Aula 06 - Atividades de Protocolo
Aula 06 - Atividades de Protocolo
Aula 06 - Atividades de Protocolo
Autor:
Ricardo Campanario
07 de Julho de 2024
Índice
1) Atividades de Protocolo - AULA COMPLETA
..............................................................................................................................................................................................3
ATIVIDADES DE PROTOCOLO
Introdução ao Protocolo
Conceito e definições
Note que o SIGA aqui, mais uma vez, ressalta os principais objetivos da gestão de documentos, que
acabamos de estudar: a eficácia na operação de disponibilização da informação e a eficiência na
racionalização dos processos, entre eles a guarda e a preservação.
Na administração pública, as unidades administrativas responsáveis por esses serviços são, de modo
geral, intituladas protocolo, protocolo e arquivo, comunicações administrativas ou serviço de comunicações.
Protocolo dessa forma, para o SIGA, é o serviço encarregado do recebimento, classificação, registro,
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Note que para o DBTA a definição é bastante parecida. Importante memorizar os procedimentos e
operações abaixo listados:
Atenção ainda com as demais definições de protocolo. O termo também pode ser utilizado para se
referir ao "número de registro dado a um documento" ou ao "nome atribuído ao livro de registros de
documentos recebidos ou expedidos".
É o mesmo caso que estudamos em relação ao termo "arquivo", ou seja, várias definições para um
mesmo termo. Se essa confusão ocorrer na hora da prova, entenda o contexto do termo na questão antes
de responder!
As atividades de protocolo consistem num conjunto de operações que visam o controle dos
documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a
assegurar sua imediata distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às
informações.
Por último, vale ressaltar que, a partir dessas normativas, cada órgão ou entidade deverá elaborar
manual das rotinas a serem implementadas pelos serviços de protocolo, tendo como base o estabelecido
nos procedimentos gerais.
Neste Anexo, que estudaremos em detalhes, a Portaria traz os procedimentos gerais para o
desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos públicos.
Ainda dentro do artigo 1o, vale conhecermos os seus três parágrafos que regulam a própria atividade
de protocolo e a sua aplicação:
Note acima que a portaria primeiro lista as 7 atividades típicas de protocolo: recebimento, a
classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação. Logo em
seguida fala dos procedimentos decorrentes. Isso é importante ficar claro desde já.
Você verá a partir do capítulo 3, cada uma das atividades típicas de protocolo e, do capítulo 8 em
diante, os chamados “procedimentos decorrentes", que podem ser praticados no protocolo, mas não estão
entre suas atividades típicas.
Isso é tema clássico de pegadinhas por parte das mais variadas bancas, ou seja, chamar
"procedimento geral ou decorrente" de "atividade de protocolo". Fique muito atento!
Já entrando no Anexo da portaria, importante saber que o principal objetivo da portaria é padronizar
os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal.
Por fim, como já dito acima, crítico saber que essa é uma normativa federal, válida para os órgãos e
entidades da Administração Pública Federal.
Dessa forma, cabe a cada órgão ou entidade das esferas estaduais, do Distrito Federal e municipais
elaborar manual próprio das rotinas a serem implementadas por seus respectivos serviços de protocolo,
seguindo como norma geral o estabelecido nos procedimentos da Portaria que estamos estudando.
Aprofundando as ligações entre os temas (gosto de fazer essas relações!), você deve estar lembrado
das normas internacionais de descrição arquivística (ISAD, ISAAR, ISDIAH e ISDF), certo? Pois é. Dá para fazer
uma comparação entre as situações.
Temos as normas internacionais e a norma brasileira (NOBRADE), que adapta as normas gerais à
realidade brasileira, lembra? Se não lembra é hora de voltar lá...No caso do protocolo é a mesma coisa.
Temos a Portaria que rege o cenário nacional e as normatizações locais, que seguem e adaptam o imposto
pela legislação federal. Um exemplo é o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a
Administração Pública de Estado de São Paulo*
* Imagem extraída do próprio Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública de Estado de São Paulo
Atividades de Protocolo
Já iniciando os estudos do Anexo da Portaria 1677/2015, devemos começar com a delimitação das
atividades do protocolo. Veja o que traz o anexo:
Note que tal delimitação de escopo é idêntica a trazida pelo DBTA, exceção feita a atividade de
autuação, que não consta na lista do Dicionário. E não se esqueça que tanto para o DBTA como para a
Portaria, quando o protocolo é responsável pela autuação de documentos ele é chamado de unidade
protocolizadora.
Prossegue o anexo dizendo que os órgãos e entidades da Administração Pública Federal, conforme
normativa específica, deverão atribuir um Número Único de Protocolo - NUP para todos os processos (preste
atenção neste termo pois vamos usá-lo mais adiante. É a garantia de que há um número exclusivo para cada
documento registrado no sistema, o que permite identificá-lo posteriormente), bem como para os
documentos avulsos que se enquadrem nos seguintes casos:
Dessa vez o Anexo se refere aos dois casos de documentos que, ao serem produzidos ou ao chegarem
à área de protocolo do órgão, devem ser registrados por meio do uso de numeração única, que permita o
acompanhamento de seu trâmite e rápida localização no momento em que a informação específica for
demandada.
Prossegue o anexo alertando que os órgãos e entidades da Administração Pública Federal que
utilizarem sistema informatizado para o desenvolvimento das atividades de protocolo deverão observar os
requisitos apresentados no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos - e-ARQ Brasil.
É natural pensar que com a digitalização de todo o processo alguns procedimentos podem
ser eliminados mas, com o intuito de preservar especialmente a segurança e a eficácia do
processo e, sobretudo, a autenticidade das informação, uma série de requisitos devem ser
seguidos e isso será explicado com profundidade mais adiante, quando falarmos de gestão
arquivística digital e o e-ARQ Brasil!
PROTOCOLO
Atividades Típicas
Controle
Recebimento Classificação Registro Distribuição de Expedição Autuação
Tramitação
Na alternativa B são atribuídas funções ao recebimento que não fazem parte de seu escopo, como a alegada
análise da estrutura administrativa e competências do órgão...
Na letra C novamente é atribuído ao recebimento atividade que não é sua, como o levantamento da
produção e do fluxo documental da instituição.
A alternativa D fala em identificação de valores. A atividade de avaliação não é realizada pelo protocolo.
Por fim, na letra E, novamente há a atribuição de atividades estranhas ao protocolo como definição de prazos
de guarda e destinação final do documento, tudo ligado a função avaliação e a Tabela de Temporalidade,
mas não ao protocolo...
A única diferença entre os dois universos é a presença explícita da operação de autuação na Portaria que
estamos estudando. Ela não aparece na definição do DBTA por estar compreendida dentro da atividade de
registro.
Bem, dito isso, já dá para concluir que a afirmativa trazida pela banca está errada. O examinador fala de
avaliação e restauração, duas atividades não previstas no universo delimitado para o protocolo.
Vamos agora começar a estudar cada uma das operações e procedimentos do protocolo.
Vamos começar com as definições elencadas pelo DBTA para as três operações foco desta parte da
aula:
Recebimento
Classificação
O DBTA traz as 3 definições acima. Sem dúvida a que mais nos interessa é a de número 2,
que representa exatamente a atividade de classificação realizada no protocolo.
Registro
Nenhuma dessas duas definições é exatamente a que queremos. A definição que buscamos
a essa altura da aula é a que consta em "registro de entrada de documentos" no próprio
DBTA. Vejamos:
Outra definição que nos interessa está no DTA (Dicionário de Terminologia Arquivística):
Recebimento
O recebimento é uma atividade realizada no protocolo. Note abaixo que é a entrada do documento
na organização, o momento da sua chegada. É composta por uma série de procedimentos que devem ser
rigorosamente observados e estão disciplinados na Portaria 1677/2015. O objetivo é realizar a formalização
dos documentos para que eles cumpram suas funções institucionais. Vejamos quais são cada um desses
procedimentos, primeiro para os documentos não digitais:
5. Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente" que precisa ser
priorizado para fins de classificação, registro e distribuição.
6. Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou
se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja
providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente.
DOCUMENTOS DIGITAIS
Já em relação aos documentos digitais, sejam eles avulsos ou processos, devem ser recebidos por
meio de transmissão entre sistemas integrados, que pode ser realizada de duas maneiras, a critério do órgão
ou entidade:
Excepcionalmente, documentos avulsos digitais também podem ser recebidos por meio de correio
eletrônico (centralizado em uma unidade de protocolo ou diretamente para o destinatário) ou em mídias
removíveis (centralizado em uma unidade de protocolo), desde que o órgão ou entidade possua capacidade
tecnológica para o recebimento e leitura, empregando recursos para apoiar a confiabilidade, autenticidade
e acessibilidade desses documentos.
Classificação
Nesse contexto, considere que o documento acabou de ser recebido pela unidade de protocolo e
todas as ações acima foram realizadas, seja o documento digital ou não. Em seguida a unidade de protocolo
deve cumprir o seguinte ritual, que é comum para documentos digitais ou não digitais:
Daí em diante tudo em relação a este documento estará relacionado a este código: sua
tramitação, seu arquivamento, prazos de guarda, destinação final, etc.
Registro
• a espécie/tipo do documento;
• o número e a data de produção do documento;
• a data de recebimento do documento;
• o identificador de que o documento é avulso ou processo;
• o Número Único de Protocolo - NUP;
• o número de anexo(s);
• o número de volume(s);
• o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento;
• o remetente/interessado/representante legal;
• o destinatário.
Feito isso o documento está recebido, classificado e registrado. A partir daí o protocolo vai
se preparar para a sua movimentação, ou seja, tomar as providências para que ele chegue
ao destinatário para o qual foi enviado.
Esse é o que podemos chamar de primeiro grande grupo de atividades do protocolo. A partir daí o
documento foi regularmente recebido, está classificado e registrado, pronto para ser distribuído, o que
veremos no próximo capítulo.
PROTOCOLO
(MOMENTO DA CHEGADA DO
DOCUMENTO)
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A afirmativa está ERRADA.
Para efetuar o Registro o protocolo deve abrir e identificar os dados apenas dos documentos oficiais e
ostensivos. Documentos particulares ou sigilosos devem apenas ser encaminhados aos respectivos
destinatários, sem que sejam abertos e/ou registrados.
(IDCAP/CM Boa Esperança-MG/Técnico Legislativo/2019) Marcelo e Valmir estavam em dúvida sobre qual
fase do setor de protocolo seria aquela que realiza a análise e identificação do conteúdo de documentos,
seleção da categoria, de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa
é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento. Para sanar
a dúvida buscaram auxílio do professor Ricardo que prontamente lhes informou se tratar da fase de:
a) Recebimento.
b) Classificação.
c) Expedição.
d) Distribuição.
e) Tramitação.
Comentário:
Boa questão para revermos o conceito de classificação dentro do protocolo. Lembra que tínhamos visto que,
após o recebimento do documento, o profissional deve classificá-lo, de acordo com os planos de classificação
das atividades meio ou fim? Pois é, essa é exatamente a atividade de classificação descrita acima pelo
enunciado, de forma ainda mais detalhada: identificação do conteúdo, seleção de categoria e assunto de
acordo com os planos de classificação e atribuição do respectivo código ao documento, para que possa ser
devidamente registrado na sequência.
E note que no enunciado eles recorrem exatamente ao Professor Ricardo, para sanar a dúvida!
Dessa forma a alternativa B é a correta e é o gabarito da questão.
Em relação as outras alternativas, já vimos que o recebimento ocorre anteriormente à classificação.
Em relação à expedição, distribuição e tramitação, ocorrem após o recebimento, classificação e registro.
Veremos na sequência da aula.
Distribuição
Cumpridas as etapas iniciais de recebimento, classificação e registro, o documento está pronto para
ser distribuído.
Na etapa de distribuição, os documentos que foram recebidos, classificados e registrados são então
preparados para serem encaminhados aos respectivos destinatários internos. Não se esqueça que tanto na
etapa de distribuição como na expedição (que veremos adiante), há envio de documentos aos destinatários.
Desta feita os procedimentos de distribuição para os documentos digitais são novamente os mesmos
adotados para os documentos não digitais.
A distribuição dos documentos, avulsos ou processos, aos seus destinatários, deverá ser registrada
em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.
Expedição
1. Encaminhar o documento, avulso ou processo, para ser expedido pela unidade de protocolo, que
verificará se o mesmo foi registrado, bem como se está classificado e acompanhado do(s) respectivo(s)
anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s). Caso seja verificada alguma inconsistência, o
documento, avulso ou processo, deverá ser devolvido para a unidade administrativa para que a
inconsistência seja resolvida;
DOCUMENTOS DIGITAIS
Já em relação aos documentos digitais, avulsos ou processos, devem ser transmitidos (expedidos) por
meio de sistemas integrados. Excepcionalmente, documentos avulsos digitais também podem ser expedidos
por meio de correio eletrônico ou em mídias removíveis.
3. Transmitir o documento adotando medidas quanto à segurança, de modo que o mesmo não corra
riscos de perda ou corrupção de dados.
Nesse caso deverão ser empregados recursos para apoiar a confiabilidade, autenticidade e
acessibilidade dos documentos expedidos.
Controle de Tramitação
Assumindo agora que os documentos já passaram pela fase de distribuição e expedição, vamos ao
controle de tramitação.
Mais uma vez os procedimentos para os documentos digitais são os mesmos adotados para os
documentos não digitais.
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
• remetente/interessado/representante legal;
• destinatário;
• especificações do documento, avulso ou processo, encaminhado: espécie/tipo,
• número e data de produção; identificador de que o documento é avulso ou
• processo; número de anexos e número de volumes; código de classificação e o
• respectivo descritor ou o assunto a que se refere o documento;
• data do encaminhamento;
• identificação do responsável pelo encaminhamento;
• data do recebimento;
• identificação do responsável pelo recebimento; e
• providências a serem implementadas, quando couber.
•
d) a unidade protocolizadora do órgão destinatário deverá manter registro que permita a identificação do
órgão remetente quando ocorrer trâmite externo.
e) a movimentação do documento deverá ser registrada desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa.
Comentário:
A alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Vimos na parte teórica da aula que o controle da
tramitação é o acompanhamento de toda a movimentação do documento desde a sua produção ou recepção
até o cumprimento de sua função administrativa. Isso é exatamente o que traz a banca na alternativa E.
Na alternativa A, a banca alega que é dispensado o cadastro pela unidade de protocolo. Errado. O registro
do documento é fundamental para que o devido acompanhamento de seu trâmite possa ser realizado. Aliás,
a tramitação sem o respectivo registro é vedada pela Portaria.
Na letra B o examinador relata que o controle da tramitação é desnecessário para o caso de documentos
digitais. Mais um erro grave. O controle da tramitação do documento digital também é necessário. Ele é até
mais simples do que do documento físico pois, na maioria dos casos, já nasce registrado em um sistema de
controle.
Atenção com isso. Muitas vezes podemos pensar que procedimentos de gestão documental podem ser
dispensados pelo fato de o documento ser digital. Esse pensamento afeta atividades de protocolo, como o
próprio registro da tramitação, e outras como arquivamento, eliminação, etc. Esse é um erro comum
bastante explorado pelas bancas. Não caia nessa. Por isso ao longo da aula muitas vezes você vai ver qual é
o procedimento correto para o documento digital e para o não digital. Às vezes o procedimento é até
coincidente, ou seja, o mesmo!
Na alternativa C a banca fala em registro facultativo. Não está correto. Vimos que a Portaria Interministerial
que trata do caso impõe o registro como procedimento obrigatório entre as atividades de protocolo para os
documentos de órgãos federais. E, pode ter certeza, que nos âmbitos estadual e municipal as adaptações
normativas também vão nesta direção.
Finalmente, na alternativa D há uma inversão da ordem do fluxo. O correto é que a unidade de protocolo do
órgão emitente deverá manter registro que permita a identificação do órgão destinatário quando ocorrer
trâmite externo. Isso faz com que seja localizável (ao menos o órgão) o documento que se encontra com a
situação "enviado a órgão externo", que é bastante comum.
Autuação
Sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto
de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando
encaminhamento, manifestação e decisão.
O processo pode ser iniciado pela unidade protocolizadora, quando existir regulamentação interna
do órgão ou entidade, por solicitação da unidade administrativa, por meio de despacho da autoridade
competente, ou por requerimento do interessado.
A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora.
Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no
sistema informatizado, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade protocolizadora.
O processo deve ser formado, sempre que possível, por documento avulso original, não digital ou
digital.
1. Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico
para duzentas folhas, na margem esquerda, com distância de 3 cm, obedecendo a ordem cronológica do
documento mais antigo para o mais recente;
2. Apor, na capa do processo, etiqueta, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, contendo
as seguintes informações:
3. Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou carimbo em
tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada.
5. Apor, no canto superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora, o
carimbo ou etiqueta, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação;
8. Enviar o processo para a unidade administrativa destinatária com o envelope que encaminhou o
documento avulso que foi autuado. Caberá à unidade administrativa destinatária a decisão sobre a
necessidade da anexação do envelope ao processo. Neste caso, o envelope constituirá uma folha e deverá
ser numerado.
DOCUMENTOS DIGITAIS
4. Quando a autuação ocorrer na unidade protocolizadora, o processo deverá ser encaminhado para
a unidade administrativa na qual será instruído, por meio de sistema informatizado.
Além das atividades típicas do protocolo e que mais são cobradas em provas: Recebimento,
Classificação, Registro, Distribuição, Controle de Tramitação, Expedição e Autuação, temos ainda outros
procedimentos que também ocorrem nos protocolos e que valem a pena ser listados para que você tenha
ao menos uma noção básica do que são cada uma deles.
A Portaria traz ainda mais detalhes do que relatarei nesta parte da aula, mas não vou aprofundar a
discussão por uma questão de custo benefício. Caso tenha tempo, leia ao menos uma vez a Portaria na
íntegra, só para não ficar com esse "peso na consciência"...
Vamos agora aos pontos mais importantes de uma série de outros procedimentos comuns as
unidades de protocolo/protocolizadoras.
Numeração
Capas de processos não serão numeradas, assim como os versos das folhas.
Erros de numeração, serão corrigidos com a utilização de um "X" para inutilizar a numeração
incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo da informação registrada, com o número correto
da folha.
Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada por meio de despacho no
referido processo.
DOCUMENTOS DIGITAIS
Essa parte da Portaria parece confusa. Veja que a numeração nos documentos digitais não
é necessária, mas se alguém decidir fazer, deve garantir a numeração sequencial e sem
falhas, assim como nos documentos não digitais.
A inserção de novos documentos deve ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração
da numeração sequencial do documento no processo quando da anexação de documento avulso a processo.
Para os documentos que possuem paginação fixa, deve-se registrar o total de páginas deste
documento. Considera-se paginação fixa quando um documento se apresenta com a mesma configuração
de páginas sempre que é visualizado.
Na alternativa A o examinador diz que os usuários que protocolaram o processo deverão numerá-lo e
rubricá-lo. Não está correto. Na verdade - e como vimos - são as unidades protocolizadoras que fazem isso,
conforme forem adicionando folhas ao documento, e não o usuário que o protocolou inicialmente.
A letra B fala em procedimento estranho à Portaria. Não faz nenhum sentido.
A alternativa C fala em numeração na capa do processo. Vimos também que isso está errado. Capas de
processo não são numeradas, assim como os versos das folhas.
Por fim, na letra E, a localização do carimbo está errada. Ele deve ser colocado sempre no canto superior
direito, e não esquerdo.
Cada volume de um processo deverá conter, no máximo, duzentas folhas, incluindo o "Termo de
Encerramento de Volume".
Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão ultrapassadas as duzentas
folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o
processo, deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo volume.
Guarde esse limite de 200 páginas e as exceções que veremos abaixo pois são cobradas
em prova!
O volume anterior será encerrado com as folhas que contiver. Exemplo: Havendo um processo
contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento avulso contendo cinquenta folhas, encerrar-se-á
o volume com 180 folhas e abrir-se-á novo volume com o referido documento de cinquenta folhas.
Documento avulso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas, deverá ser dividido.
1. Lavrar o "Termo de Encerramento de Volume", em folha a ser anexada após a última folha
do processo, numerando-a sequencialmente;
2. Lavrar o "Termo de Abertura de Volume" o qual será a primeira folha do novo volume,
numerando-a e observando que a numeração das folhas obedecerá à sequência do volume
anterior;
3. Apor, na capa do(s) volume(s) do processo, etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou
entidade, sem prejuízo da informação registrada, contendo as informações abaixo:
Além disso, vale lembrar que os volumes do processo sempre tramitarão juntos.
DOCUMENTOS DIGITAIS
Para os processos digitais não é necessária a existência de volumes, ficando essa decisão a critério
do órgão ou entidade, de acordo com sua conveniência.
Despacho
Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação
administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho na
última folha do processo ou mediante a utilização de folha de despacho, sendo que poderão ser anexadas
ao processo tantas folhas de despacho quantas forem necessárias. As folhas de despacho deverão ser
carimbadas, numeradas e rubricadas.
Para os despachos deverão, sempre que possível, ser utilizados a frente e o verso da folha do
processo.
Dos despachos podem constar o destinatário, a providência a ser implementada, a data, a assinatura
e matrícula do remetente e, quando couber, a matéria tratada.
Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridade deverá fazer dois traços em diagonal
e escrever "SEM EFEITO". Datar, assinar e apor carimbo.
DOCUMENTOS DIGITAIS
Nos processos digitais o despacho pode ser realizado por meio de inserção de documento digital no
processo ou por meio de registro em campo apropriado do sistema informatizado.
No caso de o despacho ser registrado em campo do sistema informatizado, toda vez que o processo
for visualizado, os documentos e os respectivos despachos têm que ser apresentados na ordem em que
foram inseridos no processo.
Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridade deverá informar a ação no sistema,
que irá registrar a informação de que o despacho foi cancelado, a data e o nome da autoridade responsável
pelo cancelamento.
Mesmo após seu cancelamento, o despacho deve continuar integrando o processo digital, e deve
sempre ser apresentado de tal maneira que a informação de que foi cancelado, o nome e a data do
responsável estejam explícitos.
Juntada
Logo abaixo você verá como é feita a desapensação do documento juntado por apensação, o que não
acontece na juntada por anexação.
A juntada de processo(s) a processo somente poderá ser executada pela unidade protocolizadora,
enquanto que a juntada de documento(s) avulso(s) a processo poderá ser executada pela unidade
administrativa onde o processo estiver sendo instruído.
Nos processos digitais, a juntada poderá ser registrada por usuário autorizado diretamente no
sistema informatizado, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade protocolizadora. Os
procedimentos de juntada são efetivados automaticamente pelo sistema informatizado após o registro da
operação.
No caso de processo não digital, deve-se obedecer sequencialmente a numeração das folhas. Quanto
ao processo digital, deve-se garantir o sequenciamento sem falhas dos documentos que o integram.
Ação pela qual se insere em um processo, definitivamente, documentos que, pela sua
natureza, dele devam fazer parte integrante.
ao que se denomina “juntada”. Aquela considerada de caráter definitivo e que não pode ser desfeita é
classificada juntada por
a) planificação.
b) fixação.
c) anexação.
d) apensação.
e) dação.
Comentário:
Vimos também logo que início do estudo do tema que temos dois tipos de juntada e é bom ficar atento com
isso porque cai! Veja abaixo:
Desapensação
A desapensação de processo(s) não digital(is) somente poderá ser executada pela unidade
protocolizadora.
Nos processos digitais, a desapensação poderá ser realizada diretamente no sistema informatizado
por usuário autorizado, de maneira que se possa garantir o monitoramento desta operação pela unidade
protocolizadora.
Enquanto o DTA não traz definição para o termo, para o DBTA, Desapensação é considerada:
Desentranhamento
É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram)
origem ao processo.
Desmembramento
Atenção aqui com a menção a “formação de um novo processo”. É isso que diferencia o
desmembramento do desentranhamento, que acabamos de ver. Essa é uma pegadinha
clássica das bancas.
Veja que a formação de um novo processo é a diferença marcante entre o desmembramento (forma
um novo processo) e o desentranhamento (não forma).
É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram)
origem ao processo.
Reconstituição
A reconstituição também não possui definição específica nem para o DTA e nem para o DBTA mas o
que você precisa saber sobre ela é o que está a seguir:
despacho, a abertura de um novo volume e o consequente encerramento do volume atual", ou seja, também
não tem como confundir com a definição de reconstituição.
Arquivamento
Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua
tramitação.
DOCUMENTOS DIGITAIS
Desarquivamento
o documento, avulso ou processo, poderá ser tramitado ou a ele ser(em) anexado(s) ou apensado(s) novo(s)
documento(s), avulso(s) ou processo(s).
Empréstimo
Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins
de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.
Por fim, a Portaria Interministerial, após definir com detalhes cada um dos procedimentos de
protocolo, lista uma série de orientações gerais que também devem ser seguidas pela unidade de
protocolo/protocolizadora. Vejamos abaixo:
• respeitar princípios éticos para o tratamento dos documentos, mantendo absoluta discrição com
relação às informações neles contidas e observar a legislação em vigor no que se refere ao
tratamento técnico de documentos classificados como sigilosos;
• desenvolver seus procedimentos internos, visando à implementação do disposto nesta Portaria
Interministerial;
• instituir, manter e organizar unidades administrativas destinadas à execução das atividades de
protocolo;
• instalar no recinto de entrada, preferencialmente no pavimento térreo de sua(s) instalação(ões)
física(s), a unidade administrativa destinada ao recebimento de documentos, conforme legislação em
vigor;
• definir sobre a centralização ou descentralização das atividades de protocolo e das unidades
protocolizadoras;
• definir se, no caso dos documentos digitais, avulsos e processos, a própria unidade administrativa
que os recebe, elabora e expede realizará as atividades de protocolo, sendo que o sistema
informatizado se comporta como unidade protocolizadora. Neste caso, a unidade protocolizadora
deverá monitorar todos os procedimentos realizados por meio do sistema informatizado.
Além disso temos outras recomendações genéricas, que vale a pena ao menos ter um breve contato.
Muito raro termos esse conteúdo cobrado em prova, mas, vai que...Veja abaixo outras recomendações
constantes da Portaria Interministerial:
Em atenção às questões relativas à sustentabilidade, recomenda-se que, sempre que possível, sejam
utilizadas a frente e o verso das folhas até o seu total aproveitamento, não sendo aconselhável a inclusão
de novas folhas antes disso.
Nos casos de impressão em frente e verso de documentos, por meio de equipamento informatizado,
a margem lateral esquerda da frente da folha e a margem lateral direita do verso da folha deverão ter 3 cm,
visando preservar as informações contidas quando a folha for perfurada.
Para os documentos não digitais, cada anexo deverá manter sua própria numeração de folhas.
A partir daqui vamos discutir temas diretamente ligados à Terminologia Arquivística aplicada as
atividades de Protocolo, trazendo definições do DBTA.
Como já sabemos, é sempre comum termos ao menos uma pergunta de Terminologia Arquivística
nas provas de Arquivologia.
ANEXAÇÃO
Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para
referência, o número do processo mais antigo.
Vimos ao estudarmos a Juntada, que ela pode se dar por anexação (quando é em caráter
definitivo) ou por apensação (caráter temporário). Guarde isso pois é pegadinha típica de questão
e cai!
ANEXO
Na mesma linha que vimos no termo anterior, o anexo é o documento que é juntado via anexação.
Vimos que em várias atividades aqui estudadas o anexo tem papel fundamental e algumas regras
específicas para ele devem ser seguidas, como o veto as suas retiradas no desmembramento ou
no desentranhamento, nos casos em que o próprio anexo que tenha dado origem ao processo.
APENSAÇÃO
Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada conservando
cada processo a sua identidade e independência.
Aqui vamos fechando o quadro que frisa claramente as diferenças entre anexação e apensação.
Vale lembrar ainda que os documentos apensados seguem juntados ao original presos por
cadarço e a numeração de ambos os processos juntados permanecem independente.
Isso é bastante diferente do que acontece na anexação, quando o processo anexado é de fato
incorporado ao principal e passa a seguir a numeração original do processo já existente.
APENSO
Exatamente o que vimos acima. O apenso "caminha" junto do processo ao qual foi juntado, mas
não passa a integrá-lo definitivamente como acontece com o anexado.
ARQUIVAMENTO
Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
Vimos que esse é um dos procedimentos gerais do protocolo e que está definida pelo DBTA.
É de fato a guarda do documento, sendo muito importante que, para que isso aconteça, sua
tramitação tenha cessado por decisão de uma autoridade competente para tal.
Atenção ainda para o fato listado pelas Orientações Gerais que diz que o arquivamento, o
desarquivamento e o empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não são atividades de
responsabilidade das unidades de protocolo/protocolizadoras. As áreas de arquivo dos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal são responsáveis pela execução dessas atividades.
CLASSIFICAÇÃO
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
Trago aqui apenas a definição que nos interessa no âmbito das atividades típicas de protocolo.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
Veja que é exatamente o assunto sobre o qual estávamos conversando acima, a determinação
de um código que deriva de um plano de classificação.
DESAPENSAÇÃO
DOCUMENTO DIGITAL
Ao longo da aula vimos muitas vezes que os procedimentos adotados durante as atividades
desenvolvidas no protocolo variam para documentos digitais e documentos não digitais, certo?
Então, só para você ter contato com o tema, trago a definição do documento que não é, por
exemplo, um documento digitalizado, mas sim um documento eletrônico, codificado em código
binário.
DOCUMENTO ELETRÔNICO
Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por
equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
Note que estamos falando de um gênero documental, composto por documento em meio
eletrônico. Entre eles estão os documentos digitais.
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos
de ordem jurídica na comprovação de um fato.
Trago esta definição, assim como as 3 próximas, abaixo, para que você se lembre da atividade de
recebimento no protocolo.
Um dos primeiros passos é identificar se o documento é oficial ou pessoal. Se for pessoal, entrega-
se ao destinatário (ou segue-se a regra da instituição caso seja diferente disso) e o processo
termina por aí. Se for oficial, ou seja, se diz respeito à organização, ele deve ser analisado sobre
outro aspecto: se é ostensivo ou sigiloso.
Veja abaixo cada uma dessas definições, porém, já adiantando, se for ostensivo, significa que seu
conteúdo é público e ele pode circular sem qualquer restrição especial. Agora, se for sigiloso, ele
deverá ser classificado quanto ao sigilo (veremos em detalhe essa classificação na próxima aula).
DOCUMENTO OSTENSIVO
DOCUMENTO PESSOAL
DOCUMENTO SIGILOSO
EMPRÉSTIMO
Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de
referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.
ENTRADA DE DOCUMENTOS
Veja que a própria definição do DBTA já rotula a entrada de documentos como uma atividade do
protocolo. É o que chamamos de recebimento ao longo da aula.
ETIQUETA
Rótulo afixado sobre as unidades de arquivamento e/ou seu invólucro, contendo informações que
permitem a sua identificação.
FOLIAÇÃO
JUNTADA
Veja que o DBTA traz duas definições para a atividade de juntada e as duas são interessantes.
A primeira define justamente os dois tipos possíveis: por anexação (definitiva) ou por apensação
(provisória).
PAGINAÇÃO
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
PROCESSO
Falamos também muito de "processo" ao longo da aula. Importante saber qual é a definição
oficial de um processo para o DBTA.
PROTOCOLO
Não poderia faltar aqui justamente a definição formal de protocolo para o DBTA, não é mesmo.
Atente-se para a lista de atividades trazidas pelo Dicionário!
E não se esqueça que a Portaria traz ainda a atividade de autuação, que não consta na definição
do DBTA!
TERMO DE ABERTURA
Conjunto de informações lançadas no início de um livro de registro e que o validam, delas podendo
constar o número de folhas, a sua finalidade, data e nome da autoridade validadora.
Estudamos tanto o "Termo de Abertura" quanto o "Termo de Encerramento", que está logo
abaixo.
Lembre-se sempre do limite de 200 folhas, das exceções para o uso do limite e que eles são
dispensáveis no formato de documentos digitais (parece óbvio, mas as vezes é perguntado e,
dependendo da instituição, pode até existir...)
TERMO DE ENCERRAMENTO
Conjunto de informações lançadas ao final de um livro de registro, e que o validam, delas podendo
constar o número de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA
Atenção, pois, difere da unidade "comum" de protocolo pois é a unidade a qual é dada a
possibilidade da execução da autuação, ao contrário da unidade de protocolo "comum".
VOLUME
Importante trazer essa definição do DBTA pois é justamente o tamanho do volume que requer o
emprego dos termos de abertura e de encerramento de volumes que vimos acima.
LISTA DE QUESTÕES
a) almoxarifado.
b) posto de verificação.
c) arquivo primário.
d) arquivo secundário.
e) protocolo.
a) centralizado ou descentralizado.
b) corrente ou permanente.
c) direto ou indireto.
d) analógico ou digital.
e) público ou privado.
As instituições precisam criar suas próprias rotinas de trabalho, para que se adaptem às suas
necessidades e particularidades. Apesar disso, as rotinas de recebimento e classificação de
documentos geralmente são:
Está(ão) CORRETO(S):
a) Ordenados.
b) Classificados.
c) Expedidos.
d) Protocolados.
e) Autuados.
I-Classificação.
II-Distribuição.
III-Controle da tramitação.
IV-Expedição de documentos.
São atividades inerentes aos serviços de protocolo, as afirmativas indicadas pela alternativa:
a) I e II.
b) III e IV.
c) I, II e III.
d) I, II, III e IV.
e) IV.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
10. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. Relacionar os
metadados no registro do documento produzido e(ou) recebido é uma das atividades de protocolo.
a) Certo
b) Errado
11. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. As atividades
de protocolo tornam-se desnecessárias nos sistemas informatizados de gestão arquivística de
documentos.
a) Certo
b) Errado
12. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. No processo
de captura do programa de gestão de documentos, encontram-se as atividades de recebimento e
registro.
a) Certo
b) Errado
13. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. Depois de
registrados e tramitados, os documentos são distribuídos aos setores responsáveis pela ação
contida no documento.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
15. (FGV/PC AM/Escrivão/2022) No contexto dos órgãos públicos, existem unidades administrativas
denominadas de protocolo, protocolo e arquivo, comunicações administrativas ou serviço de
comunicações. O protocolo, do ponto de vista arquivístico, é um serviço com funções bem
específicas. Assinale a opção em que estão elencadas as atribuições do protocolo de acordo com
a literatura arquivística.
a) Arquivo.
b) Protocolo.
c) Apensação.
d) Desapensação.
e) Despacho.
a) Certo
b) Errado
a) Registro.
b) Arquivo.
c) Fiscalização.
d) Protocolo.
a) ao recebimento e classificação.
b) à consulta.
c) ao empréstimo.
d) à destinação.
e) à expedição.
a) descarte.
b) protocolo.
c) portaria.
d) recursos humanos.
e) estoque.
a) registro.
b) transferência.
c) protocolo.
d) recolhimento.
e) juntada.
a) arquivo.
b) expedição.
c) protocolo.
d) destinação.
a) protocolo.
b) arquivo.
c) armazenamento.
d) tratamento da informação.
De todas as vantagens apresentadas por Fernando, aquelas que são possibilitadas por esse sistema
estão nos itens:
a) I e II.
b) II e III.
c) I e IV.
d) III e IV.
a) guia de fontes;
b) índice remissivo;
c) ficha de protocolo;
d) tabela de temporalidade;
e) instrumento de pesquisa.
32. (COMPERVE UFRN/CREF 16/Agente/2022) A atividade de fiscalização envolve, muitas vezes, uma
atuação externa ao local de trabalho. Assim, o agente de fiscalização deve, ao retornar ao seu local
de trabalho, registrar todos os documentos produzidos para que possam ser autuados,
classificados e movimentados. A esse conjunto de atividades, dá-se o nome de:
a) rotinas de protocolo.
b) juntada de processo.
c) empréstimo de documentos.
d) classificação arquivística.
a) Receber e separar a correspondência oficial do particular, ostensiva da sigilosa, registrando a entrada dos
documentos em sistema próprio de protocolo.
b) Ler e classificar a correspondência ostensiva, de acordo com o Plano de classificação de documentos, e
encaminhar aos setores de destino.
c) Receber a correspondência sigilosa, ler o assunto e encaminhar ao setor de destino ou qualquer pessoa
que possa recebê-lo.
d) Apor carimbo de registro de protocolo (numerador/datador/protocolista), sempre que possível, no canto
superior direito do documento.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Rotina.
b) Protocolo.
c) Preservação.
d) Organização.
a) Arquivo;
b) Fichário;
c) Expedição;
d) Memorando;
e) Protocolo.
a) Aberto: Quando um único setor considera aberto para todos. E fechado quando é confidencial.
b) Físico: Quando é palpável e Virtual quando as atividades e informações são eletrônicas.
c) Centralizado: Quando um único setor desenvolve as atividades de protocolo do órgão, também chamado
de protocolo Geral, ou Central. E Descentralizado: Quando as atividades de protocolo são desenvolvidas por
setores criados para este fim, junto as diretorias dos órgãos, denominados de protocolo setoriais.
d) Formais – Quando há formalidades nas informações e informais, quando as informações não são técnicas.
e) Solicitados: quando há solicitação pelos usuários e obrigatórios quando há obrigatoriedade de registro.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
II. Sobre as correspondências expedidas, é necessário certificar que os anexos estejam afixados
juntos ao documento com clipes ou alfinetes, ao invés de grampos.
a) I e II.
b) II e IV.
c) III e IV.
d) I, II e III.
a) A função primordial dos arquivos é restringir o acesso às informações contidas nos documentos.
b) A atividade de empréstimo e consulta não consiste em uma atividade nobre do arquivo.
c) O protocolo consiste em receber, separar e distribuir as correspondências.
d) O protocolo não é o único responsável pela abertura de processos.
e) O protocolo é uma característica do arquivo permanente.
a) A centralização do arquivo permite um treinamento menos eficiente do pessoal que trabalha no setor.
b) A centralização do arquivo não contribui com a padronização de normas e procedimentos.
c) A centralização rígida é aconselhável em todas as organizações.
d) Por sistema centralizado de protocolo entende-se não apenas a reunião de documentação em um único
local, mas também todas as atividades de controle de documentos de uso corrente em um único órgão.
e) A centralização do arquivo causa um aumento dos custos operacionais.
a) registro e movimentação.
b) expedição.
c) empréstimo e consulta.
d) arquivamento.
a) despachada.
b) registrada.
c) juntada.
d) ordenada.
e) aprovada.
a) idade do documento.
b) nome do superior do requisitante.
c) classificação ou pasta a qual ele pertence.
d) data de criação do documento.
e) assinatura do superior do requisitante.
a) A expedição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho; a distribuição consiste na remessa
interna desses documentos.
b) O protocolado é um documento diverso que circula no âmbito da instituição, sem necessidade de ser
autuado na forma processual.
c) A montagem do protocolado deve ser composta por capa processual, folha de rosto, folha de informação
e documentos que o componha.
d) No registro após a autuação, os documentos são numerados conforme sua ordem de chegada ao arquivo.
A palavra registro também significa a criação de processo.
a) do diário de classes.
b) do notebook.
c) do manual da secretaria escolar.
d) da agenda escolar.
e) do livro de protocolo.
a) Registro.
b) Controller.
c) Despacho.
d) Protocolo.
e) Expedição.
a) controle do fluxo de documentos, por meio do registro em sistemas informatizados ou formulários, e por
providenciar a distribuição dos documentos recebidos aos usuários internos, assim como o envio da
documentação aos usuários externos à instituição.
b) realizar, no recebimento, estudo e análise da estrutura administrativa, competências, funções e atividades
do órgão ou unidade que terá a documentação avaliada.
c) realizar, no recebimento, levantamento da produção e do fluxo documental (trâmite) da unidade ou órgão
analisado.
d) realizar, na expedição, a identificação de valores dos documentos como primário (administrativo, legal ou
fiscal) ou secundário (histórico, probatório ou informativo).
e) realizar, na expedição, a definição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação
final dos documentos analisados, considerando as Tabelas de Temporalidades aplicadas e propondo as
atualizações necessárias a essas tabelas.
a) arquivos intermediários.
b) arquivos permanentes.
c) arquivos correntes.
d) arquivos semiativos.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) destinação.
b) difusão.
c) classificação.
d) migração.
a) Juntada.
b) Apensação.
c) Anexação.
d) Autuação.
e) Captura.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Protocolo.
b) Burocracia.
c) Gestão.
d) Planejamento administrativo.
e) Organização administrativa.
a) dar ciência ao gestor da área sobre os documentos que estão tramitando de modo a gerar um protocolo
informacional.
b) enviar um memorando para a organização, estabelecendo um número de protocolo, sempre que estiver
em posse temporária de um documento importante.
c) registrar no setor de recursos humanos ou de pessoal a tarefa que está sendo realizada, com o documento
e o prazo.
d) registrar o documento em um setor de protocolo central ou local e atualizar esse registro a cada alteração
de setor ou colaborador.
e) registrar a entrada do documento na organização por meio de um setor de protocolo e, somente após
todos os trâmites concluídos, registrar a saída do documento no setor de protocolo.
a) distinção.
b) recebimento.
c) destinação.
d) triagem.
e) expedição.
a) Certo
b) Errado
a) caso a reclamação possua natureza ostensiva e esteja exposta no documento, cabe ao setor de protocolo
interpretá-lo e classificá-lo, encaminhando ao setor competente.
b) ao setor de protocolo cabe apenas o recebimento do documento, não estando no âmbito de suas
atribuições distribui-lo internamente.
c) o setor de protocolo possui atribuições semelhantes ao setor de expedição.
d) em função do direito do cidadão de apresentar reclamações em face do Poder Público, o setor de
protocolo não pode exercer o controle sobre a reclamação, independentemente do conteúdo e da forma
como apresentadas.
e) caso a reclamação venha na forma de uma carta sigilosa, cabe ao setor de protocolo abri-la, para investigar
o seu conteúdo.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
80. (QUADRIX/CORE PR/Fiscal/2021) Acerca dos tipos de arquivo, dos acessórios do arquivo, das fases
do arquivamento e de suas técnicas, dos sistemas, dos métodos e do protocolo, julgue o item. Na
etapa de recebimento e de classificação do protocolo, os documentos são distribuídos para os
setores destinatários.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) a expedição.
b) o registro.
c) a tramitação.
d) a distribuição.
e) a avaliação.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
A tramitação dos documentos, uma das atividades mais importantes durante a fase do seu uso
administrativo, consiste na distribuição dos documentos aos destinatários.
a) Certo
b) Errado
93. (CEBRASPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico de Controle Interno/2018) Uma das atividades que
podem ser realizadas no protocolo é o registro dos documentos.
a) Certo
b) Errado
a) inutilizar a numeração única de processo já existente e adotar uma nova sequência numérica para
identificar esse processo.
b) dar seguimento à tramitação desse processo, sendo dispensável o registro de seu recebimento pelo
protocolo.
c) usar novo número de identificação no processo, alterando também os demais dados de cadastro
preexistentes.
d) inserir nova numeração ao processo, que passará a contar com dois registros, e alterar o nome do
interessado, registrando nessa opção o seu próprio nome.
e) identificar esse processo pelo número de origem além do nome do órgão ou do interessado.
a) entrada.
b) desentranhamento.
c) reconstituição de processo.
d) encerramento de volume.
e) abertura de volume.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
A autuação de processos nos órgãos públicos brasileiros é uma atividade exclusiva do setor de
protocolo.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) tramitação.
b) expedição.
c) movimentação.
d) registro.
e) classificação.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) um conjunto de documentos que se relacionam entre si por assunto, constituindo uma unidade de
arquivamento.
e) uma unidade de arquivamento que contém o registro de informações sobre arquivos com vistas ao
controle físico e intelectual desses arquivos
a) tramitação.
b) registro.
c) expedição.
d) distribuição.
e) classificação.
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) Certo
b) Errado
a) sistema de recebimento.
b) unidade protocolizadora.
c) plano protocolar.
d) documento jurídico.
e) serviço de entrada.
a) À origem, que pode ser interna ou externa. Interna é aquela que é totalmente tramitada dentro da mesma
unidade ou entidade administrativa.
b) Ao âmbito de movimentação, que pode ser recebida ou expedida. Expedida é aquela correspondência que
é enviada pelo setor de protocolo a unidades internas ou externas.
c) À natureza, que pode ser oficial ou particular. Particular é aquela que apresenta uma comunicação
informal, mantida entre órgãos ou entidades da Administração Pública.
d) A forma de controle, que pode ser registrada ou simples. Registrada é aquela em que o protocolo emite
um documento que deve ser assinado no ato do recebimento da correspondência.
e) Ao conteúdo, que pode individual ou múltipla. Múltipla é o tipo de correspondência que é enviada ou
recebida que apresenta dois ou mais documentos.
a) Recebimento.
b) Registro.
c) Movimentação.
d) Distribuição.
e) Despacho.
c) Diligência/despacho documentos.
d) Armazenar documentos de segunda idade.
e) Eliminar e emprestar documentos.
a) tramitação.
b) destinação.
c) juntada.
d) autuação.
e) diligência.
I – Atribuiu numeração às folhas em ordem crescente, apôs o carimbo institucional no canto superior
direito das folhas, rubricando-as, recebendo a primeira folha o número 2, uma vez que considerou
a numeração da capa do processo.
III– Ao concluir, constatou a necessidade de corrigir a numeração de uma folha do processo, assim,
resolveu inutilizar a numeração de uma folha, colocando-se “X” sobre o carimbo incorreto.
a) II e III, apenas.
b) I e III, apenas.
c) I e II, apenas.
d) III, apenas.
e) II, apenas.
a) II e III, apenas.
b) I e III, apenas.
c) I e II, apenas.
d) III, apenas.
e) II, apenas.
( ) Registra no sistema.
( ) Encaminha para distribuição.
( ) Inclui termo de abertura de novo volume.
( ) Recebe o processo para encerramento de volume.
( ) Indica a numeração do(s) volume(s) na capa do processo.
( ) Confere e ajusta, se necessário, a numeração das páginas.
( ) Inclui termo de encerramento de volume, no respectivo volume a ser encerrado.
A ordem correta é:
a) 1, 4, 3, 2, 7, 5, 6.
b) 2, 7, 5, 4, 3, 6, 1.
c) 5, 1, 2, 6, 4, 3, 7.
d) 6, 7, 4, 1, 5, 2, 3.
a) fundamentado.
b) de aprovação ou não aprovação.
c) de participação e encaminhamento.
a) sentença.
b) despacho.
c) parecer.
d) comentário.
e) sugestão.
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
150. (FCC/TRT 11a Região/Apoio Arquivologia/2017) O ato pelo qual, por determinação legal ou a
pedido de uma das partes, se reúne temporariamente um processo aos autos de outra ação ou
demanda, é conhecido como:
a) aditamento.
b) juntada.
c) anexação.
d) reunião.
e) apensamento.
a) Apensação.
b) Anexação.
c) Adendo.
d) Aditamento.
a) Termo de desentranhamento.
b) Termo de abertura de volume.
c) Termo de reconstituição de processo.
d) Termo de desmembramento.
e) Termo de desapensação.
a) Desentranhamento.
b) Desapensação.
c) Separação.
d) Desmembramento.
e) Fragmentação.
I. Registro é a reprodução dos dados do documento, feito em sistema próprio, destinado a controlar
a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas caraterísticas
fundamentais aos interessados.
II. Desapensação é a decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido
à apreciação que pode ser favorável ou desfavorável à pretensão pelo administrador.
III. Distribuição é a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nela tratada.
IV. Tramitação é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através
de sistema próprio.
a) II, apenas.
b) I e III, apenas.
c) II e IV, apenas.
a) Desentranhamento.
b) Desmembramento.
c) Desarquivamento.
d) Desapensação.
e) Desautuação. ==1365fc==
a) Reorganização de processo.
b) Recondução de processo.
c) Reconstrução de processo.
d) Reconstituição de processo.
e) Ratificação de processo.
a) Ao registrar um documento, é necessário fazer uma leitura para identificar o assunto principal do texto,
com o objetivo de elaborar um resumo dos pontos importantes.
b) A autuação é o mesmo que a abertura de um processo e deve ser feita, preferencialmente, com um
documento original.
c) A juntada por apensação é a união temporária de dois ou mais documentos, conservando cada um deles
sua identidade, independência e numeração.
d) A reconstituição do processo é feita em caso de extravio de um processo, mediante apuração por meio de
sindicância ou processo administrativo disciplinar.
e) O desentranhamento de peças é a separação de parte da documentação de um processo, mediante
despacho da autoridade competente, para formar outro processo.
a) o recolhimento.
b) a transferência.
c) o desentranhamento.
d) o desarquivamento.
e) a distribuição.
a) Desarquivamento.
b) Desapensação.
c) Desentranhamento.
d) Desmembramento.
e) Diligência.
a) Certo
b) Errado
a) duplicação.
b) notação.
c) foliação.
d) rubrica.
e) marginalia.
a) Apenso.
b) Apócrifo.
c) Apostila.
d) Apógrafo.
e) Borrador.
QUESTÕES COMENTADAS
a) almoxarifado.
b) posto de verificação.
c) arquivo primário.
d) arquivo secundário.
e) protocolo.
Comentários:
A alternativa C está incorreta. O enunciado descreve as atividades do protocolo e não do arquivo primário.
A alternativa D está incorreta. O enunciado descreve as atividades do protocolo e não do arquivo secundário.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Aqui a banca se refere as atividades de protocolo.
Vejamos a definição de acordo com o DBTA e o que diz a Portaria Interministerial 1677/2015, que normatiza
o assunto. DBTA:
Portaria 1.677/2015:
a) centralizado ou descentralizado.
b) corrente ou permanente.
c) direto ou indireto.
d) analógico ou digital.
e) público ou privado.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O protocolo sempre pode ser centralizado ou
descentralizado, dependendo da decisão tomada em relação à localização do arquivo corrente, visto que o
protocolo funciona no próprio arquivo corrente.
De acordo com Freiberger “ao elaborar um plano de arquivo, deve-se definir a centralização ou a
descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É importante esclarecer de imediato que a
descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediária e permanente, os
arquivos devem ser sempre centralizados."
Ainda nessa direção, de acordo com Lima “a descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente
a dois critérios:
A alternativa B está incorreta. Uma decisão importante a respeito dos protocolos diz respeito a sua
centralização ou descentralização, mas não se são correntes ou permanentes, visto que protocolos
funcionam apenas nos arquivos correntes.
A alternativa C está incorreta. Uma decisão importante a respeito dos protocolos diz respeito a sua
centralização ou descentralização, mas não se são diretos ou indiretos.
A alternativa D está incorreta. Uma decisão importante a respeito dos protocolos diz respeito a sua
centralização ou descentralização, mas não se são analógicos ou digitais.
A alternativa E está incorreta. Uma decisão importante a respeito dos protocolos diz respeito a sua
centralização ou descentralização, mas não se são públicos ou privados.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Essa é uma questão que faz referência direta a obra
da Profa. Marilena Leite Paes sobre duas das fases do protocolo: 1. Recebimento e Classificação e 2. Registro
e Movimentação. Vejamos abaixo o que faz cada uma e note que a atividade: de arquivar as fichas de
protocolo em ordem numérica pertence a etapa de Registro e Movimentação (item 4).
• Recebimento e Classificação:
• Registro e Movimentação:
A alternativa B está incorreta. É uma atividade da etapa de Recebimento e Classificação (item 12) e não do
Registro e Movimentação. Veja mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa C está incorreta. É uma atividade da etapa de Recebimento e Classificação (item 3) e não do
Registro e Movimentação. Veja mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa D está incorreta. É uma atividade da etapa de Recebimento e Classificação (item 6) e não do
Registro e Movimentação. Veja mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa E está incorreta. É uma atividade da etapa de Recebimento e Classificação (item 7) e não do
Registro e Movimentação. Veja mais detalhes no gabarito da questão.
Está(ão) CORRETO(S):
Comentários:
I. Recebimento da correspondência chegada à empresa através malote, pelos correios ou entregue em mãos.
CORRETA. O recebimento da correspondência enviada é uma das principais atividades da etapa de Recebimento e
Classificação.
II. Leitura e classificação de todos os conteúdos das correspondências oficiais e particulares. ERRADA.
Correspondência particulares não devem ser abertas e, muito menos, ter os seus conteúdos lidos.
III. Separação da correspondência oficial de caráter sigiloso das de caráter ostensivo. CORRETA. Observe abaixo as
atividades da etapa de Recebimento e Classificação de acordo com a Profa. Marilena Leite Paes:
a) Ordenados.
b) Classificados.
c) Expedidos.
d) Protocolados.
e) Autuados.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado se refere a autuação do documento e não a sua ordenação.
A alternativa B está incorreta. O enunciado se refere a autuação do documento e não a sua classificação,
que ocorre antes disso.
A alternativa C está incorreta. O enunciado se refere a autuação do documento e não a sua expedição, que
é etapa posterior à descrita pelo enunciado.
A alternativa D está incorreta. O enunciado se refere a autuação do documento e não ao seu protocolo.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A autuação dos documentos muitas vezes ocorre logo
após o registro e algumas bancas (como a FURB) adotam esse procedimento como regra. Assim temos a
autuação (uma das atividades típicas de protocolo) ocorrendo logo após as atividades de recebimento,
classificação e registro.
I-Classificação.
II-Distribuição.
III-Controle da tramitação.
IV-Expedição de documentos.
São atividades inerentes aos serviços de protocolo, as afirmativas indicadas pela alternativa:
a) I e II.
b) III e IV.
c) I, II e III.
d) I, II, III e IV.
e) IV.
Comentários:
I-Classificação. CORRETA. De acordo com a Portaria 1677/2015, vejamos quais são as atividades típicas de
protocolo:
II-Distribuição. CORRETA. Mais uma das atividades típicas de protocolo. Observe acima o que diz a norma
vigente.
III-Controle da tramitação. CORRETA. Mais uma das atividades típicas de protocolo. Observe acima o que diz a
norma vigente.
IV-Expedição de documentos. CORRETA. Mais uma das atividades típicas de protocolo. Observe acima o que diz a
norma vigente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Separar as correspondências é uma das atividades típicas do protocolo. Note abaixo nos itens 2 e 4 que elas
são separadas em Oficias e Particulares e, em seguida, em Ostensivas e Sigilosas.
Já em relação ao seu destino e procedência (ou âmbito de movimentação), elas são classificadas em:
• Externa: é aquela trocada entre a instituição e outras instituições, entidades ou pessoas físicas. Ex.:
cartas, telegramas e ofícios.
• Interna: é aquela trocada entre os setores/órgãos da mesma instituição (tramita na mesma unidade
ou entidade administrativa). Ex.: despachos e circulares.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
10. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. Relacionar os
metadados no registro do documento produzido e(ou) recebido é uma das atividades de protocolo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
11. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. As atividades
de protocolo tornam-se desnecessárias nos sistemas informatizados de gestão arquivística de
documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Vejamos o que diz o Arquivo Nacional a respeito do tema e do SIGAD, o Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos:
“Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções da gestão arquivística de
documentos.”
12. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. No processo
de captura do programa de gestão de documentos, encontram-se as atividades de recebimento e
registro.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
1. Recebimento e Classificação:
2. Registro e Movimentação:
13. (CEBRASPE/DP DF/Analista/2022) Acerca do protocolo, julgue o item que se segue. Depois de
registrados e tramitados, os documentos são distribuídos aos setores responsáveis pela ação
contida no documento.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Agora vejamos o que a Portaria 1677/2015 traz para tramitação: Curso do documento, avulso ou processo,
desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como
movimentação”.
Note que há uma sobreposição entre as etapas de tramitação e distribuição que, neste caso, respondem
pelo mesmo movimento do documento.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
15. (FGV/PC AM/Escrivão/2022) No contexto dos órgãos públicos, existem unidades administrativas
denominadas de protocolo, protocolo e arquivo, comunicações administrativas ou serviço de
comunicações. O protocolo, do ponto de vista arquivístico, é um serviço com funções bem
específicas. Assinale a opção em que estão elencadas as atribuições do protocolo de acordo com
a literatura arquivística.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Esses são as três fases do ciclo de vida documental e não atividades de
protocolo.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Veja a seguir, de acordo com a Portaria 1677/2015,
que regula as atividades do protocolo, quais são as suas atividades típicas:
A alternativa C está incorreta. Esses são as três fases da gestão de documentos e não atividades de protocolo.
A alternativa D está incorreta. Essas não são atividades de protocolo. Veja no gabarito da questão a lista
correta de acordo com a legislação vigente.
A alternativa E está incorreta. Esses são tipos de arquivos de acordo com diferentes autores, mas não
atividades de protocolo.
a) Arquivo.
b) Protocolo.
c) Apensação.
d) Desapensação.
e) Despacho.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O setor que o enunciado busca é o protocolo e não o arquivo.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Aqui o enunciado faz menção direta a unidade de
protocolo que tem entre suas atividades o recebimento, registro e distribuição da documentação. Veja a
seguir, de acordo com a Portaria 1677/2015, que regula as atividades do protocolo, quais são as suas
atividades típicas:
A alternativa C está incorreta. O setor que o enunciado busca é o protocolo e não a apensação que, na
verdade, é um procedimento que ocorre no protocolo (juntada provisória).
A alternativa D está incorreta. O setor que o enunciado busca é o protocolo e não a desapensação que, na
verdade, é um procedimento que ocorre no protocolo (reversão da juntada provisória).
A alternativa E está incorreta. O setor que o enunciado busca é o protocolo e não o despacho.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O registro de documentos é uma das atividades típicas do protocolo. Veja a
seguir, de acordo com a Portaria 1677/2015, que regula as atividades do protocolo, quais são as suas
atividades típicas:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Protocolos não arquivam, desarquivam ou emprestam
documentos, especialmente porque não guardam documentos! Observe o que diz a Portaria 1677/2015
sobre o tema:
A alternativa C está incorreta. O controle da tramitação dos documentos é uma das atividades típicas do
protocolo.
A alternativa D está incorreta. O encaminhamento dos documentos aos seus destinatários é uma das
atividades típicas do protocolo.
a) Registro.
b) Arquivo.
c) Fiscalização.
d) Protocolo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O setor que deve ser procurado por Fernando é o protocolo e não o registro.
Note que o controle de tramitação está entre as atividades típicas executadas pelo protocolo.
A alternativa B está incorreta. O setor que deve ser procurado por Fernando é o protocolo e não o arquivo.
A alternativa C está incorreta. O setor que deve ser procurado por Fernando é o protocolo e não a
fiscalização.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O protocolo é o órgão que tem como atividade típica
o controle da tramitação dos documentos, desta forma é a área indicada para auxiliar no rastreamento do
documento buscado por Fernando.
a) ao recebimento e classificação.
b) à consulta.
c) ao empréstimo.
d) à destinação.
e) à expedição.
Comentários:
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Essa é uma atividade típica da expedição. Vejamos
quais são as atividades da expedição de acordo com a Profa. Marilena Leite Paes e observe o item 6:
a) descarte.
b) protocolo.
c) portaria.
d) recursos humanos.
e) estoque.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A banca lista atividades típicas do setor de protocolo e não do descarte.
A alternativa C está incorreta. A banca lista atividades típicas do setor de protocolo e não da portaria.
A alternativa D está incorreta. A banca lista atividades típicas do setor de protocolo e não dos recursos
humanos.
A alternativa E está incorreta. A banca lista atividades típicas do setor de protocolo e não do estoque.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A classificação é feita logo na chegada do documento ao protocolo, após o
recebimento.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Documentos ostensivos, ao contrário dos sigilosos,
são sempre abertos, lidos e classificados no protocolo. Vejamos abaixo, de acordo com a Profa. Marilena
Paes quais as atividades da fase de Recebimento e Classificação do Protocolo. Confira o item número 4:
A alternativa C está incorreta. O encaminhamento deve ser acompanhado por uma ficha de protocolo e não
uma guia de encaminhamento. Vejamos as atividades do setor de Registro e Movimentação:
A alternativa D está incorreta. Ao contrário. São recebidos e encaminhados aos respectivos destinatários.
A alternativa E está incorreta. Uma das atividades da expedição é, justamente, separar os originais das
cópias.
b) Documentos particulares e sigilosos serão apenas recebidos, separados e encaminhados aos destinatários.
c) Documentos ostensivos não deverão ser abertos ou registrados ou controlados em todas as etapas de
protocolo.
d) Documentos particulares ou sigilosos são considerados ostensivos e devem passar por todas as etapas de
controle.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Documentos particulares e sigilosos não serão abertos e registrados no
protocolo, mas sim encaminhados aos seus destinatários.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Assim como descrito pela Profa. Marilena Paes nos
itens 1 a 5 abaixo:
A alternativa C está incorreta. Ao contrário, os documentos ostensivos devem ser abertos, lido, classificados
e remetidos aos seus destinatários na sequência, com o devido controle de tramitação efetuado pelo
protocolo.
A alternativa D está incorreta. Documentos particulares ou sigilosos não são ostensivos, mas sim sigilosos e,
portanto, após recebidos são encaminhados diretamente aos seus destinatários.
a) registro.
b) transferência.
c) protocolo.
d) recolhimento.
e) juntada.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A banca lista atividades típicas de protocolo e não de registro.
A alternativa B está incorreta. A banca lista atividades típicas de protocolo e não de transferência.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Aqui a banca lista atividades típicas do setor de
protocolo. Vejamos o que diz a Portaria 1677/2015:
A alternativa D está incorreta. A banca lista atividades típicas de protocolo e não de recolhimento.
A alternativa E está incorreta. A banca lista atividades típicas de protocolo e não de juntada.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A distribuição de lucros não é uma atividade de protocolo. Veja no gabarito
da questão qual a lista completa de atividades.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Aqui temos apenas atividades listadas pela Portaria
1677/2015 como típicas de protocolo. Vejamos a seguir:
A alternativa C está incorreta. A distribuição de dividendos não é uma atividade de protocolo. Veja no
gabarito da questão qual a lista completa de atividades.
A alternativa D está incorreta. A destruição de documentos não é uma atividade de protocolo. Veja no
gabarito da questão qual a lista completa de atividades.
A alternativa E está incorreta. A exportação de produtos não é uma atividade de protocolo. Veja no gabarito
da questão qual a lista completa de atividades.
a) arquivo.
b) expedição.
c) protocolo.
d) destinação.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado descreve o setor de protocolo e seu controle de fluxo documental
e não o arquivo.
A alternativa B está incorreta. O enunciado descreve o setor de protocolo e seu controle de fluxo documental
e não a expedição.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Mais uma vez o enunciado descreve o setor de
protocolo caracterizado, especialmente, pelo atividade de controle do fluxo documental.
A alternativa D está incorreta. O enunciado descreve o setor de protocolo e seu controle de fluxo
documental e não a destinação.
a) protocolo.
b) arquivo.
c) armazenamento.
d) tratamento da informação.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. João está desempenhando atividades relativas ao
setor de protocolo. Vejamos o que diz o DBTA:
A alternativa B está incorreta. João desempenha atividades de protocolo e não de arquivo. Veja como o
DBTA define o setor de protocolo no gabarito da questão.
A alternativa C está incorreta. João desempenha atividades de protocolo e não de armazenamento. Veja
como o DBTA define o setor de protocolo no gabarito da questão.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Essa é uma das primeiras ações do protocolo ao longo
de sua etapa de Recebimento e Classificação. Vejamos de acordo com a Profa. Marilena Paes:
A alternativa B está incorreta. Documentos ostensivos devem ser abertos, lidos e classificados.
A alternativa C está incorreta. Documentos particulares devem ser recebidos pelo protocolo e encaminhados
aos seus respectivos destinatários, sem que sejam abertos e lidos.
A alternativa D está incorreta. Documentos oficiais podem ser classificados como ostensivos (e não
individuais) ou sigilosos.
De todas as vantagens apresentadas por Fernando, aquelas que são possibilitadas por esse sistema
estão nos itens:
a) I e II.
b) II e III.
c) I e IV.
d) III e IV.
Comentários:
Mais confiabilidade no registro – sem dúvida um sistema informatizado de protocolo pode tornar o processo
mais confiável.
Celeridade na autuação – o sistema informatizado também pode trazer ganhos nessa atividade.
Criação de processos para documentos particulares – documentos particulares são apenas encaminhados
para seus destinatários e não permanecem ou sofrem alterações no protocolo portanto também não haveria
ganhos com o advento de um sistema informatizado.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Ao receber os documentos Carlos deve recebe-los,
autuá-los se for o caso e encaminhá-los ao destinatário que vai dar encaminhamento ao tema.
A alternativa B está incorreta. Embora a juntada faça parte das atividades do protocolo, nesse caso o
enunciado faz a menção direta a análise posterior das unidades competentes. Dessa forma a banca espera
mesmo que você escolha algo como a distribuição/encaminhamento para o setor competente, como diz a
alternativa “A”, mais certa do que a “B”...
A alternativa C está incorreta. Não há necessidade de se abrir outro processo e/ou providenciar qualquer
desmembramento.
a) guia de fontes;
b) índice remissivo;
c) ficha de protocolo;
d) tabela de temporalidade;
e) instrumento de pesquisa.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O documento é uma ficha de protocolo e não um guia de fontes. O guia de
fontes é um instrumento de pesquisa que fornece um levantamento de documentos provenientes de
diversos fundos e/ou arquivos, sobre um determinado tema (ex.: guia da História da Arte no Brasil).
A alternativa B está incorreta. O documento é uma ficha de protocolo e não um índice remissivo. O índice
remissivo é o instrumento de pesquisa que relaciona, de forma sistemática e em ordem alfabética,
termos/palavras-chave (como nomes, assuntos ou lugares) contidos nos documentos, juntamente com a
indicação de sua localização (ex.: página em que se encontra).
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O enunciado da questão traz o exemplo de uma ficha
de protocolo, com os registros de vários metadados do documento que auxiliam em sua guarda, localização,
controle e acesso posterior.
A alternativa D está incorreta. O documento é uma ficha de protocolo e não uma tabela de temporalidade.
A tabela de temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos.
A alternativa E está incorreta. O documento é uma ficha de protocolo e não um instrumento de pesquisa.
Instrumentos de pesquisa são ferramentas que identificam os documentos de arquivo, descrevendo-os de
forma sucinta ou com detalhes (a depender do instrumento), de forma a facilitar a consulta, o acesso e a
recuperação (busca) da informação. Além disso, eles também informam a localização e as condições de
acesso e de utilização dos documentos. São exemplos: guia, repertório, catálogo, inventário.
32. (COMPERVE UFRN/CREF 16/Agente/2022) A atividade de fiscalização envolve, muitas vezes, uma
atuação externa ao local de trabalho. Assim, o agente de fiscalização deve, ao retornar ao seu local
de trabalho, registrar todos os documentos produzidos para que possam ser autuados,
classificados e movimentados. A esse conjunto de atividades, dá-se o nome de:
a) rotinas de protocolo.
b) juntada de processo.
c) empréstimo de documentos.
d) classificação arquivística.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O enunciado descreve algumas das rotinas de
protocolo, como registro, autuação, classificação e movimentação. Vejamos o que diz o DBTA:
A alternativa B está incorreta. As atividades executadas pelo agente de fiscalização se referem ao protocolo
e não a uma juntada de processo (que também pode ocorrer no protocolo, mas não é o caso da questão).
A alternativa C está incorreta. As atividades executadas pelo agente de fiscalização se referem ao protocolo
e não ao empréstimo de documentos (que não ocorre no protocolo).
A alternativa D está incorreta. As atividades executadas pelo agente de fiscalização se referem ao protocolo
e não, exclusivamente, a classificação de documentos.
a) Receber e separar a correspondência oficial do particular, ostensiva da sigilosa, registrando a entrada dos
documentos em sistema próprio de protocolo.
b) Ler e classificar a correspondência ostensiva, de acordo com o Plano de classificação de documentos, e
encaminhar aos setores de destino.
c) Receber a correspondência sigilosa, ler o assunto e encaminhar ao setor de destino ou qualquer pessoa
que possa recebê-lo.
d) Apor carimbo de registro de protocolo (numerador/datador/protocolista), sempre que possível, no canto
superior direito do documento.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Essas são atividades típicas da fase de Recebimento e Classificação de um
protocolo. Observe abaixo de acordo com a Profa. Marilena Paes:
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Correspondência sigilosas não são abertas e não têm
o se conteúdo lido. São recebidas e encaminhadas aos seus destinatários, assim como as particulares.
Vejamos novamente:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Vamos relembrar as atividades do setor de Registro e Movimentação. Fique atento especialmente ao item
3.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Rotina.
b) Protocolo.
c) Preservação.
d) Organização.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A banca se refere ao setor de protocolo e não a rotina. Observe a legislação
vigente no gabarito da questão.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O enunciado descreve um setor de protocolo. Vejamos
para a Portaria 1677/2015:
A alternativa C está incorreta. A banca se refere ao setor de protocolo e não a preservação. Observe a
legislação vigente no gabarito da questão.
A alternativa D está incorreta. A banca se refere ao setor de protocolo e não a organização. Observe a
legislação vigente no gabarito da questão.
a) Arquivo;
b) Fichário;
c) Expedição;
d) Memorando;
e) Protocolo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A banca descreve várias aplicações do termo protocolo e não do arquivo.
Vamos relembrar a definição de arquivo para o DBTA:
A alternativa B está incorreta. A banca descreve várias aplicações do termo protocolo e não do fichário. Veja
mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa C está incorreta. A banca descreve várias aplicações do termo protocolo e não da expedição.
Veja mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa D está incorreta. A banca descreve várias aplicações do termo protocolo e não do memorando.
Veja mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Aqui a banca se refere ao protocolo, em seus
diferentes significados. Preste atenção aos significados menos usados como o livro de registros ou mesmo
os documentos. Ambos também são costumeiramente chamados de protocolo e isso costuma confundir o
aluno na prova.
a) Aberto: Quando um único setor considera aberto para todos. E fechado quando é confidencial.
b) Físico: Quando é palpável e Virtual quando as atividades e informações são eletrônicas.
c) Centralizado: Quando um único setor desenvolve as atividades de protocolo do órgão, também chamado
de protocolo Geral, ou Central. E Descentralizado: Quando as atividades de protocolo são desenvolvidas por
setores criados para este fim, junto as diretorias dos órgãos, denominados de protocolo setoriais.
d) Formais – Quando há formalidades nas informações e informais, quando as informações não são técnicas.
e) Solicitados: quando há solicitação pelos usuários e obrigatórios quando há obrigatoriedade de registro.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Um protocolo pode ser centralizado ou descentralizado e não aberto ou
fechado. Veja mais detalhes sobre o tema no gabarito da questão.
A alternativa B está incorreta. Um protocolo pode ser centralizado ou descentralizado e não físico. Veja mais
detalhes sobre o tema no gabarito da questão.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O protocolo sempre pode ser centralizado ou
descentralizado, dependendo da decisão tomada em relação à localização do arquivo corrente, visto que o
protocolo funciona no próprio arquivo corrente.
De acordo com Freiberger “ao elaborar um plano de arquivo, deve-se definir a centralização ou a
descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É importante esclarecer de imediato que a
descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediária e permanente, os
arquivos devem ser sempre centralizados."
Ainda nessa direção, de acordo com Lima “a descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente
a dois critérios:
A alternativa D está incorreta. Um protocolo pode ser centralizado ou descentralizado e não “formal”. Veja
mais detalhes sobre o tema no gabarito da questão.
A alternativa E está incorreta. Um protocolo pode ser centralizado ou descentralizado e não “solicitado”.
Veja mais detalhes sobre o tema no gabarito da questão.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O protocolo sempre pode ser centralizado ou descentralizado, dependendo da decisão tomada em relação
à localização do arquivo corrente, visto que o protocolo funciona no próprio arquivo corrente.
De acordo com Freiberger “ao elaborar um plano de arquivo, deve-se definir a centralização ou a
descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É importante esclarecer de imediato que a
descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediária e permanente, os
arquivos devem ser sempre centralizados."
De acordo com Lima “a descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
No caso descrito pelo enunciado temos a descentralização do protocolo e a centralização dos arquivos. Nesse
caso o protocolo está descentralizado (e não sendo executado pelo órgão central como diz o examinador),
enquanto o arquivo está centralizado (e não localizado junto ao órgão responsável pela execução, como diz
a banca).
Comentários:
A alternativa B está incorreta. Outra atividade típica de protocolo. Vejamos sua definição na portaria
1677/2015:
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Correspondência particulares e sigilosas não são
abertas e lidas, mas apenas encaminhadas aos seus destinatários.
A alternativa D está incorreta. A classificação também é, tipicamente, atividade de protocolo. Observe nas
listas de atividades acima.
II. Sobre as correspondências expedidas, é necessário certificar que os anexos estejam afixados
juntos ao documento com clipes ou alfinetes, ao invés de grampos.
a) I e II.
b) II e IV.
c) III e IV.
d) I, II e III.
Comentários:
II. Sobre as correspondências expedidas, é necessário certificar que os anexos estejam afixados juntos ao
documento com clipes ou alfinetes, ao invés de grampos. ERRADA. A recomendação em relação aos materiais
arquivísticos é não usar metais junto aos papéis como clipes, alfinetes ou grampos, pois oxidam e prejudicam o
documento.
III. Deve-se registrar toda a correspondência recebida em um caderno ou livro de protocolo. CORRETA. O livro de
protocolo é exatamente o documento usado para registrar os documentos e permitir ao protocolo executar o
devido controle de tramitação documental.
IV. Sobre as correspondências expedidas, é necessário confirmar se o nome do destinatário bem como o endereço
correspondente estão corretos e completos. CORRETO. Garante que o documento chegue ao seu destinatário no
destino final.
a) A função primordial dos arquivos é restringir o acesso às informações contidas nos documentos.
b) A atividade de empréstimo e consulta não consiste em uma atividade nobre do arquivo.
c) O protocolo consiste em receber, separar e distribuir as correspondências.
d) O protocolo não é o único responsável pela abertura de processos.
e) O protocolo é uma característica do arquivo permanente.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Ao contrário, a função primordial dos arquivos é prover o acesso às
informações contidas nos documentos.
A alternativa B está incorreta. Empréstimo e consulta são atividades características de arquivos, que
custodiam documentos. Cuidado pois muitas vezes a banca atrela essas atividades ao protocolo e lá, de fato,
elas não ocorrem.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. São todas atividades típicas de protocolo. Vejamos
sua definição na portaria 1677/2015:
A alternativa D está incorreta. O protocolo possui sim exclusividade para a autuação de documentos. Nesses
casos o setor é conhecido por unidade protocolizadora. Vejamos o que diz a legislação vigente a respeito da
unidade protocolizadora:
a) A centralização do arquivo permite um treinamento menos eficiente do pessoal que trabalha no setor.
b) A centralização do arquivo não contribui com a padronização de normas e procedimentos.
c) A centralização rígida é aconselhável em todas as organizações.
d) Por sistema centralizado de protocolo entende-se não apenas a reunião de documentação em um único
local, mas também todas as atividades de controle de documentos de uso corrente em um único órgão.
e) A centralização do arquivo causa um aumento dos custos operacionais.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Ao contrário, a centralização do arquivo permite um treinamento mais (e não
menos) eficiente do pessoal que trabalha no setor.
A alternativa B está incorreta. Também inversamente ao afirmado, a centralização do arquivo contribui com
a padronização de normas e procedimentos.
A alternativa C está incorreta. Nem sempre a rígida centralização é adequada a uma organização. Isso
depende das condições da instituição, sua rotina de gestão de documentos, seus objetivos, problemas,
limitações, etc.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A centralização de fato organiza todas as atividades
de controle documental em um único local.
a) registro e movimentação.
b) expedição.
c) empréstimo e consulta.
d) arquivamento.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Registro e movimentação são duas atividades típicas
dos protocolos. Profa. Marilena Leite Paes entende inclusive que as duas atividades juntas formam uma das
macro etapas do protocolo. Vejamos quais atividades estão inseridas nesta etapa:
Esta é uma questão polêmica, pois baseia-se na Profa. Marilena Leite Paes que adota a seguinte divisão para
os "setores" do arquivo corrente: 1. Protocolo (incluindo Recebimento/Classificação e
Registro/Movimentação), 2. Expedição (note que, desta forma, a expedição está "fora" do Protocolo, embora
tenhamos estudado que ela é uma atividade típica de protocolo), 3. Arquivamento, 4. Empréstimo e Consulta
e 5. Destinação.
Perceba que é uma situação peculiar, que leva a expedição para fora do protocolo, de forma diferente do
que temos estudado e do que costuma ser cobrado em prova.
É preciso notar que quando o examinador está se referindo a essa classificação da Profa. Marilena, isso é
possível, ou seja, quando ele mencionar as macro divisões Recebimento/Classificação e
Registro/Movimentação ou mesmo quando a questão listar nas alternativas os 5 setores que vimos acima,
essa é a dica para lembrar que ele está falando desta classificação de 5 setores explorada pela Profa. Marilena
em sua obra, ok? Atenção!
A alternativa B está incorreta. Seguindo a mesma classificação da professora Marilena Leite Paes, a
expedição é uma outra macro etapa do processo. Vejamos:
A alternativa C está incorreta. Empréstimo e consulta não são atividades de protocolo mas fazem parte do
arquivo corrente. Voltemos a Profa. Marilena Leite Paes: "...julgou-se oportuno distribuir em cinco setores
distintos as atividades dos arquivos correntes: (1) Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro
e movimentação; (2) Expedição; (3) Arquivamento - o arquivo propriamente dito; (4) Empréstimo e Consulta
e (5) Destinação.
A alternativa D está incorreta. O arquivamento também não faz parte do protocolo, mas sim do arquivo
corrente como podemos ver da citação acima da Profa. Marilena Paes.
a) despachada.
b) registrada.
c) juntada.
d) ordenada.
e) aprovada.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O ato de protocolar ou “protocolizar” uma correspondência significa dizer que
ela está sendo recebida e registrada, mas não despachada.
A alternativa C está incorreta. O ato de protocolar ou “protocolizar” uma correspondência significa dizer que
ela está sendo recebida e registrada, mas não juntada.
A alternativa D está incorreta. O ato de protocolar ou “protocolizar” uma correspondência significa dizer que
ela está sendo recebida e registrada, mas não ordenada.
A alternativa E está incorreta. O ato de protocolar ou “protocolizar” uma correspondência significa dizer que
ela está sendo recebida e registrada, mas não aprovada.
a) idade do documento.
b) nome do superior do requisitante.
c) classificação ou pasta a qual ele pertence.
d) data de criação do documento.
e) assinatura do superior do requisitante.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O nome do superior do requisitante não é essencial como as informações que
permitem a localização do documento como classe documental, pasta na qual foi arquivado, etc.
A alternativa B está incorreta. A idade do documento não é tão essencial como as informações que permitem
a localização do documento como classe documental, pasta na qual foi arquivado, etc.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A classificação ou a pasta a qual pertence o documento
são informações fundamentais pois permitem a correta e rápida localização do documento no momento em
que ele é requisitado.
A alternativa D está incorreta. A data de criação do documento não é tão essencial como as informações
que permitem a localização do documento como classe documental, pasta na qual foi arquivado, etc.
A alternativa E está incorreta. A assinatura do superior do requisitante não é essencial como as informações
que permitem a localização do documento como classe documental, pasta na qual foi arquivado, etc.
a) A expedição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho; a distribuição consiste na remessa
interna desses documentos.
b) O protocolado é um documento diverso que circula no âmbito da instituição, sem necessidade de ser
autuado na forma processual.
c) A montagem do protocolado deve ser composta por capa processual, folha de rosto, folha de informação
e documentos que o componha.
d) No registro após a autuação, os documentos são numerados conforme sua ordem de chegada ao arquivo.
A palavra registro também significa a criação de processo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Enquanto a expedição é a remessa dos documentos a destinatários externos
(e não aos setores de trabalho); a distribuição consiste mesmo na remessa interna desses documentos.
A alternativa C está incorreta. A montagem do processo (e não do protocolado) deve ser composta por capa
processual, folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha.
A alternativa D está incorreta. Na verdade, é na autuação que os documentos são numerados conforme sua
ordem de chegada. E registro não significa criação de processo, mas sim a autuação é que significa a
formação de um processo. Vejamos o que diz a Portaria 1677/2015.
a) do diário de classes.
b) do notebook.
c) do manual da secretaria escolar.
d) da agenda escolar.
e) do livro de protocolo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado se refere ao livro de protocolo e não ao diário de classe. Veja
mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa B está incorreta. O enunciado se refere ao livro de protocolo e não ao notebook. Veja mais
detalhes no gabarito da questão.
A alternativa C está incorreta. O enunciado se refere ao livro de protocolo e não ao manual da secretaria
escolar. Veja mais detalhes no gabarito da questão.
A alternativa D está incorreta. O enunciado se refere ao livro de protocolo e não a agenda escolar. Veja mais
detalhes no gabarito da questão.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O livro de protocolo é exatamente o documento usado
para registrar os documentos e permitir ao protocolo executar o devido controle de tramitação documental.
a) Registro.
b) Controller.
c) Despacho.
d) Protocolo.
e) Expedição.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado refere-se ao controle de tramitação executado pelo protocolo e
não ao registro, que também faz parte do protocolo.
A alternativa B está incorreta. O enunciado refere-se ao controle de tramitação executado pelo protocolo e
não ao “controller”.
A alternativa C está incorreta. O enunciado refere-se ao controle de tramitação executado pelo protocolo e
não ao despacho.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O Protocolo é o setor que, tradicionalmente, tem
entre suas atividades principais o Controle de Tramitação. Veja quais são as principais atividades do
protocolo de acordo com a Portaria 1677/2015:
A alternativa E está incorreta. O enunciado refere-se ao controle de tramitação executado pelo protocolo e
não a expedição, que também faz parte do protocolo.
a) controle do fluxo de documentos, por meio do registro em sistemas informatizados ou formulários, e por
providenciar a distribuição dos documentos recebidos aos usuários internos, assim como o envio da
documentação aos usuários externos à instituição.
b) realizar, no recebimento, estudo e análise da estrutura administrativa, competências, funções e atividades
do órgão ou unidade que terá a documentação avaliada.
c) realizar, no recebimento, levantamento da produção e do fluxo documental (trâmite) da unidade ou órgão
analisado.
d) realizar, na expedição, a identificação de valores dos documentos como primário (administrativo, legal ou
fiscal) ou secundário (histórico, probatório ou informativo).
e) realizar, na expedição, a definição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação
final dos documentos analisados, considerando as Tabelas de Temporalidades aplicadas e propondo as
atualizações necessárias a essas tabelas.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O protocolo é responsável por grandes blocos de
atividades como o controle do trâmite de documentos e sua movimentação posterior, seja para destinatários
internos (distribuição) ou externos (expedição).
A alternativa D está incorreta. A identificação de valores dos documentos como primário (administrativo,
legal ou fiscal) ou secundário (histórico, probatório ou informativo) não faz parte das atividades de protocolo.
A alternativa E está incorreta. A definição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a
destinação final dos documentos analisados, considerando as Tabelas de Temporalidades aplicadas e
propondo as atualizações necessárias a essas tabelas não faz parte das atividades de protocolo.
a) arquivos intermediários.
b) arquivos permanentes.
c) arquivos correntes.
d) arquivos semiativos.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Protocolo faz parte do arquivo corrente e não intermediário.
A alternativa B está incorreta. Protocolo faz parte do arquivo corrente e não permanente.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O protocolo está diretamente ligado aos arquivos.
Vejamos o que diz a Profa. Marilena Leite Paes a respeito, o que é muito cobrado em provas: "...julgou-se
oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: (1) Protocolo, incluindo
recebimento e classificação, registro e movimentação; (2) Expedição; (3) Arquivamento - o arquivo
propriamente dito; (4) Empréstimo e Consulta e (5) Destinação.
A alternativa D está incorreta. Protocolo faz parte do arquivo corrente e não semiativos.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com o destino e procedência (ou âmbito de movimentação) é possível classificar correspondência
em dois grupos:
EXTERNA - trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas e
telegramas.
INTERNA - trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos e despachos circulares.
a) destinação.
b) difusão.
c) classificação.
d) migração.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Destinação não é uma atividade típica de Protocolo. Observe mais detalhes
no gabarito da questão.
A alternativa B está incorreta. Destinação não é uma atividade típica de Protocolo. Observe mais detalhes
no gabarito da questão.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A classificação é uma das atividades típicas de
protocolo. Vejamos o que diz a Portaria 1677/2015:
A alternativa D está incorreta. Destinação não é uma atividade típica de Protocolo. Observe mais detalhes
no gabarito da questão.
a) Juntada.
b) Apensação.
c) Anexação.
d) Autuação.
e) Captura.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A juntada é um procedimento que ocorre no protocolo. Vamos consultar a
Portaria 1677/2015:
A alternativa B está incorreta. A apensação nada mais é que uma das possibilidades da juntada. Observe a
seguir de acordo com o DBTA:
A alternativa C está incorreta. A anexação nada mais é que uma das possibilidades da juntada. Observe a
seguir de acordo com o DBTA:
A alternativa D está incorreta. A autuação é uma atividade de protocolo. Vejamos para a Portaria 1677/2015:
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A captura não faz parte das atividades de protocolo.
Vamos consultar o e-ARQ para entender a Captura:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Comentários:
A alternativa B está incorreta. A abertura das correspondências ostensivas faz parte das atividades de
protocolo.
A alternativa C está incorreta. O controle da tramitação dos documentos faz parte das atividades de
protocolo.
A alternativa D está incorreta. O encaminhamento das correspondências aos destinatários faz parte das
atividades de protocolo.
A alternativa E está incorreta. O registro da entrada de documentos faz parte das atividades de protocolo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Mais uma vez a banca cobra o procedimento correto em relação a abertura e registro de documentos.
Apenas os documentos oficiais e ostensivos devem ser abertos, lidos, classificados e registrados. Os
particulares e/ou sigilosos devem apenas ser encaminhados aos seus destinatários.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Protocolo.
b) Burocracia.
c) Gestão.
d) Planejamento administrativo.
e) Organização administrativa.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Aqui o enunciado refere-se diretamente a atividade
de protocolo. Vejamos a definição para a Portaria 1677/2015, que regulamenta a questão do ponto de vista
legal:
a) dar ciência ao gestor da área sobre os documentos que estão tramitando de modo a gerar um protocolo
informacional.
b) enviar um memorando para a organização, estabelecendo um número de protocolo, sempre que estiver
em posse temporária de um documento importante.
c) registrar no setor de recursos humanos ou de pessoal a tarefa que está sendo realizada, com o documento
e o prazo.
d) registrar o documento em um setor de protocolo central ou local e atualizar esse registro a cada alteração
de setor ou colaborador.
e) registrar a entrada do documento na organização por meio de um setor de protocolo e, somente após
todos os trâmites concluídos, registrar a saída do documento no setor de protocolo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Não cabe ao protocolo apenas “dar ciência” sobre o trâmite documental, mas
sim registrá-lo em sistemas de controle próprios para isso.
A alternativa B está incorreta. O controle da tramitação não se dá com o envio de memorandos, mas sim
com o registro e controle dos documentos em sistema próprio para esse fim.
A alternativa C está incorreta. O controle da tramitação não é feito pelo RH e/ou Pessoal, mas pela área de
Protocolo.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A banca agora faz referência a principal função do
protocolo, ou seja, registrar o trâmite documental e atualizar esse registro sempre que houver alterações de
setor ou de colaborador.
A alternativa E está incorreta. A saída do documento é registrada tão logo aconteça e não apenas após toda
a conclusão dos trâmites respectivos.
a) distinção.
b) recebimento.
c) destinação.
d) triagem.
e) expedição.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O enunciado se refere a triagem documental. Esse é o termo técnico correto
e não distinção.
A alternativa B está incorreta. O enunciado se refere a triagem documental e não ao recebimento, que é
uma das primeiras etapas do protocolo e consiste na recepção inicial dos documentos, correspondências e
processos que chegam à organização.
A alternativa C está incorreta. O enunciado se refere a triagem documental e não a destinação, assim
definida pelo DBTA:
Vejamos:
A alternativa E está incorreta. O enunciado se refere a triagem documental e não a expedição, que consiste
no dos documentos aos seus destinatários externos à instituição, ao contrário da distribuição (internos).
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Levantamento de dados e diagnóstico são atividades de arquivo (e não de
protocolo).
A alternativa B está incorreta. A separação dos documentos oficiais de caráter ostensivo dos de caráter
sigiloso é uma atividade de protocolo (e não de arquivo).
A alternativa C está incorreta. A abertura e a leitura de correspondências de caráter ostensivo são atividades
de protocolo (e não de arquivo).
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A Classificação é uma das atividades típicas de
protocolo. Vejamos o que diz a Portaria 1677/2015. E também dos arquivos. Veja, em seguida, a definição
do DBTA.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Essa é uma questão polêmica que gerou recursos e troca de gabarito. A nomenclatura “expedição” é muitas
vezes usada para nomear o próprio protocolo quando este recebe documentos internos para enviá-los para
destinatários externos. Nessa questão a banca opta por fazer esse uso. Nesse caso, a expedição é o próprio
protocolo e, nesse contexto, incorpora as atividades de recebimento e classificação de documentos dentro
da organização para, em seguida, enviá-los para seus destinatários, externos à organização.
a) caso a reclamação possua natureza ostensiva e esteja exposta no documento, cabe ao setor de protocolo
interpretá-lo e classificá-lo, encaminhando ao setor competente.
b) ao setor de protocolo cabe apenas o recebimento do documento, não estando no âmbito de suas
atribuições distribui-lo internamente.
c) o setor de protocolo possui atribuições semelhantes ao setor de expedição.
d) em função do direito do cidadão de apresentar reclamações em face do Poder Público, o setor de
protocolo não pode exercer o controle sobre a reclamação, independentemente do conteúdo e da forma
como apresentadas.
e) caso a reclamação venha na forma de uma carta sigilosa, cabe ao setor de protocolo abri-la, para investigar
o seu conteúdo.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Sempre que o documento for oficial e ostensivo
deverá ser aberto, lido, classificado, registrado e direcionado ao seu destinatário.
A alternativa B está incorreta. A distribuição interna sem dúvida faz parte das atividades de protocolo após
o recebimento.
A alternativa C está incorreta. O setor de protocolo na verdade abrange o setor de expedição portanto suas
atribuições não são semelhantes. Na verdade, as atribuições da expedição estão contidas nas do protocolo.
A alternativa D está incorreta. Ao contrário, o setor de protocolo deve exercer o controle sobre a reclamação,
independentemente do conteúdo e da forma como apresentadas. Note que não há controle sobre o mérito
do documento, mas sobre sua entrada, classificação, trâmite, etc.
A alternativa E está incorreta. O protocolo não deve abrir correspondências sigilosas ou particulares, mas
apenas direcioná-las aos seus destinatários.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O recebimento de correspondência é uma das atividades típicas de protocolo.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Documentos particulares e sigilosos não seguem a
rotina de abertura, leitura, classificação e registro.
São encaminhados fechados para os seus destinatários, podendo ter seu trâmite controlado por meio de um
livro de protocolo ou de um sistema próprio para isso.
A alternativa D está incorreta. Carimbar e registrar os documentos e o seu trâmite são funções típicas de
protocolo.
A alternativa E está incorreta. Como o protocolo não realiza arquivamento de documentos, cabe sim a ele
encaminhar os documentos que devem ser arquivados as áreas competentes.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Essas são típicas atribuições do protocolo e não do arquivo intermediário. Vejamos as diferenças para o
DBTA:
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Documentos particulares e sigilosos não seguem a
rotina de abertura, leitura, classificação e registro.
São encaminhados fechados para os seus destinatários, podendo ter seu trâmite controlado por meio de um
livro de protocolo ou de um sistema próprio para isso.
A alternativa B está incorreta. Carimbar e registrar os documentos e o seu trâmite são funções típicas de
protocolo.
A alternativa C está incorreta. Registrar os documentos e o seu trâmite são funções típicas de protocolo.
A alternativa D está incorreta. A busca por antecedentes é função típica de protocolo. Observe o ponto 8 na
lista constante no gabarito da questão.
A alternativa E está incorreta. O controle das “idas e vindas” dos documentos, efetuando seus respectivos
registros também é função típica de protocolo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
80. (QUADRIX/CORE PR/Fiscal/2021) Acerca dos tipos de arquivo, dos acessórios do arquivo, das fases
do arquivamento e de suas técnicas, dos sistemas, dos métodos e do protocolo, julgue o item. Na
etapa de recebimento e de classificação do protocolo, os documentos são distribuídos para os
setores destinatários.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentário:
Veja que esse é exatamente o procedimento 4 do processo de roteiro que deve ser seguido ao longo da
atividade de recebimento, conforme a Portaria Interministerial 1.677/2015. Veja a seguir:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Veja abaixo as definições de algumas das principais atividades do protocolo, entre elas o Registro:
• Controle e Movimentação - Mediante processo, que pode ser manual, mecanizado ou informatizado, faz-
se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas
informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo o percurso
do documento.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
As correspondências quando recebidas pelo protocolo devem ser classificadas em oficias ou particulares e,
quando oficiais, em ostensivas ou sigilosas.
Feito isso, as correspondências de caráter particular devem ser encaminhadas ao seu destinatário (ou devem
seguir a normatização específica da instituição) e encerra-se aí o papel do protocolo.
a) a expedição.
b) o registro.
c) a tramitação.
d) a distribuição.
e) a avaliação.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Antes da expedição obrigatoriamente o documento deve ter sido recebido e
registrado, caso contrário é vedada a sua movimentação.
Dentro desse cenário, é possível elencar a seguinte ordem de ocorrência de cada um desses procedimentos:
primeiro o documento é recebido, em seguida é classificado para que possa ser corretamente registrado.
Essa é a primeira fase que agrupa atividades relativas à entrada ou à chegada do documento.
Em seguida temos atividades que farão o documento chegar ao seu destinatário, relativas a sua
movimentação. Nesta etapa o documento é preparado para a respectiva distribuição (interna) ou expedição
(destinatário externo) e, a partir daí passa a ser efetuado o controle de tramitação.
Dessa forma, entre as etapas acima, o registro é mesmo a que acontece inicialmente, permitindo que, em
seguida possam ser feitos o preparo e a própria movimentação dos documentos, representada nas
alternativas pela distribuição, expedição ou, genericamente, pela própria tramitação.
A alternativa C está incorreta. Antes da expedição obrigatoriamente o documento deve ter sido recebido e
registrado, caso contrário é vedada a sua movimentação.
A alternativa D está incorreta. Antes da expedição obrigatoriamente o documento deve ter sido recebido e
registrado, caso contrário é vedada a sua movimentação.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A Portaria Interministerial 1.677/2025 lista as atividades típicas de protocolo. São elas: o recebimento, a
classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos
avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
Conforme a Portaria Interministerial 1.677/2015 um dos procedimentos que devem ser adotados pela
unidade de protocolo ao receber documentos é "separar os documentos, avulsos ou processos, de caráter
oficial em ostensivos ou sigilosos. Os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial sigiloso receberão
tratamento de acordo com o estabelecido pela legislação em vigor".
Em relação aos ostensivos (aqueles cuja divulgação de seu conteúdo não oferecem qualquer risco à
instituição) não há qualquer recomendação para que tramitem sem a identificação do assunto. Ao contrário,
para Machado e Camargo: “Os documentos não sigilosos ou de natureza ostensiva serão em seguida lidos e
analisados, não só para as operações de juntada, anexação ou apensação, quando for o caso, mas também
para a classificação do assunto de que tratam. A classificação, que se desenvolve através da interpretação
do conteúdo do documento, seguida de seu enquadramento no plano de classificação ou código de assuntos
disponível e da correspondente codificação...".
Reforçando o entendimento, a professora Marilena Leite Paes afirma que ao longo das atividades de
recebimento de documentos o protocolo deve "interpretar e classificar a correspondência, com base no
código de assuntos adotado...".
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A primeira grande etapa das atividades do protocolo (que representa a chegada ou a "entrada" do
documento na instituição) é composta por recebimento, classificação e registro.
Após receber e classificar o documento, cabe ao profissional responsável, registrá-lo. Como vimos, nesse
momento ele irá registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente
em formulário, no qual constarão diversos dados identificadores como vimos na teoria. Esses dados
identificadores são os chamados metadados.
Para o DBTA metadados são "dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar,
gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo". São dados que, mesmo não
fazendo parte do conteúdo do documento, servem para descrevê-lo, como nome de arquivo e data de
criação.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
O protocolo ou unidade protocolizadora é responsável pelo registro tanto dos documentos recebidos como
dos documentos produzidos pela instituição.
Portanto, unidades de protocolo devem registrar não só os documentos (arquivos) recebidos pela instituição,
mas também os por ela produzidos.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
Essa é uma questão perigosa pois tem uma interpretação muito sutil.
Note que tanto o DBTA como a Portaria 1.677/2015 equiparam movimentação a trâmite documental (com
o que é possível comparar a expressão usada pelo enunciado: "fluxo dos documentos entre os setores de
trabalho ").
O DBTA diz o seguinte de tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
Já a Portaria, em seu glossário, indica para tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a
sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como
"Movimentação".
Dessa forma, aparentemente a questão está correta, mas a banca a considerou errada.
Uma explicação é o fato de que o fluxo dos documentos entre os setores de trabalho não é a tramitação ou
a movimentação propriamente dita. É apenas o caminho indicado, criado e desenvolvido para os
documentos o percorram. O ato do documento percorrer este caminho - ou este fluxo - é o que caracteriza
a movimentação ou o trâmite, e não o próprio fluxo.
Outro caminho, adotado por poucos autores (até porque contraria tanto o DBTA como a Portaria) é
diferenciar trâmite de movimentação. Segundo Machado e Camargo, por exemplo: “A movimentação
consiste no controle dos documentos em tramitação, visando garantir não só a sua imediata localização, mas
sobretudo o acesso às informações neles contidas durante essa fase". Note que, para os autores, a
movimentação seria o "controle dos documentos em tramitação", ou seja, do seu fluxo. Nesse cenário
também poderíamos considerar a questão incorreta.
Veja que é uma discussão conceitual e semântica, mas parece ter sido o caminho escolhido pela banca.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A distribuição é a etapa que vem imediatamente após o recebimento, classificação e registro. Na distribuição,
preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatários, inclusive para
expedição (quando o envio é para destinatário externo). Note que a distribuição não deve ser feita antes de
se verificar se não faltam folhas, anexos, numeração, data e encaminhamento de cópias do documento à
unidade de arquivo.
O SIGA descreve a distribuição como a "primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o
destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade". Veja que ele é específico quando ao endereçamento
interno do documento (versus expedição: externo).
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O descarte refere-se à eliminação de documentos, e sua previsão e regulação deve se encontrar na tabela
de temporalidade. Não é atividade compreendida pelo protocolo, portanto a afirmativa está errada.
A tramitação dos documentos, uma das atividades mais importantes durante a fase do seu uso
administrativo, consiste na distribuição dos documentos aos destinatários.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A tramitação consiste no fluxo percorrido pelo documento desde a sua criação ou entrada na organização
até o esgotamento do seu valor administrativo. Ou seja, todo o caminho que um documento percorre até
sua destinação final e não na "distribuição dos documentos aos destinatários" como diz o enunciado.
É definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) como: “Curso do documento desde
a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado
movimentação ou trâmite".
93. (CEBRASPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico de Controle Interno/2018) Uma das atividades que
podem ser realizadas no protocolo é o registro dos documentos.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A Portaria Interministerial 1.677/2025 lista as atividades típicas de protocolo. São elas: o recebimento, a
classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos
avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
a) inutilizar a numeração única de processo já existente e adotar uma nova sequência numérica para
identificar esse processo.
b) dar seguimento à tramitação desse processo, sendo dispensável o registro de seu recebimento pelo
protocolo.
c) usar novo número de identificação no processo, alterando também os demais dados de cadastro
preexistentes.
d) inserir nova numeração ao processo, que passará a contar com dois registros, e alterar o nome do
interessado, registrando nessa opção o seu próprio nome.
e) identificar esse processo pelo número de origem além do nome do órgão ou do interessado.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. Deve-se sim dar seguimento à tramitação desse processo, porém é
indispensável o registro de seu recebimento pelo protocolo.
A alternativa C está incorreta. O número de identificação original do processo deve ser respeitado, assim
como os demais dados de cadastro preexistentes não devem ser alterados.
A alternativa D está incorreta. Os números originais de registro do processo devem ser respeitados, assim
como o nome do interessado e demais dados de cadastro preexistentes.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Quando o processo já tiver recebido sua numeração
única, tal numeração original deverá ser respeitada, assim como os demais dados e informações já
relacionados ao documento.
e) a movimentação do documento deverá ser registrada desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Na alternativa A, a banca alega que é dispensado o cadastro pela unidade de
protocolo. Errado. O registro do documento é fundamental para que o devido acompanhamento de seu
trâmite possa ser realizado. Aliás, a tramitação sem o respectivo registro é vedada pela Portaria.
A alternativa B está incorreta. Na letra B o examinador relata que o controle da tramitação é desnecessário
para o caso de documentos digitais. Mais um erro grave. O controle da tramitação do documento digital
também é necessário. Ele é até mais simples do que do documento físico pois, na maioria dos casos, já nasce
registrado em um sistema de controle.
Atenção com isso. Muitas vezes podemos pensar que procedimentos de gestão documental podem ser
dispensados pelo fato de o documento ser digital. Esse pensamento afeta atividades de protocolo, como o
próprio registro da tramitação, e outras como arquivamento, eliminação, etc. Esse é um erro comum
bastante explorado pelas bancas. Não caia nessa. Por isso ao longo da aula muitas vezes você vai ver qual é
o procedimento correto para o documento digital e para o não digital. Às vezes o procedimento é até
coincidente, ou seja, o mesmo!
A alternativa C está incorreta. Na alternativa C a banca fala em registro facultativo. Não está correto. Vimos
que a Portaria Interministerial que trata do caso impõe o registro como procedimento obrigatório entre as
atividades de protocolo para os documentos de órgãos federais. E, pode ter certeza, que nos âmbitos
estadual e municipal as adaptações normativas também vão nesta direção.
A alternativa D está incorreta. Finalmente, na alternativa D há uma inversão da ordem do fluxo. O correto é
que a unidade de protocolo do órgão emitente deverá manter registro que permita a identificação do órgão
destinatário quando ocorrer trâmite externo. Isso faz com que seja localizável (ao menos o órgão) o
documento que se encontra com a situação "enviado a órgão externo", que é bastante comum.
A alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Vimos na parte teórica da aula que o controle da
tramitação é o acompanhamento de toda a movimentação do documento desde a sua produção ou recepção
até o cumprimento de sua função administrativa. Isso é exatamente o que traz a banca na alternativa E.
a) entrada.
b) desentranhamento.
c) reconstituição de processo.
d) encerramento de volume.
e) abertura de volume.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A letra A fala em entrada de um documento. Voltando ao item 3.1, vimos que
o recebimento é composto por uma série de procedimentos que têm como objetivo realizar a formalização
dos documentos para que eles cumpram suas funções institucionais. Não há qualquer relação com a
reconstituição.
A alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. Outra questão típica, que abrange conhecimento básico
da definição de uma das atividades comuns ao protocolo: a reconstituição.
Relembre o que estudamos ao longo da aula: "Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridade
competente do órgão ou entidade deverá ser comunicada, cabendo a ela promover a apuração dos fatos,
por meio de sindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma comissão
para proceder à reconstituição do processo".
Isso é exatamente o que o examinador traz no enunciado e, portanto, ele está se referindo à reconstituição
do processo.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
Atenção pois perguntas como essa configuram uma pegadinha clássica quando falamos em protocolo. Essa
afirmativa está correta pois o protocolo realmente faz parte da segunda fase da gestão de documentos, a
fase de Utilização. Veja abaixo:
Porém, é muito comum a banca perguntar se o protocolo faz parte da primeira fase, ou seja, a fase de
Produção. E o aluno tende a se confundir pois o protocolo está diretamente relacionado aos arquivos
correntes, ou seja, a primeira idade do ciclo de vida de documental.
Mas, para enfatizar, não há criação e/ou produção de documentos no protocolo. Note que a primeira
atividade típica do protocolo é o recebimento, ou seja, o documento já nasceu ou foi produzido em algum
outro lugar, seja interno ou externo à organização em questão.
Protocolo: 1a idade documental (arquivo corrente) e 2a fase da Gestão Documental (fase de utilização).
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A classificação ocorre a partir do ato de recebimento dos documentos. É uma atividade posterior ao
recebimento e não à expedição. A expedição possui caráter externo, envio de documento para outra
instituição. Desta forma, não está correto afirmar que a classificação ocorre a partir da expedição.
a) Certo
b) Errado
Comentário:
• Expedição e Distribuição: envio ao destinatário. A expedição tem caráter externo (para outra
instituição), enquanto distribuição tem caráter interno.
Assim, após o recebimento de um documento (no caso da questão, um ofício) o protocolo deverá registrá-
lo em um sistema de controle, o que pode sim ser feito de maneira manual ou em um sistema informatizado.
Mas esta questão tem uma sutileza que acaba complicando quem tem mais conhecimento sobre o
assunto: note que a questão não menciona a classificação e “pula” do recebimento direto para o registro, o
que cria a confusão. Para registrar um documento é necessário que a classificação tenha sido executada.
Nesse caso, leve em conta que muitas vezes o documento ao chegar ao Protocolo já está classificado.
Nesse cenário a etapa classificação já está realizada. Boa parte dos documentos chega nessa condição. Os
de origem interna, que serão expedidos, praticamente 100%. No caso da questão estamos falando de um
ofício que está chegando à entidade recebedora, ou seja, ele já está classificado.
Dessa forma, após o recebimento de um documento classificado, a próxima etapa é o seu registro.
Por fim, tentando entender o objetivo do examinador, imagino que o foco da banca era testar seu
conhecimento sobre os tipos de registros: manual ou informatizado e, de fato, os dois são permitidos. Na
verdade, para mim essa era a intenção da questão mas um enunciado que poderia ser melhor escrito
acabou direcionando a questão ao outro tema...
a) Certo
b) Errado
Comentário:
A afirmativa está ERRADA.
Logo neste início de aula já estudamos qual é a exata delimitação das atividades do protocolo.
Note que para o DBTA o protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação,
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos
Para a portaria 1677/2015, estão compreendidas nas atividades de protocolo o recebimento, a classificação,
o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para
formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
A única diferença entre os dois universos é a presença explícita da operação de autuação na Portaria que
estamos estudando. Ela não aparece na definição do DBTA por estar compreendida dentro da atividade de
registro.
Bem, dito isso, já dá para concluir que a afirmativa trazida pela banca está errada. O examinador fala de
avaliação e restauração, duas atividades não previstas no universo delimitado para o protocolo.
A autuação de processos nos órgãos públicos brasileiros é uma atividade exclusiva do setor de
protocolo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Vale prestar bastante atenção nesta questão pois pode ser fonte de confusão para o candidato.
A abertura de processos ou de um novo volume de processo deve ser feita, exclusivamente, no setor de
protocolo.
Acontece que para alguns autores e para a própria Portaria que estamos estudando, o protocolo responsável
pela autuação de documentos é chamado de unidade protocolizadora. Mas não deixa de ser o protocolo,
percebe? Cuidado com isso...
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A principal função de um setor de protocolo é o controle do fluxo documental dentro de uma organização.
Na área de controle de tramitação do protocolo, podem ocorrem empréstimos de documentos, mas essa é
apenas uma das atividades que podem ser controladas pelo protocolo, e não a sua função principal.
As atividades de protocolo envolvem o tratamento dos documentos que entram na instituição e seu envio
aos respectivos destinatários de forma correta, após registro e classificação. Dessa forma, controla-se melhor
o fluxo dentro dos documentos dentro da instituição.
Além de tudo isso, já vimos mais de uma vez que empréstimo não é responsabilidade da área de protocolo,
mas sim das áreas de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A informação quanto a localização dos antecedentes de um documento que não se encontram no arquivo
cabe ao setor de Registro e Movimentação e não ao setor de Recebimento. Veja o item 8 da tabela abaixo,
que contém lista das atividades de protocolo de acordo com a professora Heloísa Bellotto.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Veja as atividades estabelecidas pela Portaria 1.677/2015 que devem ocorrer ao longo da atividade de
registro do documento no setor de protocolo, após todas as providências iniciais. Note que todos os itens
listados pelo enunciado estão na lista abaixo: procedência, espécie, código e resumo do assunto.
• a espécie/tipo do documento;
• o número e a data de produção do documento;
• a data de recebimento do documento;
• o identificador de que o documento é avulso ou processo;
• o Número Único de Protocolo - NUP;
• o número de anexo(s);
• o número de volume(s);
• o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento;
• o remetente/interessado/representante legal; e
• o destinatário.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O registro do novo destino de um documento deve ser anotado na etapa Controle da Movimentação (e não
na etapa de expedição) desse documento. Veja o que diz a Portaria Interministerial 1.677/2015 em seu item
2.3:
...
a) Certo
b) Errado
Comentários:
As atividades de arquivamento certamente são posteriores as atividades de protocolo (todas elas), até
porque o setor de Protocolo não é responsável pelas atividades de arquivamento conforme prevê o item 3.4
da Portaria Interministerial 1.677/2015:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A expedição é uma atividade típica de protocolo porém o mesmo não se aplica à microfilmagem. Veja o que
diz a Portaria Interministerial 1.677/2015 a respeito das atividades típicas do setor de Protocolo:
2 - ATIVIDADES DE PROTOCOLO
a) tramitação.
b) expedição.
c) movimentação.
d) registro.
e) classificação.
Comentários:
Antes de buscar a alternativa correta vale conhecermos a definição do DBTA para Metadados:
“Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou
preservar outros dados ao longo do tempo.”
A alternativa A está incorreta. A identificação e captura dos metadados de cada um dos documentos faz
parte da atividade de registro e não da tramitação.
A alternativa B está incorreta. A identificação e captura dos metadados de cada um dos documentos faz
parte da atividade de registro e não da expedição.
A alternativa C está incorreta. A identificação e captura dos metadados de cada um dos documentos faz
parte da atividade de registro e não da movimentação.
• a espécie/tipo do documento;
• o número e a data de produção do documento;
• a data de recebimento do documento;
• o identificador de que o documento é avulso ou processo;
• o Número Único de Protocolo - NUP;
• o número de anexo(s);
• o número de volume(s);
• o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere
• o documento;
• o remetente/interessado/representante legal; e
• o destinatário.
A alternativa E está incorreta. A identificação e captura dos metadados de cada um dos documentos faz
parte da atividade de registro e não da classificação.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
São todas atividades típicas de protocolo portanto ocorrem todas nos arquivos correntes e não
intermediários.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Considerando que são todas atividades típicas de protocolo, sim, está correto atribuí-las aos empregados do
setor de protocolo do arquivo de uma instituição.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Perceba que os documentos têm relação direta com as atividades da organização (são portanto documentos
arquivísticos), possuem valor primário (administrativo) e, considerando que são consultados
frequentemente, são documentos típicos de arquivos correntes.
Veja o que diz a Lei 8.159/1991 em seu artigo 8º, a respeito das idades documentais:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Ao longo da atividade de registro cabe mesmo ao protocolo fornecer dados de documentos aos interessados
que estejam em condições de recebe-los. Veja abaixo, na descrição de atividades de protocolo trazida pela
Prof. Heloísa Bellotto, que cabe ao protocolo registrar os principais dados dos documentos (metadados) e
fornecê-los a quem tiver esse direito, respeitando questões de sigilo e outras eventuais restrições.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Atenção pois o erro da questão está “escondido”. De fato todos os documentos ostensivos recebidos no
protocolo devem ser abertos. Acontece que a banca coloca que todos os documentos ostensivos devem ser
abertos, exceto aqueles de natureza sigilosa ou particular. Pois bem, não há documento ostensivo de
categoria sigilosa. O documento ostensivo é, por natureza, não sigiloso, portanto a afirmativa não faz
sentido.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A classificação do documento é feita no protocolo, portanto antes de sua entrega ao destinatário. Veja o que
diz a Portaria Interministerial 1.677/2015 a respeito do tema, em seu item 2.1. Note que a classificação
ocorre antes das atividades de expedição e/ou distribuição, quando o documento atingirá o seu destino.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O setor de protocolo não expede correspondências particulares, mas apenas as oficiais. Veja o que diz a
Portaria Interministerial 1.677/2015 a respeito do tema, em seu item 2.4.
2.4 EXPEDIÇÃO
...
Observação:
Os documentos de caráter particular, digitais e não digitais, não serão expedidos pelo órgão ou entidade.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Caso o destinatário não pertença à estrutura do órgão, a correspondência será devolvida com carimbo do
protocolo, explicitando que o destinatário não faz parte do quadro de pessoas do órgão.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A identificação e captura dos metadados de cada um dos documentos faz parte da atividade de registro. Veja
abaixo. Todos os chamados “dados identificadores são o que podemos chamar de metadados dos
documentos”.
• a espécie/tipo do documento;
• o número e a data de produção do documento;
• a data de recebimento do documento;
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Antes da tramitação o documento deve ser devidamente classificado e registrado. Note abaixo, de acordo
com a Portaria Interministerial 1.677/2015 em seu item 2.3, que é vedada a tramitação de documentos sem
o devido registro. Dessa forma não há como o documento ser legalmente tramitado ao seu destinatário
antes destas providências.
Os procedimentos de controle da tramitação para os documentos digitais são os mesmos adotados para os
documentos não digitais.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com a Portaria Interministerial 1.677/2015 em seu item 2.3, é vedada a tramitação de documentos
sem o devido registro. Dessa forma, todos os documentos de arquivo que entram e saem da organização
devem ser registrados no protocolo.
Os procedimentos de controle da tramitação para os documentos digitais são os mesmos adotados para os
documentos não digitais.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
O SIGAD deve seguir requisitos listados pelo Conarq (da publicação e-Arq Brasil), para que os documentos
possam ter garantidas a sua confiabilidade, autenticidade e eventual confidencialidade.
Tais requisitos garantem que os princípios da Arquivística sejam respeitados e isso se dá, entre outras
aplicações, pelo adoção quase que na íntegra das funcionalidades do protocolo (que pode gerenciar
documentos físicos, digitais ou ambos), porém, desta feita, em meio eletrônico, muito mais rápido, prático
e menos custoso.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Muita atenção pois essa é uma “pegadinha” clássica das mais variadas bancas.
Como o Protocolo acontece no arquivo corrente, portanto no arquivo de 1ª idade em relação ao ciclo de vida
do documento, o candidato acaba se confundindo e imaginando que ele também faz parte da 1ª fase do
processo de Gestão Documental.
Atenção pois o Protocolo faz parte da 2ª fase da Gestão de Documentos, a fase de Utilização e não da 1ª
fase (Produção). Veja abaixo e não caia nessa!
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A distribuição da correspondência de caráter particular é sim responsabilidade do protocolo, ou seja, ele fará
a correspondência chegar ao seu destinatário dentro do próprio órgão. Cuidado pois o que o protocolo não
faz é a expedição de documentos particulares.
Veja a seguir o que diz a Portaria Interministerial 1.677/2015 a respeito do tema, em seu item 2.4.
2.4 EXPEDIÇÃO
...
Observação:
Os documentos de caráter particular, digitais e não digitais, não serão expedidos pelo órgão ou entidade.
Adicionalmente, note que o item 3 da lista abaixo que trata dos procedimentos de protocolo refere-se
especificamente ao tema tratado na questão:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
A correspondência recebida pelo protocolo central ou setorial, no âmbito da administração pública federal,
pode mesmo ter origem interna ou externa ao órgão ou à entidade integrantes do sistema de serviços gerais,
bastando para isso ser enviada por integrante do órgão ou por qualquer pessoa externa ao órgão em
questão. Tudo chegará através do protocolo, que receberá todos os documentos para posterior distribuição
ou expedição.
a) um conjunto de documentos que se relacionam entre si por assunto, constituindo uma unidade de
arquivamento.
e) uma unidade de arquivamento que contém o registro de informações sobre arquivos com vistas ao
controle físico e intelectual desses arquivos
Comentários:
A alternativa B está incorreta. Agora a banca define a atividade de indexação e não processo.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Essa é praticamente a definição de processo para o
DBTA: "conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial,
que constitui uma unidade de arquivamento".
a) tramitação.
b) registro.
c) expedição.
d) distribuição.
e) classificação.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o DBTA a tramitação é o curso do
documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também
chamado movimentação ou trâmite.
A alternativa B está incorreta. O registro é segundo o DBTA, a anotação sistemática em livro próprio.
A alternativa E está incorreta. A classificação de acordo com o DBTA é a organização dos documentos de um
arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
De acordo com o DBTA, metadados são dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar,
gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
O metadado, em outras palavras, permite a pesquisa de outros dados ou documentos visto que serve como
referência para a busca futura. Esse é exatamente o processo utilizado pelos instrumentos de pesquisa e ao
longo da atividade de registro, que acontece no protocolo.
Portanto, a coleta de dados feita no protocolo, que permite acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar
o acervo de documentos é exatamente a coleta de metadados que facilitará a localização e consulta do
documento mais adiante.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Esse é exatamente o papel da atividade de controle da tramitação do protocolo, atividade, entendida como
o controle do curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa, também chamado de movimentação ou trâmite. Em suma é o registro e o controle de fluxo
documental.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
As atividades de registro e controle de documentos e processos são feitas sempre pelo protocolo e não pelos
arquivos, inclusive quando se referem a correspondências, relatórios ou qualquer outro documento.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Há várias atividades listadas, como manuseio, alocação e eliminação, que não
fazem parte do escopo da unidade de protocolo.
A alternativa B está incorreta. Novamente há várias atividades listadas, como emissão e logística, que não
fazem parte do escopo da unidade de protocolo.
A alternativa C está incorreta. Definição de critérios de urgência não é uma atividade típica de protocolo.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Vimos logo no início da aula que a definição de
protocolo é "serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos". Portanto as atividades listadas na alternativa fazem, todas, parte
das atividades de protocolo.
A alternativa E está incorreta. Por último, a definição da eficiência da informação também não é atividade
inserida no universo do protocolo.
a) sistema de recebimento.
b) unidade protocolizadora.
c) plano protocolar.
d) documento jurídico.
e) serviço de entrada.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Sistema de recebimento, embora ocorra mesmo no protocolo, não é a
definição da unidade que autua documentos.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Não se esqueça que quando o protocolo também é
responsável pela autuação de documentos, na administração pública federal, constitui uma unidade
protocolizadora.
Pelo DBTA a definição de unidade protocolizadora é "protocolo responsável pela autuação de documentos".
Atenção, pois, esse é um tema que cai, contrastando a diferença entre a unidade protocolizadora e a de
protocolo.
A alternativa C está incorreta. Plano protocolar não é sequer uma atividade ou unidade de protocolo.
A alternativa D está incorreta. "Documento jurídico" também não tem nada a ver com o tema. Não caia
nessa!
A alternativa E está incorreta. O serviço de entrada pode até ser visto como parte do protocolo, mas
certamente não é a definição da unidade que autua documentos.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Desta feita o examinador lista exatamente as
atividades relacionadas ao protocolo trazidas pela Portaria Interministerial 1677/2015. Veja o que diz a
Portaria em seu item 2 do Anexo: "Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o
registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para
formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
A alternativa B está incorreta. Não é essa a relação de atividades de protocolo listadas pela Portaria
Interministerial 1677/15, como acabamos de ver na alternativa correta.
A alternativa C está incorreta. Também não é essa a relação de atividades de protocolo listadas pela Portaria
Interministerial 1677/15, como acabamos de ver na alternativa correta.
A alternativa D está incorreta. Não é essa a relação de atividades de protocolo listadas pela Portaria
Interministerial 1677/15, como acabamos de ver na alternativa correta.
A alternativa E está incorreta. Por fim, também não é essa a relação de atividades de protocolo listadas pela
Portaria Interministerial 1677/15, como acabamos de ver na alternativa correta.
órgãos e das entidades da Administração Pública Federal. De acordo com a referida portaria,
consideram-se atividades de protocolo:
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Avaliação e descrição não fazem parte da relação de atividades de protocolo
listadas pela Portaria Interministerial 1677/15.
A alternativa B está incorreta. Conservação e controle da produção de processos administrativos não fazem
parte da relação de atividades de protocolo listadas pela Portaria Interministerial 1677/15.
A alternativa C está incorreta. Restauração de processos administrativos não faz parte da relação de
atividades de protocolo listadas pela Portaria Interministerial 1677/15.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Novamente a banca lista atividades de protocolo com
base no texto da Portaria. Apenas a alternativa D traz atividades que estão todas contidas no texto listado
na Portaria, que traz as seguintes atividades: recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o
controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os
respectivos procedimentos decorrentes.
a) À origem, que pode ser interna ou externa. Interna é aquela que é totalmente tramitada dentro da mesma
unidade ou entidade administrativa.
b) Ao âmbito de movimentação, que pode ser recebida ou expedida. Expedida é aquela correspondência que
é enviada pelo setor de protocolo a unidades internas ou externas.
c) À natureza, que pode ser oficial ou particular. Particular é aquela que apresenta uma comunicação
informal, mantida entre órgãos ou entidades da Administração Pública.
d) A forma de controle, que pode ser registrada ou simples. Registrada é aquela em que o protocolo emite
um documento que deve ser assinado no ato do recebimento da correspondência.
e) Ao conteúdo, que pode individual ou múltipla. Múltipla é o tipo de correspondência que é enviada ou
recebida que apresenta dois ou mais documentos.
Comentários:
Essa é uma questão difícil pois nenhuma das alternativas é tão literal quanto ao que estudamos na teoria.
Vamos avaliar cada uma delas, lembrando sempre que as correspondências ao serem recebidas pelo
protocolo devem ser classificadas em oficias ou particulares e, quando oficiais, em ostensivas ou sigilosas,
ok? Isso não pode esquecer!
A alternativa A está incorreta. A banca fala em origem interna ou externa. Essa não é uma avaliação que é
feita pelo protocolo. Vimos que o que a área de protocolo deve observar é se a correspondência é oficial ou
particular e, quando oficial, se ostensiva ou sigilosa.
A alternativa B está incorreta. O erro aqui é considerar correspondência expedida como enviada a
destinatário interno ou externo. Lembre-se que a expedição trata apenas de destinatário externo!
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Entre as alternativas é a única que apresenta uma das
análises que de fato o protocolo deve fazer ao receber uma correspondência, ou seja, checar se o documento
é oficial ou particular.
A alternativa D está incorreta. Vimos que a forma de controle não é um adas avaliações classicamente feitas
pelo protocolo. Está incorreta.
A alternativa E está incorreta. Conteúdo também não é uma variável analisável no ato do recebimento da
correspondência pelo protocolo. Imagine que ela pode ser particular ou sigilosa, por exemplo.
a) Recebimento.
b) Registro.
c) Movimentação.
d) Distribuição.
e) Despacho.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. O examinador não está se referindo ao recebimento que é a entrada de
documentos na Unidade com atribuições de Protocolo ou nas demais unidades do órgão/entidade. O
objetivo é realizar a formalização dos documentos para que eles cumpram suas funções institucionais.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O registro é a atividade do protocolo que consiste na
elaboração de instrumentos de controle da entrada de documentos e da sua tramitação, justamente por
meio da coleta dos seus metadados.
A alternativa C está incorreta. A banca também não está falando de movimentação, que pode ser externa
(expedição) ou interna (distribuição).
A alternativa E está incorreta. O despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá
continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos. Não é
disso que o examinador está falando.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Vimos que duas das atividades típicas do protocolo
são justamente a expedição e a distribuição dos documentos. Veja novamente quais são as atividades típicas
de protocolo: recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição
e a autuação. Dessa forma a afirmação está incorreta, tornando correta a alternativa.
A alternativa B está incorreta. Essa pode ser uma definição de protocolo pois, na verdade, uma das funções
mais importantes do protocolo é mesmo assegurar a imediata localização e recuperação dos documentos
buscados, garantindo assim, o acesso à informação. O instrumento utilizado aqui, entre outros, é o controle
de tramitação.
A alternativa C está incorreta. Sem dúvida. É uma das atividades típicas do protocolo.
A alternativa D está incorreta. Sim. Também é uma das atividades típicas do protocolo.
A alternativa E está incorreta. É isso mesmo. Protocolo e fase corrente são irmãos! Falou de um, lembre-se
do outro!
Comentários:
A alternativa B está incorreta. Essa é a distribuição, que não deve ser confundida com a expedição. Veja na
alternativa gabarito, abaixo.
Comentários:
Antes de avaliar as alternativas, vamos voltar a lista das atividades típicas de protocolo. Vejamos o que
estudamos na aula. Atividades de Protocolo: consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a
classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos
avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Classificação é a única das atividades típicas de
protocolo que está prevista em uma das alternativas.
A alternativa B está incorreta. Avaliação documental não é uma atividade típica de protocolo.
A alternativa C está incorreta. Diligência/despacho de documentos não é uma atividade típica de protocolo.
A alternativa D está incorreta. Armazenamento de documentos não é uma atividade típica de protocolo.
A alternativa E está incorreta. Eliminação e empréstimo de documentos também não são atividades típicas
de protocolo. Atenção aqui pois os empréstimos constam na Portaria como procedimentos gerais do
protocolo, mas veja em suas orientações gerais o que a mesma Portaria diz, textualmente: "O arquivamento,
o desarquivamento e o empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não são atividades de
responsabilidade das unidades de protocolo/protocolizadoras. As áreas de arquivo dos órgãos e entidades
da Administração Pública Federal são responsáveis pela execução dessas atividades.
a) tramitação.
b) destinação.
c) juntada.
d) autuação.
e) diligência.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Veja a definição de tramitação que estudamos em
aula: controle do curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
A alternativa B está incorreta. Destinação não é uma atividade e nem um procedimento geral de protocolo.
Não dá para se confundir com esta aqui.
A alternativa C está incorreta. Juntada nós vimos que é a união de processo(s) a processo ou de
documento(s) avulso(s) a processo, realizando-se por anexação (em caráter definitivo) ou apensação (em
caráter temporário).
A alternativa D está incorreta. Também não. Relembre o conceito estudado de autuação, esta sim, atividade
típica de protocolo: sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao
conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento,
manifestação e decisão.
A alternativa E está incorreta. Também não corresponde à definição trazida pelo examinador no enunciado.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. A conferência do registro e da numeração também faz parte da atividade de
autuação.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Na autuação, caso haja a necessidade de formação
de um processo que tenha por base documentos de outro processo, deve-se extrair cópias, e não retirar os
documentos necessários.
A alternativa D está incorreta. Identificar, na capa, a unidade para qual o processo será encaminhado
também é uma das etapas da atividade de autuação.
I – Atribuiu numeração às folhas em ordem crescente, apôs o carimbo institucional no canto superior
direito das folhas, rubricando-as, recebendo a primeira folha o número 2, uma vez que considerou
a numeração da capa do processo.
III– Ao concluir, constatou a necessidade de corrigir a numeração de uma folha do processo, assim,
resolveu inutilizar a numeração de uma folha, colocando-se “X” sobre o carimbo incorreto.
a) II e III, apenas.
b) I e III, apenas.
c) I e II, apenas.
d) III, apenas.
e) II, apenas.
Comentários:
Antes de buscar a alternativa correta, vamos avaliar cada uma das afirmativas trazidas pela banca:
I – Atribuiu numeração às folhas em ordem crescente, apôs o carimbo institucional no canto superior
direito das folhas, rubricando-as, recebendo a primeira folha o número 2, uma vez que considerou a
numeração da capa do processo. - Estava tudo correto até chegar ao número atribuído a folha. Veja o
procedimento correto abaixo:
II – Identificou o verso de todas as folhas com a letra “v”. - Esse é um procedimento correto ao longo
da atividade. Veja texto da Portaria:
• o verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência
a letra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha.
III– Ao concluir, constatou a necessidade de corrigir a numeração de uma folha do processo, assim,
resolveu inutilizar a numeração de uma folha, colocando-se “X” sobre o carimbo incorreto. -
Procedimento correto. Veja também o texto da Portaria.
• no caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um
"X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo da
informação registrada, com o número correto da folha.
a) II e III, apenas.
b) I e III, apenas.
c) I e II, apenas.
d) III, apenas.
e) II, apenas.
Comentários:
Antes de buscar a alternativa correta, vamos avaliar cada uma das afirmativas trazidas pela banca:
I - Quando dois documentos passam a constituir somente um, a juntada definitiva é denominada
apensação. - Incorreto. A juntada definitiva é chamada anexação. A apensação tem caráter provisório
e pode ser desfeita.
II - Na apensação cada processo permanece com seus respectivos números. - Correto. As numerações
permanecem independentes.
III - A juntada de processos pode ser provisória entre processos, sendo, nessa circunstância,
denominada anexação. - Incorreto. A juntada pode sim ser provisória porém, quando isso ocorre, é
chamada de apensação.
( ) Registra no sistema.
( ) Encaminha para distribuição.
( ) Inclui termo de abertura de novo volume.
( ) Recebe o processo para encerramento de volume.
( ) Indica a numeração do(s) volume(s) na capa do processo.
( ) Confere e ajusta, se necessário, a numeração das páginas.
( ) Inclui termo de encerramento de volume, no respectivo volume a ser encerrado.
A ordem correta é:
a) 1, 4, 3, 2, 7, 5, 6.
b) 2, 7, 5, 4, 3, 6, 1.
c) 5, 1, 2, 6, 4, 3, 7.
d) 6, 7, 4, 1, 5, 2, 3.
Comentários:
Bem, antes de avaliarmos as alternativas, vamos ordenar as atividades propostas de acordo com o previsto
pela Portaria para o encerramento e abertura de volumes:
Em primeiro lugar é necessário receber o processo para o encerramento de volume. Então teríamos X-X-X-
1-X-X-X.
Em seguida deve-se checar a numeração das páginas, para ver se está tudo ok: X-X-X-1-X-2-X.
Aí vamos para a abertura do novo volume, com a inclusão do termo de abertura: X-X-4-1-X-2-3.
Com o novo volume aberto, é necessário indicar o seu número na capa: X-X-4-1-5-2-3.
Estamos quase prontos para tramitá-lo porém, antes é necessário registrá-lo no sistema: 6-X-4-1-5-2-3.
a) fundamentado.
b) de aprovação ou não aprovação.
c) de participação e encaminhamento.
d) que determina providência administrativa.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Nos despachos fundamentados, a autoridade com competência de aprovação
manifesta sua discordância de determinada nota, ao invés de aprová-la ou solicitar sua alteração por meio
de não aprovação, de modo a preservá-la como documento integrante de processo. É um despacho
decisório. Não é o caso trazido pela banca no enunciado.
A alternativa B está incorreta. Nos despachos de aprovação ou não aprovação não se cogita
complementação da fundamentação da nota submetida à aprovação ou sua não aprovação. Também é um
despacho decisório e não é este o caso.
a) sentença.
b) despacho.
c) parecer.
d) comentário.
e) sugestão.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Sentença não se enquadra na definição do enunciado. Não é um despacho.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A definição de despacho é a forma por meio da qual
a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos,
avulsos ou processos. Alternativa correta.
A alternativa C está incorreta. Parecer também não se enquadra na definição trazida pela banca. É a opinião
de profissionais sobre assuntos técnicos ou jurídicos.
A alternativa D está incorreta. O mesmo se aplica a comentário que pode ser definido como uma opinião,
uma observação ou um reparo que alguém faz acerca de outra pessoa ou de algo.
A alternativa E está incorreta. Também não é sugestão que se enquadra ao que traz o examinador no
enunciado. Uma sugestão é algo proposto ou sugerido. Não se confunde com despacho e suas finalidades.
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente, está relacionada ao setor
de:
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Custódia sequer é uma atividade ou procedimento geral do protocolo.
A alternativa B está incorreta. Recebimento e classificação são atividades do protocolo, porém, o proposto
pelo examinador é o encaminhamento para o destinatário. Nesse caso falta alguma atividade da
movimentação (distribuição ou expedição) ou, genericamente, a própria movimentação.
A alternativa C está incorreta. Análise, do ponto de vista formal, não é uma atividade típica de protocolo.
Atenção, pois, para que se execute o recebimento, classificação, registro e outras atividades típicas de
protocolo, a análise do documento é obviamente requerida, mas não vamos brigar com o conceito. O
conceito lista as atividades típicas e análise não é uma delas. Não vamos complicar. Apenas não se confunda!
A alternativa D está incorreta. Nem circulação e nem arquivamento são atividades típicas de protocolo. Note
que arquivamento aparece como um dos procedimentos gerais na Portaria, porém a própria Portaria em seu
capítulo de Orientações Gerais diz literalmente que "o arquivamento, o desarquivamento e o empréstimo
de documentos, avulsos ou processos, não são atividades de responsabilidade das unidades de
protocolo/protocolizadoras. As áreas de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
são responsáveis pela execução dessas atividades".
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o proposto pela banca: "rotina de
encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente",
o fluxo enquadra-se nas atividades de registro e movimentação, ou seja, o recebimento, registro em sistema
para o controle do trâmite e movimentação ao destinatário. Alternativa correta.
150. (FCC/TRT 11a Região/Apoio Arquivologia/2017) O ato pelo qual, por determinação legal ou a
pedido de uma das partes, se reúne temporariamente um processo aos autos de outra ação ou
demanda, é conhecido como:
a) aditamento.
b) juntada.
c) anexação.
d) reunião.
e) apensamento.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Não é um aditamento, mas uma juntada por apensação (temporária).
A alternativa B está incorreta. É sim uma juntada, porém, o ato questionado pela banca é justamente o
apensamento, visto que está bem clara a informação de que o ato tem caráter temporário. A juntada, por si
só, pode ser, além de temporária, também definitiva.
A alternativa C está incorreta. É o oposto da anexação. A anexação é justamente a juntada que não pode ser
revertida e tem caráter definitivo.
A alternativa D está incorreta. Reunião não é sequer um termo utilizado para descrever tais procedimentos.
Nessa não dá para cair...
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A reunião de processos, em caráter temporário, é uma
juntada chamada de apensação e pode ser revertida posteriormente.
a) Apensação.
b) Anexação.
c) Adendo.
d) Aditamento.
Comentários:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A banca está descrevendo exatamente o processo de
anexação que, como já vimos, é a juntada que tem caráter definitivo e não pode ser desfeita.
A alternativa C está incorreta. Adendo não se confunde com juntada, nem provisória e nem definitiva.
A alternativa D está incorreta. Aditamento também não se confunde com juntada, nem provisória e nem
definitiva.
a) Termo de desentranhamento.
b) Termo de abertura de volume.
c) Termo de reconstituição de processo.
d) Termo de desmembramento.
e) Termo de desapensação.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Atenção aqui pois o desentranhamento tem a mesma definição do
desmembramento exceto por não ocorrer em função da formação de um novo processo, que é condição
explícita trazida pela banca no enunciado. Veja a definição de desentranhamento: "consiste na retirada de
folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver
interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado".
A alternativa B está incorreta. Abertura e ou encerramento de volume estão distantes do que é trazido pelo
examinador no enunciado.
A alternativa C está incorreta. Reconstituição de processo também não é o termo que descreve a definição
acima. Veja a definição que temos para reconstituição: Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a
autoridade competente do órgão ou entidade deverá ser comunicada, cabendo a ela promover a apuração
dos fatos, por meio de sindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma
comissão para proceder à reconstituição do processo.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Vimos ao longo da aula que o desmembramento
consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que
ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um
novo processo.
a) Desentranhamento.
b) Desapensação.
c) Separação.
d) Desmembramento.
e) Fragmentação.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Novamente, atenção. Veja que nas duas questões o desentranhamento vem
logo na primeira alternativa, para derrubar o candidato. O desentranhamento tem a mesma definição do
desmembramento exceto por não ocorrer em função da formação de um novo processo, que é condição
explícita trazida pela banca no enunciado. Veja a definição de desentranhamento: "consiste na retirada de
folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver
interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado".
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Novamente a situação que vimos na questão anterior
e a citação explícita a formação de um novo processo portanto estamos falando do desmembramento.
A alternativa E está incorreta. A fragmentação está distante de tudo que está sendo discutido na questão e
não tem qualquer relação com atividades ou procedimento de protocolo.
I. Registro é a reprodução dos dados do documento, feito em sistema próprio, destinado a controlar
a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas caraterísticas
fundamentais aos interessados.
II. Desapensação é a decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido
à apreciação que pode ser favorável ou desfavorável à pretensão pelo administrador.
III. Distribuição é a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nela tratada.
IV. Tramitação é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através
de sistema próprio.
a) II, apenas.
b) I e III, apenas.
c) II e IV, apenas.
I. Registro é a reprodução dos dados do documento, feito em sistema próprio, destinado a controlar a
movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas caraterísticas fundamentais aos
interessados. - Correto. A descrição define bem a atividade de registro. Vejamos: atividade do setor de
protocolo que consiste na elaboração de instrumentos de controle da entrada de documentos e da sua
tramitação.
II. Desapensação é a decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à
apreciação que pode ser favorável ou desfavorável à pretensão pelo administrador. - Errado. Essa não é a
definição de desapensação. Vejamos o que temos para esse procedimento geral de protocolo: ocorre quando
há a necessidade de separar processo(s), anteriormente, juntado(s) por apensação. Deverá ocorrer antes do
arquivamento do(s) processo(s).
III. Distribuição é a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nela tratada. - Correto.
Lembre-se sempre que a distribuição é o envio para destinatário interno e, nesse caso, o examinador fala
em envio para unidades que tratarão do caso, portanto destinatário interno. Correto.
IV. Tramitação é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de
sistema próprio. Correto também. A tramitação pode ocorrer para destinatários internos via distribuição ou
externos, por meio da expedição.
a) Desentranhamento.
b) Desmembramento.
c) Desarquivamento.
d) Desapensação.
e) Desautuação.
Comentários:
desmembramento, mas, nesse caso, não há a menção. Fique atento a isso pois essa pegadinha sempre
aparece.
A alternativa E está incorreta. A desautuação seria a reversão de uma autuação prévia, mas não está prevista
nem como atividade e nem como procedimento geral de protocolo.
a) Reorganização de processo.
b) Recondução de processo.
c) Reconstrução de processo.
d) Reconstituição de processo.
e) Ratificação de processo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A definição não trata de reorganização de processos. O termo correto a ser
usado é reconstituição.
A alternativa B está incorreta. A definição também não trata de recondução de processos. A banca está
falando da reconstituição.
A alternativa E está incorreta. Mesma coisa. Mais uma palavrinha parecida para embaralhar o candidato.
Questão simples, basta ter estudado esta aula.
a) Ao registrar um documento, é necessário fazer uma leitura para identificar o assunto principal do texto,
com o objetivo de elaborar um resumo dos pontos importantes.
b) A autuação é o mesmo que a abertura de um processo e deve ser feita, preferencialmente, com um
documento original.
c) A juntada por apensação é a união temporária de dois ou mais documentos, conservando cada um deles
sua identidade, independência e numeração.
d) A reconstituição do processo é feita em caso de extravio de um processo, mediante apuração por meio de
sindicância ou processo administrativo disciplinar.
e) O desentranhamento de peças é a separação de parte da documentação de um processo, mediante
despacho da autoridade competente, para formar outro processo.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. A afirmativa está correta. Ao executar o registro do documento, é mesmo
necessário identificar seu assunto ou código de classificação.
A alternativa C está incorreta. Apensação é mesmo a juntada temporária na qual cada documento mantém
sua numeração de forma independente.
A alternativa D está incorreta. Sim. O extravio implica em sindicância ou processo para apuração de
responsabilidades
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O termo correto neste caso, já que há a intenção de
formação de novo processo é desmembramento. Note que já vimos isso várias vezes só nesta lista de
perguntas. Atenção, pois, isso cai!
a) o recolhimento.
b) a transferência.
c) o desentranhamento.
d) o desarquivamento.
e) a distribuição.
Comentários:
A alternativa B está incorreta. Transferência por sua vez é a migração de documentos para o chamado
arquivo intermediário. Também não é disso que o examinador está falando no enunciado. Não se confunda!
A alternativa E está incorreta. A distribuição é atividade típica de protocolo, prevista pela Portaria. Nela, os
documentos que foram recebidos, classificados e registrados são, então, preparados para serem
encaminhados aos respectivos destinatários internos. Não se esqueça que tanto na etapa de distribuição
como na expedição, há envio de documentos aos destinatários, internos e externos, respectivamente.
a) Desarquivamento.
b) Desapensação.
c) Desentranhamento.
d) Desmembramento.
e) Diligência.
Comentários:
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Esta dá para responder de forma intuitiva. Parece
pegadinha, mas não é. A reversão da apensação é exatamente a desapensação.
A alternativa D está incorreta. Essas definições todas são parecidas e se confundem. Vamos voltar ao
desmembramento: consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante
justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para
a formação de um novo processo.
A alternativa E está incorreta. Diligência está completamente fora do contexto nesta questão. Não dá para
se confundir com esta.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Eliminação não é nem uma atividade típica de protocolo e nem um
procedimento decorrente. Errado.
A alternativa B está incorreta. Atenção para não confundir as atividades típicas com os seus procedimentos
decorrentes. Recebimento e registro são sim atividades típicas, porém o arquivamento é um procedimento
decorrente e nem é de responsabilidade do protocolo, conforme as Orientações Gerais da Portaria.
Veja mais uma vez o que diz o capítulo de Orientações Gerais da Portaria: O arquivamento, o
desarquivamento e o empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não são atividades de
responsabilidade das unidades de protocolo/protocolizadoras. As áreas de arquivo dos órgãos e entidades
da Administração Pública Federal são responsáveis pela execução dessas atividades.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Apenas para relembrar, veja quais são as atividades
típicas de protocolo: Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a
distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de
processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
A alternativa D está incorreta. Digitalização não é nem uma atividade típica de protocolo e nem um
procedimento decorrente. Errado.
A alternativa E está incorreta. Atenção novamente para não confundir as atividades típicas com os seus
procedimentos decorrentes. Registro e autuação são sim atividades típicas, porém o arquivamento é um
procedimento decorrente e nem é de responsabilidade do protocolo, como vimos na alternativa B.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
Vimos que empréstimo, embora seja um procedimento decorrente das atividades típicas de protocolo, não
é responsabilidade da área de protocolo.
a) duplicação.
b) notação.
c) foliação.
d) rubrica.
e) marginalia.
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Nesta questão a banca trouxe a definição de foliação, também chamada de
numeração.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Veja a definição que estudamos no capítulo de
Terminologia Arquivística Aplicada: "Numeração do anverso das folhas de um documento".
A alternativa E está incorreta. Por último, também não estamos falando de marginalia (conjunto de notas
inseridas nas margens de um caderno, manuscrito, jornal etc.), mas de foliação.
a) Apenso.
b) Apócrifo.
c) Apostila.
d) Apógrafo.
e) Borrador.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Já vimos isso bastante. Veja a definição de apenso no
DBTA, que estudamos em Terminologia: "Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar
a integrá-lo". E note como cai também na literalidade!
Quando há a juntada, sem a integração definitiva, estamos falando de um apenso e não de um anexo. E,
neste caso, além do procedimento poder ser revertido, os documentos são mantidos com suas numerações
independentes.
A alternativa B está incorreta. O termo apócrifo só confunde por ter grafia parecida.
A alternativa D está incorreta. O mesmo. O examinador trouxe uma série de termos fora do contexto, apenas
relacionados pela grafia semelhante.
A alternativa A está incorreta. Estas são, na verdade, ferramentas que devem ser evitadas na atividade de
arquivamento.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Veja a definição do DBTA que estudamos para
etiquetas: "Rótulo afixado sobre as unidades de arquivamento e/ou seu invólucro, contendo informações
que permitem a sua identificação". Pastas e visores também auxiliam nesta função.
A alternativa D está incorreta. Grampos e clipes também não são ferramentas bem vistas para o
arquivamento, entre outros motivos, por serem metálicos.
GABARITO
149. E
150. E
151. B
152. D
153. D
154. D
155. A
156. D
157. E
158. C
159. B
160. C
161. ERRADA
162. C
163. A
164. B
RESUMO
Conceitos e definições:
Outras definições de Protocolo (cuidado para não se confundir e analise sempre o contexto antes
de responder!):
Controle de Tramitação: controle do curso do documento desde a sua produção ou recepção até
o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
Autuação: sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao
conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando
encaminhamento, manifestação e decisão.
Procedimento gerais do Protocolo: Além das atividades mais importantes e que mais são cobradas em
provas: Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Controle de Tramitação, Expedição e Autuação,
temos ainda outros procedimentos, que valem a pena ser listados para que você tenha ao menos uma noção
básica do que são cada um deles.
Despacho: forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação
administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.
Empréstimo: não se caracteriza como desarquivamento, pois ocorre para fins de referência,
consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente
continuidade da ação do documento.
Orientações Gerais: série de orientações que também devem ser seguidas pela unidade de
protocolo/protocolizadora: