Trabajo Final IPAE Almacen

2011
Trabajo acadmico
Diplomado en Administracin IPAE
Carolina Conde Cesar Silva
PROBLEMA: PERDIDAS EN EL ALMACEN
INDICE
Pg. Introduccin 4 1. Diagrama de Pareto . 5 2. Diagrama de Ishikawa 5 3. Diagrama de flujo . 6 4. Propsitos de mejora en el proceso 7 5. Agente de cambio y mejora del proceso .. 7 5.1 Cronograma de actividades ... 7 5.2 Diagrama de Gantt 8 5.3 Diagrama de flujo mejorado .. 9 6. Cadena de Porter .. 10 7. Conclusiones 11 8. Bibliografa 11
INTRODUCCION
El presente trabajo realizado esta enfocado en plantear una solucin al problema de perdidas en el almacn, en el cual se ha graficado las causas reales y potenciales del problema, diagnosticando los procesos y recursos que se utilizan y dando solucin implementando nuevas actividades para la mejora de dicho proceso. Primero haremos una recopilacin de datos del proceso de almacn a travs del Diagrama de Pareto para identificar los dos problemas mas importantes y con el Diagrama de Ishikawa encontraremos las causas que originan estos problemas. Consecuentemente plasmaremos a travs de un Diagrama de Flujo, el proceso de almacn tal como se encontr en un momento inicial, y nos percataremos que actores participan en dicho proceso. Con los Propsitos de mejora, daremos 4 puntos concretos que sern el resultado hacia donde queremos llegar en la mejora del proceso. Vamos a realizar un Cronograma de Actividades donde detallaremos el inicio y fin de cada una, as como la duracin en das, hasta obtener el resultado deseado. Esto tambin lo plasmamos en un Diagrama de Gantt, en el cual se observara grficamente el avance de las tareas una a una hasta la implantacin de la mejora final Finalmente se har el Diagrama de flujo final donde se observar las mejoras implantadas en el proceso. Este ser el resultado hacia donde queremos llegar. Ubicaremos donde se hall el problema dentro de la Cadena de Porter.
1. Diagrama de Pareto
Problema Mes 1 de 20 186 80 20 153 120 17 2 42 300 35 12 79 100 24 3 28 350 20 7 23 110 18 Total 90 836 135 39 255 330 59 1744 % 5 48 8 2 15 19 3 100
Manipulacion articulos Excedentes de inventario Rotacin Robo (activos) Control de documentacin Mala atencin de pedidos Ubicacin (daos)
Mediante este diagrama podemos observar que son 2 los problemas mas resaltantes en nuestro proceso de almacn: Excedentes de Inventario Mala atencin de pedidos
Segn el Principio de Pareto, el 80 % de los defectos radican en el 20 % de los procesos
2. Diagrama de Ishikawa
Excedentes de inventario
Incorrecta previsin de stock Personal no capacitado Productos vencidos
Base de datos no actualizado Falta de comunicacin con los proveedores a tiempo
Costos Ocultos
Mala atencin de pedidos 5
3. Diagrama de Flujo
4.
Propsitos de mejora en el proceso

1. Disminuir entidades participantes para que el flujo del proceso sea ms rpido. 2. Involucrar ms activamente al departamento de Almacn en el proceso de compras y adquisiciones del que se ahora se encuentra. 3. Disminuir el tiempo de adquisicin de un material y/o equipo acortando la aprobacin en niveles Intermedios de mando. 4. Llevar un control exacto del stock mnimo y mximo para no tener una tasa alta de excedentes en el almacn
5.
Agente de Cambio y mejora en el proceso

Para poder lograr el cambio organizacional se requiere que exista un agente de cambio, quien es el motivador, planificador y supervisor de las actividades, en nuestro caso sera la Gerencia Administrativa ya que fue ella quien nos hizo el requerimiento de modificar los procesos de almacn y supervisa directamente cada tarea del plan a implementarse 5.1. Cronograma de actividades Tareas Hacer el inventario fsico Ingresar datos al sistema Elaborar cuestionarios y encuestas Revisar Documentacin existente Realizar entrevistas a personal Hacer anlisis organizacional Control de Avance Interpretar y diagnosticar el anlisis Redisear el diagrama de flujo Hacer pruebas de los nuevos flujos Adaptar los flujos al sistema informtico Hacer pruebas preliminares en el sistema Hacer correcciones definitivas Implantar proceso mejorado Entregar documentacin final Fecha de inicio 16/07/2011 21/07/2011 22/07/2011 23/07/2011 29/07/2011 31/07/2011 16/07/2011 05/08/2011 12/08/2011 24/08/2011 28/08/2011 01/09/2011 03/09/2011 08/09/2011 13/09/2011 Transcurso de dias 5 1 1 6 2 5 61 7 12 4 3 2 5 5 2 Fecha de final 21/07/2011 22/07/2011 23/07/2011 29/07/2011 31/07/2011 05/08/2011 16/09/2011 12/08/2011 24/08/2011 28/08/2011 01/09/2011 03/09/2011 08/09/2011 13/09/2011 15/09/2011
5.2. Diagrama de Gantt

16/07 Hacer el inventario fisico Ingresar datos al sistema Elaborar cuestionarios y encuestas Revisar Documentacion existente Realizar entrevistas a personal Hacer analisis organizacional Control de Avance Interpretar y diagnosticar el analisis Redisear el diagrama de flujo Hacer pruebas de los nuevos flujos Adaptar los flujos al sistema informatico Hacer pruebas preliminares en el sistema Hacer correcciones definitivas Implantar proceso mejorado Entregar documentacion final 26/07 05/08 15/08 25/08 04/09 14/09
5.3. Diagrama de flujo mejorado
6. Cadena de Porter
El problema diagnosticado est ubicado dentro de la Cadena de Valor de Michael Porter en las actividades bsicas o principales de Logstica de Entrada Logstica de Salida
10
7. Conclusiones
Los procesos en una organizacin deben de ser dinmicos, para poder adaptarse a los cambios organizacionales, el continuo avance de la tecnologa hace que las organizaciones sean cambiantes y aquellas que no estn en continua mejora no tendrn la competitividad necesaria en comparacin a otras cuyo. Si la organizacin no est adaptada al cambio est destinada a fenecer En una organizacin cuando un rea hace un requerimiento o pedido interno NUNCA puede ir directo al rea de compras, debe siempre primero ir a Almacn para verificar las existencia de tal material y/o equipo, as nos permitimos no tener demasiado excedentes en Almacn que mas hacen sino ocupar espacio intil. Las aprobaciones de cualquier pedido no debera pasar siempre por los niveles ms altos de la organizacin llmese Gerencia General o Gerencia Administrativa, a menos que el monto o importancia lo requiera. Para esto se debe delegar autoridad a instancias Intermedias como Administracin para que lo haga y as un pedido no demore mucho en llegar al rea solicitante.
8. Bibliografa http://jcvalda.wordpress.com/2011/01/27/costos-ocultos-entu-empresa/ http://www.monografias.com/trabajos12/trabajho/trabajho.s html
11

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Segn el Principio de Pareto, el 80 % de los defectos radican en el 20 % de los procesos

Base de datos no actualizado Falta de comunicacin con los proveedores a tiempo

Mala atencin de pedidos 5

Propsitos de mejora en el proceso

Agente de Cambio y mejora en el proceso

5.2. Diagrama de Gantt

5.3. Diagrama de flujo mejorado

8. Bibliografa http://jcvalda.wordpress.com/2011/01/27/costos-ocultos-entu-empresa/ http://www.monografias.com/trabajos12/trabajho/trabajho.s html

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