SharePointとは、組織内のワークフローの改善・情報共有の機能が搭載されたサイト作成ツールです。
SharePointからサイト作成をすることで、社内外に向けて情報共有ができるようになります。しかし、どのように効果的にサイトを作ったら良いかわからない人もいるでしょう。
本記事では、SharePointのサイトの作り方やメリット、作成のポイントについて解説します。これから、情報共有用のサイト作成を予定している方は、ぜひ本記事を参考に、SharePointでサイト作りを進めてみてください。
＞関連記事：社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
目次
SharePointのサイトとは
SharePointは、Microsoft 365に含まれるクラウドサービスの一つで、主にチームでの情報共有や文書管理に活用できます。主な機能は、以下のとおりです。
- ドキュメントの共有や編集履歴の自動管理
- ファイルの同時編集
- アンケートの作成から集計
- 申請や承認といったワークフロー管理
WordやExcel、Outlookなど、普段使用しているMicrosoft製品と簡単に連携できるのも特徴です。クラウドベースのため、チームメンバーとリアルタイムに情報を共有しながら、場所や時間を問わない柔軟な働き方を実現できるでしょう。
＞関連記事：社内情報は2種類。情報共有ツールの選び方や情報共有のコツを解説
SharePointより使いやすい社内サイト作成ツール「NotePM」
SharePointで作れる3種類のサイト
SharePointで作れるのは、以下の3種類のサイトです。
- チームサイト（ポータルサイト）
- コミュニケーションサイト
- サブサイト
社内ニーズに合わせたサイトを作成して、SharePointを効果的に活用しましょう。
チームサイト（ポータルサイト）
チームサイトは、プロジェクトや部署などの小規模なチームで活用できる共同作業用のサイトです。
チーム全体のスケジュールを把握できる予定表機能や、メンバー間での作業の進捗共有をスムーズにするタスク管理機能など、業務効率を向上させるさまざまな機能を利用できます。
また、コンテンツ投稿は誰でもできますが、必要に応じて閲覧制限を設定し、限定的な範囲での情報共有も可能です。
＞関連記事：社内ポータルサイトとは？メリット・主な機能・作成ポイント・おすすめサービスを解説
コミュニケーションサイト
コミュニケーションサイトは、幅広いユーザーへ情報を発信するためのサイトです。豊富なテンプレートやWeb素材を活用してサイトの見た目をカスタマイズできるだけでなく、ニュースやイベント・ギャラリーなどのWebパーツも自由に配置できます。
Microsoft 365グループとは連動しませんが、コンテンツデザインの自由度が高いので、魅力的な情報発信ができるでしょう。
ただし、双方向のコミュニケーションには向いていないため、全社向けのお知らせや部門全体への連絡・外部とのやり取りに活用するのがおすすめです。
サブサイト
サブサイトとは、チームサイトあるいはコミュニケーションサイトの配下に作成するサイトです。会社の部署単位やプロジェクト単位でサブサイトを作成すれば、情報が整理できるので、業務の効率化につなげられます。
情報量が増えたチームサイトやコミュニケーションサイトも、サブサイトを作成することで、得たい情報をスムーズに探し出せるでしょう。
SharePointでサイトを作る4つのメリット
SharePointでサイトを作るメリットは、以下の4つです。
- プログラミング知識がいらない
- サイト運営のコストを抑えられる
- レスポンシブデザインに対応している
- TeamsなどのMicrosoft製品と連携できる
SharePointでサイトを作るメリットを知ることで、積極的に導入を進められるでしょう。
プログラミング知識がいらない
SharePointは、HTMLやCSSなどのプログラミング知識がなくてもサイトを作れます。
Web制作用の専用ツールも必要ないので、T専門部門以外の社員でも簡単に活用できるのが特徴です。直感的なUIが搭載されており、クリックやドラッグ＆ドロップだけで操作も完結します。
また、テンプレートやWeb素材も豊富なので、クオリティの高いサイトが簡単に作れるでしょう。プログラミング知識がない部署でも独自にサイトを作成・編集できるので、社内情報を迅速にアップデートできるのもメリットです。
サイト運営のコストを抑えられる
Microsoft 365の利用料金のみで利用できるので、追加費用なしでサイトを作成・運営できます。
社内ポータルサイト作成ツールは有料なものが多く、WordPressのようなCMSを使用する場合も、サーバー費用やドメイン取得費などのランニングコストが発生するのが一般的です。
しかし、SharePointなら、新規のサービス契約やWeb制作の外注費用もかからないため、サイト運営のコストを抑えられます。そのため、予算の限られた部署や小規模プロジェクトでも導入しやすいでしょう。
レスポンシブデザインに対応している
SharePointは、画面サイズに応じて自動的にレイアウトが最適化されるレスポンシブデザインに対応しています。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも快適に操作できるのが特徴です。
オフィス以外の場所でも、いつでも必要な情報にアクセスできるので、テレワークやリモートワーク環境との相性も良いでしょう。移動中やクライアント先でもスムーズに情報確認ができるため、外勤の多い企業にもおすすめです。
TeamsなどのMicrosoft製品と連携できる
Word・Excel・Teams・Streamなど、Microsoft製品と連携できるのもメリットの一つです。
たとえば、Teamsと連携することによって、カレンダー機能を活用して、チーム全体のスケジュールを管理しやすくなります。また、Streamと連携すれば、動画を活用した研修やナレッジ共有も可能です。
リアルタイムでファイル共有や共同編集もできるので、情報共有もスムーズになるでしょう。
SharePointより使いやすい社内サイト作成ツール「NotePM」
SharePointでのサイトの作り方5ステップ
SharePointでのサイトの作り方は、以下の5ステップです。
- ステップ1：事前準備をする
- ステップ2：Microsoft 365にログインしてサイトの種類を選ぶ
- ステップ3：テンプレートを選ぶ
- ステップ4：テンプレートをカスタマイズする
- ステップ5：ページを追加する
ステップに沿って作ることで、迷わずにサイト作成を進められるでしょう。
ステップ1：事前準備をする
効率的なサイト構築のためには、まず使用するコンテンツの準備が重要です。サイトに必要な画像やテキストなどの素材を事前に用意しておくことで、効率良くサイト作成を進められます。
また、セキュリティリスクを最小限に抑えるためには、事前に以下のアクセス権限の振り分けを考えておくのもおすすめです。
- 所有者：アクセス権限の付与を含めたすべての操作が可能
- メンバー：ファイルやコンテンツの閲覧・作成が可能
- 閲覧者：閲覧のみ可能
過剰な権限付与は、情報漏洩を始めとするトラブルにつながる恐れがあるので、注意しましょう。
ステップ2：Microsoft 365にログインしてサイトの種類を選ぶ
事前準備が整ったら、以下の手順に沿ってサイトの基本設定を進めます。
- Microsoft 365にログインしてSharePointを選ぶ
- 画面上部にある「+サイトの作成」をクリックする
- 用途に応じて「チームサイト」か「コミュニケーションサイト」を選ぶ
サイトの種類を選んだら、サイト名や説明文・URL・使用言語などの基本情報を入力します。チームサイトを選んだ場合は、グループメンバーも追加しましょう。ただし、グループメンバーは後からでも追加可能です。
ステップ3：テンプレートを選ぶ
コミュニケーションサイトを作る場合は、目的に応じたさまざまなテンプレートを利用できます。主なテンプレートの種類は以下のとおりです。
- 標準通信：一般的な情報発信
- 部署：部門ごとの情報共有
- イベント：イベント関連の情報発信
空白のテンプレートを選べば、ゼロからサイトを作り上げることも可能です。
テンプレートを選択すると、「Home.aspx」と「▲▲Home.aspx」という2つのページが自動的に作成されます。「Home.aspx」は自動生成された重要なシステムファイルなので、削除しないようにしましょう。
誤って削除してしまうと、サイトにアクセスできなくなる可能性があります。
ステップ4：テンプレートをカスタマイズする
所有者またはデザイン権限を持つメンバーであれば、テンプレートのカスタマイズができます。カラーやヘッダー・ナビゲーション・フッターなどのサイトの外観を自由にアレンジが可能です。
また、テキストや画像・動画などの基本的なWebパーツはもちろん、YouTubeやXの埋め込みコンテンツも簡単に追加できます。ページ右上の「編集」を選び、追加したい箇所に表示される「＋」マークをクリックして、必要なコンテンツを追加しましょう。
編集完了後に「再公開」をクリックすれば、変更内容を即座に反映できます。
ステップ5：ページを追加する
サイトの基本設定が完了したら、以下の手順で新しいページを追加します。
- 「新規」から「ページ」を選択する
- 用途に合ったテンプレートを選び、ページタイトルを入力する
- 「＋」マークをクリックしてテキストや画像などを配置する
- ページが完成したら「発行」ボタンを押して公開する
編集途中でも「下書きとして保存」機能を使えば、作業を中断できます。ページの追加を利用すれば、ニュースとしての投稿も可能です。
SharePointのチームサイトの作り方
ここからは、SharePointのチームサイトの作り方の手順を紹介します。
1.Microsoft 365 にログインします。
2.左上からSharePoint を選択します。
3.「+サイトの作成」をクリックします。
4.「新しいサイトの作成」が表示されたら「チームサイト」をクリックします。
5.サイト名やサイトの説明など、必要な情報を入力して「次」をクリックします。
6.グループメンバーの追加を行い（後から加えることも可能）、終了ボタンをクリックします。
7.一覧にサイトが追加されていることを確認してください。
SharePointより使いやすい社内サイト作成ツール「NotePM」
SharePointのコミュニケーションサイトの作り方
次に、SharePointのコミュニケーションサイトの作り方の手順を紹介します。
1.「+サイトの作成」をクリックします。
2.「新しいサイトの作成」が表示されたら「コミュニケーションサイト」をクリックします。
3.サイト名やサイトの説明など、必要な情報を入力して「終了」をクリックします。
4.「テンプレートを参照」をクリックします。
5.サイトを作成する目的に合うテンプレートを選択します。
6.「テンプレートを使用する」をクリックします。
7.コミュニケーションサイトの完成です。ここから自社で必要に応じてカスタマイズします。
SharePointのサブサイトの作り方
最後に、親サイトに付随する子サイトにあたるサブサイトについて作り方を紹介します。チームサイト・コミュニケーションサイトともに、作成方法は同じです。
1.「サイトコンテンツ」をクリックし、「新規」をプルダウンし「サブサイト」をクリックします。
2.「タイトル」 「説明」 「URL」を入力し、言語を選択します。
3.下にスクロールして、テンプレートの選択、権限の設定をします。
4.ナビゲーションとナビゲーションの承継を選択し【作成】をクリックして完成です。
<
SharePointより使いやすい社内サイト作成ツール「NotePM」
SharePointでサイトを作る5つのポイント
SharePointでサイトを作る際のポイントは、以下の5つです。
- サイトの目的を明確にする
- テンプレートを活用する
- 適切なアクセス権限を設定する
- マニュアルを用意する
- OneDriveに同期する
ポイントを押さえることで、効率良くサイトを作れるでしょう。
サイトの目的を明確にする
SharePointサイトを効果的に活用するには、目的を明確にするのが重要です。Microsoft 365に含まれているから使うという安易な理由での導入は避けましょう。たとえば、情報共有を目的とするなら、Microsoft Teamsと比較検討するのもおすすめです。
| SharePoint | ・レイアウトや画像を自由に設定可能 ・可読性の高いコンテンツ作成が可能 ・アクセス設定が柔軟 ・通知はメールのみ ・構築にスキルが必要 |
| Microsoft Teams | ・従業員が閲覧しやすい ・通知に気付きやすい ・構築が容易 ・チームが乱立しやすい ・アクセス権限管理が困難 |
現状の課題を特定し、SharePointで何を実現したいのかを具体的に定めることで、サイトの利用率と満足度が向上します。目的によってはSharePointを使用しない選択肢もあるので、慎重に検討しましょう。
テンプレートを活用する
テンプレートを活用することで、サイト構築を効率的に進められます。プロが作成したようなレイアウトやデザインのテンプレートを無料で使用できるため、高品質なポータルサイトを作れるでしょう。
また、ページ単位でもテンプレートが用意されているので、細かな部分まで効率良く作業を進められるのも特徴です。テンプレートはカスタマイズも可能なため、必要な部分だけを調整することで、理想的なポータルサイトを作り上げられます。
適切なアクセス権限を設定する
関係者以外への情報流出や、意図しないユーザーからのアクセスを防ぐためには、適切なアクセス権限の設定が欠かせません。
SharePointサイトでは、ファイルごとに閲覧や編集・ダウンロードの権限を個別に設定できるので、細かな制御が可能です。アクセス権限を設定することにより、データの不正な書き換えも防止できるため、安全に効率良く情報共有ができるでしょう。
マニュアルを用意する
豊富な機能を備えているSharePointは、操作が複雑になりやすいので、基本的な操作方法や手順を説明するマニュアルを用意しておきましょう。
社員のITリテラシーにもばらつきがあるため、コンテンツの追加方法や更新手順などを具体的に記載する必要があります。図や画面キャプチャを活用して、視覚的にもわかりやすいマニュアルにするのもおすすめです。
マニュアルを用意することで、SharePointの導入がスムーズになるので、社内での利用も促進されるでしょう。
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
OneDriveに同期する
OneDriveを同期させると、作成・編集したファイルが自動的にSharePointに反映されるため、手動でのファイルコピーや保存作業が不要になります。リアルタイムで同期されるので、チームメンバーとの情報共有もスムーズに進められるでしょう。
ただし、削除操作も同期の対象となるため、OneDriveでファイルを誤削除してしまうと、SharePoint側からも削除されるので注意が必要です。
SharePointでサイトを作る3つの注意点
SharePointでサイトを作る際の注意点は、以下の3つです。
- サイト作成に時間がかかる
- デザインのカスタマイズには専門知識が求められる
- 詳細なアクセス解析ができない
注意点を把握しておくことによって、スムーズにサイト作成を進められるでしょう。
サイト作成に時間がかかる
SharePointのサイト作成は以下の手順で可能ですが、時間がかかる傾向にあります。
- サイトを立ち上げる（サイト名やサイトの説明を入力し、プライバシー設定や管理者、利用メンバーを設定）
- ページを追加する
- ページ内に文字や画像を追加する
- ナビゲーションを設定する
工数が多くて面倒に感じる場合は、より簡単に常用やナレッジ共有ができる別のサイト作成ツールを選ぶか、Webサイト制作会社に依頼するほうが効率的です。
デザインのカスタマイズには専門知識が求められる
SharePointのサイト作成にプログラミング言語は不要ですが、凝ったデザインを実現しようとすると、専門的な知識が求められます。
しかし、標準装備のテンプレートでも、カラーや画像の選択により、外観の印象を変えることは可能です。そのため、社内情報共有が主な目的である場合は、基本機能の実装を優先し、デザインは段階的に改善していくと良いでしょう。
詳細なアクセス解析ができない
SharePointの標準アクセス解析機能で把握できる情報は、以下のとおりです。
- ページの閲覧者数
- サイトの訪問者数
- 閲覧者数の多いファイル
- 平均滞在時間
全体的な傾向を掴むための情報は取得できますが、ユーザーごとの詳細な閲覧時間や行動の分析はできません。
そのため、深い分析が必要な場合は、Googleアナリティクスのような外部ツールの導入を検討する必要があります。外部ツールを活用することで、ユーザーの行動パターンを詳細に把握し、効果的なサイト運営ができるでしょう。
SharePointより使いやすい社内サイト作成ツール「NotePM」
NotePMはSharePointの代わりに使えます
マニュアル作成・ナレッジ共有ツール の「NotePM」なら、チームサイト（ポータルサイト）に載せた情報の一部を、社外にも簡単に共有できます。
NotePM は、ドキュメントの共同編集ができるだけでなく、アクセス制御を柔軟に変えられるので、セキュリティ対策も万全です。過去180日分のログイン履歴もチェックできるため、他部署や社外のメンバーにも安全にページやファイルを共有できるでしょう。
| SharePoint | NotePM |
|---|---|
| △ 自由度が高く複雑なため、社内浸透しない | ◯ パソコンに詳しくない人でも直感的に使える |
| △ 検索しづらい。不要な情報もヒットする | ◯ 強力な検索機能 |
| △ 動作やファイル表示が遅い | ◯ 動作が速い。サクサク動く |
| △ 権限管理が複雑で、IT部門が大変 | ◯ グループなど、権限管理しやすい |
| △ 社外共有しづらい | ◯ 社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ◯ Officeファイルを直接編集できる | △ ファイル直接編集はできない |
NotePMの公式サイトはコチラ
SharePointとNotePMのうち、どちらが自社の課題に合うのかじっくりと検討したい方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。2つの共通点や独自性について詳しく解説していますので、SharePointをさらに使いこなす方法を知りたい方も必見です。
＞関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
SharePointを活用して効率良くサイトを作成しよう
SharePointを活用することで、プログラミングの知識がなくても手軽にサイト作成ができます。Microsoft社のサービスの1つであるため、Office製品と連携すれば、業務効率化も進められるでしょう。
なお、企業内の情報共有には、専用の社内wikiサービス の活用もおすすめです。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール 「NotePM」 は、社員のナレッジを集め、共有できます。
検索性も高く、ほしい情報がすぐに手に入り、情報の更新も容易です。「社内のナレッジをスムーズに共有したい」「教育コストを削減したい」とお考えの方は、NotePMの無料トライアル を試してみてください。
