Nama : Fenni Kristiani Sarumaha

NIM : 191402035

Kom :B

Mata Kuliah : Manajemen Proyek Teknologi Informasi

SOAL

1. Apa yang dimaksud dengan proyek, dan apa saja atribut utamanya? Apa triple
constraint itu? Dan faktor lain apalagi yang bisa mempengaruhi kesuksesan sebuah
proyek?
2. Apa itu manajemen proyek? Dan jelaskan juga secara singkat kerangka manajemen
proyek.
3. Apa itu program? Apa itu portofolio proyek? Jelaskan hubungan antara proyek,
program, dan manajemen portofolio serta kontribusinya masing-masing untuk
kesuksesan perusahaan.
4. Apa peran manajer proyek? Keterampilan apa yang disarankan untuk semua manajer
proyek? Mengapa kepemimpinan begitu penting bagi manajer proyek?
5. Jelaskan secara singkat perbedaan antara organisasi fungsional, matriks, dan proyek.
Kemudian jelaskan juga bagaimana setiap struktur tersebut bisa mempengaruhi
manajemen proyek.
6. Jelaskan bagaimana budaya organisasi bisa terkait dengan manajemen proyek.
Budaya yang seperti apa yang bisa mendorong lingkungan proyek yang kuat?
7. Apa yang membuat proyek TI berbeda dari jenis proyek lainnya?
8. Jelaskan secara singkat apa yang terjadi di masing-masing dari lima kelompok proses
manajemen proyek (menginisiasi, merencanakan, melaksanakan, memantau dan
mengendalikan, serta menutup). Kemudian sebutkan jenis kegiatan apa yang terjadi
sebelum memulai proyek?
9. Kira-kira berapa banyak waktu yang dihabiskan manajer proyek yang baik untuk
setiap kelompok proses, dan mengapa?
10. Apa perbedaan utama antara kedua versi studi kasus JWD Consulting? Kapan
sebaiknya Anda menggunakan pendekatan yang lebih preskriptif atau agile? Apa saja
pro dan kontra dari setiap pendekatan?
 JAWABAN

1. Proyek adalah Proyek adalah “usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan
produk, layanan, atau hasil yang unik” (PMBOK® Guide, Edisi Kelima, 2013).
Atribut utama dari sebuah proyek adalah Sebuah proyek
 memiliki tujuan yang unik
 bersifat sementara
 dikembangkan menggunakan elaborasi progresif
 membutuhkan sumber daya, seringkali dari berbagai daerah
 harus memiliki pelanggan utama atau sponsor
 Sponsor proyek biasanya memberikan arahan dan pendanaan untuk proyek
 melibatkan ketidakpastian

Sedangkan, Triple constraint dalam manajemen proyek artinya adalah setiap

proyek beroperasi dalam batas-batas ruang lingkup, waktu, dan biaya. Perubahan
dalam satu faktor akan selalu mempengaruhi dua lainnya. Faktor yang terlibat
dalam kesuksesan sebuah proyek adalah stakeholders atau pemangku kepentingan,
yaitu orang-orang yang terlibat dalam proyek. Orang-orang tersebut memiliki
beberapa peranan dalam proyek yaitu sebagai berikut.

 the project sponsor

 the project manager
 the project team
 support staff
 customers
 users
 suppliers
 opponents to the project
2. Manajemen proyek adalah "aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk
kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek" (PMBOK® Guide, Edisi
Keempat, 2013). Kerangka kerja manajemen proyek adalah kombinasi perpaduan
antara, project stakeholders, 10 knowledge areas, alat-alat dan tekhnik serta portofolio
manajement untuk mencapai kesuksesan proyek. Berikut penjelasan mengenai
kerangka kerja manajemen proyek.
a. Stackholders
Merupakan pihak yang terlibat dalam aktifitas proyek, diantaranya sponsor,
Manajer proyek, tim proyek, staff, supplier, pendukung projek. (Pemegang
Proyek).
b. Project Integration Management (Manajemen Integrasi Proyek)
Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek
melalui Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama
menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah
aktivitas utama pada manajemen integrasi :
1) Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan
seluruh rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan
konsisten
2) Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan
melaksanakan aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut
3) Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan–
perubahan keseluruhan proyek
c. Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup)
Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup) adalah acuan semua pekerjaan
yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek,
beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud.
d. Project Time Management (Manajemen jadwal proyek)
Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek
adalah sebagai berikut.
1. Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara
spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para
Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek.
2. Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan
hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek.
3. Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
4. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan
durasi aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk
jadwal proyek.
 5. Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan
pada jadwal proyek.
e. Project Cost Management (Manajemen biaya proyek)
Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk
memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui.
f. Project Quality Management (Manajemen kualitas proyek)
ISO mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik dari sebuah kesatuan
yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”.
Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut
sesuai dengan spesifikasi tertulis.
Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek
akan memuaskan kebutuhan. Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek
harus mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan
memahami kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis.
g. Project Human Resource Management (Manajemen sumber daya manusia proyek)
Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek.
Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor,
pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang
mendukung proyek, dan sebagainya. Terdapat tiga aktivitas utama dalam
manajemen sumber daya manusia suatu proyek:
1. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan
pendokumentasian peran, tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu
proyek.
2. Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja
dalam proyek.
3. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn
untuk memantapkan performa proyek.
h. Project Communications Management (Manajemen komunikasi proyek)
Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk
memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan,
koleksi, penyebaran, penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek.
i. Project Risk Management (Manajemen resiko proyek)
 Manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan
resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang
mungkin bias diraih.
j. Project Procurement Management (Manajemen pengadaan proyek)
 Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah :
Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan
 Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan
produk dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.
 Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
 Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok
 Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.
k. Tools dan Teknik Manajemen Proyek
 Work Breakdown Structure (WBS) adalah suatu metode pengorganisasian
proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk
melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih
detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat
yang lebih baik.
 Project Network Diagram adalah diagram rangkaian aktifitas yang dikerjakan
dari awal sampai akhir project.
 Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan
kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka
memprediksi durasi total. Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas
yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat
diselesaikan.
 Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model
jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak.
PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy's
Polaris yang memiliki ribuan kontraktor.
 Gantt chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk
menunjukan Tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu
pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu
yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang bersangkutan.
3. Program adalah “sekelompok proyek terkait yang dikelola secara terkoordinasi untuk
memperoleh manfaat dan kontrol yang tidak tersedia dari pengelolaannya secara
individual” (PMBOK® Guide, Edisi Kelima, 2013). Portofolio berbeda dengan
proyek dan program, yaitu kumpulan proyek dan program yang tujuannya bisa
independen atau hanya berhubungan dengan tingkat strategi yang lengkap.
Manajemen proyek, program, dan portofolio merupakan penerapan metode, prosedur,
teknik, dan kompetensi untuk mencapai penetapan tujuan yang telah ditentukan.
Tujuan manajemen P3 adalah untuk:
 menyampaikan tujuan yang diinginkan kepada pemangku kepentingan dalam
mengatasi masalah yang direncanakan dan dikendalikan.
 mengatur dan mengelola proses untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien.
 Investasi dalam manajemen P3 yang efektif akan memberikan manfaat baik
pada organisasi maupun orang-orang yang terlibat dalam pencapaian tujuan
pekerjaan. Ini akan:
a. menambah kemungkinan pencapaian hasil yang diinginkan
b. meyakinkan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien;
c. memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan yang berbeda.
4. Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab secara keseluruhan atas
perencanaan dan pelaksanaan proyek tertentu.. Peran dari manajer proyek adalah
mendeskripsi pekerjaan yang bervariasi, tetapi sebagian besar mencakup tanggung
jawab seperti perencanaan, penjadwalan, koordinasi, dan bekerja dengan orang-orang
untuk mencapai tujuan proyek.
1. Keterampilan orang
2. Kepemimpinan
3. Mendengarkan
4. Integritas, perilaku etis, konsisten
5. Kuat dalam membangun kepercayaan
6. Komunikasi verbal
7. Kuat dalam membangun tim
8. Resolusi konflik, manajemen konflik
9. Berpikir kritis, pemecahan masalah
10. Memahami, menyeimbangkan prioritas
 Kepemimpinan dalam manajer proyek begitu penting karena sebagai manajer proyek
harus mampu untuk mendorong timnya untuk bekerja sama, memotivasi tim dan
mengajak tim untuk dapat mencapai target mereka.
5. 3 struktur organisasi dasar
a. Fungsional: manajer fungsional melapor kepada CEO
b. Proyek: manajer program melapor kepada CEO
c. Matriks: jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek
Personel sering melapor ke dua atau lebih bos; struktur dapat berupa matriks
lemah, seimbang, atau kuat
Mengapa hal ini mempengaruhi manajemen projek, hal ini karena berdasarkan hierarti
stakeholder. Sesuai dengan hierarkinya, manajer fungsional yang memegang beberapa
orang dalam timnya, harus melaporkan hasil kerja timnya kepada atasannya yang
merupakan CEO mereka. Sama halnya dengan proyek, tim ini mengerjakan bagian
pembuatan program, mereka harus melaporkan progress kerja mereka kepada CEO.
Berbeda dengan matriks, dalam hal ini seakan-akan memiliki 2 bos. Dimana progress
kerja timnya dilaporkan selain kepada CEO juga diberikan kepada manajer timnya.
6. Budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai-nilai, dan perilaku yang
mencirikan berfungsinya suatu organisasi. Banyak ahli percaya penyebab mendasar
dari banyak masalah perusahaan bukan struktur atau staf melainkan budaya
organisasi.
Berikut merupakan ciri-ciri budaya organisasi :
 Identitas anggota
 Penekanan kelompok
 Tingkat kefokusan orang
 Integrasi unit
 Kontrol
 Toleransi resiko
 Kriteria penghargaan
 Toleransi konflik
 Orientasi sarana-berakhir
 Fokus sistem terbuka
Lingkungan proyek dikatakan kuat apabila budaya organisasi yang meliputi, identitas
anggota, penekanan kelompok, integrasi unit, toleransi resiko, kriteria penghargaan,
 toleransi konflik, dan fokus system bersifat terbuka sehingga memiliki kualitas yang
baik atau tinggi. Dan budaya yang lain memiliki kualitas yang seimbang
7. Proyek TI berbeda dengan jenis proyek yang lain dikarenakan proyek TI bisa sangat
beragam dalam hal ukuran, kompleksitas, produk diproduksi, area aplikasi, dan
kebutuhan sumber daya manusia.
Anggota tim proyek TI sering sekali memiliki latar belakang dan keahlian yang
beragam. Selain itu, Proyek TI menggunakan beragam teknologi yang berubah
dengan cepat. Bahkan dalam satu bidang teknologi, orang harus sangat terspesialisasi.
8. Kelompok proses manajemen adalah sebagai berikut.
 Initiating Processes, yaitu mendefinisikan dan mengotorisasi proyek atau
proyek fase
Keluaran: Organisasi mengakui bahwa ada proyek baru – penyelesaian kasus
bisnis dan piagam proyek
 Planning Processes, yaitu merancang dan memelihara skema yang bisa
diterapkan
untuk memastikan bahwa proyek mengatasi kebutuhan organisasi
Keluaran: Melengkapi pernyataan WBS dan ruang lingkup, jadwal proyek dan
estimasi
Biaya
 Executing Processes, yaitu mengoordinasikan orang dan sumber daya lainnya
untuk melaksanakan berbagai rencana dan menciptakan produk, layanan, atau
hasil proyek atau fase
Keluaran : Melakukan tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang dijelaskan dalam perencanaan kegiatan.
 Monitoring and Controling Processes, yaitu pengukuran dan pemantauan
secara teratur
kemajuan untuk memastikan bahwa tim proyek memenuhi tujuan proyek
Keluaran : Mengukur kemajuan menuju tujuan proyek, memantau
penyimpangan dari merencanakan dan mengambil tindakan korektif untuk
menyesuaikan kemajuan dengan rencana
 Closing Processes, yaitu memformalkan penerimaan proyek atau fase proyek
dan mengakhirinya secara efisien
 Keluaran : Penerimaan formal atas pekerjaan dan pembuatan dokumen
penutup
9. Estimasi waktu yang baik dihabiskan oleh manajer proyek dalam mengerjakan sebuah
projek adalah sebagai berikut.
Berdasarkan buku Alpha Project Managers: What the Top 2% Know That Everyone
Else Does Not. Andy Crowe mengumpulkan data dari 860 manajer proyek di berbagai
perusahaan dan industri di Amerika Serikat. Dia menemukan bahwa manajer proyek
terbaik (alpha manager project) menghabiskan lebih banyak waktu pada setiap grup
proses, kecuali tahap eksekusi. Dibandingkan yang tidak termasuk alfa manajer
proyek, mereka lebih banyak menghabiskan waktu di bagian eksekusi.
Perhatikan alpha manager project menghabiskan hampir dua kali lebih banyak waktu
untuk planning process 21% sedangkan manajer proyek lainnya sebanyak 11%.
Menghabiskan lebih banyak waktu untuk perencanaan (planning process) akan
menghasilkan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk pelaksanaan(excecuting
process), yang akan mengurangi waktu dan biaya yang dihabiskan untuk proyek.
Manajer proyek yang handal mengetahui dan menggunakan konsep ini dengan
membuat perencanaan yang baik.
10. Dalam pendekatan agile, Joe sebagai CEO, menciptakan jaminan produk untuk
perangkat lunak intranet baru dalam hal menambah keuntungan bisnis. Erica bell
menerima tantangan berperan sebagai Scrum Master atau tim pengembang yang
terdiri atas beberapa orang dan pekerjaan secara terorganisir untuk menghasilkan hasil
yang diinginkan disetiap sprint. Dalam proyek ini, terdapat tiga rilis perangkat lunak
dan hanya ada satu rilis atau pengiriman perangkat lunak di akhir proyek.
Dalam pendekatan prediktif Erica Bell dan timnya menyelesaikan Proyek Situs
Intranet Manajemen Proyek seperti yang direncanakan dalam piagam proyek mereka.
Mereka memang melampaui anggaran yang telah disepakati karena beberapa hal.
Tetapi Joe telah menyetujui permintaan dana tambahan dari Erica, terutama untuk
pembelian perangkat lunak eksternal dan penyesuaian. Joe puas hasil kerja tim proyek
dan sistem yang mereka hasilkan untuk membantu menjadikan JWD consulting
organisasi menjadi perusahaan consulting kelas dunia.
Dalam hal ini untuk menentukan kapan menggunakan pendekatan prediktif ataupun
agile dalam sebuah proyek maka ada hal-hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu:
 Proyek dengan kendala berat, tim yang tidak berpengalaman, mengambil
resiko yang besar, persyaratan awal yang jelas, dan tanggal penyelesaian yang
belum diketahui sebaiknya menggunakan pendekatan prediktif.
 Sebaliknya, proyek dengan kendala yang tidak terlalu beresiko, tim yang
berpengalaman, dan lebih disukai ditempatkan berkelompok, resiko yang lebih
kecil, persyaratan yang tidak jelas, dan penjadwalan yang lebih fleksibel akan
lebih cocok dengan menggunakan pendekatan agile.

Berikut merupakan Kelebihan dan Kelemahan Pendekatan Prediktif.

 Tenggat waktu jelas

 Disiplin oleh desain
 Didokumentasikan dengan baik
 Komunikasi yang jelas
 Kurva pembelajaran mudah
 Perubahan bisa mahal
 Waktu pengiriman yang lambat
 Mengumpulkan requirements terlalu dini cukup berisiko
 Kecenderungan untuk mengabaikan pengujian

Kelebihan dan Kelemahan Pendekatan Agile

 Kemampuan beradaptasi
 Umpan balik pengguna langsung
 Test-driven development (TDD)
 Pengiriman cepat, berkualitas tinggi
 Kerja Tim - Tim yang bergantung pada keterampilan
 Komitmen waktu yang tinggi
 Kecenderungan untuk mengabaikan dokumentasi