Cas - VENETIS - Partie - 2 2024

Cas VENETIS
Le groupement d’employeurs VENETIS emploie des personnels de différentes

catégories : ouvriers, employés, mais également cadres qui sont mis à
disposition, à temps partiel auprès d es entreprises adhérentes du groupement
qui a une forme juridique associative. Cela permet de mutualiser certains
emplois de cadres, les PME adhérentes n’ayant pas besoin de personnels à temps
complet dans certains métiers ; c’est le cas d’un responsable exportation, d’un
responsable qualité, ou d’un responsable EDI, etc.
Le recours à un groupement d’employeurs permet également d’avoir des

ouvriers saisonniers qui sont toujours les mêmes chaque année et qui sont déjà
formés et directement opérationnels. Les alternatives qui consisteraient à
prendre des intérimaires ou des personnels recrutés en CDD par l’entreprise
utilisatrice elle-même ne présenteraient pas ces avantages et couteraient plus
cher.
Du côté salarié, cela leur permet de régulariser leur volume de travail sur l’année
et leur offrir une certaine sécurité d’emploi et de revenu dans la mesure où les
adhérents n’ont pas tous leurs pointes saisonnières au même moment, n’ayant
pas tous les mêmes secteurs d’activité. Le groupement pourra donc offrir des
contrats de travail en CDI à un certain nombre de salariés, en les mettant à
disposition de différents adhérents.
La gestion du groupement est assez lourde. Il a réalisé l’an passé plus de 200000
heures de travail en mise à disposition auprès des adhérents. Il a embauché en
CDD ou CDI plus de 150 personnes. Il a généré un chiffre d’affaire d’environ
350000€.
Architecture informatique :
Le groupement dispose de deux micro-ordinateurs indépendants, de type PC.

L’un permet la tenue de la comptabilité à partir du logiciel EBP et l’autre permet
de gérer la facturation et la paie à partir d’un logiciel spécifique pour les
groupements, qui fonctionne sous Windows, dans une version assez ancienne.
Les deux postes possèdent la suite office.
La solution actuelle ne convient plus au directeur du groupement pours diverses

raisons, qi sont résumées ci-dessous :
 Actuellement, quatre personnes sont appelées à travailler sur les données :

la secrétaire, une jeune diplômée de master, spécialisées dans le
recrutement et le droit social, un stagiaire en alternance qui intervient sur
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les outils informatiques et l’EDI chez les adhérents, mais qui s’occupe
également des outils informatiques du groupement et le directeur. Le
nombre de postes informatiques et leur indépendance ne facilitent pas le
fonctionnement et la communication des informations. En période de
pointe, le groupement a donc recours au recrutement de stagiaires, pour
préparer le travail de collecte de données, à partir de relevés d’heures, qui
sont remplis manuellement par les salariés mis à disposition et validés par
les adhérents qui les emploient. Les stagiaires effectuent également des
vérifications, à partir des factures et des bulletins de paie, pour contrôler
des heures facturées et des heures payées.
 Le travail administratif manque de productivité et de fiabilité. Il est

nécessaire de saisir l’information plusieurs fois. On saisit les relevés des
heures effectuées par les salariés chez les adhérents pour faire les bulletins
de salaires, puis on saisit les mêmes données pour effectuer les factures et
enfin on saisit les factures et les bulletins de salaire en comptabilité. Il
arrive fréquemment, qu’outre une perte de temps, ce système entraine des
omissions et des erreurs : absences on décomptées ou prestations non
facturées, écritures comptables différentes de la facture ou du bulletin de
paie.
 Avec les 35 heures, l’annualisation du temps de travail, puis la loi TEPA,
le suivi des contrats de travail est devenu extrêmement difficile. Il faut
notamment effectuer un suivi précis entre le contrat de travail signé avec
le salarié et son exécution, à travers différentes missions qui lui sont
confiées successivement ou parallèlement chez différents adhérents. La
secrétaire a mis au point des tableaux Excel, mais cela ne se recoupe pas
avec le logiciel de paie. Il est donc nécessaire de saisir les informations
obligatoires sur les bulletins comme le nombre d’heures effectuées et leur
cumul. Dans le même ordre d’idée, la justification des allègements de
charges sociales, en cas de contrôle de l’URRSAAF notamment, est très
délicate. Elle fait également appelle à de recopies manuelles de données
sur tableaux Excel.
 Le regroupent dispose de nombreuses possibilités de formations pour ses
salariés. Le suivi du budget formation et des différentes actions
entreprises est donc très difficile, sans outil informatique adapté.
Notamment le groupement a actuellement 10 personnes en contrat de
professionnalisation de type CAP/BEP. Là encore le suivi est réalisé à
l’aide de tableaux Excel.
 Le directeur du groupement insiste sur le fait que la justification de son
organisme n’est pas de faire du bénéfice mais d’offrir la sécurité de
l’emploi aux salariés et la flexibilité du travail aux adhérents et ce à
moindre cout. Il aurait besoin de tableaux de bord lui permettant
d’anticiper les embauches ou de rechercher de nouvelles missions pour
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combler les plannings des salariés, notamment ceux qui sont en CDI. Il
souhaiterait également des prévisions de trésorerie pour pouvoir mettre en
place une véritable gestion financière et discuter avec son banquier.
Il a trouvé plusieurs solutions sur le marché mais, à priori, aucune ne lui

convient totalement. Il s’st renseigné auprès de ses collègues, les groupements
d’employeurs étant de plus en plus nombreux. Il est allé dans différents salons et
a consulté le site CXP. Il existe des solutions diverses, dont l’une d’elle semble
relativement intégrée. Il voudrait néanmoins élaborer un cahier des charges et
faire un appel d’offres, afin d’être certain de ne pas passer à côté d’une solution
optimale. Il voudrait également se rendre compte des évolutions de son
installation informatique actuelle, afin d’avoir une idée des couts qu’il faudra
supporter. Il pense qu’il lui faudra prendre des décisions de réorganisation du
groupement.
Il se pose de questions sur les difficultés inhérentes au changement

d’organisation. Actuellement, la personne qui a la main sur les informations clés
de la gestion est assez âgée et ne possède pas une formation de base très solide.
Elle travaille par habitude et garde jalousement les informations qu’elle possède
afin de ne pas se mettre en situation de perte de pouvoir, voire de perte de son
poste de travail. Il craint d’une part, qu’elle manifeste des difficultés à s’adapter
à un nouveau système, d’autant qu’un système intégré sera plus complexe et
plus abstrait que la solution actuelle, car plus automatisé. Il craint, d’autre part,
qu’elle rejette les problèmes sur les autres collaborateurs et que ceux–ci se
découragent, voire quitte le groupement.
TRAVAIL A FAIRE:
Aspect Gestion de projet :
1 – Proposez une planification du projet (En vous appuyant sur le cours cycle de
vie d’un projet)?
2 – Présentez l’analyse du risque projet (En vous appuyant sur le cours Risque
projet et conduite du changement)
3 – Quels sont les points à prendre en compte dans la rédaction du cahier des
charges

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Le groupement dispose de deux micro-ordinateurs indépendants, de type PC.

La solution actuelle ne convient plus au directeur du groupement pours diverses

 Actuellement, quatre personnes sont appelées à travailler sur les données :

 Le travail administratif manque de productivité et de fiabilité. Il est

Il a trouvé plusieurs solutions sur le marché mais, à priori, aucune ne lui

Il se pose de questions sur les difficultés inhérentes au changement

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