MODUL ADMINISTRASI PROFESIONAL MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT https://www.google.com/search?q=gambar+mengelola+rapat PENYUSUN SUYADI NUNUNG SITI NURBAYANI BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN VOKASI (BBPPMPV) BISNIS DAN PARIWISATA KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN RISET DAN TEKNOLOGI 2022 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENGELOLA PERTEMUAN KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, taufik dan hidayah-Nya penulis sehingga dapat menyusun Modul Mengelola Pertemuan Modul ini disusun guna memfasilitasi peserta Diklat dalam belajar secara mandiri baik dengan moda luring dan daring. Selain tujuan pembelajaran, uraian kriteria unjuk kerja, dan bahan bacaan, modul ini dilengkapi dengan lembar kerja, penilaian kompetensi, refleksi dan tindak lanjut. Dengan menggunakan modul ini sebagai bahan belajar mandiri, peserta Diklat diharapkan dapat mengikuti pembelajaran dan mempersiapkan diri untuk mengikuti Uji Kompetensi Keahlian (UKK) juga membekali penulis agar dapat melaksanakan pembelajaran sesuai tujuan yang diharapkan. Modul ini tersusun dan terwujud atas bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada : - Kepala BBPPMPV - Analis kebijakan ahli madya, analis kebijakan ahli muda, analis perencana dan kepala devisi. - Pihak-pihak yang telah memberi bantuan dan dukungan yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kepada semua yang telah membantu. Walaupun penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini, penulis merasa modul ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dan memperbaiki modul ini. Depok, Maret 2022 Penyusun Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 2 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENGELOLA PERTEMUAN DAFTAR ISI Kata Pengantar 2 Daftar Isi 3 BAB I Pendahuluan 4 BAB II Kegiatan Pembelajaran 1 Mengatur Rapat/Pertemuan 11 BAB III Kegiatan Pembelajaran 2 Membuat Materi Presentasi 28 BAB IV Kegiatan Pembelajaran 3 Mencatat Dikte 44 BAB V Kegiatan Pembelajaran 4 Membuat Notulen Rapat 62 BAB VI Evaluasi 109 Bab VII Penutup 118 Kunci Jawaban Penilaian Kegiatan Pembelajaran Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 119 3 MENGELOLA PERTEMUAN BAB1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Modul Mengelola Pertemuan adalah salah satu dari 25 modul yang didesain berdasarkan Skema Kualifikasi IV Administrasi Profesional dan Layanan Bisnis. Modul ini memuat 5 unit kompetensi yang mendukung pencapaian Saudara untuk mengikuti uji kompetensi keahlian Mengelola Pertemuan. Berdasarkan Peraturan Menteri Ketenaga Kerjaan RI No. 2 Tahun 2016 tentang Sistem Standardisasi Kompetensi Kerja Nasional. Modul Mengelola Pertemuan yang perlu dibahas dan dipahami meliputi pengetahuan, ketrampilan serta sikap kerja yang dibutuhkan yaitu teliti, cermat, responsif, inisiatif, komunikatif dan kreatif. Dengan memahami secara jelas tentang Mengelola Pertemuan diharapkan pekerjaan yang ada di lembaga atau instansi tempat bekerja akan meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam melakukan suatu pekerjaan, serta mendapatkan kepuasan dari pekerjaan yang dilakukan, kepercayaan diri semakin meningkat dan menumbuhkan semangat mengembangkan kemampuan dan karier serta kemauan melaksanakan tugas-tugas yang lebih besar dan menantang. B. Tujuan 1. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mempelajari modul ini, peserta diharapkan akan semakin dapat memahami pengertian Mengelola Pertemuan dan dapat memberikan pelayanan prima dalam setiap interaksi yang dilakukan dengan orang lain, baik internal maupun eksternal untuk mendukung pekerjaan sebagai sekretaris atau administrative assistant. 2. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari modul ini, peserta diklat diharapkan akan dapat : a. Memproses undangan rapat/pertemuan b. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 4 MENGELOLA PERTEMUAN c. Mengatur biaya pertemuan d. Menyelenggarakan pertemuan e. Membuat laporan pertemuan f. Mempersiapkan materi presentasi g. Menyusun materi presentasi h. Menerima dikte i. Menguraikan catatan dikte j. Mengedit dan merevisi teks k. Mempersiapkan pencatatan notulen rapat l. Mencatat notulen rapat m. Mendistribusikan notulen rapat C. Peta Kompetensi Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang mendukung pekerjaan pada Mengelola Pertemuan 1. Mengatur Rapat 2. Membuat Materi Presentasi 3. Mencatat Dikte 4. Membuat notulen rapat D. Ruang Lingkup Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang memuat elemen-elemen pada masing-masing unit serta lingkup materinya. Daftar ini dibuat berdasarkan SKKNI Nomor 183 Tahun 2016 Bidang Administrasi Profesional. Secara garis besar, Peserta akan mempelajari materi berikut ini. NO UNIT ELEMEN KUK MATERI KOMPETENSI 1 Mengatur Rapat 1. Memproses a. Memastikan daftar nama Penerapan undangan peserta rapat sesuai tujuan Mengelola rapat/pertemuan rapat/pertemuan. Rapat b. Menyusun tujuan dan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 5 MENGELOLA PERTEMUAN NO UNIT ELEMEN KUK MATERI KOMPETENSI rangkaian acara pertemuan sesuai arahan pimpinan dan protokoler yang berlaku di organisasi. c. Menetapkan waktu, tempat dan ketentuan pertemuan d. Membuat undangan rapat sesuai kegiatan. e. Mengirim undangan melalui media yang dipilih. 2. Mempersiapkan a. Memesan ruangan peralatan, pertemuan dan konsumsi perlengkapan dan sesuai kebutuhan. tenaga ahli b. Menentukan layout ruangan sesuai kebutuhan. c. Mengidentifikasi peralatan dan perlengkapan pendukung sesuai kebutuhan. d. Menyiapkan tenaga profesional sesuai kebutuhan. 3. Mengatur biaya pertemuan a. Membuat rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan. b. Menindaklanjuti rincian anggaran kepada bagian terkait. c. Mengelola anggaran HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 6 MENGELOLA PERTEMUAN NO UNIT ELEMEN KUK MATERI KOMPETENSI Mengatur biaya dikelola sesuai rincian yang pertemuan telah ditetapkan. d. Mencatat Bukti kwitansi/tanda terima sebagai lampiran laporan penggunaan biaya. 4. Menyelenggarakan pertemuan a. Mengkonfirmasi kehadiran peserta. b. Memeriksa pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan. c. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan. d. Melaksanakan pertemuan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan. 5. Membuat laporan pertemuan a. Melaporkan jumlah peserta yang hadir. b. Membuat laporan penggunaan biaya sesuai dengan aturan organisasi 2 Membuat Materi Presentasi 1. Mempersiapkan materi presentasi a. Mengidentifikasi kebutuhan materi presentasi. b. Memilih informasi sesuai kebutuhan. Penerapan Membuat Materi Presentasi c. Menyesuaikan format presentasi dengan tujuan dan ruang lingkup presentasi yang akan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 7 MENGELOLA PERTEMUAN NO UNIT ELEMEN KUK MATERI KOMPETENSI disajikan. 2. Menyusun materi presentasi a. Menyusun materi presentasi sesuai dengan informasi yang tersedia. b. Membuat materi presentasi secara jelas dan ringkas. c. Mengemas materi presentasi secara komunikatif dan informatif. d. Mendapatkan persetujuan dari pemberi tugas. 3 Mencatat Dikte 1. Menerima dikte a. Mengidentifikasi persyaratan organisasi Penerapan Mencatat Dikte terkait dengan format, bentuk dan penyimpanan dokumen. b. Mengklarifikasi tujuan dan persyaratan teks kepada pemberi tugas sesuai SOP organisasi. c. Mengambil dikte sesuai dengan akurasi dan sumber yang tepat. d. Mengklarifikasi Pengertian dan ejaan nama yang tidak biasa untuk memastikan keakuratan catatan. e. Memeriksa keakuratan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 8 MENGELOLA PERTEMUAN NO UNIT ELEMEN KUK MATERI KOMPETENSI catatan dikte ulang 2. Menguraikan catatan dikte a. Menguraikan hasil dikte kedalam dokumen sesuai tujuan. b. Teks dihasilkan dalam waktu yang ditentukan sesuai kebutuhan. 3. Mengedit dan merevisi teks a. Memeriksa keakuratan kalimat, tata bahasa, format dan tanda baca ulang. b. Memeriksa Revisi, format, pencetakan, nama dan teks yang terkait dengan organisasi sesuai persyaratan organisasi 4 Membuat notulen rapat 1. Mempersiapkan a. Mengidentifikasi agenda Penerapan pencatatan notulen Rapat sesuai dengan Membuat rapat tujuan rapat. notulen rapat b. Menyiapkan peralatan pendukung sebelum rapat dimulai. 2. Mencatat notulen rapat a. Mencatat informasi penting yang ada pada saat rapat b. Mengkonfirmasi bahasa teknis c. Membuat catatan notulen rapat dalam format dan tenggat waktu sesuai HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 9 MENGELOLA PERTEMUAN NO UNIT ELEMEN KUK MATERI KOMPETENSI prosedur organisasi. 3. Mendistribusikan notulen rapat a. Memintakan konsep notulen rapat persetujuan dari pimpinan rapat b. Mendistribusikan notulen rapat yang telah mendapatkan persetujuan E. Petunjuk Penggunaan Modul Modul ini terdiri dari 2 kegiatan pembelajaran dan dirancang untuk membantu Saudara menguasai kompetensi yang terdapat pada modul Mengelola Pertemuan. Modul ini juga dirancang agar Saudara dapat melakukan banyak aktivitas yang mendukung pencapaian kompetensi. Modul ini menyediakan sumber informasi terkait unit kompetensi, lembar kerja yang membuat Saudara berlatih secara terarah, penugasan yang dapat meningkatkan keterampilan, pengetahuan dan sikap, serta penilaian sebagai sentuhan akhir untuk memantapkan kemahiran Saudara sebelum mengikuti uji kompetensi keahlian. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 10 MENGELOLA PERTEMUAN BAB II KEGIATAN PEMBELAJARAN 1 MENGATUR RAPAT/PERTEMUAN A. Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji informasi dan berdiskusi dengan teman sejawat tentang Mengatur Rapat/Pertemuan Peserta Diklat dapat: 1. Memproses undangan rapat/pertemuan secara teliti 2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli secara inisiatif 3. Mengatur biaya pertemuan secara teliti 4. Menyelenggarakan pertemuan secara memecahkan masalah 5. Membuat laporan pertemuan secara kreatif B. Kriteria Unjuk Kerja 1. Memproses undangan rapat/pertemuan meliputi: 1.1. Memastikan Daftar nama peserta rapat sesuai tujuan rapat/pertemuan. 1.2. Menyusun Tujuan dan rangkaian acara pertemuan sesuai arahan pimpinan dan protokoler yang berlaku di organisasi. 1.3. Menetapkan Waktu, tempat dan ketentuan pertemuan. 1.4. Membuat Undangan rapat sesuai kegiatan. 1.5. Mengirim Undangan melalui media yang dipilih 2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli 2.1. Memesan Ruangan pertemuan dan konsumsi sesuai kebutuhan. 2.2. Menentukan Layout ruangan sesuai kebutuhan. 2.3. Mengidentifikasi Peralatan dan perlengkapan pendukung sesuai kebutuhan 2.4. Menyiapkan Tenaga profesional sesuai kebutuhan 3. Mengatur biaya pertemuan 3.1. Membuat Rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan. 3.2. Menindaklanjuti Rincian anggaran kepada bagian terkait. 3.3. Mengelola Anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan. 3.4. Mencatat Bukti kwitansi/tanda terima sebagai lampiran laporan penggunaan biaya 4. Menyelenggarakan Pertemuan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 11 MENGELOLA PERTEMUAN 4.1. Mengkonfirmasi Kehadiran peserta 4.2. Memeriksa Pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan 4.3. Menyiapkan Peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan 4.4. Melaksanakan Pertemuan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan 5. Membuat Laporan Pertemuan 5.1. Melaporkan Jumlah peserta yang hadir 5.2. Membuat Laporan penggunaan biaya sesuai dengan aturan organisasi C. Aktivitas Pembelajaran 1. Elemen 1. Memproses undangan rapat/pertemuan a. Memastikan Daftar nama peserta rapat sesuai tujuan rapat/pertemuan Sebelum membuat undangan rapat perlu memperhatikan siapa-siapa saja yang akan diundang, untuk mengundang rapat tentu perlu memperhatikan struktur organisasi lembaga atau institusi, dalam mengundang rapat juga dapat menyebutkan nama apabila jumlah peserta tidak terlalu banyak, apabila tidak memungkinkan dapat menyebutkan nama terlampir untuk lebih jelas bersama ini adalah contoh nama-nama undangan rapat: 1. Kabag Umum 2. Koordinator Pengembangan Mutu 3. Koordinator Penjaminan Mutu 4. Para Sub Koordinator Pengembangan dan Penjaminan Mutu 5. Sub Koordinator Kepegawaian 6. Sub Koordinator Perencanaan dan Penganggaran 7. Daftar nama terlampir Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siapa saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat b. Menyusun tujuan dan rangkaian acara pertemuan sesuai arahan pimpinan dan protokoler yang berlaku di organisasi HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 12 MENGELOLA PERTEMUAN Dalam menyusun tujuan rapat atau pertemuan yang harus diperhatikan adalah; apa yang akan dibahas, siapa yang akan menjadi pimpinan rapat, jam berapa rapat akan dimulai hal ini sering juga disebut dengan agenda rapat atau daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan alam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar c. Menetapkan Waktu, tempat dan ketentuan pertemuan Rapat akan dapat berjalan apabila sudah ada kepastian, siapa yang akan diundang, apa yang akan dibahas dan jam berapa rapat akan dimulai, dalam menentukan tempat juga harus memperhatikan jumlah peserta rapat d. Membuat Undangan rapat sesuai kegiatan Setelah mengidentifikasi nama perserta rapat yang akan diundang, tujuan dan rangkaian rapat dan tempat rapat teridentifikasi, selanjutnya adalah membuat surat udangan rapat. Untuk membuat surat undangan hal-hal yang harus diperhatikan adalah ; Nomor surat, perihal, tanggal surat, nama-nama yang diundang, waktu, tempat, acara dan siapa yang akan menandatangai surat tersebut Kepala apabila saat pembuatan surata ada ditempat, apabila pimpinan atau kepala tidak ditempat dapat diwaklili oleh pejabat setingkat bawahnya misalnya Kepala Bidang atau Kepala Bagian Umum, apabila yang menandatangi Kepala Bidang atau Kepala Bagian Umum maka di sisi kiri bawah surat ditulis tembusan yang ditujukan kepada kepala, untuk lebih jelas di bawah ini contoh surat undangan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 13 MENGELOLA PERTEMUAN Nomor Hal : /B8/LL/2022 3 Januari 2022 : Undangan Yth. 1. Kabag Umum 2. Koordinator Pengembangan Mutu 3. Koordinator Penjaminan Mutu 4. Para Sub Koordinator Pengembangan dan Penjaminan Mutu 5. Sub Koordinator Kepegawaian 6. Sub Koordinator Perencanaan dan Penganggaran 7. Daftar nama terlampir BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata Kami mengharapkan dengan hormat kehadiran Saudara pada: Hari/ tanggal : Jum’at, 6 Januari 2022 Waktu : Pukul 09.00 WIB s.d selesai Tempat : Ruang Sidang Besar BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata Acara : Rapat Persiapan Diklat Upskiling dan Reskiling OTKP Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Saudara kami ucapkan terima kasih. a.n. Kepala, Koordinator Pengembangan Mutu, Drs. Edy Rismunandar M.M NIP. 196303181991031001 Tembusan : Kepala BBPPMPV Bispar sebagai laporan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 14 MENGELOLA PERTEMUAN e. Mengirim Undangan melalui media yang dipilih Apabila surat sudah dibuat, sudah ditandatangi oleh piimpinan lembaga atau institusi dan sudah di photo copy sejumlah undangan serta sudah distempel nama lembaga sebagai bentuk sahnya surat dan siap untuk dikirim atau didistribusikan. Dalam pendisribusian atau pengiriman surat adalah memilih media atau sarana pengiriman surat, pengiriman surat undangan bisa diantar langsung ke masingmasing unit dengan membawa bukuti penerimaan surat atau buku ekspedisi, apabila pengiriman surat jaraknya jauh dapat dikirim melalui kantor pos maupun jasa pengiriman lainnya. Dijaman modern sekarang banyak media yang dapat digunakan sebagai sarana untuk pengiriman surat misalnya e-mail, whatsApp (WA) dan lain-lain. Pengiriman surat undang sebaiknya dikirim/diberikan kepada calon peserta rapat/pertemuan 3 sampai dengan 7 hari sebelum rapat/pertemuan agar calon peserta rapat membersiapkan materi apa yang harus didiskusikan dan menjadwalkan kegiatan rapat tersebut 1. Membuat undangan rapat Berdasarkan uraian materi di atas, buatlah undangan rapat dan kirim dengan sarana email. Abstraksi Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta Pimpinan atas nama Ir.Mustofa, M.Si. untuk mengundang seluruh General Manger dan Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat tersebut. Instruksi Kerja Setelah membaca abstraksi selanjutnya ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Siapkan daftar nama peserta rapat yang akan diundang (peserta diklat) b. Susun tujuan dan rangkaian acara pertemuan sesuai arahan pimpinan dan protokoler yang berlaku di organisasi c. Tetapkan waktu, tempat dan ketentuan pertemuan. d. Buat undangan rapat sesuai kegiatan e. Kirim undangan melalui email (peserta diklat) HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 15 MENGELOLA PERTEMUAN 2. Elemen 2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli a. Memesan ruangan pertemuan dan konsumsi sesuai kebutuhan Sebelum melaksanakan kegiatan rapat atau pertemuan dalam cara memesan ruang pertemuan dan konsumsi diperlukan pengetahuan sesuai kebutuhan sebagai berikut : 1) Berapa jumlah peserta rapat yang diundang 2) Ruang yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan peserta atau jumlah peserta 3) Peralatan apa saja yang harus disiapkan 4) Konsumsi yang diperlukan saat rapat berlangsung b. Menentukan layout ruangan sesuai kebutuhan Rapat resmi biasanya diselenggarakan diruangan khusus yaitu operation room atau conference. Adapun yang diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah : 1) Penataan ruang harus disesuaikan antara banyaknya orang yang terlibat dalam acara dengan kapasitas ruangan, jumlah kursi dan meja harus sesuai dengan kebutuhan 2) Adanya papan nama petunjuk yang diperlukan 3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat 4) Pencahayaan dan penataan lampu untuk podium dan ruangan yang mencukupi kebutuhan. 5) Dekorasi disesuaikan dengan tema acara dan perlengkapan upacara seperti prasasti ataupun sirine, gong, disiapkan dan berfungsi baik. 6) Agar mendapatkan penataan tata ruang yang dikehendaki perlu dibuat gambar lay-out ruang Untuk rapat direksi dan pertukaran ide Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang Sebelum melaksanakan kegiatan rapat atau pertemuan diperlukan pengetahuan dalam mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli tersebut harus memiliki pengetahuan sebagai berikut HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 16 MENGELOLA PERTEMUAN c. Mengidentifikasi Peralatan dan perlengkapan pendukung sesuai kebutuhan Dalam mengidentifikasi peralatam dan perlengkapan kebutuhan /keperluan rapat, harus mengacu pada perencanaan rapat. Kebutuhan rapat antara lain: 1) Surat undangan dan pengedarannya. 2) Agenda rapat (acara rapat) 3) Bahan rapat, yaitu materi lengkap yang memuat tentang hal-hal yang akan dibicarakan dalam rapat. 4) Alat tulis-menulis. 5) Perlengkapan rapat, meliputi Sound System, White Board, Flipchart, Computer, LCD, Tape Recorder, dan lain lain. 6) Konsumsi 7) Akomodasi peserta rapat, untuk rapat yang dihadiri oleh peserta yang berasal dari luar kota. Sebaiknya penyelenggara mempersiapkan fasilitas akomodasi(hotel/penginapan) dan transportasi. 8) Daftar Hadir Peserta atau buku tamu d. Menyiapkan Tenaga profesional sesuai kebutuhan Tenaga profesional dalam penyelenggaraan sangat diperlukan terutama apabila kegiatan berkaitan dengan pengembangan sumber daya manusia suatu lembaga, apa yang mau ditingkatkan, membutuhkan waktu berapa lama tenaga profesional pada bidang apa HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 17 MENGELOLA PERTEMUAN 2. Mempersiapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli Berdasarkan uraian materi di atas, Siapkanlah peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli, pada kegiatan dibawah ini Abstraksi Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manager dan Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat tersebut dengan peserta rapat 20 orang selama 2 hari Instruksi Kerja Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Siapkan pemesanan ruangan pertemuan dan konsumsi sesuai kebutuhan. b. Tentukan layout (gambar) ruangan sesuai kebutuhan. c. Identifikasi peralatan dan perlengkapan pendukung sesuai kebutuhan d. Siapkan tenaga professional sesuai kebutuhan 3. Elemen 3. Mengatur biaya pertemuan a. Membuat Rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan Sebelum melaksanakan kegiatan rapat atau pertemuan diperlukan pengetahuan dalam membuat rincian anggaran untuk menunjang kelancaran kegiatan rapat atau pertemuan, anggaran tersebut antara lain minum dan kudapan (snak) peserta dan panitia rapat, apabila dalam pelaksanaan rapat sampai jam makan siang perlu disiapkan makan siang untuk peserta dan panitia. Terkadang kegiatan suatu lembaga/instansi bisa saja menghabiskan waktu sampai berhari-hari, maka harus dipersiapkan transport untuk peserta dan panitia. b. Menindaklanjuti Rincian anggaran kepada bagian terkait Setelah rincian anggaran rapat tersusun selalunjutnya dikonsultasikan kepada pimpinan terkain untuk mendapat persetuan, setelah mendapat persetujuan dari pimpian dan telah ditandatangi langkah selanjutnya adalah mengurus pencairan dana kepada pihak keuang atau bendahara yang ditunjuk oleh kepala lembaga terkait HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 18 MENGELOLA PERTEMUAN c. Mengelola Anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan Seperti telah disampaikan diawal bawa keberhasilan suatu rapat ditentukan oleh biaya atau anggaran. Setelah anggaran dicairkan melalui bagaian keuangan langkah selanjutnya adalah mengelola anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan d. Mencatat Bukti kwitansi/tanda terima sebagai lampiran laporan penggunaan biaya Pengelolaan keuangan yang baik adalah merupakan keharusan dalam suatu lembaga, begitu pula tentang pengelolaan keuangan dalam kegiatan rapat atau pertemuan yang merupakan bagain dari suatu kegiatan lembaga tentunya pertanggungjawabanya juga harus mengacu pada pertanggungjawaban lembaga tersebut yang meliputi pembuatan laporan harus secara lengkap dan melampirkan bukti pengeluaran atau kwitansi harus dilampirkan LK 3. Mengatur biaya pertemuan Berdasarkan uraian materi di atas, mengatur biaya pertemuan, pada kegiatan dibawah ini. Abstraksi Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manger dan Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat tersebut dengan peserta rapat 20 orang selama 1 hari. Buatlah perencanaan anggaran untuk keperluan rapat tersebut Instruksi Kerja Setelah membaca abstraksi ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Buatlah rincian anggaran untuk mendapatkan persetujuan pimpinan b. Tindaklanjuti rincian anggaran kepada bagian terkait. c. Kelola anggaran sesuai rincian yang telah ditetapkan. d. Catat bukti kwitansi/tanda terima sebagai lampiran HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 19 MENGELOLA PERTEMUAN 4. Elemen 4. Menyelenggarakan pertemuan a. Mengkonfirmasi Kehadiran peserta Setelah surat undangan rapat dikirim ke peserta rapat, agar saat pelaksanaan rapat seluruh peserta dapat hadir dalam kegiatan biasanya panitia rapat mengkonfirmasikan melalui telepon, SMS dan WA, konfimasi kehadiran sangat penting untuk jumlah peserta yang dapat hadir. Sebelum pelaksanaan rapat atau pertemuan disiapkan daftar hadir b. Memeriksa Pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas atau kegiatan acara. Pengaturan ruangan dapat berbentuk classroom, teater, atau conference. dangan atribut penting seperti Lambang Negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden. Agar mendapatkan penataan tata ruang yang dikehendaki perlu dibuat gambar layout ruang setelah pemerikasaan pengaturan selesai langlah berikutanya adalah mengecek kesiapan konsumsi sesuai dengan pesanan, hal sangat penting sehingga saat pelaksanaan rapat berlangsung tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan misalnya kekurangan konsumsi maupun keterambatan konsumsi c. Menyiapkan Peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan Rapat akan berjalan baik dan lancar apabila peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan dapat dipenuhi yang antara lain; Sound System, White Board, Flipchart, Computer, LCD Projector, Tape Recorder, dan lain lain d. Melaksanakan Pertemuan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan Setelah mengkonfirmasi kehadiran peserta. memeriksa pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan, menyiapkan peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan. Selanjutnya adalah melaksanakan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaan rapat/pertemuan harus memperhatikan tata urutan rapat/pertemuan adalah sebagai berikut : 1) Pembukaan Rapat dibuka oleh ketua rapat, kemudian dilanjutkan penjelasan ketua rapat tentang : a. Acara rapat yang mencakup lamanya rapat HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 20 MENGELOLA PERTEMUAN b. Tata tertib rapat c. Pentingnya masalah yang dibahas d. Tujuan diadakannya rapat 2) Peserta rapat memberikan tanggapan, masukan, usul, ide dan saran. 3) Pembagian tugas, yang meliputi: a. Komite/kelompok pemecahan masalah b. Komite/kelompok perumus. Rapat komite diadakan karena luasnya masalah yang akan dibahas. Dalam rapat komite dibentuk pula ketua dan sekretaris komite. 4) Rapat pleno (rapat lengkap), dilaksanakan jika rapat-rapat komite telah berhasil menyelesaikan tugasnya 5) Perumusan 6) Penyelesaian 7) Reproduksi notula rapat 8) Pendistribusian LK 4. Menyelenggarakan pertemuan Berdasarkan uraian materi di atas, Lakukanlah Menyelenggarakan pertemuan! Abstraksi Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manger dan Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia. Selenggarakan rapat sesuai dengan agenda yang sudah disusun Instruksi Kerja Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Lakukan konfirmasi kehadiran peserta b. Periksa pengaturan ruangan, konsumsi, sesuai dengan pesanan. c. Siapkan peralatan dan perlengkapan sesuai kebutuhan d. Laksanakan pertemuan sesuai rangkaian agenda yang telah ditetapkan e. Buatkan Notulen penyelengaraan rapat f. Videokan kegiatan penyelengagaran rapat tersebut dan kirim melalui fasilitas LMS atau dengan menggunakan Youtube HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 21 MENGELOLA PERTEMUAN 5. Elemen 5. Membuat laporan pertemuan a. Melaporkan Jumlah peserta yang hadir Setelah rapat selesai sebagai pertanggungjawaban adalah melaporkan kegiatan rapat kepada pimpinan, yang antara lain adalah jumlah peserta yang hadir dan jumlah peserta yang tidak hadir. Dalam membuat laporan tidak hanya kehadiran peserta tetapi laporan secara khusus dan lengkap yang disebut dengan notulen rapat. Sebagai contoh berikut ini format daftar hadir rapat/pertemuan DAFTAR HADIR RAPAT/PERTEMUAN Hari/tanggal : …............................................................... Acara :................................................................... Tempat :.................................................................. No. 1. Nama Jabatan Tanda Tangan 1………… 2………… 2. 3. 3………… 4………… 4. 5. 5………… 6………… 6. 7. 7………… 8………… 8. 9. 10. 9………… 10………… b. Laporan penggunaan biaya dibuat sesuai dengan aturan organisasi Pengelolaan keuangan yang baik adalah merupakan keharusan dalam suatu lembaga, begitu pula tentang pengelolaan keuangan dalam kegiatan rapat atau pertemuan yang merupakan bagain dari suatu kegiatan lembaga tentunya pertanggungjawabanya juga harus mengacu pada pertanggungjawaban lembaga tersebut yang meliputi pembuatan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 22 MENGELOLA PERTEMUAN laporan harus secara lengkap dan melampirkan bukti pengeluaran atau kwitansi harus dilampirkan, untuk lebih jelasnya berikut ini Contoh Laporan Keuangan: No. Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo 1. 2. 3. 4. 5. Jumlah LK 5. Membuat laporan pertemuan Berdasarkan uraian materi di atas, Buatkanlah laporan pertemuan Abstraksi Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMA, Saudara diminta Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manger dan Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia. Buatlah laporan penyelenggaraan rapat, sesuai dengan aturan perusahaan yang berlaku Instruksi Kerja Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Laporkan jumlah peserta yang hadir b. Buatlah laporan penggunaan biaya sesuai dengan aturan organisasi. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 23 MENGELOLA PERTEMUAN c. Rangkuman Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada kegiatan pembelajaran 2, yaitu Mengatur Pertemuan/Rapat. Saudara membutuhkan pengetahuan dan ketrampilan dalam komunikasi bentuk penguasaan ungkapan-ungkapan untuk berkomunikasi yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada Mengatur Pertemuan/Rapat di lingkungan kerja Administrasi Profesional. Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya menyampaikan ide perasaan gagasan pada kegiatan di kantor atau tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang teliti, memecahkan masalah, kreatif dan inisiatif. Saudara agar semakin terampil berkomunikasi ditempat kerja D. Penilaian Tes Pengetahuan Pilihan Ganda Jawablah pertanyaan/pernyataan di bawah ini dengan cara memilih pilihan jawaban yang tepat dan menuliskan huruf A/B/C/D yang sesuai dengan pilihan tersebut. 1. Kegiatan apa yang harus direncanakan sebelum menyelenggarakan rapat A. Menentukan tempat B. Menentukan tujuan dan masalah yang akan dibahas serta siapa ketua rapat C. Menentukan waktu pelaksanaan rapat D. Menentukan siapa yang memimpin rapat 2. Dalam perencanaan kebutuhan rapat antara lain A. Kalender B. Camera digital C. Surat undangan, agenda rapat, daftar hadir D. Handycame 3. Sebagai seorang sekretaris rapat sebelum dimulai hal yang harus disiapkan adalah: A. Mengecek ruangan dan menyiapkan daftar hadir B. Menyiapkan uang perjalanan C. Membersihkan ruangan D. Menghitung meja dan kursi HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 24 MENGELOLA PERTEMUAN 4. Surat undangan sebaiknya disampaikan… A. Jauh hari sebelum acara rapat dimulai B. Antara 3 sampai 7 hari sebelum acara rapat dimulai C. Sebulan sebelum acara rapat dimulai D. Sehari sebelum rapat dimulai 5. Untuk mempersingkat waktu pengiriman, undangam rapat dikirimkan dengan internet melalui … A. blog B. e-mail C. chatting D. faksimile 6. Tata ruang rapat untuk 50 orang peserta menggunakan ruangan berbentuk….. A. Huruf T B. Aula C. Bundar D. Huruf U 7. Peralatan rapat yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat diantaranya, A. Surat Undangan B. Hasil rapat yang lalu C. Block note, ball point D. Daftar hadir 8. Peralatan yang biasa digunakan dalam kegiatan rapat untuk menampilkan bahan presentasi dari komputer atau laptop dinamakan … A. LCD Projector B. Flipchart C. Whiteboard D. Blocknote HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 25 MENGELOLA PERTEMUAN 9. Cara memesan ruang rapat/pertemuan dan komsumsi agar dapat berjalan sesuai rencana dan kebutuhan harus memperhatikan... A. Seberapan jauh jarak tempat tinggal peserta rapat B. Jenis kelamin peserta rapat C. Berapa jumlah peserta rapat yang diundang D. Apa jabatan peserta rapat 10. Rapat resmi biasanya diselenggarakan diruangan khusus yaitu operation room atau conference. Adapun yang diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah... A. Cahaya atau penerangan B. Ventilasi udara C. Pengaturan tempat duduk D. Jawaban A, B, C Benar Tes Keterampilan Setelah mempelajari unit 1 tentang Mengatur Rapat/Pertemuan, lakukanlah kegiatan dibawah ini. Abstraksi Sehubungan dengan Pengembangan Usaha PT. MAJU BERSAMMA, Saudara diminta Pimpinan atas nama Ir. Mustofa, M.Si. untuk mengundang General Manager dan Manager Marketing Cabang seluruh Indonesia agar dapat menghadiri rapat tersebut dengan peserta rapat 20 orang selama 3 hari. Buatlah perencanaan anggaran untuk keperluan rapat tersebut Instruksi Kerja Setelah membaca abstraksi, ikuti instruksi kerja sebagai berikut: 1. Buatlah undangan rapat/pertemuan 2. Siapkan peralatan, perlengkapan dan tenaga ahli 3. Aturlah biaya pertemuan 4. Selenggarakanlah pertemuan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 26 MENGELOLA PERTEMUAN 5. Buatlah laporan pertemuan 6. Videokan kegiatan penyelengagaran rapat tersebut dan kirim melalui fasilitas LMS atau dengan menggunakan Youtube E. Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Mengatur Pertemuan? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja? Simak lebih lanjut di Brainly.co.id - https://brainly.co.id/tugas/15168160#readmore HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 27 MENGELOLA PERTEMUAN BAB III KEGIATAN PEMBELAJARAN 2 MEMBUAT MATERI PRESENTASI A. Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji informasi dan berdiskusi dengan teman sejawat tentang Membuat materi Presentasi Peserta Diklat dapat: 1. Menyusun materi Presentasi secara cermat 2. Mempersiapkan materi presentasi secara teliti B. Kriteria Unjuk Kerja Kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Membuat Materi Presentasi ini adalah: 1. Mempersiapkan materi presentasi 1.1. Mengidentifikasi Kebutuhan materi presentasi 1.2. Memilih Informasi sesuai kebutuhan. 1.3. Menyesuaikan Format presentasi dengan tujuan dan ruang lingkup presentasi yang akan disajikan. 2. Menyusun materi Presentasi 2.1. menyusun materi presentasi sesuai dengan informasi yang tersedia. 2.2. Msmbuat materi presentasi secara jelas dan ringkas. 2.3. Mengemas materi presentasi secara komunikatif dan informatif. 2.4. Mendapatkan persetujuan dari pemberi tugas. C. Aktivitas Pembelajaran 1. Elemen 1: Mempersiapkan Materi Presentasi Mengapa Membuat Presentasi? Ketika Saudara tumbuh dalam karir Saudara, salah satu cara untuk menunjukkan pengetahuan dan kemampuan Saudara adalah dengan membuat presentasi. Mungkin Saudara tidak akan membuat presentasi di rapat dewan direksi, tetapi akan ada peluang untuk melakukan presentasi kepada rekan kerja Saudara. Misalnya, pimpinan Saudara mungkin meminta Saudara untuk mempresentasikan kebijakan perusahaan yang baru, HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 28 MENGELOLA PERTEMUAN atau Saudara menjadi sukarelawan untuk mengadakan makan siang dan belajar di mana Saudara membagikan sebagian pengetahuan Saudara dalam bentuk presentasi. Saudara dapat membuat presentasi atas nama pimpinan Saudara di rapat perusahaan reguler. Presentasi formal adalah acara yang direncanakan di mana satu atau lebih orang berbicara, alat bantu visual seperti PowerPoint atau handout digunakan, dan tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi yang akan berguna bagi hadirin. Salah satu aspek kunci dari membuat presentasi adalah berbicara di depan umum. Banyak orang menilai berbicara di depan umum sebagai ketakutan nomor satu mereka. Pada dasarnya, mereka takut hadirin tidak akan menerimanya. Namun ini tidak benar. Hadirin ingin pembicara berhasil. Mereka senang Saudara yang berbicara dan bukan sebaliknya. Yang perlu Saudara lakukan agar menjadi penyaji yang sukses adalah bersiap, percaya diri, dan santai. Persiapan yang baik akan menenangkan saraf Saudara dan membantu Saudara menghindari kesalahan. Tentukan Tujuan dan Sasaran Saudara Mulailah dengan mendefinisikan tujuan Saudara. Apa yang ingin Saudara capai? Apakah tujuan Saudara untuk membujuk atau sekadar memberi informasi? Persuasi mungkin mengharuskan hadirin Saudara terlibat secara emosional dalam argumen Saudara, membuat mereka peduli. Di sisi lain, jika Saudara hanya membuat laporan, Saudara mungkin ingin hadirin Saudara tetap objektif, jernih, dan agak terpisah secara emosional. Tentukan tujuan Saudara. Topik apa yang akan mendukung ide/pemikiran Saudara? Tetap Sederhana Apa pun tujuan presentasi Saudara, selalu usahakan agar tetap sederhana dan fokus. Pesan sederhana dan jelas dapat disampaikan dengan dampak yang lebih besar pada hadirin Saudara dan lebih mungkin untuk mencapai hasil. Pesan yang rumit atau kacau akan membuat hadirin Saudara bingung dan frustrasi, yang mungkin sangat menghambat peluang Saudara untuk sukses. Jaga agar jumlah topik tetap minimum. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 29 MENGELOLA PERTEMUAN Saat menguraikan setiap topik, pastikan informasi pada setiap slide jelas dan mudah dipahami. Topik Presentasi Pertimbangkan topik Saudara. Apakah Saudara menyajikan seminar pelatihan, presentasi kepada manajer atau karyawan, atau presentasi penjualan? Apa yang menjadi materi target Saudara juga menentukan ruang lingkup dan makna dari presentasi yang ingin Saudara atur atau rancang. 2. Elemen 2: Menyusun materi Presentasi Mempersiapkan Presentasi Saudara Setiap kali Saudara dihadapkan dengan presentasi, Saudara harus mulai dengan fokus pada tujuan. Tanyakan kepada diri sendiri: Mengapa saya berbicara? Apa yang ingin saya capai? Apa yang harus diperoleh hadirin dari presentasi? Apa kebutuhan dan harapan mereka? Bagaimana sikap mereka terhadap ide-ide saya? Apa yang sudah mereka ketahui? Apakah mereka perlu mendengar presentasi dalam urutan tertentu? Presentasi yang baik itu menghibur dan juga menyampaikan informasi. Hadirin Saudara akan lebih mengingat jika mereka menikmati diri presentasi tersebut. Saudara akan memiliki sekitar sepuluh hingga lima belas detik di awal presentasi Saudara untuk membuat kesan pertama yang positif, jadi pastikan pembukaan Saudara kuat dan terlatih dengan baik. Jangan mulai dengan lelucon, karena lelucon itu berisiko. Dan, jika terjadi kesalahan, jangan minta maaf untuk apa pun. Rentang perhatian rata-rata hadirin Saudara hanya sekitar lima hingga delapan menit, jadi Saudara perlu membumbui materi Saudara untuk membantu menjaga hadirini Saudara tertarik. Misalnya, Saudara dapat memasukkan cerita, pertanyaan, gambar, kartun, klip video, klip suara, grafik, partisipasi pemirsa, kutipan, dan alat peraga. Alur Buat garis besar konten Saudara dalam format topikal dengan awal, tengah, dan akhir. Usahakan agar ide-ide Saudara tetap fokus dan terorganisir menuju kesimpulan yang HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 30 MENGELOLA PERTEMUAN logis. Walaupun nalar dan logika yang sehat bukan satu-satunya cara untuk berkomunikasi atau membujuk secara efektif tetapi merupakan metode yang patut dicoba. Struktur Tidak peduli seberapa menarik materi Saudara, hadirin Saudara akan mengalami kesulitan mengikuti presentasi Saudara jika itu dibuat dengan sembarangan. Struktur presentasi Saudara harus sederhana, jelas, dan logis. Mulailah dengan memecah topik utama Saudara menjadi tiga hingga lima gagasan. Kemudian, sajikan setiap ide beserta bahan dan bukti pendukung. Pastikan Saudara mengutip sumber apa pun untuk data Saudara. Beberapa struktur presentasi umum meliputi:  Problem and solution (masalah dan solusinya)  Comparisons (perbandingan)  Chronological order (urutan kronologis)  Theory and practice (teori dan praktik)  Desire and action (keinginan dan tindakan) Jika presentasi Saudara akan lebih lama dari empat puluh lima menit, Saudara perlu merencanakan untuk memberi waktu istirahat bagi hadirin Saudara. Saudara harus membiarkan semua orang bangkit dan meregangkan kaki mereka, jika tidak, mereka akan memudar pada Saudara terlepas dari seberapa menarik presentasi Saudara. Setelah sembilan puluh menit, Saudara perlu menjadwalkan istirahat untuk memungkinkan hadirin Saudara menggunakan toilet. Satu hal yang dapat Saudara lakukan untuk menghilangkan tekanan dari diri sendiri adalah tidak berbicara sepanjang waktu. Rencanakan presentasi Saudara untuk memasukkan partisipasi hadirin. Mintalah hadirin bekerja bersama untuk berkomunikasi dan menyelesaikan masalah. Memulai dan Mengakhiri Presentasi Saudara Sebelum Saudara memulai presentasi, Saudara akan mengumpulkan beberapa ide tentang siapa hadirin Saudara dan bagaimana mereka akan menerima pesan Saudara. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 31 MENGELOLA PERTEMUAN Ketika Saudara mulai berbicara, hadirin Saudara akan memutuskan apakah Saudara layak mendengarkan. Apakah Saudara menarik? Apakah Saudara energik, antusias, dan tulus? Kata-kata pertama yang keluar dari mulut Saudara harus mendapatkan perhatian hadirin Saudara. Saudara harus membujuk mereka untuk mendengarkan Saudara. Berikut adalah beberapa saran tentang cara memulai presentasi Saudara:  Ajukan pertanyaan kepada hadirin.  Kutip dari seseorang yang terkenal.  Ceritakan sebuah kisah.  Berikan latar belakang sejarah.  Bicara tentang masalah terkini dalam berita.  Kejutkan hadirin Saudara dengan statistik, pengumuman, dan peringatan. Apa pun yang Saudara putuskan untuk dilakukan, pembukaan harus secara alami mengarah ke isi presentasi Saudara. Selain mendapatkan perhatian hadirin Saudara, pengantar Saudara juga harus memberikan pernyataan tentang tujuan presentasi Saudara. Saudara harus memasukkan agenda topik yang akan dibahas. Untuk mengakhiri presentasi Saudara, Saudara harus memberi hadirin sesuatu yang dapat mereka bawa dengan meringkas poin-poin penting, menyerukan tindakan, mengajukan pertanyaan, menceritakan kisah lain, atau menggunakan alat peraga atau bantuan visual. Alat Bantu Penggunaan alat bantu, seperti presentasi PowerPoint, dapat membantu penyaji dalam menyampaikan presentasi hingga 70 persen dan membantu hadirin dalam mengingat isi presentasi Saudara. Maka dari itu, jika Saudara ingin menggunakannya, ikuti panduan berikut ini:  Jaga agar slide Saudara tidak berantakan dan sederhana.  Jangan memiliki lebih dari lima kata dalam satu baris.  Jangan memiliki lebih dari tujuh baris per slide.  Jangan terlalu sering menggunakan animasi PowerPoint dan efek suara. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 32 MENGELOLA PERTEMUAN  Gunakan font serif yang dapat dibaca, seperti Times, untuk berita utama Saudara.  Gunakan font 14 hingga 16 poin untuk berita utama.  Gunakan font sans serif untuk teks isi. Arial adalah font sans serif yang populer.  Gunakan tidak lebih dari dua font berbeda pada setiap slide.  Gunakan kombinasi tidak lebih dari ukuran/tebal/miring.  Gunakan font 12 hingga 14 poin untuk teks isi.  Hindari semua huruf besar (huruf besar) untuk teks isi.  Gunakan huruf besar untuk judul jika Saudara mau. Handout, Perlukah? Jika Saudara berencana untuk menggunakan handout bersama dengan screen, pertimbangkan, apakah Saudara ingin membagikannya sebelum atau setelah presentasi. Jika Saudara memberikan handout kepada hadirin sebelum tampil, mereka dapat mengikuti, menulis catatan langsung di handout, dan memiliki referensi langsung jika mereka mengalami kesulitan melihat layar. Namun, dalam beberapa situasi, memberikan handout pada akhir kegiatan dapat membantu penyaji agar terhindar dari pertanyaan kejutan yang dapat ‘mengganggu’ rencana presentasi Saudara. Handout juga dapat berguna dalam memperkuat konsep presentasi Saudara. Saudara dapat menggunakan handout untuk memberikan bahan latar belakang atau bahan bacaan tambahan. Saudara dapat membagikan handout sebelum presentasi Saudara atau membuatnya tersedia sesudahnya. Handout harus sederhana dan berhubungan langsung dengan presentasi. Untuk banyak presentasi bisnis yang menggunakan slide PowerPoint, salinan slide dicetak dalam tampilan handout, dengan dua atau tiga slide per halaman yang dicetak. Ini memberi hadirin tempat untuk mencatat. Satu hal kunci yang harus diperhatikan dengan handout adalah mengganggu hadirin Saudara. Jika Saudara ingin hadirin memperhatikan Saudara daripada membiarkannya terkubur dalam handout Saudara, bagikan handout tersebut setelah Saudara selesai menyajikan presentasi. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 33 MENGELOLA PERTEMUAN Menyampaikan Presentasi Ada beberapa cara untuk menyampaikan presentasi Saudara. Misalnya, Saudara dapat membaca catatan Saudara, menghafal pidato Saudara, atau berbicara tanpa persiapan. Berbicara bebas atau tanpa persiapan biasanya merupakan gaya penyampaian yang paling efektif karena Saudara dapat terhubung dengan hadirin Saudara, melakukan kontak mata, dan bersikap tulus. Meskipun tidak perlu menuliskan seluruh naskah presentasi Saudara, banyak penyaji lebih suka langkah ini. Proses penulisan membantu mereka mengingat presentasi nanti. Jika Saudara harus, Saudara dapat menggunakan kartu petunjuk (cue cards) untuk membantu ingatan Saudara dengan poin-poin penting. Drama Pengaturan waktu itu sangat penting. Rancang presentasi Saudara dengan unsur drama. Tingkatkan minat hadirin Saudara menjelang akhir presentasi. Dan di akhir presentasi, sampaikan kesimpulan yang paling inti dari keseluruhan presentasi Saudara. Dengan demikian Saudara dapat menarik perhatian dan menyimpan makna yang dalam pada semua orang. Selalu Berlatih sebelum Melakukan Presentasi Jangan pernah melakukan presentasi penting tanpa latihan. Beberapa orang berlatih sambil mengemudi ke tempat kerja. Yang lain berlatih di rumah di depan cermin. Semakin banyak Saudara berlatih, semakin efektif presentasi Saudara. Saat Saudara memperbaiki penampilan, Saudara dapat fokus pada bahasa tubuh, gerakan, penggunaan tangan, dan kontak mata. Saudara juga akan lebih nyaman menggunakan alat bantu visual Saudara. Latihan Berlatih menyampaikan presentasi kepada rekan kerja atau teman. Teman-teman Saudara dapat menawarkan kritik yang bermanfaat dengan memberi tahu Saudara jika presentasi Saudara jelas dan fokus, apakah gaya dan perilaku Saudara enak dan apakah perlakuan terhadap hadirin Saudara cukup menarik. Mereka juga dapat membantu Saudara menghaluskan beberapa bagian yang kasar. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 34 MENGELOLA PERTEMUAN Setelah membuat multimedianya, Saudara perlu mempersiapkan untuk mempresentasikannya kepada hadirin dan kemudian menindaklanjuti masukan yang mereka berikan setelah presentasi selesai. Di bawah ini adalah serangkaian langkah yang dapat Saudara ikuti untuk proses ini. Pedoman ini akan membantu Saudara menjadi pengembang dan penyaji yang lebih baik. Langkah 1: Atur Sekarang setelah bahan multimedia telah dibuat, Saudara siap untuk menyampaikan presentasi. Langkah pertama adalah mengatur peralatan yang diperlukan. Langkah 2: Uji Coba Lakukan uji coba. Ini sangat diperlukan jika presentasi disiapkan di komputer selain dari yang biasa Saudara pakai. Jika menggunakan metode presentasi jarak jauh (komputer asli jauh dari Saudara), pastikan untuk mengujinya sebelum ke lokasi. Langkah 3: Paket Cadangan Kembangkan rencana B. Jika komputer rusak atau tidak sampai ke ruangan di mana presentasi berlangsung, apa yang akan Saudara lakukan? Memiliki rencana cadangan selalu merupakan ide bagus! Langkah 4: Kirim Kirimkan presentasi. Ini mungkin tampak jelas, tetapi jangan takut untuk melakukannya! Jika semuanya berjalan dengan sempurna, Saudara beruntung. Jika tidak, santai, tersenyum, dan atasi masalahnya. Langkah 5: Evaluasi Luangkan waktu untuk merenungkan pengalaman sekarang setelah presentasi selesai.  Apa yang berjalan dengan baik?  Apa yang perlu diperbaiki?  Apa yang membuat frustrasi?  Apa yang mengasyikkan?  Apa yang Saudara pelajari dari proses itu? HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 35 MENGELOLA PERTEMUAN Lingkungan Apakah Saudara memberikan presentasi di kantor, ruang konferensi kecil, atau ruang pertemuan hotel? Seberapa terlihat layar dari setiap bagian ruangan? Jika visibilitas dipertanyakan, Saudara mungkin ingin menyertakan handout dengan versi cetak dari setiap slide. Jika Saudara tidak terbiasa dengan peralatan tersebut, cobalah mengatur waktu untuk menyiapkannya dan berlatih presentasi sebelum mengirimkan barang yang sebenarnya. Cek Ruangan Selalu periksa ruangan tempat Saudara akan menyampaikan presentasi. Beri diri Saudara cukup waktu untuk mengatur ulang ruangan jika perlu. Cobalah untuk merasa nyaman di ruangan tersebut sebelum orang lain datang. Mengatasi Rasa Gugup Walaupun wajar untuk merasa gugup sebelum presentasi, tugas Saudara sebagai penyaji adalah memanfaatkan kecemasan itu dan menggunakannya untuk memberi energi pada presentasi Saudara. Tanpa energi ini, presentasi Saudara bisa mati. Saudara dapat mengendalikan kegugupan Saudara dengan berlatih, memvisualisasikan presentasi yang sukses, dan menggunakan pemikiran positif. Teknik pernapasan yoga juga bermanfaat. Dengan menghembuskan napas sepenuhnya dan memegang diafragma dengan erat, Saudara bisa menghilangkan rasa gugup. Ketika Saudara mulai menyampaikan presentasi Saudara, berbicaralah secara alami dan cukup keras sehingga Saudara dapat didengar. Ucapkan dengan jelas dan variasikan nada dan kecepatannya. Saudara dapat berhenti sejenak di sela-sela presentasi dapat membantu Saudara untuk berpikir. Hal ini juga dapat mambantu hadirin mencerna apa yang baru saja Saudara katakan. Postur Waspadai bahasa tubuh Saudara, karena cara Saudara menggunakan tubuh Saudara, dapat meningkatkan atau melemahkan pesan Saudara. Gunakan tangan, postur, dan ekspresi wajah Saudara untuk menekankan pesan Saudara. Hadirin umumnya terkesan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 36 MENGELOLA PERTEMUAN oleh antusiasme, energi, dan ketulusan. Hadirin akan melihat ketika Saudara berdiri tegak, tersenyum, bertindak percaya diri, menjaga kontak mata, memberi isyarat saat yang tepat, dan Saudara terlihat menikmati kegiatan tersebut. Hadirin Pertimbangkan hadirin Saudara. Apakah terdiri dari karyawan, pelanggan, pebisnis, profesional, atau campuran? Apakah gaya mereka konservatif atau progresif? Formal atau informal? Apakah Saudara mengenal mereka secara pribadi atau orang asing? Pertimbangkan pengetahuan hadirin dengan materi presentasi. Jika mereka tidak terbiasa dengan hal itu, atau jika topiknya agak teknis, sampaikan dulu konsepnya barulah ke materi pokok. Baik topik maupun hadirin akan membantu Saudara menentukan nada presentasi Saudara. Apakah Saudara ingin banyak humor atau pendekatan yang lain? Saudara yang menentukan. Jumlah hadirin yang besar menuntut kebutuhan akan struktur dan formalitas yang lebih. Hadirin yang lebih kecil biasanya membuat suasana menjadi kurang formal, memberi Saudara lebih banyak ruang untuk improvisasi dan interaksi satu lawan satu. Menangani Pertanyaan Untuk sebagian besar presentasi, orang ingin bertanya; oleh karena itu, penting bagi Saudara mengantisipasi jenis pertanyaan yang akan Saudara dapatkan dan bersiap untuk menjawabnya. Salah satu cara yang baik untuk mengelola presentasi Saudara adalah dengan memberi kesempatan bagi hadirin untuk mengajukan pertanyaan hadirin di akhir presentasi. Dalam banyak kasus, pertanyaan yang diajukan seseorang di awal, biasanya akan terjawab oleh materi presentasi itu sendiri kemudian. Saat hadirin Saudara mengajukan pertanyaan, dengarkan dengan cermat, dan pastikan Saudara memahami pertanyaan itu. Alangkah baiknya jika Saudara mengulangi pertanyaan tersebut dengan kata-kata Saudara sendiri sehingga semua orang dapat mendengarnya dan mengonfirmasi bahwa Saudara memahami pertanyaan dengan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 37 MENGELOLA PERTEMUAN benar. Jawaban Saudara harus singkat dan merujuk ke visual atau slide dalam presentasi Saudara. Jika seseorang mengajukan pertanyaan yang panjang dan bertele-tele, parafrase hanya sebagian saja dan berikan jawaban singkat. Biasanya, ini memuaskan orang tersebut. Jika orang-orang di hadirin Saudara mulai berbicara di antara mereka sendiri, berhentilah dan lihatlah mereka. Saudara tidak perlu mengatakan apa-apa, lihat saja mereka. Mereka akan segera mengerti intinya. Teknik ini juga dapat bekerja pada seluruh hadirin yang tidak tenang. Jangan bersikap defensif saat menjawab pertanyaan. Biarkan bahasa tubuh Saudara terbuka dan senyaman mungkin. Jangan mengarang jawaban. Jika Saudara tidak tahu jawabannya, jujur, dan sampaikan pada si penanya, Saudara akan menindaklanjutinya dengan jawaban nanti. Jangan berdebat dengan seseorang di antara hadirin. Dan, jika Saudara perlu waktu untuk memikirkan pertanyaan tersebut, luangkan waktu dan beri jeda. Jangan akhiri presentasi Saudara dengan "terima kasih." Hadirin yang harus berterima kasih kepada Saudara; Saudara tidak harus berterima kasih kepada mereka. Hal yang sama berlaku ketika mengatakan "apakah ada pertanyaan" atau "itu saja." Saudara tidak perlu mengucapkan hal tersebut. Jika Saudara berencana untuk menangani pertanyaan, selalu siapkan ringkasan presentasi final yang benar-benar menyimpulkan presentasi Saudara. Beri inspirasi pada hadirin Saudara. Berikan energi pada mereka untuk mengikuti ide-ide Saudara dan mengambil tindakan. Akhiri dengan pernyataan atau pertanyaan yang meringkas presentasi Saudara dalam satu kalimat. Jika ada hal yang harus dilakukan atau diingat oleh hadirin Saudara ketika Saudara selesai, maka sekaranglah saatnya untuk mengomunikasikannya. Jangan Lakukan Ada beberapa hal penting yang tidak boleh dilakukan pada saat melakukan presentasi. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 38 MENGELOLA PERTEMUAN  Berhenti dengan efek suara. Efek suara—seperti wuss saat menampilkan point baru dalam PowerPoint—sangat mengganggu dan sudah kuno.  Jangan menggunakan transisi slide yang menyilaukan, sekali lagi, ini mengganggu dan sudah kuno.  Jangan gunakan Clipart. Sebagai gantinya, Saudara dapat menggunakan grafik profesional.  Membaca langsung dari kertas catatan membuat Saudara tampak tidak siap. Banyak orang melakukannya, namun sebenarnya tidak boleh ada yang melakukannya. Sebagai aturan umum, Saudara hendaklah menyajikan sesuatu yang Saudara pahami dengan baik, paling tidak, mengingat poin-poin utamanya. Saudara dapat mengacu kepada kartu catatan, namun isinya hanya poin acuan bukan tulisan yang panjang.  Jangan membaca langsung dari presentasi PowerPoint. Jika Saudara melihat terus ke layar sepanjang presentasi, begitu juga dengan audiensmu. Mereka tidak akan tertarik dengan apa yang Saudara katakan dan presentasi Saudara akan terasa datar. Presentasi Kelompok Terkadang presentasi bisnis itu dibuat oleh tim. Prinsip yang sama berlaku ketika Saudara menyampaikan presentasi sendirian atau dalam kelompok; namun, Saudara perlu memperhatikan peran anggota tim, merencanakan transisi antara pidato anggota tim individu, dan saling memberikan dukungan dan umpan balik. Buat penilaian kekuatan dan kelemahan tim sehubungan dengan keterampilan berbicara. Pembicara terkuat harus memperkenalkan dan menutup presentasi. Pembicara pertama harus memperkenalkan kelompok dan mencoba untuk menarik perhatian hadirin, memotivasi mereka, dan memberi mereka preview dari ide-ide utama yang akan dibahas dalam presentasi. Pembicara terakhir perlu meringkas presentasi sehingga konsep-konsep utama diperkuat dari perspektif yang berbeda. Transisi antar pembicara yang terjadi dalam presentasi kelompok kadang-kadang bisa menjadi masalah karena setiap individu mengerjakan pidatonya sendiri. Beberapa HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 39 MENGELOLA PERTEMUAN perhatian perlu diberikan pada keseluruhan presentasi secara keseluruhan dan bagaimana setiap orang berkontribusi terhadap tujuan bersama. Oleh karena itu, setiap orang menambah nilai pada grup. Jadi, daripada sekadar mengumumkan orang yang akan diajak bicara, Saudara bisa memperkenalkan konsep-konsep penting yang akan dibahas pembicara berikutnya. Sementara berbagai anggota tim berbicara, pastikan Saudara mendukung pembicara. Jangan bermain-main dengan catatan Saudara atau melihat ke luar angkasa. Jaga perhatian Saudara pada pembicara. Jika ada orang yang melihat Saudara, dia harus melihat bahwa semua perhatian Saudara terfokus dengan seksama pada apa yang dikatakan pembicara saat ini. Setelah Saudara menyelesaikan presentasi grup Saudara, luangkan waktu untuk meninjau apa yang terjadi, dan belajar bagaimana melakukan perbaikan di masa depan. Apakah Saudara mencapai tujuan Saudara? Apakah alat bantu visual Saudara efektif? Apakah jadwal dan transisi berjalan dengan baik? Apakah sesuatu yang tidak terduga terjadi? Apa yang dapat Saudara lakukan berbeda kali? Anggota tim dalam presentasi kelompok harus saling membimbing sepanjang proses, mulai dari meneliti dan menulis hingga latihan dan perbaikan. Kemudian, ketika Saudara telah menyelesaikan presentasi Saudara, Saudara bekerja bersama sebagai tim pelatih, memberikan umpan balik yang positif dan konstruktif serta selamat. Dengan melibatkan semua orang dan berkontribusi, presentasi kelompok yang sukses dapat menjadi pengalaman kerja yang sangat bermanfaat. Lembar Kerja Saudara bekerja di perusahaan kosmetik terbesar yang mengembangkan produk-produk pewarnaan rambut, perawatan kulit, perlindungan terhadap sinar matahari, make-up, parfum, dan perawatan rambut. Pimpinan Saudara adalah manajer pemasaran. Tugas beliau adalah melakukan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 40 MENGELOLA PERTEMUAN perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar dan sumber daya perusahaan, merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing, dan melakukan perencanaan analisis peluang pasar. Kali ini beliau ingin menyampaikan strategi pemasaran produk pewarnaan rambut untuk wanita dan pria ras Asia berusia 30-50 tahun. Sekarang, Saudara mendapat tugas dari pimpinan Saudara untuk membuat bahan presentasi beliau pada kegiatan rapat tim pemasaran. Beliau sudah menyampaikan bahan presentasi berupa data yang terdiri dari:  Perilaku wanita dan pria Asia terhadap pewarnaan rambut  Warna-warna yang disukai oleh wanita dan pria Asia  Biaya pewarna rambut yang terjangkau  Biaya jasa pewarnaan rambut di salon atau barber shop  Strategi pemasaran pewarna rambut Tugas Saudara:  Buatlah presentasi dengan menggunakan Microsoft PowerPoint.  Perhatikan aspek-aspek presentasi yang menarik dan profesional.  Batasi jumlah slide tidak kurang dan lebih dari 6-10 lembar.  Simpan file Saudara dan cetak handoutnya. D. Penilaian Bagian 1: Tes Tertulis Benar-Salah Pilih jawaban yang tepat untuk setiap pernyataan. Jika benar, lingkari huruf B dan jika salah, lingkari huruf S 1. Presentasi yang baik itu menghibur dan juga menyampaikan B S B S informasi. 2. Gunakan kepala, tangan, kaki, dan seluruh tubuh Saudara untuk HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 41 MENGELOLA PERTEMUAN menekankan pesan Saudara. 3. Berlatih menyampaikan presentasi di depan rekan kerja atau B S B S B S B S B S B S harus B S masing-masing B S teman. Mereka dapat menawarkan kritik yang bermanfaat bagi Saudara agar presentasi Saudara menjadi lebih baik. 4. Bila ada pertanyaan, jawab dengan baik dan bela diri Saudara agar tidak dipermalukan oleh si penanya. 5. Baca langsung dari presentasi PowerPoint Saudara agar Saudara tidak repot dalam membaca catatan. 6. Lakukan sendiri pengecekan sound, mikrofon, komputer, OHP, kursi peserta, dan dekorasi ruangan. Jangan percayakan hal ini pada teknisi ruangan karena biasanya mereka tidak dapat diandalkan. 7. Salah satu cara untuk menunjukkan pengetahuan dan kemampuan seseorang dalam organisasi/perusahaan adalah dengan membuat presentasi. 8. Gunakan efek suara—seperti wuss, boom, cring saat menampilkan point baru dalam PowerPoint. Ini dapat menambah efek dramatis dan hadirin menyukainya. 9. Pada presentasi kelompok, pembicara terkuat memperkenalkan dan menutup presentasi. 10. Anggota tim dalam presentasi kelompok menyiapkan materinya sendiri dan tidak mengganggu anggota lain. Bagian 2: Observasi-Demonstrasi Saudara diposisikan sebagai sekretaris senior dan mendapat permintaan melatih para customer service officer baru di Bank XYZ Jakarta. Adapun materi pelatihan yang akan Saudara sampaikan adalah “Pelayanan Prima”. Tugas Saudara:  Buatlah presentasi dengan menggunakan Microsoft PowerPoint.  Perhatikan aspek-aspek presentasi yang menarik dan profesional. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 42 MENGELOLA PERTEMUAN  Batasi jumlah slide tidak kurang dan lebih dari 6-10 lembar.  Simpan file Saudara dan cetak handoutnya.  Demonstrasikan presentasi yang telah Saudara siapkan dengan sikap yang profesional dan gunakan file PowerPoint Saudara.  Dokumentasikan dalam bentuk video dengan kualitas yang baik. E. Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Membuat materi Presentasi? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja? F. Referensi Stroman, James. Kevin Wilson., dan Wauson, Jennifer. 2012. Administrative Assistant’s and Secretary’s Handbook 4th Ed. New York: American Management Association. https://business.tutsplus.com/id/articles/37-effective-powerpoint-presentation-tips--cms-25421 HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 43 MENGELOLA PERTEMUAN BAB III KEGIATAN PEMBELAJARAN 3 MENCATAT DIKTE A. Tujuan Pembelajaran Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran Mencatat Dikte. Mencatat Dikte adalah aktivitas yang sangat sering dilakukan oleh pegawai di bagian administrasi, termasuk asisten administratif atau sekretaris. Hampir semua aktivitas administrasi internal dan eksternal perusahaan/industri tidak lepas dari kegiatan menyiapkan berbagai macam dokumen yang berawal dari kegiatan Mencatat Dikte sesuai kegiatan atau peruntukkan masalah yang ditangani perusahaan sehingga pekerjaan ini sudah menjadi rutinitas kerja. Dengan demikian, penguasaan terhadap kompetensi ini adalah suatu kebutuhan yang sangat penting bagi siapa saja yang ingin menjadi bagian dari kesuksesan sebuah usaha atau industri. Di jaman teknologi canggih seperti saat ini, perusahaan di tuntut melakukan aktifitas pekerjaan kantor secara cepat, tepat dan efisien. Sehingga semua rencana kegiatan kantor dapat diselesaikan tepat waktu. Bagi perusahaan yang memiliki banyak relasi, tentu intensitas kegiatan berhubungan dengan pihak luar sangat padat, baik berupa hubungan komunikasi lisan maupun tertulis. Salah satunya adalah kegiatan surat menyurat yang hingga saat ini masih mendominasi kegiatan kantor pada umumnya. Oleh sebab itu dibutuhkan tindakan yang cepat dalam menyusun konsep/ draft surat dari pimpinan kepada bagian administrasi. Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam Mencatat Dikte untuk menunjang Saudara bekerja pada lingkup pekerjaan Administrasi Profesional. B. Kriteria Unjuk Kerja Adapun kriteria unjuk kerja dari Mencatat Dikte adalah: 1. Menerima dikte HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 44 MENGELOLA PERTEMUAN 1.1 Persyaratan organisasi diidentifikasi terkait dengan format, bentuk dan penyimpanan dokumen. 1.2 Tujuan dan persyaratan teks diklarifikasi kepada pemberi tugas sesuai SOP organisasi. 1.3 Dikte diambil sesuai dengan akurasi dan sumber yang tepat. 1.4 Pengertian dan ejaan nama yang tidak biasa diklarifikasi untuk memastikan keakuratan catatan. 1.5 Keakuratan catatan dikte diperiksa ulang 2. Menguraikan catatan dikte 2.1 Hasil dikte diuraikan kedalam dokumen sesuai tujuan. 2.2 Teks dihasilkan dalam waktu yang ditentukan sesuai kebutuhan. 3. Mengedit dan merevisi teks 3.1 Keakuratan kalimat, tata bahasa, format dan tanda baca diperiksa ulang. 3.2 Revisi, format, pencetakan, nama dan teks yang terkait dengan organisasi diperiksa sesuai persyaratan organisasi. C. Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Menerima Dikte a. Pengertian Dikte, Mendikte dan Menerima Dikte 1 Dikte Istilah dikte sering dikatakan dengan imlak. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (KUBI), dikte atau imlak berarti perihal menuliskan apa yang diucapkan atau dibacakan orang lain. 2 Mendikte Artinya menyuruh orang lain menulis apa yang dibacakan atau dikatakan. Sedangkan, Mendiktekan berarti menyuruh menuliskan apa-apa yang dibacakan atau dikatakan. 3 Dictating Machine Alat atau mesin yang digunakan untuk merekam dikte disebut mesin perekam dikte atau mesin dikte 4 Menerima Dikte HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 45 MENGELOLA PERTEMUAN Artinya pihak atau orang yang menerima atau mencatat dikte disebut penulis atau pencatat dikte. b. Keterampilan dalam menerima Berbagai Pendiktean Pendiktean dapat dilakukan dengan berbagai cara tergantung situasi dan kondisi kerja pimpinan yang akan melakukan pendiktean. Dikte secara langsung (face to face) oleh pimpinan, pendiktean dapat juga dilakukan melalui telepon, atau menggunakan mesin dikte. 1 Dikte secara langsung (face to face) Pendiktean secara langsung adalah pendiktean yang dilakukan secara tatap muka atau face to face antara pimpinan dengan karyawan atau sekretaris. Pendiktean yang dilakukan secara langsung dapat ditulis dengan menggunakan tulisan steno atau dengan tulisan latin. Oleh karena dikte biasanya berlangsung cepat, agar tidak ketinggalan sebaiknya dikte ditulis dengan tulisan steno. Pendiktean dapat dilakukan setiap saat tergantung ebutuhan, dan kesempatan pimpinan. Supaya seretaris bias sewaktu-waktu melayani pendiktean, sebaiknya sekretaris sudah menyiapkan beberapa hal antara lain: a. Lembaran kertas (Block Note) b. Alat alat tulis ( pen, pencil, atau pulpen) c. Waktu ( Hari, tanggal, tahun dan Pukul ) untuk waktu saat menerima dikte 2 Dikte menggunakan dictation Machine Pendiktean menggunakan mesin dikte atau biasa disebut dengan mesil imla memang jauh lebih mudah dan praktis dibandingkan dengan pendiktean secara langsung. Pendiktean bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun ketika diperlukan. Hasil rekaman bisa diserahkan kepada sekretaris untuk disalin. Kelemahannya suara tidak bisa maksimal ketika kondisinya ramai. Penggunaan alatnya mudah dan tidak membuat rumit saat merekam. 3 Dikte Melalui Telepon HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 46 MENGELOLA PERTEMUAN Pendiktean melalui pesawat telepon hanya dilakukan pada saat menerima pesan dari pihak luar atau pimpinan . Dari pimpinan biasanya dilakukan ketika berada di luar kantor. Pendiktean melalui pesawat telepon sebaiknya melalui proses sebagai berikut : a) Dengarkan secara cermat setiap kata atau kalimat yang diucapkan oleh pendikte. b) Tulislah secara cepat setiap kalimat yang diucapkan, sebaiknya dengan tilisan steno. c) Apabila ketinggalan karena pendiktean dilakukan dengan cepat, sekretaris memberikan interupsi dengan kata-kata, “sebentar, pak” d) Untuk menjaga agar saling jangan menunggu setiap kali sekretaris selesai menulis yang didiktekan, ucapkan kata “ya” sehingga pendikte dapat segera melanjutkan pendiktean. e) Setelah pendiktean selesai, untuk menghindari kesalahan, bacakanlah seluruh kalimat yang telah didiktekan. f) Untuk mengkoreksi kesalahan, coretlah kata-kata yang salah, kemudian tulislah kata-kata yang benar diatas kata-kata yang dicoret. g) Apabila terjadi kesalahan dalam penempatan kata-kata atau kalimat pergunakanlah tanda-tanda koreksi yang layak digunakan dalam bidang suratmenyurat. h) Usahakanlah agar semua isi pendiktean tercatat seluruhnya, tidak hanya dalam garis besarnya. Hal tersebut untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dengan pihak pendikte. 4 Pencatatan Dikte dengan Stenografi Bahasa Indonesia atau Stenografi Bahasa Inggris. 2. Pengertian dan perkembangan Stenografi di Indonesia. Tulisan steno dibuat dan disusun sedemikian rupa pendek dan singkat sehingga mengakibatkan cepat dalam menulisnya. Stenografi menggunakan tanda-tanda khusus yang lebih singkat daripada tulisan panjangnya ( latin), dan kemudian disempurnakan dengan menambah beberapa singkatan ( sudah singkat disingkat lagi ), sehingga waktu yang digunakan untuk menulis HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 47 MENGELOLA PERTEMUAN stenogramnya lebih cepat dibanding waku untuk mengucapkan kata yang dimaksud Di Indonesia terdapat pengarang J. Paat / Sabirin dan Karundeng tahun 1925. Berdasarkan Surat Keputusan No.51/1968 tanggal 1 Januari 1968 telah ditetapkan system Karundeng sebagai sistem stenografi standar mata pelajaran pada Lembaga-Lembaga Pendidikan dalam Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Oleh karena itu stenografi sistem Karundeng merupakan sistem Nasional. 3. Manfaat Stenografi: 1) Untuk mencatat atau menerima dikte 2) Untuk mencatat notulen saat rapat 3) Untuk mencatat pesan telepon. 4) Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia c. Sikap Kerja Dalam Menerima Dikte Harus bersikap: 2. Cepat, tepat dan teliti dalam menerima dikte 3. Teliti, cermat dan akurat dalam mencatat dikte 4. Persyaratan organisasi diidentifikasi terkait dengan format, bentuk dan penyimpanan dokumen secara tepat, tepat dan teliti. LK 1 Menerima Dikte Dari keempat cara menerima dikte yang dilakukan di kantor, manakah yang saudara anggap paling tepat dan efisien. Jelaskan pendapat Saudara. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai sumber belajar atau fasilitas yang ada. 2. Elemen 2 : Menguraikan Catatan Dikte 1) Pengetahuan yang diperlukan dalam Menguraikan Catatan Dikte 1 Menguraikan/Menyalin Hasil dikte kedalam dokumen sesuai tujuan. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 48 MENGELOLA PERTEMUAN Proses penyalinan dikte dari mesin dikte/ rekaman telepon atau handphone dalam pembuatan : a) Form Notula Rapat Setelah mengikuti kegiatan rapat, seorang notulen harus mentransfer atau menyalin catatannya dari form baku/blocknote ke informasi mudah dibaca dan dimengerti. notula rapat agar Catatan pada blocknote saat rapat biasanya banyak coretan dan tulisannya tidak dimengerti, serta mencegah terjadinya kehilangan informasi karena kertas yang ditulis stenografi bukan merupakan form resmi, jadi catatan rapat harus disalin/disajikan pada Notulen Rapat. Isi Notulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari beberapa hal yang di ulas hingga mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat. Agar isi notulen bisa tersusun secara sistematis maka harus di buat menjadi 4 bagian, diantaranya: 1) Judul rapat sekaligus menjadi judul notula. 2) Tempat pelaksanaan rapat. 3) Waktu pelaksanaan rapat (hari, tanggal, jam). 4) Peserta rapat. 5) Pemimpin rapat. 6) Acara rapat. 7) Jalannya rapat b) Lembar Pesan Telepon Hasil catatan dikte melalui telepon, disalin pada form baku Lembar pesan telepon (LPT). Tujuan penyalinan adalah agar informasi mudah dibaca dan dimengerti, oleh penerima informasi. 2) Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan, yaitu : a. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon. b. memindahkan segera data-data dan pesan telepon ke lembar pesan telepon (LPT). HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 49 MENGELOLA PERTEMUAN c. meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat. d. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali. c) Form Surat Hasil catatan dikte yang dinformasikan oleh pimpinan baik melalui telepon, mesin dikte atau didiktekan langsung oleh pimpinan untuk dibuatkan surat. Catatatan dikte yang dicatat untuk membuat surat adalah alamat surat, tujuan surat, isi pokok surat, jawaban yang diharhapkan. Form surat yang akan dibuat disesuaikan dengan sifat, jenis, bentuk dan tujuan surat. a. Cara mencatat isi pesan, yaitu: 1) Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak perlu dicatat. 2) Pada akhir telepon, ulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan. 3) Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis dan jela b. Surat niaga memiliki bagian-bagian seperti berikut. 1) Kepala surat (kop surat) 2) Nomor surat 3) Tanggal Surat 4) Perihal atau hal surat 5) Nama dan Alamat tujuan surat 6) Salam pembuka 7) Isi Surat i. Alinea Pembuka ii. Alinea Inti iii. Alinea Penutup 8) Salam penutup HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 50 MENGELOLA PERTEMUAN 9) Tanda tangan 10) Nama dan jabatan 11) Lampiran 12) Initial c. Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat isi surat, yaitu : 1) mencatat tanggal, waktu, nama perusahaan, alamat dan nama lengkap tujuan surat, perihal surat. 2) Dasar penulisan surat (jika membalas surat, maka harus memahami isi suratnya) untuk menindaklanjuti informasi 3) Lampiran yang diperlukan dikonfirmasikan 4) memindahkan segera data-data dan pesan surat ke surat resmi yang berlaku diperusahaan. 5) Setelah surat diketik dicetak 2x, disampaikan kepada pimpinan untuk diperiksa, satu (1) lembar untuk arsip dan (1) lembar lagi untuk dikirim. a. Teks dihasilkan sesuai kebutuhan dan waktu Pada saat anda menerima dikte, anda sudah dapat menentukan teks dokumen yang akan Anda hasilkan dalam waktu yang ditentukan berdasarkan dokumen dan tujuan dokumen yang dihasilkan. Dokumen Teks yang dihasilkan meliputi : 1. Lembar Pesan Telepon (LPT) adalah dokumen yang dihasilkan ketika Anda menerima pesan telepon. Waktu dalam menghasilkan LPT adalah sesegera mungkin disampaikan kepada yang bersangkutan setelah informasi pesan disalin pada LPT 2. Notulen adalah dokumen yang dihasilkan ketika Anda bertugas sebagai Notulis. Format Notulen Rapat Anda dapat pelajari pada modul N 821100.008.01. Waktu dalam menghasilkan notulen adalah setelah penyelenggaraan rapat selesai dan draft notulen sudah disetujui oleh pimpinan rapat. 3. Surat adalah dokumen yang dihasilkan ketika pimpinan anda menugaskan Anda untuk membuat surat. Informasi isi surat didiktekan oleh pimpinan secara langsung, melalui mesin dikte atau melalui telepon. Dokumen surat ini harus diselesaikan sesegera mungkin dalam bentuk, jenis dan tujuan surat yang ditentukan. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 51 MENGELOLA PERTEMUAN 2) Keterampilan yang diperlukan dalam Menguraikan Catatan Dikte 1 Hasil dikte disalin dalam dokumen sesuai tujuan: . Lembar Pesan Telepon Hari, tanggal : Senin, 5 Maret 2022 Dari Manajer Pemasaran : Nama Instansi: 1 2 3 4 Minta Bertemu : Minta Ditelepon Konfirmasi Kerjasama Pendidikan dan Pelatihan SDM Menyiapkan daftar nama peserta diklat SDM. Meminta surat tugas diklat untuk seluruh peserta. Konfirmasi kedatangan di lokasi pukul berapa. Peserta membawa hardfile materi dan mempelajari sebelum keberangkatan. Penerima : Secretary : Blocknote WILL YOU WERE OUT Date :August 1st 2022 To No Telp: 0340(14045) 081221111222 PT. Mc Imperva Surabaya Akan Menelepon Isi Pesan Pukul: 10.00 WIB Time : 01.30 pm :Panasonic Lighting Mr/Ms/Mrs : Henry Simamora Of : Phone: 0331 (14045) ü Telephoned To See Will Call Back On Call Returned Your Call You : Secretary Message : Not yet come an order of office equipment because of lating delivery from Japan. It will receive of end of week. If more than it, get 10% discount as appologizing. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 52 MENGELOLA PERTEMUAN Receive by : Secretary Format penyimpanan dokumen dalam bentuk Notula NOTULA RAPAT PANITIA PENYELENGGARA KEGIATAN TABLE MANNER PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN SMK OTKP HEBAT MALANG, JAWA TIMUR Sifat rapat : Penting Hari, Tgl. : Jumat.23 Februari 2022 Tempat : Ruang serbaguna Perkantoran Waktu : Pukul 09.00 WIB s/d selesai Hadir : Bapak Sudarmono pimpinan team Manajemen perkantoran Ibu Mita selaku notulis Ibu Miya selaku sie kegiatan Ibu Dian selaku Ketua team Ibu Eka selaku bendahara Ibu Dewi selaku panitia pelaksana Berhalangan hadir : ( tidak ada) Pimpinan Rapat : Ibu Dian Pratiwi Susunan Acara Rapat : 1. Pembukaan 2. Pembahasan Laporan Agenda Kegiatan 3. Pembahasan Perincian Biaya Dan Akomodasi 4. Pembahasan Mengenai Perpindahan Lokasi Table Manner 5. Penutup Catatan Jalannya Rapat : Rapat dibuka oleh notulis dilanjutkan oleh pimpinan tepat pukul 09.00 WIB dengan ucapan salam dan puji syukur ke hadirat Tuhan YME. 1. Pembahasan Laporan Agenda Kegiatan Laporan agenda kegiatan disampaikan oleh Ibu Dewi Jadwal keberangkatan yang terlalu pagi dan memberatkan siswa siswi bisa lebih diefektifkan lagi dengan mengurangi waktu atau durasi jadwal kegiatan yang kurang penting. Dan membuat reka ulang agenda kegiatan yang diserahkan kepada Ibu Dian selambat-lambatnya 2 hari kemudian. 2. Pembahasan Perincian Biaya Dan Akomodasi HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 53 MENGELOLA PERTEMUAN Laporan perincian biaya dan akomodasi disampaikan oleh Ibu Eka. Untuk biaya yang dibebankan kepada siswa siswi sebesar Rp. 500.000 dirasa terlalu berat dan untuk lebih meminimalisasikan lagi biaya tersebut. Dengan melakukan negoisasi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan dengan akomodasi. Melakukan koordinasi dengan sie kegiatan untuk mengatur waktu perjalanan tiba di sana dengan melakukan pemesanan travel yang tepat, cepat, dan K3nya pun juga terjamin. Segera melakukan kroscheck terakhir terhadap pihak hotel. Menyerahkan rincian biaya pimpinan selambat-lambatnya 2 hari kemudian. 3. Pembahasan Mengenai Perpindahan Lokasi Table Manner Usulan siswa mengenai pemindahan lokasi hotel table manner setelah dipertimbangkan secara matang, tetap di Malang karena jika di Bali biaya, waktu, tenaga dan kegiatan sangat kurang efisien mengingat jauhnya lokasi. Dan jika di Yogya maupun di Solo juga keefektifan waktunya juga kurang, karena pada kegiatan Table Manner kali ini juga ada karya wisata, dan kebanyakan wisata disana adalah wisata belanja dan belanja itu pun juga memerlukan waktu yang banyak. Jadi berakibat lagi pada jadwal kegiatan. Selain itu juga kurang menyegarkan pikiran siswa- siswi. Catatan khusus : 1. Pengefektifan waktu keberangkatan Table Manner. 2. Pengurangan biaya lain-lain. 3. Pertimbangan usulan siswa-siswi mengenai pemindahan lokasi Table Manner dirasa kurang efektif, jadi kurang perlu adanya pemindahan lokasi. 4. Rincian biaya dan Agenda Kegiatan diserahkan kepada pimpinan selambat-lambatnya 2 hari kemudian. 5. Rapat Pleno dengan siswa diadakan secepatnya. Penutup. Rapat di tutup pimpinan dengan ucapan terimakasih dan salam. Mengetahui Malang ,23 Februari 2022 Pimpinan Rapat Notulis Dian Pratiwi Mita Azizah HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 54 MENGELOLA PERTEMUAN Bentuk Surat Lurus ( Block Style). PT. PESONA MAKMUR tbk Jalan Raya Merdekan No 25 Telp 024 – 412270 TANGERANG, BANTEN No : 291/P/HRD/IM/I/2022 Perihal : Panggilan Kerja Lampiran : - 26 Februari 2022 Kepada yth. Saudara Andi Arif Ramadhan, SP Jl. Kamboja 25 KotaTanggerang Selatan Dengan hormat, Sehubungan dengan hasil tes wawancara kerja yang telah dilakukan pada tanggal 3 Februari 2022, saudara dinyatakan dapat memenuhi kriteria kompetensi kerja yang diinginkan. Untuk itu , kami memanggil Saudara untuk melengkapi data kepegawaian pada : Hari dan tanggal : Senin, 11 April 2022 Waktu : Pukul 08.00 wib Tempat : Ruang 209, Gedung A Lantai 2 Pakaian : Kemeja putih dan Celana Biru Donker. Pentingnya acara ini , diharapkan 15 sebelum acara sudah hadir di tempat. Jika tidak dapat hadir dapat menghubungi Ibu Karina, 06177885155 terimakasih dan selamat bergabung di perusahaan kami. Hormat kami, Rizqi Sokawati Manager Personalia Indah AD Manager Personalia PT. Indonesia Merdeka HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 55 MENGELOLA PERTEMUAN LK 2 Menguraikan Catatan Dikte Menurut Saudara, apakah Hasil Dikte yang telah diuraikan ke dalam bentuk dokumen tidak akan terhindar dari kesalahan persepi antara pemberi dikte dengan penerima dikte? Seperti apa solusi yang harus dilakukan? Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai sumber belajar atau fasilitas yang ada. 3. Elemen 3 : Mengedit dan merevisi teks 1 Tanda Koreksi Hasil Penyalinan Catatan Dikte Sebelum menyerahkan naskah kepada pimpinan atau sekretaris, setiap naskah harus dibaca kembali untuk mengetahui apakah tidak terdapat kesalahan dalam soal ejaan, tata bahasa atau pengetikan. Untuk tidak membuang waktu, maka cukuplah kalau diadakan koreksi langsung pada bagian-bagian yang salah tersebut. Bila terdapat terlalu banyak salah pengetikan dan sebagainya, maka lebih baik halaman tersebut diketik kembali. Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan itu, lazim dipergunakan tanda-tanda koreksi tertentu, sehingga antara pembaca atau pimpinan, terjalin pengertian yang baik tentang apa yang dimaksud dengan tanda koreksi itu. Tanda-tanda koreksi itu dapat ditempatkan langsung dalam teks atau pada pinggir naskah sejajar dengan baris yang bersangkutan. Tiap tanda perbaikan dalam baris tersebut (kalau ada lebih dari satu perbaikan pada satu baris) harus ditempatkan berturut-turut pada bagian pinggir kertas; bila perlu tiaptiapnya dipisahkan dengan sebuah tanda diagonal atau garis miring LK 3 Mengedit dan merevisi teks Menurut Saudara, apakah profil seorang penyunting naskah perlu ditentukan dalam SOP perusahaan? Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai sumber belajar atau fasilitas yang ada. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 56 MENGELOLA PERTEMUAN HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 57 MENGELOLA PERTEMUAN Latihan Keterampilan : 3. S i k a p k e r j a y a n g d i p e r l u k a n d a l HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 58 MENGELOLA PERTEMUAN 4. Mengedit dan merevisi teks : Harus bersikap secara: 1. Cermat dan teliti dalam menuliskan nama orang, title, jabatan, alamat 2. Rapih dan kecermatan dalam mencetak dokumen 3. Mencatat dan menyalin informasi hasil dikte secara lengkap, tepat dan benar. 4. Cepat, tepat dan benar dalam setiap pembuatan dokumen surat, notulen atau lelmbar pesan telepon dan waktu diharapkan tidak lebih dari 30 menit, sertiap dokumen Soal Pengetahuan 1. Semua mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi baik dilingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor adalah …. a. Perlengkapan kantor b. Pesawat kantor c. Mesin kantor d. Perabot kantor 2. Mesin tik dan mesin dikte termasuk kedalam jenis mesin yang berfungsi sebagai …. a. Penghimpun bahan keterangan b. Pencatat bahan keterangan c. Pengolah bahan keterangan d. Pengganda bahan keterangan 3. Kegiatan menuliskan apa yang diucapkan atau dibacakan orang lain disebut …. a. Imla b. Menyontek c. Copy Paste d. Menyadur 4. Pihak atau orang yang menerima atau mencatat dikte disebut …. a. Notulis b. Penulis HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 59 MENGELOLA PERTEMUAN c. Sekretaris d. Pimpinan 5. Berikut adalah yang bukan cara dalam melakukan kegiatan mencatat dikte, yaitu …. a. Dikte secara langsung (face to face) b. Dikte menggunakan Dictation Machine c. Dikte menggunakan Stenografy d. Dikte menggunakan mesin tik elektrik 6. teks dokumen yang akan Saudara hasilkan dalam waktu yang ditentukan berdasarkan dokumen dan tujuan dokumen yang dihasilkan, adalah sebagai berikut kecuali …. a. Surat b. Lembar Pesan Telepon c. Warkat Pos d. Notula Rapat 7. Apa yang harus dilakukan untuk mengkoreksi kesalahan dalam sebuat kata yang telah dituangkan dalam naskah dokumen… a. coretlah kata-kata yang salah, kemudian tulislah kata-kata yang benar diatas katakata yang dicoret. b. Hapus, dan ketik dengan kata yang benar c. Menunggu koreksi dari pimpinan saja d. Mengetik kembali keseluruhan naskah 8. Tanda Garis tiga dibawah sebuah kata berarti kata tersebut mendapatkan koreksi sebagai …. a. Kata tersebut harus dibuang b. Membuat Huruf besar c. Kata tersebut dibuat menjorok ke dalam d. Kata tersebut harus dipindahkan ke atas 9. Di bawah ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan/ dikte melalui telepon, kecuali …. a. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 60 MENGELOLA PERTEMUAN b. Menyusun konsep naskah sesuai dengan yang telah disampaikan dalam percakapan telepon. c. meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat. d. memindahkan segera data-data dan pesan telepon ke lembar pesan telepon (LPT). 10. Salah satu manfaat Stenografi dalam penulisan dikte adalah …. a. Untuk para wartawan yang menulis berita b. Untuk menyajikan surat c. Untuk menulis surat secara cepat d. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia Soal Keterampilan 1. MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILKAN NASKAH/DOKUMEN Praktekkanlah cara menerima dikte, menguraikan catatan dikte, dan Mengedit dan merevisi teks melalui dikte menggunakan fitur rekam/recorder yang ada di handphone Saudara. Lalu lakukan langkah langkah berikut ini : a. Catatan dengan tulisan singkat, catatan biasa/rekaman dari vidio tape yang menggambarkan maksud yang di artikan dari sumber catatan yang di rekam b. Catatan di rekam dengan ditunjuk tingkat kebenarannya c. Catatan di periksa sendiri untuk kebenarannya d. Pembacaan naskah menggambarkan maksud yang di artikan hasil dikte asli e. teks di hasilkan dengan waktu yang di tentukan f. Teks terakhir di cek dengan benar g. Hasil adalah dokumen yang telah ditentukan. Daftar Literasi : 1. https://myttasonnylpk.blogspot.com/2017/04/tanda-koreksi.html HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 61 MENGELOLA PERTEMUAN BAB IV KEGIATAN PEMBELAJARAN 4 MEMBUAT NOTULEN RAPAT A. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari modul Membuat Notulen Rapat ini, melalui membaca dan kerja kelompok peserta diharapkan dapat : 1. Mempersiapkan pencatatan notulen rapat secara teliti. 2. Mencatat notulen rapat secara teliti. 3. Mendistribusikan notulen rapat secara cermat. B. Kriteria Unjuk Kerja Adapun kriteria unjuk kerja dari Membuat Notulen Rapat ini adalah: 1. Mempersiapkan pencatatan Notulen rapat. 1.1. Mengindentifikasi agenda rapat sesuai dengan tujuan rapat. 1.2. Mempersiapkan peralatan pendukung sebelum rapat dimulai. 2. Mencatat notulen rapat. 2.1. Mencatat informasi penting yang ada pada saat rapat dicatat. 2.2. Mengkonfirmasikan bahasa teknis. 2.3. Membuat catatan notulen rapat dalam format dan tenggang waktu sesuai prosedur organisasi. 3. Mendistribuskan notulen rapat. 3.1. Memintakan konsep notulen rapat persetujuan dari pimpinan rapat. 3.2. Mendistribusikan notulen rapat yang telah mendapatkan persetujuan. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 62 MENGELOLA PERTEMUAN C. Aktivitas Pembelajaran 1. Elemen 1: Mempersiapkan Pencatatan Notulen Rapat. a. Mengindentifikasi agenda rapat sesuai dengan tujuan rapat. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi. Beberapa ahli pun mendefinisikan tentang pengertian rapat diantaranya Agus M. Hardjana (1997:88) menyatakan bahwa “rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama. Sedangkan menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara (2004:88) rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan masalah tertentu. ”Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu perusahaan, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan perusahaan. Berdasarkan pendapat beberapa ahli tersebut dapat disimpulkan rapat adalah pertemuan dalam suatu perusahaan, baik dalam situasi formal maupun non formal untuk membicarakan, membahas serta menyelesaikan suatu permasalahan berdasarkan kesepakatan bersama demi tercapainya suatu tujuan. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 63 MENGELOLA PERTEMUAN Sumber :https://sarjanaekonomi.co.id/wp-content/uploads/2019/09/rapat.jpg 1). Kegunaan Rapat Menurut Rita Wahyuni (2004:82) menjelaskan bahwa rapat hendaknya diselenggarakan sesuai tata tertib, sehingga kegunaan rapat bertujuan: a). Untuk memberi informasi. Artinya rapat yang bertujuan untuk menyampaikan penelasan ataupun informasi kepada peserta rapat b). Untuk melakukan kerja sama. Perusahaan sangat memerlukan kerja sama yang solid baik itu antara sesama karyawan maupun dengan perusahaan lain. Contohnya rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan yang bergerak dalam pembuatan pakaian berkeinginan untuk melakukan kerjasama dengan pabrik benang. c). Untuk mengatasi permasalahan. Umumnya kegunaan rapat yaitu untuk memecahkan suatu permasalahan. Dalam mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan partisipasi aktif dari para peserta rapat. d). Untuk memenuhi peraturan. Perusahaan tertentu membuat kebijakan untuk melakukan rapat dalam periode yang telah ditentukan, hal ini harus dipenuhi agar perkembangan perusahaan tersebut dapat terpantau. 2). Syarat Rapat Menurut Rita Wahyuni (2004:84), penyelenggaraan rapat akan berjalan dengan baik dan lancar apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: b. Suasana terbuka artinya setiap peserta siap menerima informasi yang datang dari siapa pun. c. Berpartisipasi penuh artinya setiap peserta aktif ambil bagian dalam proses rapat tersebut. d. Bimbingan dan kontrol artinya setiap peserta selalu terkontrol dan terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat. e. Ada argumentasi artinya di dalam mencari kebenaran bukan kemenangan yang diutamakan melainkan adanya argumentasi yang aktif dan baik. f. Pernyataan singkat artinya penyampaian informasi atau pemberian tanggapan dalam bentuk pernyataan yang singkat jelas serta langsung menuju sasaran. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 64 MENGELOLA PERTEMUAN g. Menghindari “konflik” kelompok artinya jangan sampai suatu kelompok memonopoli pembicaraan dan memaksakan pendapat kepada kelompok lain, semua pihak mempunyai hak mengeluarkan pendapat. h. Ada kesimpulan artinya semua peserta harus mampu membuat kesimpulan/keputusan yang diterima dan akan dilaksanakan bersama dengan penuh tanggung jawab. 3) Jenis Jenis Rapat a) Menurut tujuannya  Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk menberikan penjelasan kepada para peserta rapat.  Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.  Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukaan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak. b) Menurut sifatnya  Rapat resmi (formal meeting) adalah rapat yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.  Rapat tidak resmi (informal meeting) adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.  Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.  Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia. c) Menurut jangka waktu  Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 65 MENGELOLA PERTEMUAN  Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi sebulan yang lalu.  Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulaln yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulaln kedepan.  Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali. Contoh : rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna DPR. d) Menurut frekuensinya  Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.  Rapat insidentil adalah rapat yang tidak terjadwal b. Mempersiapkan peralatan pendukung sebelum rapat dimulai. 1). Menyelenggarakan Rapat Internal Dalam menyelenggarakan rapat internal perusahaan ada beberapa faktor yang perlu diketahui dan dipersiapkan. Agar rapat internal perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Penyelenggaraan rapat internal perusahaan dapat disiapkan oleh seketaris dengan memperhatikan beberapa cara, diantaranya: a). Fasilitas Rapat Fasilitas yang perlu dipersiapkan menurut Rumsari Hadi Suwarno dan Lukas Dwiantara (2009:97) antara lain:  Apabila rapat diadakan di perusahaan tersebut, mempersiapkan ruangan yang biasanya khusus digunakan untuk rapat atau biasa disebut ruangan rapat atau ruang pertemuan. Apabila ruang rapat tidak dilengkapi dengan AC, harus dilengkapi dengan ventilasi udara yang cukup agar peserta tidak merasa lelah karena udara yang panas, terutama bila rapat tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama.  Usahakan penerangan yang cukup, dan apabila ruangan cukup dengan sinar matahari tidak perlu menggunakan lampu. Dengan demikian tidak cepat membuat mata lelah. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 66 MENGELOLA PERTEMUAN  Pengaturan ruangan dengan meja dan kursi. Apakah pengaturan ruang rapat akan menggunakan bentuk konferensi, bentuk huruf T, bentuk huruf V, bentuk perahu, bentuk kelas atau bentuk lainnya.  Sound system diatur sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu komunikasi dalam rapat.  Ruang untuk konsumsi di tempat terpisah bila memungkinkan, agar peserta tidak lelah duduk terus-menerus saat rapat berlangsung.  Bila rapat diadakan di luar perusahaan, misal di hotel atau tempat pertemuan lainnya, sekretaris dapat meminta pengelola tempat untuk menyediakan ruangan yang dekat dengan lift atau ruangan yang mudah dicari, agar tidak membuat bingung peserta sehingga waktu tidak terbuang percuma hanya untuk mencari ruang rapat. 2). Menyiapkan Perangkat Administrasi Penyelenggaraan Rapat Sekretaris mempunyai peranan penting dalam mempersiapkan dan menyelenggarakan rapat, mulai dari rapat staf sampai pada rapat yang dihadiri puluhan orang, karena hal ini merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu tugas pimpinan. Untuk itu, seorang sekretaris harus mengetahui halhal yang harus dipersiapkan mengenai perangkat administrasi sehubungan dengan pelaksanaan rapat adalah sebagai berikut: a). Agenda rapat Agenda rapat adalah daftar atau program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan rapat karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi karena kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang ada. Mengingat padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan pimpinan. Sebaiknya agenda rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 67 MENGELOLA PERTEMUAN peserta yang akan menghadiri rapat. Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam menyusun suatu pokok masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat. Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda rapat yaitu: - Mengetahui dan menguasai pokok permasalahan. - Mengetahui tema dan tujuan rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, tidak perlu dicantumkan dalam notula. - Mengetahui keadaan calon peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan, status sosial, pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. - Mengetahui tempat, waktu dan penyelenggaraan rapat. - Mengetahui peralatan yang akan digunakan. - Mengetahui keadaan ruang rapat. - Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat. - Mengetahui makanan dan minuman yang akan dihidangkan. - Mengetahui tata tertib dalam rapat. b). Undangan rapat Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Dalam menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal menuangkan kata-kata, sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang diharapkan. Perlu diperhatikan juga cara pembuatan undangan rapat yaitu:  Undangan rapat resmi Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa diperhatikan dan dihormati.  Undangan rapat tidak resmi Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini, pada umumnya merupakan rapat berkala. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 68 MENGELOLA PERTEMUAN c). Daftar hadir Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat di atas selembar kertas. Daftar hadir dalam bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya resmi, sedangkan rapat yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan selembar kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta sebagai dokumentasi. d). Perlengkapan Rapat Sekretaris perlu mempersiapkan perlengkapan yang menunjang berlangsungnya rapat. Dalam mempersiapkan perlengkapan rapat ini, sekretaris tidak harus melakukannya sendiri tetapi bisa menugaskan petugas khusus yang sudah ahli didalam bidangnya. Adapun perlengkapan rapat yang harus dipersiapkan meliputi:  Alat tulis  Stopmap (kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah dispesifikasikan)  Stapler/hekter  Informasi atau data dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan  Laptop atau computer  Whiteboard lengkap dengan spidol dan penghapus  Peralatan komunikasi, misal telepon  Alat perekam  Soundsystem  Liquid Crystal Display (LCD)  Meja dan kursi 3). Mengetahui Tipe Peserta Rapat a). Pemimpin Rapat Suatu rapat akan terarah dan mencapai tujuan apabila dipandu atau dipimpin oleh seseorang yang disebut pemimpin rapat. Tipe pemimpin rapat berbeda HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 69 MENGELOLA PERTEMUAN antara satu dengan yang lain. Menurut Rita Wahyuni (2004:84) ada tiga tipe pemimpin rapat yaitu:  Tipe otoriter Adalah tipe pemimpin yang mau menang sendiri. Tipe tersebut banyak memaksakan pendapatnya sedangkan peserta rapat diminta harus menyetujuinya. Dengan kata lain saran, usul atau pendapat apa pun dari peserta kurang memperoleh tanggapan.  Tipe laissez Adalah tipe pemimpin rapat yang tidak mau atau tidak sanggup mengendalikan rapat. Rapat dibiarkan begitu saja sehingga berlangsung berlarut-larut. Pemimpin rapat di sini tidak dapat mengendalikan rapat dan keputusan rapat diserahkan kepada peserta yang paling dominan atau mempunyai pandangan luas.  Tipe demokratis Adalah tipe yang mampu menciptakan adanya lalu lintas komunikasi dua arah, para peserta rapat banyak diberikan kesempatan dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran. Dengan demikian hasil rapat merupakan hasil keputusan bersama sehingga menyebabkan para peserta rapat sangat bertanggungjawab atas semua hasil yang telah menjadi keputusan atau kesepakatan bersama. b). Audien Peserta Rapat Salah satu unsur penting dalam rapat yaitu adanya peserta. Masingmasing peserta mempunyai sifat dan karakter yang berbeda. Tipe peserta dibagi menjadi enam yaitu:  Tipe pemersatu Bertindak sebagai juru damai. Cirinya penuh perhatian, bersahabat,berjiwa besar, sabar, tekun dan mempunyai sikap toleran.  Tipe perantara Bertindak sebagai perantara atau penghubung antara satu dengan yang lain baik perorangan maupun kelompok. Karakternya adalah pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya dan penampilan meyakinkan. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 70 MENGELOLA PERTEMUAN  Tipe pendengar Termasuk peserta yang pasif, tidak berperan serta secara aktif. Orang yang mempunyai tipe ini biasanya karena pendiam atau kurang pengalaman, kurang pengetahuan, tidak mempunyai keberanian, kurang bergaul, pemalu dan kurang percaya diri.  Tipe inisiatif Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat tekun, rajin, memiliki kreatifitas yang tinggi, mempunyai keinginan yang baik dan turut memikirkan pemecahan masalah.  Tipe pemberi semangat Mempunyai sifat penggerak, kemauan dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi, dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik.  Tipe pemberi informasi Tipe orang ini selalu memberi informasi karena mempunyai pengalaman yang banyak atau luas. Sifat tipe orang ini mudah bergaul, dapat dipercaya.  penyerang Tipe ini harus diwaspadai oleh pemimpin rapat karena bersifat pendobrak, penantang terhadap masalah yang dibahas, pendapat dan sikap orang lain, sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perselisihan. 4). Tata Ruang Rapat Persiapan Ruangan Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut: a). Cahaya penerangan Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 71 MENGELOLA PERTEMUAN penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:  Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah  Kualitas pekerjaan lebih baik  Kesalahan-kesalahan berkurang  Semangat kerja pegawai lebih baik  Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)  Prestise lebih baik untuk perusahaan b). Perencanaan warna Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru. c). Ventilasi udara Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang. d). Pengaturan tempat duduk, Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Tujuan Tata Ruang Rapat a). Adanya kepuasan dari peserta rapat b). Rapat berjalan dengan lancar c). Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif d). Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat e). Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan Macam-macam Pengaturan Tata Ruang Rapat Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Bentuk tata ruang rapat yang baik ialah yang dapat mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah,sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar. Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut: HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 72 MENGELOLA PERTEMUAN a). Penataan tipe U Shape Penataan tipe U Shape ini ideal untuk beriteraksi antar peserta dan ideal dengan penggunaan audio visual, tidak cocok untuk grup besar. Penataan meja kursi seperti huruf U, digunakan bagi jumlah peserta yang tidak terlalu besar dan meja setiap peserta dapat menghadap ke presenter dan dapat berinteraksi dan memberikan, tipe U shape ini umumnya digunakan untuk meeting internal, kelompok diskusi dimana ada speaker, audio visual presentasi microphone, projector beserta laptop dan akses internet, screen, flip chart. penataan lampu yang baik. Untuk penataan U shape ini cocok untuk jumlah 25 orang, karena jika sisi U terlalu panjang akan mengurangi partisipasi anggota dari jalannya meeting. U Shape sangat tepat untuk internal meeting dimana pimpinan utama duduk di bagian tengah diapit oleh petinggi kantor pusat dan disisi kiri dan kanan di isi oleh para kepala cabang. Peralatan yang dibutuhkan untuk ruang meeting jenis U-Shape ini antara lain: microphone, projector beserta laptop dan internet akses. Sumber : https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruang-meeting-agar-tak-salah-pilih/ b). Penataan tipe ruang kelas (Classroom style) Ruang rapat tipe classroom style disusun dengan deretan meja peserta konfrensi dan kursi menghadap ke depan ruang (pembicara), di tipe ini disediakan tempat untuk tulis menulis di setiap peserta. Tipe ini bermanfaat untuk meeting yang HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 73 MENGELOLA PERTEMUAN memerlukan mencatat, handout atau bahan referensi atau peralatan seperti laptop komputer, pertemuan tipe ini nyaman untuk sesi panjang dan memungkinkan minuman dapat disediakan di tempat dalam jangkauan setiap peserta. Sumber :https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruang-meeting-agar-tak-salah-pilih/ Petunjuk Setup Ruang meeting  Meja yang melampaui panggung atau podium harus miring ke arah pembicara.  Setiap meja digunakan kurang lebih 2 orang tergantung space yang tersedia.  Sediakan ruang / space yang memungkinkan untuk mempermudah gerakan masuk dan keluar peserta dari baris.  Presenter dapat melihat ke semua peserta.  mengakomodasi kelompok besar dalam ruang yang terbatas. c). Conference atau Boardroom Meeting dengan sebuah meja persegi panjang atau berbentuk oval dengan setiap kursi peserta disisi meja, tipe layout ini digunakan untuk rapat direksi, rapat komite atau kelompok diskusi. Banyak fasilitas yang menyediakan meja konfrensi dengan berbagai bentuk, pabila tidak tersedia meja konfrensi standard dapat digunakan meja secara bersama-sama membentuk persegi panjang, HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 74 MENGELOLA PERTEMUAN persegi atau persergi berongga ditengah, perlu diingat semakin besar setup meja, semakin sulit bagi peserta untuk melihat peserta lain di ujung mereka. https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruang-meeting-agar-tak-salah-pilih/ d). Penataan tipe Theatre (Theatre style) Dalam penataan theatre style ini, tempat duduk dan bangku berbaris menghadap ke podium, panggung atau pembicara (tanpa meja konfrensi), penataan ruang rapat ini paling efisien untuk peserta bertindak sebagai penonton atau pendengar, penataan tipe ini dianjurkan tidak dengan makanan atau mengambil catatan yang diperlukan. Penataan tipe ini bisa fleksibel, baris bis melingkar, setengah lingkaran, lurus atau miring kearah titik pembicara, jika ada ruang lebih dapat diberikan ruang gerak diantara baris untuk mempermudah gerakan peserta masuk dan keluar barisan https://xwork.co/blog/kenali-5-jenis-seating-dalam-ruangmeeting-agar-tak-salah-pilih/ HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 75 MENGELOLA PERTEMUAN e). Block Table Block table style adalah tipe ruang / style ruang meeting yang cocok untuk membahas suatu project antara anda dan kolega bisnis. Maksimal peserta meeting block table agar nyaman adalah 10 dengan perincian 5 disisi kiri dan kanan tanpa head table jika membahas suatu project dengan kolega bisnis untuk menghormati kolega bisnis dan dengan head table untuk internal meeting perusahaan. f). Gaya Klasikal Gaya klasikal merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah peserta rapat yang banyak. Gaya klasikal ini cocok diterapkan jika rapat tersebut bersifat pemberian informasi. Contoh pengaturan tempat duduk ini antara lain diterapkan di sekolah, seminar, atau rapat kelurahan. g). Gaya Konferensi Pengaturan tempat duduk tipe ini memungkinkan semua peserta merasa dihargai dan menimbulkan semangat kerja sama team work. Pengaturan tempat duduk semacam ini sering digunakan pada saat rapat pemecahan masalah. h). Round Table Round table atau meja berbentuk lingkaran sangat cocok untuk pengaturan rapat pada saat diskusi kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat duduk seperti ini membuat rapat menjadi rileks namun tetap formal. i). Double U-Shape Double U -Shape sama seperti U-shape tapi terdapat tambahan beberapa meja di belakang meja bagian tengah untuk keperluan dokumentasi dan observer meeting. j). Bentuk lingkaran untuk 8 orang k). Bentuk persegi  Untuk 6 orang  Untuk 10 orang HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 76 MENGELOLA PERTEMUAN  Untuk 20 orang l). Bentuk setengah lingkaran m). Bentuk huruf Tuntuk 28 orang n). Bentuk huruf V untuk 20 orang o). Bentuk perahu untuk 28 orang q). Bentuk kelas atau klasikal untuk 24 orang b. Lembar Kerja Elemen 1 Lembar Kerja 1.1. Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja Saudara untuk menjawab pertanyaan dibawah ini ! Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti ! 1. Apa yang dimakud dengan rapat ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 2. Sebutkan manfaat dari rapat ! Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 3. Seringkali konflik kelompok dalam suatu rapat terjadi, oleh karena itu menghindari konflik kelompok jangan sampai suatu kelompok memonopoli pembicaraan, adalah syarat-syarat dari suatu …………… Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 77 MENGELOLA PERTEMUAN 4. Rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat disebut ………… Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 5. Menurut frekuensinya rapat dibagi menjadi 2, yaitu ! Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 6. Sebutkan faktor yang harus diketahui dan dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat internal ! Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 7. Apa yang dimaksud dengan Surat Undangan Rapat ? …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. 8. Sebutkan tipe pemimpin rapat ! …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. 9. Yang harus diperhatikan dalam membuat Agenda Rapat adalah…… …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. 10. Sebutkan Tata Ruang Rapat ! …………………………………………………………………………………………………. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 78 MENGELOLA PERTEMUAN …………………………………………………………………………………………………. Lembar Kerja 1.2. Saudara adalah seorang sekretaris di sebuah perusahaan Multinasional terkenal PT. Epson Corporation bidang komputer. Minggu depan ada rapat besar untuk membahas Saudara di perintahkan oleh pimpinan untuk mengadakan rapat besar yang membahas tentang membuka izin usaha pertambangan baru di Kalimantan dengan para pengusaha tambang lainnya . Dalam rencana tersebut dibantu oleh seorang maintenance beserta seorang manajer. 1. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai seorang sekertaris dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai manager (1 orang) dan maintenance (1 orang). Dalam rencana rapat tersebut Saudara dan rekan-rekan Saudara:  Merencanakan rapat yang akan diadakan;  Membuat surat undangan;  Menyiapkan tempat;  Menyiapkan akomodasi;  Menyiapkan berkas yang diperlukan. 2. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan Saudara. 3. Dokumentasikan dalam bentuk video. 2. Elemen 2: Mencatat Notulen Rapat. a. Mencatat informasi penting yang ada pada saat rapat. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 79 MENGELOLA PERTEMUAN Sumber: http://anitahidayantii.blogspot.com/2016/11/notula-dan-laporan.html 1). Bentuk-Bentuk Catatan Pertemuan/Notula Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis, yaitu : a). Notula Harfiah Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya. b). Notula Rangkuman Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat pada tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus menulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang penulis harus terampil HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 80 MENGELOLA PERTEMUAN mendengarkan setiap pembicaraan, mendengarkan meringkas, mencatat pembicaraan sambil berikutnya. 2). Fungsi Catatan Pertemuan a). Sebagai Alat Bukti Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas atau tidak dilaksanakan tugas tersebut. b). Sebagai Sumber Informasi Untuk Peserta Rapat Yang Tidak Hadir Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat. c). Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman. d). Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. e). Sebagai Dokumen Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi disimpan baik sesuai dengan sistem pengarsipan. f). Sebagai Alat Untuk Rapat Semu Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum. 3). Poin dalam Notulensi Rapat Ada 6 point yang harus ditulis oleh notulen, yaitu:  Topik permasalahan yang sedang diangkat saat rapat yang terselenggara tersebut. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 81 MENGELOLA PERTEMUAN  Mencatat jam atau waktu dan tempat diskusi tersebut dilaksanakan.  Mencatat berapa jumlah peserta yang hadir.  Menyimak dan menulis semua hal termasuk proses yang sedang berlangsung dalam diskusi.  Menuliskan kesimpulan atau hasil dari diskusi tersebut.  Mendokumentasikan catatan mengenai rapat.  Agar lebih mudah saat menuliskan catatan, perhatikan hal berikut ini: - Nomor per halaman risalah rapat terlebih jika rapat tersebut terselenggara cukup lama. Anda bisa menuliskan kronologisnya namun jangan lupa untuk tetap menuliskan poin penting dari diskusi yang sedang terselenggara tersebut. - Fokus pada keputusan dan tindakan seperti data atau hasil rapat, siapa yang akan melakukan strategi tersebut dan waktu pelaksanaannya. - Penulisan haruslah objektif dan tidak memihak kubu manapun selain itu, hindari untuk menuliskan siapa yang memberikan ide, mengambil keputusan ataupun penyanggahnya. - Jangan lupa untuk memberikan catatan misalnya jika ada dokumen rujukan. b. Mengkonfirmasikan bahasa teknis. 1). Peranan Notulis dalam Rapat Notulis merupakan sebutan untuk orang yang bertugas menulis notula atau catatan rapat. Notulis harus memiliki kemampuan untuk menyimak dan menulis dengan sama baiknya agar hal-hal penting yang dibahas dalam rapat tidak terlewat satu pun. Tugas seorang notulis adalah mencatat proses rapat dari awal hingga akhir, apa saja yang dibahas, dan keputusan apa yang diambil secara singkat, padat, dan jelas. Selain itu, notulis juga harus mencatat waktu dan tempat dilaksanakannya suatu rapat serta mendata jumlah peserta yang HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 82 MENGELOLA PERTEMUAN mengikuti rapat. Seorang notulis harus mampu bersifat objektif dan tidak memihak. Notulis tidak boleh menambahkan ide atau pendapatnya dalam notula karena notula harus murni berisi hal-hal yang dibahas di dalam rapat. Notula yang baik menurut Ignatius Wursanto (2000:157) harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a). Notula harus benar dan obyektif, yang berarti bahwa yang dicatat oleh notulis adalah hasil pembicaaan dan keputusan rapat, bukan hasil pemikiran notulis ataupun keputusan pribadi pemimpin rapat. b). Notula harus jelas, tidak meragukan dan dapat dimengerti oleh peserta rapat sehingga tidak menimbulkan keraguan. c). Notula harus dibuat secara ringkas menggunakan kalimat-kalimat yang singkat dan mudah dimengerti oleh siapapun yang membacanya. d). Sebelum rapat ditutup, notula harus dibacakan untuk memberi kesempatan kepada para peserta rapat bila hendak memberikan masukan guna penyempurnaan notula. 2). Perencanaan dan Persiapan Rapat Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :  Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.  What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.  Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.  Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.  When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 83 MENGELOLA PERTEMUAN  How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya. Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, berikut rincian dari sebelum rapat, selama rapat dan sesudah rapat :  SEBELUM RAPAT Perencanaan Keberhasilan atau kegagalan rapat sering dapat diketahui jauh sebelumnya. Banyak rapat tidak perlu diselenggarakan sama sekali. Kalau memang harus diadakan, pengundangannya harus memiliki tujuan-tujuan jelas. Keputusan harus di buat tentang siapa yang perlu di undang, siapa yang memimpin, tanggal, dan waktu dilakukannya rapat. Agenda yang baik serta laporan yang diperlukan atau bahan-bahan pendukung harus disiapkan. Peserta dan orang-orang yang turut telibat harus diberi tahu pada waktu yang tepat. Pekerjaan-pekarjaan administrative, termasuk akomodasi dan komsumsi, harus diselenggarakan. Bantuan sekertariat perlu disiapkan. Peserta harus menyelesaikan persiapan mereka sendiri. Perangkat keras Yang dimaksud dengan perangkat keras adalah setiap objek fisik yang berhubungan dengan rapat: ruangan, mebel, dan peralatan. Saranasarana ini dapat berpengaruh besar terhadap berhasil atau gagalnya sebuah rapat. Usahakan sedapat mungkin agar ukuran ruang sesuai kebutuhan, cukup nyaman, memiliki sistem pendingin atau pemanas dan bertukaran udara yang baik, dan bebas dari gangguan yang mengacau konsentrasi seperti telepon, tamu, dan sebagainya. Ruangan harus memiliki dekorasi dan perabotan yang baik. Demikian pula susunan meja dan kursi yang sebaiknya di sesuaikan dengan banyak sedikitnya peserta rapat atau tingkat formalitasnya. Semua peralatan, termasuk alat-alat HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 84 MENGELOLA PERTEMUAN visual, haurs sesuai kebutuhan, diletakan dengan baik, dan diuji sebelumnya. Bagian kelompok kerja Kelompok dapat memperlihatkan tingkah laku yang ekstrim. Agar bekerja efektif, mereka membutuhkan sasaran yang dapat dicapai, jelas, struktur tim yang menyatu, dan pimpinan yang jelas dan diterima. Ketua harus bisa melihat peranannya, apakah sebagai “juri” atau “kapten kesebelasan”, dengan baik tanpa keraguan. Ia harus menjelaskan strateginya sampai dimengerti oleh kelompok. Ia harus mengenal siapasiapa pemainnya, memanfaatkan kemampuan mereka dan menghindarkan kelemahannya. Rapat harus memiliki aturan-aturan yang jelas dan ditaati. Ketua perlu waspada terhadap gejala-gejala negative dan destruktif didalam kelompok-kelompok dan berupaya sebaik mungkin untuk menghindarinya.  SELAMA RAPAT Sekretaris Sekretaris rapat adalah orang penting kedua setelah ketua. Ia harus memastikan apakah semua pengaturan administrasi telah terselesaikan dengan baik dan berjalan sempurna, sebelum, ketika, dan sesudah rapat. Ia harus membuat rekaman yang akurat selama rapat berlangsung, dan setelah itu menulis notulen atau catatan yang permanen dan resmi. Ia harus tahu semua peraturan rapat yang berlaku, dan memberikan nasehat bila perlu. Ia harus membantu pimpinan. Ia harus menyiapkan dan terbiasa dengan semua jenis dokumentasi yang relevan dengan rapat dan menyebarkannnya dan menyediakannya dimana perlu. Sebelum rapat, bila perlu, seseorang dapat saja menjalankan 2 peran secara bersamaan. Tugan-tugas sebelum rapat dapat dilakukan baik oleh ketua, maupun sekretaris, atau dijalankan bersama, tetapi pada waktu rapat, tugas sekretaris begitu penting sehingga tidak mungkin lagi digabung dengan tugastugas ketua, kecuali bila rapat tersebut merupakan rapat sederhana dan pendek. Sekretaris yang harus mengikuti seluruh liku-liku perjalanan diskusi, merekam, serta menyajikan informasi tentang fakta dan prosedur, dengan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 85 MENGELOLA PERTEMUAN sndirinya sulit bagi dirinya kalau masih haurs merangkap sebgai ketua. Ketua tidak akan mungkin mengendalikan rapat dan membuat catatan-catatn dengan benar dalam waktu bersamaan. Ketua Peran ketua dalam sebuah rapat juga sama pentingnya. Ia harus mengilhami rapat dengan rapat dengan arah dan tujuan yang jelas, membangun dan mempertahankan motivasi, mengarahkan perdebatan, merangsang semua peserta agar mampu memberikan sumbangan pikiran terbaik mereka, mengawasi tata tertib, menjalankan peraturan-peraturan dan prosedur tanpa perlu khawatir atau menjadi berat sebelah, dan menjelaskan kesimpulan-kesimpulan yang dihasilkan rapat. Kalau ia kadangkadang ditertawakan peserta, tidak berarti bahwa ia tidak mampu bertindak sebagai seorang ketua yang sempurna. Peserta Sebaiknya peserta rapat hanya menerima undangan bila kehadirannya dapat dibenarkan. Sebelum datang menghadiri rapt ia wajib mempelajari agenda dan semua dokumen yang berkaitan dengannya, kenali permasalahan dan peserta-peserta lain yang mungkin hadir, pikirkan sasaran-sasaranya sendiri dan strategi rapatnya ia harus datang pada saat yang tepat, meraba “suasana” rapat,mendengarkan dengan seksama, dan menyumbangan sebuah pikirannya pada waktu dan cara yang paling efektif. Ia wajib mengetahui semua perosedur dan peraturan rapat. Ia juga perlu waspada, dan selalu mencek, terhadap setiap aspek reaksi pribadi yang mungkin dapat menghalangi keefektifan kerjanya. Orang-orang yang mengeluh hampir dapat dipastikan adalah peserta biasa, tetapi keberhasilan suatu rapat sebagian besar terletak di tangan mereka. Satu orang peserta sudah cukup mampu merusak rapat. Seperti juga perilaku berbagai segi, merusak jauh lebih mudah dari pada memperbaiki.  SETELAH RAPAT Setelah rapat dinyatakan selesai, pekerjaan sesungguhnnya sebenarnya baru saja dimulai. Semua catatan rapat harus segera disusun dan disebarluaskan secepat mungkin. Demikian pula tugas-tugas administrative, mulai dari HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 86 MENGELOLA PERTEMUAN merapatkan ruangan sampai denagn penyelasaian masalah keundangan, harus segera dihadapi. Mereka yang terlibat dengan hasil rapat tetapi tidak hadir harus segera diberi tahu tentang segala sesuatu yang terjadi. Pesertapeserta yang diberi tugas oleh rapat harus segera melaksanakan keputusan tersebut. Pada rapat-rapat biasa, ketua dan sekretaris adalah orang-oarang yang bertangung jawab menangani semua permasalahan sampai dengan rapat berikutnya, dan merencanakan agar rapat selanjutnya dapat terus berlangsung. Sedikit saja rapat yang diadakan dengan maksud melakukan lebih banyak hal daripada sekedar memulai suatu progress. Bila orang menggerutu tentang rapat, kegagalan melakukan tindak lanjut adalah salah satu sebab munculnya rasa kesal yang paling umum terjadi. Tidak ada artinya kelompok orang yang bekerja keras dan efektif tetapi tidak melaksanakan keputusan-keputusan. Tugas-tugas yang segera dihadapi setelah berakhirnya rapat, antara lain : Permasalahan masuk kembali. Analisis jalannya rapat. Catatan-catatan/notulen. Komunikasi. Administrasi. Peranan ketua. Memantau dan melaporkan kembali hasil pantauan. 3). Teknik Menyusun Notula Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 87 MENGELOLA PERTEMUAN melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta. Sumber : https://www.pelajaran.co.id/2016/09/cara-menulis-notulen-denganbaik-dan-benar-terlengkap.html Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : a). Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda. b). Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis. c). Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan e). Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan f). Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan. c. Catatan notulen rapat dibuat dalam format dan tenggat waktu sesuai prosedur organisasi. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 88 MENGELOLA PERTEMUAN 1). Cara Membuat Notulen Rapat Bagaimana cara membuat notulen rapat yang baik dan benar?. Pertanyaan tersebut wajar ditanyakan oleh kamu yang belum pernah menulis notulen. Sebagai hasil ringkasan suatu acara atau kegiatan, notulen hendaknya memuat semua informasi penting. Tentu kamu tidak perlu mencatat semua kata-kata yang disampaikan narasumber atau pembicara, tetapi kamu akan diminta menyimpulkan poin poin pentingnya saja. Harapannya, seseorang yang tidak mengikuti jalannya acara atau melewatkan acara tersebut tetap bisa memahami hal penting hasil pembahasannya. Terdapat poin-poin penting yang perlu ditulis untuk membuat sebuah notulen rapat: a). Judul rapat atau judul acara Isilah keterangan judul rapat dengan nama rapat atau acara yang sedang diikuti. Judul tersebut juga sekaligus menunjukkan judul notula. Contoh: Notulen Rapat Koordinasi Penguatan Sistem Kerja di Kabupaten Sleman. b). Lokasi pelaksanaan rapat atau tempat mengadakan acara Sangat penting untuk mencantumkan lokasi diadakannya rapat. Bisa saja terdapat agenda dengan pembahasan sama, tetapi dilaksanakan di tempat berbeda dengan audiens yang berbeda pula. Tentu kegiatan yang berjalan juga akan berbeda, sehingga dengan mencantumkan lokasi rapat, evaluasi dapat lebih menyeluruh. c). Waktu pelaksanaan rapat atau acara Cantumkan durasi waktu berjalannya suatu rapat atau acara. Tuliskan pula jika ada jeda istirahat atau coffee break agar kegiatan rapat atau acara dapat dievaluasi seandainya kurang efektif. d). Peserta rapat atau peserta acara Dengan adanya daftar peserta rapat, pembaca notulen akan tahu tingkat kepentingan acara dan hasil pertemuan. Pembahasan atau isi notulen bahkan bisa diketahui dari peserta yang ikut dan hadir. e). Pempimpin rapat atau pemimpin acara HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 89 MENGELOLA PERTEMUAN Pada suatu rapat atau pertemuan diperlukan pencatatan data pemimpin rapat. Hal ini dimaksudkan agar jalannya rapat dapat diketahui dan dievaluasi dengan bertanya pada pemimpin rapat. Terlebih lagi jika ada catatan pada notulen yang kurang atau perlu dilengkapi. f). Acara kegiatan rapat atau acara Daftar kegiatan acara rapat perlu dicantumkan dalam sebuah notulen. g). Berita jalannya rapat atau berita acara 2). Format Notulen Rapat Cara membuat notulen rapat yang baik sebenarnya cukup mudah. Berikut adalah beberapa unsur yang perlu tercantum dalam sebuah format notulen rapat. a). Kop Surat (Untuk Notulen Resmi) Sebuah kop surat mencantumkan identitas lengkap pembuat notulen, misalnya nama instansi, alamat, serta nomor yang bisa dihubungi. Kop surat juga dapat mencantumkan logo instansi, agar lebih mudah dikenali. b). Agenda Rapat Pada bagian agenda rapat, sebaiknya dituliskan apa saja yang akan dibahas dalam rapat. Notulen yang baik mencantumkan seluruh agenda rapat dengan baik dan terstruktur. c). Rincian Waktu dan Tempat Dengan dicantumkannya waktu dan tempat, sebuah rapat akan mudah diketahui setting pelaksanaanya. Ini juga akan memudahkan pengarsipan. d). Daftar Peserta Rapat Daftar peserta rapat akan memudahkan pimpinan untuk mengetahui siapa saja peserta rapat, sehingga orang-orang yang tidak hadir dapat tercatat dan ditindaklanjuti. e). Isi Notulen Isi notulen biasanya mencakup hasil rapat, termasuk di dalamnya apa saja keputusan yang diambil dan kesepakatan yang dihasilkan. Jika diperlukan, maka masukan-masukan dari peserta rapat juga dapat dimasukkan ke dalam isi notulen. f). Penandatanganan (Opsional) HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 90 MENGELOLA PERTEMUAN Pengesahan atau penandatanganan notulen oleh notulis dan pimpinan rapat biasanya dibubuhkan pada bagian bawah notulen. Namun penandatanganan ini bersifat pilihan. Jika tidak dilakukan juga tidak masalah. 3). Struktur notulen rapat Pada umumnya ada beberapa struktur yang selalu ada dalam setiap minutes of meeting atau notulen rapat, di antaranya:  Tanggal, waktu dan lokasi rapat berlangsung  Nama peserta rapat baik yang hadir ataupun tidak hadir  Agenda rapat  Keputusan atau hasil rapat  Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta  Tenggat waktu atas penyelesaian action plan  Peristiwa atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk tinjauan di masa mendatang  Follow up meeting yang akan datang c. Lembar kerja elemen 2 Lembar Kerja 2.1. Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja anda untuk menjawab pertanyaan dibawah ini ! Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti ! 1. Apa yang dimaksud dengan Notula ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 2. Laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain disebut ? Jawaban : HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 91 MENGELOLA PERTEMUAN ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 3. Sebutkan fungsi catatan pertemuan ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 4. Ada berapa point yang harus ditulis oleh notulen ? Sebutkan ! Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 5. Apa tugas dari seorang notulis ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 6. Mengapa seorang notulis harus membuat notula secara benar dan obyektif ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 7. Apa prinsip dasar perencanaan dan persiapan rapat dalam mempersiapkan jalannya rapat ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 8. Apa yang dimaksud dengan :Sekretaris Rapat” ? HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 92 MENGELOLA PERTEMUAN Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 9. Apa tugas ketua dalam sebuah rapat ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 10. Bagaimana cara membuat notulen rapat ? ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. Lembar Kerja 2.2. Saudara adalah seorang sekretaris di sebuah perusahaan beautiq terkenal. Saudara di perintahkan oleh pimpinan untuk menjadi notulis pada rapat besar yang membahas tentang pertemuan fashion kekinian yang dihadiri oleh designer terkemuka di Indonesia . 1. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai seorang notulis dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai pimpinan (1 orang) dan para designer (3 orang). Dalam rencana rapat tersebut Saudara:  Mencatat jumlah pesera;  Tema masalah yang akan dibahas;  Waktu rapat;  Catatan rapat;  Rangkuman akhir. 2. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 93 MENGELOLA PERTEMUAN Saudara. 3. Buatlah Notula rapat beserta laporannya. 3. Elemen 3: Mendistribusikan Notulen Rapat. a. Memintakan konsep notulen rapat persetujuan dari pimpinan rapat. 1). Tugas dan Tanggung jawab sekretaris dalam rapat. Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dalam sebuah meeting atau rapat. Seperti seorang pembicara yang pastinya bertanggung jawab untuk mempersiapkan materi, memahami dan juga mendalami materi tersebut serta mengatur strategi untuk menyampaikannya dengan jelas dan lengkap kepada para peserta rapat atau sama halnya dengan notulen yang harus mencatat setiap pembahasan dalam meeting, sekertaris juga memiliki tugasnya sendiri dalam setiap meeting. Beberapa tugas dan hal yang harus Anda lakukan dalam meeting. a). Sebelum rapat Tentunya, setiap pihak yang terlibat dalam sebuah rapat harus memberikan kontribusi dan juga mempersiapkan diri dari sebelum rapat dimulai. Ini dia beberapa tugas yang harus dilakukan sekertaris sebelum mengadakan rapat. b). Konsultasikan dengan Pimpinan Rapat Untuk memastikan bahwa semua agenda rapat berjalan dengan baik, pastikan Anda sudah berkonsultasi terlebih dahulu dengan pemimpin rapat mengenai berbagai hal yang ingin dibahas dalam meeting kali itu. Pastikan agenda dan materi yang ditetapkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan juga objektif rapat tersebut. c). Menyiapkan tempat Salah satu tugas sekertaris dalam mempersiapkan rapat adalah mencari ruangan rapat yang akan digunakan. Anda bisa mengadakan rapat di HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 94 MENGELOLA PERTEMUAN ruang meeting di kantor atau bisa juga mengadakannya dengan menyewa ruangan di gedung perkantoran atau bahkan di ruangan hotel. Hal tersebut menjadi tugas sekertaris yang tentunya sudah disesuaikan dengan buget dan juga kebutuhan perusahaan Anda. Mulai dari riset, mempertimbangkan berbagai fasilitas dan juga pilihan ruangan yang ada sampai pemilihan keputusan pastinya masih menjadi bagian dari tanggung jawab Anda. d). Menyiapkan akomodasi Jika Anda mengundang pihak luar kantor untuk ikut dalam rapat tersebut, pastikan Anda telah menyiapkan akomodasi pihak tersebut untuk ke dan dari venue tersebut, terlebih lagi jika pihak tersebut merupakan pihak yang berpengaruh atau pihak penting di suatu perusahaan. Merupakan hal yang penting bahwa Anda telah menyiapkan semuanya dengan maksimal dan juga terperinci. e). Memastikan semua pembicara tidak berhalangan hadir Rapat yang berjalan dengan baik pastilah rapat yang berjalan sesuai dengan rencana dan juga agenda yang telah dipersiapkan dengan matang. Oleh karena itu, merupakan tugas Anda untuk memastikan bahwa semua pembicara, presenter atau bahkan pihak penting yang memegang peranan penting dalam rapat tersebut tidak berhalangan hadir sehingga rapat tetap berjalan sesuai dengan rencana. f). Menyiapkan berkas yang diperlukan Biasanya, ada beberapa rapat yang akan memberikan atau menyebarkan materi kepada para peserta rapat yang lainnya. Nah, mengumpulkan beragam materi dari beberapa pembicara dan juga menyiapkan kopi dari berkas atau materi tersebut merupakan tugas sang sekertaris yang harus dilakukan sebelum mengadakan rapat. Menyebarkan dan memastikan bahwa setiap anggota rapat telah menerima materi tersebut juga merupakan tugas sekertaris. g). Memastikan laporan terakhir sebelum mengadakan rapat. Terkadang, ada beberapa perubahan yang terjadi di waktu terakhir sebelum rapat dimulai. Nah, hal tersebut merupakan tugas Anda sebagai sekertaris HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 95 MENGELOLA PERTEMUAN untuk meng-handle perubahan tersebut dan juga menerima atau menolak perubahan tersebut yang tentunya telah dipertimbangkan dan didiskusikan dengan pemimpin rapat. h). Melakukan briefing terhadap semua pembicara Setiap pembicara pasti sudah ahli dalam materinya masing-masing, terlebih lagi pembicara senior dalam perusahaan tersebut. Namun, sudah menjadi bagian dari tugas Anda untuk menjelaskan secara singkat kepada para pembicara mengenai agenda, materi dan juga durasi yang diberikan untuk melakukan presentasi tersebut. Tak ada salahnya juga untuk menjelaskan secara singkat mengenai peserta rapat tersebut agar sang pembicara dapat menyesuaikan diri. 2). Saat rapat Tidak hanya berhenti pada persiapan, namun pada dasarnya, saat rapat berjalan pun seorang sekertaris memegang peranan penting dan juga harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua hal dan agenda telah berjalan dengan baik. Ini dia beberapa hal yang harus Anda lakukan. a). Datang tepat waktu Seorang sekertaris merupakan orang yang bertanggung jawab dan memastikan bahwa kegiatan rapat berjalan dengan lancar. Jadi, sudah merupakan tanggung jawab dan kewajiban Anda untuk datang tepat waktu ke venue untuk memastikan bahwa ruangan, perlengkapan dan juga semua kebutuhan sudah siap untuk dipakai. Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa semua alat-alat presentasi dan materi presentasi sudah siap untuk ditampilkan atau dibagikan. b). Mencatat hasil meeting Biasanya, di setiap meeting memang sudah ditunjuk satu orang yang harus mencatat semua pembahasan dan juga hasil dari rapat tersebut. Namun, sebagai sekertaris dan sebagai orang yang mengetahui banyak mengenai rapat ini, ada baiknya Anda mencatat hasil-hasil rapat secara garis besar untuk menjadi catatan pribadi Anda dan juga menjadi catatan tambahan untuk melengkapi yang kurang. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 96 MENGELOLA PERTEMUAN c). Memastikan semua pembicara telah membahas agenda yang telah ditentukan. Saat rapat sedang berlangsung, sebagai seorang sekertaris Anda tak boleh memalingkan perhatikan kepada agenda dan juga materi yang telah disiapkan. Tugas Anda lah untuk memastikan bahwa setiap pembicara atau presenter telah menampilkan dan menjelaskan berbagai materi sesuai dengan agenda dan memastikan bahwa setiap presenter tidak memberikan presentasi di luar agenda yang telah disiapkan. Sudah menjadi tugas dan tanggung jawab dan juga hak Anda untuk mengingatkan, menegur atau bahkan menghentikan pembicara yang keluar dari konteks atau materi yang telah ditetapkan atau bahkan telah melewati durasi waktu yang telah ditentukan. d). Setelah rapat Tidak hanya berhenti saat rapat telah selesai, namun pada dasarnya, tugas sekertaris baru selesai setelah menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya yang masih harus dilakukan setelah rapat. Nah, ini dia beberapa hal yang masih harus Anda lakukan setelah rapat. e). Menyiapkan draft kesimpulan Setelah meeting, biasanya setiap peseta akan dikirimkan hasil akhir dari rapat tersebut. Nah, tentulah hal tersebut yang menjadi tugas Anda sebagai sekertaris. Anda harus mencatat dan juga memberikan draft kesimpulan berdasarkan rapat yang telah dilakukan tersebut. Namun, sebelum Anda menyebarkannya, pastikanlah Anda telah meminta persetujuan dari pemimpin rapat, pembicara dan juga pihak-pihak senior dari rapat tersebut. f). Follow up keputusan dari setiap pihak yang relevan. Dalam setiap rapat pastinya akan menghasilkan keputusan yang sudah disepakati bersama. Namun terkadang, keputusan tersebut masih menggantung karena harus mendapatkan persetujuan dari orang-orang yang bersangkutan. Nah, hal tersebut menjadi tugas Anda untuk memberikan notifikasi dan juga mem-follow up pihak-pihak yang relevan tersebut untuk memberikan keputusan yang signifikan terhadap materi dan juga hasil rapat yang telah disepakati bersama. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 97 MENGELOLA PERTEMUAN Notula rapat dibuat dengan maksud agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada kepala sekolah atau pimpinan untuk menjadi notula akhir. 3). Sistematikan Penulisan Notula dan Laporan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 98 MENGELOLA PERTEMUAN a). Kepala Notulen Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :  Nama atau tema yang akan dibahas  Hari dan tanggal acara dilaksanakan  Waktu (Jam) pelaksanaan acara  Tempat pelaksanaan acara  Acara saat berlangsung  Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu : - Ketua dan Wakil Ketua - Sekretaris - Notulis - Peserta b). Isi Notulen Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut. Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen adalah :  Kata pembukaan  Pembahasan  Pembacaan Keputusan dari Hasil  Waktu (Jam) penutupan c). Bagian Akhir Notulen Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang halhal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 99 MENGELOLA PERTEMUAN diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :  Nama Jabatan  Tanda tangan  Nama pejabat, pangkat, dan NIP d). Penandatanganan Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan: Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula. b. Mendistribusikan notulen rapat yang telah mendapatkan persetujuan. i. Pendistribusian Hasil Rapat Pengertian pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa. Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu : a). Bahasa mudah dipahami b). Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat c). Merata ke seluruh peserta rapat 2). Tahap-tahap pendistribusian hasil rapat yaitu a). Diperbaiki b). Diteliti HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 100 MENGELOLA PERTEMUAN c). Diproses (diketik,dicetak,digandakan) d). Didistribusikan 3). Cara pendistribusian hasil rapat a). Intern Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan. Contoh buku ekspedisi : Buku Ekspedisi Tanggal Kepada Alamat Nomor Surat Diterima (Nama Jelas) b). Ekstern Cara pendistribusian ini menggunakan alat bantu,yaitu seperti: - Melalui faksimilie - Melalui email - Melalui jasa perusahaan pos - Melalui jasa petugas atau kurir perusahaan - Melalui pesawat telepon,dsb. 4). Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu : - agar semua peserta rapat (yang hadir/ tidak hadir) mengetahui secara jelas hasil rapat yang telah diadakan. - Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang diadakan selanjutnya. - Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi - Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. 5) Kesimpulan: Pendistribusian hasil rapat sangat penting untuk dilaksanakan, agar semua HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 101 MENGELOLA PERTEMUAN peserta rapat mengetahui hasil rapat yang telah diadakan dan hasil rapat itu sebagai acuan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan atau dibahas dalam rapat yang telah berlangsung sebelumnya. c. Lembar kerja elemen 3 Lembar Kerja 3.1. Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja anda untuk menjawab pertanyaan dibawah ini ! Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti ! 1. Apa yang harus dilakukan oleh seorang notulis dalam rapat ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 2. Bagaimana sistematika penulisan notula ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 3. Suatu bagian dari susunan notulen yang isinya merupakan hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal, disebut ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 4. Sebutkan susunan sistematika dari bagian akhir notulen, yaitu ….. Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 102 MENGELOLA PERTEMUAN 5. Apa yang dimaksud dengan pendistribusian hasil rapat ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 6. Bagaimana tahap-tahap pendistribusian hasil rapat ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 7. Apa yang dimaksud dengan pendistribusian hasil rapat intern ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 8. Sebutkan fungsi pendistribusian hasil rapat ? Jawaban : ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Lembar Kerja 3.2. Saudara adalah seorang sekretaris di sebuah perusahaan perkayuan, akan ada rapat antar cabang untuk membahas tentang masalah industri perkayuan saat ini. Dalam rapat tersebut hadir seorang direktur beserta notulen dan beberapa manajer antar cabang. d. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai notulis dan HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 103 MENGELOLA PERTEMUAN beberapa rekan Saudara berperan sebagai direktur (1 orang),dan manajer antar cabang (3 orang). Dalam rapat tersebut Saudara dan rekan-rekan Saudara:  Mengikuti prosedur rapat;  Memberikan masing-masing laporan;  Memberikan pendapat/saran;  Notulis mendengarkan dan mencatat semua pembicaraan dalam rapat tersebut;  Evaluasi hasil rapat.  Kemudian mendistribusikan hasil rapat tersebut. e. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan Saudara. f. Buatkan sistematika penulisan notula dan laporan tersebut. d. Rangkuman Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada kegiatan pembelajaran 10 , yakni membuat Notulen Rapat. Saudara sudah dapat menerapkan bagaimana cara mempersiapkan materi, memahami dalam mengatur strategi untuk menyampaikan dan mempersiapkan dengan jelas, lengkap dan matang jalannya suatu rapat sehingga rapat itu dapat berjalan dengan lancar. D. Penilaian Bagian 1: Tes Tertulis Pilihan Ganda Pilih jawaban yang paling tepat. 1. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama adalah … A. Rapat B. Simposium C. Diskusi HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 104 MENGELOLA PERTEMUAN D. 2. Seminar Rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting adalah... A. Rapat B. Rapat tidak resmi C. Rapat musyawarah kerja D. Rapat resmi 3. Catatan singkat mengenai jalananya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan adalah… A. Notula B. Notula verbatim C. Notula resume D. Notulen 4. Seseorang yang bertugas mencatat tentang pembicaraan yang berlangsung dalam rapat disebut .... A. Notula B. Notulis C. Resume D. Sekretaris 5. Salah satu mesin pengganda yang dapat digunakan dalam rapat adalah... A. Mesin foto copi.dan Komputer B. Mesin foto copi, Mesin stensil, Komputer C. Mesin Stensil, Mesin Foto copi dan Mesin perekam stensil D. Mesin Stensil dan mesin foto copi 6. Yang bukan merupakan isi undangan rapat adalah… A. Hari, tanggal, dan jam B. Tempat rapat C. Acara rapat HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 105 MENGELOLA PERTEMUAN D. Hiburan pengisi rapat 7. Berikut ini yang termasuk tata ruang rapat adalah... A. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi yang baik B. Memudahkan pengawasan C. Memberikan kondisi kerja yang baik D. Perlengkapan kurang 8. Dibawah ini adalah fungsi dari catatan pertemuan, kecuali …… A. Sebagai alat bukti. B. Sebagai sumber informs untuk peserta rapat yang tidak hadir. C. Sebagai pendengar. D. Sebagai dokumen. 9. Cara pendistribusian dengan menggunakan alat bantu disebut ……. A. Intern. B. Internal. C. Ekstern. D. Eksternal. 10. Salah satu target faktor keberhasilan dalam penyelenggaran rapat adalah... A. Pemimpinan rapat yang baik dan trampil B. Pembawa acara yang pandai bicara C. Acara rapat yang menarik D. Undangan yang bagus dan menarik Bagian 2: Praktik-Demonstrasi Skenario 1: Mempersiapkan Notulen Rapat Saudara adalah seorang sekretaris di PT Gemilang & books Corporation, sebuah perusahaan buku terbesar. Manager menunjuk Saudara untuk merencanakan rapat besar dengan pengusaha buku lainnya. Saudara berperan sebagai Sekretaris sekaligus notulis HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 106 MENGELOLA PERTEMUAN dalam rapat tersebut dan rekan Saudara berperan sebagai manager. Dengan tahapantahapan sebagai berikut : a. Mendiskusikan rencana rapat tersebut;  Judul rapat atau judul acara  Lokasi pelaksanaan rapat  Waktu pelaksanaan rapat atau acara  Daftar peserta rapat atau peserta acara  Persiapan pencatatan data pemimpin rapat atau pemimpin acara  Acara kegiatan rapat  Berita jalannya rapat atau berita acara b. Buatlah rencana diskusi tersebut antara Saudara dan rekan kerja Saudara, kemudian demontrasikan. Skenario 2: Mencatat Notulen Rapat Buat kelompok yang terdiri dari 4 orang dengan membuat notulen rapat yang dapat dipilih judulnya di bawah ini : 1. Notulen Rapat Kantor 2. Notulen Rapat Sekolah 3. Notulen Rapat Dinas 4. Notulen Rapat Perusahaan 5. Notulen Rapat Seminar Buatlah skenario sebagai notulis rapat dengan melibatkan teman Saudara. Saudara berperan sebagai sekretaris rapat, teman saudara sebagai manager (1) dan anggota (2). Demontrasikan skenario yang telah Saudara buat dan beberapa teman Saudara dan buatlah notula tersebut dalam bentuk laporan. E. Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 107 MENGELOLA PERTEMUAN 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Menangani Konflik ? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja? F. Referensi 1. Drs. Wursanto, Ignatius. 2006.Kompetensi Sekretaris. (Jakarta : ANDI). 2. http://rosdianmzega.blogspot.com/2018/04/mengidentifikasi-rapat.html 3. http://kesbangpol.riau.go.id/media.php?p=detail_artikel&id=205 4. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html 5. https://nurainijuliati.blogspot.com/2016/02/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html 6. https://xwork.co/blog/4-tips-penting-mempersiapkan-diri-sebagai-notulen-rapat/ 7. https://www.jobstreet.co.id/career-resources/panduan-pemula-untuk-mencatat-notulenpertemuan/#.XxzaMJ4zbIU 8. https://www.talenta.co/blog/insight-talenta/contoh-notula-rapat/ 9. https://www.ekrut.com/media/cara-membuat-notulen-rapat 10. https://voi.co.id/contoh-notulen-rapat/ 11. https://www.jojonomic.com/blog/notulensi-rapat/ 12. https://eprints.uny.ac.id/17848/1/TUGAS%20AKHIR.pdf 13. https://lenims.wordpress.com/2014/11/08/pendistribusian-hasil-rapat/ 14. https://xwork.co/blog/12-tugas-dan-tanggung-jawab-sekertaris-dalam-rapat/ 15. https://eprints.uny.ac.id/17848/1/TUGAS%20AKHIR.pdf 16. https://www.paud.id/2015/08/contoh-buku-notula-rapat-yayasan.html 17. Peel, malcolm. 1993. Kiat Sukses Rapat. (Jakarta : Gramedia pustaka utama) 18. Merdi, sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris, (Bandung : Mandar Maju) HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 108 MENGELOLA PERTEMUAN BAB V EVALUASI 1. Proses penyampaian ide dari komunikator kepada komunikan, dengan menimbulkan reaksi umpan balik, disebut…. A. Dekode B. enkode C. tujuan komunikasi D. proses komunikasi 2. Teknik membuka pembicaraan dengan menggunakan kata-kata yang lucu adalah….. A. Teknik anekdot B. teknik mengemukakan kejadian yang aneh C. teknik mengajukan pertanyaan D. teknik bertanya 3. Prinsip berbicara yang dapat memberikan dorongan utuk membangkitkan minat seorang pendengar adalah .... A. Prinsip Motivasi B. Prinsip perhatian C. Prinsip pendengaran D. Prinsip keindraan 4. Hal yang harus dihindari saat menangani telepon adalah .... A. Mengangkat telepon dengan kata “hallo” B. Tidak berbicara monoton C. Berusaha tidak berbicara tergesa-gesa D. Berbicara dengan pengucapan kata yang jelas 5. Kegiatan apa yang harus direncanakan sebelum menyelenggarakan rapat A. Menentukan tempat B. Menentukan tujuan dan masalah yang akan dibahas serta siapa ketua rapat HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 109 MENGELOLA PERTEMUAN C. Menentukan waktu pelaksanaan rapat D. Menentukan siapa yang memimpin rapat 6. Dalam perencanaan kebutuhan rapat antara lain A. Kalender B. Camera digital C. Surat undangan, agenda rapat, daftar hadir D. Handycame 7. Surat undangan sebaiknya disampaikan… A. Jauh hari sebelum acara rapat dimulai B. Antara 3 sampai 7 hari sebelum acara rapat dimulai C. Sebulan sebelum acara rapat dimulai D. Sehari sebelum rapat dimulai 8. Untuk mempersingkat waktu pengiriman, undangam rapat dikirimkan dengan internet melalui … A. blog B. e-mail C. chatting D. faksimile 9. Letak tanda tangan penanggung jawab surat pada bentuk semi block, adalah… A. Disebelah kanan atas B. Disebelah kiri bawah C. Disebalah kiri atas D. Disebelah kanan bawah 10. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti tersendiri, seperti c/o (care of) artinya adalah … A. Per alamat B. Atas nama HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 110 MENGELOLA PERTEMUAN C. Dengan alamat D. Carbon copy 11. Bentuk surat yang pengetikannya setiap alenia isi surat masuk lima karakter, adalah A. Full block style B. Block style C. Semi block style D. Indented style 12. Penggunaan alat elektronik secara otomatis melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak adalah …. A. Pengolahan data B. Surat elektronik C. Pesan suara D. Kalender elektronik 13. Apabila perusahaan mengirimkan surat kepada pihak lain diluar perusahaan harus menggunakan buku ... sebagai tanda terima penyerahan surat kepada pihak lain A. Agenda B. Klaper C. Verbal D. Ekspedisi ekstern 14. Untuk melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan adalah … A. Pengertian ketatausahaan B. Peranan tata usaha C. Fungsi tata usaha D. Kedudukan tata usaha 15. Surat dari pembeli yang memuat : kesalahan barang yang dikirim, kesalahan jumlah, mutu barang, kerusakan dan keterlambatan pengiriman adalah surat ... HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 111 MENGELOLA PERTEMUAN A. Surat permintaan B. Surat penawaran C. Surat perkenalan usaha D. Surat pengaduan 16. Tujuan perjalanan bisnis yang menyiapkan company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang adalah ... A. perjalanan bisnis pembukaan kantor cabang B. perjalanan bisnis rapat umum pemegang saham C. perjalanan bisnis seminar atau rapat kerja D. perjalanan bisnis rapat pertemuan bisnis 17. Perjalanan dinas pimpinan dipertanggungjawabkan transportasi pengeluaran oleh akomodasi bagian dan keuangan konsumsi sesuai harus dengan penggunaanya dinamakan A. di SPJ kan B. SPJ rampung C. SPPD D. dibayarkan 18. Perlanan Dinas jarak jauh Jangka waktu antara satu perjalanan dengan perjalanan lainnya ditentukan untuk menghindari keterlambatan biasanya seorang adminisrasi atau sekretaris harus membuat A. perjanjian B. konfirmasi C. jadwal perjalanan dinas D. agenda 19. Penyebab Agen perjalanan tidak menerbitkan tiket dan voucher akomodasi adalah A. pembayaran yang terlambat B. pembayaran tepat waktu C. jumlah uang yang sesuai HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 112 MENGELOLA PERTEMUAN D. sistem pembayaran yang bagus 20. Sesuai kebijakan dan prosedur organisasi untuk keamanan pengaturan pembayaran dilakukan secara ... A. angsuran B. tunai C. kas D. kredit 21. Mengapa perlu melakukan pemeriksaan sistem peserta Web conference? A. Agar peserta Web conference berkesempatan melakukan instalasi pra-pertemuan dari perangkat lunak Web conference. B. Karena peserta perlu mengenal perangkat Web conference yang telah ditentukan penyelenggara pertemuan. C. Agar peserta conference berkesempatan untuk berlatih mengenal fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi Web conference yang ditentukan penyelenggara. D. Agar penyelenggara Web conference tidak direpotkan oleh keluhan-keluhan peserta tentang aplikasi yang mereka gunakan. 22. Sistem ini memungkinkan untuk berbagi apa pun di layar presenter dengan peserta konferensi Web. Ini sering digunakan ketika presenter ingin menunjukkan fitur sistem operasi komputer atau menunjukkan dua atau lebih aplikasi perangkat lunak secara bersamaan. A. Screen Sharing B. File transfer C. Application sharing D. File sharing 23. Web conference dapat menjadi cukup rumit untuk diproduksi dan dilaksanakan. Apa yang sebaiknya Saudara lakukan agar penggunaan tools seperti presentation sharing, application sharing, polling, dan sebagainya dapat berjalan lancar? A. Membuat skema Web conference. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 113 MENGELOLA PERTEMUAN B. Membuat agenda Web conference. C. Menunjuk asisten untuk para peserta conference. D. Melaksanakan pelatihan Web conference untuk para peserta. 24. Yang bukan merupakan aplikasi Web conference adalah …. A. WebEx—www.webex.com B. GoToMeeting—www.gotomeeting.com C. Microsoft Live Meeting—office.microsoft.com/livemeeting D. Webcon—www.webcon.com 25. Friendliness, empathy, fairness, control, and information are …. A. the basic principles of excellent facility B. the basic elements of good service C. the characteristics of a good receptionist D. the features of a good communicator 26. What is the best expression for saying “That’s not my job” or “That’s not my department? A. Let me show you the way to forget all of the problems. B. Let me transfer you to the person who can immediately help you with this problem. C. Let me take you to the manager in charge. D. Let me help you facing the problems and the destruction. 27. What would you do at the opening of a meeting? A. Invite introductions, listen actively, paraphrase and discuss the ground rules. B. Invite introductions, explain the purpose, present agenda and discuss the ground rules. C. Clarify, stop people talking, explain the purpose, summarise and keep eye on time. D. Move to the next point, prevent irrelevance, present agenda and discuss the ground rules. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 114 MENGELOLA PERTEMUAN 28. Teknik perlindungan terhadap informasi, dengan cara …. A. Menyimpan dalam ruangan khusus B. Menyimpan dimedia yang tidak dimiliki orang lain C. Menyimpan dengan password yang tidak diketahui D. Menyimpan ditempat rahasia 29. Cara yang dapat dilakukan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan, adalah … A. Mendengarkan dan perhatikan yang mereka sampaikan B. Mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan C. Mengabaikan permintaan pelanggan yang banyak dan tidak mungkin D. Memberikan yang pelanggan inginkan walaupun mustahil 30. Bentuk investasi jangka panjang dari lembaga dalam lingkup sumber daya manusia, adalah … A. Imbalan jasa yang memadai dari lembaga yang bersangkutan B. Hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan C. Fasilitas yang tersedia pada lembaga yang bersangkutan D. Ruang kerja yang nyaman 30. Faktor-faktor penyebab terjadinya kecelakaan adalah..... A. Faktor managemen kerja, keamanan, kesejahteraan B. Faktor Pekerja, keamanan, kesejahteraan C. Faktor Penggunaan Alat, Pekerja, dan Tindakan D. Faktor Human eror 31. Sebagai seorang tenaga kerja senantiasa harus mengambil sikap ketika menghadapi situasi darurat adalah ... A. Cepat dan tanggap dalam menghadapi situasi darurat B. Hati-hati dalam bertindak C. Solidaritas perlu dalam menangani permasalahan D. Bersikap jangan terburu-buru dan harus tenang HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 115 MENGELOLA PERTEMUAN 32. Bahaya yang berasal dari benda-benda yang dapat membuat iritasi pada mata dan wajah adalah.... A. Eye & face hazard B. Heat hazard C. Chemical hazard D. Radioactive hazard 33. Suatu keadaan sulit atau sukar yang tidak disangka-sangka (keadaan bahaya) yang memerlukan penanganan segera agar tidak sampai terjadi kecelakaan disebut ... A. Penyebab terjadinya kecelakaan B. Keadaan darurat C. Situasi kecelakaan D. Kondisi mendadak 34. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama adalah … A. Rapat B. Simposium C. Diskusi D. Seminar 35. Catatan singkat mengenai jalananya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan adalah… A. Notula B. Notula verbatim C. Notula resume D. Notulen 36. Salah satu target faktor keberhasilan dalam penyelenggaran rapat adalah... A. Pemimpinan rapat yang baik dan trampil B. Pembawa acara yang pandai bicara C. Acara rapat yang menarik D. Undangan yang bagus dan menarik HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 116 MENGELOLA PERTEMUAN KUNCI JAWABAN 1.A 21.A 2.A 22.A 3.A 23.B 4.A 24.D 5.B 25.B 6.C 26.A 7.B 27.C 8.B 28.A 9.D 29.A 10.C 30.B 11.C 31.C 12.A 32.A 13.D 33.C 14.B 34.A 15.D 35.A 16.A 36.A 17.B 37. 18.C 38. 19.A 39. 20.D 40 HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 117 MENGELOLA PERTEMUAN BAB IV PENUTUP Modul merupakan media atau sarana pembelajaran yang berisi materi, metode, batasan-batasan dan cara mengevaluasi yang dirancang secara sistematis dan menarik untuk mencapai standar kompetensi yang diharapkan sesuai dengan tingkat kompleksitasnya. Modul merupakan suatu paket pengajaran yang disusun secara sistematis, terarah, lengkap sesuai standar kompetensi dan kompetensi dasar. Modul digunakan untuk memperjelas dan mempermudah penyajian pesan atau materi agar tidak terlalu bersifat verbal. Selain itu modul juga dapat digunakan untuk meningkatkan motivasi belajar bagi Saudara dan mengembangkan kemampuan dalam berinteraksi langsung dengan lingkungan. Demikian modul ini dibuat, semoga bermanfaat untuk Saudara dalam meningkatkan motivasi dan gairah belajar dalam kompetensi Administrasi Profesional, khususnya membuat Surat/ Dokumen Elektronik. Selamat untuk Saudara dan tentunya apa yang Saudara peroleh juga akan dirasakan para peserta didik Saudara. Selalu Sukses untuk kita semua. Amiin…. HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 118 MENGELOLA PERTEMUAN KUNCI JAWABAN PENILAIAN KEGIATAN PEMBELAJARAN KEGIATAN PEMBELAJARAN 2 MENGATUR RAPAT/PERTEMUAN 1. Jawaban: B 2. Jawaban: C 3. Jawaban: A 4. Jawaban: B 5. Jawaban: B 6. Jawaban: D 7. Jawaban: A 8. Jawaban: A 9. Jawaban: C 10. Jawaban: D KEGIATAN PEMBELAJARAN 3 MENCATAT DIKTE 1. Jawaban: B 2. Jawaban: B 3. Jawaban: A 4. Jawaban: B 5. Jawaban: D 6. Jawaban: C 7. Jawaban: A 8. Jawaban: B 9. Jawaban: B 10. Jawaban: D HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 119 MENGELOLA PERTEMUAN MEMBUAT NOTULEN RAPAT 1. Jawaban: A 2. Jawaban: B 3. Jawaban: D 4. Jawaban: B 5. Jawaban: C 6. Jawaban: D 7. Jawaban: A 8. Jawaban: D 9. Jawaban: B 10. Jawaban: C HP | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 120