MODUL
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT
https://www.google.com/search?q=gambar+mengelola+rapat
PENYUSUN
SUYADI
NUNUNG SITI NURBAYANI
BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN VOKASI
(BBPPMPV) BISNIS DAN PARIWISATA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN RISET DAN TEKNOLOGI
2022
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MENGELOLA PERTEMUAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, taufik dan hidayah-Nya
penulis sehingga dapat menyusun Modul Mengelola Pertemuan
Modul ini disusun guna memfasilitasi peserta Diklat dalam belajar secara mandiri baik
dengan moda luring dan daring. Selain tujuan pembelajaran, uraian kriteria unjuk kerja, dan
bahan bacaan, modul ini dilengkapi dengan lembar kerja, penilaian kompetensi, refleksi dan
tindak lanjut. Dengan menggunakan modul ini sebagai bahan belajar mandiri, peserta Diklat
diharapkan dapat mengikuti pembelajaran dan mempersiapkan diri untuk mengikuti Uji
Kompetensi Keahlian (UKK) juga membekali penulis agar dapat melaksanakan pembelajaran
sesuai tujuan yang diharapkan.
Modul ini tersusun dan terwujud atas bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu tidak
lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada :
- Kepala BBPPMPV
- Analis kebijakan ahli madya, analis kebijakan ahli muda, analis perencana dan kepala
devisi.
- Pihak-pihak yang telah memberi bantuan dan dukungan yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu.
Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kepada semua yang telah membantu.
Walaupun penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini, penulis
merasa modul ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, penulis sangat
mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dan memperbaiki modul ini.
Depok,
Maret 2022
Penyusun
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan
Pariwisata
2
ADMINISTRASI PROFESIONAL
MENGELOLA PERTEMUAN
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
2
Daftar Isi
3
BAB I
Pendahuluan
4
BAB II
Kegiatan Pembelajaran 1 Mengatur Rapat/Pertemuan
11
BAB III
Kegiatan Pembelajaran 2 Membuat Materi Presentasi
28
BAB IV
Kegiatan Pembelajaran 3 Mencatat Dikte
44
BAB V
Kegiatan Pembelajaran 4 Membuat Notulen Rapat
62
BAB VI
Evaluasi
109
Bab VII
Penutup
118
Kunci Jawaban Penilaian Kegiatan Pembelajaran
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan
Pariwisata
119
3
MENGELOLA PERTEMUAN
BAB1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Modul Mengelola Pertemuan adalah salah satu dari 25 modul yang didesain berdasarkan
Skema Kualifikasi IV Administrasi Profesional dan Layanan Bisnis. Modul ini memuat 5 unit
kompetensi yang mendukung pencapaian Saudara untuk mengikuti uji kompetensi keahlian
Mengelola Pertemuan. Berdasarkan Peraturan Menteri Ketenaga Kerjaan RI No. 2 Tahun
2016 tentang Sistem Standardisasi Kompetensi Kerja Nasional.
Modul Mengelola Pertemuan yang perlu dibahas dan dipahami meliputi pengetahuan,
ketrampilan serta sikap kerja yang dibutuhkan yaitu teliti, cermat, responsif, inisiatif,
komunikatif dan kreatif.
Dengan memahami secara jelas tentang Mengelola Pertemuan diharapkan pekerjaan yang ada di
lembaga atau instansi tempat bekerja akan meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam melakukan
suatu pekerjaan, serta mendapatkan kepuasan dari pekerjaan yang dilakukan, kepercayaan diri
semakin meningkat dan menumbuhkan semangat mengembangkan kemampuan dan karier serta
kemauan melaksanakan tugas-tugas yang lebih besar dan menantang.
B. Tujuan
1. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah mempelajari modul ini, peserta diharapkan akan semakin dapat memahami
pengertian Mengelola Pertemuan dan dapat memberikan pelayanan prima dalam setiap
interaksi yang dilakukan dengan orang lain, baik internal maupun eksternal untuk
mendukung pekerjaan sebagai sekretaris atau administrative assistant.
2. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari modul ini, peserta diklat diharapkan akan dapat :
a. Memproses undangan rapat/pertemuan
b. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
4
MENGELOLA PERTEMUAN
c. Mengatur biaya pertemuan
d. Menyelenggarakan pertemuan
e. Membuat laporan pertemuan
f. Mempersiapkan materi presentasi
g. Menyusun materi presentasi
h. Menerima dikte
i. Menguraikan catatan dikte
j. Mengedit dan merevisi teks
k. Mempersiapkan pencatatan notulen rapat
l. Mencatat notulen rapat
m. Mendistribusikan notulen rapat
C. Peta Kompetensi
Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang mendukung pekerjaan pada Mengelola
Pertemuan
1. Mengatur Rapat
2. Membuat Materi Presentasi
3. Mencatat Dikte
4. Membuat notulen rapat
D. Ruang Lingkup
Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang memuat elemen-elemen pada masing-masing
unit serta lingkup materinya. Daftar ini dibuat berdasarkan SKKNI Nomor 183 Tahun 2016
Bidang Administrasi Profesional. Secara garis besar, Peserta akan mempelajari materi
berikut ini.
NO
UNIT
ELEMEN
KUK
MATERI
KOMPETENSI
1
Mengatur Rapat
1. Memproses
a. Memastikan daftar nama
Penerapan
undangan
peserta rapat sesuai tujuan
Mengelola
rapat/pertemuan
rapat/pertemuan.
Rapat
b. Menyusun tujuan dan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
5
MENGELOLA PERTEMUAN
NO
UNIT
ELEMEN
KUK
MATERI
KOMPETENSI
rangkaian acara pertemuan
sesuai arahan pimpinan
dan protokoler yang
berlaku di organisasi.
c. Menetapkan waktu, tempat
dan ketentuan pertemuan
d. Membuat undangan rapat
sesuai kegiatan.
e. Mengirim undangan melalui
media yang dipilih.
2. Mempersiapkan
a. Memesan ruangan
peralatan,
pertemuan dan konsumsi
perlengkapan dan
sesuai kebutuhan.
tenaga ahli
b. Menentukan layout
ruangan sesuai
kebutuhan.
c. Mengidentifikasi peralatan
dan perlengkapan
pendukung sesuai
kebutuhan.
d. Menyiapkan tenaga
profesional sesuai
kebutuhan.
3. Mengatur biaya
pertemuan
a. Membuat rincian anggaran
untuk mendapatkan
persetujuan pimpinan.
b. Menindaklanjuti rincian
anggaran kepada bagian
terkait.
c. Mengelola anggaran
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
6
MENGELOLA PERTEMUAN
NO
UNIT
ELEMEN
KUK
MATERI
KOMPETENSI
Mengatur biaya
dikelola sesuai rincian yang
pertemuan
telah ditetapkan.
d. Mencatat Bukti
kwitansi/tanda terima
sebagai lampiran laporan
penggunaan biaya.
4. Menyelenggarakan
pertemuan
a. Mengkonfirmasi kehadiran
peserta.
b. Memeriksa pengaturan
ruangan, konsumsi, sesuai
dengan pesanan.
c. Menyiapkan peralatan dan
perlengkapan sesuai
kebutuhan.
d. Melaksanakan pertemuan
sesuai rangkaian agenda
yang telah ditetapkan.
5. Membuat laporan
pertemuan
a. Melaporkan jumlah peserta
yang hadir.
b. Membuat laporan
penggunaan biaya sesuai
dengan aturan organisasi
2
Membuat Materi
Presentasi
1. Mempersiapkan
materi presentasi
a. Mengidentifikasi kebutuhan
materi presentasi.
b. Memilih informasi sesuai
kebutuhan.
Penerapan
Membuat
Materi
Presentasi
c. Menyesuaikan format
presentasi dengan tujuan
dan ruang lingkup
presentasi yang akan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
7
MENGELOLA PERTEMUAN
NO
UNIT
ELEMEN
KUK
MATERI
KOMPETENSI
disajikan.
2. Menyusun materi
presentasi
a. Menyusun materi
presentasi sesuai dengan
informasi
yang tersedia.
b. Membuat materi presentasi
secara jelas dan ringkas.
c. Mengemas materi
presentasi secara
komunikatif dan informatif.
d. Mendapatkan persetujuan
dari pemberi tugas.
3
Mencatat Dikte
1.
Menerima dikte
a. Mengidentifikasi
persyaratan organisasi
Penerapan
Mencatat Dikte
terkait dengan format,
bentuk dan penyimpanan
dokumen.
b. Mengklarifikasi tujuan dan
persyaratan teks kepada
pemberi tugas sesuai SOP
organisasi.
c. Mengambil dikte sesuai
dengan akurasi dan
sumber yang tepat.
d. Mengklarifikasi Pengertian
dan ejaan nama yang tidak
biasa untuk memastikan
keakuratan catatan.
e. Memeriksa keakuratan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
8
MENGELOLA PERTEMUAN
NO
UNIT
ELEMEN
KUK
MATERI
KOMPETENSI
catatan dikte ulang
2.
Menguraikan
catatan dikte
a. Menguraikan hasil dikte
kedalam dokumen sesuai
tujuan.
b. Teks dihasilkan dalam
waktu yang ditentukan
sesuai kebutuhan.
3.
Mengedit dan
merevisi teks
a. Memeriksa keakuratan
kalimat, tata bahasa,
format dan tanda baca
ulang.
b. Memeriksa Revisi, format,
pencetakan, nama dan
teks yang terkait dengan
organisasi sesuai
persyaratan organisasi
4
Membuat notulen
rapat
1. Mempersiapkan
a. Mengidentifikasi agenda
Penerapan
pencatatan notulen
Rapat sesuai dengan
Membuat
rapat
tujuan rapat.
notulen rapat
b. Menyiapkan peralatan
pendukung sebelum rapat
dimulai.
2. Mencatat notulen
rapat
a. Mencatat informasi penting
yang ada pada saat rapat
b. Mengkonfirmasi bahasa
teknis
c. Membuat catatan notulen
rapat dalam format dan
tenggat waktu sesuai
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
9
MENGELOLA PERTEMUAN
NO
UNIT
ELEMEN
KUK
MATERI
KOMPETENSI
prosedur organisasi.
3. Mendistribusikan
notulen rapat
a. Memintakan konsep
notulen rapat persetujuan
dari pimpinan rapat
b. Mendistribusikan notulen
rapat yang telah
mendapatkan persetujuan
E. Petunjuk Penggunaan Modul
Modul ini terdiri dari 2 kegiatan pembelajaran dan dirancang untuk membantu Saudara
menguasai kompetensi yang terdapat pada modul Mengelola Pertemuan. Modul ini juga
dirancang agar Saudara dapat melakukan banyak aktivitas yang mendukung pencapaian
kompetensi. Modul ini menyediakan sumber informasi terkait unit kompetensi, lembar kerja
yang membuat Saudara berlatih secara terarah, penugasan yang dapat meningkatkan
keterampilan, pengetahuan dan sikap, serta penilaian sebagai sentuhan akhir untuk
memantapkan kemahiran Saudara sebelum mengikuti uji kompetensi keahlian.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
10
MENGELOLA PERTEMUAN
BAB II
KEGIATAN PEMBELAJARAN 1
MENGATUR RAPAT/PERTEMUAN
A. Tujuan Pembelajaran
Melalui membaca, mengkaji informasi dan berdiskusi dengan teman sejawat tentang
Mengatur Rapat/Pertemuan Peserta Diklat dapat:
1. Memproses undangan rapat/pertemuan secara teliti
2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli secara inisiatif
3. Mengatur biaya pertemuan secara teliti
4. Menyelenggarakan pertemuan secara memecahkan masalah
5. Membuat laporan pertemuan secara kreatif
B. Kriteria Unjuk Kerja
1. Memproses undangan rapat/pertemuan meliputi:
1.1. Memastikan Daftar nama peserta rapat sesuai tujuan rapat/pertemuan.
1.2. Menyusun Tujuan dan rangkaian acara pertemuan sesuai arahan pimpinan dan
protokoler yang berlaku di organisasi.
1.3. Menetapkan Waktu, tempat dan ketentuan pertemuan.
1.4. Membuat Undangan rapat sesuai kegiatan.
1.5. Mengirim Undangan melalui media yang dipilih
2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli
2.1. Memesan Ruangan pertemuan dan konsumsi sesuai kebutuhan.
2.2. Menentukan Layout ruangan sesuai kebutuhan.
2.3. Mengidentifikasi Peralatan dan perlengkapan pendukung sesuai kebutuhan
2.4. Menyiapkan Tenaga profesional sesuai kebutuhan
3. Mengatur biaya pertemuan
3.1. Membuat Rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan.
3.2. Menindaklanjuti Rincian anggaran kepada bagian terkait.
3.3. Mengelola Anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan.
3.4. Mencatat Bukti kwitansi/tanda terima sebagai lampiran laporan penggunaan biaya
4. Menyelenggarakan Pertemuan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
11
MENGELOLA PERTEMUAN
4.1. Mengkonfirmasi Kehadiran peserta
4.2. Memeriksa Pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan
4.3. Menyiapkan Peralatan
dan
perlengkapan sesuai kebutuhan
4.4. Melaksanakan Pertemuan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan
5. Membuat Laporan Pertemuan
5.1. Melaporkan Jumlah peserta yang hadir
5.2. Membuat Laporan penggunaan biaya sesuai dengan aturan organisasi
C. Aktivitas Pembelajaran
1. Elemen 1. Memproses undangan rapat/pertemuan
a. Memastikan Daftar nama peserta rapat sesuai tujuan rapat/pertemuan
Sebelum membuat undangan rapat perlu memperhatikan siapa-siapa saja yang
akan diundang, untuk mengundang rapat tentu perlu memperhatikan struktur
organisasi
lembaga
atau
institusi,
dalam
mengundang
rapat
juga
dapat
menyebutkan nama apabila jumlah peserta tidak terlalu banyak, apabila tidak
memungkinkan dapat menyebutkan nama terlampir untuk lebih jelas bersama ini
adalah contoh nama-nama undangan rapat:
1. Kabag Umum
2. Koordinator Pengembangan Mutu
3. Koordinator Penjaminan Mutu
4. Para Sub Koordinator Pengembangan dan Penjaminan Mutu
5. Sub Koordinator Kepegawaian
6. Sub Koordinator Perencanaan dan Penganggaran
7. Daftar nama terlampir
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siapa saja peserta yang akan
diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan
diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada
penambahan atau pengurangan peserta rapat
b. Menyusun tujuan dan rangkaian acara pertemuan sesuai arahan
pimpinan dan protokoler yang berlaku di organisasi
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
12
MENGELOLA PERTEMUAN
Dalam menyusun tujuan rapat atau pertemuan yang harus diperhatikan adalah; apa
yang akan dibahas, siapa yang akan menjadi pimpinan rapat, jam berapa rapat
akan dimulai hal ini sering juga disebut dengan agenda rapat atau
daftar yang
berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan alam suatu rapat.
Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari
topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara
yang
akan
diadakan
atau
dilaksanakan
pada
suatu
rapat
dengan
mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus
disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar
c. Menetapkan Waktu, tempat dan ketentuan pertemuan
Rapat akan dapat berjalan apabila sudah ada kepastian, siapa yang akan diundang,
apa yang akan dibahas dan jam berapa rapat akan dimulai, dalam menentukan
tempat juga harus memperhatikan jumlah peserta rapat
d. Membuat Undangan rapat sesuai kegiatan
Setelah mengidentifikasi nama perserta rapat yang akan diundang, tujuan dan
rangkaian rapat dan tempat rapat teridentifikasi, selanjutnya adalah membuat surat
udangan rapat. Untuk membuat surat undangan hal-hal yang harus diperhatikan
adalah ; Nomor surat, perihal, tanggal surat, nama-nama yang diundang, waktu,
tempat, acara dan siapa yang akan menandatangai surat tersebut Kepala apabila
saat pembuatan surata ada ditempat, apabila pimpinan atau kepala tidak ditempat
dapat diwaklili oleh pejabat setingkat bawahnya misalnya Kepala Bidang atau
Kepala Bagian Umum, apabila yang menandatangi Kepala Bidang atau Kepala
Bagian Umum maka di sisi kiri bawah surat ditulis tembusan yang ditujukan kepada
kepala, untuk lebih jelas di bawah ini contoh surat undangan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
13
MENGELOLA PERTEMUAN
Nomor
Hal
:
/B8/LL/2022
3 Januari 2022
: Undangan
Yth.
1. Kabag Umum
2. Koordinator Pengembangan Mutu
3. Koordinator Penjaminan Mutu
4. Para Sub Koordinator Pengembangan dan Penjaminan Mutu
5. Sub Koordinator Kepegawaian
6. Sub Koordinator Perencanaan dan Penganggaran
7. Daftar nama terlampir
BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
Kami mengharapkan dengan hormat kehadiran Saudara pada:
Hari/ tanggal
: Jum’at, 6 Januari 2022
Waktu
: Pukul 09.00 WIB s.d selesai
Tempat
: Ruang Sidang Besar BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
Acara
: Rapat Persiapan Diklat Upskiling dan Reskiling OTKP
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Saudara
kami ucapkan terima kasih.
a.n. Kepala,
Koordinator Pengembangan Mutu,
Drs. Edy Rismunandar M.M
NIP. 196303181991031001
Tembusan :
Kepala BBPPMPV Bispar sebagai laporan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
14
MENGELOLA PERTEMUAN
e. Mengirim Undangan melalui media yang dipilih
Apabila surat sudah dibuat, sudah ditandatangi oleh piimpinan lembaga atau
institusi dan sudah di photo copy sejumlah undangan serta sudah distempel nama
lembaga sebagai bentuk sahnya surat dan siap untuk dikirim atau didistribusikan.
Dalam pendisribusian atau pengiriman surat adalah memilih media atau sarana
pengiriman surat, pengiriman surat undangan bisa diantar langsung ke masingmasing unit dengan membawa bukuti penerimaan surat atau buku ekspedisi,
apabila pengiriman surat jaraknya jauh dapat dikirim melalui kantor pos maupun
jasa pengiriman lainnya. Dijaman modern sekarang banyak media yang dapat
digunakan sebagai sarana untuk pengiriman surat misalnya e-mail, whatsApp (WA)
dan lain-lain. Pengiriman surat undang sebaiknya dikirim/diberikan kepada calon
peserta rapat/pertemuan 3 sampai dengan 7 hari sebelum rapat/pertemuan agar
calon peserta rapat membersiapkan materi apa yang harus didiskusikan dan
menjadwalkan kegiatan rapat tersebut
1. Membuat undangan rapat
Berdasarkan uraian materi di atas, buatlah undangan rapat dan kirim dengan
sarana email.
Abstraksi
Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta
Pimpinan atas nama Ir.Mustofa, M.Si. untuk mengundang seluruh General Manger
dan Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat
tersebut.
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi selanjutnya ikuti instruksi kerja sebagai berikut:
a. Siapkan daftar nama peserta rapat yang akan diundang (peserta diklat)
b. Susun tujuan dan rangkaian acara pertemuan sesuai arahan pimpinan dan
protokoler yang berlaku di organisasi
c. Tetapkan waktu, tempat dan ketentuan pertemuan.
d. Buat undangan rapat sesuai kegiatan
e. Kirim undangan melalui email (peserta diklat)
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
15
MENGELOLA PERTEMUAN
2. Elemen 2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli
a. Memesan ruangan pertemuan dan konsumsi sesuai kebutuhan
Sebelum melaksanakan kegiatan rapat atau pertemuan
dalam cara memesan ruang pertemuan dan konsumsi
diperlukan pengetahuan
sesuai kebutuhan sebagai
berikut :
1) Berapa jumlah peserta rapat yang diundang
2) Ruang yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan peserta atau jumlah peserta
3) Peralatan apa saja yang harus disiapkan
4) Konsumsi yang diperlukan saat rapat berlangsung
b. Menentukan layout ruangan
sesuai kebutuhan
Rapat resmi biasanya diselenggarakan diruangan khusus yaitu operation room atau
conference. Adapun yang diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah :
1) Penataan ruang harus disesuaikan antara banyaknya orang yang terlibat dalam
acara dengan kapasitas ruangan, jumlah kursi dan meja harus sesuai dengan
kebutuhan
2) Adanya papan nama petunjuk yang diperlukan
3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4) Pencahayaan dan penataan lampu untuk podium dan ruangan yang mencukupi
kebutuhan.
5) Dekorasi disesuaikan dengan tema acara dan perlengkapan upacara seperti
prasasti ataupun sirine, gong, disiapkan dan berfungsi baik.
6) Agar mendapatkan penataan tata ruang yang dikehendaki perlu dibuat gambar
lay-out ruang
Untuk rapat direksi dan pertukaran ide
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
Sebelum melaksanakan kegiatan rapat atau pertemuan diperlukan pengetahuan
dalam mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli tersebut harus
memiliki pengetahuan sebagai berikut
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
16
MENGELOLA PERTEMUAN
c.
Mengidentifikasi Peralatan dan perlengkapan pendukung sesuai kebutuhan
Dalam mengidentifikasi peralatam dan perlengkapan kebutuhan /keperluan rapat,
harus mengacu pada
perencanaan rapat. Kebutuhan rapat antara lain:
1) Surat undangan dan pengedarannya.
2) Agenda rapat (acara rapat)
3) Bahan rapat, yaitu materi lengkap yang memuat tentang hal-hal yang akan
dibicarakan dalam rapat.
4) Alat tulis-menulis.
5) Perlengkapan rapat, meliputi Sound System, White Board, Flipchart, Computer,
LCD, Tape Recorder, dan lain lain.
6) Konsumsi
7) Akomodasi peserta rapat, untuk rapat yang dihadiri oleh peserta yang berasal
dari
luar
kota.
Sebaiknya
penyelenggara
mempersiapkan
fasilitas
akomodasi(hotel/penginapan) dan transportasi.
8) Daftar Hadir Peserta atau buku tamu
d. Menyiapkan Tenaga profesional sesuai kebutuhan
Tenaga profesional dalam penyelenggaraan sangat diperlukan terutama apabila kegiatan
berkaitan dengan pengembangan sumber daya manusia suatu lembaga, apa yang mau
ditingkatkan, membutuhkan waktu berapa lama tenaga profesional pada bidang apa
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
17
MENGELOLA PERTEMUAN
2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli
Berdasarkan uraian materi di atas, Siapkanlah peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli,
pada kegiatan dibawah ini
Abstraksi
Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta
Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manager dan
Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat tersebut
dengan peserta rapat 20 orang selama 2 hari
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut:
a. Siapkan pemesanan ruangan pertemuan dan konsumsi sesuai kebutuhan.
b. Tentukan layout (gambar) ruangan sesuai kebutuhan.
c. Identifikasi peralatan dan perlengkapan pendukung sesuai kebutuhan
d. Siapkan tenaga professional sesuai kebutuhan
3. Elemen 3. Mengatur biaya pertemuan
a. Membuat Rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan
Sebelum melaksanakan kegiatan rapat atau pertemuan diperlukan pengetahuan dalam
membuat rincian anggaran
untuk menunjang kelancaran kegiatan rapat atau
pertemuan, anggaran tersebut antara lain minum dan kudapan (snak) peserta dan
panitia rapat, apabila dalam pelaksanaan rapat sampai jam makan siang perlu disiapkan
makan siang untuk peserta dan panitia. Terkadang kegiatan suatu lembaga/instansi bisa
saja menghabiskan waktu sampai berhari-hari, maka harus dipersiapkan transport untuk
peserta dan panitia.
b. Menindaklanjuti Rincian anggaran kepada bagian terkait
Setelah rincian anggaran rapat tersusun selalunjutnya dikonsultasikan kepada pimpinan
terkain untuk mendapat persetuan, setelah mendapat persetujuan dari pimpian dan
telah ditandatangi langkah selanjutnya adalah mengurus pencairan dana kepada pihak
keuang atau bendahara yang ditunjuk oleh kepala lembaga terkait
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
18
MENGELOLA PERTEMUAN
c. Mengelola Anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan
Seperti telah disampaikan diawal bawa keberhasilan suatu rapat ditentukan oleh biaya
atau anggaran. Setelah anggaran dicairkan melalui bagaian keuangan langkah
selanjutnya adalah mengelola anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan
d. Mencatat Bukti kwitansi/tanda terima sebagai lampiran laporan
penggunaan biaya
Pengelolaan keuangan yang baik adalah merupakan keharusan dalam suatu lembaga,
begitu pula tentang pengelolaan keuangan dalam kegiatan rapat atau pertemuan yang
merupakan bagain dari suatu kegiatan lembaga tentunya pertanggungjawabanya juga
harus mengacu pada pertanggungjawaban lembaga tersebut yang meliputi pembuatan
laporan harus secara lengkap dan
melampirkan bukti pengeluaran atau kwitansi harus dilampirkan
LK 3. Mengatur biaya pertemuan
Berdasarkan uraian materi di atas, mengatur biaya pertemuan, pada kegiatan
dibawah ini.
Abstraksi
Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta
Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manger dan
Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat tersebut
dengan peserta rapat 20 orang selama 1 hari. Buatlah perencanaan anggaran untuk
keperluan rapat tersebut
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi ikuti instruksi kerja sebagai berikut:
a. Buatlah rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan
b. Tindaklanjuti rincian anggaran kepada bagian terkait.
c. Kelola anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan.
d. Catat bukti kwitansi/tanda terima sebagai lampiran
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
19
MENGELOLA PERTEMUAN
4. Elemen 4. Menyelenggarakan pertemuan
a. Mengkonfirmasi Kehadiran peserta
Setelah surat undangan rapat dikirim ke peserta rapat, agar saat pelaksanaan rapat
seluruh peserta dapat hadir dalam kegiatan biasanya panitia rapat mengkonfirmasikan
melalui telepon, SMS dan WA, konfimasi kehadiran sangat penting untuk jumlah peserta
yang dapat hadir. Sebelum pelaksanaan rapat atau pertemuan disiapkan daftar hadir
b. Memeriksa Pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas atau kegiatan acara. Pengaturan ruangan dapat berbentuk classroom, teater,
atau conference. dangan atribut penting seperti Lambang Negara, bendera, gambar
Presiden dan Wakil Presiden.
Agar mendapatkan penataan tata ruang yang
dikehendaki perlu dibuat gambar layout ruang setelah pemerikasaan pengaturan selesai
langlah berikutanya adalah mengecek kesiapan konsumsi sesuai dengan pesanan, hal
sangat penting sehingga saat pelaksanaan rapat berlangsung tidak terjadi hal-hal yang
tidak diinginkan misalnya kekurangan konsumsi maupun keterambatan konsumsi
c. Menyiapkan Peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan
Rapat akan berjalan baik dan lancar apabila peralatan dan perlengkapan sesuai
kebutuhan dapat dipenuhi yang antara lain; Sound System, White Board, Flipchart,
Computer, LCD Projector, Tape Recorder, dan lain lain
d. Melaksanakan Pertemuan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan
Setelah mengkonfirmasi kehadiran peserta. memeriksa pengaturan ruangan, konsumsi,
sesuai dengan pesanan, menyiapkan peralatan dan perlengkapan
sesuai kebutuhan.
Selanjutnya adalah melaksanakan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan. Dalam
pelaksanaan rapat/pertemuan harus memperhatikan tata urutan rapat/pertemuan adalah
sebagai berikut :
1) Pembukaan
Rapat dibuka oleh ketua rapat, kemudian dilanjutkan penjelasan ketua rapat
tentang :
a. Acara rapat yang mencakup lamanya rapat
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
20
MENGELOLA PERTEMUAN
b. Tata tertib rapat
c. Pentingnya masalah yang dibahas
d. Tujuan diadakannya rapat
2) Peserta rapat memberikan tanggapan, masukan, usul, ide dan saran.
3) Pembagian tugas, yang meliputi:
a. Komite/kelompok pemecahan masalah
b. Komite/kelompok perumus.
Rapat komite diadakan karena luasnya masalah yang akan dibahas. Dalam
rapat komite dibentuk pula ketua dan sekretaris komite.
4) Rapat pleno (rapat lengkap), dilaksanakan jika rapat-rapat komite telah berhasil
menyelesaikan tugasnya
5) Perumusan
6) Penyelesaian
7) Reproduksi notula rapat
8) Pendistribusian
LK 4. Menyelenggarakan pertemuan
Berdasarkan uraian materi di atas, Lakukanlah Menyelenggarakan
pertemuan!
Abstraksi
Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta
Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manger dan
Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia. Selenggarakan rapat sesuai
dengan agenda yang sudah disusun
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut:
a. Lakukan konfirmasi kehadiran peserta
b. Periksa pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan.
c.
Siapkan peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan
d. Laksanakan pertemuan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan
e. Buatkan Notulen penyelengaraan rapat
f.
Videokan kegiatan penyelengagaran rapat tersebut dan kirim melalui fasilitas
LMS atau dengan menggunakan Youtube
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
21
MENGELOLA PERTEMUAN
5. Elemen 5. Membuat laporan pertemuan
a. Melaporkan Jumlah peserta yang hadir
Setelah rapat selesai sebagai pertanggungjawaban adalah melaporkan kegiatan rapat
kepada pimpinan, yang antara lain adalah jumlah peserta yang hadir dan jumlah peserta
yang tidak hadir. Dalam membuat laporan tidak hanya kehadiran peserta tetapi laporan
secara khusus dan lengkap yang disebut dengan notulen rapat. Sebagai contoh berikut
ini format daftar hadir rapat/pertemuan
DAFTAR HADIR
RAPAT/PERTEMUAN
Hari/tanggal
: …...............................................................
Acara
:...................................................................
Tempat
:..................................................................
No.
1.
Nama
Jabatan
Tanda Tangan
1…………
2…………
2.
3.
3…………
4…………
4.
5.
5…………
6…………
6.
7.
7…………
8…………
8.
9.
10.
9…………
10…………
b. Laporan penggunaan biaya dibuat sesuai dengan aturan organisasi
Pengelolaan keuangan yang baik adalah merupakan keharusan dalam suatu lembaga,
begitu pula tentang pengelolaan keuangan dalam kegiatan rapat atau pertemuan yang
merupakan bagain dari suatu kegiatan lembaga tentunya pertanggungjawabanya juga
harus mengacu pada pertanggungjawaban lembaga tersebut yang meliputi pembuatan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
22
MENGELOLA PERTEMUAN
laporan harus secara lengkap dan melampirkan bukti pengeluaran atau kwitansi harus
dilampirkan, untuk lebih jelasnya berikut ini Contoh Laporan Keuangan:
No.
Tanggal
Keterangan
Debet
Kredit
Saldo
1.
2.
3.
4.
5.
Jumlah
LK 5. Membuat laporan pertemuan
Berdasarkan uraian materi di atas, Buatkanlah laporan pertemuan
Abstraksi
Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta
Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manger dan
Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia. Buatlah laporan penyelenggaraan
rapat, sesuai dengan aturan perusahaan yang berlaku
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut:
a. Laporkan jumlah peserta yang hadir
b. Buatlah laporan penggunaan biaya sesuai dengan aturan organisasi.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
23
MENGELOLA PERTEMUAN
c. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada kegiatan pembelajaran 2, yaitu
Mengatur Pertemuan/Rapat. Saudara membutuhkan pengetahuan dan ketrampilan
dalam komunikasi bentuk penguasaan ungkapan-ungkapan untuk berkomunikasi
yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada Mengatur Pertemuan/Rapat di lingkungan
kerja Administrasi Profesional. Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya
menyampaikan ide perasaan gagasan pada kegiatan di kantor atau tempat kerja
Saudara dengan sikap kerja yang teliti, memecahkan masalah, kreatif dan inisiatif.
Saudara agar semakin terampil berkomunikasi ditempat kerja
D. Penilaian
Tes Pengetahuan
Pilihan Ganda
Jawablah pertanyaan/pernyataan di bawah ini dengan cara memilih pilihan jawaban yang
tepat dan menuliskan huruf A/B/C/D yang sesuai dengan pilihan tersebut.
1. Kegiatan apa yang harus direncanakan sebelum menyelenggarakan rapat
A. Menentukan tempat
B. Menentukan tujuan dan masalah yang akan dibahas serta siapa ketua rapat
C. Menentukan waktu pelaksanaan rapat
D. Menentukan siapa yang memimpin rapat
2. Dalam perencanaan kebutuhan rapat antara lain
A. Kalender
B. Camera digital
C. Surat undangan, agenda rapat, daftar hadir
D. Handycame
3. Sebagai seorang sekretaris rapat sebelum dimulai hal yang harus disiapkan adalah:
A. Mengecek ruangan dan menyiapkan daftar hadir
B. Menyiapkan uang perjalanan
C. Membersihkan ruangan
D. Menghitung meja dan kursi
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
24
MENGELOLA PERTEMUAN
4. Surat undangan sebaiknya disampaikan…
A. Jauh hari sebelum acara rapat dimulai
B. Antara 3 sampai 7 hari sebelum acara rapat dimulai
C. Sebulan sebelum acara rapat dimulai
D. Sehari sebelum rapat dimulai
5. Untuk mempersingkat waktu pengiriman, undangam rapat dikirimkan dengan internet
melalui …
A. blog
B. e-mail
C. chatting
D. faksimile
6. Tata ruang rapat untuk 50 orang peserta menggunakan ruangan berbentuk…..
A. Huruf T
B. Aula
C. Bundar
D. Huruf U
7. Peralatan rapat yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat diantaranya,
A. Surat Undangan
B. Hasil rapat yang lalu
C. Block note, ball point
D. Daftar hadir
8. Peralatan yang biasa digunakan dalam kegiatan rapat untuk menampilkan bahan
presentasi dari komputer atau laptop dinamakan …
A. LCD Projector
B. Flipchart
C. Whiteboard
D. Blocknote
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
25
MENGELOLA PERTEMUAN
9. Cara memesan ruang rapat/pertemuan dan komsumsi agar dapat berjalan sesuai rencana
dan kebutuhan harus memperhatikan...
A. Seberapan jauh jarak tempat tinggal peserta rapat
B. Jenis kelamin peserta rapat
C. Berapa jumlah peserta rapat yang diundang
D. Apa jabatan peserta rapat
10. Rapat resmi biasanya diselenggarakan diruangan khusus yaitu operation room atau
conference. Adapun yang diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah...
A. Cahaya atau penerangan
B. Ventilasi udara
C. Pengaturan tempat duduk
D. Jawaban A, B, C Benar
Tes Keterampilan
Setelah mempelajari unit 1 tentang Mengatur Rapat/Pertemuan, lakukanlah
kegiatan dibawah ini.
Abstraksi
Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMMA, Saudara diminta
Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manager dan Manager
Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat tersebut dengan peserta
rapat 20 orang selama 3 hari. Buatlah perencanaan anggaran untuk keperluan rapat
tersebut
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut:
1. Buatlah undangan rapat/pertemuan
2. Siapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli
3. Aturlah biaya pertemuan
4. Selenggarakanlah pertemuan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
26
MENGELOLA PERTEMUAN
5. Buatlah laporan pertemuan
6. Videokan kegiatan penyelengagaran rapat tersebut dan kirim melalui fasilitas LMS atau
dengan menggunakan Youtube
E. Refleksi dan Tindak Lanjut
1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?
2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?
3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan
keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Mengatur
Pertemuan?
4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara kemampuan
Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?
Simak lebih lanjut di Brainly.co.id - https://brainly.co.id/tugas/15168160#readmore
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
27
MENGELOLA PERTEMUAN
BAB III
KEGIATAN PEMBELAJARAN 2
MEMBUAT MATERI PRESENTASI
A. Tujuan Pembelajaran
Melalui membaca, mengkaji informasi dan berdiskusi dengan teman sejawat tentang
Membuat materi Presentasi Peserta Diklat dapat:
1. Menyusun materi Presentasi secara cermat
2. Mempersiapkan materi presentasi secara teliti
B. Kriteria Unjuk Kerja
Kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Membuat Materi Presentasi ini adalah:
1. Mempersiapkan materi presentasi
1.1. Mengidentifikasi Kebutuhan materi presentasi
1.2. Memilih Informasi sesuai kebutuhan.
1.3. Menyesuaikan Format presentasi dengan tujuan dan ruang lingkup presentasi yang
akan disajikan.
2. Menyusun materi Presentasi
2.1. menyusun materi presentasi sesuai dengan informasi yang tersedia.
2.2. Msmbuat materi presentasi secara jelas dan ringkas.
2.3. Mengemas materi presentasi secara komunikatif dan informatif.
2.4. Mendapatkan persetujuan dari pemberi tugas.
C. Aktivitas Pembelajaran
1. Elemen 1: Mempersiapkan Materi Presentasi
Mengapa Membuat Presentasi?
Ketika Saudara tumbuh dalam karir Saudara, salah satu cara untuk menunjukkan
pengetahuan dan kemampuan Saudara adalah dengan membuat presentasi. Mungkin
Saudara tidak akan membuat presentasi di rapat dewan direksi, tetapi akan ada peluang
untuk melakukan presentasi kepada rekan kerja Saudara. Misalnya, pimpinan Saudara
mungkin meminta Saudara untuk mempresentasikan kebijakan perusahaan yang baru,
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
28
MENGELOLA PERTEMUAN
atau Saudara menjadi sukarelawan untuk mengadakan makan siang dan belajar di mana
Saudara membagikan sebagian pengetahuan Saudara dalam bentuk presentasi.
Saudara dapat membuat presentasi atas nama pimpinan Saudara di rapat perusahaan
reguler. Presentasi formal adalah acara yang direncanakan di mana satu atau lebih
orang berbicara, alat bantu visual seperti PowerPoint atau handout digunakan, dan
tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi yang akan berguna bagi hadirin.
Salah satu aspek kunci dari membuat presentasi adalah berbicara di depan umum.
Banyak orang menilai berbicara di depan umum sebagai ketakutan nomor satu mereka.
Pada dasarnya, mereka takut hadirin tidak akan menerimanya. Namun ini tidak benar.
Hadirin ingin pembicara berhasil. Mereka senang Saudara yang berbicara dan bukan
sebaliknya. Yang perlu Saudara lakukan agar menjadi penyaji
yang sukses adalah
bersiap, percaya diri, dan santai. Persiapan yang baik akan menenangkan saraf Saudara
dan membantu Saudara menghindari kesalahan.
Tentukan Tujuan dan Sasaran Saudara
Mulailah dengan mendefinisikan tujuan Saudara. Apa yang ingin Saudara capai? Apakah
tujuan Saudara untuk membujuk atau sekadar memberi informasi? Persuasi mungkin
mengharuskan hadirin Saudara terlibat secara emosional dalam argumen Saudara,
membuat mereka peduli. Di sisi lain, jika Saudara hanya membuat laporan, Saudara
mungkin ingin hadirin Saudara tetap objektif, jernih, dan agak terpisah secara
emosional. Tentukan tujuan Saudara. Topik apa yang akan mendukung ide/pemikiran
Saudara?
Tetap Sederhana
Apa pun tujuan presentasi Saudara, selalu usahakan agar tetap sederhana dan fokus.
Pesan sederhana dan jelas dapat disampaikan dengan dampak yang lebih besar pada
hadirin Saudara dan lebih mungkin untuk mencapai hasil. Pesan yang rumit atau kacau
akan membuat hadirin Saudara bingung dan frustrasi, yang mungkin sangat
menghambat peluang Saudara untuk sukses. Jaga agar jumlah topik tetap minimum.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
29
MENGELOLA PERTEMUAN
Saat menguraikan setiap topik, pastikan informasi pada setiap slide jelas dan mudah
dipahami.
Topik Presentasi
Pertimbangkan topik Saudara. Apakah Saudara menyajikan seminar pelatihan,
presentasi kepada manajer atau karyawan, atau presentasi penjualan? Apa yang
menjadi materi target Saudara juga menentukan ruang lingkup dan makna dari
presentasi yang ingin Saudara atur atau rancang.
2. Elemen 2: Menyusun materi Presentasi
Mempersiapkan Presentasi Saudara
Setiap kali Saudara dihadapkan dengan presentasi, Saudara harus mulai dengan fokus
pada tujuan. Tanyakan kepada diri sendiri: Mengapa saya berbicara? Apa yang ingin
saya capai? Apa yang harus diperoleh hadirin dari presentasi? Apa kebutuhan dan
harapan mereka? Bagaimana sikap mereka terhadap ide-ide saya? Apa yang sudah
mereka ketahui? Apakah mereka perlu mendengar presentasi dalam urutan tertentu?
Presentasi yang baik itu menghibur dan juga menyampaikan informasi. Hadirin Saudara
akan lebih mengingat jika mereka menikmati diri presentasi tersebut. Saudara akan
memiliki sekitar sepuluh hingga lima belas detik di awal presentasi Saudara untuk
membuat kesan pertama yang positif, jadi pastikan pembukaan Saudara kuat dan
terlatih dengan baik. Jangan mulai dengan lelucon, karena lelucon itu berisiko. Dan, jika
terjadi kesalahan, jangan minta maaf untuk apa pun.
Rentang perhatian rata-rata hadirin Saudara hanya sekitar lima hingga delapan menit,
jadi Saudara perlu membumbui materi Saudara untuk membantu menjaga hadirini
Saudara tertarik. Misalnya, Saudara dapat memasukkan cerita, pertanyaan, gambar,
kartun, klip video, klip suara, grafik, partisipasi pemirsa, kutipan, dan alat peraga.
Alur
Buat garis besar konten Saudara dalam format topikal dengan awal, tengah, dan akhir.
Usahakan agar ide-ide Saudara tetap fokus dan terorganisir menuju kesimpulan yang
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
30
MENGELOLA PERTEMUAN
logis. Walaupun nalar dan logika yang sehat bukan satu-satunya cara untuk
berkomunikasi atau membujuk secara efektif tetapi merupakan metode yang patut
dicoba.
Struktur
Tidak peduli seberapa menarik materi Saudara, hadirin Saudara akan mengalami
kesulitan mengikuti presentasi Saudara jika itu dibuat dengan sembarangan. Struktur
presentasi Saudara harus sederhana, jelas, dan logis. Mulailah dengan memecah topik
utama Saudara menjadi tiga hingga lima gagasan. Kemudian, sajikan setiap ide beserta
bahan dan bukti pendukung. Pastikan Saudara mengutip sumber apa pun untuk data
Saudara. Beberapa struktur presentasi umum meliputi:
Problem and solution (masalah dan solusinya)
Comparisons (perbandingan)
Chronological order (urutan kronologis)
Theory and practice (teori dan praktik)
Desire and action (keinginan dan tindakan)
Jika presentasi Saudara akan lebih lama dari empat puluh lima menit, Saudara perlu
merencanakan untuk memberi waktu istirahat bagi hadirin Saudara. Saudara harus
membiarkan semua orang bangkit dan meregangkan kaki mereka, jika tidak, mereka
akan memudar pada Saudara terlepas dari seberapa menarik presentasi Saudara.
Setelah
sembilan
puluh
menit,
Saudara
perlu
menjadwalkan
istirahat
untuk
memungkinkan hadirin Saudara menggunakan toilet.
Satu hal yang dapat Saudara lakukan untuk menghilangkan tekanan dari diri sendiri
adalah tidak berbicara sepanjang waktu. Rencanakan presentasi Saudara untuk
memasukkan partisipasi hadirin. Mintalah hadirin bekerja bersama untuk berkomunikasi
dan menyelesaikan masalah.
Memulai dan Mengakhiri Presentasi Saudara
Sebelum Saudara memulai presentasi, Saudara akan mengumpulkan beberapa ide
tentang siapa hadirin Saudara dan bagaimana mereka akan menerima pesan Saudara.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
31
MENGELOLA PERTEMUAN
Ketika Saudara mulai berbicara, hadirin Saudara akan memutuskan apakah Saudara
layak mendengarkan. Apakah Saudara menarik? Apakah Saudara energik, antusias, dan
tulus?
Kata-kata pertama yang keluar dari mulut Saudara harus mendapatkan perhatian hadirin
Saudara. Saudara harus membujuk mereka untuk mendengarkan Saudara. Berikut
adalah beberapa saran tentang cara memulai presentasi Saudara:
Ajukan pertanyaan kepada hadirin.
Kutip dari seseorang yang terkenal.
Ceritakan sebuah kisah.
Berikan latar belakang sejarah.
Bicara tentang masalah terkini dalam berita.
Kejutkan hadirin Saudara dengan statistik, pengumuman, dan peringatan.
Apa pun yang Saudara putuskan untuk dilakukan, pembukaan harus secara alami
mengarah ke isi presentasi Saudara. Selain mendapatkan perhatian hadirin Saudara,
pengantar Saudara juga harus memberikan pernyataan tentang tujuan presentasi
Saudara. Saudara harus memasukkan agenda topik yang akan dibahas.
Untuk mengakhiri presentasi Saudara, Saudara harus memberi hadirin sesuatu yang
dapat mereka bawa dengan meringkas poin-poin penting, menyerukan tindakan,
mengajukan pertanyaan, menceritakan kisah lain, atau menggunakan alat peraga atau
bantuan visual.
Alat Bantu
Penggunaan alat bantu, seperti presentasi PowerPoint, dapat membantu penyaji dalam
menyampaikan presentasi hingga 70 persen dan membantu hadirin dalam mengingat isi
presentasi Saudara. Maka dari itu, jika Saudara ingin menggunakannya, ikuti panduan
berikut ini:
Jaga agar slide Saudara tidak berantakan dan sederhana.
Jangan memiliki lebih dari lima kata dalam satu baris.
Jangan memiliki lebih dari tujuh baris per slide.
Jangan terlalu sering menggunakan animasi PowerPoint dan efek suara.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
32
MENGELOLA PERTEMUAN
Gunakan font serif yang dapat dibaca, seperti Times, untuk berita utama Saudara.
Gunakan font 14 hingga 16 poin untuk berita utama.
Gunakan font sans serif untuk teks isi. Arial adalah font sans serif yang populer.
Gunakan tidak lebih dari dua font berbeda pada setiap slide.
Gunakan kombinasi tidak lebih dari ukuran/tebal/miring.
Gunakan font 12 hingga 14 poin untuk teks isi.
Hindari semua huruf besar (huruf besar) untuk teks isi.
Gunakan huruf besar untuk judul jika Saudara mau.
Handout, Perlukah?
Jika Saudara berencana untuk menggunakan handout bersama dengan screen,
pertimbangkan, apakah Saudara ingin membagikannya sebelum atau setelah presentasi.
Jika Saudara memberikan handout kepada hadirin sebelum tampil, mereka dapat
mengikuti, menulis catatan langsung di handout, dan memiliki referensi langsung jika
mereka mengalami kesulitan melihat layar. Namun, dalam beberapa situasi, memberikan
handout pada akhir kegiatan dapat membantu penyaji agar terhindar dari pertanyaan
kejutan yang dapat ‘mengganggu’ rencana presentasi Saudara.
Handout juga dapat berguna dalam memperkuat konsep presentasi Saudara. Saudara
dapat menggunakan handout untuk memberikan bahan latar belakang atau bahan
bacaan tambahan. Saudara dapat membagikan handout sebelum presentasi Saudara
atau membuatnya tersedia sesudahnya. Handout harus sederhana dan berhubungan
langsung dengan presentasi. Untuk banyak presentasi bisnis yang menggunakan slide
PowerPoint, salinan slide dicetak dalam tampilan handout, dengan dua atau tiga slide
per halaman yang dicetak. Ini memberi hadirin tempat untuk mencatat. Satu hal kunci
yang harus diperhatikan dengan handout adalah mengganggu hadirin Saudara. Jika
Saudara ingin hadirin memperhatikan Saudara daripada membiarkannya terkubur dalam
handout Saudara, bagikan handout tersebut setelah Saudara selesai menyajikan
presentasi.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
33
MENGELOLA PERTEMUAN
Menyampaikan Presentasi
Ada beberapa cara untuk menyampaikan presentasi Saudara. Misalnya, Saudara dapat
membaca catatan Saudara, menghafal pidato Saudara, atau berbicara tanpa persiapan.
Berbicara bebas atau tanpa persiapan biasanya merupakan gaya penyampaian yang
paling efektif karena Saudara dapat terhubung dengan hadirin Saudara, melakukan
kontak mata, dan bersikap tulus. Meskipun tidak perlu menuliskan seluruh naskah
presentasi Saudara, banyak penyaji lebih suka langkah ini. Proses penulisan membantu
mereka mengingat presentasi nanti. Jika Saudara harus, Saudara dapat menggunakan
kartu petunjuk (cue cards) untuk membantu ingatan Saudara dengan poin-poin penting.
Drama
Pengaturan waktu itu sangat penting. Rancang presentasi Saudara dengan unsur drama.
Tingkatkan minat hadirin Saudara menjelang akhir presentasi. Dan di akhir presentasi,
sampaikan kesimpulan yang paling inti dari keseluruhan presentasi Saudara. Dengan
demikian Saudara dapat menarik perhatian dan menyimpan makna yang dalam pada
semua orang.
Selalu Berlatih sebelum Melakukan Presentasi
Jangan pernah melakukan presentasi penting tanpa latihan. Beberapa orang berlatih
sambil mengemudi ke tempat kerja. Yang lain berlatih di rumah di depan cermin.
Semakin banyak Saudara berlatih, semakin efektif presentasi Saudara. Saat Saudara
memperbaiki penampilan, Saudara dapat fokus pada bahasa tubuh, gerakan,
penggunaan tangan, dan kontak mata. Saudara juga akan lebih nyaman menggunakan
alat bantu visual Saudara.
Latihan
Berlatih menyampaikan presentasi kepada rekan kerja atau teman. Teman-teman
Saudara dapat menawarkan kritik yang bermanfaat dengan memberi tahu Saudara jika
presentasi Saudara jelas dan fokus, apakah gaya dan perilaku Saudara enak dan apakah
perlakuan terhadap hadirin Saudara cukup menarik. Mereka juga dapat membantu
Saudara menghaluskan beberapa bagian yang kasar.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
34
MENGELOLA PERTEMUAN
Setelah
membuat
multimedianya,
Saudara
perlu
mempersiapkan
untuk
mempresentasikannya kepada hadirin dan kemudian menindaklanjuti masukan yang
mereka berikan setelah presentasi selesai. Di bawah ini adalah serangkaian langkah
yang dapat Saudara ikuti untuk proses ini. Pedoman ini akan membantu Saudara
menjadi pengembang dan penyaji yang lebih baik.
Langkah 1: Atur
Sekarang setelah bahan multimedia telah dibuat, Saudara siap untuk menyampaikan
presentasi. Langkah pertama adalah mengatur peralatan yang diperlukan.
Langkah 2: Uji Coba
Lakukan uji coba. Ini sangat diperlukan jika presentasi disiapkan di komputer selain dari
yang biasa Saudara pakai. Jika menggunakan metode presentasi jarak jauh (komputer
asli jauh dari Saudara), pastikan untuk mengujinya sebelum ke lokasi.
Langkah 3: Paket Cadangan
Kembangkan rencana B. Jika komputer rusak atau tidak sampai ke ruangan di mana
presentasi berlangsung, apa yang akan Saudara lakukan? Memiliki rencana cadangan
selalu merupakan ide bagus!
Langkah 4: Kirim
Kirimkan presentasi. Ini mungkin tampak jelas, tetapi jangan takut untuk melakukannya!
Jika semuanya berjalan dengan sempurna, Saudara beruntung. Jika tidak, santai,
tersenyum, dan atasi masalahnya.
Langkah 5: Evaluasi
Luangkan waktu untuk merenungkan pengalaman sekarang setelah presentasi selesai.
Apa yang berjalan dengan baik?
Apa yang perlu diperbaiki?
Apa yang membuat frustrasi?
Apa yang mengasyikkan?
Apa yang Saudara pelajari dari proses itu?
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
35
MENGELOLA PERTEMUAN
Lingkungan
Apakah Saudara memberikan presentasi di kantor, ruang konferensi kecil, atau ruang
pertemuan hotel? Seberapa terlihat layar dari setiap bagian ruangan? Jika visibilitas
dipertanyakan, Saudara mungkin ingin menyertakan handout dengan versi cetak dari
setiap slide. Jika Saudara tidak terbiasa dengan peralatan tersebut, cobalah mengatur
waktu untuk menyiapkannya dan berlatih presentasi sebelum mengirimkan barang yang
sebenarnya.
Cek Ruangan
Selalu periksa ruangan tempat Saudara akan menyampaikan presentasi. Beri diri
Saudara cukup waktu untuk mengatur ulang ruangan jika perlu. Cobalah untuk merasa
nyaman di ruangan tersebut sebelum orang lain datang.
Mengatasi Rasa Gugup
Walaupun wajar untuk merasa gugup sebelum presentasi, tugas Saudara sebagai
penyaji adalah memanfaatkan kecemasan itu dan menggunakannya untuk memberi
energi pada presentasi Saudara. Tanpa energi ini, presentasi Saudara bisa mati.
Saudara dapat mengendalikan kegugupan Saudara dengan berlatih, memvisualisasikan
presentasi yang sukses, dan menggunakan pemikiran positif. Teknik pernapasan yoga
juga bermanfaat. Dengan menghembuskan napas sepenuhnya dan memegang
diafragma dengan erat, Saudara bisa menghilangkan rasa gugup. Ketika Saudara mulai
menyampaikan presentasi Saudara, berbicaralah secara alami dan cukup keras sehingga
Saudara dapat didengar. Ucapkan dengan jelas dan variasikan nada dan kecepatannya.
Saudara dapat berhenti sejenak di sela-sela presentasi dapat membantu Saudara untuk
berpikir. Hal ini juga dapat mambantu hadirin mencerna apa yang baru saja Saudara
katakan.
Postur
Waspadai bahasa tubuh Saudara, karena cara Saudara menggunakan tubuh Saudara,
dapat meningkatkan atau melemahkan pesan Saudara. Gunakan tangan, postur, dan
ekspresi wajah Saudara untuk menekankan pesan Saudara. Hadirin umumnya terkesan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
36
MENGELOLA PERTEMUAN
oleh antusiasme, energi, dan ketulusan. Hadirin akan melihat ketika Saudara berdiri
tegak, tersenyum, bertindak percaya diri, menjaga kontak mata, memberi isyarat saat
yang tepat, dan Saudara terlihat menikmati kegiatan tersebut.
Hadirin
Pertimbangkan hadirin Saudara. Apakah terdiri dari karyawan, pelanggan, pebisnis,
profesional, atau campuran? Apakah gaya mereka konservatif atau progresif? Formal
atau informal? Apakah Saudara mengenal mereka secara pribadi atau orang asing?
Pertimbangkan pengetahuan hadirin dengan materi presentasi. Jika mereka tidak
terbiasa dengan hal itu, atau jika topiknya agak teknis, sampaikan dulu konsepnya
barulah ke materi pokok.
Baik topik maupun hadirin akan membantu Saudara menentukan nada presentasi
Saudara. Apakah Saudara ingin banyak humor atau pendekatan yang lain? Saudara
yang menentukan.
Jumlah hadirin yang besar menuntut kebutuhan akan struktur dan formalitas yang lebih.
Hadirin yang lebih kecil biasanya membuat suasana menjadi kurang formal, memberi
Saudara lebih banyak ruang untuk improvisasi dan interaksi satu lawan satu.
Menangani Pertanyaan
Untuk sebagian besar presentasi, orang ingin bertanya; oleh karena itu, penting bagi
Saudara mengantisipasi jenis pertanyaan yang akan Saudara dapatkan dan bersiap
untuk menjawabnya. Salah satu cara yang baik untuk mengelola presentasi Saudara
adalah dengan memberi kesempatan bagi hadirin untuk mengajukan pertanyaan hadirin
di akhir presentasi. Dalam banyak kasus, pertanyaan yang diajukan seseorang di awal,
biasanya akan terjawab oleh materi presentasi itu sendiri kemudian.
Saat hadirin Saudara mengajukan pertanyaan, dengarkan dengan cermat, dan pastikan
Saudara memahami pertanyaan itu. Alangkah baiknya jika Saudara mengulangi
pertanyaan tersebut dengan kata-kata Saudara sendiri sehingga semua orang dapat
mendengarnya dan mengonfirmasi bahwa Saudara memahami pertanyaan dengan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
37
MENGELOLA PERTEMUAN
benar. Jawaban Saudara harus singkat dan merujuk ke visual atau slide dalam
presentasi Saudara.
Jika seseorang mengajukan pertanyaan yang panjang dan bertele-tele, parafrase hanya
sebagian saja dan berikan jawaban singkat. Biasanya, ini memuaskan orang tersebut.
Jika orang-orang di hadirin Saudara mulai berbicara di antara mereka sendiri,
berhentilah dan lihatlah mereka. Saudara tidak perlu mengatakan apa-apa, lihat saja
mereka. Mereka akan segera mengerti intinya. Teknik ini juga dapat bekerja pada
seluruh hadirin yang tidak tenang.
Jangan bersikap defensif saat menjawab pertanyaan. Biarkan bahasa tubuh Saudara
terbuka dan senyaman mungkin. Jangan mengarang jawaban. Jika Saudara tidak tahu
jawabannya, jujur, dan sampaikan pada si penanya, Saudara akan menindaklanjutinya
dengan jawaban nanti. Jangan berdebat dengan seseorang di antara hadirin. Dan, jika
Saudara perlu waktu untuk memikirkan pertanyaan tersebut, luangkan waktu dan beri
jeda.
Jangan akhiri presentasi Saudara dengan "terima kasih." Hadirin yang harus berterima
kasih kepada Saudara; Saudara tidak harus berterima kasih kepada mereka. Hal yang
sama berlaku ketika mengatakan "apakah ada pertanyaan" atau "itu saja." Saudara
tidak perlu mengucapkan hal tersebut. Jika Saudara berencana untuk menangani
pertanyaan, selalu siapkan ringkasan presentasi final yang benar-benar menyimpulkan
presentasi Saudara. Beri inspirasi pada hadirin Saudara. Berikan energi pada mereka
untuk mengikuti ide-ide Saudara dan mengambil tindakan. Akhiri dengan pernyataan
atau pertanyaan yang meringkas presentasi Saudara dalam satu kalimat. Jika ada hal
yang harus dilakukan atau diingat oleh hadirin Saudara ketika Saudara selesai, maka
sekaranglah saatnya untuk mengomunikasikannya.
Jangan Lakukan
Ada beberapa hal penting yang tidak boleh dilakukan pada saat melakukan presentasi.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
38
MENGELOLA PERTEMUAN
Berhenti dengan efek suara. Efek suara—seperti wuss saat menampilkan point baru
dalam PowerPoint—sangat mengganggu dan sudah kuno.
Jangan menggunakan transisi slide yang menyilaukan, sekali lagi, ini mengganggu
dan sudah kuno.
Jangan gunakan Clipart. Sebagai gantinya, Saudara dapat menggunakan grafik
profesional.
Membaca langsung dari kertas catatan membuat Saudara tampak tidak siap. Banyak
orang melakukannya, namun sebenarnya tidak boleh ada yang melakukannya.
Sebagai aturan umum, Saudara hendaklah menyajikan sesuatu yang Saudara
pahami dengan baik, paling tidak, mengingat poin-poin utamanya. Saudara dapat
mengacu kepada kartu catatan, namun isinya hanya poin acuan bukan tulisan yang
panjang.
Jangan membaca langsung dari presentasi PowerPoint. Jika Saudara melihat terus
ke layar sepanjang presentasi, begitu juga dengan audiensmu. Mereka tidak akan
tertarik dengan apa yang Saudara katakan dan presentasi Saudara akan terasa
datar.
Presentasi Kelompok
Terkadang presentasi bisnis itu dibuat oleh tim. Prinsip yang sama berlaku ketika
Saudara menyampaikan presentasi sendirian atau dalam kelompok; namun, Saudara
perlu memperhatikan peran anggota tim, merencanakan transisi antara pidato anggota
tim individu, dan saling memberikan dukungan dan umpan balik.
Buat penilaian kekuatan dan kelemahan tim sehubungan dengan keterampilan
berbicara. Pembicara terkuat harus memperkenalkan dan menutup presentasi.
Pembicara pertama harus memperkenalkan kelompok dan mencoba untuk menarik
perhatian hadirin, memotivasi mereka, dan memberi mereka preview dari ide-ide utama
yang akan dibahas dalam presentasi. Pembicara terakhir perlu meringkas presentasi
sehingga konsep-konsep utama diperkuat dari perspektif yang berbeda.
Transisi antar pembicara yang terjadi dalam presentasi kelompok kadang-kadang bisa
menjadi masalah karena setiap individu mengerjakan pidatonya sendiri. Beberapa
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
39
MENGELOLA PERTEMUAN
perhatian perlu diberikan pada keseluruhan presentasi secara keseluruhan dan
bagaimana setiap orang berkontribusi terhadap tujuan bersama. Oleh karena itu, setiap
orang menambah nilai pada grup. Jadi, daripada sekadar mengumumkan orang yang
akan diajak bicara, Saudara bisa memperkenalkan konsep-konsep penting yang akan
dibahas pembicara berikutnya.
Sementara berbagai anggota tim berbicara, pastikan Saudara mendukung pembicara.
Jangan bermain-main dengan catatan Saudara atau melihat ke luar angkasa. Jaga
perhatian Saudara pada pembicara. Jika ada orang yang melihat Saudara, dia harus
melihat bahwa semua perhatian Saudara terfokus dengan seksama pada apa yang
dikatakan pembicara saat ini.
Setelah Saudara menyelesaikan presentasi grup Saudara, luangkan waktu untuk
meninjau apa yang terjadi, dan belajar bagaimana melakukan perbaikan di masa depan.
Apakah Saudara mencapai tujuan Saudara? Apakah alat bantu visual Saudara efektif?
Apakah jadwal dan transisi berjalan dengan baik? Apakah sesuatu yang tidak terduga
terjadi? Apa yang dapat Saudara lakukan berbeda kali?
Anggota tim dalam presentasi kelompok harus saling membimbing sepanjang proses,
mulai dari meneliti dan menulis hingga latihan dan perbaikan. Kemudian, ketika Saudara
telah menyelesaikan presentasi Saudara, Saudara bekerja bersama sebagai tim pelatih,
memberikan umpan balik yang positif dan konstruktif serta selamat. Dengan melibatkan
semua orang dan berkontribusi, presentasi kelompok yang sukses dapat menjadi
pengalaman kerja yang sangat bermanfaat.
Lembar Kerja
Saudara bekerja di perusahaan kosmetik terbesar yang mengembangkan
produk-produk pewarnaan rambut, perawatan kulit, perlindungan terhadap
sinar matahari, make-up, parfum, dan perawatan rambut.
Pimpinan Saudara adalah manajer pemasaran. Tugas beliau adalah melakukan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
40
MENGELOLA PERTEMUAN
perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar dan
sumber daya perusahaan, merencanakan marketing research yaitu dengan
mengikuti perkembangan pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari
perusahaan pesaing, dan melakukan perencanaan analisis peluang pasar. Kali
ini beliau ingin menyampaikan strategi pemasaran produk pewarnaan rambut
untuk wanita dan pria ras Asia berusia 30-50 tahun.
Sekarang, Saudara mendapat tugas dari pimpinan Saudara untuk membuat
bahan presentasi beliau pada kegiatan rapat tim pemasaran. Beliau sudah
menyampaikan bahan presentasi berupa data yang terdiri dari:
Perilaku wanita dan pria Asia terhadap pewarnaan rambut
Warna-warna yang disukai oleh wanita dan pria Asia
Biaya pewarna rambut yang terjangkau
Biaya jasa pewarnaan rambut di salon atau barber shop
Strategi pemasaran pewarna rambut
Tugas Saudara:
Buatlah presentasi dengan menggunakan Microsoft PowerPoint.
Perhatikan aspek-aspek presentasi yang menarik dan profesional.
Batasi jumlah slide tidak kurang dan lebih dari 6-10 lembar.
Simpan file Saudara dan cetak handoutnya.
D. Penilaian
Bagian 1: Tes Tertulis Benar-Salah
Pilih jawaban yang tepat untuk setiap pernyataan. Jika benar, lingkari huruf B
dan jika salah, lingkari huruf S
1.
Presentasi yang baik itu menghibur dan juga menyampaikan
B
S
B
S
informasi.
2.
Gunakan kepala, tangan, kaki, dan seluruh tubuh Saudara untuk
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
41
MENGELOLA PERTEMUAN
menekankan pesan Saudara.
3.
Berlatih menyampaikan presentasi di depan rekan kerja atau
B
S
B
S
B
S
B
S
B
S
B
S
harus
B
S
masing-masing
B
S
teman. Mereka dapat menawarkan kritik yang bermanfaat bagi
Saudara agar presentasi Saudara menjadi lebih baik.
4.
Bila ada pertanyaan, jawab dengan baik dan bela diri Saudara
agar tidak dipermalukan oleh si penanya.
5.
Baca langsung dari presentasi PowerPoint Saudara agar Saudara
tidak repot dalam membaca catatan.
6.
Lakukan sendiri pengecekan sound, mikrofon, komputer, OHP,
kursi peserta, dan dekorasi ruangan. Jangan percayakan hal ini
pada teknisi ruangan karena biasanya mereka tidak dapat
diandalkan.
7.
Salah
satu
cara
untuk
menunjukkan
pengetahuan
dan
kemampuan seseorang dalam organisasi/perusahaan adalah
dengan membuat presentasi.
8.
Gunakan
efek
suara—seperti
wuss,
boom,
cring
saat
menampilkan point baru dalam PowerPoint. Ini dapat menambah
efek dramatis dan hadirin menyukainya.
9.
Pada
presentasi
kelompok,
pembicara
terkuat
memperkenalkan dan menutup presentasi.
10. Anggota
tim
dalam
presentasi
kelompok
menyiapkan materinya sendiri dan tidak mengganggu anggota
lain.
Bagian 2: Observasi-Demonstrasi
Saudara diposisikan sebagai sekretaris senior dan mendapat permintaan melatih para
customer service officer baru di Bank XYZ Jakarta. Adapun materi pelatihan yang akan
Saudara sampaikan adalah “Pelayanan Prima”.
Tugas Saudara:
Buatlah presentasi dengan menggunakan Microsoft PowerPoint.
Perhatikan aspek-aspek presentasi yang menarik dan profesional.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
42
MENGELOLA PERTEMUAN
Batasi jumlah slide tidak kurang dan lebih dari 6-10 lembar.
Simpan file Saudara dan cetak handoutnya.
Demonstrasikan presentasi yang telah Saudara siapkan dengan sikap yang profesional
dan gunakan file PowerPoint Saudara.
Dokumentasikan dalam bentuk video dengan kualitas yang baik.
E. Refleksi dan Tindak Lanjut
1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?
2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?
3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan
keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Membuat materi
Presentasi?
4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara kemampuan
Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?
F. Referensi
Stroman, James. Kevin Wilson., dan Wauson, Jennifer. 2012. Administrative Assistant’s and
Secretary’s Handbook 4th Ed. New York: American Management Association.
https://business.tutsplus.com/id/articles/37-effective-powerpoint-presentation-tips--cms-25421
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
43
MENGELOLA PERTEMUAN
BAB III
KEGIATAN PEMBELAJARAN 3
MENCATAT DIKTE
A. Tujuan Pembelajaran
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran Mencatat Dikte. Mencatat Dikte adalah aktivitas
yang sangat sering dilakukan oleh pegawai di bagian administrasi, termasuk asisten
administratif atau sekretaris. Hampir semua aktivitas administrasi internal dan
eksternal perusahaan/industri tidak lepas dari kegiatan menyiapkan berbagai macam
dokumen yang berawal dari kegiatan Mencatat Dikte sesuai kegiatan atau peruntukkan
masalah yang ditangani perusahaan sehingga pekerjaan ini sudah menjadi rutinitas kerja.
Dengan demikian, penguasaan terhadap kompetensi ini adalah suatu kebutuhan yang
sangat penting bagi siapa saja yang ingin menjadi bagian dari kesuksesan sebuah usaha
atau industri.
Di jaman teknologi canggih seperti saat ini, perusahaan di tuntut melakukan aktifitas
pekerjaan kantor secara cepat, tepat dan efisien. Sehingga semua rencana kegiatan kantor
dapat diselesaikan tepat waktu. Bagi perusahaan yang memiliki banyak relasi, tentu
intensitas kegiatan berhubungan dengan pihak luar sangat padat, baik berupa hubungan
komunikasi lisan maupun tertulis. Salah satunya adalah kegiatan surat menyurat yang
hingga saat ini masih mendominasi kegiatan kantor pada umumnya. Oleh sebab itu
dibutuhkan tindakan yang cepat dalam menyusun konsep/ draft surat dari pimpinan kepada
bagian administrasi.
Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam Mencatat Dikte
untuk menunjang Saudara bekerja pada lingkup pekerjaan Administrasi Profesional.
B. Kriteria Unjuk Kerja
Adapun kriteria unjuk kerja dari Mencatat Dikte adalah:
1. Menerima dikte
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
44
MENGELOLA PERTEMUAN
1.1
Persyaratan organisasi
diidentifikasi terkait dengan
format,
bentuk
dan
penyimpanan dokumen.
1.2
Tujuan dan persyaratan teks diklarifikasi kepada pemberi tugas sesuai SOP
organisasi.
1.3
Dikte diambil sesuai dengan akurasi dan sumber yang tepat.
1.4
Pengertian dan ejaan nama yang tidak biasa diklarifikasi untuk memastikan
keakuratan catatan.
1.5
Keakuratan catatan dikte diperiksa ulang
2. Menguraikan catatan dikte
2.1
Hasil dikte diuraikan kedalam dokumen sesuai tujuan.
2.2
Teks dihasilkan dalam waktu yang ditentukan sesuai kebutuhan.
3. Mengedit dan merevisi teks
3.1
Keakuratan kalimat, tata bahasa, format dan tanda baca diperiksa ulang.
3.2
Revisi, format, pencetakan, nama dan teks yang terkait dengan organisasi
diperiksa sesuai persyaratan organisasi.
C. Aktifitas Pembelajaran
1. Elemen 1 : Menerima Dikte
a. Pengertian Dikte, Mendikte dan Menerima Dikte
1
Dikte
Istilah dikte sering dikatakan dengan imlak. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
(KUBI), dikte atau imlak
berarti perihal menuliskan apa yang diucapkan atau
dibacakan orang lain.
2
Mendikte
Artinya menyuruh orang lain menulis apa yang dibacakan atau dikatakan. Sedangkan,
Mendiktekan berarti menyuruh menuliskan apa-apa yang dibacakan atau dikatakan.
3
Dictating Machine
Alat atau mesin yang digunakan untuk merekam dikte disebut mesin perekam dikte
atau mesin dikte
4
Menerima Dikte
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
45
MENGELOLA PERTEMUAN
Artinya pihak atau orang yang menerima atau mencatat dikte disebut penulis atau
pencatat dikte.
b. Keterampilan dalam menerima Berbagai Pendiktean
Pendiktean dapat dilakukan dengan berbagai cara tergantung situasi dan kondisi kerja
pimpinan yang akan melakukan pendiktean. Dikte secara langsung (face to face) oleh
pimpinan, pendiktean dapat juga dilakukan melalui telepon, atau menggunakan mesin
dikte.
1
Dikte secara langsung (face to face)
Pendiktean secara langsung adalah pendiktean yang dilakukan secara tatap muka
atau face to face antara pimpinan dengan karyawan atau sekretaris. Pendiktean yang
dilakukan secara langsung dapat ditulis dengan menggunakan tulisan steno atau
dengan tulisan latin. Oleh karena dikte biasanya berlangsung cepat, agar tidak
ketinggalan sebaiknya dikte ditulis dengan tulisan steno. Pendiktean dapat dilakukan
setiap saat tergantung ebutuhan, dan kesempatan pimpinan. Supaya seretaris bias
sewaktu-waktu melayani pendiktean, sebaiknya sekretaris sudah menyiapkan
beberapa hal antara lain:
a. Lembaran kertas (Block Note)
b. Alat alat tulis ( pen, pencil, atau pulpen)
c. Waktu ( Hari, tanggal, tahun dan Pukul ) untuk waktu saat menerima dikte
2
Dikte menggunakan dictation Machine
Pendiktean menggunakan mesin dikte atau biasa disebut dengan mesil imla memang
jauh lebih mudah dan praktis dibandingkan dengan pendiktean secara langsung.
Pendiktean bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun ketika diperlukan. Hasil rekaman
bisa diserahkan kepada sekretaris untuk disalin. Kelemahannya suara tidak bisa
maksimal ketika kondisinya ramai. Penggunaan alatnya mudah dan tidak membuat
rumit saat merekam.
3
Dikte Melalui Telepon
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
46
MENGELOLA PERTEMUAN
Pendiktean melalui pesawat telepon hanya dilakukan pada saat menerima pesan
dari pihak luar atau pimpinan .
Dari pimpinan biasanya dilakukan ketika berada di
luar kantor. Pendiktean melalui pesawat telepon sebaiknya melalui proses sebagai
berikut :
a) Dengarkan secara cermat setiap kata atau kalimat yang diucapkan oleh pendikte.
b) Tulislah secara cepat setiap kalimat yang diucapkan, sebaiknya dengan tilisan
steno.
c)
Apabila ketinggalan karena pendiktean dilakukan dengan cepat, sekretaris
memberikan interupsi dengan kata-kata, “sebentar, pak”
d)
Untuk menjaga agar saling jangan menunggu setiap kali sekretaris selesai
menulis yang didiktekan, ucapkan kata “ya” sehingga pendikte dapat segera
melanjutkan pendiktean.
e) Setelah pendiktean selesai, untuk menghindari kesalahan, bacakanlah seluruh
kalimat yang telah didiktekan.
f) Untuk mengkoreksi kesalahan, coretlah kata-kata yang salah, kemudian tulislah
kata-kata yang benar diatas kata-kata yang dicoret.
g)
Apabila
terjadi
kesalahan
dalam
penempatan
kata-kata
atau
kalimat
pergunakanlah tanda-tanda koreksi yang layak digunakan dalam bidang suratmenyurat.
h) Usahakanlah agar semua isi pendiktean tercatat seluruhnya, tidak hanya dalam
garis besarnya. Hal tersebut untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dengan
pihak pendikte.
4
Pencatatan Dikte dengan Stenografi Bahasa Indonesia atau Stenografi Bahasa
Inggris.
2.
Pengertian dan perkembangan Stenografi di Indonesia.
Tulisan steno dibuat dan disusun sedemikian rupa pendek dan singkat
sehingga mengakibatkan cepat dalam menulisnya. Stenografi menggunakan
tanda-tanda khusus yang lebih singkat daripada tulisan panjangnya ( latin), dan
kemudian disempurnakan dengan menambah beberapa singkatan ( sudah
singkat disingkat lagi ), sehingga waktu yang digunakan untuk menulis
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
47
MENGELOLA PERTEMUAN
stenogramnya lebih cepat dibanding waku untuk mengucapkan kata yang
dimaksud
Di Indonesia terdapat pengarang J. Paat / Sabirin dan Karundeng tahun
1925. Berdasarkan Surat Keputusan No.51/1968 tanggal 1 Januari 1968 telah
ditetapkan system Karundeng sebagai sistem stenografi standar mata pelajaran
pada Lembaga-Lembaga Pendidikan dalam Lingkungan Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan. Oleh karena itu stenografi sistem Karundeng merupakan sistem
Nasional.
3.
Manfaat Stenografi:
1) Untuk mencatat atau menerima dikte
2) Untuk mencatat notulen saat rapat
3) Untuk mencatat pesan telepon.
4) Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia
c. Sikap Kerja Dalam Menerima Dikte
Harus bersikap:
2. Cepat, tepat dan teliti dalam menerima dikte
3. Teliti, cermat dan akurat dalam mencatat dikte
4. Persyaratan organisasi diidentifikasi terkait dengan
format, bentuk dan
penyimpanan dokumen secara tepat, tepat dan teliti.
LK 1
Menerima Dikte
Dari keempat cara menerima dikte yang dilakukan di kantor, manakah yang saudara anggap
paling tepat dan efisien. Jelaskan pendapat Saudara.
Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai sumber belajar
atau fasilitas yang ada.
2. Elemen 2 : Menguraikan Catatan Dikte
1) Pengetahuan yang diperlukan dalam Menguraikan Catatan Dikte
1
Menguraikan/Menyalin Hasil dikte kedalam dokumen sesuai tujuan.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
48
MENGELOLA PERTEMUAN
Proses penyalinan dikte dari mesin dikte/ rekaman telepon atau handphone
dalam pembuatan :
a) Form Notula Rapat
Setelah mengikuti kegiatan rapat, seorang notulen harus mentransfer atau
menyalin catatannya dari form baku/blocknote ke
informasi mudah dibaca dan dimengerti.
notula rapat agar
Catatan pada blocknote saat
rapat biasanya banyak coretan dan tulisannya tidak dimengerti, serta
mencegah terjadinya kehilangan informasi karena kertas yang ditulis
stenografi bukan merupakan form resmi, jadi catatan rapat harus
disalin/disajikan pada Notulen Rapat.
Isi Notulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari beberapa hal
yang di ulas hingga mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat. Agar isi
notulen bisa tersusun secara sistematis maka harus di buat menjadi 4
bagian, diantaranya:
1) Judul rapat sekaligus menjadi judul notula.
2) Tempat pelaksanaan rapat.
3) Waktu pelaksanaan rapat (hari, tanggal, jam).
4) Peserta rapat.
5) Pemimpin rapat.
6) Acara rapat.
7) Jalannya rapat
b)
Lembar Pesan Telepon
Hasil catatan dikte melalui telepon, disalin pada form baku Lembar
pesan telepon (LPT). Tujuan penyalinan adalah agar informasi mudah
dibaca dan dimengerti, oleh penerima informasi.
2) Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan, yaitu :
a. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor
telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
b. memindahkan segera data-data dan pesan telepon ke lembar pesan telepon
(LPT).
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
49
MENGELOLA PERTEMUAN
c. meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja
pimpinan agar mudah terlihat.
d. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.
c) Form Surat
Hasil catatan dikte yang dinformasikan oleh pimpinan baik melalui telepon,
mesin dikte atau didiktekan langsung oleh pimpinan untuk dibuatkan surat.
Catatatan dikte yang dicatat
untuk membuat surat adalah alamat surat,
tujuan surat, isi pokok surat, jawaban yang diharhapkan. Form surat yang
akan dibuat disesuaikan dengan sifat, jenis, bentuk dan tujuan surat.
a. Cara mencatat isi pesan, yaitu:
1) Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya
saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak perlu
dicatat.
2) Pada akhir telepon, ulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya
saja, supaya terhindar dari kesalahan.
3) Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis dan jela
b. Surat niaga memiliki bagian-bagian seperti berikut.
1) Kepala surat (kop surat)
2) Nomor surat
3) Tanggal Surat
4) Perihal atau hal surat
5) Nama dan Alamat tujuan surat
6) Salam pembuka
7) Isi Surat
i.
Alinea Pembuka
ii.
Alinea Inti
iii.
Alinea Penutup
8) Salam penutup
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
50
MENGELOLA PERTEMUAN
9) Tanda tangan
10) Nama dan jabatan
11) Lampiran
12) Initial
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat isi surat, yaitu :
1) mencatat tanggal, waktu, nama perusahaan, alamat dan nama lengkap
tujuan surat, perihal surat.
2) Dasar penulisan surat (jika membalas surat, maka harus memahami isi
suratnya) untuk menindaklanjuti informasi
3) Lampiran yang diperlukan dikonfirmasikan
4) memindahkan segera data-data dan pesan surat ke surat resmi yang berlaku
diperusahaan.
5) Setelah surat diketik dicetak 2x, disampaikan kepada pimpinan untuk
diperiksa, satu (1) lembar untuk arsip dan (1) lembar lagi untuk dikirim.
a. Teks dihasilkan sesuai kebutuhan dan waktu
Pada saat anda menerima dikte, anda sudah dapat menentukan teks dokumen
yang akan Anda hasilkan dalam waktu yang ditentukan berdasarkan dokumen
dan tujuan dokumen yang dihasilkan.
Dokumen Teks yang dihasilkan meliputi :
1.
Lembar Pesan Telepon (LPT) adalah dokumen yang dihasilkan ketika Anda menerima
pesan telepon. Waktu dalam menghasilkan LPT adalah sesegera mungkin disampaikan
kepada yang bersangkutan setelah informasi pesan disalin pada LPT
2.
Notulen adalah dokumen yang dihasilkan ketika Anda bertugas sebagai Notulis. Format
Notulen Rapat Anda dapat pelajari pada modul
N 821100.008.01. Waktu dalam
menghasilkan notulen adalah setelah penyelenggaraan rapat selesai dan draft notulen
sudah disetujui oleh pimpinan rapat.
3.
Surat adalah dokumen yang dihasilkan ketika pimpinan anda menugaskan Anda untuk
membuat surat. Informasi isi surat didiktekan oleh pimpinan secara langsung, melalui
mesin dikte atau melalui telepon. Dokumen
surat ini harus diselesaikan
sesegera
mungkin dalam bentuk, jenis dan tujuan surat yang ditentukan.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
51
MENGELOLA PERTEMUAN
2) Keterampilan yang diperlukan dalam Menguraikan Catatan Dikte
1
Hasil dikte disalin dalam dokumen sesuai tujuan:
. Lembar Pesan Telepon
Hari, tanggal :
Senin, 5 Maret 2022
Dari
Manajer Pemasaran
:
Nama Instansi:
1
2
3
4
Minta Bertemu
:
Minta Ditelepon
Konfirmasi Kerjasama Pendidikan dan Pelatihan SDM
Menyiapkan daftar nama peserta diklat SDM.
Meminta surat tugas diklat untuk seluruh peserta.
Konfirmasi kedatangan di lokasi pukul berapa.
Peserta membawa hardfile materi dan mempelajari sebelum keberangkatan.
Penerima :
Secretary :
Blocknote
WILL YOU WERE OUT
Date :August 1st 2022
To
No Telp:
0340(14045)
081221111222
PT. Mc Imperva Surabaya
Akan Menelepon
Isi Pesan
Pukul: 10.00 WIB
Time : 01.30 pm
:Panasonic Lighting
Mr/Ms/Mrs : Henry Simamora
Of
:
Phone: 0331 (14045)
ü Telephoned
To See
Will Call Back
On Call
Returned Your Call
You : Secretary
Message :
Not yet come an order of office equipment because of lating delivery from Japan. It will receive
of end of week. If more than it, get 10% discount as appologizing.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
52
MENGELOLA PERTEMUAN
Receive by : Secretary
Format penyimpanan dokumen dalam bentuk Notula
NOTULA RAPAT PANITIA PENYELENGGARA KEGIATAN
TABLE MANNER
PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
SMK OTKP HEBAT MALANG, JAWA TIMUR
Sifat rapat
: Penting
Hari, Tgl.
: Jumat.23 Februari 2022
Tempat
: Ruang serbaguna Perkantoran
Waktu
: Pukul 09.00 WIB s/d selesai
Hadir
: Bapak Sudarmono pimpinan team Manajemen perkantoran
Ibu Mita selaku notulis
Ibu Miya selaku sie kegiatan
Ibu Dian selaku Ketua team
Ibu Eka selaku bendahara
Ibu Dewi selaku panitia pelaksana
Berhalangan hadir : ( tidak ada)
Pimpinan Rapat : Ibu Dian Pratiwi
Susunan Acara Rapat :
1. Pembukaan
2. Pembahasan Laporan Agenda Kegiatan
3. Pembahasan Perincian Biaya Dan Akomodasi
4. Pembahasan Mengenai Perpindahan Lokasi Table Manner
5. Penutup
Catatan Jalannya Rapat :
Rapat dibuka oleh notulis dilanjutkan oleh pimpinan tepat pukul 09.00 WIB dengan ucapan salam dan
puji syukur ke hadirat Tuhan YME.
1.
Pembahasan Laporan Agenda Kegiatan
Laporan agenda kegiatan disampaikan oleh Ibu Dewi Jadwal keberangkatan yang terlalu pagi
dan memberatkan siswa siswi bisa lebih diefektifkan lagi dengan mengurangi waktu atau
durasi jadwal kegiatan yang kurang penting. Dan membuat reka ulang agenda kegiatan yang
diserahkan kepada Ibu Dian selambat-lambatnya 2 hari kemudian.
2. Pembahasan Perincian Biaya Dan Akomodasi
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
53
MENGELOLA PERTEMUAN
Laporan perincian biaya dan akomodasi disampaikan oleh Ibu Eka. Untuk biaya yang
dibebankan kepada siswa siswi sebesar Rp. 500.000 dirasa terlalu berat dan untuk lebih
meminimalisasikan lagi biaya tersebut. Dengan melakukan negoisasi terhadap pihak-pihak
yang bersangkutan dengan akomodasi. Melakukan koordinasi dengan sie kegiatan untuk
mengatur waktu perjalanan tiba di sana dengan melakukan pemesanan travel yang tepat,
cepat, dan K3nya pun juga terjamin. Segera melakukan kroscheck terakhir terhadap pihak
hotel. Menyerahkan rincian biaya pimpinan selambat-lambatnya 2 hari kemudian.
3. Pembahasan Mengenai Perpindahan Lokasi Table Manner
Usulan siswa mengenai pemindahan lokasi hotel table manner setelah dipertimbangkan secara
matang, tetap di Malang karena jika di Bali biaya, waktu, tenaga dan kegiatan sangat kurang
efisien mengingat jauhnya lokasi. Dan jika di Yogya maupun di Solo juga keefektifan
waktunya juga kurang, karena pada kegiatan Table Manner kali ini juga ada karya wisata, dan
kebanyakan wisata disana adalah wisata belanja dan belanja itu pun juga memerlukan waktu
yang banyak. Jadi berakibat lagi pada jadwal kegiatan. Selain itu juga kurang menyegarkan
pikiran siswa- siswi.
Catatan khusus :
1.
Pengefektifan waktu keberangkatan Table Manner.
2.
Pengurangan biaya lain-lain.
3.
Pertimbangan usulan siswa-siswi mengenai pemindahan lokasi Table Manner dirasa kurang
efektif, jadi kurang perlu adanya pemindahan lokasi.
4.
Rincian biaya dan Agenda Kegiatan diserahkan kepada pimpinan selambat-lambatnya 2 hari
kemudian.
5.
Rapat Pleno dengan siswa diadakan secepatnya.
Penutup.
Rapat di tutup pimpinan dengan ucapan terimakasih dan salam.
Mengetahui
Malang ,23 Februari 2022
Pimpinan Rapat
Notulis
Dian Pratiwi
Mita Azizah
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
54
MENGELOLA PERTEMUAN
Bentuk Surat Lurus ( Block Style).
PT. PESONA MAKMUR tbk
Jalan Raya Merdekan No 25 Telp 024 – 412270
TANGERANG, BANTEN
No
: 291/P/HRD/IM/I/2022
Perihal : Panggilan Kerja
Lampiran : -
26 Februari 2022
Kepada yth.
Saudara Andi Arif Ramadhan, SP
Jl. Kamboja 25
KotaTanggerang Selatan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan hasil tes wawancara kerja yang telah dilakukan pada tanggal 3
Februari 2022, saudara dinyatakan dapat memenuhi kriteria kompetensi kerja yang
diinginkan.
Untuk itu , kami memanggil Saudara untuk melengkapi data kepegawaian pada :
Hari dan tanggal : Senin, 11 April 2022
Waktu
: Pukul 08.00 wib
Tempat
: Ruang 209, Gedung A Lantai 2
Pakaian : Kemeja putih dan Celana Biru Donker.
Pentingnya acara ini , diharapkan 15 sebelum acara sudah hadir di tempat. Jika tidak dapat
hadir dapat menghubungi Ibu Karina, 06177885155 terimakasih dan selamat bergabung di
perusahaan kami.
Hormat kami,
Rizqi Sokawati
Manager Personalia
Indah AD
Manager Personalia
PT. Indonesia Merdeka
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
55
MENGELOLA PERTEMUAN
LK 2
Menguraikan Catatan Dikte
Menurut Saudara, apakah Hasil Dikte yang telah diuraikan ke dalam bentuk dokumen
tidak akan terhindar dari kesalahan persepi antara pemberi dikte dengan penerima
dikte? Seperti apa solusi yang harus dilakukan?
Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai sumber
belajar atau fasilitas yang ada.
3. Elemen 3 : Mengedit dan merevisi teks
1
Tanda Koreksi Hasil Penyalinan Catatan Dikte
Sebelum menyerahkan naskah kepada pimpinan atau sekretaris, setiap naskah harus
dibaca kembali untuk mengetahui apakah tidak terdapat kesalahan dalam soal ejaan,
tata bahasa atau pengetikan. Untuk tidak membuang waktu, maka cukuplah kalau
diadakan koreksi langsung pada bagian-bagian yang salah tersebut. Bila terdapat terlalu
banyak salah pengetikan dan sebagainya, maka lebih baik halaman tersebut diketik
kembali.
Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan itu, lazim dipergunakan tanda-tanda koreksi
tertentu, sehingga antara pembaca atau pimpinan, terjalin pengertian yang baik tentang
apa yang dimaksud dengan tanda koreksi itu. Tanda-tanda koreksi itu dapat ditempatkan
langsung dalam teks atau pada pinggir naskah sejajar dengan baris yang bersangkutan.
Tiap tanda perbaikan dalam baris tersebut (kalau ada lebih dari satu perbaikan pada
satu baris) harus ditempatkan berturut-turut pada bagian pinggir kertas; bila perlu tiaptiapnya dipisahkan dengan sebuah tanda diagonal atau garis miring
LK 3
Mengedit dan merevisi teks
Menurut Saudara, apakah profil seorang penyunting naskah perlu ditentukan dalam
SOP perusahaan?
Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai sumber
belajar atau fasilitas yang ada.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
56
MENGELOLA PERTEMUAN
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
57
MENGELOLA PERTEMUAN
Latihan Keterampilan :
3.
S
i
k
a
p
k
e
r
j
a
y
a
n
g
d
i
p
e
r
l
u
k
a
n
d
a
l
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
58
MENGELOLA PERTEMUAN
4.
Mengedit dan merevisi teks :
Harus bersikap secara:
1. Cermat dan teliti dalam menuliskan nama orang, title, jabatan, alamat
2. Rapih dan kecermatan dalam mencetak dokumen
3. Mencatat dan menyalin informasi hasil dikte secara lengkap, tepat dan benar.
4. Cepat, tepat dan benar dalam setiap pembuatan dokumen surat, notulen atau
lelmbar pesan telepon dan waktu diharapkan tidak lebih dari 30 menit, sertiap
dokumen
Soal Pengetahuan
1. Semua mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi baik dilingkungan
sendiri maupun dengan pihak luar kantor adalah ….
a. Perlengkapan kantor
b. Pesawat kantor
c. Mesin kantor
d. Perabot kantor
2. Mesin tik dan mesin dikte termasuk kedalam jenis mesin yang berfungsi sebagai ….
a.
Penghimpun bahan keterangan
b.
Pencatat bahan keterangan
c.
Pengolah bahan keterangan
d.
Pengganda bahan keterangan
3. Kegiatan menuliskan apa yang diucapkan atau dibacakan orang lain disebut ….
a. Imla
b. Menyontek
c. Copy Paste
d. Menyadur
4.
Pihak atau orang yang menerima atau mencatat dikte disebut ….
a. Notulis
b. Penulis
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
59
MENGELOLA PERTEMUAN
c. Sekretaris
d. Pimpinan
5.
Berikut adalah yang bukan cara dalam melakukan kegiatan mencatat dikte, yaitu ….
a. Dikte secara langsung (face to face)
b. Dikte menggunakan Dictation Machine
c. Dikte menggunakan Stenografy
d. Dikte menggunakan mesin tik elektrik
6.
teks dokumen yang akan Saudara hasilkan dalam waktu yang ditentukan berdasarkan
dokumen dan tujuan dokumen yang dihasilkan, adalah sebagai berikut kecuali ….
a. Surat
b. Lembar Pesan Telepon
c. Warkat Pos
d. Notula Rapat
7.
Apa yang harus dilakukan untuk mengkoreksi kesalahan dalam sebuat kata yang telah
dituangkan dalam naskah dokumen…
a. coretlah kata-kata yang salah, kemudian tulislah kata-kata yang benar diatas katakata yang dicoret.
b. Hapus, dan ketik dengan kata yang benar
c. Menunggu koreksi dari pimpinan saja
d. Mengetik kembali keseluruhan naskah
8.
Tanda Garis tiga dibawah sebuah kata berarti kata tersebut mendapatkan koreksi sebagai
….
a. Kata tersebut harus dibuang
b. Membuat Huruf besar
c. Kata tersebut dibuat menjorok ke dalam
d. Kata tersebut harus dipindahkan ke atas
9.
Di bawah ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan/ dikte melalui
telepon, kecuali ….
a. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon,
isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
60
MENGELOLA PERTEMUAN
b. Menyusun konsep naskah sesuai dengan yang telah disampaikan dalam percakapan
telepon.
c. meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan
agar mudah terlihat.
d. memindahkan segera data-data dan pesan telepon ke lembar pesan telepon (LPT).
10.
Salah satu manfaat Stenografi dalam penulisan dikte adalah ….
a. Untuk para wartawan yang menulis berita
b. Untuk menyajikan surat
c. Untuk menulis surat secara cepat
d. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia
Soal Keterampilan
1. MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILKAN NASKAH/DOKUMEN
Praktekkanlah cara menerima dikte, menguraikan catatan dikte, dan Mengedit dan merevisi
teks melalui dikte menggunakan fitur rekam/recorder yang ada di handphone Saudara. Lalu
lakukan langkah langkah berikut ini :
a. Catatan dengan tulisan singkat, catatan biasa/rekaman dari vidio tape yang
menggambarkan maksud yang di artikan dari sumber catatan yang di rekam
b. Catatan di rekam dengan ditunjuk tingkat kebenarannya
c. Catatan di periksa sendiri untuk kebenarannya
d. Pembacaan naskah menggambarkan maksud yang di artikan hasil dikte asli
e. teks di hasilkan dengan waktu yang di tentukan
f.
Teks terakhir di cek dengan benar
g. Hasil adalah dokumen yang telah ditentukan.
Daftar Literasi :
1. https://myttasonnylpk.blogspot.com/2017/04/tanda-koreksi.html
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
61
MENGELOLA PERTEMUAN
BAB IV
KEGIATAN PEMBELAJARAN 4
MEMBUAT NOTULEN RAPAT
A. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari modul Membuat Notulen Rapat ini, melalui membaca dan kerja
kelompok peserta diharapkan dapat :
1. Mempersiapkan pencatatan notulen rapat secara teliti.
2. Mencatat notulen rapat secara teliti.
3. Mendistribusikan notulen rapat secara cermat.
B. Kriteria Unjuk Kerja
Adapun kriteria unjuk kerja dari Membuat Notulen Rapat ini adalah:
1. Mempersiapkan pencatatan Notulen rapat.
1.1. Mengindentifikasi agenda rapat sesuai dengan tujuan rapat.
1.2. Mempersiapkan peralatan pendukung sebelum rapat dimulai.
2. Mencatat notulen rapat.
2.1. Mencatat informasi penting yang ada pada saat rapat dicatat.
2.2. Mengkonfirmasikan bahasa teknis.
2.3. Membuat catatan notulen rapat dalam format dan tenggang waktu sesuai
prosedur organisasi.
3. Mendistribuskan notulen rapat.
3.1. Memintakan konsep notulen rapat persetujuan dari pimpinan rapat.
3.2. Mendistribusikan notulen rapat yang telah mendapatkan persetujuan.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
62
MENGELOLA PERTEMUAN
C. Aktivitas Pembelajaran
1. Elemen 1: Mempersiapkan Pencatatan Notulen Rapat.
a. Mengindentifikasi agenda rapat sesuai dengan tujuan rapat.
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan
oleh perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu
masalah
berdasarkan
kesepakatan
bersama.
Dengan
adanya
rapat,
dapat
menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi.
Beberapa ahli pun mendefinisikan tentang pengertian rapat diantaranya Agus M.
Hardjana (1997:88) menyatakan bahwa “rapat adalah pertemuan sejumlah orang di
suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara
bersama. Sedangkan menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara
(2004:88) rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan masalah tertentu.
”Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu perusahaan, perusahaan,
instansi
pemerintah
baik
dalam
situasi
formal
maupun
informal
untuk
membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan perusahaan.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli tersebut dapat disimpulkan rapat adalah
pertemuan dalam suatu perusahaan, baik dalam situasi formal maupun non formal
untuk
membicarakan,
membahas
serta
menyelesaikan
suatu
permasalahan
berdasarkan kesepakatan bersama demi tercapainya suatu tujuan.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
63
MENGELOLA PERTEMUAN
Sumber :https://sarjanaekonomi.co.id/wp-content/uploads/2019/09/rapat.jpg
1). Kegunaan Rapat
Menurut Rita Wahyuni (2004:82) menjelaskan bahwa rapat hendaknya
diselenggarakan sesuai tata tertib, sehingga kegunaan rapat bertujuan:
a).
Untuk
memberi
informasi.
Artinya
rapat
yang
bertujuan
untuk
menyampaikan penelasan ataupun informasi kepada peserta rapat
b). Untuk melakukan kerja sama. Perusahaan sangat memerlukan kerja sama
yang solid baik itu antara sesama karyawan maupun dengan perusahaan
lain. Contohnya rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan yang bergerak
dalam pembuatan pakaian berkeinginan untuk melakukan kerjasama
dengan pabrik benang.
c). Untuk mengatasi permasalahan. Umumnya kegunaan rapat yaitu untuk
memecahkan suatu permasalahan. Dalam mengatasi permasalahan tersebut
dibutuhkan partisipasi aktif dari para peserta rapat.
d). Untuk memenuhi peraturan. Perusahaan tertentu membuat kebijakan untuk
melakukan rapat dalam periode yang telah ditentukan, hal ini harus dipenuhi
agar perkembangan perusahaan tersebut dapat terpantau.
2). Syarat Rapat
Menurut Rita Wahyuni (2004:84), penyelenggaraan rapat akan berjalan dengan
baik dan lancar apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
b. Suasana terbuka artinya setiap peserta siap menerima informasi yang datang
dari siapa pun.
c. Berpartisipasi penuh artinya setiap peserta aktif ambil bagian dalam proses
rapat tersebut.
d. Bimbingan dan kontrol artinya setiap peserta selalu terkontrol dan terarah
karena ada bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat.
e. Ada argumentasi artinya di dalam mencari kebenaran bukan kemenangan
yang diutamakan melainkan adanya argumentasi yang aktif dan baik.
f.
Pernyataan
singkat
artinya
penyampaian
informasi
atau
pemberian
tanggapan dalam bentuk pernyataan yang singkat jelas serta langsung
menuju sasaran.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
64
MENGELOLA PERTEMUAN
g. Menghindari “konflik” kelompok artinya jangan sampai suatu kelompok
memonopoli pembicaraan dan memaksakan pendapat kepada kelompok lain,
semua pihak mempunyai hak mengeluarkan pendapat.
h. Ada
kesimpulan
artinya
semua
peserta
harus
mampu
membuat
kesimpulan/keputusan yang diterima dan akan dilaksanakan bersama dengan
penuh tanggung jawab.
3) Jenis Jenis Rapat
a) Menurut tujuannya
Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk menberikan
penjelasan kepada para peserta rapat.
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukaan untuk merundingkan
suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua
belah pihak.
b) Menurut sifatnya
Rapat resmi (formal meeting) adalah rapat yang di selenggarakan untuk
membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan
keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
Rapat tidak resmi (informal meeting) adalah rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal.
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan
materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri peserta rapat tertentu saja dan
masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat
rahasia.
c) Menurut jangka waktu
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan
biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
65
MENGELOLA PERTEMUAN
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi sebulan yang lalu.
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang
membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulaln yang lalu
dan program-program selanjutnya untuk enam bulaln kedepan.
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali. Contoh : rapat
pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna DPR.
d) Menurut frekuensinya
Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
Rapat insidentil adalah rapat yang tidak terjadwal
b. Mempersiapkan peralatan pendukung sebelum rapat dimulai.
1). Menyelenggarakan Rapat Internal
Dalam menyelenggarakan rapat internal perusahaan ada beberapa faktor yang
perlu diketahui dan dipersiapkan. Agar rapat internal perusahaan dapat berjalan
dengan efektif dan efisien. Penyelenggaraan rapat internal perusahaan dapat
disiapkan oleh seketaris dengan memperhatikan beberapa cara, diantaranya:
a). Fasilitas Rapat
Fasilitas yang perlu dipersiapkan menurut Rumsari Hadi Suwarno dan Lukas
Dwiantara (2009:97) antara lain:
Apabila rapat diadakan di perusahaan tersebut, mempersiapkan ruangan
yang biasanya khusus digunakan untuk rapat atau biasa disebut ruangan
rapat atau ruang pertemuan. Apabila ruang rapat tidak dilengkapi dengan
AC, harus dilengkapi dengan ventilasi udara yang cukup agar peserta
tidak merasa lelah karena udara yang panas, terutama bila rapat tersebut
membutuhkan waktu yang cukup lama.
Usahakan penerangan yang cukup, dan apabila ruangan cukup dengan
sinar matahari tidak perlu menggunakan lampu. Dengan demikian tidak
cepat membuat mata lelah.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
66
MENGELOLA PERTEMUAN
Pengaturan ruangan dengan meja dan kursi. Apakah pengaturan ruang
rapat akan menggunakan bentuk konferensi, bentuk huruf T, bentuk
huruf V, bentuk perahu, bentuk kelas atau bentuk lainnya.
Sound system diatur sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu
komunikasi dalam rapat.
Ruang untuk konsumsi di tempat terpisah bila memungkinkan, agar
peserta tidak lelah duduk terus-menerus saat rapat berlangsung.
Bila rapat diadakan di luar perusahaan, misal di hotel atau tempat
pertemuan lainnya, sekretaris dapat meminta pengelola tempat untuk
menyediakan ruangan yang dekat dengan lift atau ruangan yang mudah
dicari, agar tidak membuat bingung peserta sehingga waktu tidak
terbuang percuma hanya untuk mencari ruang rapat.
2). Menyiapkan Perangkat Administrasi Penyelenggaraan Rapat
Sekretaris
mempunyai
peranan
penting
dalam
mempersiapkan
dan
menyelenggarakan rapat, mulai dari rapat staf sampai pada rapat yang dihadiri
puluhan orang, karena hal ini merupakan salah satu tugas sekretaris dalam
membantu tugas pimpinan. Untuk itu, seorang sekretaris harus mengetahui halhal yang harus dipersiapkan mengenai perangkat administrasi sehubungan
dengan pelaksanaan rapat adalah sebagai berikut:
a). Agenda rapat
Agenda rapat adalah daftar atau
program mengenai pokok-pokok
pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan
agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan rapat karena
agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus
mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa
masalah yang harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu
dapat terjadi karena kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh
permasalahan yang ada. Mengingat padatnya permasalahan dan urusan
yang harus diselesaikan pimpinan. Sebaiknya agenda rapat dipersiapkan
jauh hari sebelum rapat diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
67
MENGELOLA PERTEMUAN
peserta yang akan menghadiri rapat. Teknik menyusun agenda adalah cara
sistematis dalam menyusun suatu pokok masalah yang akan dibicarakan
dalam penyelenggaraan rapat.
Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda rapat yaitu:
- Mengetahui dan menguasai pokok permasalahan.
- Mengetahui tema dan tujuan rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan
tema dan tujuan rapat, tidak perlu dicantumkan dalam notula.
- Mengetahui keadaan calon peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis
kelamin, jabatan, status sosial, pendidikan, peserta dari luar perusahaan
atau dari dalam perusahaan.
- Mengetahui tempat, waktu dan penyelenggaraan rapat.
- Mengetahui peralatan yang akan digunakan.
- Mengetahui keadaan ruang rapat.
- Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat.
- Mengetahui makanan dan minuman yang akan dihidangkan.
- Mengetahui tata tertib dalam rapat.
b). Undangan rapat
Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan
kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di
tempat dan pada waktu tertentu. Dalam menulis surat undangan,
diperlukan suatu keterampilan dalam hal menuangkan kata-kata, sehingga
mendapat feedback atau reaksi sesuai yang diharapkan. Perlu diperhatikan
juga cara pembuatan undangan rapat yaitu:
Undangan rapat resmi
Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang
diundang merasa diperhatikan dan dihormati.
Undangan rapat tidak resmi
Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga
cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan
undangan jenis ini, pada umumnya merupakan rapat berkala.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
68
MENGELOLA PERTEMUAN
c). Daftar hadir
Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa, yang
dibuat di atas selembar kertas. Daftar hadir dalam bentuk buku tamu
digunakan untuk rapat yang sifatnya resmi, sedangkan rapat yang tidak
resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan selembar
kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang
hadir, selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta
sebagai dokumentasi.
d). Perlengkapan Rapat
Sekretaris
perlu
mempersiapkan
perlengkapan
yang
menunjang
berlangsungnya rapat. Dalam mempersiapkan perlengkapan rapat ini,
sekretaris tidak harus melakukannya sendiri tetapi bisa menugaskan
petugas khusus yang sudah ahli didalam bidangnya. Adapun perlengkapan
rapat yang harus dipersiapkan meliputi:
Alat tulis
Stopmap (kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen
yang sudah dispesifikasikan)
Stapler/hekter
Informasi atau data dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan
Laptop atau computer
Whiteboard lengkap dengan spidol dan penghapus
Peralatan komunikasi, misal telepon
Alat perekam
Soundsystem
Liquid Crystal Display (LCD)
Meja dan kursi
3). Mengetahui Tipe Peserta Rapat
a). Pemimpin Rapat
Suatu rapat akan terarah dan mencapai tujuan apabila dipandu atau dipimpin
oleh seseorang yang disebut pemimpin rapat. Tipe pemimpin rapat berbeda
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
69
MENGELOLA PERTEMUAN
antara satu dengan yang lain. Menurut Rita Wahyuni (2004:84) ada tiga tipe
pemimpin rapat yaitu:
Tipe otoriter
Adalah tipe pemimpin yang mau menang sendiri. Tipe tersebut banyak
memaksakan pendapatnya sedangkan peserta rapat diminta harus
menyetujuinya. Dengan kata lain saran, usul atau pendapat apa pun dari
peserta kurang memperoleh tanggapan.
Tipe laissez
Adalah tipe pemimpin rapat yang tidak mau atau tidak sanggup
mengendalikan rapat. Rapat dibiarkan begitu saja sehingga berlangsung
berlarut-larut. Pemimpin rapat di sini tidak dapat mengendalikan rapat
dan keputusan rapat diserahkan kepada peserta yang paling dominan
atau mempunyai pandangan luas.
Tipe demokratis
Adalah tipe yang mampu menciptakan adanya lalu lintas komunikasi dua
arah,
para
peserta
rapat
banyak
diberikan
kesempatan
dalam
mengemukakan usul, pendapat dan saran. Dengan demikian hasil rapat
merupakan hasil keputusan bersama sehingga menyebabkan para
peserta rapat sangat bertanggungjawab atas semua hasil yang telah
menjadi keputusan atau kesepakatan bersama.
b). Audien Peserta Rapat
Salah satu unsur penting dalam rapat yaitu adanya peserta. Masingmasing
peserta mempunyai sifat dan karakter yang berbeda. Tipe peserta dibagi
menjadi enam yaitu:
Tipe pemersatu
Bertindak sebagai juru damai. Cirinya penuh perhatian, bersahabat,berjiwa
besar, sabar, tekun dan mempunyai sikap toleran.
Tipe perantara
Bertindak sebagai perantara atau penghubung antara satu dengan yang
lain baik perorangan maupun kelompok. Karakternya adalah pandai
bergaul, berwibawa, dapat dipercaya dan penampilan meyakinkan.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
70
MENGELOLA PERTEMUAN
Tipe pendengar
Termasuk peserta yang pasif, tidak berperan serta secara aktif. Orang yang
mempunyai tipe ini biasanya karena pendiam atau kurang pengalaman,
kurang pengetahuan, tidak mempunyai keberanian, kurang bergaul,
pemalu dan kurang percaya diri.
Tipe inisiatif
Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat tekun, rajin, memiliki kreatifitas
yang tinggi, mempunyai keinginan yang baik dan turut memikirkan
pemecahan masalah.
Tipe pemberi semangat
Mempunyai sifat penggerak, kemauan dan kemampuan bekerja yang cukup
tinggi, dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi,
berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik.
Tipe pemberi informasi
Tipe orang ini selalu memberi informasi karena mempunyai pengalaman
yang banyak atau luas. Sifat tipe orang ini mudah bergaul, dapat
dipercaya.
penyerang
Tipe ini harus diwaspadai oleh pemimpin rapat karena bersifat pendobrak,
penantang terhadap masalah yang dibahas, pendapat dan sikap orang
lain,
sehingga
dapat
menimbulkan
perdebatan
dan
perselisihan.
4). Tata Ruang Rapat
Persiapan Ruangan
Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung
berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan. Hal-hal yang
harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut:
a). Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi
menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus
disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
71
MENGELOLA PERTEMUAN
penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di
antaranya:
Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah
Kualitas pekerjaan lebih baik
Kesalahan-kesalahan berkurang
Semangat kerja pegawai lebih baik
Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
Prestise lebih baik untuk perusahaan
b). Perencanaan warna
Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan
pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah,
kuning dan biru.
c). Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu
panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta
rapat berkurang.
d). Pengaturan tempat duduk,
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas
ruang rapat.
Tujuan Tata Ruang Rapat
a). Adanya kepuasan dari peserta rapat
b). Rapat berjalan dengan lancar
c). Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif
d). Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat
e). Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan
Macam-macam Pengaturan Tata Ruang Rapat
Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Bentuk tata ruang rapat
yang baik ialah yang dapat mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah,sehingga
komunikasi dapat berjalan dengan lancar.
Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
72
MENGELOLA PERTEMUAN
a). Penataan tipe U Shape
Penataan tipe U Shape ini ideal untuk beriteraksi antar peserta dan ideal
dengan penggunaan audio visual, tidak cocok untuk grup besar. Penataan meja
kursi seperti huruf U, digunakan bagi jumlah peserta yang tidak terlalu besar dan
meja setiap peserta dapat menghadap ke presenter dan dapat berinteraksi dan
memberikan, tipe U shape ini umumnya digunakan untuk meeting internal,
kelompok diskusi dimana ada speaker, audio visual presentasi microphone,
projector beserta laptop dan akses internet, screen, flip chart. penataan lampu
yang baik. Untuk penataan U shape ini cocok untuk jumlah 25 orang, karena
jika sisi U terlalu panjang akan mengurangi partisipasi anggota dari jalannya
meeting. U Shape sangat tepat untuk internal meeting dimana pimpinan utama
duduk di bagian tengah diapit oleh petinggi kantor pusat dan disisi kiri dan kanan
di isi oleh para kepala cabang.
Peralatan yang dibutuhkan untuk ruang meeting jenis U-Shape ini antara lain:
microphone, projector beserta laptop dan internet akses.
Sumber
:
https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruang-meeting-agar-tak-salah-pilih/
b). Penataan tipe ruang kelas (Classroom style)
Ruang rapat tipe classroom style disusun dengan deretan meja peserta konfrensi
dan kursi menghadap ke depan ruang (pembicara), di tipe ini disediakan tempat
untuk tulis menulis di setiap peserta. Tipe ini bermanfaat untuk meeting yang
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
73
MENGELOLA PERTEMUAN
memerlukan mencatat, handout atau bahan referensi atau peralatan seperti
laptop komputer, pertemuan tipe ini nyaman untuk sesi panjang dan
memungkinkan minuman dapat disediakan di tempat dalam jangkauan setiap
peserta.
Sumber :https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruang-meeting-agar-tak-salah-pilih/
Petunjuk Setup Ruang meeting
Meja yang melampaui panggung atau podium harus miring ke arah
pembicara.
Setiap meja digunakan kurang lebih 2 orang tergantung space yang tersedia.
Sediakan ruang / space yang memungkinkan untuk mempermudah gerakan
masuk dan keluar peserta dari baris.
Presenter dapat melihat ke semua peserta.
mengakomodasi kelompok besar dalam ruang yang terbatas.
c). Conference atau Boardroom
Meeting dengan sebuah meja persegi panjang atau berbentuk oval dengan
setiap kursi peserta disisi meja, tipe layout ini digunakan untuk rapat direksi,
rapat komite atau kelompok diskusi. Banyak fasilitas yang menyediakan meja
konfrensi dengan berbagai bentuk, pabila tidak tersedia meja konfrensi standard
dapat digunakan meja secara bersama-sama membentuk persegi panjang,
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
74
MENGELOLA PERTEMUAN
persegi
atau
persergi berongga ditengah, perlu diingat semakin besar setup meja, semakin
sulit bagi peserta untuk melihat peserta lain di ujung mereka.
https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruang-meeting-agar-tak-salah-pilih/
d). Penataan tipe Theatre (Theatre style)
Dalam penataan theatre style ini, tempat duduk dan bangku berbaris
menghadap ke podium, panggung atau pembicara (tanpa meja konfrensi),
penataan ruang rapat ini paling efisien untuk peserta bertindak sebagai
penonton atau pendengar, penataan tipe ini dianjurkan tidak dengan makanan
atau mengambil catatan yang diperlukan.
Penataan tipe ini bisa fleksibel, baris bis melingkar, setengah lingkaran, lurus
atau miring kearah titik pembicara, jika ada ruang lebih dapat diberikan ruang
gerak diantara baris untuk mempermudah gerakan peserta masuk dan keluar
barisan
https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruangmeeting-agar-tak-salah-pilih/
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
75
MENGELOLA PERTEMUAN
e). Block Table
Block table style adalah tipe ruang / style ruang meeting yang cocok untuk
membahas suatu project antara anda dan kolega bisnis. Maksimal peserta
meeting block table agar nyaman adalah 10 dengan perincian 5 disisi kiri dan
kanan tanpa head table jika membahas suatu project dengan kolega bisnis
untuk menghormati kolega bisnis dan dengan head table untuk internal meeting
perusahaan.
f). Gaya Klasikal
Gaya klasikal merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah
peserta rapat yang banyak. Gaya klasikal ini cocok diterapkan jika rapat
tersebut bersifat pemberian informasi. Contoh pengaturan tempat duduk ini
antara lain diterapkan di sekolah, seminar, atau rapat kelurahan.
g). Gaya Konferensi
Pengaturan tempat duduk tipe ini memungkinkan semua peserta merasa
dihargai dan menimbulkan semangat kerja sama team work. Pengaturan tempat
duduk semacam ini sering digunakan pada saat rapat pemecahan masalah.
h). Round Table
Round table atau meja berbentuk lingkaran sangat cocok untuk pengaturan
rapat pada saat diskusi kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat
duduk seperti ini membuat rapat menjadi rileks namun tetap formal.
i). Double U-Shape
Double U -Shape sama seperti U-shape tapi terdapat tambahan beberapa meja
di belakang meja bagian tengah untuk keperluan dokumentasi dan observer
meeting.
j). Bentuk lingkaran untuk 8 orang
k). Bentuk persegi
Untuk 6 orang
Untuk 10 orang
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
76
MENGELOLA PERTEMUAN
Untuk 20 orang
l). Bentuk setengah lingkaran
m). Bentuk huruf Tuntuk 28 orang
n). Bentuk huruf V untuk 20 orang
o). Bentuk perahu untuk 28 orang
q). Bentuk kelas atau klasikal untuk 24 orang
b. Lembar Kerja Elemen 1
Lembar Kerja 1.1.
Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja Saudara untuk
menjawab pertanyaan dibawah ini !
Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti !
1.
Apa yang dimakud dengan rapat ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2.
Sebutkan manfaat dari rapat !
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
3.
Seringkali konflik kelompok dalam suatu rapat terjadi, oleh karena itu
menghindari konflik kelompok jangan sampai suatu kelompok
memonopoli pembicaraan, adalah syarat-syarat dari suatu ……………
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
77
MENGELOLA PERTEMUAN
4.
Rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah
penting
dan
berlaku
peraturan
keprotokolan
yang
mengatur
kelancaran jalannya rapat disebut …………
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
5.
Menurut frekuensinya rapat dibagi menjadi 2, yaitu !
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
6.
Sebutkan faktor yang harus diketahui dan dipersiapkan dalam
menyelenggarakan rapat internal !
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
7. Apa yang dimaksud dengan Surat Undangan Rapat ?
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
8. Sebutkan tipe pemimpin rapat !
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
9. Yang harus diperhatikan dalam membuat Agenda Rapat adalah……
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
10. Sebutkan Tata Ruang Rapat !
………………………………………………………………………………………………….
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
78
MENGELOLA PERTEMUAN
………………………………………………………………………………………………….
Lembar Kerja 1.2.
Saudara adalah seorang sekretaris
di sebuah perusahaan Multinasional
terkenal PT. Epson Corporation bidang komputer. Minggu depan ada rapat
besar untuk membahas Saudara di perintahkan oleh pimpinan untuk
mengadakan rapat besar yang membahas tentang membuka izin usaha
pertambangan baru di Kalimantan dengan para pengusaha tambang
lainnya . Dalam rencana tersebut
dibantu oleh
seorang maintenance
beserta seorang manajer.
1. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan
melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai seorang
sekertaris dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai manager (1
orang) dan maintenance (1 orang). Dalam rencana rapat tersebut
Saudara dan rekan-rekan Saudara:
Merencanakan rapat yang akan diadakan;
Membuat surat undangan;
Menyiapkan tempat;
Menyiapkan akomodasi;
Menyiapkan berkas yang diperlukan.
2. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan
Saudara.
3. Dokumentasikan dalam bentuk video.
2. Elemen 2: Mencatat Notulen Rapat.
a. Mencatat informasi penting yang ada pada saat rapat.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
79
MENGELOLA PERTEMUAN
Sumber:
http://anitahidayantii.blogspot.com/2016/11/notula-dan-laporan.html
1). Bentuk-Bentuk Catatan Pertemuan/Notula
Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya
persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat
disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula
terbagi menjadi dua jenis, yaitu :
a). Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan
secara
kata
demi
kata
seluruh
pembicaraan
dalam
rapat,
tanpa
menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis). Notula harfiah
biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil
rekaman, dan gabungan dari keduanya.
b). Notula Rangkuman
Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam
rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap
peserta
rapat.
Notulis
harus
dapat
memilah
dan
memilih
setiap
pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai
dengan tema rapat pada tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak sesuai
dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam
notula rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan
menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain
notula harus menulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta
dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang penulis harus terampil
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
80
MENGELOLA PERTEMUAN
mendengarkan
setiap
pembicaraan,
mendengarkan
meringkas,
mencatat
pembicaraan
sambil
berikutnya.
2). Fungsi Catatan Pertemuan
a). Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian
di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada
perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya
pelaksanaan tugas atau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
b). Sebagai Sumber Informasi Untuk Peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap
mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c). Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat
berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d). Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya
sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
e). Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut
kronologis dan dijilid secara rapi disimpan baik sesuai dengan sistem
pengarsipan.
f). Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah
dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
3). Poin dalam Notulensi Rapat
Ada 6 point yang harus ditulis oleh notulen, yaitu:
Topik permasalahan yang sedang diangkat saat rapat yang terselenggara
tersebut.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
81
MENGELOLA PERTEMUAN
Mencatat jam atau waktu dan tempat diskusi tersebut dilaksanakan.
Mencatat berapa jumlah peserta yang hadir.
Menyimak dan menulis semua hal termasuk proses yang sedang
berlangsung dalam diskusi.
Menuliskan kesimpulan atau hasil dari diskusi tersebut.
Mendokumentasikan catatan mengenai rapat.
Agar lebih mudah saat menuliskan catatan, perhatikan hal berikut ini:
- Nomor per halaman risalah rapat terlebih jika rapat tersebut
terselenggara cukup lama. Anda bisa menuliskan kronologisnya namun
jangan lupa untuk tetap menuliskan poin penting dari diskusi yang
sedang terselenggara tersebut.
- Fokus pada keputusan dan tindakan seperti data atau hasil rapat,
siapa
yang
akan
melakukan
strategi
tersebut
dan
waktu
pelaksanaannya.
- Penulisan haruslah objektif dan tidak memihak kubu manapun selain
itu, hindari untuk menuliskan siapa yang memberikan ide, mengambil
keputusan ataupun penyanggahnya.
- Jangan lupa untuk memberikan catatan misalnya jika ada dokumen
rujukan.
b. Mengkonfirmasikan bahasa teknis.
1). Peranan Notulis dalam Rapat
Notulis merupakan sebutan untuk orang yang bertugas menulis notula atau
catatan rapat. Notulis harus memiliki kemampuan untuk menyimak dan menulis
dengan sama baiknya agar hal-hal penting yang dibahas dalam rapat tidak
terlewat satu pun. Tugas seorang notulis adalah mencatat proses rapat dari awal
hingga akhir, apa saja yang dibahas, dan keputusan apa yang diambil secara
singkat, padat, dan jelas. Selain itu, notulis juga harus mencatat waktu dan
tempat dilaksanakannya suatu rapat serta mendata jumlah peserta yang
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
82
MENGELOLA PERTEMUAN
mengikuti rapat. Seorang notulis harus mampu bersifat objektif dan tidak
memihak. Notulis tidak boleh menambahkan ide atau pendapatnya dalam notula
karena notula harus murni berisi hal-hal yang dibahas di dalam rapat.
Notula yang baik menurut Ignatius Wursanto (2000:157) harus memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut:
a). Notula harus benar dan obyektif, yang berarti bahwa yang dicatat oleh notulis
adalah hasil pembicaaan dan keputusan rapat, bukan hasil pemikiran notulis
ataupun keputusan pribadi pemimpin rapat.
b). Notula harus jelas, tidak meragukan dan dapat dimengerti oleh peserta rapat
sehingga tidak menimbulkan keraguan.
c). Notula harus dibuat secara ringkas menggunakan kalimat-kalimat yang
singkat dan mudah dimengerti oleh siapapun yang membacanya.
d). Sebelum rapat ditutup, notula harus dibacakan untuk memberi kesempatan
kepada para peserta rapat bila hendak memberikan masukan guna
penyempurnaan notula.
2). Perencanaan dan Persiapan Rapat
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat
dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai
berikut :
Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
urgensi dari rapat tersebut.
What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
tempat penyelenggaraan rapat.
When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
83
MENGELOLA PERTEMUAN
How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu
kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih
dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat
lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar
bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, berikut rincian dari sebelum rapat,
selama rapat dan sesudah rapat :
SEBELUM RAPAT
Perencanaan
Keberhasilan
atau
kegagalan
rapat
sering
dapat
diketahui
jauh
sebelumnya. Banyak rapat tidak perlu diselenggarakan sama sekali. Kalau
memang harus diadakan, pengundangannya harus memiliki tujuan-tujuan
jelas. Keputusan harus di buat tentang siapa yang perlu di undang, siapa
yang memimpin, tanggal, dan waktu dilakukannya rapat. Agenda yang
baik serta laporan yang diperlukan atau bahan-bahan pendukung harus
disiapkan. Peserta dan orang-orang yang turut telibat harus diberi tahu
pada waktu yang tepat. Pekerjaan-pekarjaan administrative, termasuk
akomodasi dan komsumsi, harus diselenggarakan. Bantuan sekertariat
perlu disiapkan. Peserta harus menyelesaikan persiapan mereka sendiri.
Perangkat keras
Yang dimaksud dengan perangkat keras adalah setiap objek fisik yang
berhubungan dengan rapat: ruangan, mebel, dan peralatan. Saranasarana ini dapat berpengaruh besar terhadap berhasil atau gagalnya
sebuah rapat. Usahakan sedapat mungkin agar ukuran ruang sesuai
kebutuhan, cukup nyaman, memiliki sistem pendingin atau pemanas dan
bertukaran udara yang baik, dan bebas dari gangguan yang mengacau
konsentrasi seperti telepon, tamu, dan sebagainya. Ruangan harus
memiliki dekorasi dan perabotan yang baik. Demikian pula susunan meja
dan kursi yang sebaiknya di sesuaikan dengan banyak sedikitnya peserta
rapat atau tingkat formalitasnya. Semua peralatan, termasuk alat-alat
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
84
MENGELOLA PERTEMUAN
visual, haurs sesuai kebutuhan, diletakan dengan baik, dan diuji
sebelumnya.
Bagian kelompok kerja
Kelompok dapat memperlihatkan tingkah laku yang ekstrim. Agar bekerja
efektif, mereka membutuhkan sasaran yang dapat dicapai, jelas, struktur
tim yang menyatu, dan pimpinan yang jelas dan diterima. Ketua harus
bisa
melihat
peranannya,
apakah
sebagai
“juri”
atau
“kapten
kesebelasan”, dengan baik tanpa keraguan. Ia harus menjelaskan
strateginya sampai dimengerti oleh kelompok. Ia harus mengenal siapasiapa pemainnya, memanfaatkan kemampuan mereka dan menghindarkan
kelemahannya. Rapat harus memiliki aturan-aturan yang jelas dan ditaati.
Ketua perlu waspada terhadap gejala-gejala negative dan destruktif
didalam
kelompok-kelompok
dan
berupaya sebaik
mungkin
untuk
menghindarinya.
SELAMA RAPAT
Sekretaris
Sekretaris rapat adalah orang penting kedua setelah ketua. Ia harus
memastikan apakah semua pengaturan administrasi telah terselesaikan
dengan baik dan berjalan sempurna, sebelum, ketika, dan sesudah rapat.
Ia harus membuat rekaman yang akurat selama rapat berlangsung, dan
setelah itu menulis notulen atau catatan yang permanen dan resmi. Ia
harus tahu semua peraturan rapat yang berlaku, dan memberikan nasehat
bila perlu. Ia harus membantu pimpinan. Ia harus menyiapkan dan
terbiasa dengan semua jenis dokumentasi yang relevan dengan rapat dan
menyebarkannnya dan menyediakannya dimana perlu.
Sebelum rapat, bila perlu, seseorang dapat saja menjalankan 2 peran secara
bersamaan. Tugan-tugas sebelum rapat dapat dilakukan baik oleh ketua,
maupun sekretaris, atau dijalankan bersama, tetapi pada waktu rapat, tugas
sekretaris begitu penting sehingga tidak mungkin lagi digabung dengan tugastugas ketua, kecuali bila rapat tersebut merupakan rapat sederhana dan
pendek. Sekretaris yang harus mengikuti seluruh liku-liku perjalanan diskusi,
merekam, serta menyajikan informasi tentang fakta dan prosedur, dengan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
85
MENGELOLA PERTEMUAN
sndirinya sulit bagi dirinya kalau masih haurs merangkap sebgai ketua. Ketua
tidak akan mungkin mengendalikan rapat dan membuat catatan-catatn dengan
benar dalam waktu bersamaan.
Ketua
Peran ketua dalam sebuah rapat juga sama pentingnya. Ia harus
mengilhami rapat dengan rapat dengan arah dan tujuan yang jelas,
membangun dan mempertahankan motivasi, mengarahkan perdebatan,
merangsang semua peserta agar mampu memberikan sumbangan pikiran
terbaik mereka, mengawasi tata tertib, menjalankan peraturan-peraturan
dan prosedur tanpa perlu khawatir atau menjadi berat sebelah, dan
menjelaskan kesimpulan-kesimpulan yang dihasilkan rapat. Kalau ia kadangkadang ditertawakan peserta, tidak berarti bahwa ia tidak mampu bertindak
sebagai seorang ketua yang sempurna.
Peserta
Sebaiknya peserta rapat hanya menerima undangan bila kehadirannya dapat
dibenarkan. Sebelum datang menghadiri rapt ia wajib mempelajari agenda
dan semua dokumen yang berkaitan dengannya, kenali permasalahan dan
peserta-peserta lain yang mungkin hadir, pikirkan sasaran-sasaranya sendiri
dan strategi rapatnya ia harus datang pada saat yang tepat, meraba
“suasana” rapat,mendengarkan dengan seksama, dan menyumbangan
sebuah pikirannya pada waktu dan cara yang paling efektif. Ia wajib
mengetahui semua perosedur dan peraturan rapat. Ia juga perlu waspada,
dan selalu mencek, terhadap setiap aspek reaksi pribadi yang mungkin
dapat menghalangi keefektifan kerjanya.
Orang-orang yang mengeluh hampir dapat dipastikan adalah peserta biasa,
tetapi keberhasilan suatu rapat sebagian besar terletak di tangan mereka. Satu
orang peserta sudah cukup mampu merusak rapat. Seperti juga perilaku
berbagai segi, merusak jauh lebih mudah dari pada memperbaiki.
SETELAH RAPAT
Setelah rapat dinyatakan selesai, pekerjaan sesungguhnnya sebenarnya baru
saja dimulai. Semua catatan rapat harus segera disusun dan disebarluaskan
secepat mungkin. Demikian pula tugas-tugas administrative, mulai dari
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
86
MENGELOLA PERTEMUAN
merapatkan ruangan sampai denagn penyelasaian masalah keundangan,
harus segera dihadapi. Mereka yang terlibat dengan hasil rapat tetapi tidak
hadir harus segera diberi tahu tentang segala sesuatu yang terjadi. Pesertapeserta yang diberi tugas oleh rapat harus segera melaksanakan keputusan
tersebut. Pada rapat-rapat biasa, ketua dan sekretaris adalah orang-oarang
yang bertangung jawab menangani semua permasalahan sampai dengan
rapat berikutnya, dan merencanakan agar rapat selanjutnya dapat terus
berlangsung.
Sedikit saja rapat yang diadakan dengan maksud melakukan lebih banyak hal
daripada sekedar memulai suatu progress. Bila orang menggerutu tentang
rapat, kegagalan melakukan tindak lanjut adalah salah satu sebab munculnya
rasa kesal yang paling umum terjadi. Tidak ada artinya kelompok orang yang
bekerja keras dan efektif tetapi tidak melaksanakan keputusan-keputusan.
Tugas-tugas yang segera dihadapi setelah berakhirnya rapat, antara lain :
Permasalahan masuk kembali.
Analisis jalannya rapat.
Catatan-catatan/notulen.
Komunikasi.
Administrasi.
Peranan ketua.
Memantau dan melaporkan kembali hasil pantauan.
3). Teknik Menyusun Notula
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik
rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan
dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak
hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan
yang diperoleh. Notula dapat
juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula
dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula
dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
87
MENGELOLA PERTEMUAN
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris
dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Sumber : https://www.pelajaran.co.id/2016/09/cara-menulis-notulen-denganbaik-dan-benar-terlengkap.html
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :
a). Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak
menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
b). Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis.
c). Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara
penulisannya agar tidak membingungkan
e). Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa
penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta
materi yang berupa keputusan
f). Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.
c. Catatan notulen rapat dibuat dalam format dan tenggat waktu sesuai
prosedur organisasi.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
88
MENGELOLA PERTEMUAN
1). Cara Membuat Notulen Rapat
Bagaimana cara membuat notulen rapat yang baik dan benar?. Pertanyaan
tersebut wajar ditanyakan oleh kamu yang belum pernah menulis notulen.
Sebagai hasil ringkasan suatu acara atau kegiatan, notulen hendaknya
memuat semua informasi penting.
Tentu kamu tidak perlu mencatat semua kata-kata yang disampaikan
narasumber atau pembicara, tetapi kamu akan diminta menyimpulkan poin poin pentingnya saja. Harapannya, seseorang yang tidak mengikuti jalannya
acara atau melewatkan acara tersebut tetap bisa memahami hal penting hasil
pembahasannya.
Terdapat poin-poin penting yang perlu ditulis untuk membuat sebuah notulen
rapat:
a). Judul rapat atau judul acara
Isilah keterangan judul rapat dengan nama rapat atau acara yang sedang
diikuti. Judul tersebut juga sekaligus menunjukkan judul notula. Contoh:
Notulen Rapat Koordinasi Penguatan Sistem Kerja di Kabupaten Sleman.
b). Lokasi pelaksanaan rapat atau tempat mengadakan acara
Sangat penting untuk mencantumkan lokasi diadakannya rapat. Bisa saja
terdapat agenda dengan pembahasan sama, tetapi dilaksanakan di tempat
berbeda dengan audiens yang berbeda pula. Tentu kegiatan yang berjalan
juga akan berbeda, sehingga dengan mencantumkan lokasi rapat, evaluasi
dapat lebih menyeluruh.
c). Waktu pelaksanaan rapat atau acara
Cantumkan durasi waktu berjalannya suatu rapat atau acara. Tuliskan pula
jika ada jeda istirahat atau coffee break agar kegiatan rapat atau acara
dapat dievaluasi seandainya kurang efektif.
d). Peserta rapat atau peserta acara
Dengan adanya daftar peserta rapat, pembaca notulen akan tahu tingkat
kepentingan acara dan hasil pertemuan. Pembahasan atau isi notulen
bahkan bisa diketahui dari peserta yang ikut dan hadir.
e). Pempimpin rapat atau pemimpin acara
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
89
MENGELOLA PERTEMUAN
Pada suatu rapat atau pertemuan diperlukan pencatatan data pemimpin
rapat. Hal ini dimaksudkan agar jalannya rapat dapat diketahui dan
dievaluasi dengan bertanya pada pemimpin rapat. Terlebih lagi jika ada
catatan pada notulen yang kurang atau perlu dilengkapi.
f). Acara kegiatan rapat atau acara
Daftar kegiatan acara rapat perlu dicantumkan dalam sebuah notulen.
g). Berita jalannya rapat atau berita acara
2). Format Notulen Rapat
Cara membuat notulen rapat yang baik sebenarnya cukup mudah. Berikut adalah
beberapa unsur yang perlu tercantum dalam sebuah format notulen rapat.
a). Kop Surat (Untuk Notulen Resmi)
Sebuah kop surat mencantumkan identitas lengkap pembuat notulen, misalnya
nama instansi, alamat, serta nomor yang bisa dihubungi. Kop surat juga dapat
mencantumkan logo instansi, agar lebih mudah dikenali.
b). Agenda Rapat
Pada bagian agenda rapat, sebaiknya dituliskan apa saja yang akan dibahas
dalam rapat. Notulen yang baik mencantumkan seluruh agenda rapat dengan
baik dan terstruktur.
c). Rincian Waktu dan Tempat
Dengan dicantumkannya waktu dan tempat, sebuah rapat akan mudah
diketahui setting pelaksanaanya. Ini juga akan memudahkan pengarsipan.
d). Daftar Peserta Rapat
Daftar peserta rapat akan memudahkan pimpinan untuk mengetahui siapa saja
peserta rapat, sehingga orang-orang yang tidak hadir dapat tercatat dan
ditindaklanjuti.
e). Isi Notulen
Isi notulen biasanya mencakup hasil rapat, termasuk di dalamnya apa saja
keputusan yang diambil dan kesepakatan yang dihasilkan. Jika diperlukan, maka
masukan-masukan dari peserta rapat juga dapat dimasukkan ke dalam isi
notulen.
f). Penandatanganan (Opsional)
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
90
MENGELOLA PERTEMUAN
Pengesahan atau penandatanganan notulen oleh notulis dan pimpinan rapat
biasanya dibubuhkan pada bagian bawah notulen. Namun penandatanganan
ini bersifat pilihan. Jika tidak dilakukan juga tidak masalah.
3). Struktur notulen rapat
Pada umumnya ada beberapa struktur yang selalu ada dalam setiap minutes of
meeting atau notulen rapat, di antaranya:
Tanggal, waktu dan lokasi rapat berlangsung
Nama peserta rapat baik yang hadir ataupun tidak hadir
Agenda rapat
Keputusan atau hasil rapat
Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta
Tenggat waktu atas penyelesaian action plan
Peristiwa atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk tinjauan di masa
mendatang
Follow up meeting yang akan datang
c. Lembar kerja elemen 2
Lembar Kerja 2.1.
Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja anda untuk menjawab
pertanyaan dibawah ini !
Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti !
1.
Apa yang dimaksud dengan Notula ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2.
Laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan
dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain
disebut ?
Jawaban :
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
91
MENGELOLA PERTEMUAN
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
3.
Sebutkan fungsi catatan pertemuan ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
4.
Ada berapa point yang harus ditulis oleh notulen ? Sebutkan !
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
5.
Apa tugas dari seorang notulis ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
6.
Mengapa seorang notulis harus membuat notula secara benar dan
obyektif ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
7.
Apa
prinsip
dasar
perencanaan
dan
persiapan
rapat
dalam
mempersiapkan jalannya rapat ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
8.
Apa yang dimaksud dengan :Sekretaris Rapat” ?
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
92
MENGELOLA PERTEMUAN
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
9.
Apa tugas ketua dalam sebuah rapat ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
10.
Bagaimana cara membuat notulen rapat ?
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
Lembar Kerja 2.2.
Saudara adalah seorang sekretaris di sebuah perusahaan beautiq terkenal.
Saudara di perintahkan oleh pimpinan untuk menjadi notulis pada rapat
besar yang membahas tentang pertemuan fashion kekinian yang dihadiri
oleh designer terkemuka di Indonesia .
1. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan
melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai seorang
notulis dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai pimpinan (1
orang) dan para designer (3 orang). Dalam rencana rapat tersebut
Saudara:
Mencatat jumlah pesera;
Tema masalah yang akan dibahas;
Waktu rapat;
Catatan rapat;
Rangkuman akhir.
2. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
93
MENGELOLA PERTEMUAN
Saudara.
3. Buatlah Notula rapat beserta laporannya.
3. Elemen 3: Mendistribusikan Notulen Rapat.
a. Memintakan konsep notulen rapat persetujuan dari pimpinan rapat.
1). Tugas dan Tanggung jawab sekretaris dalam rapat.
Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dalam
sebuah meeting atau
rapat.
Seperti
seorang
pembicara
yang
pastinya
bertanggung jawab untuk mempersiapkan materi, memahami dan juga
mendalami materi tersebut serta mengatur strategi untuk menyampaikannya
dengan jelas dan lengkap kepada para peserta rapat atau sama halnya dengan
notulen yang harus mencatat setiap pembahasan dalam meeting, sekertaris
juga memiliki tugasnya sendiri dalam setiap meeting.
Beberapa tugas dan hal yang harus Anda lakukan dalam meeting.
a). Sebelum rapat
Tentunya, setiap pihak yang terlibat dalam sebuah rapat harus memberikan
kontribusi dan juga mempersiapkan diri dari sebelum rapat dimulai. Ini dia
beberapa tugas yang harus dilakukan sekertaris sebelum mengadakan
rapat.
b). Konsultasikan dengan Pimpinan Rapat
Untuk memastikan bahwa semua agenda rapat berjalan dengan baik,
pastikan Anda sudah berkonsultasi terlebih dahulu dengan pemimpin rapat
mengenai berbagai hal yang ingin dibahas dalam meeting kali itu. Pastikan
agenda dan materi yang ditetapkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan
juga objektif rapat tersebut.
c). Menyiapkan tempat
Salah satu tugas sekertaris dalam mempersiapkan rapat adalah mencari
ruangan rapat yang akan digunakan. Anda bisa mengadakan rapat di
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
94
MENGELOLA PERTEMUAN
ruang meeting di kantor atau bisa juga mengadakannya dengan menyewa
ruangan di gedung perkantoran atau bahkan di ruangan hotel. Hal tersebut
menjadi
tugas
sekertaris
yang
tentunya
sudah
disesuaikan
dengan buget dan juga kebutuhan perusahaan Anda. Mulai dari riset,
mempertimbangkan berbagai fasilitas dan juga pilihan ruangan yang ada
sampai pemilihan keputusan pastinya masih menjadi bagian dari tanggung
jawab Anda.
d). Menyiapkan akomodasi
Jika Anda mengundang pihak luar kantor untuk ikut dalam rapat tersebut,
pastikan Anda telah menyiapkan akomodasi pihak tersebut untuk ke dan
dari venue tersebut, terlebih lagi jika pihak tersebut merupakan pihak yang
berpengaruh atau pihak penting di suatu perusahaan. Merupakan hal yang
penting bahwa Anda telah menyiapkan semuanya dengan maksimal dan
juga terperinci.
e). Memastikan semua pembicara tidak berhalangan hadir
Rapat yang berjalan dengan baik pastilah rapat yang berjalan sesuai
dengan rencana dan juga agenda yang telah dipersiapkan dengan matang.
Oleh karena itu, merupakan tugas Anda untuk memastikan bahwa semua
pembicara, presenter atau bahkan pihak penting yang memegang peranan
penting dalam rapat tersebut tidak berhalangan hadir sehingga rapat tetap
berjalan sesuai dengan rencana.
f). Menyiapkan berkas yang diperlukan
Biasanya, ada beberapa rapat yang akan memberikan atau menyebarkan
materi kepada para peserta rapat yang lainnya. Nah, mengumpulkan
beragam materi dari beberapa pembicara dan juga menyiapkan kopi dari
berkas atau materi tersebut merupakan tugas sang sekertaris yang harus
dilakukan sebelum mengadakan rapat. Menyebarkan dan memastikan
bahwa setiap anggota rapat telah menerima materi tersebut juga
merupakan tugas sekertaris.
g). Memastikan laporan terakhir sebelum mengadakan rapat.
Terkadang, ada beberapa perubahan yang terjadi di waktu terakhir sebelum
rapat dimulai. Nah, hal tersebut merupakan tugas Anda sebagai sekertaris
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
95
MENGELOLA PERTEMUAN
untuk meng-handle perubahan tersebut dan juga menerima atau menolak
perubahan tersebut yang tentunya telah dipertimbangkan dan didiskusikan
dengan pemimpin rapat.
h). Melakukan briefing terhadap semua pembicara
Setiap pembicara pasti sudah ahli dalam materinya masing-masing, terlebih
lagi pembicara senior dalam perusahaan tersebut. Namun, sudah menjadi
bagian dari tugas Anda untuk menjelaskan secara singkat kepada para
pembicara mengenai agenda, materi dan juga durasi yang diberikan untuk
melakukan presentasi tersebut. Tak ada salahnya juga untuk menjelaskan
secara singkat mengenai peserta rapat tersebut agar sang pembicara dapat
menyesuaikan diri.
2). Saat rapat
Tidak hanya berhenti pada persiapan, namun pada dasarnya, saat rapat berjalan
pun seorang sekertaris memegang peranan penting dan juga harus bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa semua hal dan agenda telah berjalan dengan
baik. Ini dia beberapa hal yang harus Anda lakukan.
a). Datang tepat waktu
Seorang sekertaris merupakan orang yang bertanggung jawab dan
memastikan bahwa kegiatan rapat berjalan dengan lancar. Jadi, sudah
merupakan tanggung jawab dan kewajiban Anda untuk datang tepat waktu
ke venue untuk memastikan bahwa ruangan, perlengkapan dan juga semua
kebutuhan sudah siap untuk dipakai. Jangan lupa juga untuk memastikan
bahwa semua alat-alat presentasi dan materi presentasi sudah siap untuk
ditampilkan atau dibagikan.
b). Mencatat hasil meeting
Biasanya, di setiap meeting memang sudah ditunjuk satu orang yang harus
mencatat semua pembahasan dan juga hasil dari rapat tersebut. Namun,
sebagai sekertaris dan sebagai orang yang mengetahui banyak mengenai
rapat ini, ada baiknya Anda mencatat hasil-hasil rapat secara garis besar
untuk menjadi catatan pribadi Anda dan juga menjadi catatan tambahan
untuk melengkapi yang kurang.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
96
MENGELOLA PERTEMUAN
c). Memastikan semua pembicara telah membahas agenda yang telah
ditentukan.
Saat rapat sedang berlangsung, sebagai seorang sekertaris Anda tak boleh
memalingkan perhatikan kepada agenda dan juga materi yang telah
disiapkan. Tugas Anda lah untuk memastikan bahwa setiap pembicara atau
presenter telah menampilkan dan menjelaskan berbagai materi sesuai
dengan agenda dan memastikan bahwa setiap presenter tidak memberikan
presentasi di luar agenda yang telah disiapkan.
Sudah menjadi tugas dan tanggung jawab dan juga hak Anda untuk
mengingatkan, menegur atau bahkan menghentikan pembicara yang keluar
dari konteks atau materi yang telah ditetapkan atau bahkan telah melewati
durasi waktu yang telah ditentukan.
d). Setelah rapat
Tidak hanya berhenti saat rapat telah selesai, namun pada dasarnya, tugas
sekertaris baru selesai setelah menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya
yang masih harus dilakukan setelah rapat. Nah, ini dia beberapa hal yang
masih harus Anda lakukan setelah rapat.
e). Menyiapkan draft kesimpulan
Setelah meeting, biasanya setiap peseta akan dikirimkan hasil akhir dari
rapat tersebut. Nah, tentulah hal tersebut yang menjadi tugas Anda sebagai
sekertaris. Anda harus mencatat dan juga memberikan draft kesimpulan
berdasarkan rapat yang telah dilakukan tersebut. Namun, sebelum Anda
menyebarkannya,
pastikanlah
Anda
telah
meminta
persetujuan
dari
pemimpin rapat, pembicara dan juga pihak-pihak senior dari rapat tersebut.
f). Follow up keputusan dari setiap pihak yang relevan.
Dalam setiap rapat pastinya akan menghasilkan keputusan yang sudah
disepakati bersama. Namun terkadang, keputusan tersebut masih
menggantung karena harus mendapatkan persetujuan dari orang-orang yang
bersangkutan. Nah, hal tersebut menjadi tugas Anda untuk memberikan
notifikasi dan juga mem-follow up pihak-pihak yang relevan tersebut untuk
memberikan keputusan yang signifikan terhadap materi dan juga hasil rapat
yang telah disepakati bersama.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
97
MENGELOLA PERTEMUAN
Notula rapat dibuat dengan maksud agar apa yang telah dibahas dalam rapat
baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan
dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya.
Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas
materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat dibagikan
kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan.
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini
perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian
diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada kepala sekolah atau pimpinan
untuk menjadi notula akhir.
3). Sistematikan Penulisan Notula dan Laporan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
98
MENGELOLA PERTEMUAN
a). Kepala Notulen
Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat
dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :
Nama atau tema yang akan dibahas
Hari dan tanggal acara dilaksanakan
Waktu (Jam) pelaksanaan acara
Tempat pelaksanaan acara
Acara saat berlangsung
Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
- Ketua dan Wakil Ketua
- Sekretaris
- Notulis
- Peserta
b). Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya
berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada
yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat
membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen adalah :
Kata pembukaan
Pembahasan
Pembacaan Keputusan dari Hasil
Waktu (Jam) penutupan
c). Bagian Akhir Notulen
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang halhal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
99
MENGELOLA PERTEMUAN
diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan
notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :
Nama Jabatan
Tanda tangan
Nama pejabat, pangkat, dan NIP
d). Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang
dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.
Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan: Notulen yang ditanda
tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas
ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen
yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat
dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan
organisasi yang bersangkutan. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil
Ketua, Sekretaris, dan Notula.
b. Mendistribusikan notulen rapat yang telah mendapatkan persetujuan.
i. Pendistribusian Hasil Rapat
Pengertian pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat
kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun
kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun
melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa.
Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu :
a). Bahasa mudah dipahami
b). Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat
c). Merata ke seluruh peserta rapat
2). Tahap-tahap pendistribusian hasil rapat yaitu
a). Diperbaiki
b). Diteliti
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
100
MENGELOLA PERTEMUAN
c). Diproses (diketik,dicetak,digandakan)
d). Didistribusikan
3). Cara pendistribusian hasil rapat
a). Intern
Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada
pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi
intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil
pertemuan.
Contoh buku ekspedisi :
Buku Ekspedisi
Tanggal Kepada Alamat Nomor Surat Diterima
(Nama Jelas)
b). Ekstern
Cara pendistribusian ini menggunakan alat bantu,yaitu seperti:
- Melalui faksimilie
- Melalui email
- Melalui jasa perusahaan pos
- Melalui jasa petugas atau kurir perusahaan
- Melalui pesawat telepon,dsb.
4). Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu :
- agar semua peserta rapat (yang hadir/ tidak hadir) mengetahui secara jelas
hasil rapat yang telah diadakan.
- Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang
diadakan selanjutnya.
- Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
- Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah
direncanakan sebelumnya.
5) Kesimpulan:
Pendistribusian hasil rapat sangat penting untuk dilaksanakan, agar semua
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
101
MENGELOLA PERTEMUAN
peserta rapat mengetahui hasil rapat yang telah diadakan dan hasil rapat itu
sebagai acuan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan atau dibahas
dalam rapat yang telah berlangsung sebelumnya.
c. Lembar kerja elemen 3
Lembar Kerja 3.1.
Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja anda untuk menjawab
pertanyaan dibawah ini !
Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti !
1.
Apa yang harus dilakukan oleh seorang notulis dalam rapat ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2.
Bagaimana sistematika penulisan notula ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
3.
Suatu bagian dari susunan notulen yang isinya merupakan hal-hal
yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang
tertinggal, disebut ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
4.
Sebutkan susunan sistematika dari bagian akhir notulen, yaitu …..
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
102
MENGELOLA PERTEMUAN
5.
Apa yang dimaksud dengan pendistribusian hasil rapat ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
6.
Bagaimana tahap-tahap pendistribusian hasil rapat ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
7.
Apa yang dimaksud dengan pendistribusian hasil rapat intern ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
8.
Sebutkan fungsi pendistribusian hasil rapat ?
Jawaban :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 3.2.
Saudara adalah seorang sekretaris
di sebuah perusahaan perkayuan,
akan ada rapat antar cabang untuk membahas tentang masalah industri
perkayuan saat ini. Dalam rapat tersebut hadir seorang direktur beserta
notulen dan beberapa manajer antar cabang.
d. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan
melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai notulis dan
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
103
MENGELOLA PERTEMUAN
beberapa rekan Saudara berperan sebagai direktur (1 orang),dan
manajer antar cabang (3 orang). Dalam rapat tersebut Saudara dan
rekan-rekan Saudara:
Mengikuti prosedur rapat;
Memberikan masing-masing laporan;
Memberikan pendapat/saran;
Notulis mendengarkan dan mencatat semua pembicaraan dalam
rapat tersebut;
Evaluasi hasil rapat.
Kemudian mendistribusikan hasil rapat tersebut.
e. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan
Saudara.
f.
Buatkan sistematika penulisan notula dan laporan tersebut.
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada kegiatan pembelajaran 10 , yakni
membuat Notulen Rapat. Saudara sudah dapat menerapkan bagaimana cara
mempersiapkan materi, memahami dalam mengatur strategi untuk menyampaikan
dan mempersiapkan dengan jelas, lengkap dan matang jalannya suatu rapat
sehingga rapat itu dapat berjalan dengan lancar.
D. Penilaian
Bagian 1: Tes Tertulis Pilihan Ganda
Pilih jawaban yang paling tepat.
1. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
adalah …
A.
Rapat
B.
Simposium
C.
Diskusi
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
104
MENGELOLA PERTEMUAN
D.
2.
Seminar
Rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting adalah...
A.
Rapat
B.
Rapat tidak resmi
C.
Rapat musyawarah kerja
D.
Rapat resmi
3. Catatan singkat mengenai jalananya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan
dan diputuskan adalah…
A.
Notula
B.
Notula verbatim
C.
Notula resume
D.
Notulen
4. Seseorang yang bertugas mencatat tentang pembicaraan yang berlangsung dalam
rapat disebut ....
A.
Notula
B.
Notulis
C.
Resume
D.
Sekretaris
5. Salah satu mesin pengganda yang dapat digunakan dalam rapat adalah...
A.
Mesin foto copi.dan Komputer
B.
Mesin foto copi, Mesin stensil, Komputer
C.
Mesin Stensil, Mesin Foto copi dan Mesin perekam stensil
D.
Mesin Stensil dan mesin foto copi
6. Yang bukan merupakan isi undangan rapat adalah…
A.
Hari, tanggal, dan jam
B.
Tempat rapat
C.
Acara rapat
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
105
MENGELOLA PERTEMUAN
D.
Hiburan pengisi rapat
7. Berikut ini yang termasuk tata ruang rapat adalah...
A.
Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi yang baik
B.
Memudahkan pengawasan
C.
Memberikan kondisi kerja yang baik
D.
Perlengkapan kurang
8. Dibawah ini adalah fungsi dari catatan pertemuan, kecuali ……
A. Sebagai alat bukti.
B. Sebagai sumber informs untuk peserta rapat yang tidak hadir.
C. Sebagai pendengar.
D. Sebagai dokumen.
9. Cara pendistribusian dengan menggunakan alat bantu disebut …….
A. Intern.
B. Internal.
C. Ekstern.
D. Eksternal.
10. Salah satu target faktor keberhasilan dalam penyelenggaran rapat adalah...
A.
Pemimpinan rapat yang baik dan trampil
B.
Pembawa acara yang pandai bicara
C.
Acara rapat yang menarik
D.
Undangan yang bagus dan menarik
Bagian 2: Praktik-Demonstrasi
Skenario 1: Mempersiapkan Notulen Rapat
Saudara adalah seorang sekretaris di
PT Gemilang & books Corporation, sebuah
perusahaan buku terbesar. Manager menunjuk Saudara untuk merencanakan rapat besar
dengan pengusaha buku lainnya. Saudara berperan sebagai Sekretaris sekaligus notulis
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
106
MENGELOLA PERTEMUAN
dalam rapat tersebut dan rekan Saudara berperan sebagai manager. Dengan tahapantahapan sebagai berikut :
a. Mendiskusikan rencana rapat tersebut;
Judul rapat atau judul acara
Lokasi pelaksanaan rapat
Waktu pelaksanaan rapat atau acara
Daftar peserta rapat atau peserta acara
Persiapan pencatatan data pemimpin rapat atau pemimpin acara
Acara kegiatan rapat
Berita jalannya rapat atau berita acara
b. Buatlah rencana diskusi tersebut antara Saudara dan rekan kerja Saudara, kemudian
demontrasikan.
Skenario 2: Mencatat Notulen Rapat
Buat kelompok yang terdiri dari 4 orang dengan membuat notulen rapat yang dapat dipilih
judulnya di bawah ini :
1. Notulen Rapat Kantor
2. Notulen Rapat Sekolah
3. Notulen Rapat Dinas
4. Notulen Rapat Perusahaan
5. Notulen Rapat Seminar
Buatlah skenario sebagai notulis rapat dengan melibatkan teman Saudara. Saudara
berperan sebagai sekretaris rapat, teman saudara sebagai manager (1) dan anggota (2).
Demontrasikan skenario yang telah Saudara buat dan beberapa teman Saudara dan buatlah
notula tersebut dalam bentuk laporan.
E. Refleksi dan Tindak Lanjut
1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?
2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
107
MENGELOLA PERTEMUAN
3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan
keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Menangani
Konflik ?
4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan
Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?
F. Referensi
1. Drs. Wursanto, Ignatius. 2006.Kompetensi Sekretaris. (Jakarta : ANDI).
2. http://rosdianmzega.blogspot.com/2018/04/mengidentifikasi-rapat.html
3. http://kesbangpol.riau.go.id/media.php?p=detail_artikel&id=205
4. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html
5. https://nurainijuliati.blogspot.com/2016/02/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html
6. https://xwork.co/blog/4-tips-penting-mempersiapkan-diri-sebagai-notulen-rapat/
7. https://www.jobstreet.co.id/career-resources/panduan-pemula-untuk-mencatat-notulenpertemuan/#.XxzaMJ4zbIU
8. https://www.talenta.co/blog/insight-talenta/contoh-notula-rapat/
9. https://www.ekrut.com/media/cara-membuat-notulen-rapat
10. https://voi.co.id/contoh-notulen-rapat/
11. https://www.jojonomic.com/blog/notulensi-rapat/
12. https://eprints.uny.ac.id/17848/1/TUGAS%20AKHIR.pdf
13. https://lenims.wordpress.com/2014/11/08/pendistribusian-hasil-rapat/
14. https://xwork.co/blog/12-tugas-dan-tanggung-jawab-sekertaris-dalam-rapat/
15. https://eprints.uny.ac.id/17848/1/TUGAS%20AKHIR.pdf
16. https://www.paud.id/2015/08/contoh-buku-notula-rapat-yayasan.html
17. Peel, malcolm. 1993. Kiat Sukses Rapat. (Jakarta : Gramedia pustaka utama)
18. Merdi, sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris, (Bandung : Mandar
Maju)
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
108
MENGELOLA PERTEMUAN
BAB V
EVALUASI
1. Proses penyampaian ide dari komunikator kepada komunikan, dengan menimbulkan
reaksi umpan balik, disebut….
A. Dekode
B. enkode
C. tujuan komunikasi
D. proses komunikasi
2. Teknik membuka pembicaraan dengan menggunakan kata-kata yang lucu adalah…..
A. Teknik anekdot
B. teknik mengemukakan kejadian yang aneh
C. teknik mengajukan pertanyaan
D. teknik bertanya
3. Prinsip berbicara yang dapat memberikan dorongan utuk membangkitkan minat
seorang pendengar adalah ....
A. Prinsip Motivasi
B. Prinsip perhatian
C. Prinsip pendengaran
D. Prinsip keindraan
4. Hal yang harus dihindari saat menangani telepon adalah ....
A. Mengangkat telepon dengan kata “hallo”
B. Tidak berbicara monoton
C. Berusaha tidak berbicara tergesa-gesa
D. Berbicara dengan pengucapan kata yang jelas
5. Kegiatan apa yang harus direncanakan sebelum menyelenggarakan rapat
A. Menentukan tempat
B. Menentukan tujuan dan masalah yang akan dibahas serta siapa ketua rapat
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
109
MENGELOLA PERTEMUAN
C. Menentukan waktu pelaksanaan rapat
D. Menentukan siapa yang memimpin rapat
6. Dalam perencanaan kebutuhan rapat antara lain
A. Kalender
B. Camera digital
C. Surat undangan, agenda rapat, daftar hadir
D. Handycame
7. Surat undangan sebaiknya disampaikan…
A. Jauh hari sebelum acara rapat dimulai
B. Antara 3 sampai 7 hari sebelum acara rapat dimulai
C. Sebulan sebelum acara rapat dimulai
D. Sehari sebelum rapat dimulai
8. Untuk mempersingkat waktu pengiriman, undangam rapat dikirimkan dengan internet
melalui …
A. blog
B. e-mail
C. chatting
D. faksimile
9. Letak tanda tangan penanggung jawab surat pada bentuk semi block, adalah…
A. Disebelah kanan atas
B. Disebelah kiri bawah
C. Disebalah kiri atas
D. Disebelah kanan bawah
10. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti tersendiri,
seperti c/o (care of) artinya adalah …
A. Per alamat
B. Atas nama
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
110
MENGELOLA PERTEMUAN
C. Dengan alamat
D. Carbon copy
11. Bentuk surat yang pengetikannya setiap alenia isi surat masuk lima karakter, adalah
A. Full block style
B. Block style
C. Semi block style
D. Indented style
12. Penggunaan
alat elektronik
secara otomatis melaksanakan
tugas-tugas
yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak adalah ….
A. Pengolahan data
B. Surat elektronik
C. Pesan suara
D. Kalender elektronik
13. Apabila perusahaan mengirimkan surat kepada pihak lain diluar perusahaan harus
menggunakan buku ... sebagai tanda terima penyerahan surat kepada pihak lain
A. Agenda
B. Klaper
C. Verbal
D. Ekspedisi ekstern
14. Untuk melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan adalah …
A. Pengertian ketatausahaan
B. Peranan tata usaha
C. Fungsi tata usaha
D. Kedudukan tata usaha
15. Surat dari pembeli yang memuat : kesalahan barang yang dikirim, kesalahan jumlah,
mutu barang, kerusakan dan keterlambatan pengiriman adalah surat ...
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
111
MENGELOLA PERTEMUAN
A. Surat permintaan
B. Surat penawaran
C. Surat perkenalan usaha
D. Surat pengaduan
16. Tujuan perjalanan bisnis yang menyiapkan company profile untuk keperluan
pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan
dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang adalah ...
A. perjalanan bisnis pembukaan kantor cabang
B. perjalanan bisnis rapat umum pemegang saham
C. perjalanan bisnis seminar atau rapat kerja
D. perjalanan bisnis rapat pertemuan bisnis
17. Perjalanan
dinas
pimpinan
dipertanggungjawabkan
transportasi
pengeluaran
oleh
akomodasi
bagian
dan
keuangan
konsumsi
sesuai
harus
dengan
penggunaanya dinamakan
A. di SPJ kan
B. SPJ rampung
C. SPPD
D. dibayarkan
18. Perlanan Dinas jarak jauh Jangka waktu antara satu perjalanan dengan perjalanan
lainnya ditentukan untuk menghindari keterlambatan biasanya seorang adminisrasi
atau sekretaris harus membuat
A. perjanjian
B. konfirmasi
C. jadwal perjalanan dinas
D. agenda
19. Penyebab Agen perjalanan tidak menerbitkan tiket dan voucher akomodasi adalah
A. pembayaran yang terlambat
B. pembayaran tepat waktu
C. jumlah uang yang sesuai
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
112
MENGELOLA PERTEMUAN
D. sistem pembayaran yang bagus
20. Sesuai kebijakan dan prosedur organisasi untuk keamanan pengaturan pembayaran
dilakukan secara ...
A. angsuran
B. tunai
C. kas
D. kredit
21. Mengapa perlu melakukan pemeriksaan sistem peserta Web conference?
A. Agar peserta Web conference berkesempatan melakukan instalasi pra-pertemuan
dari perangkat lunak Web conference.
B. Karena peserta perlu mengenal perangkat Web conference yang telah ditentukan
penyelenggara pertemuan.
C. Agar peserta conference berkesempatan untuk berlatih mengenal fitur-fitur yang
terdapat pada aplikasi Web conference yang ditentukan penyelenggara.
D. Agar penyelenggara Web conference tidak direpotkan oleh keluhan-keluhan
peserta tentang aplikasi yang mereka gunakan.
22. Sistem ini memungkinkan untuk berbagi apa pun di layar presenter dengan peserta
konferensi Web. Ini sering digunakan ketika presenter ingin menunjukkan fitur sistem
operasi komputer atau menunjukkan dua atau lebih aplikasi perangkat lunak secara
bersamaan.
A. Screen Sharing
B. File transfer
C. Application sharing
D. File sharing
23. Web conference dapat menjadi cukup rumit untuk diproduksi dan dilaksanakan. Apa
yang sebaiknya Saudara lakukan agar penggunaan tools seperti presentation sharing,
application sharing, polling, dan sebagainya dapat berjalan lancar?
A. Membuat skema Web conference.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
113
MENGELOLA PERTEMUAN
B. Membuat agenda Web conference.
C. Menunjuk asisten untuk para peserta conference.
D. Melaksanakan pelatihan Web conference untuk para peserta.
24. Yang bukan merupakan aplikasi Web conference adalah ….
A. WebEx—www.webex.com
B. GoToMeeting—www.gotomeeting.com
C. Microsoft Live Meeting—office.microsoft.com/livemeeting
D. Webcon—www.webcon.com
25. Friendliness, empathy, fairness, control, and information are ….
A. the basic principles of excellent facility
B. the basic elements of good service
C. the characteristics of a good receptionist
D. the features of a good communicator
26. What is the best expression for saying “That’s not my job” or “That’s not my
department?
A. Let me show you the way to forget all of the problems.
B. Let me transfer you to the person who can immediately help you with this
problem.
C. Let me take you to the manager in charge.
D. Let me help you facing the problems and the destruction.
27. What would you do at the opening of a meeting?
A. Invite introductions, listen actively, paraphrase and discuss the ground rules.
B. Invite introductions, explain the purpose, present agenda and discuss the ground
rules.
C. Clarify, stop people talking, explain the purpose, summarise and keep eye on time.
D. Move to the next point, prevent irrelevance, present agenda and discuss the
ground rules.
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
114
MENGELOLA PERTEMUAN
28. Teknik perlindungan terhadap informasi, dengan cara ….
A. Menyimpan dalam ruangan khusus
B. Menyimpan dimedia yang tidak dimiliki orang lain
C. Menyimpan dengan password yang tidak diketahui
D. Menyimpan ditempat rahasia
29. Cara yang dapat dilakukan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan, adalah …
A. Mendengarkan dan perhatikan yang mereka sampaikan
B. Mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan
C. Mengabaikan permintaan pelanggan yang banyak dan tidak mungkin
D. Memberikan yang pelanggan inginkan walaupun mustahil
30. Bentuk investasi
jangka
panjang
dari
lembaga
dalam
lingkup sumber daya
manusia, adalah …
A. Imbalan jasa yang memadai dari lembaga yang bersangkutan
B. Hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan
C. Fasilitas yang tersedia pada lembaga yang bersangkutan
D. Ruang kerja yang nyaman
30. Faktor-faktor penyebab terjadinya kecelakaan adalah.....
A. Faktor managemen kerja, keamanan, kesejahteraan
B. Faktor Pekerja, keamanan, kesejahteraan
C. Faktor Penggunaan Alat, Pekerja, dan Tindakan
D. Faktor Human eror
31. Sebagai seorang tenaga kerja senantiasa harus mengambil sikap ketika menghadapi
situasi darurat adalah ...
A. Cepat dan tanggap dalam menghadapi situasi darurat
B. Hati-hati dalam bertindak
C. Solidaritas perlu dalam menangani permasalahan
D. Bersikap jangan terburu-buru dan harus tenang
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
115
MENGELOLA PERTEMUAN
32. Bahaya yang berasal dari benda-benda yang dapat membuat iritasi pada mata dan
wajah adalah....
A. Eye & face hazard
B. Heat hazard
C. Chemical hazard
D. Radioactive hazard
33. Suatu keadaan sulit atau sukar yang tidak disangka-sangka (keadaan bahaya) yang
memerlukan penanganan segera agar tidak sampai terjadi kecelakaan disebut ...
A. Penyebab terjadinya kecelakaan
B. Keadaan darurat
C. Situasi kecelakaan
D. Kondisi mendadak
34. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
adalah …
A.
Rapat
B.
Simposium
C.
Diskusi
D.
Seminar
35. Catatan singkat mengenai jalananya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan adalah…
A.
Notula
B.
Notula verbatim
C.
Notula resume
D.
Notulen
36. Salah satu target faktor keberhasilan dalam penyelenggaran rapat adalah...
A.
Pemimpinan rapat yang baik dan trampil
B.
Pembawa acara yang pandai bicara
C.
Acara rapat yang menarik
D.
Undangan yang bagus dan menarik
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
116
MENGELOLA PERTEMUAN
KUNCI JAWABAN
1.A
21.A
2.A
22.A
3.A
23.B
4.A
24.D
5.B
25.B
6.C
26.A
7.B
27.C
8.B
28.A
9.D
29.A
10.C
30.B
11.C
31.C
12.A
32.A
13.D
33.C
14.B
34.A
15.D
35.A
16.A
36.A
17.B
37.
18.C
38.
19.A
39.
20.D
40
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
117
MENGELOLA PERTEMUAN
BAB IV
PENUTUP
Modul merupakan media atau sarana pembelajaran yang berisi materi, metode,
batasan-batasan dan cara mengevaluasi yang dirancang secara sistematis dan menarik untuk
mencapai standar kompetensi yang diharapkan sesuai dengan tingkat kompleksitasnya. Modul
merupakan suatu paket pengajaran yang disusun secara sistematis, terarah, lengkap sesuai
standar kompetensi dan kompetensi dasar. Modul digunakan untuk memperjelas dan
mempermudah penyajian pesan atau materi agar tidak terlalu bersifat verbal. Selain itu modul
juga dapat digunakan untuk meningkatkan motivasi belajar bagi Saudara dan mengembangkan
kemampuan dalam berinteraksi langsung dengan lingkungan.
Demikian modul ini dibuat, semoga bermanfaat untuk Saudara dalam meningkatkan
motivasi dan gairah belajar dalam kompetensi Administrasi Profesional, khususnya membuat
Surat/ Dokumen Elektronik. Selamat untuk Saudara dan tentunya apa yang Saudara peroleh
juga akan dirasakan para peserta didik Saudara. Selalu Sukses untuk kita semua. Amiin….
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
118
MENGELOLA PERTEMUAN
KUNCI JAWABAN PENILAIAN KEGIATAN PEMBELAJARAN
KEGIATAN PEMBELAJARAN 2
MENGATUR RAPAT/PERTEMUAN
1. Jawaban: B
2. Jawaban: C
3. Jawaban: A
4. Jawaban: B
5. Jawaban: B
6. Jawaban: D
7. Jawaban: A
8. Jawaban: A
9. Jawaban: C
10. Jawaban: D
KEGIATAN PEMBELAJARAN 3
MENCATAT DIKTE
1. Jawaban: B
2. Jawaban: B
3. Jawaban: A
4. Jawaban: B
5. Jawaban: D
6. Jawaban: C
7. Jawaban: A
8. Jawaban: B
9. Jawaban: B
10. Jawaban: D
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
119
MENGELOLA PERTEMUAN
MEMBUAT NOTULEN RAPAT
1. Jawaban: A
2. Jawaban: B
3. Jawaban: D
4. Jawaban: B
5. Jawaban: C
6. Jawaban: D
7. Jawaban: A
8. Jawaban: D
9. Jawaban: B
10. Jawaban: C
HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata
120