BioTribune (2007) 9:5-12 © Springer 2007 5 La connexion informatique des analyseurs des gaz du sang d61ocalisds u~ w < < Prealables Les systemes d'information h o s p i taliers sont de plus en plus riches. Avec I'arriv~e du DMP (dossier medical partage), un dossier medical complet devient necessaire pour le suivi du patient, ~ la fois medical et administratif Les resultats de biologie sont parties prenantes de ce dossier Avec les progres constants de I'informatique, les analyses realisees manuellement par les biologistes il y a quelques dizaines d'annees sont maintenant enti~rement realis~es par des automates de laboratoires. Progres de I'informatique dans la biologie Cela ne s'arr~te pas la puisque les automates sont aujourd'hui capables de fonctionner enti~rement en mode autonome, quasiment sans intervention humaine si ce n'est I'introduction des tubes dans les racks ou la validation demographique pour les analyses au lit du patient, et d'interagir compl~tement avec le syst~me d'information hospitalier L'interoperabilit~, soit la communication des diff~rents syst~mes informatiques, est fondamentale Cette communication est aujourd'hui op~rationnelle entre les analyseurs, le Syst~me informatique du laboratoire (SIL), le Systeme informatique hospitalier (SIH) et le Dossier m~dical informatise (DMI) ; elle int~gre les aspects d'informations analytiques (contrSles de qualite, alarmes, r6sultats ) Grace a I'informatique, des syst~mes h6t~rogenes entament une vraie discussion entre eux afin de rendre des r~sultats d'une fiabilite sans faille dans un delai de quelques minutes Les gains qualitatif et quantitatif sont 6 n o r m e s Les analyses les plus courantes sont r~alis6es (( en masse >) par les automates, et les biologistes peuvent se consacrer aux analyses plus delicates qui demandent une vraie expertise Informatique et biologie delocalisee Hier Les derniers progr~s en la mati~re concernent la biologie au lit du patient. Pendant des annees et encore actuellement sur certains sites, les r~sultats de biologie delocalisee n'~taient pas transmis informatiquement au laboratoire Ceuxci etaient imprimes sur du papier thermique, stock,s dans le dossier papier du patient, I'encre s'effa(;ait au bout de quelque temps, rendant impossible le suivi du patient. En outre, ce stockage papier reduisait considerablement les possibilites de recherche precise d'informations ou de comparaison des resultats entre e u x Dans cette delocalisation, la transmission informatique correcte des dosages dans le dossier patient passait au second plan ou etait inexistante Aujourd'hui Aujourd'hui, des analyseurs tels le GEM 3000 install~s au CHU de Montpellier en mai 2005 sont capables de dialoguer de mani~re bidirectionnelle avec le Syst~me de gestion de laboratoire, pour, ~ la fois permettre la remont~e de la demographie du patient dans I'analyseur, mais aussi adresser en temps reel les r6sultats des analyses dans le dossier medical partag6 afin de les rendre disponibles ~ la communaut~ m~dicale en charge des patients. Les analyseurs sont connect6s de maniere filaire dans les unites de soins et un concentrateur d'analyse Impact situ6 au laboratoire permet d'effectuer les recollements d'identit6 pour les patients inconnus (admis en urgence donc non identifies dans le syst~me central, ou dont I'identification et la d6mographie sont saisies directement sur I'analyseur en cas de coupure avec le systeme central). Demain Demain, les analyseurs GEM 4000 fonctionneront en WlFI ce qui permettra aux ~tablissements ~quip~s d'un r~seau WlFI de r~aliser les analyses au lit du patient En outre, chaque analyseur contiendra le concentrateur, capable de remplacer le serveur central, ce qui permettra la gestion en reseau des analyseurs a partir de chacun. d'information hospitalier pour ~tre isol6s ; Expdrience du CHU de Montpellier LJJ Pourquoi une telle implication de I'informatique ? Z B3 £Z © ~3 En partie grace & I'exp~rience pass~e. En effet, constat est fait que I'informatique occupe une place pr~ponderante dans les equipements biom6dicaux. Ce point est malheureusement largement sous-estim~ par certains fournisseurs d'analyseurs : - cela peut desservir la rapidite et la qualit~ des soins du patient ; - cela peut entrainer des erreurs dans I'affectation des r~sultats ; - c e l a introduit des failles de s~curit~ darts le syst~me informatique global ; - c e l a g~n6re des surcoQts d'exploitation. Expdrience passee Le CHU de Montpellier a rencontre, par le passe, des difficultes avec certains fournisseurs d'analyseurs qui n'ont pas tenu leurs engagements sur une connexion bidirectionnelle, ce qui a entrai'ne la r~faction du marche aux torts du titulaire. Avant 2004, les appels d'offres biom~dicaux ~crits par le CHU de Montpellier comportaient peu de specifications informatiques, et les ing~nieurs informatiques n'~taient pas impliques. En particulier, I'absence de crit~res informatiques dans un appel d'offres sur les gaz du sang avant 2004 a 6t~ source de problemes : - aucun test informatique effectu~ ~ la mise en place par le fournisseur ; - la connexion bidirectionnelle promise par le soumissionnaire dans sa r~ponse pr~sentait des defaillances majeures ; -aucune s~curisation ~quipements install~s. -obligation de resaisie en diff~re des r~sultats produits dans le syst~me de gestion de laboratoire, obtigeant I'implication d'un mi-temps de technicien de laboratoire pour trois analyseurs. Consequences sur les soins aux patients : - transmission retardee des resultats aux cliniciens ; - difficult~ de partage des r~sultats de laboratoire ; - p a s de vision globale du dossier m6dical au moment de la d~cision m~dicale. Le decloisonnement des anciennes directions pyramidales Cette mauvaise exp6rience a engage I'ex-Directeur du p61e Achat, Logistique, Equipements, Travaux et Technologies (PALETT), appartenant a I'ex-direction des Ressources et de I'lng6nierie (DRI), demander a I'ing~nieur en informatique r~f~rent, de s'impliquer fortement dans les appels d'offres biomedicaux, et de definir les besoins sous forme d'appels d'offre sur performance; pour I'avenir, le Directeur a donn6 comme consigne a I'ingenieur en informatique de participer a 50 % darts les ~critures d'appels d'offres biom~dicaux qui concernent des equipements ayant de I'informatique embarqu6e. Plus g6n6ralement, la direction a insuffl~ une nouvelle dynamique qui a consiste a d~cloisonner les anciennes directions de I'informatique, du biomedical, des travaux, et des achats afin de constituer des Unit~s de Projets, de Production et de Maintenance comprenant des comp~tences communes. titulaire 2003 de I'appel d'offre Gaz du Sang dont la connexion informatique ne donnait pas satisfaction, le directeur a exig~la participation active de I'informatique afin de decrire les besoins de mani~re tr~s d~taill~e sous forme de crit~res ponder~s auxquels a du repondre le titulaire ; cette r~ponse constituait son nouvel engagement contractuel. L'ing~nieur en informatique a d~fini les attentes pour atteindre le niveau d'exigence indispensable a la qualite et la rapidite des soins : elles r~sidaient dans la connexion de systemes het6rog~nes entre eux (automates, stations de surveillance, SGL et dossier medical partage) en offrant le m a x i m u m d'automatisme, de qualite et de s~curite. Les resultats attendus d'une telle implication ~taient la production de resultats identifies et fiables, la transmission immediate au dossier m~dical partag~ en limitant au maximum les interventions du personnel & la fois dans les services de soins et au laboratoire sur les stations de surveillance dans le syst~me de gestion de laboratoire, et la minimisation des maintenances. Cette nouvelle structuration des cahiers des charges a ete g~n6ralisee a I'ensemble des appels d'offres, et le service informatique a alors particip~ activement aux appels d'offres biom~dicaux pour toutes les 6tapes : -redaction charges ; des cahiers des - criterisation des besoins ; - pond~ration des crit~res de choix dans les appels d'offres ; -evaluation avant le choix ; des s o l u t i o n s - choix ; - redaction des cahiers et aux tests avant mise en place ; - d~marrage ; des Consequences sur le fonctionnement global : Ecrire des cahiers des charges tres complets sous forme de criteres ponderes - les appareils en s~rie ont d~ ~tre <<debranches >~ du Syst~me Concr~tement, et afin de tenter de faire fonctionner la solution du -accompagnement sateurs ; des utili- - r6daction des proc6dures ; - suivi apr~s d~marrage ; - veille technologique. Le cahier des charges d'acquisition de 12 automates de gaz du sang delocalises ecrit en juillet 2004 a suivi cette Iogique. II comportait deux parties distinctes, une partie analytique et une partie informatique, regroupant sous forme de questions toutes les fonctionnalites attendues par le CHU pour atteindre le niveau optimal en terme de qualite et de fiabilite. Chacune de ces parties contenait des ~l~ments obligatoires et des elements facultatifs ponderes d'un ~ trois (Annexe B). Ces deux parties ont constitue le noyau de I'appel d'offres qui a et~ complete par I'ingenieur biomedical. deploye dans tousles laboratoires du CHU de Montpellier (au nombre de 13). Galaxie permet de relier les automates au syst~me d'information & la fois pour recup~rer les identites des patients du serveur central, adresser les prescriptions effectuer sur les prelevements aux automates, mais aussi de contff)ler, valider et transmettre tousles resultats produits au dossier medical partage informatise deploye dans toutes les unites de soins. Note : la crit~risation ponderee des fonctionnalites dans les appels d'offres publics est imposee par I'article 53 du code des marches publics. - L e s analyseurs etant delocalises, la prescription ne peut pas ~tre saisie au prealable dans le SGL ; Connexion informatique Principes et rSles de I'informatique Tout r~sultat pouvant donner lieu une decision medicale dolt 6tre stocke dans le dossier medical informatise Mediweb (Agfa). Les analyseurs de gaz du sang etant repartis sur des lieux geographiques distants, la transmission automatisee des r6sultats au dossier medical partage a pour inter~ts : - d e les mettre quasi instantanement a la disposition de tous les soignants dans I'unit6 de soins otJ est hospitalise le patient ; - de les historiser pour disposer d ' e l e m e n t s sur I'evolution du patient ; -pour consulter Mediweb, les m~decins et biologistes sont soumis aux r6gles d'acces au dossier medical mises en place par le Departement de I'information m~dicale (DIM). En outre, s'agissant de resultats de biologie, ils doivent ~tre geres par le Syst~me de gestion de laboratoires (SGL) Galaxie (Agfa) pour subir une validation biologique avant d'etre adress~s au dossier medical partage. Galaxie est S p e c i f i c i t e s de la c o n n e x i o n Logique particuliere - le lien avec le patient se fait au moment de la realisation de I'analyse, et pas au prealable comme cela est le cas dans les connexions classiques d'automate. La d6mographie du patient ne peut donc ~tre v6rifi6e qu'a ce momentla; - s'agissant pour un bon nombre d'analyses d'urgence, les r~sultats produits doivent ~tre i m m ~ d i a t e m e n t transmis et le routage doit ~tre sans faille ; - t o u s les cas de coupure de connexion ont ete penses au prealable pour ~tre geres ; - une attention particuliere a ~t~ port~e a la limitation maximum des interventions humaines ; - ainsi, les risques d'erreur sont ~ca rtes. Specifications Les specifications informatiques se sont attachees a exiger les points suivants : - disposer d'une liaison informatique bidirectionnelle solide et fiable avec le SGL permettant : • de contr61er, Iors de la realisation de I'analyse sur la station delocalisee, la d~mographie transmise du serveur d'identite centrale ; • de transmettre la prescription et les resultats et uniquement ceuxla vers le Syst~me de gestion de laboratoire puis, apr~s validation, vers le dossier m~dical partage informatis~ ; • en cas de coupure de connexion, de garantir la resynchronisation s e m i - a u t o m a t i q u e (intervention humaine a minima) entre les trois types de systemes (les 12 analyseurs, la ou les stations de contrSle et le Syst~me de gestion de laboratoire Galaxie) ; • en cas d'erreur, ou en cas de probl~me sur un element de la prescription, de transmettre les alarmes analytiques au dossier m6dical sans bloquer les autres r~sultats de la prescription ; • en cas de patient inconnu, de pouvoir r~aliser I'analyse par saisie de I'identite sur I'analyseur, puis possibilit~ de correction ult~rieure au niveau du laboratoire sur la station centrale de contrSle avant envoi au dossier medical partag6 ; • de recueillir I'ensemble des actes relatifs aux analyses realis~es ; • de tracer toutes les analyses effectu~es, par patient, par UF, par appareil et par operateur ; - surveiller et piloter a distance les analyseurs par I'installation de stations de contrSle au niveau du laboratoire ; - d i s p o s e r d'analyseurs ~galement s6curis6s disposant d'une informatique embarqu6e 6volu~e et offrant une interface utilisateurs facile a utiliser, donc intuitive. Declinaison du detail chronologique des echanges demandds dans la connexion II a et6 demand~ aux fournisseurs de se positionner sur le d~tail chronologique des ~changes r~sume en huit etapes : - analyseur:lecture code-barres numero de sejour, saisie de I'op6rateur, de la prescription sous forme de codes analyse ou de regroupement ; - liaison : envoi des informations au SGL ; (~ IJJ < b- < - SGL : affectation du num~ro de demande, initialisation de la prescription ~ partir des analyses transmises ; Ill 7 £]3 or" E© E3 -liaison:envoi de la demographie et du numero de demande l'anaiyseur ; - analyseur : affichage/validation ou saisie de la demographie, saisie des informations cliniques, r6alisation des analyses ; - liaison : e n v o i au SGL de I'ensemble des informations associees aux resultats ; - SGL : affectation des r~suItats face a la prescription ; - S G L : v a l i d a t i o n technique puis biologique pour diffusion au dossier m~dical partage. Inter&ts de la bidirectionnalite pour les analyses de gaz du sang Concernant le contrble de la demographie pour les analyses de gaz du sang, elle est apparue comme indispensable aux soignants, m~decins, biologistes et ingenieurs informaticiens du CHU de Montpellier. En effet, la demographie remont~e par le systeme de gestion de laboratoire dans les analyseurs de gaz du sang est la demographie la plus fiable : celle enregistree par le bureau des entr~es Iors de I'admission du patient, admission accompagn6e du contrble des documents administratifs du patient. L'equipe du CHU de Montpellier a estim~ absolument necessaire que ce soit la demographie enregistree par le bureau des entr6es qui soit associ~e aux r~sultats de gaz du sang afin que ceux-ci soient classes de maniere on ne peut plus fiable dans le dossier du bon patient, sans intervention humaine, en temps reel. de coot, chaque unite ne pouvait pas disposer d'un analyseur. Douze analyseurs ont et~ acquis et ont ~te dispatches par etage de soins, dans les unit~s les plus consommatrices. Les soignants des autres unit~s se deplacent avec la seringue de sang ou le capillaire vers I'unite la plus proche disposant d'un analyseur pour realiser I'analyse. Grace aux automatismes mis en place, le r6sultat d'analyse est transmis au dossier m~dical partage avant que le soignant ne soit rentr~ dans son unite. La plupart des analyses de gaz du sang ~tant r6alisees pour des patients <( extremes )), un temps precieux est gagne, le r~sultat ~tant consultable en temps r~el par I'~quipe m~dicale. Le patient peut ~tre pris en charge plus vite ; • B A S 4 : d e l a i court d'echange des informations (moins du 5 secondes) ; - l e partage des r~sultats par 1'6quipe soignante : un seul ticket etant imprime par resultat, il est detenu le plus souvent par le soignant. La mise a disposition du resultat dans le dossier medical partage facilite grandement le partage et la transmission des donnees m~dicales, et son historisation. La totalite du cahier des charges informatique est joint en Annexes A et B 1. - fonctionnalit6s suppl6mentaires 1, 2, 3 et 4 apportant autant de points que de reponses positives : • SUP1 : t r a n s m i s s i o n d'une prescription partiellement result6e, remont6e des alarmes analytiques ~<en clair >>; • S U P 2 : p a r a m ~ t r a g e et regroupement des analyses differencites par automates ; • S U P 3 : ~ c h a n g e et gestion des accus6s de reception et gestion des coupures de connexion ; • SUP4: repasse d'une seringue ou ajout d'analyse a une prescription sans creer de doublon. Plus du cahier des charges informatiques Note : la vafidation biologique des analyses n o r m a l e s est faite par I'expert de validation VALAB. Le cahier des charges de la connexion informatique s'est attache disposer d'une liaison informatique bidirectionnelle, avec le systeme de gestion des laboratoires, solide et fiable permettant : Cahier des charges informatique ecrit par le CHU de Montpellier - outre le contrble, Iors de la realisation de I'analyse sur la station delocalisee, de la demographie du bureau des entrees transmises du serveur d'identite central ; Montage - Fonctionnement de b a s e : juge comme obligatoire, (elements de conformit6) d6clin6 en BAS1 BAS4 : - outre la redescente des r~sultats produits dans le Systeme de gestion de laboratoire. De traiter les cas suivants : Concernant la transmission en temps r~el des r6sultats au dossier medical du patient, celle-ci s'est av~ree n~cessaire pour le CHU de Montpellier pour deux raisons : • BAS2: gestion des patients sans identite s6jour puis recollement automatique par le syst~me de gestion informatis6 propos~ par le fournisseur d'analyseur ; - la coupure de connexion : i l peut s'agir de coupure electrique, microcoupure ou coupure r6seau. Dans ce cas, la connexion doit garantir la resynchronisation automatique (intervention humaine a minima) entre les trois types de syst~mes (les 12 analyseurs, la ou les stations de contr61e et le Systeme de gestion de laboratoire Galaxie). Les analyseurs GEM 3000 choisis par le CHU de Montpellier - l a rapidite de rnise a disposition : l ' a n a l y s e n'est pas necessairement r~alisee au lit du patient. En effet, pour des raisons • B A S 3 : p o s s i b i l i t 6 de preaccueil dans le laboratoire (fonctionnement comme une connexion "classique" d'automate) ; Note : les annexes indiqu6es dans cet article sont consultables sur le site de Biotribune (www.biotribune.com). • BAS1 :connexion informatique telle que sp~cifiee de maniere tres precise dans les specifications techniques informatiques de I'appel d'offres ; permettent la complete poursuite des analyses meme en cas de coupure selon un fonctionnement juge optimal : • I'analyseur dispose dans sa memoire de la base de donnees des patients qui ont deja subi une analyse. Aussi, la demographie peut 6tre contr61~e darts la plupart des cas, ce qui limitera les interventions humaines pour effectuer le recollement ; • pour les patients inconnus (les patients recemment admis ou les patients urgents), I'analyseur peut imposer (par parametrage) la saisie de la demographie avant la realisation de I'analyse ; • les prescriptions et les resultats sont enregistres dans la memoire de I'analyseur pendant la coupure. L'analyseur teste regulierement la communication et Iorsque celle-ci est retablie, adresse en automatique les resultats produits pendant la coupure et uniquement ceux-la ; • les patients inconnus sont topes comme tels, et le recollement s'effectue par le biologiste dans la station de contr6le Impact presente au laboratoire ; - la transmission des resultats face a chaque element de la prescription et uniquement ceux-I& En effet, certains fournisseurs d'automates proposent la transmission systematique dans la connexion de I'ensemble des analyses que peut realiser I'automate avec face chacune, le resultat produit;dans ce cas, la prescription n'est pas enregistree par I'automate. Par consequent, il est impossible de differencier une analyse non r(~sultee par la faute d'un probleme analytique sur I'automate, et une analyse non comprise dans la prescription, donc de faire cornparer aux programmes informatiques la prescription initiale et la prescription resultee afin de verifier si I'ensemble des resultats a et6 produit, ou generer une alarme si cela n'est pas le cas ; - la transmission des alarmes analytiques au dossier medical partag~ en cas d'erreur, ou en cas de probleme sur un element de la prescription, sans bloquer les autres resultats de la prescription. Les soignants et les biologistes sont demandeurs, a la fois d'une transmission de resultat rapide, mais aussi la raison analytique de la non-transmission de resultats ; communication entre les elements sous forme de dialogue (trames d'echanges entre les equipements). L'analyseur interroge son correspondant, la station Impact, et s'assure de son <<ecoute )>, qui elle-meme interroge le systeme de gestion de laboratoire de la meme maniere. Ce dialogue est r~alise concretement par I'echange d'accuses de reception entre les equipements ; -la - le recueil de I'ensemble des actes relatifs aux analyses realisees par UF, indispensable pour la T2A, et la transmission par UF aux applications de comptabilite et de facturation, par I'intermediaire du systeme de gestion de laboratoire ; - I ' e n r e g i s t r e m e n t dans des traces de toutes les analyses effectuees, par patient, par UF, par appareil et par operateur, afin d'effectuer des statistiques de bonne utilisation, ou tout autre type de statistiques ; - la surveillance et le pilotage distance les analyseurs dans une station de contr61e complete et securisee dans le laboratoire. Au CHU de Montpellier, le choix de stations jumelles en mode back up a ete effectue afin d'assurer la continuite de service ; - le choix d'analyseurs presentant une interface de dialogue informatique la plus facile utiliser, la plus intuitive, qui peut etre prise en main quasiment sans formation par le nombreux et mouvant personnel soignant. Autres livrables informatiques et procddures demandes Le cahier des charges ~crit par le CHU de Montpellier a demande la fourniture, a la mise en service, des documents suivants pour chaque materiel : - le manuel d'utilisation redige en fran?ais ; - le manuel de maintenance de I'ensemble de I'equipement redige en fran£:ais ; - les schemas et notices techniques rediges en fran?ais ; les attestations de conformite aux normes et au marquage CE ; - la liste exhaustive de toutes les operations de contr61e et de calibration qui seront effectu6es Iors de chaque visite de maintenance preventive ; (/3 LM E--J < - - u n mode operatoire pour mise en oeuvre de solutions degradees de fonctionnement ; - un document precis en fran~ais sur les erreurs de fonctionnement et leurs corrections. II a ete demande que ces documents soient mis a jour par le fournisseur, au fur eta mesure des modifications apportees a I'installation, durant sa duree de vie. II a ete egalement demande au fournisseur de participer avec les services utilisateurs, informatique et biomedical a la redaction de procedures locales des desinfections et utilisations. Au niveau des procedures informatiques, il a ete exig~ : - la mise en place d'un mode de sauvegarde sans surcout des donndes en standard (sur support separ& conformement au GBEA) ; - Ia mise en place d'un mode de sauvegarde sans surcout du systeme en standard (sur support separe, conformement au GBEA) ; - la mise en place d'un mode de recuperation sans surcout des donndes en cas de p r o b l e m e informatique (obligatoire) ; - la raise en place d'un mode de recuperation sans surcout du systeme en cas de p r o b l e m e informatique (obligatoire) ; -la recuperation facile par I'utilisateur des sauvegardes de la base de donnees et du systeme en cas de {< plantage >> informatique (procedure simplifiee a mettre en oeuvre); -la possibilite de faire une image du systeme de type ghost pour la(es) station(s) centrale(s), to < 10 Ill z 133 13Z I© Avantages Syst~me Inc0nv~nients inf0rmatiques A.IO. l.a:.COrt~l~Xi~"r~ettansmet que les r~sultats demand6s ~,r!Pana~eur ; A.11. II est i ~ b i e d'~viter les doublons en cas de repasse si"Gal~i~modffie son driver. A.12. La co~i~iation des syst~mes d'exploitation est conforme aux~o~ihaits du CHU ; A.13. iain~an:ce 0 ; ..... A.14. La station centrale est s~curis~e par une soeurjumelle ; A.15. La station Centrale comprend une application WEB de surveillance ~ distance des analyseurs, accessible en Intranet ; A.16. La station centrale peut ~tre by-pass~e en cas de panne (connexion directe & Galaxie) ; A.17. Grossecapacit6 de stockage sur les analyseurs(2 ans, soit 20 cartouches de 300 analyses). 1.1. Impossible de param~trer les analyses obligatoires d'une prescription. - l a possibilite de faire une image du syst~me de type ghost pour la(es) station(s) centrale(s) ; • avec I'ensemble des redacteurs de I'appel d'offres : aspect financier ; - l a fourniture d'une documentation sur la securite informatique ; - m e s u r e des a d ~ q u a t i o n s entre les reponses ecrites et les reponses orales ; - I ' e c r i t u r e de p r o c e d u r e s d'exploitations informatiques des stations delocalis~es et de la(es) station(s) centrale(s). Pourquoi du choix de la solution << I n s t r u m e n t a t i o n L a b o r a t o r y >> I~tapes d'etude des offres - Etude par le CHU des quatre reponses, liste de questions ; - reajustement des reponses ecrites en fonction des reponses orales apportees. Importantes distorsions sur certaines r6ponses...; - ecriture de tableaux comparatifs finaux : notation des solutions en fonction du poids attribu6 chaque crit~re, classement des solutions. - organisation de deux seances de questions/reponses : Choix • avec les biologistes et les informaticiens : grilles analytique et informatique ; Les solutions ont ete testees, des questionnaires remplis et d'autres classements ont ete effectues : - classement analytique ; -classement ques ; services clini- - c l a s s e m e n t s techniciens de laboratoires. Le choix consensuel, issu des classements de precedents, a porte sur la solution de la societe de la societe Instrumentation Laboratory (IL): - analyseur GEM premier 3000 ; - c o n t r 6 1 e IQM ( I n t e l l i g e n t qualite management) ; - d e u x stations de contr61es ~<jumel~es )> comportant le logiciel Impact. II faut noter en outre que la solution proposee par Instrumentation Laboratory avait le coot d'investissement et le coot global sur sept ans le moins eleve de I'ensemble des propositions. 11 Raisons du choix pour la partie informatique La meilleure reponse au cahier des charges s'est clairement exprimee par la note donnee ~ la solution <<Instrumentation Laboratory >>, issue des reponses ecrites du candidat au cahier des charges, et des r6ponses orales fournies par le fournisseur Iors des rbunions organis~es avec chacun. En outre, des adaptations legeres ont ete nbcessaires afin de faire fonctionner la connexion informatique telle que specifiee par le CHU de Montpellier. Ces ajustements ont ~te r~alises par le centre de dbveloppement ~ Instrumentation Laboratory >>b Barcelone et valide par la Direction des developpements a Boston. Ce developpement a ete effectub, teste et valide en un mois ouvre. - analyseurs delocalises ; aucune intervention informatique si ce n'est la mise a jour des codes operateurs (techniciens de laboratoire) ; • gestion des consommables et des reactifs (techniciens de laboratoire) ; • intervention des techniciens de laboratoire pour la livraison des cartouches et du papier thermique, le passage des CVP ; • formation du personnel soignant a I'analyse biologique (biologistes). Architecture des equipements au CHU de Montpellier Voir figure 1. Cela fait preuve d'une grande proximite envers les clients, leurs besoins sont pris en compte, et d'une grande reactivite, ce qui est tr~s appreciable. I~cueils b eviter pour rdaliser une connexion informatique bidirectionnelle fiable Fonctionnement en routine Les connexions bidirectionnelles ne sont pas toutes completes et n'integrent pas t o u s l e s cas reels rencontres Iors de I'utilisation des analyseurs. Apres presque deux ans fonctionnement (demarrage en mai 2005), la solution donne entierement satisfaction et remplit les objectifs fixes, a savoir une grande fiabilite, une gestion facilite, et une maintenance minimale. Connexions bidirectionnelles ne sont pas toutes completes ou bien con~ues • <{connexion Malheureusement, ces connexions n'ont pas toutes ete con£ues pour transmettre la totalite des informations, ou pour traiter les cas limites comme les patients urgents (sans demographie), les coupures de connexion (les deux repr6sentants 10 a 20 % des cas), ou la transmission des alarmes analytiques decrites tres pr~cisement au systeme de gestion de laboratoire. En outre, certains fournisseurs d'analyseurs disposent de connex i o n s i n f o r m a t i q u e s de type {< bofte noire ~> qui sont fig6es et non ouvertes, et rencontrent des difficultes ~ faire dialoguer correctement leurs analyseurs avec les autres applications informatiques de I'hOpital, les plus grandes difficultes etant I'echange d'informations qui exploite toutes les capacites des systemes informatiques de I'hOpital, c o m m e par exemple la transmission des antecedents cliniques du patient ou I'etat clinique au moment de la realisation de I'analyse. La connexion informatique est le cadet des soucis de certains fournisseurs d'automates Les fournisseurs d'analyseurs delocalises indiquent tous dans les caracteristiques de leurs ana- Les actions realisees par les acteurs et les utilisateurs des analyseurs de gaz du sang delocalis~s sont les suivantes : Une partie non negligeable des commerciaux rencontres tout au L..R..M.AR_:! DAR B RMAR - 2 I ............................. - stations Impact Iocalisees au laboratoire : ................ t DAR_C_2 ~ '):: " UARP UosJ~ali~ . . . . . • surveillance a distance des analyseurs (biologiste) ; ....... ~ • r e c o l l e m e n t des patients ~ inconnus )> (biologiste) ; I Irnpr~ R,seau ':~/i < Neurolo?ie... S .0.i2.S.l_nt " ensif s J i • statistiques, bilan d'activite mensuel (biologistes et techniciens de laboratoire) ; ~ UARP. Consu.lt. _+._ORL . . . . . . . U_rgences Neuro Vasculaires • sauvegardes des donnees (techniciens de laboratoire) ; • mise ~ jour de I'antivirus Iors des evolutions de version (informaticien) ; lyseurs le t e r m e bidirectionnelle >~. ........ ..Ne__~Jro__ Iogie A ~_ !',=_:-'~ ~-~ ' ~ " ~ gfa) Rea. N6onat ~:~: Maternit~ DOSSIER MEDICAL 1 MEDIWEB Fig. 1, I~cueils a ~viter pour r~aliser une connexion informatique bidirectionnelle fiable I co LLJ F_J < (J < 12 LU Z rr~ rr © ~3 long de nos carrieres, m~me recemment, accorde peu d'importance ~ la connexion informatique. Ces commerciaux sont enclins se focaliser sur les caracteristiques des analyseurs avant tout. IIs se revelent souvent incapables de r e p o n d r e a des q u e s t i o n s precises et promettent souvent des fonctionnalites qu'il sera difficile d'obtenir par la suite. En outre, les developpements informatiques de ces connexions sont parfois effectues par les informaticiens des fournisseurs d'analyseurs en vase clos qui n'ont jamais ete confrontes aux realites de terrain et ne les connaissent pas, et qui ont fige une solution de type "boTte noire" car ils n'ont prevu aucun parametrage permettrant de la rendre personnalisable et evolutive. C'est pourquoi, il est important que la Iogique entiere du fonctionnement soit deroulee par les ingenieurs en informatique hospitaliers Iors des evaluations de solutions proposees dans les appels d'offre, et qu'ils participent activement a : - la redaction des cahiers des charges complets traitant de tous les cas limites ; I'evaluation de maniere poussee les solutions informatiques proposees par chacun de soumissionnaires ; - le choix de de la meilleure solution apportant t o u s l e s gains qualitatifs et quantitatifs attendus par I'etablissement. - Soumissionnaires r#pondent aux questions les yeux ferm#s.., II est a noter que le CHU de Montpellier a rencontre d'importantes distorsions entre les reponses ecrites a I'appel d'offres et les reponses orales apportees par les fournisseurs Iors des questionnernents effectues darts les reunions. Le CHU de Montpellier ne voutant pas s'engager avec un fournisseur n'ayant pas pris la mesure des f o n c t i o n n a l i t e s attendues, un indice de confiance a de etre introduit pour chacun des fournisseurs pour la commission d'appel d'offres. L'indice de confiance a ete calcule en rapportant le nombre de reponses ecrites en adequation avec les reponses orales. Sur quatre fournisseurs qui ont repondu a I'appel d'offres, les indices de confiances ont ete les suivants : - fournisseur 1 : 11,6/20 ; - fournisseur 2 : 18,2/20 ; - fournisseur 3 : 14,1 / 20 ; - fournisseur 4 : 7,2/20. II parait donc indispensable, avant d'effectuer un choix de solutions, de rencontrer chacun des soumissionnaires afin de s'assurer du m~me niveau de comprehension, et de verifier les reponses ecrites apportees par des questions precises de la part de I'ingenieur en informatique. Ainsi, les objectifs fixes au depart ont pu etre atteints : - i n t e r v e n t i o n s humaines a minima ; - securit# ; - continuite de service. L'informatique occupant une place p r e p o n d e r a n t e dans les equipements biomedicaux, la collaboration etroite entre les biologistes, le biomedical et I'informatique est devenue un prerequis pour des acquisitions et des deploiements de materiels biomedicaux reussis. La decision prise des 2003 de la part de I'ex Direction des Ressources et de I'lngenierie (DRI) de decloisonner les Directions classiques de I'Hepital (informatique, biomedical, travaux, achats) a fortement favorise le travail "main dans la main" des techniciens et ingenieurs de plusieurs metiers, des biologistes, radiologues, chirurgiens, urgentistes, Iogisticiens.. en complementant leurs competences e t a grandement favorise la reussite d'ambitieux pro jets. C o n c l u s i o n La collaboration des differents metiers impliques dans les dernieres solutions de gaz du sang proposees sur le marche a abouti sur une belle reussite :le choix de la solution la plus fiable et la moins coeteuse (calcul sur I'achat des appareils et sur sept ans de fonctionnement). L'investissement important de I ' i n f o r m a t i q u e dans cet appel d'offres a permis de prevoir une solution informatique anticipee, pensee avec Iogique et rigueur, prevoyant des solutions pour tous les cas <{ limites >~. Par le choix du fournisseur {< Instrumentation Laboratory >>, cette solution informatique a pu 6tre adossee & une solution fournisseur parametrable, souple et reactive, tout en fonctionnant en mode industriel. II est a noter que le fournisseur IL a totalement reussi dans sa mission : I'ingenieur en Informatique d'lL et I'equipe d'ingenieurs et de formateurs ont fait etat d'une longue presence sur site et d'un professionnalisme remarquable et ont su, a la fois satisfaire tous les points demandes par le CHU et accompagner au changement les utilisateurs dans chacun des services ; - - la Direction d'lL, quanta elle, a fait preuve d'une grande proximite de terrain et s'est attachee a tenir tous les engagements, a la fois ecrits et oraux, ce qui a permis au CHU de Montpellier de mettre en place la meilleure solution, que I'on peut qualifier aujourd'hui avec deux ans de recul, de solution ideale, c o r r e s p o n d a n t & son exigeant besoin.