends bonne note de vos souhaits, mais
ridicules est irrecevable….. dans les circonstances actuelles……

La Mairie n'embauche plus depuis belle J'ai personnellement examiné votre dossier
lurette ………..Malheureusement, il ne m'est pas
possible; pour l'heure de donner une suite
favorable……

Je vous prie de ne plus importuner mes Mes services restent à votre entière disposition
services pour toute autre demande………….

Nb : il faut retenir que la politesse et la courtoisie n’excluent pas la fermeté.

A.6. La prudence

La prudence est inséparable du sens de la responsabilité, de l’objectivité et de la courtoisie.

De ce fait, la communication administrative traduite par l’écrit, doit toujours être imprégnée
de prudence car :
-Toute faute, erreur ou négligence relevée dans un écrit sera imputé par le public au maire,
au conseil, à l’ensemble de l’administration, voire au gouvernement.
De plus :
-La mesure prise par un fonctionnaire doit pouvoir être acceptée par son successeur dans
l’optique de la continuité.
-Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave à la personne qui en est l’objet.
Il est donc souhaitable que le rédacteur s’entoure d’une extrême prudence dans ses
correspondances. Il doit s’efforcer de nuancer ses affirmations, ses appréciations, ses
souhaits en s’exprimant, le plus souvent au conditionnel.
-Enfin, il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et de se ménager la
possibilité de revoir les décisions en fonction de nouvelles données.
Novembre 2023 18
Dans la pratique rédactionnelle, l’administration évitera :

_ de révéler ou de tenir compte de faits dont la véracité n’est pas prouvée de façon
incontestable ;
_d’énoncer des jugements péremptoires, absolus, universels….

Exemples :
- On n’écrira pas :
 Je rejette définitivement votre demande
 Il faut réviser à tout prix cette position
 D’après les rumeurs qui me sont parvenues, vous vous êtes rendu coupable
d’abus de pouvoir
 Il faut que nous présentions immédiatement une contre-proposition
 Tout le monde sait que…………
 Je rejette définitivement ce projet onéreux………
 Une bagarre rangée a éclaté au marché central ce jour en début d’après –
midi………….

- Mais on écrira :
 Il ne m’est pas possible de donner une suite favorable à votre demande (ou
dans les circonstances actuelles/dans l’état actuel du dossier, il ne m’a pas
paru possible de …)
 J’estime qu’il conviendrait de réviser… (ou « je pense pour ma part qu’il serait
souhaitable de revoir cette position »)
 Selon les informations dont je dispose,… vous vous seriez rendu coupable
de …
 A mon humble avis, l’administration devrait présenter une contre-proposition
dans les meilleurs délais.
 A mon avis, en ce qui me concerne………..
 Sans préjuger de l’avis du conseil municipal, ce projet pourrait être repoussé.
 Des informations font état de rixes qui seraient survenues au marché central.
Dès qu’un rapport détaillé de la police municipale………..

A.7. La précision et l’exactitude

Ces deux qualités sont nécessaires à tout document de travail qui doit être compris de la
même manière par tous, identifié et classé de façon identique par différents utilisateurs.

Novembre 2023 19
Les mentions d’identifications sont obligatoires (date, n° d’enregistrement, objet, références,
identité des signataires et du destinataire).
Bien porter la date en entier : quantième en chiffres, mois en lettres, années en chiffres sauf
dans le P.V.
La précision renforce les qualités de style et elle est indispensable.
S’ il est vrai qu’il faut s’exprimer avec prudence dans des cas litigieux, il est cependant
nécessaire d’être précis et exact pour les cas certains et vérifiés.

A éviter Recommandé

Conformément au décret n°18-29, j'ai Conformément au décret n°2018-

l'honneur de ………. 29/PRES/PM/MHU du 07 mars 2018, j'ai
l'honneur de ………

Kaya 07/03/2021 Kaya, le 07 mars 2021

Cf nos références ci-dessus Comme suite aux délibérations de la

deuxième session du Conseil
d'Administration des Affaires Générales
et Institutionnelles du………………

Monsieur le Maire, président du CM à Le Maire, président du Conseil Municipal

Messieurs les membres de la CAGI à Messieurs les membres de la
Commission des Affaires Générales et
Institutionnelles

A.8. La clarté, la concision ,l’efficacité et l’homogénéité

Un texte sera clair s’il est précis, exact, et comporte le mot juste et bien à sa place, quand il
est débarrassé des digressions inutiles, des phrases et formules trop complexes.

L’homogénéité du style administratif résulte de l’observation par tous les rédacteurs des
règles ci-dessus exprimées, sans tenir compte du service d’appartenance du rédacteur, ni de
son lieu d’affectation.

Novembre 2023 20
La rédaction administrative aboutit, le plus souvent à l’action : préparer ou prendre des
décisions. Pour être efficace, l’action doit toujours s’exprimer avec netteté et simplicité afin
d’être comprise de tous.

En tout état de cause, les décisions de l’administration doivent être précises et concises pour
éviter tout flottement dans l’interprétation. C’est le manque de clarté et de précision qui oblige
parfois l’administration à recourir à des textes interprétatifs ou à des correctifs. Cela se
constate dans des textes réglementaires et même législatifs.

L’usage des mots simples avec des sens précis, non approximatifs sera la règle d’or de
tout bon rédacteur.
Les références inexactes ou peu sures sont à éviter au maximum, de même que l’emploi des
sigles, sauf ceux précédés de l’énonciation complète du terme.

A titre illustratif,
On n’écrira pas ce qui suit,

l'hypersensibilité des questions soulevées par votre lettre me conduit à la classer

provisoirement en stand-by…………….

Mais on dira par exemple que :

L'examen des termes de votre lettre n° …… du …… portant …….révèle des problèmes

d'une grande complexité. Aussi, vous voudrez bien surseoir à …..dans l'attente d'une
conduite à tenir.

B Vocabulaires et formules ou locutions

B 1 Le choix des mots

1. Supprimer les mots inutiles qui ne sont pas toujours porteur de sens, qui alourdissent
la phrase et qui compromettent sa compréhension.

Exemple
- Par lettre (en date) du
- Un délai (d’une durée) de
Novembre 2023 21
 - Une somme (d’un montant)
- La présente circulaire a pour objet de définir : cette circulaire définit
- Je m’interroge sur le point de savoir si : je me demande si

2. Rechercher les mots les plus courts, les plus simples ; les plus connus du grand public

Exemple
- rechercher les locutions par un mot :
- « sauf » à la place de « à l’exception »
- « pour » à la place de « en vue »
- « si » à la place de « dans l’hypothèse »

3. Eviter les barbarismes qui sont les fautes de langage. Ils consistent à se servir de
mots altérés ou forgés ou employés dans un sens différent.

B 2 Les barbarismes

Un barbarisme est une erreur de vocabulaire qui touche la forme du mot. Il peut s’agir d’un
mot existant qui est déformé ou d’un mot qui n’existe pas. On parle de barbarisme lexical
lorsque la déformation affecte un élément du lexique, par exemple hynoptiser au lieu de
hypnotiser, et de barbarisme grammatical lorsque c’est la partie grammaticale du mot qui est
touchée, par exemple courrirait au lieu de courrait.

Voici ci-dessous quelques barbarismes fréquemment rencontrés :

Barbarismes Forme correcte

Pendant quatre à cinq jours Pendant quatre ou cinq jours
Il s’en est accaparé Il l’a accaparé
De manière, de façon à ce que De manière, de façon que
S’attendre a ce que S’attendre que
Un magasin bien achalandé Un magasin bien approvisionné
Agoniser quelqu’un d’injures Agonir quelqu’un d’injures
Aller au coiffeur Aller chez le coiffeur
Hésiter entre deux alternatives Hésiter entre deux voies
Il est furieux après son ami Il est furieux contre vous
Il n’arrête pas de bavarder Il ne cesse de parler
Aussi étonnant que cela paraisse Si étonnant que cela paraisse
Cette hypothèse s’est avérée fausse Cette hypothèse s’est révélée fausse
Se baser sur Se fonder sur
Commémorer un anniversaire Commémorer un évènement
Comme par exemple Par exemple ou comme
Une fortune conséquente Une fortune importante
Nous avions convenu de Nous étions convenus de
Novembre 2023 22
 Il a davantage de mérite que Il a plus de mérite que
D’ici jeudi D’ici à jeudi
A votre dépend A vos dépens
Un espèce de clown Une espèce de clown
Eviter un ennui à quelqu’un Epargner un ennui à quelqu’un
Résider en face le lycée Résider en face du lycée
Fixer quelqu’un Regarder fixement quelqu’un
Elle se fait forte de Elle se fait fort de
Une inclinaison de tête Une inclination de tête
Ce bruit m’insupporte Ce bruit m’est insupportable
C’est là où je vais C’est là que je vais
Malgré qu’on l’ait interdit Quoiqu’on l’ait interdit
De manière à ce que De manière que
Il n’a rien à s’occuper Il n’a rien à quoi s’occuper
Pallier à un inconvénient Pallier un inconvénient
Prendre quelqu’un à parti Prendre quelqu’un à partie
Au point de vue pécunier Au point de vue pécuniaire
Au point de vue travail Au point de vue du travail
Il s’en rappelle Il s’en souvient
Réaliser un évènement Mesurer l’importance d’un évènement
Cela ressort de sa compétence Cela ressortit à sa compétence
Il a retrouvé la vue, la liberté Il a recouvré la vue, la liberté
Il risque de l’emporter Il a des chances de l’emporter
Solutionner un problème Résoudre un problème
Engager des dépenses somptuaires Engager des dépenses exagérées
Cela l’a stupéfait Cela l’a stupéfié
Lire sur le journal Lire dans le journal
Vitupérer contre quelqu’un Vitupérer quelqu’un

Les caractéristiques énoncées ci-dessus constituent une ébauche de principes

directeurs pouvant éclairer les praticiens en matière de rédaction administrative.
Il faut rappeler qu’une bonne rédaction administrative suppose :
° une parfaite connaissance de la langue, de ses règles grammaticales et
orthographiques,
°une vigilance permanente pour éviter les pièges de style. (

CHAPITRE III : LA REDACTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Novembre 2023 23
La lettre administrative ou correspondance administrative est soumise à une forme
spécifique, qu’il s’agisse des échanges entre administrations ou qu’il s’agisse des
échanges entre l’administration et des correspondants extérieurs ( usagers en
particulier).
Avant d’en arriver à la lettre administrative proprement dite, il convient d’examiner au
préalable la lettre personnelle

A la lettre personnelle

A 1 Définitions et champ d’application

Ce type de lettre est celle utilisée par

- un agent public qui s’adresse à un supérieur hiérarchique pour lui exposer une
situation qui lui est personnelle.
-ou par un supérieur hiérarchique qui s’adresse à un subordonné par rapport à un
problème jugé personnel.
- il peut s’agir d’une correspondance dans laquelle un représentant de l’administration
s’adresse, au nom de cette administration à une personne privée ou à un représentant
d’un organisme privé. Il en est de même des correspondances de l’Administration aux
représentants d’une Administration étrangère ou internationale et dans cette hypothèse
elle revêt une forme protocolaire.
La lettre à forme personnelle revêt les caractéristiques de la rédaction administrative à
savoir les qualités de dignité, de respect de la hiérarchie, de courtoisie, de précision et
d’exactitude, de clarté, de concision et d’efficacité mais aussi d’objectivité et de sens de
la responsabilité.

B 1 Les mentions d’une lettre personnelle

Elle devrait comporter les mentions suivantes :

Novembre 2023 24
La date
La formule d’appel
Le corps de la lettre
la formule de courtoisie ou de politesse
La signature.

La date

Elle est portée en haut et à droite de la page à environ 15 millimètres du bord supérieur.
Les noms de mois et de jours de la semaine ne prennent pas de majuscules.
La date est précédée de l’indication du lieu où la lettre a été rédigée ou d’où elle a été
expédiée.

La formule d’appel

La formule d’appel, c’est la manière dont on appelle le destinataire :

- Excellence Monsieur le Président du Faso,

- Excellence Monsieur le Premier Ministre,

- Mon cher ami, ma chère amie, Monsieur, Madame…,

- Mademoiselle, Monsieur le Président, Madame la Présidente…,

- Monsieur le Secrétaire Général, Madame la Secrétaire Générale,

- Maitre (huissier, avocat, notaire, greffier…)

- Monsieur le Docteur ou Docteur,

- Madame la Doctoresse ou Madame le Docteur,

- Monsieur l’Archevêque (officiel),

- Eminence (Privé),

Novembre 2023 25
 - Monsieur le Préfet, Monsieur le Ministre…,

- Madame le Maire de la ville de… etc.

N.B. : en français, on ne met pas de majuscule aux titres et fonctions, sauf pour le
Président de la République ou lorsqu’on s’adresse aux personnes qui en sont
titulaires.
Exemple : un préfet, le ministre de l’intérieur…
Mais on dira : Monsieur le préfet, Monsieur le ministre…

Remarque :
Le féminin des titres et fonctions

Il donne lieu à des controverses ; le bon sens consisterait à adopter, comme

cela se fait au Québec. La forme féminine du titre ou de la fonction lorsque cette
forme existe et, faute de mieux, le masculin lorsqu’un titre ou une fonction ne
comporte pas de forme féminine.
Exemple : Madame la Présidente, Madame la Directrice,
Madame le Maire, Madame le Ministre,
Madame le Haut-Commissaire, etc.

Extension du titre ou de la fonction au conjoint

Le principe est que les honneurs ne se lèguent pas et le titre dû à une fonction
ne s’étend pas du mari à la femme et vice-versa.

Il arrive, cependant, en parlant de la femme de certain magistrat, officiers ou élus,

que l’on féminise le titre de leur mari :
La préfete, la Générale, la Présidente,

Novembre 2023 26
Mais c’est là un style familier comportant, du reste, une seule pointe d’ironie et ces
appellations sont à proscrire du langage administratif. Seules les épouses des
maréchaux ont le choix de bénéficier du titre de leur mari : Madame la Maréchale.

Le corps de la lettre

Il est bon de retrouver dans cette lettre une progression logique des idées et de
l’argumentaire à travers une bonne introduction, un bon développement et une bonne
conclusion.

Il faut signaler que la lettre manuscrite qui exige de son auteur un effort
supplémentaire, est considérée comme plus déférente. Il est donc nécessaire d’y
recourir chaque fois que l’on désire marquer sa gratitude ou sa sympathie
(félicitation, condoléances …) à un supérieur. Dans ce cas il conviendra de bien
soigner son écriture de façon à la rendre lisible. Il est, en effet, discourtois
d’envoyer des lettres quasi illisibles ou comportant des ratures, des taches ou des
écritures dans les marges. L’on évitera d’écrire sur du papier trop mince qui rend la
lecture difficile. Il faut tenir compte du fait qu’une bonne présentation est
susceptible de créer une bonne impression auprès du destinataire.

la formule de courtoisie ou de politesse

C’est la phase finale de la lettre dans laquelle l’auteur de la lettre témoigne de l’attention,
de l’amitié, de la considération ou du respect à l’égard du correspondant.
La formule d’appel doit correspondre à la formule de politesse.
Les termes « agréer » et « expression » vont ensemble et sont obligatoires lorsqu’on
s’adresse à une autorité d’un rang supérieur pour qui la considération , le dévouement et
le respect sont tenus pour acquis.

Novembre 2023 27
Les termes « croire » et « assurance » vont ensemble et s’emploient à l’égard des
personnalités d’un rang égal ou inférieur.
La lettre à forme personnelle peut porter aussi les mentions suivantes : le mode de
transmission par voie hiérarchique ou non, l’objet, les références, les pièces jointes.

La signature

Elle constitue l’élément d’authentification de la lettre.

L’acte de signature traduit le rejet de l’anonymat et affirme le sérieux et la personnalité
respectable et responsable de l’auteur de la lettre. La signature se place
immédiatement après la formule de courtoisie et se situe à environ 50 millimètres du bord
inférieur de la page.
Il arrive parfois que la signature soit illisible ; c’est pourquoi il est toujours conseillé de
faire suivre en dessous de la signature, le prénom en lettre minuscules (sauf la
première lettre du prénom ) et le nom en majuscules.
Il faut également souligner le (les) prénom (s) et nom du signataire.

B La lettre administrative

B 1 Définitions et champ d’application

La lettre administrative ou lettre entre services est celle qui est adressée par une
structure administrative à une autre structure administrative à l’intérieur du même Etat,
donc soumises aux mêmes lois et règlements.
La lettre entre services a une présentation particulière dans la mesure où elle comporte
presque toujours des mentions qui renforcent soit son caractère officiel soit la clarté de
la correspondance dans son caractère hiérarchique, ou encore servent à identifier et situer
le document dans le temps et dans l’espace.

B 2 Les mentions d’une lettre administrative

Novembre 2023 28
Les principales mentions de la lettre administrative sont :
les mentions d‘identification hiérarchique,
les mentions d’identification du document,
les mentions occasionnelles,
la morphologie et le contenu de la lettre……

A la différence de la lettre à forme personnelle, la lettre entre services ne comporte

ni formule d’appel, ni formule de courtoisie sauf dans les cas suivants :
+ La formule d’appel est utilisée dans les correspondances entre une autorité de
l’Administration centrale et celle de l’administration décentralisée (Maire, DG d’un EPE),
Exemple d’une lettre du Ministre à un Maire

+Lorsqu’une correspondance est échangée entre autorités de deux administrations des

EPE ou autorités non hiérarchisées, ou entre autorités de deux administrations
décentralisées exemple de Maire à Maire.
Exemples DG ENAM à DG CARFO
Président de l’Université de Ouagadougou 1 à DG CNSS
Président du CES à Maire de Bobo Dioulasso

+Lorsqu’il s’agit de correspondances administratives adressées à des autorités d’un

ordre autre que l’Exécutif,
Exemple d’une lettre du Ministre des Infrastructures à Madame le Médiateur du Faso,

+Lorsqu’une autorité écrit à son collègue étranger.

+ Par égard particulier pour le Chef de l’Etat.

les mentions d‘identification hiérarchique

Novembre 2023 29
Ces mentions concernent d’abord l’appellation officielle de l’Etat qui doit figurer sur la
première ligne en haut à droite de la page. Le nom du pays est suivi de la devise ( Unité-
Progrès- Justice).
Les autres mentions spécifiques et d’identification hiérarchique sont le timbre, la
suscription ou réclame, le sous –couvert et la signature.
Le timbre est la mention d’identification du service auteur du document.
la suscription ou réclame est l’ensemble de la mention de l’auteur et du destinataire de la
lettre.

les mentions d‘identification du document

Ces mentions servent à distinguer, identifier, retrouver et traiter ou classer un document
aussi bien au niveau du service émetteur que du service traiteur.
Les mentions qui permettent et qui facilitent ces opérations sont les initiales de l’agent
de saisie, les initiales du rédacteur, le numéro d’enregistrement, le lieu et la date de
rédaction, l’objet et les références du document.
le numéro d’enregistrement suivi du sigle du service d’origine est généralement placé
sous le timbre en haut à gauche de la page.
Nb : Dans certains pays ou dans certaines institutions, on peut le retrouver sous la date.
le lieu d’expédition et la date sont placés en haut à droite de la page sous l’appellation
et la devise du pays. On y retrouve notamment :
le nom de la ville en toutes lettres ;
le quantième en chiffres ;
le mois en toutes lettres ;
l’année en quatre (04) chiffres.

Les mentions du rédacteur et de l’agent de saisie sont une pratique qui tend à
disparaitre, notamment avec le développement de la communication électronique.
Cependant, ces mentions restent très importantes dans la recherche documentaire et il est
donc important de les porter sur les lettres.

Novembre 2023 30
L‘objet est le résumé aussi bref que possible de la matière traitée dans la lettre. En
principe, l’objet décliné ne devrait pas dépasser deux lignes de l’espace réservée à cet
effet. Il faut éviter de faire déborder le texte de l’objet sur la moitié de la page.
Par souci de clarté et de précision il ne faut traiter qu’un seul objet par lettre.

La mention de la référence suppose l’existence d’une correspondance antérieure

relative à l’objet.

La référence est constituée du numéro et de la date de la correspondance.

les mentions dites occasionnelles

Il s’agit des mentions « pièces jointes, les ampliations et les mentions circonstancielles à
caractère spécifique comme les mentions « urgent, rappel, vu et transmis, visé ou visa,
confidentiel, secret », etc.

La mention « pièces jointes » est placée en toutes lettres sous la référence, mais on peut
aussi la placer à gauche en bas de la dernière page de la lettre, avec éventuellement les
ampliations. On emploiera alors les initiales PJ, suivies du nombre de pièces ou leur
désignation simplifiée.
La mention « ampliation » est portée en bas de la dernière page à gauche en
respectant la même marge que le timbre, et à la hauteur de la signature.

Nb : Il est strictement interdit de reproduire et ou de ventiler certains documents sans

autorisation expresse de la hiérarchie.

En fonction de certaines circonstances particulières, les mentions suivantes pourront

être portées sur les lettres : confidentiel, très confidentiel, urgent, très urgent, diffusion
restreinte, rappel, secret, secret- défense, secret- confidentiel, recommandé avec accusé
de réception, etc.

Remarques sur la délégation de signature de pouvoirs, par ordre et l’intérim

Novembre 2023 31
La signature est l’apposition manuscrite sous forme particulière et constante du nom de
celui qui, en approuvant le contenu en assume la responsabilité. Un document non signé
peut être considéré en droit comme inexistant et n’a donc pas d’autorité ; encore faut-il
que cette signature soit celle de l’autorité compétente. La compétence conférée par la
loi doit être à la fois une compétence ratione materiae,ratione personae, ratione temporis
et ratione loci (la matiere, la personne, le temps, le lieu).
Dans l’administration, le pouvoir de signer appartient aux autorités administratives que
sont les chefs de Département ministériels, les chefs de circonscriptions administratives
déconcentrées les chefs des collectivités territoriales ou par service. Ce sont les ministres,
gouverneurs, hauts -commissaires, préfets, les maires, les chefs d’établissements
publics …et ce pouvoir appartient de droit au chef de l’Etat, chef de l’Administration.
Pour ces autorités, le pouvoir de signature intervient à l’occasion de l’exercice des
compétences qui leur sont dévolues par la loi ou les textes règlementaires.
Pour des raisons pratiques (rapprocher l’Administration des Administrés) et pour atteindre
une plus grande efficacité, il arrive que ces autorités autorisent certains de leurs
collaborateurs à signer en leur nom.
Ces autorisations de signer sont accordées sous deux formes : la délégation de
signature et la délégation de compétence ou de pouvoir pour lesquelles la jurisprudence a
élaboré des principes clairs.

La délégation de signature
Elle est partielle c’est-à-dire limitée à certains actes administratifs préalablement et
publiquement déterminés ;
Elle doit faire l’objet d’un acte officiel de la part de l’autorité délégante et elle ne peut être
subdéléguée par le délégataire ;
Celui qui délègue ( le délégant) garde sa compétence normale ;
La délégation en raison de son caractère personnel ne dure que le temps pendant
lequel le délégant et le délégataire restent les mêmes personnes.

La signature par ordre

Novembre 2023 32
Elle intervient :
en l’absence de toute délégation écrite par un fonctionnaire,
en vertu d’instructions verbales,
uniquement pour des correspondances courantes et lorsque le responsable est
momentanément empêché.
Il s’agit donc d’un pouvoir de fait, partiel et momentané ; la responsabilité du titulaire
reste toujours engagée.

La délégation de pouvoir
En vue de rapprocher l’administration des administrés et d’en assurer le fonctionnement il
peut être procédé à des délégations de pouvoir (délégations de compétence).
Ici le délégant perd la compétence déléguée et ne peut plus l’exercer et il y a donc
transfert de compétence et de responsabilité.

Spéficités des formules de courtoisie

La formule de politesse ou de courtoisie est la phrase finale de la lettre à laquelle on exprime
ses sentiments au destinataire. Elle doit respecter, pour ainsi dire, le parallélisme des formes,
c’est-à-dire qu’elle doit être nuancée selon les rapports respectifs du signataire et du
destinataire. Tout comme la formule d’appel elle doit traduire l’affection, l’amitié, la
considération, le dévouement, la déférence du signataire à l’égard du destinataire.
Ex :
Formules d’appel : Formule de courtoisie correspondante :

Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes respectueux hommages ( ou

Madame, de mes hommages)

Monsieur, Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de

mes salutations distinguées / sentiments
les meilleurs et les plus cordiaux

Familier :

Novembre 2023 33
 Cher Monsieur, Cher ami, Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de
mes sentiments les meilleurs et les plus
cordiaux
Personnalités (Président, Député)
Considérations distinguées, sentiments les
meilleurs, sentiments respectueux,
sentiments déférents et dévoués
Autorités Supérieures :
Monsieur le Préfet, Sentiments les meilleurs
Monsieur l’Ambassadeur Considération distinguée
Monsieur le Ministre Sentiments respectueux
Sentiments déférents et dévoués

Haute considération, Très haute considération

idem

D’égal à égal ou de subordonné à supérieur

Veuillez agréer, je vous prie d’agréer ou de bien vouloir agréer l’assurance de ma haute
considération ; ou de ma considération distinguée ; de mes sentiments les meilleurs ; de mon
profond respect ;l’expression de mon profond respect et de mon entier dévouement ;
l’expression de mon entier et respectueux dévouement, etc.

A l’égard d’une femme mariée, on dira :

- Daignez agréer, Madame, l’expression de mes hommages respectueux ; ou encore,
l’expression de mon entier et respectueux dévouement.

A l’égard d’une demoiselle on dira :

- l’expression de mes respects.
Entre hautes personnalités :

Novembre 2023 34
 - Je vous prie de vouloir bien (ou de bien vouloir) agréer l’expression (ou l’assurance)
de ma haute (très haute) considération.
De Chef d’Etat à chef d’Etat
- Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président, les assurances de ma très
haute considération.

Envers un Chef africain ou ami :

- Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président, les assurances de ma très
haute et fraternelle considération.
- Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président et cher ami, les assurances
de ma très haute considération.

Remarque :
On ne doit jamais terminer une lettre par l’une des formules ci-après
- Dans l’attente d’une suite favorable de votre part, je vous prie d’agréer…
- Dans l’espoir que vous voudrez bien accorder une suite favorable à ma requête, je
vous prie d’agréer…

Par contre on peut remercier le correspondant pour « la bienveillante attention accordée à sa

demande » et le prier « d’agréer l’expression de mes sentiments distingués. »

Les salutations, les hommages « s’expriment » ; on n’en donne pas l’assurance.

On écrira par exemple :
- Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes hommages.
- Veuillez agréer, Cher monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs et les
plus cordiaux (ces trois derniers mots peuvent être ajoutés à la main).

Mais on dira :
- Je vous prie de croire, Cher Monsieur, à l’assurance de ma considération distinguée.

Novembre 2023 35
La formule « je vous prie de bien vouloir agréer » est beaucoup plus déférente que « veuillez
agréer … »
N.B :
Ne pas confondre la formule d’appel avec le traitement qui est la manière dont on traite, dans
le corps d’une lettre ou d’un discours, la personne à qui l’on s’adresse par écrit ou oralement.
Le traitement est habituellement la deuxième personne : « tu » ou « vous ».
S’agissant de très hautes personnalités : Chefs d’Etat, dignitaires religieux, ministres,
ambassadeurs, souverains, etc. les formules les plus usuelles sont :
- Votre Excellence, pour Chefs d’Etat, Ministres, Ambassadeurs, Evêques ;
- Votre Eminence, pour un Cardinal ;
- Votre Sainteté, pour le pape ;
- Votre Altesse, pour un prince ;
- Votre Altesse Sérénissime, pour un prince de sang royal

On dira par exemple :

- A un prince :
Sire,
Votre Majesté a bien voulu honorer de son auguste présence la cérémonie organisée
à l’occasion…
- A un prince souverain :
Monseigneur,
Il m’est agréable d’adresser à Votre Altesse Sérénissime les vœux respectueux…
- A une Princesse
Madame,
Au nom du Gouvernement du Burkina Faso, j’ai le très grand honneur d’accueillir Votre
Altesse…
- A un Cardinal :
Monsieur le Cardinal,
Les bienfaits que votre Eminence a bien voulu nous prodiguer ont profondément ému
la population de notre région.

Novembre 2023 36
Modèle de lettre à forme personnelle d’un agent à une autorité supérieure

T.Ali GUIGMA………., BURKINA FASO

Matricule Unité-progrès-justice
…………………………………… (facultatif)
Ingénieur Géomètre en service
à ……………………..
Tél …………… ;

Banfora, le 12 janvier 2022

A
Monsieur le Directeur Régional
de l’Habitat et de
l’Urbanisme des Cascades
s/c de la voie hiérarchique
Banfora

Objet : Jouissance de mon

congé

Formule d’appel

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance, la jouissance pour

compter du ……….2022 de mon congé administratif accordé par Décision n°…………du
……..
Ma dernière décision de congé ci jointe date du
Formule de politesse (ou de courtoisie)

Novembre 2023 37
 Signature

Modèle de lettre à forme personnelle d’une autorité à un fonctionnaire

subalterne

MINISTERE DE BURKINA FASO

L’HABITAT ET DE Unité-progrès-justice
L’URBANISME
----------
SECRETARIAT
GENERAL
DIRECTION DES RESSOURCES
HUMAINES Ouagadougou, le 27 janvier 2023
Numéro

N° 2022-27/MHU/SG/ DRH

Le Ministre

A
Monsieur Ali GUIGMA, matricule 23862, Ingénieur en
Aménagement Foncier,
s/ c de monsieur le Directeur Régional de l’urbanisme
des Hauts-Bassins,
Bobo-Dioulasso

Objet : Votre reclassement

Réf : V/L s/n du 05 janvier 2022

Monsieur,
J’accuse réception de votre lettre ci-dessus rappelée en référence et relative à votre
demande de reclassement suite au stage que vous venez d’effectuer au Canada.

Par la présente, je porte à votre connaissance que votre dossier est actuellement en cours
de traitement par les services techniques compétents du ministère.

Vous serez donc avisé en temps opportun de la suite qui lui sera réservée.

Veuillez recevoir, Monsieur, les assurances de ma considération distinguée.

Ampliation : Signature
- DRH Prénom(s) nom
Novembre 2023 38
Novembre 2023 39
Modèle de lettre d’un particulier à une autorité administrative

Madame ZOUNGRANA Odile, BURKINA FASO

Présidente de l’Association Unité-progrès-justice
des Importatrices de pagnes
GAGNI du Burkina Faso
----------
Le Bureau Exécutif

Ouagadougou, le 12 janvier 2022

La Présidente,
N° 2022-03/AIPG-BF/ BE A
Monsieur le ministre de l’Habitat et de
l’Urbanisme,
ouagadougou

Objet : Demande de parrainage

Monsieur le Ministre,

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance, le parrainage de la semaine de

salubrité qui se déroulera du ……… au ……….2022 à Niandala,, près de Poa sous le

thème, ………….

…………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………….

Veuillez agréer monsieur le Ministre, l’expression de ma considération distinguée.

P.J : programme de la Signature

manifestation
Novembre 2023 40
 SCHEMA D’UNE LETTRE ADMINISTRATIVE

ENS / CK
Initiales du rédacteur BURKINA FASO
et de l’ agent de Unité-progrès-justice
saisie
----------
Timbre
Lieu et date …………
Numéro
d’enregistrement

Suscription
ou
Réclame

Objet : Demande de reclassement

Réf : (s’il y a lieu)

Corps de la lettre

Pièces jointes :

Ampliation (s ) : Attache et Signature

(Maire de la commune de Bobo

Novembre 2023 41
C LES AUTRES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

S’il est vrai que l’Administration a largement recours à la lettre administrative, il n’en
demeure pas moins qu’elle produit d’autres types de documents tout aussi importants que
nous traiterons dans les développements ci-dessous:

Il y en a qui sont des documents de communication descendante tandis que d’autres

sont des documents de communication ascendante.

C 1 Les documents de communication descendante

Ils sont constitués entre autres par la note, le compte rendu, le procès- verbal, le
rapport, la communication orale en Conseil des Ministres……..

C 1 1 LA NOTE

La note est un mode de correspondance utilisé entre fonctionnaires à l’intérieur d’une même
administration. C’est une relation écrite destinée à transmettre un ordre, une indication ou
tout simplement une information et d’en garder les traces. La note s’adresse à un égal, à un
supérieur ou à un subordonné.
Elle a comme objet :
 Soit de se faire le point d’une situation ;
 Soit d’accompagner un document pour l’expliquer ;
 Soit d’être une analyse d’un dossier dont elle résume les éléments ;
 Soit d’être l’indication générale d’un travail à effectuer ;
 Soit de porter une instruction générale à l’intérieur d’un service, et elle est dans ce
cas-là considérée comme une note de service.

Quel que soit le domaine dans lequel elle intervient, la note se caractérise par sa brièveté et
sa concision.
- Adressée à un supérieur hiérarchique, elle sera une note à l’attention de Monsieur
ou Madame X
- Si elle est adressée à un égal, ce sera une note pour Monsieur ou Madame X
- Du supérieur à subordonné, ce sera une note à Monsieur ou Madame X
- Si elle porte instruction générale au sein d’un service, il sera question d’une note de
service.
Nous verrons particulièrement à ce niveau, la note de service.

er
La note de service

 Définition
La note de service est un document hiérarchique destiné à communiquer aux personnels ou
aux structures qui relèvent de cette hiérarchie, des ordres ou des informations concernant le
fonctionnement du service. Elle est en principe un document très bref, très court.

Novembre 2023 42
  Objet
La note de service peut avoir des objets divers. Mais généralement, l’on peut retenir les
domaines suivants :
- Porter à la connaissance du personnel une règlementation nouvelle ;
- Rappeler au personnel une règlementation existante ;
- Instruire le personnel pour l’exécution d’une opération ponctuelle ;
- Inviter le personnel à améliorer sa manière de servir ;
- Déterminer l’organisation et le fonctionnement d’un service.

 Structure de la note de service

La structure de la note de service est fonction de celle-ci :

 Lorsqu’elle a pour objet de porter à la connaissance du personnel une nouvelle
règlementation, elle aura deux parties.
- La première partie décrira la nouvelle règlementation ;
- La deuxième partie invitera à l’application de cette règlementation.

 Lorsqu’elle a pour objet le rappel d’une règlementation existante, elle comporte trois
parties
- La première partie doit faire le constat de ce que la règlementation existante ait été
perdue de vue ;
- La deuxième partie rappelle la règlementation existante ;
- La troisième partie invitera les agents à respecter la règlementation rappelée.

 Lorsqu’elle a pour objet l’organisation et le fonctionnement d’un service, elle aura au

moins trois parties.
- Une première partie va créer les structures en répartissant les taches entre les
structures ;
- La deuxième partie va désigner les responsables par groupe de taches ;
- La troisième partie invitera le personnel concerné à respecter les dispositions de la
note de service.

C 1 2 La circulaire

Définition

La circulaire est un document administratif émanant des autorités administratives

supérieures, destinées aux échelons subalternes de la hiérarchie (à l’ensemble du personnel
relevant de l’autorité du signataire) comme la note de service. Avec une portée plus large,
elle s’applique à un ensemble de services. Elle peut être soit au niveau d’un département
ministériel, soit au niveau de plusieurs ministères ou l’ensemble des ministres.

Novembre 2023 43
La circulaire peut être prise par un maire, un préfet, un directeur général, un haut-
commissaire, un gouverneur, un ministre. Lorsque la circulaire est rédigée au niveau d’un
département ministériel, elle est signée par le Ministre, chef du département concerné ou par
le secrétaire général par délégation.
Lorsque la circulaire s’adresse à l’ensemble des départements ministériels, elle est signée
par le chef du gouvernement, soit par le secrétaire général de gouvernement et du Conseil
des ministres, sur délégation du Premier Ministre.
La circulaire porte la qualification de l’autorité dont elle émane.
Exemple : circulaire budgétaire 2021 signée du président du Faso

Objet de la circulaire
La circulaire peut avoir pour objet :
- L’interprétation des lois et règlements ;
- Le rappel d’une réglementation existante ;
- L’introduction d’une règlementation nouvelle ;
- Les relations et le comportement au service.

La nature de la circulaire
En principe, la circulaire est un document administratif à usage interne. Elle n’a pas de valeur
juridique et par voie de conséquence, elle n’est pas opposable aux tiers. C’est un document
qui ne s’applique que pour le fonctionnement interne de l’administration.
Mais dans la pratique une circulaire peut avoir une valeur juridique. Dans ce cas, elle est
opposable à tous et le non-respect de ces dispositions entraine une sanction. La circulaire a
une valeur juridique lorsqu’elle introduit une règlementation nouvelle.
La circulaire peut introduire une règlementation nouvelle de deux façons. Elle le fait de par
ses propres dispositions sans référence à un texte antérieur, soit à l’occasion de
l’interprétation d’un texte juridique ; dans ce cas, en expliquant le sens des dispositions du
texte qu’elle interprète, elle rend ces dispositions plus sévères.

La structure de la circulaire
La circulaire n’a pas de structure particulière. Elle comprendra autant de parties qu’il faudra
pour faire comprendre le message à communiquer aux destinataires.

La présentation
La présentation de la circulaire est identique à celle de la note de service.

Novembre 2023 44
 BURKINA FASO
Unité – Progrès - Justice

Le Premier Ministère ouagadougou, le 22 mars 2002

N°2002-027/PM/CAB
CIRCULAIRE
A
Mesdames et Messieurs les Ministres
Objet: Nomination des directeurs au sein
des établissements de l’Etat.

Il est porté à la connaissance des ministres, qu’au regard des textes régissant les
établissements publics de l’Etat, seuls les directeurs généraux, les directeurs chargés des
affaires administratives et financières et les agents comptables sont nommés par décret
pris en conseil des ministres.
Par conséquent, toutes nominations de responsables, notamment au niveau des
structures internes à l’établissement sont faites par arrêté ou décision du ministre de tutelle
technique.
Je sais compter sur tous pour une application rigoureuse de la présente.

Paramanga Ernest YONLI

Novembre 2023 45
C 1 3 L’instruction

Dans l’exercice de leurs fonctions les agents publics reçoivent de leurs supérieurs
hiérarchiques des ordres qui peuvent être soit individuels soit collectifs.

Les ordres individuels compris ici comme ceux donnés par un supérieur à un agent
d’effectuer tel ou tel travail n’appellent aucune forme particulière. Ils peuvent même être
donnés verbalement, mais ils doivent alors être confirmés par écrit s’ils présentent une
certaine importance.
Parfois, ils sont mentionnés sur une fiche agrafée au dossier, soit sur une page du dossier.
Par contre, les ordres collectifs qui sont généralement connus sous le nom
« d’instructions proprement dites ou d’instructions permanentes » permettent aux autorités
administratives de donner à leurs agents toutes les indications et les prescriptions dont ceux-
ci ont besoin pour accomplir leur mission, conformément aux décisions de l’autorité
supérieure.
Les instructions sont des documents internes à l’administration, destinés à éclairer sur la
manière dont les agents doivent appliquer et interpréter les actes législatifs ou
règlementaires.

L’instruction est rédigée dans un style indirect, plus impératif, plus concis et plus
autoritaire dans le ton, mais en même temps plus impersonnel ce qui la rapproche du
style des actes législatifs et règlementaires.

Dans sa présentation,
il n’y a pas de suscription,
le titre (INSTRUCTION ou INSTRUCTION PERMANENTE ) est aussitôt suivi du numéro d’ordre, et des
sigles de référence du service d’origine, de la date de signature et de l’énoncé de
l’objet,
la date est reprise sous le texte et au-dessus de la signature avec la formule :
« Fait à ……………….le ………….

Ex : Instruction n°10 /PRES/PM/MT/DGTTM du 03 janvier 1980 relative au contrôle de la

circulation routière

Comme les actes règlementaires et législatifs, l’instruction est parfois publiée au Journal
Officiel sous le timbre du ministère intéressé qui renforce encore le
rapprochement avec les actes réglementaires.

Cette large diffusion tient au fait que la directive peut intéresser aussi bien les
services extérieurs que les services centraux. Elle a une portée générale et
demeure valable tant qu’elle n’a pas été abrogée ou modifiée. C’est pourquoi on
parle généralement d’instruction permanente.

Novembre 2023 46
L’instruction doit être distinguée de certains actes qui sont assez similaires tel la
directive.
La directive est un document qui est surtout utilisée dans l’administration militaire. De
diffusion plus restreinte que la circulaire ou l’instruction, la directive s’adresse aux
échelons supérieurs de la hiérarchie auxquels elle fixe des buts à atteindre tout en
donnant les moyens d’y parvenir.
Contrairement à l’instruction, la directive admet, dans son exécution, la possibilité
d’un aménagement à opérer par celui qui est chargé de son exécution pour tenir
compte des circonstances de temps et de lieu.

Novembre 2023 47
 MINISTERE DU TRAVAIL, DE LA BURKINA FASO
SECURITE SOCIALE ET DE LA Unité - Progrès - Justice
FONCTION PUBLIQUE
ECOLE NATIONALE
D’ADMINISTRATION
ET DE MAGISTRATURE

NOTE VALANT INSTRUCTION PERMANENTE

A TOUT ENSEIGNANT DE L’ENAM

Conformément à la pratique établie dans le souci de fixer clairement les règles du jeu,
j’ai l’honneur en ce début d’année scolaire de vous faire appel de quelques points importants
touchant les obligations professionnelles des uns et des autres.

A/ Les enseignants
1) Respect du cadre et des objectifs
Tout chargé de cours nouvellement doit au préalable recueillir auprès de la Direction des
Etudes et des Stages l’ensemble des renseignements nécessaires avant de commencer à
dispenser le cours dont il est chargé. Il est en effet fondamental de s’en tenir rigoureusement
aux cadres et aux objectifs définis et arrêtés par l’Ecole en collaboration avec les services
utilisateurs pour chaque type d’enseignements. Pour l’ensemble des cours, des plans-cadres
sont à la disposition des enseignements. Si ces plans ne sont pas définitifs, leur révision
ne peut se faire que dans le cadre des Conseils Pédagogiques qui les ont adoptés. Il n’est
donc pas tolérable qu’un enseignant change à sa guise et unilatéralement le contenu des
cours.

2/ L’exécution des enseignements

3 / Note objective et non négociée des élèves
4 / Devoirs

B / La discipline intérieure
1 / Les rapports entre enseignants et éleves
2 / Assiduité des éleves
C / Autres informations
1 / La salle des professeurs
2 / La bibliotheque
Ouagadougou, le
Léonard SOME

Novembre 2023 48
C 2 Les documents de communication ascendante

C 2 1 La note « à l’attention de » ou « note pour »

Cette note est un document de réflexion, de synthèse ou de simples informations rédigée

par un agent à l’attention de son supérieur hiérarchique en vue d’attirer l’attention de ce
dernier sur une ou plusieurs questions en vue de lui permettre d’avoir une idée précise sur le
dossier, sur un sujet ou en vue simplement de lui rendre compte d’une situation. C’est un
document à usage strictement interne notamment entre son rédacteur et son destinataire.

 Initiative de la rédaction de la note à l’attention de

La note peut être rédigée à la demande du supérieur hiérarchique qui invite le collaborateur
à lui soumettre la synthèse d’un dossier. Elle peut être aussi rédigée sur l’initiative propre de
l’agent rédacteur.
Selon le cas, l’agent rédacteur jugera opportun d’attirer l’attention de son supérieur ou fera
des propositions de mesures à prendre ou encore donnera de simples informations
intéressant le service.

 Structure et présentation de « la note à l’attention de »

La note « à l’attention de »n’a pas de structure particulière, mais il est indiqué que son
rédacteur s’efforce d’être précis. Dans le principe, elle ne sera pas trop longue. Mais, elle
peut l’être si les circonstances (thèmes, dossier) le justifient. La présentation de « la note à
l’attention de » se rapproche de celle des lettres administratives (titre mis à part) avec s’il y
a lieu les mêmes mentions mais pas de formule d’appel ni de formule de courtoisie.

Novembre 2023 49
 Modèle de note à l’attention de

Se k /FD BURKINA FASO

MINISTERE DE L’URBANISME ET DE Unité- Progrès Justice
L’ HABITAT
---------------
SECRETARIAT GENERAL
----------------
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Ouagadougou, le 10 mars 2005

N°2005 088 /MUH/SG/DRH

NOTE
A L’ATTENTION DE MONSIEUR LE SECRETAIRE GENERAL
sur le projet de décret portant organisation des emplois spécifiques
du ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat

J’ai l’honneur de vous faire tenir ci-joint le projet de décret portant organisation des
emplois spécifiques du Ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat.
Vous constaterez les modifications introduites par rapport au projet initial, après
concertation avec les techniciens de la Fonction Publique.
Je propose que quatre cadres de notre département puissent se pencher
attentivement sur le projet avant une dernière rencontre avec le Ministère de la Fonction
Publique et de Réforme de l’Etat le jeudi 05 avril 2018 à 15 heures 30mn à l’immeuble de la
Modernisation sis avenue Kwamé N’Krumah.
Le projet pourrait ainsi être soumis au Conseil des Ministres pour son adoption
éventuelle dès la semaine prochaine.

Larba KOMOADI

Novembre 2023 50
C 2 2 Le compte rendu

C’est un document descriptif dans lequel le rédacteur, à la suite d’une mission ou à son
initiative, rapporte objectivement au supérieur hiérarchique des faits, évènements, ou
situations vécus ou actuels sans les interpréter et sans formuler des conclusions
personnelles.
Son but
L’objectif du compte rendu est de donner une information et/ou de garder simplement trace
écrite d’un évènement. L’autorité destinataire du compte rendu peut exploiter ce dernier en
vue de donner une justification à ses décisions.
Caractéristiques du compte rendu
La caractéristique essentielle du compte rendu est la fidélité . Le rédacteur ne doit pas
omettre les faits observés. Il ne doit pas non plus minimiser leur importance. Ainsi la relation
est faite dans le compte rendu comme si tous les faits avaient la même importance. Le plus
souvent, le compte rendu est fait sous forme synthétique, c’est-à-dire un résumé fidèle dans
l’ordre choisi par le rédacteur de ce qui a été observé ou entendu.
Classification des comptes rendus.

Les comptes rendus peuvent être classés en compte rendu hiérarchique et compte rendu
de réunion.

Le compte rendu hiérarchique

Il est rédigé à l’intention du supérieur hiérarchique à la suite d’une mission ou sur l’initiative
propre du rédacteur. La catégorie des comptes rendus hiérarchiques comprend :
- Le compte rendu de mission ;
- Le compte rendu d’activités ;
- Le compte rendu d’inspection ;
- Le compte rendu d’incidents ou d’accidents.

Le compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion est une relation qui rapporte le déroulement de la réunion, date
et heure du début de la réunion, l’organisation de la réunion, les débats, les propositions de
mesures à prendre, l’heure de la fin de la réunion et la liste des participants.
Il existe deux catégories de comptes rendus de réunion à savoir :
- Le compte rendu intégral ou « in extenso » qui reprend toutes les interventions en
style direct en suivant le mot à mot des débats, en faisant directement parler les
participants ;
- Le compte rendu analytique qui ne retient de la réunion que les éléments essentiels
en style indirect en citant les propos des participants sans les faire parler directement.

Novembre 2023 51
Le compte rendu de réunion est un document d’ordre interne, non opposable aux tiers, et il
est souvent utilisé pour des réunions informelles, non prévues par les textes, réunions de
travail, organisées librement par l’administration.

 Structure du compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion comprend trois (03) parties communes à tous les genres
littéraires (introduction, développement et conclusion).
- L’introduction
Elle comporte les éléments permettant de savoir la nature de la réunion, la circonstance de
la réunion, les lieu, date et heure, l’organisation. Les participants peuvent être parfois
énumérés à ce niveau. Mais le plus souvent, l’introduction comporte un renvoi à une liste de
présence jointe en annexe.
- Développement
La partie développement du compte rendu correspond à la relation des faits. Elle est intégrale
ou synthétique.
- Conclusion
La conclusion du compte rendu de réunion est une explication synthèse des suggestions,
recommandations ou propositions de mesures décidées au cours des débats.

Novembre 2023 52
 MINISTERE DES BURKINA FASO
INFRASTRUCTURES Unité – Progrès - Justice
--------------------------------
SECRETARAT GENERAL

Ouagadougou le 19 janvier 2018

COMPTE RENDU DE REUNION

Le mercredi 18 janvier 2018 s’est tenu de 09 heures 19 minutes à 13 heures 22 minutes

dans la salle de conférence de la DG-COOP, un atelier d’informations et d’échanges sur
l’évolution des négociations relatives à la Zone de Libre Echange Continentale (ZLEC).
Présidée par le directeur général du commerce, cet atelier a connu la participation des
représentants des ministères invités mais le président a déploré l’absence des
industriels et d’autres acteurs du secteur privé.
Après le mot introductif du directeur général du commerce , deux communications ont
porté respectivement sur la ZLEC en tant qu’outil de facilitation du commerce intra
africain, et l’état des lieux des négociations.

A / La ZLEC en tant qu’outil de facilitation du commerce intra africain

Le communicateur a campé le décor en rappelant à l’auditoire que depuis

l’Organisation de l’Unité Africaine (OUA) , les pays africains avaient ressenti la nécessité
de développer le commerce en Afrique et cette idée a été poursuivie par l’Union
Africaine(UA) dont les membres ont décidé de promouvoir le commerce en Afrique par
la création d’une Zone de Libre Echange Continentale (ZLEC).

Le communicateur a donné quelques chiffres qui ont montré la faiblesse de la part de

l’Afrique dans le commerce mondial (3 % ) et celle du commerce intra- africain (12% )
d’où la nécessité de faire des efforts dans ce sens.
C’est ainsi que :
_ A la 18 eme conférence de l’UA en 2012, les dirigeants africains ont ré affirmé la
nécessité d’améliorer le commerce en Afrique ;
_ En 2015 à Johannesburg, les négociations sur la ZLEC ont été lancées.

L’enjeu est de taille et pour le communicateur , la réussite de la ZLEC est liée à la mise
en œuvre des mesures de facilitation des échanges commerciaux, au développement
des infrastructures de tous genres (routes, énergie…). Selon lui, le Burkina Faso s’y
prendrait mieux en renforçant surtout la formation technique et professionnelle.

B/ l’état des lieux des négociations

Novembre 2023 53
Dans son introduction , le communicateur a rappelé que les négociations sur la ZLEC
porteront d’abord sur le commerce des biens et des services et par la suite sur les
investissements, le droit de la propriété intellectuelle et la politique concernant la
concurrence.
Les principaux organes qui ont déjà été mis en place dans le cadre de la ZLEC sont
entre autres :
-Le forum de négociations qui comprend en son sein des groupes de travail techniques
ainsi que 05 mandataires pour le compte du Burkina Faso,
-La réunion des ministres,
-Le comité des hauts fonctionnaires,
-au niveau national, le comité de suivi.

Par la suite le communicateur a informé l’auditoire qu’à la date de juin 2017 l’état des
travaux concernant la ZLEC est assez encourageant, ainsi :

Les ministres africains ont tenues 03 réunions sur le dossier;

Le groupe de travail qui s’occupe des aspects sanitaires et phytosanitaires a beaucoup
progressé ;
Concernant le protocole sur le commerce des marchandises, le seuil de libéralisation
proposée par la zone régionale auquel appartient le Burkina est de 90% et le délai de
mise en œuvre envisagée est de 13 ans à partir de la signature de l’accord.

Le communicateur a terminé son intervention par les défis et les perspectives en

insistant sur la nécessité de poursuive la réflexion au niveau national pour dégager les
critères pertinents pour la désignation des produits stratégiques et sensibles à exclure
éventuellement de la libéralisation.

A l’issue des communications ,il y a eu une séance de questions réponses qui ont
permis aux uns et aux autres de mieux cerner ce qu’est la ZLEC.
Le directeur général du commerce a remercié les participants pour la qualité des
échanges.
Il a vivement souhaité que les départements ministériels désignent les mêmes
personnes au sein du comité de suivi pour éviter les déperditions d’informations ;
par ailleurs ces personnes devraient être bien informées des activités menées au sein
de leur département ce qui les rendraient plus efficaces. Avant de lever la séance il
a promis de transmettre par la suite aux participants, les deux communications.

N. E……….. S……..

Novembre 2023 54
 MINISTERE DE L’URBANISME ET BURKINA FASO
DE L’HABITAT Unité – Progrès - Justice
----------------
SECRETARAT GENERAL

COMPTE RENDU DE LA REUNION

DE CABINET du lundi 19 mars 2021

La réunion de cabinet s’est tenue le lundi 19 mars 2021à partir de 9 heures dans la salle de
conférence du Ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat sous la présidence de
Monsieur……………………, Ministre de l’Urbanisme et de l’Habitat.
La rencontre a regroupé les directeurs généraux et les directeurs des services centraux du Ministère
dont les noms figurent sur la liste de présence jointe en annexe.

Avant de passer à l’objet proprement dit de la réunion, le Ministre a tout d’abord procédé à la
vérification des présences des participants et a soumis à leur amendement l’ordre du jour qui fut
adopté ainsi qu’il suit :

1- Bilan des actions de mise en œuvre de la Déclaration de Politique Générale de son

Excellence, Monsieur le Premier Ministre ;
2- Divers.

1. Bilan des actions de mise en œuvre de la Déclaration de Politique Générale (DPG) de

son Excellence, Monsieur le Premier Ministre.
Abordant ensuite le point principal de l’ordre du jour, le Ministre a rappelé aux directeurs toute
l’importance que revêt le bilan des actions de la mise en œuvre de la Déclaration de Politique
Générale de son Excellence Monsieur le Premier Ministre.
Il a poursuivi en soulignant que la rencontre avait pour objectif de faire le point sur les actions de la
DPG dévolues au Ministère de de l’Urbanisme et de l’Habitat et chaque direction générale doit se
trouver dans lesdites actions.
Pour ce faire, il a invité les directeurs à traiter avec diligence les données et informations relevant
de leurs services respectifs et à les faire parvenir à son cabinet pour le 26 mars 2018 au plus tard.
Par ailleurs et pour lui permettre de faire une synthèse de toutes ces actions, il les a exhortés à se
pencher plus attentivement sur les éléments figurants en caractères gras sur le tableau des données
et informations dressé par le Premier Ministère.
Poursuivant sur le point principal, la parole fut donnée aux directeurs généraux afin qu’ils fassent le
point des actions relevant de leurs services respectifs.

Prenant le premier la parole, le Directeur Général de l’Urbanisme et de l’Habitat dira qu’à son niveau,
toutes les actions sont en cours d’exécution et avancent normalement. Il fera remarquer que
l’équipement en « stations totales et autres appareils topographiques connaît cependant des
difficultés majeures car malgré les nombreuses recherches de financement aucun bailleur de fonds
ne s’est encore manifesté. Sur ce point, le Ministre se propose de prendre attache avec son collègue
en charge des Affaires Etrangères qui pourra insérer ledit projet dans les négociations bilatérales
avec les partenaires au développement.

Intervenant à son tour, le Directeur Général de l’Architecture de l’Habitat a relevé pour sa part que
ses services techniques manquent cruellement de cadres supérieurs puisqu’il ne dispose que
de deux Architectes-Urbanistes, qui devront du reste faire valoir leurs droit à la retraite dans
Novembre 2023 55
dix mois.IL a donc souhaité un renfort en effectif pour corriger cette situation au risque de
compromettre la réalisation des activités déjà programmées. Après avoir pris bonne note, le
Ministre a demandé au Directeur des Ressources Humaines de recenser auprès de toutes les
structures du ministère, les besoins pressants en renforcement des capacités et de lui soumettre
un projet de communication orale en Conseil des Ministres avant le 20 avril 2018

Ce fut ensuite le tour du Directeur de la Communication de rendre compte de l’état d’avancement

des actions qui sont menées par son service. Il a tout d’abord apprécié le travail hautement
satisfaisant qu’a réalisé la Télévision nationale dans la couverture médiatique des activités du
ministère pendant la période du 1er janvier 2017 au 28 février 2018 inclus. Quant à l’élaboration
d’un répertoire des vidéothèques, il dira tout simplement qu’il reste beaucoup à faire dans ce
domaine puisque les bailleurs de fonds ont émis le vœu de disposer de vidéos de couverture
des cérémonies du ministère sous-titrés en anglais et en allemand.

Passant ensuite à la question des lotissements, le Ministre a rappelé la position du Gouvernement

qui consiste à observer un moratoire tout en poursuivant la réflexion

Les échanges se sont poursuivis autour de la possibilité de créer un « bureau d’informations ». A ce

sujet, le Ministre a dit qu’il ne voyait pas l’utilité de ce bureau d’autant plus que sa création risquerait
de vider la Direction de la Communication de ses prérogatives.

2. Divers
L’ordre du jour étant épuisé, quelques questions diverses furent soulevées.
Face aux demandes croissantes de bornage de terrains à usage agricole de plus de 250
hectares, le Ministre a instruit le Secrétaire General de mettre sur place un comité de réflexion
dont les conclusions seront partagées avec ses collègues chargés des Finances, de
l’Agriculture et de l’Administration Territoriale.

Enfin le Conseiller Technique Antoine KOUROUKOU fera observer que le programme informatique
ne figure pas dans le document des actions établi par le Premier Ministère. A ce propos, le Ministre
lui suggérera de le faire ressortir dans l’accusé de réception.
Avant de lever la séance à 11h 48mn, le Ministre a une fois encore insisté sur le délai du 26 mars
2018 pour faire parvenir à son cabinet les différents rapports des actions de la Déclaration de
Politique Générale.
Le Secrétaire de séance Le Président de séance
Pour le Ministre et P/D Le
Secrétaire General

L. Flavien TRAORE Moctar NAON

C 2 3 le procès-verbal

Novembre 2023 56
Le procès-verbal est un document qui rapporte ou décrit un événement ou une situation. La
description ou la relation est aussi détaillée et précise que possible. Pour cette raison, il est
une forme particulière du compte rendu, mais ayant une force probante à la différence du
compte rendu.
Le procès-verbal se distingue du compte rendu sur deux points ;

 il fait foi. Seules les preuves contraires peuvent en faire douter ;

 il ne peut être établi que par des personnes habilitées à cet effet ;

 il ne peut relater que les faits que le verbalisateur a pu constater par lui-même ou qui
lui ont été rapportés, mais dans ce cas, c’est ce rapport qui est constaté et non le fait
lui-même ;
 lorsqu’il s’agit du PV d’une commission, il est soumis à l’approbation de la même
assemblée lors de la réunion suivante.

Il est rédigé pour donner un témoignage définitif ou faire un constat définitif.

Caractéristique d’un PV
Le PV a deux caractéristiques essentielles qui sont l’exactitude et la neutralité.
L’exactitude
Le procès-verbal est une relation fidèle des faits observés. C’est une relation in extenso
lorsqu’il rapporte des propos.
La neutralité
Le rédacteur du PV ne raisonne pas et ne tire pas de conclusion. Il se contente de décrire ce
qu’il voit ou de rapporter ce qu’il entend. Il en est un observateur extérieur.

Conditions de validité du procès-verbal

Une fois les conditions de forme satisfaites, pour que le PV soit valide, il faut la qualité et la
signature du rédacteur. Parfois à la place de la qualité, il faut l’identité plus la signature.

Classification des PV
Il y’a deux types de procès-verbaux :
- Le procès-verbal proprement dit ou procès-verbal judiciaire ;
- Le procès-verbal administratif.

Le procès-verbal judicaire
Le procès-verbal judiciaire est un acte authentique à caractère juridique destiné à servir de
preuve et établit par un magistrat ou un agent assermenté (magistrat, instructeur,
commissaire de police, fonctionnaire des Eaux et Forêts, des douanes ; inspecteur du
travail, officier de police judiciaire, fonctionnaire assermenté).
Il est la relation par une autorité spécialement habilitée à cet effet de ce qu’elle a fait, vu ou
entendu dans l’exercice de ces fonctions et enregistrée de manière impartiale. C’est donc un
document de référence parce que la rédaction du procès-verbal judiciaire est soumise à des
formalités rigoureuses qui ont pour objet de conduire les officiers publics à la découverte des
faits.
Novembre 2023 57
Le procès-verbal administratif

Document très courant présenté sous différentes formes selon les administrations, le procès-
verbal administratif est dressé par un agent de l’administration à l’occasion de certains
évènements ou de circonstance particulière en relation avec l’exercice de ses fonctions. Ces
occasions peuvent être :

- Passation de service ;
- Réunion ;
- Vente aux enchères ;
- Inspection. Etc.

Comme le procès-verbal judiciaire, le PV administratif a une structure rigide, c’est-à-dire une

structure qui ne peut pas être modifiée. Le plus souvent, il existe un formulaire ou canevas
du PV administratif. Les rédacteurs suivent ce formulaire pour rédiger le PV dans le cas de
passation de service ou d’inspection.
Le procès-verbal de passation de service doit faire ressortir avec précision, certaines
situations politique, sociale, économique, administrative ou financière.
A cet effet, il permet de situer clairement les responsabilités des différents responsables qui
se sont succédé à un poste donné.
Le rédacteur remplit le formulaire dans le cas de la vente aux enchères et de la vérification
de caisse.

Objet et présentation de procès-verbal de réunion

Le procès-verbal de réunion est un simple compte rendu amélioré de par le contenu

systématique et l’emploi du style indirect qui le caractérise.
Parfois, il perd la forme d’une relation in extenso de ce qui a été dit, c’est-à-dire tel que cela
a été dit avec l’indication de celui qui l’a dit.
La validité du procès-verbal de réunion est liée aux respects de la procédure d’adoption.
Cette procédure est toujours déterminée auparavant soit dans une disposition statutaire, soit
par les personnes devant prendre part à la réunion avant l’ouverture des débats sur l’ordre
du jour.

Document d’ordre externe qui peut être transmis à un administré, à un tribunal ou à un autre
service administratif, le procès-verbal de réunion est obligatoirement rédigé après toutes les
réunions « officielles » c’est-à-dire celle qui sont prévues par des textes règlementaires.

NB : à la différence du compte rendu de réunion qui peut être signé que de son rédacteur, le
procès-verbal de réunion doit obligatoirement être signé également par le président de
séance.

Novembre 2023 58
Présentation du procès-verbal
Comme la plupart des documents de l’administration, le procès-verbal revêt les mentions de
timbre, nom du pays et devise, intitulé, lieu et date.

Dans le cas du PV de réunion, le lieu, la date et l’heure sont indiqués dans une formule
immuable qui ne change pas. Les mêmes mentions sont reprises dans une formule identique
à la fin du PV.

Il y a toujours une liste de présence avec identification des absents : absents excusés et
absents non excusés.

Novembre 2023 59
Modele d’un PROCES-VERBAL DE REUNION

Initiales rédacteur/opératrice saisie BURKINA FASO

Timbre du service Unité- Progrès- justice

PROCES VERBAL DE REUNION

I. Introduction
L’an ………………………...et le ………………..……………….à
…………………………………………………….heure
a eu lieu dans …...une réunion …………………………………………….autour de l’ordre du
jour suivant :

1)
2)
3)

Président de séance : outre Monsieur/Madame …………………………..qui assurait la

présidence de séance et Monsieur (ou madame) le secrétaire de séance, on notait la
présence effective de :

- Prénoms, nom, qualité, service (faire circuler une liste de présence)

- ………………………………………………………………………….. ;
- ………………………………………………………………………….. .

Etait absent :
- Monsieur ou Madame …………………………………………

Etait absent excusé :

- Monsieur ou Madame…………………………………………
-

II. développement

Constatant que le quorum est atteint, le président de séance propose l’examen du premier
point inscrit à l’ordre du jour.
1)
2)
3)

Mention des incidents éventuels,

- Décisions prises
- Recommandations
- Date de la prochaine réunion

Novembre 2023 60
III. Conclusion

L’ordre du jour étant épuisé, le président de séance leva la séance à ………………heures

après avoir remercié les participants.

En foi de quoi le présent procès-verbal a été établi pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à …………………………………………………….les jour, mois et an que ci-dessus.

Le (s) secrétaire de séance Le président de séance

Prénom (s) et Nom Prénom (s) et Nom

Nb : A ce stade, présenter aux élèves un modèle de CR rédigé dans le privé (modèle signé)

Novembre 2023 61
 Modèle de note de service

Se k /FD BURKINA FASO

MINISTERE DE L’URBANISME ET DE Unité- Progrès Justice
L’ HABITAT
---------------
SECRETARIAT GENERAL
----------------
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

N°2022 - 012 /MUH/SG/DRH

NOTE DE SERVICE

Objet : Intérim de la direction de la Topographie

Durant l’absence du directeur de la Topographie en mission à Vienne ( Autriche) du

12 au 27 mars 2022, Madame KABORE Alphonsine Directrice de la Base de Données sur
le Foncier est chargée de l’intérim.

La présente note de service sera enregistrée et publiée partout où besoin sera.

Ouagadougou, le 4 mars 2022

Pour le Ministre et par délégation, le Secrétaire

General
Ampliations:
DRH
DGUH
Intéressés
Chrono

L. Gustave KIKIRIKI

Novembre 2023 62
 Modèle de communiqué administratif

Se k /FD BURKINA FASO

MINISTERE DE L’URBANISME ET DE Unité- Progrès Justice
L’ HABITAT
---------------
SECRETARIAT GENERAL
----------------
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Ouagadougou,le ……2021

N°2021 088 /MUH/SG/DRH

COMMUNIQUE ADMINISTRATIF

Le Secrétaire General du ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat communique :

Mademoiselle KABORE Alphonsine, matricule 92574 Secrétaire administrative en service

au Secrétariat General dudit Ministère, en absence irrégulière de son poste depuis le
01 février 2021 est mise en demeure de le rejoindre dans un délai maximum de dix (
10) jours à compter de la date de première diffusion du présent communiqué.

Passé ce délai, la procédure administrative sera engagée à son encontre pour abandon
de poste.

Nombre de diffusion :
2 fois/ jour pendant 3 jours
Pour le Ministre et par délégation,
le Secrétaire General

L. Gustave KIRIKOU

Novembre 2023 63
C 2 5 Le rapport

Le rapport est un document de communication interne par lequel un subordonné

expose à son supérieur une question importante en vue de lui permettre de prendre
une décision ou d’avoir une connaissance aussi exhaustive que possible d’une
situation donnée. De par son importance avérée, il constitue un document de
référence de la vie administrative et du reste la plupart des actes et des interventions
de l’administration prennent appui ou se terminent sur et par des rapports.
C’est pourquoi il doit être clair et rigoureux dans son élaboration et comporter des
conclusions sans équivoque , basées sur un raisonnement solide.
Il diffère du compte rendu qui lui est utilisé pour relater objectivement des faits sans
qu’on ait nécessairement besoin de les commenter.
Il existe plusieurs types de rapports et les plus connus sont les suivants :

Le rapport d’étude
Il présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une question
précise étudiée par un rédacteur.
Le rapport d’activités
Il intervient généralement à l’occasion du bilan d’activités d’une administration.
Il peut se présenter sous forme de tableau en cinq colonnes
Le rapport de mission
Il est produit à l’issue d’une mission confiée à un ou plusieurs agents ou même à une
institution et traduit fidèlement ce qui a été vu, entendu ou fait au cours de la mission.
Le rapport d’inspection
Il est effectué par un supérieur ou un agent du corps d’inspection en tournée de
contrôle dans les services ou auprès d’ agents subordonnés , il tentera de faire l’état
des lieux en guise de diagnostic.
Le rapport lié aux circonstances
Il peut s’agir d’un rapport circonstancié (qui décrit les circonstances d’un évènement et
les mesures à prendre)
il peut s’agir aussi d’un rapport général des travaux d’une réunion qui sera la synthèse
des principales décisions prises par la réunion et dont chaque participant est chargé de
la mise en œuvre.,

. Le rapport en Conseil des ministres

Ce rapport concerne tout dossier dont l’objet requiert une décision du Conseil des
ministres avant sa mise en œuvre.
Il peut concerner un projet de décret, un avant-projet de loi , un projet de documents
de politique sectorielle ou de stratégies ou encore des situations particulières majeures
intéressant la vie de la nation.
Il doit être concis, bien présenté tant dans le fond que la forme et contenir des
propositions à l’appréciation du Conseil des ministres autour de la question soulevée.

La communication orale en Conseil des ministres

Novembre 2023 64
Il s’agit bien d’un type de rapport écrit utilisé par les membres du Gouvernement pour :
Informer de l’évolution d’une situation particulière ou du déroulement d’une activité
d’importance nationale,
Solliciter l’accord du Conseil pour mener une activité exceptionnelle, solliciter
l’autorisation d’effectuer une mission hors du pays….

Construction et présentation du rapport

En général un rapport comprend trois parties à savoir,

Une introduction qui situe le rapport (motifs, circonstances, objet, destination)

Un développement qui comporte la logique de l’exposition et la rigueur de
l’argumentation débouchant sur des conclusions qui emportent l’adhésion du lecteur.
Concernant la présentation,
Le rapport présente sur la première page ou sur la page de garde des mentions
similaires à celles d’une lettre administrative, à savoir :
Le timbre, l’appellation officielle de l’Etat, le lieu et la date,
Le titre du rapport et l’indication du destinataire suivie de l’objet, la signature.

L’objet du rapport comme la désignation du destinataire peuvent être intégrés au

titre ou présentés à part comme indiqué dans les exemples suivants:

RAPPORT
A
Monsieur le Ministre de……..sur le déroulement de l’opération 40000 logements

Ou

RAPPORT
A
Monsieur le Ministre de……..

Objet : Déroulement de l’opération 40000 logements

Le rapport ne comporte ni formule d’appel ni formule de politesse ; toutefois il est

transmis s/c de la voie hiérarchique à l’autorité supérieure , accompagnée d’une courte
lettre ou d’une note de transmission.

Par ailleurs, lorsque le rapport présente des propositions qui appellent une réponse
nécessaire à la poursuite de l’activité il est possible d’exprimer l’attente d’instructions
par la formule suivante :
Novembre 2023 65
« Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais très obligé de bien
vouloir me faire parvenir vos instructions le plus rapidement qu’il vous sera possible ».

Ou bien

« Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien

vouloir me retourner le présent rapport revêtu de votre approbation , pour valoir
décision ».
L’autorité destinataire peut alors exprimer son approbation sur le rapport lui-même en
apposant sur la première page la mention « Approuvé » suivie de la date et de sa
signature avec le cachet du service. Cet exemplaire est retourné à l’auteur pour
exécution.

C 3 Les documents de liaison ou de communication unilatérale

Les documents de liaison ou de communication unilatérale sont des documents

échangés entre structures de l’administration appartenant à des ordres ou à des
hiérarchies différents tels de ministère à ministère, d’institution à institution, de ministère
à institution, etc…..Cependant, il peut s’agir de documents par lesquels l’administration
informe et communique avec le corps social. Parmi ces documents et hormis la lettre
dont nous avons longuement fait écho, il y a notamment le bordereau, le certificat et
l’attestation ainsi que les avis et communiqués.

C 3 1 Le bordereau d’envoi

C’est un document présenté sous forme d’imprimé format 210 x 297 mm.
Il comporte dans sa partie imprimée les éléments suivants :
- L’en tête ou timbre du service expéditeur ;
- Lieu et date d’expédition ;
- Le titre du document : bordereau d’envoi ou de transmission en majuscules au milieu
de la ligne ou bordereau récapitulatif ;
- Accompagné à droite en dessous de la préposition en définissant la place de la
souscription ;
- En dessous un cadre divisé en trois colonnes occupe le reste de la page avec de
gauche vers la droite ;
- La désignation des pièces ;
Novembre 2023 66
 - Le nombre de pièces ;
- Enfin les observations.
Outres les indications relatives au numéro d’enregistrement du destinataire etc., le BE
comprend le nombre de pièces, l’objet, les formules de transmission les plus courantes sont
les suivantes :
Pour information Pour suite à donner
Pour attribution Pour exécution
A toutes fins utiles Pour décision
Comme suite à votre demande Pour signature
Pour éléments de réponse Pour nécessaire à faire

BURKINA FASO
MINISTERE DU ….. Unité – Progrès -Justice
CABINET
Novembre 2023 67
 Ouagadougou le
N° 2022 07/ M…/CAB
Le Ministre…… ………………………………

A
Monsieur le Gouverneur de …………………………………………………….
……………………………………………………
…………………………………………………..

BORDEREAU D’ENVOI
SOMMAIRE NOMBRE DE PIECES OBSERVATIONS

Signature

Novembre 2023 68
 MINISTERE BURKINA FASO
DE……………. Unité – Progrès – Justice

BORDEREAU RECAPITULATIF N°………………………../

Des pièces ci-jointes adressées ---------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------
Ouagadougou, le ----------------

SOMMAIRE NOMBRE DE PIECES OBSERVATIONS

Signature

Nb : présenter aux élèves un modèle avec accusé de réception

Signature

Novembre 2023 69
C 3 2 Le certificat et l’attestation

Ce sont des documents qui portent témoignage d’un fait dont on a une connaissance
directe. L’attestation renferme l’idée d’une constatation neutre et objective tandis que
le certificat indique une action en faveur du bénéficiaire.

En définitive, le certificat et l’attestation sont des documents délivrés par une autorité
administrative et sous sa responsabilité soit à la demande du bénéficiaire soit
systématiquement lorsque ce document s’inscrit dans un processus administratif pour
établir la réalité de certains faits dont peut témoigner le signataire et permettre au
bénéficiaire d’en faire état à son avantage dans des circonstances administratives ou
personnelles diverses.

Ces documents se formalisent par des formules comme suit ;

Le Directeur General de …soussigné, atteste ( ou certifie ) que …………….

« En foi de quoi, le / la présent ( e ) certificat ( attestation) a été établi (e) pour servir et
valoir ce que de droit ».

Ces deux documents n’ont pas de force juridique particulière si bien que leur
authenticité peut être toujours contestée.

C 3 3 L’avis et le communiqué

L’avis est un document d’information. Ses informations sont essentiellement temporaires

et s’adressent à un nombre relativement important de destinataires potentiels (
recrutement ou appel d’offres).

Le communiqué est un document par lequel l’autorité politique ou administrative

entend porter à la connaissance du public, une information que la population a intérêt à
connaitre.

Il existe plusieurs sortes de communiqués et celui qui nous intéresse est celui qui est
usuellement utilisé par l’administration pour informer un large public d’une décision, ou
de dispositions diverses d’ordre général ( ouverture de concours ,d’enquête , d’un
recensement….).

Très souvent diffusé par les médias, (radio, presse écrite ) le communiqué doit être
parfaitement précis, compréhensible et aussi concis que possible).

Sa présentation comporte un certain nombre de mentions relatives au timbre du

service, la suscription, le numéro (n°) d’enregistrement, le titre du communiqué en
majuscules, le texte précédé d’une formule qui en indique l’origine.
Novembre 2023 70
Avant de clore ce chapitre, il est nécessaire de relever deux points :

1 / Pour des raisons pratiques, nous avons passé sous silence le style de la
correspondance diplomatique.

Ce style varie suivant la langue et les traditions des divers pays ainsi que les usages
internationaux et les convenances. Dans ce domaine on parle souvent de note verbale,
de valise et de courrier diplomatique

La note verbale est un document écrit traditionnellement par le Ministre des Affaires
Etrangères pour communiquer de brèves informations aux ambassades accréditées
auprès du Chef d’Etat , ou pour transmettre des informations à des membres du corps
diplomatique de l’Etat en poste dans une ambassade dans un pays étranger.

Le terme de valise diplomatique désigne le privilège que les gouvernements se sont

accordés réciproquement d’échanger avec leurs missions diplomatiques, des envois
scellés qui ne peuvent être ouverts par les autorités des pays de destination.

La personne qui accompagne la valise diplomatique est dite « courrier diplomatique ».

2 / Avec le développement des nouvelles technologies de l’information et de la

communication (TIC), le courrier électronique a fait son apparition dans l’administration(
internet, partage en réseau…..).

Les règles de la communication écrites demeurent et votre message doit être clair,
précis et concis. Voici quelques conseils concernant la messagerie électronique :

Ne pas envoyer par internet des informations sensibles,

Restez courtois et aimable,

Ecrivez en minuscules, utiliser les majuscules revient à crier

Evitez les messages trop longs et l’argot.

Terminez votre message par un mot de courtoisie du genre « bien cordialement ou

cordialement ».

Novembre 2023 71
 CHAPITRE IV : Les actes règlementaires et les actes législatifs

D’une manière générale, le terme « d’acte » désigne sur le plan du droit administratif,
une manifestation de volonté qui crée ou qui modifie une situation juridique.

L’acte administratif est celui qui émane de l’autorité gouvernementale et il peut être
de portée règlementaire ou de portée individuelle. L’acte administratif est un acte
unilatéral tout simplement parce qu’il résulte de la seule volonté de l’Etat ou de ses
démembrements.

Par contre, l’acte législatif est celui du pouvoir législatif, pouvoir politique, émanation de la
nation et représentant de la souveraineté nationale.

A Les actes règlementaires

L’acte réglementaire est celui qui fixe des mesures de portée générale, impersonnelles et
permanentes qui s’imposent à tous.

Les actes réglementaires sont des actes qui fixent des mesures de portée générale et
impersonnelle et visent ou concernent des catégories envisagées abstraitement et dans leur
ensemble.

C’est ce qui les différencie des actes administratifs “individuels”, qui s’adressent à des
destinataires identifiables.

Les actes règlementaires émanent d’une autorité gouvernementale ou administrative pris

en application d’une loi.

Ainsi, le Président du Faso, Président du Conseil des Ministres, le Chef du Gouvernement,

les présidents d’institutions, les chefs de circonscription administratives, les présidents de
conseils de collectivités, les Directeurs généraux des grandes sociétés et entreprises
d’Etat, etc…peuvent prendre des actes réglementaires.

Il est à noter qu’un Gouvernement peut comprendre non seulement des ministres mais
aussi des ministres d’Etat ; des ministres délégués et des secrétaires d’Etat.

Le ministre d’Etat peut être chargé d’un ministère important , d’un ministère de moindre
importance tout comme il peut être sans portefeuille ministériel mais dans tous les cas de
figure, il bénéficie d’une préséance protocolaire par rapport à ses collègues.

L’existence de ministres délégués s’explique par la multiplication des fonctions de

coordination que doit assumer le Premier ministre. Or, il faut concilier les exigences de la
coordination avec le nécessaire allègement des tâches du Premier ministre.

Novembre 2023 72
Quant au secrétaire d’Etat, il est généralement rattaché à un ministre qu’il assiste dans
l’exercice de tout ou partie de ses compétences. Il n’assiste au Conseil des ministres que
lorsqu’est inscrit à l’ordre du jour, l’examen d’un dossier dont il est responsable.
Toutes les matières autres que celles relevant du domaine de la loi ont un caractère
réglementaire et ces matières relevant du domaine de la loi sont listées à l’article 101 de la
Constitution.

Nous verrons à cet effet, le décret, l’arrêté et la décision, chacune ayant ses
caractéristiques propres.

A 1 Le décret

Le décret est un acte juridique règlementaire ou individuel, pris soit par le Président de la
République, soit par le Premier Ministre.

Il fait partie des actes les plus importants que puisse prendre le Chef de l’Etat ou le Chef
du Gouvernement parce qu’il est par ailleurs l’acte administratif du niveau le plus élevé.

En son article 100, la Constitution du Burkina Faso fait la différence entre le décret simple
et le décret pris en Conseil des Ministres. Ainsi,
Le décret simple est un acte signé par le Président du Faso ou par le Premier ministre et
contresigné par le ou les membres du Gouvernement compétents, tandis que le décret en
Conseil des ministres est un acte signé par le Président du Faso et par le Premier ministre
après avis du Conseil des ministres ; il est contresigné par le ou les membres du
Gouvernement compétents.

Au même titre que n’importe quel acte pris dans le cadre du pouvoir règlementaire, le
décret est susceptible d’annulation par le juge administratif.

Nb ; un décret n’est pas promulgué comme une loi mais directement publié au Journal
officiel et c’est au Secrétariat général du Gouvernement et du Conseil des ministres
qu’incombe le soin d’assurer cette publication. A cet effet, cette structure vérifie la
régularité formelle du texte.

Le décret réglementaire contient des dispositions générales, s’adressant à l’ensemble de

la population ou à des catégories déterminées de celles-ci.

Le décret individuel intéresse une ou plusieurs personnes nommément désignées.

A 2 L’arrêté
Novembre 2023 73
C ‘est un acte juridique par nature ; il crée ou modifie des droits ou obligations et peut
être attaqué devant le juge si ses dispositions porte atteinte aux droits des administrés
ou usagers du service public.
L’arrêté est un acte administratif de niveau inférieur au décret mais tout de même
supérieur à la décision, et les autorités signataires du décret peuvent également
signer des arrêtés dans leur domaines de compétences respectifs. C’est à ce titre qu’on
peut distinguer :

L’arrêté pris par un ministre,

L’arrêté pris par plusieurs ministres (on parle alors d’arrêté interministériel ou d’arrêté
conjoint),
L’arrêté préfectoral qui émane d’un préfet,
L’arrêté municipal qui émane du Maire,
L’arrêté inter préfectoral qui provient de plusieurs préfets, etc…….

A 3 La décision

La décision a été classée de fait dans la catégorie des actes règlementaires.

Dans le principe, la décision est une mesure d’ordre interne utilisée par les ministres et
les autorités secondaires, déconcentrées ou décentralisées pour organiser ou réorganiser
les services, procéder à des affectations, mutations, accorder des congés, etc……….

.
A 4 La rédaction et la présentation des actes administratifs

Dans le cadre de la rédaction des actes législatifs et réglementaires et compte tenu

de la hiérarchie des normes, on ne peut viser dans un texte un acte de niveau inférieur
mais plutôt des actes de niveau supérieur ou de même niveau.
Dans cette logique :
Une décision peut viser les lois, ordonnances, décrets, arrêtés et décisions ;
Un arrêté peut viser les lois, ordonnances, décrets et arrêtés,
Un décret ne peut par contre viser un arrêté.
Cependant, une ordonnance peut viser un décret car bien que de valeur juridique
différente, le décret est pris au même niveau de décision.

Par ailleurs les actes administratifs ont une forme normalisée de présentation qui
comporte un certain nombre d’éléments que sont :
Le timbre (l’en-tête) ;
La mention indiquant la nature de l’acte ;
L’autorité auteur de l’acte (Ministre, Préfet, Maire …) ;
Les visas (vu la Constitution, vu le décret.. etc……)
La formule décisoire (arrête, décide, décrète..etc. …) ;
Le dispositif qui est le corps de l’acte subdivisé en livres, titres, chapitres, sections ou
en articles selon l’importance de l’acte ;
Novembre 2023 74
La formule exutoire (le présent décret sera publié au Journal Officiel) ;
La devise (Unité – Progrès - Justice) ;
La date ;
La signature et éventuellement les contreseings :
La mention « ampliation » le cas échéant ;
Le visa du Contrôleur financier.

B Les actes législatifs

Les actes législatifs sont l’expression de la plus haute volonté nationale et concerne
tous les problèmes les plus importants de la vie d’un pays. IL existe deux sortes
d’actes législatifs à savoir la loi proprement dite et l’ordonnance.

Voici, selon l’article 101de la Constitution, les matières pour lesquelles une loi
s’impose :

- la citoyenneté, les droits civiques et l'exercice des libertés publiques ;

- les sujétions liées aux nécessités de la Défense nationale ;
- la nationalité, l'état et la capacité des personnes, les régimes matrimoniaux ;
- les successions et les libéralités ;
- la procédure selon laquelle les coutumes seront constatées et mises en
harmonie avec les principes fondamentaux de la Constitution ;
- la promotion du genre ;
- la détermination des crimes et délits ainsi que les peines qui leur sont
applicables, la procédure pénale, l'amnistie ;
- l'organisation des tribunaux judiciaires et administratifs et la procédure devant
ces juridictions, le statut des magistrats, des officiers ministériels et auxiliaires
de justice ;
- l'assiette, le taux et les modalités de recouvrement des impositions de toutes
natures ;
- le régime d'émission de la monnaie ;
- les crédits et les engagements financiers de l’État ;
- le régime électoral de l’Assemblée nationale et des assemblées locales ;
- les nationalisations d'entreprises et les transferts de propriété d'entreprises du
secteur public au secteur privé ;
- la création de catégories d'établissements publics ;
- l'état de siège et l'état d'urgence ;
Novembre 2023 75
 - les circonscriptions électorales ;
- le nombre de sièges et leur répartition ;
- le mode de scrutin ;
- les conditions d’élection et de remplacement par de nouvelles élections en
cas de vacance de siège, ainsi que le régime des inéligibilités et des
incompatibilités ;
- le statut des députés et le montant de leurs indemnités ;
La loi détermine les principes fondamentaux :

- de la protection et de la promotion de l'Environnement et du développement

durable ;
- de l'élaboration, de l'exécution et du suivi des plans et programmes nationaux
de développement ;
- de la protection et de l’exercice de la liberté de presse ;
- de l'organisation générale de l'Administration ;
- du statut général de la Fonction publique ;
- de l'organisation de la Défense nationale ;
- de l'Enseignement et de la Recherche scientifique ;
- de l'intégration des valeurs culturelles nationales ;
- du régime de la propriété, des droits réels et des obligations civiles et
commerciales ;
- du droit du travail, du droit syndical et des institutions sociales ;
- de l'aliénation et de la gestion du domaine de l'Etat ;
- du régime pénitentiaire ;
- de la mutualité et de l'épargne ;
- de l'organisation de la production ;
- du régime des transports et des communications ;
- de la libre administration des collectivités territoriales, de leurs compétences
et de leurs ressources.

B 1 La loi

La loi est l’acte législatif par excellence, délibéré et votée par le Parlement , qui est la
représentation de la souveraineté nationale ;elle est rendue obligatoire par une
promulgation du Chef de l’Etat.
L’article 78 de la Constitution du Burkina Faso précise que « Le Parlement comprend une
Novembre 2023 76
chambre unique dénommée « Assemblée nationale ».
L’article 97 de la Constitution du Burkina Faso précise que
La loi est une délibération, régulièrement promulguée de l’Assemblée nationale ».

B 2 Les différents types de loi

Généralement, on distingue trois formes distinctes de lois :

La première est la loi constitutionnelle

Elle a pour objet de mettre en place la Constitution ou de la modifier.

Elle peut émaner du Peuple consulté par référendum ou du Parlement. La loi
constitutionnelle s’impose à toutes les autres lois.

Par la suite il y a la loi organique

Elle a pour objet de fixer les modalités d’organisation et de fonctionnement des pouvoirs
publics et des institutions avec comme base , la Constitution.
L’article 97 de la Constitution du Burkina Faso dit également ceci : « la loi à laquelle la
Constitution confère le caractère organique est une délibération de l’Assemblée
nationale ayant pour objet l'organisation ou le fonctionnement des institutions. Elle
est votée à la majorité absolue et promulguée après déclaration de sa conformité avec
la Constitution par le Conseil constitutionnel ».
La loi relative aux lois de finances est une loi à caractère organique.

Pour mémoire, il est bon de se rappeler que l’article 102 de la Constitution du Burkina Faso
définit La loi de finances comme celle qui détermine, pour chaque année, les ressources et
les charges de l'Etat. Le projet de loi de finances doit prévoir les recettes nécessaires à la
couverture intégrale des dépenses.
la loi ordinaire

Elle est prise dans les domaines autres que ceux relevant des lois constitutionnelles.
Ces domaines concernent – entre autres :
Celui des droits civiques et les garanties accordées à tout citoyen pour l’exercice des
libertés publiques,
La nationalité, l’état et la capacité des personnes,
Les régimes matrimoniaux, les successions ;
La détermination des crimes et délits, les peines les grâces,
Les assiettes et les taux de recouvrements d’impositions de toutes natures…

Les traités et accords internationaux

Novembre 2023 77
Le Président du Faso négocie, signe et ratifie les traités et accords internationaux.

Les traités de paix, les traités de commerce, les traités qui engagent les finances de l'Etat,
ceux qui modifient les dispositions de nature législative, ceux qui sont relatifs à l'état des
personnes, ne peuvent être ratifiés ou approuvés qu'en vertu d'une loi. Ils ne prennent effet
qu'après avoir été ratifiés ou approuvés (art 149).

Si le Conseil constitutionnel saisi conformément à l'article 157, a déclaré qu'un engagement

international comporte une disposition contraire à la Constitution, l'autorisation de le ratifier
ou de l'approuver ne peut intervenir qu'après la révision de la Constitution (art 150).
Les traités et accords régulièrement ratifiés ou approuvés ont, dès leur publication, une
autorité supérieure à celle des lois, sous réserve, pour chaque accord ou traité, de son
application par l'autre partie.

B 3 L’ordonnance

Le Gouvernement peut, pour l'exécution de ses programmes, demander à l’Assemblée

nationale l'autorisation de prendre par ordonnances, pendant un délai limité, des mesures qui
sont normalement du domaine de la loi (art 107 de la Constitution).
L’ ordonnance constitue donc une exception à la compétence exclusive de la loi dans
la mesure où elle est une mesure prise par le Gouvernement dans un domaine qui
relève normalement de la loi.

Les ordonnances sont prises en Conseil des ministres après avis du Conseil
constitutionnel. Elles entrent en vigueur dès leur publication, mais deviennent
caduques si le projet de loi de ratification n'est pas déposé devant l'Assemblée avant
la date fixée par la loi d'habilitation.

A l'expiration du délai mentionné au premier alinéa du présent article, les

ordonnances ne peuvent plus être modifiées que par la loi dans celles de leurs
dispositions qui sont du domaine législatif.

L’ordonnance a valeur de loi mais sa forme se rapproche beaucoup plus du décret .

Novembre 2023 78
En droit constitutionnel, la loi d'habilitation, est une loi par laquelle le Parlement autorise
le Gouvernement à légiférer par ordonnance. Elle en fixe la durée et le ou les domaines
d'application, ainsi que le délai au cours duquel le gouvernement devra déposer un projet
de loi afin de ratifier la ou les ordonnances. Si ce n'est pas le cas cette loi pourra être
sanctionnée par le Conseil constitutionnel.

Cette possibilité est permise par l'article 38 de la Constitution de la Ve République (alinéa 1)

:
"Le Gouvernement peut, pour l'exécution de son programme, demander au Parlement
l'autorisation de prendre par ordonnances, pendant un délai limité, des mesures qui sont
normalement du domaine de la loi."
Sont exclues du domaine d'habilitation les dispositions qui relèvent de la loi organique, de la
loi de finances et de la loi de financement de la Sécurité Sociale.

Après l'expiration du délai d'habilitation, les ordonnances ne peuvent être modifiées que par
la loi dans les matières qui sont du domaine législatif. Une fois ratifiées, elles acquièrent
rétroactivement la valeur législative.

En réponse à une question prioritaire de constitutionnalité, le Conseil constitutionnel français

a indiqué (29 janvier 2015) que la loi d'habilitation ne pouvait porter atteinte aux droits et
libertés garantis par la Constitution.

L'initiative de la loi appartient concurremment aux députés (proposition de loi) et au

Gouvernement (projet de loi). Les propositions et projets de loi sont délibérés en Conseil des
ministres avant leur dépôt sur le bureau de l’Assemblée nationale (article 97) et une fois que
la loi est votée par le Parlement, le Président du Faso procède à sa promulgation.

Le peuple exerce l'initiative des lois (article 98) par voie de pétition constituant une
proposition rédigée et signée par au moins quinze mille (15000) personnes ayant le
droit de vote dans les conditions prévues par la loi.

En droit public, la promulgation est l'acte par lequel le chef de l'État constate qu'une loi a
été régulièrement adoptée par le Parlement. À partir du moment où un décret de
promulgation a eu lieu, le texte est intégré dans l'ordonnancement juridique, et entre en
vigueur.

L’Article 48 de la Constitution du Burkina Faso précise que le Président du Faso promulgue

la loi dans les vingt et un jours qui suivent la transmission du texte définitivement adopté. Ce
délai est réduit à huit jours en cas d'urgence déclarée par l’Assemblée nationale.

Novembre 2023 79
Le Président du Faso peut, pendant le délai de la promulgation, demander une deuxième
lecture de la loi ou de certains de ses articles ; la demande ne peut être refusée. Cette
procédure suspend les délais de promulgation.
A défaut de promulgation dans les délais requis, la loi entre automatiquement en vigueur
après constatation du Conseil constitutionnel saisi à cet effet.

Une fois promulguée la loi est publiée au Journal Officiel. Cette publication est très
importante parce qu’elle induit des effets et justifie l’adage selon lequel nul n’est censé
ignorer la loi. En effet une loi est réputée inconnue tant qu’il n’existe pas de preuve qu’elle
a été publiée. Par contre, la loi régulièrement promulguée et publiée est obligatoire même
pour ceux qui pour une raison ou une autre en ignorent les dispositions.

CONCLUSION

C‘est par l’entrainement que l’on parvient à la maitrise de la technique de la

rédaction administrative.
Novembre 2023 80
Le rédacteur en sa qualité d’agent de l’Etat, ou d’une collectivité territoriale engage la
responsabilité de son supérieur par les écrits qu’il propose à sa hiérarchie et à ce
titre, il doit attacher la plus grande rigueur dans son travail.
A tout moment, il doit garder à l’esprit les principes et caractères essentielles de la
rédaction administrative qui sont entre autres :

Le respect de la hiérarchie,
Le sens de la responsabilité,
Le principe de la dignité,
La politesse et la courtoisie,
L’objectivité,
La prudence
La clarté, la précision et la concision………..
Par sa capacité à respecter les principes ci-dessous et à les faire transparaitre dans
ses écrits, le rédacteur contribuera au maintien de la confiance entre son
administration et les citoyens.

BIBLIOGRAPHIE

Apollinaire SAWADOGO, Administrateur Civil, Enseignant à l’ENAM, Cours de Rédaction

Administrative ;

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Brigitte BESSE, Cours de Rédaction Administrative suivi à l’Institut International
d’Administration Publique de Paris, cycle long, année 1992- 1993 ;

B. Marcel SANDAOGO, La Rédaction Administrative, 3eme édition 1995 ;

B. Jean Louis SOMDA, Administrateur Civil, Chargé de cours à l’ENAM, (Cours de

Rédaction Administrative), année 2004-2005 ;

Jacques GANDOUIN, Rédaction Administrative Afrique, Armand COLIN 1979, Paris, 214
pages ;

Le Style Administratif, cours dispensé à l’Ecole Nationale des Travaux Publics de Côte –
d’ivoire, 1974.

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