SCHEMA D’ECRITURE (SMT)

ACHAT D C DECAISSEMENT D C
6 ( Achat ) x 40 FRS x
40 FRS x 5 (caisse de x
banque )
VENTE D C ENCAISSEMENT D C
4 (client ) x ( Caisse ou x
banque )
7 ( produit ) x 41 ( client ) x

Retrait Banque pour versement à la caisse

Retrait D C Versement D C
banque caisse
52 ( Banque ) x 57 x
588 x 588 x
( virement )

Retrait caisse versement banque

Retrait caisse D C Versement D C

banque
588 x 57 ( caisse ) x
57 ( caisse ) x 588 x

Achat immobilisation

Achat D C Decaissement D C
2 ( immo ) x 40 ( FRS ) x
40 ( FRS ) x 5 ( caisse OU x
banque )

Achat par l’associé avec ses ressources

Achat D C
6 ( Achat ) x
2 ( immo ) x
462 EXPLOITANT x
Reppert à nouveau
 D C
101 capital x
121 ( Ran crediteur ) x
129 ( Ran debiteur ) x

Salaires

6611 ( salaire brut ) D C

6634 ( indemnité de tp ) x
6638 ( Autres indemnité et x
avantage divers )
422 ( salaire net ) x
4471 x
4472 Retenue x
4473 impôt x
4313 CNPS x

TEE OU RME

D C
6418 ( Autres impôt et taxe x
directe )
5 ( compte de trésorerie ) x

Dotation aux amortissement

D C
68 ( Dotation aux x
amortissements )
28 ( Amortissements ) x

I. PROCEDURE COMPTABLE ET FINANCIERE

1) GENERALITE

a. Cadre comptable général

Le cadre comptable de la SGTE se conforme aux dispositions de l’OHADA. Le traité de
l’OHADA fixe les règles d’établissement des états financiers. Ces états financiers sont
présentés de façon à permettre leur comparaison dans le temps et dans l’espace. Le règlement
énonce les principes généralement reconnus par les normes internationales ci-dessous :
 - Le principe de prudence ; pour une appréciation raisonnable des événements et
des opérations à enregistrer, afin d’éviter de transférer sur l’avenir des risques
actuels ;
- La transparence dont la mise en œuvre permet à l’entreprise de donner une
présentation claire et loyale de l’information ;
- L ‘importance significative ; en vertu de ce principe, tout élément susceptible
d’influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter
sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l’entreprise doit leur être
communiqué ;
- L ‘intangibilité du bilan, le bilan d’ouverture doit correspondre au bilan de
clôture de l’exercice précédent. Ne peuvent être imputés sur les capitaux propres
d’ouverture les incidences des changements de méthodes ainsi que les produits et
les charges sur les exercices antérieurs ;
- Le coût historique ; l’évaluation des éléments inscrits en comptabilité est fondée
sur la convention du coût historique qui permet d’enregistrer les biens, à leur date
d’entrée dans le patrimoine, à leur coût d’acquisition exprimé en unités monétaires
courantes. Par dérogation à cette convention et en vertu du concept du maintien du
capital financier de l’entreprise, les conditions de réévaluation légales ou libres
sont précisées ;
- La continuité de l’exploitation ; l’entreprise est présumée poursuivre ses activités
sur un horizon temporel prévisible. Lorsque la continuité de l’exploitation de
l’entreprise n’est plus assurée, les méthodes d’évaluation doivent être
reconsidérées. Il en est de même en cas de non-continuité d’utilisation d’un bien ;
- La permanence des méthodes. Les méthodes d’évaluation et de présentation
utilisées pour l’établissement des états financiers ne doivent pas changer d’un
exercice à un autre. Cette constance dans l’application des méthodes permet
d’assurer la comparabilité de l’information dans le temps et dans l’espace. Ce
principe admet, toutefois, des changements motivés par la recherche d’une
meilleure image du patrimoine, de la situation financière et du résultat de
l’entreprise. Les circonstances de telles modifications sont limitativement
prévues ;
- La spécialisation des exercices. Il est rattaché à chaque exercice les produits et
les charges qui le concernent et uniquement ceux-là.

b. Analyse et contrôles comptables

 Objet
L’analyse de compte a pour objectif de s’assurer, d’une part que les soldes de certains
comptes collectifs sont bien supportés dans le détail par les comptes individuels
correspondants et d’autre part que les comptes individuels sont bien justifiés par le détail des
opérations. Il s’agit de façon générale de tous les comptes de la classe 4 (comptes de tiers à
moins d’un an) et 5 (comptes financiers à moins d’un an).

 Contrôle des comptes de Tiers

• Les totaux des soldes des balances auxiliaires (fournisseurs, clients, personnel) doivent
correspondre aux soldes des comptes collectifs correspondants à la balance générale. En cas
de différence, le comptable doit automatiquement rechercher des anomalies éventuelles. Un
dysfonctionnement du logiciel n’est pas à écarter.
• Les soldes des comptes de tiers individuels doivent correspondre au solde du compte
collectif correspondant du plan comptable.
En cas de différence, il existe une anomalie qu’il conviendra d’analyser et de résoudre.
• Vérifier que le solde du compte de tiers du mois reflète bien les mouvements au débit et au
crédit passés sur les comptes de tiers individuels.
En effet, une mauvaise saisie par exemple d’un règlement affecté à un autre fournisseur peut
rendre le compte tiers débiteur alors qu’il n’aurait pas dû l’être.
Pour l’ensemble des tiers, ayant été imputés dans le mois, s’assurer qu’une anomalie de cette
nature n’existe pas (ceci ne devrait pas être en principe le cas si les factures et les règlements
sont lettrés au fur et à mesure).

 Lettrage des tiers

Vérifier que toutes les opérations (factures et règlements) enregistrées sur les tiers pendant le
mois ont bien été lettrées.

 Comptes devant avoir un solde nul

Le Comptable doit s’assurer que les comptes qui doivent théoriquement avoir un solde nul à
chaque fin de mois ou d’année, sont bien dans cette situation.
Ces comptes sont les suivants :
- 42xxx Personnel, rémunération due (éventuellement),
- 58xxx Virement de fonds,
- Comptes d’attente (en fin d’année).

 Contrôle de l’exhaustivité de l’enregistrement des factures

• Vérifier que toutes les factures émises ou reçues et traitées pendant le mois ont bien été
enregistrées en comptabilité.
Ce contrôle peut être effectué en rapprochant :
- Le nombre de factures contenues dans le brouillard d’achat ou de vente du mois,
- Le nombre de factures reçues dans le mois calculé par la différence entre le dernier
numéro attribué et le premier numéro du mois à partir du registre des factures.

 Contrôle de cohérence du compte d’immobilisations

corporelles et du fichier des immobilisations
• Vérifier que chaque écriture du mois passée sur un compte d’immobilisation corporelle,
correspond à un dossier d’équipement crée dans le répertoire des immobilisations ;
• L’état d’inventaire du répertoire des immobilisations doit indiquer des totaux par compte
égaux aux soldes des comptes d’immobilisations corporelles.
 Ainsi, le répertoire des immobilisations doit constituer une comptabilité auxiliaire pour les
comptes d’immobilisations.

 Contrôle de la balance
La SGTE arrête sa comptabilité chaque année au 31 décembre.
Avant l’édition de la balance générale, la Secrétaire Comptable procède à l’analyse des
comptes à partir du grand livre afin de déceler d’éventuelles erreurs.
Une fois, ce premier niveau de contrôle effectué, une balance provisoire est éditée.
Le Chef comptable devra s’assurer que :
- L’équilibre fondamental entre les débits et les crédits est vérifié, que les soldes des
comptes du grand livre ont été correctement reportés dans la balance,
- Les comptes devant être soldés à la clôture le sont effectivement.
En outre, il procède à la vérification de l’exactitude arithmétique de la balance. On peut en
effet y découvrir une erreur d’addition.
Après vérification de la balance provisoire, le comptable lance l’édition de la balance générale
définitive.

c. Pièces justificatives des opérations

Il existe deux sortes de pièces comptables, les pièces externes et les pièces internes :
 Les pièces externes
Elles sont constituées des factures d’achats ou de prestations de service, des documents
fiscaux, des documents d’autres tiers et documents bancaires. Dans tous les cas, les pièces
comptables doivent au moins :
- Être datées ;
- Être détaillées article par article ou par prestation de services ;
- Comporter l’identité du fournisseur ou du prestataire, en occurrence la raison
sociale, l’adresse, le numéro d’identifiant fiscal et le cachet de l’établissement ;
- Comporter l’identité de la SGTE comme client ;
- Être signées…
Dans le cas où le fournisseur est une personne physique, il convient de porter sur la pièce qui
servira à justifier l’opération, le numéro de la carte d’identité.
Il est à noter qu’aussi dans certains cas, il est difficile d’obtenir une facture conforme aux
règles ci-dessus. Il s’agit essentiellement des notes et reçus de carburant, restaurants, hôtels et
certaines fournitures. Dans ce cas, la date, le nom de la clinique comme client, le cachet et la
signature pourraient suffire.
 Les pièces internes
Les pièces internes sont des pièces émises par la SGTE et servent de support de base à la
comptabilisation. Elles constituent des pièces justificatives pour des opérations internes, il
s’agit entre autres :
- Des bulletins de salaire et/ou des états de salaires ;
- Des documents élaborés lors du processus de cession des immobilisations ;
 - Des dossiers élaborés lors du processus d’appel d’offres ;
- Des notes de débit adressées aux services ;
- Des pièces de caisse ;
- Des bordereaux de chèques reçus ;
- Des notes d’instruction de règlement…
Ces pièces doivent aussi comporter les mentions indispensables que sont la date, la nature de
l’opération, l’agent intervenant et sa signature ainsi que le montant de l’opération.

d. Comptabilisation des pièces comptables

L’objectif est de définir le processus de comptabilisation et de classement des pièces
comptables.
Chaque enregistrement comptable est appuyé par une ou plusieurs pièces justificatives qui
doivent être impérativement archivées dans les classeurs :

 Classeur « Immobilisations »
Sont classées dans ce classeur les pièces relatives aux acquisitions d’immobilisations :
- Copie de la facture ;
- Copie du bon de livraison ;
- Copie du bon de commande ;
- Justificatifs de frais annexes (frais de douane, transit…).
Les immobilisations sont archivées chronologiquement par type d’immobilisations.

Comptabilisation

 Travaux quotidiens :
- Réception et classement des pièces ;
- Imputation des factures ;
- Saisie des factures dans le logiciel comptable ;
- Contrôle des saisies ;
- Classement des factures.

 Travaux mensuels :
- Edition du journal d’achats ;
- Contrôle des saisies du mois ;
- Rapprochement des documents informatiques pour cohérence avec les supports de
saisie ;
- Justification des soldes fournisseurs et analyse de la balance fournisseur.
 Pièces justificatives

La facture du (des) fournisseur (s).

 Schéma d’écritures
Journal des achats

N° compte débit N° compte Libellé Montant débit Montant crédit

Crédit
21xxxxxx
Comptes d’actif mobilisé xxxxxxx
à

24xxxxxx

44510000 TVA récupérable sur xxxxxxx

immobilisations

481xxxxx Fournisseurs xxxxxxxx

d’investissement

 Classeur « Achats fournisseurs »

Les copies de factures et bons de commande sont classées chronologiquement par numéro de
pièce attribué par le logiciel comptable.
L’original de la facture servant à son règlement, est classé dans le classeur de trésorerie
approprié avec la référence du paiement.
NB : Un dossier appelé « Echéancier des factures en instance de paiement » est mis en
place afin d’assurer un suivi des factures non réglées.
Comptabilisation

 Travaux quotidiens :
- Réception et classement des pièces ;
- Imputation des factures ;
- Saisie des factures dans le logiciel comptable ;
- Contrôle des saisies ;
- Classement des factures.

 Travaux mensuels :
- Edition du journal d’achats ;
- Contrôle des saisies du mois ;
- Rapprochement des documents informatiques pour cohérence avec les supports de
saisie ;
- Justification des soldes fournisseurs et analyse de la balance fournisseur.
 Pieces justificatives

La facture ou l’avis d’échéance ou tout autre document constitutif d’un titre de créance

 Schéma d’écritures
Journal des achats

N° compte N° compte Libellé Montant débit Montant crédit

débit Crédit
 60xxxxxx Achats xxxxxxx

61xxxxxx Transport xxxxxxx

62xxxxxx Services extérieurs A xxxxxxx

63xxxxxx Services extérieurs B xxxxxxx

44520000 TVA récupérable sur xxxxxxx

achats
44540000 xxxxxxx
TVA récupérable sur
services

401xxxxx Fournisseurs xxxxxxxxx

 Classeur « caisse »
Les pièces de caisse relatives aux dépenses et factures réglées en espèce, annexées des
bordereaux de transmission et/ou du brouillard de caisse, sont archivées chronologiquement
par numéro de pièce attribué par le logiciel comptable.
Comptabilisation

 Travaux quotidiens :
- Réception et classement des pièces ;
- Imputation des états de caisse et des bordereaux de dépenses ;
- Saisies des factures dans le logiciel comptable ;
- Contrôle des saisies ;
- Classement des factures.

 Travaux mensuels :
- Edition du journal de caisse ;
- Contrôle des saisies du mois ;
- Rapprochement des documents informatiques pour cohérence avec les supports de
saisie ;
- Vérification du classement des pièces et documents de caisse ;
- Inventaire de caisse.
 Pieces justificatives

Le bordereau de dépenses ou la pièce de caisse.

 Schéma d’écritures
 Journal de caisse

N° compte N° compte Libellé Montant débit Montant

débit Crédit crédit

60xxxxxx Achats xxxxxxx

61xxxxxx Transports xxxxxxx

62xxxxxx Services extérieurs A xxxxxxx

63xxxxxx Services extérieurs B xxxxxxx

64xxxxxx Impôts et taxes xxxxxxx

4010000 Fournisseurs xxxxxxx

57110000 Caisse xxxxxxx

 Classeur « Banque »
Les pièces de banque, photocopies des chèques émis avec les factures et reçus, bordereaux de
remises de chèques, avis de débit et de crédit des banques… sont archivées
chronologiquement par numéro de pièce attribué par le logiciel comptable.
Il est à noter que :
- Pour chaque compte bancaire il faut un classeur qui lui est spécifique ;
- Les rapprochements bancaires et les relevés de comptes sont également archivés
dans un classeur spécifique à chaque banque.

Comptabilisation

 Travaux quotidiens :
- Réception et classement des pièces ;
 - Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de
dépenses, avis de débit et crédit, remises de chèques), saisie des transactions
bancaires dans le logiciel comptable ;
- Edition des brouillards de saisie ;
- Contrôle des saisies ;
- Validation des écritures.

 Travaux mensuels :
- Collecte des relevés bancaires,
- Imputation des frais bancaires,
- Saisie des frais bancaires,
- Edition des journaux de banques,
- Contrôle des saisies du mois,
- Etablissement des états de rapprochement bancaire,
- Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation,
- Edition des journaux de banque définitifs,
- Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires,
avis de crédit et de débit, ordres de virement, etc.),
- Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente,
chèques ou documents réceptionnés mais non transmis, etc.).
 Pieces justificatives

Bordereaux de dépenses, remises chèques

 Schéma d’écritures

Dépôt à la banque :

N° compte N° compte Libellé Montant Montant

Débit Crédit Débit Crédit

514xxxxx Remise chèques xxxxxxx

513000 Chèques à encaisser xxxxxxx

Relevé ou avis de crédit

N° compte N° compte Libellé Montant Montant

 Débit Crédit Débit Crédit

521xxxxx Banque xxxxxxx

514xxxxx Remise de chèques xxxxxxx

 Classeur « Personnel »
Les dossiers individuels, contrat de travail, planning des congés, justificatifs d’identité…des
salariés sont archivés dans des classeurs prévus à cet effet et gérés par la Responsable des
Ressources Humaines.
Cependant, chaque mois, le Comptable classe chronologiquement les bulletins de salaires du
personnel et le livre de paie édité dans le « classeur personnel ».
Comptabilisation
 Travaux quotidiens :
- Réception et classement des éléments variables des salaires ;
- Gestion des permissions et dossiers CNPS des agents.
 Travaux mensuels :
- Traitement des salaires ;
- Comptabilisation des salaires ;
- Saisie des salaires dans le logiciel ;
- Contrôle des saisies ;
- Classement des pièces relatives aux salaires (éléments variables, bulletins, états
des salaires).
 Pieces justificatives

Livre de paie et bordereau de dépense

 Schéma d’écritures

Journal des OD

Comptabilisation de la paie

N° compte N° compte Libellé Montant Montant

Débit Crédit Débit Crédit

66110000 Appointements, salaires xxxxxxx

66180000 Autres rémunérations directes xxxxxxx

66380000 Indemnités xxxxxxx

 4211xxxx Avances xxxxxxx

4212xxxx Acomptes xxxxxxx

4241xxxx Assurance maladie xxxxxxx

43100000 CNPS xxxxxxx

44720000 ITS xxxxxxx

44721000 CRN salariés xxxxxxx

422xxxxx Personnel, rémunération dues xxxxxxx

Constatation des charges fiscales

N° compte N° compte Libellé Montant Montant

Débit Crédit Débit Crédit

64130000 Impôts sur salaires xxxxxxx

64140000 Taxe d’apprentissage xxxxxxx

64150000 Taxe FPC xxxxxxx

6418xxxx CRN part employeur xxxxxxx

44720000 Impôts sur les salaires xxxxxxx

44781000 Taxe d’apprentissage xxxxxxx

44782000 Taxe à la FPC xxxxxxx

44782500 FDFP à régulariser xxxxxxx

44871000 CRN employeur xxxxxxx

Cotisations patronales

N° compte N° compte Libellé Montant Montant

Débit Crédit Débit Crédit

66410000 Charges sociales xxxxxxx

43100000 CNPS xxxxxx

 Classeur « déclaration fiscales »
Les copies déchargées des déclarations fiscales mensuelles et annuelles sont classées dans le
classeur « déclarations fiscales ».

Comptabilisation
N° compte N° compte Libellé Montant Montant
Débit Crédit Débit Crédit

44720000 Impôts sur les salaires Xxxxxxxx

44781000 Taxe d’apprentissage Xxxxxxxx
44782000 Taxe à la FPC Xxxxxxxx
44782500 FDFP à régulariser Xxxxxxxx
44871000 CRN employeur Xxxxxxxx
521xxxxxx Banque xxxxxxxxx