Korespondensi

Korespondensi atau lebih dikenal dengan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan administrasi di kantor. Kegiatan perkantoran juga berlaku untuk organisasi mahasiswa untuk menunjang kegiatan administrasinya oleh karena itu diperlukan bekal atau ilmu terkait surat menyurat secara praktis dan aplikatif sehingga semua pengurus organisasi mahasiswa dapat mengaplikasikan dalam rangka melaksanakan tertip administrasi.

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut 'surat' masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan 'korespondensi bisnis' pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu. Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis 'hitam diatas putih'. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya. Surat dapat mencerminkan 'citra diri' dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang tidak dapat digantikan seratus persen oleh alat komunikasi lain dalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Informasi di dalam surat sifatnya lebih jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan. Surat yang dikelola dengan baik akan membantu perusahaan atau instansi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Penelitian ini bertujuan untuk menjabarkan bentuk kegiatan surat-menyurat dalam instansi BIG.

Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Persyaratan yang dapat menjadi ciri pembeda antara surat dan karangan tertulis lainnya adalah penggunaan kertas, penggunaan model atau bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas, dan pencantuman tanda tangan. Ciri-ciri pembeda tersebut harus digunakan secara konsisten. Penelitian ini dilaksanakan untuk mengetahui bagaimana organisasi menerapkan aturan penulisan surat secara umum. Organisasi yang menjadi objek penelitian dalam penelitian ini adalah Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia 2016. Penelitian ini dilakukan dengan metode observasi. Hasil penelitian ini adalah pihak Kesekretariatan Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia 2016 sebagai pembuat surat belum mampu menerapkan aturan-aturan penulisan surat secara konsisten.

Kompeten Keahlian : OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN Kelas/Semester : X/1 Alokasi Waktu : 4 x 45 Menit (pertemuan ke-1) A. Kompetensi Inti KI-3 (Pengetahuan) : Memahami, menerapkan, dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural, dan metakognitif berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI-4 (Keterampilan) : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung..