Guide de dmarrage rapide

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Sommaire
1.Prambule....................................................................3 2.Dmarrage du programme.........................................4 3.Prise en main...............................................................6
3.1. Les saisies...................................................................6 3.2. Les listes....................................................................10

4.Gestion courante......................................................13
4.1. Saisie d'un devis........................................................13 4.2. Transformation d'un devis en facture.........................15 4.3. Gestion des rglements.............................................16 4.4. Saisie d'une criture comptable.................................18 4.5. Gestion des articles et le stock..................................20 4.6. diter une fiche de paye............................................23

5.Fonctions avances.................................................24
5.1. Clture des comptes..................................................24 5.2. Plan comptable..........................................................25

6.Paramtrage du logiciel...........................................26
6.1. Cration d'une nouvelle socit.................................26 6.2. Prfrences...............................................................27 6.3. Modle des documents..............................................28

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1. Prambule
Cette documentation a t rduite son maximum dans un souci d'efficacit pour le lecteur dans la dcouverte du logiciel OpenConcerto. Ce guide ne prsente qu'une petite partie des possibilits d'OpenConcerto et ne fait pas office de manuel utilisateur complet. Pour plus de clart, ce guide utilise la nomenclature suivante: expression en gras : lments destins la lecture rapide qui reprsentent les lments minimaux utiliser pour suivre le guide. expression en italique: libell prsent dans le logiciel Le logiciel fonctionne sur Windows XP/Vista/7, Linux et MacOSX. Avant d'utiliser OpenConcerto, vous devez vrifier que vous disposez de: Java Runtime Edition 6 ou suprieur tlchargeable gratuitement l'adresse http://www.java.com OpenOffice 3 ou suprieur (gratuit et opensource), tlchargeable l'adresse http://fr.openoffice.org Ce logiciel permet de modifier les modles des documents utiliss Certains antivirus et pare-feux sont la cause de problmes de connexion, vous devrez modifier leur configuration pour permettre OpenConcerto de raliser les connexions au serveur de base de donnes.

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2. Dmarrage du programme
Aprs avoir double cliqu sur l'icne OpenConcerto, le logiciel se connecte votre base de donnes et ouvre la fentre de connexion. La connexion au logiciel est scurise par un mot de passe pour chaque utilisateur, vous devez donc possder un identifiant et le mot de passe associ pour utiliser OpenConcerto.

L'identifiant par dfaut est Administrateur.

Pour facilit la dcouverte du logiciel, l'administrateur n'a pas de mot de passe. (Il est fortement conseill d'en dfinir un ultrieurement).

Le logiciel vous propose galement de slectionner une socit. En effet, OpenConcerto est capable en standard de grer plusieurs socits. Cliquez en suite sur Connexion.

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Point de dpart de toutes les activits, la fentre principale affiche la barre de menu et la liste des tches propres l'utilisateur.

Les menus et fonctionnalits tant personnalisables pour chaque utilisateur, le logiciel vous indique galement le nom de l'utilisateur et la socit renseigns la connexion.

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3. Prise en main
3.1. Les saisies
a) Fentres de saisie

Les fentres de saisie d'OpenConcerto se dcomposent en 2 parties. La partie principale contient la liste des informations remplir. Ces informations sont de type texte, nombre, date et autres lments du logiciels (ville, utilisateur, compte...).

La seconde partie, en bas de la fentre de saisie, contient les diffrentes actions: Annuler; annule l'opration en cours et ferme la fentre de saisie Ajouter: cre l'lment saisi dans la base de donnes et ferme la fentre de saisie (sauf si vous avez coch ne pas fermer la fentre, pratique pour les saisies la chane) Supprimer: supprime l'lment de la base de donnes Modifier: modifie donnes saisies l'lment conformment aux

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b)

Les champs de saisie

Parmi les diffrents champs de saisie des interfaces, certains champs clignotent en jaune, il s'agit des champs obligatoires. Une saisie incorrecte ou manquante dsactive alors l'appui sur les boutons Ajouter, Modifier et Supprimer.

En laissant quelques secondes le pointeur de la souris sur les boutons inactifs, le logiciel indique les points bloquants pour la validation de la saisie. c) Les champs texte et nombre

En fonction du type de donnes saisir, OpenConcerto peut bloquer la saisie des lettres ou des chiffres afin que l'utilisateur sache qu'il est dans l'erreur. Dans certains cas, les nombres ngatifs sont interdits.

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d)

Champ date

Vous pouvez saisir directement au clavier la date dans le format jour/mois/anne ou en utiliser le calendrier intgr.

L'ouverture du calendrier se fait l'aide de l'icne calendrier rouge situe droite du champ de saisie. e) Slecteur simple

Un slecteur se caractrise par un bouton jaune de forme triangulaire situ droite du champ. En cliquant sur ce bouton, vous faites apparatre une liste de choix ou une suggestion pour la saisie. Cette liste peut tre personnalisable sur certaines interfaces, vous avez alors accs, via un clique droit, aux fonctions d'ajout et de suppression des choix ou suggestions. Ce composant fournit galement l'auto-compltion au fur et mesure de la frappe.
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f)

Slecteur avanc

Le slecteur avanc ajoute 3 possibilits par rapport au slecteur simple: l'affichage des dtails de l'lment : l'icne loupe affiche une fentre faisant apparatre l'ensemble des champs saisis pour l'lment saisi. la slection par liste : l'icne liste affiche la liste complte des lments slectionnables, vous donnant alors accs aux fonctions de recherche, modification, etc.. l'ajout direct : l'icne plus affiche directement la fentre de saisie d'un nouvel lment

Dans cet exemple, vous pourrez donc afficher en un clique tous les renseignements concernant Dubois Alice, afficher la liste complte des utilisateurs existants et crer un nouvel utilisateur.

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3.2. Les listes

Les listes prsentes dans le logiciel regroupent un grand nombre de fonctionnalits dont la recherche, le tri, la traabilit, l'ajout, la modification, l'export de donnes ainsi que des ensembles spcifiques d'actions. a) Les colonnes

Les colonnes des listes sont rglables en largeur, ce rglage se fait par le dplacement des sparateurs de colonne situs au niveau des titres. Les colonnes sont galement dplaables, vous pouvez les dplacer en maintenant enfonc le bouton gauche de la souris.

Les tris s'activent en cliquant sur le nom d'une colonne. Un symbole triangle indique le sens du tri.
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b)

Saisie directe

Certaines listes permettent la saisie directe. Un double clique dans une case active la saisie. Des aides la saisie sont intgres et accessibles par un menu contextuel affichable par un clique droit.

La saisie d'un prix dans un lment de facture est par exemple accompagne d'une fonction de conversion d'un montant TTC vers le montant HT correspondant. c) La recherche

OpenConcerto inclut un moteur de recherche avanc qui permet rapidement de filtrer une liste selon un grand nombre de paramtres. Le filtre associ la recherche fonctionne en temps rel. Vous pouvez spcifier une colonne ou rechercher sur l'ensemble des colonnes. Par dfaut, la recherche slectionne les donnes qui contiennent la valeur saisie, vous pouvez affiner votre recherche en slectionnant par exemple est infrieur pour une quantit ou un prix.

Dans l'exemple ci-dessus, un deuxime critre de recherche a t ajout en cliquant sur plus afin de rechercher dans la liste des ventes les factures de 2010 rgles par CB. Notez que les totaux des listes se mettent galement jour en fonction des lments de la liste. Il devient simple alors d'avoir le total des ventes CB de 2010.
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d)

Actions directes et par menu contextuel

Les actions ralisables sur les lments des listes sont personnalises pour chaque interface. Les actions rcurrentes d'ajout, de modification et de suppression se situent en bas droite des listes. Les actions directes se trouvent sous forme de boutons en haut des listes. Par exemple, sur une facture, vous pouvez enregistrer l'envoi, le rglement d'une facture et crer une facture partir d'une autre.

Les actions contextuelles sont accessibles par un clique droit sur les lignes slectionnes. Par exemple, pour une facture:

Les listes qui permettent de slectionner plusieurs lignes ont des actions spcifiques sur l'ensemble de lignes. Il est par exemple possible d'imprimer plusieurs factures en une seule fois.

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4. Gestion courante
4.1. Saisie d'un devis
La saisie d'un devis est accessible directement depuis le menu Saisie ou par le bouton Ajouter de la liste des devis.

Le numro du devis est renseign automatiquement par OpenConcerto suivant la rgle dfinie dans les prfrences du logiciel. Vous pouvez saisir un numro arbitraire, le logiciel vous indiquera si le numro existe dj. La date ainsi que le commercial sont pr-remplis. Vous remplissez donc la rfrence du devis et slectionnez le client qui est destin ce devis. S'il s'agit d'un nouveau client, cliquez sur le bouton plus droite de la ligne client et saisissez les informations demandes. Seuls les champs en jaune sont obligatoires.
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Pour ajouter des lments dans le devis, cliquez sur Ajouter une ligne. En saisissant la dsignation des articles, le logiciel vous proposera de remplir les lments de la ligne partir d'un article existant afin de gagner du temps. Le prix de vente unitaire hors taxes (PV UV HT) doit tre obligatoirement rempli. Vous pouvez saisir le montant TTC et faire un clique droit pour slectionner Convertir en HT. Au fur et mesure de la saisie, le logiciel calcule les totaux ainsi que les marges. Ces calculs se font sur l'ensemble du devis et sur les lignes slectionnes (colonne Slection). Afin de mettre en page votre devis, vous pouvez choisir un style visuel pour chaque ligne. Cela permet par exemple de distinguer titres et lignes d'information. Une fois votre saisie termine, cliquez sur le bouton Ajouter.

L'impression directe du devis est dclenche si vous avez coch Imprimer. En cochant Visualiser, vous indiquez au logiciel de vous prsenter le rsultat final, libre vous de l'imprimer ensuite.

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4.2. Transformation d'un devis en facture

Le logiciel permet de transformer ou de crer une facture partir d'un devis accept par le client. a) Validation du devis

Dans le menu Gestion, cliquez sur Liste des devis. Dans l'onglet En attente, le logiciel affiche les devis en attente d'acception (ou refuss). Slectionnez le devis valider et dans le menu contextuel (accessible avec un clique droit) choisissez Marquez comme accept. b) Cration de la facture

Dans la liste des devis accepts, slectionnez le devis et cliquez sur le bouton Transfert facture. Le logiciel ouvre la fentre de saisie de facture, identique celle accessible depuis le menu Saisie mais pr-remplie avec les lments du devis. Vrifiez que le mode de rglement correspond vos attentes et terminez en cliquant sur Ajouter.

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4.3. Gestion des rglements

a) Cas gnral peuvent tre grs

Les rglements des factures automatiquement ou manuellement.

Dans le cas d'un paiement comptant et complet, lors de la saisie de la facture, le fait de slectionner un paiement comptant valide un rglement la date du jour. Pour un paiement diffr et complet, lors de la saisie de la facture, le fait de slectionner une chance automatisera la gestion des moyens de paiement. Les chques encaisser seront par exemple crs automatiquement. Comme pour toute opration commerciale, les critures comptables sont gnres par le logiciel afin d'viter de resaisir plusieurs fois les mmes informations. b) Paiement diffr inconnu ou paiements multiples

Lors de la rdaction d'une facture, le paiement n'est pas obligatoirement connu d'avance ou peut varier, dans ce cas choisissez Indfini. Pour un paiement multiple, slectionnez Multiple. Dans ces 2 cas, les paiements devront tre renseigns manuellement. Pour cela, slectionnez Liste des factures clients non rgles depuis le menu Paiement.

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Depuis cette liste le menu contextuel Voir la source ouvre la facture associe.

Pour saisir l'encaissement, slectionnez dans la liste la (ou les) facture(s) et cliquez sur le bouton Encaisser. La fentre de saisie liste les factures slectionnes et vous permet de dfinir le montant encaiss et le mode de rglement.

Dans cet exemple, nous enregistrons un rglement partiel d'une facture par chque de d'un montant de 100. Validez la saisie en cliquant sur Ajouter.
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4.4. Saisie d'une criture comptable

Les critures comptables sont cres automatiquement par le logiciel en fonction des actions commerciales (factures, avoirs, etc...). Cependant, OpenConcerto fournit le moyen de saisir des critures manuellement afin de fournir une flexibilit totale de gestion comptable. La saisie des critures manuelles est accessible depuis le menu Saisie.

Les critures saisies dans ce panneau sont regroupes dans un mouvement dont le libell est saisir. L'criture saisie sera stocke dans un journal, la liste des journaux est personnalisable. Chaque ligne du tableau reprsente une criture, l'autocompltion vous aidera choisir un compte existant. Le logiciel empchera toute saisie avec un compte non prsent dans le plan comptable entreprise. Pour dverrouiller ce fonctionnement, cocher Cration automatique des comptes.
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Le logiciel affiche les dbits et crdits totaux afin d'aider la saisie de mouvements comptable quilibrs. Toute criture incorrecte est indique par un fond rouge. De plus, le logiciel ne dverrouillera la saisie que si les critures sont correctes et que les mouvements sont quilibrs. Une fois votre saisie d'un mouvement termine, cliquez sur le bouton Ajouter. Lors de la saisie de plusieurs mouvements, cocher ne pas fermer la fentre permet d'viter de relancer une nouvelle saisie en parcourant les menus.

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4.5. Gestion des articles et le stock

OpenConcerto dispose d'une gestion d'articles hirarchique, un article est associ une famille d'article. Pour une plus grande souplesse, il n'y pas de limite dans la hirarchie des familles d'articles. Les articles sont crs automatiquement lors de la cration d'une facture si vous remplissez la colonne du code du l'article. Pour une gestion manuelle, slectionnez Liste des articles dans le menu Gestion. a) Les familles d'article

Vous retrouvez dans la colonne de gauche la hirarchie des articles. En slectionnant une famille, la liste des articles se rduit ceux de la famille slectionne. Les boutons Ajouter, Supprimer et Modifier situs gauche vous permettent de grer votre propre hirarchie de famille.

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b)

Ajouter un nouvel article

Cliquez sur le bouton Ajouter en bas droite de la fentre de la liste des articles.

En fonction des rglages du logiciel, cette interface propose les diffrents lments saisir. Le code article est obligatoire, il permet une saisie rapide dans les factures, avoirs, devis et autres saisies relatives aux articles. La famille de l'article est optionnelle mais est fortement conseille pour faciliter la gestion d'un large ensemble de produits ou services. Vous pouvez saisir le prix de vente en HT ou TTC, en fonction de la TVA slectionne, le logiciel ralise les calculs appropris.

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c)

Mouvements de stock

Les mouvements de stocks sont accessibles par le menu Saisie. Ils permettent de saisir une entre ou une sortie de stock manuellement.

Chaque mouvement de stock possde son propre libell, la date du mouvement est enregistre par le logiciel. Saisissez l'article et la quantit (ngative pour une sortie de stock), puis cliquez sur Ajouter.

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4.6. diter une fiche de paye

Chaque mois, pour diter les fiches de payes, utilisez le menu Paye, et slectionnez dition des fiches de paye. OpenConcerto automatise l'dition son maximum. Si vous n'avez pas de modifications raliser sur les cotisations et salaires, cliquez simplement sur Valider. Les modifications peuvent se faire directement par le menu contextuel Modifier ou sur la fiche du salari. La gestion des salaris est accessible par le menu Paye, via Liste des salaris.

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5. Fonctions avances
5.1. Clture des comptes
Accessible depuis Clture du menu Etats, l'assistant de clture des comptes affiche les actions que vous devez entreprendre avant de lancer la clture de l'anne.

Pour lancer la clture, cliquez Valider.

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5.2. Plan comptable

Le plan comptable utilis est modifiable, il peut tre diffrent pour chaque socit gre. Il est accessible depuis Plan comptable entreprise du menu Structure,

Vous pouvez ajouter et supprimer manuellement des comptes ou les importer depuis le plan comptable gnral. L'import depuis le plan comptable gnral se fait par le bouton Ajout depuis le PCG (dtaill, abrg ou dvelopp).

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6. Paramtrage du logiciel
6.1. Cration d'une nouvelle socit
Depuis le menu Structure, slectionnez Nouvelle socit.

OpenConcerto n'impose pas de limite dans le nombre de socits qu'il peut grer. Pour grer une nouvelle socit, vous devez remplir les infirmations gnrales ainsi que l'adresse de la socit. Bien que ces informations soient modifiables ultrieurement, nous vous conseillons de prendre le temps de les remplir compltement. Un clique sur Ajouter lancera la procdure de cration d'une nouvelle socit dans la base de donnes du logiciel.
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6.2. Prfrences
Accessible depuis le menu Fichier, cette interface organise hirarchiquement les diffrents types de rglages (colonne de gauche). La modification d'un paramtre devient effective aprs avoir cliqu sur le bouton Appliquer.

Nous avons intgr une recherche rapide au-dessus de la liste des prfrences pour vous faire gagner du temps. OpenConcerto gre 2 types de rglages: a) les prfrences globales

Elles sont communes tous les utilisateurs, elle regroupent les rglages relatifs la gestion globale de la socit (Comptes, TVA, numrotation...). b) les prfrences de l'ordinateur

Ces rglages sont spcifiques l'ordinateur, on y retrouve par exemple les prfrences relatives aux impressions et aux emails.

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6.3. Modle des documents

Les modles des documents utiliss par OpenConcerto sont au format OpenDocument, format libre et standardis, exploitable notamment avec la suite bureautique gratuite OpenOffice. Les documents finaux (devis, factures, relances, etc...) sont donc personnalisables simplement en modifiant les modles. Les diffrents modles sont stocks dans le dossier Configuration/Template/Default . Pensez garder une copie de sauvegarde de ces modles.

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