BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang
sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas
tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada
pembaca. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui
agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai
dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah
makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang
baik dan benar serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita
temui. Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya
dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang
pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Penulisan makalah ini diharapkan
bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan
penulisan surat resmi maupun tidak resmi.

B. Rumusan Masalah

1. Jelaskan Defenisi Surat?

2. Jelaskan Surat Resmi Dan Surat Pribadi?

3. Jelaskan Manfaat Surat?

4. Jelaskan Bahasa Surat?

1
C. Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui Defenisi Surat.

2. Mengetahui Surat Resmi Dan Surat Pribadi.

3. Mengetahui Manfaat Surat.

4. Untuk Mengetahui Bahasa Surat.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Definisi Surat

Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk
menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang
bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.
Surat merupakan karya tulis manusia yang cukup populer. Surat adalah salah satu alat
komunikasi yang ada dalam peradaban manusia. Berbicara dengan tulisan tentu berbeda
dengan berbicara dalam lisan. Sebagaimana kebiasaan kita di Indonesia, salam
pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan atau pidato resmi. Sedangkan dalam
pembicaraan biasa maupun pembicaraan bisnis, salam pembukaan tidak pernah dipakai.

Tentunya ini dengan pertimbangan, mereka lebih mengutamakan waktu dan

kecepatan dalam mencapai sasaran bisnisnya. Lain halnya dengan pembicaraan di dalam
surat resmi, tidak resmi, surat pribadi ataupun surat niaga. Di sini tata tertib dan sopan
santun masih harus dijaga. Pembicaraan singkat ataupun yang lengkap dengan membuka
masalah panjang lebar, tetap harus memakai salam pembukaan. Sipenulis atau sipengirim
surat akan dianggap atau dituduh sebagai orang yang tidak tahu sopan santun bila ia
menulis surat langsung berbicara kepada pokok permasalahannya.

Dalam menyusun surat resmi secara baik dan benar, menggunakan beberapa
pendekatan, yakni (1) mengonsep surat harus memahami tujuaan pembuatan surat, (2)
apakah penyusunan surat untuk mencari atau memberi informasi, dan (3) memberikan
keputusan, tugas, atau laporan, megajukan permohonan, lamaran, menawarkan atau
memesan.

Menurut Iis Sopyan (2008:1) surat merupakan suatu model komunikasi tertulis
yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan surat adalah suatu alat yang
digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak

3
 lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar
tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung.

B. Surat Resmi atau Surat Pribadi

Surat dapat dibedakan menjadi dua, yakni surat resmi dan surat pribadi. Surat
resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau
organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus
menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.

Ciri-ciri surat resmi:

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4. Penggunaan ragam bahasa resmi

5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

a) Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
b) Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan
kecil
c) Logo instansi/lembaga

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

4. Hal, berupa garis besar isi surat

4
 5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

8. Isi surat.

9. Penutup surat

Penutup surat, berisi:

 Salam penutup

 Jabatan

 Tanda tangan

 Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

10. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang

adanya suatu kegiatan

Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu
oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau pengertian dari surat pribadi
adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah:

Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi
adalah:

1. Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
pribadi atau keluarga. Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena
dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari
saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.

5
2. Surat Lamaran Pekerjaan Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang
( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan
pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

3. Surat Perijinan Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut
permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksudkan.

Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin
juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah
keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan
agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.

C. Manfaat Surat

1. Alat pengingat paling akurat, sebab dapat diartikan dan dapat dibaca kembali bila
diperlukan.

2. Bukti hitam di aatas putih, terutama surat perjanjian.

3. Dokumen.

4. Wakil/duta dari penulisnya untuk pembaca.

5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, surat intruksi, suraat tugas, dan sebaagainya.

6. Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik antara suatau lembaga dengan
publiknya.

E. Bahasa Surat

Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau maksud penulis
surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat
tanggapan positif. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat
hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar
dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan oleh
penulis.

6
 Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh sebab itu,
ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang.
Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata,
tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara
penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulang-ulang
atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata-kata yang kurang tepat,
terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
menyusun surat sebagai berikut.

1. Kalimat

Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas mengingat sebuah surat hanya
terdapat satu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan akan
menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga bahasa surat sulit dipahami. Singkat
berarti tidak panjang, jelas maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan
keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang disampaikan dapat dipahami.

a. Penggunaan kata yang baik dan baku

b. Penggunaan kata atau istilah yang lazim
c. Memilih dan menggunakan kata yang cermat
d. Ungkapan penghubung
e. Ungkapan bersinonim
f. Kata-kata yang bermiripan
g. Penggunaan kata suatu dan sesuatu
h. Penggunaan kata dan masing-masing daan tiap-tiap
i. Penggunaan kata jam dan pukul
j. Penggunaan kata dari dan daripada

2. Alinea

Tujuan dan hakikat menulis surat identik dengan mengarang, maka mengonsep surat harus
memahami amanat pokok yang disampaikan melalui surat. Amanat pokok yang akan
disampaikan hendaknya disusun dalam gabungan kata yang disebut alinea atau paragraf. Dengan
demikian, alinea adalah himpunan kalimat yaang mengemukakan kesatuan pikiran untuk

7
membentuk sebuah gagasan yang jelas. Oleh sebab itu, dalam alinea hendaknya memuat satu
pokok pikiran.

Untuk itu dapat menggunakan teknik berpikir deduktif dan induktif. Seperti kita ketahui
dalam karangan surat lazimnya dibagi atas empat alinea (pembukaan, pengantar isi), alinea isi
surat (penghubung pembuka dan isi), alinea pengembangan isi surat (inti), dan alinea penutup).

3. Ejaan dan tanda baca

Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat
membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang.
Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai
dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

8
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan

surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi
yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak
dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian
negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi
dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan
untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link
organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung
tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang
(Growth).

B. SARAN

Pada kenyataannya, pembuatan makalah ini masih bersifat sangat sederhana dan simpel.
Serta dalam Penyusunan makalah inipun masih memerlukan kritikan dan saran bagi pembahasan
materi tersebut.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.

10