Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan

Keprotokolan
Dokumentasi administrasi humas dan keprotokolan perlu disimpan dengan baik sesuai
golongannya. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah pencarian dokumen jika akan
dibutuhkan. Penyimpanan suatu dokumen administrasi humas dan keprotokolan harus
dilakukan dengan baik dan benar. Pada dasarnya evaluasi kegiatan administrasi humas dan
keprotokolan dapat berupa laporan kegiatan. Laporan kegiatan dapat diartikan sebagai suatu
laporan yang dibuat dengan tujuan untuk melaporkan suatu kegiatan. Pada dasarnya laporan
evaluasi humas dan keprotokolan harus ditulis dengan sistematika laporan resmi dan disusun
dengan runtut sesuai dengan peristiwa dan keadaan yang terjadi tanpa adanya manipulasi.
Kegiatan evaluasi harus dilakukan mulai dari proses perencanaan sampai pada tahapan
pelaksaan acara atau kegiatan humas dan keprotokolan selesai dilaksanakan. Pada kegiatan
evaluasi humas dan keprotokolan yang perlu diperhatikan yaitu struktur dan bentuk evaluasi,
evaluasi umum mengenai keberhasilan humas, kode etik, serta juga evaluasi keseluruhan
kegiatan keprotokolan.

A. Menerapkan dan Menyimpan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan

Setelah kita memahami materi mengenai kegiatan administrasi humas dan keprotokolan,
kita harus paham mengenai penyimpanan dokumen administrasi humas dan keprotokolan.
Penyimpanan dilakukan guna memudahkan jika dokumen diperlukan lagi.
1. Dokumen Adminitrasi Humas dan Keprotokolan
Dokumen administrasi dalam bidang humas dan keprotokolan sangan penting dibuat. Hal
tersebut dikarenakan untuk mempermudah mengetahui berbagai catatan dari berbagai
kegiatan dari humas dan keprotokolan yang pernah dialami.
a. Definisi Dokumen
Secara estimologis dokumen menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda yaitu document
yang memiliki arti sesuatu yang tertulis atau terletak dan dapat digunakan sebagai keterangan
atau sebagai bukti.
Dokumen mencakup berbagai surat berharga, termasuk rekam yang dapat dijadikan
sebagai alat bukti yang bertujuan untuk mendukung kekurangan agar lebih meyakinkan.
Dokumen memiliki jumlah yang relatif banyak, sehingga memerlukan pengelolaan yang tepat
pada penyimpanannya, agar dapat dengan mudah untuk menemukannya kembali dikemudian
hari. Apabila dalam penyimpanan dokumen tidak ditata dengan baik, akan menyulitkan jika
kita ingin menemukan kembali dokumen tersebut pada suatu hari.
b. Penggolongan Dokumen Humas dan Keprotokolan
Sebuah kantor baik swasta ataupun instansi pemerintah, dalam kegiatan sehari-hari pasti
terjadi arus penerimaan dan pengeluaran surat atau dokumen. Terdapat beberapa macam
dokumen humas dan keprotokolan kantor yaitu sebgai berikut :
1) Warkat Biasa
Warkat biasa merupakan salah satu dokumen yang semula memiliki nilai yang
penting. Akan tetapi, pada akhirnya menjadi tidak berguna, contohnya surat lamaran.
2) Dokumen yang tidak penting (Nonesensial)
 Dokumen yang tidak penting merupakan suatu jenis dokumen yang memiliki sifat
sementara. Dokumen nonesensial dapat diganti dan secara berkala dapat
dimusnahkan.
3) Dokumen penting (Important)
Dokumen penting merupakan salah satu dokumen yang memiliki hubungan dengan
masa lalu dan masa yang akan datang
4) Dokumen atau warkat sangat peting (Vital)
Dokumen atau warkat sangat penting adalah salah satu bentuk dokumen yang
memiliki nilai sejarah dan ilmiah. Bentuk tersebut mampu untuk diajadikan sebagai
alat pengingat selama-lamanya.
Berbagai jenis dokumen kantor tersebut dapat dikelola menggunakan sistem yang
baik sesuai kebutuhan kantor. Pengelolaan dokumen kantor dapat dilakukan dengan
dua sistem yaitu sistem kartu kendali dan buku agenda.

c. Peranan Dokumen Humas dan Keprotokolan Kantor

Dalam kegiatan administrasi, dokumen humas dan keprotokolan kantor memiliki
peranan
yang sangat penting, yaitu sebagai berikut :
1) Sebagai Alat Bukti Tertulis
Dokumen kantor dapat digunakan oleh instansi atau jika terjadi suatu perselisihan
yang terjadi antar organisasi atau instansi yang mengadakan hubungan korespondensi.
Dokumen kantor ini juga biasa menjadi bukti yang bersifat autentik dengan tujuan
untuk menyelesaikan perselisihan yang ada.

2) Sebagai Alat Pengingat

Dokumen atau surat dapat dijadikan sebagai pengingat untuk mengetahui hal-hal yang
telah lampau atau terlupa.

3) Sebagai Bukti Historis

Dokumen atau surat memiliki peran sebagai bukti sejarah atau bukti historis. Saat kita
ingin mengetahui sejarah suatu instansi, kita dapat mengambil informasi dari
dokumen yang menggambarkan situasi maupun kondisi atauninstansi yang
bersangkutan.
4) Sebagai Duta Organisasi
Dokumen dapat dijadikan sebagai duta organisasi atau instansi. Hubungan antar
organisasi atau instansi tidak selalu bertemu langsung. Hubungan ini dapat di
wakilkan dengan adanya surat atau dokumen.

5) Sebagai Pedoman
Adanya dokumen atau surat, dapat dijadikan sebagai pedoman suatu organisasi atau
intstansi hal tersebut untuk melakukan suatu aktivitas atau kegiatan dalam mengambil
suatu keputusan.

d. Pentingnya Pengelolaan Dokumen dalam Suatu Humas dan Keprotokolan Kantor

Kegiatan penataan dokumen yang sesuai dilakukan dengan tujuan pengelolaan
dokumen dapat dilakukan dengan cepat, tepat, akurat, mudah, dan lengkap.
Tujuannya untuk meningkatkan kinerja perusahaan-perusahaan.
2. Menerapkan dan Melaksanakan Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan
Keprotokolan
Dalam penyimpanan dokumen administrasi humas dan keprotokolan terdapat 5 jenis
penyimpanan yaitu sebagai berikut :
a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Penyimpanan dokumen sistem ini adlah jenis sistem penataan dokumen menggunakan
metode penyusunan yang didasarkan pada abjad secara berurutan yang dimulai dari A sampai
Z dengan menggunakan peraturan mengindeks.
1) Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad
Berikut penataan dokumen file dengan sistem abjad :
a) Guide
Guide memiliki fungsi untuk membantu petugas dalam menyimpan dan juga
menemukan kembali arsip atau dokumen yang berada diantara dokumen. Guide
memiliki beberapa macam yaitu guide utama, guide pembantu, dan guide keluar.
b) Folder
Terdapat tiga jenis folder yang dapat digunakan dalam sistem penyimpanan
dokumen abjad yaitu folder campuran, folder individu, dan juga folder khusus.
c) Persiapan Penataan Dokumen Berdasarkan Abjad
Berikut adalah persiapan penataan dokumen berdasarkan abjad :
(1) Memahami peraturan indeks
(2) Melakukan persiapan lembar tujuk silang jika diperlukan
(3) Mempersiapkan peralatan arsip atau dokumen
2) Keuntungan Sistem Filling Abjad
Berikut keuntungan sistem filling abjad :
a) Mampu meningkatkan berkas pada tempat penyimpanannya secara langsung
b) Petunjuk penataan berkas yang mudah dipahami dan sederhana
c) Tunjuk silang terbilang mudah untuk diterapkan
d) Kesalahan pada dokumen dapat dengan mudah untuk di cek ditempat dokumen
dengan abjad yang sama
e) Dalam segi biaya pelaksanaan terbilang murah
3) Kerugian Sistem Filling Abjad
Berikut keruguan sistem filling abjad :
a) Terdapat adanya suatu kemungkinan salah dalam penempatan berkas apabila tidak
mengikuti aturan secara konsisten
b) Mudah mengubah beberapa alfabet dalam dokumen atau surat
c) Tunjuk silang yang berlebihan dapat berakibat penyimpanan dokumen yang cepat
penuh atau sesak
d) Dalam proses pemberian label pada folder memakan banyak tenaga dan waktu
4) Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip
Berikut langkah-langah arsip :
a) Penampungan
b) Penelitian
c) Pengindeksan
d) Pengkodean
e) Penyortiran
f) Penyimpanan
5) Prosedur Penemuan kembali Dokumen yang Disimpan
Berikut prosedur penemuan kembali dokumen yang disimpan :
a) Teliti arsip yang dimimta
 b) Isi bon peminjaman
c) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
d) Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip
e) Ambil arsip yang diminta
f) Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang di ambil
g) Serahkan arsip kepada yang memerlukan
b. Sistem Nomor / Numerical Filling System
Sistem penyimpanan dokumen ini adalah sistem penyimpanan warkat atau dokumen
yang didasarkan pada kode nomor sebagai pengganti dari nama bagan atau orang yang juga
dapat disebut dengan inderect filling system.
1) Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Nomor
Berikut persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a) Melakukan penyusunan pola klasifikasi dokumen
b) Menyiapkan peralatan dokumen
2) Kelebihan Sistem Nomor
Berikut kelebihan sistem nomor
a) Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen
b) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa adanya suatu batas
c) Nomor dokumen dapat digunakan sebagai referensi dalam korespondensi
d) Penyimpanan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat
e) Penyimpanan dapat dilakukan dengan teliti, cermat, dan teratur
f) Penyimpanan sederhana dan mudah dilaksanakan
3) Kelemahan Sistem Nomor
Berikut kelemahan sistem nomor :
a) Banyaknya map yang digunakan untuk surat-surat beraneka ragam, sehingga dapat
menimbulkan kesulitan
b) Diperlukan suatu ruangan luas dan memadai dengan tujuan untuk menyimpan arsip
yang banyak
c) Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks
c. Sistem Tanggal/ Chronological Filling System
Sistem ini adalah sistem penataan dokumen yang didasarkan pada urutan tanggal, bulan,
dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan sebagai pedoman termasuk
diperhatikan dari datangnya suatu dokumen. Setelah itu dokumen akan disusun dengan
didasarkan pada waktu frekuensi tertentu, contohnya harian, mingguan, bulanan atau
pertahun,
1) Kelebihan Sistem Tanggal
Berikut kelebihan sistem tanggal :
a) Lebih cocok digunakan dalam pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan
tanggal jatuh tempo
b) Lebih sederhana dan mudah diterapkan hal tersebut karena tanpa klasifikasi
2) Kekurangan Sistem Tanggal
Berikut adalah kekurangam dari sistem tanggal :
a) Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi cocok menetapkan sitem ini
b) Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam
menyebutkan perihal arsip
c) Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat
murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad
d) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
3) Jenis-Jenis Peralatan dan Penglengkapan dalam Sistem Tanggal
Berikut peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam sistem tanggal :
 a) Filling Cabinet
Pada dasarnya filling cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang telah
dibuat. Umumnya dalam satu laci filling cabinet mampu menyimpan arsip untuk
satu tahun. Akan tetapi dapat saja satu laci yang digunakan untuk menyimpan
arsip 2 – 3 bulan, apabila arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b) Guide
Apabila dalam suatu satu laci dapat memuat arsip dalam jangka satu tahun, maka
dalam satu laci tersebut akan memerlukan guide sebanyak 12. Akan tetapi apabila
dalam satu laci hanya digunakan untuk memuat 2-3 bulan maka akan diperlukan
guide sebanyak dalam bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Pada dasarnya jumlah hanging folder yang dibutuhkan yaitu sebanyak jumlah hari
yang ada dalam satu tahun. Akan tetapi apabila laci hanya mampu memuat untuk
2-3 bulan, maka harus diperlukan hanging folder dengan jumlah hari dari 2-3
bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks yang diperlukan pada sadarnya harus disesuaikan dengan jumlah dari
jenis arsip yang akan disimpan. Hal tersebut bertujuan agar lebih jelas peralatan
yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal.
d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem penyimpanan ini yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen atau arsip yang
didasarkan pada pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat dalam suatu surat atau
dokumen. Pada dasarnya surat yang sudah disimpan dan ditemukan kembali apabila menurut
kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/ wilayah/ kota dari surat berasal
dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanan sistem ini harus dibantu dengan menggunakan
sistem abjad atau juga dengan sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor,
susunan guide dan foldernya harus diatur berdasarkan tingkatan tempat.
1) Kelebihan Sistem Wilayah
Berikut adalah kelebihan sistem wilayah :
a) Jika terjadi adanya penyimpanan-penyimpanan dokumen atau arsip, maka dapat
segera diketahui
b) Mudah dalam melakukan pencarian keterangan apabila letak wilayah telah di
ketahui
2) Kelemahan Sistem Wilayah
Berikut kelemahan sistem wilayah :
a) Harus mengetahui letak geografi/wilayah walaupun dalam surat tidak dicantumkan
dengan lengkap
b) Harus diperlukan adanya guidance atau semacam buku petunjuk yang mampu
menggambarkan mengenai batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung
jawab masing-masing cabang
c) Kemungkinan besar akan terjadi salah penyimpanan, jika petuas tidak mempunyai
wawasan atau pengetahui mengenai geografi
e. Sistem Subjek/Subjectical Filling System
Sistem ini adalah penyimpanan dokumen yang didasarkan pada masalah dimana surat
akan dikelompokkan dalam daftar indeks dengan tujuan untuk ditentukan masalah-masalah
yang umum terjadi.
Terdapat dua macam sistem subjek yaitu sistem subjek murni dan sistem subjek
bernotasi.
1) Prosedur Penyimpanan Sistem Subjek
 Berikut adalah prosedur siste subjek :
a) Memeriksa
b) Mengindeks
c) Mengkode
d) Menyortir
2) Langkah-Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah
Berikut adalah langkah-langkah pembuatan klasifikasi masalah :
a) Memahami mengenai tugas pokok dan juga fungsi utama yang ada dalam suatu
organisasi yang bersangkutan
b) Melakukan suatu identifikasi masalah pokok yang sesuai dengan tugas dan juga
fungsi lembaga
c) Melakukan pembagian dalam setiap pokok masalah menjadi subpokok masalah
utama
d) Memberikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan
sub dari sub pokok masalah utama
3) Kelebihan Sistem Subjek
Berikut adalah kelebihan dari sistem subjek :
a) Mampu dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya
b) Mudah untuk mencari keterangan jika perihalnya saja yang ingin diketahui
4) Kekurangan Sistem Subjek
Berikut adalah kekurangan dari sistem subjek :
a) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat
b) Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lain.

B. SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN

Dilihat dari organisasi pelaksanaan, ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat
dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi),
penyimpanan desentralisasi dan kombinasi kedua sistem (Quible : 2001). Pemilihan sistem
tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh
jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa efektif letak kantor pusat dengan kantor cabang
yang dimiliki oleh organisasi; berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki; apakah tersedia
sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan;
ketersediaan tenaga pengelola dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun
sistem yang paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya. 
1. Sistem Sentralisasi 
Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit
bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan
menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. 
Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain : 
a. Mencegah duplikasi. Dengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang
berkaitan dengan subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan dan peminjam
atau pengguna akan terekam dengan baik, termasuk waktu peminjaman hingga durasi
peminjaman. Apabila berbagai tebusan akan dibuat untuk keperluan subjek atau susunan
tersebut telah tersimpan dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen 2 inaktif, hanya satu
dokumen saja yang disimpan sedangkan kerta lain (tembusan) dapat dimusnahkan. 
b. Layanan yang lebih baik. Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih,
sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara
mandiri kepada masing–masing karyawan yang bekerja dengan dokumen. Dapat dibayangkan
apabila seorang stenografer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan dokumen, maka
besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugas atau
keahliannya. 
c. Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya
akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasannya. 
d. Menghemat waktu. Keberadaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen
pada satu tempat menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi.
Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi atau
dokumen yang dibutuhkan. 
e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. Penggunaan sistem ini akan
meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya
(folder, filing cabinet dan lain-lain). Hal tersebut menyebabkan ruang yang digunakan juga
semakin sempit dan efisien yang tentunya akan menghemat penggunaan ruang kantor. 
f. Jasa kepada bagian lain. Sistem ini akan membebaskan bagian atau depertemen lain dari
masalah pemeliharaan dokumen, dan di sisi lain akan membantu mereka memusatkan
perhatian pada aktivitas mereka. 
g. Memungkinkan pengamanan lebih terpadu. Sistem ini juga kan menjadikan keamanan
dokumen lebih terjamin, karena sistem pengamanan dokumen yang terpusat sehingga lebih
mudah dalam pengawasannya. 
h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen.
Hal ini tentunya penting untuk dipertimbangkan, karena kaan mengurangi kemungkinan
penggunaan sistem yang bermacam – macam pada satu organisasi. Apabila departemen
keuangan menggunakan sistem arsip yang pengklasifikasian dokumennya berdasarkan abjad
nama subjek, sedangkan depertemen penjualan menggunakan letak geografis pelanggan akan
meningkatkan kemungkinan terjadinyan double work pada suatu organisasi. 
i. Pelayanan dokumen di bawah satu atap. Sistem sentralisasi memungkinkan dilakukan
pelayanan dokumen maupun arsip di bawah satu atap, sehingga lebih efisien waktu maupun
biaya. 
Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: 
a. Kesulitan fisik. Tidak semua departemen letaknya dekat dengan Pusat Dokumen dan hal
ini mengakibatkan terjadinya penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen. Juga perlu
waktu untuk membawa dokumen dari Pusat Dokumen ke ruangan petugas yang
memerlukannya sehingga kurang efisien. 
b. Kebocoran informasi. Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang terpusat, akan terjadi
kekhwatiran adanya publisitas terhadap masalah yang dianggap penting anatara berbagai
bagian yang berbeda-beda. Hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang
bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar
masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya
dapat diakses oleh petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian
masing–masing.
c. Beberapa bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang–kadang
informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang
dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau
pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di Pusat
Dokumen disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang
sama disimpan dibagian lain. 
d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen. Karena tidak ada duplikasi, apabila dokumen
di pusat dokumen hilang atau terbakar, maka dokumen akan hilang selama-lamanya. Oleh
karena itu, disarankan untuk memiliki salinan dokumen di masing–masing departemen atau
bagian. 
e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan. Ada kecenderungan di
kalangan manajer agar dokumen yang dihasilkan oleh organsasi, perusahaan, atau badan
disimpan di bawah pengawasan Manajer Dokumen yang mengelola dokumen berdasarkan
prosedur standar dan hanya dilayani apabila telah memenuhi prosedur yang dimaksud. 
2. Sistem Desentralisasi 
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing–masing unit. 
Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain; 
a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat
langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainnya tanpa
kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya. 
b. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian,
disimpan di bagian yang bersangkutan. 
c. Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas,
karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian
yang bersangkutan. 
Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:
a. Pengawasan relatif lebih sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di
masing–masing bagian dan sangat lazim apabila masing–masing akan menerapkan
standar penyimpanan yang berbeda–beda. 
b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya
duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang
efisien. 
c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu
fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang
diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi (berupa tenaga arsip yang
terlatih dan profesional) tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi. 
d. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang
relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan
aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan. 
e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuagnan yang
menggunakan kertas berukran kuitansi akan menggunakan sistem penyimpanan
dokumen yang sesuai dengan dimensi kuitansi, sementara departement produksi akan
menyesuaikannya dengan ukuran bill of Materials yang mereka gunakan. 
f. Masing–masing bagian akan menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen
yang sama tersebar di berbagai tempat. 
3. Sistem Kombinasi 
Pada setiap kominasi, masing–masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di
bawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan apda masing–masing bagian
lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan
penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak Manajer
Dokumen atau petugas yang secara operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai
oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan erusahaan seligus anak perusahaannya. 
Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut : 
a. Adanya sistem penyimpanaan dan temu balik yang seragam. 
b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang. 
c. Menekan duplikasi dokumen. 
d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang
lebih mudah. 
e. Memudahkan kontrol gerak dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. 
Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut. 
a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditemapatkan di tempat yang sama akan
menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.
b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum ada atau tidak ada. 
c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem
kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaanya dilakukan secara dan
tepat. 
Dilihat dari cara kerja penyimpanannya, sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi
:
1. Sistem hastawi (manual) 
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen sebelum masuk ke berkas
ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup :
a. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam dan disusun
berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen yang dikeluarkan dari rak
penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun masih kurang
efisien karena sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
b. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang
dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang
digunakan. 
c. Pemakaian kartu keluar diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam
seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti
dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa
berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisiikan kolom pemakai, tanggal
peminjaman dan tanggal pengembalian. 
2. Sistem barcoding 
Sistem ini dilakukan dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara
vertikal pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang
unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing
(portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit
berkas.
 Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader
yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke
sistem pelacakan otomatis, sehinga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual. Sangat lazim
ditemui sebuah organisasi mengalami berkas yang hilang atau salah tempat dikarenakan staf
menyerahkan kepada orang lain tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. Dengan
melakukan sensus barcode, berkas akan dapat dilacak di manapun berkas itu berada.
Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah di upgrade ketika sistem lama tidak dapat
memenuhi kebutuhan organisasi.
 http://dianprasetyo889.blogspot.com/2014/07/sistem-penyimpanan-dokumen_14.html
 Buku referensi humas dan keprotokolan

KESIMPULAN :
Uji Kompetensi 1

Pilihan Ganda

1. Suatu dokumen yang nilai kegunaannya bersifat sementara disebut …

a. Warkat biasa
b. Dokumen nonesensial
c. Important
d. Vital
e. Dokumen
2. Dokumen kantor merupakan contoh dokumen …
a. Warkat biasa
b. Dokumen nonesensial
c. Important
d. Vital
e. Dokumen
3. Dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya
menjadi tidak berguna disebut dengan istilah …
a. Warkat pos
b. Warkat biasa
c. Dokumen tidak penting
d. Dokumen penting
e. Dokumen sangat penting
4. Dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat
pengingat selama-lamanya dinamakan dengan …
a. Dokumen penting
b. Dokumen sangat penting
c. Warkat pos
d. Warkat biasa
e. Dokumen tidak penting
5. Berikut merupakan peranan dokumen humas dan keprotokolan kantor, kecuali sebagai
…
a. Alat pengingat
b. Pedoman
c. Alat bukti tidak tertulis
d. Bukti historis
e. Duta organisasi atau instansi
6. Penataan dokumen dengan system nomor ialah suatu …
a. Dokumen atau arsip yang dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor
dari warkat yang terkait
 b. Dokumen atau arsip disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok
permasalahan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat
c. Dokumen atau arsip disusun menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang,
badan/perusahaan/organisasi, sesuai yang tertera pada warkat
d. Dokumen atau arsip berdasarkan pada urut-urutan tanggal yang tertera di dalam
warkat
e. Dokumen atau arsip disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang
tertera pada asal surat
7. Sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi
akhirnya menjadi tidak berguna disebut …
a. Warkat biasa
b. Dokumen yang tidak penting
c. Dokumen penting
d. Dokumen
e. Warkat sangat penting
8. Perhatikan pernyataan berikut!
(1) Surat sahabat
(2) Ijazah
(3) Surat kaleng
(4) Nilai tugas
(5) Nilai ulangan
Pernyataan di atas yang merupakan dokumen adalah …
a. (1)
b. (2)
c. (3)
d. (4)
e. (5)
Essay
1. Jelaskan apa yang Anda ketahui tentang dokumen!
Jawab : Secara etimologis dokumen menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda yaitu
document yang memiliki arti sesuatu yang tertulis atau terletak dan dapat
digunakan sebagai keterangan atau sebagai bukti
2. Tuliskan peranan dokumen humas dan keprotokolan kantor!
Jawab : 1.Sebagai alat bukti tertulis
2.Sebagai alat pengingat
3.Sebagai bukti historis
4.Sebagai duta organisasi
5.Sebagai pedoman
3. Sebutkan keuntungan penggunaan sistem deesntralisasi!
Jawab : a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi
dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung
memakainnya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk
mendapatkannya. 
b. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan
sebuah bagian, disimpan di bagian yang bersangkutan. 
c. Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan
berkas karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan
disimpan di bagian yang bersangkutan. 
Uji Kompetensi 2

Pilihan Ganda

1. Macam-macam dokumen humas dan keprotokolan kantor yaitu, kecuali ...

a. Warkat biasa
b. Dokumen yang tidak penting
c. Dokumen penting
d. Dokumen biasa
e. Dokumen atau warkat sangat penting
2. Perhatikan pernyataan berikut !
1) Sebagai alat bukti tertulis
2) Sebagai bukti historis
3) Sebagai arsip
4) Sebagai duta organisasi
5) Sebagai bukti tidak tertulis
Pernyataan diatas yang merupakan peranan dokumen humas dan keprotokolan,
yaitu ...
a. (1), (3), (5)
b. (1), (4), (5)
c. (1), (2), (4)
d. (2), (3), (4)
e. (3), (4), (5)
3. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean
4. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran
5. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
 c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani
6. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
adalah ....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b. Menuju tempat penyimpanan
c. Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e. Mengisi bon peminjam
7. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a. Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c. Sistem Kronologid
d. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama 
8. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....
a.    Vertikal
b.    Horizontal
c.    Berjenjang
d.   Diagonal
e.    Vertikal berjenjang
9. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi
pemilik arsip
10. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....
a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas
11. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks
12. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk
kepentingan penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa 
 13. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah
diindeks disebut ....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks 
14. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk
b. Tanggal surat keluar
c. Tanggal suraat ditandatangani
d. Tanggal surat dikode
e. Tanggal surat dikirim
15. Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....
a. Abjad
b. Caption
c. Indeks
d. Label
e. Unit

Essay
1. Sebutkan persiapan penataan dokumen berdasarkan abjad !
Jawab : - Memahami peraturan indeks
- Melakukan persiapan lembar tujuk silang jika diperlukan
- Mempersiapkan peralatan arsip atau dokumen
2. Apa yang dimaksud dokumen atau warkat sangat penting ?
Jawab : Dokumen atau warkat sangat penting adalah salah satu bentuk dokumen yang
memiliki nilai sejarah dan ilmiah
3. Bagaimana langkah-langkah penyimpanan arsip ?
Jawab : a) Penampungan
b) Penelitian
c) Pengindeksan
d) Pengkodean
e) Penyortiran
f) Penyimpanan
4. Sebutkan macam dokumen humas dan keprotokolan kantor !
Jawab : - Warkat biasa
- Dokumen yang tidak penting (Nonesensial)
- Dokumen penting (Important)
- Dokumen atau warkat yang sangat penting (Vital)
5. Apa fungsi dari guide ?
Jawab : Guide memiliki fungsi untuk membantu petugas dalam menyimpan dan juga
menemukan kembali arsip atau dokumen yang berada diantara dokumen.