OAIS Reference Model

This paper announces the beginning of the work on the standardization of filing of electronic medicinal dossiers in agencies for medicinal products. Medicinal products electronic dossiers have to be preserved for the long-term because of the requirements for protection of patients’ safety and standardization of archiving procedures.

Tendo atualmente uma grande produção documental de documentos natudigitais, o desafio para o profissional arquivista é a adoção de estratégias que visem à preservação de documentos digitais em longo prazo, permitindo o acesso e a difusão destas informações. Diante disso, este estudo tem por objetivo identificar e conhecer as principais estratégias e ferramentas de preservação digital em longo prazo, tomando por base normas e padrões internacionais voltados à preservação da informação digital. Para melhor compreensão sobre o tema abordado, apresenta-se algumas considerações teóricas como características e relevância. Assim, a metodologia utilizada na pesquisa desenvolveu-se a partir da leitura de bibliografias sobre o tema, o levantamento de informações referentes a padrões, normas e modelos de referência tais como: OAIS, (Open Archival Information System), a análise e observações, quanto ao armazenamento de objetos digitais em repositório Archivematica, e apontamento de possíveis barreiras para o profissional da informação. Sendo um dos papéis do arquivista, através da elaboração de instrumentos, garantir o acesso e preservação dos documentos, observamos que, para cumprir estes objetivos é necessário o uso de softwaresadequados, além da adoção de estratégias que visem evitar a obsolescência tecnológica, permitindo acessar os documentos por longo prazo, mantendo sua autenticidade e integridade.

Este estudo analisa o Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories (ACTDR) e considera sua pertinência no processo de auditoria de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arqs ) com ênfase nos aspectos relacionados à infraestrutura organizacional. Sendo assim, tem-se por objetivo realizar uma síntese dos requisitos de auditoria a serem cumpridos por um RDC-Arq que segue o modelo Open Archival Information System (OAIS). Igualmente, pretende-se esclarecer os requisitos arquivísticos subentendidos no ACTDR. A metodologia utilizada parte do levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, o qual consiste na seleção de livros, publicações técnicas e artigos científicos recuperados através da ferramenta de pesquisa Google Scholar. Logo, obtém-se um artigo de revisão, com caráter assistemático, capaz de descrever e contextualizar os requisitos de infraestrutura organizacional, preconizados pelo ACTDR, no âmbito da Arquivística. Por fim, este estudo fornece subsídios estimular a discussão e a compreensão da infraestrutura organizacional no processo de auditoria dos RDC-Arqs. Dessa forma, reafirma a convergência entre OAIS, ACTDR e a Arquivística, a qual coaduna no RDC-Arq.


ORGANIZATIONAL INFRASTRUCTURE REQUIRED FOR THE TRUSTWORTHY DIGITAL ARCHIVAL REPOSITORY: a dialog with ISO 16363

Abstract: this study examines the Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories (ACTDR) and its relevance in the process of auditing Trustworthy Digital Archival Repositories (TDR-Arqs) with emphasis on aspects related to the organizational infrastructure. Therefore, the objective is to perform the synthesis of the audit requirements to be fulfilled by the TDR-Arq that follows the Open Archival Information System (OAIS) model. In addition, it is intended to clarify the archival requirements implied in the ACTDR. The methodology used is part of a bibliographical survey of previously published materials, which consists of the selection of books, technical publications and scientific articles retrieved through the Google Scholar research tool. Therefore, a review article, with a no systematic character, is able to describe and contextualize the organizational infrastructure requirements, as recommended by the ACTDR, within Archival science. Finally, this study provides insights to stimulate discussion and understanding of organizational infrastructure in the TDR-Arqs audit process. In this way, it reaffirms the convergence between OAIS, ACTDR and Archival science, which is in line with TDR-Arq.

A evolução da tecnologia da informação e a sua inserção na Arquivologia proporcionou rupturas no conceito e na concepção de documento arquivístico que se refletem nas práticas de gestão, preservação e acesso. A complexidade e a especificidade do documento arquivístico digital implica na necessidade de um tratamento diferenciado se comparado aos documentos tradicionais em suportes analógicos. Além disto, é preciso garantir a integridade e a autenticidade dos documentos digitais armazenando-os em um sistema confiável. Neste sentido, os repositórios digitais se configuram no âmbito global como a melhor alternativa para a preservação em longo prazo, entretanto, as ações para gerar confiabilidade ainda são pouco difundidas. Este artigo tem por objetivo realizar uma reflexão sobre os requisitos para desenvolver um repositório digital confiável. A metodologia utilizada consiste na revisão de materiais previamente publicados nos últimos vinte anos, a qual aborda os dados de forma qualitativa, enfatizando os estudos mais recentes. Dentre os avanços mais significativos, salienta-se a realização de auditorias para que os repositórios possam ser certificados como “confiáveis”. Além disso, é reforçada a utilização de normas e recomendações, e a definição prévia de políticas de preservação digital que considerem a confiabilidade durante todo o ciclo documental, configurando assim uma custódia confiável.

TRUSTED DIGITAL REPOSITORIES FOR DIGITAL ARCHIVAL DOCUMENTS: considerations on the preservation in long-term

Abstract: The evolution of information technology and its insertion in the Archival science provided breaks in the concept and design of archival document that are reflected in practices of management, preservation and access. The complexity and specificity of the digital archival document implies the need for different treatment compared to traditional documents on analog media. In addition, we must ensure the integrity and authenticity of digital documents by storing them in a trusted system. In this sense, digital repositories are configured globally as the best alternative to preserve in long-term, however, the actions to generate trustworthy are poorly distributed. This article aims to make a reflection on the requirements for developing a trusted digital repository. The methodology used is to review of materials previously published in the last twenty years, which approaches the data qualitatively, emphasizing the most recent studies. Among the most significant advances, highlight the audits for the repositories can be certified as "trusted". Furthermore, is enhanced the use of standards and recommendations, and the prior definition of digital preservation policies that consider the trustworthy throughout the documentary cycle, thus creating a trust custody.

A utilização do Ica-Atom como plataforma de acesso, difusão e descrição dos documentos arquivísticos de instituições públicas
Eliseu dos Santos Lima, Daniel Flores

Resumo

Introdução: A tecnologia da informação vem ocasionando transformações em diversos segmentos da sociedade. Na área arquivística sua presença é marcante, tanto que ultimamente tem aumentado o quantitativo de instituições que fazem uso de sistemas informatizados, repositórios e plataformas que automatizam atividades como descrição, difusão, e que inclusive proporcionam o acesso ao patrimônio documental arquivístico.

Objetivo: Discorrer sobre as funcionalidades e a utilidade da plataforma International Council Archives - Access to Memory (ICA-AtoM) nas atividades arquivísticas de descrição, difusão e acesso ao patrimônio documental arquivístico.

Metodologia: Levantamento de bibliografia e referenciais teóricos, a partir de experiências já vivenciadas por pesquisadores da área arquivística.

Resultados: Constata-se que a plataforma serve tanto para descrever os documentos permanentes, como para proporcionar o acesso à informação registrada em documentos correntes e intermediários, como forma de dinamizar o acesso aos fundos documentais de instituições públicas.

Conclusões: Considera-se que o ICA-AtoM, além de servir à descrição, pode proporcionar um ambiente autêntico para o armazenamento seguro e como fonte de prova dos documentos institucionais digitais e digitalizados, bem como para prover preservação e acesso a longo prazo, se for interligada a um RDC-Arq, como o Archivematica, por exemplo.

Palavras-chave

ICA-AtoM; Acesso; Difusão; Patrimônio Documental; Instituições Públicas

Texto completo:
PDF: http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/24234

DOI: http://dx.doi.org/10.5433/1981-8920.2016v21n3p207

Objetivo. Este estudo realiza uma breve reflexão sobre a preservação de documentos arquivísticos digitais, destacando a relação entre as políticas institucionais, as estratégias de preservação digital, e os sistemas informatizados de gestão e preservação.

Método. Consiste no levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados das áreas de Arquivologia e Ciência da informação, resultando em um artigo de revisão assistemática. As fontes consultadas consistem em livros, teses, textos em sites da internet e artigos científicos de periódicos indexados no Google Scholar, com um recorte temporal referente aos últimos vinte anos.

Resultados. A literatura pesquisada conduz a necessidade de se definir, previamente, as políticas de preservação digital, e após, implementaros sistemas informatizados para gestão e preservação, mantendo altos níveis de interoperabilidade. Além disto, salienta-se a questão de manter uma cadeia de custódia ininterrupta que contemple as três idades do ciclo de vida dos documentos.

Conclusões. Este estudo sintetiza aspectos de um sistema de preservação digital gerido basicamente em duas etapas distintas, porém interoperáveis. Desta forma, reforça as discussões sobre a cadeia de custódia documental e interoperabilidade entre as normas, os sistemas informatizados e os demais softwares utilizados no acervo.


Abstract
Objective. This study makes a brief reflection on the preservation of digital records, highlighting the relationship between institutional policies, digital preservation strategies, and computerized systems of management and preservation.

Method. It consists of the lifting of  bibliographic material previously published in the areas of Archival Science and Information Science, resulting in an unsystematic review article. Consulted sources consist of books, theses, texts on websites and scientific journal articles indexed in Google Scholar, with a time frame for the last twenty years.

Results. The literature leads to the need to define in advance the policies of digital preservation, and after, implementing computerized systems for management and preservation, maintaining high levels of interoperability. In addition, it is noted the issue of keeping an unbroken chain of custody covering the three ages of the document life cycle.

Conclusions. This study synthesizes aspects of a digital preservation system basically managed in two distinct stages, but interoperable. This reinforces the discussions on the chain of documentary custody and interoperability between standards, computerized systems and other software used in the collection.

Este estudo analisa o modelo de informação do Open Archival Information System (OAIS), com ênfase nos conceitos básicos, e busca convergências com a arquivística. Para isto, perpassa questões como a gestão de documentos, a preservação em longo prazo e a linha de custódia ininterrupta, temas pertinentes para um sistema de arquivo confiável.

This study analyzes the information model of the Open Archival Information System (OAIS), with emphasis on the basic concepts, and seeks convergence with archival science. For this, it runs through issues such as records management, preservation in long-term and the uninterrupted line of custody, relevant questions to a trustworthy archival system.

Este estudio analiza el modelo de información del Open Archival Information System (OAIS), con énfasis en los conceptos básicos, y busca convergencias con la archivística. Para ello, pasa por cuestiones como la gestión de documentos, la preservación a largo plazo y la línea de custodia ininterrumpida, temas pertinentes para un sistema de archivo fiable.

Resumen

Este artículo tiene como objetivo llevar a cabo una reflexión sobre el uso de estándares abiertos dentro de las colecciones, específicamente con respecto al software, formatos de archivo y sistemas de gestión y conservación. Así, se busca explorar los requisitos que deben ser considerados en la producción y conservación de los documentos para colocarlos en una política de preservación. Desde un punto de vista metodológico, este estudio es una investigación aplicada que lleva a cabo una revisión bibliográfica de los materiales publicados anteriormente en la que los datos se analizaron cualitativamente. Se inicia con un análisis que va de lo general a lo específico a partir del ámbito de la preservación digital, a través de las estrategias y políticas
para llegar a la importancia del uso de estándares abiertos.

Abstract
This paper provides a reflection on the use of open standards within collections, specifically with regard to software, file formats and management and preservation systems, exploring requirements of a preservation policy for the production and preservation of documents. The applied methodology deployed in this research entails a literature review from which data is gathered and subjected to qualitative analysis, which moves from the general to the specific, i.e., from examining the scope of digital preservation to the strategies and policies in order to argue the importance of using open standards.

Este estudo resgata a abordagem da cadeia de custódia para documentos arquivísticos analógicos e propõe sua reformulação com o objetivo de contemplar documentos arquivísticos armazenados em ambientes digitais. Para isso, discute-se a importância da manutenção de uma linha de custódia ininterrupta na implementação de sistemas informatizados para gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos.

CUSTODY CHAIN FOR DIGITAL RECORDS

Abstract
This study rescues the approach of chain custody to analogic records and proposes a reformulation in order to contemplate records stored in digital environments. For this, we discuss the importance of maintaining an unbroken custody line in the implementation of computerized systems for management, preservation and access to records.
Keywords: reliable custody; digital records; SIGAD; RDC-Arq.

Resumen
Este estudio rescata el enfoque de la cadena de custodia para documentos de archivo analógicos y propone una formulación, a fin de contemplar documentos de archivo almacenados en entornos digitales. Para ello, se discute la importancia de mantener una línea ininterrumpida de custodia en la implementación de sistemas informáticos de gestión, preservación y acceso para los documentos de archivo.