MATERIAL ACTIVIDAD 1 ENTRAR ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 ÍNDICE 1. Generalidades. 1.1 Conceptos. 1.1.1 Los inventarios. 1.1.2 Administración de los inventarios. 1.1.3 Control de los inventarios. 1.2 Propósitos. 1.3 Funciones. 1.4 Características. 1.5 Clasificación. 2. Tipos de inventarios de acuerdo a su utilización. 2.1 Inventario de materia prima. 2.2 Inventario de productos en proceso. 2.3 Inventario de productos terminados. 2.4 Materiales y suministros. 2.5 Inventario de seguridad. 3. Sistemas de inventario. 3.1 Periódico. 3.2 Permanente. 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.1 Costo unitario especifico. 4.2 Costo promedio ponderado. 4.3 LIFO (Ultimas Ud. en entrar, primeras Ud. en salir). 4.4 FIFO (Primeras Unidades en entrar, primeras Ud. en salir). ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.1 Los inventarios. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.2 Administración de los inventarios Concepto: Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su situación financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. Finalidad: La administración de los inventarios implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario: 1. Minimización de la inversión en inventarios. El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.2 Administración de los inventarios 2. Afrontando la demanda. Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. Importancia: La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. ¿Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado? 2. ¿En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario? 3. ¿Qué artículos del inventario merecen una atención especial? 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.3 Control de los inventarios. El control de los inventarios se realiza de diversas maneras: • Control contable. Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se realizara dependiendo del tamaño de la empresa y el proceso productivo en su caso. • Control físico. Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que cumplir con ciertos requisitos como la fácil localización y un lugar de almacenamiento apropiado. • Control del nivel de ingresos de inversión. Este se determina en base a las políticas de ventas, producción y finanzas, este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes interesadas. Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.3 Control de los inventarios. A. Planeamiento. La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales. B. Compra u Obtención. En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.3 Control de los inventarios. C. Recepción. Debe ser responsable de lo siguiente: • La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. • La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación. • La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos. D. Almacenaje. Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: • Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. • Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas. • Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.3 Control de los inventarios. E. Producción. Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: • La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios. • Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción. F. Embarques. Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente. G. Contabilidad. Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.1 Conceptos. 1.1.3 Control de los inventarios. E. Producción. Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: • La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios. • Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción. F. Embarques. Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente. G. Contabilidad. Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.2 Propósitos Entre las razones más importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan: • Capacidad de predicción: con el fin de planear la capacidad y establecer un cronograma de producción, es necesario controlar cuanta materia prima, cuantas piezas y cuantos subensamblajes se procesan en un momento dado, El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa • Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventarios a la mano supone protección: No siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un momento dado, pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la producción. Si puede verse cómo actúan los clientes en la cadena de suministro, las sorpresas en las fluctuaciones de la demanda se mantienen al mínimo. • Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión constante. En lo posible los proveedores de baja confiabilidad deben rehabilitarse a través del dialogo o de lo contrario deberán reemplazarse. • Protección de precios: la compra acertada de los inventarios en los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos. Obsérvese que contratar para asegurar el precio no exige necesariamente recibir las mercancías en el momento de la compra. • Descuentos por cantidad: Con frecuencia ofrecen descuentos cuando se compran cantidades grandes. • Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de un artículo, pero con menor frecuencia, los costos de pedido son menores que si se compran en pequeñas cantidades una y otra vez ( sin embargo los costos de mantener un artículo por un periodo de tiempo serán más altos). MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.3 Funciones En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Entre sus funciones encontramos: • Eliminación de irregularidades en la oferta. • Compra o producción en lotes o tandas. • Permitir a la organización manejar materiales perecederos. • Almacenamiento de mano de obra. Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si van a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción Como una alternativa, pueden pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.4 Características Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: • Materia Prima. • Productos en proceso. • Productos terminados. • Suministros, repuestos. En caso de materia prima: esta es importada o nacional; si es local existen problemas de abastecimiento; si es importada el tiempo de aprovisionamiento; la obsolescencia de los inventarios; tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación; tienen seguro contra incontinencias; deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería; se debe saber la forma de contabilización de los inventarios, correcta valorización de la moneda empleada para su contabilidad. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen; que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada; áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada; tecnología empleada; naturaleza y liquidez de los inventarios; características y naturaleza del producto; características del mercado; canales de distribución; analizar la evolución y la tendencia. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.5 Clasificación • Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. • Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a él, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. • Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. • Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. • Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.5 Clasificación • Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber: o Manejo de inventarios (preparativos). o Identificación. o Instrucción. o Adiestramiento. • Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. • Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. • Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. • Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 1. GENERALIDADES 1.5 Clasificación • Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. • Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. • Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. • Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. • Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 1. GENERALIDADES 1.5 Clasificación • Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos. • Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. • Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. • Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. • Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 2. Tipos de inventarios de acuerdo a su utilización. 2.1 Inventario de materia prima. Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. 2.2 Inventario de productos en proceso. El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado. Una de las características de los inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 2. Tipos de inventarios de acuerdo a su utilización. 2.3 Inventario de productos terminados. Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aún en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel está dado por la demanda. 2.4 Materiales y suministros. En el inventario de materiales y suministros se incluye: • Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. • Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industrias tienen gran relevancia. • Los repuestos para reparación y mantenimiento de las maquinarias operativas, por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 2. Tipos de inventarios de acuerdo a su utilización. 2.5 Inventario de seguridad. Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 3. Sistemas de inventario. 3.1 Periódico. En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del período, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 3. Sistemas de inventario. 3.2 Permanente En el sistema de Inventario Permanente, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema permanente ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema permanente principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.1 Costo unitario especifico. Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad en particular. Por ejemplo: un concesionario de automóviles tiene dos vehículos en exhibición; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida es de $17,000 el costo específico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2.700($19.700 - $17.000). Si el automóvil "x" es el único que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000. 4.2 Costo promedio ponderado. Este método calcula el costo promedio de cada artículo del inventario dividiendo el total reflejado en pesos entre el total reflejado en unidades, cuando las unidades del inventario son idénticas en apariencias pero no en el precio de adquisición. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.2 Costo promedio ponderado. Ejemplo 1: Inventario Inicial Compras Ventas 20 unidades 10 unidades 15 unidades a a a $100 c/u $110 c/u $200 c/u El inventario final quedaría así: Inventario Inicial Compras Existencia Inventario Final 20 unidades 10 unidades 30 unidades 15 unidades a $100 c/u a $110 c/u a $103 c/u a $103 c/u $2.000 $1.100 $3.100 Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los siguientes datos para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el método promedio ponderado. • 01-Mayo-2014→Inventario Inicial 20 unidades a $12.000 c/u • 05-Mayo-2014→Compra, factura Nº 2050, 10 Unidades a $15.00 c/u • 07-Mayo-2014→Venta, factura Nº 130, 5 unidades a $20.000 c/u • 12-Mayo-2014→Compra, factura Nº 2080, 15 unidades a $14.000 c/u • 20-Mayo-2014→Devolución en compra de la factura Nº 2080, Nota crédito Nº 24, por 5 unidades a $14.000 c/u • 25-Mayo-2014→Venta, factura Nº 145, 25 unidades a $22.000 c/u • 30-Mayo-2014→Devolución venta factura Nº 130, N.C. Nº 17, por 5 unidades. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.2 Costo promedio ponderado. Ejemplo 1: Inventario Inicial Compras Ventas 20 unidades 10 unidades 15 unidades a a a $100 c/u $110 c/u $200 c/u El inventario final quedaría así: Inventario Inicial Compras Existencia Inventario Final 20 unidades 10 unidades 30 unidades 15 unidades a $100 c/u a $110 c/u a $103 c/u a $103 c/u $2.000 $1.100 $3.100 Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los siguientes datos para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el método promedio ponderado. • 01-Mayo-2014→Inventario Inicial 20 unidades a $12.000 c/u • 05-Mayo-2014→Compra, factura Nº 2050, 10 Unidades a $15.00 c/u • 07-Mayo-2014→Venta, factura Nº 130, 5 unidades a $20.000 c/u • 12-Mayo-2014→Compra, factura Nº 2080, 15 unidades a $14.000 c/u • 20-Mayo-2014→Devolución en compra de la factura Nº 2080, Nota crédito Nº 24, por 5 unidades a $14.000 c/u • 25-Mayo-2014→Venta, factura Nº 145, 25 unidades a $22.000 c/u • 30-Mayo-2014→Devolución venta factura Nº 130, N.C. Nº 17, por 5 unidades. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.2 Costo promedio ponderado. EMPRESA COMERCIAL DON PEPE ARTICULO REFERENCIA CODIGO Método Mesas Rimax-10 12234556 Promedio ponderado DETALLE FECHA CONCEPTO ENTRADAS FRA VR. NO. CANTIDAD UNITARIO VR. TOTAL SALIDAS VR. CANTIDAD UNITARIO 01-may-14 inventario inicial 05-may-14 compras 07-may-14 ventas 12-may-14 compras 2080 15 20-may-14 devolución en compra 2080 5 25-may-14 ventas 145 25 13.286 30-may-14 devolución en venta 130 5 13.000 20 2050 10 12.000 240.000 15.000 150.000 COSTOS El inventario final queda: Saldo→197.850. Existencia→15 unidades. Valor unitario → 13.190. 14.000 210.000 14.000 (70.000) 530.000 SALDOS VR. CANTIDAD UNITARIO 20 30 5 130 VR. TOTAL 13.000 65.000 25 TOTAL 12.000 240.000 13.000 390.000 13.000 325.000 40 13.375 535.000 35 13.286 465.000 332.150 10 13.285 132.850 (65.000) 15 13.190 197.850 332.150 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.3 LIFO (Ultimas Ud. en entrar, primeras Ud. en salir). Este sistema asume que las últimas mercancías que entraron por la compra son las primeras mercancías que salen por la venta. En pocas palabras entendemos que, el método LIFO es el inverso del método FIFO porque éste, contrario a aquél, parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y; en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos. Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre porqué, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el periodo que se esté valorizando habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódicos. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.3 LIFO (Ultimas Ud. en entrar, primeras Ud. en salir). El método LIFO fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban FIFO o promedio ponderado para sus informes contables y LIFO para la declaración de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de una partida denominada "provisión LIFO "; lo cual significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los contabilizados. Ejemplo 1: Inventario Inicial Compras Ventas 20 unidades 10 unidades 15 unidades El inventario final quedaría así a a a $100 c/u. $110 c/u. $200 c/u. 15 unidades a $100c/u. Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los datos usados en el Ejemplo 2 Costo Promedio Ponderado para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el método LIFO. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.3 LIFO (Ultimas Ud. en entrar, primeras Ud. en salir). EMPRESA COMERCIAL DON PEPE ARTICULO REFERENCIA CODIGO Método Mesas Rimax-10 12234556 LIFO DETALLE FECHA CONCEPTO 01-may-14 inventario inicial 05-may-14 compras FRA NO. ENTRADAS VR. CANTIDAD UNITARIO 20 2050 10 VR. TOTAL 12.000 240.000 15.000 150.000 SALIDAS VR. CANTIDAD UNITARIO VR. TOTAL SALDOS VR. CANTIDAD UNITARIO 20 12.000 240.000 15.000 150.000 12.000 240.000 15.000 75.000 20 12.000 240.000 5 15.000 75.000 15 14.000 210.000 12.000 240.000 15.000 75.000 14.000 140.000 12.000 120.000 10 20 07-may-14 12-may-14 ventas compras 5 130 2080 15 14.000 15.000 75.000 210.000 5 20 5 20-may-14 devolución en compra 25-may-14 ventas 2080 5 14.000 10 (70.000) 145 10 5 10 10 12.000 120.000 15.000 75.000 0 - - 140.000 0 - - 12.000 120.000 15.000 75.000 14.000 10 30-may-14 devolución en venta COSTOS 5 130 530.000 TOTAL 15.000 (75.000) 335.000 5 El inventario final queda: Saldo→195.000. Existencia→15 unidades. Valor unitario → 10 unidades a 12.000 c/u y 5 unidades a 15.000 c/u. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.4 FIFO (Primeras Unidades en entrar, primeras Ud. en salir). Este sistema asume que las primeras mercancías que entraron por la compra son las primeras mercancías que salen en la venta. Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado. Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. Ejemplo 1: Inventario Inicial Compras Ventas 20 unidades 10 unidades 15 unidades El inventario final quedaría así a a a 5 unidades 10 unidades $100 c/u $110 c/u $200 c/u a a $100 c/u $110 c/u Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los datos usados en el Ejemplo 2 Costo Promedio Ponderado para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el método FIFO. MATERIAL ACTIVIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 4. Métodos de valuación de inventarios. 4.4 FIFO (Primeras Unidades en entrar, primeras Ud. en salir). EMPRESA COMERCIAL DON PEPE ARTICULO REFERENCIA CODIGO Método Mesas Rimax-10 12234556 FIFO DETALLE FECHA CONCEPTO 01-may-14 inventario inicial 05-may-14 compras 07-may-14 ventas FRA NO. 2050 ENTRADAS VR. CANTIDAD UNITARIO VR. TOTAL SALIDAS VR. CANTIDAD UNITARIO VR. TOTAL SALDOS VR. CANTIDAD UNITARIO 20 12.000 240.000 20 12.000 240.000 10 15.000 150.000 10 15.000 150.000 12.000 180.000 15.000 150.000 12.000 180.000 15.000 150.000 15 14.000 210.000 15 12.000 180.000 15.000 150.000 14.000 140.000 - - - - 10 14.000 140.000 5 12.000 60.000 10 14.000 140.000 5 130 12.000 60.000 15 10 15 10 12-may-14 compras 2080 15 14.000 210.000 10 20-may-14 devolución en 2080 compra 25-may-14 ventas 5 14.000 10 (70.000) 145 15 10 30-may-14 devolución en venta COSTOS TOTAL 5 130 530.000 12.000 180.000 0 15.000 150.000 0 12.000 (60.000) 330.000 El inventario final queda: Saldo→200.000. Existencia→15 unidades. Valor unitario → 5 unidades a 12.000 c/u y 10 unidades a 14.000 c/u. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS MATERIAL ACTIVIDAD 1 5. Bibliografía: Müller, M. (2005). Fundamentos de Administración de Inventarios. Editorial norma. Guerrero Salas, H. (2009). Inventarios Manejo y Control. (1ª edición). Editorial. Ecoe ediciones. Rubio Ferrer, José Villarroel Valdemoro, Susana. (2012). Gestión y pedido de stock. Madrid, España: Editorial .Ministerio de Educación de España. Rubén Suarez, L. (2012). Monografía, universidad veracruzana. Veracruz, México: Editorial. Editorial. Universidad Veracruzana. Sastra, J. Administración financiera de inventarios. Editorial. El Cid Editores. Gil, A. (2009). Inventarios. Editorial. El Cid Editores. 6. Webgrafía: Online Bussines School. (2013). Master en Dirección Financiera. Consultado el 01 de junio de 2014, en http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/fin/contab.htm Gestiopolis. (2013). Inventarios. Consultado el 03 de junio de 2014, en http://www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Mkt/inventario-y-manejo-logistico.htm Monografías. (2013). Control de Inventarios. Consultado el 07 de junio de 2014, en http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/control-inventarios.shtml Monografías. (2013). Control de Inventarios. Consultado el 07 de junio de 2014, en http://bibliotecavirtual.dgb.umich.mx:8083/jspui/bitstream/123456789/1452/1/LOSINVENTARIOSENLASEMPRESAS.pdf