5 Tecnicas para Criar Tempo em Agenda

5 Técnicas para criar 0
tempo em Agenda
Produtividade de Excelência
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Será que é mesmo possível gerir o tempo?

Gestão de Tempo, é uma expressão usada frequentemente, mas será que é mesmo
possível gerir o tempo? Embora o tempo seja um recurso democrático, porque todas
as pessoas têm 24 horas disponíveis em qualquer lugar do mundo, aproveitar bem
este recurso é um desafio para a maioria das pessoas. Na verdade, o tempo nunca
esteve e nunca estará à mercê da nossa vontade e das nossas necessidades. Não
podemos pará-lo, acelerá-lo ou retardá-lo para nos satisfazer. Logo não podemos geri-
lo. A nossa única possibilidade é decidir como utilizar as 24 horas do dia de maneira
mais assertiva e equilibrada possível e que tenhamos a sensação de realização,
felicidade e de que estamos a fazer o que deve ser feito.
O que significa saber utilizar bem o tempo para termos

uma boa Performance?
Se essa pergunta fosse feita a um indígena, que habita na floresta, possivelmente a
resposta seria completamente diferente da de uma mãe de família, com dois
empregos, três filhos e que mora em numa grande cidade.
Assim, só podemos falar em Produtividade, se estiver inserido num contexto, em
estilos de vida, alguns objetivos e metas. Também não faz sentido se não
entendermos o que é realmente importante e relevante para nós num determinado
período da vida, pois sem isso, que critério adotaríamos para distribuir o nosso
tempo diante de tantas possibilidades?
O grande desafio que observamos atualmente é que muitas pessoas estão ansiosas
e infelizes por falta de clareza e firmeza quanto aos seus critérios de escolha para a
utilização deste escasso recurso, que é o tempo. Sem se aperceberem, acabam por
deixar as suas agendas disponíveis para as prioridades dos outros e limitadas para
as suas próprias escolhas. Por fim, não queremos mais produtividade, desejamos
mais equilíbrio entre aquilo que é importante e aquilo que tem significado para nós e
o que fazemos com os nossos dias, e para isso vamos aprender 5 simples técnicas
para conseguir gerir essas tarefas e ao colocar em prática de forma consistente
conseguirá ganhar tempo em agenda para fazer o que mais gosta!
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5 Técnicas Poderosas para criar tempo em Agenda

A nossa mente precisa de clareza sobre resultados a alcançar ao longo do tempo,
mas também precisa de foco. Ao saber identificar problemas que nunca tinha
percebido antes, saber exatamente o que deseja conseguir permitirá compreender
o que é preciso fazer para chegar lá e como saber utilizar o seu tempo para isso.
1. Definir a sua Meta

Ser específico, colocar um prazo para acontecer, acreditar que é possível alcançar
e conseguir medi-la. Para ajudar, neste processo vamos fazer um planeamento a 1
ano:
Passo 1 – Por baixo do mês 12 escreva o objetivo (marco) que deseja atingir nesta
data. Um resultado, uma conquista que dependa de si e esteja ao seu alcance, mas
que seja algo desafiante.
Passo 2 – Por baixo do mês 6 escreva a meta (marco) que deseja atingir nesta
data. E lembre-se que representa a metade do tempo até ao objetivo de 12 meses.
Portanto, é importante que esta meta seja uma etapa significativa para alcançar o
resultado de 12 meses.
Passo 3 – Por baixo do mês 9 escreva a meta (marco) que deseja atingir nesta
data. E lembre-se que representa a metade do tempo entre a meta de 6 meses e
objetivo de 12 meses. Por isso, é importante que esta meta seja uma etapa
significativa alinhada com o que se definiu como objetivo a 12 meses.
Passo 4 – Por baixo do mês 3 escreva a meta (marco) desafiadora que deseja
atingir de hoje a 3 meses. E escreva. Ela representará a primeira etapa para que a
meta de 6 meses seja alcançada. Deve representar uma etapa importante para se
atingir o alvo de 6 meses.
Passo 5 - Ao lado da linha 1, escreva quais são as ações ou estratégias que precisa
adotar a partir de hoje, durante esse trimestre, para viabilizar que a etapa de 3
meses seja alcançada.
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O Plano Anual é uma representação visual das atividades que devem ser
realizadas e distribuídas ao longo do tempo. É uma forma de planear, visualizar
e acompanhar a concretização de seus projetos e atividades durante um tempo
específico. Agora que já sabe o que deseja conquistar e onde espera chegar,
está na hora de garantir o que irá fazer para alcançar aquilo a que se propôs.
2. Plano Semanal
Definir o Big Win (o grande ganho) da Semana
Passo 1 - escreva o Big Win (o grande ganho) de cada semana.
Passo 2 - Preencha abaixo para esta primeira semana, por exemplo de amanhã
a 7 dias. Coloque na primeira linha a data de amanhã e na última linha a data do
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sétimo dia. Neste exemplo, coloquei 4 semanas, mas para meses com 5
semanas, acrescentamos mais uma coluna, correspondente à 5ªsemana.
Passo 3 – Depois vamos levar este plano para o “dia”. Decida qual será o seu
Big Win (o grande ganho) de cada um dos dias da semana que garantirá uma
super produtividade ao longo do tempo.
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Ter um dia cheio de tarefas e atividades não significa ter um dia produtivo. O que
garante a produtividade do seu dia é o quanto você evoluiu em relação ao seu Big Win.
Assim que adotar o hábito de gerar todos os dias um resultado significativo, algumas
atividades vão contribuir muito, outras mais ou menos e algumas muito pouco. Sem
contar com o risco de encher a sua agenda de urgências e não com coisas
importantes. Voltamos à Agenda e vamos fazer os seguintes passos:
Passo 1- Defina as três atividades mais importantes e indispensáveis a serem

realizadas em cada um dos dias dessa primeira semana para que o seu Big Win seja
alcançado.
Passo 2 - Depois de completar para todos os dias da semana, avalie se você

realmente incluiu as três atividades mais importantes.
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Passo 3 - Ao planear a sua rotina do dia e incluir diversas atividades, adote como
regra que você pode deixar de executar qualquer uma dessas tarefas, excepto as 3
mais importantes. Esse é o seu compromisso inadiável do dia!
3. Matriz de Priorização ou Matriz “tem que”

Esta é uma técnica de organização da sua rotina e das suas ideias. É
frequente, em especial nas pessoas mais criativas, a cabeça estar a “fervilhar”
de ideias e enquanto executa uma tarefa, já está a pensar em muitas mais que
necessita de fazer. Isto é um factor impeditivo de “estar presente”, de disfrutar
de momentos importantes e de executar as suas tarefas com concentração e
qualidade de excelência. Para isso, basta adotar uma rotina muito simples:
Passo 1 - Escolha um bloco de notas físico, ou utilizar as notas do telemóvel

ou do tablet (de preferência o que for mais conveniente e acessível para si).
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Passo 2 - Crie a rotina de anotar neste bloco de notas ou agenda qualquer

atividade, tarefa ou ideia que surja na sua mente. (liberte a sua mente para se
concentrar nas prioridades).
Passo 3 – No final de cada dia, consulte o seu Big Win do dia seguinte e as 3
atividades mais importantes e agende.
Observe o seu bloco de notas de outras tarefas e atividades e decida o que

mais fará nesse dia.
Passo 4 - Durante o dia caso surjam emergências ou outras tarefas

importantes tenha o seguinte critério: se a atividade pode ser realizada nos
próximos 3 a 5 minutos (literalmente) realize na hora. Caso demore mais do
que isso, agende para o dia se for indispensável ou inclua no seu bloco de
notas para agendamento nos próximos dias.
Passo 5 - No final do dia faça a avaliação do seu dia. Verifique se o Big Win foi
alcançado e as 3 atividades mais importantes foram realizadas. Quanto às
restantes tarefas que não foram realizadas, reagende para o dia seguinte ou
inclua de volta no seu bloco de notas para futuro agendamento.
Existem Tarefas de Produção e Tarefas de Ocupação.

Qual a diferença?
Estar ocupado, não significa ser Produtivo. Ao longo do dia, vamos tendo tarefas de
Produção e Tarefas de Ocupação. O que significa cada uma delas?
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 Tarefas de Produção: São aquelas que nos levam na direção da construção do

objetivo final. No caso pessoal, são aquelas que contribuem para a
concretização dos nossos sonhos. As Tarefas de Produção podem ser com
Margem, quando são planeadas e existe uma margem de tempo razoável para
serem realizadas. Também existem as tarefas de Produção sem Margem, são
aquelas tarefas realizadas pelas pessoas que as fazem sempre com atraso ou
em cima do prazo.
 Tarefas de Ocupação: São aquelas que muitas vezes precisam de ser

executadas, mas não contribuem diretamente para a vida progredir na direção
daquilo que queremos. Nas tarefas de Ocupação, existem as dispensáveis e as
obrigatórias. As dispensáveis, são aquelas que nem deveriam ser realizadas,
simplesmente só ocupam tempo. As Tarefas Obrigatórias, poderemos delegar
ou tomar medidas que impliquem uma automatização e assim ganhamos tempo
para aquelas tarefas realmente importantes.
Sugiro que a semana, seja planeada à sexta-feira ao final do dia, ao sábado ou ao

Domingo, nunca à segunda-feira de manhã, pois as tarefas começam a aparecer,
mails a cair, mensagens a entrar, telefonemas a surgir, interrupções, etc, e o
planeamento deixa poder ser efetuado.
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4. Conhecer e saber lidar com os “ladrões” do Tempo

Quando precisa de estar focado em alguma tarefa, é necessário que evite os ladrões
do tempo. Estudos da neurociência indicam que as pessoas monotarefas são em
média 20% mais produtivas que as multitarefas, pois o cérebro não consegue focar
com eficiência em mais do que uma coisa de cada vez.
Desligar as notificações do telemóvel, enquanto realiza uma determinada tarefa.
Fazer acordos com as pessoas à sua volta e pedir para não ser interrompido,
durante o tempo de realização da tarefa que precisa de estar concentrado. Para
quem trabalha em open-space, pode optar por utilizar headphones, com uma musica
calma, e/ou colocar algum tipo de sinalização na secretária ou computador (post it
vermelho, por exemplo) que indique que não quer ser interrompido.
Alguns “ladrões” do tempo:
 Telemóvel
 Interrupções
 Procrastinação
 Redes Sociais
 Fazer várias tarefas ao mesmo tempo
 Reuniões demoradas e sem estrutura
 Emails desnecessários
 Não saber dizer “não”
 Colega falador
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5. POMODORO
A técnica pomodoro foi desenvolvida por Francesco Cirilo, no final dos anos 80,
com o objetivo de criar uma técnica de organização utilizando um cronómetro em
forma de tomate para dividir o seu trabalho em sessões mais curtas.
Esta técnica consiste em dividir o seu trabalho em períodos de 25 minutos,

separados por intervalos de cinco minutos.
Estes intervalos são chamados de “pomodoros”. Além disso, depois de cerca de

quatro “pomodoros”, deve fazer uma pausa mais longa de 15 a 20 minutos.
A ideia que está por detrás desta técnica é o facto de que o próprio cronómetro
provoca uma sensação de urgência. Isto é, em vez de sentir que tem um tempo
interminável no seu período de trabalho para realizar as tarefas e,
consequentemente, desperdiçar essas preciosas horas de trabalho em distrações,
desta forma saberá que só tem 25 minutos para progredir o máximo possível numa
tarefa.
Para além disso, este tipo de pausas forçadas ajudam ainda a atenuar aquele
sentimento de cansaço e esgotamento emocional que muitos profissionais sentem no
final do dia de trabalho.
Com a aplicação da técnica pomodoro é completamente impossível passar horas a

fio em frente ao computador sem que se aperceba, uma vez que o temporizador está
lá para o relembrar que está na hora de fazer uma pausa para se levantar e respirar.
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Ao aplicar a técnica pomodoro no seu dia a dia de trabalho, conseguirá obter alguns
benefícios, quer a curto prazo, como a longo prazo.
Vantagens de utilização da Técnica Pomodoro:

 Ajuda a maximizar a concentração;
 Mantém o foco;
 Estimula a criatividade e a memória;
 Diminui a possibilidade de se distrair com outras coisas;
 Aumenta os seus níveis de produtividade;
 Diminuição de ansiedade;
 Ajuda-o a criar uma rotina divertida e dinâmica;
 Menor desconforto físico graças às pausas frequentes;
 Conclui as suas tarefas de forma mais rápida e eficaz.
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Quem é a Sandra Félix?

CEO da Sandra Félix Coaching – 100%
Confiança, é licenciada na área da
Comunicação e Marketing, mas é no
Coaching e na Formação que encontra
a sua satisfação plena. É Master Coach
de Liderança, com largas centenas de
horas dadas em sessões de Coaching e
possui diversas Certificações
Internacionais em Coaching, em
Programação Neurolinguística, é Master
em Executive & Business Coaching e
High Performance Coaching.
Especialista em Liderança de Alta
Performance, criou o método
C.O.N.F.I.A.R. e escre veu um e-book
sob o mesmo título, é ainda co-autora do
e-book “3 razões para ser um
Intraempreendedor”.
O seu percurso profissional desde 1994, foi marcado pelo exercício de funções nas
áreas de Direção de Marketing, Comercial, Liderança de Equipas, Formação,
passando pela Administração de Empresas e Empreendedorismo.
Todas estas funções em diferentes áreas contribuíram de forma significativa para o
enriquecimento da sua experiência em termos de conhecimento de pessoas, dos seus
comportamentos e motivações nas suas mais diversas formas de atuação.
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Contactos
coachingsandrafelix.com
coach@coachingsandrafelix.com
@coachingsandrafelix
@sandrafelixcoaching
linkedin.com/in/coachingsandrafelix
sandrafelixcoaching

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1. Definir a sua Meta

Passo 1 - escreva o Big Win (o grande ganho) de cada semana.

Passo 1- Defina as três atividades mais importantes e indispensáveis a serem

Passo 2 - Depois de completar para todos os dias da semana, avalie se você

3. Matriz de Priorização ou Matriz “tem que”

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Passo 2 - Crie a rotina de anotar neste bloco de notas ou agenda qualquer

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Passo 4 - Durante o dia caso surjam emergências ou outras tarefas

Existem Tarefas de Produção e Tarefas de Ocupação.

 Tarefas de Produção: São aquelas que nos levam na direção da construção do

 Tarefas de Ocupação: São aquelas que muitas vezes precisam de ser

Sugiro que a semana, seja planeada à sexta-feira ao final do dia, ao sábado ou ao

4. Conhecer e saber lidar com os “ladrões” do Tempo

Alguns “ladrões” do tempo:

Esta técnica consiste em dividir o seu trabalho em períodos de 25 minutos,

Estes intervalos são chamados de “pomodoros”. Além disso, depois de cerca de

Com a aplicação da técnica pomodoro é completamente impossível passar horas a

Vantagens de utilização da Técnica Pomodoro:

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