Plano de gerenciamento das comunicações

Projeto Exemplo

Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
1.0 30/02/2012 Eduardo Montes, PMP Elaboração Inicial – primeiro rascunho
1.1 15/03/2012 Eduardo Montes, PMP Revisão pós reunião com patrocinador
2.0 31/03/2012 Eduardo Montes, PMP Revisão final
2.1 03/12/2014 Eduardo Montes, PMP Colocado no novo formato do template
2.2 18/05/2017 Eduardo Montes, PMP Proposto novo formato incluindo método

Sumário
1 OBJETIVO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 2
2 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES ................... 2
3 ENTRADAS E FERRAMENTAS PARA OS PROCESSOS .............................. 2
3.1 REQUISITOS DE COMUNICAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS ............................... 2
3.2 INFORMAÇÕES A SEREM COMUNICADAS .............................................................. 2
3.3 TECNOLOGIAS E FERRAMENTAS USADOS PARA COMUNICAR ............................... 3
4 DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS USADOS PARA COMUNICAR.......... 3
4.1 COMUNICAÇÃO GERAL ........................................................................................ 3
4.2 STATUS REPORT / RELATÓRIOS DE DESEMPENHO................................................ 3
4.3 GERÊNCIA DE REUNIÕES ..................................................................................... 4
4.4 GERÊNCIA DE QUESTÕES E PROBLEMAS .............................................................. 4
4.5 PLANO DE ESCALONAMENTO .............................................................................. 5
5 EVENTOS DA COMUNICAÇÃO ........................................................................ 5
6 ANEXOS .................................................................................................................. 5
6.1 MATRIZ DE COMUNICAÇÃO E TEMPLATES USADOS............................................. 5
6.2 TEMPLATES DE E-MAILS ...................................................................................... 6
6.2.1 Para convocar para o Kick-off................................................................................ 6
6.2.2 Para solicitar aprovação de ata de reunião ........................................................... 6
6.3 GLOSSÁRIO DO PROJETO ..................................................................................... 6

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1 Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações

[Descreva o objetivo do Plano de Gerenciamento das Comunicações]

Gerenciar as comunicações do projeto requer um plano de gerenciamento das comunicações

desenvolvido e aprovado durante a fase de planejamento do projeto englobando os processos
necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas,
distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

O plano de gerenciamento das comunicações descreve de forma clara como as comunicações

do projeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas e guia a equipe em
relação a todo o ciclo de vida das informações usadas no projeto (da sua geração e coleta até o
seu armazenamento e possível descarte).

Abaixo estão descritos os processos usados para atender esses objetivos.

2 Processos do Gerenciamento das Comunicações

Planejar o gerenciamento das comunicações
Processo de descrever de forma detalhada e clara neste plano como as comunicações
do projeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas com base nas
necessidades de informação, requisitos das partes interessadas e os ativos
organizacionais disponíveis.

Gerenciar as comunicações
Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas
no projeto, conforme descrito neste plano.

Controlar as comunicações
Processo de monitorar e controlar as comunicações para garantir que as necessidades
de informação das partes interessadas sejam atendidas, conforme descrito neste
plano.

3 Entradas e Ferramentas para os Processos

3.1 Requisitos de comunicação das partes interessadas
[Defina os requisitos de comunicação das partes interessadas individualmente e/ou por grupo]
Os requisitos de comunicações estão documentados no Registro das partes interessadas em
anexo.

3.2 Informações a serem comunicadas

[Determine como as informações do projeto serão geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de
maneira oportuna e apropriada. ]
As informações a serem disponibilizadas estão detalhadas na Matriz de Comunicação em
anexo.

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3.3 Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar

[Determine as tecnologias e as ferramentas usadas para comunicar. Descreva como serão usadas. ]

4 Diretrizes e procedimentos usados para comunicar

[Quando existirem diretrizes e procedimentos específicos para comunicar, descreva-os abaixo: ]

4.1 Comunicação geral

Todos os procedimentos relacionados a comunicação devem seguir as políticas e
procedimentos adotados pela empresa e pelo seu Escritório de Projetos.
Normalmente, estas políticas e procedimentos estão documentados no sistema de gestão da
qualidade ou na metodologia de gerenciamento de projetos.

A comunicação tem como principais objetivos:

 Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas
para atender os objetivos do projeto;
 Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações
bem-sucedidas;
 Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de
informações do projeto;
 Manter as partes interessadas “alinhadas”.

Os documentos devem ser classificados conforme tabela abaixo para habilitar o acesso a
somente as pessoas autorizadas:
Classificação Pessoas autorizadas Comentários
Confidencial-GP Equipe de gerenciamento do
projeto
Confidencial Equipe do projeto
Privada Toda empresa
Pública Sem restrição

4.2 Status Report / Relatórios de desempenho

O Status Report detalha a seguinte informação:
 Atividades Concluídas no período
 Atividades em andamento
 Atividades iniciando no próximo período
 Pontos de Atenção
Os seguintes documentos podem ser anexados ao Status Report:
 Planos de recuperação para atividades com atraso;
 Planos de ação corretiva para problemas esperados;
 Resolução para itens de ação associados;
 Issues Log

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4.3 Gerência de reuniões

Toda reunião do projeto deverá ser planejada, executada e monitorada seguindo as boas
práticas abaixo:
Prepare-se - Planejamento-Pré:
 Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos)
 Escolher participantes (somente os necessários) e convocá-los com a pauta
 Preparar a reunião (Identificar as informações necessárias e providenciar)
Realização-Durante
 Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critérios de tomada de decisão
 Registrar principais decisões, ações c/ responsável e prazo
 Determinar data da próxima reunião quando necessário
Acompanhamento-Pós
 Distribuir ata rapidamente (*)
 Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, …

Para evitar problemas nas conferências via vídeo e áudio, verifique os itens abaixo:
 Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos
 Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
 Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos

(*) O Gerente do Projeto fará ata de reunião em até 24 horas da reunião e enviará para
validação dos participantes da reunião. (Vide template de e-mail Para solicitar aprovação de
ata de reunião)
A validação deverá ocorrer em até 72 horas do envio da ata.
A ausência de resposta será considerada aceite da mesma.

4.4 Gerência de questões e problemas

O gerente de projeto (GP) deve registrar todas as questões e problemas ocorridos no projeto
no registro das questões, mais conhecido pelo termo em inglês, Issues Log.
O GP usa o Issues Log para documentar e monitorar sua solução, e deve, inicialmente, definir e
classificar as questões com base na urgência e no impacto potencial.
Depois, para cada problema ou questão do projeto, o GP deve:
 Identificar alternativas e pessoas envolvidas com base no plano de escalonamento
descrito abaixo;
 Selecionar a melhor solução;
 Gerar as ações com responsável e data de término;
 Acompanhar o andamento das ações;
 Divulgar a solução e garantir o alinhamento dos envolvidos na solução;
 Facilitar a comunicação;
 Manter relacionamentos bons e construtivos entre as diversas partes interessadas;
Sempre lembrando de envolver os responsáveis para tomar as decisões e para executar as
ações.

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As questões não resolvidas ou mal resolvidas são fontes de conflitos e de atrasos no projeto e
muitas vezes, causa do cancelamento ou suspensão do projeto.
Além disso, serão feitas reuniões de lições aprendidas para analisar as soluções dos problemas
de modo a garantir que o problema não se repita o que pode implicar em atualizar
procedimentos, capacitar as pessoas, entre outras atividades.
As lições aprendidas ocorrerão no término de cada fase do projeto e sempre que o gerente de
projeto julgar necessário.

4.5 Plano de Escalonamento

Criado para agilizar as decisões determinando níveis de alçada dentro da hierarquia do projeto
e de determinados assuntos específicos.
O Plano de escalonamento também é usado para reunir agilmente as pessoas envolvidas na
tomada de decisão.
O gerente de projeto é o responsável por acionar os envolvidos para solucionar as questões.

Nível de
Cargo/Função Nome Quando acionar
Escalonamento
Até Eduardo Montes, Aprovação de orçamento
Gerente de Projeto
R$500,00/Mês PMP adicional
Até Aprovação de orçamento
Cliente João Montes
R$1.000,00/Mês adicional
Até Patrocinador do Alessandra Aprovação de orçamento
R$5.000,00/Mês Projeto Montes adicional
Acima de Aprovação de orçamento
Comitê do Projeto
R$5.000,00 adicional

5 Eventos da comunicação
[Descreva os principais eventos de comunicação do projeto. Caso eles já estiverem detalhados na matriz de comunicação, exclua a
seção ou redunde caso queira enfatizá-los.
Para um melhor detalhamento incluir um cronograma com os eventos da comunicação. ]

6 Anexos

6.1 Matriz de Comunicação e Templates usados

A matriz de comunicação e o link para seus templates podem ser encontrados nesse link:
Matriz de Comunicação.

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6.2 Templates de e-mails

6.2.1 Para convocar para o Kick-off
Srs,

Aguardo vocês para a reunião de Kick-off do projeto onde apresentaremos o projeto em

detalhe e as responsabilidades do time do projeto.
Caso alguém não possa participar, peço que envie um representante já que o projeto poderá
impactar sua área.

Segue o Termo de Abertura para validação do grupo.

Cordialmente,

6.2.2 Para solicitar aprovação de ata de reunião

Srs,
Segue ata formalizando os pontos discutidos na nossa reunião.

Publicarei a Ata em 72 horas caso não exista nenhuma ressalva.

Cordialmente,

6.3 Glossário do Projeto

Termo Descrição Informações adicionais /
Referências
Projeto Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou
resultado exclusivo
Gerenciamento Aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às
de projetos atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos
Gerente de Pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto
Projetos
Entrega Qualquer produto ou serviço gerado pelo projeto e que seja
verificável (critérios de aceitação)
Estrutura Decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser
analítica do executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do
projeto projeto e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o
escopo total do projeto.
Modelo / Um documento parcialmente completo em um formato predefinido,
Template que fornece uma estrutura definida para coletar, organizar e
apresentar informações e dados.

Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto

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