PRESERVAÇÃO DE REGISTROS
Igor Pinto Mendes
Mestrado em ciência da informação
Faculdade de Engenharia da
Universidade do Porto
up201600402@fe.up.pt
Rua Dr. Roberto Frias 4200-465 Porto, Portugal
+351-225081400
RESUMO
composto por documentos digitais e tradicionais (Souza Lins
2015).
A Síntese sobre a transição dos documentos físicos para o
ambiente digital. Uma influência sobre como documentos digitais
vêm sendo utilizado com normas de padronização e preservação,
arquivística e com estratégias. Os sistemas informatizados não
estão acompanhando esta evolução, o que compromete o acesso e
recuperação. Uma significativa quantidade de sistemas de gestão
para tratar os documentos que circulam as informações
administrativas devem ser usados para recuperar com facilidade
pelos seus usuários que irão manipular esta informação, muita das
vezes em formato PDF. Abordando a norma ISO, o MoReq2010 e
literaturas sobre o tema.
Deve-se pensar que para além dos sistema de gestão documental
(SGD) trabalhar com documentos que nasceram em formato
digital, lidam também com os que foram transformados em
digitais. Sendo possível salvar, organizar e manipular esses
documentos dentro do sistema. Para Innarelli (2015), o documento
digital nada mais é do que um documento constituído de bits,
registrado em suporte digital e que depende de um sistema
informatizado para ser processado e manifestado. Logo qualquer
sequência de bits que sintetize formas de imagem, áudios,
animações, textos e outros, pode ser considerada um documento
tanto quanto qualquer relatório ou anotação (RODRIGUES 2017).
Categorias e Assuntos Descritores
As informações e ações feitas no documento podem ser salvam
também em forma de registro dentro de base de dados. Existem
funções separadas de gerenciamento de registros e o
gerenciamento de documento, estes não devem ser apenas
utilizados em formulários e em telas de computadores ou salvo em
um gestor de ficheiros. Mas o que definitivamente deve ser
guardado e preservado, um ficheiro PDF ou o registro em base de
dado deste documento?
H.3.2 [ARMAZENAMENTO E RECUPERAÇÃO DE
INFORMAÇÕES]: Documentação, Recuperação, Sistema
documental
Termos Gerais
Documentos, Preservação
Palavras-chave
Sistema de gestão documental; preservação de registros;
preservação digital; MoReq2010.
1.
INTRODUÇÃO
A transição dos documentos físicos para o ambiente digital requer
revisar os conceitos da gestão documental nas organizações.
Documentos digitais vêm sendo produzidos em ritmo acelerado,
as metodologias para preservação assim como as estratégias e os
sistemas informatizados não estão acompanhando esta evolução, o
que compromete o acesso e sua recuperação. Uma significativa
quantidade de sistemas de gestão para tratar os documentos que
circulam as informações devem ser usados para recuperá-las com
facilidade por seus usuários que irão manipulá-las, muita das
vezes em um padrão de formato PDF. Contudo esta manipulação
deve ser minuciosa em documentos de informações frágeis e
importantes, muita das vezes o documento não é alterado em seu
conteúdo, mas sim feito procedimentos dentro dos sistemas, de
aprovação, reclusão, ou encaminhamento da informação contida
nele.
A presença de documentos produzidos e armazenados
exclusivamente em formato digital reforça a existência de um
patrimônio documental de natureza mista nos acervos, o qual é
Originalmente, o formato PDF foi criado em 1993, pela empresa
Adobe Systems como um formato de documento orientado à
página, compacto e com a capacidade de manter a visualização
original independente do hardware, Software e sistema
operacional, podendo ser criado a partir de outros formatos
digitais, e assim tornou-se rapidamente um padrão (CONARQ
2016).
As recomendações gerais sobre o uso do formato PDF/A na
produção e no arquivamento de documentos digitais, ou seja, nas
idades corrente, intermediária e permanente, visando o seu acesso
e a sua preservação (CONARQ 2016).
A proposta desta síntese é apresentar o estado da arte do tema de
registros de documentos principalmente no formato de PDF, o
caso de um software de gestão documental que contém algumas
estratégias para contemplar autores chaves no assunto, as
especificações do MoReq2010, teoria do Continuum de Registros
(RC) e padrões da norma ISO para a gestão documental. Como
também cobrir alguns requisitos de classificação e criação de
metadados de registro documental. Além de uma exemplificação
de um software de Gestão documental que atende partes dessas
regras.
2.
SISTEMA DE GESTÃO
DOCUMENTAL
Compreende-se que o pilar da preservação digital é a gestão
documental, a qual é responsável por aplicar técnicas arquivistas
na produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos (Silva e Cabral 2018). Para preservar documentos
digitais será necessário implementar sistemas informatizados que
considerem suas complexidades e especificidades para garantir
sua confiabilidade (CONARQ 2009).
Um documento em sistema de gestão documental deve ser
devidamente classificado, respeitando normas básicas do
MOREQ2010, para que possa ser recuperado facilmente através
de pesquisa. Defende António (2012) que o plano de classificação
é uma etapa essencial para os registros dos documentos nos
sistemas de gestão documental através das identificações das
atividades que incluem também: a classificação e localização dos
registros relacionado ao documento; desenvolvimento de
metainformação para descrever e indexar e garantir identificação;
identificação do produtor; período de retenção; desenvolvimento
de políticas de segurança.
Um bom SGD deve disponibilizar em formulários respectivos um
conjunto desses campos, que correspondem exatamente aos
atributos que o documento deve ter no sistema, tanto no âmbito da
administração pública com no privado. António (2012) sugere que
a classificação documental tem de ser simples, sem deixar de ser
rigorosa, aproximando-se o mais possível da realidade das
atividades realizadas por cada colaborador dentro das
organizações.
Um conjunto de metadados para facilitar o arquivamento e busca
abrange funções para controle do fluxo de trabalho e atribuição de
metadados para registro da tramitação dos documentos,
incluindo-se o status do documento (CONARQ 2009).
Os metadados são as informações estruturadas que permitem a
criação, registro, classificação, acesso, preservação e disposição
dos registros através do tempo (CONARQ 2009). Durante a
existência de registros novas camadas dos metadados devem ser
adicionados devido a novos usos em outros contextos. Significa
que os metadados vão se acumulando com o tempo e informações
vão sendo adicionadas no gerenciamento de registros.
Os metadados podem ser obtidos ou reutilizados por vários
sistemas e para vários propósitos. Os metadados de registro
podem ser usados para preservar dados herdados para uma
variedade de aplicações futuras. Os critérios para avaliação das
opções de gerenciamento de dados são discutidos por custos de
aquisição, requisitos de armazenamento e facilidade de uso. O
custo e os benefícios devem ser considerados.
3.
LOG OU METADADOS DE
REGISTROS
Os metadados após serem classificados e guardados em forma de
registro podem ser conhecidos pelo termo LOG, muito utilizado
nas redes de computadores e sistemas operacionais. Esse registro
pode ser utilizado para restabelecer o estado original de um
sistema ou para que um administrador conheça o seu
comportamento anterior.
O termo log em computação é utilizado no processo de se entrar
(logar) em um computador, rede social ou sistema é utilizado o
log de dados. Deixando registrado todo o histórico de navegação
pelo sistema. Utiliza-se, por questões de segurança o registro do
usuário.
O pensamento atual sobre o registro de log ainda se baseia mais
na segurança da informação de dados e sistema ou sistemas
operacionais. Verifica-se, por meio das publicações de Wendt e
Nogueira (2013) que os logs são pensados para a auditoria no
ramo da segurança da informação.
Os sistemas operacionais já utilizavam logs para fazer o registro
de ações no Windows, por exemplo, é preciso habilitar o sistema
de armazenamento de logs para salvar em um arquivo específico
no computador. O Linux também tem arquivos específicos, como
no caso de um serviço SSH “logs_ssh.tgz“ é possível auditar os
serviços e portas utilizados. Deste modo o gerenciamento do
registro unicamente para perícia e segurança da informação
(Wendt e Nogueira 2013).
Wendt e Nogueira (2013) também sugerem alguns tipos de
diferentes registros:
●
Log de inclusão e alteração em todas as publicações e
cadastros de arquivos adequado e logs de horários de
acesso para manter o controle sobre a gestão de
documentos;
●
Log de auditoria fornece ao cliente todo o histórico de
ações, desde simples trocas de senhas até solicitações de
relatórios;
●
Log de uso, informando quem acessou, quando acessou,
e o que fez no sistema durante o acesso.
Os logs são essenciais para a preservação e auditoria a longo
prazo, são os logs que registram alteração, remoção de
documentos pastas ou processos e fluxos. Na perspectiva de
sistemas de gestão de documentos, os logs assumem a forma de
registros das ações feitas nos documentos, em que salvam todas as
atividades e decisões produzidas muitas vezes, salvos em forma
de metadados.
Arquivar as movimentações dos documentos empresariais sempre
será uma tarefa cuidadosa, e deve-se ter em mente que esses
registros devem ser agrupadas de uma forma inteligente para que
qualquer documento seja facilmente encontrado por meio das
pesquisas de quem utiliza. Para que esse processo não seja tão
traumático, existem boas ferramentas de análise de logs. Partindo
do pressuposto que os sistemas de gestão documental ainda não
tenham implantado um sistema de registro, como acontece na
maioria dos casos. Dado que os sistemas já deveriam ser
desenvolvidos com o pensamento de manter e preservar logs de
registros, ainda não é possível dizer que todos os sistemas já
nascem pensando neste ideal, foi com esse propósito que várias
empresas disponibilizam software específicos para esta função.
Para garantir algumas das vulnerabilidades existentes e possíveis
fraudes ou alterações nos documentos, é crucial que a
movimentação dos arquivos fique armazenada. A Strongsecurity
cita algumas das principais ferramentas de registro:
●
Rsyslog: software open source que implementa o
protocolo syslog, e utiliza o protocolo TCP para
transporte de mensagens de logs locais para um servidor
remoto numa rede IP — é mais indicado para pequenas
empresas, pois não gerencia muito bem o
armazenamento dos arquivos em disco;
●
Fluentd: outro software de código aberto que centraliza
a coleta e o consumo para melhorar o uso e
compreensão dos dados — apresenta ótimo desempenho
e um plugin flexível;
●
LogPacker: oferece solução nas nuvens e standalone, e
utiliza agentes e servidores no cluster, permitindo
enorme quantidade de servidores na rede que podem ser
integrados em diversas plataformas — como funciona
em cluster, os dados podem ser agrupados e agregados
com uma velocidade incrível.
O log de dados é composto de informações conforme ocorrem
eventos relacionados a seu funcionamento ou interação com os
usuários e sistemas. Esses eventos podem ser: Acesso a um
recurso de um sistema; Alteração em arquivos; Erros; Problemas
de autenticação; Modificação em permissões. Levando o autor a
considerar que um log possa ser um metadado de registro.
4.
NORMALIZAÇÃO
Além dos metadados que descrevem cada documento como a data
de entrada, assunto, ou remetente, o plano de classificação
documental indica a atividade que deu origem ao mesmo,
ajudando a controlar o seu ciclo de vida de modo ser possível
desencadear mais tarde os procedimentos automáticos de
eliminação quando tenha passado o prazo legal de conservação
(António 2012). Levando em conta o prazo dos documentos
deve-se também manter os registros nos bancos de dado pelo
mesmo tempo legal de conservação, agindo em conjunto.
A aplicação desses conceitos em aplicações informática,
nomeadamente os sistemas de gestão documental não aconteceu
de forma ampla na maioria dos casos, quando são feitas, como
citado nas literaturas existem funções separadas de gerenciamento
de registros e gerenciamento de arquivos, sistemas e os esquemas
de metadados, mesmo na Austrália, onde se originou em 1992 a
teoria do Continuum de Registros (Viana e Madio 2016), que
discute sobre os desafios de gerenciamento de registros e arquivos
digitais e caracteriza-se por uma multiplicidade de eventos
originados de um documento.
Viana e Madio (2016) descrevem os quatro eixos característicos
do modelo RC onde apresentam atividades de manutenção de
registros que ocorrem dentro do espaço-tempo do ciclo de vida
dos documentos:
1.
2.
3.
4.
ciclo de vida, que não se extingue com a conclusão do
correspondente processo de decisão, mas obriga a uma
preservação prolongada, conforme a importância (António 2012).
Um sistema para atender as normas arquivistas de ciclo de vida de
documentos, registros de metadados, adição de registro de
conteúdo e acesso, é necessário até outros sistemas para trabalhar
em conjunto, desde que também atendam as normas comumente
aplicadas.
É mais fácil trabalhar com subsistemas do que migrar para outro
que suporte toda essas funcionalidades. Mais uma vez se esbarra
na questão que a preservação digital tenta combater o desafio
técnico e principalmente o desafio semântico, pois cada
repositório tem sua maneira de organizar e descrever os
documentos. Um sistema compatível deve ser capaz de exportar, a
qualquer momento, um documento e os metadados associados, de
modo que o sistema de destino consiga entender qual foi a política
de retenção aplicada (António 2012).
Já o MoReq2010 é muito mais rigoroso do que as especificações
anteriores quanto à forma de manter os registos de auditoria. O
sistema deve ser capaz de exportar um histórico de eventos para
cada objeto existente e deve conter tudo o que aconteceu a esse
objeto, desde que foi criado e capturado. Conforme António
(2012) um sistema compatível tem de gerar números de
identificação únicos para cada tipo de objeto, agregações, políticas
de retenção, objetos reais e tipos de evento ocorrido no sistema.
Para a questão fundamental de salvar registros os SGD devem
conter, segundo o MoReq2010, a garantia de rastreabilidade
permanente que permita ações periódicas de auditoria, criando as
condições necessárias à aceitação de documentos em qualquer
suporte pelos órgãos de administração.
Os serviços de exportação conferem ao sistema a capacidade de
exportar registos para outros sistemas de gestão de documentos,
mantendo os metadados associados e as propriedades relativas à
integridade, autenticidade, fiabilidade, confidencialidade e
usabilidade.
O conjunto de serviços essenciais para o funcionamento do
sistema de gestão de documental é o demonstrado na figura 1.
Criar: um documento é criado;
Capturar: atividade. Os registros são gerenciados como
parte de uma atividade realizada por um grupo dentro de
uma organização;
Organizar: função. Os registros são gerenciados como
parte de uma função desempenhada por uma
organização;
Pluralizar: finalidade. Registros são gerenciados dentro
de sua função ambiente ou o propósito social.
Apesar do Continuum de registro ser descrito em contraste com o
ciclo de vida do modelo de registos e de seu ano criação, os
autores a identificaram como a mais adequada para uso nas
instituições em todos os níveis. Isso é facilitado pelas tecnologias
que proporcionam várias interações de autoridades e de
cooperação desde a criação até ao gerenciamento dos documentos
(Viana e Madio 2016).
A existência destes registos implica manter a garantia da sua
autenticidade, confiabilidade e integridade ao longo de todo o
Figura 1. (Rafael António, 2012, Serviços SGD)
Todas as entidades existentes incluem obrigatoriamente um
conjunto de dados descritivos (metadados), um histórico do que
lhe aconteceu e as regras de acesso.
Outra forma mais ágil para ajudar na preservação de registros é
que os softwares sejam capazes de adotar o esquema de
metadados do PREMIS para registro de preservação. O Dicionário
de Dados PREMIS é um recurso prático e abrangente para
implementar metadados de preservação em sistemas de
preservação digital (PREMIS Editorial Committee 2015).
Ramalho et al. (2007) descreve o esquema que está organizado em
modelo simples com cinco tipos de entidades envolvidas nas
actividades de preservação digital:
● Object - Objecto Digital, é a unidade discreta de
informação no formato digital;
● Intellectual Entity - é um conjunto coerente de
conteúdos, que pode ser descrito como uma unidade (ex.
um livro, uma imagem, uma base de dados). Uma
Intellectual Entity pode conter outras Intellectual
Entities, por exemplo um livro pode conter uma
imagem.
● Event - é uma acção que envolve pelo menos um Object
ou Agent conhecidos pelo repositório de preservação.
● Agent - é uma pessoa, organização ou programa
associado com eventos de preservação
(Events) no tempo de vida de um Object.
● Rights - é um conjunto de um ou mais direitos ou
permissões relativos a um Object e/ou Agent
É com esta metainformação que se descrevem as características
técnicas dos ficheiros e dos seus formatos.
5.
MODELO DE ENTIDADE
O conceito de entidade não serve apenas para os documentos, mas
para qualquer serviço dentro do sistema de gestão documental.
Sendo muitas entidades existentes deve-se criar identificador do
sistema, que constitui o metadados mais importante de uma
entidade, porque através da atribuição de um identificador
universal e único (UUID) é possível manter a coerência temporal
da entidade, mesmo que venha a migrar entre diferentes sistemas
(António 2012).
Permitir a um utilizador autorizado a criação de agregações com
os seguintes metadados: identificador do sistema; registo do
momento de criação; data/hora original; registo de quando foi
usado pela primeira; registo de quando foi modificado pela última
vez; identificador da classe; título; descrição; notas; registo da
data de eliminação; metadados específicos de agregações de topo;
metadados específicos de agregações secundárias (Moreq2010).
Na opinião dos autores Niu (2013) e António (2012), os
metadados passam por um processo evolutivo desde a criação até
a descrição do arquivo. Durante esse processo, alguns metadados
são reutilizados (herança) alguns outros são eliminados (extinção)
e outros ainda são atualizados ou recém-gerados (mutação) (Niu
2013). A teoria Records Continuum também reconhece a herança
e a mutação de metadados.
Figura 3. (Rafael António, 2012, Herança de registro)
Outra exemplificação que um sistema de gestão documental pode
e deve seguir são as normas de padronização da ISO (International
Organization for Standardization) existentes para a gestão
documental é a “ISO 23081: Informações e documentação Gerenciamento de registros” que define uma estrutura para criar,
gerenciar e usar os metadados de gerenciamento de registros.
Fornecendo diretrizes para entender, implementar e usar
metadados na estrutura da ISO 15489 - O gerenciamento de
registros de negócios que aborda principalmente os metadados
para os sistemas de registros; suas políticas; O monitoramento dos
registros; Identificação dos requisitos; Controles e criação, captura
e gerenciamento de registros. (International Organization for
Standardization 2006)
A ISO 23081 aborda principalmente a importância dos metadados
para registros nos processos de negócios e as diferentes funções e
tipos de metadados que dão suporte aos processos e registros.
Figura 2. (Rafael António, 2012, Entidade)
De acordo com avaliação de conformidade do MoReq2010
apresenta-se um resumo das funcionalidades para o serviço de
registro de documentos que poderão servir para avaliação de um
sistema de gestão de documentos electrónicos. No SGD deve
conter as usabilidades de:
É dividida em 3 partes que também define uma estrutura para
gerenciar esses metadados. Não apenas, mas principalmente
voltado para a administração pública. Os metadados de
gerenciamento de registros podem ser usados para identificar,
autenticar e contextualizar registros e as pessoas, processos e
sistemas
Não define um conjunto obrigatório de metadados de registros
para implementar, Porém contabiliza os principais de metadados
existentes, de acordo com os requisitos da norma ISO 15489.
Dividindo esses metadados em 5 categorias: Metadados para
e-business; Metadados para preservação; Metadados para
descrição do recurso; Metadados para descoberta de recursos;
Metadados para gerenciamento de direitos (International
Organization for Standardization 2006)
Esta norma pode ser aplicável aos registros e seus metadados;
processos que os afetam; qualquer sistema; qualquer organização
responsável por o gerenciar.
5.1
O CASO DO iPortalDoc
O iPortalDoc é um Sistema de Gestão de Documentos e
Workflow para empresas e instituições, que permite aos seus
utilizadores a gestão dos fluxos dos documentos, como também,
simplesmente, proceder ao seu arquivo para posterior gestão
(IPBrick 2012). O sistema foi criado para auxiliar todo o tipo de
organizações na gestão e automatização de processos.
Entende-se que a aplicação das estratégias de preservação digital
de forma isolada não será suficiente para a preservação em longo
prazo, fazendo-se necessária a implementação de um conjunto de
estratégias (Santos e Flores 2014).
6.
CONCLUSÃO
Neste momento a preservação digital está focada na sua
ampliação e disseminação mais abrangente. Após revisão desta
síntese, fica claro para o autor que a preservação de registro ou de
PDF deve ser feita em conjunto pensando na preservação digital a
longo prazo, fornecendo benefício as organizações. Algumas das
das ideias discutidas já estão sendo implementadas com
frequência e outras se atualizaram.
O iPortalDoc empenha-se para a mínima utilização de papel
possível dentro das organizações. Contém ferramentas disponíveis
para a assinatura digital, dentro do software. Após o documento
assinado é guardado na base de dados para consulta, igualmente
com o seu registro de que foi assinado com os metadados
correspondente.
O pilar da preservação digital é a gestão documental. Os objetivos
da gestão documental e seus sistemas é manter a organização e
formalização para as empresas. Um documento deve ser
devidamente classificado nesses sistemas facilitando a criação dos
metadados com informações estruturadas que permitem a criação,
registro, classificação, acesso, preservação e disposição dos
registros.
As soluções a serem tomadas em torno da preservação digital têm
que levar em consideração os aspetos de gestão documental e os
recursos disponíveis (Silva e Cabral 2018).
Alguns sistemas já utilizavam a forma de registro de preservação
a partir de logs que os sistemas de gestão documental ainda não
tenham implantado um sistema de registro.
Caso seja obrigatório que o documento seja assinado e ainda não
tenha sido, irá constar no registro a pendência por assinatura,
criando um alerta no sistema. Esta opção permite-lhe apor uma
assinatura digital num documento através até do cartão de
cidadão.
O modelo de referência da gestão documental o MoReq2010
garante a rastreabilidade permanente que permita ações periódicas
de auditoria, criando as condições necessárias à aceitação de
documentos e junto com o Records Continuum reconhece a
herança e a mutação de metadados.
Outra funcionalidade disponível, é a criação de um carimbo
sequencial que pode ser inserido em cada documento, criando
uma marcação temporal. É introduzido garantindo uma forma de
autenticação desse documento que será armazenado junto com
seus respectivos metadados e mais a marcação temporal guardada
na base de dados (IPBrick 2012).
A ISO 23081 Aborda principalmente a importância dos
metadados para registros que garantem à integridade,
autenticidade, fiabilidade, confidencialidade e usabilidade. O
Dicionário de Dados PREMIS é um recurso prático para
implementar metadados de preservação
A função mais consistente para auditar um documento no sistema
é o histórico armazenado. Com ele apresenta-se uma forma
simples de não só aceder aos registros de todos os documentos
consultados, mas uma forma de encontrar rapidamente a um
documento que seja utilizado com uma grande frequência e todas
as ações que foram tomadas ou ainda estão pendente para aquele
documento em específico. (IPBrick 2012).
7.
O iPortalDoc apesar de não citar as normas e referências de
preservação já tenta utilizar algumas delas para a melhor gestão de
seu sistema documental dentro das organizações.
REFERÊNCIAS
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documentos arquivísticos digitais: proposta de um modelo
conceitual”, 350.
Figura 4. (iPBrick, 2012, ação pendente no iPortalDoc)
A implementação de um sistema de repositório digital confiável
que cubra os metadados de preservação e mecanismos para
verificação da autenticidade, irão potencializar a preservação
digital, podendo promover o acesso contínuo aos documentos.
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Vol.
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