Manual 7825
Manual 7825
Manual 7825
Técnico/a de Qualidade
7825 – Empresa – Estrutura Organizacional
FICHA TÉCNICA
Data: 24/01/2022
O formando deverá complementar os conhecimentos adquiridos e retidos durante a sessão com a leitura
do presente Manual.
Contém todos os temas abordados durante o curso Técnico de Qualidade / módulo 7825 – Empresa –
Estrutura Organizacional, devendo ser um suporte ao estudo a desenvolver pelo formando, bem como um
reforço aos conhecimentos adquiridos durante a sessão.
A leitura do Manual não invalida que o formando não aprofunde os seus conhecimentos, através da
consulta da bibliografia recomendada ou de outros que julgue convenientes.
Objetivos Gerais
Conteúdos
Carga horária
25 horas
Índice
FICHA TÉCNICA............................................................................................................................................1
1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA..............................................................................2
2. ORGANOGRAMA..................................................................................................................................5
3. ÁREAS FUNCIONAIS..............................................................................................................................7
4. FLUXOS DE INFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL......................................................................................8
5. NOVAS FORMAS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL............................................................................9
5.1. POR PROCESSOS...............................................................................................................................9
5.2. POR PROJETOS.................................................................................................................................9
BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................................10
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1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA
A
função
Organizar
conduz-nos
à
criação
da
estrutura
organizacional.
Esta
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é
o
conjunto
de
tarefas
formais
atribuídas aos
departamentos,
divisões, secções. As
relações de
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subordinação, linhas
de autoridade,
responsabilidade, níveis
hierárquicos e
amplitude de controlo
administrativo; e ainda
o desenho de sistemas
para assegurar a
coordenação eficaz
entre as pessoas ao
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longo das unidades da
organização.
A
Estrutura
organizacional
é,
assim,
o
conjunto
de
relações
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formais
entre
os
grupos
e
os
indivíduos
que
constituem a
organização. Define as
funções de cada
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unidade da
organização e os
modos de colaboração
entre as diversas
unidades
e é normalmente
representada num
diagrama chamado
organograma.
Existem vários tipos de
estrutura e a opção por
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um ou outro tipo é
determinada por um
conjunto de fatores
como seja a estratégia
da empresa, a sua
idade e dimensão, o
nível tecnológico
disponível, o estilo de
liderança, o nível de
controlo desejado, etc.
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Uma função
corresponde a um tipo
de atividade laboral que
pode ser identificada e
se distingue de qualquer
outra. A função
financeira, a função
comercial e a função
produção são exemplos
de atividades.
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A
departamentalização é
o processo
de agrupar
funções semelhantes
ou relacionadas
ou atividades
principais
em unidades de gestão
A função organizar conduz-nos à criação da estrutura organizacional. Esta é o conjunto de tarefas formais
atribuídas aos departamentos, divisões, secções. As relações de subordinação, linhas de autoridade,
responsabilidade, níveis hierárquicos e amplitude de controlo administrativo; e ainda o desenho de
sistemas para assegurar a coordenação eficaz entre as pessoas ao longo das unidades da organização.
A estrutura organizacional é, assim, o conjunto de relações formais entre os grupos e os indivíduos que
constituem a organização. Define as funções de cada unidade da organização e os modos de colaboração
entre as diversas unidades e é normalmente representada num diagrama chamado organograma.
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Existem vários tipos de estrutura e a opção por um ou outro tipo é determinada por um conjunto de
fatores, tais como, a estratégia da empresa, a sua antiguidade e dimensão, o nível tecnológico disponível, o
estilo de liderança, o nível de controlo desejado, entre outros.
Uma função corresponde a um tipo de atividade laboral que pode ser identificada e se distingue de
qualquer outra. A função financeira, a função comercial e a função produção são exemplos de atividades.
A
diferenciação
consiste
em
criar
níveis
hierárquicos
adicionais,
diferenciação
vertical,
ou
formar
novos
departamentos ao mesmo nível da hierarquia, diferenciação horizontal. Num e noutro caso, a necessidade
de
diferenciação tem geralmente como causa fundamental o acréscimo do volume ou da complexidade
do
trabalho.
A responsabilidade
éa
obrigação de
se empenhar
da melhor
forma possível,
na realização
das funções
que a
essa pessoa foram atribuídas. A autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na execução das tarefas
ou
desempenho de certos deveres tendo em vista a prossecução dos
objetivos da organização.
O administrador, qualquer que seja o seu nível hierárquico, tem de ter autoridade para que possa organizar
e
dirigir o uso dos recursos à sua disposição. Sem autoridade, os vários departamentos não desenvolveriam a
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sua atividade de forma coerente, coordenada e alinhada com os objetivos da organização.
São as relações de autoridade que tornam possível o funcionamento das organizações, facilitam as
atividades
dos diversos departamentos e proporcionam a coordenação. Autoridade e responsabilidade devem variar
no
mesmo sentido, se a responsabilidade de uma pessoa aumenta, deve ser-lhe conferido um maior
nível de
autoridade
A diferenciação consiste em criar níveis hierárquicos adicionais, diferenciação vertical, ou formar novos
departamentos ao mesmo nível da hierarquia, diferenciação horizontal. Num e noutro caso, a necessidade
de diferenciação tem geralmente como causa fundamental o acréscimo do volume ou da complexidade do
trabalho.
A responsabilidade é a obrigação de se empenhar da melhor forma possível, na realização das funções que
a essa pessoa foram atribuídas. A autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na execução das
tarefas ou desempenho de certos deveres tendo em vista a prossecução dos objetivos da organização.
O administrador, qualquer que seja o seu nível hierárquico, tem de ter autoridade para que possa organizar
e dirigir o uso dos recursos à sua disposição. Sem autoridade, os vários departamentos não desenvolveriam
a sua atividade de forma coerente, coordenada e alinhada com os objetivos da organização.
São as relações de autoridade que tornam possível o funcionamento das organizações, facilitam as
atividades dos diversos departamentos e proporcionam a coordenação. Autoridade e responsabilidade
devem variar no mesmo sentido, se a responsabilidade de uma pessoa aumento, deve ser-lhe conferido um
maior nível de autoridade.
A
transmissão
é
o
processo
de
atribuir
a
alguém
a
responsabilidade
do
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exercício
de
uma
atividade
e
a
correspondente autoridade necessária para o efeito. A transmissão é um dos conceitos mais
importantes na
organização de empresas.
As razões principais para que os gestores proceda
m à transmissão são as seguintes:
1.Maior rapidez nas ações e na tomada de decisões;
2.Permitir o treino e desenvolvimento do pessoal;
3.Aumentar o nível de motivação;
4. Aumentar o “moral” e
a cooperação;
5.Conduzir a melhores decisões e a trabalho mais bem executado; 6.Permitir desempenhar tarefas e
funções
mais complexas.
A
tendência
das
estruturas
organizacionais
vai
no
sentido
da
redução
dos
níveis
hierárquicos,
o
que
implica
que cada gestor tenha cada vez um maior número de subordinados para coordenar, o que só é possível
pelo
recurso a graus de transmissão cada vez mais elevados
As principais razões para que os gestores procedam à transmissão são as seguintes:
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VI. Permitir desempenhar tarefas e funções mais complexas.
A tendência das estruturas organizacionais vai no sentido da redução dos níveis hierárquicos, o que implica
que cada gestor tenha cada vez um maior número de subordinados para coordenar, o que só é possível
pelo recurso a graus de transmissão cada vez mais elevados.
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que se traduz em
custos adicionais e
ineficiência da
organização.
Finalmente, deve ter-se
sempre presente que a
transmissão se faz com
uma finalidade;
portanto, sempre que se
transmite, deve-se dar
liberdade de atuação,
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isto é, deixar que a
pessoa em quem se
transmite se esforce
por
desempenhar bem a
função, e evitar
excesso de
paternalismo e
omnipresença em
todos os momentos de
dificuldade.
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Para que o processo de
organização resulte e os
objetivos da empresa
sejam atingidos, deve
ter-se presente
um conjunto de
princípios básicos:
Na maior parte das vezes a transmissão não resulta por não terem sido tomadas as precauções devidas e
analisados os prós e os contras em cada situação. Algumas vezes os gestores tendem a transmitir pouco
porque gostam de desempenhar eles próprios as tarefas ou porque, oriundos de uma carreira técnica, se
refugiam nas suas aptidões de especialista em prejuízo da sua carreira de gestor. Outras vezes, evitam
transmitir porque consideram que as tarefas são consideradas desagradáveis ou são melhor
desempenhadas por eles próprios do que pelos subordinados, o que se traduz em custos adicionais e
ineficiência da organização.
Finalmente, deve ter-se sempre presente que a transmissão se faz com uma finalidade; portanto, sempre
que se transmite, deve-se dar liberdade de atuação, isto é, deixar que a pessoa em quem se
transmite se esforce por desempenhar bem a função, e evitar excesso de paternalismo e
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omnipresença em todos os momentos de dificuldade. Para que o processo de organização resulte e os
objetivos da empresa sejam atingidos, deve ter-se presente um conjunto de princípios básicos:
Unidade de comando.
Cada subor
dinado reporta a apenas
um superior
.
!
Paridade
entre
autoridade e
responsabilidade.
A resp
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onsabilidade exigida
a um
membro d
a
organização não pode
ser superior à que está
implí
cita no grau de
autoridade delegada.
!
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Princípio escalar e
cadeia de comando.
A autoridade deve p
assar do gestor de topo
até
ao últim Unidade de comando. Cada subordinado reporta a apenas um superior
Paridade entre autoridade e responsabilidade. A responsabilidade exigida a um membro da
organização não pode ser superior à que está implícita no grau de autoridade representante
Princípio escalar e cadeia de comando. A autoridade deve passar do gestor de topo até ao último
elemento da hierarquia através de uma linha clara e ininterrupta - a cadeia de comando
Amplitude de controlo: Mede o número máximo de subordinados que deve reportar a um gestor. A
amplitude de controlo depende de um conjunto de circunstâncias como: A complexidade do
trabalho, a similaridade de funções, a contiguidade geográfica, a interdependência ou interligação
das tarefas, a estabilidade ou instabilidade do ambiente, o número de standards estabelecido, a
competência, a experiência e motivação dos empregados, o empenhamento na organização
De uma forma genérica podemos afirmar que o número de colaboradores de um departamento poderá ser
tanto maior quanto:
I. Menor for complexidade do trabalho
II. Maior for a similaridade de funções
III. Maior for a contiguidade geográfica
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IV. Menor for a interligação das tarefas
V. Maior for a estabilidade do ambiente.
Uma outra questão a ter em conta pelo empresário, respeita à maneira como vai repartir a autoridade
dentro da organização, ou dito de outra forma, qual o nível de descentralização que deseja para a empresa.
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o empresário terá que
ponderar vários
fatores:
1.
O tamanho e complexid
ade da organiz
ação
2.
A dispe
rsão ge
ográf
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ica
3.
Compe
tência do pesso
al disponíve
l
4.
Sistem
a de comunicação ade
quado
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5. Uso da informação e
das novas tecnologias
Na opção por um nível de descentralização mais ou menos elevado o empresário terá que ponderar vários
fatores, nomeadamente, o tamanho e complexidade da organização; a dispersão geográfica; competência
do pessoal disponível; sistema de comunicação adequado; uso da informação e das novas tecnologias.
2. ORGANOGRAMA
Vantagens na utilização
de organigr
amas:
• Facilita a informação
interna e externa;
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• Permite a visualização
dos elementos que o
compõem e das suas
interdependências;
• Permite a localização
rápida das diferentes
funções e a
identificação dos
responsáveis da
empresa;
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• Clarifica as relações
hierárquicas;
• Facilita o estudo
da organização.
Vantagens na utilização de organogramas:
Facilita a informação interna e externa
Permite a visualização dos elementos que o compõem e das suas interdependências
Permite a localização rápida das diferentes funções e a identificação dos responsáveis da empresa
Clarifica as relações hierárquicas
Facilita o estudo da organização
A criação do organograma tem como principal objetivo demonstrar a divisão do trabalho, destacar a
relação “subordinados” e os responsáveis, evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade e facilitar a
análise organizacional.
Devem conter o nome da organização, autor data e número. Para análise, deve apresentar a estrutura
existente. Cada função pode ser apresentada por um retângulo: os retângulos devem conter os títulos dos
cargos e se houver necessidade de aparecer o nome, este deve aparecer fora do retângulo (ou dentro com
tipo de letra diferente).
Os órgãos são,
normalmente,
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representados por
retângulos de tamanho
igual. Também se
podem representar
por barras ou círculos,
contudo, estas duas
últimas
formas não são tão
habituais.
Exemplo:
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A categoria
hierárquica dos órgãos é
dada pela posição que
os retâng
ulos ocupam no
organograma.
Para o órgão do topo da
hierarquia usa-se, por
vezes, um retângulo de
maiores dimensões
Os órgãos são, normalmente, representados por retângulos de tamanho igual. Também se podem
representar por barras ou círculos, contudo, estas duas últimas formas não são tão habituais. Exemplo: A
categoria hierárquica dos órgãos é dada pela posição que os retângulos ocupam no organograma. Para o
órgão do topo da hierarquia usa-se, por vezes, um retângulo de maiores dimensões.
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Cada círculo
concêntrico representa
um nível
hierárquico.
No centro fica o órgão
de nível hierárquico
mais elevado, e à
medida que o diâmetro
dos círculos aumenta
diminui o nível
hierárquico
Cada círculo concêntrico representa um nível hierárquico. No centro fica o órgão de nível hierárquico mais
elevado, e à medida que o diâmetro dos círculos aumenta, diminui o nível hierárquico. As barras
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representam os níveis hierárquicos. Quanto mais à esquerda estiver a barra mais elevada é a posição
hierárquica.
As ligações entre os diferentes órgãos são representadas por linhas: contínuas para as relações
hierárquicas; tracejadas para as relações funcionais ou de órgãos de apoio (staff).
As ligações entre os diferentes órgãos são representadas por linhas: contínuas para as relações
hierárquicas; tracejadas para as relações funcionais ou de órgãos de apoio (staff).
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penas um sector da em
presa.
Quanto à Disposição Gráfica:
Ramificação vertical
Este é o tipo mais utilizado na representação de estruturas. Os níveis hierárquicos são estabelecidos na
vertical.
Classificação dos organogramas: Para facilitar o estudo dos organogramas vamos enunciar os critérios de
classificação mais utilizados quanto à extensão: Gerais - representam a totalidade da organização; De
Detalhe ou Parcelares - refletem apenas um setor da empresa.
É uma combinação dos dois tipos de estrutura anteriormente enunciados. É usado normalmente para
solucionar problemas de espaço. A sua interpretação pode ser mais confusa.
É uma combinação dos dois tipos de estrutura anteriormente enunciados. É usado normalmente para
solucionar problemas de espaço. A sua interpretação pode ser mais confusa.
3. ÁREAS FUNCIONAIS
As funções representam o conjunto de processos que aplicam um recurso da organização. Cada função é
realizada dentro de uma organização através de uma área funcional, que pode ser concretizada através de
diversas unidades organizacionais (setores).
Áreas funcionais: são agrupamentos de processos que juntos suportam o ciclo de vida de um recurso e
possibilitam que os objetivos e missão da empresa sejam atingidos. As áreas funcionais são espaços de
administração dos recursos dentro de seu ciclo de vida.
Produtos ou
serviços
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Finanças e
Recursos Humanos Contabilidade
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Produção
Vendas e Marketing
Finanças e Contabilidade
Recursos Humanos
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4. FLUXOS DE INFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL
O conceito de informação deriva do latim e significa um processo de comunicação ou algo relacionado com
comunicação, mas na realidade existem muitas e variadas definições de informação, cada uma mais
complexa que outra.
Podemos também dizer que a informação é um processo que visa o conhecimento, ou seja, é tudo o que
reduz a incerteza.
A gestão de informação tem como objetivo apoiar a política global da empresa, na medida em que:
Torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem
Apoia os gestores na tomada de decisão
Torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente
Apoia de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, à qual se encontra em
permanente adequação às exigências concorrenciais
Ajuda a formar uma imagem da organização, do seu projeto e dos seus produtos, através da
implantação de uma estratégia de comunicação interna e externa
Quando estão formalizados, os processos organizacionais são orientados à eficiência operacional, mas
acabam muitas vezes por ser confusos e redundantes, não sendo implementados ou não alcançando os
seus objetivos.
É importante uma organização perceber quais são os processos com maior relevância para a negócio,
identificando aqueles que deve atingir a excelência, de forma a acrescentar continuamente valor aos seus
clientes e ao seu negócio, obtendo desempenhos mais sustentáveis.
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O mapeamento, a formalização e reengenharia de processos de negócio têm em consideração o controlo
dos objetivos, a redução dos riscos e a análise e a análise da gestão de desempenho dos processos.
A estrutura por projetos é um caso particular da estrutura matricial. A estrutura em matriz combina duas
linhas de autoridade: a vertical – relativa aos gestores funcionais e a horizontal – relativa aos gestores de
projetos, programas, áreas geográficas ou linhas de produção.
Este tipo de estrutura é necessário quando se pretende a integração de competências, mas não se justifica
a criação de uma entidade organizacional autónoma.
BIBLIOGRAFIA
BRUEL, O. (1998). APROVISIONAMENTO DAS EMPRESAS. RÉS - Editora, Lda.
Carvalho, J. C. (2010). Logística e Gestão da Cadeia de Abastecimento (3ª ed.). Edições Sílabo.
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Neiva, E. R., Ferreira, M., & Mendonça, H. (2016). Análise e diagnóstico Organizacional - teoria e prática.
Vetor Editora.
Sotomayor, A., Rodrigues, J., & Duarte, M. (2021). Princípios de Gestão das Organizações. Rei dos livros.
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