MODUL
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Sumber : https://www.istockphoto.com/id/foto/pencuri-mencuri-dokumen-di-kantor-gm538204543-58123308
PENYUSUN
NUNUNG SITI NURBAYANI
BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
VOKASI (BBPPMPV)
BISNIS DAN PARIWISATA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2022
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, taufik dan hidayahNya kepada penulis sehingga dapat menyusun Modul Meminimalisir Pencurian.
Modul ini disusun guna memfasilitasi peserta diklat dalam belajar secara mandiri baik
dengan moda luring dan daring. Selain tujuan pembelajaran, uraian kriteria unjuk kerja,
dan bahan bacaan, modul ini dilengkapi dengan lembar kerja, penilaian kompetensi,
refleksi dan tindak lanjut. Dengan menggunakan modul ini sebagai bahan belajar
mandiri, peserta diklat diharapkan dapat mengikuti pembelajaran dan mempersiapkan
diri untuk mengikuti Uji Kompetensi Keahlian (UKK) juga membekali penulis agar dapat
melaksanakan pembelajaran sesuai tujuan yang diharapkan.
Modul ini tersusun dan terwujud atas bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu tidak
lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada :
- Kepala BBPPMPV
- Analis kebijakan ahli madya, analis kebijakan ahli muda, analis perencana dan kepala
divisi.
- Pihak-pihak yang telah memberi bantuan dan dukungan yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu.
Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kepada semua yang telah membantu.
Walaupun penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini,
penulis merasa modul ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, penulis sangat
mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dan memperbaiki modul ini.
Depok,
Maret 2022
Penyusun
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
2
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
2
DAFTAR ISI
3
BAB I PENDAHULUAN
4
BAB II KEGIATAN PEMBELAJARAN MEMINIMALISIR PENCURIAN
7
BAB III EVALUASI
33
BAB IV PENUTUP
36
KUNCI JAWABAN PENILAIAN KEGIATAN PEMBELAJARAN
37
DAFTAR PUSTAKA
38
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
3
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Modul Meminimalisir Pencurian adalah salah satu dari 25 modul yang didesain
berdasarkan Skema KKNI Level IV Kompetensi Keahlian Administrasi Profesional.
Modul ini memuat unit kompetensi yang mendukung pencapaian Saudara untuk
mengikuti uji kompetensi keahlian Meminimalisir Pencurian, berdasarkan Peraturan
Menteri Ketenaga Kerjaan RI No. 2 Tahun 2016 tentang Sistem Standardisasi
Kompetensi Kerja Nasional.
Dalam modul Meminimalisir Pencurian yang perlu dibahas dan dipahami meliputi
pengetahuan, keterampilan serta sikap kerja yang dibutuhkan yaitu teliti, cermat,
responsif, inisiatif, dan bertanggungjawab.
Dengan memahami secara jelas bagaimana cara Meminimalisir Pencurian diharapkan
Saudara mampu melakukan proses meminimalisir pencurian menggunakan media
elektronik/ digital yang aman, cepat, dan efisien, serta menumbuhkan semangat
mengembangkan kemampuan dan karier serta kemauan melaksanakan tugas-tugas
yang lebih besar dan menantang.
B. Tujuan
1. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah mempelajari modul ini, Saudara diharapkan mampu Meminimalisir
Pencurian di perusahaan yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan sebagai
sekretaris atau administrative assistant.
2. Tujuan Pembelajaran Khusus
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
4
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Setelah mempelajari modul ini, peserta diklat diharapkan akan dapat :
1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara Rutin
2. Meminimalisir pencurian
C. Ruang Lingkup
Saudara akan mempelajari materi Modul Meminimalisir Pencurian terdiri dari unit
kompetensi Meminimalisir Pencurian mencakup 2 elemen dan Kriteria Unjuk Kerja
yang terdapat pada SKKNI Nomor 183 Tahun 2016 Bidang Administrasi Profesional.
No.
1.
Unit Kompetensi
Meminimalisir
Pencurian
Meminimalisir
Pencurian
Elemen
1, Menggunakan
sistem keamanan
penyimpanan secara
Rutin
KUK
1.
2.
3.
4.
5.
2.
Meminimalisir
pencurian
1.
2.
3.
4.
Materi
Sistem dan
prosedur
keamanan perusahaan
digunakan sesuai dengan
SOP Organisasi
Uang kas/tunai disimpan
sesuai dengan SOP
Organisasi
Perilaku pelanggan yang
mencurigakan ditangani
sesuai dengan SOP
Organisasi
Tindakan pencurian
ditangani sesuai dengan
SOP Organisasi
Aset fisik
disimpan
sesuai SOP Organisasi
Tindakan tepat yang
sesuai peraturan
dilakukan untuk
mengurangi pencurian
Kode inventaris
dicocokkan dengan
ketersediaan inventaris
secara berkala sesuai
peraturan
Barang yang mudah dicuri
diberi pengamanan
tambahan sesuai
peraturan
Keamanan staf dan pihak
luar dijaga sesuai SOP
Organisasi
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
5
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
A. Petunjuk Penggunaan Modul
Modul ini terdiri dari satu kegiatan pembelajaran dan dirancang untuk membantu
Saudara menguasai kompetensi yang terdapat pada Unit Kompetensi Meminimalisir
Pencurian. Modul ini juga dirancang agar Saudara dapat melakukan banyak aktivitas
yang mendukung pencapaian kompetensi. Modul menyediakan sumber informasi
terkait unit kompetensi, lembar kerja yang membuat Saudara berlatih secara terarah,
penugasan yang dapat meningkatkan keterampilan, pengetahuan dan sikap, serta
penilaian sebagai sentuhan akhir untuk memantapkan kemahiran Saudara sebelum
mengikuti uji kompetensi keahlian.
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
6
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
BAB II
KEGIATAN PEMBELAJARAN
MEMINIMALISIR PENCURIAN
A. Tujuan Pembelajaran
Melalui membaca, mengkaji informasi, berdiskusi, mengkomunikasikan peserta
diharapkan dapat :
1.
Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin dengan teliti,
cermat, dan rapih
2.
Meminimalisir pencurian dengan jujur dan responsif
B. Kriteria Unjuk Kerja
1.
Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
1.1. menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai
dengan SOP organisasi
1.2. menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi
1.3. menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan sop
organisasi
1.4. menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi.
1.5. menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi
2.
Meminimalisir pencurian
1.1. melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk mengurangi
pencurian.
1.2. mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris secara
berkala sesuai peraturan.
1.3. memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri sesuai
peraturan.
1.4. menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi
C. Aktifitas Pembelajaran
1.
Elemen 1
: Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
a. Judul Materi 1 Menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan
sesuai dengan SOP organisasi
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
7
ADMINISTRASI PROFESIONAL
1)
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan system,
yaitu :
a.
Pendekatan
system
yang
menekankan
pada
prosedur
mendefinisikan system, adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu.
b.
Pendekatan system yang menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan system, adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
2)
Pengertian prosedur, adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan
atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang
baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan
yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja,
Prosedur Masuk Sekolah, Prosedur berangkat sekolah, dan sebagainya.
Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian aktivitas,
tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitunganperhitungan dan proses-proses, yang dijalankan melalui serangkaian
pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu
produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan
sebuah perubahan.
3)
Pengertian Keamanan, adalah keadaan bebas dari bahaya. Istilah ini
bisa digunakan dengan hubungan kepada kejahatan, segala bentuk
kecelakaan, dan lain-lain. Keamanan merupakan topik yang luas
termasuk keamananan nasional terhadap serangan teroris, keamanan
komputer terhadap hacker atau cracker, keamanan rumah terhadap
maling dan penyelusup lainnya, keamanan finansial terhadap
kehancuran ekonomi dan banyak situasi berhubungan lainnya.
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
8
ADMINISTRASI PROFESIONAL
4)
Pengertian
perusahaan,
MEMINIMALISIR PENCURIAN
adalah
tempat
terjadinya
kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi.
Jadi dari pengertian di atas yang dimaksud dengan :
Sistem Keamanan perusahaan, adalah suatu jaringan kerja yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu agar bebas
dari bahaya.
Prosedur Keamanan perusahaan, adalah
Serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus
dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu
memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama agar terhindar
dari bahaya.
5)
Jenis Keamanan
a. Keamanan
Fisik,
adalah
menggambarkan
langkah-
langkah keamanan yang dirancang untuk menolak akses tidak sah
ke fasilitas, peralatan, dan sumber daya dan untuk melindungi
personel
dan
properti
dari
kerusakan
atau
bahaya
(seperti spionase, pencurian, atau serangan teroris ). Keamanan
fisik melibatkan penggunaan berbagai lapisan sistem yang saling
tergantung yang dapat mencakup pengawasan CCTV, penjaga
keamanan, penghalang
intrusi
perimeter,
pelindung, kunci, kontrol
sistem
akses, deteksi
pencegah, perlindungan
terhadap
kebakaran, dan sistem lain yang dirancang untuk melindungi orang
dan properti .
b. Keamanan Informasi, menurut G. J. Simons adalah bagaimana
usaha untuk dapat mencegah penipuan (cheating) atau bisa
mendeteksi adanya penipuan pada sistem yang berbasis informasi,
di mana informasinya sendiri tidak memiliki arti fisik. Aspek-aspek
yang harus dipenuhi dalam suatu sistem untuk menjamin keamanan
informasi adalah informasi yang diberikan akurat dan lengkap (right
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
9
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
information), informasi dipegang oleh orang yang berwenang (right
people), dapat diakses dan digunakan sesuai dengan kebutuhan
(right time), dan memberikan informasi pada format yang tepat
(right form). Dalam membuat program keamanan informasi ada
prinsip dasar yang harus dipenuhi agar sistem tersebut handal.
Prinsip dasar tersebut adalah:
1.
Kerahasiaan artinya informasi dijamin hanya tersedia bagi
orang yang berwenang sehingga pihak yang tidak berhak tidak
bisa mengakses informasi. Contoh kerahasiaan adalah seorang
administrator tidak boleh membuka atau membaca email milik
pengguna. Selain itu kerahasiaan harus menjamin data-data
yang harus dilindungi penggunaan dan penyebarannya baik
oleh pengguna maupun administrator, seperti nama, alamat,
tempat tanggal lahir, nomor kartu kredit, penyakit yang
diderita, dan sebagainya.
2.
Integritas artinya informasi dijaga agar selalu akurat, untuk
menjaga informasi tersebut maka informasi hanya boleh diubah
dengan izin pemilik informasi. Virus trojan merupakan contoh
dari informasi yang integritasnya terganggu karena virus telah
mengubah informasi tanpa izin. Integritas informasi ini dapat
dijaga dengan melakukan enkripsi data atau membuat tanda
tangan dijital (digital signature).
3.
Ketersediaan artinya adanya jaminan ketika pihak berwenang
membutuhkan informasi, maka informasi dapat diakses dan
digunakan. Hambatan dalam ketersediaan ini contohnya adalah
adanya Denial of Service Attack (DoS). DoS merupakan
serangan yang ditujukan ke server, di mana banyak sekali
permintaan yang dikirimkan ke server dan biasanya permintaan
tersebut palsu yang menyebabkan server tidak sanggup lagi
melayani permintaan karena tidak sesuai dengan kemampuan
sehingga server menjadi down bahkan error.
Dengan terpenuhinya aspek-aspek sistem keamanan informasi dan
prinsip dasar penyusunan program keamanan informasi tersebut
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
10
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
maka sumber daya informasi terjamin dan terlindungi dari ancaman
pihak-pihak yang tidak berwenang yang akan memanfaatkan data
dan informasi untuk kepentingan yang merugikan organisasi atau
perusahaan.
c. Keamanan Komputer (Computer Security), merupakan suatu
cabang teknologi yang dikenal dengan nama keamanan informasi
yang diterapkan pada komputer. Pengertian tentang keamanan
komputer ini beragam-ragam, sebagai contoh dapat kita lihat
beberapa defenisi keamanan komputer menurut para ahlinya,
antara lain:
Menurut John D. Howard dalam bukunya “An Analysis of security
incidents on the internet” menyatakan bahwa: “Keamanan
komputer adalah tindakan pencegahan dari serangan pengguna
komputer atau pengakses jaringan yang tidak bertanggung jawab”.
Menurut Gollmann pada tahun 1999 dalam bukunya “Computer
Security” menyatakan bahwa: “Keamanan komputer adalah
berhubungan dengan pencegahan diri dan deteksi terhadap
tindakan pengganggu yang tidak dikenali dalam system komputer”.
Tujuannya menurut Garfinkel dan Spafford, ahli dalam computer
security, komputer dikatakan aman jika bisa diandalkan dan
perangkat lunaknya bekerja sesuai dengan yang diharapkan.
Keamanan komputer memiliki 5 tujuan, yaitu :
Availability
Integrity
Control
Audit
Confidentiality
d. Keamanan Finansial atau Keamanan ekonomi, adalah keadaan
memiliki pendapatan yang stabil atau sumber daya lain untuk
menopang standar hidup kini dan nanti. Keamanan ini meliputi :
kemungkinan berlanjutnya solvabilitas
kepastian arus kas seseorang atau lembaga ekonomi
b. Judul Materi 2 Menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
11
ADMINISTRASI PROFESIONAL
1)
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Pengertian uang kas/tunai Kas pada umumnya merupakan salah satu
alat pembayaran yang telah ditetapkan sah di Indonesia. Kas dapat
berupa uang tunai, giro, cek, wesel pos, simpanan dalam bentuk uang
tunai, dan sebagainya. Kas sendiri memiliki ciri yaitu dapat diterima
sebagai alat pembayaran yang sah dan dapat diterima oleh bank dalam
bentuk simpanan yang akan masuk sebagai salah satu aset perusahaan.
Dalam suatu perusahaan, kas dibagi menjadi 2 yaitu kas bank, kas
perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk tabungan, deposito,
atau dimasukkan ke dalam portofolio saham dan kas kecil (petty cash),
adalah uang kas atau dana yang disediakan oleh perusahaan dengan
tujuan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran dengan jumlah
nominal yang relatif kecil dan bersifat rutin atau untuk membiayai
kegiatan harian operasional perusahaan yang tidak membutuhkan dana
terlalu besar misalnya membeli peralatan alat tulis kantor, biaya
transportasi, materai, dan sebagainya.
2)
Macam-macam kas
Kas kecil, merupakan bagian dari kas, yaitu uang tunai yang
disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan
cek atau giro. Metode pencatatan Kas Kecil ada 2 yaitu :
Metode Imprest (metode dana tetap), Adalah suatu metode
pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil
selalu tetap dari waktu ke waktu, karena pengisian kembali kas
kecil akan sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Kegiatan
operasinya dana kas kecil dengan menggunakan imprest fund
yaitu :
1. Pembentukan Kas
2. Penggunaan Kas
3. Pengisian kembali kas kecil
Jurnal yang dibuat :
Kas kecil dibentuk
Kas kecil diisi
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
12
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Jumlah kas kecil dinaikkan/diturunkan
Misalkan :
Pada tanggal 5 April 2020 PT. OTKP membentuk dana kas kecil
sebesar RP 5.000.000,00 Pada tanggal 15 April 2020 bendahara
ingin mengisi kas kecil kembali karena dananya mau habis.
Diantaranya pengeluaranya adalah sebagai berikut :
> Biaya Angkut penjualan Rp 1.000.000,00
> Biaya Adsministrasi Rp 1.000.000,00
> Biaya Perlengkapan Rp 1.500.000,00
> Biaya Lain-lain Rp 1.000.000,00
Pada tanggal 25 April setelah bendahara memprediksikan dana
kas kecil tidak cukup untuk biaya operasional maka bendahara
tersebut memberikan pertanggungjawaban kepada kasir. Pada
tanggal 30 April perusahaan ingin menaikkan jumlah saldo kas
kecil untuk bulan berikutnya sejumlah 6.000.000.
Penyelesaiannya :
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
13
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
ingat pada saat transaksi pengeluaran kas kecil tidak dilakukan
penjurnalan,
penjurnalan
dilakukan
apabila
bendahara
memprediksikan dana kas kecil sudah mencapai minimum
kemudian dilanjutkan pertanggungjawabkan kebagian kasir.
Kelebihan metode dana tetap (Imprest Fund) adalah dananya
selalu tetap kecuali ada perubahan kebijakan. Dalam hal ini
perusahaan akan sebisa mungkin menekan biaya-biaya yang
dikeluarkan melalui kas kecil. Karena jumlah dana yang
dianggarkan selalu sama.
Metode Fluktuasi, suatu metode pencatatan dan pengendalian kas
kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan
pengeluaran, penerimaan dan penambahan kas kecil. Pada sistem
ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil
untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
14
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan
buku besar.
Contoh:
Pada tanggal 5 April 2020 PT. OTKP membentuk dana kas kecil
sebesar RP 5.000.000,00 Pada tanggal 15 April 2020 bendahara ingin
mengisi kas kecil kembali karena dananya mau habis. Diantaranya
pengeluaranya adalah sebagai berikut :
> Biaya Angkut penjualan Rp 1.000.000,00
> Biaya Adsministrasi Rp 1.000.000,00
> Biaya Perlengkapan Rp 1.500.000,00
> Biaya Lain-lain Rp 1.000.000,00
Pada tanggal 25 April perusahaan mengadakan pengisian kembali.
Pada tanggal 30 April perusahaan ingin menaikkan jumlah saldo kas
kecil untuk bulan berikutnya sejumlah 6.000.000.
Penyelesaiannya :
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
15
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Kas Bank
Kas Bank adalah jumlah kas yang disimpan pada bank yang dapat
ditarik setiap saat. Kas bank merupakan uang yang dimiliki
perusahaan yang disimpan di bank. Kas dalam pengertian lain juga
berarti simpanan. Pengertian simpanan yang bisa berupa bentuk
giro/bilyet.
Kas Besar, adalah kas perusahaan yang nilanya besar yang di simpan
di bank. karena nilainya yang relatif besar sehingga perusahaan
menyimpannya dalam rekening giro. Kas besar bisa disebut juga
dengan kas di bank, fungsi kas besar adalah untuk membeli atau
membayar transaksi tertentu yang nilainya besar selain itu dengan
menyimpannya uang di bank, maka prusahaan akan mendapatkan
untung dari bunga yang di berikan oleh pihak bank semakin besar
uang yang disimapan, maka akan semakin besar pula bunga yang
akan di dapat. Contoh kas besar ini ada banyak jenisnya seperti,
rekening giro, deposito berjangka, deposito tidak berjangka, dan
yang lainnya.
c. Judul Materi 3 menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai
dengan sop organisasi
1) Definisi Perilaku Konsumen
Perilaku konsumen merupakan suatu proses yang berkaitan erat dengan
proses pembelian, pada saat itu konsumen melakukan aktifitas-aktifitas
seperti melakukan pencarian, penelitian, dan pengevaluasian produk.
Perilaku konsumen merupakan hal-hal yang mendasari konsumen untuk
membuat keputusan pembelian. Yang termasuk ke dalam perilaku
konsumen selain mengenai kualitas produk, juga meliputi harga produk
atau jasa tersebut. Jika harga suatu produk tidak terlalu tinggi, maka
konsumen tidak akan terlalu lama membutuhkan waktu untuk
memikirkan dan melakukan aktifitas perilaku konsumen. Namun jika
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
16
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
harga suatu barang atau jasa tersebut bisa dibilang tinggi, atau mahal,
maka konsumen tersebut akan memberikan effort lebih terhadap barang
tersebut. Pembeli tersebut akan semakin lama melakukan perilaku
konsumen,
seperti
melihat,
menanyakan,
mengevaluasi,
dan
mempertimbangkan.
2) Jenis Perilaku Konsumen
Jenis-jenis perilaku konsumen ini sendiri berbeda-beda dan bermacammacam. Ciri dari Perilaku Konsumen yang bersifat Rasional :
a. Konsumen memilih barang berdasarkan kebutuhan
b. Barang yang dipilih konsumen memberikan kegunaan optimal bagi
konsumen
c. Konsumen memilih barang yang mutunya terjamin
d. Konsumen
memilih
barang
yang
harganya
sesuai
dengan
kemampuan konsumen
Ciri Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional:
a. Konsumen sangat cepat tertarik dengan iklan dan promosi di media
cetak maupun elektronik
b. Konsumen memilih barang-barang bermerk atau branded yang
sudah dikenal luas
c. Konsumen
memilih
barang
bukan
berdasarkan
kebutuhan,
melainkan gengsi atau prestise
3) Cara Mengenali Perilaku Konsumen
Dalam disiplin ilmu ekonomi terdapat 3 pendekatan untuk mengenali
perilaku konsumen, pendekatan-pendekatan tersebut adalah sebagai
berikut :
Pendekatan Interpretif.
Pendekatan ini adalah pendekatan yang membahas secara mendalam
hal-hal mendasar mengenai perilaku konsumen. Dalam pendekatan
ini menggunakan teknik observasi langsung yaitu menggunakan
teknik wawancara yang dilakukan secara mendalam dan menyeluruh.
Selain wawancara, pendekatan ini juga mengutamakan focus group
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
17
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
discussion. Semua hal tersebut dilakukan untuk mendapatkan
kesimpulan mengenai makna suatu produk atau jasa bagi konsumen,
serta perasaan yang dialami konsumen ketika membeli kemudian
menggunakan produk maupun jasa tersebut.
Pendekatan Tradisional yang didasari pada teori dan metode dari
Ilmu Psikologi Kognitif, Sosial dan Behavioral serta Ilmu Sosiologi.
Pendekatan ini menggunakan studi lapangan berupa eksperimen
yang didukung dengan survey dengan tujuan untuk menguji hipotesa
penelitian yang berkaitan dengan teori. Kemudian dicari sebuah
pemahaman mengenai proses seorang konsumen menganalisa
beberapa informasi, membuat keputusan, dan pengaruh lingkungan
sosial terhadap perilaku konsumen tersebut. Tujuan utama dari
pendekatan ini adalah untuk mengembangkan teori dan metode yang
relatif. Yang mana akan digunakan untuk menjelaskan perilaku
konsumen serta pembuatan keputusan konsumen.
Pendekatan Sains Pemasaran yang didasari pada teori dan metode
dari Ilmu Ekonomi dan Statistika.
Penelitian dalam pendekatan ini menggunakan pengembangan teori
dari Abraham Maslow yaitu Teori Hierarki Kebutuhan Maslow. Teori
tersebut berisi tentang hierarki kebutuhan manusia yang kemudian
diuji coba dengan model Ilmu Matematika. Pendekatan ini dilakukan
untuk memprediksi moving rate analysis atau pengaruh startegi
marketing terhadap pilihan dan pola konsumsi.
4) Mengenali Masalah Konsumen
Sebagai produsen atau penjual barang dan jasa, maka Anda perlu
mengetahui cara-cara mengenali masalah konsumen. Hal ini diperlukan
agar masalah yang dialami oleh konsumen tersebut dapat Anda ubah
menjadi sebuah peluang. Jika Anda dapat memperbaiki kekurangan
penjualan atau mengetahui hal apa yang sering menjadi masalah
konsumen, maka hal tersebut akan menjadi perbaikan bagi penjualan
dan bisnis Anda. Berikut terdapat beberapa tips agar Anda dapat
mengenali masalah konsumen :
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
18
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Jadilah Pelanggan, Anda harus melihat sisi dari seorang pelanggan,
tidak selalu menjadi sisi seorang penjual. Misalkan Anda pergi ke
pusat perbelanjaan, tentu secara otomatis Anda harus menempatkan
diri sebagai konsumen. Nah, hal apa saja yang Anda temui di pusat
perbelanjaan tersebut yang Anda anggap merupakan suatu
kekurangan. Misalnya tentang pelayanan karyawan yang kurang
tanggap atau kurang ramah, ketersediaan produk, kualitas produk,
dan lain sebagainya. Dari situ Anda akan dapat mengetahui dan
belajar
tentang
masalah-masalah
yang
sering
dialami
oleh
konsumen.
Amati Sekeliling Konsumen dan Kompetitor, Hal lain yang dapat Anda
lakukan adalah mengamati lingkungan dan keadaan di sekeliling
konsumen maupun kompetitor bisnis Anda. Dengan mengamati
bisnis yang hampir mirip atau serupa dengan bisnis Anda, maka Anda
dapat melihat kekurangan-kekurangan yang mungkin dapat terjadi
pada sektor bisnis tersebut. Sehingga Anda dapat dengan cepat
melakukan tindakan pencegahan maupun perbaikan pada bisnis
Anda.
Menambah Kenalan dan Membuka Pemikiran, Menambah kenalan
dan jaringan pertemanan adalah hal yang sangat positif bagi Anda
dan bisnis Anda. Selain menambah relasi, partner kerja, juga dapat
menambah networking atau jaringan bagi bisnis Anda. Dalam
memulai perkenalan yang baru, usahakan untuk tidak mengatakan
hal-hal yang negatif seperti menyinggung perasaan lawan bicara,
berbicara sombong dan egois, mengatakan hal-hal yang menyangkut
SARA, dan lain sebagainya. Pembicaraan dalam perkenalan baru
hendaknya memiliki hal-hal yang positif seperti kalimat-kalimat yang
mendukung dan tidak merendahkan lawan bicara.
Bertanya Langsung Masalah yang Dihadapi oleh Pelanggan
Tidak ada salahnya bertanya kepada pelanggan lain tentang
pandangannya mengenai bisnis Anda. Anda dapat memulai sebuah
perkenalan
dengan
pelanggan
yang
lainnya
dengan
cara
menanyakan hal-hal yang ringan terlebih dahulu, seperti sapaan,
kalimat basa-basi, dan lain sebagainya. Kemudian Anda juga dapat
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
19
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
meminta masukan atau pendapat mengenai bisnis yang Anda
jalankan, sehingga Anda dapat mengetahui apa saja keluhan atau
masalah yang sering dialami oleh para konsumen.
d. Judul Materi 4 menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi
1)
Penggelapan berbeda dengan pencurian, sama-sama merupakan
perbuatan mengambil sebagian atau seluruh barang milik orang lain, di
mata hukum, penggelapan berbeda dengan pencurian, perbedaan
kedua tindakan itu terletak pada keberadaan barang yang diambil.
Dalam pencurian, barang tersebut belum berada di tangan pencuri, dan
masih harus diambil. Sementara pada penggelapan, barang tersebut
sudah berada di tangan pelaku, yang memang dalam penguasaan
pelaku secara sah.
2)
Upaya Perusahaan untuk Tindakan Penggelapan, Pada dasarnya,
penggelapan adalah perbuatan pidana, sehingga termasuk dalam ranah
hukum pidana pelaku bisa dipidana penjara maksimal 5 tahun (pasal
374 Kitab Undang-Undang Hukup Pidana/KUHP) sebelum melaporkan
pelaku ke polisi, sebagai pemilik usaha bisa melakukan upaya-upaya lain
terlebih dulu yang bersifat administratif dan perdata.
Salah satu upaya pencegahan yang bisa diupayakan adalah dengan
membuat peraturan perusahaan, perjanjian kerja atau SOP yang jelas,
yang mengatur tugas-tugas administratif dan pertanggung jawaban
ketika tenaga kerja memegang inventaris atau aset kantor. Selain itu,
sebaiknya mengatur juga sanksi, bila ada karyawan yang melakukan
tindakan penggelapan atau kelalaian. Dengan demikian ada dasar yang
kuat untuk menindak secara administratif karyawan yang ketahuan
melakukan penggelapan uang ataupun aset perusahaan, misalnya : bisa
melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK), karena penggelapan
termasuk kesalahan berat yang dapat mengakibatkan PHK atau
memberlakukan sanksi skorsing selama waktu tertentu.
Tindakan administratif yang dilakukan dapat juga dibarengi dengan
upaya perdata, berupa pembuatan perjanjian atau surat pernyataan
pengembalian uang yang digelapkan selama jangka waktu tertentu.
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
20
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Isinya bebas saja, sesuai kesepakatan termasuk pengembalian uang
yang digelapkan itu bisa dicicil atau tidak. Pengembalian dana yang telah
digelapkan,
baik
sebagian
maupun
seluruhnya,
tidak
akan
menghapuskan pidananya karena perbuatan pidananya telah sempurna.
Jadi, jika upaya pidana akan lebih memberikan efek jera bagi si
karyawan, sekaligus peringatan bagi karyawan lain agar tidak
melakukan tindakan yang sama, walaupun dana yang telah digelapkan
kemudian dikembalikan, ia tetap dapat dituntut dengan pasal
penggelapan.
e. Judul Materi 5 menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi
Aset merupakan bagian terpenting perusahaan tanpa adanya aset kegiatan
operasional tidak dapat berlangsung dengan baik seperti : pembayaran gaji
karyawan, pembelian barang, hingga penjualan yang dapat meningkatkan
aset perusahaan akan terhambat. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan
untuk menjaga aset dengan baik. Dalam menjaga aset, pengusaha perlu
strategi untuk menjaga aset perusahaan selain untuk dilindungi, aset juga
harus dikelola dengan baik untuk mendapatkan manfaat bagi perusahaan,
sekaligus mendorong tercapainya tujuan perusahaan. Jurnal, software
akuntansi online yang memudahkan dalam mengelola aset perusahaan.
Dengan menggunakan software akuntansi Jurnal akan mendapatkan laporan
aset secara real-time yang akan menampilkan daftar aset tetap dengan
harga perolehan awal, akumulasi penyusutan, hingga nilai aset tersebut.
Beberapa strategi yang dapat direncanakan untuk menjaga aset perusahaan,
yaitu:
Asuransikan Bisnis
Asuransi tidak hanya penting untuk diri pribadi ataupun karyawan,
asuransi juga bagian penting dari bisnis. Cobalah memulai untuk
membuat anggaran untuk mengasuransikan bisnis dengan perusahaan
asuransi yang tepat. Dengan adanya asuransi akan dimudahkan ketika
mendapatkan sebuah masalah. Pastikan untuk mendapatkan polis
asuransi yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
21
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Pilih Entitas yang Tepat
Bisnis yang beroperasi dengan kepemilikan tunggal bukanlah pilihan
terbaik untuk menjaga sebuah aset karena dengan kepemilikan tunggal,
aset pribadi juga akan terkena gugatan potensial dari departemen
perpajakan. Oleh karena itu, menyiapkan suatu entitas (setiap individu
dan/atau organisasi yang berbadan hukum) seperti perseroan terbatas
merupakan langkah penting yang harus dilakukan untuk menjaga aset
sekaligus mengembangkan bisnis.
Pisahkan Rekening Pribadi dengan Perusahaan
Selain memudahkan dalam mengelola arus kas, memisahkan rekening
pribadi dan perusahaan juga dapat memudahkan dalam mengelola aset
perusahaan. Tak hanya rekening pribadi, perlu juga dipertimbangkan
untuk memiliki buku cek untuk bisnis. Menggunakan nama, perusahaan
pada setiap dokumen juga dapat menjaga catatan perusahaan yang
biasa digunakan disetiap pertemuan bisnis.
Terapkan Sistem Kontrak yang Tepat
Kreditur dapat dengan mudah menjatuhkan perusahaan beserta asetnya
ketika pengusaha mulai bersikap lengah, Beberapa kreditur biasanya
akan membuat sistem kontrak yang didalamnya dipenuhi dengan
kecurangan, pengusaha harus lebih cermat dan teliti ketika ingin
membuat ataupun membaca kontrak, harus membuat sistem perjanjian
kontrak dengan prosedur yang benar dan tepat. Perjanjian kontrak,
tidak hanya untuk perjanjian kerja sama, tapi juga untuk perjanjian
sewa menyewa, jual beli, dan lain sebagainya. Selain itu, janganlah
mudah percaya dengan perjanjian yang hanya diucapkan di mulut, jika
perlu dapat menyewa jasa notaris atau penasihat hukum yang bisa
menjadi saksi perjanjian kontrak.
LK-1 Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
Jika anda sebagai seorang pengusaha, pada suatu hari terjadi
penggelapan atau pencurian salah satu aset perusahaan yang
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
22
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
dilakukan oleh beberapa orang karyawan, sikap apa yang akan anda
ambil dalam mengatasi masalah tersebut.
Untuk menjawab LK ini, silahkan membaca materi, brosing, diskusi dan
lain-lain yang dapat membantu menyelesaikan lembar kerja tersebut
serta perhatikan indikator di bawah ini :
o menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai
dengan SOP organisasi
o menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi
o menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan
sop organisasi
o menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi.
o menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi
2.
Elemen 2
a.
: Meminimalisir pencurian
Judul Materi 1 melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk
mengurangi pencurian
Meminimalisir pencurian yang dilakukan karyawan dan menciptakan
lingkungan kerja jujur dan terpercaya, dapat dilakukan dengan cara :
1. Membuat daftar lengkap perlengkapan kantor dan peraturan
Karyawan biasanya tidak menganggap perbuatannya sebagai sesuatu
yang salah karena tidak paham batasan penyalahgunaan fasilitas
kantor, mana yang bebas digunakan atau diambil dan mana yang tidak
boleh, untuk memberikan pemahaman tersebut dapat di buat
peraturan penggunaan fasilitas bagi ke seluruh karyawan.
2. Menunjuk pengawas
Memberikan kepada sejumlah karyawan untuk melakukan pengadaan
dan memonitor pembagian fasilitas kantor, lalu jadikan satu manajer
dengan track record baik sebagai supervisor penggunaan perangkat
kantor.
Jika memungkinkan, simpan seluruh peralatan kantor di ruang terkunci
dan hanya beri akses pada beberapa karyawan yang memang
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
23
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
berkepentingan. Dengan begitu, setiap penggunaan dan permintaan
terhadap suplai kantor baru bisa dimonitor dengan baik.
3.
Melakukan pengecekan secara berkala
Pengecekan perlu dilakukan untuk mengetahui keberadaan, kelayakan
aset agar dapat diambil tindakan yang diperlukan. Buatlah jadwal
pengecekan sesuai yang diinginkan, misalnya : tri wulan, catur wulan,
atau semester.
b.
Judul Materi 3 mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan
inventaris secara berkala sesuai peraturan
Menjaga inventaris tidak sesederhana yang dibayangkan, diperlukan
strategi pengelolaan inventaris yang tepat. Beberapa cara yang bisa
dilakukan untuk menjaga inventaris, adalah :
1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat
Tentukan karyawan untuk berperan sebagai pengelola inventaris.
Karyawan yang bertanggung jawab terhadap inventaris harus benarbenar mengerti mengenai seluk beluk inventaris. mereka harus dapat
memberikan laporan inventaris secara lengkap. Pengelola inventaris
juga bertanggung jawab menangani audit inventaris, pengembalian
barang, pengisian ulang, dan sebagainya.
2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko
Salah satu cara paling efektif untuk menjaga inventaris adalah dengan
meningkatkan keamanan dengan memasang kamera CCTV atau
memasang password pada pintu gudang dan berikan akses tersebubt
untuk masuk dan keluar kepada mereka yang diberikan tanggung
jawab.1
3. Beri Kode SKU & Barcode untuk Setiap Barang
Pemberian kode inventaris dan barcode memudahkan untuk melacak
barang inventaris. Ini dilakukan sebagai upaya untuk memastikan
seluruh barang tercatat dengan baik sehingga menghindari kehilangan.
Untuk mempermudah melacak barang dan membuat barcode,
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
24
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
pertimbangkan untuk menggunakan sistem barcode yang terintegrasi
dengan barcode scanner dan sistem manajemen inventaris.
4. Pantau Tingkat Persediaan
Memantau tingkat persediaan secara berkala akan menjauhkan dari
penyusutan inventaris. Tentukan batas minimum setiap waktu. Jika
tingkat persediaan mendekati batas minimum, artinya harus segera
melakukan pemesanan ulang. Jangan memesan terlalu banyak.
5. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala
Jangan melupakan audit inventaris, bandingkan jumlah barang yang
ada dengan jumlah yang tercatat pada sistem. Cara ini dinamakan juga
dengan stocktaking. Pastikan tidak ada perbedaan antara jumlah
barang yang sebenarnya dengan jumlah dalam sistem. Tidak ada
waktu yang ditetapkan untuk melakukan pengecekan inventaris, jadi
bisa dilakukan kapan saja jika dibutuhkan.
6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda
Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengelola tingkat persediaan
selain mengotomatiskan manajemen inventaris. Mengecek secara
manual sangat memakan waktu dan tidak efisien. Untuk hasil terbaik,
sangat disarankan menggunakan software manajemen inventaris.
Software ini membantu memonitor tingkat persediaan, mengontrol
pengadaan barang, mempercepat pemesanan ke supplier, membuat
laporan inventaris yang lengkap, dan masih banyak lagi. Software
manajemen inventaris yang baik terintegrasi dengan barcode sehingga
bisa semakin mempercepat proses pencarian dan pelacakan barang.
c.
Judul Materi 4 memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri
sesuai peraturan
Pengamanan adalah segala betuk mekanisme yang harus dijalankan yang
ditujukan untuk terhindar dari segala yang membahayakan. Pemberian
kode inventaris dan barcode memudahkan untuk melacak barang
inventaris. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem barcode yang
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
25
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
terintegrasi dengan barcode scanner. Mengotomatiskan manejemen
inventaris dengan menggunakan software sehingga bisa semakin
mempercepat proses pencarian dan pelacakan barang.
d.
Judul Materi 5 menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi
Perusahaan terdapat berbagai macam informasi mengenai neraca
keuangan, aktiva, surat-surat penting, sistem, modal yang digunakan,
saham, bunga pinjaman, hutang yang dimiliki dan berbagai hal penting jika
informasi itu bocor kepada pihak lainnya, akan sangat merugikan
perusahaan karena itu penting menjaga seluruh sumber daya, baik yang
bersifat virtual maupun fisik agar aman dari ancaman baik dari dalam atau
dari luar, Ancaman internal diperkirakan menghasilkan kerusakan yang
secara potensi lebih serius jika dibandingkan denga ancaman eksternal,
dikarenakan
pengetahuan
internal
yang
lebih
mendalam
tentang
perusahaan sedangkan ancaman eksternal misalnya perusahaan lain yang
memiliki produk yang sama dengan produk perusahaan atau disebut juga
pesaing usaha.
Apabila ada pihak yang membocorkan informasi maka kerugian besar akan
terjadi. Bisa saja pihak lain menggunakan kesempatan ini untuk menyerang
dan membuat perusahaan bangkrut. Akibatnya, lebih dari puluhan, ratusan
bahkan ribuan orang menjadi pengangguran. Dengan menjaga informasi
dan kerahasiaan perusahaan, maka secara tidak langsung perusahaan akan
lebih aman dari tindakan pencurian. Keamanan pun harus diterapkan dalam
setiap hal baik itu karyawan maupun teknologi yang terdapat di dalamnya.
Cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan informasi
rahasia dari perusahaan sebagai berikut:
1) Mengamankan jaringan
Semakin canggihnya teknologi, maka cyber crime pun akan semakin
tinggi pula. Mereka pasti akan mengikuti perkembangan teknologi
guna memperoleh keuntungan instan dengan menjual informasi
perusahaan pada pihak lain yang memiliki niat tidak baik karena itulah
diperlukan penjagaan ekstra ketat dari pihak jaringan teknologi.
Apabila perusahaan memakai sistem jaringan nirkabel, maka pastikan
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
26
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
memiliki teknisi yang mampu mengamankan jaringan. Apalagi hacker
yang berpengalaman pasti bisa memperoleh berbagai akses menuju
jaringan dalam jangka waktu yang cepat. Semakin canggih hacker,
maka data perusahaan akan langsung terbuka tanpa disadari. Pastikan
perusahaan selalu mengunci router dan juga mengenkripsi seluruh
informasi dari mata-mata. Bila perlu, selalu beri pasword dalam seluruh
jaringan data komputer dan bila perlu cobalah untuk hidden seluruh
sistem. Dengan menyembunyikan data, maka setidaknya telah
mencegah kejahatan dalam perusahaan. Bila perlu, jangan ada yang
mengakses komputer karyawan lain dengan sembarangan meskipun
dalam satu perusahaan.
2) Memperhatikan Phishing
Phishing merupakan salah satu teknik pencurian identitas yang paling
umum. Cara ini akan memungkinkan para hacker mampu mengakses
data atau informasi perusahaan dengan berpura-pura jika mereka
adalah situs website. Arti sebenarnya adalah dengan mengklik salah
satu situs scam atau palsu akan membuat mereka memiliki akses untuk
masuk menuju data informasi pribadi perusahaan dan hal ini jelas
merugikan perusahaan ke depannya. Bahkan tanpa disadari, situs
palsu itu telah mengakses data sebanyak mungkin untuk mencegah
hal ini terjadi, maka harus tetap memberi tahu pada karyawan untuk
tetap berhati-hati pada situs yang meminta informasi tersebut dalam
bentuk apapun meskipun dirasa mereka adalah agen yang terpercaya.
Pastikan untuk tetap membuat karyawan waspada selama mereka
mengakses internet.
3) Membackup data
Selalu backup data atau file perusahaan sesering mungkin, sebagai
contoh apabila di kantor terjadi pemadaman listrik mendadak ataupun
koneksi internet yang hilang seringkali membuat tugas maupun data
informasi menjadi hilang. Meskipun komputer merupakan teknologi
canggih, namun hal seperti ini seringkali terjadi sehingga harus tetap
sering melakukan backup secara berkala untuk mencegah hal ini
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
27
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
terjadi. Sebaiknya memiliki salinan yang diletakkan dalam flash disk
maupun hardisk sehingga apabila hal seperti ini terjadi, maka tidak
perlu khawatir lagi dan cukup memindahkannya kembali menuju
komputer baru.
LK-2
Meminimalisir pencurian
Sebagai pemimpin perusahaan OTKP, tindakan apa yang akan
dilakukan kepada karyawan untuk meminimalisir pencurian yang
mungkin terjadi dan dapat merugikan perusahaan yang anda
pimpin.
Untuk
mengerjakan
LK ini
anda dapat
membaca materi,
membrosing, berdiskusi dan lain-lain, serta perhatikan indikator di
bawah ini :
1. melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk
mengurangi pencurian.
2. mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris
secara berkala sesuai peraturan.
3. memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri
sesuai peraturan.
4. menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi
D. Rangkuman
Modul meminimalisir Pencurian terdiri atas 2 (dua) elemen, 1). Menggunakan sistem
keamanan penyimpanan secara rutin yang meliputi : menggunakan sistem dan
prosedur keamanan perusahaan sesuai dengan SOP organisasi, menyimpan uang
kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi, menangani perilaku pelanggan yang
mencurigakan sesuai dengan sop organisasi, menangani tindakan pencurian sesuai
dengan SOP organisasi, menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi. 2).
Meminimalisir pencurian, meliputi : melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan
untuk mengurangi pencurian, mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan
inventaris secara berkala sesuai peraturan, memberi pengamanan tambahan barang
yang mudah dicuri sesuai peraturan, menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai
SOP organisasi.
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
28
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
E. Evaluasi
Soal Pengetahuan
1.
Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pernyataan tersebut merupakan
pengertian....
A.
System yang menekankan pada prosedur
B.
System yang menekankan pada elemen atau komponen
C.
System yang menekankan pada konsep
D. System yang menekankan pada faktual
2.
Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu, pernyataan tersebut merupakan pengertian....
A.
System yang menekankan pada prosedur
B.
System yang menekankan pada komponen
C.
System yang menekankan pada konsep
D. System yang menekankan pada faktual
3.
Serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan
atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil
yang sama dari keadaan yang sama, pernyataan tersebut merupakan
pengertian....
A.
Komponen
B.
Konsep
C.
Prosedur
D. Faktual
4.
Kas perusahaan yang disimpan di bank dapat dalam bentuk...
A.
Deposito
B.
Cek
C.
Wesel
D. Rekonsiliasi
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
29
ADMINISTRASI PROFESIONAL
5.
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Dana yang disediakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran operasional perusahaan yang tidak membutuhkan
dana terlalu besar, adalah….
A.
Kas
B.
Kas Besar
C.
Kas Bank
D. Kas Kecil
6.
Konsumen memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuannya,
perilaku ini merupakan ciri prilaku konsumen yang bersifat....
A.
Rasional
B.
Irrasional
C.
Emosional
D. Prestise
7.
Ciri Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional:
A.
Memilih barang berdasarkan kebutuhan
B.
Memilih barang yang mutunya terjamin
C.
Memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuan konsumen
D. Memilih barang branded yang sudah dikenal luas
8.
merupakan suatu tindakan tidak jujur dengan menyembunyikan barang/harta
orang lain oleh satu orang atau lebih tanpa sepengetahuan pemilik barang
dengan tujuan untuk mengalih-milik, menguasai, atau digunakan untuk tujuan
lain., disebut....
A.
Penggelapan
B.
Pencurian
C.
Penipuan
D. Pengambilan
9.
Pasal 372 KUHP berbunyi Barangsiapa dengan sengaja memiliki dengan
melawan hak sesuatu barang yang sama sekali atau sebagiannya termasuk
kepunyaan orang lain dan barang itu ada dalam tanganya bukan karena
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
30
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
kejahatan, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya 4 (empat)
tahun, disebut delik kejahatan ....
A.
Penggelapan
B.
Pencurian
C.
Penipuan
D. Pengambilan
10. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan
informasi rahasia dari perusahaan, adalah....
A.
Mengupload data
B.
Memposting data
C.
Mendownload data
D.
Membackup data
Soal Keterampilan
Sebagai pemimpin tentu akan berusaha semaksimal mungkin agar informasi
perusahaan tidak jatuh ketangan pesaing karena akan merugikan perusahaan.
Salah satu usaha yang di lakukan adalah memberikan pemahaman kepada
karyawan tentang cara menjaga sistem keamanan informasi dan usaha
meminimalisir pencurian dengan kegiatan tersebut diharapkan mereka mempunyai
sifat loyalitas. Pemberian pemahaman akan dilakukan melalui rapat.
Tugas anda bekerjalah secara kelompok dan diskusikan cara menjaga sistem
keamanan informasi dan usaha meminimalisir pencurian yang mungkin terjadi
sebagai bahan/materi rapat dengan karyawan.
Hasil yang diharapkan :
Bahan presentasi (hasil diskusi) yang sesuai dengan prinsip dan teknik design
Perangkat rapat mulai persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan
Vidio rapat
A. REFLEKSI DAN TINDAK LANJUT
1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
31
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
…………………………………………………………………………………………………………………
2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini
meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada
kompetensi Meminimalisir Pencurian ?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara
kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
5. Saudara dapat memanfaatkan internet untuk meningkatkan kemahiran
Meminimalisir Pencurian. Selamat meningkatkan kompetensi.
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
32
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
BAB III
EVALUASI
1. Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pernyataan tersebut merupakan
pengertian....
A. System yang menekankan pada prosedur
B. System yang menekankan pada elemen atau komponen
C. System yang menekankan pada konsep
D. System yang menekankan pada faktual
2. Berikut ini ada beberapa penyebab kecelakaan kecuali
A. Mengikuti tanda-tanda peringatan bahaya ditempat kerja
B. Lingkungan fisik karyawan yang tidak dalam keadaan sehat
C. Adanya kelalaian manusia
D. Adanya kecerobohan para pekerja
3.
Ciri Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional:
A. Memilih barang berdasarkan kebutuhan
B. Memilih barang yang mutunya terjamin
C. Memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuan konsumen
D. Memilih barang branded yang sudah dikenal luas
4.
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan
informasi rahasia dari perusahaan, adalah....
A. Mengupload data
B. Memposting data
C.
Mendownload data
D. Membackup data
5. Yang bukan termasuk dalam ancaman SIA adalah
A. Sabotase
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
33
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
B. Kesalahan perangkat lunak
C. Kesalahan dan kelalaian
D. Penipuan
6. Pengetian dari penipuan (fraud) adalah
A. Mendapatkan keuntungan yang tidak jujur dari orang lain
B. Mendapatkan keuntungan dengan memaksa orang lain
C. Mendapatkan keuntungan dengan jujur kepada orang lain
D. Mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan orang lain
7. Yang bukan merupakan tujuan manajemen memalsukan laporan keuangan
A. Menipu investor dan kreditor
B. Meningkatkan harga saham perusahaan
C. Mendapat kepercayaan dari masyarakat umum
D. Menyembunyikan kerugian dan permasalahan perusahaan
8. Tekanan masalah yang dapat menyebabkan tindakan penipuan yang dilakukan
karyawan , kecuali ….
A. Keuangan
B. Emosional
C. Gaya hidup
D. Politik
9. Yang merupakan contoh penipuan di bidang komputer adalah ….
A. Skimming
B. Penipuan melalui telepon genggam
C. Pencurian asset yang ditutupi dengan mengganti catatan computer
D. Pemalsuan tanda tangan pada faktur
10. Dalam membuat program keamanan informasi ada prinsip dasar yang harus
dipenuhi agar sistem tersebut handal. Prinsip dasar tersebut adalah…
A. Kerahasiaan
B. Integritas
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
34
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
C. Ketersediaan
D. Keamanan
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
35
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
BAB IV
PENUTUP
Modul merupakan media atau sarana pembelajaran yang berisi materi, metode,
batasan-batasan dan cara mengevaluasi yang dirancang secara sistematis dan menarik
untuk mencapai standar kompetensi yang diharapkan sesuai dengan tingkat
kompleksitasnya. Modul merupakan suatu paket pengajaran yang disusun secara
sistematis, terarah, lengkap sesuai standar kompetensi dan kompetensi dasar. Modul
digunakan untuk memperjelas dan mempermudah penyajian pesan atau materi agar
tidak terlalu bersifat verbal. Selain itu modul juga dapat digunakan untuk meningkatkan
motivasi belajar bagi Saudara dan mengembangkan kemampuan dalam berinteraksi
langsung dengan lingkungan.
Demikian modul ini dibuat,
semoga bermanfaat untuk Saudara dalam
meningkatkan motivasi dan gairah belajar dalam kompetensi Administrasi Profesional,
khususnya Meminimalisir Pencurian. Selamat untuk Saudara dan tentunya apa yang
Saudara peroleh juga akan dirasakan para peserta didik Saudara. Selalu Sukses untuk
kita semua. Amiin….
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
36
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
KUNCI JAWABAN PENILAIAN KEGIATAN PEMBELAJARAN
KEGIATAN PEMBELAJARAN
Latihan Soal Pengetahuan
1. Jawaban: A
2. Jawaban: B
3. Jawaban: C
4. Jawaban: A
5. Jawaban: D
6. Jawaban: A
7. Jawaban: D
8. Jawaban: A
9. Jawaban: B
10. Jawaban: D
BAB EVALUASI
1. Jawaban: A
2. Jawaban: B
3. Jawaban: C
4. Jawaban: A
5. Jawaban: D
6. Jawaban: A
7. Jawaban: D
8. Jawaban: A
9. Jawaban: B
10. Jawaban: D
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
37
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MEMINIMALISIR PENCURIAN
DAFTAR PUSTAKA
Budi Raharjo, PT INDOCISC Jakarta 1998-2002. Keamanan Sistem Informasi
berbasis Internet PT Insan Infonesia- Bandung
https://koinworks.com/blog/3-cara-mengamankan-sistem-informasiperusahaan/
https://www.jurnal.id/id/blog/2017-4-strategi-yang-harus-dilakukan-untukmenjaga-aset-perusahaan/
https://www.google.com/search?q=menyimpan+aset+fisik&oq=menyimpa
n+aset+fisik&aqs=chrome..69i57j0.11191j0j8&sourceid=chrome&ie=UTF8
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
38