Marcelo L Kroth

As universidades da América Latina estão passando por um processo rápido de transformação digital e de forma irreversível. Cada vez mais, estamos produzindo um grande volume de documentos digitais nas nossas instituições sem a devida atenção à gestão arquivística. A atual inobservância de requisitos para a produção de "bons" documentos digitais pode nos levar a um futuro onde a autenticidade do que está sendo produzido atualmente seja questionada. Outro fator que preocupa os pesquisadores da área é a perda de contexto dos documentos ou, até mesmo, a perda total do documento digital. Os desafios para a presunção de autenticidade e preservação em longo prazo dos documentos digitais são muitos, porém existem normais internacionais de gestão arquivística e preservação digital que norteiam os esforços que devem ser feitos para que se tenha um mínimo de segurança para a produção de documentos digitais em nossas instituições. Este trabalho descreve as ações realizadas na Universidade Federal de Santa Maria para a gestão, preservação e acesso em longo prazo aos documentos arquivísticos digitais. O objetivo é a construção um novo padrão multidisciplinar de transparência e modernização dos atos administrativos com responsabilidade, sustentabilidade e inovação. É apresentado um modelo contendo componentes importantes para presunção de autenticidade e garantia de acessibilidade a gerações futuras. A experiência compartilhada pode ser aproveitada ou servir de inspiração a outras universidades.

Resumo
Objetivo. Apresenta uma análise dos aspectos que envolvem a presunção de autenticidade de um documento arquivístico nato digital, utilizando o processo de afastamento produzido na Universidade Federal de Santa Maria como estudo de caso.
Método. A pesquisa teve como base a metodologia utilizada no Projeto InterPARES. Foram analisados os contextos jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico, considerando a Resolução Nº 37, de 19 de dezembro de 2012 do Conselho Nacional de Arquivos, que Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.
Resultados. O caso analisado trata-se de um sistema informatizado utilizado no processo de afastamento dos servidores docentes e técnico-administrativos em educação. Mais de dezessete mil processos já foram produzidos exclusivamente em meio digital desde que o sistema entrou em operação, no final de 2012.
Conclusões. A informatização dos processos contribuiu para a transparência ativa, conforme a Lei nº 12.527/2011, e também reduziu o tempo de trâmite do processo, porém a falta de observância de alguns requisitos de gestão arquivística que recai sobre os documentos nato digitais pode gerar incertezas a respeito da autenticidade, bem como, o risco de perda de parte da memória da universidade em longo prazo.

Abstract
Objective. It presents an analysis of the issues surrounding the authenticity of presumption of a born digital record, using the leave absence process produced at the Federal University of Santa Maria as a case study.
Method. The research was based on the InterPARES Project methodology. The contexts analyzed were legal and administrative, provenance, procedures, documentation and technology, considering a resolution that approves the Guidelines for the Presumption of Archival Digital Document Authenticity.
Results. The case analyzed it is a computerized system used in the leave of absence process of teachers and technical and administrative staff in education. More than seventeen thousand documents have produced exclusively in digital media since the system came into operation in late 2012.
Conclusions. The computerization contributed to the active transparency and reduced the time processing of the process, but the lack of compliance with some archival management requirements that falls on the digital born documents can generate uncertainty about the process authenticity, as well as the risk of losing part of long-term university's memory.

Resumo. A Lei Federal Brasileira nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, tem em suas diretrizes a observância da publicidade como preceito geral e que os órgãos e entidades públicas devem utilizar meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação para divulgar informações de interesse público, independentemente de solicitações. Com o acesso prévio à informação, o cidadão não precisa acionar os órgãos e entidades públicas, desenvolvendo, assim, um controle social e uma cultura de transparência na administração pública, além de economia de tempo e recursos. Por outro lado, os gestores não podem ser negligentes com relação à segurança e autenticidade dos documentos digitais. Este trabalho apresenta o projeto elaborado para a gestão, a preservação e o acesso em longo prazo aos documentos arquivísticos digitais da Universidade Federal de Santa Maria. A proposta engloba desde a definição de políticas institucionais, criação e evolução de sistemas de informação, implantação de um repositório digital arquivístico confiável, além do acesso aos documentos produzidos pela instituição. O projeto visa contribuir com o aumento da transparência e modernização dos atos administrativos e acadêmicos, preservando a memória da universidade e garantindo a sua sustentabilidade. Palavras Chave: Gestão de documentos. Documentos digitais. Preservação digital.

Resumo. No contexto do sistema de arquivos de uma organização, o protocolo é um serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Essas atividades visam aumentar a eficácia administrativa, facilitar a recuperação de documentos e o acesso às informações neles contidas, além de racionalizar sua guarda e conservação. No dia 31 de dezembro de 2014 foram publicadas no DOU a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.321, que define os procedimentos relativos à utilização do NUP para os órgãos da APF e a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, que institui o Sistema de Protocolo Integrado, com o intuito de integrar em uma única base de dados, consultas sobre documentos avulsos e processos em tramitação oriundos dos órgãos da APF. Nesse sentido os órgãos terão de se adaptar a essa nova realidade, em especial as IFES, uma vez que as informações que antes eram fornecidas apenas no âmbito da instituição serão disponibilizadas na Internet para o acesso de todos os cidadãos. O artigo apresenta uma metodologia para atender às portarias com base na experiência da UFSM, que integrou os esforços da equipe de TI com a equipe de arquivistas. Palavras-chave: Número Único de Protocolo. Protocolo Integrado. Arquivos. Governo Eletrônico.

Resumo. O Planejamento de TI e as práticas para gestão de serviços de TI vem sendo objeto de estudo nos últimos anos. A velocidade com que a tecnologia vem evoluindo e a complexidade crescente das diferentes soluções disponíveis contribui para que o planejamento e as boas práticas de gestão ganhem importância, especialmente quando se trata de instituições de grande porte. A UFSM elaborou o seu primeiro Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) em abril de 2012 e junto com o plano começou a desenvolver práticas de gestão de serviços de TI. Este artigo apresenta um resumo do trabalho de gestão de TI que vem sendo feito desde então, incluindo a elaboração e execução do próprio PDTI e também a implantação de práticas de gestão de serviços de TI. Ao final fazemos uma reflexão apresentando algumas considerações e aprendizados que tivemos durante o período. Gestão de TI é um tema que vem sendo discutido cada vez mais, como forma de otimizar os investimentos de TI e alinhá-los às necessidades das instituições. No que diz respeito às instituições públicas, o TCU vem desempenhando um papel de cobrar e incentivar o uso de boas práticas de TI. Isto tem se refletido em instruções normativas como a IN-04/2010 [6] e nas próprias diligências realizadas para auditorias. Na UFSM, o contexto envolvendo a importância da gestão de TI e o papel " catequizador " do TCU serviu de base para o desenvolvimento de ações com o objetivo de melhorar o desempenho da TI da universidade. Principalmente a partir de 2012, ano em que se decidiu investir na elaboração de um PDTI como resposta às

In a hospital, many activities involve more than one clinician and collaboration to treat a patient is more the rule than the exception. Concepts and technologies of Ubiquitous or Pervasive Computing are being explored to meet the requirements of hospital settings, namely: mobility, interruption and collaboration. This article shows a service to support collaboration in a pervasive computing infrastructure to support the clinical activities.

A governança e a gestão de TI são assuntos em pauta em instituições de grande porte, e a situação não é diferente nas instituições federais de ensino superior (IFES). Por outro lado, a exigência dos órgãos de controle referente à elaboração e publicação, por parte de órgãos da administração pública federal, de um plano diretor de tecnologia da informação (PDTI) contribuiu para que o PDTI entrasse na agenda de discussão das IFES. Este artigo apresenta a metodologia e os resultados da experiência da UFSM na elaboração e execução do seu PDTI, discutindo os impactos causados na gestão de TI da universidade a partir da implementação da estratégia de execução do PDTI. A metodologia inclui a elaboração de um plano de metas e o acompanhamento da execução destas metas por meio de uma página web e de um sistema de planejamento, com destaque especial para a integração da área de TI com a alta administração por meio do relacionamento com o Comitê Gestor de TI. Esta integração foi um dos pontos fortes da execução da metodologia, que deve ter continuidade nos próximos anos.

Este artigo descreve a informatização do registro acadêmico do plano de estudos de alunos da pós-graduação e da posterior abertura de processo para composição de banca examinadora para defesa de MDT (Monografia, Dissertação e Tese) na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). O objetivo principal da informatização desses processos foi evitar a impressão e o trâmite de pastas cheias de documentos, além de agilizar a composição de banca examinadora para defesa dos trabalhos de pós-graduação na UFSM. O sistema está totalmente implantado quanto à abertura de processos de defesa, e em fase de implantação na parte de registro do plano de estudos. Segundo a Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (PRPGP), o sistema, além de eliminar completamente o trabalho de controle manual de processos e produção de portarias de defesa, desburocratizou o processo como um todo, sendo eliminados trâmites nos quais o sistema pode fazer as consistências exigidas sem a necessidade de intervenção do usuário. Já para o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DERCA), o principal ganho foi o registro eletrônico do plano de estudos, o que permite que o sistema faça a verificação da integralização curricular do aluno de forma automatizada, evitando a conferência manual do plano de estudos do aluno com as disciplinas cursadas.

Este artigo descreve a informatização da produção de portarias na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). O objetivo da informatização desse processo é agilizar a criação/redação das portarias produzidas na instituição, bem como, padronizar os documentos, respeitando a identidade visual da UFSM. O sistema está em fase de avaliação/validação, sendo usado atualmente para emitir portarias produzidas por dois processos recentemente informatizados na UFSM: solicitação/autorização de afastamento do servidor; e processo de defesa de MDT (Monografia, Dissertação e Tese).

Controlar a assiduidade e o cumprimento da carga horária de trabalho prevista inicialmente é uma atividade deficiente em muitas instituições públicas. Era o caso da Universidade Federal de Santa Maria, cuja ineficiência dos seus controles acabou por gerar uma decisão judicial que obrigou a implantação de um sistema eletrônico para controle da jornada de trabalho e em alguns casos com identificação biométrica. Este trabalho faz um relato de como o sistema foi concebido e construído, da sua implantação e o sucesso alcançado até o presente momento.

Uma das atividades de planejamento que as universidades exercem é o Plano de Gestão, que em geral é desenvolvido sempre que há uma troca de administração. A execução e controle do plano de gestão tem se mostrado uma atividade onerosa e um dos motivos para isto é a falta de um sistema automatizado que facilite este trabalho. Este artigo apresenta um sistema que foi desenvolvido para acompanhar, através de mecanismos de gerência de projetos, a execução do Plano de Gestão da universidade. O software desenvolvido tem previsão de uso pela UFSM a partir do 1º semestre de 2011, período em que será avaliado e novas funcionalidades serão planejadas e desenvolvidas.

The quality in the software development is an essential characteristic so that the software product attends to its users expectations. This paper introduces a tool based on knowledge, to control the software development process since its conception until the distribution for the final user, allowing the inference of some metric through the users' interaction with the tool.

The quality in the software development is an essential characteristic so that the software product attends to its users' expectations. This paper introduces a tool based on knowledge, to control the software development process since its conception until the distribution for the final user, allowing the inference of some metric through the users' interaction with the tool