Município De Cariacica

PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA - Secretaria Municipal de Gestão

APRESENTAÇÃO -  Demonstrando compromisso e seriedade em relação à importância da gestão documental nas organizações públicas e privadas à Administração do Município de Cariacica, avança na conquista de uma gestão responsável, eficiente e transparente.

Norteada pela Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 que regula o acesso às informações a Administração elaborou o Plano de Classificação Documental e a Tabela de Temporalidade de Documentos, marco referencial para à implantação da gestão de documentos na municipalidade. Ferramentas arquivísticas indispensáveis para uma gestão documental nas atividades meio e fim, criados com o objetivo de orientar e otimizar a produção, controle, racionalização, tramitação e destinação dos documentos, auxiliando ainda a recuperação da informação produzida por cada órgão.

O trabalho de campo realizado exigiu que as pesquisas fossem feitas de forma multidisciplinar contando com a contribuição dos profissionais das diversas áreas do Poder Público Municipal. Apesar das dificuldades surgidas no decorrer dos trabalhos, obedeceu-se rigoroso planejamento. O objetivo em contemplar a realidade da produção documental do município foi alcançado.

A equipe que realizou os trabalhos, comprometida com a missão, não mediu esforços para alcançar esse objetivo, e coloca-se inteiramente a disposição para avançar em seus trabalhos de Gestão Documental no Município de Cariacica.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL DO MUNICÍPIO DE CARIACICA

NOTA EXPLICATIVA
A gestão documental é realizada através de instrumentos arquivísticos tais como Plano de Classificação Documental e Tabela de Temporalidade Documental. Para a construção dessas ferramentas foi feito um levantamento da produção documental no Município, através de entrevistas realizadas nos setores de toda a Prefeitura.

A partir dessas tipologias documentais listadas nas Secretarias, foi construído o Plano de Classificação Documental. Esse instrumento reflete a estrutura organizacional da administração municipal, de acordo com o disposto na Lei n.º 4.697 de 31 de março de 2009, alterada pela a Lei n.º 5131 de 09 de janeiro de 2014. Dessa forma, a partir das funções desempenhadas nessa estrutura, foi criada uma codificação que permite identificar o documento gerado. Este Plano de Classificação contempla as atividades-fim e atividades-meio exercidas pela administração municipal.

Tais ferramentas arquivísticas construídas para o Município de Cariacica, refletem sua realidade em relação à produção documental. Para isso, foi tomada como base a obra “Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos para as Administrações Públicas Municipais”, elaborada por Daíse Apparecida Oliveira.

O Plano de Classificação foi estruturado a partir da Estrutura da Administração Municipal estipulada pela Lei nº 5131 de 09 de janeiro de 2014 e pela Lei 5283 de 17 de novembro de 2014, alterado pelo Decreto nº 20 de 31 de Janeiro de 2019, que apresenta as divisões em três grupos relacionados como as macro funções sendo eles: Órgãos de Assessoramento, Órgãos da Administração Instrumental, Órgãos da Administração Finalística (grupo funcional).

Esses grupos tem em sua constituição: as grandes funções (subgrupos funcionais), funções, subfunções e séries documentais.