ファイルサーバーの容量が増大し、必要なデータが見つからず業務の効率が下がるといった悩みを抱えていませんか？
ファイルサーバーは適切に整理しないと、ファイル検索に時間がかかるだけでなく、サーバーの負荷が増大し、セキュリティリスクも高まるでしょう。
本記事では、ファイルサーバーを効率よく整理するための5つのコツと、運用を維持するルールを詳しく解説します。
さらに、ファイルサーバーの効率的な整理を実現するおすすめツール『NotePM』や、実際に成功した企業の事例も紹介しています。データ整理を最適化し、業務をスムーズに進めるために、ぜひ参考にしてみてください。
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情報の検索に強いマニュアル作成ツール「NotePM」
目次
ファイルサーバーを整理する際の5つのコツ
ファイルサーバーを整理する際のコツは、以下の5つです。
- フォルダやファイルの名前を統一する
- フォルダの階層を深くしすぎない
- サイズが大きいファイルは圧縮する
- 古いデータはまとめて保管する
- 不要なデータは削除する
それぞれ具体的な内容を解説します。
フォルダやファイルの名前を統一する
ファイルサーバーを整理する際は、フォルダやファイルの名前を統一することが大切です。ファイルやフォルダの名前がバラバラだと、探すのが困難になり、誤って古いバージョンを使用したり、最新ファイルを削除したりするリスクがあります。
ファイル名やフォルダ名を命名する際は、ルールを統一しましょう。たとえば、プロジェクト名や日付、バージョン番号などを規則的に組み合わせて命名することで、ファイルの内容が一目でわかりやすくなります。
特定の文字や記号を使わないことで、システムによる読み込みエラーを防ぐ効果も期待できます。
フォルダの階層を深くしすぎない
ファイルサーバーを整理する際は、フォルダの階層を深くしすぎないよう注意しましょう。ファイルサーバーのフォルダが深くなると、目的のファイルを探す際に多くのクリックが必要になり、非効率になります。
フォルダ階層は必要最低限にすることで、業務の効率化につながります。具体的には、階層が3階層以上になると管理が難しくなり、ユーザーが迷子になる可能性が高くなるでしょう。
階層を浅くし、関連するファイルをまとめることで、誰でも直感的にファイルにアクセスできるようになります。
サイズが大きいファイルは圧縮する
ファイルサーバーを整理する際は、サイズが大きいファイルを圧縮してから保存しましょう。
たとえば、圧縮ファイル形式のZIPに変換することで、複数のファイルをまとめて保存し、容量を小さくできます。普段使わないファイルは、圧縮してまとめておくと管理しやすいでしょう。
大容量のファイルが多くあると、サーバーのストレージを圧迫し、システム動作が遅くなる可能性があります。ただし、圧縮の際はデータの劣化や可逆性などに注意し、過度に圧縮しないようにしましょう。
古いデータはまとめて保管する
ファイルサーバーを整理する際は、古いデータをひとつのフォルダにまとめて保管すると、サーバー内が利用しやすくなります。
ファイルサーバーには日々新しいデータが追加されますが、古いデータをそのままにしておくと、利用したいデータを検索する際に、余計な手間がかかる可能性があります。
また、保存した古いデータにアクセスしやすくするために、検索機能の活用や、フォルダ・ファイル名の統一が大切です。定期的に古いデータを整理して、サーバー内の利便性を保ちましょう。
不要なデータは削除する
ファイルサーバーを整理する際は、定期的にサーバー内を確認し、不要なデータは削除しましょう。
不要なデータがファイルサーバーに残っていると、ストレージ容量を無駄に消費し、サーバーのパフォーマンスが低下する恐れがあります。また、データが増えすぎると管理も大変になるでしょう。
なお、不要なデータとは単に古いデータというわけではなく、使用頻度が低いデータや重複しているデータも含まれます。古いデータをまとめて保管し、定期的に不要なものは削除することが大切です。
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ファイルサーバーが整理された状態を保つ運用ルール
ファイルサーバーが整理された状態を保つためには、以下のような運用ルールを設けることが重要です。
- フォルダ名とファイル名を規則的にする
- 必要なメンバーにだけアクセス権を付与する
- 削除までの保管期間を明確にする
それぞれ具体的な内容を確認しましょう。
フォルダ名とファイル名を規則的にする
フォルダ名やファイル名を規則的にすることで、ファイルサーバーが整理された状態を保てるでしょう。具体的には、検索性が向上し、誤ったデータの使用を防ぐ効果が期待できます。
規則的な名称の例として、次のような表示がおすすめです。
▽例
【20250401（作成した日付）_NotePM（プロジェクト名）_V2.0（バージョン）】
さらに、フォルダ名に「進行中」や「確認中」、「完了」などのステータスを付けることで、より管理しやすくなるでしょう。
必要なメンバーにだけアクセス権を付与する
ファイルサーバーが整理された状態を保つためにも、アクセス権は必要なメンバーにだけ付与しましょう。
サーバー全体でアクセス権の範囲を決めるのではなく、フォルダごとに細かくアクセス権を設定しましょう。たとえば、編集が必要な人には「編集権限」、閲覧のみでよい人には「閲覧権限」を付与します。
不要なメンバーにアクセス権を付与していると、誤ってデータを編集したり削除したりするリスクが高まります。また、メンバーの異動や退職時には、アクセス権を見直し、不要な権限はすみやかに削除することが重要です。
削除までの保管期間を明確にする
ファイルサーバーが整理された状態を保つために、データを削除するまでの保管期間を明確にすることが大切です。一定期間更新がないデータに関しては削除し、定期的にサーバー内を整理しましょう。
たとえば「1年以上更新がないファイルはアーカイブフォルダに移動する」という決まりを設けます。さらに「2年以上経過したものは削除する」といった具体的なルールを設定することで、無駄なデータの蓄積を防げます。
誤った削除を防ぐためにも、データを削除できる権限を限られたメンバーに付与し、適切に管理できる体制を作りましょう。
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ファイルサーバーの整理が必要な3つの理由
ファイルサーバーの整理が必要な理由は、以下の3つです。
- データ量が増えファイルサーバーの負荷につながる
- 業務効率が低下する可能性がある
- セキュリティ面のリスクが高まる
それぞれ詳しい内容を見ていきましょう。
＞関連記事：ファイル共有サーバーとは？基本知識からNASとの違い・活用のメリット・デメリットやクラウド化まで幅広く解説
データ量が増えファイルサーバーの負荷につながる
ファイルサーバーは容量に限りがあり、不要なデータが蓄積されるとサーバーの負荷が増大するため、定期的にサーバー内を整理することが大切です。
たとえば、大容量の画像や動画データ、古いバックアップファイルなどが溜まり続けると、負荷が増えすぎて動作が遅くなる恐れがあります。
また、容量が増えすぎると、新しいデータを保存するスペースが少なくなり、追加のストレージを購入するコストが必要になるかもしれません。
そのため、定期的にファイルサーバーを整理して、作業効率の維持やコスト削減につなげましょう。
業務効率が低下する可能性がある
ファイルサーバーが整理されていないと、必要なファイルを探すのに時間がかかり、業務効率の低下につながります。
たとえば、フォルダ構成が複雑だったり、重複ファイルが多かったりすると、どれが最新のデータか判断しづらくなります。誤った情報のまま作業を進めると、プロジェクトの進行にも支障をきたすでしょう。
また、ファイル名が統一されていないと検索が難しくなり、データを探す際に余計な時間を費やす恐れもあります。
業務効率の向上のためにも、定期的にファイルサーバーを整理しましょう。
セキュリティ面のリスクが高まる
ファイルサーバーが整理されていないと、不要なデータの流出やアクセス権の管理不備など、セキュリティ面のリスクが高まります。
サーバー内の情報が適切に管理されていないと、該当データと関係のない部署のメンバーや退職したメンバーなどが、不要にアクセスする恐れもあるでしょう。
また、不要なデータを長期間入れておくことで、ウイルス感染や情報漏洩などのリスクも懸念されます。
ファイルサーバーは定期的に整理し、セキュリティ面の安全性も維持することが大切です。
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ファイルを整理しやすい情報共有ツール『NotePM』
『NotePM』は、企業向けの情報共有ツールで、ファイルやドキュメントを効率的に管理できるクラウドサービスです。
従来のファイルサーバーでは、フォルダが複雑化しやすく、必要な情報を探すのに時間がかかるデメリットがありました。
『NotePM』を活用すれば、タグ付けといった便利な検索機能により、必要なファイルをすぐに見つけられます。フォルダ構成がシンプルになり、情報の整理がしやすくなるメリットもあります。
アクセス権限の細かい設定も可能なため、部署やプロジェクトごとに、必要なメンバーだけが閲覧や編集できる環境を整えられるでしょう。
データ管理だけでなく、議事録やマニュアルなどの文書管理にも適しているため、企業全体のナレッジ共有にも役立ちます。
NotePMについては以下の記事でも詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
情報の検索に強いマニュアル作成ツール「NotePM」
情報共有ツール『NotePM』の成功事例
ここでは、情報共有ツール『NotePM』を活用した成功事例を2つ紹介します。
- 情報検索の工数8割削減を実現｜株式会社小田急フィナンシャルセンター
- 情報共有不足によるミスを削減｜株式会社麩金
情報検索の工数8割削減を実現｜株式会社小田急フィナンシャルセンター
株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループ各社の経理業務および給与計算業務などを通じた経営サポートを行う会社です。
同社では、給与計算や年末調整、住民税の更新業務など多くのマニュアルを扱っているものの、欲しい情報をすぐに探せないという課題がありました。そのため、情報検索に強いとされる『NotePM』の導入を決断。
導入以前は、5〜10分かけても欲しい情報が見つからないこともありましたが、NotePMの全文検索により、必要な情報にすぐたどり着けるようになりました。
また『NotePM』を活用して、マニュアルの更新をワンクリックで周知できる点も、メリットを感じているとのことです。
＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター
情報共有不足によるミスを削減｜株式会社麩金
「株式会社麩金」は、生麩と加工食品の製造販売と食品卸売業を行っている、昭和44年創業の老舗企業です。
同社は、元々社内の情報共有に関して問題意識を感じており、情報環境が適切に整備されれば、業務の効率も上がると考えていました。
具体的には、口頭での情報共有に「言った・言わない」の問題が起きたり、従業員が受注書を独自の方法で管理したりする課題がありました。
誰でも使いやすいツールとして高く評価した『NotePM』を導入したところ、紙の受注書を共有する手間がなくなり、移動時間の削減に成功。口頭での連絡が減ったことで、業務の効率化にもつながりました。
さらに、総務部と製造部での受注情報の一元管理により、これまで発生していた部署間の情報の食い違いが解消され、スムーズな共有が可能になったのも大きな効果です。
＞関連記事：【導入事例】社内の情報共有・ナレッジ共有によって業務の効率化を目指す – 株式会社麩金
情報の検索に強いマニュアル作成ツール「NotePM」
ファイルサーバーを整理して業務を効率化させよう
ファイルサーバーの整理は、業務効率を向上させるだけでなく、データの安全性やセキュリティ面の強化にもつながります。
フォルダやファイル名の統一、不要なデータの削除、適切なアクセス管理などのルールを設けることで、整理された状態を維持しやすくなります。
ファイルサーバーの整理は一度きりではなく、継続的に行うことが重要です。今回紹介した整理のコツやツールを活用し、快適な業務環境を実現しましょう。
