PLAN DE FORMATION

1ère Partie: L’entreprise et son organisation administrative

Chapitre 1: La structure des organisations

Chapitre 2: Le travail administratif
Chapitre 3: L’organisation administrative

2ème Partie: Classement

Chapitre 1: Le classement Généralités

Chapitre 2: La détermination du mot directeur
Chapitre 3: Les ordres ou types de classement
Chapitre 4: Les procédés de classement

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 Première Partie:

L’Entreprise et son organisation administrative

L’efficacité du travail administratif résulte de la combinaison optimale de trois préoccupations

contradictoires: Qualité, Moindre coût et Rapidité

Elle suppose donc des contrôles, une accélération des cadences de travail, une augmentation de
la charge de travail mais surtout une limitation des opérations de contrôle, des matériels et des
agents plus performants. Cela nécessite qu’on ait le souci du personnel et de son cadre de travail,
aussi une étape importante de la recherche de l’efficacité consiste – t –elle à recenser et à
préciser la nature des moyens utilisés pour l’exécution correcte du travail.

L’opération comporte les trois (03) phases suivantes:

 la recherche des éléments de confort de l’environnement,

 l’identification des caractéristiques du poste de travail,
 des précisions sur les caractéristiques des moyens humains.

CHAPITRE 1: LA STRUCTURE DES ORGANISATION

1) Définition de l’Entreprise:

L’Entreprise est une organisation à caractère commercial, c’est un lieu ou est organisée la
production de biens ou de services pour satisfaire les besoins des consommateurs tout en
réalisant des bénéfices. Elle dispose donc des moyens matériels et humains.

2) Définition de la structure:

La structure de l’entreprise est la façon ou la manière selon laquelle sont repartis les tâches, des
individus, et ceux-ci entretiennent entre eux des relations. Elle se compose de l’ensemble de ses
services et des rapports qui existent entre eux.
La structure est représentée par un schéma appelé organigramme de structure.

3) Présentation de l’entreprise :

On peut distinguer les entreprises selon leurs effectifs, leur chiffre d’affaires, leur secteur
d’activité ou leur forme juridique.

Présenter une entreprise, cadre d’une activité administrative ou commerciale, consiste à:

 Préciser son activité: Que fait-elle? Avec qui? (fournisseurs, partenaires) Pour
qui? (clients)
 Décrire ses moyens: Effectifs? Moyens matériels? Capitaux?

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  Présenter ses résultats: Evolution du Chiffre d’Affaires? Résultats?
 Montrer sa place par rapport aux entreprises concurrentes: Part de marché?
Importance?
 Définir sa forme juridique: Qui la détient?
 Regarder son évolution: Comment s’est-elle créée? Comment s’est –elle
développée?

4) Les fonctions d’une entreprise :

Pour accomplir son rôle économique et social, une entreprise met en œuvre un certain nombre
d’activités. Ces activités sont regroupées selon leur objet en grandes catégories appelées
Fonctions qui sont :

 Fonction de Direction : fixer des objectifs, décider ;

 Fonction Commerciale : acheter, vendre, stocker ;
 Fonction Technique : produire, fabriquer ;
 Fonction Administrative : prévoir, organiser, coordonner, contrôler le travail
administratif, gérer le personnel ;
 Fonction Comptable : tenir les comptes (facturation, suivi des règlements, tenue
des livres comptables) ;
 Fonction Financière: rechercher des capitaux.

On ne les retrouve pas obligatoirement dans toutes les entreprises, elles peuvent être
regroupées ou dédoublées; il peut y en avoir d’autres fonctions (relations humaines, sécurité…).

Chaque fonction est exécutée par un ensemble de moyens matériels et humains appelé
Service. A une fonction, peuvent correspondre plusieurs services (dans les grandes entreprises) et
un service peut mettre en œuvre des activités relatives à une ou plusieurs fonctions.

Pour la forme juridique, on distingue les entreprises publiques (qui appartiennent à

l’Etat), des entreprises privées (qui appartiennent à des personnes privées). Les entreprises
privées sont individuelles (un seul propriétaire) ou entreprises sociétaires (plusieurs
propriétaires).

5) Organisation :

Lorsque l’entreprise a défini les tâches nécessaires à la réalisation de ses fonctions

principales et logistiques, elle regroupe les moyens par unité fonctionnelle ayant à remplir ses
tâches. Ce sont les services de l’entreprise.

L’entreprise est autonome, donc libre de définir son organisation. Elle décide quels seront
les services, leurs tâches et leurs relations.

La structure de l’entreprise est l’organisation des services adoptée par elle-même. Elle définit
donc :
 les différents services (avec un responsable par service)

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  les tâches effectuées par service
 les relations interservices

6) Les concepts :

Information et décision

 Toute décision implique un choix susceptible de conséquences. Il importe donc avant de

la prendre d’avoir le maximum d’informations utiles.
 Toute décision nécessite d’être appliquée. Il faudra donc organiser la circulation de
l’information afin que celle-ci soit connue et que son auteur puisse vérifier son
application.

Communication et Organisation

Communication : échange d’information

Organisation : Gestion des activités

C’est pourquoi on pourra dire que le travail administratif consiste alors à favoriser l’échange
d’information (communication orale et écrite). Il cherche aussi à optimiser les activités par la
recherche d’information, la gestion du temps et l’organisation d’activités (tâches
d’organisation). Ces deux (02) types de tâches sont intimement liés.

La structure d’une entreprise peut être représentée graphiquement de plusieurs façons dont
l’organigramme de structure.

L’organigramme de structure est une représentation graphique de la structure d’une organisation.

Il faut apparaître:

 Les organes entre lesquels sont reparties les activités ;

 Les relations entre ces organes.

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 I. LES ORGANES D’UNE STRUCTURE

Dans une organisation, il existe différents organes. Ces organes entretiennent des relations entre
eux pour le bon fonctionnement de l’organisation.

A. LES ORGANES

Les organes opérationnels : Ce sont ceux qui participent au cycle d’exploitation de l’entreprise
(achats-production-commercialisation),

Les organes fonctionnels : regroupent ceux qui s’occupent des activités de soutien aux organes
opérationnels (finance-personnel),

Les organes d’état-major : sont chargés de missions particulières auprès des principaux
responsables. Rôle d’assistance et de conseil dans la préparation des décisions,

Les organes hiérarchiques : ils supervisent la bonne marche de l’entreprise, prennent les
décisions.

B. LES RELATIONS

Relations hiérarchiques : Relations de supérieur hiérarchique à subordonné, elles ont pour objet
la transmission d’ordres, de directives d’exécution, d’objectifs à atteindre…

Relations fonctionnelles : Relations entre organes spécialisés qui, dans leur domaine
d’attribution, disposent de l’autorité et du pouvoir de décision. Par exemple, les politiques du
personnel sont élaborées par la Direction des ressources humaines en collaboration avec la
Direction Générale et s’imposent à l’ensemble des services de l’entreprise.

Relations de conseil : Relations entre cadre hiérarchique et un spécialiste, ce dernier n’ayant ni

autorité, ni pouvoir de décision.

Relations de coopération : Relations entre deux ou plusieurs organes, cette relation naît de la
nécessité du travail en groupe en vue d’atteindre un même objectif.

Relations d’information : Relations entre organes liés à l’exécution des tâches de chacun.

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 II. ORGANIGRAMME DE STRUCTURE AUTRE QUE
L’ORGANIGRAMME NORMALISÉ

Il existe plusieurs sortes d’organigramme de structure. Ce sont tous des outils d’analyse et de
communication, les principaux sont :

 ORGANIGRAMME CLASSIQUE EN BANNIÈRES :

Dir. Générale

Dir. Adm. Dir. Tech. Dir. Com.

S.Pers. S.Compt. Études Fabrica. Achats Ventes.

Caractéristiques :

Il permet de visualiser un certain nombre d’éléments : les services, les postes de travail, les
liaisons et les niveaux hiérarchiques. Dans ce type d’organigramme, la notion de hiérarchie est
très marquée.

 ORGANIGRAMME CLASSIQUE EN ARBRE :

Service Production
Dir. Technique

Service Technique
Dir. Général
Service Personnel
Dir. Administ.
Service Comptable

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  ORGANIGRAMME CLASSIQUE EN ETOILES :

Dir. Dir.
Comm. Admin.

Service
DIRECTEUR Person.
Service GÉNÉRAL
Achats

D.G.A Dir.
Techn.

Caractéristiques :

Ce type d’organigramme est établi à des fins publicitaires ou d’information. Il peut être
affiché dans un hall ou dans un bureau, et peut aussi être inclus dans un rapport ou dans une
brochure. Dans ce type d’organigramme, la notion de hiérarchie est très faible.

 ORGANIGRAMME CLASSIQUE REPLIÉ :

Directeur Général

Direct.Adm. Direct.Techn.

Serv.Administ. Serv.Personnel Serv.Production

Secrétariat Formation Atelier

Employé Agents

Comptabilité Atelier
Recrutement

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Dans un organigramme classique replié, les organes qui sont sur la même ligne verticale sont de
même niveau hiérarchique.

EXERCICE N0 1 :

Votre entreprise a à sa tête un Directeur Général, elle se subdivise en trois (03) directions
notamment :

 La Direction Administrative composée du service personnel et comptabilité

 La Direction Technique composée des services études et fabrication

 S Le service études se compose du bureau 1 et bureau 2

 Le service fabrication se subdivise de l’usine A et B

 La Direction Commerciale composée des services achats, marketing et ventes

 Le service achat : service réapprovisionnement et stock

 Le service vente : magasin1 et 2

TAF : Faites l’organigramme de cette entreprise.

EXERCICE N0 2 :

L’usine de fabrique de produits de beauté est dirigée par un directeur général qui est assisté d’un
secrétaire général, un service des relations humaines et un service marketing. L’usine comprend
deux (02) branches dotées chacune d’un Directeur. L’usine Savon de toilettes composée du
service administratif, du service fabrique et du service commercial. L’usine Eau de toilettes
composée du service administratif, du service production et du service vente.

TAF : Faites l’organigramme classique de cette entreprise.

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 III. ORANIGRAMME NORMALISÉ :

L’organigramme de structure normalisé fournit beaucoup plus d’informations que

l’organigramme classique. Il indique en plus des relations hiérarchiques, les relations de
coopération, d’informations l’effectif par groupe de travail et l’effectif global.
Il est réalisé au format A3 (42x29, 7cm). Toutes les inscriptions sont portées horizontalement.
Les informations sont groupées en dix (10) zones.

A. LES DIFFÉRENTES ZONES DE L’ORGANIGRAMME

 ZONE 1 : Titre en mention réimprimée : Organigramme de structure hiérarchique.

 ZONE 2 : Légende des liaisons de coopération et d’information qui figureront en zone 7.
 ZONE 3 : Pour une personne participant à une relation de la zone 7 mais ne figurant pas
sur le feuillet, indication de son no de code.
 ZONE 4 : Nom de l’entreprise, service concerné, date, no de feuillet, nombre de feuillet.
 ZONE 5 : No de code de la personne dont le nom est inscrit dans le cartouche de la zone
6 placé sur la même ligne horizontale (zone facultative).
 ZONE 6 : Représentation de la structure. Les 7 repères placés de cm correspondent à 7
niveaux hiérarchiques. A chaque personne correspond un cartouche de 6 cm de long,
placé à la hauteur du repère de niveau hiérarchique.
 ZONE 7 : Sur chacune des huit lignes verticales, on peut visualiser une relation, d’après
la légende figurant en zone 2.
 ZONE 8 : Fonctions et attributions de la personne ou du groupe de travail.
 ZONE 9 : No de budget attribué au groupe concerné (zone facultative).
 ZONE 10 : Les sept colonnes correspondent aux sept niveaux hiérarchiques. Pour
chaque groupe de travail, on réalise une ventilation de l’effectif. Les totalisations
horizontales et verticales permettent de contrôler la ventilation.

B. COMMENT CONSTRUIRE UN ORGANIGRAMME NORMALISÉ

 Commencer par construire l’organigramme de structure classique, pour l’unité à représenter.

Sur cet organigramme, indiquer à côté de chaque pavé le niveau hiérarchique correspondant
(porter une attention particulière au staff dont la position ne visualise pas le niveau
hiérarchique : les indications voulues doivent figurer sur la documentation fournie).
Détermine le ou les responsables et les différents groupes de travail (service ou bureau…).
 Sur l’imprimé normalisé, après avoir rempli la zone 4, représenter la structure hiérarchique
dans la zone 6.

Placer les différents cartouches en respectant :

- La dimension (6cm de long, un peu moins de 1 cm de large) ;
- Le niveau hiérarchique

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 Tracer les lignes indiquant le lien de dépendance.
Si on le connaît, porter le no de code des personnes dans la zone 5.

 Compléter ensuite la zone des liaisons 7.

Affecter une ligne verticale à chaque liaison de coopération ou d’information : d’après la

légende de la zone 2, porter le symbole voulu face au cartouche de toutes les personnes qui
interviennent dans la liaison.

 Dans la zone 8, déterminer les bandes correspondant au (x) responsables (s) et aux groupes
de travail ; indiquer leurs fonctions.

 Enfin, vérifier les effectifs par groupe de travail, selon le niveau hiérarchique : zone 10.

B/ LES RELATIONS DANS L’ENTREPRISE

Comme les techniques, le cadre du travail également s’est modifié et on peut distinguer trois (03)
étapes dans l’évolution du bureau qui sont :

 l’étape « artisanale »
 l’étape « industrielle »
 l’âge de l’informatique

Ces étapes ne correspondent pas forcement aux trois (03) étapes de l’évolution de la technologie,
de nombreuses entreprises ayant encore une organisation de type industriel, voire artisanal.

1) Le bureau de l’étape « artisanale »

Les fonctions sont nettement séparées et chaque personne travaille de façon plus ou moins
indépendante. L’organisation du travail n’est pas systématique et l’efficacité dépend surtout de la
compétence du personnel. Les relations humaines sont bonnes en général.

Le cadre du travail est caractérisé par des bureaux cloisonnés: bureau individuel pour les
responsables, bureaux collectifs regroupant les personnes qui participent à la même activité.

2) Le bureau de l’étape « industrielle »

L’organisation industrielle typique de la 1ère moitié du XX e siècle existe encore dans des
entreprises qui traitent un grand nombre d’évènements de même nature (banque, assurance….)
Les tâches sont fragmentées. Chaque employé effectue toujours la même opération dans la même
activité pour un grand nombre d’évènements et des documents sont transmis d’un poste à l’autre
comme dans une chaîne de production.

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L’organisation du travail est très stricte et a pour objet la recherche d’une productivité maximale.
Les employés très spécialisés comprennent mal le fonctionnement global du système, mais leur
formation est simple et rapide.

Pour faciliter la transmission des informations, les cloisons sont supprimés, le personnel
d’exécution est regroupé dans de vaste bureau collectif ou dans des bureaux paysagés (espace
fonctionnel).

Dans ce cas les différentes surfaces sont dépourvues de cloisons intérieures fixes ; l’espace,
souvent vaste, est divisé en zones limitées par des séparations mobiles diverses en tenant compte
des groupes de travail et des relations qu’ils doivent avoir entre eux et avec l’extérieur.

3) Le bureau de l’âge de l’informatique :

Il est typique de l’époque actuelle. A son poste de travail, l’employé en liaison constante avec un
ordinateur dispose de toutes les informations nécessaires lui permettant de traiter toutes les
opérations concernant un nombre limité de dossiers.

Le développement des communications permet des liaisons directes avec des correspondances et
autorise le travail à distance. L’exécution des tâches exige du bon sens de l’initiative. Elle est
plus intéressante et la qualité du service rendu s’améliore ainsi que la productivité.

Le personnel dispose d’un espace de travail mais pour faciliter les modifications d’implantations
et de communication. Cet espace est conçu et évolutif. C’est le bureau semi-ouvert ou bureau
évolutif.

A / LES ORGANES DE L’ENTREPRISE

Dans les grandes entreprises, on distingue en général du haut vers le bas de la hiérarchie des
organes suivant :

- Direction Générale
- Départements
- Divisions
- Services
- Bureaux
- Ateliers

Cette structure peut être simplifiée pour ne faire distinguer que des organes ci-après :

 Direction Générale
 Directions
 Services
 Secteurs

On peut caractériser les organes :

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  d’après la nature du travail effectué,
 d’après les fonctions exercées,
 d’après la position dans la structure.

1) D’après la nature du travail effectué :

Groupe de Service Localisation Rôle

Services administratifs Bureaux Traiter les informations

Actuellement on constate un développement croissant des services administratifs par rapport aux
services de fabrication. Cette croissance s’accompagne d’une augmentation des relations entre
les groupes de travail.

2) D’après les fonctions exercées :

Fonctions Exemples d’organes assurant Rôles

la fonction
Fonction de direction  Directeur Décider, informer, organiser,
 Chef de département contrôler……………
Fonction de production Service de fabrication Fabriquer, contrôler…

Fonction logistique Services Achat, Personnel, Mettre les moyens matériels et

Comptabilité, Magasin…… humains à la disposition des
divers organes
Fonction de distribution Services vente, livraison Vendre, livrer

3) D’après la position dans la structure :

Type d’organes Exemples Rôles

Organes de commandement  Directeur Prendre des décisions,
ou hiérarchique  Chefs de département informer, organiser,
contrôler…………
Organes d’Etat-major ou Staff Secrétaire général Assister les organes de
(organes fonctionnels) commandement, conseiller,
préparer des décisions………
Organes d’exécution ou Personne des services, des Assurer la mission dévolue,
opérationnels bureaux, des ateliers exécuter les directives données
par la hiérarchie………….

B/ LES RELATIONS ENTRE LES ORGANES :

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Dans une hiérarchie, il existe plusieurs niveaux; du niveau de direction au niveau d’exécution. A
chaque niveau sont prises des décisions comme l’indique le schéma suivant:

Niveau de Direction Décisions stratégiques

Niveau (x) intermédiaire(s) Décisions tactiques

Niveaux d’exécution Décisions opérationnelles

Les organes de commandement prennent des décisions et les communiquent aux échelons
inférieurs pour exécution. Mais l’exercice du pouvoir est complexe et relativement fragile en
raison des tensions sociales, de l’évolution économique et technologique. La réussite dépend de
la personnalité du dirigeant. Cependant l’efficacité peut être améliorée par la participation du
personnel aux prises de décisions. Il existe quatre (04) manières d’instaurer cette participation :

- La direction de participation par les objectifs (DPO)

- Le groupe de travail
- La délégation de pouvoir
- L’information

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 CHAPITRE 2 : LE TRAVAIL ADMINISTRATIF

Dans le bureau, cadre, agent et employé collaborent pour accomplir diverses activités. Leur
travail consiste essentiellement à lire, à écrire et à parler. Ce travail tourne autour de trois (03)
fonctions notamment :
Soit par la création d’un message
 L’émission d’une information :
Soit par l’édition d’un message

 La diffusion d’une information : Par la transmission d’une information au(x)

destinataire(s)

Par le stockage des messages émis et reçus

 La réception et la consultation
d’une information: Par la consultation du message

On s’en rend compte que dans les trois (03) fonctions intervient le mot INFORMATION.

L’information, matière première du travail administratif

Les employés de ces services enregistrent les informations, les traitent, les transmettent, les
classent et les archivent.
Ces informations permettent de prendre les décisions sans lesquelles l’entreprise ne peut
fonctionner.
La transmission d’information est également indispensable : toute transmission d’informations
constitue une communication.

Les outils du travail administratif

Pour traiter et communiquer les informations, les employés disposent d’outils de plus en plus
perfectionnés :

- Outils de bureautique, qui automatisent les travaux internes à l’entreprise (travaux de

comptabilité, de courrier, d’archivage…) ;

- Outils de télématique, qui automatisent l’émission, la réception, la consultation d’information à

l’extérieur de l’entreprise.
Le développement de ces outils a engendré un certain nombre de conséquences :

-Pour le personnel, travail enrichi et revalorisé, mais nécessité de se former, de s’adapter à des
méthodes et outils en évolution permanente ;

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-Pour l’entreprise, rentabilité du travail accrue, mais nécessité de former le personnel et de rester
vigilant devant les risques de diffusion des informations contenues dans les fichiers.

Le travail administratif consiste à réunir des informations élémentaires, à les mettre en ordre et à
les utiliser pour en dégager une information synthétique permettant de prendre une décision
efficace.

Schéma du Travail Administratif

Informatio Information
ns externes s Les informations sont la base du travail de
Internes l’assistant

Collecte Réunion de toutes les informations

nécessaires aux activités à gérer

Saisie Enregistrement des informations sur un support

adapté

Traitement Analyse des informations afin d’effectuer

les opérations nécessaires

Enregistrement du résultat du traitement

Mémorisation pour la conservation et la consultation

Édition Impression du résultat

Transmission/diffusion Envoi des informations résultantes

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 CHAPITRE 3 : L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE
Au sein d’un service administratif, il est nécessaire d’organiser le travail afin de répartir les
tâches entre les différents salariés selon les fonctions et les compétences:

- Faisant une liste exhaustive des tâches,

- Quantifiant la durée de chacune d’elles,
- Identifiant le salarié, ou les salariés, qui l’effectue(nt).

De la saisie de l’information à la prise de décision et à la diffusion de celle-ci, ont été effectuées

à différents niveaux, à différents échelons hiérarchiques. Cela peut entraîner des lenteurs ou des
négligences. Pour lutter contre celles-ci pour non efficacité, il faut organiser le travail
administratif. Or, qui dit organisation, dit également analyse d’une situation. Pour cette raison, à
chaque étape d’un travail administratif cadre et agent doivent se poser les cinq (05) questions
suivantes :

Quoi ? – Que fait-on ?

Où ? – A quel poste ?
Quand ? – A quel moment ?
Qui ? – Qui est ce qui est l’exécutant ?
Comment ? – Quelles sont les méthodes utilisées ?

Ces cinq (05) questions clé peuvent être complétées par deux (02) questions accessoires
Pourquoi ? et Combien ?

A partir de ces questions et des réponses qu’on peut retrouver, ou peut définir l’organisation
administrative de la manière suivante :

L’organisation administrative, exigée par le souci de concilier rapidité et sincérité, est la

recherche de méthodes et de moyens permettant d’effectuer les méthodes administratives dans
les meilleures conditions avec le maximum d’efficacité.

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Deuxième Partie :

LE CLASSEMENT

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 CHAPITRE 1 : CLASSEMENT ET GÉNÉRALITÉS

I/DEFINITION :
Classer : c’est mettre de l’ordre, c’est ranger.
Le classement est une technique qui consiste à disposer méthodiquement des objets ou des
documents dans un ordre bien déterminé.
Son intérêt est de retrouver facilement l’objet ou le document recherché, le conservé dans de
bonnes dispositions.

II/LES QUALITES D’UN BON CLASSEMENT :

Un bon classement doit être :

- Simple, précis tout en permettant de retrouver ou de remplacer facilement et simplement un
document ;
- Sûr en permettant de constater qu’aucun document ne manque ou ne se trouve déplacer ;
- Extensible pour permettre l’insertion de nouveaux documents.

III/MATÉRIELS DE CLASSEMENT :

Ils dépendent de la nature du support. Il y a deux types de support qui sont :

- Support papier : On utilise des dossiers
- Support magnétique : On utilise des boîtes

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 CHAPITRE 2 : LA DÉTERMINATION DU MOT (OU TERME) DIRECTEUR

La détermination du mot directeur est basée sur la définition de trois (03) catégories de termes :
termes prioritaires ; termes ordinaires et termes accessoires.
Règle : La dénomination étant lue de gauche à droite, on retient comme terme directeur le
premier terme prioritaire rencontré dans la dénomination ou, à défaut, le premier terme ordinaire
ou, à défaut, l’intégralité de la dénomination.
Exemples :
Association des Amis de Sacko (termes prioritaires)
Le marché des légumes (termes ordinaires)
Syndicat intercommunal (termes accessoires)

A/ Les termes prioritaires

1) La dénomination comporte :
a) Un nom propre de personne simple ou composé
Ex : Quincaillerie DEMBÉLÉ
Boulangerie BALLO et KANTÉ
b) Un prénom
Ex : Prêt-à-porter Aboubacar sport
Clinique du Docteur Mamadou chirurchien
c) Noms de famille avec particule
Lorsque les particules sont : Au, Aux, Des, Le, La, L’, Du ; on classe à la particule.
Ex : Pharmacie Jean Marie Le Pen
Docteur Philippes Des Rapat
Lorsque la particule est De ou D’ ; on classe au nom propre.
Ex : Rue Charles De Gaulle
Centre Marie D’Esther
d) Nom propre commençant par Saint ou Sainte
Ex : École Saint-Exupéry
Maison Sainte-Marie
2) La dénomination comporte :
a) Un nom géographique simple ou composé

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Ex : Les taxis de Bamako
Transport Ségou-Mopti
Société routière des régions du Sahara
b) Lorsque le nom géographique comporte un nom générique, le terme générique est incorporé
au nom.
Exemples : Auberge du Lac Débo
Parc naturel du Delta du Niger
c) Un nom des points cardinaux simples ou composés : Nord, Sud, Est, Ouest et leurs divers
synonymes orient-oriental, occident-occidental, septentrion-septentrional, austral.
Exemples : Pharmacie du sud
Hôtel nord-sud
d) Le mot centre :
Exemples : Boucherie du centre
Carrefour du centre de Ségou
e) Un adjectif formé d’un nom propre géographique est considéré comme terme prioritaire s’il
n’existe pas d’autres termes prioritaires dans la dénomination.
Exemple : Société malienne de constructions.
f) Cas de prise en compte des adjectifs :
Un adjectif qui précède un terme susceptible d’être considéré comme prioritaire constitue
avec lui un terme prioritaire unique.
Exemple : Association des historiens du Grand Mali
2) La dénomination comporte un nom publicitaire
a) Mot ou ensemble de mots isolés d’une rubrique
Exemples : Bar restaurant « le Refuge »
Association artistique les amis de Mozart
b) Mot inventé :
Exemples : Tricot Absorba
Chaussures Beretta et Corréla
c) Mot étranger :
Exemples : Assurance Djénéba
Etablissement Black Mic Mac
d) Nom historique, légendaire, mythologique :
Exemples : Cinéma Babemba
Fermeture Hercule

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 Les moutons de Panurge
3) Rubrique composée d’initiales
a) Un sigle : Exemples : CTB, ADEMA, ECICA
b) Un sigle mal défini : Exemple : CTB : Coopération de Belgique
c) Un sigle défini en entier : Le mot directeur est choisi dans la dénomination complète.
Exemple : CTB : Coopération Technique Belge
B/ Les termes ordinaires
A défaut de terme prioritaire dans la dénomination, le premier terme ordinaire est considéré
comme étant le terme directeur.
1) Noms communs :
Les noms communs, à l’exception des termes accessoires, constituent des termes ordinaires.
Exemple : Pharmacie du marché
2) Un adjectif pris substantivement comme un nom :
Un tel adjectif est un terme ordinaire.
Exemples : Industrielle de confection
La générale des bijoux
3) Nom commun précédé d’un adjectif numéral :
Le mot directeur sera l’adjectif numéral.
Exemples : Atelier du 2ème pont
Aux cent chemises
4) Adjectif précédant un terme ordinaire :
Un adjectif qui précède un terme ordinaire est ajouté à ce terme, forme avec lui un terme
ordinaire unique.
Exemple : Le grand hôtel de la ville
5) Verbe à l’infinitif :
Un verbe à l’infinitif et un verbe réfléchi à l’infinitif sont des termes ordinaires.
Exemples : Société pour vivre mieux
Comment se coiffer seul
C/ Les termes accessoires
Les termes accessoires généraux sont les suivants : Association, Atelier(s), Chantier(s),
Compagnie, Coopérative, Entreprise(s), Etablissement(s), Industrie(s), Société, Syndicat.
1) Lorsque le terme accessoire est le seul nom commun, alors il est pris comme mot directeur.
Exemple : Association immobilière

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2) Lorsque le terme accessoire est accompagné d’autres noms communs, alors on prend le
premier nom commun comme mot directeur.
Exemple : Compagnie immobilière des bâtiments

CHAPITRE 3 : LES ORDRES OU TYPES DE CLASSEMENT

L’ordre de classement ou type de classement se définit comme la disposition des dossiers et

documents selon leur nombre ou la place qui leur convient.
A/LES ORDRES PRINCIPAUX DE CLASSEMENT :
Ils sont au nombre de trois (03) :
I/LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE :
1) Définition :
Le classement alphabétique consiste à ranger les dossiers ou les documents dans l’ordre de
succession des lettres de l’alphabet.
2) Principe :
a) Le classement des mots :
- Lorsque les premières lettres sont identiques, on classe en fonction des deuxièmes
lettres ;
- Lorsque les deuxièmes lettres sont identiques, on classe en fonction des troisièmes
lettres ;
- Lorsque les troisièmes lettres sont identiques, on classe en fonction des quatrièmes
lettres ; et ainsi de suite.
b) Le classement des rubriques (dénomination commerciale) :
+ La rubrique : C’est un mot ou groupe de mot constituant l’intitulé ou le titre d’un mot à
classer.
Exemples : Energie du Mali
Société DRAMERA et fils
Pour classer une rubrique, il faut déterminer le mot directeur, l’indexer puis procéder au
classement.
+ Le mot directeur : Il s’agit d’un mot de la rubrique retenu comme mot principal pour le
classement.
Exemples :
Rubriques Mot directeur
Pharmacie Kénéya Kénéya
Energie du Mali Mali

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 + Indexage : Il consiste à écrire d’abord le mot directeur puis le (s) mot (s) qui suit
(suivent) le mot directeur et entre parenthèses les mots qui précèdent le mot directeur.
Exemple : Energie du Mali Mali (Energie du)
3) Avantages et Inconvénients :

Avantages Inconvénients
- Simple dans son principe lorsqu’il - Compliqué dans son application
porte sur un nombre réduit de c’est-à-dire difficile à appliquer
documents ; les règles de choix de mot
directeur ;
- Extensible à l’infini ;
- Lent lorsqu’il porte sur un nombre
- Recherche rapide si le volume
important de document ;
est limité.
- Peu sûr, impossible de savoir
l’absence ou le classement d’un
document ;
- Difficile de déceler une erreur.

II/ LE CLASSEMENT NUMERIQUE :

1) Définition :
Le classement numérique est basé sur la connaissance de la suite naturelle des nombres
entiers.
2) Principe :
Le classement numérique consiste à :
- Attribuer un numéro au dossier en fonction de leur date de création ;
- Les classer dans l’ordre de succession des numéros attribués ;
- les numéros attribués représentent la référence ou le repère du dossier.
3) Recherche d’un dossier : le répertoire
Les dossiers sont classés dans un ordre rigoureux, mais un parfait désordre alphabétique.
Un problème se pose lorsqu’on désire sortir un dossier car il n’est pas possible de retenir le
numéro de chaque dossier. C’est pourquoi, lorsqu’on adopte un classement numérique, il
est obligatoire de tenir un répertoire alphabétique qui indiquera à la fois les rubriques
indexées et les numéros des dossiers. Le répertoire est donc un recueil, un ensemble
d’indication classé dans un ordre déterminé pour faciliter la recherche d’un dossier et sa
constitution doit bien sûr être préalable à toute recherche de dossier. Ce répertoire peut
prendre différentes formes :
- Carnet ou registre,

23
 - Fiches (une fiche par rubrique),
- Bandelettes mobiles à découper et à placer sur un support (permet un classement
alphabétique intégral).
4) Avantages et Inconvénients :

Avantages Inconvénients
- Rapide : on situe plus facilement les - Nécessité d’un répertoire
chiffres que les lettres ; alphabétique ;
- Extensible : le classement de nouveaux - Consultation du ou des
dossiers n’entraîne pas un changement répertoires ;
de classement ; - Ruptures dans le classement si
- Discret : les numéros ne signifient rien des dossiers sont retirés.
pour les personnes qui ne disposent pas
de répertoire
- Sûr : on s’aperçoit facilement de
l’absence d’un dossier.

5) Utilisation :
- Classement de nombreux dossiers ;
- Classement des dossiers confidentiels (dossiers médicaux) ;
- Classement de dossiers nécessitant exactitude et sécurité.

III/ LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE:

1) Définition :
Le classement idéologique ou classement thématique est basé sur le regroupement de
documents ou de dossiers se rattachant à un même sujet ou traitant d’un thème identique.
2) Principe :
Un plan de classement est préalablement établit, comportant un certains nombres de
thèmes (pas plus de dix) et des subdivisions. Chaque document est classé en fonction de
son thème et des subdivisions que prévoit le plan.

23
 3) Avantages et Inconvénients :

Avantages Inconvénients
- Adapté à la recherche fréquente - Difficulté à bien concevoir un
par thème, plan de classement,
- Possibilité d’établir un - Renvoi nécessaire si plusieurs
classement correspondant aux thèmes sont concernés,
besoins et aux documents à - Avant toute recherche, il faut
classer,
identifier un thème,
- Possibilité d’utiliser d’autres
- Recherche longue si les dossiers
modes de classement,
sont particulièrement nombreux
- Extensibilité illimitée. et volumineux.

4) Utilisation :
Convient particulièrement bien pour les services de documentation et les bibliothèques.
Exemple : Dans une bibliothèque, les ouvrages peuvent être classés selon les thèmes :
philosophie, histoire, sciences, littérature….
Un ouvrage de littérature peut ensuite être rattaché à la poésie ou au théâtre…

B/ LES ORDRES DÉRIVÉS DE CLASSEMENT

Ils s’obtiennent par la combinaison des ordres principaux de classement. Ce sont :

I/ LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE :
1) Définition :
Le classement Alphanumérique est une combinaison du classement Alphabétique et du
classement numérique.
2) Principe :
C’est un classement Alphabétique car le meuble de classement est divisé en tranche
Alphabétique par des guides répertoires. C’est un classement numérique car entre deux guides
répertoires, les documents sont affectés d’un numéro indiquant leurs codes. Ce qui signifie que
chaque tranche Alphabétique à son propre répertoire qui va de l’un à l’infini. Exemple :
A B

23
Rubriques N° Rubriques N°
1 1
2 2
3 3
3) Avantages et Inconvénients :

Avantages Inconvénients

- Ce classement réunit en principe les - Recherche longue si les documents sont

avantages du classement alphabétique et nombreux,
numérique : - Nécessité de créer un répertoire (c’est à dire
- Il permet la recherche directe de la tranche du que dans chaque tranche les documents sont
classement, répertoriés par ordre d’arrivé, cela fait qu’il n’y
- Il conserve la tranche de classement, la a pas d’ordre alphabétique).
discrétion et la sécurité.

II/ LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE :

Dérivé du classement idéologique, il est fondé sur les divisions territoriales ou
administratives : pays, provinces ou région, départements, arrondissements, canton,
communes.

Exemple : Le Mali est divisé en régions, cercles, arrondissements, communes, villages et

hameaux. Les subdivisions d’un même niveau sont classées alphabétiquement.

Avantages et Inconvénients :

Avantages Inconvénients

-Ce système est précis et simple -Il exige de sérieuses connaissances

-Il est extensible puisqu’il est possible géographiques,
créer des subdivisions nouvelles comme -L’utilisation d’un dictionnaire des
dans le classement idéologique. communes facilite les recherches, mais
ralentit les opérations de classement,
-Il est difficile de déceler l’absence d’un
dossier.

23
 Découpage Administratif du Mali :

Nbre de
N0 RÉGIONS CERCLES cercles
1 KAYES Kayes, Bafoulabé, Diéma, Keniéba, Nioro, Yélimané, 7
Kita.
2 KOULIKORO Koulikoro, Banamba, Dioila, Kangaba, Kolokani, Kati, 7
Nara.
Sikasso, Bougouni, Kadiolo, Kolondièba, Koutiala,
3 SIKASSO Yanfolila, Yorosso. 7
4 SEGOU Ségou, Barouéli, Bla, Macina, Niono, San, Tominian. 7
Mopti, Bandiagara, Bankass, Koro, Ténékou,
5 MOPTI Youwarou, Djenné, Douentza. 8
6 TOMBOUCTOU Tombouctou, Diré, Goundam, Gourma-Rharous, 5
Niafunké.
7 GAO Gao, Ansongo, Bourem, Ménaka. 4
8 KIDAL Kidal, Tessalit, Abeibara, Tin-essako. 4
Nombre total des cercles 49

District de Bamako Communes 6

III/ LE CLASSEMENT DECIMAL

1) Définition :

Le classement décimal est une combinaison du classement idéologique et du classement

numérique.

2) Principe :

Le classement décimal consiste à classer les documents après le plan de classement idéologique
chaque subdivision étant affectée d’un numéro.

Le plan doit être élaboré en 10 parties au maximum appelé divisions primaires et affecté d’un
numéro de 0 à 9 (éventuellement de 1 à 10 si la division ne comporte pas 10 parties).

Chaque partie est ensuite subdivisée en 10 sujets (au maximum appelées divisions secondaires)
affectées d’un numéro de deux chiffres.

Le chiffre de gauche est le numéro de la division primaire, celui de la droite le numéro de sujet.
Chaque sujet peut être divisé aussi en 10 sous sujets (avec des numéros à 3 chiffres, etc.…)

3) Classement décimal Universel (C.D.U)

23
Ce mode classement est conçu pour ranger les documents dans une bibliothèque. Ainsi
l’ensemble des connaissances humaines est reparti en 10 grandes divisions.

00 Généralités
01 Philosophie, morale, psychologie
02 Religions
03 Sciences sociales et droit
04 Linguistique
05 Sciences pures et naturelles
06 Sciences appliquées
07 Beaux arts, photographie, musique
08 Littérature
09 Histoire et géographie

NB : Dans la pratique, on ne fait que simplifier l’écriture, on annule le 0.

4) Avantages et Inconvénients

Avantages Inconvénients
-Ce classement peut se subdiviser autant que - Le plan de classement est délicat à établir,
nécessaire. -Il oblige à de longues recherches si la date du
-Il est extensible, document est inconnue ou imprécise
-Il est sûr,
-Classement d’après les numéros des
documents.

5) Utilisation
Il est utilisé pour le classement de la documentation (bibliothèque), le plan comptable.
IV/ LE CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE :
1) Définition :
Le classement chronologique consiste à ranger les pièces des éléments à classer d’après
leur ordre d’arrivée, des plus anciens au plus récents. C'est un ordre dérivé qui est utilisé
à l’intérieur d’un dossier.
2) Principe :

23
 Le classement chronologique est basé sur la suite naturelle des évènements datés. Les
jours s’écoulant l’un après l’autre, c’est donc bien un cas particulier du classement
numérique.
3) Avantages et Inconvénients
Avantages Inconvénients
- Il est simple et extensible, - Il ne permet pas de déceler l’absence d’un
dossier,
- Il permet de retrouver facilement les
documents les plus récents. - Il oblige à de longues recherches si la date
du document est inconnue ou imprécise.

4) Utilisation :
Le classement des journaux et des revues ; le classement des lettres et documents
commerciaux dans leurs dossiers.

CHAPITRE 4 : LES PROCÉDÉS DE CLASSEMENT

Après avoir choisi l’ordre de classement, il faut déterminer la façon matérielle suivant laquelle
les documents seront rangés : C’est les procédés de classement. On distingue alors :
 Le classement horizontal ou classement à plat : il consiste à empiler les documents les uns
sur les autres, le dos face à l’utilisateur ;
 Le classement débout ou classement sur champ : il consiste à placer les documents débout
comme les livres d’une bibliothèque, le dos face à l’utilisateur ;
 Le classement vertical ordinaire : il consiste à placer les documents verticalement, les uns
derrière les autres, les dossiers reposant sur le dos ;
 Le classement vertical suspendu : il consiste à placer les documents dans un hamac suspendu
aux rayons d’une armoire.

23
LES DIFFERENTS TYPES DE REPERTOIRES

TYPES DEFINITION AVANTAGES INCONVENIENTS

Le carnet ou le Coût peu élevé, Recherche longue :
cahier relié suffit faible encombrement Les renseignements
souvent pour et transport facile sont inscrits dans les
Répertoires reliés répertorier des Sécurité : les différentes classes.
renseignements peu renseignements ne
nombreux. Le carnet Extensibilité limitée
risquent pas de
est subdivisé en s’égarer
classes espacées par
des intercalaires ou
des index
alphabétiques
Ce sont des classeurs Coût peu élevé Recherches longues
à anneaux ou à tige.
Répertoires à Faible encombrement
Le repérage est
feuillets mobiles
facilité par des Extensibilité
onglets indiquant les
mentions utiles au
classement
On peut se situer des Classement Encombrement
fiches étudiées pour extensible et précis Possibilité de perte ou
créer un répertoire Sécurité (fiches de déclassement des
Répertoires sur fiche ex : fiche en T, les fixées) fiches non fixées
fiches fixées à un
socle par un système Mise à jour aisée

23
 d’articulation
Répertoires sur Voir polycopie
fiches articulées (page)
Ce type de répertoire Visibilité synoptique Manipulations
est fait à partir des d’où rapidité des longues
feuillets composés de recherches Les nouvelles
25 à 50 bandelettes Grande capacité bandelettes sont
prédécoupées. C’est difficiles à introduire
généralement lorsque Classement précis
Répertoires à la rubrique tient sur des rubriques grâce à Prix élevé
bandelettes une ligne : on la mobilité des Encombrement
distingue : les bandelettes
répertoires rotatifs, Signalisation fixe ou
les panneaux montés mobile
sur un axe vertical
rotatif. Les
répertoires à
portefeuilles, les
bandelettes sont
placées sur des
plateaux assemblés
dans une reliure
spéciale

LES DOSSIERS

I/ Définition : Un dossier est un ensemble de documents traitant d’un même sujet. Ce terme
désigne donc à la fois le contenu et le contenant.
II/ Tri des documents :
Premier tri : On regroupe les documents par catégorie, on utilise pour cela des corbeilles de
triage.
Deuxième tri : On va classer selon un ordre précis de classement (alphabétique, numérique,
etc) l’ensemble de chaque catégorie.
III/ Choix d’un dossier :

23
 Un dossier sera choisi en fonction :
 Du format des documents à classer,
 Du volume de la documentation,
 Du type de document (courrier, imprimé, carbone…)
 De la fréquence de consultation des documents
 De la sécurité que présente le dossier
 De la conservation des documents plus ou moins bonne que peut assurer le dossier.
IV/ Intitulé du dossier :
Afin de pouvoir identifier rapidement un dossier, on portera sur ce dernier dossier lors de la
création un titre. On peut employer pour cela :
 L’écriture manuelle directement sur le dossier avec un normographe,
 Des étiquettes préparées à la main ou à la machine à écrire,
 Des étiquettes < dymo > en plastique, en relief sur ruban adhésif de couleur.
V/ Rangement des dossiers :
1) Précautions : Il est nécessaire avant de ranger les dossiers et pour certains ordres de
classement (numérique en particulier) d’établir un répertoire. Sans ce dernier, la
recherche s’avérerait impossible.
2) Meubles de rangement et procédés de classement : On choisira un procédé de classement
adapté au type de dossier employé. Le meuble sera fonction du procédé sélectionné et du
nombre de dossiers à classer.

L’INDEXAGE
L’indexage d’un classement consiste à indiquer visuellement des tranches de classement
(jalonnement du classement) et à identifier des documents (dossiers, fiches).
LA SIGNALISATION
1) Définition :
La signalisation est un moyen permettant de visualiser sous une forme codifiée les
caractéristiques communes à un certain nombre de fiches afin de faciliter les recherches.
C’est aussi une indication visuelle des caractéristiques fixes ou mobiles d’un document ou
d’une information.
2) Différentes sortes de signalisation :
En fonction de la nature de l’information (fixe ou variable), il existe deux types de
signalisation :
a) La signalisation fixe :

23
Elle met en évidence les renseignements permanents (profession, nature des articles d’un
fournisseur). Les moyens visuels utilisés sont la gommette de couleur (papillon), la
croix, la couleur du dossier, gaine, baguette.
b) La signalisation mobile :
Elle met en évidence les renseignements variables (dossier incomplet, chiffre d’affaires
réalisé avec un client, réclamation à faire). Les moyens visuels utilisés sont les cavaliers
en métal (cavalier pont, cavalier à pince ou pincette), le curseur.

Travaux d’Application et de Synthèse

(TAS)

23
 PLAN DE FORMATION
Première Partie : Métier et formation

Chapitre 1 : Rôle, Fonctions, Comportement, Connaissances, Aptitudes de la secrétaire

Chapitre 2 : Le cadre et les conditions de travail de la secrétaire

Deuxième Partie : Présentation des documents professionnels

Chapitre 1 : Présentation des documents administratifs

Chapitre 2 : Présentation des documents commerciaux

ANNEXES

23
 PREMIÈRE PARTIE :

MÉTIER ET FORMATION

23
Chapitre 1 : RÔLE, FONCTIONS, CONNAISSANCE ET QUALITÉS D’UN
(E) SECRÉTAIRE
I- Rôle de la secrétaire :
Le métier de secrétaire de direction, c’est d’abord un rôle : celui d’interface ou D’intermédiaire
entre le chef et les personnes internes et externes de l’entreprise ou du service. Au delà du travail
de filtrage et de sollicitation, le métier de secrétaire intègre aussi une responsabilité. L’auxiliaire
permanente est indispensable pour le patron. Elle lui facilite les tâches et lui permet par son
travail de préparation de prendre les décisions administratives ou même de gestion qui s’impose.
Elle recueille et traite en partie tout ce qui se dit, se présente, se lit, s’écrit et dont le chef a
besoin. En un mot elle est appelée à fournir, à rechercher, à utiliser les informations dont dépend
la bonne marche de l’entreprise. C’est ainsi qu’elle est chargée de choisir l’information.

II- Fonctions de la secrétaire :

La secrétaire facilite le travail de chef en faisant à sa place de simple geste destinée à faciliter son
travail mais aussi des actes exigeant des qualités intellectuelles.
Les fonctions de la secrétaire sont de deux (02) ordres :
Fonction 1 : Organisation du travail
 Rechercher et saisir des documents,
 Rassembler des éléments d’une étude. Elle remplace son chef chaque fois qu’elle peut
exécuter un travail qu’il n’est pas obligé de faire lui-même en personne dans ses relations,
 Gérer et fixer des rendez-vous,
 Enregistrer les courriers (départ et arrivée),
 Gérer les communications (téléphonique, télégraphique, fax et internet),
 Organiser certaines assemblées et réunions,
 Rédiger des notes,
 Réceptionner des visiteurs,
 Classer les documents et lettres, etc.…
Fonction 2 : Gestion des temps
 Libérer le patron
Dans le domaine administratif, il y a la transmission des ordres donnés par le chef :
 Inscription aux personnels subalternes,
 Contrôle du travail,

23
La secrétaire est donc un véritable pivot d’information. Comme toute personne chargée de traiter
l’information, la secrétaire a son équipement propre (table de travail, agenda, registre, machine à
écrire, machine à calculer, appareil téléphonique, dictionnaire….).
III- Qualités et connaissance de la secrétaire
Pour réussir dans le métier de secrétaire, il y a quatre (04) grandes qualités qui sont exigées :
 Les qualités physiques
 Les qualités morales,
 Les qualités humaines,
 Les qualités intellectuelles.
A/ Les qualités physiques :
La secrétaire n’a pas besoin d’être jolie pour réussir mais elle doit être toujours propre, soignée
et gracieuse ; avoir une tenue vestimentaire correcte. Ces gestes sont mesurées, sa démarche est
naturelle, ni arrogance, ni provocante. Elle doit savoir se présenter, s’exprimer correctement et
aimablement ; parler sans affectation, ni vulgarité ; d’une voix posée et claire. Elle parle
calmement en évitant le langage familier et mène une vie calme et régulière.
B/ Les qualités morales :
Elles se traduisent par l’honnêteté et la discrétion.
 L’honnêteté se traduit par :
 La ponctualité,
 L’assiduité,
 La conscience professionnelle,
 La sincérité et la franchise,
 La loyauté et la lutte contre le gaspillage,
 La discrétion se traduit dans le comportement et dans le langage.

C/ Les qualités humaines :

Elles se traduisent par :
 La sociabilité,
 La souplesse des caractères,
 La serviabilité,
 La gentillesse,
 La modestie,
 La patience,
 La diplomatie,

23
  L’esprit d’équipe.

D/ Les qualités d’intellectuelles :

1) La formation générale : La secrétaire doit en particulier avoir une connaissance
approfondie de la langue, de l’orthographe, des règles de grammaire et de syntaxe. Elle doit
savoir bien rédiger, s’exprimer avec précision et clarté.
2) La connaissance technique : La secrétaire doit savoir les procédés d’enregistrement les plus
rapides de la parole, l’usage des machines et des appareils de bureau mis à sa disposition; le
classement des documents, rechercher un texte de loi, prendre contact par téléphone avec le
client, rappel d’un rendez-vous à son patron, traduction d’une lettre en Anglais, rédaction
d’un compte rendu de réunion.

23
 Chapitre 2 : LE CADRE ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL DE LA
SECRÉTAIRE

LE CADRE DU TRAVAIL
1) Introduction
Le cadre du travail se définit comme le local (bureau) aménagé et équipé de matériels (poste de
travail) où est exécuté le travail administratif.
Élément important pour l’efficacité et agrément du personnel, le cadre du travail se modernise et
varie.
2) Le bureau
Un soin particulier doit être apporté à la qualité du cadre de travail :
 L’accès au poste de travail doit être facile,
 Le poste de travail doit être bien éclairé de la gauche ou de face,
 Insonorisation systématique prévue lors de la construction (plafond, plancher) et
l’équipement (moquette, machines peu bruyantes, poste téléphoniques sans forte
sonnerie),
 Climatisation ou ventilation indispensable,
 Décoration (couleur, plantes vertes, tableau, toiles).

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

Elles résultent :
1) De l’environnement du travail
 Implantation des locaux
 Environnement physique du travail
2) Des règlements propres à l’entreprise et de l’insertion de l’entreprise dans
l’environnement local
 Horaires de travail
 Modes de rémunération
 Transports, logement, équipements sociaux.
3) Du travail lui-même
 Nature du travail au poste considéré et exigences pour le titulaire.

23
 LES DIFFÉRENTES SORTES DE BUREAUX
1)- Les bureaux traditionnels
Les employés effectuent des travaux similaires ou complémentaires sous la direction d’un
même chef sont groupés dans un bureau, isolé des bureaux voisins. Les chefs, à partir d’un
certain niveau, disposent d’un bureau personnel.
Caractéristiques de l’implantation :
 L’accès aux divers postes de travail est facile,
 Les déplacements sont réduits (accès aux meubles facile) et aisés (dégagements
suffisants),
 Les postes de travail sont éclairés de la gauche ou de face (fenêtres équipées de stores à
lamelles orientales pour éviter tout éblouissement),
 Les employés ne travaillent pas face à face (pour réduire les inconvénients de la
promiscuité).
Cependant, ce type de bureau reste relativement rigide.
2)- Les bureaux paysagés ou espace fonctionnels
Les cloisons sont supprimées. Tous les employés sont groupés dans un espace unique.
Comme impératifs du bureau paysage sont notamment :
- L’implantation des postes de travail doit faciliter les communications. On doit
rapprocher le plus possible les groupes de travail ayant entre eux le plus grand
nombre de relations (déplacements de personnes, transmissions de documents),
- L’implantation doit être variée, toutes dispositions orthogonales, rappelant le grand
bureau collectif ou face à face, doivent être proscrits,
- Les aménagements doivent être très étudiés comme :
 Insonorisation systématique prévue lors de la construction (plafond, plancher) et
l’équipement (moquette, machines peu bruyantes, poste téléphoniques sans forte sonnerie,
cloisonnettes coupe-son…),
 Climatisation ou ventilation indispensable,
 Décoration (couleur, plantes vertes, tableau, toiles),
 Éclairage suffisant.
- Les postes de travail ou les groupes doivent jouir d’une isolation relative.
Certaines zones sont plus particulièrement isolées :
 Postes de travail des cadres,
 Salle de réunion et bureaux bruyants (machines),
 Boxes pour la réception des visiteurs,

23
  Bureaux pour les travaux exigeant une grande concentration.
Un coin repos est prévu pour que les employés, lorsqu’ils en ressentent le besoin, puissent se
détendre en dehors des zones de travail.
3)- Le bureau semi –ouvert ou évolutif

le bureau semi –ouvert réserve à chaque poste un espace personnel.

Cet espace est délimité par des meubles de classement ou des cloisons modulaires lesquels on
peut accrocher des blocs de classement (8 à 10 m2 par poste de travail). Cela pour concilier la
facilité de communication et le besoin de chaque individu d’avoir un domaine privé.
Le bureau semi –ouvert se développe.

Les avantages et inconvénients :

AVANTAGES INCONVÉNIENTS

Flexibilité Risques de bruits

Facilité de communication Causes nombreuses de distraction

Gain de place (pas de couloirs) Personnalisation limitée

4)- Le bureau non affecté

Le bureau non affecté est un bureau dépersonnalise. Le salarié n’a plus un poste fixe, attribué ;
quand il vient dans l’entreprise, on lui affecte un poste pour le temps nécessaire.

Plusieurs raisons contribuent à l’apparition de l’implantation en bureau non affecté :

- l’immobilier coûte cher alors que certains types de personnel (les commerciaux par
exemple) n’occupent leur poste que pendant 20% au plus du temps de travail
- le développement du travail d’équipe exige la mise en commun de la documentation,
- les innovations technologiques permettent de se libérer du câble et donc des contraintes
de lieu,
- Avec un ordinateur et un téléphone portable, le salarié effectue la plupart de ses travaux
à distance ; il peut travailler chez lui, chez le client dans le train.. d’où l’appellation de
« salarié nomade »
- Les documents importants sont numérisés par scanner et rangés dans les archives
électroniques : donc consultés à distance.

23
 L’ENVIRONNEMENT PHYSIQUE DU TRAVAIL

Le travail dans les bureaux serait moins agréable si certains facteurs d’ambiance (une
climatisation éclairage et décoration niveau sonore …) ne sont pas pris en considération.

1) Ambiance thermique - climatisation

Une climatisation éclairage bien réglée assure des conditions d’aération, thermique et
hygrométrique (humidité) optimale (meilleur). La climatisation est obligatoire quand la
dimension des plateaux - espaces non cloisonnés rend impossible l’aération par les fenêtres.

2) L’ éclairage

Un bon éclairage est facteur de confort et de rendement.

 L’éclairage naturel est le plus apprécié, le poste doit être éclairé latéralement par la
gauche pour les travaux manuscrits (exécutant droitier) par la gauche ou la droite
pour un travail sur écran,
 L’intensité de l’éclairage doit être augmentée pour les travaux exigeant l’attention,
 Toutes les causes d’éblouissement doivent être supprimées : ampoules visibles,
plaques de verre, vernis brillants…
 Un bon éclairage augmente la rapidité d’exécution et la sécurité (diminution des
erreurs, de fausses manœuvres ; il réduit la fatigue.

3) Les couleurs

Le choix des couleurs influe sur l’éclairement et agit sur le « moral ».

Couleurs Effets psychologiques

Blanc Provoque la fatigue et ennui
Bleu Facilite la réflexion et peut être fatigant
Vert Facilite la réflexion
Jaune Stimule, incite au travail intellectuel
Orange Stimule, incite à l’action et à la gaieté
Rouge Stimule, excite
Noir Repose mais déprime

4) La décoration

La décoration du bureau influe sur l’image de l’entreprise. Le personnel participe à la

décoration du lieu de travail par le choix de divers éléments :

 éventuellement : type de mobiliers, couleurs des murs ;

23
  surtout : plantes vertes, affiches publicitaires de l’entreprise, objets publicitaires de
l’entreprise ou de clients.
5) L’insonorisation

Le niveau sonore a une influence sur la santé et sur la qualité du travail. Le bruit est un
ensemble de sons indésirables. La lutte contre le bruit est souhaitable dans tous les bureaux,
indispensable dans les bureaux collectifs. Le bruit est provoqué par le fonctionnement des
machines, de véhicules ; la transmission, par des matériaux sonores, de bruits normaux (de
pas, chute d’un objet…).

Pour éliminer ou atténuer le bruit à la source, il faut :

- Adopter des machines et équipements à fonctionnement silencieux : poste téléphonique à

voyant lumineux, imprimante à Laser ;

- Entretenir le matériel (graissage).

6) Hygiène et sécurité

Les règlements concernant l’hygiène et la sécurité doivent être strictement observés de façon
à assurer au personnel des conditions de travail ne portant pas atteint à sa santé et écartant les
causes d’accident prévisibles.

Les règlements d’hygiène à respecter : aération, sanitaires, circulation.

Les règlements de sécurité à respecter sont généralement impératifs. Ils assurent la protection
contre l’incendie, l’évacuation du personnel, l’accès des pompiers.

23
 LE POSTE DE TRAVAIL
Le poste de travail est l’ensemble des équipements et des matériels mis à la disposition d’une
personne pour exécuter un travail bien déterminé. Il doit être conçu de façon rationnelle dans le
but d’économiser les mouvements inutiles donc réduire la fatigue et les pertes de temps par une
disposition fonctionnelle des documents et matériels fréquemment utilisés par l’adaptation des
machines et mobiliers.
Les grandes tendances pour le mobilier sont la simplicité et la flexibilité car au poste de travail le
mobilier doit permettre d’installer les matériels nécessaires pour l’exécution des travaux à
effectuer. Il doit aussi assurer le plus grand confort dans la posture assise. Bureau et siège
doivent être choisis de façon que l’employé ait toujours le dos droit, et que son avant bras soit en
position horizontale.
Le poste de travail concerne divers éléments :
1) Les meubles :
a)-Une table bureau servant de support au matériel de bureau et équipée de tiroir » Celle-ci ne va
pas sans le siège qui pour des raisons de commodités doit être un siège haut dossier pivotant à
hauteur réglable, salon (fauteuils bourrés),
b)-Meubles de rangement : Le poste de travail est complété suivant les besoins par des meubles
de classement dont :
 Armoire à tiroir
 Meuble à clapets
 Blocs trappes clapets à battant, fermeture magnétique ou à pression avec porte étiquette,
 Armoires à porte battante
 Corbeille de classement juxtaposable avec indexage ou non
 Rayonnage haut ou bas pour classeur.
2) Les matériels de bureau
 Machines à écrire (mécanique, électrique, électronique, ordinateur et imprimantes). Ces
outils éliminent les imperfections de l’écriture manuscrite et sont utilisés pour la
préparation et la conservation du courrier et tous les documents transmis à l’extérieur de
l’entreprise,
 Les duplications à alcool, à encre ou à stencil sont utilisées pour les multiplications de
documents. De nos jours, la photocopieuse est venue rendre caduque l’utilisation de ces
procédés salissant et peu maniable. La photocopieuse est plus rapide et facile à manipuler,
 Le téléphone qui est utilisé pour les communications orales, a l’avantage d’être très rapide,
 Le télex est un service de télé dactylographie,
 Le télécopieur comme son nom l’indique, permet de recevoir ou d’envoyer par procédé
d’une copie ou d’un message écrit,

23
  Modem internet
3) Les fournitures de bureau
Il existe plusieurs sortes dont
 Rame de papiers
 Feuilles quadrillées (blocs notes)
 Petit matériels (crayon, stylo, gomme, dateur, marqueur, règles, ciseaux, correcteur ou
Blanco, perforateur, ruban adhésif ou scotch, colle, attache géante, coins de lettre,
trombones, punaises, épingles, bracelets caoutchouc),
 Agrafeuse
 Tampon encreur, porte-timbre, etc.
La tendance actuelle de couleurs vives ou claires du choix des meubles, mobiliers et fournitures
de bureau réalisés ou acquis suivant un certain module (élément de base) permet de faire des
assemblages variés et une adaptation aux gouts et à la capacité financière du destinataire : C’est
le bureau sur mesure.

23
 Deuxième Partie :

LES DOCUMENTS PROFESSIONNELS

LES DOCUMENTS PROFESSIONNELS

Le chèque
La facture
Le bon de commande
Le bulletin de commande Circulent les informations chiffrées.
La traite
Le mandat
Le billet à ordre
Le warrant

La lettre
Le rapport

23
Les notes
Le compte rendu
Le procès verbal
Le bordereau d’envoi Circulent les informations textuelles.
La petite annonce
L’annonce classée Documents Administratifs
L’annonce légale
L’annonce publicitaire
L’avis
Le communiqué

I – CE QUE SONT LES DOCUMENTS PROFESSIONNELS

Les documents professionnels sont des documents utilisés dans l’exécution des tâches
administratives. Leur répartition peut s’effectuer à partir de deux (02) critères : la nature de
l’information qu’ils font circuler et le lieu de leur utilisation (leur destination). La nature des
informations que font circuler les documents professionnels fait distribuer les documents
commerciaux et des documents administratifs. Le lieu d’exploitation des documents permet
d’établir la distinction entre documents utilisés dans les relations externes et documents utilisés
dans les relations internes.

II - LES DOCUMENTS COMMERCIAUX

Les documents commerciaux sont des documents qui font circuler les informations chiffrées. Ils
sont toujours produits sur des imprimés d’après un modèle de présentation standard. Ils sont
relatifs aux mouvements de fonds et se repartissent en trois (03) catégories :
- Les documents destinés à fournir des renseignements (le devis estimatif et la facture pro
format), la facture de doit ;
- Les documents utilisés pour passer commande : le bon de commande et le bulletin de
commande ;

23
 - Les documents utilisés pour servir de paiement : ils sont encore appelés effet de
commerce notamment le chèque, la traite ou lettre de change, le billet à ordre et le
warrant.
Parmi les documents commerciaux, on peut également classer les documents qui
accompagnement les marchandises. Leur nom est en fonction du mode de transport utilisé :
- Le bon de livraison ou bordereau de livraison accompagne les marchandises circulant par
voie de terre ;
- Le connaissement accompagne les marchandises circulant par voie maritime ou par voie
fluviale ;
- La lettre de transport aérien (LTA) accompagne les marchandises circulant par voie
aérienne ;

III - LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

C’est à propos des documents administratifs que le lieu d’exploitation permet d’établir une
différenciation. On distingue les documents utilisés dans le courrier externe et les documents
utilisés dans les relations internes.
1) Documents utilisés dans le courrier externe :
Il s’agit de documents mettant en contact l’entreprise et son environnement. Ils sont de plusieurs
ordres mais on peut les regrouper de la façon suivante :
- La lettre d’affaire (lettre commerciale) ;
- La circulaire d’information, l’avis, le communiqué ;
- Les différentes annonces : petite annonce, annonce classée, annonce légale, annonce
publicitaire ;
- Le message, le télex, le fax, le courrier électronique.
2) Documents utilisés dans les relations internes :
Ces documents se différencient les uns des autres par leur longueur et la nature du message
qu’ils transmettent. Ainsi on distingue les documents courts et les documents longs, les
documents d’information et les documents d’injonction.
- Les documents courts sont appelés notes : note d’information, note de service, note
d’instruction ;
- Les documents longs sont au nombre de trois (03) : le rapport, le compte rendu et le
procès verbal ;
- Les documents d’injonction sont des documents par lesquels on oriente l’activité d’autrui
soit en lui assignant une tâche, soit en lui donnant des indications pour exécuter une
tâche ; ce sont la note de service, les instructions, les directives et les consignes
Les informations transmises par les documents internes sont de quatre (04) natures :
- Les informations générales transmises par Note d’information,

23
- Les informations techniques (opérationnelles) transmises par les instructions et les
consignes,
- Les informations décisionnelles transmises par les notes d’études, les notes de synthèse,
le compte rendu, le rapport et le procès verbal,
- Les informations motivantes transmises par les lettres de félicitations, lettre de
promotion.

23
 IV – CREATION D’UNE ARBORESCENCE PRESENTANT LES PRINCIPAUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Lettre d’affaire
Circulaire d’information
L’avis
Courrier externe
Le communiqué
Les différentes annonces
Le message, le fax, le télex,
DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS le courrier électronique
note d’information
Documents courts note de service
note d’instruction
Relations internes le rapport
Documents longs le compte rendu
Le procès verbal

23
 ECRIT PROFESSIONNEL
(E.P)

ÉCRIT PROFESSIONNEL: GÉNÉRALITÉS

1) Définition :
C’est l’ensemble des lettres écrites au sein d’une entreprise dans le but de résoudre tous les
problèmes commerciaux. L’écrit professionnel a la valeur d’un nom collectif.
2) Importance :
Il évite les pertes de temps, les déplacements inutiles car il obtient toujours audience auprès des
correspondants. Il permet aux commerçants de mieux se connaître et prépare les contacts
fructueux.
L’écrit professionnel suit toutes les opérations depuis leurs origines jusqu’à leur conclusion,
après en avoir précisé les conditions juridiques et économiques.
C’est un moyen de preuve de l’achat et de la vente.
3) Format à utiliser :
Les formats les plus courants sont:
A2 = 42 X 59, 4
A3 = 29, 7 X 42
A4 = 21 X 29, 7
A5 = 14, 85 X 21
A6 = 10, 5 X 14, 85
A7 = 07, 4 X 10, 5
4) Le sens d’utilisation de la feuille :
Il y a deux (02) sens d’utilisation possible de la feuille appelée position de la feuille :
 La position à l’italienne ou paysage (feuille couchée)
 La position à la française ou portrait (feuille débou

23
LA LETTRE COMMERCIALE: GÉNÉRALITÉS

Avec l’apparition et le développement des machines à traitement de texte (micro-ordinateurs ou

machines électroniques), le vocabulaire du secrétariat a évolué. Ainsi, il n’est plus question de :

 Taper à la machine mais traiter des textes,

 Enregistrer des informations mais saisir des données
 Dactylographier une lettre mais éditer une lettre.

I - DÉFINITIONS:
La lettre commerciale est un message écrit d’une ou de deux pages dactylographiées utilisée dans
les relations externes pour transmettre des informations.

II - RÔLE:
La lettre commerciale est l’image de marque et revêt une grande importance pour l’entreprise qui
l’utilise dans ses relations avec l’extérieur.
Malgré les nouveaux moyens de communication, la lettre reste le document le plus largement
utilisé par les entreprises. Elle est le moyen de preuve le plus sûr accepté par les tribunaux.
C’est par son intermédiaire que :
 Les relations avec les partenaires se maintiennent et s’établissent,
 Les accords conclus verbalement se confirment et se précisent,
 D’éventuels litiges entre les partenaires peuvent s régler facilement
Certaines dispositions du code commerce font que la lettre commerciale est une preuve écrite
ayant la valeur d’un contrat.
Selon les mêmes dispositions du code commerce, les correspondances reçues et les copies de
lettres envoyées doivent être classées et conservées pendant dix (10) ans.

III- CARACTÈRES GÉNÉRAUX DE LA LETTRE COMMERCIALE :

a) Qualité de fond :
La lettre commerciale doit renfermer toutes les idées indispensables à la compréhension du
correspondant. Elle doit éviter les idées inutiles. Chaque idée doit être à sa place.
b) Qualité de forme :
Elle doit être :
- simple, c’est-à-dire tenir compte du niveau du correspondant ;

23
 - éviter le style télégraphique ;
- éviter les grossièretés ;
- éviter l’équivoque.
IV- PRÉSENTATION
Pour faciliter la préparation de la lettre, il existe la norme utilisée par des industriels et des
commerçants du monde entier : c’est la présentation préconisée par l’AFNOR (Association
Française de Normalisation) plus connue sous la dénomination NF Z 11 001 qui subdivise la
lettre en 5 zones :
Zone 1 : En – tête ou adresse de l’expéditeur ou émetteur
Zone 2 : Autres mentions imprimées
Zone 3 : Suscription ou vedette ou adresse du destinataire ou récepteur
Zone 4 : Texte ou corps de la lettre
Zone 5 : Suite éventuelle de la Zone 1

CONTENU DES DIFFÉRENTES ZONES :

ZONE 1 : Elle est celle de l’en-tête (mot masculin) constituée par des mentions obligatoires et
des mentions utiles.
 Mentions Obligatoires sont au nombre de cinq (05) :
- La raison sociale (encore appelée dénomination commerciale),
- La forme juridique (S.A ; S.A.R.L ; S.U.R.L ; S.N.C ; G.I.E…)
- Le montant du capital social ou chiffre d’affaires
- L’adresse complète
- Le numéro d’enregistrement au registre de commerce (R.C)
 Mentions utiles sont :
- Le numéro de la Boîte Postale (B.P)
- Le ou les numéro (s) de téléphone (Tél.)
- Le numéro du téléimprimeur (Télex) et du télécopieur (Fax)
- Le ou les numéro (s) du compte courant postal (C.C.P)
- Les références bancaires
- Adresse E-mail
ZONE 2 : Elle est celle des autres mentions imprimées telles que :
- Des slogans publicitaires
- Des jours et heures d’ouverture
- Les moyens d’accès, etc.
Cette zone est facultative. Elle peut ne rien comporter comme mention.

23
ZONE 3 : Elle est celle de la vedette ou de la suscription. Elle comporte aussi le nom et
l’adresse du destinataire.
Selon que l’on écrive à une personne privée, à une entreprise, à un responsable anonyme ou à
un responsable personnalisé, la manière de porter la vedette varie et, en quelque sorte, obéit
aux formules suivantes : 1-1-1 ; 1-2-1 ; 2-2-1 ; 1-3-1. Ces différents chiffres renvoyant au
nombre de lignes sur lesquelles on écrit avant de laisser espace.
1. L’adresse est celle d’une personne privée :

Monsieur Laurent KY

B.P : 1828, rue Titi NIARÉ

BAMAKO

2. L’adresse est celle d’une entreprise :

Etablissements LA SIKASSOISE

Avenue Tièba TRAORÉ

B.P : 372

SIKASSO

3. L’adresse est celle d’un responsable anonyme :

Monsieur le Directeur Général

Établissements LA SIKASSOISE

Avenue Tièba TRAORÉ

B.P : 372

SIKASSO

23
4. L’adresse est celle d’un responsable personnalisé :

Établissement LA SIKASSOISE

Avenue Tièba TRAORÉ

B.P : 372
SIKASSO

A l’attention de Monsieur KONÉ, Comptable

A gauche de la vedette, sont portées des mentions suivantes :

- V/R ou Vos Réf. ou VOS RÉFÉRENCES: Référence de la lettre à laquelle on répond ;
- N/R ou Nos Réf. ou NOS RÉFÉRENCES: Références de la société à laquelle on
appartient.
- Objet : Résumé en style télégraphique le contenu de la lettre
- P.J. ANN : Pièces Jointes ou années accompagnant la lettre
Sous la vedette sont portées sur deux lignes consécutives le lieu et la date d’émission de la
lettre.
ZONE 4 : Elle est celle du corps de la lettre et comprend :
- Le titre de civilité (Monsieur, Messieurs, Madame, Monsieur le directeur,…..)
- Le texte de la lettre (avec généralement trois parties constitutives)
- La formule de politesse (qui varie en fonction du destinataire)
- La fonction du signataire, la signature, le nom du signataire.
Les trois (03) parties constitutives du texte de la lettre sont :
- Le Passé : évocation de ce qui motive la rédaction de la lettre,
- Le Présent : Développement de l’objet de la lettre,
- Le futur : énoncé de ce qu’on attend du partenaire.
Le texte peut être disposé :
- Soit à l’Américaine : il ne comporte pas de retrait d’alinéa, ni pour le titre de civilité, ni
pour les premières lignes des différents paragraphes ;
- Soit au contraire à la Française.
ZONE 5 : Elle est la suite éventuelle de la zone 1. Comme la zone 2, la zone 5 est
facultative. En fait, on peut porter les mentions (obligatoires ou utiles) de la zone 1 n’ayant
pas figuré dans l’en-tête. Elle peut ne rien comporter comme mention.
CONCLUSION : Toutes les lettres commerciales comportent les mentions énumérées ci-
dessus. Mais d’une entreprise à une autre la disposition peut varier. L’adoption de la norme
NF Z 11 001 est recommandée (elle permet au secrétaire de se retrouver facilement lors de la

23
 dactylographie des lettres ou au moment de traiter le courrier). Elle n’est pas obligatoire. Il
existe à côté d’autres normes qui deviennent alors des normes maisons.

ÉTUDE DES DÉBUTS ET FINALES DE LETTRES

I- Les débuts de lettres
Selon que nous recevons une lettre ou que nous envoyons, nous nous trouvons dans les trois
(03) cas suivants :
1- Nous écrivons pour la première fois à un correspondant,
2- Nous répondons à une lettre,
3- Nous confirmons une lettre restée sans réponse.
A- La première Situation
Le simple, c’est d’aborder directement le sujet de la lettre.
Exemple :
 Pour une lettre de demande d’information :
- Votre annonce parue dans le journal …………….No….du ………………….20… a retenu
toute notre attention.
- Nous vous saurions gré de bien vouloir nous faire parvenir une documentation complète de vos
articles ainsi que vos conditions de vente.
- Nous vous prions de nous faire connaître vos prix et les conditions pour la fourniture de
……………………
- Vous voudrez bien avoir l’obligeance de m’adresser le plutôt possible des échantillons de
…………………
- Une réponse dans les plus brefs délais nous obligerait.
- Veillez nous faire parvenir vos conditions de vente par retour de courrier.
B- La deuxième situation
 Pour une lettre de demande de commande :
- Nous serions disposés à vous passer commande des articles dont vous voudrez bien
trouver le détail sur le bon de commande ci-joint :
- Nous envisageons de vous confier la commande des articles énumérés ci-après :
- Nous vous saurions gré de bien vouloir
nous…………………………………………………………..
- Nous vous serions obligés de
m’adresser………………………………………………………………
 Pour un envoi de valeur
- Nous vous remettons sous ce pli…………………………………………

23
 - Nous vous adressons sous ce pli…………………………………………
- Nous vous prions de trouver ci-joint en règlement de
……………………………………………….
 Réponse à une lettre
Lorsqu’on répond à une lettre, il convient d’accuser réception qui consiste à rappeler la
date de la lettre reçue et si possible son objet.
Exemples :
- Nous accusons réception de votre lettre du……… relative à la demande d’information et
nous vous en remercions.
- Nous avons pris bonne note de votre lettre du ……………..concernant………………..et
vous en remercions.
- Nous avons bien reçu votre lettre relative au règlement de votre facture no…… du ……..
- Nous avons reçu votre lettre du 23 décembre à laquelle était jointe votre facture N°
25301.
- En réponse à votre lettre no……. Du…………………
- Dès réception de votre lettre citée en objet, nous vous…………………………
a) Pour remercier le correspondant d’un service rendu
- Je vous saurais gré d’avoir bien voulu me rendre…………………………
- Je vous suis reconnaissant d’avoir bien voulu me rendre ………………
b) Il convient d’éviter le style télégraphique
- Je me vois à table pour………………………………………………………
- C’est avec mon cœur plein de joie…………………………………………
C- La troisième situation
On confirme une lettre restée sans suite. Quand une lettre est restée sans réponse, il faut se garder
de montrer la moindre impatience et admettre toujours que le correspondant est de bonne foi. Si
on écrit à nouveau soit on rappelle les termes de la 1ère lettre, soit on joint à la nouvelle une
copie de l’ancienne.
Exemples :
- Nous vous avions demandé le 03 décembre, si vous pouviez nous------
- Nous vous adressons ci inclus une copie de notre lettre du 3 décembre que vous n’aviez
probablement pas reçu.

Conclusion : Les débuts de lettres sont souvent embarrassants, la première phrase étant difficile à
trouver. On surmonte cette difficulté en ayant recours à des phrases toutes faites relatives à des
situations connues de l’expéditeur et du destinataire. Ainsi :

Écrit –on : On débute par :

23
A la suite d’une conversation téléphonique ? Vous rappelant notre entretien téléphonique
du ……….
Nous serions obligés de bien vouloir …….
Pour un premier contact ?

Nous référant à votre proposition du …….

Pour répondre à une proposition ?

Pour répondre à une personne ayant envoyé

divers papiers ? Suite à votre envoi de documentation……

A la suite d’une rencontre ? Suite à notre entrevue du ……………………

II- Les finales de lettres

Elle consiste à l’emploi de la conclusion et de la formule de politesse. Ces deux (02) éléments
ne sont pas à confondre car la conclusion est l’expression de la dernière volonté de l’expéditeur.
Exemples :
Pour une demande d’information
- Nous désirons avoir les informations les plutôt possible………………………
- En vue d’une commande éventuelle, nous désirons avoir des informations dans un bref
délai.
Réponse à la demande d’information
- Nous espérons vous rencontrer très prochainement.
Pour un envoi de valeur
- Nous vous en souhaitons bonne réception………………………………………..
La formule de politesse :
Obligatoire, elle est un signe de respect constant à prendre congé du correspondant et varie selon
les situations.

SITUATIONS FORMULE
L’émetteur écrit-il Il terminera sa lettre par :

En restant poli sans pour autant être Recevez, Monsieur, nos salutations.
aimable ?

A un client ? Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de

nos sentiments dévoués.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de

23
 nos salutations empressées.

A un fournisseur, à un subalterne ou à un Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de

collègue ? notre considération distinguée.

Veuillez croire, Monsieur, à l’expression de

notre considération distinguée.

A un supérieur Veuillez agréer, Monsieur le Directeur,

l’expression de mes sentiments les plus
dévoués.

« Agréer » signifie « trouver à son gré », « accueillir avec faveur », « recevoir ».Ce verbe est
plus déférent que « croire », comme le mot « sentiment » est plus déférent que le mot
« considération ». On « agrée des salutations », « on croit aux sentiments ».

LES DIFFERENTS TYPES DE LETTRES

1)- LES SUPPORTS DES LETTRES LES PLUS COURANTS :

a)- La lettre de demande d’information, de documentation

Avant d’acheter une marchandise, le commerçant adresse une lettre de demande de
documentation à un fournisseur éventuel pour se renseigner sur la qualité, le prix et les
différentes conditions de vente de la marchandise.

b) réponse à la demande d’information :

Le fournisseur sollicité par le client doit lui envoyer la documentation : catalogue, prix,
échantillon, fiche technique, conditions de livraison, conditions de paiement etc.…accompagnée
d’une lettre généralement appelée lettre de réponse à la demande d’information.

c) La lettre de commande
Le client après avoir pris les renseignements concernant la marchandise qu’il désire acheter,
arrête sa décision d’acheter. La lettre qu’il envoie au fournisseur pour lui demander une certaine
quantité de marchandise est appelée « lettre de commande ». Il convient de noter qu’il existe
plusieurs moyens de passer une commande.
Néanmoins, nous citons : lettre de commande, bon de commande, bulletin de commande, télex,
télégramme, procès-verbaux, téléphone, talkies-walkies, bouche à oreilles, représentation.

23
d) Lettre d’avis
Le commerçant donne ses avis aux clients qu’il entretient des relations. Nous pouvons citer
entre autre les avis suivants : avis d’expédition de marchandises, avis de retard de livraison avis
de règlement etc.…

2) - AUTRES TYPES DE LETTRES:

Le commerçant de ces dernières est plus délicat que celle des précédentes

a) La lettre de réclamation :
Le commerçant doit l’écrire lorsque la transaction ne se déroule pas normalement : une
réclamation peut être une demande d’explications comme elle peut être une demande de
réparation d’un préjudice.

b) la lettre de réponse à une réclamation : Elle peut être l’objet d’excuse quand la
réclamation est fondée ou de justification quand elle n’est fondée.
Exemple :
Par notre lettre du…..

INFORMATION RELATIVE AUX MARCHANDISES

23
LA LETTRE DE DEMANDE DE D’INFORMATION

Avant de passer commande, le commerçant a besoin de s’informer sur:

- les produits
- les prix
- les conditions de ventes
- délai et mode de livraison
- délai et mode paiement
- réductions éventuelles
Le commerçant peut demander l’envoi de catalogue, d’échantillons et même aussi la visite d’une
représentante. Il peut alors comparer les offres reçus et passer commande au fournisseur dont la
proposition est la plus intéressante.
Toute fois ignorant toutes les conditions qui lui seront faites, le demandeur prendra soin de ne
prendre aucun engagement (il sera préférable d’utiliser le conditionnel).

a)-Références : Il s’agit de citer éventuellement la revue ou le journal dans lequel le demandeur a

lu l’insertion publicitaire, ou indiquer une société à laquelle « on se réfère » comme on le ferait
en se recommandant un ami connu .Si de telle référence n’existe pas, dès le début de la lettre le
demandeur entrera dans le vif du sujet.

b)-La motivation de la demande permettant de situer les besoins de mieux apprécier les prix ou
tout autre détail pouvant intervenir dans le choix.

c)-Perspectives : le demandeur peut laisser entrevoir la possibilité de relation suivie, sans pour
cela prendre d’engagement à ce sujet .Toute fois si telle est son intention, elle pourra influencer
le fournisseur sur les conditions proposées. De même, le demandeur pourra laisser entendre que
son choix portera sur le fournisseur le moins offrant, sa demande s’adressant également à la
concurrence.

d)-Conclusion : Elle exprimera l’espoir d’obtenir une offre intéressante.

REDIGEONS
Les références :
- votre maison nous ayant été recommandées par M. X…….
- Nous avons appris par Madame…., votre client que vous étiez fournisseur de ….
- Nous avons beaucoup apprécié votre matériel exposé au salon des arts ménagers et vous serions
reconnaissant de bien vouloir nous faire connaître vos meilleures conditions pour…
L’introduction :
- Nous vous prions de nous indiqués vos meilleures conditions …

23
- veiller m’impliquer, dans le plus court délai possible, vos conditions…
- Je vous prie de m’adresser une documentation aussi complète que possible sur…
- Veiller me faire connaître, sans engagement de ma part vos prix et conditions…

EXERCICE D’APPLICATION :

Vous travaillez à la société Traoré, quartier du fleuve, BPE 882 ; RC 00-353 ? FAX 21 49 23 ;
Tel 22 68 95
Votre directeur commercial B Traoré vient de recevoir une annonce publicitaire n° 10 de
l’HUICOMA, fabrique de savon, BP 372, Koulikoro, en vue de la reconstruction de son
Stock, il vous charge d’écrire à HUICOMA pour demander l’échantillon et conditions de vente
de différentes qualités de savon.
NB : Dernier n° de chrono 50.

LA LETTRE DE DEMANDE DE DOCUMENTATION ET DE PRIX

Une demande de documentation ou de prix est adressée à un ou plusieurs fournisseurs dans le but
d’obtenir une simple information, soit de constituer une documentation qui servira à sélectionner
l’article ou le fournisseur.
Pour certains articles ou produits dont la qualité peut varier (textile, revêtements de sol etc.) il est
d’usage de demander des échantillons.
La demande de documentation devra être précisée, c'est-à-dire qu’elle indiquera clairement la
nature des articles et le mode de paiement prévu.

Vocabulaire :

Catalogue : c'est un recueil énumérant les articles vendus (référence; description, prix etc.).

Échantillon : c'est une petite quantité d'un produit qui permet d'en apprécier qualité.

Tarif : c'est un tableau qui indique les prix de vente des articles.

Escompte : c'est une réduction financière consentie lors d'un règlement anticipe.

Franco port ou franco domicile : les frais de transport des marchandises sont à la charge du
vendeur.

Port payé : les frais de transport sont payés au moment de l'envoi par l'expéditeur.

Port dû : les frais de transport sont payés par le client à l'arrivée des marchandises.

23
EXERCICE D’APPLICATION :

Vous êtes secrétaire à L’ASSURANCE SOUTRA, BP 385, Tél. 20 29 74 75, Bamako, votre chef
K. HAIDARA, Directeur commercial, demande d’adresser une demande de documentation à
HARMOBUREAU 01 BP 598 Abidjan 01 concernant les sièges de bureau en vue de
l’équipement de notre nouvelle agence de Tombouctou.

NB : Dernier n° de chrono 92.

TAF : Rédigez cette lettre.

LA RÉPONSE À LA DEMANDE D’INFORMATION, DE DOCUMENTATION

1) L’attitude du fournisseur sollicitée :

23
L’entreprise qui reçoit les demandes de renseignements sur les marchandises qu’elle fabrique ou
vend, doit y répondre le plus rapidement possible.

Tarder à répondre à un correspondant qui demande des renseignements, c’est s’exposer à se faire
devancer par un concurrent également consulté.

En principe, le fournisseur doit joindre à la documentation une lettre dont l’utilité est d’ajouter
une note personnelle car la réponse doit complément éclairé le demandeur.

2) L’attitude du client à la réception des offres :

Les réponses obtenues des fournisseurs consultés sont analysées, comparées entre elles avant de
prendre une décision. Si une offre est acceptée, l’acheteur fera connaître son accord au vendeur,
il commandera faible aux marchandises.

Dans d’autre cas, l’acheteur peut chercher à obtenir des conditions plus favorables que celles qui
ne sont pas faites : réduction du délai de livraison, escompte plus intéressant.
En outre, acheteur et vendeur doivent se mettre d’accord sur les conditions de vente qui
concernent :

- Les conditions de paiement,

- Les conditions de livraison,
- Les réductions éventuelles sur les prix

1) Les conditions de paiement :

À l’initiative du client :
- Chèque
- En espèces, virement bancaire
- Par compte courant postal, billet à ordre

À l’initiative du fournisseur :
- Lettre de change ou traite

Délai : soit au comptant ou soit à crédit

Au comptant (escompte de règlement possible).

2) Les conditions de livraison :

- Le délai de livraison
- La livraison : elle est faite par le fournisseur

23
 - L’expédition : elle est faite par le transporteur
 Soit en port dû
 Soit en port payé

Conclusion : Le fournisseur, dès réception d’une lettre de demande d’information, de

documentation, doit sans plus tarder à répondre. Ceci atteste tout l’intérêt qu’il accorde à la
demande du client. Il s’efforcera à ne pas manquer le marché en perspective.
Selon les cas, il donnera des informations, enverra un catalogue, un tarif, une facture pro forma,
un échantillon, etc.

Schéma de circulation

Demande
Le client peut demander : Le fournisseur :
 des renseignements  donne des
 un catalogue Répond, envoie renseignements
 un tarif  envoie le catalogue, le
 une facture pro forma tarif, etc.
 des conditions de vente  confirme les conditions
de paiement et livraison

Plan de la lettre

- Accusé réception de la lettre du client et formule de remerciement,

- Envoie de la documentation et espoir que le client en sera satisfait,
- Rester à la disposition du client pour l’exécution de toute commande éventuelle et
assurance que les plus grands soins seront réservés à son exécution,
- La formule de politesse.

Quelques formules types qu’on peut utiliser

Monsieur,
Messieurs,
Madame,

Nous avons reçu votre lettre du………….relative à …………et nous vous en remercions.

23
Votre lettre du …………. Relative à ……………. Nous est bien parvenue et nous vous en
remercions.

Selon nos conditions habituelles, le règlement devra s’effectuer par virement bancaire à
réception de la facture.
Nous vous accordons un escompte de 3% sur le montant des factures payées au comptant.

Nous espérons que notre proposition retiendra votre attention.

Nous souhaiterons recevoir très prochainement votre ordre à l’exécution duquel nous réserverons
tous nos soins.
Nous espérons que ce catalogue vous incitera à nous confier une commande.

EXERCICE D’APPLPICATION :

Vous êtes employés aux services des ventes de HUICOMA SA. (Fabrique d’Huile et de savon),
BP 372, Tél. : 21 26 68 82, Koulikoro.
Vous avez reçu ce jour la lettre de demande de la société TRAORE (voir demande de
documentation). Le chef des ventes, M.GUINDO, vous remet la note qui suit :
Envoyez échantillon et prix des articles ci-après :

- savonnettes Hippo, carton de 48 morceaux, 2500F l’un

- super Hippo, carton de 24 morceaux, 2750F l’un
- Géant Hippo, carton de 24 morceaux 2500F l’un

Conditions de vente :
Livraison : 3 jours après réception de la commande, par route, port payé.
Règlement :
-An comptant pour les commandes inférieures ou égales 2 000 000 F CFA
-par traite, 30 jours fin de mois pour les commandes supérieures à 2 000 000 F CFA
Dernier chrono N : 312

T.A.F : Après avoir tracé le schéma de circulation, rédigez alors la lettre qu’il faut.

LA DEMANDE DE RÉDUCTION DE PRIX :

1) Les réductions commerciales :

Ce sont des réductions accordées par le fournisseur à ses clients au moment de l’opération
Achat ou Vente. Il existe trois (03) types de réductions commerciales notamment le rabais, la
remise et la ristourne.

Le rabais :

23
C’est une réduction exceptionnelle accordée par le fournisseur à ses clients pour tenir compte
d’un défaut de qualité de marchandises livrées ou d’une livraison non-conforme à la commande.
Le rabais est encore accordé par des magasins lors d’occasions spéciales :

- Ventes anniversaires
- Quinzaines commerciales
- Ventes de « fin de série » pour écouler facilement d’anciens stocks.

La remise :

C’est une réduction accordée par le fournisseur à ses clients en raison de l’importance de
l’opération Achat-vente ou de la profession du client (grossiste).

Règles spéciales concernant les remises superposées :

On rencontre souvent l’expression « Remise 10% +5% »

Erreur à éviter : ne jamais calculer 15%. Il faut calculer par remise par remise

Faux calcul Vrai calcul

Divers articles……………………1000 f Divers articles……………………1000 f
Remise 15%.....................- 150 f Remise 10%......................- 100 f
Net…………..= 850 f Net 1 ……………………………= 900 f
Remise 5%...................... - 45 f
Net 2 …………………………..= 855 f

La ristourne :

C’est une réduction accordée par le fournisseur à ses clients à la fin d’une période (trimestre ou
semestre) pour récompenser leur fidélité.
Le taux de la ristourne peut être progressif.

Exemples :
- 2% jusqu’à 10 000 f de chiffre d’affaires,
- 2,5% jusqu’à 30 000 f de chiffre d’affaires,
- 3% jusqu’à 60 000 f de chiffre d’affaires,
- 4% au-delà.

2) La réduction financière :

L’escompte encore appelé escompte de caisse est une réduction accordée par le fournisseur aux
clients qui payent avant l’échéance ou date convenue (escompte de règlement).

23
LA LETTRE DE COMMANDE

Une fois le commerçant édifié sur les conditions de vente du fournisseur, il peut arrêter sa
décision d’achat, lui passer une commande.

Définition :
La commande est la demande de livraison d’une marchandise ou d’exécution d’un service, en
spécifiant la qualité, les caractéristiques, les prix, les délais d’exécution et de règlement etc.

La lettre de commande est un contrat qui engage son émetteur. Elle établie des obligations de
vente, par son acceptation, entre le fournisseur et le client :

Le fournisseur s’engage à livrer la marchandise aux conditions fixées dans la lettre de

commande où dans le bon de commande et à garantir le client contre les vices rédhibitoires;

23
 Le client s’engage à prendre livraison et à payer les marchandises commandées.

Un bon commerçant n’est pas seulement celui qui sait vendre, mais et surtout celui qui sait
acheter. C’est pourquoi, la décision d’achat doit être motivée.

Les motifs pour la passation d’une commande

Une commande se justifie lorsque :
 Un besoin urgent d’un article se manifeste ;
 Une opportunité heureuse se présente : prix promotionnels lors des expositions, des
foires, salon ou un fournisseur consent une réduction exceptionnelle ;
 Le stock d’un article déterminé a atteint le seuil minimum. Pour le déterminer, les
grandes entreprises disposent des fiches de stock qu’elles mettent régulièrement à jour.
Le choix d’un fournisseur parmi tant d’autres est déterminé par les éléments tels la qualité, le
prix, la rapidité de livraison, les échéances de paiement, etc.

Les qualités d’une bonne commande :

La lettre adressée au fournisseur doit contenir sans erreur, sans omission, sans clause imprécise
toutes les indications dont le fournisseur a besoin pour l’exécution de l’ordre.
La lettre de commande doit préciser notamment :
Le nom et l’adresse de l’acheteur et du vendeur ;
La qualité et la description des marchandises commandées ;
Le délai de livraison et le mode d’expédition ;
Le lieu de livraison ;
Le prix à payer, la date et le mode de paiement.

Le mode de livraison :

Franco de port : les frais de transport sont à la charge du fournisseur.

Port payé : les frais de transport doivent être payés avant l’embarquement.
Port dû : les frais de transport sont payés à destination.

Les moyens de livraison : route, mer, fluvial, ferroviaire, aérienne.

Le délai de livraison : sous huitaine, sous quinzaine, dans un mois.

Règlements :

À crédit : on rencontre très souvent l’expression : « règlement à 30 jours fin de mois de

livraison » Cela signifie que le compte de dix (10) jours commence à partir du mois de livraison.
Au comptant : il se fait en espèce, liquide, billet à ordre, lettre de change
Les délais : huitaine, quinzaine, etc.

Les moyens de commande

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Il existe plusieurs moyens de commande parmi lesquels on peut citer les moyens traditionnels et
les moyens modernes.

1)-Les Moyens traditionnels :

- Le bon de commande qui est un imprimé à l’en –tête du client. Il le remplit chaque fois qu’il
veut passer commande.
- Le bulletin de commande qui est un imprimé mis à la disposition du client par le fournisseur, il
est à l’en –tête de ce dernier. Parfois le bulletin de commande porte une énumération des
différents articles que le fournisseur propose à ses clients.
-La lettre de commande rédigée par le client quant il ne dispose pas de bon de commande ou de
bulletin de commande.

2)-Les moyens modernes : Avec le développement des moyens de communications, nous avons
vu apparaître d’autres moyens comme le téléphone, le télex, le fax, l’internet caractérisés par
leur rapidité. Mais la commande passée par téléphone doit être confirmée par écrit.

EXERCICE D’APPLICATION :

Monsieur Lamissa SYLLA, commerçant grossiste, BP 30, Tél. 20 35 55 77, Niono ; après l’essai
avec succès auprès de sa clientèle des moustiquaires imprégnées, décide de passer la commande
suivante :

-100 moustiquaires imprégnées couleur bleu ciel deux places à 10 000 f cfa l’unité ;
-50 moustiquaires imprégnées couleur blanche une place à 7 000 f cfa l’unité.
Aux conditions suivantes :

Livraison port dû sous quinzaine à la gare de Niono par SANKÉ TRANSPORT,

Règlement par virement bancaire les 20 jours qui suivent la livraison.
Cette commande sera adressée à Monsieur Manfaly DJIRE, distributeur exclusif Immeuble
SOSSO, BP 458 Bamako.

TAF : Rédigez cette lettre de commande à la date du jour de l’exercice tout en insistant sur le
respect du délai de livraison sachant que le dernier courrier est enregistré sous le n0 11.

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LA COMMANDE SOUS CONDITIONS / SOUS RESERVES

Un client peut insérer dans sa lettre de commande des conditions particulières. Il peut demander
notamment de lui :
- Donner des garanties quant à la qualité des marchandises qui vient de commander ;
- Accorder une réduction commerciale ;
- Écourter le délai de livraison compte tenu de l’urgence des besoins ;
- Proroger l’échéance de paiement, etc.

Quelque soit le cas de figure, la situation appelle à une solution. Le plus souvent entre la
proposition et la contre proposition, les deux parties trouvent un compris. Toutefois, la décision
finale appartient ici au fournisseur. Ce dernier doit reproduire les conditions privilégiées du
client dans son accusé de réception.

Schéma de circulation

Le client : Le fournisseur

- Accepte les conditions

Passe privilégiées ;
Commande sous conditions/ - Accepte la commande
sous reserves mais refuse les
conditions privilégiées ;
- Refuse la commande

Plan de la lettre

Exprimer l’intention de commande ;

Évoquer les difficultés ;
Détailler les conditions privilégiées ;
Exprimer l’espoir que la requête sera acceptée ;
Formule de politesse.

Quelques formules types qu’on peut utiliser

- Nous serions disposés à vous passer commande des articles dont vous voudrez bien
trouver le détail sur le bon de commande ci-joint.

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 - Nous envisageons de vous confier la commande des articles énumérées ci-après……

- Nous craignons, en raison de quelques difficultés passagères de trésorerie, de ne pas être

en mesure d’effectuer le règlement à la date prévue.
- En raison de ventes supérieures aux prévisions, nous sommes actuellement en rupture de
stock.

- Veuillez prendre note de cette commande sous réserve de votre accord concernant

 un délai de paiement de ………………………………………..

 un délai de livraison de ……………………………………….
 une remise exceptionnelle de……………………………….

- Nous vous saurions gré de bien vouloir nous consentir une remise de …..%.
- Nous espérons qu’en raison de l’importance de nos relations vous pourrez nous faire
bénéficier de cette faveur et nous vous en remercions.
- Nous souhaitons qu’il vous soit possible de répondre favorablement à notre demande.
- Nous espérons que vous voudrez bien accéder à notre requête.

MODIFICATION DE LA COMMANDE

Le client qui vient de passer commande à l’un de ses fournisseurs peut la regretter et désire
annuler tout ou en partie de la commande. Il peut, en effet, avoir reçu entre temps des
propositions plus intéressantes d’un autre fournisseur ou désire faire face à des évènements
imprévus.
La rédaction d’une telle lettre est délicate car le client (acheteur) revient sur une décision ferme
qu’il a prise librement. Il ne peut donc exiger du fournisseur l’annulation ou la modification de la
commande, il tentera simplement d’obtenir l’accord de ce dernier.
Par conséquent, dans sa requête, le client exposera les faits motivants sa démarche, se forcera
de prouver que l’erreur commise résulte des circonstances imprévues.

PLAN DE LA LETTRE

- Rappel de la commande émise (date, objet, le numéro) ;

- Exposez les raisons qui motivent votre changement d’attitude ;
- Espérez obtenir satisfaction et remerciements ;
- Formule de politesse

EXERCICE D’APPLICATION

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Vous travaillez à la société OUMOU SANG, route de Koulikoro, qui a passé commande la
semaine dernière à la société Sénégalaise de pneumatique, Avenue de la République, BP : 701
Dakar ; la commande N0230 comme ci-dessous livrable la semaine prochaine.

- 50 pneus Michelin 145 SR

- 40 pneus Michelin 150 SR
- 30 pneus Good Year 175 WR
- 20 pneus Bridgestone 217 WA
- 10 phares antibrouillard 12/45 W

Deux (02) jours après la passation de commande, OUMOU SANG reçoit une importante
commande d’un nouveau client grossiste qui aimerait recevoir la livraison de sa commande très
rapidement. Suite à cela, M. SANGARÉ, directeur commercial, décide d’apporter à la
commande n0230 déjà transmise, les modifications suivantes :
- 150 pneus Michelin 145 SR au lieu de 50
- 90 pneus Michelin 150 SR au lieu de 40

TAF : M.SANGARÉ vous demande de rédiger cette lettre de modification.

NB : N/R : MS/SOS/2010
V/R : SSP/430

EXERCICE D’APPLICATION N01 :

Vous êtes secrétaire à la société BATHILY et frère BP : 210, RC : 1104, CCP : 310 Adresse
télégraphique 2007, télex 1324, téléphone 24-17-09 fax 22-12-12CB BHM : no 34401 B, Tout
pour l’habillement Bamako. Le directeur commercial Ali BATHILY vous charge d’adresser une
demande d’habits chauds à la Société Sénégalaise pour l’habillement BP : 306 Dakar Sénégal.

NB : Vous avez connu cette société à travers leur annonce parue dans le n°6000 de Jeune
Afrique.

TAF : Faites le nécessaire en sachant que vous envisagez une importante commande si les
conditions de ventes étaient avantageuses. La lettre sera présentée normalisée à la signature du
directeur commercial, elle sera référencée AB/177.

LA FACTURATION

1)- Définition :
On appelle facture le document, envoyé par le vendeur à l’acheteur, indiquant le détail des
marchandises vendues et le décompte de leur prix.
La facture permet de chiffrer le montant dû par l’acheteur d’après les éléments connus au
moment où elle est établie. Des opérations ultérieures peuvent modifier ce montant.

2)- Importance :

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 a) La facture permet à l’acheteur de vérifier le calcul du prix. Jointe à la marchandise, elle
remplace parfois le bon de livraison ou le bordereau d’expédition ;
b) En cas de contestation, la facture acceptée constitue un mode de preuve de la vente et des
conditions de son exécution ;
c) Dans un but fiscal, pour permettre un contrôle plus rigoureux des transactions et
notamment des prix.

La loi a rendu la facture obligatoire pour :

- Toute vente de marchandises, denrées, produits destinés à la revente ;

- Toute vente effectué à un industriel ou à un commerçant pour les besoins de son
exploitation (matériels, fournitures de bureau) ;
- Les prestations de services effectués aux mêmes par un professionnel (réparation des
machines ou des locaux, transports, etc.) ;

La loi précise en outre :

- Les mentions exigées : nom, adresse du vendeur et de l’acheteur, quantité, dénomination

précise et prix unitaire des marchandises ou des services rendus,
- Le nombre d’exemplaires requis : un original pour l’acheteur, un double pour le vendeur ;
- Les modalités de conservation : originaux et copies doivent être réunies en liasses par
ordre de date et conservées par l’acheteur et le vendeur pendant trois (03) ans ;
- Les sanctions prévues en cas de vente sans facture (emprisonnement de 01 à 06 mois,
amende, fermeture et même vente aux enchères du fonds de commerce).

3)- Etablissement de la facture :

Matériellement, les imprimés se présentent :

- Soit réunis dans un carnet, dit facturier, à feuillets numérotés ;

- Soit sous forme de documents séparés ;
- Soit, dans les entreprises importantes, sous forme de liasses de facturation livrées avec
carbones intercalés, comportant un nombre variable de feuillets

Les factures peuvent être établies soit à la main, soit à la machine à écrire.

4)- Les différentes sortes de factures :

Leur diversité reflète la variété des activités commerciales et des modalités de vente.
a) Les factures usuelles :
- Les factures simples ou sur place (quand il y a livraison directe de marchandises par le
fournisseur au client habitant la même ville) ;
- Les factures d’expédition : relatives à des marchandises envoyées l’acheteur par
l’intermédiaire d’un transporteur ;
- Les mémoires ou factures des entrepreneurs de travaux : se présentent comme un état
détaillé des divers travaux effectués et de leur prix.

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 b) Les factures spéciales :
- La facture à condition est la facture provisoire rédigée à l’occasion d’une vente à
condition ;
- La facture à la commission : établie par un commissionnaire à l’adresse de son
commettant, est appelée plus spécialement soit compte d’achat ou soit compte de vente ;
- La facture pro forma (pour la forme) ou facture simulée qui précède la vente ;
- La facture consulaire est une facture d’expédition visée au départ par le consul du pays
destinataire pour certifier à l’intention de la douane de ce pays l’origine et la valeur des
marchandises.

La facture de doit : document qui représente la dette d’un client envers le fournisseur.
La facture d’avoir : document comptable établit par le fournisseur en cas d’erreur dans la facture
de doit et qui représente la dette du fournisseur envers le client.

Lorsqu’un client retourne des marchandises, des emballages consignés ou lorsqu’il obtient une
réduction de prix après réception de la facture. Le fournisseur lui fait connaître le montant de sa
créance par un document appelé note de crédit ou facture d’avoir.
Relevé de facture : Document qui récapitule l’ensemble des factures de doit et factures d’avoir
envoyées au client pendant une période donnée (en général un mois).

5) Les éléments constitutifs d’une facture :

Ce sont :

- Le prix brut (prix d’achat ou prix de vente),

- Les réductions commerciales (remise, rabais et ristourne),
- Les réductions financières (escompte),
- Les éléments additifs (Ce sont des éléments qui s’ajoutent au prix net de la facture après
déduction des réductions commerciales et financières : « le port, les emballages
consignés et la T.V.A »)

Le port est appelé débours lorsque le fournisseur paye le transport des marchandises et la
facture au client ;

Le port est appelé forfaitaire lorsque les marchandises livrées ont été transportées par le
propre véhicule de livraison du fournisseur et puis la facture au client.

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LE RÈGLEMENT

Définition :

Le chèque est un écrit par lequel un détenteur de fonds déposés chez un banquier donne ordre à
ce banquier de verser une somme déterminée au bénéficiaire du chèque ou à une personne
dénommée ou à l’ordre de cette personne.

Le chèque est un moyen de paiement comptant.

Une personne, le tireur donne l’ordre à une autre personne, le tiré de payer une certaine somme à
vue à une troisième personne, le bénéficiaire

Les personnes intervenant dans l’opération :

1) Le tireur : C’est la personne titulaire du compte en banque qui établie le chèque.

2) Le tiré : C’est la banque qui tient le compte du tireur et qui doit payer le chèque.
3) Le bénéficiaire : C’est la personne à laquelle le chèque est destiné.

Tireur Bénéficiaire
1ére personne 3ème personne

Donne ordre de payer exécute l’ordre et paie

Tiré
2ème personne
Banque

La lettre de change ou de traite est un effet de commerce par lequel une personne, le tireur
(client) donne à une autre personne, le tiré (la banque) l’ordre de payer à une date déterminée,
l’échéance, une certaine somme au profit d’une troisième personne, le bénéficiaire (le
fournisseur).

Le billet à ordre est un écrit par lequel un débiteur ou souscripteur s’engage à payer à l’ordre
d’une autre personne appelé bénéficiaire une somme déterminée à une échéance fixée.

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