Cours Sur Le Tableau de Bord

Tableau de bord : définition, utilité...
guide complet
Pilotez le développement de votre activité avec un tableau de bord en
suivant les écarts entre la prévision et la réalité à l'aide d'indicateurs
pertinents. Il occupe une place centrale dans les outils de gestion de
tout dirigeant, manager, cadre, chef d'équipe... Que ce soit pour votre
propre besoin ou pour celui d'autres collaborateurs, voici les points clés
pour élaborer un tel outil de pilotage.
Sommaire
 1 - Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

 2 - Les différents types d'outils
 3 - Comment construire un "bon" tableau de bord ?
 4 - Les étapes pour élaborer un TB
o 4.1 Le contenu
o 4.2 Le choix de la solution technique
o 4.3 La structure du tableau de bord
o 4.4 Quels graphiques choisir ?
o 4.5 Choix des couleurs
1 - Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

Commençons par la définition. Le "dashboard" a pour fonction de permettre
la visualisation, le suivi et l'exploitation facile de données
pertinentes sous forme de chiffres, ratios et de graphiques. Ces indicateurs
( appelés aussi KPI ) sont reliés à des objectifs dans le but de prendre des
décisions.
Exemple - Le tableau de bord d'une voiture illustre parfaitement de quoi il
s'agit. Dans votre véhicule, vous visualisez les métriques principaux :
compteur de vitesse, jauge d'essence, alerte de manque d'eau... les
informations essentielles et importantes pour conduire (piloter) votre
véhicule. Pour le management, le principe est le même. Un ensemble
d'indicateurs vous alerte de dérives critiques, vous aide à évaluer une
situation, vous guide dans vos décisions, vous appuie pour
communiquer des faits et motiver vos équipes autour d'un suivi
d'objectifs.
Si vous êtes créateurs d'entreprise, vous contrôlez plus facilement le
développement de votre affaire grâce au suivi de vos objectifs financiers,
marketing, commerciaux... Vous êtes en mesure d'apprécier les écarts entre
le prévisionnel de votre business plan et le réalisé (les chiffres réels) - et
prendre, le cas échéant, les décisions qui s'imposent et mener les
actions nécessaires afin de rectifier le tir et atteindre les objectifs fixés.
2 - Les différents types d'outils
Comme nous venons de le voir, la finalité principale d'un TB est de piloter
une activité, c'est-à-dire prendre des décisions pour agir à partir de résultats
constatés. Il peut toutefois également être utilisé pour analyser une situation
: comprendre les raisons d'un échec (ou même d'un succès), anticiper des
menaces, etc. Ce qui donne 3 finalités :
 le pilotage opérationnel : il assure le suivi de l'exécution de tâches
au niveau des opérations et de la mise en oeuvre d'un plan d'action -
exemple : nombre de nouveaux clients pour les vendeurs, taux de
rupture de stock pour le service approvisionnement, taux de décroché
pour un call-center, gestion de projet, tableau de bord de gestion pour
le suivi budgétaire, gestion des risques, etc. Piloter son entreprise
devient "Agile" - la réactivité est un facteur clé de succès. Avec ces
outils d'aide à la décision, il est aisé de mettre en œuvre des actions
correctives appropriées si la situation l'exige.
 le pilotage stratégique : il donne une vision globale des activités de
l'entreprise au comité de direction (progression du chiffre d'affaires,
nombre de clients, parts de marché, évolution de la rentabilité...) et
aux parties prenantes. Voir le tableau de bord prospectif de Kaplan et
Norton . Il facilite la prise de décision.
 l'analyse de données : cette utilisation est moins conventionnelle
que les autres. Son objectif n'est pas de délivrer de l'information
synthétique et opérationnelle, mais au contraire donner de la matière
pour la compréhension des chiffres. Une des applications est
l'amélioration continue des processus. Nous sommes dans la
recherche de causes. Il est permis de s’interroger s'il s'agit encore d'un
tableau de bord sans remettre bien sûr en cause son utilité.
3 - Comment construire un "bon" tableau de bord ?

Pas question de produire des outils pour rien. Vous pouvez crier victoire si le
fruit de votre travail est réellement utilisé par ses destinataires, que ce soit
vous ou vos collaborateurs ! Des tableaux de bord acceptés et compris sont
forcément simples et pertinents.
Ce qui signifie :
 La participation des futurs utilisateurs à la conception du tableau

et la sélection des indicateurs. Pour qu'il soit accepté, il est
important de les impliquer dès la création. Les risques de faire fausse
route (mauvais choix, trop d'informations, etc.) sont fortement réduits.
De plus, en étant acteur dans l'élaboration des outils, l’appropriation
des utilisateurs est naturelle. Encore faut-il réellement les impliquer et
non imposer vos propres idées à chaque étape.
 Un nombre limité de mesures pour se focaliser sur
l'essentiel. Surtout ne pas surcharger vos tableaux au risque de les
rendre illisibles. Certains disent que l'ensemble des mesures doit tenir
sur une seule page.
 Des résultats incontestables - avec une définition transparente,
simple et compréhensible, sans contestation possible - un périmètre
défini, concret, pas d'usine à gaz pour calculer les valeurs...
 Des indicateurs permettant l'action - un niveau de détail
suffisamment précis pour agir.
 Des sources de données accessibles (pour le calcul des mesures)
 Un modèle de tableau de bord clair, convivial - motivant pour
l'exploiter au maximum
4 - Les étapes pour élaborer un TB
Au fil du déroulé des étapes, nous vous suggérons des questions à vous
poser pour construire un tableau de bord indispensable, pertinent et
opérationnel. Cette méthodologie vous aidera à mettre place un outil efficace.
4.1 Le contenu
Déterminez les buts du tableau de bord
Pour qu'il soit utile et utilisé, il convient de cerner qui en fera usage et
comment (suivi d'action, analyse de données...). Menez une étude du besoin
pour fixer le cadre général de construction de l'outil de mesure.
Exemple de questions :
Utilisateu Qui est le destinataire ?
r Possède-t-il déjà un
système de reporting ?
Est-il à l'aise avec les
rapports
dématérialisés ?
Utilisation De quel type de tableau de

bord a-t-il besoin ? Quelles
informations ? Dans quels
cas ? Que va-t-il faire
avec ? Suivant quelle
fréquence va-t-il consulter
les résultats ? Sous quelle
forme souhaite-t-il recevoir
le tableau de bord ?
Ces informations vous seront également utiles pour choisir la solution
technique (voir plus bas)
Identifiez les objectifs et choisissez les indicateurs clés

Il existe globalement 2 types d'indicateurs de performance :
 les indicateurs d'activité (ou de processus) : ils mesurent des

volumétries en lien avec des objectifs de suivi de productivité
(quantités vendues, quantités achetées, nombre de références en
stocks,...).
 les indicateurs de résultats : financiers, qualité, rentabilité, coûts...
ils évaluent une performance. En termes d'efficacité, pour l'atteinte
d'un objectif fixé - efficience : pour l'utilisation optimum de moyens.
Pour piloter une activité, les indicateurs doivent être reliés à un ou
plusieurs inducteur(s) de performance . Pour un objectif donné, il s'agit
des causes qui ont un effet majeur sur la performance de l'activité. On parle
aussi de variables d'action (chères à la méthode OVAR ).
Exemple pour définir vos indicateurs
Activité Objectif de Inducteur Indicateur Objectif
l'activité de
performance
Gestion des Maximiser Rapidité de Temps de traitement 24hs

réclamation la traitement moyen (indicateur max
s client satisfaction de résultat) - Temps
client du écoulé entre la prise
traitement en compte au
de la téléphone la réponse
réclamation apportée au client
Nombre de dossiers 30
traités par jour et
par personne
(indicateur d'activité)
Résolution Taux de 80%

du problème réclamations
- Apporter satisfaites (résultat)
une réponse
qui satisfait
le client
Les questions :
En fonction des objectifs définis, quels sont les inducteurs de performance ?
Quels indicateurs choisir ? Quels sont les objectifs chiffrés alloués à chaque
indicateur ?
N'oubliez pas que pour être efficace, un objectif doit être "smart" . Autre
point, toute mesure s'inscrit dans une notion de Qualité, Coût ou Délai .
Gardez en tête cette triade pour choisir vos métriques et ratios.
Organisez la hiérarchie du pilotage
Si vous êtes amenés à construire un ensemble d'outils pour le pilotage de
votre entreprise, soyez vigilant à respecter la cohérence entre les TB de
chaque niveau. Par exemple, les objectifs des services doivent se retrouver
sous une forme consolidée au niveau supérieur.
L'alignement stratégique est un impératif à respecter !
Définissez les fréquences de mise à jour
Pour savoir quelle périodicité de rafraîchissement des indicateurs retenir
(journalière, hebdomadaire, mensuelle... ), il convient de s'interroger sur
plusieurs points :
Suivant quelle fréquence les changements sont-ils notables ? Suivant quelle
périodicité l’interprétation est-elle pertinente et permet-elle d'agir ?
Plus vous êtes proche des opérations élémentaires et plus la périodicité
doit est réduite . Un opérateur qui suit la productivité de sa machine a
besoin de réagir très rapidement à toute dérive. À l'inverse pour un pilotage
stratégique, prendre des décisions sur une évolution hebdomadaire du
chiffre d'affaires n'a aucun sens. Le décideur cherche à analyser une
tendance marquée donc généralement sur plusieurs mois.
4.2 Le choix de la solution technique
Sélectionnez le support
Allez-vous vous reposer sur le tableur Excel ? Votre outil de reporting intégré
dans votre suite de business intelligence ou votre logiciel de gestion ? Un
service spécialisé Saas sur internet ?
Encore une fois, ne perdez pas de vue que l'important est la simplicité et
l'efficacité du support. Une interface conviviale, des graphiques agréables à
consulter... jouent un rôle non négligeable dans l'appropriation de l'outil.
Identifiez les sources de données
Comment allez-vous collecter les données pour le calcul des indicateurs ? Où
aller chercher l'information ?
Dans cette étape vous identifiez les sources de données qui vont
alimenter le tableau de bord : logiciel de comptabilité, de gestion
commerciale, ERP, CRM , datawarhouse... - puis vous définissez comment
ces données vont remonter dans votre outil (import de fichier Excel, lien
entre bases de données, etc.)
Définissez comment livrer le TB aux destinataires
Comment les tableaux de bord vont-ils être distribués à leurs
destinataires ? Cette question est intimement liée au choix du support.
Certains services Saas permettent en effet une distribution directe aux
utilisateurs.
Pour les autres solutions, le choix se divise entre la mise à disposition dans
un répertoire dédié (sur un serveur, via un intranet...) - l'utilisateur allant
chercher lui-même son tableau de bord - et une autre option où le document
est "poussé" vers son destinataire par email. A noter que dans le premier
cas, un système d'alerte par email informe de la présence d'un nouveau
document.
Dans certains cas encore, les tableaux de bord sont sous format papier.
Une autre piste pour guider le type de déploiement à retenir est de reprendre
l'analyse de son utilisation. Sera-t-il partagé ? L'utilisateur a-t-il besoin
d'accéder à distance ?
4.3 La structure du tableau de bord
Autre point critique, la mise en page et l'organisation des informations au
sein de l'outil. N'oubliez pas qu'il est indispensable de formater et
structurer un ensemble simple, cohérent, efficace, orienté action !
Plusieurs options sont possibles pour présenter les informations.
Par groupe d'indicateurs
Assembler les indicateurs par objectif en créant des sections.
Exemple : Ventes, marketing, RH pour un pilotage stratégique
Par niveau de détail

Du plus synthétique au plus détaillé. Représentez une hiérarchie entre les
indicateurs.
Par lien de causalité

En reliant ensemble les indicateurs qui ont un effet l'un sur l'autre.
4.4 Quels graphiques choisir ?
Un graphique permet d'interpréter une mesure d'un seul coup d’œil. Il
complète avantageusement les chiffres clés affichés. Mais comment choisir le
bon graphique pour une visualisation efficace ? Voici quelques
recommandations avec les types de graphiques de base.
Représenter une proportion
Pour visualiser un % parmi un ensemble donné, le camembert (appelé aussi
diagramme circulaire) est bien approprié :
Attention toutefois de limiter la représentation à 5 valeurs maxi pour ne pas

rendre le graphique trop chargé et donc illisible.
Représenter un ratio
Le camembert peut être utilisé, mais la jauge est plus pertinente, car elle
montre le positionnement entre 0% et 100%
Représenter une progression

Les graphiques de type ligne permettent de visualiser rapidement des
tendances, des progressions sur un espace-temps donné. Il est possible
également d'utiliser l'histogramme (voir ci-dessous). Qui plus est pour mettre
en valeur des progressions positives et négatives à l'aide de couleurs.
Comparer des catégories, des niveaux
L'histogramme (ou diagramme en barres ou encore "en bâtons") est tout
indiqué pour mettre côte à côte des données afin de faciliter la comparaison
de valeurs. Pour rappel le camembert met, quant à lui, en relief des
proportions, soit des %.
Ainsi, les ventes entre différents produits peuvent aussi bien être
représentées à l'aide d'un camembert pour suivre le poids de chacune dans
le chiffre d'affaires global, qu'à l'aide d'un diagramme en barres pour
visualiser et comparer le niveau de résultat entre chaque.
A noter que les barres du diagramme peuvent être horizontales.
Pour une visualisation de tendance en plus de volume, voici un histogramme
en colonnes empilées.
Il est possible de cumuler des informations à l'aide de graphiques
composites. Par exemple une série en courbe et une autre en bâtons.
Conseils : attention aux graphiques trop sophistiqués comme les

visualisations 3D. Esthétiques certes, et encore... elles perdent en efficacité
en complexifiant la lecture des résultats.
4.5 Choix des couleurs
Elles sont là pour aider et non brouiller le message. Il convient donc d'éviter
les couleurs criardes.
L'idéal est d'utiliser des palettes, chères aux graphistes. Vous aurez ainsi des
teintes harmonieuses, agréables à consulter.
Pour distinguer les chiffres positifs (des hausses ou des objectifs dépassés)
des négatifs (des pertes, des objectifs non atteints), le vert et le rouge sont
toujours de rigueur.

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Utilisation De quel type de tableau de

Identifiez les objectifs et choisissez les indicateurs clés

 les indicateurs d'activité (ou de processus) : ils mesurent des

Gestion des Maximiser Rapidité de Temps de traitement 24hs

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