忙しい業務の合間に行う「会議」は、できる限り効率良くコンパクトにまとめたいもの。しかし実際には、「ダラダラと時間ばかり過ぎる」「いつのまにか議題からズレてしまう」というような“ムダ会議”になってしまうケースが多々あります。今日はそんなムダ会議から脱出するために、「効率良く会議を進める方法」をご紹介します。 ■“ムダ会議”の原因はどこにある？ まずはよくあるムダ会議の原因から探っていきましょう。会議でのこんな状況、あなたも経験したことがありませんか？ ＜理想は“議事録ドリブン”＞ ▽ 第1回 会議の何が問題なのか？ - ITmedia エンタープライズ よくある会議の問題点としては、次のようなものがあります。 会議が迷走する。 会議が決まらない。 会議で決まったことが実行されない。 会議が長い。 本来の議題からいつのまにか離れて個人が好き勝手に話していたり、結論があいまいになっていたり、決ま
忙しくて集まる時間の取れないビジネスパーソンにとって、メールを使った議論は日常茶飯事。しかし、議論が発散してしまったり、うまく意図が伝わらなかったり、無駄な返事が頻出するなど、メールを使った議論への課題は数多い。メールのサブジェクトを工夫することで、議論の生産性を向上させようというのが「OpenSubject」だ。 正式な議論の代表格は「会議」だが、忙しいビジネスパーソンの間で会議に次ぐ議論、コミュニケーションの手段として活用されているのが、言わずと知れたメールだ。しかし、メールによる議論は、最適化や効率化が全く進んでいない。それぞれの人が自分なりの「問題が起きにくい方法」を漠然と実行しているのが実情だろう。 最近ではソフトウェア開発で使われるバグトラッキングシステム「Trac」や、議事録ベースの会議支援システム「Sargasso XM」などの導入によってシステム化が進み、メールでの議論や
こんにちは、livedoor Blog を担当しています佐々木です。 「livedoor Blog」プロジェクトの定例会議は、検討する議題が山積みで関係者も多く、いつも20名を超すスタッフが集まります。ですが、長時間の会議はデメリットしか生みませんので、“会議は週に1回1時間だけ”と制限を決めて、そのなかで効率的な会議の方法を試行錯誤しています。 そこで今回は、「アジェンダの作成方法」に焦点をあて、“ライブドア流”会議術の一端をご紹介したいと思います。 【01】アジェンダは前日のうちに関係者にメールする 会議で使用するアジェンダは、前日のうちに関係者にメールして目を通してもらい、補足がある場合には事前に受け付けます。 そうすることで、参加者が予習をするようになり、会議での話がスムースになります。また、アジェンダの内容によって「今回は欠席する」という判断がしやすくなるのもメリットで、参加して
ITmediaにて実施した“究極の会議”体験セミナー。実際の進め方はどんな感じだったのか。また会議に対する問題点をどう考えたらいいのかを考えてみます。 “議事録ドリブン”を用いた究極の会議。実際に行ってみた会議の模様を見ながら、リアルな進め方を見てみましょう。 今回の体験会議は、全く違う職種の方が集まって行いました。共通の会議テーマを設けるのも難しいので、「社員旅行計画会議」という、どこの会社でもありそうな（なさそうな？）テーマでスタートです。 今回の議事録の一部が以下のようになります。このような議事録をプロジェクタに投影して、参加者の議論を書き込みながら議論を進めていきます。今回は、著者が開発している、議事録ドリブン専用ツールの「Sargasso XM」を使って会議をしました。 1stステップ──トピックの洗い出し 最初にやるべきことは、会議で何を話さないかいけないか、トピックを洗い出す
そろそろ実際の会議の現場に入っていきましょう。ただし「では早速──」などと議論に入ってはいけません。会議をスムーズに進めるには、会議冒頭の手順が重要なのです。 前回は、会議のゴール設定とリマインドの仕方を紹介しました。 ちゃんとリマインドをしたことで、会議室には時間通り参加者全員がそろっています。ここで「では早速──」などと言って、いきなり議論を始めてはいけません。誰しも長い会議は嫌なものですよね。長い会議、終盤に迷走する会議を防ぐためには、会議の最初に時間管理をしておくことが重要です。 プラクティス4──時間管理（time management） 時間管理は、会議のファシリテイション（議事進行技術）で最も難しいものの1つです。しかし会議の最初にきちんと手順を踏むことによって劇的に改善します。その手順は以下の5つです。 会議のゴールの確認 会議の終了時刻の確認 ToDoの見直し スケジュー
前回の記事では、「会議が迷走する」「会議が決まらない」「会議で決まったことが実行されない」「会議が長い」の四重苦のスパイラルが、多くの会議が共通に抱えている問題だと分析しました。 なぜ会議の生産性を上げたいのでしょうか。もう一度、胸に手をあてて考え直してください。それは、あなたのプロジェクトが何か素晴らしいことを達成したいからに違いありません。もしそうした気持ちをあなたや、あなたのプロジェクトのメンバーが持っていないのであれば、会議の生産性を上げて短時間で会議が終わっても、結局ほかのところで無駄が発生するだけのことでしょう。経営者や管理者は会議時間が長いことを嘆きますが、問題は本当に会議の時間が長いことなのでしょうか。会議の時間を短くしたくなるほど、社員がその仕事に熱心に取り組んでいないことがより問題なのかもしれません。 会議術によって改善できるのは、何かを達成したいと信じている人たちの気
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