UJIAN PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

TAKE HOME

Disusun Oleh:

Nama : Ihza Mahendra

Kelas/NPM : 64 SIB-1/91123054
Mata Kuliah : Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
Dosen Pengampu : Raden Supriyanto, Dr.

Program Magister Sistem Informasi Bisnis

Rabu, 30 Oktober 2024
DKI JAKARTA
1. Apa yg anda ketahui tentang PPSI? Jelaskan tujuannya! Sebutkan keuntungan
menggunakan metode formal Project Management (PM)!

= Pengelolaan Proyek Sistem Informasi adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian semua aspek dari proyek yang
berkaitan dengan pengembangan dan implementasi sistem informasi. Proyek ini dapat
mencakup pengembangan perangkat lunak, pemeliharaan sistem, integrasi teknologi
baru, atau perbaikan proses bisnis melalui penggunaan sistem informasi.
Tujuan dari pengelolaan proyek system informasi adalah:
1) Menghasilkan sistem informasi yang berkualitas tinggi sesuai dengan
kebutuhan pengguna.
2) Menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai dengan jadwal yang telah
ditetapkan.
3) Memastikan bahwa proyek diselesaikan dalam batas anggaran yang
ditentukan.
4) Mengidentifikasi dan mengurangi risiko yang mungkin mengganggu
keberhasilan proyek.
5) Memastikan bahwa sistem yang dikembangkan benar-benar memenuhi
kebutuhan dan harapan pengguna.

Keuntungan Menggunakan Metode Formal Project Management adalah:

1) Memungkinkan perencanaan yang terstruktur dan sistematis
2) Meningkatkan komunikasi antara tim proyek dan pemangku kepentingan,
memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik.
3) Mengidentifikasi potensi masalah lebih awal dan mengembangkan strategi
mitigasi untuk mengurangi dampaknya.
4) Memungkinkan pemantauan progres proyek secara terus-menerus dengan alat
dan teknik yang tepat, serta evaluasi hasil berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan.
5) Memberikan kerangka kerja untuk melakukan penyesuaian jika ada perubahan
kebutuhan atau kondisi selama pelaksanaan proyek.

2. Ada berapa Knowledge Area dalam Project Management sebutkan dan jelaskan! Apa
yg anda ketahui tentang Process Groups dalam Project Management jelaskan dan
berikan contohnya!
= Dalam Project Management, terdapat 10 Knowledge Areas yang mengacu pada
bidang pengetahuan yang penting untuk dikuasai dalam mengelola proyek secara
efektif. Knowledge area tersebut adalah:
1) Integration Management, yaitu Mengelola dan mengintegrasikan semua
aspek proyek untuk memastikan keberhasilan. Ini mencakup pengembangan
proyek, pengelolaan perubahan, dan pengendalian keseluruhan.
2) Scope Management, Menentukan dan mengelola apa yang termasuk dan
tidak termasuk dalam proyek. Ini melibatkan pengumpulan kebutuhan,
mendefinisikan lingkup, dan mengelola perubahan lingkup.
3) Schedule Management, Merencanakan, mengembangkan, dan mengelola
jadwal proyek. Ini mencakup penjadwalan aktivitas, penetapan durasi, dan
pengendalian jadwal.
 4) Cost Management, Mengelola anggaran proyek dengan merencanakan biaya,
memperkirakan pengeluaran, dan mengendalikan biaya agar tetap sesuai
anggaran.
5) Quality Management, Memastikan bahwa proyek memenuhi standar kualitas
yang diharapkan. Ini melibatkan perencanaan, pengendalian, dan jaminan
kualitas.
6) Resource Management, Mengelola sumber daya proyek, termasuk manusia,
material, dan perangkat lunak. Ini mencakup perencanaan, pengakuisisian, dan
pengembangan tim.
7) Communication Management, Merencanakan dan mengelola komunikasi
antara semua pemangku kepentingan. Ini mencakup informasi yang perlu
disampaikan dan cara penyampaiannya.
8) Risk Management, Mengidentifikasi, menganalisis, dan merespons risiko
yang mungkin mempengaruhi proyek. Ini meliputi perencanaan mitigasi
risiko.
9) Procurement Management, Mengelola pengadaan barang dan jasa yang
diperlukan untuk proyek, termasuk perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian kontrak, dan
10) Stakeholder Management, Yaitu mengidentifikasi dan mengelola kebutuhan
serta harapan para pemangku kepentingan proyek untuk memastikan
dukungan mereka.

Dalam project management, Process Groups adalah kategori proses yang berfungsi
untuk mengelola proyek secara efektif. Terdapat 5 Process Groups utama dalam
Project Management, yaitu:
a) Initiating: Proses di mana proyek diinisiasi. Ini mencakup identifikasi
pemangku kepentingan, pengembangan project charter, dan mendapatkan
persetujuan untuk memulai proyek.
Contoh: Menyusun proposal proyek dan mendapatkan persetujuan dari
manajemen.
b) Planning: Proses yang melibatkan perencanaan semua aspek proyek,
termasuk lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.
Contoh: Mengembangkan rencana proyek yang mencakup semua Knowledge
Areas.
c) Executing: Proses di mana rencana proyek diimplementasikan. Tim
melaksanakan tugas-tugas yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan
proyek. Contoh: Melakukan pengembangan perangkat lunak sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditentukan.
d) Monitoring and Controlling: Proses yang berfungsi untuk memantau
kemajuan proyek dan mengendalikan perubahan agar proyek tetap sesuai
rencana. Contoh: Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk
memantau jadwal dan anggaran.
e) Closing: Proses di mana proyek diselesaikan dan hasilnya diserahkan kepada
pemangku kepentingan. Ini juga mencakup evaluasi dan dokumentasi
pembelajaran. Contoh: Menyusun laporan akhir proyek dan mengadakan rapat
penutup dengan tim dan pemangku kepentingan.
3. Terkait dengan Kerangka Organisasi dlm Project Management secara formal dikenal 4
kerangka organisasi yaitu: struktural, SDM, politik, dan simbolik jelaskan dan berikan
contohnya!
= Dalam Project Management, kerangka organisasi mempengaruhi bagaimana proyek
dikelola dan dilaksanakan. Terdapat empat jenis kerangka organisasi yang sering
digunakan, yaitu: struktural, SDM (Sumber Daya Manusia), politik, dan simbolik.
a) Kerangka Struktural, Kerangka ini berfokus pada organisasi formal dan
hierarki yang mendukung pelaksanaan proyek. Contohnya adalah dalam
sebuah perusahaan konstruksi, mungkin ada struktur fungsional di mana setiap
departemen (misalnya, teknik, akuntansi, dan pemasaran) memiliki kepala
yang bertanggung jawab atas fungsi masing-masing, dan proyek dikelola
melalui tim lintas fungsi yang terdiri dari anggota dari berbagai departemen.
b) Kerangka SDM, Kerangka ini menekankan pentingnya pengelolaan sumber
daya manusia dalam proyek. Hal ini mencakup pengembangan tim, motivasi,
dan pengelolaan hubungan interpersonal antar anggota tim untuk memastikan
kolaborasi yang efektif. Contohnya adalah dalam sebuah proyek
pengembangan perangkat lunak, seorang manajer proyek mungkin
menerapkan program pelatihan dan pengembangan untuk anggota tim, serta
mengadakan kegiatan team-building untuk meningkatkan kerja sama dan
komunikasi antar anggota.
c) Kerangka Politik, Kerangka ini mempertimbangkan dinamika kekuasaan dan
pengaruh dalam organisasi. Contohnya adalah dalam proyek pemerintah,
seorang manajer proyek harus bernegosiasi dengan berbagai pihak, termasuk
politisi, lembaga regulasi, dan masyarakat.
d) Kerangka Simbolik, Kerangka ini berfokus pada nilai-nilai, budaya, dan
simbol yang ada dalam organisasi. Contohnya, Dalam perusahaan yang sangat
inovatif, manajer proyek mungkin menggunakan simbol-simbol keberhasilan
(seperti penghargaan atau pengakuan) untuk memotivasi tim, serta
menerapkan nilai-nilai perusahaan seperti kolaborasi dan kreativitas dalam
setiap langkah proyek.
4. Dalam Project Integration Management ada berapa proses? Jelaskan secara detail
input, tools and techniques serta outputnya dari setiap prosesnya!
= Dalam Project Integration Management, terdapat 7 proses utama yang berfungsi
untuk mengintegrasikan semua aspek proyek agar dapat berjalan dengan efektif.
Berikut adalah penjelasan setiap proses, termasuk input, tools and techniques, serta
output-nya:
1) Develop Project Charter
 Input:
 Business Documents: Termasuk studi kelayakan dan analisis
biaya-manfaat.
 Agreements: Kontrak dan perjanjian yang relevan.
 Enterprise Environmental Factors: Faktor-faktor lingkungan
yang mempengaruhi proyek.
 Organizational Process Assets: Prosedur organisasi yang ada.
 Tools and Techniques:
 Expert Judgment: Menggunakan pengalaman dan
pengetahuan para ahli.
 Data Gathering: Teknik seperti wawancara, kuesioner, dan
brainstorming.
 Interpersonal and Team Skills: Membangun hubungan untuk
mendapatkan dukungan.
 Output:
 Project Charter: Dokumen yang memberikan otorisasi untuk
memulai proyek, termasuk tujuan, lingkup, dan pemangku
kepentingan.
2) Develop Project Management Plan
 Input:
 Project Charter: Sebagai dasar perencanaan.
 Outputs from Other Processes: Hasil dari proses manajemen
lainnya.
 Enterprise Environmental Factors
 Organizational Process Assets
 Tools and Techniques:
 Expert Judgment
 Data Gathering
 Interpersonal and Team Skills
 Meetings: Diskusi untuk menyusun rencana.
 Output:
 Project Management Plan: Dokumen komprehensif yang
mengintegrasikan semua rencana untuk melaksanakan dan
mengendalikan proyek.
3) Direct and Manage Project Work
 Input:
 Project Management Plan: Panduan pelaksanaan proyek.
 Enterprise Environmental Factors
 Organizational Process Assets
 Tools and Techniques:
 Expert Judgment
 Project Management Information System (PMIS): Alat
untuk mendukung manajemen proyek.
 Meetings: Diskusi untuk menyusun rencana.
 Output:
 Deliverables: Hasil yang dihasilkan selama pelaksanaan
proyek.
 Work Performance Data: Data yang menunjukkan kemajuan
dan status proyek.
4) Manage Project Knowledge
 Input:
 Project Management Plan
 Project Documents: Catatan dan dokumentasi proyek.
 Deliverables
 Tools and Techniques:
 Knowledge Management: Mengelola informasi dan
pengalaman.
 Information Management Systems.
 Interpersonal and Team Skills.
 Output:
 Lessons Learned Register: Dokumen yang mencatat pelajaran
yang dipelajari untuk referensi di proyek mendatang.
5) Monitor and Control Project Work
 Input:
 Project Management Plan
 Work Performance Data: Data mengenai pelaksanaan proyek.
 Enterprise Environmental Factors.
 Organizational Process Assets.
 Tools and Techniques:
 Expert Judgment.
 Data Analysis: Teknik seperti varians dan tren analisis.
 Decision Making.
 Output:
 Work Performance Reports: Laporan tentang status proyek.
 Change Requests: Permintaan untuk mengubah rencana atau
lingkup proyek.
6) Perform Integrated Change Control
 Input:
 Project Management Plan
 Work Performance Reports
 Change Request.
 Tools and Techniques:
 Expert Judgment.
 Change Control Tools: Sistem untuk melacak perubahan.
 Meetings.
 Output:
 Approved Change Request: Perubahan yang disetujui untuk
diterapkan.
 Project Management Plan Updates: Pembaruan rencana
proyek yang mencakup perubahan yang disetujui.
7) Close Project or Phase
 Input:
 Project Management Plan
 Accepted Deliverables: Hasil yang diterima oleh pemangku
kepentingan.
 Organizational Process Assets.
 Tools and Techniques:
 Expert Judgment.
 Data Analysis: Menilai keberhasilan proyek.
 Meetings.
 Output:
 Final Product, Service, or Result Transition: Pengalihan
hasil akhir kepada pemangku kepentingan.
 Final Report: Laporan akhir proyek yang mencakup informasi
tentang kinerja dan hasil.
 Lessons Learned Register Updates: Pembaruan pelajaran
yang dipelajari selama proyek.
6. Apa yg anda ketahui Project Cost Management? Ada berapa proses? Jelaskan
serta berikan contoh tiga tipe estimasi biaya!
= Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management) adalah proses
pengelolaan anggaran yang melibatkan estimasi, anggaran, dan pengendalian biaya
agar proyek selesai sesuai dengan batasan anggaran. Tujuannya adalah memastikan
bahwa proyek dapat dilaksanakan tanpa melebihi biaya yang direncanakan, sekaligus
memaksimalkan efisiensi penggunaan sumber daya. Project Cost Management terdiri
dari empat proses utama dalam siklus hidup proyek, yakni:
1) Estimasi Biaya (Cost Estimation): Menentukan total biaya proyek yang
diproyeksikan, termasuk biaya langsung (seperti material, tenaga kerja) dan
biaya tidak langsung (seperti overhead). Estimasi biaya adalah bagian penting
dari proses awal dan dibagi menjadi beberapa tipe sesuai tingkat ketelitian dan
informasi yang tersedia, yaitu:
a) Estimasi Awal (Rough Order of Magnitude - ROM): Biasanya
dilakukan pada fase inisiasi dengan tingkat akurasi yang rendah,
berkisar ±50%. Estimasi ini dibuat berdasarkan pengalaman proyek
serupa atau data Sejarah, contohnya adalah Perusahaan ingin
mengetahui estimasi awal biaya pembangunan kantor baru.
Berdasarkan proyek sebelumnya, estimasi ROM menunjukkan biaya
sekitar Rp 1 miliar hingga Rp 1,5 miliar.
b) Estimasi Analog (Analogous Estimation): Menggunakan data dari
proyek sebelumnya yang serupa untuk memperkirakan biaya proyek
baru. Metode ini memiliki akurasi sedang dan cocok untuk tahap
perencanaan awal. Contohnya adalah Sebuah perusahaan IT
merencanakan proyek pengembangan aplikasi baru. Berdasarkan
proyek sebelumnya yang serupa, perkiraan biaya proyek saat ini
diperkirakan akan berada di kisaran Rp 500 juta.
c) Estimasi Tiga Titik (Three-Point Estimation): Teknik ini
menggabungkan tiga jenis estimasi: optimis, paling mungkin, dan
pesimis. Estimasi tiga titik memberikan hasil lebih akurat dengan
mempertimbangkan risiko. Contohnya adalah Estimasi biaya produksi
barang dilakukan dengan perkiraan optimis Rp 300 juta, pesimis Rp
400 juta, dan paling mungkin Rp 350 juta. Estimasi rata-rata dapat
dihitung untuk lebih akurat (misalnya, Rp 350 juta).
2) Anggaran Biaya (Cost Budgeting): Mengalokasikan dana berdasarkan
estimasi biaya ke dalam anggaran proyek yang lebih spesifik dan terjadwal.
3) Pengendalian Biaya (Cost Control): Memantau biaya yang dikeluarkan
selama pelaksanaan proyek dan membandingkannya dengan anggaran untuk
memastikan tidak terjadi pemborosan.
4) Penutupan Biaya (Cost Closeout): Mengevaluasi dan menyelesaikan laporan
akhir biaya proyek untuk memastikan seluruh pengeluaran telah ditangani dan
dokumentasi biaya lengkap.
7. Ada berapa proses dalam Quality Project Management sebutkan dan jelaskan!
Apa yg anda ketahui ttg metode/standard/tools dalam Quality Control jelaskan
dan berikan contohnya.
= Proses dalam quality project management ada 3, yaitu:
a) Perencanaan Kualitas (Quality Planning): Menentukan standar kualitas
yang diperlukan untuk proyek dan bagaimana mencapainya. Proses ini
melibatkan identifikasi persyaratan kualitas dari pemangku kepentingan dan
standar yang relevan, serta menetapkan metrik dan prosedur kualitas.
b) Jaminan Kualitas (Quality Assurance): Berfokus pada proses untuk
memastikan standar kualitas diikuti selama pelaksanaan proyek. Ini adalah
pendekatan proaktif untuk menghindari kesalahan atau masalah kualitas
sebelum terjadi.
c) Pengendalian Kualitas (Quality Control): Melibatkan pemantauan hasil
proyek secara berkala untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar
kualitas yang ditentukan. Pengendalian kualitas adalah tindakan reaktif yang
berfokus pada identifikasi dan perbaikan masalah yang muncul.

Ada beberapa metode, alat(tools), dalam quality control. Beberapanya adalah:

1. Six Sigma, Metode ini berfokus pada pengurangan cacat dan variasi proses
dengan menggunakan pendekatan berbasis data. Contoh: Dalam produksi
barang elektronik, Six Sigma dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan
menghilangkan cacat produksi sehingga tingkat kesalahan bisa ditekan di
bawah 3,4 cacat per juta peluang.
2. ISO 9001, ISO 9001 adalah standar internasional untuk sistem manajemen
kualitas yang memberikan kerangka kerja bagi perusahaan untuk
meningkatkan kualitas produk dan proses. Contoh: Sebuah pabrik
makanan dapat menerapkan ISO 9001 untuk memastikan bahwa semua
proses produksinya memenuhi persyaratan kualitas internasional, yang
meliputi manajemen risiko, dokumentasi, dan pemantauan berkelanjutan.
3. Control Chart (Diagram Pengendalian), Diagram ini digunakan untuk
memantau stabilitas dan variasi suatu proses dari waktu ke waktu. Contoh:
Dalam lini produksi, control chart dapat digunakan untuk memantau
ukuran dan berat produk secara berkala. Jika ada penyimpangan dari batas
toleransi, tindakan korektif dapat diambil segera untuk menghindari cacat
produk.
4. Pareto Chart, Diagram ini digunakan untuk mengidentifikasi dan
memprioritaskan penyebab masalah kualitas. Contoh: Dalam proyek
perakitan produk, diagram Pareto dapat menunjukkan bahwa 80% dari
cacat produk disebabkan oleh hanya 20% dari masalah teknis. Tim dapat
memfokuskan upaya pada masalah-masalah tersebut untuk meningkatkan
kualitas.
5. Root Cause Analysis (RCA), RCA digunakan untuk mencari akar
penyebab masalah kualitas dengan tujuan menghilangkannya agar masalah
 tidak terulang. Contoh: Jika proyek konstruksi mengalami retakan di
struktur, RCA akan membantu tim teknik menganalisis apa yang
menyebabkan retakan, misalnya bahan, metode pengerjaan, atau kondisi
lingkungan.
8. Jelaskan secara detail dan berikan contohnya peranan Manajemen SDM,
Manajeman Komunikasi dan Manajemen Risiko dalam Pengelolaan Proyek
Sistem Informasi.
= Dalam pengelolaan proyek Sistem Informasi, Manajemen Sumber Daya Manusia
(SDM), Manajemen Komunikasi, dan Manajemen Risiko memainkan peran penting
dalam memastikan proyek berjalan efektif, memenuhi waktu dan anggaran, serta
memenuhi kebutuhan pengguna akhir. Berikut adalah peran masing-masing elemen
ini dan contohnya dalam proyek Sistem Informasi:
a) Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), Manajemen SDM dalam
proyek Sistem Informasi melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan
pengelolaan individu yang akan menjalankan proyek. Tujuannya adalah
menempatkan orang yang tepat dengan keterampilan yang sesuai pada posisi
yang tepat agar semua kebutuhan proyek terpenuhi seperti Perekrutan dan
Penempatan, Pengembangan Tim, dan Pengelolaan Kinerga tim secara
berkala. Contohnya adalah Dalam proyek pengembangan Sistem Penggajian,
manajer SDM perlu memastikan pengembang perangkat lunak memahami
peraturan keuangan dan perpajakan. Manajer juga perlu melibatkan spesialis
keamanan siber untuk memastikan sistem aman dan memenuhi regulasi.
b) Manajemen Komunikasi, Manajemen Komunikasi dalam proyek Sistem
Informasi bertujuan memastikan bahwa semua informasi yang relevan
disampaikan kepada seluruh pemangku kepentingan tepat waktu dan secara
akurat. Ini penting untuk memastikan kelancaran proyek, menghindari
kesalahpahaman, dan memastikan keputusan yang cepat saat ada perubahan
atau masalah. Manajemen Komunikasi memiliki tugas untuk merencanakan
komunikasi untuk tim, Memastikan bahwa setiap anggota tim mendapatkan
informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka, dan Menjaga
agar klien dan pemangku kepentingan selalu mengetahui kemajuan proyek dan
menerima informasi yang relevan, sehingga ekspektasi mereka dapat dikelola
dengan tepat. Contohnya adalah Dalam proyek implementasi Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit, komunikasi yang efektif diperlukan
antara pengembang dan staf medis untuk memastikan bahwa sistem mencakup
fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan medis. Manajer komunikasi akan
 memastikan bahwa umpan balik staf medis dipertimbangkan dalam tahap
pengembangan dan pengujian.
c) Manajemen Resiko, Manajemen Risiko bertujuan untuk mengidentifikasi,
menganalisis, dan merespon risiko-risiko yang dapat menghambat kesuksesan
proyek. Proses ini penting untuk mencegah atau meminimalkan dampak dari
risiko yang muncul selama siklus hidup proyek. Manajemen Resiko memiiliki
tugas untuk Mengidentifikasi potensi risiko sejak awal, misalnya risiko teknis
(seperti ketidakcocokan perangkat lunak) atau risiko operasional
(keterlambatan pengiriman perangkat keras), Menganalisis kemungkinan
terjadinya risiko dan dampaknya terhadap proyek, serta menetapkan prioritas
untuk setiap risiko berdasarkan seberapa besar pengaruhnya, dan Menyusun
strategi untuk merespon risiko, baik dengan menghindari, mentransfer,
mengurangi, atau menerima risiko sesuai dengan skenario yang mungkin
terjadi. Contohnya adalah Dalam proyek Sistem Informasi Keuangan, risiko
tinggi dapat muncul dari potensi pelanggaran keamanan siber. Manajer risiko
mungkin memutuskan untuk mengurangi risiko ini dengan mengalokasikan
anggaran tambahan untuk sistem keamanan dan melakukan pengujian
keamanan intensif selama pengembangan dan peluncuran sistem.

9. Sebutkan dan berikan contoh potensi risiko pada setiap Knowledge Area!
= Potensi-potensi risiko yang umum pada setiap Knowledge Area dalam Knowledge
area adalah sebagai berikut:
a) Integration Management, yaitu Konflik dalam pengintegrasian berbagai
elemen proyek (waktu, biaya, kualitas, dll.) yang mengakibatkan
keterlambatan atau perubahan arah proyek. Contohnya adalah Saat
memodifikasi cakupan proyek, terjadi perubahan anggaran yang signifikan
tetapi tidak sinkron dengan perubahan dalam jadwal proyek.
b) Scope Management, Terjadinya scope creep atau penambahan ruang lingkup
proyek yang tidak direncanakan. Contohnya adalah Pihak pemangku
kepentingan menambahkan fitur tambahan setelah fase desain selesai tanpa
memperpanjang jadwal atau menambah anggaran.
c) Time Management, Keterlambatan aktivitas proyek karena penjadwalan yang
tidak realistis atau ketergantungan antar aktivitas yang kompleks, contohnya
adalah Aktivitas utama bergantung pada sub-kontraktor, tetapi sub-kontraktor
 mengalami keterlambatan, sehingga menyebabkan keterlambatan pada
keseluruhan proyek.
d) Cost Management, Biaya melebihi anggaran yang direncanakan karena
estimasi yang kurang akurat atau perubahan harga bahan, seperti Kenaikan
harga bahan bangunan selama proyek berlangsung menyebabkan biaya
material melebihi anggaran.
e) Quality Management, Kualitas hasil proyek tidak sesuai dengan standar yang
ditetapkan karena proses pengendalian kualitas yang tidak ketat seperti Produk
akhir mengalami cacat produksi yang baru terdeteksi setelah selesai,
menyebabkan penundaan untuk perbaikan.
f) Human Resource Management, Konflik internal antar anggota tim atau
kurangnya keterampilan yang dibutuhkan. Contohnya adalah Karyawan utama
mengundurkan diri di tengah proyek sehingga membutuhkan waktu untuk
mencari pengganti yang memiliki keterampilan serupa.
g) Communications Management, Ketidakjelasan komunikasi antara anggota
tim dan pemangku kepentingan yang menyebabkan miskomunikasi dan
kesalahan implementasi. Kasus contohnya bisa seperti Proyek
mengimplementasikan spesifikasi yang salah karena tim proyek tidak
memahami kebutuhan pemangku kepentingan.
h) Risk Management, Risiko tidak diidentifikasi dengan benar atau tidak
dimitigasi sehingga menyebabkan dampak signifikan pada proyek. Contohnya
adalah Perubahan regulasi yang mendadak mempengaruhi proyek, tetapi tidak
ada strategi untuk menangani risiko ini karena tidak dipertimbangkan dalam
analisis risiko awal.
i) Procurement Management, Masalah dengan vendor atau kontraktor, seperti
keterlambatan pengiriman atau kualitas yang tidak sesuai seperti Vendor tidak
mengirimkan komponen utama sesuai jadwal, mengakibatkan terhambatnya
aktivitas proyek yang bergantung pada komponen tersebut.
j) Stakeholder Management, Ekspektasi pemangku kepentingan tidak dikelola
dengan baik, sehingga menimbulkan ketidakpuasan dan resistensi terhadap
proyek seperti Pemangku kepentingan utama merasa bahwa proyek tidak
memberikan nilai sesuai harapan mereka karena tidak dilibatkan secara aktif
dalam pengambilan keputusan.
10. Sebutkan dan jelaskan proses-proses pada Tahap Procurement Management!
Berikan contohnya!
= Ada 4 proses-proses pada tahap procurement Management, yaitu:
a) Plan Procurement Management, Proses ini adalah perencanaan untuk
mengidentifikasi kebutuhan proyek yang akan diperoleh melalui pengadaan
serta menentukan cara terbaik untuk melakukannya. Contohnya Dalam proyek
pembangunan gedung, tim proyek menentukan bahwa material baja akan
diadakan dari pemasok eksternal dan mencatat kriteria seperti kualitas baja dan
waktu pengiriman.
b) Conduct Procurements, Pada tahap ini, tim proyek melakukan proses
pengadaan, termasuk mencari, meminta penawaran, mengevaluasi, dan
memilih vendor atau kontraktor yang memenuhi persyaratan. Negosiasi
kontrak juga termasuk dalam proses ini. Contohnya adalah etelah
mendapatkan beberapa penawaran dari berbagai pemasok baja, tim proyek
mengevaluasi berdasarkan kualitas, harga, dan waktu pengiriman, lalu memilih
pemasok yang menawarkan nilai terbaik dan menandatangani kontrak dengan
mereka.
c) Control Procurements, Proses ini melibatkan pengawasan aktivitas vendor
atau kontraktor untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan sesuai
dengan persyaratan kontrak dan kualitas yang telah ditetapkan. Contohnya
adalah Dalam proyek pembangunan gedung, tim proyek secara berkala
mengecek kualitas baja yang dikirim oleh pemasok untuk memastikan sesuai
dengan spesifikasi dan melakukan inspeksi agar jadwal pengiriman sesuai
rencana.
d) Close Procurements, Proses penutupan pengadaan dilakukan setelah semua
produk atau layanan telah diterima dan diverifikasi. Contohnya adalah Setelah
semua baja untuk gedung telah diterima, tim proyek meninjau kinerja
pemasok, memastikan bahwa semua kewajiban kontrak telah dipenuhi, dan
menutup kontrak.
5. Buat WBS dari Proyek yang pernah anda buat, jelaskan setiap tahapannya.
Gambarkan pula network diagramnya serta schedule pelaksanaannya.
= Berikut adalah WBS dari kelompok 3 mengenai project Sistem penggajian
Karyawan for Rumah Karawo yaitu:
1) System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali
dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke
dalam bentuk software.
2) Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan
dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan
dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi
dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb.
3) Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan - kebutuhan diatas
menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding
dimulai.
4) Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer,
maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat
dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses
coding.
5) Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian
juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar
software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan
kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
6) Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya
adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya
seperti itu.
Gambar 1. Work Breakdown Struktur Rumah Karawo.

Gambar 2. Schedule Pelaksanaan.

 Gambar 3. Alur Pekerjaan.

Task Duration/Days
Communication 0.38 days
Planning 2.5 Days
Modelling 9 Days
Construction 0.38 Days
Deployment (Inc Maintenance) 380 Days.
Tabel 1. Schedule Pengerjaan.