JURNAL TEKNOLOGI TERPADU NO. 1 VOL.

4 JUNI ISSN 2338 - 6649

Analisis Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Selisih Jumlah Stok Suku

Cadang Di Gudang Bengkel Perawatan Alat Berat PT. “X”

Syahruddin
Jurusan Teknik Mesin Alat Berat
Jl. Soekarno-Hatta Km.8 Balikpapan Telp. (0542)860895, 862305, Fax.861107
E-mail:Syahruddin@poltekba.ac.id

Abstract
This study aims to determine the factors that cause the difference in the number of recorded stock of
spare parts available in the warehouse with PT. "X" and the issues at the warehouse PT. "X" as well as the
efforts that need to be done to overcome these problems. Field research by the method of observation,
documentation and interview with the supervisor, foreman and employees / warehouse staff committed to the
process of receiving, stock in, invetory, stock out and stock opname. The data collected are quantitative data
includes data spare parts and spare parts as well as the difference and qualitative data covering warehouse
management condition and the cause of the problems that occurred in the warehouse. Research results are the
factors that cause the difference in the number of recorded stock of spare parts available in the warehouse with
PT. "X" is the item moved to the new warehouse 198 items (23%), spending without FPB 46 items (5%), One of
the cutting stock 42 item (5%), do pengadjustan 442 items (52%) and the results of adjustment auditing 119
items (14%). Problems on the warehouse PT. "X" and the efforts made to overcome that: when the officer is not
rigorous checking process parts using sampling methods in checking the spare parts, the repair effort is to check
the spare parts entered with 100% inspection methods. Spare parts storage activities are carried out is still not
good, then the repair effort is put parts or goods appropriately and neatly with the FIFO principle. Lack of
spare parts that can come out without the FPB and cuts the number of parts, the repair effort is to store spare
parts on each shelf and manufacture of card stock to control the goods out. Control tasks are not carried out
properly, then the repair effort is tracking the items spare parts there is difference for re recorded existence.

Key Words: Sparepart, warehouse, inventory, heavy equipment maintenance and FIFO principle

Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahuifaktor-faktor penyebab terjadinya selisih jumlah stok suku
cadang yang terdata dengan yang tersedia di gudang PT. “X”dan permasalahan-permasalahan pada gudang
PT. “X” serta usaha-usaha yang perlu dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut.Penelitian lapangan
dengan metode observasi, dokumentasi dan wawancara kepada supervisor, foreman dan karyawan/staff gudang
yang dilakukan pada proses penerimaan, penyimpanan, peneluaran dan pengontrolan. Data yang dikumpulkan
adalah data kuantitatif yang meliputi data suku cadang dan selisih suku cadang serta data kualitatif yang
meliputi kondisi pengelolaan gudang dan penyebab dari kendala yang terjadi pada gudang tersebut. Hasil
penelitiannya adalah faktor-faktor penyebab terjadinya selisih jumlah stok suku cadang yang terdata dengan
yang tersedia di gudang PT. “X” adalah barang pindah ke gudang baru 198 item (23%), pengeluaran tanpa
FPB 46 item (5%), Salah pemotongan stok 42 item (5%), dilakukan pengadjustan 442 item (52%) dan hasil
adjustment audit 119 item (14%). Permasalahan pada gudang PT. “X” dan usaha yang dilakukan untuk
mengatasinya yaitu: Petugas tidak teliti saat proses pengecekan suku cadang menggunakan metode sampling
dalam pengecekan suku cadang, maka usaha perbaikannya adalah melakukan pengecekan suku cadang masuk
dengan metode 100% inspection. Kegiatan penyimpanan suku cadang yang dilaksanakan masih kurang baik,
maka usaha perbaikannya adalah menempatkan suku cadang atau barang secara tepat dan rapi dengan prinsip
FIFO. Adanya suku cadang yang dapat keluar tanpa adanya FPB dan pemotongan jumlah suku cadang, maka
usaha perbaikannya adalah dengan menyimpan suku cadang pada masing-masing rak dan pembuatan stock
card untuk mengontrol barang keluar. Aktivitas pengontrolan tidak dilaksanakan dengan baik, maka usaha
perbaikannya adalah melakukan tracking pada item suku cadang yang terjadi selisih untuk didata ulang
keberadaannya.

Kata Kunci: Suku cadang, gudang, inventory,perawatan alat berat dan prinsip FIFO

42
 JURNAL TEKNOLOGI TERPADU NO. 1 VOL. 4 JUNI ISSN 2338 - 6649

1. Pendahuluan terdata dengan yang tersedia di gudangPT.

Salah satu aktivitas penunjang dari “X”?
sistem logistik adalah penyimpanan 2. Apakah permasalahan pada gudang PT.
barang. Fungsi penyimpanan adalah untuk “X” dan usahaapayang perlu dilakukan
memaksimalkan penggunaan sumber- untuk mengatasi permasalahantersebut?
sumber yang ada pada gudang dalam
memenuhi kebutuhan pemakai dalam hal 2. Metode Penelitian
ini mekanik, divisi perawatan,produksi 2.1 Jenis Penelitian
maupun pihak yang membutuhkan barang Penelitianlapangan dengan metode
atau suku cadang. observasi, dokumentasi dan wawancara
PT. “X” merupakan suatu perusahaan dilakukan di PT.”X”dilaksanakan tanggal
yang bergerak di bidang tambang batu 5 Januari sampai 8Maret 2016.
bara.Perusahaan ini mengelola sendiri 2.2 Teknik Pengumpulan Data
lahannya mulai dari tahap exploration, Dalam pengumpulkan data, ada
exploitation, preparation &shipment yaitu beberapa teknik yang diterapkan oleh
tahapan proses produksi batu bara dan juga penulis, meliputi observasi, dokumentasi
sistem logistiknya. Pada bagian gudangPT. dan wawancarakepada supervisor,
“X” terdapat permasalahan yang foreman dankaryawan / staff gudangyang
mengganggu pengelolaan dan berpengaruh dilakukan pada proses Receiving, Stock In,
pada bagian produksi. Permasalahan yang Invetory, Stock Opname, Stock Out,
terjadi adalah terjadinya selisih stock Administrationdan SOP gudang.
barang antara jumlah stock yang ada pada
data gudangdengan jumlah stock yang ada
Mulai

Identifikasi dan

di dalam gudang. Efek yang diakibatkan Perumusan

Masalah

dari terjadinya selisih jumlah stock adalah

Perumusan
Tujuan

terjadinyakekosongan stock pada saat Studi Lapangan Studi Literatur

adanya permintaan barang dari konsumen, Observasi Dokumentasi Buku

Literatur
Internet

karena jumlah stock barang yang tidak Pengumpulan

Data Tahap Perumusan
Data

terkontrol dengan baik Pengambilan

Data Primer
Pengambilan

Data Sekunder

. Dokumentasi

Foto Lapangan
Data

Wawancara Data SOP

Audit

Tabel 1.1 Hasil Stock Opname Audit Tahap

Pengumpulan

Item Suku cadang Prosentase

Deskripsi
Data

Pengolahan Data

Analisis data

Item Suku cadang yang tidak bermasalah 11764 93.3% Hasil Penelitian
dan Pembahasan
Tahap

Item Suku cadang yang terjadi selisih Stok 847 6.7%

Kesimpulan dan

Saran Pengolahan Data

Selesai

Jumlah Item suku cadang 12611 100%

Gambar 2.1 : Diagram Alir Penelitian Tabel
Dari table 1.1 diatas, ada 6.7% item
2.1 Metode Pengumpulan Data
suku cadangyakni sejumlah 847 item suku
cadangyang mengalami selisih stock dari Kelompok Data Jenis Data Metode /
Data Sumber
jumlah item suku cadang yang ada pada
Kuantitatif Data Suku Sekunder Head
gudangPT. “X” yakni sejumlah 12.611 cadang Logistic
item. Hal ini tentunya akan menjadi Data Selisih Sekunder Laporan
kendala bagi kegiatan inventory suku suku cadang Hasil Audit
dan Stock
cadangdigudangtersebut. Opname
Berlatar belakang hal tersebut, maka Akhir Tahun
dapat diperoleh rumusan masalah yaitu: 2015
1. Apakahfaktor-faktorpenyebab terjadinya
selisih jumlah stok suku cadang yang

43
 JURNAL TEKNOLOGI TERPADU NO. 1 VOL. 4 JUNI ISSN 2338 - 6649

Selanjutnya permasalahan yang terjadi

pada gudang alat berat PT. “X” dijelaskan
Kualitatif Kondisi Primer Observasi di bawah ini.
pengelolaan
pergudanga
n yang ada
3.1 Aktivitas Penerimaan
di gudang 3.1a. Permasalahan Pada Aktivitas
tersebut Penerimaan
Penyebab Primer -Observasi
dari kendala -Wawancara
Pihak User dalam hal ini seorang
yang terjadi Supervisor atau foreman dari divisi
pada maintenance atau produksi akan mengecek
gudangterse
but
langsung Suku cadangtersebut
berdasarkan kualitasnya (Quality Check)
dan juga mengecek kesesuaian suku
2.3 Pengolahan dan Analisis Data cadangtersebut sesuai dengan permintaan
Data yang terkumpul diolah dengan user tersebut dan terakhir user melakukan
membuat tabulasi kemudian data tersebut pengecekan jumlah suku cadang(Quantity
dianalisis secara deskriptif. Check). Pengecekan yang biasa dilakukan
3.Hasil dan Pembahasan pada
Hal yang menyebabkan terjadinya selisih gudangPT.”X” adalah
jumlah stock suku cadangyang bertotal 847 denganmenggunakan sampel. Namun,
item adalah barang atau suku karena proses pengecekan terkadang
cadangyangkeluar dari gudangtidak menggunakan sampling method maka
dibuatkan FPB (Form Pengeluaran terjadilah permasalahan yaitu pemasukan
Barang) terjadi pada 33 item suku cadang, suku cadang yang tidak sesuai permintaan.
suku cadang memiliki bentuk fisik yang 3.1b.Perbaikan Pada
sama dengan suku cadanglainsehingga Aktivitas Penerimaan
salah dalam melakukan pemotongan Adapun usaha perbaikan yang
jumlah stock terjadi pada 35 item suku penulis lakukan untuk meningkatkan
cadang, 119 item suku cadanglainnya performa pada proses penerimaan dan
mengalami selisih karena hasil adjusment untuk mengatasi permasalahan tersebut
audit pada tahun 2013 yang tidak benar, adalah dengan melakukan proses
dan sisanya yakni 660 item suku cadang pemeriksaan 100% Inspection kepada
yang terjadi selisih belum diketahui seluruh suku cadang yang dating baik
penyebabnya. Presentase penyebab secara quantity dan quality. Dengan
terjadinya selisih suku cadangtersebut menggunakan melakukan metode tersebut
dapat dilihat pada tabel 3.1.di bawah ini. terbukti dapat menekan angka terjadinya
kesalahan pemasukan suku cadang yakni
Tabel 3.1 Penyebab Terjadinya Selisih Suku suku cadang yang masuk tidak sesuai
cadang permintaan. Setiap suku cadangakan dicek
Item Suku satu persatu sesuai surat jalan ataupun
Deskripsi Cadang Prosentase dokumen good receiptsuku cadang
Pengeluaran tersebut. Adapun hasil dari penerapan cara
tanpa FPB 33 4%
tersebut adalah tidak terulang kembali
Salah
Pemotongan 35 4% kejadian seperti yang ditunjukkan pada
Hasil tabel 3.1 pada gambar nomor 1 karena
Adjustment setiap suku cadang yang tidak sesuai akan
Audit 119 14% langsung dibuatkan claim report.
Belum diketahui 660 78% Dokumen claim report beserta suku
Jumlah 847 100%
cadang yang telah dikemas kemudian
dikembalikan (reverse logistic) karena
tidak sesuai dengan permintaan.

44
 JURNAL TEKNOLOGI TERPADU NO. 1 VOL. 4 JUNI ISSN 2338 - 6649

3.2 Aktivitas Penyimpanan 3.3 Aktivitas Pengeluaran

3.2aPermasalahan Pada Aktivitas 3.3a Permasalahan Pada Aktivitas
Penyimpanan Pengeluaran
Kendala yang terjadi pada aktivitas Permasalahan pada aktivitas
penyimpanan pada proses find location pengeluaran adalah terjadinya pengeluaran
and put the part yaitu adanya kondisi suku cadangtanpa adanya BPB(Bon
penyimpanan/peletakkan barang yang Pengeluaran Barang) sehingga tidak ada
tidak tepat dan tidak rapi karena akan proses pemotongan jumlah stok suku
timbul masalah saat akan menggunakan cadang pada data gudang. Hal tersebut
prinsip FIFO (First In – First Out). Hal ini terjadi akibat adanya user yang melakukan
tentu berdampak kerugian kepada permintaan barang tanpa adanya
perusahaan, barang yang pertama masuk FPB(Form Permintaan Barang) dengan
tidak dikeluarkan akan terus disimpan di alasan meminjam dahulu suku
gudang. Suku cadangtersebut akan cadanguntuk dicoba terlebih dahulu.
mengalami kedaluwarsa atau korosif yang Namun, user tidak kembali untuk
dapat merusak suku cadang. memberikan FPB. Selain itu hal yang
3.2b Perbaikan Pada Aktivitas samaterjadi saat akan overshift siang
Penyimpanan dengan malam, karena saling tidak adanya
Penyimpanan suku cadang yang koordinasi satu sama lain jadi tidak ada
tidak sesuai dapat berpengaruh terhadap yang meminta FPB ke user sampai hal
kualitas suku cadang tersebut. Oleh tersebut terlupakan. Ada pula kendala
karenanya penulis melakukan usaha akibat kesalahan penulisan namasuku
perbaikan yakni dengan mendesain rak dan cadang pada FPB yang ditulis oleh
mengimplementasikannya pada storeman karena suku cadangtersebut
gudangPT.”X”.Penyimpanan ban memiliki bentuk fisik yang sama dengan
ditempatkan diatas rack khusus, posisi ban yang lainnya. Hal-hal tersebutlah yang
vertikal (tidak ditidurkan/ditumpuk, dan mengakibatkan terjadinya selisih jumlah
disimpan didalam ruangan sehingga tidak suku cadang antara data gudang dengan
terkena matahari secara langsung. kondisi fisik.
Kemudiandiberi nomor urut yang 3.3b Perbaikan Pada Aktivitas
dilakukan penulis. Pemberian nomor urut Pengeluaran
berdasarkan urutan masuknya ban tersebut Untuk mencegah terulangnya
ditujukan agar proses FIFO dapat berjalan kembali kejadian selisih jumlah suku
dengan baik. Urutan pengeluaran ban akan cadang maka penulis melakukan usaha
berurutan sesuai nomor urut masuknya. perbaikan yaitu dengan membuatkan stock
Ban disimpan dan ditata rapi di rak dan card untuk masing-masing suku cadang
tidak menghalangi jalan.Disamping itu yang disimpan. Fungsinya sebagai data
penulis membuat box untuk menempatkan manual dari jumlah masing-masing suku
suku cadangyang berhamburan dan cadang dan memastikan semua proses
menempatkannya pada box yang telah pemasukan maupun pengeluran suku
dibuat dan diberikan daftar suku cadang cadangakan tercatat untuk meminimalisir
yang dapat mempermudah storeman pada bahkan dapat menghilangkan terjadinya
saat mencari suku cadang.Box tersebut kesalahan ambilsuku cadang maupun
digunakan untuk suku cadangyang terjadi selisih jumlah suku cadang.
berukuran kecil dan jumlahnya tidak
banyak. 3.4 Aktivitas Pengontrolan
3.4aPermasalahan Pada Aktivitas
Pengotrolan
Aktivitas pengontrolan disebut juga
dengan stock opname atau stock taking

45
 JURNAL TEKNOLOGI TERPADU NO. 1 VOL. 4 JUNI ISSN 2338 - 6649

yaitu suatu aktivitas gudang yang pengeluaran barang tanpa FPB sejumlah
dilakukan untuk mencocokkan jumlah 13, terjadi 7 kasus kesalahan pemotongan
suku cadang yang ada di data gudang dan 442 sisa item lainnya dilakukan
dengan jumlah fisik suku cadang yang ada pengkalibrasian ulang untuk menormalkan
di gudangtersebut.Permasalahan yang ada kembali jumlah suku cadang yang selisih
di bagian pengontrolan adalah tidak pada data gudang. Selanjutnya
adanya perencanaan atau penjadwalan apabila direkapitulasi dari hasil
secara baik oleh bagian pengontrolan. sebelumnya, maka penyebab terjadinya
Sebagai contoh permasalahan yang timbul selisih suku cadang sebanyak 847item
adalah terjadinya selisih jumlah suku adalah seperti yang ditunjukkan pada
cadangsesuai hasil dari audit akhir tahun tabel3.4.
2014. Ini adalah indikasi bahwa aktivitas
pengontrolan tidak berjalan dengan baik Tabel 3.4. Penyebab Selisih Stok Suku
karena tidak adanya penjadwalan Cadang
pengontrolan oleh pihak internal Item Suku Prosentas
Deskripsi Cadang e
gudangtesebut.
Barang Pindah ke
3.4b Perbaikan Pada Aktivitas Gudang Baru 198 23%
Pengontrolan Pengeluaran tanpa
Usaha perbaikan yang penulis lakukan FPB 46 5%
yakni melakukan pengontrolan dan Salah Pemotongan 42 5%
trackinginventory untukstock opname Dilakukan
Pengadjustan 442 52%
sekaligus melakukan tracking pada suku
Hasil Adjustment
cadang yang mengalami selisih jumlah Audit 119 14%
suku cadang.Hasil dari proses tracking Jumlah 847 100%
yang penulis dan team lakukan adalah
ditemukannya beberapa penyebab 4. Kesimpulan
terjadinya selisih suku cadangyang terjadi
dari 660item suku cadangselisih yang Dari hasil analisis data yang sudah
belum diketahui penyebabnya yang dapat dilakukan dapat disimpulkan:
dilihat pada tabel dibawah ini. 1.Faktor-faktorpenyebab terjadinya selisih
jumlah stok suku cadang yang terdata
Tabel 3.3 Hasil Tracking SelisihSuku dengan yang tersedia di gudang PT. “X”
Cadang
adalah barang pindah ke gudang baru
Item Suku
Deskripsi Cadang Prosentase 198 item (23%), pengeluaran tanpa FPB
Barang Pindah ke 46 item (5%), Salah pemotongan stok 42
Gudang Baru 198 30% item (5%), dilakukan pengadjustan 442
Pengeluaran tanpa item (52%) dan hasil adjustment audit
FPB 13 2% 119 item (14%).
Salah Pemotongan 7 1%
2.Permasalahan pada gudang PT. “X” dan
Dilakukan
Pengadjustan 442 67% usaha apa yang perlu dilakukan untuk
Jumlah 660 100% mengatasinya yaitu:
a.Petugas tidak teliti saat proses
Pada tabel di atas terlihat bahwa pengecekan suku cadang dan
dari 660item suku cadang yang terkadang masih menggunakan metode
sebelumnya belum diketahui penyebab sampling dalam pengecekan suku
terjadi selisihnya adalah terjadi karena cadang. Usaha perbaikannya adalah
adanya pemindahan barang kegudang yang melakukan pengecekan suku cadang
baru tanpa adanya pemindahan lokasi pada masuk dengan metode 100%
data gudang adalah sejumlah 198item, inspection.

46
 JURNAL TEKNOLOGI TERPADU NO. 1 VOL. 4 JUNI ISSN 2338 - 6649

b.Kegiatan penyimpanan suku cadang Higgin, Lindley. R. 1995, Maintenance

yang dilaksanakan masih kurang baik. Engineering Hand Book 5th Ed,Mc Graw
Usaha perbaikannya adalah Hill, Inc, New York.
menempatkan suku cadang atau barang
secara tepat dan rapi dengan prinsip John Warman. 2004. Manajemen
FIFO. Pergudangan. Pustaka Sinar
c. Adanya suku cadang yang dapat keluar Harapan.Jakarta
tanpa adanya FPB dan pemotongan
Modern School Shop Planning 7th Ed.
jumlah suku cadang. Usaha
1978. Prakken Publication, Inc, Michigan.
perbaikannya adalah dengan
menyimpan suku cadang pada masing- Neal Michael, J. 1999, The Tribology
masing rak dan pembuatan stock card Hand Book 2nd Ed, Butter Worth
untuk mengontrol barang keluar. Heinemann, Oxford.
d.Aktivitas pengontrolan tidak
dilaksanakan dengan baik. Usaha P. Gopalakrishnan and A.K. 2004. Banerji.
perbaikannya adalah melakukan Maintenance and Spare Parts
tracking pada item suku cadang yang Management. Prentice Hall of India, New
terjadi selisih untuk didata ulang Delhi
keberadaannya.
Ricky Martono. 2013. Practical Inventory
5. Ucapan Terimakasih Management : Menciptakan Keunggulan
Operasional Melalui Sediaan. PPM
Terimakasih ditujukan kepada manajer Manajemen. Jakarta.
PT.”X” yang telah menyediakan tempat
Sekaran, U. 2006. Metodologi Penelitian
untuk penelitian ini.
untuk Bisnis. Jakarta: Salemba Empat.
6. Daftar Pustaka Standard Operational Procedure: Logistic
(Procurement, Inventory& Fuel)PT.”X”
Burgess, R.G. 1984. In the Field: An Periode 2013.
Introduction to Field Research. London:
George & Unwin. Sumayang, L. 2003. Dasar-Dasar
Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta:
David, Fred R., 2011. Manajemen Salemba Empat
Strategis. Jakarta: Salemba Empat.

Garg H. P. 1976. Industrial Maintenance,

S.Chand and Company Ltd, New Delhi.

47