INVENTARIO

3.4.1 DEFINICIONES
Por inventario se define al registro total de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin. Por extensin, se denomina inventario a la comprobacin y recuento, de las existencias fsicas en s mismas y/o con las tericas documentadas. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para evaluar sus carencias de mercancas con el fin de fijar su posible masa de produccin y regateo Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de embarcacin de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestin empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones. Segn lo referente a la NIC 2-parrafo 6 indica: Los trminos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuacin se especifican: Inventarios son activos: (a) posedos para ser vendidos en el curso normal de la operacin; (b) en proceso de produccin con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de produccin, o en la prestacin de servicios.

3.4.2 EL COSTO DE LOS INVENTARIOS: COSTO DE COMPRA Y COSTO DE CONVERSION.

Costo de los inventarios NIC 2-PARRAFO 10 El costo de los inventarios comprender todos los costos derivados de su adquisicin y transformacin, as como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condicin y ubicacin actuales.

Costos de adquisicin NIC 2-PARRAFO 11 El costo de adquisicin de los inventarios comprender el precio de compra, los aranceles de importacin y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de las mercaderas, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirn para determinar el costo de adquisicin. Costos de transformacin NIC 2-PARRAFO 12 Los costos de transformacin de los inventarios comprendern aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. Tambin comprendern una parte, calculada de forma sistemtica, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. Son costos indirectos fijos los que permanecen relativamente constantes, con independencia del volumen de produccin, tales como la depreciacin y mantenimiento de los edificios y equipos de la fbrica, as como el costo de gestin y administracin de la planta. Son costos indirectos variables los que varan directamente, o casi directamente, con el volumen de produccin obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta. 13 El proceso de distribucin de los costos indirectos fijos a los costos de transformacin se basar en la capacidad normal de trabajo de los medios de produccin. Capacidad normal es la produccin que se espera conseguir en circunstancias normales, considerando el promedio de varios periodos o temporadas, y teniendo en cuenta la prdida de capacidad que resulta de las operaciones previstas de mantenimiento. Puede usarse el nivel real de produccin siempre que se aproxime a la capacidad normal. La cantidad de costo indirecto fijo distribuido a cada unidad de produccin no se incrementar como consecuencia de un nivel bajo de produccin, ni por la existencia de capacidad ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocern como gastos del periodo en que han sido incurridos. En periodos de produccin anormalmente alta, la cantidad de costo indirecto distribuido a cada unidad de produccin se disminuir, de manera que no se valoren los inventarios por encima del costo. Los costos indirectos variables se distribuirn, a cada unidad de produccin, sobre la base del nivel real de uso de los medios de produccin. 14 El proceso de produccin puede dar lugar a la fabricacin simultnea de ms de un producto. Este es el caso, por ejemplo, de la produccin conjunta o de la produccin de productos principales junto a subproductos. Cuando los costos de

transformacin de cada tipo de producto no sean identificables por separado, se distribuir el costo total, entre los productos, utilizando bases uniformes y racionales. La distribucin puede basarse, por ejemplo, en el valor de mercado de cada producto, ya sea como produccin en curso, en el momento en que los productos comienzan a poder identificarse por separado, o cuando se complete el proceso productivo. La mayora de los subproductos, por su propia naturaleza, no poseen un valor significativo. Cuando este es el caso, se miden frecuentemente al valor neto realizable, deduciendo esa cantidad del costo del producto principal. Como resultado de esta distribucin, el importe en libros del producto principal no resultar significativamente diferente de su costo.

3.4.3 SISTEMAS DE CONTABILIZACION DE LOS INVENTARIOS: DIFERENCIAS FUNDAMENTALES.

El Sistema de Inventario Perpetuo: Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo fsico, porque los movimientos de compra y venta de mercancas se registra directamente en el momento de realizar la transaccin a su precio de costo. Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancas denominado Krdex, en el cual se registra cada artculo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancas.

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La derivacin del saldo de cada cuenta incluye el inventario: Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancas vendidas = Saldo Final El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deber resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.

Los registros de inventario perpetuo proporcionan informacin para las siguientes decisiones:

La mayora de las tiendas de mobiliario, guarda la mercanca en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercanca disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicar oportunamente la disponibilidad de dicha mercanca. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando ste se muestra bajo. Si las compaas preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo fsico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo fsico una vez al ao para verificar la exactitud de los registros.

Asientos bajo el Sistema Perpetuo En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compaa registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancas vendidas. La compaa carga tambin a costo de mercancas vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancas vendidas llevan un saldo actual durante el periodo. Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: 2. Inventario $560,000 Cuentas por pagar $560,000 -----------1--------Cuentas por cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 ----------2---------Costo de mercancas vendidas $540,000 Inventario $540,000 3. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000): 4. Asientos de fin de periodo: No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancas vendidas estn actualizados.

Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas $900,000 Costo de mercanca vendidas < $540,000> Margen Bruto $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx Inversiones a corto plazo $xxx,xxx Cuentas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,000 Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx

El Sistema de Inventario Peridico: SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancas mediante la realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual se denomina inventario inicial o final segn sea el caso. Inventario inicial: Es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico. Inventario final: Es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable.

En el sistema de inventario peridico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. sta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin para calcular el costo de las mercancas vendidas. El sistema peridico es conocido tambin como sistema fsico, porque se apoya en el conteo fsico real del inventario. El sistema peridico es generalmente utilizado para contabilizar los artculos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artculos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al da del inventario disponible. Para usar el sistema peridico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspeccin visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueo o administrador pueden visualizar las mercancas existentes. Asientos bajo el Sistema de Inventario Peridico En el sistema peridico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el saldo inicial que qued al final del perodo anterior. Sin embargo, al fin del perodo, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento

de diario elimina el Saldo Inicial, abonndolo a Inventario y cargndolo a Ganancias y Prdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basndose en el conteo fsico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Prdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes. Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: 2. Inventario $560,000 Cuentas por pagar $560,000 ---------1--------Cuentas por cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 3. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000) 4. Asientos de fin de periodo para actualizar el inventario: -----------1----------Ganancias y Prdidas $100,000 Inventario (saldo inicial) $100,000 -------------2---------Inventario (saldo final) $120,000 Ganancias y Prdidas $120,000 Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas $900,000 Costo de mercanca vendidas: Inventario Inicial $100,000 Compras $560,000 Inventario Final <$120,000> Costo de mercancas vendidas $540,000 Margen Bruto $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx Inversiones a corto plazo $xxx,xxx Cuentas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,000 Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx Clculo Del Costo Del Inventario Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histrico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancas. El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de

compras, ms el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras est en trnsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancas estn disponibles para la venta.

3.4.4 METODOS DE VALUACION DE LOS INVENTARIOS. INCIDENCIA DE LOS METODOS EN EL MARGEN BRUTO, EN EL COSTO DE VENTAS, EN EL INVENTARIO FINAL Y EN LOS RESULTADOS.
Mtodos de valuacin de inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los mtodos de costeo de inventarios son: costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS). -Costo Promedio Ponderado: El mtodo del costo promedio ponderado, llamado a menudo mtodo del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el perodo. Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancas disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el nmero de unidades disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancas vendidas, multiplicando el nmero de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancas disponibles para la venta es de $90,000 y estn disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artculo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancas vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000).

PROMEDIO PONDERADO INVENTARIO FINAL 1.200 500 400 2.100 34.48 34.48 34.48 34.48 COSTO DE VENTAS 41.382 840 17.242 750 13.794 290 72.418 1.880 34.48 34.48 34.48 34.48 28.967 25.864 10.001 64.832 UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

Ejemplo del Promedio ponderado Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2011 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo

Entradas Fecha Concepto Q 01-01 Saldo inicial VU VT

Salidas Q VU VT

Saldo Q VU VT

1.000 $10.00 $10.000 1.500 10.67 16.000 1.100 $10.67 $11.737 400 10.67 4.263

03-01 Compras 500 $12 $6.000 04-01 Venta 15-01 Compras 600 15 9.000 28-01 Compras 500 18 9.000 31-01 Ventas

1.000 13.26 13.263 1.500 14.84 22.263 1.200 14.84 17.808 300 14.84 4.455

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancas vendidas. Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de l. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras ms recientes. Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario est integrado por las compras ms recientes y esta valorizado a los costos tambin ms recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia del mercado.

Posibles procedimientos a desarrollar Como ya mencionamos anteriormente, el mtodo PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economa inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancas o productos vendidos se determina con base en los precios ms antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente ms altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios ms prximos o actuales. Por supuesto, ste mtodo de valoracin de inventarios se emplea para efectos contables ms no para propsitos tributarios, pues a mayor utilidad tambin mayor impuesto a pagar. El ajuste por inflacin no produce ningn efecto en la utilidad, por cuanto el crdito que se registra en la cuenta de correccin monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflacin. Y esto se debe a que los inventarios ms antiguos que producen el mayor ajuste por inflacin son los que se toman como base para el clculo del costo de la mercanca vendida.

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS) <> INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL 510 750 840 2.100 35.00 38.00 40.00 38.07 17.850 400 28.500 500 33.600 980 79.950 1.880 20.00 30.00 35.00 30.48 8.000 15.000 34.300 57.300

$?

Parte B: Inventario final y costo de mercancas vendidas Mtodo de costeo promedio ponderado

Costo de mercancas disponibles para la venta (ver Parte A)* $90,000 *60 unidades a costo promedio ponderado de $1,500 por unidad; $90,000/60Und Inventario final (20 unidades a $1,500 por unidad) <$30,000> Costo de mercancas vendidas (40 unidades a $? por unidad) $60,000

Mtodo de costeo PEPS

Costo de mercancas disponibles para la venta (ver Parte A) $90,000 Inventario final (costo de las ultimas 20 unidades disponibles) * <$36,000> *20 unidades a $1,800 por unidad de la compra N2 Costo de mercancas vendidas: 10 unidades a $1,000 (todas del inventario inicial) $10,000 25 unidades a $1,400 (todas de la compra N1) $35,000 5 unidades a $1,800 (de la compra N2) $9,000 Total Mercancas Vendidas $54,000

Ejemplo del mtodo PEPS

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo. Solucin.

La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas

Salidas

Saldo

Fecha Concepto Q VU VT

VU VT

VU VT

01-01

Saldo inicial

1.000 $10 $10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 04-01 Venta 1.000 $10 $10.000 100 12 1.200 15-01 Compras 600 15 9.000

500 12 6.000

400 12 4.800 600 15 9.000

28-01 Compras 500 18 9.000

500 18 9.000

31-01 Ventas

400 12 4.800 600 15 9.000 200 18 3.600 300 18 5.400

Caso prctico en Excel 1. El movimiento de inventarios para la empresa Manufacturas de Occidente muestra la siguiente informacin para el mes de enero de 2008:

Fecha Ene-01 Ene-04 Ene-14 Ene-26 Ene-30

Movimiento Inventario inicial Compras Compras Compras Ventas

Unidades Costo unitario 3.000 $20 1.700 1.200 1.500 4.700 $22 $24 $25

Se requiere: a) Calcule el costo de ventas utilizando los mtodos de valuacin de inventarios: promedio ponderado, PEPS. b) Realice una conciliacin del costo de ventas por los dos mtodos de valuacin de inventarios. c) Si cada unidad se vende a $30, Elabore un estado de resultados por cada mtodo de valuacin de inventarios y compare los resultados. JUEGO DE INVENTARIOS

MTODO PROMEDIO PONDERADO

MTODO PEPS

COMPARACIN DE LOS MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS

6. Conclusin Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la lnea de produccin si algunas mquinas operan a diferentes volmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin, lo que nos da otra razn para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de produccin, facilitando su programacin. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situacin "de la mano a la boca", comparndose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de produccin, es decir, comprando y consumiendo. Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artculo del inventario) podra en casos extremos, hacer que se detenga la produccin. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y prdidas. Nuestra

conclusin debe ser que la administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma. Con la empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

3.4.5 CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS.

El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es la compra venta de bienes o servicios. Para las que manejan inventarios de mercancas, el control, registro y valuacin de los mismos es uno de los ms difciles retos al que deber enfrentarse y resolver el contador. En este tipo de empresas, las cuentas relacionadas con los inventarios pasan a ser las ms importantes y de los resultados que proporcionen las operaciones realizadas con los bienes que representan depender el xito o fracaso del objetivo de toda empresa comercial: obtener beneficios. En las grandes empresas donde los inventarios son voluminosos y representan cifras millonarias, suele recurrirse a un especialista en anlisis y diseo de sistemas y procedimientos para que planifique los sistemas de controles y registros de inventarios, pero en las pequeas y medianas empresas esa tarea se acostumbra encomendrsela al contador, adems de responsabilizarle sobre la valuacin de los inventarios. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa. El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administracin a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestacin de sus servicios.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organizacin con el fin de:

Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente. Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras. Asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad. Evaluar el desempeo de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. El objetivo principal del presente trabajo es proporcionar informacin sobre el control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice. 2. Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material. 3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difcil de obtener, pues hoy en da, el costo de una computadora personal ya est al alcance de cualquier pequea empresa. 4. Deben efectuarse conteos fsicos, peridicos y sistemticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados. 5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn, informes de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin para las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado. 6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacn debidamente autorizado. 7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancas recibidas en consignacin o en depsito. 8. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.

9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin. 10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario. 12. Comprar el inventario en cantidades econmicas. 13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas. 14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios. 15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a prdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organizacin. 16. Conformar los inventarios fsicos con los registros contables. 17. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. 18. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. 19. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. 20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. 21. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacn y los registrados por contabilidad. 22. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o deterioros por negligencia. 23. El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros. 24. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe. 25. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni estos, tener acceso a los mismos. 26. Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de su artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

27. Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en un poca determinada, se aumente la cantidad mxima. 28. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn. Este le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real. 29. Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de mercancas. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe estn de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual aadir al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artculo. 30. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que debemos envirselas. En estos casos, aunque la mercanca no haya salido del almacn, se dar de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarn en existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara informacin al encargado del registro de control de inventarios para que la operacin sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancas al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancas, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas. 31. Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del almacn debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn nicamente si estn respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado. El problema de la salida de mercancas del almacn no radica solamente en el control de las mismas sino en cmo determinar su valor. El lgico suponer que si un artculo fue dado entrada al almacn a un costo de Bs. 10 por unidad, deberemos valorar su salida a ese mismo precio de costo de Bs. 10, pero en la prctica es normal que un mismo artculo haya sido dado entrada a diferentes precios de costo pues al adquirirlos en distintas fechas o a diversos proveedores, los costos de un artculo pueden ser variables.

3.4.6 EFECTOS DE LOS ERRORES DE LOS INVENTARIOS.

Cambios en las estimaciones contables 32 Como resultado de las incertidumbres inherentes al mundo de los negocios, muchas partidas de los estados financieros no pueden ser medidas con precisin, sino slo estimadas. El proceso de estimacin implica la utilizacin de juicios basados en la informacin fiable disponible ms reciente. Por ejemplo, podra requerirse estimaciones para: (a) las cuentas por cobrar de dudosa recuperacin; (b) la obsolescencia de los inventarios; (c) el valor razonable de activos o pasivos financieros; (d) la vida til o las pautas de consumo esperadas de los beneficios econmicos futuros incorporados en los activos depreciables; y (e) las obligaciones por garantas concedidas. 33 La utilizacin de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboracin de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. 34 Si se produjesen cambios en las circunstancias en que se basa la estimacin, es posible que sta pueda necesitar ser revisada, como consecuencia de nueva informacin obtenida o de poseer ms experiencia. La revisin de la estimacin, por su propia naturaleza, no est relacionada con periodos anteriores ni tampoco es una correccin de un error. 35 Un cambio en los criterios de medicin aplicados es un cambio en una poltica contable, y no un cambio en una estimacin contable. Cuando sea difcil distinguir entre un cambio de poltica contable y un cambio en una estimacin contable, el cambio se tratar como si fuera un cambio en una estimacin contable. 36 El efecto de un cambio en una estimacin contable, diferente de aquellos cambios a los que se aplique el prrafo 37, se reconocer de forma prospectiva, incluyndolo en el resultado del: (a) el periodo en que tiene lugar el cambio, si ste afecta solo a ese periodo; o (b) el periodo del cambio y periodos futuros, si el cambio afectase a todos ellos. 37 En la medida que un cambio en una estimacin contable de lugar a cambios en activos y pasivos, o se refiera a una partida de patrimonio, deber ser reconocido ajustando el valor en libros de la correspondiente partida de activo, pasivo o patrimonio en el periodo en que tiene lugar el cambio.

38 El reconocimiento prospectivo del efecto del cambio en una estimacin contable significa que el cambio se aplica a las transacciones, otros eventos y condiciones, desde la fecha del cambio en la estimacin. Un cambio en una estimacin contable podra afectar al resultado del periodo corriente, o bien al de ste y al de periodos futuros. Por ejemplo, un cambio en las estimaciones del importe de los clientes de dudoso cobro afectar slo al resultado del periodo corriente y, por tanto, se reconocer en este periodo. Sin embargo, un cambio en la vida til estimada, o en los patrones de consumo de los beneficios econmicos futuros incorporados a un activo depreciable, afectar al gasto por depreciacin del periodo corriente y de cada uno de los periodos de vida til restante del activo. En ambos casos, el efecto del cambio relacionado con el periodo corriente se reconoce comoingreso o gasto del periodo corriente. El efecto, si existiese, en periodos futuros se reconoce como ingreso o gasto de dichos periodos futuros. Informacin a revelar 39 La entidad revelar la naturaleza e importe de cualquier cambio en unaestimacin contable que haya producido efectos en el periodo corriente, o que se espere vaya a producirlos en periodos futuros, exceptundose de lo anterior la revelacin de informacin del efecto sobre periodos futuros, en el caso de que fuera impracticable estimar ese efecto. 40 Si no se revela el importe del efecto en periodos futuros debido a que la estimacin es impracticable, la entidad revelar este hecho.

Errores
41 Los errores pueden surgir al reconocer, valorar, presentar o revelar la informacin de los elementos de los estados financieros. Los estados financieros no cumplen con las NIIF si contienen errores, tanto materiales como inmateriales, cuando han sido cometidos intencionadamente para conseguir, respecto de una entidad, una determinada presentacin de su situacin financiera, de su rendimiento financiero o de sus flujos de efectivo. Los errores potenciales del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirn antes de que los estados financieros sean formulados. Sin embargo, los errores materiales en ocasiones no se descubren hasta un periodo posterior, de forma que tales errores de periodos anteriores se corregirn en la informacin comparativa presentada en los estados financieros de los periodos siguientes (vanse los prrafos 42 a 47). 42 Con sujecin a lo establecido en prrafo 43, la entidad corregir los errores materiales de periodos anteriores, de forma retroactiva, en los primeros estados financieros formulados despus de haberlos descubierto:

(a) reexpresando la informacin comparativa para el periodo o periodos anteriores en los que se origin el error; o (b) si el error ocurri con anterioridad al periodo ms antiguo para el que se presenta informacin, reexpresandolossaldos iniciales de activos, pasivos y patrimonio para dicho periodo. Limitaciones a la reexpresin retroactiva 43 El error correspondiente a un periodo anterior se corregir mediante reexpresin retroactiva, salvo que sea impracticable determinar los efectos en cada periodo especfico o el efecto acumulado del error. 44 Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo especfico, de un error sobre la informacin comparativa de uno o ms periodos anteriores para los que se presente informacin, la entidad reexpresar los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio para los periodos ms antiguos en los cuales tal reexpresin retroactiva sea practicable (que podra tambin ser el propio periodo corriente). 45 Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado, al principio del periodo corriente, de un error sobre todos los periodos anteriores, la entidad reexpresar la informacin comparativa corrigiendo el error de forma prospectiva, desde la fecha ms remota en que sea posible hacerlo. 46 El efecto de la correccin de un error de periodos anteriores no se incluir en el resultado del periodo en el que se descubra el error. Cualquier otro tipo de informacin que se incluya respecto a periodos anteriores, tales como resmenes histricos de datos financieros, ser objeto de reexpresin, yendo tan atrs como sea posible. 47 Cuando sea impracticable determinar el importe de un error para todos los periodos previos (por ejemplo, una equivocacin al aplicar una poltica contable), la entidad, de acuerdo con el prrafo 45, reexpresar la informacin comparativa de forma prospectiva desde la fecha ms remota posible. En consecuencia, se ignorar la porcin del ajuste acumulado de activos, pasivos y patrimonio que haya surgido antes de esa fecha. En los prrafos 50 a 53 se suministran guas sobre cundo resulta impracticable corregir un error para uno o ms periodos anteriores. 48 La correccin de errores puede distinguirse con facilidad de los cambios en las estimaciones contables. Las estimaciones contables son, por su naturaleza, aproximaciones que pueden necesitar revisin cuando se tenga conocimiento de informacin adicional. Por ejemplo, las prdidas o ganancias reconocidas como resultado del desenlace de una contingencia, no constituye correccin de un error.

Informacin a revelar sobre errores de periodos anteriores

49 En aplicacin del prrafo 42, la entidad revelar la siguiente informacin: (a) la naturaleza del error del periodo anterior; (b) para cada periodo anterior presentado, en la medida que sea practicable, el importe del ajuste: (i) para cada partida del estado financiero que se vea afectada; y (ii) para el importe de la ganancia por accin tanto bsica como diluida, si la NIC 33 fuera aplicable a la entidad; (c) el importe del ajuste al principio del periodo anterior ms antiguo sobre el que se presente informacin; y (d) si fuera impracticable la reexpresin retroactiva para un periodo anterior en particular, las circunstancias que conducen a esa situacin, junto con una descripcin de cmo y desde cundo se ha corregido el error. Esta informacin a revelar podr omitirse en los estados financieros de periodos posteriores.

Impracticabilidad de la aplicacin y de la reexpresin retroactivas

50 En algunas circunstancias, cuando se desea conseguir la comparabilidad con el periodo corriente, el ajuste de la informacin comparativa de uno o ms periodos anteriores es impracticable. Por ejemplo, los datos podran no haberse obtenido, en el periodo o periodos anteriores, de forma que permitan la aplicacin retroactiva de una nueva poltica contable (incluyendo, para el propsito de los prrafos 51 a 53, su aplicacin prospectiva a periodos anteriores), o la reexpresin retroactiva para corregir un error de un periodo anterior, como consecuencia de lo cual la reconstruccin de la informacin es impracticable. 51 Con frecuencia es necesario efectuar estimaciones al aplicar una poltica contable a los elementos de los estados financieros reconocidos o revelados que hacen referencia a determinadas transacciones, otros sucesos y condiciones. La estimacin es subjetiva en s misma, y podra haberse realizado despus del periodo sobre el que se informa. El desarrollo de estimaciones puede ser todava ms difcil cuando se aplica retroactivamente una poltica contable, o cuando se efecta una reexpresin retroactiva para corregir un error de periodos anteriores, debido al dilatado periodo de tiempo que podra haber transcurrido desde que se produjo la transaccin afectada u ocurri el otro suceso o condicin objeto de la reexpresin. Sin embargo, el objetivo de una estimacin, que se refiere a periodos anteriores, es el mismo que para las estimaciones realizadas en el periodo

corriente, esto es, una y otra han de reflejar las circunstancias existentes cuando la transaccin, suceso o condicin haya ocurrido. 52 En consecuencia, la aplicacin retroactiva de una nueva poltica contable o la correccin de un error de un periodo anterior, exige diferenciar la informacin que: (a) suministra evidencia de las circunstancias existentes en la fecha o fechas en la que la transaccin, otro suceso o condicin haya ocurrido, y (b) hubiera estado disponible cuando los estados financieros de los periodos anteriores fueron formulados de otro tipo de informacin. Para algunos tipos de estimaciones (por ejemplo, una estimacin del valor razonable que no est basada en precios o factores observables), es impracticable distinguir tales tipos de informacin. Cuando la aplicacin o la reexpresin retroactivas exijan efectuar estimaciones significativas, para las que sea imposible distinguir aquellos dos tipos de informacin, resultar impracticable aplicar la nueva poltica contable o corregir el error del periodo previo de forma retroactiva. 53 Cuando se est aplicando una nueva poltica contable o se corrijan importes de un periodo anterior, no debe utilizarse la retrospectiva, ya consista en suposiciones acerca de las intenciones de la gerencia en un periodo previo o en estimaciones de los importes que se hubieran reconocido, medido o revelado en tal periodo anterior. Por ejemplo, cuando una entidad corrija un error de un periodo anterior en el clculo de sus pasivos acumulados por ausencias retribuidas en caso de enfermedad de acuerdo con la NIC 19 Beneficios a los Empleados, ignorar la informacin sobre una severa epidemia de gripe estacional que haya aparecido en el siguiente periodo, si este dato ha estado disponible despus de que los estados financieros para el periodo anterior fueran autorizados para su emisin. El hecho de que frecuentemente se exija efectuar estimaciones significativas cuando se modifica la informacin comparativa presentada para periodos anteriores, no impide ajustar o corregir dicha informacin comparativa.

3.4.7 EJERCICIOS PRACTICOS.

INVENTARIO PERIDICO El costo del inventario final se conoce peridicamente y mnimo una vez al ao (a Dic 31) Es econmico

COMPRAS: Se contabiliza as
Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

6205 Compra de M/cas 240805 IVA por compras 236540 Ret. Fte. Por compras 1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed.

DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Se contabiliza as

Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed. 236540 Ret. Fte. Por compras 240805 IVA por compras 6225 Devoluciones en compra

VENTAS: Se contabiliza as
Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes 135515 Ret. Fte. Por venta 240810 IVA x Venta 4135 Ingreso por Venta

El Costo de la Mercanca Vendida (CMV)

El CMV se conoce peridicamente CMV = InvIni + Comp - Devol. Comp - Inv Final

DEVOLUCIN EN VENTAS: Se contabiliza as

Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

4175 Devol en Ventas 240810 IVA x Venta 135515 Ret. Fte. Por venta 1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes

AL FINAL DEL PERODO Cdigo 1435 MNFxE 6225 Devoluciones en compra 6135 CMV 6205 Compra de M/cas 1435 MNFxE Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

INVENTARIO PERMANENTE El costo del inventario final se conoce despus de cada transaccin o sea en todo momento. Es costoso pero es de gran ayuda.

COMPRAS: Se contabiliza as
Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

1435 Compra de M/cas 240805 IVA por compras 236540 Ret. Fte. Por compras 1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed.

DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Se contabiliza as

Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed. 236540 Ret. Fte. Por compras 240805 IVA por compras 1435 Compra de M/cas No Fabric. Por la Emp. (MNFxE)

VENTAS: Se contabiliza as
Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes 135515 Ret. Fte. Por venta 240810 IVA x Venta 4135 Impuesto x Ventas 6135 Costo Mercanca Vendida (CMV) 1435 MNFxE

El Costo de la Mercanca Vendida (CMV)

El CMV se conoce despus de cada transaccin de venta o devolucin en venta (Columna Salidas). El CMV se conoce despus.

DEVOLUCIN EN VENTAS: Se contabiliza as

Cdigo Denominacin Dbito XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX Crdito

4175 Devolucin en Ventas (Devol. Vtas) 240810 IVA x Venta 135515 Ret. Fte. Por venta 1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes 1435 MNFxE 6135 CMV AL FINAL DEL PERODO No Aplica