文書管理システムとは、書類を電子化し、作成から廃棄までのサイクルを一元管理するシステムです。文書管理システムを導入することで、書類を探す手間が省けたり、紛失のリスクを防げます。
また、必要な文書を必要な人が「いつでも必要なとき」にすぐに取り出して利用することも可能です。
今回は厳選した「文書管理システム18選」をご紹介します。
WEB上で使える！検索性に優れた文書管理システム「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
目次
【一目見て分かる】文書管理システム比較表18選
まずは、一目見て分かる文章管理システム比較表をご紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能 ・強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索 ・社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる |
| Confluence | ・柔軟なアクセス権限 ・Jira、Trelloと連携 ・大規模ユーザーに強い ・オンプレミス版あり |
| Fleekdrive | ・ファイル共同編集 ・ファイル共有 ・ワークフロー機能 |
| ASTRUX SaaS | ・文書の持出制限機能 ・申請・承認ワークフロー ・オプション機能 ・オンプレミス版あり |
| Documal SaaS | ・文書のライフサイクルを自動化 ・ワークフロー機能 ・柔軟なアクセス制限 |
| Document Plus | ・全文検索とビューワ ・ワークフロー機能 ・契約書管理機能 |
| Dropbox Business | ・ファイル管理に特化 ・動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意 ・古いバージョンの文書の復元ができる |
| box | ・高度なセキュリティ ・柔軟な権限設定 ・容量無制限 |
| Knowledge | ・簡単セットアップ ・オープンソースソフトウェア ・モバイル対応 ・Markdown対応 |
| 定額制WEB社内報 | ・テキストと写真を送付するだけで簡単に社内報の作成が可能 ・定額制なので何度でも更新し放題 |
| MyQuick | ・取引書類の保管は電子帳簿保存法に対応 ・アラート通知の設定が豊富 ・DocuSign、GMOサインと連携可能 |
| FileBlog | ・ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化 ・ファイルにタグを付けることで、フォルダとタグの両方で文書管理が可能 ・検索エンジンとビューア搭載、埋もれたファイルが見付かる |
| Final Document | ・誤送信が起こりにくい、安全なファイル共有 ・ワークフローはドラッグ＆ドロップで簡単に作成 ・電子帳簿保存法に対応 |
| DocuWorks | ・DocuWorks Deskで異なるタイプの文書を一括で管理 ・DocuWorks Viewerで柔軟な編集 ・Adobe Sign/Docu Signとの連携も可能 |
| PROCENTER/C | ・多数の機能で安全に文書管理ができる ・APIによる機能の拡張性が高い ・保存期間を指定し、期間が過ぎた文書は自動で削除できる |
| invoiceAgent 文書管理 | ・電子帳簿保存法やインボイス制度に対応 ・法令の定めにあわせて文書のライフサイクルを管理できる ・文書に印刷不可・透かしなどの設定を加えてセキュリティ管理が可能 |
| LegalForceキャビネ | ・契約情報に関する管理台帳の自動作成 ・関連契約書と紐づけられる登録機能 ・管理者の設定やリマインド機能による契約書放置の防止 |
| バクラク電子帳簿保存 | ・書類のアップロードと同時に自動で電子保存 ・最大100枚まで同時にアップロード可能 ・保管しているPDFを分割して、一部だけスキャンできる |
WEB上で使える！検索性に優れた文書管理システム「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、個人のノウハウを引き出す 社内版ウィキペディア です。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。
大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル・手順書・業務ノウハウ・社内FAQ・日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
NotePMがおすすめの人
- 社内のマニュアルを一元化したい人
- マニュアル作成がスムーズにできるツールを探している人
料金プラン（月額）
全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
- 4,800円 / 8名 / 80GB
- 9,000円 / 15名 / 150GB
- 15,000円 / 25名 / 250GB
- 30,000円 / 50名 / 50GB
- 60,000円 / 100名 / 1TG
- 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
NotePM
URL: https://notepm.jp/
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選！
Confluence
出典：Confluence | リモートに最適なチームのワークスペース | Atlassian
Confluence（コンフルエンス） は、オーストラリアのAtlassian（アトラシアン）が運営する社内情報共有ツールです。
Atlassianが提供している有名なツールとして、プロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」などがあります。
ConfluenceはJira・Trelloとの連携が可能です。Confluenceの画面からJiraに保管されたレポートや、Trelloで管理しているタスクの情報を更新できます。両者のツールを開き直す手間がないため、業務効率化につながります。
Confluenceの特徴
- 柔軟なアクセス権限
- Jira、Trello連携
- 大規模ユーザーに強い
- オンプレミス版あり
Confluenceがおすすめの人
- 文書管理システムをタスク管理ツールと連携して、業務を効率化したい人
- 大規模なチームにおいて文書管理システムを導入したい人
料金プラン（月額/クラウド版/ユーザー数300人の場合）
- 無料（Free）
- 679円/1名（Standard）
- 1,277円/1名（Premium）
- 要問い合わせ（Enterprise）
無料トライアル期間：7日間
Confluence
URL:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Fleekdrive
出典：企業向けオンラインストレージサービス Fleekdrive
Fleekdrive(フリークドライブ) は、株式会社ソルクシーズが提供する企業向けクラウドストレージに特化したツールです。
「共同作業」に焦点をあて、ファイル管理やファイル共有をするだけでなく、さまざまな場所にいる社員が同時に作業できるよう配慮されています。
ファイル暗号化や監査オプションなどセキュリティに関する機能も豊富なので、社外でファイルを扱う際も安心です。
Fleekdriveの特徴
- ファイル共同編集
- ファイル共有
- ワークフロー機能
Fleekdriveがおすすめの人
- ファイルを複数人で編集する機会が多い人
- セキュリティ性能が高い文書管理システムを使いたい人
料金プラン（月額）
- 660円/1名あたり（Team）
- 1,980円/1名あたり（Business）
Fleekdrive
URL:https://www.fleekdrive.com/
ASTRUX SaaS
出典：ASTRUX SaaS – クラウド上で手軽にドキュメント管理｜ASTRUX2.0
ASTRUX SaaS は株式会社デジタルマトリックスが提供する、クラウド上で手軽にドキュメントを管理できる文書管理システムです。
システムのメンテナンスやアップデートを自社で行う必要がないため、運用コストが少ない点が魅力です。
文書データはセキュリティセンターで管理されており、障害発生時のバックアップも取ってくれるので安心して活用できます。別途で申し込みを行えば、遠隔地バックアップにも対応してくれます。
ASTRUX SaaSの特徴
- 文書の持出制限機能
- 申請・承認ワークフロー
- オプション機能
- オンプレミス版あり
料金プラン
- 要問い合わせ
ASTRUX SaaS
URL:https://www.astrux.jp/about/saas.html
Documal SaaS
Documal SaaS(ドキュマル サース) は、富士通が提供するクラウド文書管理システムです。業務に関する情報を文書化し、社内で共有できます。保管されている文書には万全のセキュリティ対策を施しつつ、社外からでも確認できる仕様なのでテレワークとの相性も良いです。
また、書類の改ざん防止機能などを備えることで、電子帳簿保存法の「電子取引」保存要件にも対応しています。契約書・納品書・請求書などの管理も問題なく行えます。
Documal SaaSの特徴
- 文書のライフサイクルを自動化
- ワークフロー機能
- 柔軟なアクセス制限
Documal SaaSがおすすめな人
- 社外からでも安全に文書を確認できる文書管理システムを使いたい人
- 電子帳簿保存法の「電子取引」保存要件に対応している文書管理システムを探している人
料金プラン
- 要問い合わせ
Documal SaaS
URL: https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/
楽々Document Plus
楽々Document Plus(らくらくドキュメントプラス) は、住友電工情報システムが提供する文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。
契約書・ISO文書・営業報告書など幅広い文書を管理できるため、さまざまな部署で活躍します。ISO文書に関してはISO9001/14001にもとづいた文書管理が可能で、ISO文書の登録から見直しまで高い精度で実施できます。
文書の検索機能も高性能で、半角・全角や大文字・小文字の表記ゆれや、中黒・ハイフンの有無などを無視して検索可能です。検索漏れが少なく、書類の見落としを防ぎやすい点が魅力です。
楽々Document Plusの特徴
- 全文検索とビューワ
- ワークフロー機能
- 契約書管理機能
楽々Document Plusがおすすめの人
- 複数の部署で文書管理システムを導入したい人
- 検索漏れが起こりにくい文書管理システムを導入したい人
料金プラン
- 要問い合わせ
楽々Document Plus
URL:https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
Dropbox Business
出典：Dropbox Professional とチーム向け Dropbox – 詳細 – Dropbox
Dropbox(ドロップボックス) は、ファイル管理に特化したオンラインストレージサービス（クラウドファイル共有サービス）です。プランによって文書を保存できる容量が異なり、最低でもチーム全体で9TBのストレージを共有できます。
契約書を作成する際に便利な文書管理サービスで、電子署名テンプレートを活用することで作成作業の一部を自動化できます。
関連サービスも豊富で、画像や音声で文書のフィードバックを届けられるDropbox Captureなどを利用可能です。好きな関連サービスを組み合わせることで、自社の業務フローにあった使い方ができます。
Dropbox Businessの特徴
- ファイル管理に特化
- 動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
- 古いバージョンの文書の復元ができる
Dropbox Businessがおすすめの人
- 容量にこだわって文書管理システムを選びたい人
- カスタマイズ性の高い文書管理システムを探している人
料金プラン（月額/年間払いの場合）
- 1,200円/1名（Plus）
- 2,000円（Essentials）
- 1,500円/1名（Business）
- 2,400円/1名（Business Plus）
Dropbox Business
URL:https://www.dropbox.com/business
box
出典：AIを活用したセキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
box(ボックス) は、世界で7万社以上が利用しているセキュリティ重視のオンラインストレージサービスです。
公式サイトで金融業・自治体・小売業など、幅広い業種におけるboxの使い方が示されており、さまざまな現場で導入しやすい文書管理システムです。
関連サービスとして、データ漏洩を防ぐBox Shieldや文書のライフサイクルを管理するBox Governanceなど、セキュリティを強化できるものが多数用意されています。情報をしっかり守りたい人におすすめできる文書管理システムです。
boxの特徴
- 高度なセキュリティ
- 柔軟な権限設定
- 容量無制限
boxがおすすめの人
- 汎用性が高く、癖のない文書管理システムを使いたい人
- セキュリティ性能の高さにこだわりたい人
料金プラン（月額）
- 1,881円/1名あたり（Business）
- 3,135円/1名あたり（Business Plus）
- 4,629円/1名あたり（Enterprise）
- 6,600円/1名あたり（Enterprise Plus）
box
URL:https://www.box.com/ja-jp/home
Knowledge
出典：Knowledge – Free knowledge base system
Knowledge（ナレッジ） は無料で使えるオープンソースの情報共有サービスです。
ファイルをダウンロードして保存するだけで使えるため、スピーディーに導入できます。手軽に利用できるだけでなく、コミュニケーションがとれるコメント機能・文書が登録された際の通知機能など、文書管理が快適になる便利な機能が多数搭載されています。
スマートフォンにも対応しており、外出先からでも快適に利用可能です。
Knowledgeの特徴
- 簡単セットアップ
- オープンソースソフトウェア
- モバイル対応
- Markdown対応
Knowledgeがおすすめの人
- 無料で使える文書管理システムを探している人
- 文書管理システムの導入にコストをかけたくない人
料金プラン
- 無料
Knowledge
URL:https://information-knowledge.support-project.org/ja/
定額制WEB社内報
定額制WEB社内報は、社内報作成専門ツールです。
テキストもしくは手書きの原稿と写真を送付するだけで、簡単に社内報を作成してくれます。
社員のコミュニケーションやモチベーションアップのために社内報を作成したいものの、他の業務で忙しかったり社内報作成を担当する社員がいなかったりする会社におすすめです。
定額制WEB社内報の特徴
- テキストと写真を送付するだけで簡単に社内報の作成が可能
- 定額制なので何度でも更新し放題
定額制WEB社内報がおすすめの人
- 社内報を作成したいが、必要なスキルが備わっていない人
- 社内報の作成に印刷費・配送費・人件費などのコストを極力かけたくない人
料金プラン（月額）
- 158,000円：〜200名
- 188,000円：〜400名
- 218,000円：〜600名
- 248,000円：〜800名
- 278,000円：～1,000名
- 308,000円：～1,200名
- 応相談：1201名～
定額制WEB社内報
URL:https://www.encount.co.jp/lp/
MyQuick
MyQuickは、契約書・研究報告書・取引書類などさまざまな文書に対応した文書管理システムです。取引書類に関しては電子帳簿保存法に対応した管理ができるので、各種法令もしっかり対応できる文書管理システムだといえます。
MyQuickは「期限の30日前」「作成から1年後」など、時間の経過に応じてさまざまなアラート通知を受け取れる仕様が魅力です。また「作成から14日が経過して、かつ承認日が未入力」という風に、複数の条件を満たした際にアラート通知を受け取る設定も可能です。
MyQuickの特徴
- 取引書類の保管は電子帳簿保存法に対応
- アラート通知の設定が豊富
- DocuSign、GMOサインと連携可能
MyQuickがおすすめの人
- 契約書・研究報告書・取引書類の保管に対応している文書管理システムを探している人
- 文書管理においてアラート通知を有効活用したい人
料金プラン（月額）
- 22,000円（STARTER）
- 77,000円（STANDARD）
- 110,000円（AI STANDARD）
- 要お問い合わせ（PREMIUM）
MyQuick
FileBlog
FileBlogは、ファイルサーバーを文書管理システム化できる製品です。
FileBlogを導入することで、ファイルにタグを付けて中身が判別できるようになり、フォルダの階層構造だけでは文書を整理できない状況でも管理しやすくできます。
また、電子帳簿保存法にも対応しており、ファイルサーバーへ見積書・請求書等の電子データ保存が可能です。
FileBlogの特徴
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- ファイルにタグを付けることで、フォルダとタグの両方で文書管理が可能
- 検索エンジンとビューア搭載、埋もれたファイルが見付かる
FileBlogがおすすめの人
- 既にファイルサーバーに大量の文書を保存している組織
- フォルダの階層構造だけでは文書を管理できない組織
料金プラン
- FileBlogのエディション・ユーザー数・文書数などに応じて変動
FileBlog
URL:https://www.teppi.com/fileblog/product
Final Document
Final Documentは、社外へのファイル共有に優れている文書管理システムです。共有リンクを利用したファイルの送信が可能で、送信前に上司承認のフローを加える設定にすることで誤送信も防げます。上司承認のフローはドラッグ＆ドロップで簡単に作成できます。
また、社外共有するファイルはワンタイムパスワードをかけられるので、安全性が十分保たれている点も魅力的です。
Final Documentの特徴
- 誤送信が起こりにくい、安全なファイル共有
- ワークフローはドラッグ＆ドロップで簡単に作成
- 電子帳簿保存法に対応
Final Documentがおすすめの人
- 社外へのファイル共有を円滑に行いたい人
- 各種ワークフローを簡単に作成できる文書管理システムを探している人
Final Document
URL:https://www.intercom.co.jp/final_document/
DocuWorks
DocuWorksは、文書を一覧で表示するDocuWorks Deskと、文書の閲覧・編集ができるDocuWorks Viewerの2つで構成されています。
DocuWorks Deskでは、異なるアプリケーションで作成された文書を一つにまとめたり、大きな図面も保管できたりと柔軟な文書管理ができます。
DocuWorks Viewerでは、文書に図形やスタンプを追加できたり、付箋を貼ったりと紙の文書を扱う感覚で編集できる点が特徴です。スタンプに関しては「重要」「承認」「社外秘」などビジネスシーンで使えるものが標準で搭載されているほか、オリジナルのスタンプの作成もできます。
DocuWorksの特徴
- DocuWorks Deskで異なるタイプの文書を一括で管理
- DocuWorks Viewerで柔軟な編集が可能
- Adobe Sign/Docu Signとの連携も可能
DocuWorksがおすすめの人
- さまざまなアプリケーションで作成された文書を、わかりやすく管理したい人
- 文書の編集機能が豊富な文書管理システムを使いたい人
料金プラン（月額/DocuWorks サブスクリプション）
- 990円/1名あたり（1ユーザー）
- 616円/1名あたり（10ユーザー）
- 487円/1名あたり（100ユーザー）
- 357円/1名あたり（1,000ユーザー）
DocuWorks
URL:https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks
PROCENTER/C
PROCENTER/Cは高水準のセキュリティ性能を備えており、大企業や官公庁で多数導入された実績があります。サーバ内のファイルはすべて暗号化されており、アクセス権の管理・操作ログの監視といった機能も備えているため安全に文書を管理できます。
APIを用いるとさまざまな連携ができ、Windowsのアプリケーションからファイルを転送したり、スマートフォンのアプリからPROCENTER/Cを呼び出したりという使い方が可能です。
PROCENTER/Cの特徴
- 多数の機能で安全に文書管理ができる
- APIによる機能の拡張性が高い
- 保存期間を指定し、期間が過ぎた文書は自動で削除できる
PROCENTER/Cがおすすめの人
- セキュリティポリシーが厳しい企業に勤めている人
- カスタマイズ性の高い文書管理システムを探している人
料金
- 55,000円
PROCENTER/C
URL:https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html
invoiceAgent 文書管理
invoiceAgent 文書管理は、帳票の管理に特化した文書管理システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度といった各種の法令・制度に対応しており、法的要件を満たした文書管理ができます。
文書のライフサイクルの管理性能も高く、電子帳簿保存法に定められた期間を過ぎた際に自動で廃棄するように設定できます。文書の作成から廃棄までの証跡が残る点も便利です。
invoiceAgent 文書管理の特徴
- 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
- 法令の定めにあわせて文書のライフサイクルを管理できる
- 文書に印刷不可・透かしなどの設定を加えてセキュリティ管理が可能
invoiceAgent 文書管理がおすすめの人
- 帳票を文書管理システムで正しく管理したい人
- インボイス制度に関する業務を効率化したい人
料金（月額）
- 33,000円/10名あたり（最小プラン）
invoiceAgent 文書管理
URL:https://www.wingarc.com/product/ia/documents/index.html
LegalForceキャビネ
出典：【公式】LegalForceキャビネ（リーガルフォースキャビネ） ｜ 契約書管理ができるAI契約管理システム
LegalForceキャビネは、契約書の管理に特化した文書管理システムです。
AIが契約書から契約情報を抽出して、自動で管理台帳を作ってくれます。また、契約書を登録する際、AIが提示する関連契約書との紐づけもできるため、多くの契約書を整理しやすい点が魅力です。
契約締結後の契約書については、管理者を設定したり、契約期間の終了を知らせるリマインド機能を設定したりできます。各種設定を行うことで、契約書の放置を防げる文書管理システムです。
LegalForceキャビネの特徴
- 契約情報に関する管理台帳の自動作成
- 関連契約書と紐づけられる登録機能
- 管理者の設定やリマインド機能による契約書放置の防止
LegalForceキャビネがおすすめの人
- 締結後の契約書を適切に管理したい人
- 契約書の管理台帳をスムーズに作成したい人
料金プラン
- 要問い合わせ
LegalForceキャビネ
URL:https://www.legalon-cloud.com/legalforce-cabinet
バクラク電子帳簿保存
出典：クラウド型電子帳簿保存システム【バクラク電子帳簿保存】
バクラク電子帳簿保存は、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した文書管理システムです。
書類をアップロードすると、AIが書類の情報を読み取ってデータ化し、電子保存してくれます。アップロードの際に書類のラベリングも同時に行われ、保管されている文書を探す際にラベリングごとの検索が可能です。書類は最大100枚まで同時にアップロードできます。
なお、保管されているPDFファイルについては、ページごとのファイルの分割が可能です。PDFを一部分だけスキャンして印刷したいときに便利な仕様です。
バクラク電子帳簿保存の特徴
- 書類のアップロードと同時に自動で電子保存
- 最大100枚まで同時にアップロード可能
- 保管しているPDFを分割して、一部だけスキャンできる
バクラク電子帳簿保存がおすすめの人
- 電子帳簿保存法に則った文書管理を行いたい人
- 大量のファイルをまとめて文書管理システムにアップロードしたい人
料金プラン（月額）
- 13,200円～（有料プラン）
バクラク電子帳簿保存
URL:https://bakuraku.jp/denshichobo/
文書管理システムを導入する6つのメリット
文書管理システムの必要性やメリットは以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
＞関連記事：文書管理はなぜ必要か？その目的とビジネスにおけるメリットを解説
メリット①必要な文書を検索できる
文書管理システムに書類を保存すれば、タイトルや内容といったテキストデータを記載した状態で保管できます。タイトルや文書の内容が保存されれば、システムが検索してくれるため検索時間の短縮が可能です。
「大量にある資料のページを、一枚一枚めくって欲しい情報を探す」という手間がなくなるため、大幅な作業効率の向上が見込めます。
NotePMであれば保管したファイル形式を問わず、タイトルや文書内すべての文字まで検索できます。検索でヒットした場合、打ち込んだKWがマークアップされて書類を発見しやすいのも特徴です。
メリット②トラブルを回避できる
書類は似た内容の資料、更新されていない古い資料が混ざってしまうものです。
最新の資料と勘違いし利用してしまうと、思わぬトラブルが発生してしまいます。トラブルが発生してしまうと、業務効率が大幅に低下してしまうかもしれません。
しかし、文書管理システムであればたとえ同じ資料であったとしても、資料の作成日順に並べられるため、古いデータを使うというトラブルが防げます。
メリット③どこでもデータ共有できる
文書管理システムを利用すれば、専用のデバイスでどこでもデータ共有ができます。
書類を確認したい場面は、必ずしも社内だけとはいえません。出張先、休日に自宅で確認したい場合もあるでしょう。
社外にいたとしても専用のデバイスがあれば、必要な資料をいつでも保管でき、書類をいつでも引き出せます。
欲しいときに書類を確認できれば、疑問や悩みをすぐに解決でき、業務の効率化が見込めます。
メリット④ペーパーレス化できる
書類を紙で保管すると広い空間を確保しなければならず、保管場所を借りたり書類の整理が必要になったりします。
また、広い空間から書類を探すのは一苦労であり、従業員に大きな負担をかけてしまうかもしれません。
しかし、文書管理システムならデジタル化して保管するため、簡単に検索できて探す手間を減らせます。
人によっては紙ベースでないと不安という人もいるかもしれませんが、必要なときに検索してプリントすれば問題ないはずです。
＞関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介
メリット⑤セキュリティを強化できる
文書管理システムにはメンバー管理機能があり、閲覧できる人や編集できる人の制限などが自由に設定できます。
重要な書類に一つひとつロックをかけていく作業は非常に手間のかかるものですし、ケースによってはロックのし忘れが発生してしまうなど、セキュリティ面で万全とはいえません。
しかし、文書管理システム自体に制限を設定しておけば、保存するだけで安全な状態が保てるのでセキュリティ強化にも効果を発揮してくれます。
メリット⑥電子帳簿保存法改正に対応できる
電子帳簿保存法とは、決算や国税関係の電子データについて取り決めした法律です。
2022年、電子帳簿保存法が改正となり、データで受領した見積書や請求書、契約書などの取引情報はデータでの保管が必須となりました。
データは保管するだけでなく「真実性の確保」と「可視性の確保」も必須とされています。
つまり、保管されているデータが改ざんできないようになっていること、税務調査ですぐにデータ開示できることが必要です。
WEB上で使える！検索性に優れた文書管理システム「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
文書管理システムを導入する4つのデメリット
デメリット①導入・運用・教育にコストがかかる
文書管理システムを導入する際には、システム運用にかかるイニシャルコストとランニングコスト、それらを全社員が使いこなせるようにするための教育コストがかかってきます。
文書管理システムは導入することがゴールではなく、活用していくことこそが目的であるため、各種コストに対する対策を怠ってはなりません。
コストの削減を優先して使いにくいシステムを導入したり、社員の教育を怠ってしまったりすると、結果的に業績に悪影響をおよぼしてしまいます。
デメリット②運用ルールを定期的に見直す必要がある
文書管理システムを運用する中で、さまざまな課題や改善点が見つかるものです。
課題や改善点がないかしっかりとアンテナを張っておき、定期的な運用ルールの見直しを行っていかなければなりません。
見直しを怠ってしまうと文書管理システムの中のデータが分散してしまい、本来の機能を果たせなくなってしまいます。
本来の機能を失うと、文書管理システムが使われなくなってしまうという最悪の事態にもなりかねません。
また、定期的に新機能が追加されたり、使い勝手の良いシステムが提供されたりすることもあります。導入したら終わりではなく、常に最新の状況を把握しておく必要があります。
デメリット③サイバー攻撃・システム障害のリスクが生じる
文書管理システムには、セキュリティを強化するためのメンバー管理機能が搭載されています。しかし、メンバー管理機能だけではデータの安全性を完全に保証できません。
文書管理システムを使用しても、サイバー攻撃やシステム障害などでデータが破損するリスクは残ります。サイバー攻撃・システム障害によるデータの破損を回避するには、文書管理システムとは別の場所にバックアップを取るなどの対策が必要です。
デメリット④紙の文書を使う場合はスキャンの手間が生じる
文書管理システムに保管した文書を、紙の状態で共有したいケースも考えられます。その場合、システム内の文書をスキャンする手間が生じます。
とくに、紙で利用することが多い文書を電子化すると、かえって効率が悪くなるため注意です。すべての文書を電子化するのではなく、文書の種類や紙で利用する頻度を考慮したうえで、電子化するかどうかを検討することが重要です。
WEB上で使える！検索性に優れた文書管理システム「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
文書管理システムの5つのタイプ
社内文書全般保管・活用型
社内文書全般保管・活用型は、社内で作成した議事録や社内文書を保管して閲覧・活用するためのシステムです。
保管した文書を活用するタイプであるため、文書の閲覧や検索に特化しています。
「プロジェクトでほかの部署とも書類を共有したい」「テレワーク時に書類の内容を確認したい」というときに便利です。
社内文書全般作成・共有型
社内文書全般作成・共有型は、マニュアルやナレッジを共有するために文書化して保管するためのシステムです。
書類は作成・保管・廃棄というサイクルをたどりますが、社内文書全般作成・共有型は「作成」に焦点をあてたタイプといえます。
業務を進めるには、対象の業務に関するノウハウやマニュアルが必要です。業務に必要な情報がまとめられており、作業の効率化を促してくれます。
「業務を進める際に自分にないナレッジを利用したい」「複数人に自分のナレッジを共有したい」というケースで役立ちます。
契約書保管・活用型
契約書保管・活用型は、作成した契約書を保管したり台帳を簡単に更新したりするためのシステムです。
契約が多くなると、契約書の保管や更新、それらに伴う台帳の更新に手間がかかります。
契約書保管・活用型では、契約書の保管・更新や台帳の更新に関する手間を軽減するため、契約書をデータ化して必要に応じて取り出せる環境を構築可能です。
PDFやスキャンで契約書を保管した場合、台帳に転記する作業が発生します。しかし、契約書保管・活用型の文書管理システムを導入すれば、書類を確認する手間や転記する手間を解消できます。
契約書作成・共有型
契約書作成・共有型は、同じような契約書を繰り返し使うときに作成を効率化させるためのシステムです。
契約書を作成する際には、自社と取引先の意向を反映して修正・追記する作業が連続します。
両者の意向を反映したうえでの作成は大きな負担がかかるため、契約書を共有して素早く作業が行えるようにしたタイプです。
作成にあたって必要な承認業務ができる機能が付いており、適切なプロセス管理ができるのも特徴です。
社内外保管型（クラウド型ファイルサーバー）
社内外保管型（クラウド型ファイルサーバー）は、社外の人とも情報を共有したいときに利用するシステムです。
仕事の内容によっては、社外の人と書類を共有しなければならないケースもあるでしょう。
しかし、社外の人に紙ベースで渡すのはリスク管理上適さなかったり、印刷して製本するのが手間だったりする場合があります。
社内外保管型の文書管理システムを利用すれば、社外の人とも書類を共有して閲覧できます。
もちろん、機能制限を利用し、社外の人に書類を作成・編集してもらうことも可能です。
文書管理システム・ツールの選び方と比較方法
文書管理システム・ツールを選ぶときには、次のポイントを押さえておきましょう。
- 導入目的にあった機能があるか
- 検索性は高いか
- セキュリティ対策できるか
- オンプレミス型かクラウド型か
- マルチデバイスに対応しているか
- 操作性に優れているか
- 各種制度・法令に対応できるか
- 他のシステムと相性が良いか
ポイントを理解していれば、システム・ツールの選択や比較を簡単に行えるようになります。
導入目的にあった機能があるか
文書管理システムの目的は「文書の共有」や「承認の自動化」が一般的です。
しかし、企業によっては従業員の使い勝手を考慮し「検索性の高さ」「保管・編集のしやすさ」を目的とする場合もあるかもしれません。
企業によって導入する目的に違いがあり、目的によって選ぶシステムが変わってきます。
導入目的を明確にして、必要な機能が十分に備わった文書管理システムを選ぶことが重要です。
検索性は高いか
過去の文書を頻繁に使用するなら、検索性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。
文書管理システムに書類を保管しても、簡単に取り出せないようでは利用者の減少につながってしまいます。
フォルダ名だけでなく、文書の中身まで検索できるシステムであれば、必要な文書を探しやすいでしょう。
NotePMであれば、保管されている文章のフォルダ名から文書の中身まですべて検索できます。検索性が高い文書管理システムの導入を検討しているなら、ぜひご検討ください。
セキュリティ対策できるか
ビジネス文書には、機密性の高い情報も含まれます。社外秘の情報や、社内の一部にしか開示できない情報を守るためにセキュリティ対策が必要です。
情報の漏洩を起こすと消費者からの信頼を大きく損なってしまい、企業に大きなダメージを与えてしまいます。
情報漏洩リスクを下げるためにも、セキュリティ対策が講じられている文書管理システムを選択しなければなりません。
ファイルやフォルダ単位でアクセス制限をかけられたり、編集・閲覧などの権限を変更できたりするシステムであれば、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。
オンプレミス型かクラウド型か
オンプレミス型の文書管理システムはクラウド型よりカスタマイズの自由度が高い傾向にあり、自社にあった形で使いやすい点が特徴です。
しかし、オンプレミス型の導入やカスタマイズにはプログラミングの知識が必要です。
クラウド型はノンプログラミングで導入可能なため、IT分野以外の人も使いやすいというメリットがあります。
オンプレミス型とクラウド型は特徴が異なるため、自社にあったシステムを選択することが大切です。
マルチデバイスに対応しているか
スマートフォンやタブレットでもアクセス可能なシステムであれば、外出先やリモートワーク中も確認できます。
たとえば、商談した直後に契約書の発行・申請・承認の実行が可能です。
マルチデバイスで利用できればスピード感のある対応ができ、取引先や顧客から信頼を得られる可能性が高まります。
また、マルチデバイスに対応している点を利用して、取引先や顧客に書類を閲覧してもらうことも可能です。
商談に有利となる資料を提示しながら話を進めていけば、契約締結の確度を高められます。
操作性に優れているか
操作性を確認して文書管理システムを選ぶことも重要です。操作性の悪い文書管理システムは、社内のメンバーに使い方を覚えてもらいにくいため、導入に時間がかかります。ユーザーインターフェースなども考慮して、使いやすいと思える文書管理システムを選びましょう。
また、カスタマイズ機能の有無も判断基準の一つとなります。自社の業務フローにあわせて柔軟にカスタマイズできる文書管理システムであれば、より効率的に運用できます。
各種制度・法令に対応できるか
特定の制度や法令に対応した文書管理が必要な場合は、文書管理システムの機能が要件を満たせるかどうかを確認することが重要です。
たとえば「ISO 9001」という品質管理の規格を取得する場合、文書管理について満たすべき要件の一部として以下が挙げられます。
- 必要な文書をいつでも検索できること
- 十分なセキュリティ性能を用いて保管されていること
- 文書が読みやすい状態であること
文書管理システムが上記の要件を満たせない場合、導入した意味が薄れてしまいます。
導入を検討している文書管理システムについては、特定の制度や法令に対応した文書管理ができるかどうかも慎重に判断しましょう。
他のシステムと相性が良いか
すでにワークフローシステムや電子契約・署名サービスなどを利用している場合は、文書管理システムと連携できる可能性があります。
たとえば、電子契約・署名サービスと文書管理システムを連携させると、署名された契約書の契約日や契約金額などの属性を文書管理システムに取り込める可能性があります。契約日・契約金額などの情報を取り込むことで、契約書をスムーズに検索可能です。
既存のシステムと上手く連携させることで業務効率化を見込めます。文書管理システムを導入する前に、既存のシステムとの相性を調べておくことがおすすめです。
WEB上で使える！検索性に優れた文書管理システム「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
文書管理システム「NotePM」の導入事例
ここからは、文書管理システムの一つである「NotePM」を導入した事例を紹介します。
- 【事例1】株式会社ラクス
- 【事例2】株式会社小田急フィナンシャルセンター
- 【事例3】税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
それぞれの事例を確認しながら、文書管理システムを導入するメリットを具体的にイメージしてみてください。
【事例1】株式会社ラクス
株式会社ラクスは、主に業務効率化のサービスを提供している会社です。「マニュアル文書が社内に散在している」「マニュアルのバージョンが古いまま放置されている」などの問題があったため、NotePMを導入して問題解決を図りました。
NotePMでマニュアルを管理することで、マニュアルを管理する場所が一元化され、情報を探す時間がおよそ4割削減されました。また、マニュアルを更新する文化が社内に醸成され、情報が古いまま放置される心配がなくなった点もNotePMの導入効果です。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
【事例2】株式会社小田急フィナンシャルセンター
株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループの経理・給与計算を専門で行っている企業です。ナレッジ共有に関する課題の一つとして挙げられていたのが、マニュアルを管理するファイルサーバーの階層が深く、必要な情報を探すのに時間がかかるというものでした。
問題解決のためにNotePMを導入したところ、NotePM内で保管している文書について全文検索ができるため、情報の検索時間を8割ほど削減できました。管理場所が一元化されてマニュアルの場所がわかりやすくなったため、新入社員や異動した社員も情報を探しやすくなりました。
＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター
【事例3】税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
税理士法人FLAGSは、税理士法人として中小企業の税務申告などを行っている企業です。所員が増えてきたことに伴って情報共有の必要性を感じたため、検索性の高い文書管理システムとしてNotePMを導入しました。
当初想定されていた通り、NotePMの導入によって情報が検索しやすくなり、業務効率がアップしました。とくに、入所手続き・新人教育について教育コストを削減できた点が大きな効果です。
＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数を5割削減！所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
WEB上で使える！検索性に優れた文書管理システム「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
文書管理システムを活用して業務効率の改善を実現しよう
文書管理システムを導入すれば、書類探索の時間を短縮できたり、文書紛失リスクを抑えられたりします。業務の効率化、情報漏洩対策などを検討している企業にマッチしているシステムといえます。
しかし、文書管理システムには多くの種類があり、自社にあったシステムを選択しなければいけません。検索性やセキュリティ性能の高さなど、各種システムの特性を確認しておきましょう。
文書管理システムでおすすめなのはNotePMです。ファイルの種類を問わず、タイトルから文書の内容全体を検索し、探しているものがすぐに見つかる検索性の高さを誇ります。
銀行や大学でも採用されているセキュリティ性能の高さも兼ね備えているので「安心して使いたい」「実績あるシステムを導入したい」とお考えの方は、ぜひ利用をご検討ください。
