El Y2K

Indice
1. Introduccion
2. Aspectos generales del computador.
3. Origen y evolucin del computador.
4. Generaciones de las Computadoras.
5. Componentes Bsicos del Computador.
6. Conceptos bsicos de sistemas.
7. Clasificacin y Tipos.
8. Sistemas de contabilidad computarizados.
9. Ventajas y Desventajas.
10. Sistema de contabilidad daceasy accounting system.
11. Problemtica del ao 2000.
12. Origen y Entendimiento del Problema.
13. Listado de algunas Areas y Sistemas posiblemente afectados.
14. Tcnicas recomendadas para la solucin del problema.
15. La Repblica Dominicana ante la Problemtica del Ao 2000.
16. Problemtica 2000 vs. daceasy accounting system.
17. Recomendaciones
18. Conclusion
19. Bibliografa



1. Introduccion
Para muchos, la llegada del ao 2000 es un sinnimo de terror, problema o fin del mundo. Conforme
pasa el tiempo miles de personas se preparan para recibir el nuevo milenio.

La problemtica Y2K ha trado consigo un ambiente de tensin y preocupacin sobre lo que ocurrir
con los sistemas computacionales de las empresas y todos aquellos equipos computarizados, tan
modernos hoy en da, que tienen que ver con la vida cotidiana de las personas.

A pesar de que hay quienes opinan que es un simple problema de fechas, los estudiosos en la
materia, a travs de sus investigaciones, han demostrado que no es as y que este simple problema
ha costado a la humanidad alrededor de $400 a $600 billones de dlares en todo el mundo. El costo
del problema ha dejado de ser la principal preocupacin. La principal inquietud radica, actualmente,
en la escasez de recursos humanos capacitados que se requieren para corregir o sustituir los
millones de programas de computadoras que estn actualmente en uso. El trabajo necesario para
resolver esta situacin es enorme, costoso, riesgoso y sin beneficios adicionales, excepto el de poder
seguir operando correctamente durante el prximo siglo.

El ao 2000 plantea un importante desafo para las instituciones tanto comerciales como financieras,
porque muchas aplicaciones automatizadas cesaran de funcionar normalmente como resultado de la
manera en que se han manejado histricamente los campos de fecha. De no enfrentarse este
problema, de manera oportuna, ocasionara que estas instituciones experimenten problemas
operacionales o incluso la paralizacin de sus actividades, y podra ocasionar la perturbacin de los
mercados internacionales.

Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman) han
formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace ms de 40 aos,
hasta tal punto que hoy en da son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando
as informacin oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta caracterstica ha permitido a los ingenieros
en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera ms completa
las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas
Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de
Contabilidad Manual, pero ms eficientes y con menos posibilidad de errores.

A travs de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemtica del ao 2000
frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como estn enfrentando los empresarios este
problema, y cuales medidas se estn tomando para combatir este inevitable acontecimiento.

El propsito fundamental de nuestra investigacin, es proporcionar ms informacin sobre esta
problemtica, que trae de cabezas al mundo, para as contribuir a aclarar las tantas conjeturas que
se han venido formando; y de esta forma permitir que est al alcance la documentacin necesaria
para que las personas puedan empaparse del asunto y tomar las decisiones oportunamente.

2. Aspectos generales del computador.
Concepto.

El uso de las computadoras se ha hecho muy comn en las empresas. El computador es una
mquina que se utiliza para almacenar y procesar informacin en forma electrnica mediante
instrucciones previamente determinadas.
1


Existen numerosos conceptos de lo que es un computador, los cuales dependen de la disciplina que
los enfoque.

He aqu algunos de ellos:
Dispositivo electrnico que nos permite procesar datos para obtener informacin, las cuales servirn
de base para la toma de decisiones.
Es un conjunto de dispositivos de Entrada y Salida y una Unidad Central de proceso, que combina
las funciones de almacenamiento, aritmtica, lgica y control.
Es un dispositivo que almacena, clasifica, ordena, compara, combina y presenta la informacin a
gran velocidad.
Es una maquina electrnica capaz de procesar datos y automatizar labores, en forma mas precisa y
ms rpida que el humano.

3. Origen y Evolucin del Computador.

Las herramientas computacionales surgieron en la antigedad. El baco, el ms antiguo de los
dispositivos de clculo, fue inventado, probablemente en Oriente, hace al menos cinco mil aos.


Otro ingenio mecnico fue la mquina de clculo, inventada por Blaise Pascal, a la que llam la
Pascalina. Se trata de una serie de engranajes en una caja, que proporcionan resultados de
operacin, en forma directa (enseando un nmero a travs de una ventanita) y que tiene la ventaja
de que evita tener que contar como el baco.

La calculadora de Pascal slo llevaba a cabo la adicin y la sustraccin; Gottfried Leibnitz fue capaz
de extender este diseo para la multiplicacin y la divisin.

La invencin de un tejido de tela automtica en 1801, por J oseph J acquard, tuvo fuerte influencia en
el futuro de la computacin. Esta herramienta usaba tarjetas perforadas para controlar la trayectoria
del zurcido; esto es que una tarjeta contena el Programa para la tarea del tejido.

Esta idea fue utilizada por Charles Babbage quien en 1830 inventa la mquina analtica", a la que se
podra denominar La primera computadora digital. El diseo, que nunca fue llevado por completo a
la prctica, contena todos los elementos que configuran a una computadora moderna. La mquina
analtica estaba dividida funcionalmente en dos grandes partes: una que ordenaba y otra que
ejecutaba las rdenes.

En 1887, Hollerith desarrollo su concepto de tarjeta de lectura mecnica y diseo un dispositivo
conocido como la maquina del censo. La tabulacin con los mtodos de Hollerith requera una octava
parte del tiempo que se necesitaba antes, por lo que se adoptaron sus tcnicas para el censo de
1890. En 1896 fundo la Tubulating Machine Company para fabricar y vender su invento. Mas tarde,
esta firma se fusion con otras para formar la IBM.





1
Catacora, Fernando. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES, McGraw-Hill, Venezuela,
1996. Pag.327
Sin embargo, tienen que pasar casi cien aos para que entre 1937 y 1942 se disee la primera
computadora digital electrnica. El Dr. J ohn V. Atanasoff, de la Universidad Estatal de Lowa,
desarroll y llam a su invento Computadora Atanasoff-Berry o slo ABC (Atanasoff-Berry
Computer).

Despus de varias conversaciones con el Dr. Atanasoff, leer los principios de la computadora ABC y
verla en persona, un equipo de la Universidad de Pennsylvania, dirigido por los Ingenieros J ohn
Mauchly y J ohn Eckert, construyeron una gran mquina elctrica llamada ENIAC (Electrical
Numerical Entegrator and Computer).

Esta mquina era enorme; ocupaba todo el stano de la universidad, tena ms de dieciocho mil
tubos al vaco, consuma 200Kw de energa elctrica y requera todo un sistema de aire
acondicionado industrial; pero era capaz de realizar alrededor de cinco mil operaciones aritmticas
en un segundo, dejando para siempre atrs las limitaciones humanas de velocidad y precisin, e
inaugurando una nueva etapa en las capacidades de procesamiento.

El proyecto termin cuando, dos aos despus, se integr a ese equipo el Ingeniero y Matemtico
J ohn Von Neumann, cuyas ideas resultaron tan fundamentales para el desarrollo de las
computadoras modernas que de hecho a l se le considera el Padre de Las Computadoras.

La computadora diseada por este nuevo equipo se llam EDVAC (Electronic Discrete Variable
Automatic Computer); Tena cerca de cuatro mil tubos al vaco y usaba un tipo de memoria basado
en tubos llenos de mercurio por donde circulaban seales elctricas sujetos a retardos.

La nueva idea fundamental resulta ser muy sencilla: Permitir que en la memoria coexistan datos con
instrucciones, para que entonces la computadora pueda ser programada de manera suave (de ah
la palabra Software) y no por medio de alambres que elctricamente interconectaban varias
secciones de control, como en la ENIAC.

4. Generaciones de las Computadoras.

Primera Generacin (1946-1959).

La primera generacin se caracteriza por el rasgo ms prominente de la ENIAC: los tubos al vaco.
Durante el ao 1950 se construyeron varias computadoras notables, cada una contribua con
avances significativos, como aritmtica binaria, acceso aleatorio y el concepto de programas
almacenados.

En el ao 1951 aparece la primera computadora comercial, es decir con el objetivo de ser vendida en
el mercado: La UNIVAC I. Esta mquina fue utilizada para procesar los datos del censo de 1950 en
los Estados Unidos.

A esa sigui una mquina desarrollada por la IBM (International Business Machines). La IBM 701.
Posteriormente la Compaa Remington Rand produjo el modelo 1103, que competa con la IBM 701.
La IBM fabric la 702, que por motivos de problemas con la memoria no tuvo mucho xito.

La ms exitosa de las computadoras de esta primera generacin fue la IBM 650, de la que se
produjeron varios cientos. Esta utilizaba un esquema de memoria secundario llamado Tambor
Magntico, antecesor de los discos actualmente utilizados.

Segunda Generacin (1959-1964).

El inicio de esta generacin la marc el invento del transistor, el cual representa la construccin de
computadoras ms poderosas, confiables y menos costosas que ocupan menos espacios,
produciran menos calor que las que operaban con tubos al vaco.

Durante esta generacin tambin se desarrollaron los lenguajes Fortran (para clculos cientficos) y
Cobol (para negocios), siendo entre otros los ms importantes de esta poca. Durante esta poca
tambin se mejoraron las memorias auxiliares y las unidades de entrada y salida. Se crearon las
memorias con discos magnticos capaces de almacenar decenas de millones de caracteres, letras o
nmeros. Adems, se disearon las impresoras de cadena, y los lectores pticos.

Los fabricantes que presentaron computadoras en esta segunda generacin fueron: IBM, que en
1959 produjo las series 7070, 7090, y en 1960 present las series 1400, 1600; Honeywell, present
su modelo 800; UNIVAC, dise en 1960 su modelo UNIVAC III; Control Data Corporation (CDC)
present en 1960 la 1604.

Tercera Generacin (1964-1971).

Muchos historiadores consideran que el suceso ms importante en la historia de la computadora
sucedi cuando IBM anunci su lnea de computadoras Sistemas 360; el 7 de abril de 1964. El
Sistema se meti de lleno en la tercera generacin de computadoras.

Los circuitos integrados (agrupamiento de circuitos de transistores "grabados en pequesimas
placas) hicieron por la tercera generacin lo que los transistores por la segunda. La lnea de
Sistemas 360 y la tercera generacin de computadoras de HONEYWELL, NCR, CDC, UNIVAC,
BURROUGHS, GE y otros fabricantes hicieron obsoletas todas las computadoras instaladas con
anterioridad.

Una de las caractersticas de la tercera generacin es la compatibilidad con equipo mayor, que
significa que una compaa podr adquirir una competencia con un distribuidor particular y luego
cambiar a una competencia ms poderosa, sin necesidad de volver a disear o programar los
sistemas de informacin existentes.

Las computadoras de esta generacin eran multiprogramables, es decir, tenan la capacidad de
correr ms de un programa de manera simultanea.

Esta generacin tambin se caracteriz por la fabricacin de computadoras pequeas para los
negocios y se les llam a stas minicomputadoras.

Cuarta Generacin (1971-1985).

La generacin se caracterizaba por los procesadores y la introduccin al mercado de las ya famosas
PC (Personal Computer). La primera Microcomputadora, denominada ALTAIR, fue creada por Ed
Roberts en 1975. Luego aparecen las dems marcas, como son: Apple, IBM-J unior, IBM-PC, HP-
150, Sinclair, Commodore, Radio Shack, entre otras.

Se crearon, durante esta generacin, nuevos y potentes lenguajes de programacin, as como
cambios en los procesos de BATCH a EN LINEA. Surgen los populares procesadores de palabra
utilizados para elaborar cartas y documentos tcnicos.

Tambin surgen nuevos lenguajes de computacin, como son: LISP, SNOBOC y LOGO, capaces de
dotar a las PC de capacidad de deduccin para resolver problemas de lgica.

Algunos de los modelos que surgieron en esta etapa son: IBM, con sus modelos de la serie 4330 y
Burroughs, con sus modelos 6900 y 7900.

Este nuevo adelanto tecnolgico (de los procesadores) inicia una era de desarrollo progresivo en
lenguajes de programacin, en sistema de operacin y en equipos auxiliares, y tal vez el ms
importante, el hacer del computador un aparato comn en Universidades, Escuelas, Hogares y
Negocios.

Quinta Generacin (1985 en adelante).

La quinta generacin en la cual vivimos hoy en da, desde 1985, incluye entre otras caractersticas:
nuevos y ms avanzados procesadores, mayor capacidad de memoria, nuevos y mejores circuitos
integrados, mayor velocidad de computacin.

Se introducen discos compactos (CD ROM) de lectura del tamao de la palma de la mano, capaces
de almacenar mas de 1700 veces la informacin de anteriores discos de igual tamao.
As mismo, aparecen equipos de lectura ptica, aparatos de captura de imgenes reales, y de
impresin en blanco y negro y a color, la adaptacin del sonido y la voz en la computadora personal.

Nuevos lenguajes de programacin, versiones mejoradas de los anteriores, nuevos sistemas
operativos, etc., hacen que la PC adquiera el poder de una computadora para negocios en grande.

5. Componentes Bsicos del Computador.

Hardware.

Son los componentes fsicos, tanto mecnicos como elctricos, los cuales componen un
computador. Son los circuitos elctricos, cables, equipos perifricos, etc.

Los elementos del Hardware son: el Procesador Central (CPU), la Unidad de Control, la Memoria
Principal, la Memoria Secundaria (cintas, discos, diskettes, etc.), la lectora de tarjetas, las
impresoras, las terminales, etc.

El CPU es el elemento ms importante, con las funciones de interpretacin, administracin, control y
direccin; supervisando el desarrollo de las operaciones, las ejecuta en un orden precisamente
determinado; almacena los datos en forma codificada, interpreta las instrucciones del programa e
indica la accin a seguir y asigna las tareas a los diferentes componentes.

Software.

Es el nombre que se le da a los programas que se utilizan para efectuar las funciones del
computador. Es el conjunto de componentes, los cuales permiten que el Hardware funcione como se
desea. Constituye la parte Inmaterial e Inteligente que coordina el sistema de computacin, soporta
la ejecucin de otros programas confeccionado por el personal de informtica de la empresa.

Los elementos del software son: El Sistema Operativo, los lenguajes de programacin, las
aplicaciones, las rutinas de seguimiento y los programas de utilidad. Los softwares se clasifican en
bsicos o de sistemas (traductores, sistemas operativos y utilitarios) y de aplicacin.

Clasificacin de los Computadores.

Por su Uso.
Segn su uso se clasifican en:

Computadores de Propsito General, estos pueden realizar cualquier tarea, para la cual solo hay que
cambiar el programa en la memoria principal.
Computadores de Propsito Especial, los cuales fueron diseados para realizar tareas especficas.

Por su funcin.

Segn su funcin estos pueden clasificarse en:
Digitales: son aquellos mediante los cuales se pueden obtener datos como resultado de un conteo. A
estos datos se le llaman Discretos. Operan contando nmeros representados por una secuencia
finita de dgitos, que pueden ser cifras, letras u otros smbolos especiales.
Analgicos: son los que trabajan con variables que estn medidas en una escala continua y se
registran con un determinado grado de precisin. Aceptan y procesan seales electrnicas estos es,
seales continuas, tales como fluctuaciones de voltaje.
Hbridos: son la combinacin de un componente digital y un componente analgico, conectados a
travs de una interface que permite el intercambio de informacin entre los dos componentes y el
desarrollo de su trabajo en conjunto.

Atendiendo a su Tamao se Clasifican en:

Microcomputadoras: Son computadoras pequeas cuya Unidad Central de Proceso (CPU) esta
contenida en una sola pastilla (Chip). Pueden ser de tipo personal y para negocio.
Computadoras Comerciales Pequeas: estas fueron diseadas para aplicaciones comerciales en
compaas pequeas. Varan en potencia entre las microcomputadoras y las minicomputadoras.
Minicomputadoras: son ms grandes y ms poderosas que las microcomputadoras pueden usarse
con una amplia variedad de dispositivos de entrada y salida y contiene mas memoria y capacidad de
almacenamiento.
Computadoras de Mediana Escala: poseen mayor capacidad de almacenamiento y mayor variedad
de dispositivos de entrada y salida que las computadoras comerciales pequeas. Este tipo de
computadoras es empleado en las empresas de tamao intermedio y las divisiones de grandes
corporaciones.
Computadoras Grandes o Mainframes: son usadas en corporaciones grandes (Compaas de
Telfonos, Corporaciones Elctricas, Universidades, Empresas que brindan servicios de
computadoras, etc.), estas computadoras son capaces de procesar bastas cantidades de datos a una
velocidad de procesamiento extremadamente rpida.

El Computador en las Empresas.

El uso del computador para el procesamiento de los datos y la generacin de cifras a travs de los
mismos es cada vez ms comn en las empresas. Esto modifica de manera radical los procesos
manuales que con anterioridad eran empleados, convirtindolos en procesos mecnicos mucho ms
rpidos y confiables. Esto obliga a un cambio funcional, estructural, procedimental y administrativo en
las organizaciones.

Con el advenimiento y la proliferacin de los computadores electrnicos, las organizaciones disponen
de un nmero cada vez mayor de sistemas de informacin automatizados de los cuales dependen el
desarrollo normal de sus operaciones, el servicio oportuno a los clientes y en algunos casos
decisiones que arriesgan la vida misma de las empresas.

En sentido general, podemos afirmar que el uso del computador en el ambiente empresarial ha
hecho ms eficiente y eficaz los procesos operacionales, y ha servido de base a la toma de
decisiones en todos los niveles de administracin de las empresas.

El beneficio obtenido por las instituciones, al valerse de los recursos computacionales, los obliga a
mantenerse actualizados al ritmo de las vertientes, nuevas tecnologas e innovadoras aplicaciones
informticas que se van creando a medida que se acerca el advenimiento del nuevo milenio.

6. Conceptos bsicos de sistemas.

Definicin.

Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan para lograr un objetivo comn.
2


Es un conjunto de elementos que se relacionan entre si, con la finalidad de apoyar las actividades de
una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y bsicamente incluyen:

El equipo de cmputos.
El recurso humano que interacta con el sistema de informacin.
La informacin que se introduce al sistema.
Los programas que procesados producen los diferentes tipos de resultados.

El principal objetivo de un sistema es dotar de herramientas a la administracin que le permitan
conocer, controlar y dirigir las operaciones de un negocio, proporcionndole los cimientos para el
control de todos los aspectos importantes de la organizacin.

Un sistema de contabilidad procesa los datos a travs de los pasos del ciclo contable, los cuales son:
Registrar las operaciones diarias.
Pase de los datos segn las operaciones a las cuentas del mayor.
Preparar una balanza de comprobacin.
Preparar un Estado de Ganancias o Perdidas.
Cierre de las cuentas del mayor.
Determinar los saldos y cortes de las cuentas.
Preparar una balanza Postcierre.
Estos pasos que intervienen en el ciclo contable se reflejan en los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.

2
Catacora, Fernado. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. MacGraw-Hill Interamericana
de Venezuela, S.A. 1996. Pag. 25

Pero un Sistema de Contabilidad comprende sin embargo, algo ms que las formas y los
procedimientos que se emplean en el proceso de los datos a travs de los pasos del ciclo contable,
este tambin incluye las formas y procedimientos que se usan en la preparacin de datos que han de
procesarse durante el ciclo.

Si bien las Computadoras Personales no sufren ningn cambio, es necesario que los Sistemas de
Contabilidad varen de acuerdo a la magnitud del negocio, la naturaleza de sus operaciones y la
informacin en particular que requiere la administracin.

7. Clasificacin y Tipos.

Los sistemas de contabilidad pueden ser de distintos tipos, segn su complejidad y la forma como
estn diseados.

Podemos distinguir, para los fines de este trabajo, dos clases de Sistemas de Contabilidad: Los
Manuales y Los Computarizados.

Sistemas De Contabilidad Manual.

Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en
un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayora de
los trabajos son realizados en forma manual.

En estos sistemas el factor hombre es la base. Este realiza todas las tareas necesarias para la
obtencin final de la informacin financiera, ya sean de ndole intelectual o de ndole aritmtica.

La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar
grandes volmenes de informacin, en cuyo caso seria necesario el uso de gran cantidad de
personas.

Sistema Computarizado.

Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los
movimientos contables de las cuentas, manejndolas hasta producir las informaciones finales.

Como ya apreciamos, las computadoras pueden ejecutar un gran nmero de instrucciones de
acuerdo a un programa, sin errores y a gran velocidad. Este hecho permite que, mediante la creacin
de software o programas creados en el computador, se puedan realizar las labores hasta antes
propias de los contadores. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es
prcticamente intelectual. Este deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una
transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.

Importancia de los Sistemas.

En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento
del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los
sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado
control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas
mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de
tomar decisiones de tipo financiero y no financiero; el proceso de toma de decisiones se basar
necesariamente en la informacin generada por los sistemas de informacin gerencial implantados
con ese objetivo. La calidad de la informacin generada es un factor crtico para guiar a la empresa
por el rumbo deseado.

Todo el proceso de generacin de informacin en las empresas esta soportado por sistemas que
manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a generar informacin. Este
proceso no es del todo fcil, ya que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones,
requiere el esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo.

El xito de un sistema se puede medir por ejemplo, por el grado de aceptacin que los usuarios le
asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo de tener un buen
sistema de informacin.

8. Sistemas de contabilidad computarizados.

Antecedentes.

El surgimiento de una nueva tecnologa experimentada en las ltimas cuatro dcadas se presenta
como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.

La aparicin de las computadoras, la generalizacin de las corporaciones, el surgimiento de grandes
empresas multinacionales y la globalizacin de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la
orientacin de la informacin financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad
que sean ms tiles en el desenvolvimiento de la gestin contable y administrativa, y que dichas
informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impuls hacia la
creacin de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.
Modalidades.

Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las
herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace ms de 40 aos, hasta tal punto que hoy
en da son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en
Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera ms completa
las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones
que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas Computarizados de Contabilidad que
brinden los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero ms eficientes y con menos
posibilidad de errores.

En su afn de crear este tipo de Software los expertos en la materia han diseado diversidad de
programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las actividades
que realiza. Dentro de estos Software, los ms conocidos son:
-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.
-. PeachTree. -. Quickbook.
-. Macola. -. SBT.
-. 20-20.

Existen softwares que son creados para determinada rea de una empresa, los cuales tienen como
fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un software aplicado
al rea de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinacin de los costos de los alimentos
por cantidad de ingredientes, as es ms fcil para el analista de costos aplicar los porcentajes
correspondientes y determinar el costo de venta de los alimentos.

Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido creados
para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales.

Entre los softwares comerciales el ms usado y reconocido por todos es el DacEasy Accounting
System, el cual desde los aos 70 es conocido en el mercado como uno de los Software de
Contabilidad ms completos.

9. Ventajas y Desventajas.

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas
principales son las siguientes:

Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza
en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

Volumen de produccin.
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su
rapidez de procesamiento.

Proteccin contra errores.
Se reduce mucho el nmero de errores, por que la computadora hace los clculos con mayor
exactitud que un ser humano. Estn diseadas con la caracterstica de minimizar los errores.

Pases automticos al mayor.
Los pases al mayor se realizan en forma automtica en un sistema computarizado, con un enorme
ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que
puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura
cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada,
pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

Preparacin automtica de informes.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente,
tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la
administracin a tomar decisiones.

Impresin automtica de documentos.
Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio:
Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de
Ingresos de los Empleados, entre otros.

Los Sistemas Computarizados tambin tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son
correctivas y podra decirse que son leves en comparacin con los grandes beneficios que ofrece a la
empresa.

Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversin al instalar un sistema computarizado.
El costo de mantenimiento es alto y complejo.
El alto costo en el entrenamiento del personal.
Los programas deben ser confiables.
La lgica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

En conclusin, podramos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor
parte, de ndole econmica, lo cual para muchos no es preocupante.

10. Sistema de contabilidad daceasy accounting system.

Generalidades del Software.

El sistema de Contabilidad Computarizado DacEasy Accounting System es un software que combina
informacin financiera para un eficaz control de los negocios y una oportuna y acertada toma de
decisiones.

El DacEasy est compuesto por varios mdulos que pueden o no trabajar como un sistema
totalmente integrado, ofreciendo as una ventaja ms sobre los sistemas manuales de contabilidad
que se caracterizan por su lentitud en el procesamiento de la informacin.

Este software ha sido diseado para su utilizacin en diversos tipos de negocios, como lo son los
orientados a la prestacin de servicios, a la fabricacin y venta de productos, y a cualquier tipo de
negocio que combine estas reas.

El DacEasy es uno de los softwares de contabilidad de mayor venta en toda Amrica, desde su
lanzamiento en los aos 70 ha demostrado ser uno de los sistemas computarizados de contabilidad
ms completos, obteniendo varios galardones en el rea de la programacin informtica.

DacEasy Accounting System desde sus inicios ha revolucionado la forma de hacer contabilidad
computarizada, presentando un programa capaz de trabajar en mdulos con la cualidad de
relacionarse por interfaz, permitiendo as un mejor desenvolvimiento para el usuario en el desarrollo
de sus actividades cotidianas.

En su afn de ir mejorando cada da los beneficios de este sistema las personas encargadas de
trabajar en el desarrollo de dicho programa han ido creando nuevas formas para que el programa
DacEasy sea cada vez ms eficaz. Esta es la razn por la que a travs de los aos se han creado
nuevas versiones de este programa.

A continuacin presentaremos las diferentes versiones de DacEasy y cuales elementos diferencian
una versin de otra.

Adiciones a la Versin 4.4 DOS Accounting:

Valuacin de acceso fijo con o sin calculo automtico de depreciacin.
Balance de efectivo en lnea.
Despliegue de la cantidad en la factura.
Inclusin del servicio como oferta de producto.
Impresin de Estados y cartas para clientes.
Chequeo de unidades plasmada en el men.
Selector de cargo financiero.
Clientes importadores, vendedores, productos y servicios.
Impresin de diarios, facturas y desembolsos a solicitud.
Formato libre.
Diseo de formato del cliente.
Herramientas para mantenimiento de grupo de archivos.

Adiciones a la Versin 5.0 Accounting:

Fcil elaboracin del Catalogo de Cuentas.
Default entre las cuentas ventas y gastos.
Anlisis del flujo de efectivo (FASB 95).
Pantalla del servicio de facturas.
Tecla sencilla de impresin de cheques.
Impresin de reportes de efectivo en lnea.
Informacin de clientes, vendedores y productos.
Creacin de reportes de clientes con DacAccess Report Generator.
Creacin de agenda telefnica.

Adiciones a la Versin 6.0 Accounting:
Adicin en la velocidad de los procesos.
Mejoramiento en los archivos de clientes y vendedores.
Presentacin de los archivos procesados.
Presentacin de los productos ensamblados.
Seguimiento de la secuencia numrica.
Seguimiento de la secuencia numrica de las facturas de servicios.
Seguimiento de las ventas personalizadas.
Clasificacin por cdigos de servicios, productos y facturas comisionables.
Impresin de etiquetas multicolumnares.
Chequeo de informacin en lnea.

Adiciones a la Versin 7.0 Accounting:
Listar Reportes financieros y estados de cuentas sin tener que postear.
stado de cuenta clientes/suplidores sin incluir facturas pagadas o en cero.
Anular cheques despus de posteados con entradas reversas.
Clculo de comisin de vendedores sobre facturas vendidas y pagadas.
Nueva tabla de precios por cantidad/monto.
Balances On-line en bancos, clientes, suplidores.
Consulta facturas pendientes desde el maestro de clientes.
Nuevo reporte anlisis de facturacin.
Balance en lnea da a da.
Impresin del listado de venta, compras, mayor general por seleccin especifica de datos.
Mejor forma para disear reportes por Query.
Nuevo formulario de lista de materiales para las ofertas promocionales tipo Combo.


Adiciones a la Versin 8.0 Accounting:
Compatibilidad con el Y2K.
Seguimiento histrico de transacciones de productos.
Mejoramiento del sistema de ordenes de compra.
Mantenimiento separado de las transacciones de PO & MR.
Anexo del sistema de reorden de inventario.
Cumplimiento con los requerimientos del nuevo IRS 1099.
Seguimiento del calendario y ao fiscal 1099.
Mejoramiento del control de seguridad al acceso del sistema y los datos.
Sistema nuevo de backup.

Adiciones a la Versin 9.0 Accounting:
Compatibilidad con Y2K.
Nuevo Asistente de ventas.
Posteo en lnea.
Mejoramiento de la integracin a la entrada al ordenador.
Impresin de reportes y listados de archivos en el formato HTML.

Caractersticas del Sistema.

Contabilidad DacEasy ofrece un paquete de Contabilidad, que a pesar de tener mltiples
caractersticas, es muy fcil de usar. Este programa de contabilidad contempla siete (7) mdulos que
son:
Contabilidad General.
Cuentas por Cobrar.
Cuentas por Pagar.
Efectivo (Caja y Banco).
Facturacin.
Compras.
Inventarios.

Estos mdulos trabajan en conjunto como un sistema completamente integrado o pueden ser usados
individualmente sin importar cual se escoja. Contabilidad DacEasy ofrece una interfaz rpida y fcil,
reduciendo sus tareas contables a la simple entrada de datos. Las complejas caractersticas de los
reportes permiten mirar y analizar la informacin facilitando una completa auditoria a medida que esta
se procesa.

Contabilidad General.

Este mdulo es la fuente de todos los Estados Financieros generados por Contabilidad DacEasy;
este mdulo mantiene en su sistema los saldos para todas las cuentas. La informacin detallada
desde otros mdulos se pasa a contabilidad general y se asegura para sus registros.

El mdulo de contabilidad general puede usarse independientemente o integrarse totalmente con
cualquiera de los otros seis (6) mdulos. La entrada de Movimientos permite a los usuarios
suministrar la distribucin de los crditos y de los dbitos. Ventanas de bsqueda sensible de
campos, en que se trabaja, hacen que esto se convierta en una simple tarea de seleccin.

Los movimientos pueden agruparse usando sus propios cdigos de Diarios. Al imprimir los Diarios de
Contabilidad General esta caracterstica permite seleccionar un grupo de movimientos o el archivo
completo de Movimientos de Contabilidad General.

Este mdulo permite definir los movimientos recurrentes. DacEasy genera automticamente las
entradas que son iguales cada mes, como las de depreciacin y permite editarlas si es necesario.
Una vez que se hayan introducido los movimientos, se pueden generar Diarios hacia la pantalla,
hacia la impresora o hacia un archivo de disco. Estos Diarios ofrecen una completa auditoria as
como un mtodo para verificar los movimientos antes de trasladarlos.

DacEasy permite postear (hacer traslados al mayor) para los periodos contables que se seleccionen.
Esta caracterstica le da la capacidad de mantener activos, en un momento dado hasta 19 periodos,
lo cual es especialmente til cuando se hacen entradas de ajuste una vez que se haya terminado la
actividad para el periodo.

En el cierre de cada periodo contable, DacEasy da la opcin de borrar o retener detalles de los
movimientos de Contabilidad General para el periodo dado. El usuario decide si quiere mantener
toda la informacin en el archivo de movimiento o si imprime los Diarios y borra el archivo al cierre
del periodo. El procesamiento de los movimientos no se ver afectado por la retencin de datos. El
sistema trabajar a la misma velocidad sin que importe el nmero de movimientos en el archivo, pero
s se afectar el espacio usado en su disco duro. Si se da cuenta que el archivo esta usando
demasiado espacio, el usuario tiene la opcin de borrarlo cuando cierre el siguiente periodo contable.

Guardar la actividad de los movimientos por un largo periodo de tiempo permite imprimir reportes en
detalle. DacEasy ofrece un Reporte de Actividad de Cuenta el cual lista toda la actividad de sus
cuentas y resulta til al analizar la naturaleza del saldo de una cuenta o para ubicar un error de
contabilidad.

En el cierre de un periodo contable, DacEasy permite revisar automticamente las entradas. El
usuario sencillamente indica que movimientos deben reversarse. DacEasy pregunta esta informacin
cuando le da entrada al movimiento. Esta prctica comn en contabilidad permite manejar gastos
acumulados al final de un periodo contable.

Como se puede ver, es posible usar el mdulo de Contabilidad General para las necesidades
contables; sin embargo, cuando se usa con los mdulos que se explicarn a continuacin, se
convierte en un sistema completamente integrado en el que la mayora de las entradas actuales de
dbito y crdito se generan automticamente. Un novato en contabilidad tiene la capacidad de
producir Estados Financieros detallados, generar Facturas, sacar Ordenes de Compras, entrar
Depsitos, hacer Pagos y muchas cosas ms sin tener nunca que realizar una entrada de
Movimientos de dbito y crdito.

Entre ms mdulos se usen, ms informacin se podr rastrear por DacEasy, automticamente. Si el
usuario quiere saber a quien le vendi y le compro, y que fue lo comprado y lo vendido, entonces
tendr que aventurarse mas all del mdulo de Contabilidad General. Si usa solamente Contabilidad
General o si usa todos los mdulos, sus estados financieros tendrn la misma apariencia. Lo que
cambia es la informacin adicional que estar disponible por medio de los otros mdulos.

Cuentas por Cobrar.

Este mdulo ayuda al usuario a mantener un registro de la actividad de sus clientes. DacEasy
permite grabar cargos y crditos para sus clientes. Adems de estas entradas, DacEasy puede
generar automticamente cargos financieros para clientes con saldos vencidos. Para revisin
tambin se encuentran disponibles la opcin Diarios para todas esas entradas.

La entrada de movimientos de cuentas por cobrar permite entrar cargos y crditos para clientes que
se hayan definido en el archivo de clientes de DacEasy. Si es necesario, durante la entrada de
movimiento tambin se pueden aadir nuevos clientes de una forma muy rpida.

Si tambin se est usando el mdulo de Facturacin, Cuentas por Cobrar es usado principalmente
para hacer ajustes en las cuentas de los clientes. Si no se quiere rastrear el inventario ni enviar
facturas impresas a sus clientes, las facturas para ellos pueden establecerse usando este mdulo.
La informacin estar disponible en los Estados (informes) de cuentas de clientes y en los Reportes
de Vencimientos. El mdulo de Cuentas por Cobrar permite generar automticamente Cargos
Financieros para saldos vencidos de clientes. Esos cargos son calculados basndose en las
condiciones que se defina en el archivo de Clientes cuando se establezca el sistema. Ese inters
puede cambiarse en cualquier momento. La informacin para todos los movimientos de Cuentas por
Cobrar se retiene hasta que se cierre el perodo contable dado.

Esto permite imprimir un listado detallado de todos los movimientos para su revisin, antes de cerrar
el periodo. En Cuentas por Cobrar, los traslados al mayor envan al mdulo de Contabilidad General
un movimiento resumido en el cual se consolidan todos los movimientos y se hace una entrada para
cada cuenta afectada.

Cuentas por Pagar.

Cuentas por Pagar trabaja de la misma forma que el mdulo de Cuentas por Cobrar. Su uso primario
es hacer ajustes en los saldos de los proveedores. Este mdulo se utiliza para entrar cargos y
crditos para los proveedores existentes o para uno que se aada posteriormente.

Los Diarios listan todas las actividades de Cuentas por Pagar en pantalla, en la impresora o en un
archivo de disco. El reporte de egresos evita tener que adivinar que cuentas se pagan; ya que lista
todas la facturas abiertas, tanto por fecha de vencimiento como por fecha de descuento.

Al usar los mdulos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar en conjunto con Contabilidad
General, el usuario obtiene una informacin completa de auditoria, as como un historial para sus
clientes y proveedores compilados automticamente.


Efectivo (Caja y Bancos).

El mdulo de Efectivo de Contabilidad DacEasy demostrar ser uno de los mdulos mas tiles y ms
frecuentemente usados en el sistema. Se utiliza para entrar y rastrear todos los depsitos y cheques.
DacEasy tambin ofrece una caracterstica de reconciliacin de un ilimitado nmero de cuentas.

Este mdulo permite consolidar todo el movimiento de efectivo que incluye tanto los pagos como las
devoluciones de clientes y proveedores.

Dependiendo de su naturaleza, los depsitos y los cheques pueden ser empleados en un saldo
especfico de un cliente o directamente en una cuenta de Contabilidad General. Se puede entrar un
depsito grande y distribuir su valor en un nmero ilimitado de cuentas. Esto hace ms fcil su
proceso de reconciliacin ya que el valor del depsito cuadrar con los movimientos de su estado
bancario.

Los cheques y las conciliaciones pueden aplicarse al saldo de un proveedor o directamente a
cualquier cuenta de Contabilidad General; adems su proceso de distribucin es sencillo.

Las ventanas de programa muestran una lista completa de las cuentas de contabilidad general.
Cuando se seleccionan cuentas para distribucin, se puede usar Clientes y Proveedores. Si se est
aplicando un depsito o un pago a una factura en particular, las facturas abiertas para el cliente o el
proveedor se mostrarn en pantalla para su seleccin.

Los movimientos recurrentes se pueden definir para que, al pedirlo as, sean generados
automticamente. Los pagos que sean iguales cada mes, como los de arrendamiento o los de
prstamos, se entrarn una sola vez y de ah en adelante se generaran automticamente. Imagnese
todos los movimientos mensuales generados por los usuarios simplemente seleccionando una
opcin de men, se usa esta caracterstica para que contabilidad DacEasy trabaje por el usuario.
Facturacin.

Se utiliza para entrar facturas de clientes. Este mdulo debe usarse para enviar facturas impresas a
sus clientes. En ellas se pueden incluir tems de inventarios, de servicios o miscelneos.

Adems de los archivos de productos y servicios, DacEasy incluye un archivo para Cdigos de
Facturacin. Con estos cdigos puede facturarse clientes sin tener que usar los archivos de
productos o servicios. DacEasy permite definir todos los cdigos que necesite para su facturacin.
Estos cdigos se usan en conjunto como productos y servicios para tems especiales o como su
medio primario de facturacin.

El Diario de ventas informa acerca de todos los tems que han sido despachados o enviados. Puede
ser utilizado para verificar todas las facturas antes de trasladarlas al mayor.

Cada vez que el mdulo de Facturacin se registra en el mayor, el usuario tiene la opcin de
construir un archivo de Anlisis de Ventas, con el cual puede generar facturas basadas en
situaciones de ordenes pendientes con sus clientes.

Si el usuario decidi mantener el archivo de Anlisis de Ventas, DacEasy rastrea automticamente
esas situaciones en las que hay ordenes pendientes y en cuestin de minuto puede generar nuevas
facturas solo para los tems que quedaron pendientes.

Los reportes de anlisis de ventas pueden producirse usando el Generador de Reporte, a partir de la
informacin grabada en el archivo de facturas. Estos reportes le dan la informacin de quien esta
comprando que, cada cuanto y en que cantidad. El anlisis de venta le suministra la informacin
necesaria para tomar decisiones para la compra y mercadeo de sus productos o servicios.

DacEasy posee la capacidad de generar facturas recurrentes, lo cual permite enviar la misma factura
a un grupo seleccionado de clientes. Esto es particularmente til en una situacin de facturacin
mensual, como por ejemplo en el caso de los gimnasios o en los servicios de mantenimiento.
Clientes con tems o intereses distintos se colocan en grupos diferentes de facturacin que pueden
definirse en el nmero de facturas que se pueden generar.

Compras.

El mdulo de Compras permite mantener un registro de toda la mercanca que compra. Con DacEasy
el usuario puede generar ordenes de compra, recibir y devolver mercanca e imprimir Diarios
apropiados para revisar esta actividad.

Cuando se le da entrada a la mercanca recibida, Contabilidad DacEasy actualiza automticamente
los tems de inventario disponibles. Este proceso "en lnea" permite facturar inmediatamente esos
tems, si es necesario.

Cualquier pago por adelantado que se entre en la orden de compra, por ejemplo un depsito que
deba acompaar un pedido, ser aplicado en la factura abierta que se haya creado al recibir la
mercanca.

Cuando se registra al mayor los pedidos que se reciban parcialmente se convierten en ordenes de
compra abiertas que listan solo los tems que no se hayan recibido. Esto permite rastrear todos los
tems que estn en ordenes pendiente.

Se encuentran disponibles Diarios tanto para las ordenes de compra abiertas como para la
mercanca que se haya recibido. El estado de Cuenta de ordenes de Compras lo mantiene
actualizado en las ordenes de compras abiertas y en los tems que tengan ordenes pendientes. El
Diario de compras saca en detalle toda la mercanca que se haya recibido.

Inventario.

El ltimo mdulo de Contabilidad DacEasy es control de Inventarios. Para utilizar este mdulo usted
debe estar usando el archivo de productos.

La caracterstica de Ensamble de DacEasy permite ensamblar automticamente bienes terminados a
partir de los materiales disponibles listado en su archivo de Productos. Una vez que se haya
establecido un cdigo de producto para el bien ensamblado, el usuario entra una lista de materiales
requeridos para hacer ese tem. Esta lista incluye los cdigos de los productos y las cantidades para
todos los materiales que se necesitan.

Al entrar el movimiento de Ensamble se le pide el nmero de tems que se desea ensamblar y
DacEasy indica si el usuario tiene o no una cantidad suficiente de materiales para ensamblar esos
tems. Al trasladar al mayor este movimiento se actualizarn automticamente las unidades
disponibles, tanto para los materiales como para el producto terminado. Esta caracterstica permite
facturar el bien ensamblado como un solo producto en vez de listar individualmente cada uno de los
materiales que se necesitaron para ensamblar ese producto.

El reporte de Anlisis ayuda a determinar la cantidad de materiales necesarios para ensamblar una
cantidad dada de productos terminados.

DacEasy tambin permite desensamblar tems. Si es necesario desarmar algunos o todos sus bienes
terminados, simplemente se entra el nmero de tems que se desea desensamblar y DacEasy hace
los ajustes por el usuario.

El mdulo de Control de Inventarios tambin permite ajustes de inventario fsico. Esto permite ajustar
fcilmente sus unidades Disponibles despus de hacer un conto del inventario fsico.

La caracterstica de Asignacin de Precios genera automticamente precios nuevos para tems del
inventario seleccionados. El usuario determina el mtodo para colocar los precios nuevos. DacEasy
usa un ajuste en porcentaje o uno en un valor especifico en pesos. Esta caracterstica puede ser
usada para subir o bajar de precio sus tems de inventario.

Requerimientos del Sistema.

Para que Contabilidad DacEasy trabaje correctamente son necesarios los siguientes requerimientos
del sistema:

Computador IBM PC, PC/XT, PC/AT, PS/2 o algn otro 100% compatible con IBM.
Sistema operacional MS-DOS o PC-DOS (versin 3.0 o posterior).
640K, o ms de memoria RAM.
Por lo menos una unidad de disquete de 360K y un disco duro.
Impresora capaz de imprimir en comprimido 132 columnas.

11. Problemtica del ao 2000.

Definicin del Problema.

El problema del ao 2000 en los sistemas informticos o problema Y2K (del ingls Year 2000) es un
problema aritmtico-computacional que se convierte en un serio problema de negocios y social.

El problema aritmtico reside en que muchos sistemas informticos y dispositivos de control,
basados en tecnologa microelectrnica, almacenan el ao en dos caracteres, lo que conlleva a que
para las fechas mas all del 31 de diciembre de 1999 el mismo se represente como 00 para el ao
2001, 02 para el 2002 y as sucesivamente. Esto producir que se distorsionen los resultados en los
clculos que involucran fechas a partir del 1ero. de enero del 2000.

Es un serio problema de negocios y social porque los computadores hoy en da manejan las
informaciones bsicas de las empresas, las redes informticas y de comunicacin y los sistemas
para el control automtico de procesos, tales como lneas de produccin en manufactura, dispositivos
de seguridad, bvedas, ascensores, control de trfico areo, dispositivos mdicos, controles de
generacin y despacho de energa elctrica, etc. Muchos de estos conllevan un riesgo de tipo
econmico y otros a serios riesgos de vida humana.

Los procesos de negocios estn servidos por computadores que poseen bases de datos de clientes,
proveedores, inventarios y registros financieros, que representan activos informacionales de alto
valor, sin los cuales una organizacin no podra operar normalmente. Como vivimos en un mundo de
redes de intercambio de informacin, esta problemtica, mas que de carcter individual, es de escala
global, pues se podran producir fallas en las operaciones de los negocios, en la cadena de
produccin, comercializacin y distribucin de bienes y servicios, a escala nacional y mundial, debido
al sndrome del contagio informacional. Si no se corrige el problema, estas fallas producirn grandes
prdidas financieras por la afeccin de los activos y pasivos empresariales y los intereses de clientes,
accionistas y proveedores.

Este hecho ha llamado fuertemente la atencin a los gobiernos, organismos reguladores, organismos
internacionales, asociaciones industriales y corporaciones; quienes han desplegado extraordinarios
recursos y esfuerzos coordinados para su solucin.

12. Origen y Entendimiento del Problema.

Desde los primeros das de los computadores electrnicos, los programadores han empleado dos
dgitos para representar el ao en los campos de las fechas (AA/MM/DD). En los aos 60, cuando
este convenio se hizo estndar, la representacin de dos dgitos tuvo sentido econmico porque
ahorr la memoria del computador y espacio de almacenamiento. An en los aos 80, pocos
creyeron que las aplicaciones que se estaban desarrollando entonces seguiran operando despus
del ao 2000. Por desgracia, esta creencia estaba mal fundada. Aunque muchas aplicaciones
recientes se adecuan al ao 2000, muchas de ellas continan operando. Adems, el software y
hardware ambientales sobre los cuales opera una aplicacin pueden no estar preparados para
operar luego del cambio de milenio. Suponer que cualquiera aplicacin esta preparada para el Ao
2000 sin anlisis ni pruebas adecuados, plantea considerables riesgos.

El problema del Ao 2000 existe porque una representacin de dos dgitos (00) del ao se
interpretar en muchas aplicaciones como 1900, no como 2000, a menos que la fecha o el programa
lgico se modifique. Muchos clculos indicarn que las transacciones han estado abiertas por cerca
de cien aos o producirn nmeros negativos. Los archivos nuevos pueden que no sean reconocidos
como los datos ms recientes, originando que los archivos actuales sean borrados o archivados
como datos viejos. Estos y otros problemas lgicos y de integridad de data tienen el potencial de
causar problemas para el cobro de deudas, el envejecimiento de la informacin, el calculo de las
tasas de inters, etc., y podra perturbar de manera significativa las operaciones comerciales
normales. Adems, cuando se comparan las fechas, las facturas del cliente pueden cambiar de
cargos a reembolsos y viceversa. Todo lo anterior se compila por el hecho de que el ao 2000 ser
bisiesto.

Un ao bisiesto es aquel que al ser dividido entre cuatro su cociente o resultado es una cifra entera,
es decir, su residuo es cero, existiendo por tanto un ao bisiesto cada cuatro aos (con 366 das en
vez de 365). Esta es una vieja convencin que se adopt cuando el Papa Gregorio XIII cre el
calendario gregoriano en el 1582, vigente hoy en da. Pero adems, esa misma convencin
establece que el primer ao de cada siglo no es bisiesto, aun siendo este divisible entre cuatro (4),
con excepcin de cada cuatro siglos a partir del 1600. El ao 2000 cae en esta categora, por ser el
21 un siglo bisiesto (el ao base del siglo es divisible entre 400, exactamente), razn por la cual es la
excepcin de la excepcin. Muchos procedimientos computacionales fueron hechos tomando en
cuenta que el ao inicial del siglo siempre es un ao no bisiesto, pero como el 2000 lo es, muchos
sistemas no van a reconocer la fecha 29 de febrero del 2000.
Todos estos factores hacen, del Ao 2000, un enorme reto. Que la industria comercial tenga la
capacidad de aceptar este reto y evitar serios problemas mientras el cambio de fecha ocurre, ser
determinado por las acciones que tomen las Entidades Comerciales individuales y la comunidad
financiera en general entre hoy y el Ao 2000. La demora de la solucin del problema corre el riesgo
de que todas las modificaciones de cdigo, pruebas y otros cambios no puedan hacerse de manera
oportuna. A diferencia de la mayora de los proyectos que conllevan tecnologa, el escaso tiempo
para que el ao 1999 se convierta en el ao 2000, hace imposible demorar el acontecimiento y la
plena aplicacin de acciones correctivas.

El problema del ao 2000 no es exclusivo de los sistemas de informacin. Todo elemento que
emplee para su normal funcionamiento un microprocesador, debe ser revisado y certificado. Todos
los dispositivos inmersos (como tambin se les llama a los microprocesadores) son en realidad
pequeas computadoras. Sin embargo, algunas son muy simples si se les compara con una
computadora personal. Los dispositivos ms simples consisten en un microprocesador nico (chip)
que a su vez, puede estar integrado a otros microprocesadores dentro de un circuito integrado de
una aplicacin especfica. Los datos de entrada de este microprocesador pueden venir de un sensor
cuyos registros de salida se dirigen a un switch o activador que, por ejemplo, posiblemente regule el
encendido o apagado de un motor. En sistemas ms complejos, el funcionamiento de los
microprocesadores inmersos esta regulado por un programa de aplicacin, que permite que estos
dispositivos ejecuten una funcin para una aplicacin especfica. Si bien muchos de ellos no son
sensibles a la fecha y por ello no se vern afectados por el problema del Ao 2000, otros s lo son, y
la llegada de esa fecha puede ocasionarles problemas serios, o al menos, algunos inconvenientes si
no se les corrige antes.

Esto incluye elevadores, semforos, sistemas telefnicos, generadores, sistemas de aire
acondicionado, controles de seguridad electrnicos, faxes, fotocopiadoras, equipos mdicos, etc.

Bsicamente el problema de la Tecnologa de la Informacin e informtico del cambio al ao 2000 es
la incapacidad de los sistemas, que trabajan de una u otra manera con los denominados Real Time
Clock/CMOS Memory (RTC, CMOS, RTC/CMOS) y BIOS, de operar correctamente ante el inminente
cambio de fecha, sumados a la incapacidad de algunos: Softwares, Programas de Aplicaciones y
Sistemas Operativos que manejan este cambio de fecha.

Dicho en otras palabras el origen del problema 2000 se encuentra en:

El uso y costumbre del formato de fecha DD-MM-AA en la vida cotidiana. Tradicionalmente hemos
presentado la fecha, tanto en los negocios como en las actividades personales, mediante la
convencin de dd-mm-aa, sonde por ejemplo, 31-12-98, significa el 31 de diciembre de 1998.
Limitaciones tecnolgicas. En computacin, un byte representa un carcter o smbolo, tal como una
letra o un dgito numrico. En las dcadas de los 70, y 80 haba gran escasez de memoria en los
computadores por su alto costo y por el poco avance en los dispositivos electrnicos de
almacenamiento. De tal manera que, para esa poca, representar el ao con cuatro dgitos era
simplemente un sacrilegio.
Falsa apreciacin del horizonte temporal. En estas dcadas, la gente vea muy lejos la llegada del
ao 2000 lo que determin que en las decisiones de negocios y las acciones que se realizaban no se
tomara en cuenta el cambio de milenio.

Efecto Crouch-Echlin.

Bautizado con el nombre de sus descubridores, J ace Crouch y Mike Echlin, el efecto Crouch-Echlin
es un problema que afecta a los relojes de tiempo real de las computadoras (RTCs) y solo aparecer,
de manera impredecible y espordicamente, despus del 1ero. de enero del 2000.

Una de las tareas que realiza la BIOS en el momento de encendido, es tomar la fecha del RTC y
almacenarla en un lugar de la memoria donde el sistema operacional pueda encontrarlo. Las BIOS
de las PCs manejan las fechas restando el nmero de aos a partir de 1980 (digamos que este es el
ao cero en la era de la computacin personal). De manera que al mostrar una fecha, la BIOS
siempre resta 80 a los ltimos dos dgitos... excepto cuando la fecha es posterior al 2000. Los
fabricantes de BIOS se dieron cuenta muy rpido de este problema y lo resolvieron de manera
sencilla, agregando una clusula if then a la rutina de encendido: if date<2000. Then substract 80,
else, go 4_digit_date_routine. O algo as. Lo que nos trae al problema actual.

El RTC se actualiza cada segundo, y mientras se est actualizando, la fecha y la hora estn
cambiando, de manera que se encuentra en un estado indeterminado. En ese momento, la BIOS no
puede leer la informacin del RTC. El RTC le avisa a la BIOS y sta se abstiene de leer. El aviso
aparece 244 microsegundos antes de que la informacin cambie para que la BIOS tenga tiempo de
decidir si esperar o tomar la informacin inmediatamente.

Cuando la BIOS tiene que restar 80 aos a la fecha que le da el RTC, esta es una operacin que
dura menos de 244 microsegundos. Sin embargo, cuando tiene que ir a la subrutina de 4 dgitos, el
procedimiento gasta algo mas que ese tiempo. Normalmente no hay problema, pero ocasionalmente
la BIOS decide chequear la informacin dentro del margen de 244 microsegundos y si estamos
despus del 2000, el RTC cambia en medio de la operacin. El resultado es que la BIOS lee basura
y el sistema operacional arranca con fecha y horas corruptas.

Existen varias curas para este problema. La ms bsica sera cambiar la manera como la BIOS
calcula las fechas. O se podra utilizar un chip RTC con doble bufer para salida. De esta manera no
hay peligro que la fecha cambie mientras es leda. Infortunadamente, el efecto Crouch-Echlin fue
descubierto recientemente y la mayora de las motherboards son todava diseadas con RTCs sin
bufer. Si el mercado pensaba que las recientes Pentium con Windows 98 seran inmunes a los
problemas del ao 2000, vale la pena una segunda mirada.

Otra solucin es revisar la fecha cada vez que se enciende la computadora. Se puede cambiar la
fecha si es necesario y esta no causar problemas mientras la computadora est encendida ya que
el efecto Crouch-Echlin solo ocurre con la rutina de inicio, procedimiento manual, pero efectivo. Solo
es necesario repetirlo todos los das durante los prximos cien aos.

La solucin ms sencilla para un dueo de PC es instalar una tarjeta con doble bufer que reemplace
automticamente el RTC de la motherborad. De esta manera se solucionan los problemas normales
del ao 2000 y los del efecto Crouch-Echlin.

El peligro con muchas tarjetas que tienen RTC para los problemas normales del 2000, que no dicen
explcitamente que resuelven el efecto Crouch-Echlin, es que de hecho pueden provocarlo.

13. Listado de algunas Areas y Sistemas posiblemente afectados.

Se ha dicho que la dificultad especfica de los dispositivos inmersos (microprocesadores) es la
identificacin de los que presentan problemas. Quizs de 1000 microprocesadores inmersos solo dos
o tres sern los que requieran correccin, pero podran ser estos los que controlan procesos crticos,
como regular la activacin de un sistema de cargo de intereses a los deudores de un banco. Si
alguno de stos falla puede ocasionar prdidas econmicas muy importantes. Lo difcil es encontrar
esos dos o tres microprocesadores y corregirlos. A continuacin se presentan una lista a manera de
ejemplo, de equipos en los que se pueden encontrar microprocesadores inmersos. Cabe aclarar que
para abordar los equipos que comprende la lista que se presenta a continuacin en primer trmino se
tiene que discriminar si se trata de equipos con funcionamiento analgico o digital. Si fuere el
segundo caso cabe advertir que la probabilidad de falla en la mayora es muy baja. En primer trmino
se enlistan los que tienen una alta probabilidad de presentar problemas en su funcionamiento por
incompatibilidad Ao 2000.

Controladores lgicos programables.
Equipos de teledimensin.
Equipo de comunicacin inteligente.
Conmutadores controles.
Equipo de navegacin automtica y telecontrol.
Equipos metereolgicos.
Equipos biomdicos de terapia intensiva y sistemas de sustentacin de vida.
Sistemas de control inteligente.
Mquinas de control numrico.
Sistemas de control y adquisicin de datos (SCADA).
Equipos electrnicos para manejo de materiales peligrosos.

As mismo, se presentan a manera de orientacin equipos que al ser identificados con
funcionamiento digital pueden contener microprocesadores con baja probabilidad de falla por
incompatibilidad del ao 2000, tipo de actividad:

Equipos de Oficina.
Computadoras.
Copiadoras.
Computadoras personales.
Faxes.
Computadoras porttiles.
Telfonos celulares.
Agendas electrnicas.
Cmaras de video fijas y mviles.
Sistemas de telefona.
Sistemas de control de tiempo.
Correo de voz.

Equipo industrial.
Sensores pticos.
Sensores de temperatura.

Sensores de flujo.
Lectores de cdigo de barras.
Analizadores de sustancias qumicas.
Vlvulas.
Instrumentos o sistemas de control.
Sistemas de administracin de la produccin y de planeacin del negocio.

Sistemas de edificios.
Aire acondicionado.
Generadores elctricos de respaldo.
Sistemas de administracin de edificios.
Alarmas contra incendios y contra robos.
Sistemas de circuito cerrado de televisin.
Cierre de puertas.
Sistemas de control de incendio.
Sistema de calefaccin y aire acondicionado.
Elevadores.
Escaleras elctricas.
Sistemas de luz.
Bvedas y cajas fuertes.
Sistemas de control de acceso.

Sistemas de seguridad.
Cmaras de seguridad.
Sistemas de aspersores.
Sistemas de conmutadores.

Transporte.
Automviles.
Sistemas automticos de emisin de boletos.
Sistemas de control y mando.
Cmaras, radares, detectores de velocidad.
Sistemas de supervisin fotogrfica.
Sistemas de posicionamiento global.

Comunicaciones.
Conmutadores de telfonos.
Sistemas de comunicacin por cable.
Satlite.

Sistemas biomdicos.
Analizadores.
Contadores de radiaciones.

Desfibriladores.
Electrocardigrafos.
Electromigrafos.
Esterilizadores.
Equipo lser.
Maquinas cicladoras.
Monitores de signos vitales.
Sistemas mdicos.
Ventiladores.
Unidades integrales de:
Anestesia.
Hemodilisis.
Tomografa axial computarizada.
Radioterapia.
Radiografa tomogrfica.
Radioterapia intracavitaria.
Hipo-hipertemia.
Ultrasonografa.
Radiologa sea.

Equipo domsticos.
Microondas.
Video caseteras.
VHS.
Sistemas de calefaccin.
Aire acondicionado, etc.

Banco y finanzas.
Cajeros automticos.
Sistemas de tarjetas de crdito.
Etc.

A continuacin presentaremos algunas reas de cualquier empresa que pueden ser afectada por la
problemtica 2000.
Sistemas departamentales (Software).
Contabilidad.
Contratos.
Control de crditos.
Base de datos.
Distribucin.
Mantenimiento.
Fabricacin.
Mercadeo.
Procesamiento de ordenes.
Nmina.
Puntos de ventas.
Ordenes de compras.
Ventas.
Seguridad.
Control de inventario.
Transporte.
Depsito, etc.

14. Tcnicas recomendadas para la solucin del problema.

La problemtica Y2K es un problema global; lo tienen todos los pases, todos los gobiernos, todos los
ciudadanos del mundo que directa o indirectamente dependen para algn aspecto de su vida de los
sistemas electrnicos y de computo. Adems, la fecha lmite para que queden arreglados es fija e
inamovible; cada momento que transcurre se acorta el tiempo en la cuenta regresiva para la llegada
del ao 2000.

En muchos pases el problema de la conversin informtica se ha considerado como uno de los retos
de corto plazo ms importantes, por lo que han iniciado acciones inmediatas para enfrentarlo.

Existen en el mercado muchas herramientas y softwares para resolver el problema del ao 2000.
Cada persona, institucin o empresa ser libre de elegir el mtodo que ms le convenga. A
continuacin se presentan algunas tcnicas principales empleadas para la solucin del problema del
cambio de milenio.

Antes de determinar cual solucin especfica aplica a la solucin de dicho problema, es necesario
tener un inventario de las aplicaciones, con los archivos, programas, interfaces y campos de fecha
ubicados y categorizados. Ese inventario se puede hacer yendo desde la aplicacin y sus funciones,
bajando en el camino los usos que se le da a los campos de fecha. La bsqueda ser ms o menos
complicada dependiendo de la cantidad de aplicaciones de una institucin, de su grado de
automatizacin y de la existencia de estndares y documentacin.

Tcnica de Compresin.

Esta tcnica consiste en empaquetar los aos mayores de 99 dentro de los dos dgitos existentes en
los campos de fecha, empleando dgitos hexadecimales en lugar de los decimales. De ese modo, no
es necesario ampliar el tamao de los registros. Implica aadir lgica adicional a los programas para
que puedan interpretar ese formato de fecha, lo que degradara el Performance de las aplicaciones,
y eventualmente habra que ampliar los campos a cuatro dgitos.

Esta tcnica es til en los casos en que los tamaos de registros se acercan a los lmites permitidos,
o cuando el tamao fsico del archivo se acerca al mximo soportado por el sistema.

Tambin resulta til cuando archivos indexados contienen fechas dentro de los campos llave, y los
campos llave tienen tamao limitado.

La tcnica de Compresin parece simple pero no lo es. Implica la revisin de todos los programas
que la referencian, para asegurar que no se pierde la precisin. Adems, todo programa que emplee
el archivo con esa fecha, debe ser alimentado a travs de un programa Puente.

Tcnica de windowing.

Esta tcnica consiste en fijar rangos de fechas que abarquen 100 aos cada una. Cuando aparece
un ao, se le asigna un siglo determinado, partiendo del valor numrico del ao. Si la ventana elegida
es de 100 aos, del 1950 al 2049, la lgica a seguir sera que, si el ao es inferior a 50, se le aade
2000. De lo contrario, se le aade 1900.

Esta solucin deja intactos los archivos, tanto en cuanto a contenido como a longitud de registros,
pero no funciona si los datos han de compartirse con otras aplicaciones o usuarios externos. Por
tanto, ha de aplicarse como una solucin temporal, o si los programas han de ser gradualmente
eliminados y sustituidos por otros (cambio de software).

Para la mayora de las empresas, la mejor solucin ser la de Expansin. A otras podr parecerles
aceptable la de Compresin o de Windowing, y estimarn que deben adoptarlas ya sea por razones
de costo, tiempo o imposiciones tcnicas. Tanto la tcnica de Expansin como la de Compresin
implican la construccin de programas intermedios de conversin de archivos al nuevo formato.

Habr instituciones que adopten una mezcla de soluciones. Todo depender de la naturaleza de sus
aplicaciones y la complejidad de su proceso de adaptacin.

Programas Puente.

Los programas Puente tienen como misin primordial limitar el impacto de modificar archivos que
contienen fechas de Categora 3, en programas que utilizan dichos archivos, pero que no usan el
campo de fecha o no son sensitivos al cambio de milenio.

Un Puente es un programa que lee la versin modificada de un archivo, y genera una versin del
mismo en el formato anterior.

Con frecuencia los programas Puente sirven a programas generadores de reportes, o a programas
de interface que pasan data, no relacionada con fechas Categora 3, a otros programas.

Los programas Puente pueden ser temporales, empleados nicamente para permitir que se realice
la conversin completa asociada con fechas Categora 3 despus de su fecha de impacto, o pueden
ser permanentes, integrndose a los sistemas como intermediarios para que los programas no
afectados por fechas Categora 3 puedan accesar con normalidad los archivos, sin necesidad de
modificarlos. En ambos casos, para mantener la naturaleza de su funcin, deben ser siempre
vehculos de una sola va.

No se puede dejar de insistir en la necesidad imperiosa de que las empresas adopten acciones
inmediatas para resolver el problema asociado con los dispositivos inmersos. Los expertos
recomiendan que se tomen medidas correctivas cuanto antes y no se deje el problema para el final,
cuando quizs ya no se tenga suficiente tiempo para corregir y probar en forma adecuada todos los
equipos y sistemas.

Debido a que la identificacin, la correccin y la prueba de los dispositivos inmersos implican un
trabajo muy complejo y laborioso, las empresas tienen que actuar cuanto antes para lograr terminar
todas las fases del proyecto de conversin. Se sugiere abordar el problema de una manera
estructurada, con una administracin de proyecto rigurosa que, reduzca el riesgo.

El proyecto de solucin del problema del Ao 2000 va a requerir recursos, cooperacin y
compromisos por parte de todas las reas de la empresa. Es por eso que es muy importante que los
mandos tcnicos y administrativos que tienen injerencia en los procesos crticos del negocio trabajen
de manera conjunta dentro en un equipo para llevar a cabo la evaluacin y prueba de los procesos.

De igual manera, esta fuerza de trabajo puede ser indispensable no slo para impulsar el proyecto,
sino mientras no se haya nombrado un administrador de ste. Se estima que al menos en este
equipo de trabajo deben de estar representados los directores generales de los departamentos de
Recursos Humanos, de Compras, de Informtica, de Servicios Administrativos, de Administracin de
Riesgos y de Contabilidad.

Elaborar una clusula para los contratos en que se especifiquen de manera clara los estndares de
compatibilidad con el Ao 2000.
Se deben nombrar coordinadores de proyecto, ellos sern responsables de organizar las actividades
del proyecto en su rea. Ellos sern a su vez, el punto de contacto con el administrador del proyecto
Ao 2000 de toda la empresa.
Desarrollar un plan estratgico que identifique al menos los siguientes pasos en el desarrollo del
programa y sus implantaciones.

Concientizacin.
Es importante que todos los mandos ejecutivos de la empresa estn conscientes de los problemas
de los dispositivos inmersos y de su impacto potencial en sus negocios con motivo de la llegada del
Ao 2000.


Coordinacin de los aspectos legales.
Es importante contar con asesora para proteger a la empresa contra posibles demandas.

Inventario.
Las empresas debern evaluar la magnitud y complejidad del problema Ao 2000 en los dispositivos
inmersos mediante el levantamiento de un inventario de dispositivos inmersos detallado. Este debe
comprender la funcin del dispositivo, la operacin que apoya y sus interfaces con otros sistemas.

Evaluacin.
Una vez que los equipos con dispositivos inmersos han sido inventariados, se deben localizar los
acuerdos o contratos que amparan estos productos para poder identificar si los proveedores aun
tienen responsabilidad por garanta o por contrato de servicios o mantenimiento. Los equipos y
sistemas debern jerarquizarse dependiendo del proceso en que interviene su operacin y de su
funcin dentro de ste, de acuerdo a los siguientes criterios:

Primer nivel de prioridad, si el equipo participa dentro de un proceso crtico en de la operacin de la
empresa y su funcin es determinante para que ste se lleve a cabo y si adems el dispositivo
requiere ser convertido o reemplazado.

Segundo nivel de prioridad, si el equipo apoya una funcin importante para el negocio y tiene que ser
convertido o reemplazado.

Tercera prioridad, si simplemente apoya una funcin marginal y cuyo reemplazo puede ser
pospuesto.

Conversin.
Esta actividad implica tres alternativas posibles: reemplazo, retiro o reparacin. Para saber por cual
optar se requiere, en primer trmino, identificar al productor o proveedor y contactarlo para
transmitirle la informacin del equipo en cuestin y conocer si es compatible o no; de no serlo, se
deber proceder a contratar el servicio de reparacin o reemplazo, en caso de no poder retirarlo. En
algunas empresas la comunicacin con los proveedores puede resultar un proceso complejo si se
trata de una gran variedad de proveedores con distintos equipos cada uno. Si fuese el caso, habra
que tener especial cuidado en transmitir la informacin adecuada a cada proveedor. Se tiene que
tomar en cuenta que una vez enviada la informacin se entra en un periodo de espera hasta que el
proveedor entregue la parte o microprocesador correspondiente, para poder proceder a la prueba de
funcionamiento del equipo o sistema.

Validacin y pruebas.
El tiempo y costo que requiere la fase de validacin y pruebas revela la complejidad inherente del
problema Ao 2000. Todos los microprocesadores inmersos convertidos o reemplazados tienen que
ser validados y probados de manera muy minuciosa para eliminar la posibilidad de fallas debido a
errores encubiertos que se hayan introducido durante la correccin. Se tiene que verificar que la
compatibilidad con el Ao 2000 funcione en forma adecuada dentro del sistema en que se encuentra
integrado el microprocesador. En los sistemas de control por estructuras jerrquicas de
componentes, cada uno puede ser vulnerable al problema ao 2000 en conjunto o en sincrona con
los otros niveles, debido a las formas de compatibilidad de cada uno.

Implantacin.
Una vez corregidos y/o reemplazados y despus probados los dispositivos inmersos, se tienen que
integrar al ambiente de produccin.

15. La Repblica Dominicana ante la Problemtica del Ao 2000.

Hoy da existen en nuestro pas numerosos sistemas obsoletos en operacin. Estos sistemas son
particularmente vulnerables al problema del ao 2000 por dos razones principales:

Eficiencia econmica: En la poca en que fueron desarrollados estos sistemas, las unidades de
almacenamiento de datos eran de capacidad muy limitada y su costo muy elevado, por tanto los
programadores intentaban aprovechar al mximo los recursos disponibles utilizando formatos que
ahorran espacio. Como la fecha de seis dgitos (dd/mm/aa).

Falta de planificacin: Realmente el personal tcnico no pudo vislumbrar cual sistema de los que
fueron desarrollados hacen 15 o 20 aos (en algunos casos ms) estuvieran operaciones hoy da, es
por esto, que no se tomaron las previsiones necesarias para el milenio.

Las instituciones financieras, compaas de seguros, empresas de comunicaciones, empresas de
manufactura e instituciones de servicios pblicos gubernamentales y cualquier otra empresa que
maneje un gran volumen de datos con sistemas Mainframe se perfilan como las mas afectadas a
consecuencia del milenio, en la Repblica Dominicana.

Dentro de las plataformas informticas sealadas como de mayor riesgo podemos enumerar:
COBOL, PL/1, Asembler, Focus, Nomad, Ramis, Easytrieve, DYL260, DYL280, ADF Y CICS, entre
otras.

Por otra parte, hay empresas en nuestro pas que todava utilizan lenguajes oficialmente declarados
como muertos (que carecen de soporte y/o actualizaciones por parte de la casa matriz). Un ejemplo
de esto es OS/VS COBOL, que fue declarado muerto por IBM hace mas de una dcada. Las
compaas que estn corriendo estos programas no tienen ninguna oportunidad de esperar una
solucin a la problemtica del ao 2000 dentro de sus plataformas.

En suma, el problema del ao 2000 es real y demanda atencin inmediata. En la Repblica
Dominicana hay muchas empresas que no tienen recursos tcnicos para afrontar el problema. Las
organizaciones que no han comenzado a trabajar con el milenio ya estn tarde porque tendrn que
cambiar la data, los programas, los equipos o todo lo anterior. Es un proceso que toma tiempo y el
tiempo se esta, literalmente, acabando.

Medidas de control tomadas por algunas Empresas Dominicanas.

Preocupados por la problemtica que nos asecha al acercarse inevitablemente el nuevo siglo (S.
XXI) hemos decidido realizar una encuesta con miras a determinar las medidas que han adoptado
algunas de las principales empresas dominicanas en el rea de Santo Domingo para esperar el
nuevo milenio, y que soluciones han buscado a los problemas, que desde ya les est acarreando
este acontecimiento.

Dicha encuesta fue elaborada para que sirva de gua a muchas entidades que todava no se han
dado cuenta de las consecuencias con las que pueden verse afectadas.

A continuacin presentamos las conclusiones a las que arribamos despus de haber estudiado las
respuestas de las 25 empresas dominicanas, que tomamos como muestra del universo en la ciudad
de Santo Domingo.

Resultados de la encuesta.

Ha organizado la Empresa algn evento o actividad que informe al personal sobre el Problema del
ao 2000?

Ha establecido un comit de vigilancia para dar seguimiento al problema del ao 2000?

Ha evaluado el Departamento de Informtica los sistemas y equipos con los que cuenta la Empresa
en cuanto a Capacidad para funcionar mas all del ao 1999?


Ha realizado la empresa los resguardos necesarios de todas las informaciones, para enfrentar los
posibles problemas que puedan presentarse despus de 1999 y continuar con las operaciones de la
empresa de manera exitosa?

La empresa ha realizado pruebas piloto de compatibilidad a los equipos informticos?

Los resultados de estas pruebas pilotos, a nivel de hardware han sido compatibles o no
compatibles?

Han sido las pruebas piloto, a nivel de software, compatibles o no compatibles?


Ha preparado la empresa un plan de contingencia para enfrentar las posibles fallas en los sistemas
computarizadas derivado del problema informtico ao 2000?


Que medidas ha tomado la empresa para enfrentar los posibles problemas que acarrea la llegada
del nuevo milenio?
Actualizar todos los programas que podran verse afectados con el cambio de siglo.
Crear conciencia del problema y aceptar el compromiso dentro de la institucin.
Concientizacin de todo el personal y de nuestros clientes.
Ejecutar el proceso de adecuacin dentro de las arreas que as lo ameriten.
Elaboracin de un plan de contingencia con miras a pruebas internas, simulando fechas futuras, con
el objetivo de efectuar posibles errores.
Solicitar el estatus a todos nuestros clientes y relacionados estratgicos el estatus de sus sistemas
frente al ao 2000.
Cambio de hardwares.
Entrenamiento al personal.
Buen sistema de backup.
Cambio del sistema de contabilidad.
Confirmacin escrita de todos los suplidores de las licencias de hardware y software originales
(licencias originales) de compatibilidad con el ao 2000.
Cuenta la empresa con el personal capacitado para enfrentar los problemas que trae consigo el Ao
2000?

De acuerdo a las respuestas obtenidas en la encuesta realizada a 25 empresas del pas, como
muestra del universo, pudimos denotar, que una parte muy considerable se ha puesto en pro de
lucha para enfrentar la problemtica del ao 2000.

A pesar de que muchas compaas no han tomado todas las medidas necesarias, por lo menos se
ha preocupado en actualizar su Hardware y su Software, con la finalidad que sean compatibles con la
problemtica Y2K.

Sin embargo, lo ms importante no es actualizar los sistemas y los equipos, sino estar preparados
para cualquier imprevisto que pueda ocurrir con la llegada del nuevo siglo. Segn los resultados
obtenidos en la encuesta nos pudimos percatar que la mayora de las empresas no se han
preocupado por designar un grupo de personas que enfrente la problemtica con seriedad, lo que
podra acarrear en un futuro perdidas de dinero, y lo ms preocupante perdida de informacin, la cual
puede ser vital para la empresa.

Consideramos que nuestro pas, a pesar de ser subdesarrollado, algunos empresarios han sabido
tomar este problema con notable inters, para que el mismo no afecte las operaciones de sus
empresas y con la llegada del nuevo milenio el pas no cese en su desarrollo.

16. Problemtica 2000 vs. daceasy accounting system.

Mdulos de DacEasy posiblemente afectados.

Una de las principales caracterstica del software DacEasy es ofrecernos de una manera oportuna las
informaciones que son necesarias para poder tomar las decisiones a tiempo. Es por eso que las
fechas juegan un papel muy importante.

Debido a que la problemtica del ao 2000 radica especficamente en el factor fecha, consideramos
que DacEasy es vulnerable a este acontecimiento.

Los diferentes mdulos que componen este programa estn orientados a ser usados en periodos
determinados para as proveernos de las informaciones requeridas en el tiempo deseado. En esta
fase del programa es inminente el uso de las fechas, las cuales proporcionan la facilidad de elegir el
periodo en el cual se desea introducir al programa las transacciones contables.

Es importante aclarar que aquellas empresas que manejan su sistema de contabilidad bajo el
ambiente DacEasy, que utilicen una de las versiones anteriores a la No. 8 y que sus equipos
informticos no sean compatibles para funcionar a partir del ao 1999, presentarn problemas en el
funcionamiento del sistema con la llegada del ao 2000.

Contabilidad General.
El Mdulo de Contabilidad General podra ser afectado, ya que este permite definir los movimientos
recurrentes, generar las entradas de cada mes, calcular automticamente las depreciaciones, realizar
entradas de ajustes a un periodo ya terminado y otros aspectos como estos que estn relacionados
directamente con la fecha, hacen a este mdulo vulnerable a la problemtica del ao 2000.

Cuentas por cobrar.
La importancia de este modulo es relevante, ya que por medio del mismo el Sistema permite al
usuario obtener un informe de los cobros realizados, una situacin actualizada de cada cliente y nos
facilita un reporte por antigedad de las facturas pendientes de cobro; todo esto, hace que la fecha
sea un factor determinante para las cuentas por cobrar en la problemtica ao 2000.

Cuentas por pagar.
La vulnerabilidad de las cuentas por pagar a la problemtica Y2K, se mide de igual forma que para el
mdulo de cuentas por cobrar, puesto que trabaja de la misma forma que este.

Efectivo (Caja y Bancos).
Uno de los mdulos ms importantes del sistema DacEasy es el de efectivo. El efecto que podra
provocar la llegada del nuevo milenio en dicho modulo se reflejara en la elaboracin y aplicacin de
pagos a proveedores distorsionando los resultados de los estados de cuentas debido a una posible
alteracin de fechas.

En adicin a esto se encuentran las conciliaciones bancarias, que podran ocasionar discrepancias
entre los estados del banco y los de la empresa, as como tambin distorsin en las fechas de los
cargos y crditos bancarios.

Adems podemos aadir que los pagos realizados por los clientes se afectaran, de tal forma que los
balances de facturas pendientes podran resultar alterados debido a la aplicacin de un pago en una
fecha que podra ser cambiada por el sistema.

Facturacin.
El mdulo de facturacin tambin juega un papel importante en DacEasy, debido a que por medio del
mismo el usuario puede desarrollar con mayor rapidez y exactitud el proceso de ventas.


El nuevo milenio puede afectar l modulo de facturacin provocando cuantiosas consecuencias, las
cuales se vern reflejadas en el estado de situacin del cliente; ya que un cambio de fecha en el
registro de cualquier transaccin que afecte este modulo puede arrojar resultados positivos o
negativos.

Compras.
La fecha es sumamente importante en la ejecucin del modulo de compras debido a que las
transacciones realizadas en dicho modulo provocan cambios en otros mdulos los cuales afectan los
resultados de las operaciones.

Inventario.
De acuerdo al sistema de valuacin de inventario que se utilice en una Empresa X, de esto
depender la incidencia que tenga la llegada del 2000 en el mdulo de Inventario.

Consecuencias.

La Problemtica del ao 2000 traer consecuencias de ndole financieras, econmicas, tecnolgicas
y sociales.

A pesar de que existe conciencia de la seriedad del problema del ao 2000, en muchas
organizaciones an no se ha podido evaluar el efecto potencial que puede tener en las operaciones
de una empresa. Se sabe que en ningn caso, aquellas empresas que empezaron a resolver el
problema desde hace tiempo, han revelado que sobre estimaron los recursos requeridos en su
proyecto ao 2000. El problema siempre ha resultado ser mayor, peor y ms costoso de lo que
cualquiera hubiera imaginado en un principio. La mayora de los analistas recomiendan que se
tomen acciones cuanto antes, para poder dejar un perodo de tiempo considerable para la
implantacin y las pruebas.

Las organizaciones que empezaron a resolver el problema con oportunidad, han demostrado que el
contar con un margen de tiempo, les ha permitido identificar estrategias para reducir costos e
incorporar beneficios agregados dentro de las soluciones. Lo que les ha dado cierta flexibilidad en la
toma de decisiones es contar con tiempo para evaluar alternativas.

Debemos considerar tambin, las consecuencias de ndole legal que les podra acarrear el problema
informtico ao 2000. En primer trmino se debe distinguir entre el riesgo legal que una organizacin
o empresa puede tener de ser demandada por incumplimiento debido a la falla de sus sistemas y la
otra son las medidas que se pueden tomar con relacin a los proveedores o distribuidores de
equipos.

El riesgo de una demanda por falla en los sistemas puede ser por incumplimiento de contrato,
demandas laborables, presentacin irreal en los balances de los estados de cuentas de los clientes
y/o proveedores, distorsin en los balances de las cuentas de los estados financieros, distorsin en
los clculos de las cuotas impositivas, etc.

Estas consecuencias se ven ms claras cuando tratamos de analizar detalladamente cada uno de
los mdulos que conforman el sistema de contabilidad DacEasy. Es probable que al momento de un
usuario ejecutar en el sistema el pago a un proveedor el mismo pudiera aparecer con un balance
sobre-valuado o sub-valuado lo que traera como consecuencia un posible litigio judicial; esta misma
situacin se presentara si fuese el caso de un cobro hacia un cliente.

Son impredecibles las consecuencias que podra acarrear la llegada del nuevo milenio. Tanto as,
que nos pudiramos sorprender cuando al momento de encender nuestro sistema computacional, en
las empresas en las cuales laboramos, nos encontremos con la sorpresa de que el sistema no
funciona. Lo cual traera como consecuencia funesta o trgica la paralizacin parcial o total de todo el
sistema computarizado de la empresa, la perdida de informacin importante, y por ende el cese de
las operaciones contables de la misma.

Y como reza la frase popular: Una consecuencia acarrea la otra. Esto quiere decir, que al cesar las
operaciones contables de la empresa implicara el paro de las actividades que se realizan
ordinariamente, tales como: compras, registros, pagos o cualquier otro servicio o actividad que
ofrezca la empresa.

En el caso de que una empresa posea un sistema computarizado de contabilidad (Software)
compatible con la problemtica 2000, pero que la misma trabaje con aparatos tecnolgicos no
compatibles (Hardware), esta empresa se ver afectada de la misma manera que se ver una
empresa de la misma ndole, pero que su Software no sea compatible, y su Hardware s.

Muchos se sorprendern cuando al tratar de realizar una operacin bancaria, el sistema del banco
con el cual trabajan presente unos balances en contra o a favor del usuario. Esto traera como
consecuencia la inestabilidad en la realizacin de los desembolsos, ya que no se tendra con
precisin el estado de liquidez real de la empresa. Otra consecuencia sera que la empresa dejar de
obtener beneficios por una actividad dejada de realizar a causa de la misma inestabilidad.

Una consecuencia que podra ocurrir y acarrear problemas a la empresa es la prdida de clientes por
el constante error en los precios, debido a que el sistema automticamente realiza un arrastre de los
mismos del mdulo de inventario, el cual, en ese momento, podra estar funcionando
incorrectamente, ya que al introducir la fecha a la factura la interface realizada interpreta una fecha
equivocada y arrastra un precio correspondiente a un periodo no vigente.

De la misma manera se podra ver afectado el mdulo de cuentas por cobrar, ya que la fecha es
imperativa en el desarrollo de la gestin de esta actividad. Podra ocurrir el caso que el encargado de
cuentas por cobrar desee enviar los estados de cuentas a los clientes morosos como medida para
eficientizar el cobro; pero al ejecutar dicha operacin el sistema altere los balances debido a que
realiz una inadecuada interpretacin de la fecha y present, en los estados, cuentas saldadas como
balances pendientes de cobro.

Sin embargo, la empresa no slo se ver afectada porque su sistema computacional no le funcione,
tambin se ver afectada porque el sistema de sus clientes no funcione o funcione incorrectamente.
Tal podra darse el caso de que los clientes llamen a la empresa diciendo que la contabilidad no les
funciona, que no saben por donde andan y que tendrn que retrasar los pagos.

Podra darse el caso, tambin, de que los controles programados de los sistemas funcionen
incorrectamente, provocando consecuencias desastrosas y cuantiosas para la empresa. Este podra
ser el caso de una empresa que desee presentar a la renta el pago del ITBIS (Impuesto sobre la
transferencia de bienes y servicios industrializados), as como tambin, el pago por la retencin a los
empleados en su funcin de Agente de Retencin.

No hay duda alguna de que si el Hardware es importante en el funcionamiento de un sistema de
cmputos, el Software tambin lo es. Es por esto, que las empresas deben contar con un software de
contabilidad que le garantice el buen funcionamiento de las operaciones antes y despus de la
llegada del nuevo milenio.

Las empresas deben tener pendiente, al momento de cualquier falla en el sistema o en los equipos,
que los proveedores de los mismos tienen la responsabilidad, en caso de garanta, de proveer la
solucin a cualquier problema presentado por el equipo o por el software, y a la vez reponer
cualquier dao o prdida ocasionado por la falla de los mismos.

Posibles soluciones.

DacEasy Accounting System es un software que rene todas las condiciones necesarias para
trabajar bien; pero es importante resaltar que no todas las versiones de este software son
compatibles con la problemtica Y2K. Unicamente las empresas que actualicen las versiones a la No.
8 o la No. 9 estarn listas para seguir funcionando sin problemas.

Las Versiones 8 y 9 de DacEasy ofrecen a los usuarios seguridad en cuanto al soporte de las fechas
para el ao 2000, esto garantiza que el sistema realice las interfaces entre los diferentes mdulos sin
arrastrar ningn problema de fechas; proporcionando a la empresa una va de eficientizacin en las
operaciones contables y administrativas.

Tambin es importante aclarar que las empresas deben contar, no slo con un software actualizado,
sino tambin con unos equipos que sean compatibles con el nuevo milenio.

Adems deben contar con un personal capacitado y actualizado profesionalmente con la
problemtica. As de esta forma garantiza que la empresa contine desarrollando sus operaciones de
manera normal.

An la empresa halla realizado las actualizaciones de lugar, esta debe realizar un plan de
contingencia para asegurarse que los datos e informaciones importantes estn disponibles en
cualquier momento a pesar de las fallas que puedan presentarse por culpa del sistema o los equipos.
Este plan debe incluir adems, estrategias para que la empresa pueda sobreponerse ante cualquier
perdida econmica causada por este mismo problema. As, esta asegurar que seguir funcionando
normalmente a pesar de la llegada del ao 2000.

17. Recomendaciones

Establecer un plan de comunicacin en toda la empresa para informar a los empleados sobre el
problema, lo que la organizacin esta haciendo al respecto y el rol que jugarn en el proceso de
correccin.
Buscar ayuda calificada para auxiliar a sus equipos de trabajo en la evaluacin, planificacin y
solucin del problema del ao 2000.
Realizar un estudio exhaustivo de todo el patrimonio informtico (equipo, programas, datos y
mtodos) en sus sistemas computarizados.
Desarrollar un plan de accin, ya que debido al tamao, costo y complejidad de este problema la
formulacin de un plan de accin o un plan de contingencias es esencial.
Revisar el nivel de riesgo de acuerdo a los sistemas y sus funciones en la organizacin.
Formar un equipo de trabajo para respaldar los esfuerzos por solucionar el problema.
Establecer un programa de evaluacin, pruebas, cambios y arreglos en orden a sus prioridades.
Verificar si los programas y los equipos poseen garantas, para as obtener la reparacin o
sustitucin de los mismos a menor costo.
Certificar los equipos y software de la empresa, para minimizar el impacto de la llegada del nuevo
milenio.

18. Conclusion

La problemtica Y2K encierra todo un mbito de preocupaciones en el mbito mundial. La Repblica
Dominicana no escapa de este dilema, ya que al igual que todos los pases del tercer mundo se
inserta dentro de lo que es el comercio internacional, y se ve encaminada a un crecimiento continuo,
en miras de alcanzar un desarrollo al mismo nivel de los pases del primer mundo.

Los avances tecnolgicos han formado parte de las etapas de desarrollo de los pases modernos y
capitalizados desde hace muchos aos. Estos avances tecnolgicos son los que han ocasionado
muchos de los cambios por los cuales, hoy da, atraviesan muchos de los pases subdesarrollados
en busca de alcanzar una mejor forma de vida y ofrecer a sus ciudadanos unas mejores
oportunidades de progreso.

La Repblica Dominicana encamina sus esfuerzos hacia la modernizacin. Forma de vida que exige
de sus habitantes muchos esfuerzos en cuanto a educacin, economa y formacin cvica. Nuestro
pas tiene como una de sus metas principales, desde hace varios aos, la consecucin de la
compatibilidad de sus sistemas computarizados con la problemtica Y2K.

Segn hemos analizado, la Repblica Dominicana tiene ventajas sobre otros pases, que todava, no
se han puesto en sintona con los cambios tecnolgicos que exige la llegada del nuevo milenio. Se
han realizado pruebas, tanto en el mbito de Software como de Hardware, en las principales
empresas gubernamentales, de compatibilidad y se han obtenido resultados positivos.

Por otro lado, las principales empresas privadas que han tenido que ver mucho en el desarrollo
tecnolgico de nuestro pas tambin se han preparado para recibir el nuevo milenio realizando
cambios en sus equipos y actualizando sus sistemas.

Muchas empresas, las cuales no tienen sistemas computarizados de infomacin, piensan que no van
a ser afectadas por esta problemtica. El problema para ellas es mucho peor, pues no se dan cuenta
que, an sin poseer dicha tecnologa se vern, quizs, ms afectadas que otras que s la poseen y
que, posiblemente, sern afectadas por el MAL DEL SIGLO.

El mayor obstculo que tenemos es que la mayora de las personas piensan que es un problema
sencillo de resolver y que por consiguiente es un problema sencillo. Seis posiciones y ocho
posiciones es todo el problema, que sencillamente agregando dos dgitos para la cantidad del milenio
se resuelve; pues esto es incorrecto.

No existe la solucin total y completa del problema; para arreglar el problema tendran los
programadores que retroceder a cada una de las lneas de cdigo y revisar los campos de fecha,
considerando las cantidades de sistemas operativos, los millones de software programados y los
billones de chips integrados que utiliza nuestra sociedad, dependiendo en gran parte de ellos.

Lo ideal para el 31 de diciembre de 1999 a las 11:59 p.m. es Prepararse para lo peor y esperar que
ocurra lo mejor.




19. Bibliografa

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Lic. Genove Gneco. Contabilidad Computarizada. Curso Monogrfico, Mdulo I. UNAPEC 1999.
Lic. Victor Herrera. Auditora Computarizada. Curso Monogrfico, Mdulo III. UNAPEC 1999.
Elaborado por el Lic. Ramn Bastista Pea, 24 aos de edad. Lic. en Contabilidad y Catedratico
Universitario de la Universidad APEC, en Santo Domingo.

El ao 2000 plantea un importante desafo para las instituciones tanto comerciales como financieras,
porque muchas aplicaciones automatizadas cesaran de funcionar normalmente como resultado de la
manera en que se han manejado histricamente los campos de fecha. De no enfrentarse este
problema, de manera oportuna, ocasionara que estas instituciones experimenten problemas
operacionales o incluso la paralizacin de sus actividades, y podra ocasionar la perturbacin de los
mercados internacionales.

Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman) han
formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace ms de 40 aos,
hasta tal punto que hoy en da son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando
as informacin oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta caracterstica ha permitido a los ingenieros
en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera ms completa
las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas
Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de
Contabilidad Manual, pero ms eficientes y con menos posibilidad de errores.

A travs de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemtica del ao 2000
frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como estn enfrentando los empresarios este
problema, y cuales medidas se estn tomando para combatir este inevitable acontecimiento.