GESTÃO DE PROJETOS

OS ENFOQUES DE UM PLANEJAMENTO

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Olá!
Neste módulo serão apresentados alguns softwares que podem ser usados no planejamento de um projeto. Desta

forma, o que se pretende apresentá-lo às ferramentas de apoio, mais usadas no mercado. Embora não seja

obrigatório para a nossa aula, você poderá fazer o download das versões de avaliação, por exemplo, dos

softwares WBS Chart Pro(Critical Tools), para a criação da estrutura analítica do projeto (EAP) em htpp://www.

criticaltools.com/FTP/WBSProSetup.EXE e da Microsoft Project 2007 para programação de atividades e

criação do cronograma em //office.microsoft.com/pt-br/project/.

Nestas versões, você poderá usá-los por um prazo de trinta dias. Caso não consiga ou não queira instalar estes

aplicativos em seu computador, isto não será um impeditivo para você continuar estudando este capítulo, pois o

nosso objetivo é explorar conceitos e técnicas que não exigirão as habilidades com estes softwares. O nosso

objetivo também não é fazer marketing em cima destes produtos, apenas dar mais visibilidade prática através de

tutoriais disponíveis e abertos para exercer o tema, além do que estas ferramentas são muito utilizadas no

mercado.

Durante o curso, apresentaremos o uso do Microsoft Project, na versão standard, útil para o gerente do projeto

fazer o planejamento e atualizar o cronograma, mas, além deste produto a Microsoft possui outro software, o

Project Server, funcionando com interface web e permitindo à equipe apontar as horas gastas no projeto e

acessar relatórios na web e fazer o gerenciamento de todo o portfólio de projetos na organização.

Nesta aula, você irá:

•
Identificar processos e técnicas para elaborar o planejamento do projeto.

1 Introdução
Atividade inicial

Para realizarmos um perfeito planejamento de um projeto precisamos da eficácia da metodologia,

principalmente, no que se refere à burocracia. Perceberemos que a metodologia compilada no PMBOK® é uma

referência genérica, e não uma bíblia.

Com uma simples pesquisa na internet, por exemplo, http://wpm.wikidot.com/pmbok , podemos responder a

seguinte pergunta:

Segundo o PMBOK®, como definir Gerenciamento de Projetos?

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Quer fazer um teste para ver se você é capaz de responder a esta pergunta com uma pesquisa simples, mesmo

sem ter estudado o assunto?

Gabarito comentado:

O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do

projeto, a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da

integração dos seguintes: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. O

gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.

Objetivo do planejamento

Encontramos executivos dizendo não possuir tempo para planejar, mas estes mesmos executivos, em

contrapartida, têm dinheiro para refazer o que está errado devido ao mau planejamento. O objetivo do

planejamento não é gastar mais tempo e sim economizá-lo, porém muitos acham que planejar é “perder tempo”.

Mas se planejarmos evitaremos o retrabalho e, se não definirmos bem o projeto, ou seja, aquilo que será

entregue, não será possível gerenciá-lo. Como você conduzirá um produto, uma obra, nunca feita antes, se não

houver um plano?

O plano é o mapeamento a ser usado para conduzir o projeto, podendo ser atualizado, o que deve ser entendido

como um procedimento previsto. É fundamental a compreensão quanto à importância do planejamento para a

gestão de um projeto:
• Estudos mostram que poucos projetos cumprem os seus prazos e seus orçamentos previstos, e que
muitos projetos são cancelados por falta de planejamento;
• A maioria dos projetos inicia sem planejamento, consequentemente, as estimativas de prazo e custo não
são realistas;
• Se o projeto não for definido (aquilo a ser entregue), não será possível gerenciá-lo;
• O plano do projeto servirá como apoio para agilizar a execução do projeto;
• O plano do projeto é um documento, não é um software que faz este plano.
Acontecimentos no planejamento

Ao longo deste módulo abordaremos cada um dos tópicos abaixo:

• Coletar requisitos dos usuários e do cliente;
• Estimar prazos e custos para as atividades;
• Elaborar a declaração do escopo;
• Determinar o caminho crítico do projeto;
• Montar um plano de comunicação;
• Identificar riscos;
• Elaborar a declaração do escopo;
• Desenvolver cronograma;
• Montar o plano integrado do projeto;
• Criar a lista de atividades;
• Elaborar o orçamento do projeto;
• Obter aprovação formal para o plano.
• Elaborar o diagrama de rede;

• Montar a equipe do projeto e definir papéis e responsabilidades

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 • Montar a equipe do projeto e definir papéis e responsabilidades

2 Processos de planejamento PMBoK

Aqui está sendo mostrada uma visão geral do grupo “Planejamento” do PMBoK, quarta edição, e percebemos

haver inter-relacionamento nos processos. Inicialmente, pode parecer um pouco confuso, pois os processos não

apresentam uma lógica de execução. Não existe um passo a passo planejado para o projeto.

Na aula anterior, aprendemos que o termo de abertura, depois de ter sido elaborado e assinado, obteve

autorização para iniciar. Por isso, estamos agora no planejamento, iniciando pela coleta de requisitos e seguindo

para a definição do escopo, no qual sairá a “Declaração do Escopo”, contendo a compreensão do que se deve

construir no projeto, ou seja, qual será o resultado dele.

A partir daí, se faz a decomposição do escopo em partes menores, chamados pacotes de trabalho, isto é, a criação

da Estrutura Analítica do Projeto-EAP. A EAP é o processo mais importante do planejamento, pois servirá de

entrada para todos os processos e, naturalmente, muitos deles serão realizados em paralelo, por não haver uma

sequência lógica. Cada um destes processos produzirá uma informação, ou seja, uma saída e, ao final, todos os

dados serão reunidos para a produção do Plano de Gerenciamento do Projeto, fazendo parte do conhecimento

“integração”.

Ao longo deste módulo, cada um dos processos será mais detalhado. É preciso que se entenda o PMBoK com um

guia e não como uma norma, então, o que ele mostra são as práticas possíveis de serem adotadas para planejar o

projeto, decidindo-se a partir daí quais processos a equipe vai querer utilizar, ou não, no planejamento do

projeto.

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Coleta de requisitos

Imagine que alguém chame um arquiteto e diga: “Quero uma casa azul e com janelas”. Não é preciso explicar que

alguém sairá com prejuízo nesta negociação devido à falta de especificações como o tamanho da casa, o número

de quartos, a qualidade do material desejado, entre outras coisas. Sem as especificações daquilo que se quer, o

produto final concebido estará muito diferente daquele idealizado. Então, uma vez identificada as partes

interessadas, devem ser pensadas quais são as suas necessidades e as suas expectativas. Você lembra que

fizemos isto na aula anterior?

Escopo 5.1

Coletar Requisitos: Processo que define e recomenda as necessidades das partes interessadas para atender aos

objetivos do projeto.

Requisito: É uma condição ou capacitação que um produto ou serviço precisa atender ou ter para satisfazer um

contrato, padrão, especificação ou outro documento formalmente estabelecido;

Tipos de requisitos:
• Do projeto: São requisitos do negócio, de gerenciamento e de entrega.
• Do produto: São requisitos técnicos, de segurança, de desempenho etc.
Todos os requisitos servem como base para desenvolver o produto ou serviço.

Criação da Estrutura Analítica de Projeto - EAP

Depois da declaração de escopo definida e homologada, é hora de criar a estrutura analítica do projeto. Trata-se

da representação gráfica do escopo do projeto e representa o trabalho especificado.

Escopo 5.3

• Criar a EAP: Processo de subdivisão das entregas e do trabalho em componentes menores e de

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 • Criar a EAP: Processo de subdivisão das entregas e do trabalho em componentes menores e de
gerenciamento mais fácil. Em inglês: Work Breakdown Structure (WBS);
• A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma representação gráfica do escopo total do projeto e
representa o trabalho especificado na declaração de escopo;
• Define o relacionamento de entrega final do projeto e seus sub-entregáveis, e transforma isso em
pacotes de trabalho. Os pacotes de trabalho são os níveis mais baixos da EAP e, nesta decomposição
conforme figura, fica garantido que nada foi esquecido na declaração do escopo do projeto. Então, a EAP é
um meio de confirmar se a declaração de escopo está realmente correta e completa.
Um dos grandes erros dos gerentes de projetos é fazer um planejamento sem quebrar os projetos em partes e a

EAP preconiza esta necessidade, breakdown significa “quebrar em partes”. Isto facilitará muito as estimativas a

serem identificadas, ou seja, contribuirá para gerenciar muito melhor o projeto.

Quanto custaria construir uma casa? Quanto tempo levaria? É difícil fazer esta estimativa, no entanto, avaliar

quanto custaria uma janela é muito mais fácil que estimar a casa toda, sendo assim, as somas das partes da EAP

representa todo o trabalho que precisa ser realizado no projeto. Esta é uma das técnicas mais importantes que

aprendemos aqui no planejamento, pois qualquer pessoa que olhe a EAP, em pouco tempo, consegue entender o

que será executado durante o projeto. A EAP é o documento que contém a decomposição do escopo do projeto

em partes menores.

Processos de planejamento de tempo

Aqui está sendo mostrada uma visão geral do grupo “Planejamento” do PMBoK, quarta edição, e percebemos

haver inter-relacionamento nos processos. Inicialmente, pode parecer um pouco confuso, pois os processos não

apresentam uma lógica de execução. Não existe um passo a passo planejado para o projeto. Um bom

planejamento do escopo nos leva a um cronograma realista. Definir as atividades: Identifica todas as atividades

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em cada pacote de trabalho, que devem ser executadas para a entrega dos produtos de projeto. Sequenciar as

atividades: Identifica os relacionamentos (dependências entre as atividades).

Estimar os recursos das atividades: Quais recursos são necessários para realizar o trabalho e começar a estimar

o esforço. Estimar as durações das atividades: Prevê o esforço e a duração de cada atividade. Desenvolver o

cronograma: Aplica às atividades de seu relacionamento e a duração estimada do calendário; relaciona os

recursos e níveis de recursos e procura por uma forma de comprimir a agenda.

• Utilizamos a EAP para decompor os pacotes de trabalho em atividades. Esta quebra não precisa ser feita
na EAP, para não ficar muito poluída;
• A lista de atividades deve incluir suas descrições para que a equipe do projeto consiga entender o que
deve ser feito. Cada atividade possui um código oriundo do código do pacote;
• Evite ter muitas atividades de curta duração. Aquelas com 30 minutos podem despender muito tempo
no processo e, além disso, podem atrapalhar o acompanhamento durante a execução.

Desenvolver cronograma

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O último processo de planejamento de tempo é desenvolver o cronograma. Este processo se preocupa em

determinar as datas de início e término das atividades de projeto e, a partir delas, montaremos o nosso

cronograma.

Tempo 6.5

Desenvolver o cronograma: Processo que analisa a sequência das atividades, suas durações, recursos necessários

e restrições de prazo visando criar um cronograma de projeto. O cronograma aprovado do projeto é chamado de

cronograma base (baseline) ou de referência, e será um componente do plano de gerenciamento do projeto.

Restrições que devemos considerar:

• Datas impostas pelo negócio;
• Datas acordadas com o patrocinador;
• Restrições externas (clima, governo, regulatórios);
• Tempo de entrega dos fornecedores.

Planejamento de Custos

A partir de agora, para os processos de planejamentos de custos, não nos aprofundaremos tanto nas técnicas e

ferramentas como nos processos anteriores. Envolve planejar os custos associados à realização do trabalho e sua

forma de controle. Toma como base o planejamento de recursos feito anteriormente e, com base nas taxas

associadas a cada recurso, calcula o custo previsto para cada pacote de trabalho. Aloca as estimativas dos custos

globais às atividades individuais dos pacotes de trabalho, com a finalidade de estabelecer uma linha de base de

custos para medir o desempenho do projeto.

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Identificação de riscos

• Listar atividades e participantes;

• Ajudar a identificar o envolvimento de diversas áreas funcionais;
• Esclarecer as responsabilidades de cada membro da equipe;
• Esclarecer o nível de responsabilidade da cada membro da equipe;
• Esclarecer o nível de autoridade exercido por cada participante.
É preciso agora que se identifiquem os riscos associados ao projeto. Onde identificar os riscos? Os projetos

possuem três restrições básicas: a entrega dentro do escopo, dentro do custo e dentro do prazo. Com estas três

restrições já é possível elaborar uma boa lista de riscos envolvidos, além disto, existem riscos associados de

todas as áreas de conhecimento do PMBoK, o que pode ser visto na tabela abaixo:

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Técnicas de identificação de riscos
• Brainstorming
• Entrevistas
• Análise SWOT
• Técnica Delphi
• Análise da causa-raiz
• Lista de verificação
Riscos Internos:
• Tecnologia;
• Complexidade do Sistema;
• Concepção;
• Alterações;
• Produção;
• Serviços;
• Custos e Prazos;
• Gerenciamento.
Riscos Externos:
• Fornecedores Contratados;
• Financiamentos;
• Mercado;
• Riscos Gerais.
Depois que o gerente de projetos faz a análise de riscos, ele deve revisar todos os documentos produzidos nas

outras áreas de conhecimento para identificar se precisam ser feitas alterações.”

Planejar as aquisições

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Processo que tem a responsabilidade de definir quais entregas previstas na EAP serão produzidas, internamente,

pela equipe do projeto ou adquiridas externamente:

Saídas:
• Plano de gerenciamento de aquisições;
• Declaração do Trabalho;
• Requisição de proposta (Request for Proposal- RFP)
Desenvolver o plano de gerenciamento

Integração 4.2

Desenvolver o plano de gerenciamento de projeto. Processo que documenta todas as ações necessárias para

definir, preparar, integrar e coordenar os planos auxiliares.

• O principal produto é guiar a execução do projeto;
• Ajuda o gerente de projetos a gerenciar a sua equipe a avaliar o status do projeto;
• O desempenho do projeto deve ser mensurado contra o plano de linha de base;
• É necessária a revisão e aprovação das partes interessadas (pode envolver patrocinador, PMO, alta
gerência). Esta revisão pode ser feita da reunião de partida (Kick-off meeting).

O que vem na próxima aula

Na próxima aula, você vai estudar:
• As diferenças entre projeto e processo;
• A importância da execução de um projeto, do clima do ambiente e gestão de conflitos;
• A motivação para o desenvolvimento da equipe de projeto;
• A importância da seleção de fornecedores como parceiros.

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CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Aprendeu os princípios para o planejamento do projeto;
• Entendeu o que é o escopo;
• Aprendeu a criação de EAP;
• Aprendeu a realizar as estimativas de tempo, caminho crítico, desenvolvimento do cronograma;
• Aprendeu o motivo do uso do WBS Chart Pro e do MS Project;
• Entendeu a importância da elaboração de um orçamento;
• Aprendeu o que é o plano de comunicação, conceitos de qualidade, gerenciamento de riscos e aquisições.

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